Definitieve eindrapportage Stichting Stedelijke toegang Jeugdhulp voor gemeente Zaanstad
Tekst van het document
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
43
2021/986
Bijlagen A.
Interviewlijst
45
B.
Bronnenlijst
46
C.
Overleggremia tussen gemeente en stichting
47
D. Prestatie-indicatoren
48
Risico-assessment
50
E.
2021/986
Bijlage A: Interviewlijst
A. Lijst van gehouden interviews Organisatie
Functie
Datum
1.
Gemeente Zaanstad
Wethouder
19 november 2020
2.
Gemeente Zaanstad
Directeur
29 oktober 2020
3.
Gemeente Zaanstad
Beleidsmedewerker
30 oktober 2020
4.
Gemeente Zaanstad
Sectorhoofd
6 november 2020
5.
Gemeente Zaanstad
Contractmanager
2 november 2020
6.
Gemeente Zaanstad
Strategisch adviseur
5 november 2020
7.
Gemeente Zaanstad
Beleidsmedewerker
9 november 2020
8.
Gemeente Zaanstad
Adviseur planning en control
2 november 2020
9.
Gemeente Zaanstad
Programmamanager
4 november 2020
10.
Gemeente Zaanstad
Casemanager
3 november 2020
11.
Youz (aanbieder Jeugdteam Zaanstad)
12.
Levvel (aanbieder Jeugdteam Zaanstad)
13.
JBRA (aanbieder Jeugdteam Zaanstad)
14.
GGD Zaanstreek-Waterland (aanbieder Jeugdteam Zaanstad)
Sectormanager
5 november 2020
15.
GGD Zaanstreek-Waterland (aanbieder Jeugdteam Zaanstad)
Directeur
12 november 2020
16.
Gemeente Amsterdam
Beleidsadviseur
18 november 2020
17.
Stichting Ouder- en Kindteams
Bestuurder
13 november 2020
18.
Gemeente Eindhoven
Directeur
3 november 2020
19.
Stichting WIJ Eindhoven
Bestuurder
19 november 2020
20.
Gemeente Den Bosch
Directeur
11 november 2020
Directeur @violette kan jij dit invullen? + kan jijDirecteur bijlagen nummer en in ieder geval risicos met een divider sheiden Strategisch adviseur
11 november 2020 30 oktober 2020 3 november 2020
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
45
2021/986
Bijlage B: Bronnenlijst
B. Lijst van geraadpleegde bronnen Document
Auteur
1.
Contractering Jeugdteams Gemeente Zaanstad
KPMG (2019)
2.
Advies doorontwikkeling jeugdhulp vanaf 2020
Gemeente Zaanstad (2019)
3.
B&W-voorstel en besluitnota 19-03-2019 Doorontwikkeling jeugdhulp vanaf 2020
Gemeente Zaanstad (2019)
4.
Memo Uitvoering van één Stedelijk Jeugdteam na 2021
Gemeente Zaanstad (2019)
5.
Het jeugddomein in Zaanstad en de positie van de GGD
Anderson Elffers Felix
6.
Jeugdhulp in Zaanstad Onderzoeksrapport
Rekenkamer Metropool Amsterdam (2020)
7.
Toezicht naar Jeugdteams Zaanstad
IGJ (2020)
8.
Raadsinformatiebrief 19-11-2019 Update doorontwikkeling Jeugdteams
Gemeente Zaanstad (2019)
9.
Raadsinformatiebrief 18-08-2020 Doorontwikkeling Jeugdteams
Gemeente Zaanstad (2020)
10.
Basisfuncties voor lokale teams in kaart
KPMG (2019)
11.
Jaarrapportage 2019
Ouder- en Kindteams Amsterdam (2020)
12.
Eindrapportage evaluatie Joint Venture Ouder- en Kindteams Amsterdam
KPMG (2017)
13.
Toezichtsfilosofie Raad van Toezicht Stichting Ouder- en Kindteams Amsterdam
Ouder- en Kindteams Amsterdam (2020)
14.
Doen wat nodig is
Ouder- en Kindteams Amsterdam (2019)
15.
Evaluatie WIJ Eindhoven, Wat Wijzer?
Rekenkamercommissie Eindhoven (2016)
16.
Jaarverantwoording 2019
Stichting WIJ Eindhoven (2020)
17.
Beleidsplan Jeugd 2015 - 2018
Gemeente Den Bosch (2014)
18.
Visitatiecommissie financiële beheersbaarheid Sociaal Domein Gemeente ‘s Hertogenbosch
VNG (2020)
19.
Raadsbrief 29-09-2020 Rapport visitatiecommissie financiële beheersbaarheid Sociaal Domein
Gemeente Den Bosch (2020)
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
46
2021/986
Bijlage C: Overleggremia tussen gemeente en stichting
C. Inrichting overleggen Gemeente - Stichting Overleg
Inhoud
Wie
1. Opdrachtgever-opdrachtnemer-overleg
• • • • •
Inhoud van de opdracht Wijziging van de inhoud Geleverde prestaties Begroting uitputting Strategische beslissingen
• • • •
Concern Directeur Contract Manager Ketenregisseur Business Controller
• • •
Directeur Controller Hoofd Staf
2 Financieel overleg
• • •
Analyse budget-uitputting Jaarrekening Begroting volgend jaar
•
Business Controller
•
Controller
3. Inhoudelijke overleg
• • • •
Inhoud van de opdracht Wijziging van de inhoud Prioritering projecten Voortgang lopende projecten
• •
Ketenregisseur Stafmedewerkers
• •
Hoofd Staf Managers Team
4. ICT/Facilitair
• •
Huisvesting IT
• •
ICT Coördinator Huisvesting
5. Lopende projecten
• •
Voortgang lopende projecten Uitvoering projecten
•
Stafmedewerkers
De inhoud van de opdracht en de wijzigingen hierop worden vastgesteld door gemeente in de persoon van de Wethouder Jeugd en de Concern Directeur. Zij worden hierbij geadviseerd door de ketenregisseur.
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
47
2021/986
Bijlage D. Prestatie-indicatoren
D. Prestatie-indicatoren Prestatiegebied
Proces-indicatoren
.
Streefwaarden
Prestatiegebied indicator
Frequentie
Voldoende middelen worden vrijgemaakt voor investering in de kwaliteit van de zorgverlening van de stichting
— Minimaal % van het totale budget wordt geïnvesteerd in het bevorderen van de kwaliteit van de dienstverlening van de stichting
— % van het totale jaarbudget dat geïnvesteerd wordt in de kwaliteit van de dienstverlening van de stichting
— Jaarlijks
2
Een maximaal deel van de tijd wordt besteed aan cliënt
— Minimaal [X]% van de werkuren dienen cliëntgebonden te zijn
— % cliëntgebonden tijd van de totale arbeidstijd van werknemers
— Per kwartaal
— Elke inwoner uit Zaandam die met een vraag bij het wijkteam komt, krijgt binnen [X] werkdagen passende ondersteuning in 2021, en binnen [x] werkdagen in 2022
— Gemiddeld aantal werkdagen tussen melding en eerste contact tussen de cliënt en Jeugdhulp per kwartaal
— Per kwartaal
3
Minimaliseren van de de gemiddelde wachttijd voor de behandeling van een melding Het goed verdelen van de werklast onder de professionals; voldoende tijd beschikbaar voor cliënten Een herkenbare en consistente wijze van dienstverlening
— Min. - Max. caseload per professional
— Aantal lopende casussen per FTE
— Per kwartaal
— Minimaal (niet onderbouwde) aantal afwijkingen van het standaardproces
—
— Per jaar
— Geen overschrijding
— Werkelijke kosten / Gebudgeteerde kosten
— Per kwartaal
— Gemiddelde doorlooptijd van een casus — % casussen die de maximale doorlooptijd overschrijden
— Gemiddelde tijd tussen start en einde van een casus (in maanden)
— Per kwartaal
1
4
Output-indicatoren
5
% afwijkingen (niet onderbouwd) van het standaardproces
6
Stichting dient het vastgestelde budget voor de eigen dienstverlening niet te overschrijden
7
De dienstverlening van de stichting is voldoende effectief
— Maximaal aantal doorverwijzingen naar tweede lijn — Kosten tweedelijns dienstverlening liggen onder budgetplafond
— % aantal doorverwijzingen naar tweedelijns Jeugdhulp van het totaalaantal meldingen per jaar — Kosten tweedelijns doorverwijzingen
— Per kwartaal
8
Het zo veel mogelijk zelf afhandelen van casussen en daarmee de kosten van de tweede lijn zo veel mogelijk beperken
9
Goed contact en bejegining van cliënt en ouders
— Maximaal % gegronde klachten
— Aantal gegronde klachten per kwartaal
— Per kwartaal
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
48
2021/986
Bijlage D. Prestatie-indicatoren
D. Prestatie-indicatoren .
Prestatiegebied
Outcome-indicatoren
10
11
12
Streefwaarden
Prestatiegebied indicator
Frequentie
Effect van de dienstverlening op zelfredzaamheid
— Het doelbereik zal in 2021 op een beoordelingscijfer van minimaal een [X] (1-10) liggen, en voor 2022 op minimaal [X]
— [X]% cliënten die zich beter voelde — Per jaar na de ondersteuning van Jeugdzorg — Gemiddelde cijferbeoordeling van de cliënten
Toegevoegde waarde van dienstverlening vanuit oogpunt ouders
— Het doelbereik zal in 2021 op een beoordelingscijfer van minimaal een [X] (1-10) liggen, en voor 2022 op minimaal [X]
— [X]% ouders van de cliënten die tevreden zijn over de ondersteuning van de Jeugdzorg en deze een voldoende cijferbeoordeling geven — Gemiddelde cijferbeoordeling van de families van de cliënten
— Per jaar
Goede samenwerking met maatschappelijke partners
— Het doelbereik zal in 2021 op een beoordelingscijfer van minimaal een [7,5] (1-10) liggen, en voor 2022 op minimaal [8,0]
— [X]% van de maatschappelijke partners die tevreden zijn over de ondersteuning van de Jeugdzorg en deze een voldoende cijferbeoordeling geven — Gemiddelde cijferbeoordeling van de maatschappelijke partners
— Per jaar
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
49
2021/986
Bijlage E: Risico-assessment
E. Aantrekkelijke en passende arbeidsvoorwaarden van groot belang voor behoud van kwaliteit van het personeel Nr
Categorie
Definitie
Gevolgen van risico
Waarschijnlijkheid risico
Impact op taakuitvoering
Mitigerende maatregel
1
Personeel
Personeel wil niet over naar nieuwe stichting
Onvoldoende gekwalificeerd personeel voor de uitvoering primaire processen
Middel
Hoog
•
• •
Maatwerk cao aangepast voor cao voormalige moedermaatschappij Goed perspectief bieden voor bestaand personeel Afspraken maken met detacheringsbureau(s)
Nieuwe posities (directeur, staf, ect.) zijn lastig in te vullen
Onvoldoende gekwalificeerd personeel voor de uitvoering ondersteunende processen
Laag/Middel
Hoog
• • • • •
Netwerk gemeente benutten Aantrekkelijk positie bieden Managers uit de gemeente Inschakelen wervingsbureau Afspraken maken met detacheringsbureau
Personeel wordt als gevolg van verlaten moederorganisatie minder goed opgeleid
Kwaliteit van de dienstverlening vermindert
Middel
Middel
•
Samen met partijen opleidingsprogramma opzetten
Personeel gaat alsnog weg na overgang
Onvoldoende gekwalificeerd personeel
Laag/Middel
Middel
•
Goede implementatie / inregelen werkomgeving Werk aantrekkelijk houden / betrekken bij oprichting stichting
Vrijwilligers haken af
Kwaliteit van de dienstverlening vermindert
Laag/Middel
• Middel
•
Betrekken bij oprichting stichting
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
50
2021/986
Bijlage E: Risico-assessment
E. Heldere taakopdracht en een goede rolverdeling zijn van belang bij borging van de kwaliteit van de dienstverlening Nr
Categorie
Definitie
Gevolgen van risico
Waarschijnlijkheid risico
Impact op taakuitvoering
Mitigerende maatregel
2
Inhoudelijk
Onvoldoende borging inhoudelijke werkprocessen en protocollen
Verkeerde inzet van instrumenten leidt tot hoog risico
Laag/Middel
Middel/Hoog
•
Gebruikmaken van afdelingen binnen gemeente voor procesopzet en borging
Stedelijk Team is extra schakel waardoor passende hulp te laat wordt ingezet
Stijging van de Jeugdhulpkosten en langere doorlooptijden
Middel
Middel/Hoog
•
Heldere taakverdeling tussen wijkteams en stichting Ketenoverleg wijkteams en Jeugdzorg Monitoren op doorlooptijden
Grotere knip tussen eerste en tweede lijn dienstverlening
Bepaalde kennis en expertise in eerste lijn wordt minder
Middel
Middel
•
Onderhoud relatie met voormalige werkgever
Onduidelijke governance, meer kapiteins op één schip
Mensen weten niet van elkaar wie wat oppakt; ook naar externe partners onduidelijk wie wat doet
Laag/Middel
Middel
•
Heldere rolverdeling gemeente vs. stichting
Rol stichting onduidelijk voor externe partijen
Gevaar voor de dienstverlening
Laag/Middel
Laag/Middel
•
Goede voorlichting werkzaamheden stichting
Creativiteit medewerkers neemt af door te veel sturing gemeente
Jeugdhulp op maat wordt niet geleverd
Laag/Middel
Middel
•
Rol van gemeente is beperkt tot strategisch niveau Gemeente is faciliterend en niet bepalend bij ontwikkelen/ innoveren werkprocessen
• •
•
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
51
2021/986
Bijlage E: Risico-assessment
E. Juiste en realistische prestatie-indicatoren dragen bij aan een adequate financiële sturing Nr
Categorie
Definitie
Gevolgen van risico
Waarschijnlijkheid risico
Impact op taakuitvoering
Mitigerende maatregel
3
Financieel
Hoog aantal doorverwijzingen naar tweede lijn
Totale kosten Jeugdzorg stijgen
Middel/Hoog
Hoog
•
Onvoldoende productiviteit personeel leidt tot hogere formatie om wachtlijsten te vermijden
Tekorten van de stichting worden bijgestort door de gemeente
Middel
Beperkt eigenaarschap voor financiën (als gevolg van een laag startbudget)
Stichting stuurt onvoldoende op de kosten waardoor financiële tekorten optreden
Laag/Middel
• Middel/Hoog
• •
Middel
•
Inbedden data / financieel gestuurd werken (product/kosten) Prestatie-indicatoren verwijzingen Prestatie-indicatoren aantal afgehandelde casussen Indicator wachttijd/-lijst
Reële begroting (niet direct starten met een forse bezuiniging als gevolg van het huidige tekort)
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
52
2021/986
Bijlage E: Risico-assessment
E. Programmamanagement en voldoende implementatiebudget dragen bij aan een voorspoedige implementatie en beperkt effect op lopende projecten Nr
Categorie
Definitie
Gevolgen van risico
Waarschijnlijkheid risico
Impact op taakuitvoering
Mitigerende maatregel
4
Implementatie
Complexe transformatie
Oprichting van stichting kost veel tijd en aandacht waardoor dit vertragend werkt op het behalen van de transformatiedoelen
Hoog
Hoog
•
Cultuurverandering en aannemen andere werkwijzen bij personeel stichting
Doelstellingen worden niet bereikt
Middel
Vertraging in reeds opgestarte projecten zoals samenwerking met partners en innovatie van werkprocessen
Transformatiedoelen worden niet behaald
Onvoldoende financiële middelen voor oprichting stichting
Essentiele elementen van de implementatie worden niet gerealiseerd
• • • Middel/Hoog
•
•
Middel/Hoog
Middel/Hoog
•
• • Middel
Middel/Hoog
•
Aanstellen ervaren programmamanager Voldoende programmabudget Gezamenlijk doelen bepalen (gemeente en stichting) Tijdig starten met de oprichting Aandacht voor het nieuwe samenwerken tijdens de implementatie Definiëren benodigde competenties (nieuw) personeel en selecteren hierop Juiste balans tussen aandacht voor implementatie en lopende projecten (prioriteitstelling) Specifieke sturing op deze projecten Voldoende project-specifieke budgetten Voldoende programmabudget
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden.
53
2021/986
KPMG on social media
KPMG app
© 2020 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap ingeschreven in het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken die onder licentie worden gebruikt door de zelfstandige ondernemingen die lid zijn van de wereldwijde KPMG-organisatie..