03. Bijlage 1. Evenementenbeleid.pdf
Tekst van het document
LEEFBAAR & LEVENDIG Evenementenbeleid Gemeente Woudenberg, juni 2024
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE
2
2.5.1. Welke partijen zijn betrokken bij de vergunningsverlening? 2.5.2. Behandelclassificatiescan
1. WAAROM EEN EVENEMENTENBELEID? 1.1. Aanleiding 1.1.1. Participatietraject
16 16
2
2.5.3. Behandeling en toekenning B- en C-evenementen
19
4
2.5.4. Besluit en bezwaar
19
4
2.6. Evenemententerreinen
19
5
2.6.2. Locaties
20
1.2.1. Laagdrempeligheid en sociale cohesie
5
2.6.3. Bos- en natuurgebieden
21
1.2.2. Veiligheid
6
1.2.3. Regulering evenementendruk
6
2.7.1. Verzameling van standplaatsen
22
1.2.4. Goede communicatie tussen alle betrokkenen
6
2.7.2. Televisieschermen
22
1.2.5. Duurzaamheid
6
2.7.3. Incidentele festiviteiten
22
3. TIJDENS HET EVENEMENT
24
Aan welke voorschriften moet een organisator voldoen?
24
1.2. Uitgangspunten
1.3. Van aanvraag tot evaluatie
2.7. Mijn activiteit is geen evenement, zijn er wel voorschriften?
22
7
2. VOORAFGAAND AAN HET EVENEMENT
7
2.1. Wat is een evenement? En wie is de organisator?
8
2.2.1. Twee verschillende soorten evenementen
9
3.1. Openbare orde en veiligheid 3.1.1. Veiligheidsmaatregelen nemen
24 24
2.2.2. Bijzondere evenementen
10
3.2. Verantwoordelijkheid terrein
25
2.3. Hoe maak ik een melding?
10
3.3. Gezondheid en hygiëne
25
2.3.1. Waar en wanneer?
13
3.3.1. Voedselverstrekking
27
2.3.2. Kosten
13
3.3.2. Toiletvoorzieningen
27
13
3.3.3. Evenement met levende dieren
27
2.4. Hoe vraag ik een vergunning aan? 2.4.2. Waar en wanneer?
14
3.4. Bereikbaarheid
27
2.4.3. Vooroverleg en evaluatie
16
3.4.1. Verkeersplan
27
2.4.4. Kosten
16
2.5. De melding of vergunningaanvraag is binnen, hoe gaat het verder?
2
16
3.5. Geluid 3.5.1. Geluidcategorieën
28 28
3.5.2. Realistisch en maatschappelijk acceptabel
28
3.8.1 Uitgangspunten
36
3.5.3. Geluidsnormen
28
3.8.2 Toezicht
37
3.5.4. Invoering geluidsnorm dB(C)
29
3.8.3. Aansprakelijkheid
37
3.5.5. Begin- en eindtijden
29
3.5.6. Zondagsrust
30
4. NA HET EVENEMENT
38
3.5.7. Wet natuurbescherming
30
4.1. Evaluatie
38
3.5.8. Collectieve festiviteiten
30
4.2. Wat gebeurt er bij klachten?
38
3.5.9. Het naleven van de geluidvoorschriften
30
4.3. Handhaving
38
3.5.10. Controle en handhaving geluid
32
4.3.1. Bevoegdheden burgemeester
38
3.5.11. Meetprotocol
32
4.3.2. Bestuurlijke waarschuwing
38
3.5.12. Bereikbaar zijn voor omwonenden
33
4.3.3. Last onder bestuursdwang en kostenverhaal (art.5.25 Awb)
38
3.5.13. Uitgangspunten geluid
33
4.3.4. Last onder dwangsom (art.5.32 Awb)
39
34
4.3.5. (Gedeeltelijk) intrekken van de vergunning (art. 2.25 APV)
39
3.6.1. Vuurwerk bij een evenement? Aparte melding of vergunning nodig
35
4.3.6. Weigering/intrekking evenementenvergunning bij slecht levensgedrag (art. 1.6 APV)
39
3.6.2. Waarborgsom
35
4.3.7. Handhavingsarrangement Evenementen
39
3.7. Communicatie
35
4.3.8. Alcohol
40
3.8 Toezicht en aansprakelijkheid
35
4.3.9. Wet bevordering integriteitbeoordeling door het openbaar bestuur
40
Bijlage 1: Brandveiligheidsvoorschriften barbecue
43
Bijlage 4: Veiligheidsbrochure springkussen
49
Bijlage 2: Voorwaarden meldingsplichtige evenementen
45
Bijlage 5: Verslag participatietraject
50
Bijlage 3: Calamiteitenplan
47
3.6. Duurzaamheid
3
1. Waarom een evenementenbeleid? 1.1. AANLEIDING
In de gemeente Woudenberg bruist het van de evenementen, van straat-BBQ’s tot Haantjesdag en van Wombargs Landleven tot de Florijn Winterloop. Evenementen bieden de mogelijkheid om elkaar te ontmoeten en culturele activiteiten te ondernemen. Tegelijkertijd is het van belang om evenementen veilig te laten verlopen en is het in dichtbebouwd Woudenberg woekeren met de ruimte. In dit evenementenbeleid is een balans gezocht tussen leefbaarheid en levendigheid in ons dorp. Op deze manier wordt de sociale cohesie en laagdrempeligheid van evenementenorganisatie gewaarborgd, en tegelijkertijd wordt het veilige verloop vooropgesteld. Door de jaren heen zijn er vele ervaringen opgedaan rondom de evenementenorganisatie. Met deze ervaringen in het dilemma tussen leefbaarheid en levendigheid is dit evenementenbeleid tot stand gekomen. In het proces naar een herzien evenementenbeleid zijn inwoners en belanghebbenden betrokken geweest en zijn de ervaringen met evenementenorganisatie geëvalueerd.
