Concept Accountantsverslag 2020

Openstaande punten: - Beoordelen aanpassingen in de jaarrekening - SiSa - Interne kwaliteitsreview - Vaststellen opvolging bevindingen jaarrekening alsmede dat JR voldoet aan BBV - 1 item steekproef prestatielevering

Accountantsverslag Gemeente Zeist Boekjaar 2020 CONCEPT

03/06/2021

© Baker Tilly

1

Aan de gemeenteraad van de de gemeente Zeist Het Rond 1 3701 HS ZEIST Amsterdam, DD MM 2021

Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de gemeente Zeist te controleren. Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie.

Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Zeist voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

J.M.A. Drost RA Partner

2

Inhoudsopgave

1.

Bestuurlijke samenvatting

..

2.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

..

3.

Financiële positie

..

4.

Bevindingen interne beheersing

..

5.

Overige onderwerpen

..

Bijlagen

..

3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting Wij hebben een … verklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.

Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2020.

De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en zijn goed toegelicht .

Inzake de kosten jeugdwet en de Wmo steunt de gemeente (deels) op productieverantwoordingen van zorgaanbieders die zijn voorzien van een controleverklaring. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden en de ontvangen controleverklaringen resteert inzake de kosten Jeugdwet en WMO een onzekerheid van € 4,1 miljoen.

Uit onze controle blijken geen ongecorrigeerde fouten ten aanzien van getrouwheid.

Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole wel/geen bevindingen die wij, op basis van de rapporteringstolerantie, aan u zouden moeten rapporteren.

Wij hebben wel/geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 in overeenstemming is met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Zeist voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

5

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen) - De jaarrekening - Overige bijlagen Met de opdrachtbevestiging van d.d. 5 oktober 2020 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich een aantal belangrijke wijzigingen voorgedaan, deze ziet vooral toe op de uitvoering en controle van de Tozo alsmede andere regelingen die voortkomen vanuit Corona. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 2.000.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 2.000.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 6.000.000

Rapporteringstolerantie

€ 100.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: − Waardering van uw grondexploitaties; − Uitvoering Tozo; − EU Aanbestedingen; − Onrechtmatige onttrekking van middelen (prestatie inkopen); − Prestatielevering van de jeugdzorg, de WMO en andere voorzieningen die vanwege Covid-19 hebben stilgelegen. Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de toelichtingen in de jaarrekening op punten niet voldoen aan het BBV. Wij adviseren u bij het opstellen van de jaarrekening vast te stellen dat deze voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het BBV. Wij zullen de niet opgevolgde bevindingen betrekken in de oordeelsvorming.

Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.

7

Controleproces Zowel de gemeente Zeist als wij als controlerend accountant hebben een intensief controleproces gehad. Wij delen hierbij onze observaties die naar onze mening van

invloed zijn geweest op het controleproces, waarbij wij ook kritisch naar onze eigen rol

4) Zowel de gemeente Zeist als wij als accountant hebben in de bezetting personele uitdagingen gehad wat het controleproces niet ten goede is gekomen.

hebben gekeken. Wij geven de geven gemeente Zeist in overweging om maatregelen te nemen zodat het controleproces wordt doorontwikkeld. 1)

Het werken op afstand zorgt er voor dat afstemming lastiger is, waardoor niet in alle gevallen duidelijk is geweest wat wij bedoelen/ welke controle-informatie en – documentatie wij nodig hebben. Ondanks de afstemming die wij hebben gehad aan de voorkant, concluderen wij dat er gedurende de controle op punten onduidelijkheden over zijn gebleven;

2)

Bij aanvang van de controle was de jaarrekening nog niet volledig gereed dan wel voldeden deze niet aan de daaraan te stellen eisen. De aanlevering in combinatie met onze teambezetting hebben er toe geleid dat de controle een lange doorlooptijd heeft wat de intensiviteit van het controletraject doet toenemen. Dit heeft er toe geleid dat de jaarrekening en het jaarverslag verschillende keren en op meerdere posities zijn aangepast. Wij adviseren de gemeente kritisch het eigen jaarverslag en jaarrekening te controleren ten einde fouten en inconsistenties in het boekwerk te voorkomen alvorens deze aan de accountant aan te leveren. Daarnaast adviseren wij de gemeente om kritisch en zichtbaar vast te stellen dat de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen zoals opgenomen in het BBV;

3)

Ten aanzien van de aangeleverde controle-informatie en documentatie is het goed om vast te stellen dat deze navolgbaar is alsmede de gestelde vraag beantwoord.

8

Covid-19 Impact Covid-19 voor de gemeente De belangrijkste effecten van de Corona-crisis voor de gemeente zijn nader toegelicht in een afzonderlijke paragraaf ‘Financiële Corona-effecten in de jaarrekening’.

Vanuit het Rijk is een totaalbedrag van € 2,3 miljoen ontvangen ter compensatie van het financiële effect door Corona in 2020. De totale kosten als gevolg van Corona zijn in de jaarrekening 2020 circa € 1,8 miljoen. Het restant van € 0,5 miljoen zal in 2021 worden aangewend voor o.a. noodsteunpakket winkelcentra, inhaalzorg jeugd en Wmo, kosten voor de verkiezingen in maart 2021 en inzet van overige steunmaatregelen in 2021. De uitputting gedurende 2020 bedraagt circa € 1,8 miljoen. De belangrijkste uitgaven zijn hieronder benoemd: Minder parkeerinkomsten (€ 488.000) Inkomstenderving Sociale Werkvoorziening (€ 379.000) Meer afval en zwerfafval (€ 207.000) Steunpakket maatschappelijke organisaties (€ 167.000) Aandachtspunten Covid-19 voor de jaarrekeningcontrole Op 26 februari 2021 heeft de commissie BADO een notitie gedeeld waarin de effecten van Covid-19 voor de jaarrekening van decentrale overheden zijn benoemd. Hierbij is in het kader van de rechtmatigheid van subsidies de naleving van prestaties benoemd. Er zijn subsidies verstrekt voor activiteiten die vanwege Covid-19 niet hebben plaatsgevonden, en/of er hebben “vervangende” activiteiten plaatsgevonden. De gemeente Zeist heeft ervoor gekozen om deze subsidies niet terug te vorderen. Door het College is daarom de hardheidsclausule toegepast.

De te veel ontvangen bedragen dienen door de instellingen toegevoegd te worden aan een bestemmingsfonds. Wij hebben de besluitvorming hieromtrent getoetst en op basis hiervan hebben wij geen bevindingen geconstateerd

Aandachtspunten Covid-19 voor de jaarrekeningcontrole (vervolg) De gemeente heeft een verplichting opgenomen om het verlies van het zwembad te compenseren. De gemeente neemt het volledige verlies voor zijn rekening vooruitlopend op de compensatieregeling van het Rijk. Doordat de voorwaarden van de compensatieregeling (nog) niet bekend zijn heeft gemeente terecht nog geen bate verantwoord. Mocht de compensatie vanuit het Rijk niet voldoende zijn om het verlies te compenseren wordt er terug gevallen op de oorspronkelijke afspraken waarbij 20% van het verlies voor het zwembad is en de beide aandeelhouders ieder 40% van het verlies voor hun rekening nemen. Wij hebben vastgesteld dat de gemaakte afspraak toereikend in de jaarrekening is toegelicht. Continuiteitsbijdrage zorg – volgt later

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Het kabinet heeft meerdere maatregelen getroffen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (hierna: Tozo) is één van die maatregelen om specifiek zelfstandige ondernemers, waaronder ZZP’ers, financieel te ondersteunen. De uitvoering van de Tozo is decentraal door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente neergelegd. Op basis van de Tozo kunnen zelfstandigen een beroep doen op twee soorten voorzieningen: een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en een lening voor bedrijfskapitaal. Uw gemeente heeft in 2020 € 11.000.000 ontvangen in het kader van de Tozo. Uiteindelijk is in 2020 een bedrag van € 9.000.000 verstrekt aan zelfstandigen. De Tozo is uitbesteed aan de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (RDWI). De werkzaamheden van de accountant van de RDWI zijn afgerond. Wij hebben vastgesteld dat Zeist de gegevens vanuit RDWI juist heeft verantwoord. Wij adviseren de gemeente toe te zien op de implementatie van het M&O beleid bij RDWI alsmede actief toe te zien op afwikkeling van de IB signalen.

9

Waardering van de grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is een significant risico in onze controleaanpak, vanwege de mate van schattingsonzekerheid. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering en de veronderstellingen evenwichtig. Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw grondexploitatie gedurende de afgelopen vier jaar weergegeven.

Ten opzichte van 31 december 2020 is de boekwaarde van de post grondexploitatie toegenomen met € 1,4 miljoen. De toename van de boekwaarde per 31 december 2020 is als volgt samen te vatten: (x € 1.000)

2020

2019

99

-469

Investeringen

1.567

1.632

Grondverkopen

-2.375

-575

Tussentijdse winstneming

36

229

Mutatie verliesvoorziening

1.183

-718

510

99

Boekwaarde per 1 januari Grafiek ontwikkeling grondexploitaties (x € 1 miljoen) 4.000

2017 2018

2.000

2019 2020

0 Bruto boekwaarde

Verliesvoorziening

Netto boekwaarde

Boekwaarde per 31 december

-2.000

-4.000

10

Waardering van de grondexploitaties Gehanteerde parameters De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door gemeente Zeist gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. Wij toetsen de gehanteerde uitgangspunten aan de door onze vastgoedspecialisten bepaalde bandbreedtes. Deze bandbreedtes zijn bepaald op basis van de marktontwikkelingen. De belangrijkste uitkomsten hiervan kunnen als volgt worden samengevat: Legenda status:  = evenwichtig  = optimistisch  = voorzichtig  = controleverschil

Parameter

2020

Toelichting

Kostenstijging



De gehanteerde parameter voor de kostenstijging is 1,7% - 2,5% en ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Op basis van de beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig.

Opbrengstenstijging

Rekenrente







Inzake woningbouw rekent het college rekent met een opbrengstenstijging van 1,5% - 1,7% en voor sociale woningbouw met een opbrengstenstijging van 0%. Op basis van de beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig en aanvaardbaar.

Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 1,04% (2019: 1,01%). De rekenrente is gebaseerd op de huidige leningenportefeuille van gemeente Zeist. Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. Wij achten deze parameter evenwichtig.

Disconteringsvoet

De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties is door de commissie BBV voor alle gemeenten gelijkgesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor inflatie binnen de Eurozone (2%). Dit percentage is door de gemeente correct toegepast, waardoor wij deze parameter kwalificeren als evenwichtig.

Programmering



De programmering van de grondexploitaties wordt actief gemonitord door de gemeente Zeist. De ingerekende programmering ligt grotendeels in lijn met vorig jaar en is onder andere gebaseerd op interne en externe onderzoeken. Voor een 2-tal projecten is de verwachte einddatum verschoven van 2023 naar 2025.

Verkoopprijzen



De verkoopprijzen voor woningen (sociaal en commercieel) zijn geactualiseerd ten opzichte van 2019 met de jaarlijkse indexatie. De verkoopprijzen sluiten aan met marktonderzoek.

11

Waardering van de grondexploitaties Gemeentewerf De boekwaarde van dit project bedraagt € 1,3 miljoen negatief. Het verwachte resultaat is stabiel gebleven , circa € 2,2 miljoen positief. In 2020 is een tussentijdse winstneming genomen van € 28.000. Verwachte einddatum van het project is van 2023 naar 2025 gegaan. De grondexploitatie bestaat uit twee deelprojecten, waarvan de 1e fase het realiseren van 22 koopappartementen ad € 2,3 miljoen in 2018 was gerealiseerd. De tweede fase betreft de woningbouwontwikkeling op het terrein van de huidige gemeentewerf en de voormalige brandweerkazerne. Het terrein is pas medio 2023 naar verwachting beschikbaar voor herontwikkeling, waardoor het project wat vertraagd is. Naar verwachting zal de besluitvorming inzake de uitgangspunten van de herontwikkeling van de 2e fase in het 2e kwartaal 2021 genomen worden om 60 woningen van circa € 2,6 miljoen te realiseren. De hoogte van de opbrengsten kan nog wijzigen afhankelijk van het aantal type woningen. Wij hebben de validiteit van de gehanteerde uitgangspunten inzake de verwachte kosten en opbrengsten gecontroleerd. Hierover zijn geen verdere opmerkingen te maken. Wij kwantificeren het risicoprofiel als laag-midden. Dit betekent dat wij geen hoge risico’s hebben onderkend op basis van de uitkomsten van de controle grondexploitatie.

Risicoprofiel wordt beïnvloed door de nog te maken kosten/ realiseren opbrengsten, looptijd van het project alsmede wat de invulling van het project is. Geiserlaan De totale boekwaarde van dit project is circa € 0,7 miljoen. Het verwachte resultaat op dit project is € 1,5 miljoen negatief. Voor dit verlies is een verliesvoorziening opgenomen. Op de voormalige Gammalocatie aan de Geiserlaan worden 40 huurwoningen gerealiseerd. De koopovereenkomst met Van Wanrooij Projectontwikkeling B.V. is in juli 2019 getekend voor een verkoopbedrag van circa € 1,3 miljoen. Deze opbrengsten zijn in 2020 gerealiseerd. Op basis van de beschikbare informatie zijn wij van mening dat de getroffen voorziening toereikend is om het verwachte verlies te dekken.

Hart van de Heuvelrug Tezamen met de provincie Utrecht en de gemeente Soest neemt de gemeente Zeist deel aan het programma Hart van de Heuvelrug. Over het totale programma zijn specifieke afspraken gemaakt over de verwerking van eventuele tekorten. De gemeente loopt een risico indien het totale projectsaldo onder een vastgestelde norm komt, dit risico is wel onderdeel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing maar is niet door de gemeente toegelicht als onderdeel van de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Wij hebben een (concept) rapportage ontvangen van de mastergrex Hart van de Heuvelrug en grondexploitatie Vliegbasis Soesterberg. Het saldo van het totale financiële resultaat en de overeengekomen vaste afdracht vanuit de grondexploitatie Vliegbasis Soesterberg bedraagt voor 2020 € 1 miljoen positief. De mastergrex en vliegbasis zijn beoordeeld door een externe deskundige. Hierin is gekeken naar het risicoprofiel van de mastercomplex en welk financieel impact dit heeft op het resultaat. Op basis van de actuele financiële cijfers van beide projecten loopt de gemeente Zeist weinig (financieel) risico op deze projecten. Wij adviseren de gemeente de ontwikkeling van deze projecten te blijven monitoren. Huis ter Heide West (onderdeel totaalcomplex Hart van de Heuvelrug) Het project Huis ter Heide West heeft een boekwaarde van € 2,1 miljoen.

Het project Huis ter Heide West maakt onderdeel uit van het programma Hart van de Heuvelrug van de Provincie Utrecht. Op en bij de locatie van voormalige sportvelden, is ruimte om maximaal 80 woningen te bouwen. Het project heeft een verwacht eindresultaat van nihil. Voor de gemeente Zeist heeft dit echter geen directe financiële consequenties. Uit de samenwerkingsovereenkomst met de Provincie Utrecht uit 2015 blijkt dat zowel de tegenvallers als meevallers voor conto zijn voor de Provincie Utrecht, zolang de gemeente voldoet aan de bepalingen in de overeenkomst. Dit betekent dat er voor dit specifieke project geen sprake is van een verliesvoorziening of winstneming. Het verwachte resultaat van € 2,6 miljoen wordt door de gemeente in zijn geheel als bijdrage afgedragen aan het programma Hart van de Heuvelrug. Door de gemaakte afspraken loopt de gemeente op dit moment loopt dit moment geen financieel risico met dit project. 12

Waardering van de grondexploitaties Harmonielaan: Het grondexploitatieproject is in 2020 afgesloten met een positief resultaat van € 48.000 (2019: € 265.000 negatief). Dit wordt veroorzaakt door enkele meevallers: lagere kosten voor bouw- en woonrijp maken en lagere kosten voor plan- en VATkosten. Daarnaast zijn de kavelopbrengsten hoger uit gevallen (circa € 139.000). Voor de resterende werkzaamheden zijn transitorische posten gevormd. De gemeente heeft de volledige winstneming genomen in 2020. Doordat de levering van de laatste kavel naar verwachting in 2021 plaatsvindt is de winst te hoog verantwoord. Resultaat op de verkoop van grond mag pas worden verantwoord op moment van levering. Wij hebben de gemeente het resultaat op basis van de POC-methode laten berekenen en vastgesteld dat het verschil in resultaatverantwoording niet materieel is. Derhalve hebben wij hier geen controleverschil voor onderkent Overige projecten De gemeente Zeist kent nog twee andere actieve grondexploitaties: Austerlitz en Exploitatie Cornelis Vlotlaan. De omvang van de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten zijn voor beide projecten beperkt. Naar verwachting zullen beide projecten in 2021 worden afgerond. Het project Austerlitz heeft een verwacht negatief resultaat van € 1,4 miljoen. Voor dit bedrag is een verliesvoorziening opgenomen.

