07a-23RV034 Accountantsverslag 2022 Gemeente Zeist Concept 25-05-2023
Tekst van het document
0I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Accountantsverslag 2022
Speerpunten Onze conclusies
Gemeente Zeist
Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 25 mei 2023
Meest belangrijke openstaande zaken: •
Afronding van controle op het sociaal domein
•
Afronding van controle op SiSa bijlage Casus rondom zorgfraude
1
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Aanbiedingsbrief Gemeente Zeist T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Het Rond 1 3701 HS ZEIST 25 mei 2023 Referentie: … Geachte leden van de raad en het college,
Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2022 van de gemeente Zeist. We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan van 5 december 2022. Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle. Deze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en het college. We bespreken de inhoud van dit verslag graag tijdens de vergadering met het directieteam (DT) op 8 mei 2023, het college op 23 mei 2023 en met de auditcommissie op 1 juni 2023. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.
Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam, T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze kernboodschappen In dit hoofdstuk hebben we onze kernboodschappen samengevat.
01
2I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen (1/3)
Speerpunten Onze conclusies Een goedkeurende controleverklaring
Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2022 van de gemeente Zeist nagenoeg afgerond. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Er resteren onzekerheden in het sociaal domein van €3,2 miljoen (2021: €3,0 miljoen) en er is sprake van rechtmatigheidsfouten rondom aanbestedingen van €0,8 miljoen (2021: €0,6 miljoen).
Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen van het college over de gehanteerde uitgangspunten (paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’) om de normale bedrijfsvoering door te kunnen zetten. Gemeente Zeist als ambitieus lerende organisatie
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan de gemeente Zeist.
In ons tweede jaar als accountant van Zeist zien we een financiële en beheers(control)organisatie van voldoende tot goed niveau passend bij de omvang van de organisatie, die ambitieus is en steeds wil verbeteren. In 2022 zien we dan ook diverse verbeteringen ten opzichte van vorig jaar. Zoals we beschreven in onze boardletter over bijvoorbeeld de verbetering van de uitvoering verbijzonderde interne controles en in dit accountantsverslag schrijven over de IT-omgeving. Ook merken we dat aanbevelingen worden overgenomen en bij “incidenten” zoals de zorgfraude ook geanalyseerd wordt hoe de interne organisatie hiervan kan leren en kan worden verbeterd. Aandachtpunt voor gemeente Zeist is dat de geformuleerde ambities geregeld niet binnen de termijn worden gerealiseerd als toegezegd (zoals bijvoorbeeld de beweging naar de tweede lijn, het visiedocument inzake de AVG
en het onderzoek naar het onderwijshuisvestingbeleid, de kaders en financiering). Dit wordt veelal veroorzaakt door de beperking van het aantal fte in relatie tot de taken en de krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor kan echter wel een verwachtingskloof ontstaan richting de raad en/of andere stakeholders en heeft mogelijk effect op de focus en energie bij medewerkers door de lange doorlooptijd. Schaarste vraagt om prioritering In de toelichting op de programma’s lezen wij als verklaring voor lagere lasten geregeld dat door krapte op de arbeidsmarkt de capaciteit niet beschikbaar was om de geplande uitvoering te realiseren bij aanbieders en leveranciers. Ook in de gesprekken die we voeren met de ambtelijke organisatie en bij de realisatie van sommige verbeteringen merken we dat er een tekort is aan arbeidskrachten en veel openstaande vacatures. De verwachting is dat schaarste op de arbeidsmarkt (mede door de vergrijzing) de komende jaren zal blijven. Ditzelfde geldt voor de schaarste aan materialen en andere middelen. Het is daarom zaak om na te gaan denken hoe taken en opgaven op een andere manier in de toekomst kunnen worden ingevuld. Wij adviseren daarnaast voor de kortere termijn om meer expliciet keuzes te maken in de prioritering van de (niet wettelijke) doelstellingen en taken.
Onze constateringen in relatie tot uw frauderisicomanagement Wij hebben tijdens onze controle bijzondere aandacht besteed aan het proces dat u heeft opgezet om frauderisico’s en risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving te identificeren en te beheersen. De uitgevoerde werkzaamheden en de uitkomsten hebben wij voor het eerst gerapporteerd in onze nieuwe controleverklaring. De gemeente Zeist heeft al veel georganiseerd om fraudes te voorkomen, waaronder onder andere een overkoepelende frauderisicoanalyse die jaarlijks wordt geactualiseerd en wordt geagendeerd binnen onder andere het Directieteam (DT).
2II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen (2/3)
Speerpunten Onze conclusies Maatregelen getroffen als gevolg van zorgfraude bij zorgleverancier
Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Zoals het college heeft opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering, in de toelichting rondom het fraudepreventiebeleid, is er een (vermoeden van) zorgfraude. De gemeente heeft naast een extern onderzoek, ook intern een onderzoek laten uitvoeren. Het college heeft daarop maatregelen getroffen ten aanzien van de betrokken zorgleverancier. Het contract is ontbonden. De terug te vorderen betalingen zijn vanwege het faillissement van de zorgleverancier volledig voorzien. Er zijn geen signalen dat medewerkers van Zeist bij de fraude waren betrokken [onderhanden]. Op dit moment wordt door de organisatie aanvullend in kaart gebracht welke leerpunten er zijn voor de interne beheersing om een volgende casus te voorkomen. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2022 zijn geen andere aanwijzingen voor fraude aan het licht gekomen.
diverse onzekerheden, zoals de inflatie- en renteontwikkeling. Ook is de ontwikkeling van het gemeentefonds na 2026 nog niet helder. Terwijl de verschillende opgaven waar Zeist voor staat uitdagend en complex zijn. Gemeente Zeist werkt aan de actualisatie van het risicobeleid. Hier wordt onder andere de risicobereidheid nader uitgewerkt (verder concretisering van de stabiliteitscriteria) en het beleid rondom risicomanagement geactualiseerd. Ook de nota borg- en garantstellingen wordt geactualiseerd. Beiden zijn belangrijke kaders van de raad. Terugkoppeling op de door u benoemde specifieke thema’s Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 1 september 2022 is gekozen voor verstrekte subsidies, de AVG en onderwijshuisvesting als specifieke thema’s, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. •
Verstrekte subsidies: In 2022 heeft de gemeente een nieuwe workflow in het vernieuwde Zaaksysteem opgezet voor het subsidieproces, waardoor de inrichting van het proces is verbeterd. Het is nu zaak om de interne beheersmaatregelen te implementeren en te borgen in dit proces.
