03. Getekend CA controleprotocollen sociaal domein - compleet.pdf

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Woudenberg

Uitvoering:

FinZorg

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Woudenberg

12

Risico’s Betalen van facturen en PGB’s1 aan cliënt die niet binnen beschikking passen Handmatige verwerking van de factuur gaat mis Factuur wordt betaald terwijl prestatie niet geleverd is Betaling gaat niet goed IC maatregelen hebben niet gewerkt Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering; 4.

Nagekomen vaststellingen oudere jaren

Inzake de nagekomen vaststellingen oudere jaren kunnen de volgende risico’s en controleaanpakken vermeld worden. Geen productieverantwoording ontvangen: Risico’s Onzekerheid over de zorgkosten oudere jaren

Controleaanpak • • • •

Zorgaanbieders vragen om alternatieve gegevens waardoor vaststelling mogelijk is Check aanlevering met contractafspraken/ subsidiebeschikking Risico-inschatting maken Vaststelling

Wel productieverantwoording ontvangen, maar geen goedkeurende controleverklaring: Risico’s Onzekerheid over de zorgkosten oudere jaren

Controleaanpak • • •

Check productieverantwoording met contractafspraken/subsidie- beschikking Risico-inschatting maken Vaststelling

Geen jaarrekening met controleverklaring ontvangen van subsidiepartij: Risico’s

1

Controleaanpak

PGB’s WMO-oud lopen niet via de SVB

13

Niet voldoen aan ASV

• • •

Bepalen waarom controleverklaring bij de jaarrekening ontbreekt Risico-inschatting maken Vaststelling

Over de nagekomen vaststellingen oudere jaren wordt geen separatie controleverklaring verstrekt aan de regiogemeenten. Nagekomen vaststellingen kunnen nog, indien hier aanleiding toe is, tot gewijzigde afrekeningen leiden. Binnen de gemeente Amersfoort wordt er naar gestreefd dit, zoveel als mogelijk, voor de jaarrekening 2020 af te kunnen ronden. Bij enkele aanbieders is inmiddels geconstateerd dat de zorgkosten volgens de productieverantwoordingen niet altijd meer gerealiseerd gaan worden. Hier wordt als volgt mee omgegaan: 



PxQ aanbieder Vrijval van verplichtingen dient onderbouwd te worden met meldingen/correspondentie (mails) van/met aanbieder. Er behoeft geen nieuwe vaststellingsbrief verzonden te worden. In de eerdere vaststellingsbriefbrief is namelijk aangegeven dat aanbieders alleen recht hebben op het resterende bedrag mits ze daarvoor op de juiste wijze de facturen voor indienen. Lumpsum/Subsidie - Indien de productie na lagere verplichting/facturatie >90% blijft hoeft er geen verdere actie te worden ondernomen - Indien de productie hiermee onder de 90% uitkomt, dient er een nieuwe vaststelling opgesteld en verzonden te worden.

Gewijzigde bedragen leiden tot een gewijzigde afrekening.

14

5.

Verantwoording en controleverklaring

Voor 2020 zal een controleverklaring van een onafhankelijk accountant worden verstrekt bij de verantwoordingen zorgkosten 2020 aan de gemeentes Baarn, Bunschoten, Soest, Woudenberg, Eemnes en Leusden voor wat betreft de nieuwe taken. Voor de oude taken betreft dit de gemeente Woudenberg. 5.1

Verantwoordingen WMO ‘oude’ taken

Voor de gemeente Woudenberg zal een verantwoording opgesteld worden door de financieel adviseurs van de gemeente Amersfoort. De verantwoordingen worden gecontroleerd door de accountant van de gemeente Amersfoort en voorzien van een controleverklaring. Het model voor de verantwoording is opgenomen in het controleprotocol ‘Oude Taken’. 5.2

Verantwoordingen Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken

De gemeente Amersfoort stelt een verantwoording op per gemeente, inclusief risicoverevening, conform inkoopvoorstel 2020. Deze verantwoordingen worden gecontroleerd door de accountant van de gemeente Amersfoort en voorzien van een controleverklaring . Het model voor de verantwoording is opgenomen in het controleprotocol ‘Nieuwe Taken’.

15

6.

Planning

Activiteit

Planning

Vaststelling PvA Rechtmatigheid (ROF-leden)

December 2020

Versturen auditinstructies inclusief controleprotocollen

December 2020

Vaststelling PvA Rechtmatigheid inclusief controleprotocollen (colleges)

Januari 2021

Uitvoeren IC’s door gemeente Amersfoort

Continu proces

Navraag doen bij 30 grootste leveranciers inzake voortgang

December 2020/januari 2021

Aanlevering cijfers 2020 uit administratie van BBS en SDO op vast overeengekomen tijdstip met controleverklaring accountant t.b.v. prognose jaarrekening 2020.

2e week januari 2021

Voorlopige afrekening naar regio sturen over geboekte kosten in 2020

3e / 4e week januari 2021

Prognose realisatie 2020

Eind januari/ begin februari 2021

Navraag bij accounthouders en wijkteamleiders (van alle regio gemeenten) naar bijzonderheden met zorgleveranciers (bijvoorbeeld over prestatielevering)

Februari 2021

Ontvangen financiële productieverantwoordingen inclusief controleverklaringen

Tot 1 april 2021

Vergelijken ontvangen productieverantwoordingen met prognose uit januari, contractafspraken, subsidiebeschikkingen en declaraties, facturaties.

Van 1 april 2020 tot 1 mei 2021

Beoordelen verantwoordingen en voorbereiden brieven aan leveranciers

Tot 1 mei 2021

Vaststellen subsidies/inkoop

Tot 1 mei 2021

Controle Deloitte op verantwoordingen

Start week 20-22 2021

Communiceren over afrekeningen regiogemeenten

Uiterlijk 15 mei 2021

Versturen eindverantwoordingen inclusief controleverklaring Deloitte

1 juni 2021 (liefst iets ervoor)

Review accountants regiogemeenten

-- juni 2021

16

Bijlage 1: Uitwerking toetsingskader conform het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020

17

18