Document · PDF

Bijlage Evaluatierapport Formule 1 2022

Raadscommissie 9 maart 2023, gemeente ZandvoortBij agendapunt: RIB - Evaluatierapport F1 - 202211.661 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Evaluatie Formule 1 2022

Lessen en aanbevelingen

Voorwoord Vorig jaar keken we in onze evaluatie tevreden terug op de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort. Daarbij sloten we af met de belofte dat de evaluatie van 2021 de basis zou vormen voor de komende edities en we zouden leren van onze ervaringen. Gezien het verloop van de editie van 2022, zijn we blij u te melden dat dit is gelukt! Waar we vorig jaar nog werden geteisterd door de onzekerheid en grilligheid die werd veroorzaakt door covid-19, konden we dit jaar met een geruster hart de voorbereidingen ingaan. We maakten daarbij verbeterslagen die voor de buitenwereld zichtbaar en minder zichtbaar zijn. Gedreven door het succes van 2021 en de gedeelde passie van alle betrokken partijen, werden al in het voorjaar

van 2022 de handen in elkaar geslagen om elkaar vervolgens niet meer los te laten. Mooi is het te zien hoe vanuit onze ambtelijke organisatie continu bruggen werden geslagen. Collega’s werkten intensief en afdelingsoverstijgend samen om dit wereldevenement mogelijk te maken. Het Programmateam Formule 1 was hierbij de spil die alle processen draaiende hield, hoe uitdagend of onconventioneel die ook waren. Hun enthousiasme en ‘above and beyond’-mentaliteit maakt ons trots. Complimenten voor de organisaties van de Dutch Grand Prix en Zandvoort Beyond. Maar ook de diverse ondersteunende organisaties verdienen een pluim. De Nederlandse

Spoorwegen (NS), Connexxion, ProRail, PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland (PWN), de (hulp)diensten, buurgemeentes, provincie Noord-Holland, Zandvoort Marketing en iedereen die zich belangeloos heeft ingezet om dit weekend tot een succes te maken. Wat betreft het ‘succes’ kijken we breder dan alleen het succesvolle verloop van het weekend zelf. Het succes bestaat ook uit de economische en sociale impact die merkbaar is, lang nadat de Formule 1-auto’s het dorp hebben verlaten. Niet alleen in Zandvoort, maar ook in de regio bleek dat dit wereldevenement een vliegwiel is voor positieve ontwikkelingen en economische impact.

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

Toch blijft het belangrijk om, ondanks alle positieve geluiden, kritisch naar de diverse processen en verantwoordelijkheden te kijken. Er zijn zaken die beter kunnen. Problemen die nog het hoofd moeten worden geboden. Processen waar verbetering in moet komen. Alleen door elkaar recht in de ogen te kijken en deze uit te spreken, kunnen we de komende editie(s) verbeteren. En daarin ontdekken hoe de kansen die er nu liggen nog beter kunnen worden benut. Zo maken we ook 2023, ondanks de unieke uitdagingen die deze editie voor ons meebrengt, een succes voor onze inwoners en ondernemers. David Moolenburgh Burgemeester

Peter Kramer Wethouder

Inhoud 1. Inleiding�� 4

4. Doel 2: economische, sociale en maatschappelijke spin-off genereren�� 17

1.1 | Vooraf�� 4

4.1 | Zandvoort Beyond�� 17

4.1.1 | Side events-programma �� 17 4.1.2 | Samenwerking met ondernemend Zandvoort �� 17 4.1.3 | Citydressing�� 18 4.1.4 | Marketing & Communicatie �� 19

4.2 | Resultaten onderzoek economische en sociale impact�� 20 4.2.1 | Economische spin-off �� 20 4.2.2 | Sociale en maatschappelijke spin-off�� 21 4.2.3 | Aanbevelingen Impactstudie �� 22

5. Doel 3: Duurzaamheid �� 23

3.5.1 | Operatie�� 14

5.1 | Duurzaamheidsstrategie�� 23

3.5.2 | Parkeren�� 14

5.2 | Duurzaam mobiliteitsplan�� 23

3.5.3 | Doorlaatbewijzen�� 15

5.3 | Verbinding met de regio �� 24

3.5.4 | Taxi’s�� 15

5.4 | Hernieuwbare energie en efficiënt energiegebruik�� 24

3.5.5 | Fietsen�� 15

5.5 | Behoud van grondstoffen �� 25

3.5.6 | Bereikbaarheidscommunicatie�� 16

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

1. Inleiding 1.1 | Vooraf Deze evaluatie beschrijft vanuit het perspectief van de gemeente hoe de voorbereidingen en uitvoering van de Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix 2022 en de side events van Zandvoort Beyond in 2022 zijn verlopen. Voor de editie van 2022 golden er geen coronamaatregelen tijdens het evenement. Het evenement vond daarom voor het eerst plaats met volledige bezoekersaantallen. Het doel van de evaluatie is inzicht te krijgen in wat er goed en minder goed is gegaan, zodat we hieruit lessen kunnen trekken voor de voorbereiding en uitvoering van de volgende editie(s) van het evenement. De gemeente, organisatoren, veiligheidsdiensten en betrokken partners beslissen samen tijdens de voorbereidingen voor 2023 welke aanbevelingen, en op welke wijze, worden doorgevoerd.

sociale en maatschappelijke spin-off genereren voor Zandvoort en de regio. Er wordt voor de eerste drie edities een extern onderzoek uitgevoerd om de impact van het evenement voor Zandvoort en de Metropoolregio Amsterdam (MRA) te bepalen. De derde doelstelling is een zo duurzaam mogelijk georganiseerd evenement, zowel op het circuit als in het dorp.

1.3 | Aanpak en proces van de evaluatie De uitkomsten in deze evaluatie komen voort uit verschillende overleggen met diverse

partijen. De regionale of multidisciplinaire werk groepen en overleggen, de ondernemerswerkgroepen en de samenwerkingspartners zijn gevraagd naar hun bevindingen over de voorbereiding en uitvoering. Er is gebruik gemaakt van evaluatieformulieren, waarvan de input in gezamenlijke overleggen is besproken. Het gaat onder andere om de regionale begeleidingsgroep, de regionale werkgroep communicatie, de multidisciplinaire werkgroepen Veiligheid & Vergunningen en Toezicht & Handhaving, het afstemmingsoverleg camping, diverse overleggen op het gebied van mobiliteit, Ondernemers Belangen Zandvoort (OBZ), Werkgroep Centrum en Zandvoort Marketing. Ook zijn de klachten en meldingen verzameld

en hebben interne collega’s van de gemeente Zandvoort hun input geleverd. De gemeente is (bij diverse onderdelen) in de evaluaties samen met de organisatoren opgetrokken. Dutch Grand Prix (DGP) en Zandvoort Beyond hebben daarnaast hun eigen evaluaties uitgevoerd en de resultaten met de gemeente gedeeld. De gemeente, DGP en Breda University (Buas) hebben tot slot samen een onderzoek laten uitvoeren naar de economische, sociale en maatschappelijke spin-off voor Zandvoort en de regio.

1.2 | Doelstellingen gemeente De gemeente heeft drie doelstellingen benoemd bij de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort. Op de eerste plaats staat het faciliteren van een veilig, bereikbaar en feestelijk evenement. Het evaluatiedocument blikt terug op het verloop van deze doelstelling tijdens de voorbereidingen en operatie en trekt hieruit lessen voor de komende editie(s). De tweede doelstelling is economische,

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

2. Algemene terugblik en belangrijkste lessen Zandvoort stond in 2022 opnieuw in het middelpunt van de belangstelling. Dit keer kon het evenement zonder beperkende maatregelen worden georganiseerd. Zowel zaterdag als zondag waren er 105.000 bezoekers op het circuit. Net als vorig jaar was er een gezellige en gemoedelijke sfeer op het circuit en in het dorp. Wat opvalt is dat de Dutch Grand Prix zich lijkt te ontwikkelen van ‘puur’ een race-sport evenement naar een publieksevenement, waar de race onderdeel

van is en waar je tenminste éénmaal bij moet zijn geweest. Deze ontwikkeling vergt vooral op gebied van veiligheid extra aandacht. Veel bewoners hebben een fantastisch weekend gehad, of ze nu op het circuit zelf aanwezig waren of de wedstrijd via de tv in het dorp hebben gevolgd. Het dorp werd net als vorig jaar door Zandvoort Marketing samen met de ondernemers en bewoners met citydressing, toolkits en vlaggen in Formule 1-sfeer gebracht.