•
AVG en Onderwijshuisvesting: interne audits c.q. onderzoeken rondom AVG (privacy) en onderwijshuisvesting zijn onderhanden en moeten nog worden geagendeerd bij het college en de raad. We stellen voor om dit speerpunt door te schuiven naar volgend jaar, zodat we daar in onze boardletter en/of accountantsverslag 2023 inhoudelijk op kunnen reflecteren.
Het weerstandsvermogen wordt volgens eigen begrippen geclassificeerd als ‘matig’, maar niet alle algemene reserves zijn hierin betrokken Het ratio weerstandsvermogen van 0,81 (2021: 1,04) is vergelijkbaar met de begroting 2022 (0,80). Op basis van uw normen is dit matig. Bij de jaarrekening wordt een raadsvoorstel toegevoegd om het ratio te versterken naar 1,2 (voldoende).
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan de gemeente Zeist.
In overeenstemming met de door de raad vastgestelde nota stabiliteitscriteria, wordt in de berekening enkel de reserve weerstandsvermogen meegenomen. In tegenstelling tot andere gemeenten heeft Zeist een aparte algemene reserve als buffer voor de ‘inkomensfunctie’ van de gemeente. De risicobereidheid typeren we daarom als voorzichtig. De macro-economische omstandigheden kennen echter wel
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen (3/3)
Speerpunten Onze conclusies Ook in 2022 onzekerheden rondom prestatielevering in het sociaal domein
Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Gemeente Zeist heeft een plan van aanpak opgesteld voor de controle van het sociaal domein. Hierbij blijft de afhankelijkheid van derden groot. Om een tijdige afronding van de jaarrekening te kunnen waarborgen is de gemeente ook voor 2022 afhankelijk geweest van een tijdige indiening van de verantwoordingen op 1 april 2023, met name ten behoeve van het aspect prestatielevering. De totale onzekerheid is ongeveer gelijk gebleven ad €3,2 miljoen (2021: €3,0 miljoen). De onrechtmatige aanbestedingen toegenomen van €0,6 naar €0,8 miljoen Voorgaand jaar bleken er onrechtmatigheden naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle op de naleving van aanbestedingsrichtlijnen. Deze onrechtmatigheden komen voort uit vijf ‘oude’ opdrachten. Deze oude contracten leiden ook tot bestedingen (én dus onrechtmatigheden) in 2022 voor een omvang van €0,3 miljoen. Voor een gedeelte hiervan wordt in 2023 een aanbesteding opgestart, waarmee naar verwachting onrechtmatigheden worden opgelost. Daarnaast zijn er vier nieuwe crediteuren waarvan is geconstateerd dat deze ten onrechte niet EU zijn aanbesteed, wat leidt tot een onrechtmatigheid van €0,5 miljoen. De gemeente heeft goede stappen gezet in het kader van de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van gemeente Zeist. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan gemeente Zeist.
Met het begin van 2023 is voor gemeenten het nieuwe boekjaar gaan lopen en wordt de laatste stap in de vernieuwing van het BBV gezet. Het college moet nu zelf verantwoording afleggen over financiële rechtmatigheid. In 2022 is de gemeente Zeist actief bezig geweest met de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is belangrijk om in 2023 de werkzaamheden meer periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal) uit te voeren om de stand van zaken en eventuele bevindingen tijdig te signaleren.
2III
3
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven. Dit hebben we met u besproken in de auditcommissievergadering van 1 september 2022. In dit hoofdstuk delen we onze observaties over deze drie speerpunten.
02
3I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking
Speerpunt 1: Verstrekte subsidies In 2022 is een nieuwe workflow in het vernieuwde Zaaksysteem opgezet voor het subsidieproces. Zaak is nu om de interne beheersmaatregelen te implementeren en te borgen in dit proces. Bij verstrekte subsidies is sprake van zowel een termijn waarbinnen een subsidieaanvrager een aanvraag moet indienen als ook een termijn waarbinnen de gemeente moet beslissen. Deze termijnen zijn vastgelegd in respectievelijk artikel 7 en 8 in de algemene subsidieverordening (‘ASV’) van de gemeente. Onderstaand geven wij de reflectie, opvolging en aanbevelingen op basis van de gerapporteerde constateringen uit onze board letter: •
Bijlagen •
De Algemene Subsidie Verordening (‘ASV’) is uit 2015. De actualisatie van de ASV is onderhanden. We raden aan om in de toekomst te waarborgen dat verordeningen en nota’s één keer in de vier jaar worden geactualiseerd.
•
Het gebruikersgemak voor de subsidieontvangers en subsidiebehandelaars kan worden verbeterd door het doorontwikkelen van bepaalde functies (automatisch herinneringen, digitale handtekening, gebruik van sjablonen, etc). Dit is relevant omdat wij op basis van deelwaarnemingen hebben geconstateerd dat nu niet aan alle (beslis)termijnen wordt voldaan.
•
De integratie met het financiële systeem. Het aansluiten van de subsidieadministratie en de financiële administratie is nu een handmatig proces. We raden aan om te onderzoeken of een interface gerealiseerd kan worden.
•
Tijdens de inrichting van het subsidieproces is geen formele documentatie van de inrichting opgesteld (inrichtingsdocument). Risico is dat de kennis niet vastligt, hetgeen de efficiente en zorgvuldige wijze van (toekomstig) beheren van het proces en het systeem negatief kan beïnvloeden.
De gemeente beschikt met ingang van 2022 over een centrale registratie van subsidies in het nieuwe zaaksysteem. Dit zal van toepassing worden vanaf subsidieaanvragen 2023.
Uit de interne en externe controle blijken aandachtspunten in relatie tot de implementatie en inrichting van het nieuwe Zaaksysteem In 2022 heeft Zeist een nieuwe workflow in het vernieuwde Zaaksysteem opgezet om het subsidieproces en de bijbehorende interne beheersmaatregelen beter te borgen. Deze gaan van toepassing zijn vanaf de subsidievaststellingen voor 2022 en de subsidieverleningen voor 2023. De gemeente heeft wel alvast een interne controle uitgevoerd op het subsidieproces in dit Zaaksysteem. Uit de interne en onze externe controle blijken de volgende aandachtspunten: •
met het mandaat. Er is geen sprake van een financiële onrechtmatigheid gezien het mandaatbesluit geen onderdeel is van het normenkader. We adviseren om de minimaal vereiste functiescheiding in te richten.
De uitvoering van een periodieke controle op de juistheid van de autorisaties aan de hand van de autorisatiematrix. Tijdens de interimcontrole hebben we reeds geconstateerd dat de autorisaties niet altijd in overeenstemming zijn
De workflow in het vernieuwde Zaaksysteem geeft de randvoorwaarden om het proces juist in te regelen. De aandachtspunten zijn helder geformuleerd. Het is nu zaak die aandachtspunten tijdig in het systeem in te regelen om de interne beheersing in het systeem te borgen, zodat het proces voor zowel de subsidieontvangers als subsidiebehandelaars effectiever wordt, het gebruikersgemak wordt vergroot en aan de (beslis)termijnen wordt voldaan.
