Bijlage 2 Jaarstukken 2025 Regionaal Archief Rivierenland - incl accountantsverklaring
Tekst van het document
3.1.1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a) de benodigde weerstandscapaciteit, zijnde alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie en b) de beschikbare weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De doelen van het RAR, met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing, zijn als volgt geformuleerd: - we zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; - we zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; - onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: - het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; - het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten; - tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 29 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
In 2023 zijn aan de hand van een uitgebreide risicosessie actuele risico’s voor het RAR geïdentificeerd en is het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen uit 2020 onder de loop genomen. De uitkomsten uit deze sessies zijn vastgelegd in de Beleidsnota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 – 2028, van datum 24-11-2023. In de bijlage is deze nota toegevoegd. Hieronder treft u een samenvatting van de uitkomsten uit deze nota. De inhoudelijke toelichting op de risico’s is te vinden in de beleidsnota in de bijlage 2. Het weerstandsvermogen wordt berekend door de uitkomst van de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen.
Ratio weerstandsvermogen =
beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen > 2,0 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 < 0,6
Waardering Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. Benodigd weerstandscapaciteit (risico’s) anno 2025 Hieronder de identificeerde risico’s met de omvang van hun capaciteit op basis van het restrisico en kansberekening. Risico
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst
Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers
Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief
Organisatorisch Cybercriminaliteit
Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
€ 200.000
Pagina 30 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Beschikbaar weerstandscapaciteit (middelen) anno 2025 Hieronder de stand van de beschikbare middelen in 2025 om niet begrote kosten te dekken. Hierin dient de algemene reserve als buffer ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen. De bestemmingsreserves zijn reserves waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Hierin is een onderscheid tussen beklemde en de niet-beklemde bestemmingsreserves. Waarbij de beklemde reserves geen onderdeel kunnen uitmaken van de beschikbare weerstandscapaciteit. beklemd/ niet beklemd
Algemene reserve/ weerstandsvermogen Reserve Egalisatie kapitaallasten WKO Reserve Publicatiefonds Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve E-depot Reserve Website Reserve Metamorfoze Reserve Dak/ Zonnepanelen
Stand 31-12-2024
niet beklemd beklemd niet beklemd niet beklemd niet beklemd beklemd niet beklemd beklemd
€ 211.000 €0 €0 € 200.848 € 58.021 € 100.000 €0 €0
Totaal reserves
€ 569.870
Totaal reserves weerstandscapaciteit
€ 469.870
Stelselwijziging 2025*
Stand 1-1-2025
€ 277.346 € 27.136
€ 27.496
€ 331.979
Mutaties
Stand 31-12-2025
€ 211.000 € 277.346 € 27.136 € 200.848 € 58.021 € 100.000 € 27.496 € 25.000*
€0 -€ 16.086 € 12.529 € 49.348 €0 €0 €0 -€ 25.000
€ 211.000 € 261.260 € 39.665 € 250.196 € 58.021 € 100.000 € 27.496 €0
€ 929.848
€ 20.791
€ 947.639
€ 524.502
€ 586.379
* Stelselwijziging wordt nader toegelicht in paragraaf 5.2.3
Conclusie is dat het weerstandsvermogen in 2025 voldoende is geweest voor het opvangen van de risico’s. 3.1.2 Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De verplichte kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel. Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
Realisatie 2024 136
Realisatie 2025 122
Begroting 2025 145
136 8 n.v.t. 0,7 n.v.t.
122 13 n.v.t. 3,7 n.v.t.
145 6 n.v.t. 0 n.v.t.
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is al enkele jaren dalende, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 31 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal tot positief. Wat betekend dat het RAR stabiel is in het dragen van de eigen lasten.
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. 3.2.1 Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen en afschrijvingen opgenomen van de gebouwen en overige materiële vaste activa (inventaris en ICT). Voor de gebouwen betreft het de investeringen voor de nieuwbouw en de investering voor de uitbreiding van het archiefdepot. De investeringen in gebouwen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Voor de overige materiële vaste activa betreft het investeringen in onder andere (kantoor gerelateerde) inventaris en ICT-middelen. De afschrijving hiervan gebeurt op basis van lineaire afschrijving met de volgende afschrijftermijnen: - Inventaris 10 jaar - ICT-middelen 4 jaar 3.2.2 Onderhoudsplan en kosten van onderhoud Regulier en groot onderhoud aan het gebouw en haar installaties gebeurt door de VvE op basis van het meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). Het MJOB van het gebouw is in 2025 geactualiseerd. Door de gekozen langere looptijd van het MJOB en de sterk gestegen bouwkosten zijn de jaarlijkse reserveringen verhoogd, wat resulteert in hogere jaarlijkse exploitatiekosten.
Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag gedoteerd aan de onderhoudsvoorziening van de VvE ten behoeve van de uitvoering van reguliere en geplande groot onderhoud. In 2025 was dit een bedrag van € 125.000, -.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen, zoals de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). 3.3.1 Schatkistbankieren In het kader van het verplicht schatkistbankieren worden overtollige liquide middelen aangehouden in de schatkist van het Rijk. Publieke middelen worden uitsluitend buiten de schatkist gehouden voor zover deze benodigd zijn voor de uitvoering van de publieke taak. Met ingang van januari van dit jaar neemt het RAR actief deel aan schatkistbankieren, waarmee overtollige liquide middelen worden aangehouden bij het Rijk. Voor het aanhouden van middelen buiten de schatkist geldt een drempelbedrag dat wordt berekend als kwartaalgemiddelde. Dit drempelbedrag betreft het maximumbedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden aangehouden. Voor decentrale overheden met een begrotingstotaal lager dan € 500 miljoen bedraagt deze drempel 2% van het begrotingstotaal, met een ondergrens van € 1 miljoen. Het RAR Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 32 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
hanteert in dit kader de ondergrens van € 1 miljoen en conformeert zich daarmee aan de geldende regelgeving inzake schatkistbankieren. 3.3.2 Geldleningen De geldleningen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. 3.3.3 Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die wordt betaald over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. 3.3.4 Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.
3.3.5 EMU-saldo Het EMU-saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU). Berekening van het EMU -saldo van het RAR is als volgt: Berekening EMU saldo
Realisatie 2025
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste activa die op de balans worden geactiveerd Mutaties voorzieningen Berekend EMU saldo
3.3.6
Begroting 2025
€ 85.968 € 197.055
-€ 50.000 € 204.600
-€ 86.129 €0 € 196.894
-€ 196.200 -€ 15.743 -€ 57.343
Financieringspositie
Financieringsbehoefte A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Realisatie 2025 € 86.129 € 197.055 € 270.932 €0 € 6.826.540
Begroting 2025 € 196.200 € 204.600 € 270.932 €0 € 6.826.540
Pagina 33 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
3.3.7
Kasgeldlimiet
Berekening kasgeld Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
Realisatie 2025 € 3.406.520 8,2% € 279.335
Begroting 2025 € 3.317.290 8,2% € 272.018
De kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,2% van het begrotingstotaal. Het RAR zal, gelet op de goede liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van de kasgeldlimiet. 3.3.8 Renterisico leningen Om de (rente)risico’s op de leningenportefeuille te beheren, is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). En heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van 2.500.000 euro. Renterisico 1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Rente risico norm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
Realisatie 2025 €0 € 270.932 € 270.932 € 681.304 € 410.372 €0
Begroting 2025 €0 € 270.932 € 270.932 € 663.458 € 392.526 €0
In de tabel is te zien dat het RAR over 2025 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4 Totale lasten 4b Norm 4 Rente risico norm
3.4
Realisatie 2025 € 3.406.520 20% € 681.304
Begroting 2025 € 3.317.290 20% € 663.458
Bedrijfsvoering
3.4.1 Financiële rechtmatigheid Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) moet zich kunnen verantwoorden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële beheer. Rechtmatigheid vertelt of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de interne en externe regelgeving. Het Dagelijks Bestuur van het RAR is verplicht te waarborgen dat het financieel beleid aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Als gevolg van aanpassingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gelden vanaf 2025 nieuwe regels. Vanaf het verslagjaar 2025 geldt één uniforme rapporteringstolerantie van 2% voor de interne controle en rapportage aan het bestuur. Deze aangescherpte rapporteringstolerantie is verwerkt in de financiële verordening welke is vastgesteld in het Algemeen bestuur van 18-11-2025. De financiële verordening is hiermee samen met ons interne controle plan in lijn gebracht met de nieuwe controle standaard. Waarmee we als RAR zorgdragen voor: - een adequate inrichting van de organisatie passend bij rechtmatigheid, zoals waar mogelijk functiescheidingen en meer interne controle op uitvoering van taken;
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 34 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
-
een betere uitvoering en interne beheersing van de werkzaamheden, zoals het efficiënt vastleggen van goedkeuringen in de processen; meer inzicht in de rechtmatigheid van (financiële) rechtshandelingen, zoals inzicht en bewustwording van rechtmatigheid waarbij expliciet aandacht is voor frauderisico’s.
Om de beheersbaarheid en betrouwbaarheid van onze interne financiële processen verder te versterken, is in 2024 besloten het boekhoudsysteem te vernieuwen. Hiervoor is gekozen voor AFAS, mede omdat deze software voldoet aan archief wettelijke vereisten. De implementatie van deze software heeft in 2025 plaatsgevonden en AFAS zal vanaf boekjaar 2026 volledig in gebruik worden genomen. Met deze vernieuwing wordt de interne controle verder verbeterd en wordt tevens de rechtmatigheid van financiële transacties beter geborgd. Daarnaast zijn er in 2025 mooie verbeterslagen gemaakt in ons interne kwaliteitssysteem en het gebruik van ons DMS Corsa, die bijdrage aan deze verbetering. Hier leest u meer over in ons jaarverslag Archieftoezicht. De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals is vastgesteld in het normenkader. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording ingaat op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. - Voor de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties rekenen we de post overhead volledig toe aan het Programma archiefbeleid. Dit omdat er maar één programma is bij RAR en omdat het programma niet zonder overhead gerealiseerd kan worden.
- De financiële rechtmatigheid betrekking heeft op: o het voorwaardencriterium: ofwel, zijn de transacties verricht in overeenstemming met de wet- en regelgeving? o het begrotingscriterium: ofwel passen de transacties binnen de geautoriseerde begroting? o en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: zijn de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen, getoetst ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van weten regelgeving? - De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025 alsmede onze eigen financiële verordening 2025. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 68.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. o Een rapporteringstolerantie van 2% (zijnde € 68.000) is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. Op de volgende pagina zijn, aan de hand van de “Monitor rechtmatigheidsverantwoording”, de geconstateerde afwijkingen per criterium opgenomen met daaronder een toelichting per afwijking.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 35 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Toetsingscriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium
€ 89.230
Overschrijding lasten programma Overschrijding investeringsbudgetten Niet geautoriseerde reserve mutaties
€ 89.230 €0 €0
€0
Voorwaardecriterium Geen afwijkingen geconstateerd
€0
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Geen afwijkingen geconstateerd
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 89.230
Waarvan acceptabel
€ 89.230
Begrotingsafwijkingen die geheel worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee acceptabel zijn.(als gevolg van artikel 4.1 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2025)
Waarvan niet-acceptabel
€0
Saldo resterende rechtmatigheidsfouten
€0
Conclusie en toelichting op de afwijkingen Er is enkel op het begrotingscriterium een afwijking geconstateerd. Het betreft hier een begrotingsoverschrijding van € 89.230, - wat de rapporteringstolerantie overschrijdt. Hieronder treft u een toelichting van deze overschrijding. De overschrijding in lasten is het gevolg van een overschrijding op de posten van de directe archief beheerskosten en op de posten die horen bij de bedrijfsvoering, zoals huisvestingskosten en organisatiekosten. Op de post van de directe archief beheerskosten betrof dit de inzet van extern archiefbewerkingsbureau als gevolg van een aantal vacatures. En op de post huisvesting gaat het om hogere kosten voor het MJOB en een eenmalige extra uitgave voor verduurzaming (zonnepanelen en klimatiseren van de depots). Op de post organisatiekosten gaat het om een training die door ons werd georganiseerd waarin ook externen deelnamen. Deze extra lasten zijn incidenteel en leverde aan de andere kant extra gerelateerde baten op. In totaal zijn er op het programma archiefbeleid inclusief Overhead € 181.668,- aan hogere baten gerealiseerd dan begroot. De hogere baten die direct gerelateerd zijn aan de hogere lasten hebben een omvang van circa € 134.000,-. En bestaan uit - hogere baten in archiefbeheer, archieftoezicht en advies (circa € 84.000) voor onze dienstverlening aan het waterschap, deelnemende gemeenten en GR-en.
- hogere baten in huisvesting (circa € 25.000) als gevolg van de onttrekking aan de reserve dak/zonnepanelen. - hogere baten door het direct kunnen doorbelasten van gemaakte kosten inzake E-depot en opleiding/training (circa € 25.000) Door deze extra baten is het totale financiële effect positief en zijn de geconstateerde onrechtmatigheden volgens het Dagelijks Bestuur acceptabel op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde afspraken. Hiermee voldoet het RAR aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 36 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
3.4.2 Interne controle op de financiële bedrijfsvoering Sinds 2023 zijn er, ter bevordering van de rechtmatigheid, aanvullende interne controles ingevoerd op de bedrijfsvoeringprocessen die financieel van invloed zijn. Deze interne controle biedt inzicht in de rechtmatigheid van (financiële) rechtshandelingen. Uit de interne controle die in 2025 werd uitgevoerd op de financieel significante processen, blijkt dat deze controles de rechtmatigheid en getrouwheid van de verantwoordde financiële transacties ondersteunen. Er zijn geen significante afwijkingen geconstateerd in de onderzochte processen, wat de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging verder benadrukt. 3.4.3 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2025 uit de volgende fte’s: Functie en aantal Fte Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers Totaal
Realisatie 2024 1,00 1,00 0,56 21,07 23,63
Realisatie 2025 1,00 1,00 0,56 21,30 23,86
Begroting 2025 1,00 1,00 0,56 22,35 24,91
Er is een lichte groei in het aantal fte’s door de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer. 3.4.4 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag bij het RAR. In 2025 hadden wij te maken met een langdurig zieke collega, waardoor ons ziekte verzuim is sinds 2024 iets is gestegen (vooral het langdurige ziekteverzuim). Dit buiten beschouwing latende is het overall ziekte verzuimt nog altijd uitstekend, dit zeker in vergelijking met het landelijk gemiddelde. Het overall ziekteverzuim-percentage over 2025 was 3,7% (2024: 3,3%). Dit verzuimcijfer bestaat uit kortdurend en langdurig verzuim. Voor 2025 was het kortdurend ziekte verzuim 1,28% (2024: 1,63%) en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 2,42% (2024: 1,71%). 3.4.5 Ziektevervanging Verzuim werd deels opgevangen in de eigen organisatie, vooral het kortdurende verzuim. Er was voor 2025 voor een bedrag van € 27.800, - (2024: € 24.800, -) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Hiervan is een bedrag van circa € 27.400, - besteed aan ziektevervanging bij langdurig verzuim. Juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en efficiënt. 3.4.6 Inhuur personeel Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures.
Daarnaast is in de begroting 2025 een bedrag van € 33.700, - opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2025 is er zoals hierboven gemeld een bedrag van €27.400 besteed aan tijdelijk personeel ten behoeve van ziektevervanging. 3.4.7 Werkzaak In 2025 was 1,36 fte aan medewerkers via Werkzaak bij het RAR aan het werk. Dit is circa 6% van de totale formatie. Deze medewerkers zijn ingezet op dienstverleningstaken zoals het ophalen van de archiefstukken uit de depots voor de afdeling S-o-D en de studiezaal, maar ook op de facilitaire ondersteuning en materiele verzorging van het archief.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 37 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
3.4.8 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daar in 2025 sprake van. Met als gevolg dat we per 2025 een voorziening hebben getroffen voor (overmatig) bovenwettelijk verlof en IKB-verlof. De omvang van deze voorziening is € 51.706,- en bestaat uit verloftegoeden van ons huidig personeelsbestand. Deze is in de balans opgenomen onder de post overlopende passiva.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 38 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Jaarrekening 2025
In dit deel: -
Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2025 Hoofdstuk 5: Balans 31-12-2025 Hoofdstuk 6: Rechtmatigheidsverantwoording Bijlagen
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 39 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
4
Jaarrekening - Baten en Lasten 2025
4.1
Overzicht van de baten en lasten 2025 Rekening 2025
Omschrijving programma
Lasten
Baten
€ 434.750
€ 170.570
€ 1.462.318
€ 63.875
Begroting 2025 Saldo
Lasten
Baten
-€ 264.180
€ 338.867
€ 93.370
-€ 1.398.443
€ 1.551.805
€0
Rekening 2024 Saldo
Lasten
Baten
-€ 245.497
€ 186.636
€ 122.213
-€ 1.551.805 € 1.355.122
€ 20.601
Begroting 2024 Saldo
Lasten
Baten
-€ 64.423
€ 207.660
€ 103.550
-€ 104.110
-€ 1.334.521 € 1.357.610
€0
-€ 1.357.610
Saldo
Programma Archiefbeleid Programma Archiefb eleid Personeelskosten - programma Overige personeelskosten
€ 64.520
€0
-€ 64.520
€ 57.980
€0
Huisvestingskosten
€ 921.866
€ 3.110
-€ 918.756
€ 865.483
€ 18.352
-€ 57.980
€ 54.068
€0
-€ 54.068
€ 59.810
€0
-€ 59.810
-€ 847.131 € 1.076.192
€ 16.896
-€ 1.059.296
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
Organisatie, b eheer & administratie
€ 67.357
€0
-€ 67.357
€ 59.730
€0
-€ 59.730
€ 50.987
€0
-€ 50.987
€ 46.460
€0
-€ 46.460
Automatiseringskosten
€ 146.559
€ 17.315
-€ 129.245
€ 132.000
€ 6.160
-€ 125.840
€ 271.995
€ 19.284
-€ 252.711
€ 281.410
€0
-€ 281.410
€ 9.000
€ 951
€ 35.806
€ 34.855
€ 10.240
€0
-€ 10.240
-€ 2.878.983 € 2.995.951
€ 214.800
-€ 2.781.151 € 2.915.319
€ 117.792
-€ 2.797.527
€ 0 € 3.051.877
€ 3.051.877
Rente- en financiering Totaal programma's
€ 3.028
€ 54.681
€ 51.653
€ 1.000
€ 10.000
€ 3.100.399
€ 309.550
-€ 2.790.849
€ 3.006.865
€ 127.882
€0
€ 3.182.938
€ 3.182.938
€0
€ 3.139.408
€ 3.139.408
Algemene dekkingsmiddelen
€ 0 € 3.093.239
€ 3.093.239
Overhead € 306.121
€0
-€ 306.121
€ 304.425
€0
-€ 304.425
€ 281.660
€0
-€ 281.660
€ 298.320
€0
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€0
€0
€0
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 7.960
€0
-€ 7.960
€ 6.030
€0
-€ 6.030
€ 306.121
€ 3.182.938
€ 2.876.817
€ 310.425
€ 3.139.408
€ 2.828.983
€ 289.620 € 3.093.239
€ 2.803.619
€ 304.350 € 3.051.877
€ 2.747.527
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Personeelskosten - overhead
Totaal overigen Mutaties reserves:
-€ 298.320
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 25.000
€ 12.471
-€ 12.529
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 16.086
€ 16.086
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 49.348
€0
-€ 49.348
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€0
€0
€0
€ 10.000
€ 10.000
Reserve E-depot
€0
€0
€0
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€0
€0
€0
€ 40.000
€ 40.000
Reserve Website
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 25.000
€ 25.000
€0
€0
€0
€0
€ 45.000
€ 45.000
€0
€0
€0
€ 74.348
€ 53.557
-€ 20.791
€0
€ 50.000
€ 50.000
€0
€ 45.000
€ 45.000
€0
€ 50.000
€ 50.000
Algemene reserve Reserve Publicatiefonds Reserve Egalisatie kapitaallasten WKO Reserve Digitalisering/Bedrijfsvoering
Reserve Dak/Zonnepalen Subtotaal mutaties reserves Resultaat na bestemming
€ 65.177
€0
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 40 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
€ 67.468
€0
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2025
Omschrijving programma Programma archiefbeleid Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer en administratie Automatiseringskosten Rente en financiering Totaal programma Algemene dekkingsmiddelen Overhead Personeelskosten overhead Heffing VPB Onvoorzien Totaal overig Saldo van baten en lasten Saldo van mutaties aan reserve publicatiefonds Saldo van mutaties aan reserve egalisatie kapitaallasten Saldo van mutatie aan reserve digitalisering/Bedrijfsvoering Saldo van mutaties aan reserve E-depot Saldo van mutaties aan reserves dak/zonnepalen Totaal saldo van toevoegingen/onttrekkingen reserves Saldo Resultaat na bestemming
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Realisatie 2025
Begroting 2025
Verschil
€ 264.180 € 1.398.443 € 64.520 € 918.756 € 67.357 € 129.245 -€ 51.653 € 2.790.849
€ 245.497 € 1.551.805 € 57.980 € 847.131 € 59.730 € 125.840 -€ 9.000 € 2.878.983
-€ 18.684 € 153.361 -€ 6.540 -€ 71.625 -€ 7.627 -€ 3.405 € 42.653 € 88.134
€ 3.182.938
€ 3.139.408
-€ 43.530
-€ 306.121 €0 €0 € 2.876.817
-€ 304.425 €0 -€ 6.000 € 2.828.983
€ 1.696 €0 -€ 6.000 -€ 47.834
€ 85.968 -€ 12.529 € 16.086 -€ 49.348 €0 € 25.000 -€ 20.791 € 65.177
-€ 50.000 €0 €0 € 10.000 € 40.000 €0 € 50.000 €0
-€ 135.968 € 12.529 -€ 16.086 € 59.348 € 40.000 -€ 25.000 € 70.791 -€ 65.177
Pagina 41 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Over 2025 is op het programma archiefbeleid een batig saldo gerealiseerd van € 65-177, -. Dit is als volgt te verklaren:
-
+
-
+
+
Directe archiefbeheerkosten Op de directe archiefbeheerkosten is een negatief resultaat gerealiseerd. Dit wordt veroorzaakt door een hogere inzet van extern archiefbewerkingsbureau ’s. Deze extra inzet was noodzakelijk vanwege het tijdelijk niet kunnen invullen van een aantal vacatures. Personeelskosten Op de personeelskosten is een positief resultaat behaald. Dit voordeel is het gevolg van lagere lasten uit hoofde van de Caoafspraken dan oorspronkelijk begroot. Daarnaast hebben twee vacatures in 2025 gedurende het jaar niet (volledig) ingevuld kunnen worden, wat heeft geleid tot lagere personeelsuitgaven. Bedrijfsvoeringkosten: Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo is sprake van een negatief resultaat. Dit wordt veroorzaakt door twee significantie ontwikkelingen. In de eerste plaats is het Meerjaren-onderhoudsbegroting (MJOB) van het gebouw geactualiseerd. Door de gekozen langere looptijd van het MJOB en de sterk gestegen bouwkosten zijn de jaarlijkse reserveringen verhoogd, wat resulteert in hogere jaarlijkse exploitatiekosten. Ten tweede is voor de verduurzaming een eenmalige extra uitgave gedaan in zonnepanelen en in verduurzaming van het klimaatsysteem van de depot. Deze waren beide niet in de begroting voorzien, wel op nadrukkelijk verzoek gemeenten en conform DBbesluit van 23-06-2025.
Deze extra uitgave zal vanaf 2026 leiden tot een lager energieverbruik. Rente Het positieve resultaat op rente is het gevolg van de overstap naar schatkistbankieren per 2025. Hierdoor is een hogere rente gerealiseerd dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. Onvoorzien Er hebben zich in het verslagjaar geen onvoorziene uitgaven voorgedaan die niet binnen de beschikbare budgetten vielen, waardoor het volledige budget voor onvoorzien is vrijgevallen.
-/- €
27.682,-
€
85.777,-
-/- €
41.571,-
€
42.653,-
€
6.000, -
€
65.177, -
Bovenstaande zaken zijn, met uitzondering van het MJOB en de hoogte van de rente, incidentele financiële mee- en tegenvallers.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 42 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
4.3
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)
De WNT is van toepassing op Regionaal Archief Rivierenland. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) schrijft voor dat voor topfunctionarissen de bezoldigingsgegevens openbaar worden gemaakt in de jaarrekening. In de overzichten hieronder zijn de openbaar te maken bezoldigingsgegevens opgenomen. Het voor Regionaal Archief Rivierenland toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2025 € 246.000, -, zijnde het algemeen bezoldigingsmaximum. 4.3.1 Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Hieronder zijn de leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking vermeld in 2025 en 2024. Naast deze topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2025 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Gegevens 2025 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Mw. L.A. Kil
Functiegegevens5
Directeur Streekarchivaris
Adjunct Directeur
01/01 – 31/12
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 122.653
€ 87.327
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 18.205
€ 14.843
Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
€ 140.858
€ 102.170
€ 246.000
€ 246.000
N.v.t.
N.v.t.
€ 140.858
€ 102.170
Aanvang6 en einde functievervulling in 2025
Bezoldiging
9
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Pagina 43 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Gegevens 2024 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Mw. L.A. Kil
Functiegegevens5
Directeur Streekarchivaris
Adjunct-Directeur
01/01 – 31/12
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 115.683
€ 89.896
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 16.544
€ 14.135
Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
€ 132.227
€ 104.031
€ 233.000
€ 233.000
N.v.t.
N.v.t.
€ 132.227
€104.031
Aanvang6 en einde functievervulling in 2024
Bezoldiging9
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Tabel 1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 2.100 of minder. Hieronder de DB- en AB leden van het Regionaal Archief Rivierenland in 2025. Naam R. van Stappershoef D. Bijvoet-de Wit K. A. Maier M.A. Klein R. Dijkstra A.A.M.J. Walraven W. de Graaff M. Bakermans
Functie DB- en AB-lid DB- en AB-lid DB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid
Periode 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 31-12-2025 01-01-2025 t/m 09-07-2025 10-07-2025 t/m 31-12-2025
Bezoldiging/ Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd
4.3.2 Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Er zijn in 2025 geen uitkeringen verstrekt wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt. 4.3.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2025 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 44 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5 Jaarrekening - Balans 5.1
Balans op 31 december 2025
(voor winstbestemming) 31-12-2025
31-12-2024
ACTIVA Materiele vaste activa (investeringen met een economisch nut) Gebouwen 4.376.021 Gronden 738.243 Inventaris 96.877 ICT 103.019
4.540.758 738.243 75.592 70.494 5.314.160
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Schatkistbankieren 2.662.811 Debiteuren 28.836
5.425.087
27.688 2.691.647
27.688
Liquide middelen
155
2.986.588
Overlopende activa
42.180
14.828
8.048.142
8.454.191
Totaal activa
PASSIVA Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat boekjaar
211.000 736.639 65.177
211.000 358.870 67.468 1.012.816
Voorzieningen
-
Vaste schulden Netto-vlottende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen
637.338 331.979
6.542.490
284.050 24.205 84.320
6.826.540
270.932 275.468 60.374 392.575
606.774
Overlopende passiva
100.261
51.560
Totaal passiva
8.048.142
8.454.191
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 45 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5.2
Toelichting balans 31 december 2025
5.2.1 Vaste activa Toelichting op de materiele vaste activa (investeringen met een economisch nut) Omschrijving
Aanschafwaarde op 1-1-2025
Cum. Afschrijving t/m 2024
€ 6.688.513 € 888.143 € 76.598 € 98.633 € 7.751.887
€ 2.121.837 € 175.818 € 1.006 € 28.140 € 2.326.800
Nieuwbouw Uitbreiding 2017 Inventaris ICT TOTAAL
Boekwaarde 1-1-2025
Afschrijving 2025
€ 4.566.676 € 712.325 € 75.592 € 70.493 € 5.425.086
€ 134.929 € 29.808 € 7.660 € 24.658 € 197.055
Investeringen 2025
Boekwaarde 31-12-2025
€ 28.945 € 57.183 € 86.129
Toelichting vaste activa: - In de boekwaarde van de nieuwbouw is een bedrag van 738.243 EUR aan grond opgenomen. 5.2.2 Vlottende activa Toelichting op de vlottende activa 31-12-2025
Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar BNG Schatkistbankieren Debiteuren, waarvan:
€ 2.662.811 € 28.836
€ 27.688
€ 24.660 € 4.176
€ 27.188 € 500
€ 2.691.647
€ 27.688
€ 155 € 155
€ 51.127 € 2.935.305 € 156 € 2.986.588
€ 13.520 € 28.661 € 42.180
€ 9.160 € 5.668 € 14.828
vorderingen op openbare lichamen vorderingen overig
Totaal vorderingen
31-12-2024
Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito Kas Totaal liquide middelen Overlopende activa Rente nog te ontvangen Vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa
Toelichting debiteuren: - De post debiteuren op 31-12-2025 betreffen allen kort uitstaande vorderingen (<30dagen). De vorderingen zijn terecht gestuurde facturen en zijn, op het moment van jaarrekening opstellen, reeds allemaal voldaan.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 46 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
€ 4.431.748 € 682.516 € 96.877 € 103.019 € 5.314.160
5.2.3 Vaste passiva Toelichting reserves en voorzieningen Stand 31-12-2024 Reserve Algemene /Weerstandsvermogen Reserve Egalisatie kapitaallasten WKO Reserve Publicatiefonds Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve E-depot Reserve Website Reserve Metamorfose Reserve Dak/ Zonnepanelen
€ 211.000 €0 €0 € 200.848 € 58.021 € 100.000 €0 €0
Totaal reserves
Stelselwijziging 2025*
Stand 01-01-2025
Mutaties 2025
Stand 31-12-2025
€ 27.490 €0
€ 211.000 € 277.346 € 27.136 € 200.848 € 58.021 € 100.000 € 27.490 € 25.000**
€0 -€ 16.086 € 12.529 € 49.348 €0 €0 €0 -€ 25.000
€ 211.000 € 261.260 € 39.665 € 250.196 € 58.021 € 100.000 € 27.490 €0
€ 569.870
€ 331.979
€ 926.848
€ 20.791
€ 947.639
Voorziening Publicatiefonds Voorziening Metamorfose Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€ 27.136 € 27.496 € 277.346
-€ 27.136 -€ 27.490 -€ 277.346
€0 €0 €0
€0 €0 €0
€0 €0 €0
Totaal voorzieningen
€ 331.979
-€ 331.979
€0
€0
€0
€ 277.346 € 27.136
*Stelselwijziging voorzieningen naar bestemmingsreserves (BBV) Met ingang van het boekjaar 2025 is een stelselwijziging doorgevoerd in de jaarrekening. Deze stelselwijziging betreft het herkwalificeren van bepaalde voorzieningen naar bestemmingsreserves per 1 januari 2025, conform de voorschriften van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Aanleiding en grondslag Uit een herbeoordeling van de bestaande voorzieningen is gebleken dat een deel daarvan niet langer voldoet aan de definitie van een voorziening zoals opgenomen in het BBV. Voorzieningen dienen betrekking te hebben op concrete, juridisch of feitelijk afdwingbare verplichtingen, dan wel op duidelijk aanwijsbare risico’s en kosten waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. Voor de betreffende posten is vastgesteld dat sprake is van bestemde middelen zonder een bestaande juridisch afdwingbare verplichting op balansdatum. Conform het BBV zijn deze posten daarom niet langer als voorziening verantwoord, maar aangemerkt als bestemmingsreserves, aangezien de middelen door het bestuur zijn geoormerkt voor een specifiek doel. Verwerking en presentatie De stelselwijziging is verwerkt door het vrijvallen van de betreffende voorzieningen en het rechtstreeks doteren van de corresponderende bedragen aan de bestemmingsreserves.
Deze verwerking heeft plaatsgevonden zonder resultaatimpact, aangezien het een herschikking binnen het eigen vermogen betreft. De vergelijkende cijfers zijn, voor zover relevant en praktisch uitvoerbaar, aangepast per 1 januari 2025 om de vergelijkbaarheid te waarborgen. Effect op vermogen en resultaat De stelselwijziging heeft: - geen effect op het exploitatieresultaat 2025;
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 47 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
-
wel effect op het totaal van het eigen vermogen en de samenstelling van het eigen vermogen ad € 331.979, door een afname van de voorzieningen en een overeenkomstige toename van de bestemmingsreserves.
** Toelichting mutaties vorig boekjaar 2024 uit batig saldo: Uit het batig saldo van 2024 is per 1-1-2025 een bedrag van € 25.000, - toegevoegd aan een bestemmingsreserve Dak/ Zonnepanelen. Dit is in overeenstemming met het AB besluit van 10 juli 2025 over bestemming van het positieve resultaat van 2024. Door de realisatie van de zonnepanalen in 2025 is heeft tevens ook een onttrekking plaatsgevonden ter grote van dit bedrag. Toelichting mutaties 2025: - Uit de reserve Egalisatie kapitaallasten WKO is een bedrag van € 16.086 onttrokken voor de egalisatie van de jaarlijkse kapitaallasten van de WKO-installatie. - Uit de reserve publicatiefonds is per saldo een bedrag van € 12.529 toegevoegd. Dit is het gevolg van toevoeging aan de reserve van € 25.000,- van externe partijen voor realisatie van publicaties en een onttrekking van € 12.471 voor het verstrekken van een financiële bijdrage aan diverse historische publicaties en activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio. - Aan de reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering is een bedrag van € 49.348,- toegevoegd bestaande uit de in 2025 ontvangen UWV-vergoedingen inzake verlofvervanging (zwangerschaps-, geboorte- en ouderschapsverlof). Dit is in overeenstemming met het AB-besluit van 18-11-2025 en heeft tot doel de ontstane achterstand in taakvelden vanaf 2026 weer in de lopen.
- Voor 2025 was in de begroting ook opgenomen om een bedrag te onttrekken uit zowel de reserve E-depot en reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering voor de uitvoering van een project. Echter zijn beide projecten door beperktere personele bezetting doorgeschoven en heeft er geen onttrekking aan deze reserves plaatsgevonden. Toelichting resultaat boekjaar Stand 01-01-2025 Resultaat boekjaar 2024 AB besluit tot bestemming reserve dak/zonnepanelen** AB besluit tot uitkering restant resultaat boekjaar naar deelnemende gemeenten Resultaat boekjaar 2025 Resultaat boekjaar 2025 voor winstbestemming
Mutaties 2025
€ 67.468
-€ 67.468 - € 25.000 -€ 42.468
€0
€0
€ 65.177 € 65.177
€ 65.177
€ 67.468
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Stand 31-12-2025
€ 65.177
Pagina 48 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5.2.4 Vaste schulden Toelichting op de vaste schulden Schulden aan kredietinstellingen
31-12-2025
31-12-2024
€ 6.542.490
€ 6.826.540
Stand per 1 januari
€ 6.471.495
€ 6.607.253
Aflossing
-€ 143.038
-€ 135.758
Stand per 31 december
€ 6.328.457
€ 6.471.495
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 149.999
-€ 143.038
Langlopend deel per 31 december
€ 6.178.458
€ 6.328.457
Stand per 1 januari
€ 625.977
€ 747.925
Aflossing
-€ 127.894
-€ 121.948
Stand per 31 december
€ 498.083
€ 625.977
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 134.052
-€ 127.894
Langlopend deel per 31 december
€ 364.031
€ 498.083
Leningen Lening BNG 661
Lening BNG 660
Staat van de geldleningen Omschrijving
jaar geldlening
hoofdsom geldlening
BNG 40103660 BNG 40103661
2009 2009
€ 2.000.000 € 8.000.000
€ 10.000.000 (inclusief aflossingsverplichting looptijd < 1 jaar)
saldo 31-12-2024
aflossing 2025
rente 2025
annuïteit
saldo 31-12-2025
€ 625.977 € 6.471.495
€ 127.894 € 143.038
€ 27.359 € 306.764
€ 155.253 € 449.802
€ 498.083 € 6.328.457
€ 7.097.472
€ 270.932
€ 334.123
€ 605.055
€ 6.826.540
Voor de geldlening is het gehanteerde rentepercentage 4,75%. Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG: De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 49 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5.2.5 Vlottende passiva Toelichting op de netto-vlottende schulden en de overlopende passiva 31-12-2025
31-12-2024
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG Totaal aflossingsverplichtingen langlopende schulden
€ 284.050 € 284.050
€ 270.932 € 270.932
Crediteuren Totaal crediteuren
€ 24.206 € 24.206
€ 275.468 € 275.468
Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Totaal belastingen en premies sociale verzekeringen
€ 84.320 € 84.320
€ 60.374 € 60.374
Overlopende passiva Vooruit ontvangen bedragen Nog te ontvangen facturen Verplichting (overmatig) bovenwettelijk verlof en IKB-verlof Totaal overlopende passiva
€ 48.501 € 51.760 € 100.261
€ 26.375 € 25.185 € 51.560
Toelichting crediteuren: - De post crediteuren 31-12-2025 betreffen allen facturen uit de laatste maand (<30dagen), veelal van zaken die ook pas in de laatste maand tot afronding zijn gekomen. Deze facturen zijn allen correct en zijn, op het moment van jaarrekening op stellen, allemaal betaald. - De post crediteuren 31-12-2024 was uitzonderlijk hoog en was het gevolg van een aantal rekeningen ontvangen op 31-12-2024. Het streven is om deze zo laag mogelijk te houden.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 50 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5.3
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
5.3.1 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening In deze jaarrekening wordt verslag uitgebracht over de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. De richtlijnen volgens het BBV worden gevolgd. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. 5.3.2 Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid.
Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op de door het Algemeen Bestuur d.d.10-07-2024 is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario's in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien deze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Ten aanzien van het M&O criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) is het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording; De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025 alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: - Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 68.000,-) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; - Een rapporteringtolerantie van 2% is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. 5.3.3 Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 51 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De afschrijving op gebouwen en installaties geschiedt op basis van annuïteiten. Gebouwen worden afgeschreven over een economische levensduur van 40 jaar en installaties over een economische levensduur van 20 jaar, waarbij de kapitaallasten worden berekend volgens de annuïteitenmethode met een rekenrente van 4,75%. Voor de overige materiële vaste activa gebeurt de afschrijving op basis van lineaire afschrijvingen van de verkrijgingsprijs, gebaseerd op de geschatte economische levensduur. In 2025 betrof dit de volgende afschrijftermijnen: - Inventaris 10 jaar - ICT-middelen 4 jaar Op investeringen wordt afgeschreven met ingang van het boekjaar volgend op het jaar van ingebruikname. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan het gebouw en de installaties is een onderhoudsvoorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij de VvE, waar het RAR samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is.
De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken. 5.3.4 Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. 5.3.5 Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. 5.3.6 Reserves en voorzieningen Reserves en voorzieningen bestaan uit middelen die aangewend kunnen worden voor een bepaald doel. Onttrekkingen en dotaties aan deze reserves is uitsluitend toegestaan als deze in lijn zijn met de doelstelling van de reserve of voorziening. Hieronder een korte toelichting op de doelstelling per reserve dan wel voorziening.
Algemene reserve De algemene reserve dient als weerstandsvermogen en heeft tot doel het opvangen van financiële risico’s en onvoorziene tegenvallers. De gewenste omvang van deze reserve is vastgesteld in de Beleidsnota Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2024–2028 d.d. 24-11-2023 (zie bijlage 2).
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 52 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Bestemmingsreserve Egalisatie kapitaallasten WKO Deze bestemmingsreserve dient ter egalisatie van de kapitaallasten van de WKO-installatie. De reserve wordt aangewend ter dekking van de overeengekomen kapitaallasten die samenhangen met de investering, waarvan het eigendom sinds 2022 bij Thius berust. Bestemmingsreserve Publicatiefonds Deze bestemmingsreserve dient bekostiging van interne en externe publicaties die bijdragen aan de uitvoering van de doelstellingen van de organisatie. Dit betreft zowel de dotaties als de onttrekkingen aan deze reserve. Bestemmingsreserve Digitalisering / Bedrijfsvoering Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van investeringen en kosten in het kader van digitalisering en de verbetering van de bedrijfsvoering en het inhalen van eventuele achterstanden. Bestemmingsreserve E-depot Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van kosten die samenhangen met de inrichting, het beheer en de doorontwikkeling van het e-depot. Bestemmingsreserve Website Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van investeringen en kosten die samenhangen met de vernieuwing, ontwikkeling, het beheer en het onderhoud van de website. Bestemmingsreserve Metamorfoze Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van kosten die samenhangen met de uitvoering van projecten gerelateerd aan Metamorfoze.
De reserve wordt aangewend voor de conservering, digitalisering en duurzame toegankelijkheid van collecties in het kader van de landelijke Metamorfoze-regeling. Bestemmingsreserve dak/zonnepanelen Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van kosten die samenhangen met de uitvoering van het project dak lekkage en realisatie zonnepanelen. 5.3.7 Vaste schulden De vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt. De rente en aflossing over het vierde kwartaal, die contractueel per 1 januari van het daaropvolgende jaar worden betaald, zijn toegerekend aan het verslagjaar en derhalve reeds verwerkt in de cijfers per balansdatum.
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 53 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
5.3.8 Netto-vlottende schulden De netto-vlottende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
5.4
Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen
Er zijn een aantal niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen, deze zijn hieronder opgenomen. 5.4.1 Rechten - DVA waterschap: Er is een contract met dienstverleningsafspraken met het Waterschap Rivierenland afgesloten voor een periode van 10 jaar (2025 t/m 2034). De jaarlijkse opbrengsten bedragen 243.500 EUR (prijspeil 2025) voor het beheer van de archieven. Daarnaast worden additionele diensten verleend waarvan de financiële omvang jaarlijks wijzigt inzake archiefbeheer, toezicht en E-depot taken. - DVA GR-en: Er zijn diverse dienstverleningsafspraken gemaakt met Gemeenschappelijke Regelingen in regio rivierenland, waarvan de financiële omvang jaarlijks wijzigt, voor specifieke dienstverlening inzake archiefbeheer, toezicht en E-depot taken. - Het Regionaal Archief Rivierenland neemt voor 50% deel in de Vereniging van Eigenaars (VvE) van het gebouw aan het J.S. de Jongplein te Tiel, samen met woningcorporatie Thius. Uit deze deelname vloeit voort dat het RAR gerechtigd is tot 50% van de liquide middelen van de VvE, waaronder begrepen de middelen die zijn bestemd voor onderhoud en beheer van het gebouw op basis van de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). 5.4.2 Verplichtingen - Leasecontracten: Er zijn meerdere leasecontracten aanwezig voor een periode van 3 tot 5 jaar, met een beperkte financiële omvang van in totaal circa € 18.000 per jaar.
Denk hierbij aan koffieautomaten, multifunctionals en digitaliseringsapparatuur en software. - Overeenkomst Arbodienst: er is een meerjarig contract afgesloten voor arbodienstverlening, deze loopt tot 2027 en heeft een financiële omvang van circa € 6.800 per jaar
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 54 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
6 Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1.2) in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.
Deze grens is door het Algemeen Bestuur van het RAR bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 68.000, - (afgerond op duizendtallen). De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025.
6.1
Bevindingen
Het Dagelijks Bestuur van het RAR stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 89.230,- bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 68.000,-. Deze niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het Dagelijks Bestuur van het RAR acceptabel op basis van door het Algemeen Bestuur vastgestelde afspraken. Zie hiervoor ook het onderstaande overzicht. Toetsingscriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium
€ 89.230
Overschrijding lasten programma Overschrijding investeringsbudgetten Niet geautoriseerde reserve mutaties
€ 89.230 €0 €0
€0
Voorwaardecriterium Geen afwijkingen geconstateerd
€0
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Geen afwijkingen geconstateerd
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 89.230
Waarvan acceptabel
€ 89.230
Begrotingsafwijkingen die geheel worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee acceptabel zijn.(als gevolg van artikel 4.1 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2025)
Waarvan niet-acceptabel
€0
Saldo resterende rechtmatigheidsfouten
€0
Jaarstukken 2025
67F9 92DF 1637 DBD6 454C B1BB CA4A 75AC
Pagina 55 van 64
19-03-2026 20:18 : T2496280 F3181921 P1479668
Toelichting hierbij is dat er tegelijk met het realiseren van deze overschrijding in lasten hier direct aan gerelateerde baten van € 89.230,- zijn gerealiseerd. Door deze extra baten is het totale financiële effect positief en zijn de geconstateerde onrechtmatigheden volgens het Dagelijks Bestuur als acceptabel verklaard. Hiermee voldoet het RAR aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording.