Document · PDF

Bestuurlijk rapport rekenkamer SROI-def

Raadsvergadering 23 december 2021, gemeente ZaanstadBij agendapunt: Rekenkamerrapport Social Return12.513 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

2021/27065

ONDER EMBARGO

Social return on investment Een onderzoek naar de toepassing en resultaten VERTROUWELIJK

ONDER EMBARGO Dit bestuurlijk rapport is een document van de Rekenkamer Zaanstad en bevat de bevindingen van het onderzoek Social return on investment. Het bestuurlijk rapport is een bondige samenvatting van de onderzoeksresultaten en bevat de conclusies en aanbevelingen. Het document vormt samen met het onderzoeksrapport de volledige rapportage van het onderzoek. Beide digitale documenten kunt u raadplegen op de projectpagina. Dit rapport wordt u ONDER EMBARGO toegezonden. Het embargo loopt af op 28 oktober 2021 om 19.00 uur.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

Inhoudsopgave Samenvatting ..................................................................................................................... 3 Conclusies .......................................................................................................................... 5 1

Zaanstad pakt SROI serieus aan ................................................................................. 5

1.1 SROI boekt resultaten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ...................................5 1.2 De SROI-aanpak versterkt door de komst van de SROI-desk .........................................................5

SROI-beleid helder en consistent, maar nog niet voldoende concreet ........................ 5

2.1 Doelen en activiteiten voldoende helder en consistent .................................................................6 2.2 Doelen niet gekwantificeerd..........................................................................................................7

Werkwijze gedeeltelijk vastgelegd ............................................................................ 7

3.1 Maken van SROI-afspraken: werkwijze grotendeels vastgelegd ...................................................8 3.2 Ondersteuning WSP: werkwijze vooral informeel geregeld ..........................................................8 3.3 Sturing tijdens uitvoering: werkwijze gedeeltelijk vastgelegd .....................................................9

Werkwijze gedeeltelijk toegepast en wisselende signalen over bruikbaarheid ........ 9

4.1 Maken van SROI-afspraken: redelijk ingebed, maar niet concreet en volgens opdrachtnemers niet altijd passend en realistisch ........................................................................9 4.2 Ondersteuning WSP komt meer van de grond, en er zijn aandachtspunten .................................10 4.3 Sturing op realisatie SROI-afspraken kent tekortkomingen ........................................................11

Informatie aan opdrachtnemers over het algemeen op orde, maar verbeteringen zijn mogelijk ..................................................................................... 13

5.1 Maken van SROI-afspraken: informatievoorziening aan opdrachtnemers is goed ......................13 5.2 Ondersteuning WSP: informatie aan opdrachtnemers kan uitgebreider ......................................13 5.3 Sturing: informatie over registratie voldoende, maar rondom contractsturing beperkt ..............13

Monitoring en verantwoording niet op orde ............................................................. 14

6.1 Informatievoorziening aan gemeenteraad beperkt en verslechterd ...........................................14 6.2 Beschikbare informatie ook maar beperkt gedeeld binnen organisatie ......................................14 6.3 Gebreken in registratie(systeem) doorkruisen goede monitoring ...............................................15

Hoofdconclusie ................................................................................................................. 16 1

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO

Aanbevelingen ................................................................................................................. 19 7

Beleid ....................................................................................................................... 19

7.1 Aanbeveling 1: Formuleer concrete doelstellingen......................................................................19

Organisatie uitvoering ............................................................................................. 20

8.1 Aanbeveling 2: Werk de werkwijze verder uit en leg het vast ....................................................20 8.2 Aanbeveling 3: Onderzoek de benodigde capaciteit voor de SROI-desk ......................................21

Monitoring en verantwoording ................................................................................. 22

9.1 Aanbeveling 4: Verbeter de kwaliteit van de registratie.............................................................22 9.2 Aanbeveling 5: Zorg voor meer inzicht in de effecten van SROI op de langere termijn ...............24 9.3 Aanbeveling 6: Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad .................................25

Reactie college en nawoord rekenkamer ......................................................................... 27 10 Bestuurlijke reactie .................................................................................................. 27 11 Nawoord rekenkamer............................................................................................... 31 Onderzoeksverantwoording ............................................................................................ 33 12 Onderzoeksteam ...................................................................................................... 33 13 Afbakening en aanpak .............................................................................................. 33 Bijlage 1 - Werkwijze rondom SROI .................................................................................. 35

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

Samenvatting De gemeente kan aan opdrachtnemers de verplichting opleggen om een maatschappelijke bijdrage te leveren. Daarmee wil de gemeente bereiken dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen krijgen op werk of meedoen naar vermogen. Met dit principe van social return on investment (SROI) zijn sinds 2013 al circa 2.500 werk- en opleidingsplaatsen gerealiseerd. Sinds 2018 is de SROI-aanpak versterkt, maar de werkwijze is nog niet volledig ingericht, vastgelegd en in de praktijk gebracht. Met name rondom het contractmanagement moeten nog stappen worden gezet. Met het ontbreken van concrete doelstellingen en gebreken in de registratie is het bovendien niet mogelijk om de doeltreffendheid van de aanpak te beoordelen. Ook is er de afgelopen jaren maar beperkt gerapporteerd over SROI en de informatievoorziening aan de raad is zelfs verslechterd. De ambtelijke organisatie herkent de gesignaleerde knel- en ontwikkelpunten grotendeels. Wij hebben echter de indruk dat deze punten niet voortvarend worden opgepakt. Dit wordt wellicht mede veroorzaakt door een gebrek aan ambtelijke capaciteit. De afgelopen jaren zijn verschillende stappen gezet om het potentieel van SROI beter te benutten. Zo is de SROI-desk opgericht en is er een nieuwe werkwijze ontwikkeld.

Deze recent ingevoerde werkwijze (mei 2020) was tijdens ons onderzoek nog niet volledig uitgewerkt, vastgelegd en in de praktijk gebracht. Wel constateren we al dat er binnen de nieuwe aanpak meer ruimte is voor maatwerk, maar tevens dat circa 40% van de opdrachtnemers de SROI-verplichting en de invullingsmogelijkheden niet-realistisch en passend vindt en ook dat de plannen van aanpak om invulling te geven aan de SROIverplichting vaak nog maar weinig concreet zijn. We zien verder dat de ondersteuning door het Werkgevers Servicepunt meer van de grond komt, maar het aanleveren van geschikte kandidaten blijft een knelpunt. Vooral de sturing op de realisatie van de SROIverplichting kent nog belangrijke tekortkomingen, waarbij met name de rol van contractmanagers beter uitgewerkt en verankerd moet worden. Er is weinig zicht op de doeltreffendheid van SROI. Dat komt onder meer door het ontbreken van concrete beleidsdoelstellingen, die zijn vertaald naar indicatoren met (tussentijdse) streefwaarden. Daarnaast is de kwaliteit van de registratie onvoldoende: de gegevens zijn onvolledig en regelmatig lastig te interpreteren. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door de overgang naar een nieuw registratiesysteem, dat nog verder ontwikkeld moet worden. Anderzijds zijn er achterstanden in de registratie door opdrachtnemers en de verwerking daarvan door de gemeente.