3II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Speerpunt 2 & 3: AVG en onderwijshuisvesting Interne audits c.q. onderzoeken rondom AVG (privacy) en onderwijshuisvesting zijn onderhanden
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Speerpunt 2: AVG
Speerpunt 3: Onderwijshuisvesting
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Elke organisatie moet een privacy-administratie beheren waarmee kan worden aangetoond dat zij voldoet aan de vereisten van de AVG. We brengen in kaart hoe gemeente Zeist waarborgt dat wordt voldaan aan de AVG.
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de huisvesting van scholen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs. Onderwijshuisvesting is hierdoor een onderdeel van de vastgoedportefeuille van de gemeente Zeist.
Op basis van de procesbespreking met de Chief Information Security Officer (CISO) en de functionaris gegevensbescherming (FG) hebben we eerste beeld gekregen in de beheersomgeving die de ambtelijke organisatie heeft ingeregeld om te voldoen aan de AVG. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan het FG-auditverslag en gerelateerde ‘visiedocument’. In het FG-auditverslag wordt onder andere aandacht gegeven aan een doelmatige- en doeltreffende beleidsvoering in het kader van privacy. Binnenkort gaat dit verslag de bestuurlijke route in en wordt ingebracht in het college en de raad. Op basis van dit FG-auditverslag en het gerelateerde visiedocument is het de planning dat volgend jaar vanuit Informatievoorziening (IV) het initiatief wordt genomen om een plan van aanpak op te stellen om waar nodig te komen tot extra maatregelen om dat ambitieniveau invulling te geven. Vanwege de latere oplevering dan verwacht in onze managementletter stellen voor om dit speerpunt door te schuiven naar volgend jaar, zodat we daar in onze boardletter en/of accountantsverslag 2023 inhoudelijk op kunnen reflecteren.
De bekostiging van onderwijshuisvesting is al jarenlang onderwerp van discussie in de sector. De steeds hogere kwalitatieve eisen (waaronder bijvoorbeeld eisen inzake duurzaamheid en luchtkwaliteit) en de stijgende bouwkosten zorgen voor een grotere investeringsopgave en structureel hogere kapitaallasten. Op basis van de door het raad vastgestelde Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs (SHP) en de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Zeist 2015 is er een planning, een financieel kader en een richtlijn voor de wijze waarop de gemeente het beleid uitvoert. De monitoring en verantwoording van het programma vindt plaats via de gemeentelijke P&Cproducten en het Integrale Huisvestingsplan (IHP) dat jaarlijks wordt opgesteld. Gemeente Zeist heeft een onderzoek uit laten voeren naar het onderwijshuisvestingbeleid, de kaders en financiering, dat door verschillende oorzaken is vertraagd. Uit het onderzoek blijkt dat de uitvoering van het programma voor een groot deel conform de richtlijnen en uitgangspunten verloopt. Wel zijn een aantal knelpunten vastgesteld. De resultaten worden binnenkort geagendeerd in het college en de raad. Daarom stellen we voor om ook dit speerpunt door te schuiven naar volgend jaar, zodat we daar in onze boardletter en/of accountantsverslag 2023 inhoudelijk op kunnen reflecteren.
4
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze conclusies In dit hoofdstuk wordt uitleg gegeven over ons oordeel bij de jaarrekening. Hierin lichten we de geconstateerde fouten en onzekerheden voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid toe.
03
4I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Onze conclusies Ons oordeel bij uw jaarstukken 2022 is goedkeurend voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid Uw jaarrekening geeft een getrouw beeld
De totale rechtmatigheidsfout is €0,8 miljoen
De accountantscontrole over 2022 van gemeente Zeist is onderhanden. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat a) de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad en b) dat er geen materiële controleverschillen ontstaan uit het restant van de controle.
Het totaal van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden komt neer op respectievelijk €0,8 miljoen en €3,2 miljoen (2021: €0,6 miljoen en €3,0 miljoen). Afwijkingen van rechtmatigheidscriteria zijn veelal niet te corrigeren. Het detailoverzicht van fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid vind u hier.
Fouten en onzekerheden geconstateerd in relatie tot getrouwheid
Als accountants zijn wij ervoor verantwoordelijk dat wij in onze controleverklaring verslag uitbrengen over de overige informatie die in het jaarverslag is opgenomen. De overige informatie omvat uw hoofdstuk algemeen, hoofdstuk investeringsfonds, de programmaverantwoording, de paragrafen en de overige bijlagen. Wij hebben geen materiële inconsistenties, materiële onjuistheden en/of omissies opgemerkt in de informatie die op grond van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) moet worden verstrekt.
In totaliteit hebben we twee controleverschillen geconstateerd in relatie tot getrouwheid, die beide zijn gecorrigeerd. De onzekerheden vanuit het sociaal domein met betrekking tot de prestatielevering zijn €3,2 miljoen (2021: €3,0 miljoen). De overzichten van deze fouten en onzekerheden inzake getrouwheid worden hier getoond.
Overige informatie in uw jaarverslag is consistent met uw jaarrekening
Getrouwheid Oordeel:
Rechtmatigheid
Goedkeurend
Oordeel:
8.000
8.000
6.000
6.000
4.000
4.000
2.000 Fouten ◼ = absoluut bedrag fouten of onzekerheden x €1.000
6.678
2.226
2.000
3.000
-
Goedkeurend
-
3.000
847
Onzekerheden ◼ = door u vastgestelde goedkeuringstolerantie x €1.000
Fouten
Onzekerheden
4II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van gecorrigeerde fouten inzake getrouwheid
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffen de gecorrigeerde fouten in relatie tot getrouwheid, boven de gestelde rapporteringstolerantie van €100.000.
Jaarrekening Vooruitblik
Fouten
Onzekerheden
#
Beschrijving
Jaarrekeningpost
1
Debetbedragen in de crediteurenadministratie: We hebben tijdens de controle op de crediteuren (kortlopende schulden) vastgesteld dat er ‘negatieve’ crediteuren in de crediteurenlijst zaten. Dit zijn eigenlijk debiteuren (vorderingen). We hebben een correctie voorgesteld om dit te corrigeren. Dit is verwerkt in de definitieve versie van de jaarrekening.
Netto vlottende schulden en uitzettingen met een looptijd > 1 jaar.
€152.000
€0
Totaal
€152.000
€0
Onze samenwerking Bijlagen
4III
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van ongecorrigeerde fouten en onzekerheden inzake getrouwheid
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden in relatie tot getrouwheid, boven de rapporteringstolerantie van €100.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is.
Jaarrekening Vooruitblik #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
Onzekerheden
1
Sociaal domein: Van een aantal zorgleveranciers Wmo zijn (nog) geen productieverantwoordingen met controleverklaringen verkregen. Er is geen zekerheid rondom prestatielevering voor deze zorgleveranciers.
Sociaal domein – Zorg in Natura
€0
€1.398.000
2
Sociaal domein: Van een aantal zorgleveranciers Jeugd zijn (nog) geen productieverantwoordingen met controleverklaringen verkregen. Er is geen zekerheid rondom prestatielevering voor deze zorgleveranciers.
Sociaal domein – Zorg in Natura
€0
€1.806.000
Totaal
€0
€3.204.000
Onze samenwerking Bijlagen
4IV
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Overzicht van fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de geconstateerde fouten en onzekerheden in relatie tot rechtmatigheid, boven de gestelde rapporteringstolerantie van €100.000. Afwijkingen in relatie tot rechtmatigheid zijn niet te corrigeren. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met deze beoordeling van het college.
Jaarrekening Vooruitblik #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
Onzekerheden
1
Aanbestedingen: vanuit de controle op de aanbestedingen is een onrechtmatigheid van €0,8 miljoen geconstateerd.
Inkopen en aanbestedingen
€847.000
€0
2
Getrouwheid: Een ongecorrigeerde correctie voor ‘getrouwheid’ is ook een bevinding voor rechtmatigheid
Sociaal domein
€0
€3.204.000
€0
€3.204.000
Onze samenwerking Bijlagen
Totaal
5
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Ontwikkelingen 2022
Ontwikkelingen 2022
In dit hoofdstuk beschrijven we relevante ontwikkelingen voor het stedelijk domein, het sociaal domein en het domein bedrijfsvoering.
Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
04
6
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Ruimtelijk domein De Zeister grondexploitaties ontwikkelen positief in 2022
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Het risicoprofiel van de grondexploitaties is relatief laag
We raden aan om de nota grondbeleid te actualiseren
Per 31 december 2022 is sprake van 2 actieve projecten zijnde de Gemeentewerf en Huis ter Heide-West. Het Huis ter Heide-West project is onderdeel van Hart van de Heuvelrug. Door het afsluiten van het project Geiserlaan is er geen sprake meer van een verliesvoorziening.
Het huidige grondbeleid dateert uit 2008 (2008-2012). Mede gezien de wijziging in het BBV rondom grondexploitatie (onder andere introductie van de POC, die wel is verwerkt in het raadsbesluit 18RV068), hebben we het college voorgaand jaar aangeraden om de nota grondbeleid te actualiseren. Dit is nog niet gebeurd.
In 2022 is conform de voorgeschreven BBV-methodiek van Percentage-OfCompletion (POC) een winstneming in het grondbedrijf behaald van €0,2 miljoen. De winst wordt in de (algemene) reserve winstneming grondexploitaties gedoteerd. Pas na realisatie van het gehele project, wordt de winst gestort in de reserve grondbedrijf. Deze (bestemmings)reserve grondbedrijf heeft per 31-12-2022 een omvang van €906.000.
Interne beheersing grondexploitaties
Het financiële risicoprofiel van de gemeente Zeist, met slechts één risicodragende grondexploitatie, is beperkt. Als onderdeel van het risicomanagement wordt jaarlijks de gewenste hoogte voor de reserve grondexploitatie bepaald. Dit gebeurt jaarlijks bij de jaarrekening en de actualisatie van het MPSO. De reserve biedt voldoende ruimte voor een primaire egalisatie tussen winstgevende en verlieslatende grondexploitaties en heeft dit jaar meer financiële ruimte gekregen om tegenvallers op projecten op te vangen. De gemeente Zeist doet aan ‘situationele grondbeleid’ wat betekent dat de keuze van de rol die de gemeente inneemt, afhankelijk is van welke manier invulling wordt gegeven aan een project. Per project maakt de gemeente de afweging wat de meest passende ontwikkelstrategie is. Na 2026 is de verwachting dat de laatste, op dit moment actieve, grondexploitatie is afgerond.
Wij hebben vanuit de controle op de grondexploitaties ook gekeken naar de projectbeheersing. We zien hierbij een organisatie die stuurt op planexploitaties en de daarmee samenhangende risico’s. De exploitaties worden voor de jaarrekening in zijn geheel geactualiseerd. Uit besprekingen en onderbouwingen hebben wij geconstateerd dat er voldoende aandacht is voor de beheersing van de financiële risico’s.
Ontwikkeling risicoprofiel grondexploitaties 2,5
2022
2021
2 1,5 1 0,5 0 Prognose resultaat
Reserve grondbedrijf
Verliesvoorziening
6I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen
Ruimtelijk domein
Speerpunten
De parameters zijn aangepast naar aanleiding van de economische ontwikkelingen
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik
De parameters voor de grondexploitaties zijn evenwichtig ingeschat
De grondexploitatie ‘Hart van de Heuvelrug’ nader toegelicht
De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag.
Het project Hart van de Heuvelrug is een gebiedsontwikkeling in samenwerking met de provincie Utrecht en gemeente Soest. In de gebiedsontwikkeling is aan de ene kant sprake van investeringen in natuur (groene gebieden) die grotendeels worden gefinancierd door uit te geven kavels voor woningbouw en bedrijventerreinen (rode gebieden). Het gebied wordt als totaal gebiedsontwikkeling gezien, waarbij sprake is van financiële verevening tussen de rode en groene projecten en ook duidelijke contractuele afspraken zijn gemaakt over de risico’s in het project. De financiële risico’s liggen hierbij met name bij de provincie Utrecht.
In 2021 heeft de gemeente de kosten voor bouw- en woonrijp maken eenmalig verhoogd met 9,2% op basis van de GWW-index. Dit was een hogere stijging ten opzichte van het landelijk beeld in de grondexploitaties (3% - 5%). Maar dit sluit aan met de uiteindelijke gemiddelde inflatie in 2022 (10%). In 2022 heeft de gemeente voor de toekomstige jaren een parameter kostenstijging van 3% verwerkt (2021: 1,7%-2,5%). Voor de lange termijn rekent de gemeente met onderstaande parameters. Deze hebben wij beoordeeld en zijn voor de grondexploitaties evenwichtig bepaald.