De gemeente Zandvoort kijkt terug op een goed verlopen evenement. Er hebben zich geen noemenswaardige veiligheidsincidenten voorgedaan. Het mobiliteitsplan, inclusief het systeem van doorlaatbewijzen, heeft weer gewerkt. Er zijn in totaal 19 klachten bij de gemeente binnengekomen en tijdens het evenement 178 meldingen bij de meldcentrale handhaving. Klachten hadden betrekking op wildplassen, parkeren, geluidsoverlast (zowel tijdens de opbouw als tijdens het evenement), omleidingsroutes en onbeveiligde afgesloten spoorwegovergangen. Meldingen bij de meldcentrale gingen voornamelijk over: geluidsoverlast in het dorp, overlastgevend gedrag (zoals wildplassen) van bezoekers, glaswerk op straat, niet toegestane particuliere verkoop van bier, foutparkeerders en openbare dronkenschap. De betrokken partners, waaronder buurgemeenten, provincie Noord-Holland, vervoerders en veiligheidsdiensten zijn tevreden over de onderlinge samenwerking en afstemming. De gemeente constateert dat er in de voorbereiding en uitvoering grote sprongen zijn gemaakt dankzij de geleerde lessen uit de eerste editie in 2021. De waardevolle ervaringen van de eerste editie zorgden voor een efficiënter en gestroomlijnd proces en partijen die goed op elkaar zijn ingespeeld. Ook intern bij de gemeente Zandvoort is het betrokken team gegroeid en is het goede fundament van de eerste editie verder uitgebouwd.

De gemeente merkt op dat het hosten en faciliteren van het Formule 1-evenement en de side events nog steeds een grote impact

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

heeft op de inzet en capaciteit van de gemeentelijke organisatie. Dit geldt uiteraard ook voor onze partners. Hoewel de gemeente steeds meer ervaring heeft als facilitator van de evenementen, blijft de inzet van ambtelijke capaciteit hoog. De impact op de gemeentelijke organisatie is groter dan verwacht. Ook dit jaar bleek dat de voorbereidingen en uitvoering tijdens het evenement om veel capaciteit vraagt. Zonder de inzet van onder andere handhavers, plantoetsers, adviseurs op het gebied van communicatie, mobiliteit en veiligheid, juristen en vergunningverleners, is het niet mogelijk om het evenement veilig, bereikbaar en feestelijk te laten verlopen. Het is voor de gemeente een blijvende uitdaging om deze inzet voor de komende edities vorm te geven. Dat het evenement vlak na de zomervakantie plaatsvindt, en volgend jaar zelfs in de zomervakantie, en mogelijk tegelijkertijd met een ander evenement, heeft consequenties voor de personele inzet en voorbereiding vanuit de gemeente en onze partners. Binnen de gemeentelijke afdelingen moet tijdig duidelijkheid komen over de noodzakelijke inzet tijdens de vakantieperiode en een mogelijke verlofstop. De gemeente kijkt uit naar volgend jaar. Een editie die weer een stapje beter en efficiënter kan worden voorbereid, maar vooral een waarin er nog meer kansen kunnen worden benut. Hieronder staan de belangrijkste lessen voor 2023 genoemd.

Versterking side events-programma De stichting Zandvoort Beyond heeft zich het afgelopen jaar ingezet om een breed side events-programma te realiseren. Het is de wens van de gemeente dat er meer initiatieven komen vanuit ondernemers in Zandvoort en dat deze initiatieven als onderdeel van het side events-programma beter en op tijd bij elkaar worden gebracht. Dan kunnen ondernemers van Zandvoort optimaal profiteren van de waarde van het Formule 1-evenement in Zandvoort. Omdat de animo in de laatste weken voor het evenement steeg, verwachten we dat het side events-programma de potentie heeft om komend jaar door te groeien naar een volwaardig evenement.

niet binnen de reguliere exploitatie passen. Juist voor een evenement van deze omvang is het voor de gemeente belangrijk om alle activiteiten die invloed kunnen hebben op de veiligheid, openbare orde en/of mobiliteit in kaart te hebben. De gemeente wil daarom eerder en helder de kaders, uitgangspunten en mogelijkheden communiceren richting ondernemers. Daarnaast wordt verkend of de aanvragen die geen of minimale impact hebben op het

mobiliteits- en veiligheidsplan op een later moment gedaan kunnen worden.

Communicatie en handhaving bij hinder en overlast Er is veel draagvlak onder de bewoners en ondernemers van Zandvoort voor het Formule 1-evenement. De gemeente wil de overlast voor Zandvoort en voor de regio beperkt houden. We zijn verantwoordelijk

voor een veilig en ordentelijk verloop van het evenement. Een voorbeeld hiervan is de wijze waarop het mobiliteitsplan wordt uitgevoerd waardoor er geen autofiles richting Zandvoort zijn en minimale parkeerexcessen in de buurgemeenten. De gemeente wil het draagvlak onder haar inwoners en de omgeving behouden. Naar aanleiding van binnengekomen klachten en meldingen gaan we de voorschriften op geluidsoverlast en toiletvoorzieningen in de vergunning aanscherpen. We blijven de organisatoren aanspreken op hun verantwoordelijkheden om omwonenden en belanghebbenden vooraf voldoende te informeren. Zodat omwonenden op tijd weten wat er gaat gebeuren en welke belasting dat met zich meebrengt. Er is door omwonenden ook overlast ervaren bij het Corododex-terrein door geluidsoverlast en wildplassen. We adviseren om voor de volgende edities goed te kijken naar een passende locatie voor de KitchenCompound (DO&CO) om overlast voor bewoners zoveel mogelijk te beperken.

Ook wil de gemeente in de aanloop naar en tijdens de races het dorp aantrekkelijker en toegankelijker maken voor regulier dagbezoek. Als het tijdens de Formule 1 zomers weer is, wil de gemeente - passend binnen het mobiliteitsplan - ook strandbezoekers kunnen ontvangen

Om de handhaving en de uitvoering tijdens de evenementdagen zelf te optimaliseren, gaan we eerder starten met de integrale (operationele) samenwerking en afstemming (o.a. schouwen en briefings). Tijdens de Formule 1-dagen zijn er taxi’s Zandvoort binnengekomen met (illegaal) verkregen doorlaatbewijzen. Het vooraf opstellen van kaders en die in de uitvoering borgen, moet zorgen voor betere handhaving als het gaat om taxi’s met een illegaal verkregen doorlaatbewijs.

