22VRAAG047 Beantwoording (03-10) raadsvragen NDZ over Archief(wet)
Tekst van het document
Voorlopig blijven we vrijwilligers benaderen op projectbasis. Dit blijkt een goede benadering om inwoners te betrekken bij ons archief. Waarom? We willen, nog meer dan nu het geval is, inwoners betrekken bij het gemeentearchief en het Geheugen van Zeist. Niet alleen als onderzoeker in de collecties die wij beheren, maar ook als vrijwilliger die vanuit zijn of haar expertise meehelpt in het verder laten groeien van het geheugen van Zeist.
18
Werkpakket 4: naar een nieuwe (andere) organisatie van de archieffunctie van Zeist. Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van principe 4 “archieffunctie vervullen we in een netwerk” en principe 5 “Ik vorm het geheugen van Zeist”. De werkzaamheden richten zich op het de organisatorische inbedding van de archieffunctie binnen de gemeente Zeist en vanuit Zeist met netwerkpartners. 4.1 Samenvoegen en versterken team DMA en team GAZ Stand van zaken Begin 2019 zijn de teams Document Management (DMA) en Gemeentelijk Archief Zeist (GAZ) samengevoegd tot het team Informatiemanagement (IM). Dit team is daarna ververst met nieuwe medewerkers die de nodige ervaring en kennis hebben van digitale archivering. Wat gaan we doen? We willen het team Informatiemanagement kwalitatief en kwantitatief structureel versterken. Dit is noodzakelijk om de versnelling te kunnen maken voor het digitale deel van de archiefketen, volgens de koers die we in deze archiefvisie uitzetten. Dit in lijn met de Informatievisie en in lijn met de verbeterpunten uit de toezichtsbrief van de Provincie. Waarom? Uit de inspectie komt naar voren dat we de goede dingen doen op het gebied van informatie- en archiefbeheer, maar dat het niet snel genoeg gaat.
4.2 Archieffunctie in een netwerk Stand van zaken -
We hebben de toezichts-functie van archiefinspecteur extern belegd.
-
Sommige digitaliseringsprojecten worden waar nodig ook extern uitgevoerd, als het gaat om snelheid en expertise.
-
Daarnaast is de samenwerking met de erfgoedpartners en vrijwilligers een belangrijke bron van mensen en expertise.
Wat gaan we doen? We blijven ook in 2022 afwegen wat we zelf het beste kunnen doen en wat uitbesteed kan worden. Dit is telkens een afweging tussen expertise, snelheid en kosten.
Waarom? Tot de archieffunctie horen verschillende informatie- en archiefbeheertaken. De uitvoering van deze taken wordt voor het grootste deel gedaan door medewerkers van de gemeente Zeist. Een pittige opgave, omdat het informatieen archiefbeheer een zich snel ontwikkelend expertisedomein. Daarom moeten we blijven afwegen of, en zo ja, welke taken we samen met andere partners kunnen gaan uitvoeren, vanuit de gedachte “lokaal wat moet, samen met anderen wat kan”.
4.3 Brede bewustwording en competentieontwikkeling
19
Stand van zaken We werken aan het bewust maken van collega ambtenaren en bestuurders van het belang van een goed archief en hun rol, taak en verantwoordelijkheid daarin. We bieden via de Zeist Academie opleidingen aan voor veilig werken en MS Teams, waarbij informatiebeheer een duidelijke plek heeft. Bij indiensttreding is uitleg over het zaaksysteem een standaard onderdeel van het inwerken.
Wat gaan we doen We richten ons in 2022 op twee hoofdzaken: 1.
Bewustwording bij keteninnovaties: voor de keteninnovaties zal het belang van “werken in een keten” startonderdeel zijn van trainingen en workshops. Informatiegelijkheid betekent dat onze medewerkers zo actueel en betrouwbaar mogelijk sámen (ook met de inwoner) het archief moeten opbouwen. Onze inwoners en organisaties worden immers onderdeel van de keten, leveren digitaal gegevens aan en kijken met ons mee. Een voorbeeld van een keteninnovatie is de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.
2.
Sturing en “governance”: We zullen meer richting geven aan het juiste gebruik van de softwareondersteuning voor onze gemeentelijke processen. Denk hierbij aan regels rondom het aanmaken, wijzigen en verwijderen van teams in MS Teams, het correct en tijdig afsluiten van zaken in het nieuwe zaaksysteem. We zullen leidinggevenden de softwareondersteuning bieden om te monitoren op het juiste gebruik, zodat op basis van “inzicht in de keten” gehandeld kan worden.
Waarom? Informatie wordt niet zomaar een ‘grondstof met toekomstwaarde’, daar moeten wij allemaal wat voor doen. In ons hoofd, onze handen en onze genen moet ingebed worden, dat iedere medewerker en iedere bestuurder verantwoordelijk is voor een volledig en betrouwbaar archief. Doen we dat niet, dan wordt digitaal werken een risicovolle onderneming. 4.4 Sturing en horizontale verantwoording Stand van zaken (a) Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) wordt vanaf 2022 opnieuw vormgegeven. We willen dit overleg opgave overstijgend laten zijn. Daarmee gaan we nog meer sturen op één strategische lijn tussen de verschillende teams die met informatieopslag, beheer en ontsluiting bezig zijn. Het team informatiemanagement is er hier één van, daarnaast hebben we teams als Dataontsluiting, GEO-informatie en Gegevensmanagement. (b) De toezicht functie archiefinspecteur is extern belegd. Een externe houdt toezicht op de Gemeenschappelijke Regelingen, een andere externe inspecteert ons eigen informatie- en archiefbeheer. Zij maken jaarlijks de rapportage op, die vervolgens naar college/raad en de provincie gaat (interbestuurlijk toezicht).
Wat gaan we doen? (c) Herinrichten Strategisch Informatie Overleg (SIO) (d) De rol van gemeentearchivaris officieel beleggen volgens de nieuwe Archiefwet
Waarom? Met deze activiteiten geven we sturing aan de inrichting en verbetering van het informatie- en archiefbeheer en realiseren we een structurele verantwoording hierover.
20
Welke planning hanteert Zeist? De stand van zaken en de gewenste resultaten per werkpakket voor 2022 zijn hierboven besproken. Voor onze planning in 2022 stappen we af van de planning op werkpakketten niveau zoals deze in de vorige Archiefvisie werd neergezet. De reden hiervoor is
dat die planning ingestoken was over de volle breedte van gemeentelijke informatie. Een valide benadering, maar lastig om vaart te make informatiehuishouding gaat. In plaats daarvan gaan we de planning en uitvoering volgens de methodiek van de Informatievisie vormgeven.
gemeentelijke ketens waar in 2022 digitale innovaties plaats vinden die een impuls aan onze dienstverlening gaan geven (zie onder de pl Van daaruit breiden we de planning en uitvoering verder uit voor 2023 en navolgende jaren. Op deze manier kunnen we de hele PDCA-cyclus rondom kwaliteit van informatie direct in werking zetten voor de gekozen ketens/processen, wat tot snellere resultaten op die plekken gaat leiden. Ook de leercurve van onze organisatie wordt hierdoor versneld. Planning 2022 op kwartaalniveau: De gekleurde blokken representeren het kwartaal waarin de actie wordt uitgevoerd; oplevermoment uiterlijk einde kwartaal. Acties die aansluiten bij de verbeterpunten vanuit de provincie Acties die aanvullend gepland zijn vanuit ons informatie- en archiefbeheer Acties die reeds zijn afgerond per 1 maart 2022
2021 Acties 1
1.1 1.2 1.3 2
Omschrijving
Q4
Q1
Actualiseer de bestaande Archiefvisie en breng deze in samenhang met de I-visie, inclusief uitvoeringsplan Afronden actualisering Archiefvisie voor 2022-2026 Aanbieden Archiefvisie ter vaststelling (college en gemeenteraad) Bestuurlijke besluitvorming en vaststelling Archiefvisie 2022 -2026
X
X
2022 Q3
Q4
X
X
X
X
X
X
Q2
X X
X
Breng de informatiestromen voor de geprioriteerde processen in kaart, inclusief de digitale informatie in vakapplicaties en op netwerkschijven. Pas op deze bestanden de regels van de Archiefwet (waaronder selectie en vernietiging) en het Kwaliteitshandboek toe. Opstellen plan van aanpak
2.1 X 2.3 3
3.1 3.2 3.3
4
Beschrijven informatiestromen voor de in 2022 geprioriteerde processen Voer de vervanging planmatig uit en werk zo toe naar het einde van de hybride situatie Afronden Handboek Vervanging Aanbieden Handboek Vervanging aan college ter vaststelling Start toepassen vervanging (start bij processen in het zaaksysteem) Werk fasegewijs de achterstanden in dossiervorming en in (digitale) vernietiging weg
21
X
X X
4.1 4.2 4.3
Technische afronding migraties Inrichten en testen digitale vernietiging in nieuw zaaksysteem Uitvoeren digitale vernietiging in zaaksysteem, inclusief achterstanden
X X
X 4.4 4.5 4.6 4.7. 5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6
Voorbereiden vernietiging analoge dossiers (2021) Uitvoeren vernietiging analoge dossiers (2021)
X X
Opstellen richtlijnen voor opslag van informatie in MS Teams Organisatie adviseren rondom informatiebeheer in MS Teams Zorg voor de wettelijk verplichte instrumenten: digitale bewaarstrategie, richtlijnen migratie en conversie en een actueel metadataschema Opleveren concept-medatataschema Opleveren en ambtelijk vaststellen definitief metadataschema Toetsen metadataschema aan bepaalde kernapplicaties Opleveren stappenplan voor migratie en conversie Toetsen stappenplan aan migraties PerfectView en Corsa en vice versa
X
X X
X
X
X
X
X
X X X X X
X
Richt een kwaliteitssysteem in waarmee de kwaliteit van uw informatiehuishouding periodiek getoetst en waar nodig bijgestuurd wordt. Stel daarvoor een Kwaliteitshandboek vast Opleveren kwaliteitshandboek
6.1 X 6.2 6.3 6.5 6.6
6.4
7
7.1 7.2
Uitvoeren kwaliteitsmeting (1-meting team Informatievoorziening) Bijstellen plan van aanpak (zie 2.1) op basis van de 1-meting Toepassen kwaliteitsmetingen (obv geprioriteerde processen voor 2022) Evalueren en verbeteren kwaliteitsmetingen n.a.v. opgedane ervaringen Regelmatig uitvoeren van kwaliteitscontroles op het nieuwe zaaksysteem Laat de archiefbewaarplaats inclusief quarantaineruimte en de archiefruimten toetsen op de recente wet- en regelgeving. Neem de nodige maatregelen om deze weer te laten voldoen aan de vereisten Laten uitvoeren inspectie van de Quarantaineruimte en de Archiefbewaarplaats Nader te bepalen acties n.a.v. inspectieresultaten
22
X X X
X
X
x
X
X
x
x
X
X
8 8.1 8.2 9
9.1 9.2
Zorg bij de inrichting van het e-depot dat deze voldoet aan de wettelijke eisen Analyseren vereisten voor het e-depot, wettelijk en bedrijfsmatig Inrichten en experimenteren met het edepot
X X
X
Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheerafspraken voor het archief- en informatiebeheer en toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem Uitvoeren analyse op archief- en informatiebeheercomponent in GR'en Actualiseren overeenkomsten GR'en mbt informatie- en archiefbeheer
Aantal acties per kwartaal
X
X X
5
14
14
10
Toelichting op de 9 hoofdactiepunten:
1.
Dit punt gaat over het zorgen voor een actuele Archiefvisie, waarin de samenhang met de gemeentelijke I-visie duidelijk naar voren komt. De Archiefvisie biedt het fundament waarop het informatie- en archiefbeheer wordt ingericht.
2.
Het in kaart brengen van een diffuse informatiehuishouding over de volle breedte van de gemeente is een proces van de langere termijn. We hanteren de volgende methodiek om dit punt geleidelijk te volbrengen, in lijn met de Informatievisie. We stellen een plan van aanpak op over hoe we met dit vraagstuk om kunnen gaan. De basis van dit plan is dat we de PDCA-cyclus “in kaart brengen/controle/bijsturing informatiestromen” stapsgewijs, obv een realistische planning, gaan oppakken. We starten in 2022 met de informatiestromen die gerelateerd zijn aan de grootste ontwikkelingen in de digitale dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente voor 2022. Dit zijn:
Keten Lokale Democratie
Ontwikkeling Wet Elektronische Publicatie
Lokale Democratie
Wet Open Overheid
Product & Dienstverlening
Herpositionering & herintroductie Zaakgericht Werken
Processen Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht ▪ Wet- en regelgeving; ▪ Organisatiegegevens; ▪ Raadsstukken; ▪ Bestuursstukken; ▪ Stukken van adviescolleges; ▪ Convenanten; ▪ Jaarplannen en -verslagen; ▪ Wob/Woo-verzoeken; ▪ Onderzoeken; ▪ Beschikkingen; ▪ Klachten. ▪ ▪ ▪ ▪
23
Producten & diensten Burgerzaken Meldingen Openbare Ruimte Raads- en Collegevoorstellen Subsidieproces
10
Ruimtelijke Ordening (de planning hiervan schuift mee met het uitstel van nieuwe omgevingswet) Bedrijfsvoering
3.
Invoering nieuwe omgevingswet met Digitaal Stelsel Omgevingswet
▪ ▪ ▪ ▪
Vergunningsproces APV Toezicht & Handhaving Reguliere vergunningenproces Complexe vergunningenproces
Basis op orde
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Scan- en registratieprocessen Systeembeheerprocessen Applicatiebeheerprocessen Migratieprocessen Contractmanagement Service Level Management Leveranciersmanagement Overbrenging Vernietiging
Dit punt gaat over het gaan vervangen van analoge informatie door digitale kopieën. Hiervoor is een Handboek Vervanging benodigd, dat de kaders schetst waarbinnen vervanging kan worden toegepast. Dit Handboek is voor de gemeente Zeist zo goed als af, en zal aan het college worden aangeboden ter vaststelling. Vanaf het moment dat het Handboek Vervanging is vastgesteld kan vervanging toegepast worden. We beginnen met het toepassen van vervanging bij de processen die in het nieuwe zaaksysteem worden ondergebracht. Bij de aanbesteding van dit systeem is actief beoordeeld op dossiervormingsen archiveringsfunctionaliteiten, dus de technische basis voor vervanging is in het zaaksysteem als beheersysteem aanwezig. Vanaf dat punt kijken we verder naar processen die in specifieke vak applicaties zijn ondergebracht, denk bijvoorbeeld aan het Sociaal Domein. Vanuit die basis wordt vervanging geleidelijk maar gericht meer en meer toegepast.
4.
Dit punt gaat er onder meer over dat digitale vernietiging in het oude zaaksysteem niet mogelijk was. Dit moet alsnog georganiseerd worden. Met de geplande acties komt voor dat specifieke gedeelte de digitale vernietiging op het peil waar het zou moeten zijn.
5.
De instrumenten zoals hierboven benoemd ontbraken nog in de gemeente Zeist, maar worden allen in Q1 2022 opgeleverd. Deze instrumenten hanteren we om op gestructureerde wijze de grip op onze informatiehuishouding te vergroten. We zullen de instrumenten in de praktijk toetsen en aanscherpen.
6.
De gemeente Zeist had nog geen Kwaliteitssysteem of een Kwaliteitshandboek. Hier is in 2021 hard aan gewerkt, en het Kwaliteitshandboek is inmiddels opgeleverd. Op basis van dit Kwaliteitshandboek is in Q1 2022 op de kritische processen bij team Informatievoorziening een één-meting uitgevoerd. Met de resultaten uit deze analyse scherpen we het plan van aanpak uit punt 2 aan.
7.
Een inspectie en toets van de quarantaineruimte en archiefruimten wordt meegenomen in de jaarlijkse archiefinspectie.
8.
Gemeente Zeist heeft de e-depotvoorziening aangeschaft voor een periode van twee jaar. In deze periode gaan we pionieren en experimenteren met hoe we het e-depot willen gaan inzetten. In dat proces worden de wettelijke eisen aangehouden, zodat de voorziening niet alleen functioneert zoals wij willen dat hij doet, maar dat daarbij ook wordt voldaan aan de wettelijke eisen die aan een e-depotvoorziening worden gesteld. Periodieke toetsing van het functioneren van de applicatie maakt onderdeel uit van het pionier-proces.
9.
Een analyse wordt uitgevoerd van de mate waarin het archief- en informatiebeheer binnen gemeenschappelijke regelingen is gedocumenteerd. Hiervoor worden de overeenkomsten van alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Zeist deelneemt onder de loep genomen. Vanuit daar worden waar nodig actualisaties aangebracht in de
gemeenschappelijke regelingen rondom het archief- en informatiebeheer. De daadwerkelijke actualisaties zullen doorlopen richting 20 archivaris benoemen die zich onder meer hierop zal richten.
24
25