Onze samenwerking Parameters
MPG 2023
MPG 2022
Rente
0,87 %
1,16 %
Disconteringsvoet
2,0 %
2,0 %
Kostenstijging
3,0 %
1,7 - 2,5%
Opbr. stijging woningbouw
0,0 %
1,5 – 1,7%
Opbr. stijging soc. woningbouw
0,0 %
0,0%
Bijlagen
Voorzichtig
Evenwichtig
Schatting 2022
De gemeente heeft een notitie opgesteld waarin de ontwikkelingen, parameters en risico’s zijn uiteengezet waardoor goed inzicht wordt verkregen in de onderlinge samenhang, de financiële status en de verantwoordelijkheden. We concluderen dat de gerelateerde uitgangspunten evenwichtig zijn bepaald. De Zeister grondexploitatie Huis ter Heide West maakt deel uit van deze integrale gebiedsontwikkeling. Het resultaat van de grondexploitatie Huis ter Heide West is neutraal (€0). Dit komt omdat het resultaat van de grondexploitatie gelijk is aan de bijdrage aan de gebiedsontwikkeling Hart van de Heuvelrug. Een eventueel ‘nadeel’ op deze grondexploitatie komt in beginsel voor rekening van provincie Utrecht.
7
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Sociaal domein In de P&C-producten wordt gerapporteerd over taakstellingen
Onze conclusies De realisatie van de taakstellingen is nader gekwantificeerd Ontwikkelingen 2022 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening
Voor zowel Jeugdzorg als WMO zijn vanaf 2022 taakstellingen (€0,5 miljoen per jaar tot en met 2026) in de begroting opgenomen. Er is gekeken naar mogelijkheden om deze taakstelling in te vullen. In de P&C-producten worden sinds voorgaand jaar de realisatie van de taakstellingen geduid ten opzichte van de begrote taakstellingen. Het risico is aanwezig dat de taakstelling de komende jaren niet gerealiseerd gaat worden. Dit risico is opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing en verrekend in de weerstandsratio. In het dashboard van de stabiliteitscriteria wordt de raad geïnformeerd over de voortgang en het risico van deze taakstelling.
Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Hogere lasten dan vorig jaar, wel (nagenoeg) gelijk aan de (gewijzigde) begroting
De werkelijke kosten zijn ongeveer gelijk aan de (gewijzigde) begroting, maar wel €1,3 miljoen hoger dan voorgaand jaar. De stijging van €1,3 miljoen ten opzichte van voorgaand jaar, wordt met name veroorzaakt in product ‘Wijkteams’ en product ‘Maatschappelijke dienstverlening 18-’. In de twee bestuursrapportages uit 2022 is reeds geanticipeerd op deze stijging. Gemeente Zeist signaleert een toenemende vraag naar hulp voor ‘lichtere’ problematiek. In de bestuursrapportage wordt als één van de redenen beschreven dat gemeente Zeist ‘outreachend’ werkt, bijvoorbeeld met de school CJG’ers. Deze zichtbaarheid maakt bijvoorbeeld dat onderwijs personeel ouders sneller naar het CJG verwijst.
Tegelijkertijd ervaart gemeente Zeist ook een toenemende complexiteit (en daarmee zwaardere) zorgvragen. Bij complexe zorgvragen is vaak sprake van problemen op meerdere gebieden. Dit resulteert in meerdere beschikkingen en hogere kosten per gezin. Daarbij werkt de wachtlijst voor GGZ hulp voor volwassenen vertragend bij het oplossen van problemen, wanneer ouders bereid zijn ook voor zichzelf hulp te zoeken. De toenemende complexiteit van de zorgvraag heeft verschillende redenen.
Lasten per product in programma ‘Merkbaar beter in zorg voor elkaar’
Rekening Begroting 2021 2022 (x €1.000) (x €1.000)
Begroting gewijzigd 2022 (x €1.000)
Rekening 2022 (x €1.000)
620: Wijkteams
€7.027
€6.822
€9.354
€9.145
660: Maatwerkvoorziening
€2.645
€2.089
€2.385
€2.448
671: Maats. Dienstverlening 18+
€13.499
€12.544
€13.740
€14.030
672: Maats. Dienstverlening 18-
€15.537
€14.432
€18.647
€18.666
681: Geëscaleerde zorg 18+
€145
€109
€109
€427
682: Geëscaleerde zorg 18-
€6.698
€4.444
€2.267
€2.051
Totaal
€45.551
€40.440
€46.502
€46.766
7I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Sociaal domein Gemeente Zeist heeft de ambitie om de controle op prestatielevering binnenshuis te halen
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Gemeente Zeist heeft de ambitie om de controle op prestatielevering binnenshuis te halen In 2021 is binnen gemeente Zeist een pilot uitgevoerd om zelf de prestatielevering te gaan controleren, zodat de gemeente Zeist minder c.q. niet afhankelijk is van de productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. Uit de pilots in 2021 bleek dat voor prestatielevering niet zonder meer ‘gesteund’ kon worden op de controles in de zorgapplicatie. Op basis van de gerelateerde aanbevelingen zijn acties uitgezet, waarna een vervolgonderzoek wordt uitgevoerd met name over a) de wijze van beschikken en b) het integreren van de toets op prestatielevering. Door personele wisselingen zijn de nieuwe medewerkers in 2022 met de reguliere controles begonnen in het sociaal domein. De ambitie voor 2023 is er om de prestatielevering zelf te gaan controleren. We hebben het college en de directie van de gemeente Zeist aangeraden om de interne beheersingsmaatregelen gedurende 2022 meer in lijn te brengen met de SDO-notitie van de NBA. Hierdoor zouden verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en op deze wijze kan de prestatielevering in combinatie met de kwaliteit van zorg op basis van interne beheersingsmaatregelen worden aangetoond.
Het effect is bovendien dat minder ‘gesteund’ hoeft te worden op de productie-verantwoordingen van zorgleveranciers zodat het ‘dossier’ sociaal domein afgerond is op het moment van opstellen van de jaarrekening.
Ook in 2022 blijven er onzekerheden rondom de prestatielevering ZIN De gemeente Zeist steunt dus voor 2022 nog in belangrijke mate op de productieverantwoordingen voor de prestatielevering van de zorg. Om een tijdige afronding van de jaarrekening te kunnen waarborgen is de gemeente afhankelijk van een tijdige indiening door de aanbieders (voor 1 april 2022). Daarnaast geldt dat de gemeente Zeist voor kleinere zorgaanbieders niet de voorwaarde heeft gesteld tot het verrichten van een externe accountantscontrole. Dit is om de administratieve lasten voor kleinere aanbieders te verminderen.