1.1.1. PARTICIPATIETRAJECT Om het evenementenbeleid zo breed mogelijk te gedragen te laten zijn, is een participatietraject opgezet. In dit traject zijn er gesprekken gevoerd met betrokkenen in de evenementenorganisatie, is er onder de inwoners een vragenlijst uitgezet, en is er de mogelijkheid geweest tot gesprek daarover op de inwonersavond. Daarnaast is het advies van verschillende experts ingewonnen. Het participatieverslag staat in bijlage 5.
1.2. UITGANGSPUNTEN
Gebaseerd op de ervaringen van de afgelopen jaren in de evenementenorganisatie en het participatietraject zijn dit de uitgangspunten van het evenementenbeleid: •
Laagdrempeligheid en sociale cohesie
•
Veiligheid
•
Regulering van de evenementendruk
•
Goede communicatie tussen betrokkenen
•
Duurzaamheid en milieu
1.2.1. LAAGDREMPELIGHEID EN SOCIALE COHESIE Tijdens de gevoerde gesprekken kwamen het belang van laagdrempeligheid van evenementenorganisatie en het bevorderen van sociale cohesie naar voren. Deze thema’s hangen met elkaar samen omdat het laagdrempeliger maken van evenementenorganisatie ertoe zal leiden dat het aantrekkelijker is om evenementen te organiseren. Als er meer evenementen plaatsvinden, zal dit de sociale cohesie in Woudenberg bevorderen. Woudenbergers hebben in de enquête ook aangegeven dat ‘ontmoeting’ voor hen het belangrijkste is op een evenement. Het aspect dat het verschil kan maken in laagdrempeligheid is de verplichting tot een vergunning of een melding. Bij het aanvragen van een vergunning is de werklast hoger, aangezien er een calamiteiten- of veiligheidsplan moet worden opgesteld, waar dat bij een melding niet hoeft. Daarnaast brengt het aanvragen van een vergunning de legeskosten, die nodig zijn om de vergunningsaanvraag te verwerken, met zich mee. Door meer meldingen in plaats van vergunning mogelijk te maken waar dat veilig en verantwoord is, wordt de laagdrempeligheid van evenementenorganisatie bevorderd. In overleg met de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is afgewogen welke evenementen noodzakelijk vergunningsplichtig zijn, en op welke vlakken meer meldingen mogelijk zijn.
Evenementen die meer veiligheidsrisico’s met zich meebrengen, zullen vergunningsplichtig blijven zodat de veiligheidsmaatre-
4
gelen van de organisatie beoordeeld kunnen worden. Op advies van de VRU hoeft er voor evenementen waar een springkussen wordt gebruikt, geen vergunning meer aangevraagd te worden, en deze kunnen plaatsvinden met het doen van een melding. Bij de melding zal een informatiebrochure met aandachtspunten, geadviseerd door de VRU, worden verstrekt (zie bijlage 5). Op die manier kunnen organisatoren van kleinschalige evenementen waar ook een springkussen is, inzicht krijgen in op welke manier hun evenement veilig kan verlopen. Op die manier kunnen kleinschalige evenementen met een springkussen, die wat betreft de grootte van het evenement niet vergunningsplichtig zijn, ook middels een melding veilig plaatsvinden. Hierdoor zijn kleinschalige evenementen, ook wanneer zij gebruik maken van een springkussen, laagdrempeliger om te organiseren. Dit vinden we belangrijk omdat laagdrempelige evenementenorganisatie het organiseren van kleinschalige evenementen in de buurt zal stimuleren.
1.2.2. VEILIGHEID In de afgelopen jaren is er de mogelijkheid geweest tot het aanvragen van een meerjarenvergunning. In praktijk werd daar geen gebruik van gemaakt, omdat het te grote veiligheidsrisico’s met zich meebracht en daarom de verlening hiervan onwenselijk werd. Zo wordt er bij een meerjarenvergunning eenmalig een veiligheidsplan opgesteld in het eerste jaar, die voor meerdere jaren zou moeten volstaan. In praktijk werd merkbaar dat omstandigheden veranderen gedurende jaren, waardoor de nieuwe veiligheidsrisico’s die ontstonden gedurende de jaren niet in het veiligheidsplan uit het eerste jaar waren gedekt. Ook blijkt dat geen enkel evenement voor meerdere jaren er exact hetzelfde uitziet. Concluderend volstond het veiligheidsplan uit het eerste jaar daarom niet gedurende de meerdere jaren om de veiligheidsrisico’s te dekken. Vanuit veiligheidsoverweging is de mogelijkheid tot het aanvragen van een meerjarenvergunning er dus niet.
