03c. CA beoordeling Interbestuurlijk toezicht Informatie- en archiefbeheer 2021-05-19.pdf

Colle, Wevies

l

Besluitenregistratie:

u

Datum

Gemeente Woudenberg

z Z.331875/D.212840

Poetregistratienummer

inboeken

openbaar

Ja

Internet

Nee

naar RMD

Ja

OR

Nee

Communicatie

Nee

Europese

Via COMMISSIE

Nee

regelgeving

Nee

Anders:

Onderwerp

Beoordeling

Interbestuurlijk

toezicht Informatle-

en archiefbeheer

Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris over het informatieuw en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2020 inclusief verbeterplan 2021; Het verslag inclusief verbeterplan plaatsen op de ingekomen stukkenlljst van de gemeenteraad in het kader van horizontale verantwoording

Advie¿

l

Griffier

Ambtenaar

Aannemer

Bu

TC

Wethouder Wethouder Wethouder Secretaris

Pdk MT AV WM

Datum

ii

hoofd

Burgemeester

uithof

195.2021

Afdelingsm

Advies

Agendapunt:

vergadering

Besluit:

Retour naar afdeling Ter archivering

op:

aangeboden op:

12:11 :16uur Geprínt op: archiefbeheer\Col/egevoorstel informatie en

bij

3 B&W Route DI V\CA Toezichtrapportage 331875. docx

Inleiding Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefverordening gemeente Woudenberg (1996) is de gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke Amersfoort. De archiefbewaarplaats gemeentearchivaris cloet hiervan, in overeenstemming met artikel 21 van de Archiefverordening, jaarlijks verslag aan het college. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In clit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2020 en verbeterplan voor 2021. Er zal geen brief meer van de provincie binnenkomen over de Toezichtsinformatie van 2019. Inmiddels jaarverslag en verbeterplan gereed. Provincie heeft aangegeven dat het geen toegevoegde waarde meer heeft om nu nog een brief te sturen over het jaar 2019. Met clit collegeadvies wordt alleen een Jaarverslag goedkeuring worden de documenten aan provincie

2020en verbeterplan

Centrale vraag Wilt u kennis nemen van het Jaarverslag van de gemeentearchivaris archiefbeheer 2020 en het verbeterplan 2021. Beoogd o

resultaat Uiteindelijk afleggen van verantwoording Archiefwet over het jaar 2020; Afleggen van horizontale verantwoording

aangeboden.

Na

Utrecht gezonden.

aan de provincie

over het informatie-

en

over het taakgebied

aan de gemeenteraad.

Kader Wet Revitalisering Generiek Toezicht; Provinciale verordening systematische

toezichtsinformatie;

Archiefwet; Argumenten De provincie

beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgestelde kwaliteitscriteria voor de archiefwet afgelopen keer als redelijk adequaat. Dit betekent dat de informatiebeheer deels voldoet aan de wettelijke vereisten. Er was geen stijgende lijn zichtbaar in het uitvoeren van de acties die genoemd staan in het verbeterplan. Helaas was voor 2020 ook niet een stijgende lijn zichtbaar. Afgelopen jaar heeft Team DIV zich vooral gericht op de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Dit was de Suite4zaken. De leverancier van dit zaaksysteem, Centric gaf aan dit systeem niet verder te ondersteunen. De gemeente Woudenberg kreeg een aanbod over te gaan op het zaaksysteem Decos Join. Dit betekent dat in jaar tijd door Team DIV twee zaaksystemen zijn ingericht en uitgerold. Dit heeft het nodige gevraagd van de medewerkers. Het verbeterplan is aangepast naar realistische uitvoerdata. Daarbij staan er acties op die na 2021 gereed zullen zijn. Dit zal er voor zorgen dat de beoordeling van de Provincie positiever uit zal vallen. Voor een volledige opsomming van de verbeterpunten verwijs ik u naar pagina 7 in het Verslag van de gemeentearchivaris in de bijlage.

Duurzaamheid en Inclusie Niet van toepassing, het gaat hier om verantwoording Maatschappelijke

van uitvoeringstaken.

participatie

Geprint op: 19-05-2021

12:11:16

uur

2/3

Het afleggen van verantwoording waarop wettelijke taken worden

Beoogd resultaat De lijst met verbeterpunten

draagt bij aan een overheid die transparant uitgevoerd.

bij de uitvoeringstaken

is over de wijze

betrekken.

consequenties zijn nihil of conform de begroting Kosten/opbrengsten toelichting nodig.

Financiële

op dit product. Geen verder financiële

Aanpak/uitvoering Na kennisname college, de stukken plaatsen op de ingekomen stukkenlijst gemeenteraad. wordt het verslag inclusief verbeterplan Na de gemeenteraadsvergadering Utrecht gezonden.

Conclusie Ter kennisgeving

van de aan de provincie

aannemen.

Communicatie Geen.

Bijlage(n) over het informatieVerslag van de gemeentearchivaris Woudenberg over 2020 inclusief verbeterplan 2021.

Geprint

op: 19-05-2021

12:11:16

uur

en archiefbeheer

gemeente

3/3