De onzekerheden zijn in 2022 ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van voorgaand jaar ad €3,2 miljoen (2021: €3,0 miljoen). Proactieve aanpak rondom pgb’s zorgt ervoor dat er geen onzekerheden zijn ten aanzien van de prestatielevering Voor alle cliënten die een pgb-budget ontvangen worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. Conform landelijke afspraken verzorgt de Sociale Verzekeringsbank (SVB) het administratieve proces rondom de pgb-verstrekkingen en legt daarover verantwoording af aan de gemeenten. Bij de SVB wordt echter niet getoetst op het aspect prestatielevering. Doordat de gemeente zelf proactief uitgebreide tests heeft uitgevoerd op aspecten zoals het beoordelen van de rechtmatigheid zorgvraag, administratieve afhandeling en vaststellen en verwerken van pgb’s (inclusief prestatielevering), is zelfstandig zekerheid verkregen over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de te verantwoorden lasten in het kader van de pgb’s.
8
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Bedrijfsvoering We hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en gemeente Zeist heeft goede stappen gezet in het kader van de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd.
Geen bevindingen in het kader van de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking
In onze boardletter van 5 december 2022 hebben we gerapporteerd over de door ons geconstateerde bevindingen in het kader van de interne beheersing. We rapporteerden in totaliteit 11 bevindingen, waarvan 3 met prioriteit hoog. Eén heeft betrekking op prestatielevering in het sociaal domein en de andere twee hebben betrekking op de beheersing van de IT-omgeving, zie onderstaande. Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd tijdens de jaareinde controle.
Wij zijn verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen wat aan u moet worden gemeld, buiten de hiernaast opgenomen bevindingen.
Er wordt gewerkt aan verbetering van de beheersing van de IT-omgeving
Met het begin van 2023 is voor gemeenten het nieuwe boekjaar gaan lopen en wordt de laatste stap in de vernieuwing van het BBV gezet. Het college van burgemeesters en wethouders is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en moet nu zelf verantwoording afleggen over financiële rechtmatigheid.
Wij hebben ons opnieuw verdiept in uw IT-beheerprocessen. De focus lag hierbij op het beoordelen van de IT-beheersingsmaatregelen rondom de ITsystemen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. In lijn met 2021 hebben wij vastgesteld dat de algemene ITbeheersmaatregelen voor de financieel relevante applicaties stabiel zijn, maar op onderdelen wel geformaliseerd moeten worden. Hier zien we verbeterpunten op het gebied van gebruikersbeheer. Deze bevindingen hebben betrekking op a) het formaliseren van procedures over het toekennen, wijzigen en intrekken van gebruikersrechten en b) het terugbrengen van 'generieke' accounts met uitgebreide rechten. Beide bevindingen zijn onderhanden. Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de IT-beheersing geconstateerd tijdens de eindejaarscontrole.
De gemeente heeft goede stappen gezet in het kader van de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording
Waar voorheen een externe accountant een oordeel vormde over de rechtmatigheid en hierover verslag uitbracht, moet het college nu zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In 2022 is de gemeente Zeist actief bezig geweest met de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een basisniveau van de interne beheersing (met een mix van maatregelen) op basis waarvan de controle uitgevoerd kan worden. En de gemeente heeft de ambitie om de volgende stappen te zetten. Hierbij zien we dat de (verbijzonderde) interne controles bijna geheel worden uitgevoerd door team Control, terwijl de ambitie was om deze controlemaatregelen onder te brengen bij de eerste- en tweede lijn.
9
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Jaarverslag In dit hoofdstuk beschrijven we wat ons is In dit hoofdstuk beschrijven opgevallen in relatie tot de we wat ons is opgevallen in relatie de informatiewaarde van hettot jaarverslag. informatiewaarde vanwe hetonze jaarverslag. Daarnaast beschrijven visie op Daarnaast beschrijven we onze visie op de financiële positie van de gemeente de financiële positie. Zeist.
05
10
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Financiële positie De financiële positie is goed te noemen, waarbij wel aandacht moet blijven voor de belastingcapaciteit en de structurele exploitatieruimte De financiële positie van uw gemeente zegt iets over de mate waarin uw gemeente in staat is om zijn schulden af te lossen, onverwachte tegenvallers op te vangen en noodzakelijke ombuigingen te realiseren. Gemeente Zeist kenmerkt zich als een financieel stabiele gemeente. De laatste jaren staat de financiële positie echter onder druk. De toenemende kosten in het sociaal domein, het achterblijven van structurele rijksmiddelen en de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne zijn voorbeelden hiervan. Binnen de gemeente Zeist is het ‘dashboard stabiliteitscriteria’ ontwikkeld, wat u inzicht geef in de financiële positie van de gemeente Zeist In 2021 heeft u de nota stabiliteitscriteria vastgesteld en tevens heeft het college in dat kader een ‘dashboard stabiliteitscriteria’ ontwikkeld. Het dashboard geeft inzicht waar de financiële positie op objectieve wijze wordt getoond aan de hand diverse stabiliteitscriteria. Het geeft de ‘financiële staat van de gemeente Zeist’ weer.
De financiële positie is goed te noemen, waarbij wel aandacht moet blijven voor de belastingcapaciteit en de structurele exploitatieruimte In de tabel hiernaast hebben wij de zes verplichte kengetallen onder elkaar gezet om ontwikkeling van de financiële weerbaarheid en wendbaarheid te beschouwen. We zien daarbij dat de kengetallen grotendeels zijn gelijk gebleven met voorgaand jaar. Elk van deze kengetallen begeven zich aan de ‘goede’ kant van het landelijk gemiddelde, met uitzondering van de belastingcapaciteit. Volgens de nota stabiliteitscriteria is een gesprek met de raad gewenst op het moment dat de signaalwaarden boven de bandbreedte van 105% uitkomt over de (on)wenselijkheid van verdere verhoging en de gevolgen hiervan.