Verder bevatten de registratiesystemen nauwelijks informatie over de langetermijneffecten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er is de afgelopen jaren maar beperkt gerapporteerd over SROI, zowel richting de ambtelijke leiding als de gemeenteraad. Sinds 2019 zijn de prestatie-indicaoren voor SROI

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO uit de begroting en jaarrekening verdwenen, waardoor de informatievoorziening aan de raad zelfs is verslechterd. Informatie over bereikte resultaten en effecten werd niet gedeeld met de gemeenteraad. Kortom, de SROI-aanpak is de afgelopen jaren versterkt, maar wij zien ook nog mogelijkheden voor verbetering. Deze worden grotendeels ook door de ambtelijke organisatie erkend. Maar we hebben de indruk dat er sprake is van een disbalans tussen de werkzaamheden en capaciteit van de SROI-desk, waardoor knel- en ontwikkelpunten blijven liggen. We doen zes aanbevelingen, gericht op een betere sturing op beleidsniveau, het optimaliseren van het uitvoeringsproces en het versterken van de monitoring en verantwoording: 1 2 3 4 5 6

Formuleer concrete doelstellingen; Werk de werkwijze verder uit en leg het vast; Onderzoek de benodigde capaciteit van de SROI-desk; Verbeter de kwaliteit van de registratie; Zorg voor meer inzicht in de effecten van SROI op de langere termijn; Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad.

Het college neemt alle aanbevelingen over en kondigt aan in april 2022 te komen met een plan van aanpak om de aanbevelingen uit te voeren. In ons nawoord gaan we in op enkele punten uit de bestuurlijke reactie. Daarnaast geven we het advies aan de gemeenteraad om er bij het college op aan te dringen dat het plan van aanpak er komt vóór de gemeenteraadverkiezingen van maart 2022.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

Conclusies 1 Zaanstad pakt SROI serieus aan De gemeente past sinds 2013 social return on investment (SROI) toe bij inkopen en aanbestedingen. Daarmee zijn circa 2.500 plaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gecreëerd. Vanaf 2018 is is de SROI-aanpak binnen de gemeente Zaanstad versterkt.

1.1 SROI boekt resultaten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt De toepassing van SROI bij inkopen en aanbestedingen draagt bij aan het vergroten van de kansen op werk en meedoen voor (lokale) burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Volgens de gemeentelijke registraties zijn er sinds 2013 ten minste 2.564 plaatsingen op arbeids-, ontwikkel- en opleidingsplaatsen gerealiseerd. Ongeveer de helft van de kandidaten komt uit de gemeente Zaanstad of de regio Zaanstreek-Waterland.

1.2 De SROI-aanpak versterkt door de komst van de SROI-desk De afgelopen jaren heeft de gemeente verschillende stappen gezet om de SROI-aanpak te versterken. Eind 2018 is de SROI-desk opgericht. Deze heeft sindsdien gewerkt aan een nieuwe werkwijze, die in mei 2020 formeel in werking is getreden. De kern van deze werkwijze is dat er meer wordt ingezet op maatwerk bij het bepalen en invullen van de SROI-verplichting. Dit moet leiden tot meer realistische en passende afspraken voor de opdrachtnemers. Daarnaast zijn er stappen gezet om tijdens de uitvoering van de afspraken ondersteuning aan opdrachtnemers en de sturing op de realisatie te verbeteren. Sinds de komst van de SROI-desk is er volgens ketenactoren (inkoopadviseurs, adviseurs WSP/Werkom en contractmanagers) meer focus en sturing op SROI gekomen. Er zijn nu vaste medewerkers die SROI als kerntaak hebben en er is een duidelijk aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie gecreëerd.

2 SROI-beleid helder en consistent, maar nog niet voldoende concreet De doelen en activiteiten zijn voldoende helder en consistent geformuleerd. Sommige zaken kunnen echter nog explicieter worden verwoord en de doelen van het SROI-beleid zijn niet concreet geformuleerd.

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO De belangrijkste beleidsstukken op het gebied van SROI zijn de regionalea Beleidsnotitie social return on investment Zaanstreek-Waterland 2020 en het bijbehorend Uitvoeringsprotocol (mei 2020). Daarnaast heeft social return een plaats binnen het gemeentelijke participatie- en inkoopbeleid.

2.1 Doelen en activiteiten voldoende helder en consistent De doelen en activiteiten van SROI zijn eenvoudig terug te vinden in de regionale beleidsstukken en sluiten over het algemeen ook goed op elkaar aan. De keuze voor brede toepassingsmogelijkheden van activiteiten binnen de SROI-verplichting leidt er wel toe dat sommige doelen en activiteiten verder afstaan van de ambitie van SROI: het vergroten van de kansen op werk en het meedoen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (zie kader). Dit geldt met name voor activiteiten die een bijdrage leveren aan andere maatschappelijke opgaven van de gemeente. Het beleid kan echter hier en daar nog explicieter. Zo worden de relaties tussen middel, activiteiten en doelen in de beleidsstukken maar beperkt onderbouwd. Ook komen sommige belangrijke uitgangspunten van de gemeente Zaanstad niet duidelijk terug in het regionale beleidsstuk. Het gaat hier bijvoorbeeld om de grotere focus op kandidaat-ontwikkeling en lokale kandidaten. Verder geeft het SROI-beleid een nauwe visie op hefboomwerking (een maatschappelijke bijdrage leveren tijdens de SROI-opdracht); het WSP/Werkom heeft daarbovenop de bredere wens dat uit de SROI-opdracht langdurige partnerschappen voortkomen. Wat zijn de doelen, uitgangspunten en activiteiten van het SROI-beleid? De gemeente zet SROI in als middel bij inkopen en aanbestedingen.

De gemeente legt de opdrachtnemers in het contract een SROI-verplichting op, te weten een bepaald percentage van de opdrachtwaarde. De beoogde prestatiedoelstelling is om 100% van de opgelegde SROI-verplichtingen te realiseren. Opdrachtnemers voeren hiervoor activiteiten uit. Ze kunnen daarbij kiezen uit de activiteiten die gericht zijn op A) arbeidsparticipatie: betaalde dienstverbanden, werkervaringsplaatsen, BBL-leerbanen of (BOL-)stages; B) sociale inkoop; C) co-creatieve projecten, gericht op kandidaat-ontwikkeling of D) andere maatschappelijke activiteiten. De totale realisatie op deze activiteiten beschouwt de gemeente als de resultaten van beleid. De uitvoering van deze activiteiten moet bijdragen aan de volgende effectdoelstellingen:

a Met een regionale beleidsnotitie en Uitvoeringsprotocol zijn er tussen de acht gemeenten uit de

regio Zaanstreek-Waterland afspraken gemaakt over de toepassing van SROI. De reden is het harmoniseren van de regels voor opdrachtnemers. Tegelijkertijd is er binnen de regionale kaders ruimte voor lokaal maatwerk, omdat het inkoopvolume en de organisatie van de regiogemeenten verschillen.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO -

Bijdragen aan opgaven arbeidsmarkt: Vergroten van (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt Voorkomen en terugdringen voortijdig schooluitval Verbinden onderwijs en arbeidsmarkt Stimuleren sociaal ondernemerschap Bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven van de gemeente

Dit moet er uiteindelijk toe leiden dat kwetsbare burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen krijgen op werk of om mee te doen naar vermogen (de ambitie). Het beleid kent daarnaast de volgende uitgangspunten: -

Brede maatwerkmogelijkheden ten behoeve van: -

Een redelijke/billijke inspanning voor opdrachtnemers

Meer inzet op kandidaat-ontwikkeling (raadsbrief)

Meer lokale impact (raadsbrief)

Duurzame arbeidsinschakeling

SROI als hefboom: het leveren van een passende maatschappelijke bijdrage tijdens de opdracht:

WSP/Werkom: streven naar langdurige partnerschappen (gesprekken) Gelijke spelregels: regionale harmonisering

2.2 Doelen niet gekwantificeerd In de onderzochte periode is er alleen sprake van een gekwantificeerde prestatiedoelstelling, namelijk dat 100% van de SROI-verplichtingen moet worden gerealiseerd. Deze doelstelling is onderdeel van het gemeentelijke inkoopbeleid en was tot en met 2018 in de P&C-documenten de prestatie-indicator. Sinds 2019 is deze indicator niet meer in de P&C-documenten opgenomen. Op het gebied van resultaatindicatoren (als in de totale realisatie van de activiteiten door opdrachtnemers) zijn de eerste stappen gezet, maar deze zijn nog niet voorzien van streefwaarden. Voor de effectdoelstellingen zijn geen indicatoren ontwikkeld. Het gevolg daarvan is dat er geen inzicht bestaat of met de realisatie van de SROI-verplichtingen ook de gewenste resultaten en effecten worden bereikt.

3 Werkwijze gedeeltelijk vastgelegd Niet alle onderdelen van de werkwijze rond het maken van SROI-afspraken, de ondersteuning van opdrachtnemers en de sturing op realisatie van gemaakte SROIafspraken tijdens de uitvoering, zijn volledig uitgewerkt. En sommige zaken zijn alleen informeel geregeld.

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO Een beschrijving van het uitvoeringsproces van SROI is gedeeltelijk terug te vinden in regionale beleidsstukken, gemeentelijke procesbeschrijvingen en hulpmiddelen voor de opdrachtnemers. Het uitvoeringsproces kan worden verdeeld in een aantal onderdelen:b 1 Het maken van de SROI-afspraken: a Bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbesteding; b Kiezen van de SROI-invulling na de gunning; 2 Ondersteuning door WSP/Werkom tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken; 3 Sturing op de realisatie van de SROI-afspraken tijdens de uitvoering.

3.1 Maken van SROI-afspraken: werkwijze grotendeels vastgelegd De werkwijze rondom het bepalen van de SROI-verplichting in de aanbestedingsfase is grotendeels vastgelegd. Sommige zaken zijn echter alleen nog informeel geregeld. Het gaat dan om de rol van contractmanagers in deze fase en de werkwijze bij niet-Europese aanbestedingen van het Ingenieursbureau. Daarnaast is de procesbeschrijving van het gemeentelijk inkoopteam op verschillende punten onjuist. Zo is de rol van de inkoopadviseur bij het vragen van advies over en melden van de SROI-verplichting bij de SROI-desk niet goed beschreven. Ook de werkwijze bij het kiezen van de invulling van de SROI-afspraken na de aanbestedingsfase is grotendeels vastgelegd. Er is een adviesgesprek tussen SROI-desk, WSP/Werkom en opdrachtnemer. Afspraken moeten door de opdrachtnemer worden vastgelegd in een plan van aanpak en de SROI-desk moet dit plan van aanpak goedkeuren. Wel ontstaan er door afwijkingen tussen de regionale beleidsstukken en Zaanse procesbeschrijving/praktijk onduidelijkheden over de taakverdeling tussen de opdrachtnemers en SROI-desk (leggen eerste contact, opstellen plan van aanpak). Daarnaast is de (optionele) rol van de contractmanager in deze fase alleen informeel geregeld.

3.2 Ondersteuning WSP: werkwijze vooral informeel geregeld In de regionale en gemeentelijke stukken is de werkwijze bij de geboden ondersteuning tijdens de uitvoering van de gemaakte afspraken beperkt uitgewerkt. Het gaat meer om het vermelden dat er ondersteuning mogelijk is met een korte beschrijving van mogelijke ondersteuningsvormen van het WSP. Wie de ondersteuning in de uitvoering biedt, is maatwerk op basis van de gekozen activiteit(en). Maar de taakverdeling tussen het WSP en Werkom loopt in de praktijk in elkaar over. Het ondersteunen van opdrachtnemers met een SROI-verplichting in de categorie arbeidsparticipatie maakt deel uit van de reguliere werkgeversdienstverlening van het WSP en is daarbinnen nog vooral informeel geregeld. Ook de vierwekelijkse branche-overleggen tussen de SROI-desk en de WSP-adviseurs en b Zie bijlage 1 voor een meer uitgebreide beschrijving van de werkwijze rond SROI.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO de precieze rol van de strategisch adviseur van Werkom bij de activiteiten sociale inkoop en co-creatieve projecten zijn niet op papier vastgelegd.

3.3 Sturing tijdens uitvoering: werkwijze gedeeltelijk vastgelegd De taken van de SROI-desk rondom monitoring en de registratie van SROI-activiteiten door de opdrachtnemers zijn voldoende vastgelegd. Dat geldt echter niet voor SROI binnen het contractmanagement. Er is geen systematiek ontwikkeld voor het aanleveren van input aan de contractmanagers in aansluiting op de voortgangsgesprekken. Er bestaan geen gemeentebrede richtlijnen voor het bespreken van SROI tijdens de voortgangsgesprekken. En er zijn geen afspraken gemaakt over de terugkoppeling aan de SROI-desk over voortgangsgesprekken. Daarnaast is er in algemene zin geen escalatieladder vastgelegd die kan worden gevolgd wanneer er tijdens de uitvoering knelpunten ontstaan. Alleen voor de situatie waarin uiteindelijk niet aan de SROI-verplichting wordt voldaan, is een handhavingsclausule opgenomen in de regionale beleidsstukken.

4 Werkwijze gedeeltelijk toegepast en wisselende signalen over bruikbaarheid De werkwijze bij het maken van de afspraken wordt al redelijk goed toegepast. Er is bovendien sprake van meer maatwerk, maar dat leidt nog niet altijd tot realistische, passende en concrete afspraken voor de opdrachtnemers. De ondersteuning door het WSP bij de uitvoering raakt beter ingebed en wordt door de opdrachtnemers positief beoordeeld. Het aanleveren van geschikte kandidaten blijft een belangrijk knelpunt. Daarnaast zijn er ook bij sturing en registratie belangrijke tekortkomingen.

4.1 Maken van SROI-afspraken: redelijk ingebed, maar niet concreet en volgens opdrachtnemers niet altijd passend en realistisch Werkwijze redelijk ingebed, maar ook nog enkele tekortkomingen Bij het maken van de afspraken is de SROI-desk zelf direct betrokken. De werkwijze rondom het maken van afspraken is dan ook al redelijk goed ingebed. We zien echter nog wel een aantal tekortkomingen:

• Inkoopadviseurs vragen nog niet altijd, of laat, om advies aan de SROI-desk waardoor input van WSP/Werkom over de invulling van de SROI-verplichting niet kan worden gegeven; • Het melden van de SROI-verplichting bij de SROI-desk loopt niet altijd goed als gevolg van een veranderde werkwijze (elke inkoopadviseur doet een aparte melding in plaats van een gecoördineerde melding vanuit het inkoopteam);

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO

• De plannen van aanpak komen regelmatig pas laat tot stand (bij ten minste 32% van de SROI-contracten is er nog geen plan van aanpak). Advisering door de SROI-desk rondom afspraken wordt als goed ervaren De advisering tijdens de aanbesteding vindt op een gestructureerde wijze plaats met behulp van een uitgebreide vragenlijst ('de kansenkaart') en het advies wordt voorzien van een (korte) onderbouwing. Het advies wordt volgens gemeentelijke gesprekspartners vrijwel altijd overgenomen. De kwaliteit van de advisering door de SROI-desk bij het kiezen van de SROI-invulling wordt door de meeste van de ondervraagde opdrachtnemers positief beoordeeld: 71% geeft een 7 of hoger. Gemaakte afspraken in toenemende mate maatwerk, maar nog weinig concreet Als indicatie van maatwerk zien we dat er in de praktijk verschillende SROI-afspraken worden gemaakt. Bij de Europese aanbestedingen van diensten, waar de SROI-desk over adviseert, zijn de uitgevraagde SROI-percentages door de tijd heen meer gaan variëren.c Ook worden diverse afspraken met de opdrachtnemers gemaakt over de SROI-invulling met verschillende activiteiten. De afspraken over activiteiten zijn echter meestal heel breed en kunnen gedurende de opdracht nog worden aangepast of nader worden uitgewerkt, zolang het totaal aan activiteiten maar de SROI-waarded realiseert. Dit maakt de afspraken weinig concreet.

Een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers vinden de afspraken niet-realistisch en nietpassend Van de opdrachtnemers beoordeelde 38% de SROI-verplichting als niet-realistische en 40% vond de mogelijke invullingsactiviteiten niet-passend. In het onderzoek worden de volgende redenen gegeven voor niet-passende en niet-realistische afspraken:

• Werkzaamheden van het bedrijf zijn te specialistisch of al gericht op participatie waardoor activiteiten op het gebied van arbeidsparticipatie niet goed mogelijk zijn; • De mogelijkheden voor sociale inkoop zijn beperkt; • Andere maatschappelijke activiteiten zijn niet altijd toegestaan, omdat zij overlappen met de reguliere werkzaamheden van organisaties.

4.2 Ondersteuning WSP komt meer van de grond, en er zijn aandachtspunten WSP komt meer in beeld De inrichting van de samenwerking met de SROI-desk (adviesgesprekken, brancheoverleggen) heeft ertoe geleid dat SROI binnen het WSP meer op de voorgrond is komen te c Bij de aanbesteding van werken wordt door het Ingenieursbureau vrijwel standaard 2% toegepast. d De SROI-verplichting is een bepaald percentage van de opdrachtsom. De SROI-waarde is de

uitdrukking daarvan in een geldbedrag. e In ogenschouw moet worden genomen dat deze bevinding deels is gebaseerd op SROI-percentages die nog onder de oude werkwijze zijn opgelegd, waar bij aanbestedingen van diensten de SROIuitvraag standaard 5% betrof.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO staan. Bovendien draagt het eraan bij dat de ondersteuning aan opdrachtnemers tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken vaker daadwerkelijk tot stand komt. Tijdens het adviesgesprek wordt namelijk (een contactpersoon van) het WSP aan de opdrachtnemer geïntroduceerd en het WSP is andersom ook op de hoogte van openstaande SROIverplichtingen, zodat zijzelf indien nodig of wenselijk ook contact kan opnemen met de opdrachtnemer. In de enquête zagen we dat 40% van de opdrachtnemers ondersteuning had gekregen door het WSP. Deze opdrachtnemers zijn in meerderheid positief: 82% geeft een rapportcijfer van 7 of hoger. Kwaliteit van de ondersteuning op onderdelen positief door opdrachtnemer beoordeeld, maar ook aandachtspunten De overgrote meerderheid van de opdrachtnemers die ondersteuning heeft gekregen, was het er helemaal of enigszins mee eens dat zij goed (82%) en snel (83%) geholpen waren. Minder, maar ook in meerderheid, waren ze positief over of er genoeg expertise was binnen het WSP over de bedrijfssector(s) en of er goed advies was gegeven over het creëren van functies voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (respectievelijk 65% en 52% helemaal of enigszins mee eens). Een minderheid van de ondernemers was tevreden over de aanlevering van geschikte kandidaten door het WSP.

Van de ondernemers was maar 39% het er helemaal of enigszins mee eens dat dit voldoende gebeurde. Dit beeld kwam ook naar voren uit de gesprekken. Daarbij moet overigens worden aangetekend dat het daarnaast regelmatig voorkwam dat de motivatie bij de aangeleverde kandidaten ontbrak om de aangeboden plek in te vullen. Minder tevreden waren de ondernemers over de hulp die ze vanuit het WSP kregen bij het in contact komen met sociale ondernemers en maatschappelijke projecten (31% was het er helemaal of enigszins mee eens dat ze goed geholpen waren). Dit is niet zo verwonderlijk, omdat het gaat om recent ingevoerde invullingsmogelijkheden en uit ons onderzoek ook bleek dat een centraal overzicht van maatschappelijke projecten ontbrak, waarvan bij de uitvoering van SROI-afspraken gebruik kan worden gemaakt. Daarnaast is de informatievoorziening over (financiële) ondersteuningsinstrumenten, die beschikbaar zijn voor werkgevers bij het plaatsen van kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt (zoals subsidies en werkplekaanpassingen), voor verbetering vatbaar. Van de opdrachtnemers kan 30% zich herinneren hierover geïnformeerd te zijn.

4.3 Sturing op realisatie SROI-afspraken kent tekortkomingen Te weinig sturing op registratie, en regsistratie niet-gebruiksvriendelijk De SROI-desk monitort de voortgang en controleert de activiteiten die de opdrachtnemers registreren. De registratie door de opdrachtnemers gebeurt echter nog wisselend. Enerzijds komt dit door de overgang naar een nieuw registratiesysteem, waar iedereen nog aan moet wennen. Een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers vindt dat het invullen veel tijd en moeite kost (54%) en het systeem niet-gebruiksvriendelijk is (39%).

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO Anderzijds zegt de SROI-desk ook te weinig capaciteit te hebben om systematisch te kunnen sturen op de registratie. Dit laatste blijkt tevens uit de enquête onder opdrachtnemers. Minder dan de helft van opdrachtnemers (41%) zegt dat de gemeente schriftelijke reminders verstuurt. SROI onvoldoende verankerd binnen het contractmanagement Volgens verschillende gesprekspartners is SROI met de nieuwe werkwijze meer gaan leven binnen het contractmanagement dan voorheen, maar er zijn nog grote verschillen tussen contractmanagers. Dit zien we terug in de enquête. Minder dan de helft van de opdrachtnemers (48%) zegt dat SROI een gesprekspunt is tijdens de voortgangsgesprekken. De overige opdrachtnemers zeggen dat dat niet het geval is (19%) of weten het niet (33%). Voor voortgangsgesprekken is niet altijd bruikbare informatie beschikbaar over de realisatie van de SROI-verplichtingen. Enerzijds is dit het gevolg van problemen met de registratie door de opdrachtnemers, anderzijds is ook de informatievoorziening van de SROI-desk richting contractmanagement hierop nog niet ingericht. Andersom zijn de contractmanagers over het algemeen nog weinig proactief in het vragen om input voorafgaand of terugkoppeling na de voortgangsgesprekken.

Contracten worden mogelijk afgesloten terwijl de SROI-verplichting nog niet is gerealiseerd Met de onvoldoende verankering van SROI binnen het contractmanagement bestaat tevens het risico dat contracten worden afgesloten door contractmanagers, terwijl de SROIverplichting niet is gerealiseerd. De contractmanagers controleren dat namelijk vaak nog niet aan het einde van het contract. Door het grote aantal contractmanagers binnen de gemeente en de verschillende werkwijzen is het gegeven de capaciteit van de SROI-desk niet goed mogelijk om hierop te sturen. Daarbij komt dat het voor de SROI-desk zelf ook niet altijd duidelijk is of een contract en de bijbehorende SROI-verplichting zijn afgerond. Dat komt, omdat het handmatig verwerken van zaken als verlengingen in het registratiesysteem arbeidsintensief is en de daarvoor benodigde gegevens ook over het algemeen niet proactief worden aangeleverd door de contractmanagers. Handhaving wel mogelijk, maar nog nauwelijks toegepast Bij het niet-nakomen van de SROI-verplichting zijn in principe sancties mogelijk. Opdrachtnemers zijn zich daar ook grotendeels van bewust. Circa 70% van de opdrachtnemers zegt op de hoogte te zijn van de sanctiemogelijkheden van de gemeente. In de praktijk komt het echter niet voor dat er een forse sanctie wordt opgelegd.

Enerzijds komt dat door de hiervoor geschetste situatie dat contracten kunnen worden afgesloten voordat de SROI-verplichting is gerealiseerd. Anderzijds komt dit ook doordat men er met elkaar probeert uit te komen. Recent zijn er sinds de komst van de nieuwe sturingswerkwijze wel enkele lichtere sancties opgelegd, zoals het tijdelijk aanhouden van de betaling van facturen. Hoeveel en met welke consequenties, is echter niet bekend.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

5 Informatie aan opdrachtnemers over het algemeen op orde, maar verbeteringen zijn mogelijk De informatievoorziening aan opdrachtnemers over de SROI-verplichting, de invulling daarvan, het rapporteren daarover en mogelijke sancties, is over het algemeen op orde. Informatie over de ondersteuning die opdrachtnemers kunnen krijgen bij de invulling van de SROI-verplichting kan uitgebreider. Dat geldt ook voor informatie over SROI binnen de contractsturing.

5.1 Maken van SROI-afspraken: informatievoorziening aan opdrachtnemers is goed De opgelegde SROI-verplichting wordt op verschillende wijzen aan de opdrachtnemers gecommuniceerd. Van de opdrachtnemers vindt 84% de SROI-verplichting voldoende duidelijk. De SROI-desk heeft verder - naast het regionale Uitvoeringsprotocol - een aantal handige Zaanse hulpmiddelen voor de opdrachtnemers ontwikkeld, waaronder een checklist voor het adviesgesprek en een format voor het plan van aanpak. Deze zijn te vinden op de gemeentewebsite en worden na de gunning per mail aan de opdrachtnemers verstuurd. Daarnaast worden tijdens het adviesgesprek de voorwaarden en het proces nog mondeling toegelicht. Van de opdrachtnemers gaf 81% aan te weten waar zij terechtkan voor vragen of ondersteuning rondom (de invulling van) de SROI-verplichting.

5.2 Ondersteuning WSP: informatie aan opdrachtnemers kan uitgebreider In de schriftelijke informatievoorziening van de SROI-desk wordt de mogelijkheid tot ondersteuning door het WSP kort geïntroduceerd, maar er is geen apart informatieblad waarop dit verder wordt toegelicht. Ook het WSP heeft geen specifieke informatie voor SROI-opdrachtnemers ingericht. Wel kan er gebruik worden gemaakt van de algemene informatievoorziening voor werkgevers. Tijdens het adviesgesprek tussen de opdrachtnemers, de SROI-desk en het WSP wordt de mogelijke ondersteuning van het WSP wel toegelicht.

5.3 Sturing: informatie over registratie voldoende, maar rondom contractsturing beperkt Een groot deel van de opdrachtnemers zegt de instructies (66%) en de ondersteuning (48%) rondom het registreren toereikend te vinden. Naast een informatieblad over het rapporteren, wordt een algemene gebruikshandleiding voor het (landelijke) registratiesysteem aan de opdrachtnemers verstuurd. Een specifieke Zaanse handleiding is nog in de maak. In de algemene schriftelijke informatievoorziening is echter maar beperkt informatie terug te vinden over de contractsturing op SROI, wel is er in de regionale beleidsstukken een

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO handhavingsclausule opgenomen met mogelijke sancties. Zoals hiervoor al is vermeld, is ook een ruime meerderheid van de opdrachtnemers (71%) zich hiervan bewust.

6 Monitoring en verantwoording niet op orde De afgelopen jaren is maar beperkt gerapporteerd over SROI. Intern is de rapportage inmiddels verbeterd, maar de verantwoording aan de gemeenteraad is juist verslechterd. Er kunnen daarnaast geen solide uitspraken worden gedaan over de uitkomsten van de SROI-aanpak vanwege een onvolledige registratie en gebreken in het registratiesysteem. Daarbij is er maar beperkt inzicht in de langetermijneffecten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en bij opdrachtnemers.

6.1 Informatievoorziening aan gemeenteraad beperkt en verslechterd De rapportage richting de raad verloopt via de P&C-cyclus. In de P&C-documenten werd de afgelopen jaren alleen gerapporteerd over prestaties, namelijk het aandeel van de aanbestedingen waarbij SROI is uitgevraagd en het realisatieniveau van de totale opgelegde SROI-waarde f Deze prestatie-indicatoren zijn echter inmiddels uit de P&Ccyclus verdwenen. De raad wordt kortom momenteel niet geïnformeerd over de uitkomsten van SROI.

6.2 Beschikbare informatie ook maar beperkt gedeeld binnen organisatie Ook de rapportage richting de ambtelijke leiding was de afgelopen jaren beperkt. Er zijn wel informatieve jaaroverzichten opgesteld, maar deze waren alleen voor intern gebruik van 'de SROI-desk'. Sinds 2019 wordt er voor de ambtelijke leiding een jaarlijkse voortgangsrapportage gemaakt over de inkoopdoelstellingen, waaronder SROI. Hierin zijn in 2019 alleen prestatiegegevens opgenomen, te weten de totale opgelegde SROI-waarde en het percentage dat is gerealiseerd. In de conceptversie van 2020 zijn inmiddels gegevens over de behaalde resultaten (realisatie activiteitencategorieën) en lokale impact toegevoegd.

f Het realisatieniveau zoals dat was opgenomen in de P&C-documenten was echter lastig te

interpreteren. Ten eerste omdat het de stand van zaken op een bepaald moment weergaf, waarbij ook de realisatie op lopende contracten werd meegenomen, terwijl deze nog niet gerealiseerd hoefden te zijn. Ten tweede omdat de overrealisatie op het ene contract de onderrealisatie op het andere contract compenseerde. Dus als op het ene contract een realisatie van 150% werd gerealiseerd en op het andere 50%, dan suggereerde de indicator dat er 100% op beide contracten was gerealiseerd, terwijl een van de opdrachtgevers niet aan de verplichting had voldaan. Ten derde werd bovendien tot dusver gerapporteerd over het gemiddelde sinds 2013 in plaats van over het desbetreffende kalenderjaar.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

6.3 Gebreken in registratie(systeem) doorkruisen goede monitoring Voor een adequate rapportage is het ook noodzakelijk dat er complete, actuele en betrouwbare gegevens beschikbaar zijn van de uitkomsten van de SROI-aanpak. Dat is nu niet het geval. De door ons ontvangen databestanden gaven geen eindbeeld. Dat werd mede veroorzaakt door de overgang naar een nieuw registratiesysteem, maar de problemen met de gebrekkige registratie door opdrachtnemers spelen al langer. Deze zijn in de nieuwe werkwijze ook nog niet opgelost, gezien de capaciteit van de SROI-desk tekortschiet om hier systematisch op te sturen (zie paragraaf 4.3). Verder zorgen gebreken in het nieuwe registratiesysteem ervoor dat de beschikbare gegevens lastig te interpreteren zijn (zie kader). Meer informatie over gebreken in het registratiesysteem In het ontvangen databestand was het niet goed te beoordelen of contracten reeds waren beëindigd, omdat verlengingen handmatig moesten worden doorgevoerd en contracten na afronding nog niet gearchiveerd werden.

Het verwerken van de registraties van opdrachtnemers met meerdere lopende contracten moest daarnaast nog worden ingericht, wat een onbetrouwbaar beeld opleverde over de realisatie van de afzonderlijke contracten: het registreren op één contract zorgde voor een grote overrealisatie op dat ene contract en 0% realisatie op de andere contracten van de desbetreffende opdrachtnemer. Daarnaast worden door een fout in de data-export de afgekeurde en nog te beoordelen activiteiten op het gebied van arbeidsparticipatie in de gerealiseerde bedragen per contract meegeteld. Verder kunnen het aantal opgelegde vorderingen en de niet meer inbare SROI-verplichtingen minder goed worden gevolgd dan in het voormalige registratiesysteem Omdat het verder gaat om een contractvolgsysteem, waarbij alleen wordt geregistreerd over de contractperiode met de gemeente, kunnen er geen uitspraken worden gedaan over de daadwerkelijke duur van de plaatsingen van de kandidaten bij de werkgever en hoe kandidaten zich na de SROI-plaatsing nog ontwikkelen. Wel is bekend dat 8% van de kandidaten bij de plaatsing een vast contract heeft gekregen. Het SROI-beleid richt zich op het leveren van een maatschappelijke bijdrage tijdens de gemeentelijke opdracht.

Onduidelijk is in hoeverre het invullen van de SROI-verplichting door opdrachtnemers ertoe leidt dat opdrachtnemers vaker kansen zijn gaan creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Uit de enquête bleek dat 96% van de huidige opdrachtnemers erover nadenkt om vaker een maatschappelijke bijdrage te leveren, maar slechts 20% dat na afronding van het contract ook daadwerkelijk heeft gedaan.

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO

Hoofdconclusie De centrale onderzoeksvraag luidt:

In hoeverre is de SROI-aanpak van de gemeente Zaanstad adequaat georganiseerd en is er voldoende inzicht in de doeltreffendheid? Hoofdconclusie De afgelopen jaren is de SROI-aanpak versterkt, maar de werkwijze is nog niet volledig ingericht, vastgelegd en in de praktijk gebracht. Met name rondom het contractmanagement moeten nog stappen worden gezet. Met het ontbreken van concrete doelstellingen en gebreken in de registratie is het bovendien niet mogelijk om de doeltreffendheid van de aanpak te beoordelen. Er is ook maar beperkt gerapporteerd over SROI en de informatievoorziening aan de raad is de afgelopen jaren zelfs verslechterd. Analyse De gemeente Zaanstad heeft de afgelopen jaren serieus werk gemaakt van SROI, maar we zagen in het onderzoek ook nog de nodige tekortkomingen rondom de uitwerking van de werkwijze, de sturing tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken en inzicht in doeltreffendheid. We zien drie belangrijke verklaringen voor de door ons gesignaleerde tekortkomingen: 1 Recent nieuw ingevoerde werkwijze; 2 Afwezigheid van concrete doelen; 3 Spanning tussen partnerschap en controle. Recent nieuw ingevoerde werkwijze De SROI-desk functioneert pas vanaf eind 2018 en heeft sindsdien gewerkt aan een verbetering van de werkwijze.

In relatief korte tijd zijn er veel nieuwe activiteiten opgestart, en het is logisch dat twee à drie jaar na de start van de SROI-desk nog niet alles op alle punten is uitgekristalliseerd. Er resteren nog de nodige knel- en ontwikkelpunten. De SROI-desk erkent dat ook. Sommige zaken zijn of worden al opgepakt door de SROIdesk, maar wat ons opvalt, is dat een overkoepelend plan met een einddoel en tijdshorizon ontbreekt. Daarnaast bestaat bij ons de indruk dat de SROI-desk met twee parttime medewerkers de handen al vol heeft aan de reguliere adviserende en coördinerende taken en ontwikkelpunten daardoor blijven liggen. Afwezigheid concrete doelen Een tweede verklaring voor het ontstaan van tekortkomingen is meer fundamenteler van aard en heeft te maken met het ontbreken van concrete doelstellingen. Wat we zien is een middel: de SROI-verplichting, activiteiten die opdrachtnemers kunnen uitvoeren om de

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO SROI-verplichting te realiseren en effectdoelstellingen. Hoe de SROI-verplichting en de activiteiten eraan bijdragen dat meer burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen krijgen op werk en meedoen is echter maar beperkt onderbouwd. De effecten en activiteiten zijn bovendien niet van streefwaarden voorzien. Het enige concrete doel dat is vastgelegd, is dat de SROI-verplichting in financiële zin moet worden gerealiseerd. Elke invulling die de opdrachtnemer kiest binnen de aangereikte mogelijkheden, zoals vaste dienstverbanden, leerwerktrajecten, stages, sociale inkoop of andere maatschappelijke activiteiten, is daarmee uiteindelijk acceptabel. Als argument voor het niet-formuleren van concrete doelstellingen wordt door de gemeente aangedragen dat het behalen van de resultaten en effecten te veel afhankelijk is van het maatwerk per opdrachtnemer en externe factoren, zoals het inkoopvolume en de prestatie van andere partijen waaronder het WSP/Werkom. Dat klopt, maar tegelijkertijd betekent dit ook dat voor zowel de ambtelijke organisatie als de samenwerkingspartners onvoldoende helder is waar de prioriteiten van het Zaanse SROI-beleid liggen. De afwezigheid van concrete doelen draagt bij aan de volgende tekortkomingen die we in het onderzoek signaleren: • • •

•

De doeltreffendheid van de maatregel is achteraf niet vast te stellen. De registratie kent gebreken en er is door het ontbreken van concrete doelen onvoldoende urgentie om het probleem op te lossen. De informatie die de gemeenteraad ontvangt over de resultaten zijn hooguit globaal en is in de afgelopen jaren verslechterd. Er is door het ontbreken van concrete doelstellingen geen prikkel om de gemeenteraad actief over de bereikte resultaten te informeren. De sturing op SROI-resultaten is door het ontbreken van concrete doelen wat ongericht.

Spanning tussen partnerschap en controle Met het opleggen van de SROI-verplichting streeft de gemeente ernaar dat gemeentelijke opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage leveren. Het zorgt er bovendien voor dat het WSP in contact kan komen met opdrachtnemers. Daarbij is de wens van het WSP dat er een langdurige partnerschap tussen het WSP en de opdrachtnemer volgt, opdat de opdrachtnemer in de toekomst ook zonder SROI-verplichting openstaat voor het plaatsen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Dit vereist dat tijdens het uitvoeren van de SROI-verplichting de relatie met opdrachtnemers goed blijft. Ook de SROI-desk treedt tijdens het maken van de afspraken over de SROI-invulling (en eventuele verdere advisering tijdens de uitvoering) op als partner richting de opdrachtnemers. Deze focus op partnerschap leidt ertoe dat de SROI-desk vooral gericht is op het faciliteren van opdrachtnemers bij de invulling van SROI-verplichtingen. Dit zien we bijvoorbeeld terug bij het maken van het plan van aanpak, waarbij de SROI-desk regelmatig een vergaande voorzet maakt, hoewel de verantwoordelijkheid hiervoor bij de opdrachtnemer ligt.

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO Daarnaast zorgt de focus op partnerschap ervoor dat de invulling van de controlefunctie van de gemeente wat onderbelicht blijft. Zo constateren we dat de gemaakte afspraken in de plannen van aanpak weinig concreet en bovendien flexibel zijn, en er wordt er niet systematisch gestuurd op de registratie door opdrachtnemers. Wanneer de SROIverplichting aan het einde van het contract niet is gerealiseerd, is daarbij de inzet om er eerst samen uit te komen en sancties zijn tot op heden nauwelijks opgelegd. Daarbovenop komt dat SROI bij de contractmanagers, die met name in de rol van controleur richting de opdrachtnemer zouden moeten optreden, nog maar matig is ingebed. Samenvattend Kortom, we zien dat er de afgelopen jaren belangrijke stappen zijn gezet, maar dat er ook nog verbeteringen mogelijk zijn. Onze aanbevelingen zijn gericht op een betere sturing op beleidsniveau, het optimaliseren van het uitvoeringsproces en het versterken van de monitoring en verantwoording.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO

Aanbevelingen 7 Beleid 7.1 Aanbeveling 1: Formuleer concrete doelstellingen Door het vaststellen van concrete doelen maakt de gemeente duidelijk wat zij wil bereiken. Het geeft richting aan de onderdelen van het beleid waarop kan worden gestuurd en maakt het mogelijk om achteraf vast te stellen in welke mate het beleid doeltreffend is geweest. Achterliggende bevindingen Als prestatiedoelstelling is in het gemeentelijke inkoopbeleid geformuleerd dat 100% van de opgelegde SROI-verplichtingen moet worden gerealiseerd. Deze prestatie-indicator (met een tijdpad) is echter inmiddels uit de P&C-cyclus verdwenen. Op het gebied van resultaatindicatoren zijn de eerste stappen gezet, maar deze zijn nog niet voorzien van streefwaarden. Voor de effectdoelstellingen zijn geen indicatoren ontwikkeld. Ontwikkel resultaat- en effectindicatoren Dat door externe factoren en maatwerk absolute streefcijfers niet passend zijn, betekent niet dat indicatoren dan maar helemaal kunnen ontbreken. Zoals we eerder in ons Amsterdamse onderzoek naar indicatoren duidelijk maakten, zijn indicatoren weliswaar ernstige versimpelingen van de werkelijkheid, maar bieden ze wel houvast om te bepalen wat er nu met een instrument wordt bereikt en of dat een gewenste ontwikkeling is. Relatieve indicatoren zijn dan ook een goed alternatief.

Denk daarbij aan het aandeel van bepaalde activiteiten (betaalde dienstverbanden, co-creatieve projecten) of doelgroepen die de voorkeur hebben, en het percentage lokale kandidaten of vaste contracten. De toevoeging in de conceptrapportage over 2020 van de (absolute) realisatie op de activiteitencategorieën en het aantal Zaanse kandidaten is al een eerste stap in de goede richting om trends over de jaren te kunnen volgen. Het vooraf bepalen van streefwaarden daarbij zet een stip op de horizon. Neem de prestatie-indicator weer op in de verantwoording Een belangrijk element in de uitvoering van het SROI-beleid is dat bij het einde van het contract de SROI-verplichting volledig is ingevuld. We adviseren dan ook om de in eerdere P&C-documenten opgenomen prestatie-indicator (realisatie van de SROI-verplichtingen) weer op te nemen. Bij het presenteren van de realisatiecijfers moeten deze worden gebaseerd op afgeronde projecten. Hiermee ontstaat zicht op de mate waarin opdrachtnemers aan de SROI-verplichting voldoen.

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO

8 Organisatie uitvoering 8.1 Aanbeveling 2: Werk de werkwijze verder uit en leg het vast Het verder uitwerken en vastleggen van de werkwijze schept voor de betrokken actoren meer duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht. Hierdoor wordt ruis in het uitvoeringsproces voorkomen. Bovendien zorgt het voor een betere borging in de organisatie en continuïteit in de uitvoering bij personele wisselingen. Achterliggende bevindingen De nieuwe werkwijze, die in mei 2020 formeel in werking is getreden, is nog niet volledig uitgewerkt en verschillende zaken zijn alleen informeel geregeld. De uitvoeringsonderdelen waarbij de SROI-desk zelf betrokken is, zijn redelijk goed vastgelegd en ingebed in de praktijk (advisering bij aanbesteding, adviesgesprekken met opdrachtnemers, monitoring van voortgang). Met de inrichting van de samenwerking met het WSP (adviesgesprekken, branche-overleggen) is SROI hier ook al meer op de voorgrond komen te staan. Met name binnen het contractmanagement moeten nog belangrijke stappen worden gezet in de uitwerking van de werkwijze en de verankering in de praktijk. Er moet geïnventariseerd worden welke onderdelen van de werkwijze nog verder uitgewerkt moeten worden. Aansluitend moet een tijdsplan worden opgesteld voor deze resterende ontwikkelpunten.

Daarnaast moeten de zaken die nu alleen nog informeel zijn geregeld met ketenactoren worden vastgelegd in de procesbeschrijving. Daarbij moet tevens worden nagedacht over de wijze waarop de Zaanse procesbeschrijving wordt vastgelegd, zodat deze een formele status krijgt, op een effectieve en efficiënte wijze kan worden verspreid over samenwerkingspartners en periodiek geüpdatet kan worden. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van zaken die verder uitgewerkt en vastgelegd zouden kunnen worden: • • • • • • •

Rol en taken van de inkoopadviseurs bij het maken van SROI-afspraken; Rol en taken van de contractmanagers bij het maken van SROI-afspraken; Rol en taken van het Ingenieursbureau bij het maken van SROI-afspraken; Specifiekere informatie van het WSP over zijn werkwijze bij de ondersteuning van opdrachtnemers bij het realiseren van SROI-verplichtingen; Rol en taken van Werkom bij de ondersteuning bij het realiseren van SROIverplichtingen; Formeel vastleggen van de status van branche-overleggen tussen de SROIdesk en het WSP; Het ontwikkelen van een systematiek waarbij aansluitend op de voortgangsgesprekken input wordt geleverd aan de contractmanagers;

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO •

•

Duidelijker instructies voor contractmanagers over de wijze waarop gestuurd moet worden op de realisatie van de SROI-verplichting en hoe dat wordt teruggekoppeld aan de SROI-desk; Het formuleren van een escalatieladder die kan worden gebruikt wanneer er knelpunten in de uitvoering ontstaan.

8.2 Aanbeveling 3: Onderzoek de benodigde capaciteit voor de SROI-desk Het is voor een goede uitvoering van het beleid belangrijk dat taken en verantwoordelijkheden en ambtelijke capaciteit in evenwicht zijn. Definieer hiervoor de rol en de bijbehorende taken van de SROI-desk en bepaal de benodigde capaciteit. Zeker op een nieuw terrein is het belangrijk dat er ook voldoende tijd beschikbaar is voor leren en ontwikkelen. Onderzoek daarbij nadrukkelijk ook of er mogelijkheden zijn om efficiënter te werken. Achterliggende bevindingen Er zijn verschillende signalen binnen het onderzoek dat de capaciteit van de SROIdesk met de twee parttime medewerkers te beperkt is om alle adviserende, coördinerende en monitortaken binnen het uitvoeringsproces systematisch te kunnen uitvoeren, en dat ontwikkelpunten daardoor tevens blijven liggen. Dit speelt onder andere een rol bij: 1. 2. 3. 4.

het regelmatig laat tot stand komen van de plannen van aanpak; het niet-systematisch kunnen sturen op de registratie door de opdrachtnemers; het ontstaan van achterstanden in de verwerking van de registratie; het richting de contractmanagers niet-systematisch kunnen leveren van input voorafgaand aan de voortgangsgesprekken of over de realisatie van de SROI-verplichting aan het einde van het contract.

Sta eerst stil bij de gewenste rol van de SROI-desk Om de benodigde capaciteit van de SROI-desk te bepalen, moet eerst stilgestaan worden bij de rol die de SROI-desk precies zou moeten spelen. Deze heeft adviserende, coördinerende en monitortaken binnen het uitvoeringsproces. Dat de SROI-desk tijdens het ontwikkelen en introduceren van de nieuwe werkwijze een meer aanjagende rol heeft gespeeld, is passend. Maar nu de werkwijze steeds meer geïmplementeerd raakt, is het een goed moment om te reflecteren op hoe ver de rol van de SROI-desk zou moeten reiken ten opzichte van de verantwoordelijkheden van de andere spelers. Wanneer de SROI-desk een actieve faciliterende rol richting de samenwerkingspartners en opdrachtnemers moet spelen, betekent dat namelijk ook iets voor de benodigde capaciteit. Om twee voorbeelden te geven: moet de rol van de SROI-desk zich beperken tot het voeren van het adviesgesprek of gaat het ondersteunen van de opdrachtnemer verder door een verslag van het adviesgesprek en een voorzet voor het plan van aanpak te maken? En is het de taak van de SROI-desk om proactief informatie aan de contractmanagers aan te leveren

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO over de voortgang of zou de contractmanager zich hier zelf van op de hoogte moeten stellen bij de SROI-desk? Bepaal vervolgens de bijbehorende ambtelijke capaciteit Wanneer er een beeld is gevormd over de gewenste rol van de SROI-desk in het uitvoeringsproces, moeten vervolgens de bijbehorende taken worden geïnventariseerd inclusief de verwachte tijdsinvestering. Het huidige takenpakket is divers en varieert van het geven van advies, het overleggen met ketenpartners en opdrachtnemers, het monitoren en controleren van de voortgang en het opleveren van managementinformatie. Het betreft bovendien een groot aantal partijen waarmee contact moet worden onderhouden. Daarnaast hangt de benodigde capaciteit ook samen met het aantal SROIcontracten. Deze is mede afhankelijk van het gekozen drempelbedragg en het inkoopvolume. Medio 2021 ging het volgens de SROI-desk om circa 200 contracten met een SROI-verplichting. Per 2022 zou dit naar minstens 350 contracten stijgen, vanwege een grote aanbesteding van specialistische jeugdhulp. Denk daarbij ook nadrukkelijk na over efficiëntere werkwijzen De SROI-desk moet bij het uitvoeren van de adviserende, coördinerende en monitortaken contact onderhouden met een groot aantal opdrachtnemers en ketenactoren.

We raden aan om te onderzoeken of er nog mogelijkheden zijn om deze contacten systematischer in te richten met het oog op het verminderen van de tijdsbelasting van de SROI-desk. Het hierin investeren van tijd op de korte termijn kan zich uitbetalen op de lange termijn. Als voorbeeld waarnaar gekeken kan worden, noemen we hier de samenwerking met contractmanagers. In de huidige situatie moeten de medewerkers van de SROI-desk met veel contractmanagers en projectleiders afzonderlijk communiceren over contracten en voortgang. Door contractmanagers zelf meer verantwoordelijk te maken voor de monitoring van de voortgang op de realisatie van de SROI-verplichting door bijvoorbeeld toegang te geven tot het registratiesysteem, zou de taakbelasting van de SROI-desk kunnen verminderen, Met als belangrijk neveneffect dat SROI binnen het contractmanagement ook steviger wordt verankerd.

9 Monitoring en verantwoording 9.1 Aanbeveling 4: Verbeter de kwaliteit van de registratie Om de uitkomsten van het SROI-beleid te bepalen, is een goede monitoring noodzakelijk. Belangrijke voorwaarde daarvoor is dat de registratie op orde is. Pak

g De keuze voor het huidige drempelbedrag van € 214.000 is gebaseerd op efficiencyredenen: bij

lagere aanbestedingen zou minder maatschappelijke waarde worden gecreëerd, maar het zou wel eenzelfde inspanning van de gemeente vragen. Volgens de SROI-desk zou een verlaging van het drempelbedrag binnen de huidige capaciteit niet mogelijk zijn. Vóór het nieuwe beleid werd bij het Ingenieursbureau echter nog een drempelwaarde van € 150.000 (meervoudige aanbestedingen) toegepast.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT - ONDER EMBARGO daarom de ontwikkel- en knelpunten van het registratiesysteem op en stuur systematischer op de registratie van de opdrachtnemers. Achterliggende bevindingen Omdat opdrachtnemers niet altijd (snel) registreren en er achterstanden waren in de verwerking door de SROI-desk, ontbreekt een compleet en actueel overzicht van de invulling en realisatie van de SROI-verplichtingen. Er konden daarom geen solide uitspraken worden gedaan over de behaalde prestaties en resultaten van SROI. Ook gebreken in het nieuwe registratiesysteem zelf zorgen ervoor dat de beschikbare gegevens lastig te interpreteren zijn, zoals het handmatig verwerken van verlengingen van contracten, de registratie van opdrachtnemers met meerdere lopende contracten en fouten in de data-exports. Knel- en ontwikkelpunten registratiesysteem op korte termijn oppakken Met het registratiesysteem kan de voortgang van de individuele SROI-verplichtingen worden gemeten. Via exports (en een dashboardfunctie) kan ook informatie op beleidsniveau worden gegenereerd. In deze exports gaan nu echter zaken mis, waardoor de databestanden onvoldoende betrouwbaar zijn.

Eerder gesignaleerde fouten (rondom de opdrachtwaarden) zijn door de SROI-desk al aangekaart en opgelost, maar in de dataanalyse kwamen we toch nog (nieuwe) exportfouten tegen, waaronder het meetellen van afgekeurde en nog te beoordelen activiteiten in de gerealiseerde bedragen. Daarnaast zou geïnventariseerd moeten worden welke andere ontwikkelpunten er nog bestaan voor het nieuwe registratiesysteem. Voorbeelden zijn het administratief verwerken van de registratie van opdrachtnemers met meerdere lopende contracten en het beter kunnen volgen van opgelegde vorderingen. Vervolgens is het zaak om samen met de leverancier van het landelijke registratiesysteem te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om Zaanse wensen door te voeren. Systematisch sturen op registratie Nu het nieuwe registratiesysteem een jaar is geïmplementeerd, zou er (in combinatie met aanbeveling 3) tevens gezocht moeten worden naar een efficiënte wijze om op de registratie van opdrachtnemers te kunnen sturen, zodat een compleet en actueel beeld kan worden verkregen van de uitkomsten van SROI. De mogelijkheden van het nieuwe registratiesysteem zouden hiervoor verder verkend kunnen worden, zoals het meer gebruikmaken van de standaardmeetmomenten in WIZZR op 25%, 50% en 75% van de contractduur.

Deze meetmomenten kunnen bovendien worden aangepast, zodat zij beter aansluiten op het voortgangsgesprek dat de contractmanager voert met de opdrachtnemer over de opdracht of op de registratietermijnen die worden gehanteerd. Daarnaast gaf een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers aan het systeem nietgebruiksvriendelijk te vinden en dat het registeren veel tijd en moeite kost. Dat kan ook een verklaring zijn waarom opdrachtnemers niet altijd snel registreren. Het afmaken van de Zaanse handleiding, die meer toegespitst is op de gemeentelijke voorwaarden, kan hierbij helpen. Het is daarvoor nuttig om ook bij de opdrachtnemers zelf te peilen waar zij

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM – ONDER EMBARGO tegenaanlopen bij het registeren, zodat deze zaken meegenomen kunnen worden bij het opstellen van nieuwe instructies en de bovenstaande inventarisatie van ontwikkelpunten voor het registratiesysteem.

9.2 Aanbeveling 5: Zorg voor meer inzicht in de effecten van SROI op de langere termijn Alleen verbeteringen in de registratie zijn niet voldoende. Het is ook belangrijk dat de gemeente meer inzicht krijgt in wat de toepassing van SROI op de langere termijn oplevert en welke activiteiten het meest effectief zijn. Dit inzicht kan meer aangrijpingspunten bieden om te sturen op resultaten en kan zorgen voor een groter draagvlak voor de maatregel. We raden daarom aan om te onderzoeken hoe meer informatie verzameld kan worden over wat de SROI-opdracht voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op de langere termijn heeft opgebracht. Achterliggende bevindingen In het registratiesysteem worden de invulling en realisatie van de SROI-verplichting tijdens de contractperiode met de gemeente gevolgd. Er kunnen geen uitspraken worden gedaan over de daadwerkelijke duur van de plaatsingen bij de werkgever en hoe kandidaten zich na de SROI-plaatsing nog verder ontwikkelen. Wel kan worden gevolgd bij welk percentage SROI-plaatsingen het gaat om een vast dienstverband. Daarnaast is er geen inzicht in de mate waarin de SROI-opdracht ervoor gezorgd heeft dat opdrachtnemers vaker iets zijn gaan betekenen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De ambitie van SROI is om de kansen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op werk en op meedoen in de samenleving te vergroten.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10784220/1