Verbetering vergunningsaanvragen DGP en Zandvoort Beyond De gemeente wil met beide organisatoren een aantal afspraken maken om het vergunningenproces en de aanvraag verder te verbeteren. Voor DGP gaat dit over de omgevingsvergunningen. De gemeente wil graag dat er één aanspreekpunt is dat zorgt voor tijdige en complete aanvragen. Voor Zandvoort Beyond gaat dit over de kwaliteit en timing van de parapluaanvragen. Voor veel ondernemers is niet duidelijk wat Zandvoort Beyond voor hun bedrijfsvoering kan betekenen, wanneer activiteiten moeten worden aangemeld en wanneer activiteiten al dan

Verbetering bereikbaarheidscommunicatie De verkeersmaatregelen, doorlaatbewijzen en het mobiliteitsplan hebben een grote

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

impact op Zandvoort en de gemeenten daaromheen. Duidelijke en zichtbare communicatie richting bewoners, ondernemers en bezoekers is daarom belangrijk. De afgelopen edities zijn hierin goede stappen gezet, onder andere met het filmpje over het gebruik van de doorlaatbewijzen en de website f1vraag.nl. Toch zijn ook in 2022 vragen en klachten bij de gemeenten binnengekomen over onduidelijkheid over routes en gebruik van doorlaatbewijzen en parkeerterreinen. De impactkaartjes waren bijvoorbeeld voor de regio onvoldoende duidelijk. De beperkte toegankelijkheid van Zandvoort met de auto op donderdag bleek voor de reguliere (strand)bezoeker onbekend. De beschikbaarheid van parkeerterreinen bleek voor bewoners en ondernemers ondanks de borden naast de terreinen niet altijd even duidelijk. De noodzaak van doorlaatbewijzen voor gebruikers buiten Zandvoort (vooral zorgverleners) was niet goed bekend bij deze gebruikers. Informatie over de bereikbaarheid van Zandvoort en de regio moet eenduidiger en beter begrijpelijk zijn. Voor de inzet van communicatiemiddelen die over mobiliteit gaan (doorlaatbewijzen, parkeren, verkeersmaatregelen) wordt in 2023 beter afgestemd tussen de betrokken partijen op het gebied van zowel communicatie als mobiliteit.

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

3. Doel 1: Faciliteren van een veilig, bereikbaar en feestelijk evenement 3.1 | Werkwijze en samenwerking Vergunningen, veiligheid en mobiliteit zijn de drie pijlers die van belang zijn bij de eerste doelstelling. Bij de voorbereidingen voor editie 2022 vond binnen de gemeente Zandvoort regelmatig inhoudelijke afstemming plaats tussen deze drie pijlers. Dit was ook één van de aanbevelingen na de eerste editie. Met deze werkwijze vindt een integrale afweging van belangen plaats. De pijlers worden in dit hoofdstuk wel afzonderlijk behandeld qua

bevindingen en aanbevelingen. De uitvoering van deze aanbevelingen wordt in de aanloop naar editie 2023 uiteraard weer in samenhang opgepakt. Communicatie vindt binnen alle drie de pijlers plaats. Per pijler staan de bevindingen over communicatie beschreven. De deelnemers aan de verschillende overleggen hebben de samenwerking als zeer positief ervaren. Zowel intern als extern wordt dit beeld gedeeld. Om de samenwerking voor de volgende editie(s) nog beter te maken, wordt in sommige gevallen de opzet, frequentie of deelnemers van een werkgroep of overleg aangepast. Ook wordt bij de start van de voorbereidingen voor editie

2023 in enkele gevallen nog extra aandacht besteed aan de rol- en taakverdeling. Tijdens de voorbereidingen zal meer focus liggen op het informeren van interne collega’s over de inhoud van de planvorming en wijzigingen ten opzichte van het jaar ervoor.

3.2 | Vergunningen Zowel DGP, veiligheidsdiensten en de gemeente hadden onderling een proactieve flexibele en meedenkende houding tijdens het proces van de vergunningverlening, de uitvoering en het toezicht op een goed

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

georganiseerd evenement. Met de kwaliteit van de planvorming zijn goede slagen gemaakt. Het aantal te verlenen omgevingsvergunningen in 2022 was veel minder dan in de voorgaande jaren. Als de activiteiten binnen de kaders blijven van de vergunningen die voor meerdere jaren zijn verleend, zal dit voor de volgende editie 2023 ook het geval zijn. Ondanks dat gewijzigde planvorming ten opzichte van 2021 op tijd in kaart was gebracht, werden er toch nog diverse vergunningen uit de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), zoals planologische ontheffingen en gebruiksmeldingen laat aangevraagd door DGP. Daarnaast werd informatie van Formula One Management

(FOM) over bijvoorbeeld de constructie van tenten ook laat aangeleverd. Hierdoor lag veel tijds- en werkdruk bij de vergunningverleners en de adviesdiensten. Vlak voor de definitieve aanvraag van de evenementenvergunning door DGP is de planvorming op enkele essentiële onderdelen aangepast (gate 1 voetgangersbrug vervangen door draaibomen en crowdmanagementplan in verband met beperking muziek na 19:00 uur). Hierdoor was nadere toelichting voor goede adviesvorming noodzakelijk. Dit kostte van alle partijen extra tijd. De samenwerking tussen DGP en The Dunes zorgde voor een beheersbare camping met plek voor campers. De planvorming van het Corodex-terrein waarvan zowel de opvang van Oekraïense vluchtelingen als de KitchenCompound (DO&CO) van DGP gebruikt maakte, kostte extra veel tijd van alle betrokkenen en verliep qua proces en interne en externe afstemming niet soepel. Het vergunningstraject van Zandvoort Beyond verliep minder soepel. De planvorming vanuit ondernemend Zandvoort liet op zich wachten. De meeste ondernemers meldden zich pas na het verstrijken van de aanmeldtermijn bij Zandvoort Beyond. Dit geldt ook voor (inter)nationale partijen als Shell/Ferrari en Ziggo Sport. Het was daarbij voor lokale ondernemers niet altijd duidelijk wat wel en niet via Zandvoort Beyond moest worden aangemeld en of iets wel of niet vergunningsplichtig is.

Dit kwam de planvorming van Zandvoort Beyond niet ten goede, wat bij de adviesdiensten en toezichthouders veel vragen opriep. De informatie over de plaats van de tapwagens in de Haltestraat leverde vlak voor de operationele uitvoering nog discussies op. De extra tappunten op straat brachten veiligheidsrisico’s met zich mee die

onvoldoende door de ondernemers werden onderkend. Tijdens het weekend leidde het tot te veel mensen rond deze tappunten. Dit zorgde voor een onveilig gevoel omdat de doorstroming in de Haltestraat regelmatig stokte.

het lastig sturen op het zonder vergunning plaatsen van verkoopvoorzieningen (buitentap) op terrassen, het gebruik van glas op terrassen, de verkoop van alcohol in supermarkten en de openingstijden van de geplaatste toiletvoorzieningen.

De gemeente en de adviesdiensten hebben een meedenkende en welwillende houding, maar hebben voldoende informatie nodig van Zandvoort Beyond. De ondersteuning vanuit CrowdProfessionals hierbij was een nuttige aanvulling.

In de evenementenvergunningen is opgenomen dat een evenementenorganisator verantwoordelijk is voor de omgevingscommunicatie naar omwonenden. Er zijn door DGP en Zandvoort Beyond gezamenlijk bewoners avonden georganiseerd. Die hadden een lage opkomst. Naast de bewonersavonden zijn omwonenden door Zandvoort Beyond nauwelijks geïnformeerd over het side events-programma en de impact op hun nabije omgeving. Dit geldt vooral voor de gebieden waar de impact hoog is, zoals de boulevard en

De bestaande Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en het bijbehorende Evene mentenbeleid (2006) geven zowel de gemeente als Zandvoort Beyond onvoldoende handvatten voor regulering. Hierdoor was

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

het centrum. Hoewel de positieve vibe in het dorp genoeg was om dit niet te laten escaleren, is het belangrijk om de omgeving goed mee te nemen in de geplande activiteiten en de impact hiervan. Ook wat betreft DGP geldt dat de omgevingscommunicatie op bepaalde onderdelen beter kan. Bijvoorbeeld rondom de opbouw en het gebruik van de voetgangersbruggen en de opbouw en het gebruik van het Corodex-terrein. Na de aanvraag van de evenementenvergunningen lagen de stukken fysiek ter inzage op het gemeentehuis en na vergunningverlening zijn de evenementenvergunningen (inclusief het mobiliteitsplan) op de website van de gemeente geplaatst. De gemeente is positief over het digitaal beschikbaar stellen van de stukken voor geïnteresseerden en

belanghebbenden. De gemeente Zandvoort heeft één bezwaar ontvangen op de verleende evenementenvergunningen.