De structurele exploitatieruimte is toegenomen van 2% in 2021 naar 6% in 2022. De komende begrotingsjaren laten een reëel evenwicht zien met een structurele exploitatieruimte van 6%, oplopend naar 8% in 2025. Dat wil zeggen dat de structurele lasten lager zijn aan de structurele baten. Belangrijk is wel dat de kengetallen moeten worden bezien in relatie met de uitdagingen van de gemeente Zeist zoals CAO stijgingen, prijsstijgingen, taakstellingen die nog moeten worden gerealiseerd en de onduidelijkheid van het gemeentefonds in de toekomst. De netto schuldquote is erg laag vergeleken met het landelijk gemiddelde. Daardoor is het renterisico laag voor gemeente Zeist. Kengetallen
Gemeente Zeist
Landelijk**
2022
2021
2022*
2021
Solvabiliteit
66%
65%
30%
31%
Grondexploitaties
0%
1%
7%
9%
Structurele exploitatieruimte
6%
2%
0,2%
1%
Nettoschuldquote
4%
11%
74%
73%
Nettoschuldquote gecorrigeerd
1%
7%
68%
67%
Belastingcapaciteit
120%
108%
105%
105%
Weerbaarheid
Wendbaarheid
* op basis van de begroting 2022 ** Bron: https://findo.nl/jive
10I
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
Financiële positie Het weerstandsvermogen wordt volgens eigen begrippen geclassificeerd als ‘matig’, maar niet alle algemene reserves zijn hierin betrokken Het weerstandsvermogen wordt volgens eigen begrippen geclassificeerd als ‘matig’, maar niet alle algemene reserves zijn hierin betrokken
De gemeente Zeist stuurt voor de ratio weerstandsvermogen (beschikbaar/ benodigd vermogen) op een waarde tussen de 1,0 en 1,4 (voldoende). De ratio wordt als onvoldoende beoordeeld bij een waarde tussen 0,8 en 1, voldoende tussen 1,0 en 1,4, ruim voldoende tussen 1,4 en 2,0 en als uitstekend bij een waarde groter dan 2. Voor de berekening van het benodigd vermogen op basis van de geïdentificeerde financiële risico’s wordt een simulatiemodel gebruikt met een zekerheidsniveau van 90%. Het ratio weerstandsvermogen van 0,81 (2021: 1,04) is vergelijkbaar met de begroting 2022 (0,80). Op basis van uw normen is dit matig. Bij de jaarrekening wordt een raadsvoorstel toegevoegd om het ratio te versterken naar 1,2 (voldoende). De nota financiële stabiliteitscriteria beschrijft de ‘signaalwaarde’ U heeft de gewenste signaalwaarde van de weerstandsratio vastgesteld op een bandbreedte tussen de 1,0 en 1,4. De ratio weerstandsvermogen betreft de beschikbare weerstandscapaciteit (dus de actuele hoogte van de reserve weerstandsvermogen) gedeeld door de benodigde weerstandscapaciteit (omvang geïnventariseerde risico’s). Bij een gelijk bedrag aan beschikbaar en benodigd weerstandsvermogen kunnen alle risico’s financieel worden afgedekt. De signaalwaarde van 1,0 wordt beschouwd als een goede ‘alarmknop’.
In overeenstemming met de door de raad vastgestelde nota stabiliteitscriteria, wordt in de berekening enkel de reserve weerstandsvermogen meegenomen.
In tegenstelling tot andere gemeenten heeft Zeist een aparte algemene reserve als buffer voor de ‘inkomensfunctie’ van de gemeente. De risicobereidheid typeren we daarom als voorzichtig. De macro-economische omstandigheden kennen echter wel diverse onzekerheden, zoals de inflatie- en renteontwikkeling. Ook is de ontwikkeling van het gemeentefonds na 2026 nog niet helder. Terwijl de verschillende opgaven waar Zeist voor staat uitdagend en complex zijn. Gemeente Zeist werkt aan de actualisatie van het risicobeleid. Hier wordt onder andere de risicobereidheid nader uitgewerkt (verder concretisering van de stabiliteitscriteria) en het beleid rondom risicomanagement geactualiseerd. Ook de nota borg- en garantstellingen wordt geactualiseerd. Beiden zijn belangrijke kaders van de raad. Schaarste vraagt om prioritering In de toelichting op de programma’s lezen wij als verklaring voor lagere lasten geregeld dat door krapte op de arbeidsmarkt de capaciteit niet beschikbaar was om de geplande uitvoering te realiseren zowel bij aanbieders/leveranciers als bij de gemeente. Ook in de gesprekken die we voeren met de ambtelijke organisatie, merken we dat er een tekort is aan arbeidskrachten en veel openstaande vacatures. De verwachting is dat schaarste op de arbeidsmarkt (mede door de vergrijzing) de komende jaren zal blijven.
Het is daarom zaak om na te gaan denken hoe taken op een andere manier in de toekomst kunnen worden ingevuld. Wij adviseren daarnaast voor de kortere termijn om meer expliciet keuzes te maken in de prioritering van de (niet wettelijke) doelstellingen en taken.
10II
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Financiële positie Observaties jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik Onze samenwerking
Financiële positie Ondanks het feit dat 2022 een ‘bijzonder’ jaar was, kunnen we concluderen dat het ‘voorspellend vermogen’ van gemeente Zeist kan worden verbeterd. Het werkelijke saldo van baten en lasten voor 2022 voor mutaties reserves (het operationeel resultaat) is €16,7 miljoen positief, waar bij de 2e bestuursrapportage nog werd uitgegaan van €1,3 miljoen negatief. Een forse verbetering van €18 miljoen. Het gerealiseerde resultaat na reservemutaties is uitgekomen op €11,5 miljoen positief en is daarmee €4,0 miljoen hoger dan de verwachting bij de 2e bestuursrapportage. De grafiek hiernaast laat het verschil tussen het begrote en gerealiseerde saldo van baten en lasten zien (voor reservemutaties) van 2019 tot en met 2022. Deze tabel geeft weer dat de verschillen tussen de begroting en realisatie significant zijn en oplopen sinds 2019. De meeste omvangrijke verschillen in 2022 zijn: •
Bijlagen
•
•
‘Vitale gemeenschappen’: €2,1 miljoen voordeel doordat met name niet alle (dagelijks) onderhoudwerkzaamheden voor sportaccomodaties die in de begroting zaten, zijn uitgevoerd omdat dit niet altijd noodzakelijk bleek. Daarnaast zijn hogere opbrengsten begraafplaatsen en crematoria (€0,5 miljoen) gerealiseerd. ‘Merkbaar beter in zorg voor elkaar’: €2,4 miljoen voordeel door een achtergebleven zorgvraag ten opzichte van de begroting op maatwerkdienstverlening 18- (€1,2 miljoen) en 18+ (€0,7 miljoen). ‘Toekomstbestendig wonen’: €2,5 miljoen voordeel door vertraging in de investeringen in wonen en bouwen (€1,4 miljoen), waaronder een Rijkscompensatie van €0,6 miljoen voor de uitstel van de omgevingswet en kostenverhalen via een anterieure overeenkomst voor Drieluik Den Dolder bij ProRail (€0,4miljoen). Daarnaast zijn hogere opbrengsten in het wonen en bouwen gerealiseerd van €0,5 miljoen.
•
Overhead: €4,3 miljoen voordeel door onder andere de doorbelasting aan derden, zoals €0,6 miljoen voor opvang Oekraiense vluchtelingen wat gecompenseerd wordt door het Rijk. Daarnaast zorgt voor een boektechnische manier van doorschuiven van het ICT budget voor grote verschillen. In 2023 wordt deze systematiek aangepast.
