22RV030# Accountantsverslag 2021 Gemeente Zeist definitief en getekend
Tekst van het document
Aanbestedingen
Schattingen
Programma
Overschrijdingen Lasten werkelijk t.o.v. begroting (na wijziging)
Telt overschrijding mee voor het oordeel?
Fraude en wet- & regelgeving
Voor bijna alle programma’s geldt dat er op het niveau van de lasten geen overschrijding heeft plaatsgevonden. Enkel voor onderstaande drie programma’s geldt een overschrijding. Op saldoniveau (dus met inbegrip van baten) heeft er enkel voor programma ‘Overhead’ een overschrijding plaatsgevonden.
Toelichting
Overhead
€21.093.000
€600.000 Neen
De hogere lasten worden niet volledig gecompenseerd door hogere baten. Op saldoniveau (met inbegrip van de baten) is sprake van een overschrijding van €73.000. De overschrijding heeft te maken met een extra storting aan de WGA voorziening. De gemeente Zeist heeft er voor gekozen om eigen risicodrager te worden voor de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) en dit risico niet te herverzekeren. Eénmaal per jaar wordt de voorziening herberekend en voor 2021 bleek dat er een dotatie aan de voorziening gedaan moest worden, die groter was dan begroot.
Meedoen
€49.529.000
€258.000 Neen
De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere baten en vallen binnen het beleid van de gemeenteraad.
Samen aan de slag voor het klimaat
€16.438.000
€753.000 Neen
De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere baten en vallen binnen het beleid van de gemeenteraad.
Vooruitblik Onze samenwerking
De spelregels rondom begrotingsrechtmatigheid veranderen vanaf 2022. In het hoofdstuk ‘Vooruitblik’ geven we inzicht in de gerelateerde ontwikkelingen.
Bijlagen
15
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Aanbestedingen De onrechtmatige Europese aanbestedingen liggen in lijn met vorig jaar met €0,6 miljoen
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen
Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Uw gemeente hanteert het principe van 'integraal management'; verantwoordelijkheden zijn decentraal belegd en concernmanagers zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. Het risico bestaat dat de kennis en het bewustzijn omtrent aanbestedingsregels niet altijd aanwezig is, waardoor aanbestedingsregels niet worden nageleefd. Omdat in het proces niet wordt gewaarborgd dat alle contracten die Europees aanbesteed zouden moeten worden, ook daadwerkelijk worden aanbesteed, wordt veel waarde gehecht aan de crediteurenanalyse. Dit is een controle achteraf waarbij wordt vastgesteld of de juiste richtlijnen zijn gevolgd.
Uit de interne controle blijkt een totale onrechtmatigheid met betrekking tot (Europese) aanbestedingen van €0,6 miljoen Voorgaand jaar bleken er onrechtmatigheden naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle (2020: €0,6 miljoen). Voor een bedrag van €0,3 miljoen zijn deze doorgelopen in 2021. Dit betreffen 4 ‘oude’ opdrachten. Deze oude contracten leiden ook tot bestedingen (én dus onrechtmatigheden) in 2021. Wel valt op dat het aantal bestedingen uit hoofde van deze contracten afloopt en ook in de komende jaren verder zal aflopen. Daarnaast zijn er drie nieuwe contracten gesignaleerd waarbij achteraf is geconstateerd dat niet Europees is aanbesteed, terwijl dat wel had gemoeten (€0,3 miljoen). In totaliteit is voor 2021 sprake van een onrechtmatigheid van €580.000.
Buiten de onrechtmatigheden die zijn gesignaleerd vanuit de interne controle, hebben wij geen onrechtmatigheden aangetroffen in het kader van de (Europese) aanbestedingen.
