PR23.046 (Voorlopig) Jaarverslag 2022 RMN
Tekst van het document
PR23.046/19183
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad Deelnemende gemeenten
Ons kenmerk: Betreft: Bijlagen: Datum:
U32-059 Voorlopige jaarverslag 2022 RMN 2 18 april 2023
Geacht college en leden van de gemeenteraad, Op 17 april jl. heeft het dagelijks bestuur van Reinigingsbedrijf Midden Nederland ingestemd met het voorlopige jaarverslag 2022 van RMN en besloten deze voor een zienswijze aan te bieden aan uw raad. Langs deze weg bieden wij u dit voorlopig jaarverslag 2022 aan. Met het oog op gewenste papierreductie zenden wij u deze stukken digitaal. Samenvatting Voor u ligt het voorlopig jaarverslag over 2022 van RMN. 2022 was zowel maatschappelijk als voor RMN zelf een bewogen jaar. Maatschappelijke ontwikkelingen als fors gestegen energie- en brandstofprijzen, inflatie en rentepercentages hebben hun weerslag gehad op de bedrijfsvoering van RMN. Dit geldt eveneens voor het ontstaan van langere leveringstijden voor producten, krapte op de arbeidsmarkt en het moeilijk kunnen vervullen van vacatures. Deze ontwikkelingen waren bij het opstellen van de begroting 2022 (begin 2021) nog niet te voorzien. Naast deze maatschappelijke ontwikkelingen stond bij RMN in 2022 het de basis op orde brengen centraal. Op 16 februari 2022 heeft het algemeen bestuur het Meerjarenbeleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Hierin wordt op hoofdlijnen beschreven welke doelen RMN wil bereiken en welke maatregelen we daarvoor nemen. Het Verbeterplan Basis op orde, samen bouwen aan RMN, beschrijft verder in detail hoe RMN in 2022 en 2023 het fundament voor deze toekomst legt.
Het onderdeel sturing en beheersing van de financiën voorziet in een projectmatige aanpak met duidelijke doelen, producten en mijlpalen en streeft naar structurele verbetering van met name de managementinformatie, bedrijfsvoeringprocessen en de P&C-cyclus, waarbij de begroting dient aan te sluiten bij de uitvoering van werkzaamheden. In 2022 is RMN begonnen dit verbeterplan te implementeren. Hoewel de uitvoering van het verbetertraject in 2023 doorloopt, is de executiekracht van RMN in 2022 flink is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Accountantscontrole De controle van de accountant is begin april gestart en is daarmee op moment van verzenden van deze brief nog niet beschikbaar. Het bestuur gaat er vanuit dat de accountantsverklaring over 2022 in lijn ligt met het voorgaande jaar. Jaarrekening Financiële toelichting op hoofdlijnen
Voorlopig jaarverslag 2022: Wat mag het kosten? Totaal overzicht exploitatie 2022 * € 1000
Primaire begroting 2022 Programma
Begroting 2022.2
Realisatie 2022
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
1.Basis taken
29.861
29.861
0
30.914
30.914
2.Additionele taken
3.379
3.379
0
3.494
3.494
0
3 Incidentele taken
229
229
0
231
231
0
33.469
33.469
0
34.639
34.639
0
Totaal programma´s
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
27.891
27.891
0
3.396
3.396
0 0
32.102
32.102
Overzicht Baten en Lasten 2022 Baten
(bedragen in € * 1000)
Omschrijving
Realisatie 2022
Begroting 2022.02
Realisatie 2021
Basis taken Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente IJsselstein Gemeente Nieuwegein Gemeente Soest Gemeente Zeist
2.902 1.916 4.683 5.329 5.269 7.879
3.302 2.162 5.061 6.002 5.823 8.564
3.111 2.046 4.856 5.992 5.124 8.179
27.978
30.914
29.308
234 3.231 3.465
267 3.227 3.494
222 3.042 3.264
38
26
660
193
815
32.103
34.639
33.413
Additionele taken Gemeente Bunnik Gemeente IJsselstein Financiering Aanvullende taken en separate afrekeningen Totaal baten
Voor de deelnemende gemeenten is de voorlopige afrekening DVO opgemaakt en verwerkt in het voorlopige jaarverslag.
0
Overzicht Baten en Lasten 2022 Lasten
(bedragen in € * 1000)
Omschrijving
Realisatie 2022
Begroting 2022.02
Realisatie 2021
2.874 1.347 4.221
3.274 1.414 4.688
3.263 1.225 4.488
729 789
612 612
626 626
8.990 5.222 1.689 15.901
8.339 4.341 2.996 15.676
8.430 5.205 1.401 15.036
Verwerkingslasten Overige directe lasten Verhaalde lasten
6.622 991 175 7.788
9.109 1.149 0 10.258
8.424 1.190 298 9.913
Additionele taken Totaal lasten Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten
3.464 32.103
3.403 34.639
3.264 33.327
0
86
34.639
33.413
Directie en Algemeen beheer Personeelskosten Administratiekosten Huisvestingskosten Huisvestingskosten Buitendienst Personeelslasten Materieel Inzamelmiddelen
32.103
Sociaal jaarverslag Als onderdeel van het voorlopige jaarverslag hebben wij het sociaal jaarverslag over 2022 als losse bijlage bijgevoegd. Vervolgproces Wij verzoeken u ons uw zienswijze m.b.t. het voorlopige jaarverslag 2022 uiterlijk 9 juni 2023 te doen toekomen op het emailadres directiesecretariaat@rmn.nl. Het definitieve jaarverslag van 2022 zal, vergezeld met de zienswijze van uw raad, in de vergadering van het dagelijks bestuur van 21 juni en het algemeen bestuur van 5 juli worden vastgesteld. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur van RMN,
Typ hier uw tekst John van Engelen Voorzitter
Jan Dirk Nijkamp Secretaris-directeur
Sociaal Jaarverslag 2022 Inleiding In het jaar 2022 zijn we verder gegaan met het op orde brengen van de RMN bedrijfsvoering. Daarvoor volgden en volgen we het Verbeterplan Basis op orde RMN. Een aantal onderwerpen daaruit heeft direct betrekking op de ontwikkeling van organisatie en medewerkers. Zo is het perspectief bieden aan leidinggevenden en medewerkers vervat in trainingen organisatieontwikkeling en is gestart met de herinrichting van de organisatie. De invulling van sleutelfuncties en de professionalisering van de P&O functie speelde en speelt RMN breed daarin een belangrijke rol. Professionalisering P&O functie Accenten bij de professionalisering van de P&O functie zijn het door verdere automatisering terugdringen van de administratieve last. Deze last lag in 2022 nog bij de P&O consulenten. Met de tijd die daardoor vrij komt kunnen de personeelsconsulenten meer tijd besteden aan het adviseren van leidinggevenden in relatie tot het uitvoeren van het P&O beleid waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In het komende jaar wordt dan ook geïnvesteerd in het trainen van P&O adviesvaardigheden. Sociaal jaarverslag in cijfers Leeftijdsopbouw van het RMN personeel Leeftijdsopbouw 2022 Categorie 0 - 20
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
20 - 30
5
5
5
5
5
5
5
5
6
7
7
7
30 - 40
28
26
26
26
26
25
25
26
28
30
30
30
40 - 50
34
32
31
30
31
31
31
31
30
30
29
30
50 - 60
64
65
67
65
67
64
62
61
62
62
61
61
60 - 65
23
22
22
22
22
23
24
26
25
25
24
24
65 en ouder
3
4
3
4
4
4
5
5
6
6
6
6
Gem. leeftijd vrouwen
49
49
49
49
49
49
50
50
50
49
49
49
Gem. leeftijd mannen
50
50
50
50
50
50
50
50
50
50
49
49
De leeftijdsopbouw van ons personeel kent een piek in het leeftijdscohort tussen de 50 en 60 jaar. Dit betreft het vaste RMN personeel. Dit zijn medewerkers die tussen de 7 en 17 jaar met pensioen gaan. Voor een evenwichtige leeftijdsopbouw is het daarom belangrijk de komende jaren de wervingsstrategie te richten op verjonging van het personeel in vaste dienst. Verzuim Het verzuim bedroeg in 2022 gemiddeld 10,23%. De meldingsfrequentie was 1,87. Het hoge verzuim wordt deel verklaard door ziekte vanwege COVID-19 en griepepidemieën aan het eind van het jaar.