Ondanks het feit dat 2022 een ‘bijzonder’ jaar was, kunnen we concluderen dat het ‘voorspellend vermogen’ van gemeente Zeist kan worden verbeterd. Aanbeveling ter verdere verbetering We adviseren het college om ook tussentijds kritisch te kijken naar de meer incidentele mee- dan wel tegenvallers en specifieke balansposten die nu (alleen) per jaareinde worden bepaald.
Voorspellend vermogen van Zeist - resultaat €20 €15 €10 €5 €€(5) €(10) €(15) €(20) 2019
2020
Saldo van B&L werkelijk
2021
2022
Saldo van B&L begroot
11
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Observaties jaarverslag De kwaliteit, leesbaarheid en informatiewaarde van uw jaarverslag is ruim voldoende
Onze conclusies Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Ontwikkelingen 2022
Financiële positie
Kwaliteit paragrafen
Vooruitblik
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Observaties jaarverslag Jaarrekening
Wij hebben vastgesteld, op grond van de verkregen informatie in onze controle, dat de jaarrekening en het jaarverslag verenigbaar zijn.
Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Jaarverslag
Onze samenwerking Bijlagen
In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan het BBV. Kwaliteit paragrafen Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. De paragrafen zijn verschillend qua informatiewaarde. Zo geeft de paragraaf weerstandsvermogen bijvoorbeeld veel toelichting over risicomanagement en de risico’s. Er is daarbij ook een nadere beschrijving en toelichting op de kengetallen opgenomen. De informatiewaarde is ruim voldoende
Informatiewaarde is ruim voldoende
Ons oordeel is gebaseerd op de leesbaarheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Wij zijn van mening dat het jaarverslag de raad de gewenste informatie verschaft per beleidsterrein. Het is leesbaar en de activiteiten bij de programma’s worden concreet beschreven. In 2022 is per programma een bondige inleiding geschreven met de gerealiseerd doelen. Daarnaast zijn in tabelvorm alle doelen en de realisatie weergegeven. Door middel van de smileys en vinken, en een bondige toelichting van het resultaat, wordt inzicht gegeven in de beleidsrealisatie. Daarbij worden de redengevende verklaringen gegeven bij de verschillenanalyses bij de programma’s. We vinden de informatiewaarde daarmee ruim voldoende
12
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Jaarrekening
Ontwikkelingen 2022
In dit hoofdstuk geven we een beschrijving voor de verrichte werkzaamheden met betrekking tot de verhoogde risico’s, rechtmatigheid en schattingen. Ten slotte staan we stil bij fraude en het niet naleven van wet -en regelgeving.
Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
06
13
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies Ontwikkelingen 2022
Verhoogde risico’s Bij de uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de verhoogde risico’s hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt, met uitzondering van de aan ons gemelde zorgfraude. In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de verrichte werkzaamheden met betrekking tot de significante risico’s die in ons controleplan zijn vastgesteld. Ten opzichte van ons controleplan hebben wij één nieuw risico geïdentificeerd, in relatie tot de geconstateerde zorgfraude.
Jaarverslag Jaarrekening
Nr.
Risico
Uitkomst controlewerkzaamheden
1
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico's van materiële onjuistheden in de jaarrekeningen slechts beperken, en niet volledig afdekken, wegens de inherente beperkingen van interne beheersingsmaatregelen. We hebben een data-analyse uitgevoerd op (handmatige) boekingen 2022 voor de gemeente Zeist. We hebben uit hoofde van deze test geen ongebruikelijke transacties geconstateerd.
Waardering voorraden: het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Het risico van waardering van de grondexploitaties is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat er veel schattingsposten zijn gemoeid bij deze balanspost. Behalve de parameters (kostenstijging, opbrengstenstijging, etc.) is de waardering gebaseerd op een raming van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. We hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op de waardering en we hebben uit hoofde van deze test geen bijzonderheden geconstateerd.
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex. De omvang van de onrechtmatige aanbestedingen is licht toegenomen van €0,6 miljoen naar €0,8 miljoen. Deze €0,8 miljoen komt voor het grootste gedeelte voort uit dossiers die in het verleden al ten onrechte niet waren aanbesteed. Verwijs naar het hoofdstuk rechtmatigheid voor nadere overwegingen en details.
Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen Schattingen
2
Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
3
Risiconiveau
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
13I 28
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten Onze conclusies
Verhoogde risico’s Bij de uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de verhoogde risico’s hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt, met uitzondering van de aan ons gemelde zorgfraude.
Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag
Nr.
Risico
Uitkomst controlewerkzaamheden
4
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Dit risico rondom mogelijke gunning aan bevriende partijen is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat gemeenten zaken doen met een veelvoud aan leveranciers met ook nog een grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten. Bij onze controlewerkzaamheden hebben we gecontroleerd of voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen bevindingen geconstateerd.
Sociaal domein: het risico op zorgfraude
Zoals het college heeft opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering, in de toelichting rondom het fraudepreventiebeleid, is er sprake van een (vermoeden van) zorgfraude. We hebben kennis genomen van de onderzoeksrapportage van de zorgverzekeraar en de niet definitief gemaakte onderzoeksrapportage van gemeente Zeist. We hebben de opzet geëvalueerd en het bestaan vastgesteld van het proces rondom aanbestedingen. Daarnaast hebben we middels deelwaarnemingen vastgesteld of productieverantwoordingen vergezeld van een (goedkeurende) controleverklaring. We hebben inlichtingen ingewonnen bij de ambtelijke organisatie en tot slot hebben we kennis genomen van de klachtenregistratie [onderhanden].
Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Aanbestedingen Schattingen Fraude en wet- & regelgeving Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen
5
Risiconiveau
Normaal
Significant
Normaal
Significant
14
Accountantsverslag | Gemeente Zeist 2022 | CONCEPT
Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Speerpunten
Rechtmatigheid Geen sprake van onrechtmatigheden in het kader van begrotingsrechtmatigheid
Onze conclusies Ontwikkelingen 2022 Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid
Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. Is op programma of kredietniveau niet meer besteed dan waar u als raad toe besloten heeft. Op basis van artikel 2 van uw financiële verordening blijkt dat de begroting wordt vastgesteld op programmaniveau. Begrotingsoverschrijdingen (op programmaniveau) kunnen dus, in sommige gevallen, als onrechtmatig worden aangemerkt. Onderstaand hebben wij de overschrijdingen opgenomen en weergegeven of deze wel of niet meewegen in ons oordeel bij de jaarrekening.