Bijlage 3 - Onderzoeksrapport Participeren door Anticiperen

Overig; de communicatie Het is opvallend om te zien dat het managen van de verwachtingen van groot belang is voor het stakeholdermanagement, en feitelijk is dit een kwestie van woorden zoals participeren en coproduceren. Dit schept verwachtingen ten aanzien van proces en uitkomst. Degenen die participeren verwachten dat hun opvattingen een dominante plek krijgen in het eindresultaat, maar dat gebeurt uiteindelijk niet altijd. Dat heeft er mee te maken dat het begrip coproduceren misschien voor iedereen een andere lading heeft (gekregen). De duiding van de processen zoals deze zich manifesteren bevinden zich meer op het niveau van adviseren dan van coproduceren. Er zou dus eerder gesproken een afweging gemaakt kunnen worden i.p.v. coproductie te kiezen raadplegen meedenken.

6.2. Conclusies en aanbevelingen Dit onderzoek is gebaseerd op de onderzoeksvraag ‘Op welke wijze zijn de participatietrajecten voor het ontwikkelen of het bijstellen van beleid (voor de middel lange en lange termijn) de laatste jaren vormgegeven, welke resultaten zijn daarmee behaald en welke handreikingen volgen daaruit – en uit goede ervaringen in Zandvoort en elders – voor op te starten participatietrajecten?’

28

GBG-ADVIESGROEP

De gemeente Zandvoort heeft in 2013 concreet invulling gegeven aan het participatiebeleid. Zij heeft duidelijk verwoord wat de gemeente met participatie wil bereiken, en hoe het uitgevoerd moet worden. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de gemeente haar beleid ook vertaalt in de concrete projecten. Daarbij zijn echter ook kanttekeningen te plaatsen: 1. Het daadwerkelijk identificeren van alle stakeholders die door de gemeente moeten worden gezien als stakeholder. De gemeente besteedt zowel in haar beleid als in de uitvoering voldoende aandacht aan het identificeren van de juiste stakeholders uit de lokale gemeenschap, echter stakeholders die buiten de lokale gemeenschap vallen maar wel een dominante rol hebben worden niet als zodanig meegenomen. 2. Het feitelijk betrekken van stakeholders Burgerparticipatie heeft door gewoonte een bepaalde vorm gekregen. Het bij elkaar zetten van vertegenwoordigers om van gedachten te wisselen over een voornemen of een plan. Dit leidt ertoe dat veelal dezelfde personen participeren. Zij hebben dit ook onderdeel gemaakt van hun manier van werken. Of hierdoor ook alle belangen een plaats krijgen is niet gegarandeerd. Het geeft degenen die participeren wel een grote positie.

Het maakt ook dat dominante stakeholders die geheel niet worden betrokken uiteindelijk de resultaten van de participatie geheel teniet kunnen doen (Welstand, Provincie) 3. Het bewust nadenken over een bepaalde vorm van participatie De gemeente heeft zich onbewust beperkt tot het fenomeen coproductie, wat ertoe heeft geleid dat men allerlei fysieke inspraakavonden heeft georganiseerd, wat heeft geleid tot geïnstitutionaliseerde participatie aan de zijde van de inwoners. Het is verstandig om ook alternatieve vormen van participatie te overwegen, waarbij men ook toegang krijgt tot alternatieve bronnen.

29

GBG-ADVIESGROEP

Wetenschappelijke modellen komen neer op:

Gegeven de politieke context kunnen wij ons voorstellen dat de gemeente niet verder gaat dan involveren, echter dat zij zich wel verdiept in meerdere vormen om de invloed van stakeholders te vergroten. Een gebruikelijke manier om representatief te zijn is, bijvoorbeeld te werken met enquêtes, en vervolgens de verdieping te zoeken met bewonersbijeenkomsten waarbij de enquêteresultaten als uitgangspunt dienen. 4. Het bewust inzetten van een bepaalde vorm van participatie in relatie tot consequenties die dit heeft voor de beslisruimte van de gemeenteraad. De gemeenteraad dient zich te realiseren dat met het inzetten van participatie, de eigen bewegingsruimte kleiner wordt. 5. Het communiceren over de opzet en inrichting van de participatie. De communicatie in de aanloopfase kan scherper. Men heeft zich momenteel beperkt tot coproductie, echter men kiest in de feitelijke uitnodiging voor ‘meedenken’. Dit staat geheel niet in de participatieladder, en is een containerbegrip waar iedereen zijn eigen invulling aan kan geven. 6. Het communiceren over de resultaten en verwerking van de participatie De gemeente is niet duidelijk wat uiteindelijk met de resultaten van de participatie gebeurd.

30

GBG-ADVIESGROEP

Aanbevelingen De aanbevelingen op basis van het onderzoek passen bij de conclusies die hiervoor zijn geformuleerd. 1. Identificeer alle stakeholders Participatie dient zich niet te beperken tot alleen het consulteren van ‘inwoners’ van Zandvoort maar alle belanghebbenden te omvatten, ook instanties en organisaties die een bepaalde wettelijke taak of bevoegdheid hebben. 2. Betrekt alle stakeholders De huidige manier van participatie moet gezien worden als één manier van participeren, maar er moeten ook andere vormen worden ingezet (enquêtes, onlinebijeenkomsten et cetera), maar ook individuele gesprekken. Zo zal een provincie of een waterschap, of de politie individueel moeten worden benaderd, maar wel worden beschouwd als stakeholder. 3. Denk na over wat je vraagt aan de stakeholders Een dominante stakeholder die veel invloed heeft kan je niet alleen mee laten denken. Die heeft beslissingsbevoegdheid. Wees daar op voorhand duidelijk over. Datzelfde geldt voor de participatiebijeenkomsten. Geef aan wat je maximaal kunt doen met opvattingen en meningen. Is men gezamenlijk aan het ontwerpen, of is de gemeente ideeën aan het ophalen die ze eventueel ook nog naast zich neer kan leggen. Datzelfde geldt voor een enquête. Neemt men de resultaten over, of is het een van de instrumenten. Kortom, de gemeente moet heel expliciet zijn.

Het komt sympathiek over dat men uitgaat van coproductie, maar op het moment dat men dit feitelijk niet doet, snijdt de gemeente zichzelf in de vingers en verliest men makkelijk het vertrouwen. 4. Denk na over je eigen bewegingsvrijheid Op het moment dat een participatietraject wordt ingezet waarbij men de deelnemers bepaalde bevoegdheden geeft, beperkt men zichzelf als gemeenteraad. Participatie en besluitvorming in de raad zijn in die zin communicerende vaten. Op het moment dat men hieraan voorbij gaat voelen degenen die hebben geparticipeerd zich niet serieus genomen. Mocht de gemeenteraad maximale bewegingsvrijheid willen houden, dan moet men de participatie niet verder laten gaan dan het ophalen van meningen en opvattingen, en de dominante stakeholders wel hun plek geven. Dan behoudt men maximale vrijheid. 5. Communiceer over wat stakeholders kunnen verwachten Deze aanbevelingen lijkt een open deur, maar is het niet. Ogenschijnlijk vindt de ambtelijke organisatie het lastig om te communiceren wat men bedoelt, anders had men dit in het verleden al wel eerder gedaan. Communiceer ook duidelijk wat men NIET kan verwachten.

31

GBG-ADVIESGROEP

6. Communiceer over de uitkomsten Het feit dat men niet iedereen ter wille kan zijn moet men ook gaan communiceren. Communiceren ook wat er NIET is opgepakt. 7. Reflecteer Reflecteer als ambtelijke organisatie op ieder participatietraject. Bekijk wat goed ging, en wat minder is gelopen. Men zou kunnen beginnen door een van de onderzochte trajecten gezamenlijk langs te lopen.

32

GBG-ADVIESGROEP