22RV030# Accountantsverslag 2021 Gemeente Zeist definitief en getekend
Tekst van het document
0I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Accountantsverslag 2021
Speerpunten Onze conclusies
Gemeente Zeist
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 29 juni 2022
Onze samenwerking Bijlagen
Afbeelding: opdeheuvelrug.nl
1
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Aanbiedingsbrief Gemeente Zeist T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Het Rond 1 3701 HS ZEIST 29 juni 2022 Referentie: K5MYQ72DM4FS-1444896063-68 Geachte leden van de raad en het college,
Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2021 van de gemeente Zeist. We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze controleplan van 15 september 2021.
Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:
Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle. Deze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en het college. We hebben de inhoud van dit verslag besproken tijdens de vergadering met de auditcommissie op 7 juni 2022. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.
Martine Koedijk []
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam, T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze kernboodschappen In dit hoofdstuk hebben we onze kernboodschappen samengevat.
01
2I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Onze kernboodschappen (1/2) Onze kernboodschappen in twee pagina’s
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking
Een goedkeurende controleverklaring Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2021 van de gemeente Zeist afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Er resteren onzekerheden in het kader van het sociaal domein van €3,0 miljoen (2020: €4,0 miljoen) en er is sprake van rechtmatigheidsfouten in het kader van aanbestedingen van €0,6 miljoen (2020: €0,6 miljoen). Beide blijven (ruim) onder de tolerantieniveaus.
Bijlagen Terugkoppeling op de door u benoemde specifieke thema’s
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan de gemeente Zeist.
Bij de uitvoering van onze controle kunt u specifieke thema’s benoemen, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 30 september 2021 is gekozen voor sociaal domein, beheersing van IT-omgeving en beheersing van investeringskredieten: • Sociaal domein: In de P&C-producten wordt gerapporteerd over taakstellingen. Ook in 2021 blijven er onzekerheden rondom de prestatielevering, maar de ambitie is er om het geplande vervolgonderzoek, naar aanleiding van de eerder uitgevoerde pilot, medio 2022 te starten. • Beheersing Investeringskredieten: De geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid inzake investeringskredieten heeft geleid tot verbetering in proces en rapportage. We adviseren om eenduidige afspraken te maken over de opbouw van jaarschijven. • Beheersing IT-omgeving: Diverse inspanningen tot het aanscherpen van de beheersing van de IT-omgeving hebben geleid tot verbetering.
We hebben de gemeente Zeist leren kennen als een ‘lerende’ organisatie die belangrijke thema’s oppakt In onze boardletter van 8 december 2021 hebben we reeds aan u gerapporteerd over de interne beheersing. Conclusie: er is een voldoende basis van interne beheersing aanwezig bij de gemeente Zeist. In onze daarvan afgeleide rapportage van interim-bevindingen, hebben we het college en het GMT een aantal aanbevelingen meegegeven. We concluderen dat aanbevelingen binnen de gemeente Zeist worden opgepakt. Wij vinden het belangrijk dat onze én interne aanbevelingen worden opgevolgd om de verder verbetering in het interne controle proces verder te bespoedigen. Een drietal voorbeelden: • De rechtmatigheidsfouten die we rapporteren (aanbestedingen) waren al in beeld vanuit de interne controles. • De confronterende onderzoeksrapporten in het kader van de beheersing van de IT-omgeving hebben geleid tot aanscherpingen in beheersing. • Er is door de gemeente Zeist reeds een overkoepelende frauderisicoanalyse uitgevoerd.
Zeist loopt goed op schema voor de rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Zeist is volop bezig met de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording. De wisselwerking tussen de drie lijnen van het Drielijnenmodel wordt geoptimaliseerd en er wordt jaarlijks een Auditverslag opgesteld met de geconstateerde afwijkingen in het kader van rechtmatigheid. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2021 heeft het college reeds voorgesorteerd op de rechtmatigheidsverantwoording.
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Onze kernboodschappen (2/2) Onze kernboodschappen in twee pagina’s
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Het binnen de gemeente Zeist ontwikkelde ‘dashboard stabiliteitscriteria’ geeft inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie De gemeente Zeist kenmerkt zich als een financieel stabiele gemeente. Dat beeld wordt ondersteund door de kengetallen. De laatste jaren staat de financiële positie echter onder druk door toenemende kosten (bijvoorbeeld in het sociaal domein). Er moet derhalve wel aandacht moet blijven voor de structurele exploitatieruimte. Het binnen de gemeente Zeist ontwikkelde ‘dashboard stabiliteitscriteria’ geeft inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt volgens eigen begrippen geclassificeerd als ‘voldoende’, maar niet alle algemene reserves zijn hierin betrokken Met 1,04 is de ratio weerstandsvermogen hoger dan vorig jaar (0,79) én hoger dan de begroting (0,63), maar blijft volgens eigen begrippen wel geclassificeerd als ‘voldoende’. In overeenstemming met de door de raad vastgestelde nota stabiliteitscriteria, wordt in de berekening enkel de reserve weerstandsvermogen meegenomen. Bij veel andere gemeenten wordt de ratio weerstandsvermogen berekend door alle algemene reserves mee te nemen in de berekening van het weerstandsvermogen. Als de gemeente Zeist ook de algemene reserve (inkomensfunctie) zou meenemen, dan zou de beschikbare weerstandscapaciteit uitkomen op €44,6 miljoen en de ratio op 6,1 (uitstekend).
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van gemeente Zeist. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan gemeente Zeist.
Eerstejaars controle - goede samenwerking met uw team Sinds dit jaar zijn wij uw externe accountant. Onze eerste indruk is dat we een goede, open en plezierige samenwerking hebben met uw gehele organisatie. We weten elkaar te vinden en kunnen ondersteunen in de groei die de gemeente Zeist wil maken. Dit alles in een bijzondere tijd waarin we een weg zoeken in het hybride werken.
2I
3
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven. Dit hebben we met u besproken in de auditcommissievergadering van 15 september 2021. In dit hoofdstuk delen we onze observaties over deze speerpunten.
02
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
Speerpunt 1: Sociaal domein (1/2) Naar aanleiding van de eerder uitgevoerde pilot heeft de gemeente Zeist de ambitie om medio 2022 het geplande vervolgonderzoek naar de prestatielevering te starten
Jaarverslag
Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven. Dit hebben we met u besproken in de auditcommissievergadering op 31 augustus 2021. U heeft ons speerpunten meegegeven in relatie tot het sociaal domein, de beheersing van de IT-omgeving en investeringskredieten.
