Document · PDF

2.Tussenrapportage onderzoeksfase (stap 2) (geanonimiseerd).pdf

Informatiebijeenkomst 21 november 2024, gemeente WoudenbergBij agendapunt: 1: Werksessie Participatie10.577 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Vernieuwen participatiebeleidskader

Tussenrapportage onderzoeksfase en scenario’s d. d. 12 november 2024

(stap 2)

Inhoudsopgave 1. Inleiding.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

2. Onderzoeksmethode.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

2. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. 2. 2 Gesprekken met andere gemeenten.

4 6

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

2. 3 Werksessies binnen de ambtelijke organisatie. Deel 1: Onderzoeksresultaten.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

3. Leg vooraf vast welke kaders en spelregels er zijn.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

3. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. 3. 2 Informatie uit andere gemeenten.

3. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

3. 4 Conclusies. 4. Zorg voor een duidelijke verslaglegging en periodieke terugkoppeling aan de gemeenteraad.

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

4. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 4. 2 Informatie uit andere gemeenten.

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

4. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat. 4. 4 Conclusies.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

5. Bereik en betrek een zo groot en divers mogelijke groep inwoners/ stakeholders. 5. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. 5. 2 Informatie uit andere gemeenten.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

5. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat. 5. 4. Conclusies.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

6. Zorg voor overzicht/ inzicht rond burgerinitiatieven.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

6. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. 6. 2 Informatie uit andere gemeenten. 6. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat. 6. 4 Conclusies.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

7. Geef heldere randvoorwaarden (ook in menskracht en middelen) aan.

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

Scenario 1.

Scenario 2.

Scenario 3.

Scenario 4.

7. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden. 7. 2 Informatie uit andere gemeenten. 7. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat. 7. 4 Conclusies. Deel 2: Scenario’s. 8. Scenario’s.

9. Voorlopig voorkeurscenario college.

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

9. 1 Voorlopige keuze voor scenario 3. 9. 2 Maatregelen uit scenario 4.

. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .

1. Inleiding Op 4 juni 2024 stemde de Eerste Kamer in met de wet versterking participatie op decentraal niveau. Dit betekent dat het wettelijk kader voor gemeentelijke participatie is veranderd. Daar werd met de startnotitie Participatiebeleid van de gemeente Woudenberg al rekening mee gehouden. Met de wet wordt stimulering van participatie op lokaal niveau vorm gegeven. Het Rijk ziet daarbij een grote rol weggelegd voor de volksvertegenwoordigende organen. In de memorie van toelichting van de wet

wordt daarbij aangegeven dat het voor een gemeenteraad belangrijk is dat zij de lokale belangen wensen en verwachtingen kent.

Woudenberg kent een zeer directe democratie. De schaalgrootte van onze gemeente betekent dat veel inwoners raadsleden en bestuurders kennen of hen tegenkomen. De gemeenteraad heeft wortels tot in de haarvaten van de Woudenbergse samenleving. Bij het aantreden van de huidige gemeenteraad in 2022 is participatie tot speerpunt van het nieuwe coalitieakkoord gemaakt. Daarbij hoort het opstellen van een nieuw beleidskader maar tegelijk is participatie ter hand genomen door de gemeente. Het college heeft participatie zo goed mogelijk geïncorporeerd in haar handelen al voordat er een nieuw beleidskader ligt. Dit is bijvoorbeeld te zien aan het traject rond de jaarwisseling met bewoners het inclusiepanel (voorheen toegankelijkheidspanel) avonden over de rotonde aan de Europaweg het panel rond het work-out veld de totstandkoming van de Woonvisie het verkeersveiligheidsonderzoek de interviews en enquête rond het evenementenbeleid en de avond over de Zegheweg. Ook in het traject voor de businesscase Cultuurhuis en de kerntakendiscussie komt of is ruimte geweest voor participatie. Natuurlijk zijn er in de reguliere processen (bijvoorbeeld bij de aanpak van wegen en straten) ook participatiebijeenkomsten geweest. ,

De gemeenteraad heeft ook tijdens de bespreking van de startnotitie op 16 en 30 mei 2023 (commissie en raad respectievelijk) aangehaald dat er veel al goed gaat “Kijk naar wat er al is wat je al doet. ” Het vaststellen van de startnotitie en het krediet hadden het startschot moeten zijn van de opmaat naar een nieuw beleidskader. Daarin was geïnspireerd naar de handreiking van de VNG een traject van vier stappen voorzien. De eerste stap heeft echter vertraging opgelopen. Voor de afronding van de eerste stap is uiteindelijk op 30 mei 2024 bij de lijst van ingekomen stukken een ,

ambitiedocument naar de gemeenteraad gezonden. Stap 2 In de startnotitie is aangegeven dat stap 2 antwoord moet geven op het wat. De vormen en smaken van participatie die wij in de gemeente Woudenberg willen gaan inzetten.

Onderdeel van dit document is het onderzoek dat is bepaald in de startnotitie dit is opgenomen in deel 1 van de rapportage. Voor dit onderzoek zijn gesprekken geweest met inwoners (via georganiseerde overleggen zoals bijvoorbeeld Woudenberg voor Oekraïne en het inclusiepanel) zijn beleidsdocumenten bestudeerd van andere gemeenten en is met een aantal van deze gemeenten gesproken. Als laatste zijn er werksessies georganiseerd binnen het ambtelijke apparaat. ,

In deze rapportage bestaat het eerste deel uit de onderzoeksresultaten en de conclusies die hieruit

getrokken worden. Daarbij is gebruik gemaakt van de vijf ambities die zijn opgenomen in het ambitiedocument. Die vindt u dus als hoofdstukken terug: Leg vooraf vast welke kaders en spelregels er zijn. Zorg voor duidelijke verslaglegging en periodieke terugkoppeling aan de gemeenteraad. Bereik en betrek een zo groot en divers mogelijke groep inwoners/ overige stakeholders. Zorg voor overzicht/ inzicht rondom burgerinitiatieven. Geef heldere randvoorwaarden (menskracht en middelen) aan.

Het tweede deel van de rapportage legt een aantal scenario’s voor waarbij het college een voorkeursrichting uitspreekt. Het college gebruikt de informatieavond van 21 november 2024 niet in de ,

traditionele zin van het woord we zijn op zoek naar input van de gemeenteraad over de scenario’s die in dit stuk voorliggen. Daarom willen wij een werksessie houden met de raad op 21 november. De resultaten van deze sessie verwerken we dan in de rapportage. Waarna het college een definitieve keuze maakt voor het scenario. ,

In de startnotitie is opgenomen dat de huidige stap zou worden afgesloten met een raadsvoorstel

waarbij een scenario keuze werd vastgelegd. Dit is ook in de tekening van het ambitiedocument (en op de voorpagina van deze rapportage) te zien. Op basis van het onderzoek en het horen van de gemeenteraad tijdens de werksessie wil het college een scenario vaststellen en vooral er op koersen dat het volledige beleidskader en de verordening in het eerste kwartaal 2025 naar de gemeenteraad wordt gezonden ter besluitvorming. Door stappen 3 en 4 uit de startnotitie (de keuze voor het instrumentarium en het beleidskader) samen te voegen kan snelheid worden gemaakt. ,

2. Onderzoeksmethode Na de zomervakantie

is er gestart met de “ield- en deskresearch’ stap 2 uit de startnotitie. Doel is om hiermee leggen voor het nieuwe beleidskader voor participatie. Het proces van deze stap valt in drie delen uiteen: & Gesprekken met inwoners in georganiseerde verbanden in het dorp en de uitkomsten van het recente klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd in opdracht van het KCC. & Kijken bij ‘de buren’; gesprekken met andere gemeenten en een blik op hun werkdocumenten. Daarnaast is informatie gehaald uit de handreiking participatie 2.0 van de VNG en het boek ‘Leren in participatieland’ van Berenschot. & Werksessies in de ambtelijke organisatie; wat gaat er goed en wat kan er beter? de basis te

2.1

Gesprekken

met

georganiseerde verbanden

In het ambitiedocument

is aangegeven dat met verschillende inwonersgroepen het gesprek aan wordt gegaan participatie. Op het moment van de werksessie is de helft van de gesprekken gevoerd, met de informatie uit deze gesprekken zijn de conclusies al aangevuld. Mogelijk leiden de andere over

gesprekken

nog tot aanvullende

Datum 7 november

2024

inzichten, die worden dan in het definitieve stuk opgenomen.

Inwonersgroep Ondernemersvereniging

11 november

2024

Woudenberg

13 november

2024

Het

2024

Adviesraad

19 november

2024

Kernteam

nog te plannen Wordt meegenomen in kernteam sportakkoordinterview De uitkomsten van de interviews

Oekraïne

Sociaal

Domein

sportakkoord

Winkeliersvereniging DES Stichting Welzijn Ouderen

van

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

(geanonimiseerd) VO (geanonimiseerd)

(geanonimiseerd)

inclusiepanel

15 november

Datum

voor

Gesprek met BSW

november

zijn nog

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

(geanonimise rd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) niet verwerkt in dit document.

2.2

Gesprekken met andere gemeenten onderzochte gemeenten variëren in grootte van ambtelijke organisatie en inwonersaantal. Ze zijn geselecteerd omdat ze in VNG-documentatie (handreiking participatie 2.0: aan de slag met participatie) als aansprekend werden aangeduid of bekend zijn uit het persoonlijke netwerk van de onderzoekers. De

Gemeente

Inwonersaantal

Grootte

Woudenberg (referentie)

14.633

120 exclusief Oekraïne

Rhenen

20.235

160

Noordenveld

31.686

400

51.992

750

Fryske

Marren

ambtelijke organisatie (in personen)

Woerden Barneveld Meierijstad

53. 730 62. 603 84. 310

Met de gemeenten Rhenen

ruim 500 ruim 500 ruim 500

Noordenveld Meierijstad en Woerden zijn gesprekken gevoerd. De beleidsdocumenten van deze gemeenten zijn doorgespit naast die van Barneveld en Fryske Marren. Ook heeft een participatiestrateeg van de gemeente Amsterdam meegelezen met dit document. ,

2. 3 Werksessies binnen de ambtelijke organisatie Er zijn meerdere werksessies georganiseerd binnen de ambtelijke organisatie. Er is gesproken met

collega’s uit de volgende vakteams: Sociaal Domein Veiligheid & Openbare Orde Team Oekraïne Team Communicatie Buitendienst KCC

Ruimtelijke Ordening Realisatie & Beheer Ruimtelijke Ordening & gebiedsontwikkeling Doel was om inzicht te krijgen in wat er nu al aan participatie wordt uitgevoerd door de gemeente Woudenberg en ook om ervaringen ideeën wensen en suggesties met betrekking tot participatie op te halen. ,

Deel 1: Onderzoeksresultaten Onderzoek bij externe partijen andere gemeenten en binnen de eigen organisatie ,

3. Leg vooraf vast welke kaders

spelregels

zijn

Gesprekken met raadsleden vormden de basis van het ambitiedocument dat is toegevoegd aan de ingekomen stukken van de gemeenteraadsvergadering op 30 mei 2024. De raad geeft daarbij aan dat kaders en spelregels structuur en duidelijkheid bieden om het proces van participatie effectief op te starten te beheren en af te ronden. ,

Participatieprocessen zijn vooraf helder zodat inwoners en belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten van de gemeente of initiatiefnemers. Dit betekent dat de doelen van participatie altijd vooraf geformuleerd worden en het dus voor alle betrokkenen helder is wat er met de participatie binnen het totale planvormingsproces beoogd wordt. ,

In dit hoofdstuk worden de onderzoeksresultaten weergegeven behorend bij deze ambitie. Dit hoofdstuk is in drie delen gesplitst; de gesprekken met georganiseerde verbanden informatie uit andere gemeenten en vervolgens de werksessies die in de eigen organisatie zijn gehouden. ,

Vervolgens zijn samenvattend een aantal conclusies weergegeven.

3. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden

Buiten de kaders denken Ervaring leert dat de gemeente met een bredere blik mag kijken. Meer vanuit het perspectief van ondernemers en inwoners (met een beperking) en met een houding van " ja tenzij. ” Focus op mogelijkheden in plaats van beperkingen. Samen kom je uiteindelijk verder. Dit vraagt om een andere ,

houding van ambtenaren. Helderheid Wees transparant waarom iets niet kan. Stel duidelijke kaders vast. Wees ook helder over het proces. Het is voor externen soms onduidelijk hoe het participatieproces is ingericht. Wanneer en op welk moment kunnen zij wat verwachten.

Terugkoppeling door externen In de praktijk wordt veelal door de gemeente gecommuniceerd over participatietrajecten en uitkomsten van inwonersavonden. Soms wordt dit door een externe partij verzorgd. Eerder is voorgekomen dat een externe uitvoerder aangeeft dat een standpunt door de volledige buurt wordt gedragen dat bleek niet het geval te zijn. De geïnterviewden verwachten dan dat de gemeente in regie is en blijft. De gemeente blijft verantwoordelijk. ,

3. 2 Informatie uit andere gemeenten

Alle gemeenten die zijn onderzocht hebben kaders en spelregels opgesteld. Participatiestatuut De gemeente Rhenen maakt gebruik van een participatiestatuut van de raad (bijlage 1). In dit statuut staat onder meer dat de raad de kaders vastlegt voor de participatie. Kaders geven aan wat niet ter discussie staat in de gesprekken met de samenleving. Kaders geven daarmee richting - maar ook ruimte. Kaders geven duidelijkheid aan iedereen die meedoet aan het participatieproces en dit is een voorwaarde om met elkaar een goed proces te kunnen doorlopen. Ook wanneer een project niet valt onder de beslisbevoegdheid van de raad maar dit bijvoorbeeld ligt bij het college of een ambtelijk opdrachtgever is het advies om voorafgaand aan participatie kaders vast te stellen. ,

Alle deelnemers aan een participatietraject moeten weten welke kaders er gelden. Het is daarom belangrijk om de kaders zo eenduidig mogelijk te formuleren en ook om bij deelnemers na te gaan of zij de kaders begrijpen. Soms is het ook nodig om naast de kaders andere informatie te delen met deelnemers. Denk aan feitelijke gegevens over een onderwerp of nieuw landelijk beleid dat nog niet goed bekend is. Dit zal toegankelijk moeten worden gepresenteerd aan alle deelnemers. Alleen wie goed is geïnformeerd kan goed participeren. ,

Startgesprek participatie In de gemeente Meierijstad kennen ze het startgesprek met de gemeenteraad bij met name grotere projecten. Doel is op te halen welke randvoorwaarden de raad meegeeft met betrekking tot de participatie. Deze gang van zaken is niet geformaliseerd in de zin of dit gesprek gevoerd moet worden. De raad kan zelf ook vragen om een startgesprek rond een bepaald onderwerp of project. Ook het college kan dit startgesprek met de gemeenteraad initiëren. Spelregels of uitgangspunten Alle gemeenten hanteren spelregels bij participatie. Daarnaast hebben sommige gemeenten ook uitgangspunten vastgelegd. In Noordenveld hanteren ze een tiental spelregels (zie bijlage 2) en Woerden hebben ze 8 uitgangspunten (bijlage 3). In De Fryske Marren houden ze het kort en krachtig bij: Iedereen kan meedoen. Wij horen zien en spreken elkaar. Wij gaan respectvol met elkaar om. Wij denken in kansen en mogelijkheden. Ieder participatietraject is maatwerk. ,

De gemeente Meierijstad bevroeg in 2023 inwoners op wat zij belangrijk vonden als ‘spelregels’. Het beeld dat daaruit naar voren komt lijkt grotendeels overeen te komen met datgene wat uit het bureauonderzoek bij andere gemeenten naar voren komt: Draag zorg voor behapbare begrijpelijke en laagdrempelige participatie. Zorg dat de ‘gewone mens’ het begrijpt. Organiseer participatie dichtbij huis zodat ‘fysieke afstand’ geen belemmering is om mee te doen. Wees zichtbaar en aanwezig in de dorpen. Laat je als gemeente - op de verschillende thema’s ,

vaker zien in de openbare ruimte. Communiceer tijdig over participatie en doe dit via verschillende kanalen. Maak daarbij ook gebruik van het plaatselijke krantje. Zo zijn de inwoners goed op de hoogte en kunnen zij tijdig tijd vrijmaken als zij dat willen. Ben (vanaf de start) transparant in wat kan en wat niet. Wees duidelijk open en eerlijk. Durf je als gemeente kwetsbaar op te stellen en stimuleer dat inwoners dat ook doen. Dat helpt het goede gesprek te voeren. Luister echt naar de inwoners en doe iets met wat zij zeggen. Geef antwoord op vragen die gesteld worden. En wees eerlijk als je nog geen antwoord kan geven (en geef dan aan wanneer wel). ,

3. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat

Verwachtingenmanagement De ervaring in het fysiek domein leert dat participeren zonder kaders – ‘blanco vel’ – niet of slecht werkt. Veel inwoners kunnen hier niet mee uit de voeten. Duidelijke kaders zijn helpend in participatie. Een deel van de betrokkenen zijn soms bij participatie teleurgesteld over het resultaat. Zeker als dat niet strookt met de eigen wensen of ideeën. Het is daarom belangrijk om vooraf heel duidelijk te zijn

welk niveau participatie wordt ingezet zodat verwachtingen gemanaged kunnen worden en frustraties zo goed mogelijk worden voorkomen. Als vooraf de verwachting is dat de standpunten nogal uiteen liggen is het handig om een externe partij in te schakelen die ervaring heeft met dit soort trajecten. op

Ook verwachtingenmanagement intern is soms wenselijk zeker bij beleidsvormingstrajecten. Dit soort onderwerpen zijn voor de gemiddelde inwoner vaak te abstract en daardoor is de opkomst – ondanks alle inspanningen – soms beperkt. Inwoners zitten niet altijd op participatie te wachten. Dit leidt soms ,

tot teleurstelling bij ambtelijk apparaat college- en raadsleden. Vooraf een goed gesprek voeren met ,

elkaar over de verwachtingen kan dit verminderen. Handvatten Het is voor de ambtelijke organisatie soms onduidelijk hoe het participatieproces moet worden ingericht. Dit verschilt ook nog eens per onderwerp en per domein. Verschillende geïnterviewden geven aan behoefte te hebben aan duidelijk handvatten en formats rond participatie. Denk hierbij aan een beslisboom een participatiewijzer die voor alle werkvelden bruikbaar is een checklist een participatiekalender – of agenda en minimale elementen die terug moeten komen in een participatieverslag. Daarnaast moet ook duidelijk zijn waar de beslissing hoort te liggen aangaande het participatieproces; wanneer betrek je college en gemeenteraad. ,

Vaak ontbreekt het in processen aan tijd om participatie goed in te richten. Het huidige beleidskader (2012 en aanvulling in 2022) is bij collega’s nauwelijks bekend daarnaast is het te omvangrijk. Daarom wordt het nauwelijks toegepast. ,

Participatiewijzer Inwoners en ondernemers moeten zelf bij ruimtelijke plannen participatie organiseren. Hiervoor hebben wij een format bij de gemeente. Echter; de wijze waarop inwoners en ondernemers hier invulling aan geven verschilt per geval. De wens is uitgesproken om toch een soort van minimumpakket aan ‘eisen’ te stellen aan de participatie en ook aan de wijze van verslaglegging bij ruimtelijke plannen. 1

Ook vanuit andere vakteams is er behoefte aan een soort van vaste formats. Dat geeft houvast bij het vormgeven van participatie zonder er blind op te varen. Participatie blijft maatwerk dat herkennen de meeste geïnterviewden zeker. ,

3. 4 Conclusies A. Een participatiestatuut zoals ze in de gemeente Rhenen hanteert is een mooie vorm om de

uitgangspunten rond participatie vast te leggen. Het statuut van Rhenen is alleen gericht op de rol en bijdrage van de gemeenteraad. Noordenveld werkt met spelregels. B. Wees open transparant en realistisch over de (wederzijdse) verwachtingen rond participatie. Dit moet een onderdeel zijn van het statuut en de onderliggende spelregels. ,

C. Blijf in regie als participatie door een externe partij wordt uitgevoerd. D. Creëer een set praktische handvatten voor collega’s in de organisatie. Denk hierbij aan een

beslisboom een checklist en/of een participatiewijzer die ook geschikt is voor niet ruimtelijke projecten. ,

E. Werk samen waar kan. Denk vanuit mogelijkheden en niet te veel vanuit belemmeringen (buiten de kaders). Zeg ja tenzij…. ,

F. Zorg ervoor dat inclusie en toegankelijkheid actief worden meegenomen in het participatieproces.

1 De gemeente Meierijstad maakt gebruik van het afwegingskader burgerparticipatie bij beleid van Pro-Demos ,

https://www. participatiewijzer. nl/start Een instrument dat ook in de VNG-informatie genoemd wordt

4. Zorg voor een duidelijke verslaglegging en periodieke

terugkoppeling

aan

de gemeenteraad

Het ambitiedocument geeft hierover aan: om tot een goede besluitvorming te kunnen komen hebben raadsleden bij grotere projecten inzage nodig in wat een participatietraject heeft opgeleverd aan mate

betrokkenheid opgehaalde geluiden ideeën e. d. Duidelijke verslaglegging volgens een vooraf afgesproken format en een periodieke terugkoppeling is gewenst. De rol van de raad voorafgaand aan het participatieproces (onderdeel kaders en spelregels) moet ook duidelijk zijn. Nader onderzoek bijvoorbeeld in gesprekken met andere gemeenten en ambtelijke collega’s moet uitwijzen hoe dit eventueel ingevuld zou kunnen worden. van

Dit betekent ook dat de raad graag op de hoogte wil worden gehouden en blijven van participatieprocessen en burgerinitiatieven. Ook deelnemers aan participatieprocessen moeten tussentijds en aan het einde van het traject geïnformeerd worden. Volgens de omgevingswet is elk participatietraject maatwerk en de wijze van verslaglegging vormvrij. Maar welke elementen moeten er minimaal in een participatieverslag terug te vinden zijn? Ook deze onderwerpen zijn teruggekomen in gesprekken met inwoners de blik bij andere gemeenten en in onze eigen organisatie. ,

4. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden

Zorgvuldige communicatie wekt vertrouwen De ervaring van de ondervraagden is dat er bij ruimtelijke initiatieven herinrichtingsprojecten vergunningsaanvragen of andere verzoeken niet tot nauwelijks (tussentijdse) terugkoppeling plaatsvindt. De processen duren soms lang vanwege de complexiteit. Tussentijds contact is prettig geeft vertrouwen ook als er geen nieuws is. Denk ook na over het actief betrekken van het Inclusiepanel. ,

Door geïnterviewden wordt ervaren dat er niet altijd op alle vragen antwoord wordt gegeven. Wees zorgvuldig in de beantwoording. Geef ook aan wanneer een vraag (nog) niet te beantwoorden is.

Participatiekalender Het Inclusiepanel sprak de wens uit om een participatiekalender op te zetten. Dit biedt de kans om hen te informeren over wat er met name aankomt aan participatieprojecten. Zodat zij gevraagd of ongevraagd hierbij betrokken kunnen/willen worden. Evaluatie Als inwoners/ondernemer werk je mee aan een participatieproces. Dan mag je ook verwachten inzage te krijgen in uitkomsten en het eventuele vervolg. Ditzelfde geldt ook voor de evaluatie. Hier wordt waarde aan gehecht. Standaardiseren van dit proces is wenselijk. Minimale eisen verslaglegging Omgevingswet Geïnterviewden geven aan dat informatie over een participatieproces (niet van de gemeente) niet of nauwelijks is terug te vinden. De vormvrije wijze van verslaglegging blijkt geen fijne basis. Minimale eisen voor verslaglegging draagt bij aan een goede basis.

4. 2 Informatie uit andere gemeenten Andere gemeenten hebben in hun beleidzaken vastgelegd over terugkoppeling en evaluatie. De gemeente Noordenveld schrijft de volgende elementen voor: Het gekozen beïnvloedingsniveau de motivatie hierachter en de opgestelde kaders. De belanghebbenden die wel/niet betrokken zijn en waarom. De omschrijving van het doorlopen participatietraject. ,

Eventuele afwijkingen van het originele participatieplan en de uitleg waarom. Uitwerking van de opgehaalde input. Uitwerking van wat er met deze input gedaan is. Motivering achter de manier waarop de input verwerkt is. De gemeente Barneveld haakt aan bij de regels rond de omgevingswet waarbij het principe is: ieder

participatieproces is maatwerk en vormvrij daarom wordt ook de vorm van verslaglegging vrijgelaten aan de initiatiefnemer. Om de participatie opbrengst goed te kunnen afwegen in de besluitvorming zijn er wel een aantal vaste bouwstenen die in ieder participatieverslag moeten terugkomen. Te weten: Zorg ervoor dat deelnemers hun bijdrage herkennen in het eindresultaat. Zorg ervoor dat het proces van de gesprekken en de resultaten goed vindbaar zijn. Koppel de resultaten terug. Doe dit aan belanghebbenden. Houd het duidelijk overzichtelijk en makkelijk te begrijpen. ,

Evalueren

Daarnaast hechten veel gemeenten er waarde aan dat participatietrajecten geëvalueerd worden. Enerzijds om het participatietraject zelf te beoordelen anderzijds om ervan te leren (en dus daadwerkelijk iets met de opgehaalde leerpunten te doen). Wel wordt gemeld dat het goed is om vooraf te bedenken (dus voor de start van een participatietraject) welk doel je wilt bereiken met ,

participatie zodat je na afloop daadwerkelijk kunt concluderen dat er bijvoorbeeld een houdingverandering tot stand is gebracht. Bij een evaluatie hoor je ook de deelnemers van het proces te betrekken. ,

Wat betreft burgerinitiatieven is er geen duidelijk rode lijn terug te vinden met betrekking tot verslaglegging en terugkoppeling richting de raad in onderzochte documenten. In Woerden kende men tot 2021 een infobrief wijkgericht werken maar door capaciteitsgebrek is deze komen te ,

vervallen. Wel wordt er via de reguliere planning en control cyclus: jaarverslag voor- en najaarsrapportage de raad op hoofdlijnen geïnformeerd over wijkgericht werken. ,

4. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat

Verslaglegging Op dit moment is de bestaande praktijk rond verslaglegging van participatie als volgt: bij een definitief ontwerp voor herinrichtingsprojecten wordt een reactienota opgeleverd bij het collegeadvies; bij beleidsvernieuwing – bijvoorbeeld in het sociaal domein – wordt in het college- en raadsadvies vermeld hoe stakeholders zijn betrokken en wat zij ervan vinden; bij grote ruimtelijke ontwikkelingsprojecten is er afhankelijk van de fase van het project ook een tussentijds beknopt participatieverslag mogelijk. Bij ruimtelijke projecten zijn er halfjaarlijkse voortgangsrapportages die richting college en raad gaan. Participatie is één van de onderdelen waar over wordt gerapporteerd. Voor herinrichtingsprojecten zijn participatierapportages afgeschaft wel worden reactienota’s gedeeld met het college bij het vaststellen van een definitief ontwerp. Er wordt soms nog wel vergeten de reactienota of het participatieverslag te delen met de deelnemers aan het participatietraject. Een aandachtspunt! ,

Tijdsdruk is een veel gehoord argument om geen (of geen uitgebreid) participatieverslag te schrijven. In het sociaal domein wordt er bij college- of raadsstukken vaak volstaan met een korte opsomming

onder ‘maatschappelijke participatie’ van partijen die gesproken zijn en goedkeuring hebben gegeven aan het (nieuwe) beleid. Evaluatie

Evalueren van participatietrajecten is geen gangbare zaak in Woudenberg. Gebrek aan tijd maakt dat evaluatie onder druk staat. Als het wel gebeurt dan vaak alleen mondeling en worden de leerpunten niet vastgelegd in een verslag. Het draait vooral om het beoordelen van het participatietraject zelf en minder om het leren. Verbeteren van bestaande praktijk komt daardoor niet of slechts beperkt tot stand. Collega’s geven aan dat ze dit graag zouden veranderen dat ze team- of domein overstijgend van elkaar zouden willen leren rond participatie. Ook is er geen sprake van een reguliere terugkoppeling van gelopen participatieprojecten richting de gemeenteraad. ,

Daarnaast wordt aangegeven dat inwoners na afronding van een project weinig animo hebben voor een

evaluatie.

Participatiekalender of -agenda Intern spraken enkele geïnterviewden de wens uit om een participatiekalender in het leven te roepen. Dit maakt onderlinge uitwisseling van ervaringen laagdrempeliger en voorkomt een mogelijke overkill aan participatietrajecten in één bepaalde periode. Bovendien biedt het kans om het college en de raad te informeren over wat er loopt wat er aankomt en wat er is geweest qua participatietrajecten. ,

Binnen het fysiek domein bestaat een jaaroverzicht van projecten het zou wenselijk zijn om daarbij ook al te inventariseren welke projecten om participatie ‘vragen’. Dit geeft meer ruimte voor de voorbereiding van een doelgroepgerichte aanpak. ,

4. 4 Conclusies A. Op het participatieproces vindt nu geen evaluatie plaats. Het zou een verbetering kunnen zijn om een (korte) evaluatie te doen bij grotere projecten. Hoe kijken alle betrokkenen terug op het proces en wat kan de volgende keer beter? Dit vraagt wel om een extra inspanning van de betrokken

ambtenaren (capaciteit). Een grotere stap is het rapporteren van de participatieprocessen aan de gemeenteraad. Daarbij kan dan ook nog inhoud worden toegevoegd (hoe zijn de processen verlopen en wat waren de ervaringen van betrokkenen). Met de inzet van een digitale tool is dit makkelijker te realiseren omdat de ,

betrokken doelgroep na afloop van het project ook bevraagd kan worden op de ervaringen verbeterpunten en tips en tops. Hiermee krijgt het leren van gelopen participatieprocessen binnen de organisatie meer structuur gewicht en richting. Een soort continue verbeteren van participatie. Dit vraagt wel veel ambtelijke capaciteit waar nu geen rekening mee is gehouden. ,

Andere gemeenten hebben voor deze acties een participatieadviseur ingehuurd. Deze persoon kan dan naast de evaluatie en rapportage van de participatie ook begeleiding geven bij de uitvoering van participatieprocessen. Woudenberg heeft geen participatieadviseur of digitale tool. ,

B. De gemeente Woudenberg kent burgerinitiatieven zowel in het fysiek alsook in het sociaal domein. Het bijgesloten beknopte overzicht van lopende en afgeronde burgerinitiatieven (zie bijlage 4) zou met ,

een

relatief kleine inspanning jaarlijks door de ambtelijke organisatie kunnen worden opgeleverd.

Dit overzicht met lopende en afgeronde burgerinitiatieven zegt nog niet zoveel over hoe inwoners een burgerinitiatief ervaren. Door bij het jaarlijkse overzicht ook een beperkt evaluatieonderzoek (bijv. in de vorm van een beperkte vragenlijst in te vullen door elke initiatiefnemer) uit te voeren krijgt de organisatie college en gemeenteraad meer zicht op de beleving/ervaring rond een initiatief. Dit vraagt wel een extra inspanning van de betrokken ambtenaren (capaciteit). ,

Nog een stap verder zou een jaarlijkse terugkoppeling over lopende en afgeronde burgerinitiatieven met verslaglegging aan de hand van monitoring en evaluatie zijn. Dus niet alleen bij de afronding van een initiatief evalueren maar ook gedurende de looptijd van een initiatief ervaringen ophalen. Deze stap vraagt om de inzet van een participatieadviseur (zie bovenstaand voor de financiële ,

consequenties). C. Leg een minimale set aan bouwstenen/elementen vast waaraan een participatieverslag (omgevingswet) moet voldoen. Zodat er meer éénduidigheid komt in verslaglegging rond gelopen participatietrajecten. De gemeente Noordenveld hanteert een minimale set die ook bruikbaar kan zijn

in Woudenberg.

D. Zet een participatiekalender of – agenda op waarin de hele organisatie kan zien wanneer er op welk moment een participatieproces start en loopt. Het bijhouden van een dergelijke kalender- of agenda vraagt wel ambtelijke capaciteit. Deel deze participatiekalender ook met het Inclusiepanel. ,

E. Stel vast dat er tussentijdse terugkoppelingen plaatsvinden. Men tijdig op de hoogte wordt gehouden van ontwikkelingen. Geen informatie is ook informatie.

5. Bereik en betrek een zo groot en divers mogelijke groep

inwoners/ stakeholders In het ambitiedocument is het volgende opgenomen: Om te voorkomen dat alleen de ‘usual suspects’ participeren en daarmee een te eenzijdig beeld zou kunnen ontstaan van wat er leeft aan wensen en ,

ideeën onder inwoners/belanghebbenden is het de wens om het geluid van een meer diverse groep op te halen. Literatuuronderzoek en gesprekken met andere gemeenten en inwoners zijn mogelijkheden om informatie en ervaringen over andere methodieken van participatie op te halen. ,

Een participatieproces moet toegankelijk zijn voor elke inwoner. De communicatie en informatie moeten duidelijk en begrijpelijk zijn voor iedereen. Om alle mogelijke belangen in kaart te brengen is het belangrijk dat de deelnemende groep representatief en divers is. Er moet speciale aandacht ,

geschonken worden aan de mensen die uit zichzelf niet zouden deelnemen aan een participatietraject.

5. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden Een belangrijk uitgangspunt van de ondervraagden is dat iedereen de kans moet krijgen om mee te doen. Betrek hen daarom actief en ga met hen in gesprek. Ondernemers geven aan dat dit

bijvoorbeeld kan door het pro-actief uitvoeren van behoeftepeilingen zijn waar de gemeente op kan inspelen.

zodat wensen vooraf duidelijk

Persoonlijk contact specifieke doelgroep Een manier om inwoners met een beperking te bereiken is door in een (start)enquête bij herinrichtingen mensen met een beperking het aanbod te doen om persoonlijk de herinrichting door te spreken. Dit kan helpen om praktische wensen en aandachtspunten tijdig te signaleren. ,

Gebruik netwerk Woudenberg voor Oekraïne zorgde voor veel verbroedering het ging over de grenzen van eigen kring kerk of vereniging heen. Hierdoor zijn veel verschillende netwerken in beeld. Deze netwerken kunnen wij als gemeente ook inzetten. Het initiatief geeft daarbij wel aan dat de gemeente bij het gebruik van netwerken zorgvuldige en afgewogen communicatie moet gebruiken. Het risico op overvoeren is aanwezig. Een netwerk kan als samenwerkingspartner worden ingezet. ,

5. 2 Informatie uit andere gemeenten Gemeente Noordenveld formuleert het als volgt: ‘…niet iedereen zal zich durven en willen uitspreken over elk onderwerp. Dan is het extra belangrijk om de doelgroep scherp te hebben zodat uitnodiging en werkvorm daarop aangepast kunnen worden. ’ ,

Representativiteit versus diversiteit Alle onderzochte gemeenten worstelen in meer of mindere mate met dit onderwerp. Hoe je mensen ook benadert het zal nooit lukken om iedereen (in gelijke mate) aan tafel te krijgen. Dat elke stem gehoord wordt is een illusie. In Woerden zeggen ze daarom: diversiteit - dus alle geluiden aan tafel krijgen – zou het doel moeten zijn. ,

In de praktijk zie je vaak dat bij participatieprojecten ongeveer dezelfde mensen van zich laten horen. Om alle invalshoeken en belangen betrokken te krijgen is het zaak om hier gericht op te werven. Bedenk dus vooraf wat goede kanalen zijn om belanghebbenden te informeren. Voor ouderen is een huis-aan-huisblad een prima optie voor jongeren totaal niet. Persoonlijk contact werkt vaak beter en ,

voor bepaalde

doelgroepen werken alternatieven als een digitale enquête of poll goed.

Breng in kaart welke doelgroep je via welk communicatiemiddel of- kanaal kunt benaderen De gemeente Noordenveld heeft in haar beleidskader acht betrokkenheidsprofielen van inwoners opgenomen

gebaseerd op de zogenoemde ‘Citisens Methode’ (bijlage 5). Hierbij is in kaart gebracht

welk type inwoners er wonen in de gemeente en via welke kanalen je hen het beste kunt bereiken. Daarnaast hebben zij onderzocht via welke communicatievorm/middel inwoners geïnformeerd willen worden. De e-mail staat daar met stip op nummer 1 zowel voor een uitnodiging als ook om op de hoogte te blijven. Daarna volgen de brief een bericht in de krant en berichten via social media. ,

5. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat Het bereiken en betrekken van moeilijk bereikbare groepen krijgt doorgaans geen speciale aandacht. In een enkele situatie wordt wel eens aangeboden om mensen met beperkte digitale vaardigheden te helpen/begeleiden bij het invullen van een enquête. Bijvoorbeeld recent voor het

verkeersveiligheidsonderzoek en al even geleden bij de woonvisie. Standaardaanpak bij herinrichtingsprojecten Bij grotere herinrichtingsprojecten is er een standaard participatie-aanpak namelijk: 1. Uitzetten van een enquête vooraf aan de start van project naar belanghebbenden/betrokken inwoners om aandachtspunten en wensen op te halen. 2. Maken voorlopig ontwerp op basis van gemeentelijke wensen en resultaten uit enquête. 3. Presenteren voorlopig ontwerp tijdens bewonersavond met resultaten enquête (en hoe dit wel of niet verwerkt is). 4. Reactiemogelijkheid bewoners op voorlopig ontwerp. 5. Definitief ontwerp laten vaststellen door college (met daarbij ook de reactienota). 6. Reactienota met definitief ontwerp versturen aan alle belanghebbenden waarbij uitgelegd wordt wat van de reacties wel of niet is meegenomen en waarom. 7. Brief start werkzaamheden met planning en contactgegevens aannemer. ,

Er wordt bij deze aanpak niet specifiek gelet op hoe bepaalde doelgroepen het beste kunnen worden

benaderd. Ken je doelgroep

Onder tijdsdruk wordt er nu nog vaak gekozen voor de standaard wijze van communiceren met een brief. Maar jongeren – of mensen die de Nederlandse taal slecht beheersen - bereik je hier niet of veel moeilijker mee. Een aantal geïnterviewden pleit er dan ook voor om vooraf de doelgroep in beeld te brengen en daarna pas het communicatiemiddel te kiezen. Maak hierbij ook gebruik van de kennis die aanwezig is bij collega’s uit Woudenberg zelf is het advies. Als de doelgroep beperkt is dan werkt persoonlijk contact goed volgens enkele geïnterviewden. Dit kan alleen als het ‘impactgebied’ beperkt is. Ga langs de deur of zoek telefonisch contact. Is ook elders in het land succesvol geweest bij impactvolle projecten (voorbeeld grootschalige bomenkap in Haarlem). Een digitale tool kan van meerwaarde zijn volgens medewerkers. Waardering inwonersbijeenkomsten Het klanttevredenheidsonderzoek dat door de gemeente wordt uitgevoerd geeft ook aan dat inwoners gecharmeerd zijn van persoonlijke gesprekken en fysieke inwonersbijeenkomsten. Het klanttevredenheidsonderzoek is een kwalitatief onderzoek – bestaande uit telefonische interviews onder 52 inwoners die contact hebben gehad met de gemeente. De betrokkenen spraken hun waardering uit voor de goede informatie en/of inspraakbijeenkomsten die de gemeente organiseert. De zichtbaarheid van de gemeente werd als positief bestempeld. 5. 4.

Conclusies A. Participatie vraagt altijd om communicatie. Communicatie vraagt niet altijd om participatie. Om in kaart te brengen welke belangen er leven bij betrokkenen van een beoogd participatieproces is het belangrijk een doelgroepen- of belangenanalyse te maken. Wie zijn de belangrijkste spelers in ‘de arena’ waar vinden we hen en hoe kunnen we ze het beste benaderen? Deze analyse kost wel ,

ambtelijke capaciteit.

B. Het is wenselijk dat in de organisatie een overzicht komt met welke doelgroepen via welke kanalen het beste benaderd kunnen worden. Wie zijn er contactpersonen voor maatschappelijke organisatie

belangenclubs? Gebruik de kennis en ervaring van bestaande netwerken zoals Woudenberg voor Oekraïne. Het team communicatie kan hier een rol bij spelen om dit inzichtelijk te maken. Maak en

daarnaast gebruik van de informatie van gemeente Noordenveld (zie bijlage 5) op dit vlak en de participatiewijzer van ProDemos. Bij participatie in een klein of beperkt ‘impactgebied’ werkt persoonlijke contact leggen het beste. C. Overweeg de aanschaf van een digitale tool (bijvoorbeeld GoVocal (voorheen Citizenlab)) hiermee ,

bereik je personen die zich anders zelden laten zien op een informatie- of inloopavond. Zie dit wel als een structurele keuze in verband met het behoud van de opgeslagen data (wat voor ruimtelijke projecten die lang lopen noodzakelijk is). Het applicatiebeheer en het bijhouden van informatie bij zo’n tool kost ambtelijke capaciteit die nu niet beschikbaar is. D.

Vanuit ondernemers is aangegeven dat de gemeente pro-actief behoeftepeilingen kan doen om beter in beeld te hebben waar ondernemers aan kunnen voldoen. ,

wensen

6. Zorg

voor

overzicht/ inzicht rond burgerinitiatieven

De gemeenteraad heeft aangegeven bij de ambities dat er een overzicht moet zijn van bestaande burgerinitiatieven en er ruimte moet zijn voor nieuwe initiatieven. Als er budget ter beschikking wordt gesteld voor initiatieven , dan kan dit er juist voor zorgen dat er meer ruimte wordt gevoeld om initiatieven te bedenken.

Naar aanleiding van dit onderzoek is er een lijst met

initiatieven (bijlage 4) gemaakt in de conclusies en aanbevelingen wordt wel gewezen op de noodzaak om dit in de organisatie te beleggen. ,

6. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden In de gesprekken die tot nu toe gevoerd zijn is op het overzicht of inzicht in de bestaande ,

burgerinitiatieven geen input geleverd. Woudenberg voor Oekraïne heeft daarnaast nog aandacht gevraagd voor het dilemma tussen snelheid bij initiatieven en de wettelijke verplichtingen van een gemeente. 6. 2 Informatie uit andere gemeenten Het overzicht hebben van welke burgerinitiatieven er lopen blijkt in meer gemeenten een wens. Er zijn

vaak verschillende ‘potjes’ voor inwonersinitiatieven variërend van initiatievenfondsen wijkbudgetten of stimuleringssubsidies op bepaalde onderwerpen. Het verkrijgen van één compleet beeld is daardoor lastig. ,

Eén loket voor alle initiatieven In Woerden hebben ze vanuit het budget wijkgericht werken wel een overzicht van gesubsidieerde initiatieven maar in praktijk wordt er ook vanuit andere budgetten (bijvoorbeeld cultuur erfgoed duurzaamheid) financiële steun gegeven. En die initiatieven zijn niet organisatie breed in beeld. Er wordt nu ingezet op het goed in beeld krijgen van alle bij de gemeente Woerden bekende initiatieven en één loket te vormen waar in de toekomst alle initiatieven binnen komen. Met een ‘spelverdeler’ die overzicht houdt ook over de financiële potjes voor de diverse initiatieven. Dit om te voorkomen dat initiatiefnemers binnen de gemeentelijke organisatie gaan ‘shoppen’ met hun initiatief. ,

Uitdaagrecht 2 Veel ervaring met het uitdaagrecht hebben de onderzochte gemeenten geen van allen. Bij enkele van de onderzochte gemeenten is hier in het beleidskader participatie of de participatieverordening (nog) niets over dit onderwerp vastgelegd. In het participatiebeleidskader van Barneveld staat kort iets over dit onderwerp: …Voorbeelden van taken die overgenomen kunnen worden bij Right to Challenge zijn het

onderhouden van de openbare ruimte of het organiseren van lokaal vervoer en ondersteuning aan huis. Het uitdaagrecht is bedoeld voor de inwoners (ingezetenen) en moet bijdragen aan een maatschappelijke opgave. Het uitdaagrecht is er niet voor particulier belang. ZZP’ers en ondernemers zijn daarom uitgesloten van het uitdaagrecht. Tenzij zij een rol als inwoner innemen. In Meierijstad heeft de gemeenteraad het uitdaagrecht verankerd in het beleidskader participatie. Er is overigens nog weinig ruchtbaarheid aan gegeven richting inwoners. Zorg om continuïteit van het overnemen van gemeentelijke taken leeft bij collega’s. Het uitzoeken van de budgetten die eventueel overgedragen kunnen worden aan inwoners is een flinke klus leert de praktijk. Er zijn een beperkt aantal aanvragen geweest vooral rond onderhoud openbaar groen. ,

Initiatievenfonds/dorpsfonds/leefbaarheidsfonds 2 Noordenveld , Woerden , Rhenen

Budgetten voor het stimuleren van maatschappelijke initiatieven kennen alle onderzochte gemeenten. De hoogte van deze budgetten variëren (bijvoorbeeld € 500.000- in het dorpsfonds in Noordenveld voor de volledige coalitieperiode) € 50. 000 jaarlijks initiatievenbudget voor in Woerden of jaarlijks €60.000- maatschappelijke initiatievenfonds in Meierijstad. ) ,

6. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat

Uitdaagrecht Binnen de gemeente Woudenberg is er op dit moment beperkte ervaring met het uitdaagrecht. Stichting Woudenberg voor Oekraïne bijvoorbeeld is aanvankelijk gestart als een ‘uitdaagrecht’-project rond de opvang van Oekraïners. Gaandeweg is de opvang onder regie van de gemeente gekomen door de complexiteit van de materie. Met de huidige kerntakendiscussie is het volgens geïnterviewden uit het fysiek domein/wijkbeheer niet wenselijk om het uitdaagrecht te faciliteren. De verwachting is dat dit veel tijd kost voor controle en handhaving etc. Het levert daarmee ander werk op dat mogelijk te koste gaat van het gewone beheer. Daarnaast is er zorg rond het overdragen van onderhoudstaken aan inwoners waarbij voor ambtenaren of gecontracteerde uitvoerders geldt dat deze VCA-gecertificeerd (veiligheid) moeten zijn om deze te mogen uitvoeren. Hoe zit het dan met aansprakelijkheid bij gebruik van bijvoorbeeld ,

gemeentelijke gereedschappen voor onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd door inwoners die dit VCA-certificaat niet hebben? Burgerinitiatieven Er zijn diverse inwonersinitiatieven bekend binnen de organisatie (zie bijlage 4). De meningen over burgerinitiatieven variëren binnen het sociaal domein (de zogenoemde buurtbonnen) lijken geïnterviewden het meest positief. Het gaat hier veelal om eenmalige of kortdurende initiatieven. Bij groeninitiatieven leert de ervaring dat inwoners enthousiast beginnen maar dat er na enkele jaren vaak de klad in komt. Bijvoorbeeld door verhuizing van een initiatiefnemer of wijziging in persoonlijke omstandigheden. Bij de betrokken vakteams leeft de wens om rond groeninitiatieven beleidsmatig wat meer handvatten te hebben en dit ook vast te leggen in een contractvorm. Dit om de continuïteit beter te kunnen borgen. ,

Daarnaast wordt er nog te weinig in beeld gebracht wat een initiatief in de openbare ruimte kost op

langere termijn bijvoorbeeld qua jaarlijks terugkerende kosten. ,

Er wordt nu nog weinig gecommuniceerd over de mogelijkheden van groeninitiatieven en ondanks dat komen er toch regelmatig aanvragen binnen. Er is weinig budget voor groeninitiatieven vaak levert de gemeente met name de beplanting via subsidies of vouchers. Er wordt standaard doorgevraagd hoe de buurt er tegenover staat – bijvoorbeeld als de wens is van gras naar bloemrijke berm te gaan - en hoe groot de initiatiefgroep is. Ervaring leert dat initiatieven van één inwoner weinig kansrijk zijn op ,

langere termijn.

6. 4 Conclusies A. De gemeente Woudenberg kent nu (nog) geen structureel budget voor burgerinitiatieven. De gemeenten die zijn onderzocht beschikken over grote budgetten. B. De gemeente Woudenberg kent verschillende burgerinitiatieven. Inwoners zijn – ook buiten de gemeente om – actief binnen hun woonplaats. Het uitdaagrecht faciliteren om nog meer inwoners te betrekken bij hun woonplaats lijkt daarom niet echt noodzakelijk. Daarnaast lijkt het faciliteren van het uitdaagrecht een te grote belasting voor de huidige organisatie.

Mocht de gemeenteraad overwegen een participatieadviseur aan te trekken dan kan deze persoon mogelijk ook dit soort vraagstukken begeleiden. ,

C. De continuïteit bij groeninitiatieven is op dit moment een punt van aandacht/zorg. Er wordt daarom gepleit om afspraken rond initiatieven in het openbaar groen vast te leggen in een overeenkomst. Met een beperkte looptijd (bijvoorbeeld 3 jaar) en mogelijkheid tot verlenging na wederzijds goedvinden.

D. De gemeente Woudenberg heeft (nog) geen beleid rond burgerinitiatieven. Op dit moment informeren we inwoners over de mogelijkheden als zij bij de gemeente aankloppen (passief beleid). Mocht de gemeenteraad het belangrijk vinden inwoners actiever te informeren over de mogelijkheden rond burgerinitiatieven bijvoorbeeld door periodieke aandacht aan dit onderwerp te besteden via de ,

gemeentelijke communicatiemiddelen en -kanalen dan zal dit ambtelijke capaciteit vergen.

Een verdergaande stap zou kunnen zijn dat we inwoners stimuleren om met burgerinitiatieven bij de gemeente aan te kloppen. Stimuleren vraagt om een procesmatige aanpak waarin een structureel budget en overeenkomsten voor groen-initiatieven een plaats krijgen. Waar dit onderwerp ondergebracht kan worden in de organisatie is op dit moment nog niet bekend. Het stimuleren van ,

burgerinitiatieven zal hoe dan ook capaciteit vragen van de organisatie.

7. Geef heldere randvoorwaarden (ook in menskracht en

middelen)

aan

Participatie is een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces. Participatie kost tijd menskracht en middelen. Meningen en belangen kunnen tegenover elkaar staan. Dat maakt participatie noodzakelijk én complex en niet altijd leuk. Wees altijd transparant over wat inwoners bedrijven en andere deelnemers aan een participatieproces kunnen en mogen verwachten. Dat draagt bij aan het wederzijds vertrouwen. ,

In het ambitiedocument wordt ook aandacht gevraagd voor

het instrumentarium. Hier zijn immers ook kosten aan verbonden. 7. 1 Gesprekken met georganiseerde verbanden In de gesprekken die tot nu toe gevoerd zijn is er geen commentaar op dit onderwerp geweest. Er is ,

vooral inbreng geleverd over de ervaringen rond participatie. Randvoorwaarden zijn een meer intern gericht onderwerp. 7. 2 Informatie uit andere gemeenten

Vooraf randvoorwaarden stellen draagt bij aan transparantie je bent dan helder in wat er wel en niet kan binnen een project. In de gemeente Rhenen hebben ze dat gevangen in een participatiestatuut (bijlage 1). ,

Toets vragen Om te bepalen of wanneer en op welk niveau participatie moet worden ingezet worden vaak vragenlijsten/checklists e. d. gebruikt. De gemeente Woerden vat het kernachtig samen in een viertal ,

stellingen: Participatie alleen als het kan Participatie altijd als het verplicht is Participatie altijd als het onderwerp sterk leeft of als de impact groot is Participatie als het de moeite waard is. Bovenstaande komt ook terug in een beslisinstrument (zie bijlage 3) dat ze in Woerden hanteren. In Noordenveld toetsen ze aan de hand van een drietal randvoorwaarden te weten: Is er voldoende beleidsruimte om inwoners te betrekken. Is er politiek-bestuurlijk draagvlak om invloed bij inwoners en belanghebbenden neer te leggen. Is er voldoende tijd en geld beschikbaar voor de uitvoering. ,

In Barneveld hanteren ze een zestal randvoorwaarden voor er gestart kan worden met participatie: Tijd: is er tijd voor Het goede gesprek?

Capaciteit: is er capaciteit? Middelen: is er budget? Creatieve ruimte: biedt het initiatief en/of de omgevingsplanactiviteit ruimte voor Het goede gesprek? Meerwaarde: is er voldoende aanleiding en informatie voor Het goede gesprek? Veiligheid: voelen deelnemers zich veilig om deel te nemen aan Het goede gesprek? Rode draad uit bovenstaande: participatie kan als er beleidsruimte is en als er tijd en voldoende middelen voor beschikbaar zijn. Digitale tool en/of panel 3 Een groot deel van de onderzochte gemeenten maakt op één of andere wijze gebruik van een digitale participatietool of een panel. De aanschaf van een dergelijk instrument kost al gauw zo’n € 3 Rhenen , Woerden , Meierijstad , Fryske Marren , Barneveld

10. 000 per jaar. Daarnaast vergt dit ook nog inzet van iemand binnen de organisatie die kan adviseren rond het gebruik en helpt met de inrichting/plaatsing van informatie die zo nodig modereert ,

e. d.

De participatieadviseur in Woerden gaf aan dat je tegenwoordig niet meer om een digitale tool heen kunt. Je hebt dit nodig om belanghebbenden plaats- en tijdsonafhankelijk te laten participeren.

Avonden trekken vaak een beperkt en bekend publiek voor moeilijker bereikbare doelgroepen (jonge gezinnen jongeren mensen met een beperking) is gebruik van een digitale participatietool dan een uitkomst. ,

Participatieadviseur/ beleidsadviseur participatie4 Het merendeel van de onderzochte gemeenten heeft een participatie-adviseur of beleidsadviseur participatie in dienst. In Woerden (24 uur/week) geeft deze persoon m. n. adviezen rond het opzetten van participatie. Dit geldt ook voor Meierijstad en Noordenveld. In Rhenen helpt deze persoon (32 uur/week) - naast advies - ook met de uitvoering van participatie. De Fryske Marren heeft een beleidsmedewerker participatie (28 uur/week) die adviseert rond participatie. De praktische uitvoering van participatie is één van de rollen/taken van de communicatieadviseurs. Daarnaast heeft een aantal collega’s zich mogen ontwikkelen tot een goede procesbegeleider. Zij overwegen nu ook om enkele collega’s op te leiden tot dagvoorzitters nu maken ze hiervoor nog vaak gebruik van externen terwijl dit niet altijd nodig. ,

Wijkambtenaren/buurtadviseurs/gebiedsverbinders 5 In een aantal gemeenten werken wijkambtenaren buurtadviseurs of gebiedsverbinders. Deze ambtenaren zijn vaak het eerste aanspreekpunt richting gemeente. Zij weten wat er speelt of leeft in buurt wijk of dorp en geven dit actief terug aan de organisatie. Zij zijn vaak ook de ingang voor inwonersinitiatieven in deze gemeenten. ,

Participatieparagraaf 6 Verschillende gemeenten hanteren een expliciete participatie-paragraaf in een plan van aanpak / de project opdracht / de startnotitie én in de college- en raadsvoorstellen. Hierbij wordt dan aangeven welk niveau van participatie (en met welke redenen) wordt beoogd wie er betrokken worden op welke wijze wat dit vraagt aan capaciteit en inzet van middelen etc. Kortom een participatieplan. ,

In Meierijstad zijn de communicatie- en participatieparagrafen in college- en raadsvoorstellen verplichte kost. Niet ingevuld betekent retour richting steller van het stuk. Het management stuurt hier ,

flink op. 7. 3 Werksessies in het ambtelijk apparaat

Participatieparagraaf Door het ontbreken van een duidelijke gestructureerde aanpak het ontbreken van tijd om hier goed over na te denken is de uitvoering van de participatie wisselend. Het hangt af van de vaardigheden bestuurlijke en politieke sensitiviteit en ervaring van de betrokken collega hoe de participatie vorm krijgt. ,

Om participatie goed te borgen is de wens uitgesproken door verschillende geïnterviewden om bij college- en raadsvoorstellen een verplichte participatie- en communicatieparagraaf op te nemen. Hier moet een heldere instructie komen voor de organisatie hoe hier mee om te gaan. Door participatie en communicatie een verplicht onderdeel te maken van elk college- en raadsstuk

biedt de organisatie raad en college de kans om hun wensen en ideeën rond participatiekaders mee te geven. Bij grote ruimtelijke projecten zijn de kosten voor participatie opgenomen in de planontwikkelkosten binnen het projectplan maar zijn niet nader gespecificeerd. Dit zou – zowel voor communicatie alsook voor participatie – wel wenselijk zijn. ,

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.woudenberg.nl/api/v1/meetings/2606/documents/57899