jaarstukken odr 2023 v1
Tekst van het document
De klanttevredenheid wordt doorlopend gemeten. Door direct met de klant in contact te treden, merken we dat we de klachten in een vroeg stadium kunnen oppakken en beantwoorden. Hierdoor kunnen de klachten informeel worden afgedaan. Al onze nieuwe medewerkers zijn bij indiensttreding verplicht een B1 training te volgen zodat zij duidelijk en helder schrijven. Ook op andere manieren gaan we komend jaar aan de slag met het continu onder de aandacht brengen van de noodzaak van duidelijk en helder schrijven.
Kwaliteit Wij werken aan onze kwaliteit vanuit het programma kwaliteit en ontwikkeling. Dit programma maakt het ons mogelijk om ten behoeve van de regio onze basis beter op orde te krijgen, onze organisatie te professionaliseren en om klaar te zijn voor nieuwe wetgeving. Vanuit dit programma werken we programmatisch aan de diverse opgaven. Dit programma past precies in de bedoeling van het Interbestuurlijk Programma ter versterking van de VTH uitvoering. Hiermee voldoet ODR aan één van de eisen die aan omgevingsdiensten worden gesteld.
Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet heeft als doel overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken. De Woo heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen en is op 1 mei 2022 in werking getreden voor het onderdeel passieve openbaarmaking (openbaar maken op verzoek). De ODR heeft alle processen rondom de Wob aangepast naar de Woo.
45
Bedrijfsvoering De Woo bevat daarnaast de verplichting tot actieve openbaarmaking (openbaar maken uit eigen beweging). Deze verplichting treedt gefaseerd in werking. De datum waarop de eerste informatiecategorieën verplicht openbaar gemaakt moeten worden is nog niet bekend. De ODR geeft invulling aan het implementeren van de Woo door middel van een projectmatige aanpak. In 2023 is gestart met het inventariseren van de impact van de verplichtingen op de organisatie. In 2024 continueert de ODR de projectmatige aanpak en inventariseert de ODR in hoeverre zij al informatie openbaar maakt die binnen de informatiecategorieën valt. Tot slot bepaalt de ODR haar ambities met betrekking tot de snelheid en wijze van openbaar maken.
Rechtmatigheidsverantwoording (voorbereiding) Met ingang van de jaarrekening 2023 is het dagelijks bestuur zelf (i.p.v. de accountant) verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Binnen ODR hebben hiervoor voorbereidingen plaatsgevonden. Zo zijn het Integraal Controleplan ODR 2022-2025 en de verantwoordingsgrens (3%) vastgesteld. Daarnaast zijn hiervoor interne controles opgezet en uitgevoerd. In het 2e halfjaar van 2023 is de opzet afgestemd met onze nieuwe accountant, waarbij nog bepaalde controles zijn toegevoegd.
Jaarstukken 2023 ODR
Rechtmatigheidsverantwoording (toelichting afwijkingen 2023) Bij de interne controles 2023 zijn een aantal afwijkingen geconstateerd, die niet leiden tot een onrechtmatigheid, maar wel boven de rapporteringsgrens van € 50.000 uitkomen of anderszins gemeld moeten worden. Hieronder worden deze afwijkingen toegelicht en wordt aangegeven welke acties hierop zijn/worden ondernomen: Naleving Europese aanbestedingsregels: Ten aanzien van de controle op naleving Europese aanbestedingsregels constateren we een fout van € 133.000. De oorzaak van deze fout heeft met name betrekking op het onterecht verlengen van inhuurcontracten (2 stuks). De omvang van de fout is lager dan de verantwoordingsgrens, vandaar dat deze fout niet is opgenomen in de rechtmatigheids-verantwoording. Wel is deze fout groter dan de afgesproken rapporteringstolerantie van € 50.000. Dit houdt in dat we deze fout moeten toelichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. We zullen de naleving van Europese aanbestedingsregels nauw blijven volgen en waar mogelijk aanscherpingen doorvoeren in de procesgang. Interne controle op de prestatielevering van verantwoorde uren: Onze accountant heeft ons in haar management letter gewezen op het risico dat zij onderkent ten aanzien van het proces uren schrijven.
Vanuit de jaarrekeningcontrole rapporteert de accountant een onzekerheid waarbij de accountant concludeert dat de prestatielevering niet altijd vastgesteld kan worden bij de verantwoorde uren. Hoewel we adequate interne beheersmaatregelen hebben ingevoerd (waaronder autorisatie van uren door teammanager, analyse
van managementrapportages waarbij gerealiseerde uren afgezet worden tegen verwachte uren) achten we het noodzakelijk om de interne controle hieromtrent aan te scherpen. Inmiddels zijn er gesprekken gepland om dit verder uit te werken. M&O beleid: Er was in 2023 nog geen M&O-beleid aanwezig bij de ODR. In 2024 wordt, in afstemming met de accountant, het M&O-beleid opgesteld en ter vaststelling aangeboden aan het bestuur.
KPI’s (ODR breed) Klanttevredenheid (tevreden en zeer tevreden) Ingekomen klachten Percentage overheadkosten Integraal uurtarief Productiviteitsnorm
Realisatie 2023 82% 10 21% € 95,12 1.330 uren
Ziekteverzuim
7,6%
Vaste formatie
135 fte
Percentage inhuurkosten
27%
46
Bijlagen
Jaarstukken 2023 ODR
47
Overzicht investeringen Naam investering
Aanschafwaarde 1-1-2023
Cumulatieve afschrijvingen
Boekwaarde 1-1-2023
Investering
Desinvestering
Afschrijvingen
Afschrijvingen desinvestering
Aanschafwaarde 31-12-2023
Cumulatieve afschrijvingen
Boekwaarde 31-12-2023
Inrichting ODR gebouw 2013
137.843
127.236
10.607
0
0
10.607
0
137.843
137.843
0
Grond - JS de Jongplein 2 Tiel
1.216.800
0
1.216.800
0
0
0
0
1.216.800
0
1.216.800
Gebouw - JS de Jongplein 2 Tiel
1.283.200
171.093
1.112.107
0
0
42.773
0
1.283.200
213.866
1.069.334
Verbouwing 2019
1.026.887
119.804
907.083
0
0
34.230
0
1.026.887
154.034
872.853
Inventaris 2019
270.686
94.740
175.946
0
0
27.069
0
270.686
121.809
148.877
Installaties 2019
559.426
130.533
428.893
0
0
37.295
0
559.426
167.828
391.598
Totaal huisvesting
4.494.842
643.406
3.851.436
0
0
151.974
0
4.494.842
795.380
3.699.462
Aanschaf 165x Galaxy S20
73.582
24.527
49.055
0
0
24.527
0
73.582
49.055
24.527
Totaal ICT interne overhead
73.582
24.527
49.055
0
0
24.527
0
73.582
49.055
24.527
4.568.424
667.933
3.900.491
0
0
176.501
0
4.568.424
844.434
3.723.990
Totaal investeringen
Jaarstukken 2023 ODR
48
Rapportage Kwaliteitscriteria 2.2 VTH kwaliteitscriteria 2.2
Deskundigheid in relatie tot de VTH-KC1
Rapportage 20231
De kwaliteitscriteria spelen vanaf de start van ODR een belangrijke rol. Met de landelijke ontwikkelingen (IBP) naar aanleiding van het rapport van Aartsen is er opnieuw veel aandacht voor de kwaliteitscriteria. Het proces op de VTH kwaliteitscriteria brengen wij in beeld met behulp van Libereaux. Het is een doorlopend proces dat volgens de PDCA-cyclus wordt uitgevoerd en gemonitord.
Van elke medewerker kan zijn of haar deskundigheidsgebied worden uitgedrukt in een percentage. Er worden 5 variabelen gemeten, die elk een verschillend ‘gewicht’ hebben:
De algemene conclusie is dat de ODR erg robuust scoort op de kwaliteitscriteria. Op dit moment zijn 99 medewerkers volledig getoetst aan de Kwaliteitscriteria. Het dashboard blijft dynamisch, hierin worden personeelsmutaties continu bijgehouden.
1. Activiteiten tellen voor 40% mee, 2. Werkervaring voor 15%, 3. Opleiding voor 30%, 4. Kennis voor 15%,
Het proces Ieder kwartaal worden personele mutaties (in- en uitdienst en verandering functie) geleverd aan Libereaux. Zij gaan hier in overleg met de betreffende coördinatoren/Teammanagers mee aan de slag. Welke medewerker moet op welk deskundigheidsgebied of –gebieden getoetst worden? Medewerkers vullen hun e-portfolio in, Libereaux begeleidt ze hierbij. Op basis van de aangeleverde bewijsstukken is een medewerker ‘deskundig’ volgens de VTH kwaliteitscriteria of nog niet (volledig). Wanneer een medewerker nog niet volledig ‘deskundig’ is, gaat hij/zij aan de slag om zich verder te ontwikkelen (in de vorm van cursussen, trainingen en/of opleidingen) op dat deskundigheidsgebied(en). De resultaten van alle medewerkers zijn verwerkt in een VTH-dashboard van de hele organisatie. In dit dashboard kunnen de Teammanagers de ontwikkelingen volgen.
5. Frequentie (weegt niet mee in deskundigheid). De gedachte achter deze percentageverdeling, die landelijk wordt gehanteerd, is dat praktijkervaring (1. ‘Activiteiten’ en 2.‘Werkervaring’) met 55% net iets zwaarder weegt dan kennis en opleiding (3. ‘Basisopleiding’, ‘Aanvullende opleidingen’ en 4. ‘Basiskennis’ en ‘Diepgaande kennis’) met 45%. Deze wegingsfactoren vormen ook het uitgangspunt voor Vakbekwaamheid: het gaat immers niet over alleen het hebben van de juiste papieren, maar zeker ook over ervaring en kunde. Een medewerker is ‘deskundig’ volgens de VTH kwaliteitscriteria als hij of zij voor 75% of meer aan de criteria voldoet. Een deskundigheidsgebied staat op ‘groen’ als er twee of meer medewerkers binnen ODR voor minimaal 75% aan de vereisten in het betreffende deskundigheidsgebied voldoen. Ondanks dat de frequentie niet meetelt in het percentage, wordt er aan ieder deskundigheidsgebied wel een uren-eis gesteld. De uren worden in kaart gebracht aan de hand van het ‘tijdschrijven’ van medewerkers van ODR binnen het personeelssysteem.
1 Informatie uit ‘Rapportage nulmeting kwaliteitscriteria 2.2 over 2023’ van Libereaux, januari 2024 Jaarstukken 2023 ODR
Medewerkers die zich binnen het primaire proces bezighouden met zogeheten ‘plustaken’, zoals, vuurwerk, ontgrondingenwet en APV, vallen niet onder één of meerdere deskundigheidsgebieden uit de KC 2.2. Om die reden maken deze medewerkers geen onderdeel uit van de huidige toetsing (2023). Dit geldt ook voor medewerkers die buiten het primaire proces vallen. Het gaat hier bijvoorbeeld om coördinerende, beleidsmatige, administratieve en ondersteunende functies. Hoewel deze medewerkers niet onder de KC 2.2 vallen, krijgen zij wel de beschikking over een e-portfolio. De organisatie laat tijdens de toetsing op de Kwaliteitscriteria in 2023 zien binnen 18 deskundigheidsgebieden voldoende robuust als het gaat om kennis en kunde ten opzichte van de Kwaliteitscriteria.
De uitkomsten van deze meting geven een positief beeld over de aanwezige deskundigheid binnen de ODR, afgezet tegen de vigerende VTH-Kwaliteitscriteria. Deze criteria vormen een integraal onderdeel van de komende Omgevingswet.
49
Rapportage Kwaliteitscriteria KC2.2 Rapportage 2023 t.o.v. 2022
ten opzichte van vorig jaar, maar nog wel op elk deskundigheidsgebied twee of meer medewerkers.
Onderwerp
2023
2022
Kennis en kunde deskundigheidsgebied bij ODR
18/27
17/27
Explain (elders belegd)
9/27
9/27
Belegd bij ODR, niet aangetoond
0/27
1/27
Conclusie •
•
De ODR laat zien erg robuust te zijn als het gaat om expertise binnen de kwaliteitscriteria. Binnen een groot aantal deskundigheidsgebieden heeft de organisatie zelf voldoende kennis en kunde in huis (18 van 27). In tegenstelling tot vorig jaar zijn de deskundigheidsgebieden BOA en T&H Groene wetgeving voldoende robuust; Een aantal deskundigheidsgebieden worden belegd bij gemeenten, Veiligheidsregio of andere Omgevingsdiensten. Daarnaast zijn er binnen deskundigheidsgebieden samenwerkingsafspraken gemaakt met andere OD’s (9 van 27).
•
De organisatie voldoet aan alle deskundigheidsgebieden door middel van ‘comply or explain’. Het deskundigheidsgebied T&H groene wetgeving is in 2023 voldoende. In 2022 was dit nog ontwikkelbehoefte.
•
In totaal zijn 99 medewerkers volledig getoetst aan de Kwaliteitscriteria. Dat zijn minder mensen dan in 2022 (103 medewerkers in dashboard)
•
Afdeling Vergunningverlening lijkt in aantallen robuuster te zijn geworden. Binnen afdeling Toezicht zijn minder mensen actief
•
Binnen team Ketentoezicht zijn veel nieuwe mensen actief. Ten opzichte van 2022 voldoen drie medewerkers minder aan de Kwaliteitscriteria.
•
De basiscursussen ruimtelijke ordening, natuurregelgeving en erfgoed komen naar voren als cursussen die relatief weinig gevolgd zijn.
Kennis en ervaring per deskundigheidsgebied1
Uit de meting en aansluitende analyse blijkt dat de ODR aan een groot aantal deskundigheidsgebieden binnen de Kwaliteitscriteria voldoet op basis van ‘Comply or Explain’. In de onderstaande tabel en op de volgende pagina wordt per deskundigheidsgebied een conclusie gegeven. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier conclusies: •
Voldoende (Comply); de organisatie heeft twee of meer medewerkers in dienst die aan dit deskundigheidsgebied voldoen.
•
Explain; de organisatie kan niet voldoen aan dit deskundigheidsgebied, maar voldoet op basis van toelichting .
•
(Nog) niet voldoende; de organisatie kan niet voldoen aan dit deskundigheidsgebied. Er dienen verbeteracties opgesteld te worden.
Een groot aantal medewerkers is op meerdere deskundigheidsgebieden getoetst. Het is mogelijk dat zij op hun eerste deskundigheidsgebied groen scoren, terwijl zij oranje scoren op hun tweede deskundigheidsgebied. Het aantal getoetste deskundigheidsgebieden hierboven hoeft dus niet overeen te komen met het aantal medewerkers.
1 Informatie uit ‘Rapportage nulmeting kwaliteitscriteria 2.2 over 2023’ van Libereaux, januari 2024 Jaarstukken 2023 ODR
50
Rapportage Kwaliteitscriteria KC2.21
*De taak wat betreft Energie en duurzaamheid is versnipperd binnen de organisatie. De EML controles doet de organisatie binnen de afdeling Toezicht Milieu. Het toetsen aan de BENG/EPC is belegd binnen de afdeling Bouwvergunningen. Wanneer het gaat om specialistisch advies dan is dat een taak die de ODR nog niet in huis heeft. Deze kennis zit bij gemeenten in de regio Rivierenland.
1 Informatie uit ‘Rapportage nulmeting kwaliteitscriteria 2.2 over 2023’ van Libereaux, januari 2024
Jaarstukken 2023 ODR
51