Document · PDF

03. Getekend CA controleprotocollen sociaal domein - compleet.pdf

Gemeenteraad 18 februari 2021, gemeente WoudenbergBij agendapunt: 6: Ingekomen stukken8.315 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Collegeadvies Eigen initiatief Besluitenregistratie:

Postregistratienummer : Zaaknr. Z.330168 Datum inboeken

Openbaar

Internet

Nee

naar RAAD

Nee

Communicatie

Nee

Europese regelgeving

Nee

via COMMISSIE

Anders:

Onderwerp

Protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken), protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) en plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort

Advies

• •

Instemmen met het protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken), het protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) en het plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort. De genoemde documenten ter kennisname aan de gemeenteraad aanbieden.

Datum

Ambtenaar

Pho

3-2-2021

Z.D.M. van den Boogaard

A. Vlam

Additioneel Advies

Afdelingshoofd

Paraaf:

«VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_St» Beleid & Advies

«VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_En» Conform Bespreken advies Burgemeester TC Wethouder Pdk Wethouder MT Wethouder AV Secretaris SvdM Datum vergadering B&W:

Griffier

Datum

Opmerkingen

1/2 2/2 2/2 2/2 1-2 Agendapunt:

Besluit:

Retour naar afdeling op: Ter archivering aangeboden op:

Geprint op: 03-02-2021 18:37:10uur

F:\Team Financien\Sociaal domein\Jaarrekening\Controleproto

Inleiding Sinds 1 januari 2015 verzorgt de gemeente Amersfoort voor de nieuwe taken in het sociaal domein (Wmo 2015 en Jeugdwet) in regioverband de inkoop en de afwikkeling met de zorgaanbieders. Voor de gemeente Woudenberg voert zij tevens de (zorg)administratie uit. Ten aanzien van de oud-Wmo taken biedt de gemeente Amersfoort eveneens administratieve ondersteuning. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks achteraf aan de regiogemeenten. Om de eisen met betrekking tot deze verantwoordingen helder te maken zijn het protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken) en het protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) opgesteld. Daarnaast is in dit kader een plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort opgesteld. Centrale vraag Kunt u instemmen met het protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken), protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) en plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort? Kader Artikel 213 Gemeentewet. Argumenten De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks achteraf aan de regiogemeenten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een verantwoordingsmodel welke wordt voorzien van een controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort.

Om de eisen ten aanzien van de verantwoording helder te maken zijn het protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken), protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) en het plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort opgesteld. In de protocollen zijn de verplichtingen ten aanzien van de controles door de gemeente Amersfoort opgenomen alsmede de reikwijdte van de controles en de wijze waarop over de uitkomsten van deze controles gerapporteerd wordt. Daarnaast bevatten de protocollen aanwijzingen voor het onderzoek verricht door de accountant van de gemeente Amersfoort. Het plan van aanpak rechtmatigheid heeft de volgende doelstellingen: • Vastlegging van de benodigde werkzaamheden om de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en Wmo te onderbouwen; • Regionaal afbakenen van de taken en verantwoordelijkheden (individuele gemeenten, BBS, SDO of Amersfoort); • Toelichting richting externe accountants over werkzaamheden ter onderbouwing van de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en Wmo. Boekjaar 2020 kent naast de reguliere zorg ook corona-gerelateerde zorg, betreffende de continuïteitsbijdrage zorgbestedingen, de alternatieve / andere zorg en de meerkosten. Voor deze typen kosten heeft de gemeente Amersfoort separate verantwoordingsafspraken gemaakt met de zorgaanbieders.

In het plan van aanpak rechtmatigheid wordt hier in paragraaf 2.5 verder op ingegaan. Financiële consequenties Geen. Aanpak/uitvoering Na akkoord van het college worden de documenten ter kennisgeving naar de raad verzonden. Daarnaast worden de gemeenten in de regio Amersfoort over de instemming geïnformeerd. Conclusie

Geprint op: 03-02-2021 18:37:10 uur

2/3

In te stemmen met het protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken), protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken) en plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort. Communicatie Niet van toepassing. Bijlagen • Protocol sociaal domein 2020 regio Amersfoort (nieuwe taken); • Protocol Wmo 2020 regio Amersfoort (oude taken); • Plan van aanpak rechtmatigheid sociaal domein regio Amersfoort.

Geprint op: 03-02-2021 18:37:10 uur

3/3

Protocol Sociaal Domein 2020 Regio Amersfoort (nieuwe taken)

Inhoudsopgave

Deel 1

Algemeen ............................................................................................................................... 3

1.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1.2 Doelstelling.................................................................................................................................. 3 1.3 Definities ...................................................................................................................................... 4 Deel 2

Verantwoordingsprotocol ..................................................................................................... 6

2.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 6 2.2 Te volgen procedures................................................................................................................ 6 2.3 Verantwoording .......................................................................................................................... 6 Deel 3

Accountantsprotocol ............................................................................................................. 8

3.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 8 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit........................................................................... 8 3.3 Werkzaamheden verantwoording ............................................................................................ 9 Deel 4

Model verantwoording per gemeente 2020 ................................................................... 11