› Afstemming met ODIJ over geluidsmetingen en hanteerbare geluidsvoorschriften voor Zandvoort Beyond.

Aanbevelingen voor 2023:

› De brandstofopslag moet in de tekeningen van de evenementenvergunning opgenomen zijn, Ook als dat buiten het circuit, het evenemententerrein of de gemeente Zandvoort valt.

› Op tijd afspraken maken door de gemeente en Zandvoort Beyond met de lokale horeca en ondernemers over de (on)mogelijkheden en de diverse vergunnings- en ontheffingsvoorwaarden zowel in het dorp als op het strand. › Aanstellen van een manager Wabo-vergunningen door DGP. › DGP verzoeken een passende locatie voor de KitchenCompound (DO&CO) te vinden om overlast voor bewoners zoveel mogelijk te beperken. › Het tijdig en compleet aanvragen van planologische ontheffingen, gebruiksmeldingen en FOM informatie door de organisatoren. › Een specifiekere uitvraag voor vergunningsvoorschriften en aandachtspunten van de gemeente aan de adviesdiensten tijdens de beoordeling van de definitieve vergunningsaanvraag in de werkgroep Vergunningen & Veiligheid. Dit leidt tot snellere vergunningopstelling met beter bruikbare voorschriften. › Gelijktijdig met de advisering voor de evenementenvergunning, de Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) het mobiliteitsplan laten toetsen in het kader van de omgevingsvergunning milieu, zodat er maar eenmalig door de adviseurs op het mobiliteitsplan hoeft te worden geadviseerd.

› Onderzoeken of de aanvraag voor de vergunningverlening van Zandvoort Beyond kan worden opgesplitst. Denk aan het tijdig aanmelden van activiteiten die impact hebben op het mobiliteitsplan/de verkeersmaatregelen, openbare orde en veiligheid. En het later aanmelden van overige activiteiten die geen of minimale impact hebben. › Nadere afspraken maken over de verwachtingen van de gemeente van Zandvoort Beyond en vice versa qua planvorming en opzet vergunningaanvraag. › Bij vraagstukken over brandveiligheid kan en mag de organisatie tijdens de opbouwfase bij de brandweer aankloppen voor advies of om mee te denken. › Tijdige communicatie vanuit de gemeente naar alle ondernemers over wat vergunningsplichtig is en wanneer dit aangemeld moet worden. DGP vragen hier ook externe partijen/sponsoren over te informeren. › Betere afstemming en betrokkenheid (ook onderling) met gemeenten en omgevingsdiensten (niet alleen ODIJ, maar ook Noord-Holland Noord en Noord zee kanaalgebied).

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

› Aanpassen van het evenementenbeleid uit 2006. De APV en het evenementenbeleid geeft de organisator (maar ook de gemeente Zandvoort) niet altijd het gewenste sturingseffect voor het beperken van overlast. › Toezien op en zorgdragen voor een adequate omgevingscommunicatie richting bewoners, met daarbij expliciet aandacht voor te verwachten hinder door geluid, drukte, voorzieningen zoals urinoirs etc.

3.3 | Veiligheid Het evenement is in 2022 veilig verlopen. Er waren geen grote incidenten. De voorbereiding verliep effectief en soepel. Alle betrokken partijen gaven in hun evaluatie aan dat ze dit als zeer prettig ervaren hebben. De veiligheidsissues die speelden zoals een demonstratie, fakkels op het circuit, een verkeersopstopping en drukte op het terrein, zijn snel en adequaat aangepakt. Ook is het goed te weten dat tijdens het Formule 1-evenement in het centrum van het dorp beveiliging aanwezig was die in nauw contact stond met zowel handhaving als politie. Zo kon, bij overlastmeldingen, snel worden geschakeld en opgetreden. De horeca sloot in goed overleg met de gemeente in het weekend vrijwillig om middernacht, eerder dan de reguliere sluitingstijden. Een groot aandachtspunt dit jaar is kwaliteit en kwantiteit van beveiliging op het evenemententerrein. Door het ontbreken van de juiste informatie, konden de risico's en mogelijke consequenties daarvan niet goed worden geduid. Voorafgaand aan het evenement trof DGP laat compensatiemaatregelen en het

plan hiervoor werd laat aan de gemeente en veiligheidsdiensten gepresenteerd. Er waren op vrijdag en zaterdag onvoldoende beveiligers. Daarnaast vertoonden meerdere beveiligers misplaatst en ongewenst gedrag rondom het mediacentrum. Beveiligers en beveiligingsbedrijf zijn hierop aangesproken. Voor volgend jaar is beveiliging een belangrijk thema in de voorbereiding van het evenement. Korte lijnen, transparantie en vroegtijdige samenwerking zijn essentieel. De betrokken partners in het veiligheidsoverleg zijn hier met elkaar scherp op. Zo moet de inrichting van het Operationeel Commando Centrum (OCC) eerder starten, zodat helder is wie waar zit in de operationele ruimte. Voor volgend jaar wordt het crowdmanagementplan door de organisatie verder doorontwikkeld. Daarbij is extra aandacht voor gate 1, gate 2, het hoofdpodium en achter de tribunes. Zo hinderden in 2022 objecten bezoekers bij de oversteekplaats bij gate 1 waardoor ze ook op andere plekken overstaken. Voor al deze locaties moeten scenario’s klaarliggen. De Formule 1 is een meerdaags evenement met impact op het gehele dorp. De nadruk ligt naast de race ook op vermaak.

Het traditionele karakter van een autosportevenement gaat op bepaalde momenten meer richting een meerdaags racefestival waarbij het in het centrum van Zandvoort erg druk wordt en waarbij sprake is van uitgaansproblematiek zoals overmatig alcoholverbruik en ongewenst gedrag, zoals wildplassen, openbaar dronkenschap en (seksuele) intimidatie. Dit heeft impact op de beheersing van de openbare orde en veiligheid en de daarvoor benodigde adequate inzet van beveiliging. Tijdens het weekend ontving de organisatie

meldingen van seksuele intimidatie en bij de politie zijn er drie aangiften gedaan. De gemeente en samenwerkingspartners zijn tevreden over de manier waarop communicatie bijdroeg aan een veilig evenement. Er werd positief gereageerd op de constante afstemming met (crisis)communicatiecollega’s tijdens het evenement, waarbij tijdig signalen werden opgepikt en gezamenlijk communicatielijnen vastgesteld. Dit maakte dat de verschillende partijen elkaar snel vonden en inhoudelijk hun boodschappen af konden stemmen bij incidenten. Aanbevelingen voor 2023: › De beveiligingsorganisatie van DGP moet vroegtijdig worden afgestemd en vastgesteld. De organisatoren moeten voldoende en adequate (gecertificeerde) beveiligers inzetten, conform de vergunningsvoorwaarden, om calamiteiten en druk op politie- en handhavingscapaciteit van de gemeente die hieruit voortvloeit te voorkomen. Daarbij wordt gekeken op welke manier de gemeente dit proces meer sturing kan geven en welke maatregelen aan de organisatie kunnen worden opgelegd als niet wordt voldaan aan het beveiligingsplan. Ook in de werkgroep zal hier meer aandacht aan worden besteed. › De afstemming over inzet en taakverdeling handhaving/beveiliging/stewards verbeteren waardoor elke partij weet wat haar taak is en waar samengewerkt kan worden. Dit jaar is de operationele briefing in de week van het evenement goed bevallen.

In de maanden hiervoor moet daar meer aandacht voor zijn.