1.2.3. REGULERING EVENEMENTENDRUK Woudenberg is een compact dorp, waardoor het op het gebied van evenementen woekeren met ruimte kan zijn. Vanwege de dichtbebouwde wijken kan een evenementen naast plezier ook voor overlast zorgen. We vinden het belangrijk om een balans te zoeken tussen ruimte voor levendige evenementen, en een leefbare woonomgeving voor inwoners van Woudenberg. Om dat te doen willen
we de evenementendruk op bepaalde gebieden in Woudenberg beter kunnen reguleren, zodat er duidelijkheid ontstaat voor zowel inwoners als organisatoren wat zij van evenementen kunnen verwachten. Om deze druk op bepaalde delen van Woudenberg te kunnen reguleren, gaat de gemeente Woudenberg werken met evenemententerreinen. Door middels locatieprofielen aan te geven welke evenementen op welke plek wel, of juist niet, kunnen plaatsvinden, kan de evenementenorganisatie beter inspelen op het draagvlak van de omwonenden bij de betreffende locatie. Daarnaast kan in de locatieprofielen worden vastgesteld hoeveel evenementen op welke locatie kunnen plaatsvinden, welke tijden er worden gehanteerd en wat de maximale geluidsbelasting is. Op die manier wordt maatwerk geboden en weten zowel inwoners als organisatoren hoeveel evenementen ze op welke locatie (maximaal) kunnen verwachten. In paragraaf 2.6 wordt er dieper ingegaan op de evenemententerreinen. Daarnaast kwam uit het participatietraject naar voren dat de evenementendruk hoog is voor inwoners die in de buurt wonen van plekken waar evenementen georganiseerd worden. De voornaamste overlast die zij ervaarden, was van het geluid. Als mogelijkheid om de overlast te beperken werd het heroverwegen van de eindtijd diverse keren als optie genoemd. Om inwoners hierin tegemoet te komen, worden de eindtijden met 30 minuten vervroegd.
Dit houdt in dat doordeweeks evenementen om 22:30u de muziek uit moeten draaien en om 23:00u het evenement voorbij moet zijn. In het weekend betekent dit dat om 23:00u de muziek uit moet, en om 23:30u het evenement is afgelopen.
1.2.4. GOEDE COMMUNICATIE TUSSEN ALLE BETROKKENEN Daarnaast is het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de communicatie tussen alle betrokken partijen in de evenementenorganisatie. Dit bestaat uit verschillende onderdelen. Om het proces van vergunningsaanvraag te verduidelijken, wordt er bij elk b- en c-evenement vooraf standaard de mogelijkheid tot een vooroverleg geboden. Op die manier zijn de lijntjes in de voorbereiding tussen alle betrokken partijen kort. De organisaties die op het moment al een vooroverleg doen voor hun evenement, zijn hier positief over. Zij geven ook aan dat het de lastendruk voor evenementenorganisatie kan verlagen, omdat zaken in een vooroverleg efficiënter afgestemd en besproken kunnen worden. Daarnaast wordt er na elk b- en c-evenement een evaluatie gedaan. B- en
5
1. Waarom een evenementenbeleid? c-evenementen zijn veelal terugkerende evenementen, wat maakt dat evaluatie zowel het evenement als de samenwerking voor het volgende jaar kan verbeteren.
1.3. VAN AANVRAAG TOT EVALUATIE
In dit beleid zal de route worden doorlopen zoals deze ook wordt doorlopen wanneer er een evenement georganiseerd wordt:
Ook blijkt uit het participatietraject dat inwoners het belangrijk vinden om van tevoren rekening te kunnen houden met een evenement, juist ook om het gevoel van overlast te kunnen verminderen. Dat vergt goede communicatie richting inwoners. Daarom zal in het aanvraagformulier voor een vergunningsplichtig evenement de communicatie vanuit de organisatie worden uitgevraagd, zodat communicatie richting inwoners onderdeel wordt van de evenementenorganisatie.
•
Voorafgaand aan het evenement (hoofdstuk 2). In dit hoofdstuk komt onder andere aan de orde wat een evenement precies is, hoe je een melding doet of een vergunning aanvraagt en hoe het proces daarna verder verloopt.
•
Tijdens het evenement (hoofdstuk 3). In dit onderdeel komt naar voren aan welke criteria het evenement moet voldoen en welke zaken verder van belang zijn tijdens het evenement.
1.2.5. DUURZAAMHEID
•
Na het evenement (hoofdstuk 4). Hier komen zaken naar voren zoals een evaluatie achteraf of de eventuele klachtenafhandeling.
Gezien de actuele ontwikkelingen op het gebied van klimaat, krijgt duurzaamheid een plek in het evenementenbeleid. In de gemeente Woudenberg willen we organisatoren graag stimuleren om duurzame keuzes te maken. In de afgelopen jaren zijn er verschillende duurzame alternatieven ontstaan op het gebied van energietransitie, afvalverwerking en plastic. Deze alternatieven willen we meegeven aan evenementenorganisatoren en ze stimuleren deze te gebruiken in hun evenementenorganisatie. Over suggesties voor duurzame alternatieven is verder te lezen in paragraaf 3.6. . Daarnaast is er naar aanleiding van de inwonersavond diverse input gedaan over dierenwelzijn in het evenementenbeleid. Om recht te doen aan en het welzijn van dieren te waarborgen in de evenementenorganisatie, worden evenementen met levende dieren vergunningsplichtig. Op die manier kunnen er in de vergunning voorwaarden worden gesteld aan de manier waarop er met de dieren omgegaan wordt tijdens en rondom het evenement.
6
In dit evenementenbeleid is alle informatie over evenementenvergunningen gebundeld voor zowel organisatoren (bijvoorbeeld: waar vraag ik een vergunning aan?) als adviserende partners en organisaties (welke procedures en voorschriften gelden er?). Op die manier is het proces voor iedereen transparant en toegankelijk.
7
2. Voorafgaand aan het evenement Voor we ingaan op alle zaken rond evenementen in de gemeente Woudenberg is het van belang om te kijken of een activiteit wel onder de noemer ‘evenement’ valt. Als dat niet het geval is dan is dit beleidsstuk immers niet van toepassing.
Artikel 2:24 van de APV schept over een aantal activiteiten duidelijkheid zodat daarbij niet vooraf eerst bepaald hoeft te worden of het een evenement betreft. De volgende voor publiek toegankelijke activiteiten zijn uitgezonderd en betreffen dus geen evenementen:
2.1. WAT IS EEN EVENEMENT? EN WIE IS DE ORGANISATOR?
A. bioscoop- en theatervoorstellingen;
Voor de definitie van het begrip evenement is de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van belang. Hier wordt onder een evenement verstaan: ‘elk voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Deze definitie bevat duidelijk twee essentiële onderdelen waaraan getoetst wordt of een activiteit een evenement betreft. Het gaat om ‘een verrichting van vermaak’ en ‘publiek toegankelijk’.
B. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet;
Er is geen eenduidig kader waaraan het begrip publiek toegankelijk kan worden getoetst. Je ziet ook tussen gemeenten verschillende werkwijzen. In de gemeente Woudenberg kijken we altijd naar het doel/intentie en het karakter (bijv. het terrein) van de activiteit. Als hieruit blijkt dat het een besloten activiteit betreft is er geen evenementenvergunning noodzakelijk. Criteria die meegenomen worden in die overweging zijn onder andere:
E. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;
Zijn de gasten op uitnodiging aanwezig of zijn er ook andere personen welkom? En is dit dan bijvoorbeeld een vast persoon, zoals een partner, of betreft het willekeurige personen? Als er op uitnodiging gewerkt wordt, op welke wijze geschiedt dit dan? Gaat het op strikt persoonlijke uitnodigingen of gaat het om kaartverkoop? Is het terrein waar de activiteiten georganiseerd worden voor iedereen toegankelijk? Zo niet, waaruit blijkt dit dan? Worden ongenodigde er attent op gemaakt dat het terrein niet publiek toegankelijk is? Zo zijn bijvoorbeeld winkels en bedrijventerreinen vaak ook publiek toegankelijke ruimtes. Klanten kunnen hier immers gewoon in en uit lopen. Op welke wijze wordt er over de activiteit gecommuniceerd? Zo kan bepaalde communicatie bij een besloten feest toch voor veel aanloop van niet genodigden zorgen.
8
C. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; D. het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen;
F. activiteiten als bedoeld in artikel 2:39 van de APV. Oftewel, speelgelegenheden. G. sportwedstrijden en – toernooien georganiseerd onder auspiciën van een bij de NOC*NSF aangesloten sportbond, niet zijnde vechtsportevenementen. In de volgende gevallen betreft het in ieder geval wel een evenement: •
Herdenkingsplechtigheid;
•
Braderie;
•
Snuffelmarkt;
•
Een optocht, niet zijnde een betoging;
•
Een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;
•
Een eendaags evenement: een straatfeest, buurtbarbecue of een kleinschalige activiteit op één dag.
•
Het betreft geen, kleinschalig, eendaags evenement;
•
Het aantal bezoekers bedraagt meer dan 150 personen;
•
Het evenement start, loopt uit tot of vindt in zijn geheel plaats op maandag tot en met zaterdag tussen 23:00 uur en 09:00 uur of op zondag voor 13:00 uur en na 23:00u;
•
Het evenement vindt plaats op 4 mei of eerste kerstdag;
•
Langer dan tot 22:30 uur livemuziek ten gehore wordt gebracht;
•
Er is geen aanwijsbare organisator;
•
Er wordt versterkte muziek ten gehore gebracht;
• Evenementen met een meldingsplicht: evenement met een laag risicoprofiel, waarvoor geen vergunning hoeft te worden aangevraagd, wel dient er melding ingediend te worden.