Deel 1

Algemeen

1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is de (nieuwe) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de (nieuwe) Jeugdwet van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van Ondersteuning bij gemeenten. De gemeente Amersfoort heeft voor alle gemeenten in de regio Amersfoort de uitvoering van de Wmo (nieuwe deel van de taken) en de Jeugdwet ingekocht bij Hulp/Zorgaanbieders (verder: Zorgaanbieders). De gemeente Amersfoort verzorgt voor deze nieuwe taken de inkoop en afwikkeling met de zorgaanbieders voor alle regiogemeenten. De (zorg)administratie wordt voor de gemeenten Eemnes en Woudenberg door Amersfoort verzorgd. Voor de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest gebeurt dit door de Gemeenschappelijke Regeling BBS (verder BBS). Voor de gemeente Leusden gebeurt dit door de Besloten Vennootschap SDO Support (verder SDO). Taken inzake sociale teams en wijkteams maken geen onderdeel uit van de regionale inkoop en verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks aan de regiogemeenten uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een verantwoordingsmodel (zie bijlage Deel 4) en ten aanzien van de Corona-maatregelen een model voor de financiering overeenkomstig de Regeling continuïteit van financiering Jeugdwet en Regeling Meerkosten (Format Gemeente Amersfoort).

Deze worden voorzien van een controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. Het Protocol Sociaal Domein 2020 Regio Amersfoort (nieuwe taken) (verder: ‘Protocol’) is om de eisen ten aanzien van deze verantwoording helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de gemeente Amersfoort als haar accountant. De Regiogemeenten en hun accountants stemmen met het protocol in. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen:  Deel 1 Algemeen Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities.  Deel 2 Verantwoordingsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen.  Deel 3 Accountantsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de accountant. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria.  Deel 4 Modellen Dit onderdeel bevat het verantwoordingsmodel van de gemeente Amersfoort aan de regiogemeenten.

door de gemeente Amersfoort zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor de controle van de accountant. Het bij deel 2 en deel 3 horende model is in deel 4 van het protocol opgenomen.

1.3 Definities In dit protocol gelden de volgende definities:  Accountant De door de gemeente Amersfoort aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 

Cliënt Persoon, die jegens gemeenten in de regio Amersfoort aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de door gemeenten gesloten contracten.



Controle Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NV COS 800.



Financiële rechtmatigheid Het voldoen aan de voorwaarden van de door de gemeente Amersfoort gesloten contracten, voor zover deze een financieel effect hebben. Dit betekent dat bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de contracten. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde ondersteuning conform de zorgtoewijzing. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de contracten zijn ze financieel rechtmatig.



Zorgtoewijzing Opdracht van een gemeente in de Regio Amersfoort voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning.



Ondersteuning Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de nieuwe Wmo en Jeugdwet.



Dienstverleningsovereenkomst De tussen regiogemeenten en gemeente Amersfoort gesloten overeenkomst inzake de levering van dienstverlening voor taken in het Sociaal Domein.

LET OP: Deel 2 t/m 4 van dit protocol ziet toe op de reguliere zorgbestedingen exclusief de financiering vanuit de Corona-steunmaatregelen. Ten aanzien van de financiering vanuit de Corona-steunmaatregelen worden in beginsel drie hoofdstromen geïdentificeerd – verder Corona-gerelateerde zorg: - Continuïteitsbijdrage zorgbestedingen (Zorg zonder prestatielevering); - Alternatieve Zorg - Meerwerkkosten-regeling Ten aanzien van de Corona-gerelateerde zorg wordt aangesloten bij de Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2020. Voor een nadere 4

uiteenzetting van de controleaanpak t.a.v. de Corona-gerelateerde zorg wordt verwezen naar hoofdstuk 2.5 vanuit het Plan van Aanpak Rechtmatigheid Sociaal Domein.

Deel 2

Verantwoordingsprotocol

2.1 Relevante regelgeving Voor de gemeente Amersfoort is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:  de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015.  de van toepassing zijnde bepalingen van de Jeugdwet.  De van toepassing zijnde wet en regelgeving voor Europese aanbesteding  de voorwaarden uit de afgesloten contracten tussen de gemeente Amersfoort en de zorgaanbieders.  De Dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten.  De gemaakte afspraken inzake risicoverevening zoals vastgelegd in inkoopbesluit 2020  deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar aan de gemeente. Hiervoor is het verantwoordingsmodel ontwikkeld. De verantwoording moet voorzien worden van een controleverklaring van de accountant.

2.2 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de gemeente Amersfoort uitgewerkt: 1. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich over de gedeclareerde zorgkosten, nog te verwachte kosten na risicoverevening via het verantwoordingsmodel (zie deel 4). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Wmo nieuwe taken en Jeugdwet. 2. De gemeente Amersfoort geeft in de bijlage bij het verantwoordingsmodel een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording; (2) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart de gemeente Amersfoort dat zij de informatie in de verantwoording naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De gemeente Amersfoort voorziet het hierboven genoemde verantwoordingsmodel van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon. 4. De gemeente Amersfoort stuurt de verantwoording voorzien van stempel en controleverklaring van de accountant naar de regio gemeenten, uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de gemeente Amersfoort dit eveneens mee.

2.3 Verantwoording De verantwoording over de geaccordeerde ondersteuning, verwachte kosten en risicoverevening vindt plaats via het verantwoordingsmodel. Het verantwoordingsmodel bestaat uit: a. Wmo nieuwe taken b. Jeugdwet 6

Indien een van de onderdelen a – b voor een regiogemeente niet van toepassing is, is het betreffende onderdeel niet ingevuld.