Het project Cornelis Vlotlaan heeft een verwacht positief eindresultaat van € 33.000. In 2020 is een tussentijdse winstneming genomen van € 8.000.

.

13

Sociaal domein (1) Algemeen De gemeente Zeist voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden: Uitvoerder

Wijze van uitbesteding

Uitkeringen (Participatiewet)

Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug

Mandatering

Werkelijke lasten

PGB’s

Sociale verzekeringsbank

Mandatering

Afrekening op basis van werkelijke lasten

Onderdeel

Bepaling last boekjaar

Jeugdwet

Zelfstandig

n.v.t.

Afrekeningen op basis van werkelijke lasten

WMO

Zelfstandig

n.v.t.

Afrekeningen op basis van werkelijke lasten

Uitgaven PGB’s Inzake de PGB-budgetten stelt de gemeente de aanspraak vast hetgeen wordt vastgelegd in een beschikking. De SVB verwerkt en registreert de ten laste van de beschikkingen gedeclareerde uitgaven. Het SVB betaalt de declaraties aan zorgverleners en PGB-budgethouders. De verantwoorde lasten inzake de PGB bedragen over het boekjaar 2020 € 1,3 miljoen. Gemeente Zeist heeft een onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid en de prestatielevering van de PGB-budgetten. Dit heeft geleid tot een onzekerheid van nihil (2019: nihil). Wij zijn van mening dat de gemeente voldoende aanvullende werkzaamheden heeft uitgevoerd, conform de BADO notitie PGB-verantwoording / controle door gemeenten d.d. 13 maart 2018, om de rechtmatige levering en de prestatieverklaring vast te stellen en aan te tonen. De werkzaamheden vanuit de BADO notitie PGB-verantwoording worden door de gemeente nu nog achteraf gegevensgericht gecontroleerd. Wij adviseren om deze controlewerkzaamheden verder in te bedden in de reguliere processen van de Jeugd en WMO. Hiermee kan de controle op de PGB’s meer efficiënt en tijdig plaatsvinden en krijgt de gemeente tevens eerder zicht in de gang van zaken bij de cliënten om mogelijk bij te sturen. Het wordt dan ook eenvoudiger om de verwachte en geleverde zorg, zoals besproken met cliënten, af te zetten tegen de daadwerkelijke bestedingen zoals ingediend.

Uitkeringen (Participatiewet) De participatiewet is uitbesteed aan de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (RDWI). De accountant van RDWI heeft haar werkzaamheden ten aanzien van de SiSa-verantwoording afgerond, hieruit zijn geen controlebevindingen naar voren gekomen. Wij hebben conform wet- en regelgeving gebruik gemaakt van de werkzaamheden door de accountant van RDWI voor de gemeente Zeist.

14

Sociaal domein (2) Jeugdwet De uitvoering van de taken van de jeugdzorg vindt plaats binnen de gemeente Zeist in samenwerking met het KCC, Sociaal Team, CJG en de regio Utrecht Zuid-Oost. De gemeente Zeist is zelf verantwoordelijk voor de controle van de levering van de afgesproken zorg. De gemeente maakt hier gebruik van de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders voorzien van een controleverklaring van de accountant. Voor de controle op de rechtmatigheid van de levering van de gemaakte kosten zijn de opgaven van zorgverleners voorzien van controleverklaring noodzakelijk. De totale onzekerheid is € 2,9 miljoen (2019: € 2,0 miljoen).

De essentiële functies zijn in 2020 uitgevoerd door YEPH. Deze andere manier van financiering betreft een samenwerking met de gemeenten Zuid Oost Utrecht en de regio’s Lekstroom, Utrecht Stad en Utrecht West. De definitieve vaststelling is ondertekend door de drie uitvoerende zorginstellingen en de vertegenwoordigers van iedere regio in het samenwerkingsverband. Hier is sprake van finale afrekening. De opgenomen bedragen (circa € 2,3 miljoen) in de definitieve vaststelling is juist verwerkt in de jaarrekening van gemeente Zeist conform de gemaakte afspraken. Wel willen wij de gemeente er op wijzen dat deze vorm van afrekening minder zekerheid geeft over de verleende zorg dan een controleverklaring. Andere mogelijkheid om meer zekerheid bij de prestatie levering te krijgen is als gemeente dan wel in het samenwerkingsverband maatregelen te implementeren om zekerheid te krijgen over de geleverde prestaties.

Eigen bijdrage WMO Een aanvrager van een voorziening, hulp in de huishouding, zorg in natura of een financiële tegemoetkoming (persoonsgebonden budget) is op grond van de WMO een eigen bijdrage verschuldigd. De wetgever heeft bepaald dat de berekening, oplegging en incasso van deze eigen bijdrage wordt uitgevoerd door het CAK. De informatie van het CAK (om privacy redenen beperkt) is ontoereikend om als gemeente de juistheid op persoonsniveau en volledigheid van de eigen bijdragen als geheel te kunnen vaststellen. Door de systematiek te kiezen van het vaststellen van de eigen bijdragen door het CAK, heeft de wetgever in feite bepaald, dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen op grond van de WMO geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dit betekent dat door de gemeenten geen zekerheden omtrent omvang en hoogte van de eigen bijdragen kunnen worden verkregen. De gemeente heeft dit voldoende toegelicht in de jaarrekening.

Wmo Inzake de WMO taken is de gemeente met betrekking tot de levering van de zorg net als bij de jeugd afhankelijk van goedkeurende controleverklaringen van zorgaanbieders om de levering van zorg vast te kunnen stellen. De totale onzekerheid is € 1,2 miljoen (2019: € 2 miljoen).