Er worden meerdere straten voor het doorgaande verkeer afgesloten (onevenredige belemmering verkeer/hulpdiensten);
•
Er worden (gecertificeerde) objecten geplaatst van een geringe constructie, bijvoorbeeld een partytent van 25 vierkante meter of groter;
Evenementen met een vergunningplicht: waarbij sprake is van impact op de omgeving en het verkeer. Soms gaat het zelfs om regionale gevolgen.
•
Er samenloop is met een ander evenement in de wijk;
•
Er wordt tegen betaling alcoholische drank op de openbare weg geschonken of er worden etenswaren of andere goederen tegen betaling te koop aangeboden;
•
Voor het evenement wordt reclame gemaakt die is gericht op het aantrekken van belangstellenden die niet in de directe omgeving van het evenement wonen (bedrijfsmatig karakter).
•
Op het evenement wordt gewerkt met levende dieren.
Valt de activiteit niet onder een van de bovenstaande twee lijstjes, dan wordt er een afweging gemaakt of het onder de noemer evenement valt. De organisator is volgens de APV “degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt”. In sommige gevallen huurt de aanvrager van de evenementenvergunning een bureau in om het evenement te organiseren. In andere gevallen kan de exploitant van de locatie de vergunning voor het evenement aanvragen. De organisator hoeft in juridische zin dus niet dezelfde (rechts)persoon te zijn als de vergunningsaanvrager. Wanneer er sprake is van een aanvrager en organisator is het van belang om in de vergunningprocedure een duidelijk onderscheid te maken tussen deze twee partijen. De organisator draagt de verantwoordelijkheid van het evenement.
2.2.1. TWEE VERSCHILLENDE SOORTEN EVENEMENTEN De Algemene Plaatselijke Verordening van Woudenberg onderscheidt verschillende categorieën evenementen:
De risico’s van meldingsplichtige evenementen zijn zo klein dat zij zonder vergunning kunnen worden gehouden en kan worden volstaan met een melding. Het evenement mag worden gehouden als de burgemeester schriftelijk toestemming heeft verleend en de organisator deze toestemming kan tonen. Voorbeelden hiervan zijn straatfeesten en barbecues in de openbare ruimte. In paragraaf 2.3.1. staat hoe een melding gedaan kan worden. In bijlage 2 wordt er verder ingegaan op welke voorwaarden er gelden bij meldingsplichtige evenementen. Bij sommige evenementen is alleen een melding doen niet voldoende. Het gaat dan om vergunningsplichtige evenementen. Een evenement is vergunningsplichtig als het voldoet aan één van de volgende punten:
Er wordt bij evenementen onderscheid gemaakt in A-, B- en C-evenementen. Dit onderscheid wordt voornamelijk bepaald door de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op het dorp en
9
2. Voorafgaand aan het evenement eventuele gevolgen voor het verkeer. Op basis van deze classificatie wordt een bepaald behandeltraject gevolgd om de aanvraag in behandeling te nemen.
Om risico’s vooraf goed en eenduidig in te schatten voert de vergunningverlener voor elk evenement een behandelclassificatiescan uit. Deze behandelclassificatiescan bepaald onder welke categorie het evenement valt. De behandelclassificatiescan is gebaseerd op de volgende aspecten:
CATEGORIE A •
•
Een evenement met een laag risico waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en / of beperkte gevolgen voor het verkeer en tevens een geringe extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. Een evenement waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te
CATEGORIE B •
Een evenement met een gemiddeld risico, waarbij sprak is van een verhoogde impact op de omgeving en/of gevolgen voor verkeer en tevens extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist.
•
Een evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
CATEGORIE C •
•
10
Een evenement met een hoog risico, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving/regio en/of verkeer en tevens extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. Een evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
•
het publieksprofiel (o.a. aantal en type bezoekers);
•
het ruimtelijk profiel (o.a. openbare ruimte, verkeersoverlast);
•
het activiteitenprofiel (o.a. tijdstip, politieke gevoeligheid).
De vergunningverlener vult de behandelclassificatiescan in op basis van de aanvraag en concrete plannen van de organisator. De uitkomsten bepalen onder meer hoe het vergunningentraject en adviestraject eruit zal zien. Tijdens een vergunningentraject kan overigens nog vanuit kennis, ervaring en/ of informatie op- of afgeschaald worden naar een andere categorie, indien de impact groter of kleiner blijkt te zijn dan vooraf ingeschat.
Niet tijdig ingediende of onvolledige aanvraag
Indien men zich bij de aanvraag niet houdt aan de geldende aanvraagtermijn, waardoor een zorgvuldige advisering en belangenafweging niet mogelijk is, dan kan de gemeente besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb). Wanneer bij een aanvraag één van de bijlagen ontbreekt, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld deze alsnog binnen twee weken aan te leveren. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven, kan de gemeente alsnog besluiten de aanvraag niet verder in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb).