De geaccordeerde kosten zijn onderverdeeld in:

a. Lumpsumnota’s en p*q facturen bij gecontracteerde partijen en gesubsidieerde instellingen. b. Lumpsumnota’s en P*Q facturen bij gecontracteerde partijen en gesubsidieerde instellingen, waarbij de financiële productieverantwoording niet is voorzien van een controleverklaring c. Betaling aan landelijke inkooprelaties d. Betaling aan ongecontracteerde partijen Recht, hoogte, duur: Ten aanzien van de recht, hoogte en duur van de zorgbestedingen binnen populatie a wordt in 2020 gesteund op het vaststellingenproces, waarbij zorgaanbieders > € 125.000 bij de productieverantwoording een controleverklaring dienen aan te leveren. Bij een totaalbedrag lager dan € 125.000 per wet dient de productieverantwoording vergezeld te gaan van een getekende bestuurdersverklaring. Na vaststelling van de productie tekenen de zorgaanbieder en gemeente voor finale kwijting. De productieverantwoordingen en controleverklaringen worden door de accountant gebruikt als relevante controleinformatie. Daarnaast worden er op alle populaties (a t/m d) dossiercontroles op cliëntniveau verricht op basis van de bestedingen geldend voor de gemeente en materialiteit behorende bij betreffende gemeente. De auditinstructies zijn leidend voor de omvang van de steekproef .

Prestatielevering: Vaststelling van de geleverde zorg over de verantwoorde zorgbestedingen 2020 wordt voor alle populaties (a t/m d) afgedekt aan de hand van op het totaal van werkzaamheden conform de Handreiking Stappenplan gemeentelijke controleaanpak van i-Sociaal Domein. Hierbij wordt o.a. gebruik gemaakt van de (her)indicaties, de accountgesprekken, klachtenregistratie e.d.

Deel 3

Accountantsprotocol

3.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de verantwoording van de gemeente Amersfoort. Voor dit protocol gelden als basis de vier algemene aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid: 1. Het recht op het verstrekken van zorg 2. De bepaling van de omvang van de zorg 3. De vereisten aan de declaratie 4. Het aantonen van de levering van zorg Daarnaast hebben wij de volgende aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid geformuleerd. 5. juistheid ingeschatte kosten 6. juiste toepassing risicoverevening. De criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving voor de gemeente Amersfoort is voor de controle van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.1. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de verantwoording toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving.

3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de verantwoording zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. De verantwoording wordt gecontroleerd met de jaarrekeningmaterialiteit en het normenkader van de individuele regiogemeente. De materialiteit wordt tussen de accountant van de gemeente Amersfoort en de accountant van de regiogemeenten afgestemd door middel van de Audit instructies. In de controleverklaring zal de gehanteerde omvang van de materialiteit worden opgenomen. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel (percentages zijn ontleend aan de voorgeschreven materialiteit volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de verantwoording

Goedkeurend ≤ 1%

Met beperking > 1% en ≤ 3%

Oordeelonthouding Afkeurend n.v.t. > 3%

≤ 3%

> 3% en ≤ 10%

> 10%

n.v.t.

Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie die wordt aangegeven door de accountant van de regio gemeente. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de gemeente Amersfoort niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de gemeente Amersfoort gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (paragraaf 4.2) alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De gemeente Amersfoort is dan verplicht om ook deze rapportage naar de regiogemeente te sturen. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door de accountant van de regiogemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier op een vooraf afgesproken datum. De regiogemeente stelt de gemeente Amersfoort en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

3.3 Werkzaamheden verantwoording Voor de vier algemene aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid (zie 3.1) dient de uitwerking van het toetsingscriteria, paragraaf 3.6 van het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020. Ten aanzien van de overige aspecten (eisen) benoemd onder 3.1 (punt 5 en 6) het volgende: 5. Juistheid ingeschatte kosten Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: a. is er een deugdelijke onderbouwing en aansluiting met de bronbestanden aanwezig voor de ingeschatte kosten b. is er voor alle partijen waar indicatie voor is afgegeven nagegaan of er nog kosten verwacht kunnen worden 6. Juistheid toepassing risicoverevening Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: a. is de toegepaste risicoverevening conform de afspraken die hier onderling over gemaakt zijn. b. heeft verevening over juist percelen plaatsgevonden c. zijn de juiste cijfers van het gemeentefonds als basis voor 50% verevening gebruikt d. zijn de juiste cijfers van de realisatie 2019 als basis voor 50% verevening gebruikt

Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is het verantwoordingsmodel. De accountant geeft over de inhoudelijke verantwoording geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft de gemeente Amersfoort hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording en (2) eventuele bijzonderheden. 9

Om vast te stellen of aan de hierboven genoemde toetsingscriteria is voldaan, zal de accountant nader onderzoek doen. De accountant richt haar controlewerkzaamheden zodanig in dat op basis van een risicoanalyse de individuele processen worden gecontroleerd en invulling wordt gegeven aan de voorgenoemde toetsingscriteria. De accountant zal hiervoor inzicht verkrijgen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Amersfoort. De uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles, afstemmingen met bronbestanden (zorgtoewijzing, registratie van gedeclareerde Ondersteuning), alsmede de juistheid van de geprogrammeerde controles zijn daarbij object van onderzoek. Naast organisatiegerichte werkzaamheden vinden per proces per gemeente gegevensgerichte werkzaamheden plaats. De materialiteit per regiogemeente is bepalend voor het aantal uit te voeren gegevensgerichte waarnemingen per gemeente. Deze controlehandelingen moeten de accountant in staat stellen om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de in de verantwoording opgenomen zorgbestedingen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn en in overeenstemming met dit protocol.

