Bijlage 1. Businesscase - Cultuurcluster Zaltbommel - Hybride variant

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

26 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

-

heeft zicht op de ontwikkelingen in de gemeente en voelt zich betrokken bij het wel en wee van gemeente Zaltbommel; is kritisch met betrekking tot zijn eigen functioneren en evalueert jaarlijks het eigen functioneren. komt minimaal 8x per jaar in voltallige samenstelling bijeen. Bij deze vergaderingen is de directie aanwezig. Tijdens aparte bijeenkomsten wordt het eigen functioneren en het functioneren van het team en de directie besproken.

Kennis en ervaring als collectief Ten aanzien van kennisvereisten geldt dat het bestuur als collectief moet beschikken over deskundigheid op de volgende gebieden: cultureel ondernemerschap, human resource management, politiek en gemeentebestuur en financiën. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde een goede balans en voldoende complementariteit binnen het bestuur te bewerkstelligen. Een gedegen deskundigheid van een individu op een specifiek terrein mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon ‘eigenaar’ wordt van dat specifieke terrein: alle leden van het bestuur zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen. Voor alle leden geldt dat kennis van het lokale werkgebied en van relevante culturele ontwikkelingen essentieel zijn voor het uit kunnen voeren van de toezichthoudende taken bij de nieuwe organisatie.

Basisvereisten individuele leden van het bestuur - staat bekend als een betrouwbaar, integer en onafhankelijk persoon; - is actief in het dagelijks leven en staat midden in de samenleving; - is bereid en in staat voldoende tijd voor de functie uit te trekken; - heeft minimaal een HBO denk- en werkniveau; - is bereid structureel te investeren in eigen professionalisering, door actualiteiten bij te houden en relevant studiemateriaal tot zich te nemen; - neemt de verantwoordelijkheid te voorzien in eigen informatiebehoefte; - onderschrijft het belang van een maximum zittingsduur van twee perioden van 4 jaar; - is in staat zelfstandig en onafhankelijk een afgewogen oordeel te vormen over het totale beleid van de organisatie; - heeft geen conflicterende belangen in direct betrokken organisaties; - is niet angstig om een afwijkende mening te hebben, dóór te vragen of zijn nek uit te steken en houdt zich dus niet op de vlakte. Schroomt niet om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen en vraagt om toelichting als zaken niet duidelijk zijn; Gedragscompetenties leden van het bestuur: - Oordeelsvorming: op basis van beschikbare informatie juiste en realistische conclusies trekken. - Voortgangscontrole: doen opstellen en doen uitvoeren van procedures om de voortgang van processen, taken of activiteiten van anderen en/of de voortgang van de activiteiten te bewaken.

- Visie: het hebben of ontwikkelen van een beeld van de toekomst van het dorpshuis - Besluitvaardigheid: beslissingen nemen met name in moeilijke situaties. - Omgevingsgerichtheid: laten blijken goed geïnformeerd te zijn over de externe ontwikkelingen, en deze kennis benutten. - Organisatie-sensitiviteit: zich bewust tonen van (in)formele kanalen en belangen van verschillende groepen in de organisatie, en hier in handelen rekening mee houden om doelen te bereiken. - Samenwerken; Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat. Het delen van informatie en kennis met anderen.

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

27 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bij de samenstelling van de bestuursleden acht de gemeente Zaltbommel het van belang om een evenwichtige mix binnen de competenties van bestuursleden te realiseren. Bestuursleden met een relevant netwerk in Zaltbommel, met een culturele achtergrond en/of kandidaten met financieel en/of HRM achtergrond. Basisvereisten voor de voorzitter van het bestuur Naast de vereisten zoals beschreven in "basisvereisten en competenties individuele leden van het bestuur", heeft de voorzitter een aantal specifieke taken met bijbehorende vereisten ten aanzien van kennis, vaardigheden en competenties. Specifieke taken van de voorzitter: - het opstellen van de agenda van het bestuur en het afstemmen hiervan met de directie; - het leiden van de bestuursvergaderingen; - het er op toezien dat alle bestuursleden tijdig de juiste informatie ontvangen; - het, eventueel samen met één of meer bestuursleden, voeren van beoordelingsgesprekken met de directie: de inhoud van de beoordeling wordt afgestemd binnen het voltallige bestuur; - het onderhouden van structurele en regelmatige contacten met de directie; - het onderhouden van structurele en regelmatige contacten met de gemeente. Honorering: De bestuursfuncties zijn in principe onbezoldigd. De bestuursleden ontvangen wel een onkostenvergoeding voor hun werkzaamheden.

Relatie gemeente De nieuwe bestuursleden van de stichting worden in principe benoemd op voordracht van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zaltbommel. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de organisatie en haar culturele doelstelling en weegt daartoe behoeften en wensen van belanghebbenden af, met name: - Inwoners, verenigingen en organisaties binnen de kern Zaltbommel als vrager (bezoekers/afnemers/deelnemers) binnen het spectrum van de doelstellingen van het cultuurcluster; - de gemeente in de rol van eigenaar, beleid ontwikkelaar en opdrachtgever; - medewerkers van de organisatie; - samenwerkingspartners; Voorzitter en leden van het bestuur worden benoemd na selectie op basis van het opgestelde profiel. Visie, missie, opdracht en profiel van de organisatie, zoals onder meer vast te leggen in de businesscase. Het bieden van transparantie en het afleggen van verantwoording aan de gemeente (direct) en aan de lokale samenleving (indirect) zijn van toenemend belang. Daartoe zal een (culturele) governance worden opgesteld.

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

28 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlage 2 Voorbeeld directie-reglement Voorbeeld reglement directie bestuur+directie-model Directiereglement Vastgesteld door het bestuur op: . . . . . . . . . . . HOOFDSTUK I. ALGEMEEN Artikel 1. Begrippen en terminologie Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel [11.2] van de statuten van Stichting [ ] (de ’stichting’). HOOFDSTUK II. SAMENSTELLING Artikel 2. Samenstelling 1. Het bestuur stelt een profiel voor de directie op, waarin de omvang van de directie en de vereiste kwaliteiten van de leden worden beschreven. Op basis van dat profiel stelt de directie profielschetsen voor haar individuele leden op, gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of deze nog voldoen en stelt deze zo nodig bij. Het huidige profiel waaraan de leden van de directie dienen te voldoen, is opgenomen in de bijlage. 2. Het bestuur overweegt of deskundigen van buiten de stichting moeten worden betrokken bij de procedure voor de vervulling van een directiefunctie. Dit geldt in het bijzonder voor de werving van de artistieke leiding. 3. Een delegatie uit het bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met alle directieleden. De uitkomsten hiervan worden besproken door het bestuur. Van het functioneringsgesprek en van de bespreking wordt een verslag opgemaakt dat door of namens het bestuur wordt gearchiveerd. 4.

De structuur en de hoogte van de bezoldiging van de directieleden sluiten aan bij het karakter van de stichting en zijn in overeenstemming met eventuele wettelijke voorschriften of subsidievoorwaarden. HOOFDSTUK III. BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN Artikel 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. Bij de directie berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan haar worden opgedragen. 2. De directie is belast met het voorbereiden van bestuursbesluiten in het algemeen en het uitvoeren van de besluiten van het bestuur en de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting. 3. De directie bereidt de volgende plannen voor wanneer het bestuur daar om vraagt en herziet deze zo nodig: (a) een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting; (b) een voortschrijdend meerjaren beleidsplan; (c) eventuele andere plannen als van tijd tot tijd door het bestuur te bepalen. 4. Het bestuur kan voorts de voorbereiding van bestuursbesluiten met betrekking tot elk van de onderstaande onderwerpen en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie: (a) de strategie, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid, dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen; (b) de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving; (c) de naleving van alle relevante wet- en regelgeving;

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

29 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

(d) de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; (e) het jaarplan en de daarbij behorende begroting; (f ) het jaarverslag en de jaarrekening; (g) het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; (h) rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen; (i) wijziging van de statuten; (j) het directiereglement; (k) de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid; (l) het aanvaarden van nevenfuncties door de directie. Artikel 4. Taken 1. De voorzitter van de directie fungeert als communicatiepartner van het bestuur. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door een ander lid van de directie. 2. De verdeling van de taken binnen de directie geschiedt door de directie onder goedkeuring van het bestuur. De directeuren die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken. De huidige taakverdeling is vermeld in bijlage [ ] (zelf op te stellen). HOOFDSTUK IV. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze 1.

De directie vergadert onderling dan wel in aanwezigheid van het bestuur; de keuze tussen het al dan niet uitnodigen van het bestuur wordt door de directie gemotiveerd vanuit het belang van de stichting. 2. De directie vergadert [wekelijks] of zoveel vaker door een of meer directeuren wenselijk of noodzakelijk wordt geacht voor het goed functioneren van de directie. Derden kunnen slechts op uitnodiging van de directie of de voorzitter daarvan, geheel of gedeeltelijk een vergadering van de directie bijwonen. 3. Het bestuur kan aan de directie of de voorzitter daarvan, voorstellen derden uit te nodigen tot het geheel of gedeeltelijk bijwonen van een vergadering van de directie. HOOFDSTUK V. TRANSPARANTIE EN VERANTWOORDING Artikel 6. Transparantie en Verantwoording 1. Directieleden melden elke relevante nevenfunctie aan het bestuur. Als uitgangspunt geldt dat voorafgaande toestemming is vereist bij betaalde nevenfuncties en bij onbetaalde nevenfuncties waar een potentieel tegenstrijdig belang aan de orde is. AN TOEZICH STUUR + DIRECTIE BESTUUR PROFIELSCHETS DIRECTIE 1. BESCHRIJVING VAN DE AARD EN DE OMVANG VAN DE STICHTING Bij de bepaling van de omvang en samenstelling van de directie wordt rekening gehouden met de aard en de omvang van de stichting. Factoren die daarbij een rol kunnen spelen zijn: • de aard en cultuur van de stichting; • de organisatiestructuur van de stichting;

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

30 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

• • • •

het aantal werknemers binnen de stichting; de samenstelling van de belanghebbenden bij de stichting; de wijze van financiering van de stichting en de subsidies die beschikbaar zijn voor de stichting; de samenstelling en omvang van de directie.

2. BESCHRIJVING VAN DE GEWENSTE SAMENSTELLING VAN DE DIRECTIE Factoren die een rol kunnen spelen bij het beschrijven van de gewenste samenstelling van de directie in zijn geheel zijn: • het verantwoord vervullen van de krachtens de wet, de Code Cultural • Governance en overige regelgeving en gedragscodes aan de directie toegekende taken; • de balans tussen nationaliteiten, geslacht, leeftijd, ervaring en achtergrond van de individuele leden van de directie; • de kennis van, ervaring en affiniteit met de aard en cultuur van de stichting; • de organisatiestructuur van de stichting; • het sociale beleid van de stichting; • de rol van de stichting in de maatschappij; • de (internationale) kennis en ervaring op cultureel, financieel, juridisch, economisch, commercieel, sociaal, maatschappelijk en marketing gebied. 3.

BESCHRIJVING VAN DE GEWENSTE DESKUNDIGHEID EN ACHTERGROND VAN DE INDIVIDUELE LEDEN VAN DE DIRECTIE Factoren die een rol kunnen spelen bij het beschrijven van de gewenste deskundigheid en achtergrond van de individuele leden van de directie zijn: • kennis en ervaring op cultureel, financieel, juridisch, economisch, commercieel, sociaal, maatschappelijk en marketing gebied; • ervaring met (het besturen van dan wel het houden van toezicht op) een soortgelijke stichting; • nationale en internationale ervaring; • ervaring op het gebied van cultural governance; • ervaring met organisatieprocessen; • kennis van, ervaring en affiniteit met het werkgebied van de stichting; • in staat zijn de strategie en het artistieke en zakelijke beleid van de stichting voor te bereiden, hetgeen moet leiden tot realisatie van de doelstellingen van de stichting; • in staat zijn om ten opzichte van de andere leden van de directie en de directie onafhankelijk en kritisch te opereren en om bij ontstentenis van het bestuur maatregelen te nemen om in het bestuur van de stichting te voorzien; • bereid zijn om zitting te nemen in commissies binnen de stichting; • bereid zijn om een introductie- en opleidings- of trainingsprogramma te volgen; • bereid zijn om in te stemmen met het directiereglement; • geen tegenstrijdig belang hebben op het moment van benoeming; • bereid en in staat zijn om te fungeren als

voorzitter en/of vicevoorzitter van de directie; • bereid en in staat zijn om tijdelijk te voorzien in het bestuur van de stichting bij belet en ontstentenis van (leden van) het bestuur; • werkzaam kunnen zijn in teamverband; • passen binnen de samenstelling van de directie op het moment van • benoeming. •

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

31 / 33

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4. OMVANG EN SAMENSTELLING VAN DE DIRECTIE 4.1 Uitgangspunt te allen tijde is dat de omvang van de directie zodanig dient te zijn dat de directie in zijn geheel effectief en verantwoord zijn taken kan vervullen en dat voor ieder individueel lid van de directie de mogelijkheid bestaat zijn specifieke kwaliteiten daaraan bij te dragen. 4.2 Zonder afbreuk te doen aan het hiervoor onder 4.1 bepaalde, is het streven dat de directie uit [maximaal] [ ] leden zal bestaan. 4.3 De samenstelling van de directie dient te allen tijde zodanig te zijn dat zo veel mogelijk wordt voldaan aan het in het directiereglement bepaalde.

5. DIVERSEN 5.1 Het bestuur zal ten minste éénmaal per jaar buiten de aanwezigheid van de directie het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de directie bespreken. 5.2 Iedere wijziging van de profielschets directie zal met het bestuur, de belanghebbenden en met de ondernemingsraad worden besproken. 5.3 Bij elke (her)benoeming van leden van de directie dient deze profielschets directie in acht te worden genomen. 5.4 Deze profielschets directie is op schriftelijk verzoek aan de stichting (ter attentie van de secretaris van de stichting) verkrijgbaar.

Gemeente Zaltbommel | Cultuurcluster Zaltbommel

32 / 33

Drijver en Partners Kelvinring 54 2952 BG Alblasserdam tel: 010 -2112121 info@drijver-en-partners.nl www.drijver-en-partners.nl