Jaarstukken 2025 Regionaal Archief Rivierenland - definitief incl accountantsverklaring (geanonimiseerd)
Tekst van het document
Jaarstukken 2025
Pagina 53 van 64
5. 3. 8 Netto-vlottende schulden De netto-vlottende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan
de nominale waarde. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Er zijn een aantal niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen , deze zijn hieronder 5. 4
opgenomen.
5. 4. 1 Rechten DVA waterschap: Er is een contract met dienstverleningsafspraken met het Waterschap Rivierenland afgesloten voor een periode van 10 jaar (2025 t/m 2034). De jaarlijkse opbrengsten bedragen 243. 500 EUR (prijspeil 2025) voor het beheer van de archieven. Daarnaast worden additionele diensten verleend waarvan de financiële omvang jaarlijks wijzigt inzake -
-
archiefbeheer , toezicht en E-depot taken. DVA GR-en: Er zijn diverse dienstverleningsafspraken gemaakt met Gemeenschappelijke Regelingen in regio rivierenland , waarvan de financiële omvang jaarlijks wijzigt , voor specifieke dienstverlening inzake archiefbeheer , toezicht en E-depot taken. Het Regionaal Archief Rivierenland neemt voor 50% deel in de Vereniging van Eigenaars (VvE) van het gebouw aan het J. S. de Jongplein te Tiel , samen met woningcorporatie Thius. Uit deze deelname vloeit voort dat het RAR gerechtigd is tot 50% van de liquide middelen van de VvE , waaronder begrepen de middelen die zijn bestemd voor onderhoud en beheer van het gebouw op basis van de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB).
5. 4. 2 Verplichtingen Leasecontracten: Er zijn meerdere leasecontracten aanwezig voor een periode van 3 tot 5 jaar , met een beperkte financiële omvang van in totaal circa € 18. 000 per jaar. Denk hierbij aan -
koffieautomaten , multifunctionals en digitaliseringsapparatuur en software. Overeenkomst Arbodienst: er is een meerjarig contract afgesloten voor arbodienstverlening , deze loopt tot 2027 en heeft een financiële omvang van circa € 6. 800 per jaar
Jaarstukken 2025
Pagina 54 van 64
6
Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties , blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings- , voorwaarden- , en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten , alsmede de balansmutaties het begrotings- , voorwaarden- , en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten , alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1. 2) in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder
toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur van het RAR bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 68.000 , - (afgerond op duizendtallen). De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025.
6. 1
Bevindingen
Het Dagelijks Bestuur van het RAR stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 89.230-, bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 68.000-., Deze niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het Dagelijks Bestuur van het RAR acceptabel op basis van door het Algemeen Bestuur vastgestelde afspraken. Zie hiervoor ook het onderstaande overzicht. Toetsingscriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium Overschrijding lasten programma Overschrijding investeringsbudgetten Niet geautoriseerde reserve mutaties Voorwaardecriterium
€ 89. 230 € 89. 230 € 0 € 0
€0
Geen afwijkingen geconstateerd
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Geen afwijkingen geconstateerd
€0
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 89. 230
Waarvan acceptabel Begrotingsafwijkingen die geheel worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee acceptabel zijn. (als gevolg van artikel 4. 1 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2025)
€ 89. 230
Waarvan niet-acceptabel
€0
Saldo resterende rechtmatigheidsfouten
€0
Jaarstukken 2025
Pagina 55 van 64
Toelichting hierbij is dat er tegelijk met het realiseren van deze overschrijding in lasten hier direct aan gerelateerde baten van € 89.230-, zijn gerealiseerd. Door deze extra baten is het totale financiële effect positief en zijn de geconstateerde onrechtmatigheden volgens het Dagelijks Bestuur als acceptabel verklaard. Hiermee voldoet het RAR aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording.
Jaarstukken 2025
Pagina 56 van 64
7
Jaarrekening - Overige gegevens
7. 1
Controle verklaring van de onafhankelijke accountant
Jaarstukken 2025
Pagina 57 van 64
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief
Rivierenland (RAR) Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2025 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2025 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) te Tiel gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2025 en van het vermogen van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) op 31 december 2025 alsmede van de financiële rechtmatigheid over 2025 in overeenstemming met het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) , de begroting en de in de relevante wet- en regelgeving , waaronder de verordeningen , opgenomen bepalingen , zoals opgenomen in het normenkader dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 10 juli 2024. De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2025; 2. de balans per 31 december 2025 , en; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële 4. 5.
verslaggeving en andere toelichtingen; de rechtmatigheidsverantwoording over 2025; de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht , waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden , het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) , het door het algemeen bestuur op 18 november vastgestelde Notitie Rapporteringstolerantie en financiële verordening 2025 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2025 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
NOVA Overheidsaccountants , handelsnaam van NOVA Accountants B. V. KvK: 92542166 Markgraaflaan 179 2553 MA ‘s-Gravenhage www. comitatu. nl info @comitatu.nl ,
IBAN: NL83RABO0380978768 BTW nr: NL866093515B01
Informatie ter ondersteuning van ons oordeel
Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 68. 000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten en onzekerheden 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan reserves , zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 en 3 Bado.
Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2025. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn , zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 10. 000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2025 hebben wij de anticumulatiebepaling , bedoeld in artikel 1. 6 sub a WNT en artikel 5 , lid 1 , sub n en o ‘Uitvoeringsregeling WNT , niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd
of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen , alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie De jaarstukken omvatten andere informatie , naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit: Het jaarverslag waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met ¥
de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip , verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins , overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie , waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening en getrouw weergeven van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2025 en van het vermogen op 31 december 2025 alsmede van de financiële rechtmatigheid over 2025 in
overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) , de begroting en de in de relevante wet- en regelgeving , waaronder de verordeningen , opgenomen bepalingen , zoals opgenomen in het normenkader dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 10 juli 2024. In dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing
die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de Gemeenschappelijke Regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden , waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen , toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de
financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Gemeenschappelijke Regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat
wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid
waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze , afzonderlijk of gezamenlijk , van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard , timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
3
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden , het Bado , het door het algemeen bestuur op 18 november 2025 vastgestelde Notitie Rapporteringstolerantie en financiële verordening 2025 en het Controleprotocol WNT 2025 , ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: ¥
¥
¥
¥
¥ ¥
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude , het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controleinformatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning , valsheid in geschrifte , het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen , het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de Gemeenschappelijke Regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving , en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door de directie gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de Gemeenschappelijke Regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan omtrent de financiële positie. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat , zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn , moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de Gemeenschappelijke Regeling; het evalueren van de presentatie , structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
4
(geanonimiseerd) Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. ‘s-Gravenhage, 19 maart 2026 NOVA
Overheidsaccountants,
handelsnaam
van
Digitaal ondertekend Ron
NOVA met
Accountants B.V.
Hix door
Knoester
op 19-03-2026
20:18
vanaf IP x:x:x:x:x:x:x:28d6
drs,
(geanonimiseerd) NRA
—_—_67F9
92DF
1637
DBD6
454C
B1BB
CA4A
75AC
DÛ HI
19-03-2026
20:18
: T2496280
F3181921
P1479668—
BIJLAGEN BIJLAGE 1: FORMAT VOOR DE DEELEMENDE GEMEENTEN Informatie voor de jaarrekening van deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang
Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J. S. de Jongplein 3 , 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing); d) de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend , en e) het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen , beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.
5. Relatie met taakveld overhead
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0. 4 Overhead (zie paragraaf 2. 3. 2 Overzicht van de kosten van Overhead).
6. Deelnemende gemeenten
Buren , Culemborg , Maasdriel , Neder-Betuwe , Tiel , West Betuwe en Zaltbommel.
7. Bestuurlijk belang
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat , onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2025 : Reserves € 947. 639 en een batig saldo € 65. 177 Vreemd Vermogen per 31-12-2025: € 7. 035. 326 Financieel resultaat over 2025 bedroeg het batig saldo van € 65. 177 info @regionaalarchiefrivierenland.nl www. regionaalarchiefrivierenland. nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag
9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Financieel resultaat 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel
Jaarstukken 2025
Pagina 63 van 64
BIJLAGE 2:
Jaarstukken 2025
BELEIDSNOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN
Pagina 64 van 64
R A R Regionaal
Archief
Rivierenland
Beleidsnota risicomanagement
en
weerstandsvermogen 2024
-
2028
Auteurs
(geanonimiseerd) en Ella Kok-Majewska |
Datum
24-11-2023
Ons
kenmerk
1628-24248
Versiebeheer/status
Versie 1.0 ter
bespreking
in het DB 12 februari
Pagina
—_—_67F9
92DF
1637
DBD6
454C
B1BB
CA4A
75AC
“EE : 19-03-2026 20:18 vt
:
T2496280
F3181921
1 van 16
P1479668—
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast
doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuïteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en
kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. Om dit doel te bereiken worden risico’s periodiek geïnventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico’s op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico’s mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico’s en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico’s en duiding van weerstandsvermogen zijn: • Een groot deel van de geïdentificeerde risico’s (9 van de 14 risico’s) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit zijn veelal risico’s die een
•
• •
•
structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen; Voor de overige geïdentificeerde risico’s (5 van de 14 risico’s) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing , dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt , gezien de risico’s , voldoende weerstandsvermogen. Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen , welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014. Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
.. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . .
2
Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1
2
3
Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1. 1
Doelstellingen van deze nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1. 2
Totstandkoming van deze nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1. 3
Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Risicomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2. 1
Wat is risicomanagement? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2. 2
Risicomanagementbeleid RAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2. 3
Risico’s en beheersmaatregelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2. 4
Kwantificeren van risico’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Weerstandsvermogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3. 1
Benodigde weerstandscapaciteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3. 2
Beschikbare weerstandscapaciteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3. 3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3. 4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen
.. . . .. . . .. . . .. . . . .. . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . ..
12
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pagina 3 van 16
1
Inleiding
Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren , Culemborg , Maasdriel , Neder-Betuwe , Tiel , West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken , beheren , bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet
overgebrachte archieven. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Doelstellingen van deze nota Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid , draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de beheersing daarvan creëert een structuur van continue analyse , beoordeling en ordening. 2. Inzicht krijgen in de risico’s en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico’s inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico’s: welke risico’s verzekeren we , dragen we zelf of stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3.
Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de gevolgschade van dergelijke risico’s op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsvermogen 4. Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV). 1 1. 1
Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7 , lid 1b van de Financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico’s die kunnen leiden tot financiële gevolgen. In het kader van artikel 10 , lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico’s en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan.
Totstandkoming van deze nota Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geüpdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico’s uit 1. 2
1 Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiële verordening zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht jaarlijks inzicht te geven in de risico’s die zij lopen en dienen zij een toelichting te geven op het
weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico’s is geïnventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen gevraagd aan te geven welke risico’s zij zagen voor het RAR , in welke mate deze risico’s worden beheerst en wat de eventuele financiële gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling , teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico’s voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld , waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico’s van het RAR en over de vervolgstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico’s. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financiën als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers. De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico’s die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. 1.
3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet , waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid , de geïdentificeerde risico’s , de methodiek voor het kwantificeren en beheersen van de risico’s. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen , hoe wordt dit berekend en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2
Risicomanagement
Wat is risicomanagement? Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Het is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat risico’s niet altijd exact te kwantificeren zijn. 2. 1
Risicomanagementbeleid RAR Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement 2 en wordt periodiek vastgesteld. Elke vier jaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geëvalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening , wordt hierop geanticipeerd. 2. 2
Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen: • Om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten; •
Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor
kwantificeerbare risico’s , verplichtingen en verliezen. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidenteel tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
2
Denk hierbij aan het proces van identificeren van risico’s het vaststellen van beheersmaatregelen kwantificeren van het restrisico het uitvoeren van het plan en evalueren.
en het
,
Pagina 6 van 16
2. 3 Risico’s en beheersmaatregelen In de risicosessie zijn de risico’s geïnventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieën , te weten:
Politiek bestuurlijk / maatschappelijk Organisatorisch Financieel Juridisch Personeel Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiële schade mocht het risico zich voordoen. Het totaal overzicht aan geïdentificeerde risico’s is opgenomen in bijlage 1. Totaal zijn er 14 risico’s geïdentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. -
De uitkomst van deze risicosessie kunnen als volgt worden samengevat: Een groot deel van de risico’s (9 stuks) zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico’s is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevolgschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijlage 1 voor de toelichting op deze 9 risico’s). Het overige deel van de risico’s (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen. Voor deze risico’s geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing , dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit.
Hieronder is van deze 5 risico’s die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst , aangegeven wat de kans van optreden is , alsmede een inschatting van de financiële gevolgen (range van minimaal tot maximaal) , indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico). Risico
Kans
Financieel gevolg (inschatting restrisico)
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300. 000 - € 500. 000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300. 000 - € 500. 000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300. 000 - € 500. 000
1 maal per 5 jaar
€ 50. 000 - € 150. 000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25. 000 - € 75. 000
Bij het bepalen van het financiële gevolg van het risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico , ofwel: het initiële risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen , is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beïnvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvloeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijlage 1.
Pagina 7 van 16
2. 4 Kwantificeren van risico’s In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in gekwantificeerde risico’s die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico , hierin zijn de effecten van de beheersingsstrategie reeds afgetrokken van het initiële risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico’s niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico’s gewaardeerd de hand van een wegingsmethodiek met een klasse voor kans en voor gevolg , zie de tabellen hieronder. Dit is een beproefde methodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capaciteit voor de risico’s te samen. Kans Klasse 1 2 3 4 5
Gevolg Klasse 1 2 3 4 5
Aantal keren Minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar
Gevolg Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
Kans 02, 04, 06, 08, 10,
Inschatting omvang restrisico
Verwachtingswaarde
€ 1 – € 25. 000 € 25. 000 – € 75. 000 € 75. 000 – € 125. 000 € 125. 0000– € 175. 000 > € 175. 000
€ 15. 000 € 50. 000 € 100. 000 € 150. 000 €250. 000
Zoals blijkt uit de tabellen , worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gehanteerd. Om tot een inschatting van het risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwachtingswaarde). Gekwantificeerde risico’s. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000-., Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving Totaal aan risico’s
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
04,
€ 100. 000
€ 40. 000
02,
€ 50. 000
€ 10. 000
€ 200. 000
Klasse Kans Gevolgen 1
Pagina 8 van 16
3
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te
komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico’s) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met risicomanagement op te maken , want: welke ongunstige , financiële gevolgen riskeren wij als organisatie? In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen , waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen.
3. 1
Benodigde weerstandscapaciteit
De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiële gevolgen van de risico’s op te vangen. Met andere woorden , de financiële impacts van alle risico’s te samen vormen
het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2. 4). Risico
Kans
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving Totaal aan risico’s
3. 2
Verwachtingswaarde
Capaciteit
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
02,
€ 250. 000
€ 50. 000
04,
€ 100. 000
€ 40. 000
02,
€ 50. 000
€ 10. 000
€ 200. 000
Beschikbare weerstandscapaciteit
De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken , behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen , het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar
komen wanneer risico’s werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook ‘Weerstandsvermogen’). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieën te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde
bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve ‘Website’ zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als ‘E-depot’ en ‘Digitalisering en bedrijfsvoering’. Deze reserves hebben uiteraard een doel , maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2. Post voor onvoorzien in de begroting De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5. 000 (op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld.
Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in de tijd in omvang zullen afnemen , en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 – 2028 en het effect ervan op de beschikbare
weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt.
Reserves
Algemene reserve Reserve Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Website (beklemde reserve)
Totaal
Beschikbaar weerstands-capaciteit
Omvang reserve per
31-12-2023
per 31-12-2023
per 31-12-2024
per 31-12-2025
per 31-12-2026
per 31-12-2027
per 31-12-2028
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 211. 000
€ 58. 021 € 200. 848
€ 58. 021 € 200. 848
€ 48. 021 € 160. 848
€ 38. 021 € 120. 848
€ 28. 021 € 80. 848
€ 18. 021 € 40. 848
€ 8. 021 € 848
€ 100. 000
€0
€0
€ 0
€0
€0
€0
€ 569. 869
€ 469. 869
€ 419. 869
€ 369. 869
€ 319. 869
€ 269. 869
€ 219. 869
Pagina 10 van 16
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapaciteit in beeld is gebracht , kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. 3. 3
Ratio weerstandsvermogen
Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) Benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
=
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen > 20, 14, < x < 20, 10, < x < 14, 08, < x < 10, 06, < x < 08, < 06,
Waardering Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: -
Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen , Weerstandsvermogen voorkomt dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. Omvang per
Omvang per
Omvang per
Omvang per
Omvang per
Omvang per
31-12-2023
31-12-2024
31-12-2025
31-12-2026
31-12-2027
31-12-2028
Beschikbare weerstandscapaciteit Geïnventariseerde risico’s
€ 469. 869
€ 419. 869
€ 369. 869
€ 319. 869
€ 269. 869
€ 219. 869
€ 200. 000
€ 200. 000
€ 200. 000
€ 200. 000
€ 200. 000
€ 200. 000
Ratio weerstandsvermogen
2. 4
2. 1
1. 9
1. 6
1. 4
1. 1
Waardering
Uitstekend
Uitstekend
Ruim voldoende
Ruim voldoende
Voldoende
Voldoende
Het huidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als uitstekend.
Pagina 11 van 16
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen Op basis van de berekeningen in paragraaf 3. 3 komen we tot de volgende conclusies: • De beschikbare weerstandscapaciteit biedt , gezien de risico’s , voldoende weerstandsvermogen als deze zich beweegt tussen de €200. 000 (factor 1) en €280. 000. (factor 14). , • Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (langdurig) onder voorgenoemde drempelwaarden komt te liggen. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028. 3. 4
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten , aanvullen en afromen van de
weerstandscapaciteit: • Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit , waarbij ook een (bestuurlijke) afweging wordt gemaakt tussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico’s op te vangen. • De weerstandscapaciteit is toereikend genoeg om de totale berekende restrisico’s van tezamen € 200. 000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen , hoe klein de kans ook is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare weerstandscapaciteit overschrijdt , dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil , conform artikel 7 , lid 1 e van de Financiële Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. • Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratio 1) , wordt besloten tot concrete maatregelen ter aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen. • Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger is dan voldoende (hoger dan ratio 14) wordt , bestuurlijk besloten bij het vaststellen van de (meerjaren)begroting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deel van de reserves. Het surplus van beschikbare weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve.
Voor de verwerking in de Planning en Control‐cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitgangspunt voor de paragraaf weerstandsvermogen , zoals die in de begroting en de jaarrekening naar voren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting en de jaarrekening wordt deze nota als uitgangspunt genomen , en wordt jaarlijks een globale toets van de risico’s en het •
weerstandsvermogen gedaan. De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van 16
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
1.
Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te willen maken van onze diensten. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld op welke wijze deelnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financieel risico is hiermee gedekt , want de blijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten.
Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Bijvoorbeeld een gemeente en/of het Waterschap Rivierenland
Rest risico
De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stilzwijgend telkens met twee jaar verlengd , tenzij 12 maanden van tevoren is opgezegd. De relatie tussen de contractanten is goed , het Waterschap heeft recentelijk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven , de kans dat niet wordt verlengd is derhalve klein. De financiële gevolgen zijn niettemin aanzienlijk. Behalve een inkomstenderving ad € 200. 000 op jaarbasis , zullen bij beëindiging van de overeenkomst ook frictiekosten moeten worden betaald. Deze kosten vormen het rest risico. Teneinde de kans op een eventuele beëindiging van een DVA , alsmede de financiële gevolgen ervan , zo veel mogelijk te beperken , wil het RAR wederom lange termijn afspraken maken met het Waterschap , waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding.
€ 300. 000 - € 500. 000
2.
Nieuwe wet- en regelgeving Zoals o. a. de Archiefwet die naar verwachting in 2025 van kracht wordt.
Eventuele wijzigingen in de wetgeving (zoals de Archiefwet) kunnen invloed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RAR in zijn taakuitvoering altijd moet voldoen aan de wetgeving komen dergelijke wijzigingen in taken terug in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0
3.
Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen zoals automatisering en AI , die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.
Technologische ontwikkelingen brengen zowel risico’s als ook kansen met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat investeringen sneller nodig zijn dan voorzien en/of dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. . Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€ 0
4.
Nieuw beleid als gevolg van nieuw bestuur Bij het aantreden van een nieuw bestuur (elke 4 jaar) is de kans op koerswijziging aanwezig.
Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. . Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€ 0
Pagina 13 van 16
5.
Wereldwijde ontwikkelingen zoals een pandemie , oorlog en/of natuurramp De financiële gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis , maar ook de oorlog in Oekraïne met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.
Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen , anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Indien de kosten een structurele doorwerking hebben , zullen deze in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€ 0
Organisatorisch Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
6.
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiële (software) systemen. Het wegvallen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.
De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed aangeschreven en zijn leidend in hun branche. De kans dat één van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beëindigt moet als zeer klein worden ingeschat. Indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiële gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen het rest risico.
€ 300. 000 - € 500. 000
7.
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief tot gevolg Er is een risico aanwezig op een calamiteiten zoals brand , wateroverlast , inbraak of vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.
Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde , welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren. De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein worden ingeschat , mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan , kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wel kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken , het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn.
€ 300. 000 - € 500. 000
8.
Cybercriminaliteit Ondanks goede en actuele beveiligingsmaatregelen blijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevolgschade.
Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanval slaagt moet evenwel als betrekkelijk klein worden ingeschat , gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiële gevolgen relatief beperkt , gezien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA) zijn afgesloten , die mede
€ 50. 000 – 150. 000
Pagina 14 van 16
voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg dat een dergelijke voorval altijd kosten met zich meebrengt , zoals herstel en reparatiekosten en eventueel extra beveiligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest risico.
Financieel Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
Rentefluctuaties Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.
Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen , anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0-,
10. Projectmanagement gesubsidieerde projecten Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.
Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en financieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0-,
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
11. Naleven van de wet- en regelgeving Wet en regelgeving veranderd continue. Onze bedrijfsvoering dient hier aan te voldoen en op aangepast te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de juiste kennis en/of capaciteit intern aanwezig.