2.2.2. BIJZONDERE EVENEMENTEN
Wielersportevenementen en hardloopwedstrijden
Wielersportevenementen en hardloopwedstrijden zijn een aparte categorie evenementen. Meestal is er sprake van lange routes (door verschillende gemeenten) en vele (dynamische) wegafsluitingen. Deze afsluitingen kunnen grote impact hebben op de mobiliteit in het dorp en de regio.
11
2. Voorafgaand aan het evenement Wanneer er sprake is van een wedstrijd, moet ontheffing worden aangevraagd van het verbod op het houden van wedstrijden op de weg, zoals beschreven in artikel 10 Wegenverkeerswet 1994 (Wvw). Wanneer alle wegen binnen de gemeente Woudenberg liggen, moet de ontheffing worden aangevraagd bij de gemeente. Tevens is dan een evenementenvergunning noodzakelijk voor het inrichten van de start- en finishlocatie(s). Daarnaast moet ontheffing worden aangevraagd van de verkeersregels met betrekking tot de verplichte plaats op de weg, zoals beschreven in hoofdstuk 2, paragraaf 1 van het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV). Voor wielerrondes die over Woudenberg grondgebied gaan, maar niet starten en/of finishen in Woudenberg, geldt dat de organisator een verklaring van geen bezwaar moet aanvragen op grond van artikel 10 van de Wegen- en Verkeerswet. Deze aanvraag moet worden ingediend bij het loket leefomgeving. Voordat deze verklaring afgeeft, wordt advies gevraagd aan betrokken partners.
Terrassen
Voor een wegwedstrijd, wielerwedstrijd, hardloopwedstrijd, toertocht, optocht, bloemencorso, braderie, markt of kermis of een ander soort evenement op of langs een provinciale weg is toestemming van de provincie Utrecht nodig op basis van de Omgevingsverordening provincie Utrecht. Dit geldt ook voor een evenement met een omvangrijke verkeer-aantrekkende werking waardoor de provincie maatregelen moet nemen voor de verkeersveiligheid en doorstroming op de provinciale weg.
In het besluit ‘Regeling verkeersregelaars 2009’ zijn de regels opgenomen met betrekking tot de opleiding, de aanstelling, de examinering en de uitrusting van verkeersregelaars. In dit besluit is o.a. bepaald dat de evenementenverkeersregelaars hun taak uit oefenen onder direct toezicht van de politie. Zonder toezicht van de politie mogen evenementenverkeersregelaars een evenement niet begeleiden en dient men zich als een normale verkeersdeelnemer te gedragen en zal er gebruik gemaakt moeten worden van de fiets- en voetpaden. De politie houdt toezicht op de evenementenverkeersregelaars door vooraf met hen de verkeerssituatie te bespreken.
Deze toestemming kan de evenementorganisator aanvragen via het Omgevingsloket. Afhankelijk van de antwoorden op de Vergunningcheck gaat het om de volgende twee formulieren: •
Evenement houden - Aanvraag vergunning (Provincie)
•
Evenement houden - Melding (Provincie) Voor eventuele tijdelijke verwijsborden.
Gaat het om een wedstrijd met voertuigen op of langs de provinciale weg? Dan heeft de evenementorganisator daarnaast een ontheffing van de Wegenverkeerswet nodig. De Wegenverkeerswet is niet opgenomen in de Omgevingswet en daarom is hiervoor dit formulier beschikbaar. Meer informatie over de toestemming voor een evenement op of langs een provinciale weg staat op deze webpagina.
12
Terrassen maken onderdeel uit van de bijbehorende Horeca-inrichting waar een exploitatievergunning voor is afgegeven. Het ten gehore brengen van (live en versterkte) muziek is op een terras niet toegestaan tenzij dit aangemerkt zijn als incidentele festiviteit (hoofdstuk 2.7.3.).
Inpandige feesten
Bij evenementen in bouwwerken die een andere gebruiksfunctie hebben dan een bijeenkomstfunctie, is een gebruiksmelding aan de gemeente nodig indien de grenswaarde van het aantal personen in artikel 6.7, lid 2 wordt overschreden van het Besluit bouwwerken leefomgeving. De verplichting tot een gebruiksmelding staat in artikel 6.8, lid 2 Bbl. Het Bbl is te vinden via https://wetten.overheid.nl/BWBR0041297/2024-01-01.
Verkeersregelaars
2.3. HOE MAAK IK EEN MELDING?
Als blijkt dat het evenement niet vergunningsplichtig is (hoofdstuk 2.2.1), volstaat het doen van een melding. In deze kennisgeving staat informatie over het evenement: de dag en het tijdstip, locatie, situatietekening van de locatie etc. Dit is van belang voor een goede beoordeling en afhandeling.
