Concept Accountantsverslag 2020

29

4. Bevindingen interne beheersing (3) Opvolging bevindingen management letter In onderstaand overzicht hebben wij onze detailbevindingen vanuit onze managementletter 2020 weergegeven en daarbij de opvolging aangegeven.

Nr.

Proces

Detailbevindingen

Opvolging

1

Inkopen en betalingen

Controle op prestatielevering

Wij hebben een uitgebreide steekproef uitgevoerd op de inkoopfacturen 2020. Voor de geselecteerde items heeft de gemeente documentatie aangeleverd ter onderbouwing voor de prestatielevering en de rechtmatigheid van de kosten. Bevindingen zijn vastgelegd op pagina 16 van het accountantsverslag.

2

Inkoop- en aanbesteding

Onrechtmatige aanbestedingen

De gemeente heeft een halfjaarlijkse en jaarlijkse spendanalyse uitgevoerd op de crediteuren. Wij hebben middels een uitgebreide statistische steekproef de uitwerking van de spendanalyse van de gemeente beoordeeld. Uit onze bevindingen komt een rechtmatigheidsfout uit van € 599.000 (zie pagina 17)

3

Sociaal Domein

Onvoldoende zekerheid over de levering van de jeugdzorg (ZIN)

Voor jeugdzorg/Wmo (ZIN) steunt de gemeente op de productieverantwoordingen en controleverklaringen van de zorgaanbieders. Wij hebben middels gegevensgerichte werkzaamheden de verantwoorde zorg in de jaarrekening aangesloten met deze productieverantwoordingen voorzien van controleverklaringen. Onze bevindingen zijn opgenomen op pagina 15.

4

Personeel

Geen zichtbare controle op salarismutaties

Wij hebben vastgesteld dat de collegiale toetsing op de salarismutaties gedurende 2020 effectief was.

5

Verstrekte subsidies

Te laat indienen van verantwoording van subsidieaanvragen

Wij hebben middels statistische steekproef vastgesteld dat 6 van de geselecteerde 16 subsidies te laat waren ingediend. Bevindingen zijn vastgelegd in pagina 16 van het accountantsverslag.

6

Omgevingsvergunningen

Geen controle op berekening leges omgevingsvergunningen

Wij hebben middels een statistische steekproef op de omgevingsvergunningen vastgesteld dat de berekening van het legesbedrag accuraat en juist is verlopen, en dat bij de berekening de juiste bouwsom en legestarief is gehanteerd.

7

Ontvangen subsidies

Niet tijdig aanleveren van subsidieverantwoordingen

Wij hebben een steekproef uitgevoerd op de ontvangen subsidies. Hierbij hebben wij vastgesteld dat deze juist zijn verantwoord.

30

Overige onderwerpen

5. Overige onderwerpen Speerpunten raad Wij hebben de volgende aandachtspunten meegekregen van de Raad: 1. Interne beheersing prestatielevering jeugdzorg: 2. Interne beheersing lasten Corona 3. Invoering rechtmatigheidsverantwoording. Interne beheersing prestatielevering jeugdzorg Wij zijn in onze management letter 2020 uitgebreid ingegaan op de interne beheersing. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat de gemeente voldoende werkzaamheden verricht om de prestatielevering van de PGB vast te stellen. Voor de prestatielevering voor de geleverde zorg voor jeugdzorg/Wmo (ZIN) steunt de gemeente nog volledig op productieverantwoordingen en controleverklaringen van de accountant van de zorgaanbieders. Deze controle is pas achteraf. Wij raden aan om deze zorgchecks ook voor ZIN te integreren in het proces, zodat de gemeente minder afhankelijk is van controleverklaringen van de zorgaanbieders. Interne beheersing Corona Wij hebben vastgesteld dat de gemeente een adequate toelichting heeft op impact van Corona voldoende is toegelicht in de jaarrekening. De toelichting is opgenomen in een aparte paragraaf. De ontwikkelingen en de risico’s op het gebied van Corona worden door de gemeente goed gemonitord en beheerst. Het risicobedrag als gevolg van COVID-19 in het weerstandsvermogen is hiermee gedaald.

Wij adviseren de gemeente om toekomstige ontwikkelingen blijvend te monitoren, aangezien dit mogelijk na-effecten kunnen hebben.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording In onze management letter 2020 hebben wij gerapporteerd dat de ontwikkelingen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording en ‘in control statement’ (ICS) nog in volle gang zijn binnen de gemeente. De verantwoordelijkheid van de interne beheersingsproces dient steeds meer te komen liggen bij de proceseigenaren (1e lijn) van de desbetreffende processen. Wij hebben tijdens de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat voor diverse processen nog veel gesteund moet worden door aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden door de accountant. Met de bovenstaande bevindingen is de gemeente eind 2020 mee aan de slag gegaan. Binnen de GMT is nagedacht over de te voeren stappenplein voor de rechtmatigheidsverantwoording. Onze bevindingen vanuit ons managementletter vormt de basis voor het stappenplan rechtmatigheidsverantwoording. De volgende processen zijn geïdentificeerd: Het identificeren van processen in scope voor de rechtmatigheid. Het identificeren van de proceseigenaren (1e lijn) Het documenteren van de high level processtappen. Vervolgens dient per proces de interne controle raamwerk in kaart gebracht te worden. Dit betekent dat beheers doelstellingen, risico’s, beheersmaatregelen en vastlegging bepaald dient te worden. De proceseigenaar (1e lijn) bewaakt het proces van het uitvoeren van de beheersmaatregelen.

Het beoordelen van de effectiviteit van de beheersmaatregelen wordt uitgevoerd door de 2e lijn. Ook het proces van jeugdzorg en het vaststellen van de prestatielevering is onderdeel van dit stappenplan. Wij onderschrijven de stappen die gemeente Zeist op dit vlak neemt en adviseren de tijdige implementatie en uitvoering van de werkzaamheden rondom de rechtmatigheidsverantwoording te monitoren.

32

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C1

Specifieke uitkering reductie energiegebruik

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

D8

Specifieke uitkering Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

E3

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

E13

Slimme laadpleinen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

E20

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeente deel 2020

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G2A

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet totaal 2019

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2020

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G3A

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2020

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G4

G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) gemeentedeel 2020

H4

Specifieke uitkering investering sport (SPUK Sport)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

H8

Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

L5B

Regiodeals (3e tranche) – sisa medeoverheden

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Nummer

Specifieke uitkering

B1

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

…

Strekking controleverklaring getrouwheid:

…

Zie volgende pagina

34

Bijlage A – SiSa-bijlage (vervolg - Tozo) Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid

Nummer

Specifieke uitkering

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

G4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

G4

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

…

Strekking controleverklaring getrouwheid:

…

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

35

Bijlage B – Ongecorrigeerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid en onzekerheden zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 1% respectievelijk 3% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

EU Aanbestedingsrechtmatigheid

599

Kredietoverschrijdingen

424

Totaal ongecorrigeerde controleverschillen

0

1.023

Effect niet gecorrigeerde controleverschillen voorgaande jaarrekening

0

-

Totaal

0

1.023

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Prestatielevering jeugd

2.909

2.909

Prestatielevering WMO

1.183

1.183

Prestatielevering PGB

0

0

Totaal onzekerheden

4.092

4.092

36

Bijlage C – Gecorrigeerde controleverschillen Gecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde controleverschillen ten opzichte van de 1e concept jaarrekening boven de door ons gehanteerde materialiteit van € 2.000.000. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Totaal gecorrigeerde controleverschillen

Getrouwheid

1.000

Rechtmatigheid

1.000

37

Bijlage D – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts.

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: − waardering grondexploitaties; − aanbestedingen; − WNT-verantwoording; − Handmatige betalingen Samenwerking met interne accountantsdienst/andere accountants Voor de jaarrekening van de gemeente Zeist maken wij gebruik van diverse verbonden partijen/gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringsorganisaties: − RDWI: de Participatiewet en TOZO is uitbesteed aan de RDWI. Wij zullen gebruik maken van de werkzaamheden van de accountant van de RDWI. Wij zullen een dossier review uitvoeren op het controledossier van de accountant van de RDWI − Bghu: ten aanzien van onze werkzaamheden inzake de belastingopbrengsten maken wij gebruik van de werkzaamheden van de accountant van de Bghu.

Inschakeling van interne / externe deskundigen Wij hebben in het kader van onze controle geen gebruik gemaakt van de werkzaamheden van interne en/of externe deskundigen. Verbonden partijen Ten aanzien van de verbonden partijen van gemeente Zeist hebben wij vastgesteld dat: − de (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen; − geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude; − geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd. Significante uitdagingen/moeilijkheden tijdens de controle Er zijn geen significante uitdagingen/moeilijkheden geweest tijdens de controle. Bevestiging van het management Wij hebben het college van burgemeester en wethouders ter confirmatie een schriftelijke bevestiging gevraagd en ontvangen aangaande haar verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving.

38

Bijlage E – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van gemeente Zeist Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: − voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; − jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly en ondersteunende stafdiensten; − cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; − intern en extern kwaliteitsonderzoek; − Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten − reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; − roulatie van externe accountants op de opdracht.

Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

39

Contactgegevens J.M.A. (John) Drost RA Partner Audit 06 - 22 18 93 49 j.drost@bakertilly.nl J. (Jelle) Smit RA Senior Manager Audit 06 - 12 23 90 91 j.smit@bakertilly.nl R.C.J. (Robert) Wijdoogen MSc. RA Junior Manager Audit 06 - 22 93 92 53 r.wijdoogen@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Entrada 303 Postbus 85745 1114AA Amsterdam +31 (0)20 – 644 2840 40