De geconstateerde onrechtmatigheden over het boekjaar 2021 betreffen hoofdzakelijk oude contracten van ingehuurde medewerkers die nog altijd voor de gemeente werkzaam zijn
Inhuur van medewerkers blijft in de gehele sector een aandachtspunt als gevolg van de wijziging in de Aanbestedingswet sinds 2016. Het risico bestaat dat individuele contracten ten onrechte niet gezamenlijk zijn aanbesteed. De geconstateerde onrechtmatigheden over het boekjaar 2021 betreffen hoofdzakelijk oude contracten van ingehuurde medewerkers die nog altijd voor de gemeente werkzaam zijn. Het college beargumenteert dat gegeven de kennis en expertise van deze medewerkers, dat het niet doelmatig is om de lopende contracten tussentijds te beëindigen. De organisatie streeft naar de doelmatige uitvoering van de werkzaamheden passend binnen de kaders van de vigerende wet- en regelgeving. Deze doelstelling vereist in incidentele gevallen nog een verdere aanscherping van het proces voorafgaande aan de besluitvorming tot inhuur van medewerkers. We hebben begrepen dat Control in 2022 nog verder de verbinding zal zoeken met de lijn om de geconstateerde onrechtmatigheden verder te verkleinen.
16
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Schattingen (1/2) De schattingen van het college nader uitgelicht
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke boekhoudkundige schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames die door het college zijn gedaan beoordeeld en concluderen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde overwegingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van onze bevindingen met betrekking tot die schattingen en oordelen.
Verhoogde risico's Schatting
Waarde (x €1 miljoen)
Oordeel Opmerkingen
Rechtmatigheid Aanbestedingen
Schattingen
2021
2020
Afschrijvingen van materiële vaste activa
€6,5
€5,8
Het activabeleid van de gemeente ligt ten grondslag aan de wijze van afschrijven op materiële vaste activa. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn gebruikelijk in de sector.
De waardering van het vastgoed
€74,2
€72,5
Vastgoed kan een economische of een maatschappelijke functie hebben en op vastgoed met een maatschappelijke functie (bijvoorbeeld een schoolgebouw) mag niet worden afgewaardeerd. De waardering van het vastgoed met een economische functie hebben we in detail gecontroleerd.
De waardering van de grondexploitaties
€2,5
€2,1
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de grondexploitaties een betrouwbaar beeld geven van de waardering van uw grondexploitaties. De uitgangspunten die in de berekeningen gehanteerd worden zijn voor zover mogelijk onderbouwd met rapportages van externe partijen.
Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik
2021
Onze samenwerking Bijlagen
Controleverschil
Optimistisch
Evenwichtig
Voorzichtig
16I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Schattingen (2/2) De schattingen van het college nader uitgelicht
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke boekhoudkundige schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames die door het college zijn gedaan beoordeeld en concluderen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde overwegingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van onze bevindingen met betrekking tot die schattingen en oordelen.
Verhoogde risico's Schatting
Waarde (x €1 miljoen)
Oordeel Opmerkingen
Rechtmatigheid Aanbestedingen
Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik
2021
2020
De juistheid en volledigheid van de voorziening achterstallig onderhoud
€0
€0
Gemeenten moesten met ingang van 2021 een specifieke voorziening vormen in het geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van onveilige situaties en/of kapitaalvernietiging. De gemeente Zeist heeft onderbouwd dat er van dergelijke achterstallig onderhoud geen sprake is.
De waardering van de financiële vaste activa
€8,0
€8,3
Wij hebben de waardering van uw financiële vaste activa in detail gecontroleerd. Ook de deelnemingen hebben we specifiek gecontroleerd. Wij concluderen dat de inschattingen van het college ten aanzien van deze deelnemingen en (gerelateerde) leningen evenwichtig tot stand gekomen zijn.
De waardering van de APPA voorziening
€7,7
€8,2
De voorziening voor wethouderspensioenen (APPA) per ultimo 2021 is onderbouwd door actuariële berekeningen berekend door een externe serviceorganisatie. Door deze organisatie zijn de uitgangspunten uit de circulaire van het ministerie gebruikt. Wij zijn akkoord met deze uitgangspunten.
Onze samenwerking Bijlagen
2021
17
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Fraude en wet- en regelgeving Geen aanwijzingen of signalen van fraude geïdentificeerd.
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag
Wij hebben tijdens onze controle bijzondere aandacht besteed aan het proces dat u heeft opgezet om frauderisico’s en risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving te identificeren.
Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen
Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking
Wij hebben de opzet en de implementatie van de relevante aspecten van het frauderisicomanagement-systeem geëvalueerd en hierbij hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd
Fraude is een ernstig maatschappelijk probleem dat burgers, ondernemingen en de overheid financieel benadeelt. Het voorkomen en opsporen van fraude binnen uw organisatie is primair de verantwoordelijkheid van het management en degenen die belast zijn met governance. In dat kader verwachten wij dat u een frauderisicomanagementsysteem heeft geïmplementeerd dat bijdraagt aan het voorkomen en detecteren van fraude. Wij hebben de opzet en de implementatie van de relevante aspecten van het frauderisicomanagementsysteem geëvalueerd, zoals de gedragscode en de klokkenluidersregeling. Daarnaast wordt er jaarlijks een overkoepelende frauderisicoanalyse opgesteld. Hierbij hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd.
Bijlagen Verantwoordelijkheden van het college en de raad De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving berust bij degenen die belast zijn met governance van de gemeente (de gemeenteraad) en het college.
Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, rekening houdend met het toepasselijke wet- en regelgevende kader. Door de inherente beperkingen van een controle is het risico onvermijdelijk dat sommige materiële onjuistheden in de jaarrekening onopgemerkt blijven.
Geen aanwijzingen of signalen van fraude geïdentificeerd Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
Geen gevallen van niet-naleving van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen
Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 zijn geen gevallen van nietnaleving van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen.
18
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
Vooruitblik In dit hoofdstuk van het verslag bespreken wij de relevante ontwikkelingen die vanaf het jaar 2022 relevant zijn voor uw gemeente. Dat zijn onder meer de veranderende controleverklaring, de komst van de rechtmatigheidsverantwoording en een wijzigingen in (onze) controlestandaarden.
07
19
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Onze controleverklaring Onze controleverklaring wordt uitgebreider op het aspect fraude
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
Aankomende wijzigingen in de controleverklaring van accountants ten aanzien van fraude en continuïteit
Er is voor de gemeente Zeist reeds een overkoepelende frauderisicoanalyse uitgevoerd in tegenstelling tot veel andere gemeenten
Op 8 december 2021 heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) besloten dat accountants voor jaarrekeningcontroles die vallen binnen het domein van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) vanaf het boekjaar 2022 uitgebreider moeten rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring. Deze wijzigingen zullen ook van invloed zijn op de controleverklaring die wij vanaf 2022 verstrekken.
De gemeente Zeist heeft een regeling klokkenluiders en vertrouwenspersoon integriteit en er is bijvoorbeeld sprake van een gedragscode en een integriteitsbelofte. Jaarlijks wordt een overkoepelende frauderisicoanalyse opgesteld. Ook in de processen, procedures en interne controles merken we dat er aandacht is ter voorkoming van fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik. Ook is er aandacht voor risicomanagement in brede zin, mede in relatie tot de totstandkoming en actualisatie van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
Ten aanzien van fraude zullen wij op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Ten behoeve daarvan zullen we het fraudepreventieprogramma van de gemeente Zeist onderzoeken, waaronder: • de implementatie van een gedragscode met ethische gedragsregels voor het creëren van een cultuur van eerlijkheid; • de door het management uitgevoerde frauderisicoanalyse; • de maatregelen van interne beheersing die getroffen zijn om specifieke frauderisico’s te mitigeren; • de wijze waarop het management opvolging geeft aan meldingen van klokkenluiders of andere signalen van fraude; • het opstellen van een redresplan en uitvoeren en monitoren van de acties.
Ter voorbereiding op de aangepaste controlestandaard, zoals hiernaast beschreven, adviseren we het college om te beoordelen wat de kwaliteit is van het ‘brede’ fraudepreventieprogramma van de gemeente Zeist. De impact van de wijziging van de controlestandaard is nog niet geheel uitgekristalliseerd en derhalve brengen we het management van de gemeente Zeist op de hoogte bij nieuwe ontwikkelingen. Tevens adviseren wij het college om over het fraudepreventieprogramma te rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering. Zodoende kunnen wij als externe accountant een verwijzing opnemen in onze controleverklaring naar de door het college gerapporteerde informatie.