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

› Aandacht voor de aanpak van seksuele intimidatie in het veiligheidsplan van de organisatie. › De aanpak van illegale verkoop van kaarten meenemen in de plannen van DGP en in het handhavingskader van toezicht en handhaving. › Betere controles op fakkels bij de ingang om incidenten zoals dit jaar (in het publiek of op het circuit) te voorkomen. › DGP vragen de informatiedeling met de werkgroepen veiligheid en mobiliteit in de voorbereidende fase parallel te trekken. Op deze manier worden overlappingen en uitwerkingen van maatregelen integraal afgestemd. De effecten van mobiliteitsmaatregelen op veiligheid worden dan eerder duidelijk waardoor hier ook beter op kan worden geanticipeerd. › DGP sluit volgend jaar minimaal een keer aan bij een voorbereidende driehoek zodat men elkaar beter leert kennen. › Tijdig procesafspraken maken over accreditaties van veiligheidsdiensten en gemeente. Dit om te borgen dat alleen degenen die functioneel aanwezig moeten zijn, worden voorzien van een accreditatie en dat dit overzicht op tijd klaar is. De aanvraag van accreditaties voor het evenemententerrein van DGP voor de veiligheidsdiensten verloopt in 2023 via de gemeente. › De opzet en voorbereiding van het OCC moet verbeterd. De behoeften en eisen vanuit de verschillende partijen moeten in een vroegtijdig stadium worden besproken.

› In de laatste weken voor het evenement worden afspraken gewijzigd en plannen aangepast. De planvorming moet op tijd worden bijgewerkt op deze wijzigingen, zodat iedereen deze informatie heeft en kan teruglezen. › DGP had tijdens de operationele uitvoering een expert ingehuurd die kennis had van brandveiligheid en crowdmanagement. Op het gebied van beveiligingscoördinatie is dit ook wenselijk. › De overlegmomenten van de werkgroep Vergunningen & Veiligheid moeten snel en volledig in de agenda’s worden gezet. Ook de laatste weken voor het evenement. › Met samenwerkingspartners op tijd een overzicht creëren en delen met daarin telefoonnummers, e-mailadressen etc. die voor specifieke issues in het raceweekend bereikbaar zijn (waaronder meldpunt intimidatie en overlastmeldingen voor handhaving). › Kijken naar manieren om samen op te trekken in de omgevingsanalyses die in het raceweekend de leidraad zijn voor de (crisis)communicatie om zo de kwaliteit hiervan te verbeteren. › Nog beter afspreken (en elkaar hier scherp houden) dat elke partij voor wat betreft (crisis)communicatie in haar eigen rol blijft en goed afstemt met overige partijen voor er iets naar buiten gaat. › Voor 2023 moeten de loopstromen vooral bij de oversteekplaatsen zo ongehinderd mogelijk zijn om het oversteken op niet- gereguleerde plekken te voorkomen.

3.4 | Toezicht en handhaving In de werkgroep Toezicht en Handhaving is gewerkt met het integraal handhavingskader voor alle handhavende partijen (PWN, Staatsbosbeheer, Reddingsbrigade, Waternet, politie, ODIJ, brandweer, integrale handhaving gemeenten Zandvoort, Heemstede en Bloemendaal). Hierin is vastgelegd wat de handhavingsprioriteiten zijn tijdens het evenement.

Tijdens het weekeinde zorgden taxi’s met onterecht verkregen doorlaatbewijzen voor overlast. Niet alleen door rond het circuit op onveilige plekken mensen in en uit te laten, maar ook omdat ze de doorstroming van voetgangers en fietserstromen hinderden. Door te handhaven op parkeren kunnen taxi’s en anderen met illegale doorlaatbewijzen ook

worden geweerd (omdat ze geen parkeervergunning of parkeren op eigen terrein hebben als ze een illegaal verkregen doorlaatbewijs hebben). Voor het slagen van het mobiliteitsplan is het essentieel dat er meer wordt gehandhaafd op parkeren en de taxi’s die onterecht een doorlaatbewijs hebben.

Ook dit jaar was er volop inzet van integrale handhavers van de gemeente Zandvoort. Daarbij is gehandhaafd conform het handhavingskader. Er is opgetreden tegen onder andere illegale feesten, bouwwerken, wildplassen, illegale merchandise, alcoholverkoop en alcoholgebruik onder de 18 jaar. De samenwerking met de horeca verliep goed. Aandachtspunt voor de komende editie is dat vooraf beter wordt meegegeven aan (horeca) ondernemers wat de handhavingskaders zijn en wat er van hen wordt verwacht om te zorgen voor een veilig en beheersbaar Formule 1 evenement. Controleurs van de ODIJ, brandweer en gemeente controleerden voorafgaand en tijdens het evenement vergunningsvoorwaarden rondom bouwwerken en brandveiligheid. De samenwerking tijdens de opbouw en voorafgaand aan de schouwen verliep goed. Het toezicht en de handhaving ging soepel door de korte lijnen met de inzet van een coördinator handhaving in het OCC en het gebruik van WhatsApp-groepen. Zo werd alle actuele informatie door de diverse disciplines snel in het afstemmingsoverleg gebracht.

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

Aanbevelingen voor 2023: › Schouwen vroegtijdig inplannen na afstemming in werkgroep Vergunningen & Veiligheid en het Campingoverleg. › Opzichter met brandveiligheidsexpertise, die ook aanspreekpunt voor de toezichthouders is, op tijd laten aanhaken tijdens de gehele opbouw. › Toezichthouders en brandweer (vroegtijdig duidelijkheid wie dit gaan doen i.v.m. vakantieperiode) vanaf de start van de opbouw aanwezig zodat op tijd punten kunnen worden besproken en opgelost.

verschillende beveiligingsbedrijven en toezicht en handhaving en prioritering voor de uitvoering bespreken. › Een paragraaf mobiliteit toevoegen aan het handhavingskader editie 2023 en bijbehorende inzet. Hierbij expliciet aandacht voor parkeerhandhaving en aanpak overlast taxi’s met illegaal verkregen doorlaatbewijzen. › Voor de komende editie vooraf actiever meegegeven aan (horeca) ondernemers

wat de handhavingskaders zijn en wat er van hen wordt verwacht om een bijdrage te leveren aan een veilig en beheersbaar raceweekend. › In overleg met Zandvoort Beyond en ondernemend Zandvoort nadere afspraken maken over de handhaving tijdens het evenement. Zodat de gemeente en Zandvoort Beyond meer sturingsmogelijkheden hebben, maar ook dat ondernemers meer duidelijkheid hebben over welke activiteiten zij al dan niet kunnen ontplooien.

3.5 | Mobiliteit Het mobiliteitsplan heeft weer goed gewerkt, ook met het volledige aantal bezoekers. In en om Zandvoort waren er enkele vertragingen (op donderdag op de Zandvoortselaan en op vrijdag door een actie van tankstation Tinq aan Boulevard Barnaart) in de verkeersstromen, de regio was goed bereikbaar. Van de bezoekers op zondag is 43% met het openbaar vervoer naar Zandvoort gekomen

› De schouwen kunnen effectiever. Zowel in de voorbereiding als in de uitvoering: • Lijst van aandachtspunten voor de voorschouw aanleveren aan de opzichter. • Opzichter voorafgaand aan de schouwen zijn eigen voorschouw doen, zodat veel punten al opgelost kunnen zijn. • Betere afstemming tussen adviseur en toezichthouders over de vergunningsvoorschriften, zodat er tijdens de schouw geen nieuwe punten naar voren komen. • Voorafgaand aan de schouw een briefing waarin de route, behoeften en schouwpunten worden doorgenomen. › De werkgroep toezicht en handhaving had in 2022 de focus op kaders en wetgeving. Het gemaakte kader voor de editie 2023 aanscherpen op basis van de evaluatiepunten en dan gelijk de vertaling naar de operatie maken. Hierbij vroegtijdig de samenwerking/rolverdeling van

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

waarvan 38% met de trein en 5% met de bus. 37% van de bezoekers kwam met de fiets, 12% met touringcar en 5% lopend. 3% van de bezoekers kwam met overig vervoer (minder validen, hospitality en media). Ten opzichte van de editie van 2022 heeft het openbaar vervoer en het touringcarvervoer (touringcars vanuit heel Nederland naar het circuit) de grootste procentuele toename. Procentueel zijn er minder bezoekers met de fiets. In absolute aantallen is uiteraard sprake van een toename doordat het totaal aantal bezoekers vergeleken met 2021 hoger lag.

Alle partijen zijn positief over de gesplitste loopstromen (over de Boulevard en de Van Speijkstraat), waarbij het inzetten van de extra loopbruggen heeft gewerkt in het spreiden van de loopstromen. Ook onze partners in het bestuurlijk overleg (buurgemeenten, Provincie Noord-Holland, ProRail, NS en PWN) zijn tevreden over de werking van het mobiliteitsplan. De gemeente Zandvoort ontving één bezwaar op de verkeersbesluiten. De gemeente Bloemendaal en Provincie Noord-Holland hebben dit bezwaar ook ontvangen.

3.5.1 | Operatie Ook met de 105.000 bezoekers functioneerde het mobiliteitsplan goed. Het was druk maar het stroomde door. Het treinverkeer verliep soepel: 2 storingen op zaterdag (rond 15 uur en rond 20 uur) en 1 storing op zondag aan het einde van de uitstroom die snel waren opgelost en geen effect hadden op de uitstroom. De wegbeheerders vertegenwoordigden dit jaar de tak mobiliteit tijdens de operatie van het evenement. De afspraken tussen de regionale en lokale wegbeheerder en hun rol binnen het afstemmingsoverleg waren niet duidelijk genoeg. Dit jaar waren de wegbeheerders zelf vertegenwoordigd in het afstemmingsoverleg en was de toegang tot door DGP opgehaalde informatie over het verkeer in de regio (beelden en data) sterk verbeterd. Het toegezegde dashboard werd echter laat opgeleverd en door onvoldoende testen bleek deze niet te voldoen aan de informatiebehoefte. Om de media die geen accreditatie hadden voor het circuitterrein alsnog te ontvangen, is door de gemeente, Zandvoort Marketing en DGP een Mediacentrum in het Center Parcs-hotel ingericht. Het Mediacentrum was onderdeel van Zandvoort Beyond, maar niet tijdig opgenomen in het mobiliteitsplan. Er zijn verschillende incidenten gemeld over de houding en het gedrag van de verkeersgebruikers richting de verkeersregelaars en handhavers. Aanbevelingen voor 2023:

2023 moeten ze worden uitgenodigd bij de voorbereiding van de operatie. Daarbij moet de wegbeheerder een regierol hebben op mobiliteit binnen zijn grondgebied. Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de rolverdeling tussen de verschillende wegbeheerders. › In 2023 vragen we Zandvoort Beyond de mobiliteitscomponent voor de plannen rond het mediacentrum van niet-geaccrediteerde media (aanrijroutes, parkeerplaatsen, plaatsing van satellietwagens, wie staat waar, pendeldienst etc.) expliciet mee te nemen in het mobiliteitsplan. Dit jaar is dit onderdeel pas na het opstellen van het mobiliteitsplan uitgewerkt. › Blijvend aandacht houden voor spreiding in het mobiliteitsplan en veiligheidsplan in relatie tot instroom DGP en side events.

3.5.2 | Parkeren De overdracht van parkeerterrein de Zuid is door verwarring over het moment van overdracht (en het wegslepen) op het laatste moment uitgesteld van woensdagavond 31 augustus naar donderdag 1 september in de loop van de dag. In sommige parkeerautomaten bleef het kopen van een parkeerkaartje mogelijk én de app voor bezoekersparkeren werd pas in de loop van vrijdag gedeactiveerd. Dit zorgde voor verwarring. Uit de parkeerdrukmeting in Zandvoort blijkt dat gedurende het hele weekend de parkeerdruk nergens kritisch is geweest en in het algemeen relatief laag. In de regio zijn geen parkeerexcessen gesignaleerd.

› In het afstemmingsoverleg moet de rol van de wegbeheerders duidelijker worden. Voor

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

Aanbevelingen voor 2023: › De beschikbaarheid van parkeerterreinen, op welk moment de parkeerterreinen worden overgedragen aan DGP, wanneer het betaald en bezoekers parkeren wordt uitgezet en wanneer er weggesleept wordt, zijn punten waarover de communicatie in 2023 duidelijk moet zijn. In de komende periode kijken we met de hotels, strandpachters en logiesverstrekkers, de afdeling Parkeren, Handhaving en DGP hoe we dit voor 2023 willen vormgeven. › De lage parkeerdruk in Zandvoort geeft aanleiding te kijken naar wat er binnen het (juridische) beleid mogelijk is qua verruiming/ verspoeling voor bepaalde doelgroepen. › Zorgen dat we goed afstemmen met de evaluatiepunten en verbeteringen op het parkeerbeleid van de gemeente Zandvoort en de effecten daarvan op het parkeren tijdens de Formule 1.

3.5.3 | Doorlaatbewijzen Het hele proces rondom de doorlaatbewijzen verliep goed. Dit jaar zijn we in samenwerking met DGP ten opzichte van 2021 eerder begonnen met het verstrekken van doorlaatbewijzen. De verspreiding van de doorlaatbewijzen gebeurde nauwkeuriger en dat is terug te zien in de sterke daling in het totale aantal doorlaatbewijzen dat is verspreid. Tijdlijn liep samen met de invoering van het nieuwe parkeerbeleid in Zandvoort en zorgde hierdoor voor uitdagingen. We hebben goed en intensief samengewerkt met de afdeling parkeren. Volgend jaar zal het databestand vanuit de parkeervergunningen

naar verwachting stabiel zijn waardoor een verbeterslag mogelijk is. Aanbevelingen voor 2023: › We willen toetsen of het nieuwe parkeerbeleid aansluit bij de beleidsregels doorlaatbewijzen en dat als het nodig is, herzien. › Het tijdig in beeld krijgen en informeren van de doelgroepen buiten Zandvoort (zoals de zorgtaxi’s en de doelgroepen met een hulpverlenersvergunning).

3.5.4 | Taxi’s Tijdens het weekend waren er een groot aantal taxi’s aanwezig met illegaal verkregen doorlaatbewijzen. Dit veroorzaakte vooral problemen bij de instroom bij de doorlaatposten en bij de uitstroom bij het circuit door het proberen op te pikken van mensen. Aanbeveling voor 2023: › Tijdig starten met het opzetten van een gezamenlijk plan samen met de wegbeheerders, gemeente Zandvoort (o.a. handhaving, juridische zaken en vergunningverlening) en DGP hoe om te gaan met taxi’s.

3.5.5 | Fietsen Het eenrichtingsfietsverkeer in de tunnel van het Visserspad werkte dit jaar beter. Omdat er geen fietsers in de andere richting werden doorgelaten (zoals in 2021) was het wel druk in de tunnel. Maar de vertragingstijden bleven beperkt. Het was niet voor alle fietsers die over de Zeeweg kwamen duidelijk dat de

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

Boulevard van Bloemendaal naar Zandvoort tijdens de in- en uitstroom was afgesloten. Ze fietsten daarom over de busbaan wat tot onveilige situaties leidde. Aanbevelingen voor 2023: › Voor 2023 wordt met DGP en de wegbeheerder gekeken naar de stroom van de fietsers (o.a. de uitstroom op de Boulevard en de in- en uitstroom op de Van Lennepweg, de fietsers van en naar de Zeeweg over de Boulevard) en de plek die ze innemen op de weg op basis van de ervaringen van 2022.

3.5.6 | Bereikbaarheidscommunicatie De feedback op de bereikbaarheidscommunicatie is overwegend positief. Vooral de regiopartners hebben de informatievoorziening als goed en adequaat ervaren. Ook vanuit het dorp zelf waren positieve geluiden. Met name de inzet van f1vraag.nl als middel om ook zeer specifieke bereikbaarheidsinstructies te geven, werd als uitstekend beoordeeld. Ook de manier waarop meer uitleg werd gegeven over de noodzaak van de diverse verkeersmaatregelen is goed ontvangen en leidde zichtbaar tot meer begrip onder inwoners. Vanuit het Klantcontactcentrum (KCC) werd als positief aangemerkt dat ‘aan de voorkant’ de hoeveelheid vragen over bereikbaarheid en doorlaatbewijzen fors minder was ten opzichte van vorig jaar. Dit sentiment werd geëchood door de KCC’s van buurgemeentes. De manier waarop men werd meegenomen in de benodigde acties (waaronder aanvraag doorlaatbewijs en vooruitplannen van reizen) is als goed beoordeeld, al waren hier wat kleine kanttekeningen.

Voor doorlaatbewijzen had de middelenmix van sociale media met de advertentie campagne in de Zandvoortse Courant een groot bereik. Een beperkte groep binnen Zandvoort had de informatie gemist. Daarnaast bleken de doelgroepen (met name hulpverleners) buiten Zandvoort beperkt geïnformeerd. Communicatie voor bewoners over bereikbaarheid vanuit DGP kan nog verbeterd worden: duidelijker en begrijpelijker. De bewonersbrief en de bereikbaarheidskaartjes moeten op tijd en inhoudelijk worden doorgesproken met zowel de mobiliteits- als communicatiecollega’s uit de regio en van DGP.

aan dergelijke informatie en de manier waarop zaken ‘bekender’ worden. › Kijken hoe er samen met DGP kan worden gewerkt aan een manier om de bereikbaarheidscommunicatie te verbeteren, met hanteerbaar visueel materiaal waarmee bewoners snel en makkelijk een route kunnen plannen. › Voor de middeleninzet die om specifieke (inhoudelijke) mobiliteitskennis vragen (doorlaatbewijzen, parkeren, verkeersmaatregelen), vanuit de werkgroep communicatie aansluiten bij de werkgroep mobiliteit.

› Pas communicatiemiddelen uitwerken als de inhoud definitief is. Tot die tijd is ‘dit is nog niet bekend’ ook een antwoord. › Samen met de regio bespreken of er meer gezamenlijk kan worden opgetrokken in bijvoorbeeld inzet van regionale media voor bereikbaarheidscommunicatie. › Afspraken maken met DGP en de regionale partners over communicatie richting niet-racebezoekers (inclusief strandbezoekers en toeristen) over de maatregelen.

Aanbevelingen voor 2023: › Vasthouden aan de combinatie f1vraag.nl en betaalde on- en offline advertenties in hetzelfde vraag-en-antwoordformaat. Dit werd als erg herkenbaar, handig en begrijpelijk ervaren om de ingewikkelde materie van doorlaatbewijzen en bereikbaarheid te verduidelijken. › Voor doorlaatbewijzen opnieuw overwegen welke middelen ingezet worden zodat iedereen bereikt wordt, ook doelgroepen buiten Zandvoort. › Kijken naar mogelijkheden om f1vraag. nl verder uit te bouwen met interactieve content: keuzehulpen, situatieschetsen en bijvoorbeeld flyers en posters (met standaardinformatie die door ondernemers/ organisaties zelf kan worden geprint en verspreid). › Inzet van informatieavonden heroverwegen gezien de duidelijk verminderde behoefte

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

4. Doel 2: economische, sociale en maatschappelijke spin-off genereren 4.1 | Zandvoort Beyond Van 6 augustus tot en met 9 september 2022 vond het side events-programma van de Dutch Grand Prix plaats. Internationale sportevenementen zoals de Formule 1 zijn een potentieel vliegwiel voor economische, sociale en maatschappelijke effecten in Zandvoort en de regio. Maar dat gaat niet vanzelf. Om deze economische, sociale en maatschappelijk spin-off te creëren, is een side events- en activatie-programma vereist. Ook is een side events-programma belangrijk voor een veilige uitstroom en ‘crowdcontrol’ tijdens het raceweekend. De gemeente Zandvoort koos voor een model waarbij één organisator als paraplupartner verantwoordelijk is voor de evenementenvergunning en het ordentelijk verloop van alle side events waar alle (lokale) initiatieven onder vallen. Dit om de regie te houden en de veiligheid te waarborgen. Het is namelijk zeer lastig, zo niet onmogelijk, om het evenement veilig en beheersbaar te houden als er tientallen of zelfs honderden losse vergunningen worden aangevraagd. De gemeente heeft in samenwerking met DGP en Zandvoort Marketing een stichting opgericht. Alle (samenwerkings)partners zijn tevreden met dit model en wordt dan ook voor de komende editie(s) behouden. De gemeente en de stichting hebben de afspraken over

het side events-programma vastgelegd in een driejarige concessieovereenkomst (20212023). De Visie Side Events is onderdeel van deze concessieovereenkomst. In de Visie Side Events staan de ambities van de gemeente beschreven en zijn voorbeeldevenementen benoemd die aansluiten bij de identiteit en profilering van Zandvoort als badplaats.

4.1.1 | Side events-programma De stichting heeft zich het afgelopen jaar ingezet om een breed side events-programma te realiseren dat past bij deze visie. Er zijn diverse activiteiten georganiseerd, waaronder de Red Bull Airshow, de Fanmile op de Boulevard, het Car Art Festival, muziek in het centrum, de Kartbaan en het Reuzenrad. Voor de eerste editie (2021) bleken de ambities van de Visie Side events van een te hoog niveau in verband met de korte voorbereidingstijd. Ook voor de tweede editie was de voorbereidingstijd relatief kort en kwamen de initiatieven vanuit ondernemend Zandvoort moeizaam op gang. Daarom blijft het activiteitenaanbod enigszins achter op het aanbod van DGP, waardoor er nog weinig verbinding en synergie is. Dit kwam mede omdat de opheffing van de coronamaatregelen in maart 2022 de ondernemers nog weinig vertrouwen gaf iets te organiseren terwijl de vergunningsprocedure al was opgestart. Het bouwen aan een evenement vanuit een ‘lockdown’ met

een beperkte inzet van personeel vanwege arbeidsmarktkrapte was van invloed op het programma. Vooral in de laatste weken voor het evenement ontving Zandvoort Beyond veel aanmeldingen voor deelname, terwijl de aanmeldperiode al voorbij was. Omdat de animo in de laatste weken voor het evenement gestegen is, verwachten we dat het side events-programma wel de potentie heeft komend jaar door te groeien naar een volwaardig evenement Om de doorontwikkeling van het side events-programma mogelijk te maken, worden voor 2023 de volgende aanbevelingen gedaan: › Het inkorten van de duur van het side events-programma, zodat activiteiten kunnen worden gecombineerd en geclusterd en elkaar dus versterken. › Het uitbouwen van het side events-programma met activiteiten die meer impact maken. Denk bijvoorbeeld aan kermisattracties op het Badhuisplein en de Boulevard en/of een muziekplein met programmering voor jong en oud. Vanzelfsprekend onder de voorwaarde dat dit binnen het mobiliteitsplan haalbaar is. › Het spreiden van activiteiten in ruimte en tijd. Dit jaar stond vooral het ‘crowdmanagement’ in de Haltestraat onder druk. Door meer impactvolle activiteiten te

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

organiseren op andere locaties, zoals het Gasthuisplein, Badhuisplein, de Boulevard en het strand kan er een betere spreiding worden gerealiseerd. › Zowel Zandvoort Beyond, de gemeente als Zandvoort Marketing willen eerder starten met de voorbereidingen van het side events-programma. Bij voorkeur al in november 2022. › Ook wordt voorgesteld om zowel DGP als de lokale ondernemers vanaf de start actief bij de voorbereidingen van de side events te betrekken. Dit om de verbinding en synergie tussen de side events en DGP te versterken en zo de kwaliteit van de side events te verbeteren. Maar ook om lokale ondernemers te activeren en een actieve rol te geven bij de organisatie.

4.1.2 | Samenwerking met ondernemend Zandvoort Ondernemend Zandvoort heeft in algemene zin positief gereageerd op het evenement. Door dit evenement heeft Zandvoort voor de tweede keer wereldwijd een visitekaartje afgegeven en daar zijn de ondernemers trots op. Daarnaast kon de aangepaste looproute over de Boulevard op complimenten rekenen. Er was daardoor meer aanloop bij de strandpaviljoens en de horeca in het centrum. Maar de reacties op het gebied

van de economische impacht blijven, net als de voorgaande editie, wisselend. Er zijn ondernemers die extra omzet draaiden en er zijn ondernemers die minder omzet genereerden dan in een vergelijkbaar weekend in september. Dit geldt onder andere voor de retailers en de strandpaviljoens in de omgeving van de zuid-boulevard. Om de strandpaviljoenhouders in de omgeving van de zuid-Boulevard beter aan te laten sluiten, heeft Zandvoort Beyond bij wijze van proef pendelbussen ingezet. Ook vinden veel ondernemers het lastig in te schatten wat Zandvoort Beyond voor hun bedrijfsvoering kan betekenen, wanneer activiteiten aangemeld moeten worden en wanneer activiteiten al dan niet binnen de reguliere exploitatie passen. Juist voor een evenement van deze omvang is het voor de gemeente belangrijk om alle activiteiten die invloed kunnen hebben op de veiligheid, openbare orde en/of mobiliteit in beeld te hebben. Omdat er onduidelijkheid was over het al dan niet aanmelden van activiteiten, is er tijdens het raceweekend relatief veel gehandhaafd. Dit hebben de ondernemers over het algemeen niet als prettig ervaren. Op basis van alle reacties worden de volgende aanbevelingen gedaan:

aan communicatie vanuit de gemeente hierover. Er wordt samen met Zandvoort Beyond, OBZ en Zandvoort Marketing een plan van aanpak opgesteld. › OBZ heeft aangeboden om Zandvoort Beyond actief te gaan ondersteunen om ondernemers aangehaakt te krijgen bij het side events-programma. Er worden daarvoor één of meer ondernemers werkgroep(en) opgericht.

4.1.3 | Citydressing Deze editie heeft de gemeente opnieuw de kracht van citydressing gezien. Dit draagt enorm bij aan de beleving van de bezoeker en de Formule 1-sfeer in Zandvoort. Door middel van vlaggen, raamdecoratie, versiering boven de straten, selfiespots en race-objecten is Zandvoort in Formule 1-sfeer gebracht. Daarnaast draagt de citydressing bij aan de ‘wayfinding’ voor bezoekers. Enkele citydressing-onderdelen zijn van tijdelijke aard en slechts voor één editie te gebruiken, maar bij de aanschaf van de citydressing-onderdelen wordt altijd nagedacht over de herbruikbaarheid van duurzame materialen. Zo zijn de vlaggenlijsten van stof, waardoor die gewassen en ook de volgende editie(s) gebruikt kunnen worden. De citydressing staat naar tevredenheid van alle (samenwerkings)partners en wordt de komende jaren dan ook behouden.

Aanbevelingen voor 2023: › Ondernemend Zandvoort heeft behoefte aan duidelijke communicatie over wat er wel en niet moet worden aangemeld bij de stichting. Dit jaar hebben Zandvoort Marketing en Zandvoort Beyond de ondernemers opgeroepen om mee te doen en met ideeën te komen. Er zijn diverse (digitale) bijeenkomsten georganiseerd, nieuwsberichten in de Zandvoortse Courant en het Ondernemersplatform geplaatst en mailings verstuurd. Er is daarentegen ook behoefte

Aanbevelingen voor 2023: › Door het ontbreken van tuidraden in het centrum konden de vlaggenlijnen niet goed worden opgehangen. Het is dan ook wenselijk om een structureel netwerk van tuidraden te realiseren. Momenteel wordt

Evaluatie Formule 1 2022 | Lessen en aanbevelingen

door de Ondernemers Vereniging Zandvoort een plan van aanpak opgesteld zodat er voor de volgende editie een netwerk van tuidraden is. › Nagaan of er mogelijkheden zijn om de citydressing verder uit te bouwen door het in samenwerking met partners realiseren van vernieuwende (herbruikbare) citydressingobjecten. Denk bijvoorbeeld aan de ‘roulette’ van Holland Casino en de uiting van Amazone Prime. › Nagaan of er mogelijkheden zijn om de citydressing uit te breiden, waaronder naar de zuid-boulevard en Zandvoort Nieuw Noord.

4.1.4 | Marketing & Communicatie Uit de evaluatie komt een zeer positief beeld naar voren over de manier waarop communicatie bijdroeg aan een feestelijk evenement. Door de gemeente en diverse partners (onder andere DGP, ProRail, NS en Zandvoort Marketing) werd gefocust op aansprekende informatie voor de eigen achterban. Er werd via de socials, de media en in ‘real life’ gecommuniceerd over de leuke sfeer in het dorp en in het bijzonder de rol van de Zandvoorters zelf. Dit werkte aanstekelijk en werd opgepikt door (inter)nationale media. Daarbij werd de waarde van het evenement op het dorp direct en indirect benadrukt, wat

communicatie hierover logisch en doeltreffend maakte. Het Mediacentrum in Center Parcs heeft goed gefunctioneerd als communicatie-hub. Wel bestaat er vanuit de mediapartners de behoefte om het Mediacentrum verder uit te bouwen met ‘live’-uitzendingen voor publiek. Zandvoort Marketing heeft de bezoekerscommunicatie voor Zandvoort Beyond verzorgd. De ontwikkelde communicatiemiddelen, waaronder de website en socials, hebben een hoogwaardige kwaliteit. De activiteiten van de stichting en de voorbereidingen in het dorp, zijn inwoners en de ondernemers zijn veelvuldig aan bod geweest in verschillende

(inter)nationale media. Ook heeft DGP zijn ‘database’ ingezet voor het informeren van de tickethouders over de activiteiten in het dorp. Wel wordt geconstateerd dat de naamgeving van ‘Zandvoort Beyond’ niet goed aansluit op de activiteiten die in Zandvoort plaatsvinden: een aantrekkelijk race-evenement voorafgaand en tijdens de Dutch Grand Prix. Bewoners, ondernemers en bezoekers lijken de naamgeving niet (goed) te begrijpen. Aanbevelingen voor 2023: › De naamgeving van ‘Zandvoort Beyond’ spreekt niet tot de verbeelding en sluit niet aan op de activiteiten die in Zandvoort plaatsvinden. Daarnaast begrijpen de bewoners, ondernemers en bezoekers de naamgeving niet (goed). Er moet worden overwogen de naamgeving van de side events de volgende editie(s) aan te passen. Dit komt waarschijnlijk ook de bekendheid van het side events-programma ten goede. › Eerdere afstemming tussen gemeente en partijen als Zandvoort Marketing, Zandvoort Beyond, DGP, ProRail en NS om gezamenlijk op te trekken in de wervende bezoekerscommunicatie over de feestelijkheden in het dorp en de afspraken voor het raceweekend vastleggen. › Nagaan of het mediacentrum kan worden uitgebreid met ‘live’-uitzendingen voor publiek. › Verbeteren van raceweekend.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12432968/1