15

Overige bevindingen (1) Immateriële vaste activa (IMVA) / anterieure overeenkomst Bij aanvang van de controle hebben wij vastgesteld dat de IMVA niet juist in de jaarrekening was verwerkt. Saldi sloten niet aan op voorgaand jaar. Gedurende de controle, na intensief navragen, hebben wij vastgesteld dat zowel in 2019 als in 2020 de IMVA niet juist in de jaarrekening was gepresenteerd. In de notitie grondbeleid van het BBV is opgenomen op welke wijze er met faciliterend grondbeleid alsmede met gesloten dan wel naar verwachting nog te sluiten anterieure overeenkomsten om gegaan dient te worden. De gemeente heeft in de definitieve versie van de jaarrekening de benodigde presentatiecorrectie doorgevoerd alsmede een toelichting opgenomen die voldoende uitleg geeft over de doorgevoerde wijziging. Definitieve tekstuele toelichting nog af te stemmen. Onderhoudsvoorziening woningen In ons accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij enkele bevindingen gerapporteerd met betrekking tot de onderhoudsvoorziening woningen. De omvang van deze voorziening bedraagt ultimo 2020 € 657.000. Actueel beheerplan onderhoudsvoorziening woningen In december 2017 heeft de Commissie BBV de notitie Materiële vaste activa uitgebracht, waarin een aantal stellige uitspraken zijn opgenomen met betrekking tot de opname en verwerking van voorzieningen voor groot onderhoud.

Hierin is onder meer bepaald dat: − voorzieningen alleen met instemming van de Raad kunnen worden ingesteld en dienen te worden gevoed op basis van een recent beheerplan (in de basis maximaal vijf jaar oud); − tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud.

De commissie BBV heeft begin januari 2018 een uitspraak gedaan dat beheerplannen die ten grondslag liggen aan de voorziening door de raad geaccordeerd moeten worden. Wij hebben voorgaand gerapporteerd dat dit echter niet heeft plaatsgevonden voor de onderhoudsvoorziening woningen. Wel hebben wij voorgaand jaar en dit jaar vastgesteld dat er een beleid is opgesteld en dat het gehanteerde meerjarenonderhoudsplan (MOP) op zichzelf niet ouder is dan 5 jaar. Omdat vanuit de begroting jaarlijks een budgetrecht naar het College wordt gelegd hebben wij het niet vaststellen van de beheerplannen door de Raad voor 2020 (net als voor 2019) als een formele onrechtmatigheid gekwalificeerd. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat de voorziening vanaf 2026 een tekort heeft van circa € 8.750 dat afloopt naar een tekort van € 209.000 in 2028. Wij adviseren de ontwikkeling van de voorziening te monitoren ten einde een negatieve voorziening, wat onder het BBV niet is toegestaan, te voorkomen. Dit punt, een negatieve voorziening, alsmede onderstaand punt adviseren wij mee te nemen bij het actualiseren van de voorziening. Inhoud voorzieningen In de notitie Materiële vaste activa zijn spelregels opgenomen voor de inhoud van een onderhoudsvoorziening. Zo mag een onderhoudsvoorziening alleen worden gevormd ter dekking van groot-onderhoud.

Daarnaast is er bij aanpassing die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat), er geen sprake van groot onderhoud, maar van een investering (bijvoorbeeld een renovatie) die geactiveerd moet worden. Voorgaand jaar hebben wij gerapporteerd dat in het onderhoudsplan van de gemeente Zeist uit 2017 jaarlijks wordt € 150.000 geraamd met betrekking tot verduurzaming. Daarnaast bestond de overige ramingen ook uit elementen met het karakter van klein onderhoud en vernieuwingen. Het plan voldeed daarmee dus niet aan de vereisten voor het uitvoeren van groot onderhoud. Ook dit jaar zien wij dat kosten (€ 150.000) zijn geraamd voor de verduurzaming van de woningen. Hiermee voldoet ook in 2020 het plan niet aan de vereisten voor het uitvoeren van groot onderhoud.

16

Overige bevindingen (2) Voorziening vervanging riolering In onze accountantsverslag van eerdere jaren hebben wij gerapporteerd dat er grote verschillen waren tussen de GRP, opgesteld door Royal HaskoningDHV, en de opgenomen voorziening vervanging riolering. De voorziening vervanging riolering bedraagt ultimo 2020 € 7,6 miljoen. Dit is € 3,7 miljoen hoger dan de voorziening zoals in de GRP is opgenomen. In 2019 was dit verschil € 2,9 miljoen. Het GRP heeft de intentie om inzichtelijk te maken dat ‘sparen’ nodig is. De vervangingsinvesteringen zullen in de toekomst plaatsvinden, alleen is het nog onzeker wanneer. De investeringen zijn nu veelal uitgesteld en zullen later in de tijd plaatsvinden. Doordat deze investeringen nog niet hebben plaatsgevonden, stijgt de voorziening in omvang. Intern binnen de gemeente is het standpunt dat bij eventuele vervanging van de riolering de kosten hoger zullen liggen. Daarnaast hanteert de gemeente een veel langere afschrijvingsperiode, namelijk 80 jaar. Op dit moment wordt een nieuw GRP opgesteld en naar verwachting zal dit plan in het 4e kwartaal 2021 worden vastgesteld. Wij adviseren de ontwikkeling van de voorziening te monitoren. Voorziening wachtgeldverplichtingen personeel De voorziening wachtgelden personeel is ultimo 2020 circa € 0,5 miljoen.

Wij hebben vastgesteld dat een deel van de voorziening verband houdt met toekomstige ontslagen. Dit is niet toegestaan volgens de BBV. Omvang van deze bedragen zijn beperkt qua omvang.

Te laat indienen van verantwoording van subsidieaanvragen: Uit onze statistische steekproef op de door de gemeente verstrekte subsidies 2020 is opnieuw geconstateerd dat subsidieaanvragen door derden te laat worden ingediend volgens de Algemene Subsidieverordening. In totaal zijn 6 van de 16 subsidies te laat ingediend. Dit betreft een feitelijke onrechtmatigheid welke geen invloed heeft op het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Wij raden de gemeente aan om kritisch naar dit proces te kijken en controles binnen het proces te integreren om tijdige subsidieafhandeling te waarborgen. Verbonden partijen De paragraaf verbonden partijen in de huidige jaarrekening voldoet nog niet aan alle minimumvereisten van artikel 15 van de BBV. De volgende gegevens staan niet vermeld per verbonden partij: (a) het belang dat de provincie onderscheidenlijk de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar; (b) eventuele risico’s. Wel hebben wij geconstateerd dat de toelichting in de jaarrekening 2020 aan meer minimumvereisten voldoet als voorgaand jaar doordat de gemeente een tabel heeft opgenomen waarmee inzicht wordt gegeven in de financiële stand van zaken bij de verbonden partij.

Aandachtspunt hierbij blijft dat de gemeente actief blijft sturen om de beschikking te hebben over de meest actuele gegevens van de verbonden partij. Inkopen en prestatielevering De gemeente Zeist heeft vastgesteld dat aan de inkopen een toereikende prestatielevering ten grondslag ligt. Wij hebben deze werkzaamheden, het vaststellen van een toereikende prestatielevering, betrokken in onze werkzaamheden en onderschrijven de conclusie van gemeente Zeist. Wij hebben vastgesteld dat voor inkooplasten een adequate prestatielevering heeft plaatsgevonden. Op basis van onze werkzaamheden zijn tot nu toe geen bevindingen gebleken. Nog 1 item van de totale steekproef staat nog open bij de gemeente.

17

Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele gemeentelijk inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 599.000 in 2020 niet de juiste procedure is gevolgd. Op basis van onze controle komt naar voren dat deze inkopen Europees aanbesteed hadden moeten worden. Wij hebben dit bedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Wij merken op dat een groot deel van de onrechtmatige inkooptrajecten in 2019 in 2020 zijn afgesloten. Hierdoor is de rechtmatigheidsfout gedaald van € 0,9 miljoen in 2019 naar € 0,5 miljoen in 2020. Dit zijn deels dossiers die ook voorgaand jaar als onrechtmatig waren geclassificeerd (€ 190.000) en deels nieuwe bevindingen in 2020 (€ 409.000). De rechtmatigheidsfout van € 0,5 miljoen heeft betrekking op bestedingen in 2020. De gemeente Zeist kent een decentrale inkooporganisatie, waarbij de adviesinwinning van de inkoopadviseur bij een aanbestedingstraject niet verplicht is. In onze management letter 2020 hebben wij reeds aangegeven dat de gemeente Zeist bezig is om geautomatiseerde inkooporders en de controle op de gekozen aanbestedingsvorm in het financieel pakket te integreren.

Dit moet leiden dat checks aan de voorkant worden gedaan en dat achteraf minder arbeidsintensieve werkzaamheden door de gemeente en de accountant nodig zijn. Deze verscherping van de interne beheersing op de aanbestedingen is noodzakelijk om de rechtmatigheidsfout nog meer te verlagen. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het college stelt uw gemeenteraad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020.

Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting. Lastenoverschrijding programma

Begrotingsafwijking

Programma 3 Merkbaar beter in zorg voor elkaar (totaal € 0,8 miljoen)

Budgetoverschrijding wordt deels gecompenseerd door hogere opbrengsten dan geraamd. Onrechtmatigheid, maar telt niet mee in het oordeel.

Programma 6 Mobiliteit in beweging (totaal € 0,1 miljoen) Programma 10 Maatschappelijk bewust financieel beleid (totaal € 1 miljoen)

Budgetoverschrijding past binnen beleid en welke niet eerder bij de gemeente bekend was. Wij raden wel aan om de budgetoverschrijdingen beter te monitoren. Budgetoverschrijding wordt deels gecompenseerd door hogere opbrengsten dan geraamd. Onrechtmatigheid, maar telt niet mee in het oordeel. 18

Rechtmatigheid Materiele vaste activa In de financiële verordeningen zijn afspraken gemaakt tussen de Raad en het college hoe om dient te worden gegaan met bepaalde transacties en waarvoor en wanneer de Raad goedkeuring dient te verlenen. Ten aanzien van de materiele vaste activa zijn spelregels ten aanzien van de investeringskredieten en de te hanteren afschrijvingstermijnen. We gaan hierna in op de naleving van de gemaakte afspraken. Investeringskredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij constateren de volgende overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten: Vervangen riool Oude Arnhemseweg (€ 353.000): krediet is nog niet afgesloten. Overschrijding wordt veroorzaakt doordat de scope en raming van het project nog onderhanden waren bij de besluitvorming over het krediet. Om een kredietonrechtmatigheid te voorkomen is in de meerjarenplanning van de afdeling Beheer Openbare Ruimte van 2019 gemeld dat dit project voor € 900K ten laste van riolering wordt uitgevoerd. Met deze € 900k is voldoende dekking voor de tot ultimo 2020 gedane investeringen. In 2020 zijn de totale projectkosten (circa € 2, 4 miljoen) in kaart gebracht.

De aanvullende kredietaanvraag behorend bij de meerjarenplanning gaat binnenkort naar de raad voor definitieve autorisatie. Dolderseweg/Hertenlaan (€ 111.000): de werkzaamheden zijn afgerond in 2020 met een nadeel van € 111.000. De werkzaamheden vielen tegen ten opzichte van wat geraamd was door o.a. wateroverlast. Dit krediet zal bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 worden afgesloten en is onrechtmatig. Dit bedrag zullen wij meenemen in onze oordeelsvorming. Het feit dat de gemeente bij de jaarrekening deze overschrijding door de raad laat autoriseren neemt de onrechtmatigheid niet weg omdat deze autorisatie in het boekjaar plaats dient te vinden. Grond nieuwe gemeentewerf (€ 362.000): overschrijding zal worden gedekt vanuit het vastgoedfonds en leidt niet tot een onrechtmatigheid.

-

-

Groot onderhoud wegen half verharding (€ 191.000); ). De overschrijdingen van de kredieten zijn onrechtmatig. Dit bedrag zullen wij meenemen in onze oordeelsvorming. Verschillende kleine overschrijdingen op diverse budgetten (€ 122.000). De overschrijdingen van de kredieten zijn onrechtmatig. Dit bedrag zullen wij meenemen in onze oordeelsvorming.

Afschrijvingstermijnen Wij hebben in onze controle de in 2019 gereed gekomen investeringen betrokken omdat deze in 2020 voor het eerst worden afgeschreven. Wij hebben vastgesteld dat voor 6 investeringen de gehanteerde afschrijvingstermijn niet conform de financiële verordening is. Wij hebben geen raadsbesluiten of andere controle informatie ontvangen waaruit blijkt dat de Raad heeft ingestemd met een afschrijvingstermijn die afwijkt van de termijnen zoals opgenomen in de financiële verordening. De impact, doordat de afschrijvingsperiode pas 1 jaar is, is ultimo 2020 niet materieel. Het kan echter wel materieel worden naar mate de tijd voortschrijdt. Dit komt doordat wat de boekwaarde had moeten zijn bij toepassing van de afschrijvingstermijn in de financiële verordening en de werkelijk toegepaste afschrijvingstermijn jaarlijks tot een groter verschil in boekwaarde kan leiden. Wij adviseren de gemeente om na te gaan of de nu gemaakte afspraken ten aanzien van de investeringskredieten alsmede ten aanzien van de te hanteren afschrijvingstermijnen nog wenselijk zijn. Daarnaast adviseren wij de gemeente de administratie rondom de kredieten door te ontwikkelen zodat eenvoudiger is vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een overschrijding alsmede eenvoudiger een relatie met het raadsbesluit is te maken.

19

Rechtmatigheid Mutaties in de reserves De mutaties in de reserves zoals opgenomen in de jaarrekening kunnen als volgt worden gespecificeerd: (x € 1.000)

Gewijzigde begroting

Jaarrekening

Verschil

Dotaties

13.790

27.085

-13.295

Onttrekkingen

27.789

32.241

4.452

Saldo mutaties in de reserves

-13.999

5.156

- 8.843

Wat opvalt is met name het grote verschil tussen de begrote dotaties en de uiteindelijk gerealiseerde dotaties in de jaarrekening. Oorzaken hiervan zijn onder andere de volgende: Egalisatie ICT € 2,4 miljoen Diverse reserves vitale gemeenschap € 1,9 miljoen Sociaal domein € 4,1 miljoen Eenmalige middelen € 1,0 miljoen Vastgoedfonds € 0,6 miljoen Een deel van de dotaties komen voort uit niet uitgevoerde activiteiten. Wij adviseren de gemeente de realisatie van deze activiteiten te monitoren. Uit onze controlewerkzaamheden op de mutaties van de reserves zijn geen bevindingen geconstateerd.

Niet financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Voor TOZO geldt dat de gemeente dit heeft uitbesteed aan de RDWI. Belangrijk aandachtspunt binnen de TOZO regeling is Misbruik & Oneigenlijk gebruik.

Wij adviseren de gemeente ten minste kennis te nemen van de nota van RDWI alsmede actief toe te zien op de uitvoering van deze nota. In het verlengde hiervan adviseren wij de gemeente bij de actualisatie van de eigen nota aandacht te besteden hoe verbonden partijen/ samenwerkingspartijen een plek krijgen in deze nota. Financiering In 2020 heeft uw gemeente geen nieuwe langlopende leningen afgesloten. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Zeist zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening. 20

Jaarverslag Jaarverslag (nagaan of alle opmerkingen BT zijn opgevolgd) In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2020 is opgenomen.

Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen:

Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd

Element jaarverslag

Onze waarneming

Vereisten BBV

Uw jaarverslag voldoet aan de vereisten van de BBV

Verenigbaar

Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening

Paragrafen

Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau met enkele aanbevelingen (zie hieronder)

Paragraaf Verbonden Partijen

In de paragraaf Verbonden Partijen zijn nog de financiële gegevens van 2019 opgenomen bij de desbetreffende verbonden partijen in plaats van die van 2020. Wij adviseren u om voortaan de meest actuele gegevens op te nemen in deze paragraaf.

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De risico’s zijn uitgebreid toegelicht in deze paragraaf. De kans en impact is nog niet voor alle risico’s toegelicht.

Informatiewaarde

De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.

Incidentele baten en lasten

De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan notitie ‘Structurele en incidentele baten en lasten’. Wij adviseren u wel om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening vanaf welke omvang incidentele lasten en baten afzonderlijk gespecificeerd worden in het overzicht incidentele lasten en baten.

Covid-19

Uw gemeente heeft ervoor gekozen om een afzonderlijke paragraaf op te nemen waarin de impact als gevolg van Covid-19 is beschreven. Hiermee geeft u een goed inzicht in deze bijzondere gebeurtenissen.

21

SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen wel/geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Werkzaamheden nog niet afgerond De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

WNT verantwoording Sinds enkele jaren geldt de Wet normering topinkomens (WNT). Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Beide topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2020 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De WNTtoezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

22

Financiële positie

3. Financiële positie Financiële kengetallen en signaleringwaarden negatief is per saldo onttrokken

Mutatie reserves

2020

5,16

2019

MILJOEN EURO

2018

Gerealiseerd saldo baten en lasten

2020

2018

2019

6.895

2018

2.605

Gerealiseerd resultaat

8.342

Risico's totaal

1.921

2020

1,92 -220 2018

2019

2020

69%

7.962

2019

11.029

68%

MILJOEN EURO

65%

2020

2018

-1.213

-2.825

6.291

8.007 2019

-3,24 MILJOEN EURO

Weerstandscapaciteit 4 jaar later

5.156

2019

Weerstandsratio

0,79

2020

-3.235

Schuldquote

Solvabiliteit 2020

12% -9.220

12%

2019 2018

2020 2019

0,79 0,63

6% 1%

24

3. Financiële positie Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Hieronder hebben wij de ontwikkelingen in uw kengetallen en een relatie naar de landelijke ontwikkelingen weergegeven: Kengetallen in %

Gemeente

Uit de tabel blijkt dat de gemeente ten opzichte van de andere gemeente een lage netto schuldquote heeft en een hoge solvabiliteit. Dit betekent dat de gemeente ten opzichte van andere gemeenten meer eigen vermogen heeft waarmee activiteiten worden gefinancierd en dat hier in beperkte mate vreemd vermogen voor nodig is. Reden hiervoor kan liggen in het feit dat Zeist laag scoort bij de grondexploitaties waarbij geldt dat dit veelal met vreemd vermogen wordt voorgefinancierd door de gemeente. De gemeente Zeist heeft in 2021 een ‘Dashboard stabiliteitscriteria’ en ‘Nota financiële stabiliteitscriteria 2021-2024’ welke door de Raad in juli wordt behandeld. In het Dashboard is onder andere gekeken hoe de gemeente Zeist scoort ten opzichte van regio-gemeenten. De geïdentificeerde stabiliteitscriteria ’s, welke in de Nota zijn uitgewerkt, moeten ervoor zorgen voor meer en tijdig inzicht in de financiële positie van de gemeente Zeist als geheel.

Landelijk

2020

2019

2020*

2019

Netto schuldquote

12

6

67

55

Netto schuldquote gecorrigeerd

8

1

60

48

Solvabiliteit

65

68

32

34

Grondexploitaties

1

2

11

13

Belastingcapaciteit

104

100

105

102

Structurele exploitatieruimte

-4

-3

-0,2

-0,4

* Is gebaseerd op de begrotingssaldi

25

3. Financiële positie Weerstandsvermogen en risicobeheersing De gemeente vergelijkt haar weerstandsratio met de norm die is ontwikkeld door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR). Hieronder is het verloop over de afgelopen 2 jaar weergegeven inclusief een kwalificatie van de weerstandsratio. De weerstandscapaciteit bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming € 6,3 miljoen (2019: € 6,9 miljoen). De weerstandsratio zelf is wel gestegen. Op basis van de norm presteert de gemeente Zeist rond “onvoldoende” en “matig”. Dit betekent dat de reserve weerstandsvermogen op dit moment onvoldoende is voor het risicoprofiel van de gemeente. In de ‘Nota financiële stabiliteitscriteria 2021-2024’ wordt signaalwaarde (benchmark) gehanteerd van 1,0 en betreft een goede ‘alarmknop’. Valt de ratio onder de 1,0 dient de gemeente volgens de Nota bijsturingsopties toe te passen. De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico zijn: − Risico’s als gevolg van de Coronacrisis − Risico op fluctuaties binnen de algemene uitkering gemeentefonds − Risico op overschrijdingen aangaande jeugdzorg

2020

2019

Weerstandscapaciteit

EUR 6.291

EUR 6.895

Risico’s

EUR 7.962

EUR 11.029

0,79

0,63

Weerstandsratio

Weerstandsratio

Betekenis

>= 2.0

Uitstekend

1.4 < 2.0

Ruim voldoende

1.0 < 1.4

Voldoende

0.8 < 1.0

Matig

0.6 < 0.8

Onvoldoende

< 0.6

Ruim onvoldoende

26

Bevindingen interne beheersing

4. Bevindingen interne beheersing (1) 4.1 Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2020 hebben wij op 21 december 2020 een management letter uitgebracht. Het belangrijkste aandachtspunt aan u is het meer zichtbaar maken van de AO/IB in de 1e en 2e lijn in plaats van gegevensgerichte controles achteraf door de VIC. Deze bevinding heeft ertoe geleid dat onze controleaanpak voornamelijk gegevensgericht van aard is. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komen een aantal risicogebieden naar voren die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. 1. Waardering van uw grondexploitatie. 2. Aanbestedingsrechtmatigheid. 3. Handmatige betalingen. 4. Verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). 5.

Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet uw gemeente toe op verschuiving tussen verschillende grondexploitatieprojecten. 4.2 Automatisering IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de jaarrekening- controle. Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog verbeteringen mogelijk zijn. Deze bevindingen hebben wij aan u gerapporteerd in onze management letter. Wij adviseren het college hieraan prioriteit te geven. Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen. Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren.

4.2 Automatisering (vervolg) Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. 4.3 Fraude, corruptie en naleving wet- en regelgeving Fraude Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het college gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën.

Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersings-maatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van weten regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

28

4. Bevindingen interne beheersing (2) Fraude (vervolg) Wij hebben in onze management letter opgemerkt dat de gemeente geen afzonderlijke frauderisicoanalyse is vastgesteld. Inmiddels ligt er een collegebesluit en een bijlage frauderisicoanalyse. Wij hebben deze stukken doorgenomen en vastgesteld dat de fraudedriehoek (prikkel/druk, gelegenheid en rationalisatie) en frauderisicofactoren met voldoende diepgang zijn uitgewerkt. Uit deze analyse komen zijn vier hoog risicogebieden geïdentificeerd: 1. Verwerken van inkoopfacturen en betalen van deze facturen. 2. Het sociaal domein – verleende zorg. 3. Omgevingsvergunningen: focus op de berekening van bouwleges en frauderisico/samenspanning bij afgifte vergunningen. 4. Begraafplaatsen Voor deze risicogebieden zal bewaking en opvolging van aanvullende maatregelen plaatsvinden, als onderdeel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. −

Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.

−

Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondaankopen en –verkopen door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd. Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt.

Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen.