2.Tussenrapportage onderzoeksfase (stap 2) (geanonimiseerd).pdf

4 Rhenen , Woerden , Meierijstad , Barneveld , De Fryske Marren 5 Woerden , Meierijstad , Noordenveld 6 Rhenen , Meierijstad , Noordenveld

23

Participatie bij beleidsvorming Bij beleidsvorming vindt participatie plaats in een vroeg stadium. Het zou daarom ook wenselijk zijn om bij de startnotitie of de initiële start van een nieuw beleidstraject een verplichte participatieparagraaf op te nemen. Al dan niet in de vorm van een participatieplan. Het zou fijn zijn om bij elke nieuwe opdracht een soort van checklist te kunnen gebruiken om in kaart te brengen waaraan gedacht moet worden rond participatie en communicatie.

Digitale participatietool Dit is zeker vanuit het fysieke domein een wens maar alleen als er gedurende geruime tijd gebruik gemaakt kan worden van de opgeslagen data in de tool. Dit vanwege de soms lange looptijd van projecten. Bij de laatste herinrichtingsprojecten is door de aannemer (op eigen initiatief) een speciale applicatie ingezet voor de communicatie. Dit is erg goed bevallen maar is (nog) geen eis voor de inschrijving. Als de gemeente de applicatie inzet kan het al in het voortraject ingezet worden en niet alleen bij de uitvoering. Dit zou een mooie toevoeging zijn om belanghebbenden in het gehele proces betrokken te houden. ,

,

,

Voor communicatie is een digitale onderzoeks- en participatietool een veel gehoorde wens. Niet alleen voor (herinrichtings)-projecten , maar

ook voor het doen van gemeentebreed onderzoek.

Participatiekosten Intern zijn bij grote ruimtelijke projecten de kosten voor participatie opgenomen in de planontwikkelkosten binnen het projectplan maar zijn niet nader gespecificeerd. Dit is niet wenselijk; er zou in elk projectplan een aparte kostenpost voor communicatie èn participatie opgenomen moeten worden. Om zodoende meer inzicht te krijgen in financiële ruimte die beschikbaar is voor participatie en daarmee ook realistische verwachtingen rond participatie. ,

7. 4 Conclusies A. Het opnemen van een verplichte participatie- en communicatieparagraaf in elk college- en

raadsadvies maakt medewerkers bewuster van participatie leert het onderzoek onder verschillende gemeenten. Beschrijf in de communicatie- en participatieparagraaf minimaal het doel van de participatie en de participatieruimte de beschikbare capaciteit en middelen voor participatie en communicatie. Neem in een participatieplan altijd een doelgroepen– of belangenanalyse op. ,

Door het een verplicht onderdeel te maken van elk college- en raadsstuk biedt de organisatie raad en college de kans om hun wensen en ideeën rond participatiekaders mee te geven. ,

B. Bij beleidsvorming vindt participatie vaak plaats in een vroeg stadium. Daarom is het wenselijk om

bij de startnotitie of de initiële start van een nieuw beleidstraject een verplichte participatieparagraaf op te nemen.

C. Het merendeel van de onderzochte gemeenten gebruikt een digitale participatietool en/of panel. Het maakt het uitzetten van onderzoek – specifiek op een beperkt gebied of gemeentebreed makkelijker. Een digitale tool maakt participatie voor jongeren jonge gezinnen mensen met een beperking e. d. laagdrempeliger. Uiteraard moet er ook oog blijven voor mensen die minder digitaal ,

,

vaardig zijn.

Binnen het fysiek domein zou het een optie kunnen zijn om bij elke aanbesteding voor de uitvoering van werkzaamheden de inzet van een digitale participatietool als een aanbestedingseis op te nemen (nog wel checken of dit juridisch kan). Belangrijk is wel dat de data beschikbaar blijven voor de gemeente ook na afronding van de werkzaamheden.

24

Ook de ambtelijke organisatie is enthousiast over een digitale participatietool en ziet daar de voordelen van in. Alleen de kosten van een dergelijke tool op jaarbasis (schatting € 10. 000 op jaarbasis) en het feit dat dit capaciteit kost vanuit het team communicatie ten behoeve van beheer begeleiding en moderatie is een behoorlijke drempel. Geschat wordt dat dit één persoon één dagdeel per week extra kost. ,

Een combinatie van een digitale participatietool en een participatieadviseur (24 uur/week) biedt kansen om op jaarbasis ook enkele gemeente brede onderzoeken uitzetten (type panelonderzoek) met dezelfde app. Geschatte kosten € 60.000- op jaarbasis (€10.000- voor participatietool en €50.000- voor participatieadviseur). ,

,

,

D. Bij grote ruimtelijke projecten zijn de kosten voor participatie niet apart opgevoerd. Dit moet

veranderen; zodat zichtbaar is hoeveel budget er voor participatie is en zodat dit ook wordt meegenomen in aanbestedingen. E. Participatie is niet iets wat ‘je er maar even bij doet’. Het kost tijd capaciteit en geld. Bij de ,

onderzochte gemeenten is een participatieadviseur of beleidsmedewerker participatie (full- of parttime) actief. Deze adviseert begeleidt en helpt bij de uitvoering van participatie. Op de schaal van Woudenberg zou dat neerkomen op de inzet van een participatieadviseur voor ongeveer 24 uur/week. Met daarnaast ook de inzet van een digitale participatietool. ,

Nu is participatie een activiteit die de communicatieadviseurs ‘er een beetje bij doen’ (als ze hiervoor

al benaderd worden door collega’s). Willen we participatie verbeteren – zonder het aantrekken van een participatieadviseur - dan vergt dit meer ambtelijke capaciteit ongeacht de keuzes voor dit onderwerp. ,

In de Fryske Marren hebben ze interne procesbegeleiders opgeleid die ingezet kunnen worden bij

participatieprocessen. Dit is daar een leer- en ontwikkelkans voor enkele collega’s.

Het is een aantrekkelijke gedachte om in Woudenberg een dergelijke pool van procesbegeleiders op te zetten. Het betekent wel dat hier ambtelijke capaciteit voor nodig is. De werkdruk in de organisatie is hoog dit is een aanvullende taak. Mogelijk kunnen collega’s die veel met participatie te maken ,

hebben in hun reguliere werk hiervoor worden ingezet (bijvoorbeeld collega’s van projecten). Ook moet deze opleiding ingepast worden in het opleidingsbudget.

25

Deel 2: Scenario’s Naar aanleiding van de conclusies; vier scenario’s en een voorkeursrichting van het college

26

8. Scenario’s De onderzoeksresultaten hebben inzicht gegeven in wat er al gedaan wordt aan participatie binnen de gemeente Woudenberg maar ook wat de vragen zijn van inwoners en medewerkers. Gecombineerd met de ambities van de raad leidt dit tot een aantal scenario’s met daarbij ook mogelijke kosten. Het doorvoeren van de scenario’s zal inzet van ambtenaren betekenen naast hun huidige taken. Dat moet ,

,

binnen de organisatie worden opgelost. Scenario 1 In dit scenario worden de volgende zaken ter hand genomen: Participatiehandvest inclusief spelregels Naar voorbeeld van de gemeente Rhenen werkt Woudenberg een variant uit van een participatiestatuut. In Rhenen is in het statuut alleen het niveau van de gemeenteraad opgenomen in Woudenberg werken wij ook de rol van college en organisatie uit en leggen spelregels vast. We noemen dat ons handvest. Zeg ja tenzij… Werk samen waar kan. Denk vanuit mogelijkheden en niet te veel vanuit belemmeringen (buiten de kaders). Zeg ja tenzij…. Jaarlijks beknopt overzicht initiatieven Jaarlijks wordt een overzicht gegeven van initiatieven die hebben plaatsgevonden dit wordt opgenomen in het jaarverslag. Praktische handvatten: beslisboom checklist allround participatiewijzer We werken naar aanleiding van het beleidskader een aantal praktische handvatten uit als instrumentarium voor participatie. We zijn helder over verwachtingen Meer dan nu zijn we helder over verwachtingen die inwoners en ondernemers kunnen hebben participatie. We worden daarbij geholpen door middel van de praktische handvatten. Stel daarnaast vast dat er tussentijdse terugkoppelingen plaatsvinden. Verslaglegging – vanuit eigen organisatie – op huidige niveau De verslaglegging blijft zoals deze nu is bijvoorbeeld via de rapportages Fysiek Domein en op individuele stukken.

Set minimale bouwstenen voor participatieverslaglegging door externen We werken een set minimale bouwstenen uit voor participatieverslagen en regels waaraan deze moeten voldoen; nu is het nog te veel alsof de slager zijn eigen vlees keurt. Overzicht welke doelgroep benader je via welk communicatiekanaal en -middel Binnen de handvatten werken we methoden uit welke communicatiekanalen en middelen de gemeente gebruikt om zo goed mogelijk doelgroepen te benaderen. Maak op een zorgvuldige wijze gebruik van netwerken in de samenleving. Passief informeren over mogelijkheden burgerinitiatieven Op de website van de gemeente is te vinden hoe je een burgerinitiatief kan indienen maar er wordt geen actieve reclame gemaakt. Specificatie kosten communicatie en participatie bij planontwikkelkosten in projectplan Bij grotere projecten is een specificatie nodig van communicatie en participatie. Dit wordt ook meegenomen in de aanbestedingen (zoals opgenomen in het handvest). Kaders voor participatie- en communicatieparagraaf in raads- en college adviezen en startnotities In de bestuurlijke besluitvorming en de startnotities worden kaders gesteld hoe deze paragraven worden gevuld. ,

,

,

,

,

,

,

,

In dit scenario wordt uitgegaan van een beperkte aanvullende inzet die nodig is in de ambtelijke organisatie. Het gaat dan om het maken van overzichten en hand- en spandiensten aan projectleiders van grotere projecten. Het uitwerken van de beleidsdocumenten en het instrumentarium valt onder de

werkzaamheden die voortkomen uit de startnotitie. Scenario 2 Dit scenario bouwt verder vanaf de onderdelen van het eerste scenario die zijn dus ,

opgenomen.

27

Bij aanbestedingen (ruimtelijke domein) digitale tool een aanbestedingseis maken + archieffunctie Bij aanbestedingen worden inschrijvers verplicht om een digitale tool in te zetten in de participatie en wordt gebruik gemaakt van archieffuncties om de informatie op te slaan. Jaarlijks beknopt overzicht burgerinitiatieven incl. beknopte evaluatie Het overzicht zoals in het basis scenario maar dan met aanvullende beknopte evaluatie. Verslaglegging (zoals in de voortgangsrapportages fysiek domein en bij individuele stukken) – vanuit eigen organisatie – vullen we aan met een beknopte evaluatie Participatiekalender Er wordt door de gemeente een participatiekalender opgesteld en beschikbaar gemaakt voor inwoners daarop is te zien welke projecten/ wat voor beleid wordt voorgelegd via participatie. Doelgroepen- of belangenanalyse en beknopt participatieplan bij grotere college- en raadsadviezen Bij grote projecten of beleid worden doelgroepen of belangenanalyses gemaakt. Overeenkomsten bij groen-initiatieven Bij de groen initiatieven die nu al plaatsvinden en bij toekomstige initiatieven wordt gewerkt met overeenkomsten. Actief informeren over mogelijkheden burgerinitiatieven Via de participatiekalender en mogelijk via de Kleine Schans wordt actief geïnformeerd over burgerinitiatieven. ,

,

Dit scenario vraagt meer ambtelijke capaciteit. Er moet worden gekeken naar de taken van het team communicatie en de samenstelling hiervan. Scenario 3 Dit scenario bouwt verder vanaf scenario 2. Deze onderdelen gelden dus ook voor dit scenario. Digitale participatietool à € 10. 000 per jaar De gemeente schaft een eigen participatietool aan. Hierbij zijn de aangegeven kosten een inschatting. Voor de inrichting en bijhouden van de applicatie is structurele ambtelijke inzet nodig. Mogelijk geeft deze tool ook een antwoord op de vraag van ondernemers om pro-actief behoeftepeilingen te gaan doen. Deze mogelijkheid kan in de aanschaf van de tool worden meegenomen.

Structureel budget voor burgerinitiatieven ten behoeve van sociale cohesie à € 2. 500 per jaar Woudenberg heeft geen structureel budget voor burgerinitiatieven hierbij we stellen een beperkt budget voor. Dit betekent wel dat deze regeling bij een collega moet worden belegd. De aanvragen zullen moeten worden getoetst en achteraf beoordeeld. Stimuleren burgerinitiatieven Door de participatiekalender acties op socials en betere uitleg op de website worden initiatieven gestimuleerd. Opleiden van procesbegeleiders Door het opleiden van een aantal medewerkers als procesbegeleider (vooral collega’s die veel te maken hebben met participatie) wordt participatie naar een hoger niveau getild. ,

,

,

Dit scenario kost € 12. 500 per jaar voor de tool en het budget. Maar net als bij alle scenario’s zullen keuzes moeten worden gemaakt over de ambtelijke inzet en capaciteit. Het beheren van de applicatie zal tijd kosten. Scenario 4 Dit scenario bouwt verder op het derde scenario. Participatieadviseur 24 uur per week à € 50. 000 (werkgeverslasten; dus brutosalaris en aanvullende lasten van de werkgever) Door het aanstellen van een adviseur is er de mogelijkheid om alle taken goed te beleggen binnen de organisatie. Overzicht burgerinitiatieven + monitoring en jaarlijkse evaluatie Door de adviseur wordt een jaarlijks overzicht gemaakt en ook actief gemonitord op de participatie. Uitdaagrecht ,

28

De adviseur gaat vormgeven aan het uitdaagrecht.

Dit scenario kost € 62. 500 per jaar. De keuzes voor ambtelijke inzet en capaciteit zijn hier veel beperkter; er wordt immers een adviseur aangesteld.

29

9. Voorlopig voorkeurscenario college Het college wil op 21 november 2024 tijdens de werksessie het gesprek aan met de gemeenteraad.

Heeft het college in het onderzoek en de conclusies nog zaken gemist? Zien raadsleden andere mogelijkheden dan die nu zijn opgenomen? Heeft de gemeenteraad gevoel bij de scenario’s die zijn uitgewerkt? De antwoorden op deze vragen zijn van belang voor definitieve vaststelling van deze rapportage. De volgende stap zal dan de uitwerking van het beleidskader met het instrumentarium zijn. Het college wil de gemeenteraad horen. Vanuit het coalitieakkoord en tijdens de behandeling van de startnotitie is aangegeven dat gemeenteraad en college hier samen in optrekken Op basis van het .

onderzoek wil het college wel al een voorlopige voorkeur weergeven. 9. 1 Voorlopige keuze voor scenario 3 Als het college kijkt naar de scenario’s willen wij rekening houden met de Woudenbergse maat. De gemeente heeft een directe democratie. Inwoners en ondernemers weten raadsleden collegeleden en medewerkers van de gemeente vaak goed te vinden. Daarnaast zijn er via sport en cultuurverenigingen via kerken via scholen en andere verbanden veel contacten en weten wij vaak wat er in de samenleving speelt. Inwoners en ondernemers zijn betrokken dat zien wij via de bezoeken aan informatieavonden aan de hoeveelheid aan respons bij enquêtes en andere uitvragen en aan initiatieven die in het dorp worden ontplooid (zoals Woudenberg voor Oekraïne). Er is dus veel om positief over te zijn. ,

,

,

,

,

,

Terwijl er al veel is om positief over te zijn; wil het college participatie verder verankeren en verbeteren en heeft een voorlopige voorkeur uitgesproken voor scenario 3. Handvest Het college denkt dat een participatiehandvest heldere uitgangspunten en onderliggende spelregels vastlegt. Dit heeft meerwaarde het handvest vormt dan de basis van onze participatie. Daarin leggen wij de algemene uitgangspunten van participatie vast. Daarnaast leggen wij de regels vast hoe wij om gaan met participatie en wat de inwoners en ondernemers van ons kunnen verwachten. ,

Wij willen dit handvest breder inzetten als alléén voor participatie waarbij de gemeenteraad betrokken is. Ook voor het college en de ambtelijke organisatie nemen wij regels op. Dit handvest wordt uitgewerkt bij de volgende stap als onderdeel van het instrumentarium. Betere inbedding in de besluitvorming en organisatie Door kaders op te stellen voor de participatie- en communicatieparagraaf in college- raadsadviezen en startnotities geven we participatie een betere plek in de bestuurlijke besluitvorming. Dit samen met het eerdergenoemde handvest participatiekalender en praktische handvatten zorgt voor een solide ,

,

,

borging in de organisatie. Participatie wordt dan meer als nu verankerd in het werk van alle medewerkers. Digitaal moet mogelijk zijn Voor het college is een digitale methode van participatie belangrijk; het geeft inwoners die niet snel op avonden verschijnen meer kans te participeren. We zien bijvoorbeeld bij de woonvisie verkeersveiligheidsrapportage en het evenementenbeleid dat als wij digitale participatie toepassen dit een meerwaarde heeft. Door het aanschaffen en inrichten van een applicatie in eigen beheer hebben we hier invloed op. ,

,

,

Opleiden van procesbegeleiders Collega’s die nu al veel projecten uitvoeren waarin participatie is opgenomen kunnen ondersteund worden door procesbegeleiders. Het helpt hen om meer gericht te zijn op participatie. Het biedt medewerkers die geïnteresseerd zijn een mooie ontwikkelkans Dit vraagt wel ambtelijke capaciteit en helpt ons participatie beter vorm te geven. ,

,

30

Burgerinitiatieven stimuleren Door een beperkt structureel budget en actievere oproepen via social media en de gemeentepagina hopen wij burgerinitiatieven te stimuleren. Om gebruik te maken van de kracht in onze samenleving.

,

9. 2 Maatregelen uit scenario 4 Het college vindt naar aanleiding van het onderzoek dat is gedaan het vierde scenario niet passend. Het college denkt dat het jaarlijks monitoren en evalueren van burgerinitiatieven minder goed past bij de grootte van onze gemeente. Het aantal burgerinitiatieven is beperkt; door middel van het bijhouden van het overzicht van de initiatieven met een bijbehorende beknopte evaluatie (scenario 2) in bijvoorbeeld de jaarrekening is ons inziens voor nu voldoende. ,

,

,

Het college wil met de keuze voor scenario drie participatie beter verankeren bij de medewerkers van onze organisatie. Dat vinden wij passen bij de grootte van onze gemeente en zal verbeteringen brengen hoe wij omgaan met participatie. Dat is een goede stap daarom kiezen wij niet voor het ,

aanstellen van een participatieadviseur. Uitdaagrecht Tijdens de behandeling van de startnotitie voor het participatiebeleid is ook gesproken over 7 uitdaagrecht of ‘right to challenge’. Het gaat dan om initiatieven waarbij inwoners of ondernemers een overheidstaak overnemen met de bijbehorende budgetten. Wij begrijpen de wens die over dit instrument is geuit maar naar aanleiding van het onderzoek is dit instrument niet teruggekomen. Het college wil dit nu niet standaard vastleggen in het handvest. Als een groep inwoners zich meldt bij de gemeente met een dergelijk voorstel zullen wij maatwerk toepassen en met hen in overleg gaan. ,

,

,

7 https://vng. nl/artikelen/wat-is-het-right-to-challenge-en-waar-komt-het-vandaan

31

Bijlagen -

Participatiestatuut gemeente Rhenen Spelregels participatie gemeente Noordenveld Uitgangspunten gemeente Woerden Beslisinstrument gemeente Woerden Inventarisatie burgerinitiatieven Citisens Methode Noordenveld

32