20
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Rechtmatigheidsverantwoording
Onze conclusies
de gemeente Zeist loopt goed op schema inzake de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording
Ontwikkelingen 2021
De kadernota rechtmatigheid 2022 is gepubliceerd
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
In augustus 2021 is de kadernota rechtmatigheid 2022 verschenen. De kadernota bevat stellige uitspraken en aanbevelingen die relevant zijn voor gemeenten. Daarnaast is er voor de raadsleden een hoofdstuk (hoofdstuk 2) waarin op hoofdlijnen uitleg wordt gegeven over het begrip rechtmatigheid en de rollen die de verschillende partijen hebben. Wij bevelen u aan om kennis te nemen van dit hoofdstuk.
Vanuit PwC hebben we recent een ‘blog’ gepubliceerd over ‘De rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording’ waarin een zestal adviezen wordt geschreven voor raadsleden. Eén van die adviezen is: ‘Wees helder over de gewenste rapportage door het college’. De gemeente Zeist loopt goed op schema inzake de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Zeist is volop bezig met de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording. De wisselwerking tussen de drie lijnen van het Drielijnenmodel wordt geoptimaliseerd en er wordt jaarlijks een Auditverslag opgesteld met de geconstateerde afwijkingen in het kader van rechtmatigheid. Op de volgende pagina hebben we een statusoverzicht opgenomen met een aantal essentiële elementen voor de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2021 heeft het college reeds voorgesorteerd op de rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording zelf zal vanaf 2022 deel uit gaan maken van de jaarrekening. Deze verantwoording bevat een voorgeschreven
standaardtekst en beschrijft of er afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden) zijn te melden, die de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid hebben overschreden. In de paragraaf bedrijfsvoering (in het jaarverslag) beschrijft het college vervolgens de geconstateerde afwijkingen boven de rapporteringsgrens (€100.000) en beschrijft het college de voorgenomen acties. Het college van de gemeente Zeist heeft de jaarrekening 2021 al voorbereid op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door de paragraaf bedrijfsvoering hier al op voor te sorteren. Dat stelt u als raadslid in staat om nu al te reflecteren op de daarin opgenomen teksten. De ambitie van de gemeente Zeist is een In Control Statement Wat ons betreft is de rechtmatigheidsverantwoording de eerste stap in het expliciet zelf verantwoording afleggen vanuit het college. De volgende stap zou verbreding zijn naar andere kwaliteitsaspecten van de interne beheersing, bijvoorbeeld naar de effectiviteit of efficiency van de processen. Een ambitie die binnen de gemeente Zeist aanwezig is. Het ‘in control statement’ (ICS) is een instrument om die groei in volwassenheid van uw interne beheersing te stimuleren. Een interne beheersing die het college in staat stelt vanuit een breder perspectief te sturen en de raad inzicht te geven in de kwaliteit van de beheersing.
Van belang is daarbij om te zorgen dat een ICS geen ‘administratieve oplossing’ wordt met alleen versterking van het bewustzijn, maar leidt tot daadwerkelijke verbreding van de beheersing naar andere aspecten met aanvullende maatregelen in de processen.
20I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Rechtmatigheidsverantwoording Inzicht in de veranderingen en de misverstanden rondom de rechtmatigheidsverantwoording
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Wat zijn de misverstanden? • •
Vooruitblik • Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
• •
Het college wordt nu verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Dit klopt niet. Dit was namelijk al zo, dus dit is niet veranderd. De werkzaamheden van de accountant worden minder. Dit klopt niet. Omdat de accountant een getrouwheidsoordeel geeft bij de rechtmatigheidsverantwoording, dient de accountant net zoveel werkzaamheden te verrichten als in het verleden. Rechtmatigheidsfouten kunnen nog steeds leiden tot een anders dan goedkeurende controleverklaring. Dat klopt niet. Rechtmatigheidsfouten wegen niet meer mee voor het oordeel van de accountant en kunnen dus ook niet leiden tot een aangepaste controleverklaring. Indien de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zelf niet kan worden vastgesteld, kan dit impact hebben op de controleverklaring van de accountant. Een rechtmatigheidsverantwoording is hetzelfde als een ‘In Control Statement’. Dat klopt niet. Een In Control Statement omvat meer aspecten dan rechtmatigheid. Het college moet alle afwijkingen toelichten. Dat klopt niet. In de rechtmatigheidsverantwoording licht het college alle afwijkingen toe voor zover die leiden tot een overschrijding van de verantwoordingsgrens (bij de gemeente Zeist 1%). In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een toelichting gegeven op alle afwijkingen die uitkomen boven de rapporteringstolerantie (die ook voor de accountantscontrole geldt, namelijk €100.000).
Benodigde acties in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording
Heeft het college reeds afspraken gemaakt over deze onderwerpen: Ja
De verantwoordingsgrens voor 2022 is bepaald op basis van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves
De verantwoordingsgrens voor 2022 is vastgesteld door de raad
Het normenkader 2022 is onder handen of datum vaststelling door de raad is gepland
Onder handen
De financiële verordening is herzien indien er staat dat de accountant de rechtmatigheid toetst
De financiële verordening bevat op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden
Het college en de raad hebben overeenstemming inzake de mate van detail in de paragraaf Bedrijfsvoering Het interne controleplan van de gemeente bevat een scoping van de processen en balansposten, risicoanalyses per proces en post en controleaanpak
Nee
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
Gemeenteraadsverkiezingen Overdrachtsdossier nieuwe raadsleden als basis voor het jaarrekeningproces Op woensdag 16 maart zijn de gemeenteraadsverkiezingen geweest. Een tijd waarin nieuwe raadsleden zich inlezen in de gemeentefinanciën en waar snel de behandeling van de jaarrekening op de raadsagenda staat. Vanuit uw controlerende rol staat jaarlijks de vaststelling van de jaarrekening op de raadsagenda. Wij als accountant ondersteunen u graag in uw controlerende rol en zorgen ervoor dat u zich daarbij vooral kunt richten op de (beleids)inhoud. Op onze website hebben we een kort filmpje weergegeven waarin kort uw (nieuwe) rol en verantwoordelijkheid wordt belicht. Op onze website geven we ook vijf concrete adviezen voor raadsleden hoe de jaarrekening gebruikt kan worden als instrument en waarbij u zich als (nieuwe) raadslid kan inlezen in de rol van raadsleden in het jaarrekeningproces en de accountantscontrole bij gemeenten. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie hebben we ook een ‘overdrachtsdocument’ gemaakt die zal worden toegevoegd aan het ‘overdrachtsdossier’ die door de griffie zal worden aangeboden. Uiteraard wilden we ook graag persoonlijk met u kennismaken en dat zullen we doen tijdens het ‘introductieprogramma voor nieuwe raadsleden’ op 24 mei 2022.
Het overdrachtsdocument en onze presentatie hebben tot doel om u: • in positie te brengen om uw rol als raadslid goed te kunnen vervullen bij het vaststellen van de jaarrekening 2021, dat in juni op de agenda staat; • te informeren over wie uw accountant is en hoe u ons kunt bereiken; • een naslagwerk voor latere momenten te verstrekken.
21
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Wijzigingen standaarden
Onze conclusies
Aandacht gevraagd voor de interne procesbeschrijvingen en risicoanalyses
Ontwikkelingen 2021
Meer focus op het proces van risico-identificatie en -beoordeling
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze controleverklaring Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenteraadsverkiezingen Wijzigingen standaarden Onze samenwerking Bijlagen
Als onderdeel van onze op risico's gebaseerde controle richten wij ons op de gebieden met het grootste risico op afwijkingen van materieel belang. Als reactie op een evoluerende en steeds complexere omgeving die uw gemeente beïnvloedt, zullen we onze aandacht en inspanning vergroten om uw organisatie en het risico-identificatie- en beoordelingsproces te begrijpen. Hierbij wordt ook specifiek de IT-omgeving en bijbehorende risico's meegenomen. Dit sluit aan bij de doelstelling van de herziene controlestandaard 315, die vanaf dit jaar van kracht wordt. Daarom willen wij uw aandacht vragen voor: • De procesbeschrijvingen. De gemeente Zeist beschikt voor verschillende processen over uitgeschreven procesbeschrijvingen. Hiervan maken de gerelateerde journaalposten (‘boekingen’) echter nog geen onderdeel uit. We adviseren om deze in het geheel te integreren. • De kwaliteit van de risicoanalyse uitgevoerd door het college, waarbij tevens ook een specifieke risicoanalyse wordt uitgevoerd voor het onderwerp fraude. Gemeente heeft reeds veel aandacht voor risicoanalyse in brede zin en jaarlijks wordt ook een frauderisicoanalyse opgesteld. . • De aandacht voor de mate van IT-afhankelijkheid van bedrijfsprocessen en het daaruit voortvloeiende risico.
Indien de gemeente Zeist wilt steunen op beheersingsmaatregel in of rapportages vanuit een applicatie, dan moet eerst ook de opzet worden geëvalueerd, het bestaan worden vastgesteld en de werking worden gecontroleerd rondom de beheersing van de algemene IT omgeving (ITGC’s). De IT-audit moet nog worden geïntegreerd in de interne controle van de gemeente Zeist. We zijn meer dan bereid om dit onderwerp en de bijbehorende wederzijdse verwachting te bespreken in afwachting van de samenwerking voor volgend jaar.
22
23
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze samenwerking In dit hoofdstuk beschrijven we hoe wij hebben samengewerkt met u en uw medewerkers. Daarnaast presenteren wij een overzicht van de het aantal uren dat er is gewerkt aan de controle.
08
23I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Onze samenwerking We hebben een constructieve samenwerking ervaren tijdens het controleproces
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
In deze huidige tijd van digitaal samenwerken hebben wij een zeer plezierige samenwerking ervaren en is de communicatie tussen team Financiën, team Control en PwC goed verlopen. Hierbij waren de communicatielijnen kort en dit heeft ertoe bijgedragen dat het over het algemeen een meer gestructureerd proces is geweest.
Dat wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het een eerstejaarscontrole betreft. Dit betreft uren die we reeds hadden ingecalculeerd (105 uur). Daarnaast wordt het veroorzaakt door de stijging van het aantal SiSa regelingen van 14 regelingen in 2020 naar 26 regelingen in 2021 (± 100 uur).
We hebben in onze eerstejaarscontrole een open en fijne cultuur ervaren. Wel hebben we ervaren dat het relatief veel tijd gekost om de controle daadwerkelijk af te ronden. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, evalueren we dit proces graag op korte termijn.
Totaal aantal geplande uren
Onze reflectie op het proces van de jaarrekeningcontrole De controle van de jaarrekening van de gemeente Zeist vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn beschreven in het rapport ‘In het publiek belang’ geven wij hiernaast een overzicht van de uren die we hebben besteed aan de controle van het lopende jaar van de gemeente Zeist. De cijfers hiernaast en op de volgende pagina zijn op basis van beste schatting per 29 juni 2022. Wij maken gebruik van een webportal (Connect) voor het uitwisselen van documenten. Voor de controle over 2021 is 95% van de opgevraagde documenten tijdig geleverd. Dat is een goede score. Uit het overzicht blijkt dat we meer uren hebben gemaakt ten opzichte van de planning bij aanvang van de controle.
Categorie
%
Totaal aantal feitelijke uren (schatting)**
%
Partner
50
6%
100
4%
(Senior) manager
130
16%
180
18%
Overig Personeel *
650
78%
800
78%
Totaal
830*
1.080*/**
‘* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden (ongeveer 130 uur) . ** Bovenstaande figuur is gebaseerd op onze beste schatting per 29 juni 2022.
Geen bevindingen te melden rondom onafhankelijkheid Wij hebben onze naleving van externe normen en ons wereldwijde onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze dienstverlening in 2021 bewaakt en bevestigen dat wij aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen.
24
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
Bijlagen In de eerste bijlage beschrijven we de uitkomsten van de werkzaamheden ten aanzien van de SiSa-bijlage. Daarna staan we stil bij onze controle van de WNT-verantwoording. Vervolgens lichten we de materialiteit toe. Tot slot geven we een update over de verplichte communicatie.
09
25
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
SiSa Geen bevindingen in de SiSa-bijlage
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2021. In 2021 zijn er veel SiSa-regelingen bijgekomen. Van de 26 huidige regelingen zijn er 12 nieuw ten opzichte van voorgaand jaar. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • €12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan €125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan €125.000 en kleiner dan of gelijk is aan €1.000.000; • €125.000 indien de omvangsbasis groter is dan €1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de volgende tabel hebben wij onze bevindingen per specifieke uitkering opgenomen.
De strekking van de verklaring bij de jaarrekening (inclusief de SiSa-bijlage) is goedkeurend inzake de getrouwheid en rechtmatigheid.
Geen significante bevindingen geconstateerd in het kader van M&O De gemeente Zeist heeft het proces rondom sociale uitkeringen (incl. ToZo) uitbesteed aan Gemeenschappelijke Regeling Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (verder: RDWI). Binnen de gemeenschappelijke regeling zijn procedures aanwezig om misbruik en oneigenlijk gebruik te detecteren (met betrekking tot de uitkeringsverstrekkingen Tozo). Op basis van de financiële verantwoording van de RDWI verantwoordt de gemeente Zeist de totale financiële lasten inzake de verstrekte sociale uitkeringen. Deze financiële verantwoording wordt gecontroleerd door een externe accountant. Deze externe accountant heeft de opzet beoordeeld, het bestaan vastgesteld en de werking gecontroleerd van de aan Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) gerelateerde beheersingsmaatregelen en hierin geen significante tekortkomingen gesignaleerd.
25I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Nr.
Regeling/indicator
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/ onzekerheid
1
A7
Regeling specifieke uitkering tijdelijke ondersteuning toezicht en handhaving
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
2
A12B
Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
3
B2
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek (deel 2)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
4
C1
Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
5
C32
Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Onze samenwerking
6
C43
Regeling reductie energiegebruik woningen
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Bijlagen
7
C56
Regeling huisvesting aandachtsgroepen
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
8
C62
Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
9
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
10
D14
Regeling specifieke uitkering inhalen Covid-19-gerelateerde onderwijsvertragingen
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
11
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
12
E13
Slimme laadpleinen
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
13
E20
Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
25II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Nr.
Regeling/indicator
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/ onzekerheid
14
E44B
Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
15
F9
Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
16
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2021
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
17
G2A
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet totaal 2020
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Vooruitblik
18
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2021
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Onze samenwerking
19
G3A
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_totaal 2020
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
20
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Communicatie
G4
Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Verantwoordelijkheden
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit
N.v.t.
25III
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Regeling/indicator
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/ onzekerheid
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 4_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Vooruitblik
G4
Tozo 4_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Onze samenwerking
G4
Tozo 4, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 5_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 5_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4
Tozo 5, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Onze kernboodschappen
Nr.
Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden 21
N.v.t.
25IV
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Regeling/indicator
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/ onzekerheid
G4A
Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Vooruitblik
G4A
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Onze samenwerking
G4A
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 4_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 4_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
Communicatie
G4A
Tozo 4, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Verantwoordelijkheden
G4A
Tozo 5_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 5_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar N.v.t. wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
N.v.t.
N.v.t.
G4A
Tozo 5, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
N.v.t.
N.v.t.
Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Nr.
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening
Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit
N.v.t.
25V
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Regeling/indicator
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/ onzekerheid
G4A
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
22
G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Jaarverslag
23
H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Jaarrekening
24
H8
Regeling Sportakkoord 2020–2022
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Vooruitblik
25
H16
Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
26
L5B
Regiodeals 3e tranche (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Onze kernboodschappen
Nr.
Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
Onze samenwerking Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
26
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Wet normering topinkomens De bezoldiging van uw topfunctionarissen is juist verantwoord in de WNT-bijlage
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
SiSa
Geen controlebevindingen in de WNT-verantwoording 2021
De WNT is in 2021 beperkt gewijzigd
Als onderdeel van onze controle hebben wij de nalevering van de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de bijlage WNT in uw jaarstukken.
In 2021 is er voor de WNT weinig gewijzigd ten opzichte van 2020. Wel zijn de bedragen geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling in de sector overheid. De wettelijke maximale bezoldiging voor topfunctionarissen is aangepast van €201.000 in 2020 naar €209.000 in 2021.
Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl
De aandachtspunten voor de WNT-verantwoording 2021 uitgelicht
Bijlage Wet normering topinkomens (WNT) U heeft twee topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2021.
Wet normering topinkomens Materialiteit
De twee topfunctionarissen zijn beiden in loondienst.
Communicatie Verantwoordelijkheden
U heeft in 2021 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd
Daarnaast waren de volgende aandachtspunten mogelijk relevant voor de WNT-verantwoording 2021 van de gemeente Zeist: • Als één van de topfunctionarissen ook nog een bezoldiging op andere gronden dan de topfunctie krijgt, dan had er mogelijk een extra overzicht in de WNT-verantwoording opgenomen moeten worden. Voor de gemeente Zeist is dit niet van toepassing gebleken. • Als de gemeente niet-topfunctionarissen in dienstbetrekking zou hebben die in 2021 méér bezoldiging ontvingen dan hun deeltijdfactor x €209.000, dan had deze (op functie) als ‘overige functionarissen’ in de WNTverantwoording opgenomen moeten worden. Voor de gemeente Zeist is dit niet van toepassing gebleken.
27
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Materialiteit De materialiteit is gedurende de controle toegenomen
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
De gehanteerde materialiteit is €2,1 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. Afwijkingen worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de gemeente hanteert. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves. Materialiteit bepaalt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze verklaring. In ons controleplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van €1,8 miljoen. De materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar.
Aangezien de werkelijke lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves, hoger zijn dan in de programmabegroting op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar €2,1 miljoen.
Ontwikkeling van de materialiteit €7.000.000
€6.000.000 €5.000.000 €4.000.000 €3.000.000 €2.000.000 €1.000.000 €Begroting Fouten
Jaarrekening Onzekerheden
28
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Communicatie Update over onze communicatie met u
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Boardletter
Accountantsverslag
Jaarverslag Jaarrekening
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
SiSa
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Wet normering topinkomens
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Materialiteit
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.
Communicatie
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Verantwoordelijkheden
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
29
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Verantwoordelijkheden
Onze conclusies
Overzicht van verantwoordelijkheden van college en raad met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving
Ontwikkelingen 2021
De verantwoordelijkheden het college bestaan uit:
Jaarverslag Jaarrekening
• •
Vooruitblik • Onze samenwerking Bijlagen
SiSa
• •
Wet normering topinkomens Materialiteit • Communicatie Verantwoordelijkheden
het identificeren en monitoren van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; het uitvoeren van een risicobeoordeling die expliciet het risico op fraude omvat, door een analyse van prikkels en druk, kansen, en gedrag en rationalisatie, en het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; het opstellen en uitvoeren van programma’s en beheersingsmaatregelen ter preventie, ontmoediging en opsporing van fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving; het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente integer zijn en ethisch gedrag bevorderen; ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, inclusief het voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de vaststelling van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van het management wordt gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met toezicht (de gemeenteraad) bestaan uit: • •
•
• •
het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; het beoordelen van de vaststelling van frauderisico’s door het management en niet-naleving van wet- en regelgeving, het nemen van passende maatregelen en het zorgen voor een juiste tone at the top; het waarborgen dat het seniormanagement en raad en college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te ontmoedigen en te voorkomen, voor een betere bescherming van investeerders, medewerkers en andere belanghebbenden; het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de gemeenteraad wordt gebracht; het aannemen van een kritische houding ten opzichte van het college op het gebied van niet-gebruikelijke transacties met verbonden partijen en tussen ondernemingen binnen de groep.
29I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Verantwoordelijkheden
Onze conclusies
Overzicht van verantwoordelijkheden van ons als accountant met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving
Ontwikkelingen 2021
De verantwoordelijkheid van de accountant bestaat uit:
Jaarverslag Jaarrekening
•
•
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
•
SiSa Wet normering topinkomens Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
• •
het plannen en uitvoeren van de controle om een redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat, hetzij door fraude of door fouten; het beoordelen of de programma’s en de interne beheersingsmaatregelen van de gemeente, waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt, op de juiste wijze zijn opgezet en worden uitgevoerd; het evalueren van het proces dat het management hanteert voor het beoordelen van de doeltreffendheid van de programma’s en interne beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; het evalueren van iedere fraude door het seniormanagement en het effect op de beheersingsomgeving; het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: •
•
•
•
het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving; het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.