22VRAAG047 Beantwoording (03-10) raadsvragen NDZ over Archief(wet)

Nummer vraag Datum vraag Datum beantwoording Datum raad

: : :

22VRAAG047 21 september 2021 30 september 2022 08 november

Zaaknummer 56531

FORMULIER (BEANTWOORDING) RAADSVRAGEN

Soort Vragensteller Onderwerp

: : :

Schriftelijk te beantwoorden Jan Bredius (NieuwDemocratischZeist) Archief

Geacht college, Op 6 september 2022 heeft de raad de raadsinformatiebrief interbestuurlijk toezicht 2021 (RIB22.099) ontvangen. N.a.v. deze brief hebben we de volgende vragen over het onderdeel Archiefwet. 1.

In deze brief staat aangegeven dat begin 2022 door het college een archiefvisie en uitvoeringsplan is vastgesteld. In de 1e berap 2022 (pagina 51) is e.e.a. ook aangegeven. Kan het college aangeven waarom de archiefvisie en uitvoeringsplan 2022 niet er vaststelling aan de gemeenteraad is aangeboden? De vorige archiefvisie uit 2017 is wel door de gemeenteraad op 4 juli 2017 vastgesteld. Antwoord: In 2017 is de archiefvisie “Vindbaar, Toegankelijk, Duurzaam” vastgesteld door de gemeenteraad. Deze archiefvisie is opgesteld door een extern deskundige (Erika Hokke) en we staan nog steeds achter de inhoud van deze visie. Begin 2022 is de archiefvisie en met name het uitvoeringsplan geactualiseerd en is de aansluiting gezocht bij de huidige ontwikkelingen. Omdat de inhoudelijke insteek van de visie niet is veranderd, heeft het college de actualisering beoordeeld als een uitvoeringsvraagstuk en om die reden niet voorgelegd aan de raad.

2.

Kan het college de nieuwe Archiefvisie en uitvoeringsplan uit maart 2022 naar de gemeenteraad sturen. Antwoord: Vanzelfsprekend. Zie bijlage.

3.

Heeft er een evaluatie van de Archiefvisie 2017 plaatsgevonden voordat de nieuwe Archiefvisie 2022 door het college is vastgesteld? Zo ja, wat waren de resultaten? Zo nee, waarom niet. Antwoord: Belangrijkste reden voor het opstellen van de nieuwe archiefvisie was actualisering en aansluiting op de huidige ontwikkelingen. Daarbij is vanzelfsprekend de vorige archiefvisie intern geëvalueerd. Conclusie daarin was dat we inhoudelijk nog achter de inhoud staan, maar dat we in de uitvoering een fasering moeten aanbrengen in wat we op welk moment doen in aansluiting op onder ander de landelijk ontwikkelingen. Dit is verwerkt in de geactualiseerde visie en het uitvoeringsplan.

4.

In de RIB 22.099 wordt aangegeven dat de gemeente Zeist onder verscherpt toezicht staat. Wat zijn de oorzaken hiervan? En wat is de relatie met de archiefvisie uit 2017? Antwoord: Op 4 oktober wordt er een collegevoorstel in het college behandeld met betrekking tot het informatiebeheer. Daarin is ook een RIB ingesloten die bij vaststellen van collegevoorstel direct na het college met de raad wordt gedeeld. In deze RIB wordt onder andere nader ingegaan op bovenstaande vraag.

5. In de RIB 22.099 staat bij resultaat aangegeven dat in 2022 de basis wordt gelegd om in de komende periode stap voor stap de achterstanden op orde te brengen. Kan het college aangeven wanneer e.e.a. op orde is en hoe het proces er uit ziet? Antwoord: Ook hier verwijzen we naar de RIB die na vaststelling aan het college op korte termijn met de raad wordt gedeeld.

Vindbaar, Toegankelijk, Duurzaam Archiefvisie 2022 - 2026 Richtinggevend perspectief voor het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Zeist.

v 01

Jos van den Berg (strategisch informatieadviseur gemeente Zeist)

Actualisering visiestuk

Opmerkingen van Aanvoerders Informatiemanagement en Strategische v 02 v1

Informatieadviseurs verwerkt

Jos van den Berg

Uitvoeringsplan toegevoegd

Jos van den Berg

Aanleiding De archiefvisie 2017 - 2020 werd opgesteld aan de hand van twee vragen van het college over de toekomst van het gemeentearchief van Zeist. Als eerste de vraag ‘welke rol de gemeente en in het bijzonder het gemeentearchief heeft als bron van informatie over de geschiedenis van Zeist in het maatschappelijk veld op het vlak van cultuurhistorie.’ En ten tweede de vraag ‘of en welke rol het gemeentearchief heeft in het samenwerkingsverband Geheugen van Zeist.’ Dit samenwerkingsverband met elf erfgoedpartners heeft als doel de geschiedenis van Zeist zichtbaar te maken. Het werd uiteindelijk een visie, die een bredere invulling kreeg dan de oorspronkelijke vraag. Naast de ‘toekomst van het verleden’ schetste de archiefvisie 2017 – 2020 ook een ‘toekomst voor het heden’. Het gaf een richtinggevend perspectief op het omgaan met analoge én digitale overheidsinformatie die de gemeente Zeist nu en in de toekomst ontvangt, creëert en beheert. Een logische uitbreiding, aangezien er al digitaal werd gewerkt. Deze Archiefvisie 2022 – 2026 geeft een actualisering. In de tussentijd is de wereld niet stil blijven staan. Het is, mede door de coronacrisis, in een versnelling terecht gekomen als we het hebben over de informatiemaatschappij. Waar de vorige archiefvisie sprak over informatie als “waardevolle” grondstof, is dit inmiddels verandert in informatie als “onmisbare" grondstof.

Zonder de beschikbaarheid van de digitale leefwereld lopen we inmiddels vast in de fysieke wereld. Ook in onze werkomgeving is de digitalisering nog verder toegenomen, doordat Nederland massaal thuis is gaan werken vanwege de coronacrisis. We overleggen digitaal en werken samen aan digitale documenten zoals dit document. Voor een belangrijk deel zal dit naar verwachting in de toekomst zo blijven. Managementsamenvatting De kaders en uitgangspunten van de vorige Archiefvisie blijven actueel. Er is echter wel een verschuiving in de verwachtingen rondom overheidsinformatie vanuit de maatschappij. Daarnaast is in de tussentijd een nieuwe informatievisie (eind 2019) ontwikkeld. Deze informatievisie volgt de methodiek om de gemeentelijke informatievoorziening door te ontwikkelen gestuurd vanuit maatschappelijke opgaven en ketens. De actualisering van de archiefvisie richt zich primair op deze twee ontwikkelingen. De eerste ontwikkeling is dat we zien dat informatiegelijkheid en privacy/veiligheid van nóg groter belang zijn geworden in de samenleving. Onze ambities passen we daarop aan. Hier speelt mee dat we tijdens het schrijven van deze archiefvisie onder actief toezicht van de Provincie zijn komen te staan.

Hoewel we wel de juiste dingen doen, is de te lage snelheid waarmee we de transitie van analoog naar digitaal zetten de oorzaak van dit actieve toezicht, Daarnaast vereist de nieuwe Archiefwet dat we de rol van Archivaris beleggen binnen onze organisatie, iets wat we op dit moment niet zo ingericht hebben. Dit vereist ook weer extra capaciteit. Opgeteld vergt dit alles (ambities,

1

versnelling, invulling archivaris rol) een structurele investering in kwaliteit en capaciteit binnen het team Informatiemanagement (IM). De tweede ontwikkeling is dat we het uitvoeringsplan bij deze archiefvisie anders vormgeven, namelijk in lijn met de methodiek uit de Informatievisie. Beide ontwikkelingen worden hieronder verder toegelicht. Verschuiving van focus Binnen de informatiemaatschappij zijn twee informatiebehoeften van nóg meer belang geworden sinds het schrijven van de vorige Archiefvisie, ze vormen de standaard waaraan overheidsinformatie moet voldoen. Het zijn “informatiegelijkheid” en “privacy en veiligheid”. Het lastige is dat deze twee informatiebehoeften niet altijd goed samengaan. We zullen het beheer van onze informatiehuishouding op beide informatiebehoeften richten, maar wel in balans met elkaar. “Informatiegelijkheid” betekent dat inwoners en organisaties over dezelfde informatie beschikken als de gemeente, waar mogelijk op hetzelfde moment. Het is niet meer acceptabel dat we als gemeente in de wachtstand zitten totdat een inwoner of organisatie met een verzoek tot informatie komt. Zeker na de Toeslagenaffaire is actieve transparantie een vereiste geworden. Het betrouwbare imago van de overheid heeft daaronder geleden.

Betrouwbaarheid wordt in onderzoek onder de Nederlandse bevolking dan ook genoemd bij de drie belangrijkste speerpunten voor de overheid de komende jaren. Informatiegelijkheid door actief transparant te zijn is een belangrijk middel om het vertrouwen terug te winnen. “Privacy en veiligheid van informatie” is de tweede standaard waaraan onze informatie moet voldoen. Voorbeelden te over dat de behoefte aan privacy en veiligheid een enorme vlucht hebben genomen de afgelopen jaren. Informatiegelijkheid is dus een vereiste, maar dan wel volgens de regels van privacy, op veilige wijze. Dit wil nog wel eens botsen en geeft ons om die reden de nodige overwegingen om hier de juiste balans in te vinden. Informatiegelijkheid, met inachtneming van privacy en veiligheid, betekent dat we gemeentelijke informatie die tot stand komt, meteen delen met de inwoner. Bijvoorbeeld het besluit op een aanvraag. Dit besluit maakt net als de aanvraag direct deel uit van de archiefopbouw, en moet dan ook vindbaar, toegankelijk en duurzaam opgeslagen worden zodat de inwoner direct een betrouwbaar inzicht krijgt. En dit geldt voor alle soorten informatie die we delen met de maatschappij, actueel en historisch.

Voor onze organisatie betekent dit het volgende: Het informatie- en archiefbeheer moet de keten beslaan vanaf creatie van informatie tot archivering en het gebruik ervan door inwoners en bedrijven, onderzoekers, onszelf en door mede-overheden. Het betekent bovendien nauwe samenwerking met de erfgoedpartners in het zichtbaar maken van de geschiedenis van Zeist: als bronhouder, partner en ondersteuner (facilitator) voor een diversiteit aan activiteiten. Uitvoeringsplan richten op de maatschappelijke opgaven en keteninnovaties Behalve de hierboven besproken standaarden waaraan ons informatie- en archiefbeheer moet voldoen, wordt deze Archiefvisie ook in samenhang gebracht met de huidige Informatievisie van onze gemeente. Deze samenhang heeft vooral impact op de aanpak voor het uitvoeringsplan dat aan deze archiefvisie verbonden is (zie laatste pagina's). De Informatievisie is een methodiek om in samenhang en met focus vernieuwingen op informatiegebied te implementeren. Daartoe hebben we de brede gemeentelijke informatievoorziening opgedeeld in ketens, zodat we per keten gericht kunnen innoveren op basis van de maatschappelijke opgaven (onder meer verwoord in het Hoofdlijnenakkoord) die voor ons liggen. Een voorbeeld is de keten Product & dienstverlening, wat voor een belangrijk deel bestaat uit de processen bij Burgerzaken.

De maatschappelijke opgave is: groeien richting excellente dienstverlening. Daartoe willen we de inwoner onderdeel maken van de keten. Dat wil zeggen dat we een inwonerportaal aan willen bieden,

2

waar de inwoner alle (aan)vragen kan inzien en kan indienen. Dit volgens de strategische informatiebehoeften toegankelijkheid, informatiegelijkheid en veiligheid. Hiertoe implementeren we in deze keten fasegewijs een samenhangend geheel van softwareoplossingen (website, e-diensten en zaaksysteem inclusief klantportaal) ter ondersteuning van deze ambitie. De Informatievisie-methodiek passen we ook toe op het uitvoeringsplan onder deze archiefvisie. We willen de verschillende innovaties in de ketens laten bijdragen aan het goede leven in Zeist. Daarvoor is een vereiste dat de informatie die gebruikt wordt in de keten betrouwbaar, vindbaar en duurzaam moeten zijn. En wel vanaf de start van de nieuwe ontwikkeling in die keten. Daarom implementeren we het uitvoeringsplan in lijn met de keteninnovaties, in samenhang en met focus. Dit betekent dus ook dat we niet gelijktijdig over de volle breedte van de gemeentelijke informatiestromen inzetten. We werken stapsgewijs naar een hoog niveau van onze gemeentelijke informatie en kiezen daarvoor per jaar de ketens waarop we dat doen. De archiefvisie wordt in lijn gebracht met de informatievisie. De uitvoering zal gestuurd worden door te denken vanuit maatschappelijke opgaven en de daarvoor benodigde innovaties in ketens.

Dit betekent dat we verbeteringen keten/procesgericht (prioritering per jaar) doorvoeren en dus niet parallel over de volle breedte de informatiehuishouding op hoger niveau gaan brengen. Om de uitvoering te versnellen zal een structurele investering in kwaliteit en capaciteit nodig zijn voor het team Informatiemanagement.

Leeswijzer Deze Archiefvisie bestaat uit drie delen. De eerste paragraaf geeft aan wat de ontwikkelingen zijn. Deze variëren van een ontwikkelend wettelijk kader (Nieuwe Archiefwet, Wet Hergebruik, Wet Open Overheid, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Auteurswet, Wet Digitale Toegankelijkheid, Wet Elektronische Publicatie) tot veranderend archief (digitaal in plaats van papier). En van veranderende overheid tot veranderende behoefte bij inwoners, bedrijven en onderzoekers. In de tweede paragraaf volgt een beschrijving van de vijf principes die voor Zeist richtinggevend zijn als het gaat om informatie- en archiefbeheer. De laatste paragraaf van deze Archiefvisie beschrijft beknopt, aan de hand van vier werkpakketten waar we nu staan in de ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer en hoe we, in samenhang met de informatievisie, verder gaan. Dit laatste is gedetailleerder uitgeschreven in een uitvoeringsplan, dat als zelfstandig leesbare bijlage bij deze Archiefvisie is gevoegd.

3

Wat speelt er? Deze paragraaf geeft aan waarom Zeist toe is aan een actualisering van de Archiefvisie. Het schetst het kader (of een deel daarvan) waarbinnen Zeist opereert. Een kader dat van invloed is op de inrichting van de archieffunctie. Een kader bovendien, waarin veel ontwikkelingen plaats vinden. Ontwikkelingen die het beheer van informatie tot een dynamisch takenpakket maken.

De basis: goed, geordend en toegankelijk De ontwikkeling van de digitale informatiemaatschappij is de laatste jaren in een versnelling geraakt. We moeten juist daarom terug kunnen blijven vallen op een solide basis van uitgangspunten. De Archiefwet blijft deze basis: wij bewaren onze informatie in goede, geordende en toegankelijke staat. En dat gedurende de hele bewaartermijn: 1 jaar, 7 jaar, 10 jaar, 110 jaar, of blijvend, waarbij de wet formuleert dat er in geen geval noemenswaardige achteruitgang is van het materiaal. Overheidsinformatie moet beschikbaar zijn voor inwoner en bedrijf, bestuur, ambtenaar en mede-overheden. Om dit te realiseren, brengen we het blijvend te bewaren deel van ons archief dan ook over naar onze archiefbewaarplaats, het gemeentearchief. Dat overbrengen is niet zomaar een verplaatsen van wat dozen van de ene kast naar de andere. Het is een wettelijke verplichting aan de overheid en een recht van de inwoner. Overbrenging regelt namelijk dat die archieven volledig openbaar zijn voor iedereen die deze wil gebruiken voor bijvoorbeeld historisch onderzoek erin wil neuzen, of om welke reden dan ook. En het legt ons de verplichting op, die archieven tenminste 100 jaar leesbaar en toegankelijk te houden.

Overigens kunnen we bij het overbrengen die openbaarheid nog (een bepaalde periode) beperken, bijvoorbeeld als de archieven te veel persoonsgegevens bevatten. De Archiefwet regelt ook wie welke verantwoordelijkheid heeft, als het gaat om onze archieven. De formele verantwoordelijkheid, de zorg voor alle archieven (of ze nou zijn overgebracht of niet), ligt bij het college van Burgemeester en Wethouders. Dat betekent, onder andere, zorgen voor voldoende middelen, voor voldoende en deskundige mensen die deze archieven beheren en, vanaf invoering van de nieuwe archiefwet, voor het benoemen van een gemeentearchivaris. We hebben deze verantwoordelijkheid uitgewerkt in de Informatieverordening 2019 en het Besluit Informatiebeheer 2019. In Zeist is op dit moment de rol van gemeentearchivaris niet officieel belegd. Bij verstek ligt de verantwoordelijkheid van beheer op de archieven die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats bij de gemeentesecretaris. Hetzelfde geldt voor het toezicht in opdracht van B&W op het beheer van de nog niet overgebrachte archieven van de gemeente Zeist én van de samenwerkingspartners waar wij taken hebben uitbesteed (zoals gemeenschappelijke regelingen). Hierbij is een jaarlijkse rapportage verplicht. Deze rapportage wordt gebruikt voor de horizontale verantwoording aan de Raad en het interbestuurlijk toezicht van Gedeputeerde Staten.

Zowel het hierboven genoemde toezicht als de rapportage is door de gemeentesecretaris gemandateerd aan een externe archiefinspecteur. Naar verwachting wordt de nieuwe Archiefwet in 2022, uitloop naar 2023, van kracht. Het benoemen van een gemeentearchivaris wordt daarbij verplicht, waarmee het toenemend belang van toezicht op overgebrachte en niet overgebrachte archieven wordt onderstreept. Het beleggen van de rol van gemeentearchivaris kan zowel intern als extern, maar Zeist zal aan deze verplichting voldoen. Papier is digitaal, het papieren archief koesteren wij In het papieren tijdperk was ‘goed, geordend en toegankelijk’ al een fikse opgave, maar toch ook overzichtelijk en afgebakend. Papier is immers geduldig en (met een beetje inspanning) eigenlijk altijd wel vindbaar en raadpleegbaar. Het digitale tijdperk geeft een andere uitdaging en die is de afgelopen jaren alleen maar groter geworden. Regelmatig is digitale dossierinformatie versnipperd opgeslagen in meerdere applicaties, die weer deels in de Cloud, deels binnenshuis staan. De hele keten, van inwoner tot aan de backofficemedewerker, creëert samen het digitale dossier. Het informatie- en archiefbeheer moet dan ook over de hele informatie-creërende keten actief

4

toezien, controleren én verbeteringen aandragen. Zodat we op vindbare, toegankelijke en duurzame wijze digitale dossiers vormen. Digitale informatie voert dus volledig de boventoon in het huidige en toekomstige tijdperk. Des te belangrijker dat we ons papieren archief blijvend koesteren. Het bijwerken en beschikbaar stellen hiervan blijft een basisrecht- en plicht. Andere informatiebehoefte bij inwoners Het digitale tijdperk betekent niet alleen dat informatie op een andere manier wordt bewaard, ook de wijze waarop informatie beschikbaar is en met informatie wordt omgegaan is veranderd. Informatie is inmiddels direct beschikbaar én direct te gebruiken, wij noemen dit “informatiegelijkheid” in de Informatievisie en Archiefvisie. We zijn inmiddels gewend om bediend te worden als het gaat om informatie. Op de smartphone check je je rekeningsaldo en doet direct een betaling in de supermarkt, je saldo wordt direct bijgewerkt op je scherm. Inwoners, bedrijven en ketenpartners willen dat beschikbare informatie naar hen toe komt en ze willen dit snel. Ze accepteren ook geen verschil in informatievoorziening meer tussen politiek en henzelf. Inspraak bestaat niet meer uit periodiek stemmen, maar ook uit het controleren van besluiten en voorstellen. Om actief mee te denken en te controleren is er dan ook de behoefte aan actueel inzicht in de beschikbare en toegankelijke informatie.

Informatiegelijkheid betekent praktisch dat we onze informatie actief én snel moeten delen met onze inwoners en organisaties. In dit kader gaat bijvoorbeeld de Wet Open Overheid ons verplichten vanaf 2022 (fasegewijs) elf categorieën van overheidsinformatie actief openbaar te maken. Maar dit is slechts een deel. In de dienstverlening willen inwoners actief op de hoogte gehouden worden over de voortgang van hun (aan)vraag, zoals ze dat inmiddels gewend zijn van commerciële bedrijven. Weer een ander punt is het data gedreven werken. Als we met behulp van data gericht willen handelen in de samenleving, zullen we ook daar transparant moeten zijn welke data we gebruiken en op welke wijze om tot dat handelen te komen. Informatiegelijkheid dus! Kortom, het informatie- en archiefbeheer moet dan ook gericht zijn op het direct in het creatieproces goed bewaren van nieuwe informatie en deze ter beschikking stellen aan inwoners en organisaties. Dit betekent dat al tijdens de creatie van informatie zorgvuldig moet worden gekeken naar het type informatie (is deze openbaar, niet openbaar, privacygevoelig, concurrentiegevoelig, etc). Als deze duiding niet direct wordt gedaan, op het moment dat in de keten documenten gecreëerd worden, betekent dit dat er een extra beoordeling achteraf nodig is. Dit vereist een hoge mate van snelle en correcte informatieverwerking in de gemeentelijke processen.

Bewustzijn, opleiding en een betrouwbare, accurate en snelle dataverwerking zijn daarom van groot belang. Rechten en plichten Alleen willen voldoen aan de vereisten van de Archiefwet is niet voldoende. Openbaarheid heeft zich, sinds Thorbecke zich er midden 19e eeuw over uitliet, ontwikkeld van een gunst van de overheid richting inwoner, naar een (grond)recht van inwoners en daarmee naar een plicht voor het openbaar bestuur. Er is een complex aan informatie gerelateerde wetgeving, met implicaties voor de wijze waarop wij als gemeente Zeist onze overheidsinformatie beheren en beschikbaar stellen. De Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Open Overheid, de Wet Hergebruik Overheidsinformatie, de AVG en het Auteursrecht geven inwoners enerzijds recht op overheidsinformatie en het hergebruik van informatie, maar anderzijds ook recht op privacy en recht op intellectueel eigendom. Daarnaast borgen deze wetten ook dat concurrentiegevoelige informatie en veiligheidsgevoelige informatie niet openbaar wordt en dat belanghebbenden een zienswijze kunnen indienen voor zover het informatie van of over hen betreft. In Zeist hanteren we het uitgangspunt dat overheidsinformatie in principe openbaar is, ‘tenzij…’. Het actief openbaar maken van informatie betekent dat anderen informatie kunnen hergebruiken.

Niet alleen in (historisch) onderzoek, maar ook voor het maken van plannen en het ontwikkelen van handige apps voor open data. Daarnaast speelt het actief openbaar maken in op de razendsnelle ontwikkeling van misinformatie via allerlei digitale kanalen, zoals Social Media. Een manier om met misinformatie, onder meer via “deepfake”, om te gaan is het actief delen van gemeentelijke beweegredenen voor bepaalde besluiten.

5

De ontwikkelingen bij elkaar aanschouwend, is het dan ook niet de vraag òf informatie openbaar moet worden gemaakt, maar op welke wijze dit kan worden gedaan en of dit eerder kan dan het formele moment van overbrenging (volgens de Archiefwet). Centraal voor ons staat dat overheidsinformatie ook voor eenieder een onmisbare bron is. Andere organisatie van de overheid De tijd dat overheidsorganisaties afzonderlijke eilandjes waren is al lang voorbij. De verdiepingen van het huis van Thorbecke zijn op alle mogelijke manieren met elkaar verbonden en vervlochten geraakt. Overheden werken in veel, veelsoortige en veelvormige verbanden samen, niet alleen met elkaar maar ook met private partijen. Vormen als ketensamenwerking, publiek-private samenwerking, uitbesteding van taken via een Dienstverleningsovereenkomst, bundelen van activiteiten in verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen zijn gemeengoed geworden. Organisaties die in dergelijke samenwerking één overheidsproces uitvoeren ten behoeve van overheid, inwoners en bedrijven (bijvoorbeeld sociaal domein, omgevingsdiensten) zijn sterk afhankelijk van elkaars informatie. Een keten is echter zo sterk als de zwakste schakel, en dat geldt hier ook. Tekortkomingen in het informatie- en archiefbeheer bij de ene ketenpartner, levert risico’s bij de anderen.

Formeel is het zo, dat iedere overheidsorganisatie verantwoordelijk blijft voor het eigen archief en goed informatieen archiefbeheer. Ook als taken door een andere organisatie worden uitgevoerd. Dit geldt overigens alleen bij het mandateren van taken, niet bij delegatie of attributie. Voor Zeist betekent dit dat het geheugen van Zeist niet alleen binnen de muren van onze eigen gemeente wordt gevormd, maar ook bij de organisaties waar via mandatering taken zijn belegd. Dit zijn de Omgevingsdienst Regio Utrecht, de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug, Gasdistributie Zeist en Omstreken, Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht, de Veiligheidsregio Utrecht, de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, de Coöperatie ParkeerService, de Afvalverwijdering Utrecht en het Reinigingsbedrijf Midden Nederland. Bij deze organisaties dragen Burgemeester en Wethouders van Zeist bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de dossiers die gevormd worden bij de taken die zij voor Zeist uitvoeren, niet voor de taken die zij voor de andere aangesloten gemeenten uitvoeren. Het team Informatiemanagement houdt toezicht op het beheer van de nog-niet overgebrachte archieven die ontstaan bij die taakuitvoering. In de praktijk houden wet niet op al deze organisaties toezicht, maar alleen op degene die in Zeist gevestigd zijn (OdrU, RSD en GZO).

Voor de overige organisaties is ambtelijk afgesproken dat het toezicht daarop wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris van de vestigingsplaats of door de provinciearchivaris en dat toezichtinformatie wordt uitgewisseld met team Informatiemanagement. Dit om te voorkomen dat iedere gemeente op inspectie gaat bij iedere gemeenschappelijke regeling. Doorontwikkeling informatie- en archiefbeheer De bovenstaande ontwikkelingen (archiefwet, papier is digitaal, informatiegelijkheid met inachtneming van privacy en veiligheid, transparantie als plicht, de gemeente in het netwerk) maken dat de veelgehoorde uitspraak “Archiveren is vooruitzien” leidend is. Het gaat om het realiseren van duurzame, vindbare en toegankelijke overheidsinformatie. Dit kan onder meer bereikt worden door “archivering by design”, door bij de vormgeving en inrichting van processen/ketens al te bepalen hoe de dossiervorming en archivering opgebouwd en gestuurd kan worden. Het betekent dat we het informatie- en archiefbeheer als één functie over de hele keten moeten door ontwikkelen. Deze doorontwikkeling heeft betrekking op zowel de informatiehuishouding van onze eigen gemeentelijke organisatie, als op het beheren en beschikbaar stellen van ons historisch archief door het gemeentearchief.

Waar dit voorheen twee werelden waren, met ‘dynamisch archief’ dat na een tijdje als ‘oud archief’ werd overgebracht naar het gemeentearchief, moet dit nadrukkelijk een keten worden: een archieffunctie van de gemeente Zeist. Deze visie en de leidende principes voor Zeist in de volgende paragraaf beslaan de volledige archieffunctie en moet gezien worden als de ‘paraplu’ voor het aandachtsgebied.

6

Wat zijn de leidende principes van Zeist? Deze paragraaf geeft de visie van Zeist weer, in de vorm van 5 leidende principes. De principes starten vanuit (1) de informatie (die is onmisbaar), stelt (2) dat die informatie vindbaar, toegankelijk en duurzaam moet zijn (want anders heb je er niks aan, heeft het geen waarde). De paragraaf beschrijft vervolgens twee gedachten over hoe dit georganiseerd moet worden. Allereerst (3) de publieksfunctie blijft in Zeist (dus het ondersteunen van het gebruik van archieven, gebruik door zowel externe onderzoekers als intern door eigen medewerkers) en vervolgens (4) de overige archieffuncties moet Zeist goed uitvoeren, maar bij voorkeur in samenwerking met anderen. Om dan tot slot (5) te stellen, dat archiveren niet alleen iets is van de medewerkers van het team Informatiemanagement (Gemeentearchief Zeist en DMA), maar dat geheugen-vorming iets is van iedere ambtenaar en bestuurder van Zeist.

1.

Informatie is een onmisbare grondstof met (toekomst)waarde

In deze visie doen we allereerst een uitspraak over de overheidsinformatie zelf, het archief van de gemeente. Dit is geen ‘oud papier’, maar een waardevolle bron van informatie vanaf het moment dat het ontstaat. Waarde voor onszelf: we hebben deze informatie nodig bij de uitvoering van onze taken, voor zorgvuldige en snelle dienstverlening, bij het ontwikkelen en uitvoeren van een adequaat, verdedigbaar en traceerbaar beleid, bij het afleggen van verantwoording, als interne kennisbron etc. Voor een transparante, samenwerkende en betrouwbare overheid zijn de eigen digitale en papieren dossiers onmisbaar. Ons archief heeft ook waarde voor anderen, we spreken dan over de ‘hergebruikwaarde’ van het archief. Het heeft een cultuur-historische waarde als het ‘geheugen van Zeist’. Het archief is de primaire bron voor al het onderzoek naar de ontwikkeling van Zeist, de bedrijvigheid in Zeist, de bewoners van Zeist. We zijn gewend om overheidsinformatie in te delen in ‘actueel’ en ‘historisch’. Maar wat vandaag historisch lijkt, kan morgen enorm actueel zijn. In plaats van te denken in oud-nieuw of actueel-historisch is het interessant om ons archief te bekijken via de bril van de circulaire economie. In de circulaire economie is alles een grondstof, het maximaliseren van de herbruikbaarheid van producten en grondstoffen staat centraal.

Door die bril bekeken is er sprake van een grondstof met toekomstwaarde. Als we gaan denken in de waarde die informatie heeft voor onszelf en voor anderen, dan moeten we ook nadenken over de risico’s die ontstaan als we niet beschikken over die betrouwbare, actuele en historische informatie. Welk risico lopen we, als het dossier niet compleet is? Als het niet vindbaar is? Als de informatie gewijzigd blijkt te zijn nadat we een besluit hebben genomen? Als we ons niet kunnen verantwoorden? Als we geen lering kunnen trekken uit eerder uitgevoerde projecten, omdat de stukken niet meer vindbaar zijn? Concretiseren in uitvoering, voor Zeist betekent dit: •

Zorgen voor brede bewustwording en competentieontwikkeling (activiteit 4.3)

•

Zorgen voor sturing en horizontale verantwoording (activiteit 4.4)

2. Overheidsinformatie van Zeist is vindbaar, toegankelijk en duurzaam Omdat onze overheidsinformatie waardevol is, voor onszelf en anderen, moeten we er goed voor zorgen. De tweede leidende gedachte in onze visie op het informatie- en archiefbeheer van Zeist is dan ook dat overheidsinformatie (het archief) vindbaar, toegankelijk en duurzaam moet zijn, om van waarde te kunnen zijn voor onszelf en anderen. Er is veel discussie over de vraag wat vindbaar, toegankelijk en duurzaam is. We volgen de definities die landelijk vastgesteld zijn. Vindbaar wil zeggen dat iemand die overheidsinformatie zoekt, deze ook kan vinden binnen een aanvaardbare tijd en tegen acceptabele inspanning. Misschien ten overvloede, maar vindbaar wil ook zeggen

7

vindbaar voor mensen met een visuele of andere beperking. Natuurlijk realiseren we vindbaarheid alleen onder de voorwaarde dat hij of zij de gewenste informatie ook mag inzien, of het nu medewerkers intern of burgers zijn. Hij of zij krijgt alle – maar dan ook uitsluitend die – informatie gepresenteerd die voor hem of haar relevant is. Informatie die een gebruiker niet mag inzien, mag voor hem niet vindbaar zijn. Informatie kan bijvoorbeeld afgeschermd zijn als er sprake is van persoonsgegevens. Openbaarheidsbeperkingen, autorisaties (wie mag wat zien), het zijn belangrijke aspecten bij het realiseren van vindbaarheid. Toegankelijk wil zeggen dat de gevonden overheidsinformatie beschikbaar, interpreteerbaar, volledig, betrouwbaar en authentiek is. Oftewel, de overheidsinformatie moet zonder technische of procedurele belemmeringen geopend en gelezen kunnen worden en de persoon die dat doet, moet ervan uit kunnen gaan dat de overheidsinformatie dan volledig, authentiek en betrouwbaar is. Duurzaam wil tenslotte zeggen dat de overheidsinformatie ook in de toekomst (her)bruikbaar is, ook in de toekomst moet de informatie vindbaar en toegankelijk zijn. Het betekent dat informatie bestand moet zijn tegen verandering, vanaf het moment van ontstaan en zo lang als noodzakelijk. Dus minimaal zo lang als de informatie volgens de selectielijst bewaard moet worden.

Dat is niet alleen de duurzaamheid van het opslagformaat, opslagmedium en de systemen. Van even groot belang is informatiebeveiliging, het is natuurlijk niet de bedoeling dat buitenstaanders de systemen hacken en ongeoorloofd informatie vinden, lezen of verspreiden. Om informatie te beschermen en zo duurzaam beschikbaar te hebben, heeft de gemeente Zeist een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Overheidsinformatie moet ook bestand zijn tegen andere veranderingen, bijvoorbeeld verandering van taken of organisatievorm. Als de gemeente Zeist, om welke reden dan ook, besluit een bepaalde taak niet meer zelf uit te voeren, dan moeten de dossiers die daarbij zijn ontstaan wel vindbaar en toegankelijk blijven. Niet alleen nu, maar ook over een maand, een jaar of (afhankelijk van de bewaartermijn) 100 jaar. Realiseren van vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie betekent werken conform de bestaande professionele standaarden voor archief- en informatiemanagement (ook wel recordmanagement genoemd). Wij hanteren voortaan de NEN-ISO 15489-1:2016 norm voor Records Management en de overige in de Archiefregeling 2009 genoemde ISO-normen. Het betekent ook constante aandacht voor de kwaliteit van de informatie en het blijvend realiseren van vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid.

Hiervoor richt Zeist een kwaliteitssysteem in, conform de verplichting in artikel 16 van de Archiefregeling 2009, waarmee wij via Plan-DoCheck-Act zorgen voor constante verbetering van het informatie- en archiefbeheer. We gaan de huidige hybride situatie, met papieren en digitale dossiers, beëindigen en maken het digitaal archief leidend. Tenslotte zorgen wij voor een e-depot functionaliteit, waarmee wij duurzame vindbaarheid en toegankelijkheid van onze overheidsinformatie borgen, zodat onze digitale archieven net als onze papieren archieven voor de eeuwigheid bewaard kunnen worden. Concretiseren in uitvoering, voor Zeist betekent dit: •

Digitaal werken, digitaal archiveren door ontwikkelen (activiteit 1.1)

•

Ontwikkelen Recordmanagementbeleid en –kader (activiteit 1.2)

•

Inrichten e-depot voor duurzame toegankelijkheid (activiteit 1.3)

•

Inrichten kwaliteitssysteem (activiteit 1.4)

•

Zorgen voor overzicht van digitale informatie (activiteit 2.1)

•

(analoge/digitale) dossiers op orde (activiteit 2.2)

•

Van hybride situatie naar digitaal leidend (activiteit 2.3)

•

Depot op orde (activiteit 2.4)

8

3. Toegang tot het geheugen van Zeist is lokaal geborgd Zoals we al eerder constateerden heeft een archief naast het mogelijk maken van transparante bedrijfsvoering ook een rol in ons cultureel erfgoed: het verhaal van Zeist. Cultureel erfgoed draagt bij aan de culturele verbinding binnen de samenleving, de regio en daarbuiten. We delen een geschiedenis met elkaar en die geschiedenis verklaart in veel gevallen waarom vandaag de dag de dingen zijn zoals ze zijn. De Deense filosoof Søren Kierkegaard zei: “Het leven kan alleen achterwaarts begrepen worden, maar het moet voorwaarts worden geleefd”. Het verhaal van Zeist is het delen waard. De juiste kennis van de geschiedenis en het delen van verhalen en feiten draagt bij aan het behoud van ons cultureel erfgoed, een gedeelde identiteit en is daarmee een bouwsteen van sociale cohesie en gedeelde trots. Hiervoor is een goed toegankelijk archief nodig dat op een laagdrempelige manier kan dienen als bron van historische informatie. Gezien het historisch unieke karakter van Zeist, gecombineerd met de wens om meer met die informatie te doen naar de eigen inwoners (en bezoekers), houden we de toegang tot dit geheugen van Zeist lokaal. Dit doen we, via het Historisch Informatie Punt (HIP) in de Publiekshal en via de website Geheugen van Zeist.

We doen het ook door onze archieven en collecties en die van het ZHG te beheren in de archiefbewaarplaats van Zeist. En we doen dit, door meer burgers als vrijwilliger te betrekken bij onze collecties en onze activiteiten. We willen geen eiland of tempel zijn met een schat aan mooie bronnen, die alleen een enkeling via een ingewikkelde zoektocht vindt. Het Historisch Informatie Punt is ingericht en zal een in het oog springende fysieke plek worden, waar de nieuwsgierigheid wordt geprikkeld. Niet alleen van genealogen en lokale historici die onderzoek komen doen, maar vooral ook van iedereen die met een ander doel het pand in stapt. Ditzelfde geldt voor Geheugen van Zeist, de digitale onderzoeksomgeving van ons en van onze partners. Het Historisch Informatiepunt en het Geheugen van Zeist zijn zowel een historische werkplaats als een informatiesupermarkt. De twee plekken, waar beginnende èn ervaren professionele onderzoekers direct aan de slag kunnen. Om onze collecties onder de aandacht van een breder publiek te brengen, investeren we komende jaren intensiever in het netwerk en samenwerkingsverbanden om de informatie ook via portals breder toegankelijk en raadpleegbaar te maken. Dat betekent ook dat we een deel van onze papieren collectie gaan digitaliseren. We verbreden onze dienstverlening in de studiezaal met digitale dienstverlening via onze website en deze portals.

Om in de toekomst de geschiedenis van het Zeist van nu te kunnen schrijven, zijn ook de archieven van individuele personen, maatschappelijke organisaties en bedrijven van belang. Zij maken deel uit van het Zeister geheugen. Het veiligstellen daarvan vereist een gerichte aanpak, zodat in de toekomst ook de geschiedenis van vandaag geschreven kan worden. Die gerichte aanpak betekent niet dat wij al die particuliere archieven zelf gaan beheren. Daarvoor is ons depot niet groot genoeg. De keuzes die we daarin moeten maken zijn maatwerk, maar als handvat voor onszelf en onze partners hebben we in 2018 wel een acquisitiebeleid opgesteld. We zullen particuliere archiefvormers actiever gaan adviseren over de wijze waarop zij zelf hun eigen archief goed kunnen beheren. En soms adviseren een particulier archief bij een andere archiefdienst onder te brengen, omdat het daar beter in het collectieprofiel past. Overigens hebben de meeste bedrijven, verenigingen, stichtingen en personen inmiddels het grootste deel van hun archief ook in digitale vorm. Dit nemen we dan op in ons e-depot. Concretiseren in uitvoering, voor Zeist betekent dit: •

Door ontwikkelen digitale dienstverlening (activiteit 3.2)

•

Samenwerken met erfgoedpartners (activiteit 3.3)

•

Betrekken vrijwilligers (activiteit 3.4)

4. Archieffunctie vervullen we in een netwerk Digitaal informatie- en archiefbeheer is een dynamisch en kennisintensief werkveld. Het vraagt veel gespecialiseerde kennis en vaardigheden om de gemeente Zeist te faciliteren op het gebied van duurzame

9

vindbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de overheidsinformatie. De gedachte dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk en duurzaam is, is alleen maar op een verantwoorde manier waar te maken als we op het gebied van cruciale werkzaamheden, zoals toezicht, advies en digitaal beheer, gaan samenwerken en deze werkzaamheden samen verder ontwikkelen. Het uitgangspunt hierbij is “Lokaal waar het moet, samen waar het kan”. Ook aan de erfgoedkant valt de archieffunctie in een netwerk uit te voeren, vooral als het gaat om de bredere publieksactiviteiten, zoals educatie, tentoonstellingen en publicaties. Wij zijn geen museum, wij zijn geen school en we zijn ook niet de lokale historicus, dat betekent dat we zelf geen tentoonstellingen, lessen of artikelen gaan maken. Onze rol is die van facilitator in het Zeister erfgoedveld, we steunen anderen met onze expertise en bronnen. Wij zorgen ervoor dat het netwerk dat wij hebben met onze erfgoedpartners op sterkte blijft, zodat zij (met onze bijdrage) deze brede publieksactiviteiten kunnen uitvoeren. Concretiseren in uitvoering, voor Zeist betekent dit: •

Inrichten e-depot voor duurzame toegankelijkheid (activiteit 1.3)

•

Samenwerken met erfgoedpartners (activiteit 3.3)

•

Archieffunctie vervullen in netwerk (activiteit 4.2)

5. ‘Ik vorm het geheugen van Zeist’ Het ligt voor de hand om informatie- en archiefbeheer in de handen van specialisten te leggen, mensen die ervoor opgeleid zijn en beschikken over de juiste competenties. Dat hebben we de afgelopen jaren gedaan, dat blijven we doen en dat gaan we versterken. Maar daarmee zijn we er niet. Bij lange na niet. Goed informatie- en archiefbeheer verdient aandacht van bestuurders en van alle collega ambtenaren. Dat is niet zozeer een kwestie van techniek, maar vooral van bewustwording en competenties. We moeten ons ervan bewust zijn, dat de archieffunctie een zaak is van de gehele gemeentelijke organisatie, niet alleen van team Informatiemanagement (IM). In ons hoofd, onze handen en onze genen moet ingebed worden, dat wij verantwoordelijk zijn voor de vormgeving van ons eigen korte en lange termijn geheugen. Doen we dat niet, dan wordt digitaal werken een risicovolle onderneming. Archiveren is integraal onderdeel van ieder werkproces. Vanaf het moment van creatie of ontvangst van informatie moeten we daar zorgvuldig mee omgaan. Alle medewerkers moeten bewust en bekwaam zijn in het vastleggen van informatie en de omgang met informatie. En dat moet zo gemakkelijk en gebruikersvriendelijk mogelijk voor ze gemaakt worden.

Ze moeten leren waarom het van belang is dat overheidsinformatie duurzaam toegankelijk en betrouwbaar is, wat hun rol daarbij is en hoe ze die waar kunnen maken. Op dat punt is er nog veel werk te verzetten. Overigens is Zeist daarin bepaald geen uitzondering. Maar, “wie koestert niet het ideaal van een geheugen, waarin zijn herinneringen veilig zijn?” (Douwe Draaisma, 2001) Concretiseren in uitvoering, voor Zeist betekent dit: •

Gericht inzetten van team Informatiemanagement (activiteit 4.1)

•

Brede bewustwording en competentieontwikkeling (activiteit 4.3)

•

Sturing en horizontale verantwoording (activiteit 4.4)

10

Wat gaat Zeist doen? In deze paragraaf schetsen we de contouren van de uitvoeringsagenda, die ook bij deze actualisering nog recht overeind staan. Deze bestaat uit vier werkpakketten met per werkpakket vier activiteiten. Per werkpakket/activiteit belichten we de huidige stand van zaken. Daarna zullen we het geplande vervolg voor komend jaar (2022) toelichten, waarbij we het Informatiemanagement door ontwikkelen in samenhang met onze Informatievisie. In een separaat uitvoeringsadvies is dit geplande vervolg verder uitgewerkt.

Samenhang en focus Eén plaatje kan meer zeggen dan duizend woorden. Daarom schetsen we hieronder eerst een samenhangend beeld van de onderdelen van het informatie- en archiefbeheer. Dat beeld wordt daarbij gerelateerd aan onze aanpak, met focus, voor de werkpakketten in 2022. In samenhang en met focus waarde toevoegen aan het Goede leven in Zeist is de methodiek die ten grondslag ligt aan onze Informatievisie. Die visie willen we in deze archiefvisie doortrekken.

Maatschappelijke ontwikkelingen & opgaven Wet Open Overheid

Archiefvisie in samenhang met de informatievisie

Ambities

Bewaarstrategie

Governance

Positionering e-depot conversie & migratie metadataschema

Regels voor juist gebruik softwareondersteuning

Richting WOO & WEP

Houding & Gedrag

Ontsluiting via Overheid.nl

Werkpakketten

Zaakgericht Werken

Kwaliteitshandboek & -systeem

Ontsluiting in klantportaal

PDCA op kwaliteit data & processen

Monitoren

Duurzaam

E-depot Inrichten volgens bewaarstrategie

(Handboek) vervanging (bij)Sturen

Ontsluiting in klantportaal

Data gedreven werken

Van hybride proces naar volledig digitaal

Ontsluiting via Dashboards

Actualiseren

Processen IV basis op orde

Archiefbewaarplaats & digitale dossiers

a)

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Focus 2022

De maatschappelijke ontwikkelingen & opgaven die van invloed zijn op ons informatie- en archiefbeheer hebben we in het eerste deel van deze archiefvisie besproken. Informatiegelijkheid met inachtneming van privacy en veiligheid zijn dé twee standaarden waaraan ons informatie- en archiefbeheer moet voldoen.

b)

De richting, onze te lopen koers, wordt vastgelegd in deze archiefvisie, maar wordt verder verfijnd door onze ambities om actief transparant te zijn (wet open overheid), onze bewaarstrategie intern en onze regels rondom het juiste gebruik van de software-ondersteuning.

c)

De focus voor 2022 ligt op de belangrijkste innovaties in onze gemeentelijke ketens. Deze nieuwe ontwikkelingen, die bijdragen aan excellente dienstverlening en actieve transparantie, moeten vanaf het begin ondersteund worden door een goed informatie- en archiefbeheer.

d)

Bewustzijn en monitoring gaan ervoor zorgen dat we verbeterslagen blijven maken.

e)

De aanpak voor de werkpakketten worden vanuit bovenstaande bepaald. De werkpakketten worden hieronder besproken.

11

Werkpakket 1: doorontwikkeling Digitaal werken, digitaal archiveren. Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van principe 1 “informatie is een onmisbare grondstof met (toekomst)waarde en principe 2 “overheidsinformatie is vindbaar, toegankelijk en duurzaam”. Om bruikbaar te zijn moet de informatie die door de gemeente Zeist wordt ontvangen of gecreëerd vindbaar en toegankelijk zijn. Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst. Zowel voor ambtenaar, bestuur, inwoners en onderzoekers. Wettelijke kaders (o.a. privacy, auteursrecht, openbaarheid, overbrenging) en gebruikerswensen zijn leidend bij de doorontwikkeling van het digitaal werken, digitaal archiveren. 1.1 Digitaal werken, digitaal archiveren. Stand van zaken (a) De basisuitgangspunten voor digitaal werken, digitaal archiveren zijn gedefinieerd. Het wijzigen of toevoegen van uitgangspunten blijft een continu proces, waarbij nieuwe ontwikkelingen soms nieuwe uitgangspunten behoeven. Denk hierbij als voorbeeld aan uitgangspunten voor het digitaal werken en archiveren voor MS Teams. (b) We werken nog niet overal volgens de uitgangspunten. Snelle ontwikkeling in de volle organisatiebreedte is lastig gebleken, waardoor we wel vooruitgang boeken, maar langzaam. Wat gaan we doen? We willen gericht door ontwikkelen.

Onze strategie is om het digitaal werken en digitaal archiveren meteen goed in te richten én te borgen (PDCA-cyclus) daar waar we met nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening bezig zijn. Deze ontwikkelingen in de gemeentelijke ketens zijn afgeleid van de Informatievisie, waarbij maatschappelijke opgaven leidend zijn. Voor een overzicht van de ketens en processen waar we op inzetten, zie de laatste pagina van deze archiefvisie. Tijdens het in werking stellen van de PDCA-cyclus voor deze set van processen, zullen we geleidelijk de volgende set van processen bepalen voor 2023. Waarom? Het is vitaal dat we ons richten op het “vanaf het begin goed doen”. Vernieuwing in dienst van het Goede Leven in Zeist geeft extra energie. Dat moeten we aangrijpen om onze mensen nog bewuster te maken van de keten waarin ze werken, hoe zij daarin hun waarde hebben, en waarom betrouwbare, vindbare en duurzame informatie daarbij zo belangrijk is. De focus op gerichte, snellere ontwikkeling én leercurve door vernieuwing dus, in plaats van de langzamere, stap-voor-stap ontwikkeling in de volle breedte. 1.2 Recordmanagementbeleid en –kader Stand van zaken (a) Het recordmanagementbeleid en –kader gemeente Zeist is voor een deel opgesteld •

De informatieverordening is in 2019 geactualiseerd en vastgesteld door college en raad

•

Het recordmanagementbeleid en -kader is vastgelegd in de verschillende visie-, strategische-, handboek- en governance documenten o

Uitvoeringsplan bij de archiefvisie

o

Kwaliteitshandboek

o

Handboek vervanging

o

Governance MS Teams

12

o

Bewaarstrategie

In Q1 2022, met uitloop naar april zullen alle bovenstaande beleids- en kaderdocumenten gereed zijn. (b) Aansluitend recordmanagement inrichten conform nieuw beleid

(c) Het collectiehulpverleningsplan voor de archieven in het beheer van het gemeentearchief is in 2019 vastgesteld door het college. Dit plan is in 2021 aangevuld met een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. Dit betreft de analoge archieven en het statische archief. Dus niet de semi-statische archieven, zowel analoog als digitaal. Wat gaan we doen? (a) De uitgangspunten voor positionering en inrichting van het e-depot zijn in concept ambtelijk vastgelegd. De verdere uitwerking door middel van het bewaar- en continuïteitsbeleid voor het e-depot wordt gedurende de edepot pilot (2022 en 2023) volbracht.

Waarom? Adequate inrichting van het informatie- en archiefbeheer veronderstelt dat op beleidsniveau een aantal zaken geregeld zijn. Dit zijn onder andere: •

Informatieverordening, waarin de zorg voor en het toezicht op de overheidsinformatie/archieven geregeld is. (ex Archiefwet 1995 art. 30) en Besluit informatiebeheer en mandaatbesluit(en), waarin de verantwoordelijkheid voor het informatie- en archiefbeheer is belegd.

•

Record managementbeleid, waarin de doelstellingen, middelen, wegen en prioriteiten om het informatie- en archiefbeheer te ontwikkelen en uit te voeren zijn beschreven. Met onderliggend Record managementkader, waarin de beheerinstrumenten voor het informatie- en archiefbeheer zijn uitgewerkt.

•

Bewaarbeleid (preservation policy) en continuïteitsbeleid, waarin is vastgelegd hoe de duurzaamheid en de duurzame toegankelijkheid van de overheidsinformatie/archieven zijn geregeld. Bewaarbeleid en continuïteitsbeleid zijn primair gericht op het e-depot.

•

Collectiehulpverleningsplan (als onderdeel van het gemeentelijk calamiteitenplan) waarin is vastgelegd hoe gehandeld moet worden als er sprake is van een calamiteit waar de archieven (overgebracht en niet overgebracht) door beschadigd kunnen raken. Denk aan calamiteiten als brand, overstroming.

1.3 E-depot voor duurzame toegankelijkheid Stand van zaken (a) De positionering van- en uitgangspunten voor het e-depot zijn in concept opgesteld. Tijdens de e-depot pilot zullen we dit verder verfijnen, uitschrijven en vaststellen. (b) Een e-depot is aangeschaft eind 2021 Wat gaan we doen? Het e-depot zal in 2022 (doorlopend in 2023) geleidelijk, projectmatig ingericht worden om de positionering en uitgangspunten in de praktijk te toetsen. Eind 2023 bepalen we de definitieve positie en daarbij horende doorontwikkeling van het e-depot. Waarom? Om de duurzame toegankelijkheid te realiseren heeft de gemeente Zeist een e-depot voorziening nodig. Een e-depot is “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging

13

en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” 1.4 Kwaliteitssysteem Stand van zaken (a) Een kwaliteitssysteem met kwaliteitshandboek is gereed voor vaststelling. Zoals vereist volgens Archiefregeling 2009 art. 16. De basis van het kwaliteitssysteem is gelegd aan de hand van handreiking KIDOlight van VNG (b) Een nulmeting is in 2021 verricht aan de hand van het kwaliteitshandboek. Een analyse met aanbevelingen is gedaan en opgevolgd, de Plan-Do-Check-Act cyclus is daarmee in gang gezet. Wat gaan we doen? In 2022 zal de één-meting verricht worden bij team Informatievoorziening, inclusief de daarbij horende PDCA-cyclus met analyse en aanbevelingen.

Waarom? Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de gemeente Zeist ervoor moet zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden (zowel analoog als digitaal) “voldoet aan de toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem”. Met een kwaliteitssysteem is de gemeente Zeist in staat om het proces van informatie- en archiefbeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit van de informatie (denk aan authenticiteit, betrouwbaarheid, vindbaarheid, toegankelijkheid, duurzaamheid) geborgd kan worden én continu verbeterd kan worden.

14

Werkpakket 2: analoge en digitale archieven op orde. Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van principe 1 “informatie is een onmisbare grondstof met (toekomst)waarde, principe 2 “overheidsinformatie is vindbaar, toegankelijk en duurzaam” en principe 3 “het geheugen van Zeist is lokaal geborgd”. De werkzaamheden richten zich op het op orde brengen (conform artikel 3 van de Archiefwet 1995) van de archieven (niet overgebracht en overgebracht) die al bij de gemeente Zeist aanwezig zijn en het inrichten van vervanging van analoge door digitale documenten. 2.1 Overzicht van digitale informatie Stand van zaken Als onderdeel van het kwaliteitssysteem zijn als eerste de informatiestromen voor de eerste kritische processen binnen team Informatievoorziening beschreven.

Wat gaan we doen? In 2022 zullen de informatiestromen verder uitgebreid worden voor de opgesomde geprioriteerde processen (zie laatste pagina van deze archiefvisie), inclusief de Plan-Do-Check-Act cyclus. Dit betekent dat we jaarlijks opnieuw de informatiestroom toetsen en waar mogelijk verbeteren. Zo werken we de komende jaren geleidelijk toe naar een overzicht, beschrijving én PDCA voor alle gemeentelijke processen.

Waarom? Binnen de gemeente Zeist wordt digitale informatie niet alleen beheerd in het zaaksysteem, de netwerkschijven en de (individuele) outlook-mailboxen, maar ook in diverse andere applicaties. Denk aan geo-informatie in ArcGis, de website, in het financieel systeem, etc. De gemeente Zeist is, op basis van Archiefwet 1995 art. 3, er verantwoordelijk voor dat •

deze informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt beheerd; en

•

deze informatie op termijn (conform de bewaartermijnen in de gemeentelijke Selectielijst) wordt vernietigd of wordt overgebracht naar het gemeentearchief.

Dat betekent dat bekend moet zijn welke informatie in welke applicaties wordt gecreëerd, beheerd of gebruikt. 2.2 (analoge/digitale) Dossiers op orde

Stand van zaken (a) We hebben de werkarchieven in kasten medewerkers geschoond en archiefmateriaal opgenomen in dossiers tijdens drie grote opschoonacties, genaamd wervelwind (1 t/m 3). De laatste opschoningsactie eindigt begin 2022. (b) We hebben los materiaal toegevoegd aan dossiers en overgebracht naar het gemeentearchief, dit is gereed tot aan 2009. Wat gaan we doen (a) We ondernemen geen grootscheepse opschoonacties meer. Medewerkers kunnen vanaf nu zelf actief deponeren bij het team Informatiemanagement. (b) We gaan los materiaal voor de periode 2009 - 2013 gereed maken voor overbrenging naar het gemeentearchief,

15

Waarom? Het aantal analoge dossiers is erg klein, bijna alle dossiervorming is digitaal. We gaan vanaf 2022 ook geleidelijk vervanging toepassen, waardoor het vormen van analoge dossiers niet meer nodig is. 2.3 Van hybride situatie naar digitaal leidend Stand van zaken Het Handboek Vervanging gemeente Zeist voor te bewaren en te vernietigen materiaal is opgesteld en wordt op korte termijn (Q1 2022) definitief gemaakt; vervolgens wordt dit handboek aangeboden aan het college voor collegebesluit Vervanging conform Archiefbesluit 1995 art 6; en besluitvorming Vervanging

Wat gaan we doen? In de lijn van de Informatievisie gaan we starten bij de keteninnovaties. We starten in 2022 dan ook met de processen in het nieuwe zaaksysteem voor de keten Product & dienstverlening. Daar worden de digitale documenten leidend, waarna we analoog materiaal vernietigen waarvan de digitale versie voldoet aan de vereisten die in het Handboek zijn gesteld. Als we in deze keten de vervanging op de rit hebben, breiden we de olievlek uit richting de andere keteninnovaties. Waarom? Om geleidelijk volledig digitaal werken en digitaal archiveren mogelijk te maken is het noodzakelijk om te komen tot papierloze werkprocessen. Om digitaal werken te realiseren dienen papieren documenten te worden vervangen door digitale documenten. Om digitaal archiveren mogelijk te maken, dienen deze digitale documenten te voldoen aan de eisen die de Archiefwet 1995 stelt. Ze worden daarmee leidend ten opzichte van de papieren versie. In de gemeente Zeist is vervanging door vaststelling van een handboek vervanging nog niet geregeld, documenten worden wel gedigitaliseerd. 2.4 Depot op orde Stand van zaken Een nieuwe Archiefbewerkingsproces voor de archiefbewaarplaats Zeist is opgesteld, het zwaartepunt is verschoven van beheer naar beschikbaarstelling. Dit conform de Informatievisie, met focus het proces afronden in plaats van in de volle breedte stapsgewijs vooruitgang boeken.

Wat gaan we doen? Ook het komend jaar uitvoering geven volgens het archiefbewerkingsproces, dit is een meerjarentraject Waarom? Een groot deel van de collectie in de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief is in goede materiele staat, is geordend en toegankelijk en is raadpleegbaar in de studiezaal van de gemeente Zeist. Een kleiner deel voldoet nog niet aan deze kwaliteitscriteria, deze archieven zijn nog niet geordende en toegankelijk. Om het onderzoek in deze archieven mogelijk te maken, moeten de archieven bewerkt worden (materieel verzorgd, geordend en beschreven) en moeten eventuele openbaarheidsbeperkingen vastgesteld worden.

16

Werkpakket 3: Geheugen van Zeist Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren principe 3 “het geheugen van Zeist is lokaal geborgd”. De werkzaamheden richten zich op het op het versterken van de rol van het gemeentearchief van Zeist in het erfgoedveld, het verder ontwikkelen van de dienstverlening en het planmatig (door)ontwikkelen van de collectie van het gemeentearchief tot een collectie waarin naast het overheidsarchief ook de archieven van bedrijven, maatschappelijke organisaties, personen en families zijn opgenomen. 3.1 Acquisitiebeleid Stand van zaken (a) Acquisitiebeleid is opgesteld. (b) We verzamelen informatie rondom de coronacrisis, dit betreft onder meer beeldmateriaal vanuit de gemeenschap en coronapagina's in de Nieuwsbode en Stadspers. We willen toewerken naar een hotspotmonitor rondom dit thema, een digitaal archief waarin we voor deze bijzondere periode de ervaringen van personen en families, bedrijven en maatschappelijke organisaties willen verzamelen en blijvend bewaren voor de toekomst. Wat gaan we doen? (a) Het veiligstellen van coronagerelateerde informatie vanuit de samenleving wordt voorlopig gecontinueerd. Een eindpunt is gezien de ontwikkelingen nog niet aan te geven. (b) Voor 2022 willen we verder niet actief acquireren van particuliere archiefvormers, we richten onze aandacht op de beschikbaarstelling van bestaand archief.

Waarom? Om in de toekomst het verhaal van Zeist ‘anno Nu’ te kunnen vertellen moeten de collectie steeds opnieuw worden aangevuld. De instroom van het overheidsarchief van de gemeente Zeist is gegarandeerd, omdat de Archiefwet 1995 verplicht om een deel van het overheidsarchief over te brengen naar het gemeentearchief. Particuliere archieven zijn onmisbaar, omdat ze de ontwikkeling van Zeist vanuit een ander perspectief laten zien dan het overheidsarchief. Een acquisitiebeleid helpt bij het maken van keuzes en geeft sturing aan het verwerven van particuliere archieven. 3.2 Door-ontwikkelen digitale dienstverlening Stand van zaken We hebben de nodige stappen gezet richting digitale dienstverlening in goede en fijne samenwerking met de erfgoedpartners. Steeds meer archieven worden gedigitaliseerd. Steeds meer historische data wordt digitaal beschikbaar. Wij zetten in op continue uitbreiding én op het met elkaar verbinden (linken) van deze data. Wat gaan we doen? Door ontwikkelen van de digitale dienstverlening, dit blijft actueel. Waarom? Samen met negen erfgoedpartners heeft het gemeentearchief de website Het Geheugen van Zeist ( http://www.geheugenvanzeist.nl ) ontwikkeld, inmiddels zijn er elf erfgoedpartners aangesloten. De toegangen tot de collecties van het gemeentearchief Zeist zijn te raadplegen via deze website.

Het Geheugen van Zeist is daarmee te beschouwen als een eerste versie van een digitale studiezaal van het gemeentearchief, een faciliteit waarmee het online archiefonderzoek wordt gestructureerd en vergemakkelijkt. Om meer online onderzoek in de collecties van het gemeentearchief mogelijk te maken wordt de dienstverlening via deze digitale studiezaal verder uitgebreid.

17

3.3 Samenwerken met erfgoedpartners Stand van zaken (a) Het beheer voor de gezamenlijke website is ingericht (b) De samenwerking verloopt goed. Wat gaan we doen? Uitbreiden, ook met bijzondere gebeurtenissen zoals de herdenking van het rampjaar 1672. Hiervoor ontsluiten we op digitale wijze archiefinformatie over die bijzondere tijd. Daarbij zetten we voor het eerst “data gedreven werken” in op oude archieven, waarbij moderne technologie versneld inzicht geeft, onder meer in wie er toen in Zeist woonden, en deze via een dashboard beschikbaar stelt. Waarom? Al enige jaren werken het gemeentearchief met negen andere erfgoedpartners samen in het samenwerkingsverband “Het Geheugen van Zeist”. Het doel van dit samenwerkingsverband is het verhaal en de geschiedenis van Zeist te vertellen en zichtbaar te maken. Dit doen de partners door het organiseren van tal van activiteiten voor een brede doelgroep. 3.4 Betrekken vrijwilligers Stand van zaken We hebben ervaring opgedaan met het betrekken van vrijwilligers. Dit op projectbasis, er zijn nog geen vaste vrijwilligers. Wat gaan we doen?