Personeelsbestand RMN Bezettingsoverzicht overzicht 2022 Bezetting / FTE Totale Bezetting
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
154
152
155
152
152
154
157
160
157
158
148,1 146,3
148,7
146,0
146,1
147,0
151,1
154,0
151,1
151,3
157
154
151,1
148,2
Fulltimers Bezetting
124
122
121
121
122
119
118
119
121
122
120
122
Parttimers Bezetting
33
32
33
31
33
33
34
35
36
38
37
36
Overige Bezetting
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Fulltimers FTE
125,9
123,9
122,9 122,9
123,9
120,9
119,9
119,9
123,0
124,1
122,1
123,2
Parttimers FTE
25,2
24,3
25,2
23,4
24,8
25,1
26,2
27,1
28,1
29,8
28,9
28,0
Overige FTE
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
Totale FTE
Vrouwen Bezetting
23
22
22
22
23
22
22
22
24
25
24
24
Mannen Bezetting
134
132
132
130
132
130
130
132
133
135
133
134
Vrouwen FTE
16,5
15,6
15,6
15,7
16,2
15,6
15,6
15,6
17,6
18,4
17,6
17,6
Mannen FTE
134,6
132,6
132,5 130,6
132,5
130,4
130,5
131,4
133,5
135,5
133,5
133,7
Het RMN personeelsbestand kenmerkt zich door een hoge vertegenwoordiging van het aantal fulltime werkende medewerkers. Met name mannen zijn in deze categorie vertegenwoordigd. Vrouwen zijn met name vertegenwoordigd in parttime functies. De verhouding man/vrouw is 89% mannen tegen 11% vrouwen. Vrouwen zijn met name werkzaam op kantoor in de binnendienst, mannen in de buitendienst. Gevolgde opleidingen Voor een effectieve, efficiënte én veilige manier van werken is ook in 2022 geïnvesteerd in het op niveau houden van de medewerker vaardigheden door het aanbieden van opleidingen. Hieronder een overzicht van de door onze medewerkers gevolgde trainingen en opleidingen. Basiscursus autolaadkraan Specifieke deskundigheid winterdienst BHV herhalingscursus Basistraining office 365 Word Basistraining office 365 Excel Cursus herhaling heftruck Cursus Beheerder Milieustraat Training Fysieke belasting/ Duurzame inzetbaarheid
15 personen 5 personen 35 personen 4 personen 4 personen 1 persoon 5 personen 80 personen
Instroom, doorstroom en uitstroom Het verloop in 2022 kende een hogere uitstroom dan instoom. Mede door het vertrek van IBOR Groenbeheer medewerkers van RMN, terug naar de gemeente IJsselstein vertrokken in totaal 45 medewerkers en traden 18 medewerkers in dienst van RMN. Het verloop exclusief de naar de gemeente IJsselstein overgestapte medewerkers, bedraagt het aantal vertrokken medewerkers 23. Een verschil van -5 (instroom – uitstroom). Gezien de krapte op de arbeidsmarkt is dit geen alarmerend verschil. Kwaliteit-, Arbo- en Milieubeleid (KAM) In 2022 zijn in- en externe audits gehouden, is een evaluatie gehouden van het RMN KAM beleid en is uitgaande van een directiebeoordeling het certificaat ISO 14.001 voor het komende jaar gegund. Daaruit blijkt dat het milieumanagementsysteem goed voldoet. Het advies van de certificeringsautoriteit adviseert: • • • • • •
het milieumanagementsysteem nog beter te integreren in de bedrijfsprocessen; Aanstellen van een vaste KAM medewerker Competenties sluitend te laten zijn in relatie tot de functie (opleidingsplan RMN) Voldoende capaciteit aan medewerkers Gestructureerde communicatie Borging van de keuringen
Organisatieontwikkeling Samen Bouwen aan RMN Doel van het organisatie- en cultuurontwikkelingstraject Samen Bouwen aan RMN is dat leidinggevenden en medewerkers (zowel in vaste dienst als de flexwerkers) zich de missie, visie en kernwaarden van RMN, zoals beschreven in het Meerjaren beleidsplan eigen maken. In het Verbeterplan Basis op Orde zijn verschillende doelen en acties uitgewerkt om dit te bereiken. Het traject dat samen met de trainers van De Bewegingveroorzakers onder regie van P&O in 2022 startte, is inmiddels driekwart jaar onderweg. Na de start met een RMN brede cultuurbijeenkomst in het voorjaar van 2022, lag het accent in het najaar op de ontwikkeling van het leiderschap binnen RMN. In het eerst kwartaal van 2023 wordt het traject doorgezet en vloeien onder meer de activiteiten van voor- en najaar 2022 ineen. In deze periode worden trainingen gegeven met als onderwerpen Samenwerken, Leiderschap geven en ontvangen en de Communicatie die daarvoor nodig is. De groepen zijn dan gemixt samengesteld uit medewerkers en leidinggevenden van de buitendienst en de binnendienst. In het tweede kwartaal van 2023 vindt de evaluatie van de eerste trajectfase plaats en wordt onderzocht hoe we het organisatie- en cultuurontwikkelingstraject gaan voortzetten.
Naast de trainingsactiviteiten is RMN breed aandacht gegeven aan het traject middels communicatie in het personeelsmagazine RMagaziNe, zijn de vorderingen gepresenteerd op de beeldschermen en werd de verbinding tussen `kantoor’ en uitvoering verder versterkt.
Ondernemingsraad Eind 2022 zijn er OR verkiezingen gehouden en hebben de vijf deels nieuwe leden inmiddels de OR training gevolgd. De OR heeft in 2022 zeven keer overleg met de bestuurder gehad. Onderwerpen waren onder andere de start van het organisatie- en cultuurontwikkelingstraject, de transitie van IBOR personeel groenonderhoud van RMN terug naar de gemeente IJsselstein, Verbeterplan Basis op Orde, implementatie 21Qubz, Meerjaren Beleidsplan RMN, Harmonisatie verlofdagen en het proces met betrekking tot de benoeming van een nieuwe secretaris-directeur.
Jaarverslag 2022
RMN
P a g i n a 1 | 78
Inhoudsopgave Jaarverslag 2022 Voorwoord.............................................................................................................................................. 5 Maatschappelijk economische ontwikkelingen......................................................................... 5 Ontwikkelingen binnen RMN....................................................................................................... 5 Taakstelling.................................................................................................................................... 6 1. Programmaverantwoording ............................................................................................................ 7 1.1
Wat willen we bereiken? ................................................................................................... 7
1.2
Wat mag het kosten? ......................................................................................................... 7
1.3
Wat hebben we bereikt? ................................................................................................... 8
1.3.1
Projecten in 2022 ........................................................................................................ 11
1.3.2 Samenleving en werk..................................................................................................... 15 1.3.3 Duurzaamheid ................................................................................................................. 15 1.3.4 Ontwikkeling van medewerkers en organisatie RMN in 2022 ............................. 15 Visie ............................................................................................................................................... 15 Kernwaarden ................................................................................................................................. 16 1.3.5 Ingezette maatregelen ter verbetering van de executiekracht ........................... 16 2. Paragrafen....................................................................................................................................... 18 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................ 18 2.1.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................... 18
2.1.1
Weerstandscapaciteit ................................................................................................. 18
2.1.2
Risico's ......................................................................................................................... 19
2.1.3
Kengetallen .................................................................................................................. 25
2.1.4 Beleidsindicatoren ........................................................................................................... 25 2.2.
Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................................... 27
2.3
Financiering ......................................................................................................................... 27
2.3.1
Kasgeldlimiet ............................................................................................................... 27
2.3.2
Renterisiconorm .......................................................................................................... 27
2.3.3
Financieringsbehoefte en leningenportefeuille....................................................... 28
2.4
Relatiebeheer/Verbonden partijen ................................................................................... 30
2.4.1
Kasbeheer .................................................................................................................... 30
2.4.2
Organisatie................................................................................................................... 30
2.4.3
Informatievoorziening ................................................................................................. 30
2.5
Bedrijfsvoering..................................................................................................................... 31
2.5.1
Maatschappelijke verantwoordelijkheid .................................................................. 31 P a g i n a 2 | 78
2.5.2
Samenwerking/regionale gebondenheid ........................................... 31
2.5.3
Milieu............................................................................................................................. 31
2.5.4
Personeel ..................................................................................................................... 31
2.5.5.
Duurzaam werken....................................................................................................... 32
2.5.6
Duurzaam inkopen...................................................................................................... 32
2.5.7
Covid-19 ....................................................................................................................... 32
4.
Overzicht van baten en lasten over 2022............................................................................ 34 4.1 Baten .......................................................................................................................................... 34 4.2 Lasten ........................................................................................................................................ 35 4.3 Incidente baten en lasten ........................................................................................................ 36
5.
Toelichting op overzicht van baten en lasten 2022 ........................................................... 37 5.1 Baten .......................................................................................................................................... 37 5.1.1 Toelichting basistaken Baarn .......................................................................................... 37 5.1.2 Toelichting basistaken Bunnik ........................................................................................ 40 5.1.3 Toelichting additionele taken Bunnik ............................................................................. 42 5.1.4 Toelichting basistaken IJsselstein .................................................................................. 43 5.1.5 Toelichting additionele taken IJsselstein ....................................................................... 45 5.1.6 Toelichting basistaken Nieuwegein ................................................................................ 46 5.1.7 Toelichting basistaken Soest .......................................................................................... 48 5.1.8 Toelichting basistaken Zeist ............................................................................................ 51 5.1.9 Toelichting financiering en aanvullende taken en separate afrekeningen ...............
54 5.1.10 Vennootschapsbelasting ............................................................................................... 54 5.2 Lasten ........................................................................................................................................ 55 5.2.1 Toelichting op hoofdlijnen : afwijkingen op de lasten ................................................ 56
6.
Balans per 31 december 2022 .................................................................................................. 58
7.
Toelichting op de balans per 31 december 2022 ................................................................... 60 7.1
Vorderingen ......................................................................................................................... 61
Debiteuren ................................................................................................................................... 61 Liquide middelen ......................................................................................................................... 62 Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000)............... 62 7.2 8.
Reserves .............................................................................................................................. 62 Bijlagen ..................................................................................................................................... 70
Bijlage 8.1
Gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .................. 71
8.1.1
Vaste activa ..................................................................................................................... 71
8.2.2
Vlottende activa.............................................................................................................. 72 P a g i n a 3 | 78
8.2.3
Vaste passiva ............................................................................................ 72
8.2.4
Vlottende passiva .......................................................................................................... 73
8.2.5
Grondslagen voor resultaatbepaling ............................................................................ 73
Bijlage 8.2:
WNT verantwoording.............................................................................................. 75
Bijlage 8.3:
IV 3 rapportage........................................................................................................ 77
Bijlage 8.4: Overhead..................................................................................................................... 78
P a g i n a 4 | 78
Voorwoord Voor u ligt het voorlopig jaarverslag 2022 van Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN). Maatschappelijk economische ontwikkelingen Het jaar 2022 was zowel maatschappelijk als voor RMN zelf een bewogen jaar. Het jaar begon met een lockdown in verband met Corona. Deze maatregelen werden in het eerste kwartaal van 2022 uiteindelijk (nagenoeg) allemaal opgeheven, maar Corona heeft in 2022 nog wel haar sporen achtergelaten (het ziekteverzuim bleef ook in 2022 relatief hoog). Op hetzelfde moment ontwikkelde zich een nieuwe crisis die van grote maatschappelijke impact bleek. In februari 2022 begon Rusland een aanvalsoorlog tegen Oekraïne. Dit leidde onder meer tot extreem hoge energie- en brandstofprijzen, wat op haar beurt weer leidde tot een ongekend hoge inflatie. Ook is de rente in 2022 gestegen. Bij het opstellen van de begroting 2022 (in het voorjaar van 2021) was dit niet te voorzien. De oorlog in Oekraïne zorgde ook voor langere levertijden. Door het instellen van handelssancties tegen Rusland was het niet langer mogelijk staal uit dit land te importeren, waardoor leveranciers voor nieuwe ondergrondse containers op zoek moesten naar andere staalleveranciers. Ook was er in 2022 sprake van een tekort op de arbeidsmarkt waardoor het lastig is om vacatures te vervullen.
Vooral de binnendienst functies bleken moeilijk in te vullen waardoor RMN genoodzaakt werd om met inhuurkrachten te werken. De gecontracteerde uitzendbureaus die RMN voorzien van de flexibele schil hadden eveneens grote moeite om geschikt personeel voor de buitendienst te vinden. Daar waar de Nederlandse Spoorwegen schrapten in hun dienstregeling en Schiphol minder vluchten kon verwerken, moest ook RMN op bepaalde onderdelen haar dienstverlening aanpassen. Alle bovengenoemde effecten zijn terug te vinden in het jaarverslag. Ontwikkelingen binnen RMN Naast deze maatschappelijke ontwikkelingen stond bij RMN in 2022 het “de basis op orde brengen” centraal. Bij het opstellen van de jaarrekening over 2020 werd een tekort van € 675.000 geconstateerd. Dit tekort vormde in 2021 voor het dagelijks en algemeen bestuur van RMN aanleiding om een onderzoek naar de financiële organisatie uit te laten voeren door een onafhankelijke registeraccountant. Ook werd in september 2021 een interim secretaris-directeur benoemd. De interim secretaris-directeur heeft de opdracht gekregen een Plan van Aanpak op te stellen om de organisatie in control te brengen. Voor de financiële administratie is in 2022 een interim concerncontroller aangesteld. Hij heeft de taak de aanbevelingen voor de financiële administratie uit dit plan verder uit te werken en in te voeren.
Op 16 februari 2022 heeft het algemeen bestuur het Meerjarenbeleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Hierin wordt op hoofdlijnen beschreven welke doelen RMN wil bereiken en welke maatregelen zij daarvoor neemt. Het Verbeterplan Basis op orde, samen bouwen aan RMN, beschrijft verder in detail hoe RMN in 2022 en 2023 het fundament voor deze toekomst legt.
P a g i n a 5 | 78
Het onderdeel sturing en beheersing van de financiën voorziet in een projectmatige aanpak met duidelijke doelen, producten en mijlpalen en streeft naar structurele verbeteringen van met name de managementinformatie, bedrijfsvoeringprocessen en de P&C-cyclus, waarbij de begroting dient aan te sluiten bij de uitvoering van werkzaamheden. In 2022 is RMN begonnen met de implementatie van dit verbeterplan. Vanaf september 2021 en het gehele jaar 2022 is volop ingezet op sturing en beheersing van de voortgang van werkzaamheden, om de doelstellingen van RMN binnen de afgesproken financiële kaders (begroting, DVO) te realiseren, gegeven de beschikbare informatie. Het verbeteren van de bedrijfsvoering met betrekking tot het onderdeel inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het wegen van de afval- en grondstofstromen en de daarbij behorende vastlegging in de milieuadministratie en de financiële administratie, vraagt om een helder inzicht, nauwkeurige administratie en een professionele logistieke planning. De invoering van bedrijfssoftware die het overbodig maakt te switchen tussen meerdere applicaties is een randvoorwaarde om de werkprocessen te vereenvoudigen en efficiënter te kunnen werken. Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ waarvan de 1e fase begin 2023 is afgesloten. Een grote stap in de goede richting.
Taakstelling In 2021 is daarom in de begroting 2022 een taakstelling van 368.000 euro opgenomen ten behoeve van het efficiënter inrichten van inzamelroutes. In 2022 is als onderdeel van het verbeterplan ‘basis op orde’ geconstateerd dat de begroting niet correspondeerde met de daadwerkelijke uitvoering. Voor de begroting 2023 en verder is veel tijd geïnvesteerd in de juiste vertaling van alle routes in de begroting. De opgenomen bezuinigingstaakstelling is daarmee niet in overeenstemming met ‘de basis op orde’ brengen. Wel geldt dat met de in 2022 geïmplementeerde bedrijfsvoeringssoftware 21QUBZ, RMN betere handvatten heeft om bij te sturen op daadwerkelijke realisatie. Conform ‘basis op orde’ zal medio 2023 een plan met betrekking tot de route optimalisatie gereed zijn. De invoering van deze routeoptimalisatie zal impact hebben op de bestaande inzameldagen van de verschillende gemeenten. Ook is het voornemen om vulgraadsensoren in te zetten bij ondergrondse containers hetgeen naar verwachting een positief effect hebben op zowel de dienstverlening aan de inwoners als op de bedrijfsvoering, het betreft hier het zogenaamde informatie/ data gestuurd werken. In 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. Naast de reeds benoemde in gang gezette maatregelen zijn ook nieuwe overlegstructuren ingevoerd, zoals het leidinggevenden overleg en het organisatieontwikkelingsoverleg.
Ook worden er periodiek voortgangsgesprekken gevoerd met de budgethouders. Binnen de diverse afdelingen wordt beter gecommuniceerd: kennis delen en informatie uitwisselen zorgt voor meer duidelijkheid en slagkracht. Daarnaast wordt er gewerkt met toolboxmeetings om de veiligheid binnen het bedrijf te bevorderen.
P a g i n a 6 | 78
1. Programmaverantwoording 1.1
Wat willen we bereiken?
Conform de gemeenschappelijke regeling van RMN is het doel van de organisatie het realiseren van effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige en klantvriendelijke uitvoering van afvalbeheer en beheer van de openbare ruimte, waaronder reinigingstaken voor de deelnemende gemeenten. Wat willen we ervoor doen? De wijze waarop uitvoering gegeven wordt aan de doelen is omschreven in dienstverleningsovereenkomsten die met de deelnemende gemeente afzonderlijk worden opgesteld. Deze worden onderscheiden in basistaken en additionele taken. Programma 1: Basistaken Wat valt onder de basistaken: afvalbeheer door middel van inzameling en beheer van milieustraten; straatreiniging door mechanisch straatvegen en handvegen, het verwijderen van zwerfafval van verharde wegen, verzorgen van onkruidbestrijding, het reinigen van honden uitlaatstroken, het legen van prullenbakken en het reinigen van kolken; gladheidbestrijding en het verzorgen van ongediertebestrijding. Programma 2: Additionele taken Wat valt onder de additionele taken: groenbeheer, zwerfafval verwijderen uit het groen, schoffelen, maaien en snoeien; verzorgen van klein civieltechnisch onderhoud, beheer en instandhouding van straatmeubilair, borden en het herstellen van bestrating; verzorgen van overige werkzaamheden zoals graffiti en kauwgom verwijderen en het afhandelen van klachten. 1.2
Wat mag het kosten?
Totaal overzicht exploitatie 2022 * € 1000 Primaire begroting 2022 Programma
1.Basis taken 2.Additionele taken Totaal programma´s
Baten
Lasten
Saldo
Begroting 2022.2 Baten
Lasten Saldo Baten
30.090 30.3090
0 31.145 31.145
3.379
3.379
0
33.469
33.469
0 34.639 34.639
3.494
Realisatie 2022
3.494
Lasten Saldo
28.638 28.638
0
3.465
3.465
0
0 32.103 32.103
0
0
P a g i n a 7 | 78
1.3
Wat hebben we bereikt?
Programma 1: Basistaak / inzamelen RMN heeft voor de deelnemende gemeenten als hoofdtaak het inzamelen van grondstoffen en restafval en werkzaamheden op het gebied van een schone, hele en veilige openbare ruimte. De werkzaamheden zijn vastgelegd in een producten- en dienstencatalogus en worden op basis van de, met de gemeente afgesloten dienstverleningsovereenkomsten, voor meerdere jaren uitgevoerd. RMN levert zodoende met haar activiteiten een bijdrage aan een mooie en duurzame leefomgeving en aan de circulaire doelstellingen van de deelnemende gemeenten. In 2022 heeft RMN 120.016 ton huishoudelijk afval1 bij circa 247.000 huishoudens2 in de deelnemende gemeenten ingezameld. Door het gescheiden ophalen van afval heeft zij een bijdrage geleverd aan het in stand houden van een schone en veilige leefomgeving en is de belasting op het milieu verminderd. Door het stimuleren van het nog beter scheiden van afval, het huis aan huis ophalen van nog meer gescheiden waardevolle huishoudelijke afvalstromen en het vergroten van de mogelijkheden om afval te scheiden bij hoogbouw is meer recyclebaar afval ingezameld. Daarnaast levert RMN een bijdrage aan het duurzaam beheer- en inrichting van de openbare ruimte. Hierbij wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de milieuprestaties door toepassingen van de laatste principes van ISO 14001.
Ingezameld huishoudelijk afval naar recyclebaar versus niet recyclebaar materiaal in tonnen:
Met de scheiding van 61% van het ingezamelde afval hebben we, net als in 2021, een substantiële bijdrage kunnen leveren aan de circulaire economie. Overige resultaten op het gebied van afvalinzameling:
1 2
Bron: Interne rapportage RMN Bron CBS. StatLine - Regionale kerncijfers Nederland (cbs.nl) P a g i n a 8 | 78
•
De exploitatie van 6 recyclingstations waar 27 á 28 grof afvalstromen gescheiden worden aangeboden en afgevoerd; De inzet van recyclingcoaches in 2021 en 2022 ter bevordering van het grondstofscheidingsgedrag in het kader van voorlichting en zichtcontrole; De gemeente Nieuwegein is in 2021 overgestapt op na-scheiden waarbij plastic verpakkingen, metalen verpakkingen en drankpakken (hierna PMD) achteraf bij het verwerken van het restafval worden uit gesorteerd; de Gemeente Nieuwegein heeft in 2021 een tarief ingevoerd voor het ophalen van grof afval met als doel het stimuleren van het zelf wegbrengen van het grof afval naar het recyclestation.
Programma 1: Basistaak / straatreiniging Het begaanbaar houden van hoofdwegen bij gladheid; Milieuvriendelijke beheersing van onkruid o.a. door het bestrijden van onkruid met heet water; Een goede werking van de kolken door deze tijdig te legen; Schone straten door verwijdering van zwerfafval en mechanisch vegen; Het bestrijden van plaagdieren. Programma 2: Additionele taken Dit betreffen de taken van RMN die liggen op het gebied van groenbeheer, onderhoud en reiniging van verkeer- en straatmeubilair en verhardingen en overige werkzaamheden. Ambitieniveaus Voor de disciplines groen, meubilair en verharding hanteert de gemeente IJsselstein een Cniveau3 als ambitieniveau. Voor de discipline reiniging is een B-niveau het ambitieniveau. Meetresultaat In de afbeelding hieronder zijn alle meetresultaten van 70 locaties opgeteld tot een totaalresultaat. Hieruit blijkt dat de kwaliteitsscore bij 90% een C-kwaliteit oplevert in het 4e kwartaal van 2022. Het aandeel D-kwaliteit is 7%. Deze gemiddelde score zegt niets over de kwaliteit van de individuele gebieden.
Totaalscore IJsselstein 2022Q4
A+
A
B
C
D
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Als rekening gehouden wordt met de verschillende ambitieniveaus in de verschillende gebieden (gedifferentieerd beheer), dan scoort in totaliteit 91,3 procent van de metingen het gewenste
3
Op basis van een door CROW (landelijk kennisplatform voor Infrastructuur, Openbare Ruimte, Verkeer en Vervoer) ontwikkelde beeldsystematiek. De kwaliteitscatalogus 2018 is gebruikt bij de analyse. P a g i n a 9 | 78
ambitieniveau. Dit is binnen de grens van 90 procent en RMN voldoet hiermee in totaliteit aan het ambitieniveau. Discipline Groen de discipline groen scoort in totaliteit onder het ambitieniveau. In alle wijken is de score onder ambitieniveau;
Discipline Meubilair en Reiniging de disciplines meubilair en reiniging voldoen aan het ambitieniveau;
Discipline Verharding
de discipline verharding voldoet aan ambitieniveau. Op wijkniveau scoort de wijk Noord onder het ambitieniveau.
P a g i n a 10 | 78
Beeldmeetlatniveau
Aan het niet behalen van het ambitieniveau op groen in IJsselstein liggen onderstaande redenen ten grondslag: Groen beplanting: Er zijn plantvakken waar het groen ver beneden de maat is vanwege de ouderdom van de vakken. Door het uitblijven van renovatie ontstaan er kale vlakken en dode stukken. Juist deze vakken maakt dat de beeldkwaliteit over al het groen gemiddeld omlaag wordt getrokken waardoor de totale beeldkwaliteit lager wordt gewaardeerd. Dit speelt hoofdzakelijk in de oudere wijken. Er zijn heel veel vakken die aan het ambitieniveau van de gewenste beeldkwaliteit voldoen; Onkruid in beplantingsvlakken: Deze hangt samen met het bovenstaande. Door de technische staat van veel plantvakken ontstaat er meer onkruidgroei. Dit betreft vooral kweek, braam, haagwinde en heermoes. Deze onkruidsoorten zijn praktisch niet uit te roeien en overwoekeren alles. Het bestrijden hiervan is erg arbeidsintensief en het blijft daarnaast terug komen. De beoordeling hiervan trekt ook door in de goede plantvakken en haalt dus ook het geheel omlaag waardoor er een te negatief beeld ontstaat; Onkruid in boomspiegels: ook het onkruid in de boomspiegels is niet op orde. Vanwege de personeelsdruk werd hier een lagere prioriteit aan gegeven. Daarnaast zijn er boomspiegels die door bewoners worden aangeplant.
Deze aanplant telt als negatieve score in de metingen; Grashoogte: De grashoogte is ook negatief beoordeeld. Oorzaak hiervan zijn de natte periodes en groeizaam weer die periodiek plaatsvinden. De aannemer moet zich houden aan het bestek. Hierin wordt de grashoogte aangegeven maar zij moeten zich ook houden aan een maximale insporingsdiepte. Hier hebben zij dus te maken met tegenstrijdige belangen. Om de insporing te vermijden wordt dan de keuze gemaakt niet te maaien bij natte periodes. Ook hier geldt dat enkele percelen die te lang zijn het totaal beeld omlaag trekt. 1.3.1
Projecten in 2022
In 2022 liepen er diverse projecten om de bij RMN aangesloten gemeenten verder te faciliteren in het scheiden van afval en om zorg te dragen voor een vermindering van de hoeveelheid te verwerken restafval. Met name de projecten VANG (Van Afval Naar Grondstof) en GoG (Grip op Grondstof) hebben een behoorlijke impact op de manier van inzamelen. De winst van het P a g i n a 11 | 78
scheiden van afval wordt met name gerealiseerd in minder restafval (dus minder afval om te verbranden) en meer recyclebaar materiaal. Alle gemeenten dragen hierdoor bij aan een schoner en leefbaarder milieu. Baarn: Voor Baarn waren er geen projecten gepland in 2022. Er zijn 2 uitbreidingsinvesteringen gedaan. Aan de Eemweg en aan de Oosterstraat zijn ondergrondse containers geplaatst. Bunnik: In Bunnik zijn 9 extra ondergrondse containers geplaatst (4 Rest, 3 Papier, 1 PMD en 1 semi GFT container). Er zijn 7 ondergrondse containers vervangen (4 Rest en 3 Glas). Verder waren er geen projecten gepland in 2022. IJsselstein: De voorbereidingen voor het project VANG (Van Afval Naar Grondstof programma) voor de gemeente IJsselstein zijn afgerond en de uitrol zal in 2023 plaatsvinden. In het algemeen geldt dat laagbouw met een groot perceel oppervlak een 4de minicontainer krijgt (een aparte minicontainer voor PMD), dat bij laagbouw met een klein perceel oppervlak een omwisseling plaatsvindt (de REST minicontainer wordt omgewisseld wordt voor een PMD minicontainer) waarbij bewoners hun restafval naar een ondergrondse container kunnen brengen, en dat bewoners van hoogbouw geen bovengrondse verzamelcontainer meer naast of in hun complex hebben, maar een ondergrondse container in de buurt.
Bewoners die overgaan naar een ondergrondse container krijgen allemaal een afvalpas; Voor de minicontainers OudPapierKarton (OPK) en GroenteFruitTuin (GFT) verandert er niets; Er zullen in 2023 naar verwachting 11.759 PMD minicontainers uitgezet geworden en 7506 REST minicontainers worden ingenomen. In 2022 zijn 103 ondergrondse containers geplaatst als uitbreiding (voornamelijk REST containers: 77 stuks). Er zijn geen vervangingen gedaan. Nieuwegein: Het project GoG (Grip op Grondstof) in de gemeente Nieuwegein betreft het vervangen van bovengrondse verzamelcontainers bij de hoogbouw voor een ondergrondse variant; Er zijn in 2022 26 ondergrondse containers vervangen en 73 nieuwe ondergrondse containers bijgeplaatst. Er zijn geen minicontainers uitgezet. Nieuwegein is de enige deelnemende gemeente die aan na-scheiding doet. Soest: In Soest heeft in 2022 een grote vervangingsronde van ondergrondse containers plaatsgevonden. 103 containers zijn vervangen waarvan het merendeel Rest afval containers betrof (63 stuks). Er zijn 2 uitbreidingen gedaan: 1 extra ondergrondse container voor Rest en 1 voor PMD.
Zeist: Het project VANG (Van Afval Naar Grondstof) voor de gemeente Zeist is afgerond (met uitzondering van de hoogbouw); De gemeente heeft gebieden aangewezen waar huishoudens voor Restafval naar een OC in de buurt moeten en heeft de minicontainers REST laten wisselen voor een minicontainer PMD. Daarnaast zijn er in de aangewezen buurten extra minicontainers voor PMD neergezet (bewoners kregen een 4e minicontainer); Er zijn in 2022 12.294 PMD minicontainers uitgezet en 2518 REST minicontainers ingenomen; P a g i n a 12 | 78
Er zijn 38 ondergrondse containers vervangen en 44 ondergrondse containers bijgeplaatst; In de gemeente Zeist moeten nu nog 13.200 adressen omgezet worden van verzamelcontainers naar ondergrondse containers. Communicatie en educatie: •
•
RMN heeft in maart 2022 deelgenomen aan de landelijke Week van de AfvalHelden. Dit is dé week waarin medewerkers uit de afval-en reinigingsbranche centraal staan en waarbij we onze medewerkers extra in het zonnetje hebben gezet; Gedurende het jaar heeft RMN op verschillende manieren het gebruik van de gratis RMN app en de RMN website gepromoot. Dit met als doel het reduceren van de verspreiding van de papieren afvalkalender. RMN verstuurt de papieren versie nu alleen bijvoorbeeld alleen nog op aanvraag een papieren afvalkalender. Daarnaast is het gebruik van de app toegenomen. Het aantal actieve gebruikers steeg van 58.042 in januari 2022 naar 62.861 eind 2022; RMN heeft net als in 2021 campagne gevoerd in Nieuwegein voor het beter scheiden van GFT. Hierbij zijn GFT bakjes uitgedeeld voor in de keuken. Daarnaast zijn online video's ontwikkeld om het scheiden van GFT te promoten. RMN is in april 2022 betrokken bij de uitvoering van een 1 april grap van Kabouter Berry uit Zeist. Berry is een fanatieke afvalscheider, maar keer op keer bleef zijn papier container onopgemerkt door de medewerkers van RMN. ‘Voor anderen voelt dit misschien als een klein probleem, maar mijn papiervoorraad nam reusachtige vormen aan’, aldus Berry. RMN stuurde een allround medewerker en de recyclingcoach Antoinette naar Zeist.
P a g i n a 13 | 78
De posters op de RMN voertuigen zijn in 2022 vernieuwd zodat het RMN wagenpark weer van een frisse uitstraling is voorzien;
RMN is betrokken bij afvalvrije scholen middels voorlichting en inzameling van de gescheiden grondstoffen en geeft voorlichting op basisscholen en organiseert excursies op haar Recyclingstations;
P a g i n a 14 | 78
1.3.2 Samenleving en werk RMN werkt samen met de Regionale Sociale Dienst in Zeist door het bieden van werkervaringsplekken aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en nieuwkomers in Nederland; Intern worden deze medewerkers met succes begeleid door een daarvoor vrijgemaakte medewerker BOR (Beheer Openbare Ruimte); In de periode voor de COVID-19 periode heeft dit geleid tot het plaatsen van 25 van de 37 instromers naar reguliere banen binnen en buiten RMN. 1.3.3 Duurzaamheid RMN heeft 760 zonnepanelen in gebruik en wekt daarmee 40% van haar energiebehoefte op; Het hoofdkantoor van RMN aan de Lange Brinkweg is in 2022 voorzien van ledverlichting. De bestaande TL buizen zijn vervangen door LED buizen; De RMN locatie Zeist is al eerder voorzien van LED verlichting; Bij vervanging van elektrische apparaten wordt altijd gezocht naar een energiezuiniger alternatief; • Alle inzamelvoertuigen van RMN rijden op HVO 100. Het wagenpark van RMN is verder “vergroend” door instroom van nieuwe voertuigen die voldoen aan de op euro 6 norm, de nieuwe norm voor dieselvoertuigen en door het gebruik maken van biologisch afbreekbare smeermiddelen. Door betere smering is er tevens minder geluidsoverlast en door de vermindering van het gebruik aan fossiele brandstoffen wordt een wezenlijke bijdrage geleverd aan een schoner milieu (minder CO2 uitstoot).
1.3.4 Ontwikkeling van medewerkers en organisatie RMN in 2022 Het algemeen bestuur heeft op 16 februari 2022 het Meerjarenbeleidsplan 2022-2025 vastgesteld. In het Meerjarenbeleidsplan wordt op hoofdlijnen beschreven welke doelen RMN wil bereiken:
Missie RMN is voor de deelnemende gemeenten de vanzelfsprekende samenwerkingspartij als het gaat over inzameling van grondstoffen en restafval en een schone, hele en veilige buitenruimte. Wij zijn de afval- en grondstoffenexpert, opereren zelfbewust en dragen actief bij aan circulaire doelen en duurzaamheidsdoelen.
Visie
Een duurzame en mooie leefwereld. Dat willen we allemaal. De rijksoverheid stuurt hier ook op met het doel dat Nederland in 2050 volledig circulair is. RMN vervult in de regio daarin een actieve rol. Wij zijn een maatschappelijke en innovatieve onderneming die op vooruitstrevende wijze afval en grondstoffen inzamelt. Daarnaast zetten wij ons continu in voor een schone, hele en veilige buitenruimte. Op deze wijze levert RMN een bijdrage aan een mooie en duurzame leefomgeving. De bedrijfsvoering is efficiënt en transparant, de organisatie betrouwbaar en professioneel. Medewerkers zijn deskundig en dienstbaar. De inwoners, deelnemers en medewerkers zijn trots op RMN; ook verder in de regio en in het land wordt RMN als deskundige partij gezien en gewaardeerd.
Scope
RMN levert producten en (advies)diensten die direct gerelateerd zijn aan: het inzamelen van grondstoffen en restafval huis aan huis; het inzamelen van grondstoffen en restafval via recyclestations; het beheren van een schone, hele en veilige buitenruimte.
P a g i n a 15 | 78
Kernwaarden
RMN onderscheidt vier kernwaarden:
•
Wendbaar & innovatief: wij zijn organisatorisch en financieel flexibel en opereren slim en duurzaam, met oog voor de toekomst. Efficiënt: wij sturen slim op kosten en zorgen dat we met een verantwoorde hoeveelheid tijd en geld onze kerntaken uitvoeren; Professioneel & samenwerkingsgericht: onze medewerkers zijn vakmensen en wij werken effectief samen met partners in de keten; Maatschappelijk betrokken en altijd in de buurt: wij zijn politiek-bestuurlijk sensitief, zetten ons in voor maatschappelijke en duurzame doelen en zijn regionaal geworteld. De inwoners waarderen onze inzet met een hoge klanttevredenheid.
In het Verbeterplan Basis op orde, samen bouwen aan RMN, wordt in detail beschreven hoe RMN in 2022 en 2023 het fundament voor deze toekomst legt. In 2022 is, na de start in september 2021, weer volop ingezet op de sturing en beheersing van de voortgang van werkzaamheden om de doelstellingen van RMN binnen de afgesproken financiële kaders (begroting, DVO) te realiseren, gegeven de beschikbare informatie. Het verbeteren van de bedrijfsvoering met betrekking tot het onderdeel inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het wegen van de afval- en grondstofstromen en de daarbij behorende vastlegging in de milieuadministratie en de financiële administratie, vraagt om een helder inzicht, nauwkeurige administratie en een professionele logistieke planning. De invoering van bedrijfssoftware die het overbodig maakt te switchen tussen meerdere applicaties is een randvoorwaarde om de werkprocessen te vereenvoudigen en efficiënter te kunnen werken. Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ waarvan de 1e fase begin 2023 is afgesloten. 1.3.5 Ingezette maatregelen ter verbetering van de executiekracht In 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. RMN heeft hard gewerkt aan haar (verbeter)punten en mooie resultaten neergezet: •
•
Aanstelling van een interim concerncontroller ter versterking van de financiële administratie; Invulling geven aan (overige) ontbrekende sleutelfuncties; Verplaatsing van enkele functies met bijbehorende medewerkers, vooruitlopend op de definitieve organisatie inrichting; Voeren van maandelijkse voortgangsgesprekken met budgethouders; Voeren van voortgangsgesprekken met leidinggevenden; Organiseren van afdelingsoverleggen en het houden van toolboxmeetings Informeren van de raden: een ronde langs de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ter toelichting van het meerjarenbeleidsplan en de begroting 2023; Voeren van een inkoopkalender voor de aanbestedingen; Inrichting van nieuwe overlegstructuren zoals het leidinggevenden overleg en het organisatieontwikkelingsoverleg; Alle leidinggevenden hebben het leiderschapsprogramma gevolgd; Alle medewerkers hebben een (eerste) training gehad; Het houden van een (personele) vlootschouw per team; Nieuwe bedrijfsvoeringsoftware is in gebruik genomen (21QUBZ); Een eerste optimalisatie van het financiële pakket AFAS is gerealiseerd; Het bedrijfsvoering pakket WinCar voor de werkplaats is uitgebreid met de optie digitale werkorder. Alle uren en onderdelen worden zonder handmatige tussenkomst op het juiste voertuig verwerkt; Historische data zijn opgeschoond en geanalyseerd ten behoeve van de begroting 2023;
P a g i n a 16 | 78
•
Belangrijke aandachtspunten voor diverse bedrijfsvoeringonderdelen zijn gerealiseerd of in gang gezet, te weten: routeoptimalisatie, het inrichten van dashboards, een beter proces voor de registratie en facturatie van aanvullende opdrachten, het verder verfijnen van het containermanagementsysteem; In oktober 2022 heeft RMN voor de eerste maal een voortgangsrapportage opgesteld ten aanzien van de uitvoering van het verbeterplan In de begroting 2023 en nu ook het jaarverslag 2022 is een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsvoering van RMN en de verwerkingskosten van de AVU; De voorbereidingen voor het digitaliseren van alle personeelsdossiers zijn afgerond en zullen in 2023 daadwerkelijk gedigitaliseerd zijn; Eind 2022 is voor het eerst een tussentijdse financiële prognose opgesteld; Alle dieselvoertuigen rijden op HVO100; Tijd en plaats onafhankelijk werken is ingevoerd voor de binnendienst; Het personeelshandboek is geactualiseerd; Er is een verzuimdashboard ingericht; HR-processen zijn (her) ingericht in AFAS.
P a g i n a 17 | 78
2. Paragrafen Besluit Begroting en Verantwoording Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten dienen overheidsorganen in de begroting en de jaarstukken een aantal verplichte paragrafen op te nemen. Dit betreft de volgende paragrafen: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid De paragrafen 1 en 7 zijn niet van toepassing voor RMN. 2.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland om niet structurele financiële risico’s op te kunnen vangen teneinde haar taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de verhouding tussen weerstandscapaciteit en ongedekte risico’s en is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van RMN voor het verslagjaar maar ook voor de meerjarenraming. 2.1.1 Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit wordt berekend uit de posten: algemene reserve, bestemmingsreserve, de stille reserves en het gerealiseerde resultaat en bedraagt ultimo 2022 € 303.200,Voor de ontwikkeling van de weerstandscapaciteit verwijzen wij u naar de ontwikkeling van de reserves bij de toelichting op de balans.
Het bestuur van RMN heeft bepaald dat volledige verrekening van de kosten plaatsvindt met de deelnemende gemeenten met uitzondering van benoemde kosten die ten laste van de bestemmingsreserve worden gebracht. Positieve resultaten worden bij resultaatbestemming door het bestuur aan de algemene reserve toegevoegd of aan de deelnemende gemeenten uitgekeerd. Negatieve resultaten worden verrekend met de deelnemende gemeenten voor zover deze niet ten laste gebracht kunnen worden van de algemene reserve. In 2022 heeft RMN dit toegepast door het negatieve resultaat op haar bedrijfsvoering te compenseren met het voordelige afvalverwijderingsresultaat. Het restant van het voordelige resultaat vloeit na vaststelling van de jaarrekening, via de DVO afrekeningen, terug naar de gemeenten.
P a g i n a 18 | 78
2.1.2 Risico's Onderstaand zijn de belangrijkste risico’s van RMN opgenomen met als peildatum 15 maart 2023. De risico’s zijn onderscheiden in risico’s op de bedrijfsvoering van RMN en risico’s op de afvalen grondstofstromen welke door RMN worden opgehaald en getransporteerd naar de verwerkers. De risico’s zijn deels afgedekt door het onderbrengen ervan bij solide verzekeraars. De belangrijkste beheersing zit echter op het verbeteren van het inzicht in de beheersmaatregelen en het sturen op de uitvoering van de maatregelen binnen de bedrijfsvoering van RMN. Vanaf september 2021 worden risico’s gemonitord in de voortgangsrapportages per budgethouder. Dit is in 2022 gecontinueerd. Gezien de onzekere omstandigheden en het soms ook niet kunnen beheersen van zich voordoende financiële negatieve effecten van maatschappelijke en/of economische ontwikkelingen is middels de kaderbrief 2023 een post onvoorzien in de begroting van 2023 geïntroduceerd van € 200.000,-.De beheersing van de risico’s en de rol van de post onvoorzien daarbij zal medio 2023 geëvalueerd worden. 2.1.2.1 Risico’s bedrijfsvoering RMN Personeel, inhuur externen en arbeidsmarkt Ontwikkelingen 2022 Het totale personeelsbudget bedraagt in 2022 met bijna € 13 miljoen 50% van de totale omzet RMN ( exclusief de verwerkingskosten). In werkelijkheid zijn de personeelslasten bijna € 0,7 miljoen hoger.
Dit is vooral het gevolg van een hoger ziekteverzuim als gevolg van corona, krapte op de arbeidsmarkt, meer inhuur externen vanwege de opvang van piekwerkzaamheden en aanvullende opdrachten. De extra inhuur uren als gevolg van de personele krapte zijn voor circa € 274.000,- aanvullend doorbelast aan de deelnemende gemeente. Risico’s 2023 en verder Voor 2023 blijft de kans op het overschrijden van de personeelsbudgetten hoog. In mindere mate door het ziekteverzuim wat in 2022 behoorlijk zwaar drukte op de kosten (ruim 10% ziekte daar waar van 8% was uitgegaan) en in hogere mate door de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt waardoor vaker gebruik gemaakt moet worden van inhuur- en uitzendkrachten, hetgeen een kostenverhogend effect heeft. Daarnaast is bekend geworden dat de CAO lonen in 2023 flink zullen stijgen doordat werkgevers en werknemers (middels de vakbonden) een principe akkoord hebben bereikt waarbij de lonen gemiddeld met 8% omhoog gaan. Inhuurkrachten zullen naar verwachting ook hogere tarieven gaan vragen. Beheersmaatregelen Middels maandelijkse voortgangsgesprekken met budgethouders en teamleiders worden personele ontwikkelingen gemonitord en specifieke beheersmaatregelen op teamniveau besproken. De inhuur van externen wordt aanbesteed in het streven naar rechtmatige aanbestedingen in combinatie met scherpe tarieven en voldoende kwaliteit.
P a g i n a 19 | 78
Het MT van RMN voert voortgangsgesprekken en volgt middels maandelijkse rapportages de ontwikkelingen op RMN totaal niveau. In het kader van het Meerjarenbeleidsplan RMN 2022 – 2025 is de nog niet ingevulde formatie in 2022 deels ingezet ter dekking van de nieuwe functies werkvoorbereider en planner en inkoop& contractmanager. Naar het huidige inzicht is de formatieruimte en het bijbehorende budget voor de nieuwe functies in evenwicht. Hiermee is de ruimte om eventuele risico’s binnen het totale personeelsbudget op te vangen wel iets beperkter. Wagenparkbeheer Ontwikkelingen 2022 Mede vanwege de lange levertijden van onderdelen als gevolg van de economische omstandigheden wereldwijd stonden voertuigen en materieel langer stil dan gewenst en heeft RMN meer moeten inhuren. Ook stegen de prijzen van staal, elektronica en brandstof. Aan liters brandstof is niet veel meer verbruikt (zo’n 2,5%) waardoor de kostenstijging voornamelijk aan de gestegen biodiesel prijs te wijten is. Om voor te sorteren op de lange levertijden heeft RMN meer onderdelen ingekocht voor de risicodragende onderdelen en de zogenaamde “snellopers”. Per saldo kostte het wagenpark meer dan begroot. De lagere kapitaallasten wogen daar niet tegenop. De brandstofkosten in 2022 waren 1,7 x hoger dan begroot en 1,4 x hoger dan in 2021, respectievelijk bijna € 600.000 en € 400.000 duurder.
Risico’s 2023 en verder De langere levertijden hebben mogelijk ook in 2023 nog een effect op de onderhoudskosten. Daarnaast zal door de planning van de onderhoudswerkzaamheden beter af te stemmen op de benodigde inzet actief worden gestuurd op het beperken van de aanvullende inhuur van materiaal. Naar verwachting zal een extra uitgave gedaan moeten worden ter grootte van € 55.000 voor de werkplaats (8 hefkolommen moeten worden vervangen). De impact op de begroting is gering omdat de afschrijving over 15 jaar plaats zal vinden. De ontwikkeling van de brandstofprijzen blijven ook onzeker. In de begroting van 2023 is daarmee rekening gehouden. RMN verwacht evenwel dat zij boven het niveau van de gehanteerde uitgangspunten van de begroting 2023 zal uitkomen hoewel inmiddels weer een lichte daling is ingezet. Beheersmaatregelen De ontwikkelingen in 2023 worden middels voortgangsoverleggen, maandrapportages en kwartaalrapportages binnen RMN en richting het bestuur gemonitord. Een deel van de financiële effecten zal moeilijk tot niet beheersbaar zijn middels maatregelen, zoals de langere levertijden en hogere brandstofprijzen. Door de extra inkoop van onderdelen in 2022 is een deel van de risico’s op dit punt gemitigeerd.
P a g i n a 20 | 78
Administratieve processen en ICT In relatie tot de buitendienst Ontwikkelingen 2022 In 2022 is RMN voortvarend van start gegaan met de invoering van haar nieuwe bedrijfssoftware 21Qubz (een modern softwareplatform van het bedrijf 21South) ter vervanging van het oude systeem luisterend naar de naam PieterBas4. De eerste fase voor het onderdeel Inzameling is vrijwel afgerond. Op enkele punten is nog nazorg nodig. De overgang naar een modern, toekomstbestendig platform is een grote stap om voorbereid te zijn op een toekomst waar snel schakelen en data gedreven werken het verschil kan gaan maken. Dit betekent flexibel kunnen plannen en op vulgraad gaan sturen in plaats van vaste routes te blijven rijden. Ook is een koppeling met het financiële pakket AFAS gerealiseerd zodat geschreven uren automatisch doorgezet worden naar het HR gedeelte van het AFAS pakket voor de verloning.De nieuwe software raakt ook de planning op het gebied van beheer en onderhoud van de buitenruimtes: Beheer Openbare Ruimte (BOR). De voorbereidende fase voor de integratie van de taken op het gebied van het beheer van de openbare ruimte in 21Qubz is dan ook gestart.
Risico’s 2023 en verder Het risico bestaat dat managementinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie door de overgang naar 21South tijdelijk verstoord wordt, hetgeen consequenties kan hebben voor de hoeveelheden rapportages en de vastgelegde gegevens welke de basis vormen voor DVO-afrekeningen met de deelnemers. Daarnaast is 21Qubz geen software in eigen beheer met eigen ontwikkelmogelijkheden maar een SAAS (Software As A Service) oplossing waardoor de technische kennis bij de softwareleverancier ligt en RMN voor het functioneel beheer zelf kennis in huis moet halen. Dit levert voordelen op (het pakket evolueert doordat meerdere klanten vragen om aanpassingen) maar ook risico’s doordat meer afstemming en overleg nodig is met de softwareleverancier. RMN wenst ook haar eisen gehonoreerd te zien. Ook de invoering van eerder genoemde nieuwe BOR (Beheer Openbare Ruimte) module binnen 21Qubz is een risico. In 2023 gaat alle aandacht dan ook uit naar de integratie van de BOR taken in het nieuwe pakket. Het betreft een nieuwe tak van sport voor de softwareleverancier. Het risico is aanwezig dat RMN te maken krijgt met kinderziektes in de beginfase, en dat de nieuwe manier van werken extra tijd kost voor de medewerker (niet alleen wegens extra training maar ook door anders werken en eventueel herstel van fouten).
Ook is er een risico dat het pakket een andere manier van werken weergeeft dan RMN voor ogen had. Beheersmaatregelen Binnen RMN is een medewerker als functioneel beheerder aangesteld waardoor de eisen wensen van RMN ingebracht worden in het gebruikersoverleg met de softwareleverancier. Ook wordt hierdoor kennis van de nieuwe software 21Qubz in de organisatie geborgd. De kwaliteit van de data wordt steeds verder opgevoerd door gebruik te maken van rapportages die met de afnemers van de data gedeeld worden zodat omissies tijdig zichtbaar zijn en hersteld kunnen worden. Consultants van 21South staan stand-bye om problemen te verhelpen en om assistentie te bieden met het maken van nieuwe verdiepende rapportages. Dit waarborgt de continuïteit, maar zorgt wel voor extra kosten. Voor de BOR (Beheer Openbare Ruimte) module ontwikkeling zijn in 2022 specialistische gebruikersgroepen samengesteld die input hebben geleverd voor het schrijven van de zogenaamde “user stories”, welke aan de ontwikkelaars van de software duidelijkheid moeten geven wat de eisen en wensen van de organisatie zijn.
4
PieterBas Automatisering is in 2020 overgenomen door de AMCS Group in Amsterdam P a g i n a 21 | 78
Er is een samenwerkingsvorm gecreëerd waarin de ontwikkelkosten gedeeld worden. Een medewerker van RMN neemt zitting in het gebruikersplatform van 21Qubz-gebruikers en het ontwerp en de implementatie van de nieuwe module worden in een speciale stuurgroep binnen RMN op de voet gevolgd. In relatie tot de binnendienst Ontwikkelingen 2022 RMN werkt met een financieel pakket van AFAS. In 2022 is een eerste stap gemaakt om het financiële pakket AFAS te optimaliseren waardoor betere rapportages voor budgethouders en management gemaakt kunnen worden. Er is een rapportage structuur gecreëerd die de indeling van de jaarrekening en begroting volgt. Er is een nieuwe teamleider financiën begonnen en aan het einde van het jaar is de externe inhuur hiervoor afgebouwd. De inhuururen die overblijven worden besteed aan het verder optimaliseren van het financiële pakket zodat de nieuwe teamleider zich kan focussen op de dagelijkse bezigheden. Risico’s 2023 en verder Er is een risico dat door een verouderde inrichting van administratieve systemen, arbeidsintensieve complexe processen in combinatie met hoge werkdruk binnen ICT en Financiën en de kwetsbaarheid van de afdeling Financiën, de informatievoorziening aan management en bestuur van RMN onvoldoende is voor adequate sturing en beheersing.