Deel 4

Model verantwoording per gemeente 2020

Verantwoording "nieuwe taken" gemeente X Zorgvorm:

Gemeente X

JEUGD 1a - Ambulante begeleiding - jeugd 2. - Ambulante (dag-)behandeling - jeugd 3b - Meedoen en zelfredzaamheid - logeren jeugd 4 - Gezond opgroeien 5 - Gezond zijn 6 - Dyslexie 7 - ADHD - ziekenhuiszorg 8 - Vervoer jeugd ggz 9a - Dagactiviteiten - jeugd 11a - Breed Spectrum – jeugd maatwerk 13a - Samen veilig midden Nederland - jeugd 14 - Landelijk Transitie arrangement

Totaal Jeugd

€

WMO 1b - Ambulante begeleiding - volwassenen 3a - Meedoen en zelfredzaamheid - respijtzorg/ time out volwassenen 9b - Dagactiviteiten - volwassenen 11b - Breed Spectrum – volwassenen maatwerk 12a- Inloop GGZ alle gemeenten 13b- Samen Veilig midden Nederland - volwassenen alle gemeenten

Totaal Wmo

TOTAAL

€

Protocol WMO 2020 Regio Amersfoort (oude taken)

Inhoudsopgave

Deel 1

Algemeen .............................................................................................................................. 3

Verantwoordingsprotocol ..................................................................................................... 5

2.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 5 2.2 Te volgen procedures................................................................................................................ 5 2.3 Verantwoording .......................................................................................................................... 5 Deel 3

Accountantsprotocol ............................................................................................................. 6

3.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 6 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit ........................................................................... 6 3.3 Werkzaamheden Verantwoording ........................................................................................... 7 Deel 4

Model verantwoording .................................................................................................... 9

Deel 1

Algemeen

1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is de (nieuwe) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van Ondersteuning bij gemeenten. De gemeente Amersfoort verzorgt voor deze oude Wmo taken de administratieve ondersteuning en afwikkeling voor de bij haar aangesloten regiogemeenten, te weten Woudenberg. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks aan de regiogemeenten op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hiervoor is een model verantwoording ontwikkeld die wordt voorzien van een controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. Het Protocol WMO Regio Amersfoort 2020 (verder: ‘Protocol’) is om de eisen ten aanzien van deze verantwoording helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de gemeente Amersfoort als haar accountant. De Regiogemeenten en hun accountants stemmen met het protocol in. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen:  Deel 1: Algemeen Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities.  Deel 2: Verantwoordingsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen.  Deel 3: Accountantsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de accountant.

Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria.  Deel 4: Modellen Dit onderdeel bevat de model verantwoording van de gemeente Amersfoort aan de regiogemeenten.

1.2 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de gemeente Amersfoort en anderzijds aanwijzingen voor de controle door de accountant van de gemeente Amersfoort. De voorschriften voor de verantwoording door de gemeente Amersfoort zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor de controle van de accountant. Het bij deel 2 en deel 3 horende model is in deel 4 van het protocol opgenomen. De gemeente Amersfoort stelt aan de hand van de zorgtoewijzing van de gemeente vast dat de gedeclareerde ondersteuning door de zorgaanbieder juist is en dat de gehanteerde tarieven overeenkomstig de overeenkomsten zijn die de regiogemeenten dan wel voormalig SBG met zorgaanbieders hebben afgesloten. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de gedeclareerde kosten wordt een controleverklaring overlegd.

1.3 Definities In dit protocol geleden de volgende definities:  Accountant: De door de gemeente Amersfoort aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 

Cliënt: Persoon, die jegens gemeenten in de regio Amersfoort aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de door gemeenten gesloten contracten.



Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NV COS 800.



Financiële rechtmatigheid: Het voldoen aan de voorwaarden van de door de gemeenten dan wel het SBG afgesloten contracten, voor zover deze een financieel effect hebben. Dit betekent dat bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de contracten. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde ondersteuning conform de zorgtoewijzing. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de contracten zijn ze financieel rechtmatig.



Zorgtoewijzing: Opdracht van een gemeente in de Regio Amersfoort voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning.



Ondersteuning: Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo (oude taken).



Dienstverleningsovereenkomst: De tussen regiogemeenten en gemeente Amersfoort gesloten overeenkomst inzake de levering van dienstverlening voor taken in het Sociaal Domein.

Deel 2

Verantwoordingsprotocol

2.1 Relevante regelgeving Voor de gemeente Amersfoort is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:  de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015.  De Dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten.  deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar aan de gemeente. Hiervoor is de model verantwoording ontwikkeld. De verantwoording moet voorzien worden van een controleverklaring van de accountant.

2.2 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de gemeente Amersfoort uitgewerkt: 1. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich over de gedeclareerde ondersteuning via de model verantwoording (zie deel 4). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Huishoudelijke hulp, Wonen, Rollen en Vervoeren. 2. De gemeente Amersfoort geeft in de bijlage bij de model verantwoording een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording; (2) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart de gemeente Amersfoort dat zij de informatie in de verantwoording naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De gemeente Amersfoort voorziet de hierboven genoemde model verantwoording van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon. 4. De gemeente Amersfoort stuurt de verantwoording voorzien van stempel en controleverklaring van de accountant naar de regio gemeenten, uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de gemeente Amersfoort dit eveneens mee.

2.3 Verantwoording De verantwoording over de geaccordeerde ondersteuning vindt plaats via de model verantwoording. De model verantwoording bestaat uit: a. Huishoudelijke hulp b. Wonen c. Rollen d. Vervoeren Indien een van de onderdelen a – d voor een regiogemeente niet van toepassing is, is het betreffende onderdeel niet ingevuld. De getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingen ‘oude taken’ worden afgedekt aan de hand van het totaal van werkzaamheden om recht, hoogte, duur en prestatielevering vast te stellen, opgenomen in deel 3 van dit protocol. 5

Deel 3

Accountantsprotocol

3.1 Relevante regelgeving De controle van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de verantwoording van de gemeente Amersfoort. De bevindingen van de accountant worden opgenomen over de volgende toetsingscriteria: 1. de juistheid van de door de zorgaanbieder ingediende en geaccordeerde declaraties. 2. de overeenstemming van de gedeclareerde en geaccordeerde ondersteuning met de zorgtoewijzing (financiële rechtmatigheid). 3. Prestatielevering Deze criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving voor de gemeente Amersfoort is voor de controle van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.1. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de verantwoording toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving.

3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn controle op de geaccordeerde kosten zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. De verantwoording wordt gecontroleerd met de jaarrekeningmaterialiteit en het normenkader van de individuele regiogemeente. De materialiteit wordt tussen de accountant van de gemeente Amersfoort en de accountant van de regiogemeenten afgestemd door middel van de Audit instructies. In de controleverklaring zal de gehanteerde omvang van de materialiteit worden opgenomen. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel (percentages zijn ontleend aan de voorgeschreven materialiteit volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de verantwoording

Goedkeurend ≤ 1%

Met beperking > 1% en ≤ 3%

Oordeelonthouding Afkeurend n.v.t. > 3%

≤ 3%

> 3% en ≤ 10%

> 10%

n.v.t.

daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De gemeente Amersfoort is dan verplicht om ook deze rapportage naar de regiogemeente te sturen. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door de accountant van de regiogemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De regiogemeente stelt de gemeente Amersfoort en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

3.3 Werkzaamheden Verantwoording Bij de controle op de verantwoording gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant: 1. de juistheid van de door de zorgaanbieder ingediende en geaccordeerde declaraties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. de in verantwoording opgenomen geaccordeerde kosten zijn rekenkundig juist. 1.2. het gedeclareerde tarief is gelijk aan het overeengekomen tarief per eenheid, zoals vastgelegd in de Contracten. 1.3. de geaccordeerde Ondersteuning is juist verwerkt in de verantwoording.

2. de overeenstemming van de gedeclareerde en geaccordeerde Ondersteuning met de zorgtoewijzing. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 2.1. hetgeen is gedeclareerd en geaccordeerd stemt overeen met de soort(en) ondersteuning volgens de zorgtoewijzing. 3. prestatielevering Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 3.1. hetgeen is gedeclareerd en geaccordeerd is geleverd.

Werkzaamheden accountant Object van controle voor de accountant is de model verantwoording. De accountant geeft over de inhoudelijke verantwoording geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft de gemeente Amersfoort hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording en (2) eventuele bijzonderheden. Om vast te stellen of aan de hierboven genoemde toetsingscriteria is voldaan, zal de accountant nadere controle verrichten. De accountant richt haar controlewerkzaamheden zodanig in dat op basis van een risico-analyse de individuele processen worden gecontroleerd en invulling wordt gegeven aan de voorgenoemde toetsingscriteria. De accountant zal hiervoor inzicht verkrijgen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Amersfoort. De uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles, afstemmingen met bronbestanden (zorgtoewijzing, registratie van gedeclareerde Ondersteuning), alsmede de juistheid van de geprogrammeerde controles zijn daarbij object van controle. 7

Naast organisatiegerichte werkzaamheden vinden per proces per gemeente gegevensgerichte werkzaamheden plaats. De materialiteit per regiogemeente is bepalend voor het aantal uit te voeren gegevensgerichte waarnemingen per gemeente. Deze controlehandelingen moeten de accountant in staat stellen om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de in de verantwoording opgenomen zorgbestedingen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn en in overeenstemming met dit protocol.

Deel 4

Model verantwoording 2020

Zorgvorm:

Gemeente xxx

Zorgvoorziening

Totaal lasten

Totaal baten

Totaal betaald

Nog te verwachte kosten

huishoudelijke hulp 1 huishoudelijke hulp 2 huishoudelijke hulp overig rolstoelen wmo vervoervoorzieningen wmo woonvoorzieningen wmo

€ € € € € €

Totaal

€

Plan van Aanpak Rechtmatigheid Sociaal Domein

Regio Amersfoort

14 januari 2021

Inhoudsopgave 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 3 1.1

Aanleiding .............................................................................................................................. 3

1.2

Doel van dit document ......................................................................................................... 3

1.3

Leeswijzer .............................................................................................................................. 3

Terugblik en wijzigingen ten opzichte van 2019 ...................................................................... 4 2.1

Terugblik 2019....................................................................................................................... 4

2.2

Uitgangspunten 2020 ........................................................................................................... 4

2.3 BBS .............................................................................................................................................. 4 2.4

SDO ........................................................................................................................................ 5

2.5 Corona-effecten.......................................................................................................................... 5 3.

Risico’s en controleaanpak ......................................................................................................... 7 3.1

Contractering en subsidiëring ............................................................................................. 7

3.2

Toekenning/toewijzing van zorg ......................................................................................... 8

3.3

Verwerking toekenning/toewijzing van zorg ..................................................................... 8

3.4

Facturatie/Declaratie ............................................................................................................ 9

3.5

Prestatielevering ................................................................................................................. 10

3.6

PGB ...................................................................................................................................... 10

3.7

WMO ‘oud’ ........................................................................................................................... 11

Nagekomen vaststellingen oudere jaren ................................................................................. 13

Verantwoording en controleverklaring ..................................................................................... 15

5.1

Verantwoordingen WMO ‘oude’ taken............................................................................. 15

5.2

Verantwoordingen Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken ....................................................... 15

Planning ....................................................................................................................................... 16

Bijlage 1: Uitwerking toetsingskader conform het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020 ...................................................................... 17

Inleiding

1.1

Aanleiding

Vanaf 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Jeugdwet en de ‘nieuwe’ WMO-taken als ambulante begeleiding, dagbesteding en beschermd wonen. Daarnaast zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de ‘oude’ WMO-taken: wonen, voorzieningen, vervoer en hulp in de huishouding. Gemeenten hebben hierbij de verantwoordelijkheid om aan te tonen dat financiële beheershandelingen rechtmatig hebben plaatsgevonden en de informatie een getrouw beeld geeft. 1.2

Doel van dit document

Dit plan van aanpak heeft de volgende doelstellingen:  Vastlegging van de benodigde werkzaamheden om de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en WMO te onderbouwen;  Regionaal afbakenen van de taken en verantwoordelijkheden (individuele gemeenten, Gemeenschappelijke Regeling BBS (verder BBS), Besloten Vennootschap SDO Support (verder SDO) of Amersfoort)  Toelichting richting externe accountants over werkzaamheden ter onderbouwing van de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en WMO. Dit plan van aanpak is niet gericht op de doelmatigheid en kwaliteit van de zorgaanbieders. 1.3

Leeswijzer

Na een korte terugblik en wijzigingen ten opzichten van 2019, wordt in hoofdstuk 3 per processtap/onderdeel aangegeven welke controleaanpak hier wordt gehanteerd. Deze controleaanpak wordt ingestoken vanuit de risico’s in desbetreffende processtap/onderdeel. Tot slot wordt er nog stilgestaan bij de afrekeningen (hfdst 4), de wijze van verantwoording en afrekening aan en met de regiogemeenten (hfdst 5) en wordt de planning weergegeven (hfdst 6).

Terugblik en wijzigingen ten opzichte van 2019

2.1

Terugblik 2019

In 2019 is uitgegaan van het landelijk controleprotocol. In overleg met de extern accountant is dit aangevuld met eigen controle informatie over de getrouwe en rechtmatige uitvoer. Het gaat dan om dossiercontroles op cliëntniveau en acties vanuit het stappenplan i-sociaal domein t.a.v. het vaststellen van de prestatielevering. De productieverantwoordingen en controleverklaringen van zorgaanbieders zijn een belangrijk controle-instrument voor de extern accountant geweest. Daarbij dienden zorgaanbieders met een omzet > € 125.000 een controleverklaring bij de productieverantwoording aan te leveren. De aanbieders < € 125.000 volstaan met een bestuurdersverklaring gecombineerd met finale afrekening. Bij het afronden van de accountantscontrole 2019 met peildatum 20-05-2020 was in totaal ruim € 125,6 miljoen bekrachtigd middels controle-/bestuurdersverklaringen. 2.2

Uitgangspunten 2020

Voor 2020 wordt voor de reguliere zorg WMO en Jeugdwet een soortgelijke controleaanpak als in 2019 gehanteerd, waarbij uitgegaan wordt van het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020 (in 2019 het Landelijk accountantsprotocol 2018 financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet (ook geldend voor 2019)) met gebruikmaking van de productieverantwoordingen en controleverklaringen zorgaanbieders via het vaststellingenproces. Dit wordt aangevuld met eigen controle informatie over de getrouwe en rechtmatige verantwoording zorgkosten 2020. Het gaat dan om dossiercontroles op cliëntniveau, analyses en opbouw verwachtingen aangaande nog te betalen zorgkosten en acties vanuit het stappenplan i-Sociaal Domein t.a.v. het vaststellen van prestatielevering. De controleaanpak 2020 is afgestemd met de accountant. Amersfoort zal de aanvullende beheersmaatregelen zoals geadviseerd door de VNG verder ontwikkelen. Momenteel blijven de productieverantwoordingen en controleverklaringen bij de verantwoording zorgkosten 2020 nog een belangrijk controleinstrument voor de accountant. Ook dit jaar wordt eind januari/ begin februari een prognose per gemeente inclusief verevening opgesteld die de gemeenten kunnen gebruiken voor de voorlopige verantwoording van de zorgkosten 2020 in de jaarrekening 2020.

Deze prognose zal vergeleken worden met de productieverantwoordingen en controleverklaringen vanuit zorgaanbieders (medio mei 2020). Deze vergelijking, inclusief beoordeling productieverantwoordingen en controleverklaringen, wordt binnen de gemeente Amersfoort het vaststellingenproces genoemd. Voor 2020 wordt het volgende voorgesteld:  Bij een totaalbedrag lager dan € 125.000 per wet dient de productieverantwoording vergezeld te gaan van een getekende bestuurdersverklaring.  Bij een totaalbedrag hoger dan € 125.000 per wet is het verplicht om bij de productieverantwoording een controleverklaring van de accountant te overleggen.

2.3 BBS De zorgadministratie voor de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest wordt uitgevoerd door de gemeenschappelijke regeling BBS. Dit document gaat in op de verantwoordelijkheden en controleaanpak van de gemeente Amersfoort. De werkzaamheden die door de BBS worden uitgevoerd maken hier geen onderdeel van uit. BBS levert in januari 2020 een verantwoording inclusief controleverklaring aan bij de gemeente Amersfoort over de

zorgbestedingen 2020. Door een controleverklaring over de door BBS aangeleverde cijfers 2020 kan de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde zorgbestedingen vanuit BBS vastgesteld worden, waarbij aspecten als recht, hoogte en duur door de accountant van BBS worden gecontroleerd. De controleverklaring is benodigd voor de accountant van Amersfoort om een uitspraak te doen over de zorgbestedingen van de gehele regio. De accountant van de gemeente Amersfoort levert auditinstructies aan de accountant van BBS aangaande de uit te voeren werkzaamheden en rapporteringstolerantie ten einde gebruik te maken van de werkzaamheden van de accountant en daarmee voldoende zekerheid te verkrijgen over de verantwoording zorgadministratie BBS. 2.4

SDO

De zorgadministratie voor de gemeente Leusden wordt uitgevoerd door de besloten vennootschap SDO. Dit document gaat in op de verantwoordelijkheden en controleaanpak van de gemeente Amersfoort. De werkzaamheden die door gemeente Leusden respectievelijk SDO worden uitgevoerd maken hier geen onderdeel van uit. SDO levert in januari 2020 een verantwoording inclusief controleverklaring aan over de zorgbestedingen 2020 via opdrachtgever gemeente Leusden. Door een controleverklaring over de door SDO aangeleverde cijfers 2020 kan de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde zorgbestedingen SDO vastgesteld worden, waarbij aspecten als recht, hoogte en duur door de accountant van SDO worden gecontroleerd. De controleverklaring is benodigd voor de accountant van Amersfoort om een uitspraak te doen over de zorgbestedingen van de gehele regio. De accountant van de gemeente Amersfoort levert auditinstructies aan de accountant van de gemeente Leusden aangaande de uit te voeren werkzaamheden en rapporteringstolerantie ten einde gebruik te maken van de werkzaamheden van de accountant en daarmee voldoende zekerheid te verkrijgen over de verantwoording zorgadministratie SDO via opdrachtgever gemeente Leusden. 2.5 Corona-effecten en Aanpak 2020 In paragraaf 2.2 is stilgestaan bij de uitgangspunten voor de controle van de reguliere zorg.

Echter kent boekjaar 2020 naast de reguliere zorg ook Corona-gerelateerde zorg, betreffende de continuïteitsbijdrage zorgbestedingen, de alternatieve / andere zorg en de meerkosten. Voor deze typen kosten heeft de gemeente Amersfoort separate verantwoordingsafspraken gemaakt met de zorgaanbieders. Hieronder per type kosten een uiteenzetting van de uitgangspunten voor 2020 ten aanzien van het waarborgen van de rechtmatigheid zorgbestedingen. Continuïteitsbijdrage zorgbestedingen Voor de continuïteitsbijdrage zorgbestedingen volgt de gemeente Amersfoort de ‘Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2020’ waarin het driesporenbeleid wordt ingezet voor de verantwoording en controle van coronacompensatie. Spoor 1 is hierboven beschreven in paragraaf 2.2, waarbij het vaststellingenproces wordt ingezet om de reguliere zorg vast te stellen aan de hand van het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’. Voor spoort 2 verkent gemeente Amersfoort momenteel de mogelijkheden om de afstemming met zorgaanbieders aangaande de hoogte van corona-compensatie zo effectief en efficiënt mogelijk in te steken.

De aanbieders wordt in ieder geval gevraagd om naast de productieverantwoording een verantwoording in te dienen voor de Corona-gerelateerde zorg, betreffende de continuïteitsbijdrage dan wel zorg zonder prestatielevering. Ten aanzien van spoor 3 wordt actief aan de zorgaanbieders gevraagd de voorgeschreven ‘Bijlage corona-compensatie Wlz_Zvw_Wmo_Jw_FZ2020 – v0.11 dd 23102020’ bij de jaarrekening te leveren conform Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2020 ten einde de plausibiliteit van de hoogte van de corona-compensatie (spoor 2) vast te stellen. Meerkostenregeling Ten aanzien van de meerkostenregeling kunnen aanbieders conform landelijke richtlijnen de meerkosten per factuur uitgesplitst per regiogemeente indienen bij de gemeente Amersfoort. Zorgaanbieders dienen per kwartaal een factuur in te dienen t.a.v. de meerkosten. Binnen de gemeente Amersfoort zijn beheersmaatregelen opgezet op de juistheid en rechtmatigheid van deze meerkosten te waarborgen. Tevens behoudt de gemeente Amersfoort het recht om achteraf aanvullende stukken bij de zorgaanbieders op te vragen ten einde de juistheid en rechtmatigheid van de ingediende meerkosten te controleren. Deze meerkosten zullen door de accountant gegevensgericht worden gecontroleerd op basis van de verschillende materialiteit per regiogemeente.

Alternatieve zorg / andere zorg Ten aanzien van de alternatieve zorg / andere zorg is een afwegingskader vastgesteld door het college van de gemeente Amersfoort en tevens ter kennisgeving voorgelegd aan de regiogemeenten. De Alternatieve / andere zorg wordt via het reguliere berichtenverkeer gedeclareerd door zorgaanbieders en per jaareinde via het vaststellingenproces verantwoord door de zorgaanbieders met productieverantwoording en controleverklaring of bestuurdersverklaring. Gezien deze alternatieve / andere zorg een risico op de juistheid van de declaratie met zich meebrengt schenken wij extra aandacht aan deze populatie bij het vaststellingenproces.

Risico’s en controleaanpak

De volgende onderdelen dienen op rechtmatigheid/getrouwheid getoetst te worden: Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken zorg in natura [ZIN]: 1. Contractering en subsidiëring 2. Toekenning/toewijzing van de zorg 3. Verwerking van de toekenning/toewijzing 4. Declaratie/facturatie 5. Prestatielevering Overige taken 6. WMO ‘oud’ ZIN 7. PGB oude en nieuwe taken

Per onderdeel wordt in dit hoofdstuk aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en de controleaanpak van dit onderdeel. Daarnaast wordt aangegeven welke risico’s afgedekt dienen te worden en op welke wijze dit afgedekt wordt. De wijze waarop risico’s afgedekt worden is hoofdzakelijk in lijn met paragrafen 3.5 en 3.6 van het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020. Naast bovenstaande gegevensgerichte werkwijze zijn er binnen de gemeente Amersfoort interne beheersmaatregelen om de getrouwheid en rechtmatigheid van de zorgbestedingen te borgen. De evaluatie van de processen, systemen en relevante beheersmaatregelen aangaande de zorgbestedingen zijn een integraal onderdeel van de interim-controle van de accountant. De accountant van de gemeente Amersfoort rapporteert over de kwaliteit van de interne beheersing en administratie organisatie via de managementletter 2020. Voor het boekjaar 2020 hanteert de accountant een gegevensgerichte controleaanpak. 3.1

Contractering en subsidiëring

3.1.1 Contractering Verantwoordelijke uitvoering:

Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg

Uitvoering:

Regionaal Inkoop- en subsidiebureau (RISB)

Verantwoordelijke controleaanpak:

Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg

Risico Inkoop niet uitgevoerd volgens geldende wet- en regelgeving Inkoop uitgevoerd zonder juiste bevoegdheden Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1.

3.1.2 Subsidiëring

Verantwoordelijke uitvoering:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg

Uitvoering:

Gemeente Amersfoort

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg

Risico Subsidiebeschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Subsidiebeschikkingen niet door bevoegden afgegeven Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1.

3.2

Toekenning/toewijzing van zorg

Verantwoordelijke uitvoering:

Individuele gemeenten

Uitvoering:

Sociale [wijk]teams artsen/ andere verwijzers

Verantwoordelijke controleaanpak:

Individuele gemeenten

Risico’s Onrechtmatige verwijzing Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.3

Verwerking toekenning/toewijzing van zorg

Verantwoordelijke uitvoering:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Uitvoering:

Gemeente Amersfoort (Zorgadministratie)

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Risico’s

Onrechtmatige verwijzing Overname datamelding van MensCentraal naar GWS onjuist en/of onvolledig Onjuist/onvolledig invoer 315 berichten (VoT) (van externe verwijzers) Woonplaatsbeginsel is niet correct toegepast Product- en tarief controle is niet correct toegepast Dubbele indicaties (via extern en wijkteam / dubbel via wijkteam) Toekenning/toewijzing past niet binnen gemaakte contractafspraken IC maatregelen hebben niet gewerkt Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.4

Facturatie/Declaratie

Verantwoordelijke uitvoering:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Uitvoering:

Gemeente Amersfoort (FinZorg)

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Facturatie/Declaratie via Vecozo Risico’s Facturatie buiten de marge van de indicatie en toch betaald Handmatige verwerking van DBC trajecten gaat niet goed Onrechtmatige betalingen IC maatregelen hebben niet gewerkt

Facturatie/Declaratie via Decade Risico’s Onterechte betaling? LTA aanbieder Onrechtmatige betaling in het kader van Sterfhuisconstructie Onrechtmatige betaling aan een niet gecontracteerde partij IC maatregelen hebben niet gewerkt Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.5

Prestatielevering

Verantwoordelijke uitvoering:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg.

Uitvoering:

Gemeente Amersfoort

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg.

Risico’s Prestatie is niet geleverd Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. Voor de vaststelling van de prestatielevering wordt het ‘Stappenplan gemeentelijke controleaanpak’ van i-Sociaal Domein gevolgd. 3.6

PGB

Verantwoordelijke uitvoering:

Individuele gemeenten

Uitvoering:

SVB

Risico Beschikkingen onjuist/onvolledig verwerkt door SVB Prestatie is niet geleverd Verplichtingen niet volledig opgenomen

Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële

productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2020’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. Ten aanzien van eventuele onzekerheden PGB wordt de BADO-notitie ‘PGBverantwoording/controle door gemeenten’ gevolgd (voor zover er geen vernieuwde versie wordt gepubliceerd). 3.7

WMO ‘oud’

Vanaf 1 januari 2015 heeft de gemeente Amersfoort de taken van het Servicebureau Gemeenten (SBG) overgenomen. Dit heeft betrekking op de ‘oude’ WMO taken HH, wonen, rolstoelen en vervoer. De deelnemende gemeente Woudenberg ontvangt hieromtrent een verantwoording met controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. 3.7.1 Toekenning/toewijzing van de zorg Verantwoordelijke uitvoering:

Individuele gemeenten

Uitvoering:

Wijkteams/Consulenten

Verantwoordelijke controleaanpak:

Individuele gemeenten

Risico’s Onrechtmatige verwijzing Beschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Beschikkingen niet door bevoegden afgegeven Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering;

3.7.2 Verwerking toekenning/toewijzing Verantwoordelijke uitvoering:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Uitvoering:

Gemeente Amersfoort (voorheen SBG)

Verantwoordelijke controleaanpak:

Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.

Amersfoort: Risico’s In verband met mandaat worden beschikkingen geknipt Beschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Beschikkingen niet door bevoegden afgegeven Opdracht aan zorgaanbieder is niet conform beschikking IC maatregelen hebben niet gewerkt Regio: Risico’s Papieren indicatie wordt verkeerd overgenomen in GWS Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering; 3.7.3 Facturatie/Declaratie Verantwoordelijke uitvoering:

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.woudenberg.nl/api/v1/meetings/1238/documents/27984