Jaarrekening
In de P&C-producten wordt gerapporteerd over taakstellingen
Vooruitblik
Op basis van besprekingen met het management hebben we geconstateerd dat de gemeente periodiek de taakstellingen monitort. In de P&C-producten wordt hierover gerapporteerd. De gemeente Zeist is een project ‘Sociaal in balans’ gestart om de grip te vergroten. Daarbij wordt niet alleen gekeken welke maatregelen financieel effect hebben maar wordt ook geïnvesteerd in het verbeteren van stuurinformatie om sneller de effecten van de preventieve maatregelen te kunnen monitoren of om bij te sturen waar nodig. We adviseren het college om daarnaast periodiek afstemming te hebben met de zorgleveranciers, zodat deze verassingen beperkt worden.
Onze samenwerking Bijlagen
Naar aanleiding van de eerder uitgevoerde pilot heeft de gemeente Zeist de ambitie om medio 2022 het geplande vervolgonderzoek te starten De directie heeft besloten een pilot uit te voeren om zelf de prestatielevering te gaan controleren, zodat de gemeente Zeist minder c.q. niet afhankelijk is van de productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. Uit de pilot bleek dat voor prestatielevering niet zonder meer ‘gesteund’ kon worden op de controles in de zorgapplicatie. Op basis van de gerelateerde aanbevelingen zijn acties uitgezet, waarna een vervolgonderzoek wordt uitgevoerd met name over a) de wijze van beschikken en b) het integreren van de toets op prestatielevering. De ambitie is dat dit vervolgonderzoek medio 2022 doorgang zal vinden. We raden het college en de directie van de gemeente Zeist aan om de interne beheersingsmaatregelen gedurende 2022 meer in lijn te brengen met de SDO-notitie van de NBA. Hierdoor kunnen verbeteringen worden doorgevoerd zoals bijvoorbeeld standaardagenda’s en templates voor de vastlegging van gesprekken met de zorginstellingen. Op deze wijze kan de prestatielevering in combinatie met de kwaliteit van zorg op basis van interne beheersingsmaatregelen worden aangetoond.
Het effect is bovendien dat minder ‘gesteund’ hoeft te worden op de productie-verantwoordingen van zorgleveranciers zodat het ‘dossier’ sociaal domein afgerond is op het moment van opstellen van de jaarrekening.
3I
3II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Speerpunt 1: Sociaal domein (2/2)
Onze conclusies
De gemeente Zeist blijft afhankelijk van productieverantwoordingen vanuit zorgleveranciers maar de gerelateerde onzekerheid is wel gedaald van €4,0 miljoen naar €3,0 miljoen
Ontwikkelingen 2021
Ook in 2021 blijven er onzekerheden rondom de prestatielevering ZIN
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
De gemeente Zeist steunt dus voor 2021 nog in belangrijke mate op de productieverantwoordingen voor de prestatielevering van de zorg. Om een tijdige afronding van de jaarrekening te kunnen waarborgen is de gemeente afhankelijk van een tijdige indiening door de aanbieders (voor 1 april 2021). Daarnaast geldt dat de gemeente Zeist voor kleinere zorgaanbieders niet de voorwaarde heeft gesteld tot het verrichten van een externe accountantscontrole. Dit is om de administratieve lasten voor kleinere aanbieders te verminderen. De onzekerheden zijn in 2021 gedaald naar €3,0 miljoen (2020: €4,0 miljoen). De daling wordt veroorzaakt doordat er meer c.q. sneller productieverantwoordingen met controleverklaringen zijn ontvangen dan in 2020. De totale lasten in programma ‘Merkbaar beter in zorg voor elkaar’ komen uit op €45,6 miljoen ten opzichte van €46,6 miljoen begroot. De afwijking (het voordeel) van €1,0 miljoen ten opzichte van de verwachting bij de tweede bestuursrapportage is een verbetering ten opzichte van 2020. Toen was de afwijking (het voordeel) €1,3 miljoen. We zien dus dat de inschatting van de gemeente Zeist van de productie is verbeterd ten opzichte van 2020.
2021 (x €1.000)
2020 (x €1.000)
Fout
Onzeker
Fout
Onzeker
Wet maatschappelijke onderst.
€0
€993
€0
€1.183
Jeugdzorg
€0
€1.793
€0
€2.781
Totaal
€0
€2.786
€0
€3.964
Getrouwheid
Proactieve aanpak rondom pgb’s zorgt ervoor dat er geen onzekerheden zijn ten aanzien van de prestatielevering Voor alle cliënten die een pgb-budget ontvangen worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. Conform landelijke afspraken verzorgt de Sociale Verzekeringsbank (SVB) het administratieve proces rondom de pgb-verstrekkingen en legt daarover verantwoording af aan de gemeenten. Bij de SVB wordt echter niet getoetst op het aspect prestatielevering. Doordat de gemeente zelf proactief uitgebreide tests heeft uitgevoerd op aspecten zoals het beoordelen van de rechtmatigheid zorgvraag, administratieve afhandeling en vaststellen en verwerken van pgb’s (inclusief prestatielevering), is zelfstandig zekerheid verkregen over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de te verantwoorden lasten in het kader van de pgb’s.
3III
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Speerpunt 2: IT-omgeving Diverse inspanningen tot het aanscherpen van de beheersing van de IT-omgeving hebben geleid tot verbetering
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Uit de interne controles van afgelopen jaar bleken meerdere tekortkomingen in de beheersing van de IT-omgeving, met name met betrekking tot de (nieuwe) financiële administratie. Als je als gemeente wilt ‘vertrouwen’ op de betrouwbaarheid en de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking (de diverse systemen en applicaties), dan moet de algemene beheersing van de IT-omgeving op orde zijn. Dit betreffen bijvoorbeeld procedures rondom het toekennen en intrekken van gebruikersrechten (gebruikersbeheer) en procedures rondom wijzigingen en update van applicaties (wijzigingenbeheer).
Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de beheersing van de IT-omgeving blijken geen nieuwe bevindingen In het najaar hebben wij de controle van de beheersing van de IT-beheersing afgerond. De scope van de IT-audit voor de jaarrekeningcontrole is het financiële pakket UNIT4Financials, de administratie van het sociale domein in Zorgnet en de salarisadministratie LPS van Centric. In onze boardletter van 8 december 2021 hebben we gerapporteerd over de door ons geconstateerde bevindingen in het kader van de interne beheersing. We rapporteerden 3 bevindingen in het kader van de beheersing van de IT-omgeving, waarvan 2 met prioriteit ‘hoog’. Deze bevindingen hebben betrekking op a) het formaliseren van procedures over het toekennen, wijzigen en intrekken van gebruikersrechten en b) het terugbrengen van 'generieke' accounts met uitgebreide rechten.
Beide bevindingen zijn onderhanden. Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de IT-beheersing geconstateerd tijdens de eindejaarscontrole.
Diverse inspanningen tot het aanscherpen van de beheersing van de IT-omgeving hebben geleid tot verbetering De organisatie heeft intern een vervolgonderzoek uit laten voeren naar de beheersing van de IT-omgeving van de financiële administratie. Daarnaast is intern de opzet geëvalueerd en het bestaand vastgesteld van de beheersing van de IT-omgeving in brede zien. Hierbij is vastgesteld dat op meerdere aspecten de basis de IT-beheersing nu voldoet aan de eisen. Wel wordt geconstateerd dat er aandachtspunten resteren inzake systeemarchitectuur, beheersing van uitbestedingen, informatiebeveiliging en systeemimplementatie en opdrachtverlening leveranciers IT-systemen. De aanbevelingen die voortkomen uit het rapport zijn belegd bij onder andere Team IV (Team Informatievoorziening). Er zijn voornemens en initiatieven om hier in de loop van 2022 verder vervolg aan te geven. In de interne managementreactie worden deze nader geconcretiseerd. Bij de interim-controle van 2022 zullen we de vaststellen of de beschreven vooruitgang ook is gerealiseerd en daarover zullen we rapporteren in de boardletter.
3IV
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Speerpunt 3: Investeringskredieten De geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid inzake investeringskredieten heeft geleid tot verbetering in proces en rapportage In 2020 is bij het jaarrekeningproces een onrechtmatigheid bij de investeringskredieten geconstateerd. Voorbeelden van deze onrechtmatigheden zijn het investeren zonder vastgesteld krediet óf het overschrijden van een krediet zonder (vooraf) toestemming van de raad. In de evaluatie van de ambtelijke organisatie kwam naar voren dat de bestuursrapportages met name gericht zijn op de exploitatie (en daarmee minder op de investeringen). De beheersing van de investeringskredieten worden zo veel mogelijk bewaakt in het proces De bewaking van de investeringskredieten is in beginsel een verantwoordelijkheid van de budgethouders en projectleiders. Zij hebben toegang tot actuele informatie in het financieel systeem of via rapportages. Periodiek vindt er overleg plaats tussen de financieel adviseur, teammanager en/of projectleider daarbij wordt ook de voortgang van de uitnutting van investeringskredieten doorgenomen. Voor de grotere opgaven en projecten kent de gemeente Zeist controloverleggen. Daarbij toets de controller de voortgang van de afgesproken kaders. Voor deze projecten is veelal een projectstructuur opgezet waarbij er gewerkt wordt volgens de principes van Projectmatig Creëren Zeist.
Het project kent naast de projectleider een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever (driehoek). De projectleider heeft een projectgroep onder zich die hij aanstuurt om de doelstellingen te realiseren. Control zit dan op het snijvlak van de driehoek en de werkgroep.
De geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid heeft geleid tot verbetering in proces en rapportage Op basis van deze evaluatie is in de tweede bestuursrapportage van 2021 (pagina 27) een geactualiseerde rapportage van de kredieten opgenomen. Op basis van een interne risicoanalyse heeft de ambtelijke organisatie zich nu gericht op de af te sluiten kredieten en enkele kredieten waar een bijstelling voor nodig is. Door de tussentijdse monitoring door de ambtelijke organisatie is het risico van een niet tijdige constatering van overschrijdingen van investeringskredieten verlaagd. Wij zien deze tussentijdse monitoring als een goede ontwikkeling en we hebben aanbevolen dat de ambtelijke organisatie de investeringskredieten periodiek blijft beoordelen. Bij de eindejaarscontrole hebben we geen bevindingen of rechtmatigheidsfouten geconstateerd. We adviseren om eenduidige afspraken te maken over jaarschijven Bij meerjarige investeringsbudgetten kunnen de raad en het college afspraken maken over de wijze waarop de jaarschijven binnen een meerjarig investeringsbudget zijn opgebouwd. Zolang aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget blijven, levert overschrijding van een jaarschijf (tenzij anders door de raad besloten) geen onrechtmatigheid op.
Dit moet wel toegelicht in de jaarrekening, omdat het niet aanwenden van investeringsbudgetten kan duiden op vertragingen in de uitvoering van de investering (en dus beleid). We adviseren om afspraken tussen het college en de raad te formaliseren (in de financiële verordening) over verschuivingen van lasten tussen jaarschijven in investeringskredieten.
4
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze conclusies In dit hoofdstuk wordt uitleg gegeven over ons oordeel bij de jaarrekening. Hierin lichten we de geconstateerde fouten en onzekerheden voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid toe.
03
4I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag
Onze conclusies Ons oordeel bij uw jaarstukken 2021 is goedkeurend voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid Uw jaarrekening geeft een getrouw beeld Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2021 van de gemeente Zeist afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad.
Jaarrekening
Onzekerheden geconstateerd in relatie tot getrouwheid voor €3,0 miljoen en onrechtmatigheden vanuit aanbestedingen voor €0,6 miljoen
Vooruitblik
De onzekerheid in relatie tot getrouwheid inzake het sociaal domein bedraagt in totaal €3,0 miljoen (2020: €4,0 miljoen). Daarnaast blijkt uit de (interne) controle een totale onrechtmatigheid met betrekking tot aanbestedingen van €0,6 miljoen.
Onze samenwerking Bijlagen
Grondslagen voor financiële verslaggeving zijn aanvaardbaar, maar de toelichting voldoet op aspecten niet aan de vereisten van het BBV en het controleprotocol wet normering topinkomens Het college heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het BBV. In het kader van onze controle en in verband met de jaarrekening hebben wij a) de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld en b) de juistheid en volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. We constateren dat op aspecten niet is voldaan aan de vereisten: • In de toelichting op de balans van de overlopende activa en passiva moet per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar worden weergegeven (artikel 52a); • In de toelichting op de balans van de voorzieningen moet per voorziening het vrijgevallen bedrag (‘vrijval’) en de aanwending blijken (artikel 55). •
In de Wnt toelichting is het Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum voor de vergelijkende (2020) cijfers niet opgenomen (€201.000). Deze grens is overigens niet overschreden.
Getrouwheid Oordeel:
Goedkeurend
8.000 6.000 4.000 2.000 Fouten
Onzekerheden
Rechtmatigheid Oordeel:
Goedkeurend
8.000 6.000
4.000 2.000
-
Fouten Onzekerheden We concluderen dat deze tekortkomingen geen materiële invloed zullen hebben op de begripsvorming van de lezer van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor financiële verslaggeving ◼ = absoluut bedrag ◼ = door u vastgestelde aanvaardbaar zijn en dat deze tekortkomingen geen impact hebben op de strekking van onze fouten of onzekerheden goedkeuringstolerantie x €1.000 verklaring. Wel raden we het college en het GMT aan om dit te corrigeren in de jaarrekening van 2022. x €1.000
4II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van gecorrigeerde fouten inzake getrouwheid
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffen de gecorrigeerde fouten in relatie tot getrouwheid, boven de gestelde rapporteringstolerantie van €100.000.
Jaarrekening Vooruitblik #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
1
Debiteuren: De gemeente Zeist heeft het proces rondom sociale uitkeringen (incl. ToZo) uitbesteed aan Gemeenschappelijke Regeling Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (verder: RDWI). Op basis van de financiële verantwoording van de RDWI verantwoordt de gemeente Zeist de totale financiële lasten inzake de verstrekte sociale uitkeringen. Uit onze controle is echter gebleken dat gerelateerde vorderingspositie nooit is verantwoord in de jaarrekening. Dit betreft bijvoorbeeld de vordering van de gemeente Zeist op cliënten waaraan (achteraf) blijkt dat te veel uitkering is verstrekt. Dit is hersteld door dit jaar de totale vorderingspositie te verantwoorden ad €2,9 miljoen. Hier tegenover is tevens een voorziening voor dubieuze debiteuren ad €1,5 miljoen geboekt, waardoor een eenmalig positief resultaat ontstaat van, per saldo, €1,4 miljoen. Dit is gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Bij de jaarrekening 2021 stelt het college voor om dit bedrag te doteren aan de (nieuwe) bestemmingsreserve ‘SoZa debiteuren’.
Debiteuren (voorziening)
€1.372.000
€0
€1.372.000
€0
Onze samenwerking Bijlagen
Totaal
Onzekerheden
4III
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van ongecorrigeerde fouten en onzekerheden inzake getrouwheid
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden in relatie tot getrouwheid, boven de rapporteringstolerantie van €100.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is.
Jaarrekening Vooruitblik #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
Onzekerheden
1
Sociaal domein: Van een aantal zorgleveranciers Wmo zijn (nog) geen productieverantwoordingen met controleverklaringen verkregen. Er is geen zekerheid rondom prestatielevering voor deze zorgleveranciers.
Sociaal domein – Zorg in Natura
€0
€1.051.000
2
Sociaal domein: Van een aantal zorgleveranciers Jeugd zijn (nog) geen productieverantwoordingen met controleverklaringen verkregen. Er is geen zekerheid rondom prestatielevering voor deze zorgleveranciers.
Sociaal domein – Zorg in Natura
€0
€1.974.000
Totaal
€0
€3.025.000
Onze samenwerking Bijlagen
4IV
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de geconstateerde fouten en onzekerheden in relatie tot rechtmatigheid, boven de gestelde rapporteringstolerantie van €100.000. Afwijkingen in relatie tot rechtmatigheid zijn niet te corrigeren. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met deze beoordeling van het college.
Jaarrekening Vooruitblik #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
Onzekerheden
1
Aanbestedingen: vanuit de controle op de aanbestedingen is een onrechtmatigheid van €0,6 miljoen geconstateerd.
Inkopen en aanbestedingen
€580.000
€0
2
Getrouwheid: Een ongecorrigeerde correctie voor ‘getrouwheid’ is ook een bevinding voor rechtmatigheid
Sociaal domein
€0
€3.025.000
€580.000
€3.025.000
Onze samenwerking Bijlagen
Totaal
5
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
Ontwikkelingen 2021
In dit hoofdstuk beschrijven we relevante ontwikkelingen voor het stedelijk domein, het sociaal domein en het domein bedrijfsvoering.
Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
04
6
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Ruimtelijk domein De Zeister grondexploitaties ontwikkelen positief in 2021
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Het risicoprofiel van de grondexploitaties is relatief laag
We raden aan om de nota grondbeleid te actualiseren
In 2021 heeft de gemeente twee grondexploitaties afgesloten (Austerlitz Centrum en Cornelis Vlotlaan). Door het afsluiten van de twee grondexploitaties is de totale verliesvoorziening gedaald. Per 31 december 2021 is sprake van 3 actieve projecten (2020: 5).
Het huidige grondbeleid dateert uit 2008 (2008-2012). Mede gezien de wijziging in het BBV rondom grondexploitatie (onder andere introductie van de POC, die wel is verwerkt in het raadsbesluit 18RV068), raden we het college aan om de nota grondbeleid te actualiseren.
In 2021 is conform de voorgeschreven BBV methodiek van Percentage-OfCompletion methode (POC) een winstneming in het grondbedrijf behaald van €0,3 miljoen. De winst wordt in de (algemene) reserve winstneming grondexploitaties gestort. Pas na realisatie van het gehele project, wordt de winst gestort in de reserve grondbedrijf. Deze (bestemmings)reserve grondbedrijf heeft per 31-12-2021 een omvang van €627.000. De projectgerelateerde risico’s ultimo 2021 zijn gedaald naar €2,1 miljoen (2020: €2,4 miljoen). Ter dekking van deze risico’s wordt voorzichtigheidshalve de algemene reserve grondbedrijf aangehouden. Het risico van €2,1 miljoen houdt verband met de ontwikkeling van de huidige- en nieuwe gemeentewerf.
De gemeente Zeist doet aan ‘situationele grondbeleid’ wat betekent dat de keuze van de rol die de gemeente inneemt, afhankelijk is van welke manier invulling wordt gegeven aan een project. Per project maakt de gemeente de afweging wat de meest passende ontwikkelstrategie is. Na 2026 is de verwachting dat de laatste, op dit moment actieve, grondexploitatie is afgerond. In de paragraaf grondbeleid in de jaarrekening is hierbij aangegeven dat het belang van de gemeente om grond in bezit te hebben afneemt om regie te hebben over de fysieke leefomgeving. Alleen (strategische) grondposities worden verworven indien het in maatschappelijke meerwaarde resulteert die niet op een andere wijze bereikt kan worden.
Interne beheersing grondexploitaties Wij hebben vanuit de controle op de grondexploitaties ook gekeken naar de projectbeheersing. We zien hierbij een organisatie die stuurt op planexploitaties en de daarmee samenhangende risico’s. De exploitaties worden voor de jaarrekening in zijn geheel geactualiseerd. Uit besprekingen en onderbouwingen hebben wij geconstateerd dat er voldoende aandacht is voor de inrichting van projectbeheersing. Tevens controleert team Control de waardering van de grondexploitaties en rapporteert hierover.
Ontwikkeling risicoprofiel grondexploitaties 3,5 2021
3
2020
2,5 2 1,5 1 0,5 0 Prognose resultaat
Risico's
Verliesvoorziening
6I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Ruimtelijk domein De parameters zijn aangepast naar aanleiding van de economische ontwikkelingen
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
De parameters voor de grondexploitaties zijn evenwichtig ingeschat
De grondexploitatie ‘Hart van de Heuvelrug’ nader toegelicht
De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag.
Het project Hart van de Heuvelrug is een gebiedsontwikkeling in samenwerking met de provincie Utrecht en gemeente Soest. In de gebiedsontwikkeling is aan de ene kant sprake van investeringen in natuur (groene gebieden) die grotendeels worden gefinancierd door uit te geven kavels voor woningbouw en bedrijventerreinen (rode gebieden). Het gebied wordt als totaal gebiedsontwikkeling gezien, waarbij sprake is van financiële verevening tussen de rode en groene projecten en ook duidelijke contractuele afspraken zijn gemaakt over de risico’s in het project. De financiële risico’s liggen hierbij met name bij de provincie Utrecht.
In de actualisatie van de projecten in 2021 zijn de kosten voor bouw- en woonrijp maken eenmalig verhoogd met 9,2% op basis van de GWW-index. Dit sluit aan met het landelijk beeld van de gestegen bouwkosten. Voor de overige kosten (zoals plankosten), zijn de onderstaande percentages kostenstijging ingerekend. Voor de lange termijn rekent de gemeente met onderstaande parameters. Deze hebben wij beoordeeld en zijn voor de grondexploitaties evenwichtig bepaald. Parameters
MPG 2022
MPG 2021
Rente
1,16 %
1,04%
Disconteringsvoet
2,0 %
2,0%
Kostenstijging
1,7 - 2,5%
1,7 – 2,5%
Opbr. stijging woningbouw
1,5 – 1,7%
1,5 – 1,7%
0,0%
0%
Opbr. stijging soc. woningbouw Voorzichtig
Evenwichtig
Schatting 2021
Doordat het een verlieslatend programma is, blijft deze samenwerking en de gerelateerde verantwoording een aandachtspunt. De gemeente heeft een notitie opgesteld waarin de ontwikkelingen, parameters en risico’s zijn uiteengezet waardoor goed inzicht wordt verkregen in de onderlinge samenhang, de financiële status en de verantwoordelijkheden. We concluderen dat de gerelateerde uitgangspunten evenwichtig zijn bepaald. De Zeister grondexploitatie Huis ter Heide West maakt deel uit van deze integrale gebiedsontwikkeling. Het resultaat van de grondexploitatie Huis ter Heide West is neutraal (€0). Dit komt omdat het resultaat van de grondexploitatie gelijk is aan de bijdrage aan de gebiedsontwikkeling Hart van de Heuvelrug. Een eventueel ‘nadeel’ op deze grondexploitatie komt dus in beginsel voor rekening van provincie Utrecht.
7
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Sociaal domein In de P&C producten wordt gerapporteerd over taakstellingen, maar de realisatie van de taakstellingen is nog niet gekwantificeerd Het sociaal domein kent een financiële opgave. Sinds 2015 is er sprake van een stijging van het aantal inwoners dat gebruikmaakt van maatwerkvoorzieningen (Jeugd en Wmo). Bij de jeugdzorg is net als in 2020 zowel een stijging van de instroom als een daling van de uitstroom te zien. In 2021 zijn de lasten in programma ‘Merkbaar beter in zorg voor elkaar’ gestegen met €1,4 miljoen ten opzichte van voorgaand jaar. Deze stijging zit met name in het product passende ondersteuning. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn de toename van de zorgvraag, de gestegen kosten en de gevolgen van het abonnementstarief. Het risico is dan ook aanwezig dat de taakstelling ook de komende jaren niet gerealiseerd gaat worden. Het risico op het niet realiseren van deze taakstelling is opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing en verrekend in de weerstandsratio. In het dashboard van de stabiliteitscriteria wordt de raad geïnformeerd over de voortgang en het risico van deze taakstelling.
In de P&C producten wordt gerapporteerd over taakstellingen Op basis van besprekingen met het management hebben we geconstateerd dat de gemeente periodiek de taakstellingen monitort. In de P&C producten wordt hierover gerapporteerd. Er loopt tevens een programma om beter in control te komen, beter de budgetten te beheren om tijdig bij te kunnen sturen. Een risico blijft dat verrassingen kunnen ontstaan als blijkt uit de productieverantwoordingen van de zorgleveranciers dat er ‘meer’ of ‘duurdere’ zorg is geleverd dan verwacht op basis van de zorgadministratie van de gemeente Zeist.
De realisatie van de taakstellingen wordt nader gekwantificeerd Voor zowel Jeugdzorg als WMO is vanaf 2021 een oplopende bezuiniging en vanaf 2022 een taakstelling (€0,6 miljoen) in de begroting is opgenomen. Er is gekeken naar mogelijkheden om deze taakstelling in te vullen, maar het effect van deze maatregelen en de snelheid waarmee ze gerealiseerd worden, is nog niet altijd goed te duiden. In de komende P&C producten zullen de gerealiseerde taakstellingen worden geduid ten opzichte van de begrote taakstellingen.
Lasten per product in programma ‘Merkbaar beter in zorg voor elkaar’
Rekening Begroting 2020 2021 (x €1.000) (x €1.000)
Begroting gewijzigd 2021 (x €1.000)
Rekening 2021 (x €1.000)
6.2: Wijkteams
€6.683
€6.308
€7.042
€7.027
6.6: Maatwerkvoorziening
€2.248
€1.925
€2.265
€2.645
6.71: Maats. Dienstverlening 18+
€13.495
€12.039
€12.843
€13.499
6.72: Maats. Dienstverlening 18-
€14.781
€14.076
€16.177
€15.537
6.81: Geëscaleerde zorg 18+
€248
€108
€139
€145
6.81: Geëscaleerde zorg 18-
€5.705
€6.118
€8.130
€6.698
Totaal
€43.160
€40.574
€46.596
€45.551
8
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering We hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en de wisselwerking tussen de drie lijnen wordt verder geoptimaliseerd Wij hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. In onze boardletter van 8 december 2021 hebben we gerapporteerd over de door ons geconstateerde bevindingen in het kader van de interne beheersing. We rapporteerden in totaliteit 10 bevindingen, waarvan 3 met prioriteit hoog. Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd tijdens de jaareinde controle.
Jaarverslag Jaarrekening
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
We hebben de gemeente Zeist leren kennen als een ‘lerende’ organisatie die belangrijke thema’s oppakt In onze rapportage van interim-bevindingen, hebben we het college en het GMT een aantal aanbevelingen meegegeven. We concluderen dat aanbevelingen binnen de gemeente Zeist worden opgepakt. Wij vinden het belangrijk dat onze én interne aanbevelingen worden opgevolgd om de verder verbetering in het interne controle proces verder te bespoedigen. Een drietal voorbeelden: • De rechtmatigheidsfouten die we rapporteren (aanbestedingen) waren al in beeld vanuit de interne controles en ook de getrouwheidsfout (debiteuren sociale uitkeringen) was intern geconstateerd; • De confronterende onderzoeksrapporten in het kader van de beheersing van de IT-omgeving hebben geleid tot aanscherpingen in beheersing; • Er is voor de gemeente Zeist reeds een overkoepelende frauderisicoanalyse uitgevoerd in tegenstelling tot veel andere gemeenten.
De wisselwerking tussen de drie lijnen wordt verder geoptimaliseerd PwC en de gemeente Zeist hanteren het Drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lijnen staan voor het volgende: • De 1e lijn: Mede in het licht van de rechtmatigheid is het van belang dat proceseigenaren/leidinggevenden in de lijnorganisatie (1e verdedigingslijn in het kader van de interne beheersing) betrokken raken bij het intern beheersingsproces. Immers zij zijn verantwoordelijk voor hun bedrijfsprocessen en daar ligt de basis voor uiteindelijk een rechtmatigheidsverklaring die het college van B&W ondertekent. Proceseigenaren/leidinggevenden worden in de komende jaren meer betrokken bij de interne beheersing. • De 2e lijn: De 2e lijn (de administratie) ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen. De administratie voert daarnaast bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn. • De 3e lijn: Team control vertegenwoordigt de 3e verdedigingslijn en is belast met het periodiek toetsen van de werking van ingezette beheersmaatregelen in de 1e lijn. Deze periodieke toetsingswerkzaamheden zijn thans nog repressief maar zullen in de toekomst een meer preventief karakter krijgen.
Een betere wisselwerking tussen de drie lijnen zal bijdragen aan een meer efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Daarnaast wordt het inzicht in de uitgaven hierdoor versterkt. Door het op orde hebben van de processen komt de gemeente Zeist beter ‘in control’.
8I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Het Drielijnenmodel bij de gemeente Zeist
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
1e
Ruimtelijk domein
lijn
2e
lijn
3e
lijn
Sociaal domein
Lijnmanagement
Ondersteuning
Interne controlefunctie
Bedrijfsvoering
Afdelingen
Administratie
Team Control
Jaarverslag
Zeist
Jaarrekening
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten
• De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT
• Adviseert en is een klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak
• Geeft feedback om leesbaarheid/informatiewaarde P&C-documenten te verhogen
• Geeft adviezen om effectiviteit controlewerkzaamheden te vergroten
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van het team control
• Team control voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische prossen. • Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn
Vooruitblik
Bijlagen
PwC
Onze samenwerking
Wij rapporteren via het push-leftprincipe
Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevindingen, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.
9
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
Onze samenwerking Bijlagen
Jaarverslag In dit hoofdstuk beschrijven we wat ons is In dit hoofdstuk beschrijven opgevallen in relatie tot de we wat ons is opgevallen in relatie de informatiewaarde van hettot jaarverslag. informatiewaarde vanwe hetonze jaarverslag. Daarnaast beschrijven visie op Daarnaast beschrijven we onze visie op de financiële positie van de gemeente de financiële positie. Zeist.
05
10
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Financiële positie De financiële positie is goed te noemen, waarbij wel aandacht moet blijven voor de structurele exploitatieruimte
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
Onze samenwerking Bijlagen
De financiële positie van uw gemeente zegt iets over de mate waarin uw gemeente in staat is om zijn schulden af te lossen, onverwachte tegenvallers op te vangen en noodzakelijke ombuigingen te realiseren. De gemeente Zeist kenmerkt zich als een financieel stabiele gemeente. De laatste jaren staat de financiële positie echter onder druk. De toenemende kosten in het sociaal domein, het achterblijven van extra rijksmiddelen en de (structurele) gevolgen van de Covid-19-crisis maken het investeren in maatschappelijke opgaven minder vanzelfsprekend. Binnen de gemeente Zeist is het ‘dashboard stabiliteitscriteria’ ontwikkeld, wat u inzicht geef in de financiële positie van de gemeente Zeist In het tweede kwartaal van 2021 heeft u de nota stabiliteitscriteria vastgesteld en tevens heeft het college in dat kader een ‘dashboard stabiliteitscriteria’ ontwikkeld. Het dashboard geeft inzicht waar de financiële positie op objectieve wijze wordt getoond aan de hand diverse stabiliteitscriteria. Het geeft de ‘financiële staat van de gemeente Zeist’ weer.
De structurele exploitatieruimte is toegenomen van -4% in 2020 naar 2% in 2021. In de begroting voor de komende jaren is deze begroot op 0%. Een negatieve structurele exploitatieruimte wordt veroorzaakt doordat de structurele lasten hoger zijn dan de structurele baten. Dat betekent dat het de gemeente ontbreekt aan flexibiliteit om structurele tegenvallers op te vangen. Keuzes moeten gemaakt worden om weer tot een sluitend perspectief te komen. Belangrijk is wel dat de kengetallen moeten worden bezien in relatie met de uitdagingen van de gemeente Zeist. Kengetallen
Gemeente Zeist
Landelijk**
2021
2020
2021*
2020
Solvabiliteit
65%
65%
31%
35%
Grondexploitaties
1%
1%
9%
9%
Structurele exploitatieruimte
2%
-4%
1%
2%
Weerbaarheid
De financiële positie is goed te noemen, waarbij wel aandacht moet blijven voor de structurele exploitatieruimte
Wendbaarheid Nettoschuldquote
11%
12%
73%
49%
In de tabel hiernaast hebben wij de zes verplichte kengetallen onder elkaar gezet om ontwikkeling van de financiële weerbaarheid en wendbaarheid te beschouwen. We zien daarbij dat de kengetallen grotendeels zijn gelijk gebleven met voorgaand jaar. Elk van deze kengetallen begeven zich aan de ‘goede’ kant van het landelijk gemiddelde, met uitzondering van de belastingcapaciteit. De structurele exploitatieruimte is 2%, maar is de komende jaren begroot op 0%.
Nettoschuldquote gecorrigeerd
7%
8%
67%
42%
Belastingcapaciteit
108%
104%
105%
103%
* op basis van de begroting 2021 ** Bron: https://findo.nl/jive
10I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Financiële positie Het weerstandsvermogen is het afgelopen jaar gestegen en heeft de classificatie ‘voldoende’
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
Onze samenwerking Bijlagen
Het weerstandsvermogen wordt volgens eigen begrippen geclassificeerd als ‘voldoende’, maar niet alle algemene reserves zijn hierin betrokken De gemeente Zeist stuurt voor de ratio weerstandsvermogen (beschikbaar/benodigd vermogen) op een waarde tussen de 1,0 en 1,4 (in bandbreedte voldoende). Voor de berekening van het benodigd vermogen op basis van de geïdentificeerde financiële risico’s wordt een simulatiemodel gebruikt met een zekerheidsniveau van 90%. De ratio wordt als voldoende beoordeeld bij een waarde tussen 0,8 en 1, voldoende tussen 1,0 en 1,4, ruim voldoende tussen 1,4 en 2,0 en als uitstekend bij een waarde groter dan 2.
De nota financiële stabiliteitscriteria beschrijft de ‘signaalwaarde’ U heeft de gewenste signaalwaarde van de weerstandsratio vastgesteld op een bandbreedte tussen de 1,0 en 1,5. Bij een waarde onder de 1,0 zijn maatregelen nodig die financiële effecten hebben. Is de ratio hoger dan 1,5, dan kan een deel van de reserve weerstandsvermogen vrijvallen. De ratio weerstandsvermogen betreft de beschikbare weerstandscapaciteit (dus de actuele hoogte van de reserve weerstandsvermogen) gedeeld door de benodigde weerstandscapaciteit (omvang geïnventariseerde risico’s). Bij een gelijk bedrag aan beschikbaar en benodigd weerstandsvermogen kunnen alle risico’s financieel worden afgedekt. De signaalwaarde van 1,0 wordt beschouwd als een goede ‘alarmknop’.
Met 1,04 is de ratio weerstandsvermogen hoger dan vorig jaar (0,79) én hoger dan de begroting (0,63), maar blijft wel geclassificeerd als ‘voldoende’. In overeenstemming met de door de raad vastgestelde nota stabiliteitscriteria, wordt in de berekening enkel de reserve weerstandsvermogen meegenomen. Bij veel andere gemeenten wordt de ratio weerstandsvermogen berekend door alle algemene reserves mee te nemen in de berekening van het weerstandsvermogen. Als de gemeente Zeist ook de algemene reserve (inkomensfunctie) zou meenemen, dan zou de beschikbare weerstandscapaciteit uitkomen op €44,6 miljoen en de ratio op 6,1 (uitstekend).
Ontwikkeling van het weerstandsvermogen € 6.867.000 € 6.624.000
2021
€ 6.291.000
2020
€ 7.962.000 € 6.895.000
2019
€ 11.029.000
Beschikbare weerstandscapaciteit
Benodigde weerstandscapaciteit
10II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Financiële positie Het resultaat van de gemeente Zeist laat zich in dit tijdperk lastig voorspellen
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
Onze samenwerking Bijlagen
Het werkelijke saldo van baten en lasten voor 2021 is uitgekomen op €6,0 miljoen positief, waar bij de 2e bestuursrapportage nog werd uitgegaan van €7,8 miljoen negatief. Een forse verbetering van €13,8 miljoen. Het totale vermogen van de gemeente Zeist is in 2021 dus toegenomen met €6,0 miljoen. Het gerealiseerde resultaat (dus ná inbegrip van reservemutaties) is uitgekomen op €4,3 miljoen positief en is daarmee €4,3 miljoen hoger dan de verwachting bij de 2e bestuursrapportage. De grafiek hiernaast laat het verschil tussen het begrote en gerealiseerde saldo van baten en lasten zien van 2019 tot en met 2021. Deze tabel geeft weer dat de verschillen tussen de begroting en realisatie voor toevoegingen en onttrekkingen uit de reserves significant zijn en oplopen sinds 2019. De verschillen tussen begroting en realisatie na de toevoegingen en onttrekkingen uit de reserves zijn geringer. De meeste omvangrijke verschillen hebben als oorzaak incidentele baten die niet tot minder goed voorspeld hadden kunnen worden zoals a) het (positieve) gevolg van de decembercirculaire (€2,3 miljoen) en b) het vormen van de vordering inzake de debiteuren sociale uitkeringen (€1,3 miljoen). Hierdoor kan geconcludeerd worden dat het resultaat van de gemeente lastig is te voorspellen.
Hierbij moet voorop gesteld worden dat 2021 een financieel positief jaar was door incidentele voordelen, met name uit hoofde van de decembercirculaire.
We adviseren het college om ook tussentijds kritisch te kijken naar de meer incidentele mee- dan wel tegenvallers en specifieke balansposten die nu (alleen) per jaareinde worden bepaald.
Voorspellend vermogen van Zeist (x €1.000) € 16.000
Impact van oorlog en sanctiewetgeving RuslandOekraïne De oorlog in Oekraïne en de sanctiewetgeving kunnen grote gevolgen hebben voor (gemeentelijke) organisaties. In eerste instantie voor eventuele activiteiten in Oekraïne, maar ook voor (belangen in) Russische organisaties die door sancties zijn getroffen. De gemeente Zeist heeft op overkoepelend niveau een (risico)-analyse opgesteld van de gevolgen van de oorlog en de sanctiewetgeving. Hieruit blijkt dat de directe impact (activiteiten en relaties met Rusland en/of Oekraïne) beperkt is. Voor de gemeente Zeist is het belangrijkste risico’ de continuïteit van het contract met een grote Russische gasleverancier en eventuele compensatie/vervangende leverancier. Dit wordt op dit moment landelijk door het Rijk onderzocht. Overige belangrijke (indirecte) risico’s betreffen mogelijk verwachte prijsstijgingen en schaarste van materialen. De gemeente heeft geen risicobedrag gereserveerd in het weerstandsvermogen als gevolg van de oorlog en sancties. Wij kunnen hiermee instemmen.
€ 14.000 € 12.000 € 10.000 € 8.000 € 6.000 € 4.000 € 2.000 €2019 2020 2021 € -2.000
€ -4.000 Verschil werkelijk vs begroot resultaat (voor reservemutaties) Verschil werkelijk vs begroot resultaat (na reservesmutaties)
11
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Observaties jaarverslag De kwaliteit van uw jaarverslag is ruim voldoende. Op aspecten voldoet de toelichting in de jaarrekening (nog) niet aan het BBV. Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Ontwikkelingen 2021
Financiële positie
Kwaliteit paragrafen
Vooruitblik
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Observaties jaarverslag Jaarrekening
Wij hebben vastgesteld, op grond van de verkregen informatie in onze controle, dat de jaarrekening en het jaarverslag verenigbaar zijn.
Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Jaarverslag
Onze samenwerking Bijlagen Informatiewaard e is ruim voldoende
In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan het BBV. Kwaliteit paragrafen Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. De paragrafen zijn verschillend qua informatiewaarde. Zo geeft de paragraaf weerstandsvermogen bijvoorbeeld veel toelichting over risicomanagement en de risico’s, maar is de paragraaf bedrijfsvoering een paragraaf met veel kengetallen zonder reflectie daarop. Wij adviseren met de nieuwe raad de informatiebehoefte in hoofdlijnen af te stemmen. Informatiewaarde is ruim voldoende Ons oordeel is gebaseerd op de leesbaarheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Wij zijn van mening dat het jaarverslag de raad de gewenste informatie verschaft per beleidsterrein. Het is goed leesbaar en de activiteiten bij de programma’s worden concreet beschreven. Ook worden veelal redengevende verklaringen gegeven bij de verschillenanalyses bij de programma’s. Bij de hoofdlijnen ontbreekt wel een toelichting op de tabel met de belangrijkste verschillen. De informatiewaarde kan daarnaast nog groeien door concretere (jaar)doelstellingen op te nemen en daarop te reflecteren. Ook missen wij nog een duiding van wat de effecten zijn van het beleid bijvoorbeeld door te reflecteren op de ontwikkeling in de kengetallen.
12
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Jaarrekening
Ontwikkelingen 2021
In dit hoofdstuk geven we een beschrijving voor de verrichte werkzaamheden met betrekking tot de verhoogde risico’s, rechtmatigheid en schattingen. Ten slotte staan we stil bij fraude en het niet naleven van wet -en regelgeving.
Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen
Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
06
13
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
Verhoogde risico’s (1/2) Bij de uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de verhoogde risico’s hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de bevindingen van verrichte werkzaamheden met betrekking tot de significante en hogere-normale risico’s die in ons controleplan zijn vastgesteld. Ten opzichte van ons controleplan hebben wij geen nieuwe risico’s geïdentificeerd.
Jaarverslag Jaarrekening
Nr.
Risico
Uitkomst controlewerkzaamheden
1
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico's van materiële onjuistheden in de jaarrekeningen slechts beperken, en niet volledig afdekken, wegens de inherente beperkingen van interne beheersingsmaatregelen. We hebben een data-analyse uitgevoerd op (handmatige) boekingen 2021 voor de gemeente Zeist. We hebben uit hoofde van deze test geen ongebruikelijke transacties geconstateerd.
Waardering voorraden: het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Het risico van waardering van de grondexploitaties is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat er veel schattingsposten zijn gemoeid bij deze balanspost. Behalve de parameters (kostenstijging, opbrengstenstijging, etc.) is de waardering gebaseerd op een raming van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. We hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op de waardering en we hebben uit hoofde van deze test geen bijzonderheden geconstateerd.
Betalingsorganisatie: Onterechte betalingen door het ontbreken van zichtbare controles c.q. vierogenprincipe in het geval van handmatige betalingen
In ons controleplan hebben we beschreven dat in het verleden is gebleken dat betalingen (bijna) waren verricht zonder onderhevig te zijn geweest aan zichtbare controles c.q. een vierogenprincipe. Dit verhoogt het risico op fraude. We hebben vastgesteld dat handmatige betalingen in 2021 zijn onderbouwd door een verzoek dat door twee functionarissen is geaccordeerd en we hebben vastgesteld dat er voorafgaande aan betalingen toereikende autorisatie heeft plaatsgevonden. We hebben uit hoofde van deze werkzaamheden geen ongebruikelijke betalingen geconstateerd.
Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen
Risiconiveau
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Schattingen 2 Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
3
13I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021
Verhoogde risico’s (2/2) Bij de uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de verhoogde risico’s hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de bevindingen van verrichte werkzaamheden met betrekking tot de significante en hogere-normale risico’s die in ons controleplan zijn vastgesteld. Ten opzichte van ons controleplan hebben wij geen nieuwe risico’s geïdentificeerd.
Jaarverslag Nr.
Risico
Uitkomst controlewerkzaamheden
Risiconiveau
4
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex. De omvang van de onrechtmatige aanbestedingen is licht toegenomen van €0,6 miljoen naar €0,7 miljoen. Deze €0,6 miljoen komt voor het grootste gedeelte voort uit dossiers die in het verleden al ten onrechte niet waren aanbesteed. Verwijs naar het hoofdstuk rechtmatigheid voor nadere overwegingen en details.
Normaal
Significant
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Dit risico rondom mogelijke gunning aan bevriende partijen is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat gemeenten zaken doen met een veelvoud aan leveranciers met ook nog een grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten. Bij onze controlewerkzaamheden hebben we gecontroleerd of voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen bevindingen geconstateerd.
Normaal
Significant
Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen 5
Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
14
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2021
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Rechtmatigheid Geen sprake van onrechtmatigheden in het kader van begrotingsrechtmatigheid
Onze conclusies
Ontwikkelingen 2021 Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid
Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. Is op programma of kredietniveau niet meer besteed dan waar u als raad toe besloten heeft. Op basis van artikel 2 van uw financiële verordening blijkt dat de begroting wordt vastgesteld op programmaniveau. Begrotingsoverschrijdingen (op programmaniveau) kunnen dus, in sommige gevallen, als onrechtmatig worden aangemerkt. Onderstaand hebben wij de overschrijdingen opgenomen en weergegeven of deze wel of niet meewegen in ons oordeel bij de jaarrekening.