2.3.1. WAAR EN WANNEER? De organisator dient uiterlijk vier weken voorafgaand aan het evenement een melding te maken bij de gemeente. Het meldingsformulier is te vinden op de website van de gemeente Woudenberg (www.woudenberg.nl). Na ontvangst van het meldingsformulier wordt een bevestiging van de melding gestuurd door de behandelend ambtenaar aan degene die de melding heeft gedaan. De melding wordt geacht volledig en naar waarheid ingevuld te worden.
2.4. HOE VRAAG IK EEN VERGUNNING AAN?
In hoofdstuk 2.2.1. staat beschreven welke evenementen vergunningsplichtig zijn. Voor deze evenementen moet een aanvraag voor een vergunning worden ingediend. Belangrijke voorwaarde voor het in behandeling nemen van de aanvraag is dat de aanvraag volledig moet zijn, inclusief benodigde plannen. Pas als de aanvraag volledig is ingediend, gaat de behandeltermijn lopen. Een aanvraag die niet compleet is, wordt niet in behandeling genomen.
Categorie evenement
Omschrijving
Voorbeeld (niet limitatief)
Wel of geen vergunning nodig
De organisator beschrijft het evenement zo concreet mogelijk in het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is te vinden op de website www.woudenberg.nl onder evenementenvergunning (aanvraagformulier evenementenvergunning).
Meldingsplichtig evenement (bijna altijd categorie A)
Zeer kleinschalig
Buurtbarbecue Straatfeest Kleinschalige jeugdactiviteiten in openbare ruimte Puzzeltocht Weidezang
Alleen melden, geen vergunning nodig. Minimaal vier weken voor het evenement dient het evenement via het meldingsformulier ingediend te worden.
Bij een vergunningsaanvraag voor een A-evenement wordt een calamiteitenplan gevraagd om de organisator bewust te laten zijn van de veiligheidsrisico’s en welke maatregelen hiervoor getroffen moeten worden (zie bijlage 4). Bij een vergunningsaanvraag voor een B-evenement of een C-evenement worden een uitgebreider veiligheidsplan gevraagd. Ook kunnen bij deze evenementen eventueel andere plannen (zoals een verkeersplan) gevraagd wanneer de risico’s van het evenement daarom vragen.
Het evenement mag alleen doorgaan als de organisator schriftelijke toestemming heeft gekregen. Er gelden algemene regels.
2.3.2. KOSTEN Aan het indienen van een melding zijn geen kosten verbonden.
Daarna bepaalt de gemeente in overleg met adviserende partners welke eisen worden gesteld aan het evenement voordat een vergunning wordt afgegeven. Op basis hiervan werkt de organisator de plannen verder uit. De aanvraag én bijbehorende plannen moeten al definitief én compleet te zijn. Uitbreidingen of wijzigingen in het programma zijn dan ook niet meer mogelijk. Let op! Het kan zijn dat voor uw evenement ook een omgevingsvergunning moet aanvragen, bijvoorbeeld voor het geluid.
2.4.1. TERMIJN De termijnen vastgesteld voor de vergunningsaanvraag zijn nodig om zorgvuldig onderzoek te doen: er wordt o.a. advies gevraagd aan de politie, VRU (Brandweer, GHOR), RUD, interne partners, zoals verkeer, crisisbeheersing. Aanvragen worden gepubliceerd en belanghebbenden kunnen bedenkingen kenbaar maken. Deze bedenkingen moeten worden meegenomen bij de besluitvorming en worden gemotiveerd in de vergunning.
13
2. Voorafgaand aan het evenement Een A-evenement dient ten minste acht weken voor de aanvang van het evenement te zijn aangevraagd. De definitieve plannen voor B-evenementen dienen uiterlijk twaalf weken voorafgaand aan het evenement gereed te zijn en voor C–evenementen dienen uiterlijk zestien weken voorafgaand aan het evenement gereed te zijn, zodat er een advies kan worden gegeven door de adviserende partners op de vergunning die de burgemeester al dan niet afgeeft.
Categorie evenement
Omschrijving
Voorbeeld (niet limitatief)
Wel of geen vergunning nodig
Vergunningsplichtig Categorie A
Laag risicoevenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer
Sportwedstrijd Muziekoptreden Rommelmarkt Kleinschalige braderie
Er is een vergunning nodig. Minimaal 8 weken voor het evenement dient het evenement via het formulier ingediend te worden.
Vergunningsplichtig Categorie B
Gemiddeld risicoevenement, waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer
Sportevenementen Meerdaagse evenementen Braderie Tentfeesten
Er is een vergunning nodig. Minimaal 12 weken voor het evenement dient het evenement via het formulier ingediend te worden.
Vergunningsplichtig Categorie C
Hoog risicoevenement, waarbij sprake is van een grote impact op het dorp en/ of regionale gevolgen voor het verkeer
Woudenberg kent momenteel geen categorie C evenementen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld “Brothers Open Air”
Er is een vergunning nodig. Minimaal 16 weken voor het evenement dient het evenement via het formulier ingediend te worden.
Bijzondere gebeurtenissen
Actuele, onverwachte, niet planbare gebeurtenissen, zoals een huldiging, vragen soms om meer flexibiliteit. Het evenementenbeleid in Woudenberg zou te rigide zijn als hier geen plaats zou zijn voor dergelijke gebeurtenissen. Er moet dan wel sprake zijn van een bijzondere omstandigheid om versneld of afwijkend van dit beleid een evenement toe te staan. De burgemeester heeft op grond van artikel 4:84 AWB de bevoegdheid om gemotiveerd van het evenementenbeleid af te wijken.
2.4.2. WAAR EN WANNEER? Wanneer er geen sprake is van een meldingsplichting evenement, geldt de volgende behandelclassificatie voor vergunningen (zie tabel). Afhankelijk van het soort evenement (A, B of C) is er een termijn voor het indienen van een aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is te vinden op www.woudenberg.nl.
14
15
2. Voorafgaand aan het evenement 2.4.3. VOOROVERLEG EN EVALUATIE Aangezien B- en C-evenement een grotere omvang kennen en organisatorisch uitdagender zijn, wordt er vooraf de mogelijkheid tot een vooroverleg met alle betrokken partijen geboden. Aan tafel zitten de instanties die betrokken zijn bij de vergunningsaanvraag. Tijdens het gesprek wordt de aanvraag en de bijbehorende plannen (zoals het veiligheidsplan) doorgesproken. De vertegenwoordiging van de partners in het vooroverleg is afhankelijk van het soort evenement wat plaats gaat vinden. Bij het vooroverleg zijn in ieder geval politie Woudenberg, Veiligheidsregio Utrecht (brandweer en GHOR) en verkeer aanwezig. Eventueel kan de boa, de RUD of een andere expert aansluiten wanneer dat nodig is. Na het evenement vindt er een evaluatie plaats om de gemaakte afspraken te evalueren.
2.4.4. KOSTEN Voor de behandeling van de vergunningaanvragen brengt de gemeente leges in rekening. Dit wordt gedaan omdat de verwerking van een vergunningsaanvraag een proces in gang zetten die kosten met zich meebrengt. In dit proces wordt vergunningsaanvraag beoordeeld en wordt er advies ingewonnen bij betrokken ketenpartners. De leges worden gebruikt om dit proces financieel mogelijk te maken. De leges staan opgenomen in de legesverordening van de gemeente Woudenberg. Deze zijn te vinden op de website van de gemeente.
2.5. DE MELDING OF VERGUNNINGAANVRAAG IS BINNEN, HOE GAAT HET VERDER? 2.5.1. WELKE PARTIJEN ZIJN BETROKKEN BIJ DE VERGUNNINGSVERLENING? In het vergunningentraject worden, naast de organisator, gemeentelijke diensten betrokken en ketenpartners, zoals onder andere de politie Midden Nederland, politie Woudenberg, Veiligheidsregio Utrecht (brandweer en GHOR) en de RUD. De organisator werkt intensief samen met de partners om te komen tot een optimale planvorming van het evenement. De vergunning wordt verleend door de burgemeester als de plannen definitief zijn en de adviezen van de betrokken gemeentelijke diensten en ketenpartners verwerkt zijn. Ook bij de uitvoering van het evenement blijven
16
de diensten en ketenpartners nauw betrokken en houden zij toezicht op de vergunningsvoorschriften en adviseren de burgemeester hierover. Het landelijke evenementenbeleid wordt gemonitord. Op die manier wordt de kwaliteit van onze evenementenorganisatie gewaarborgd en blijven we op de hoogte zodat er rekening gehouden kan worden met nieuwe ontwikkelingen.
2.5.2. BEHANDELCLASSIFICATIESCAN Elke vergunningaanvraag wordt getoetst aan een behandelclassificatiescan zoals deze in de HEV beschreven staat (20180604-IFV-HEV-2018-procesmodel-evenementenveiligheid.pdf (nipv.nl). Dit is een eerste globale risicoanalyse, uitgevoerd door de vergunningverlener van de gemeente Woudenberg. Op basis hiervan wordt beoordeeld in welke categorie (A, B of C) het evenement valt en welke risico’s aan het evenement zijn verbonden. De categorie bepaalt hoe het vergunningstraject er globaal uit komt te zien. Voor B- en C-evenementen geldt dat de vergunningsaanvraag wordt besproken met de betrokken ketenpartners (zie hoofdstuk 2.5.1.). Risico’s worden gekoppeld aan maatregelen, mate van toezicht en vergunningsvoorschriften. Deze analyse wordt gemaakt op basis van een integraal advies, waarbij alle hulpdiensten vanuit hun eigen expertise adviseren. Het inschatten van risico’s gebeurt door enkele standaardaspecten na te lopen. Voor elk van de genoemde aspecten moet worden ingeschat hoe groot de kans op calamiteiten is. Belangrijke criteria in de behandelclassificatiescan zijn het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel.
Activiteitenprofiel
Iedere activiteit brengt specifieke risico’s met zich mee. Indien een evenement samenvalt met andere evenementen, manifestaties, vieringen of gebeurtenissen kunnen eerder ordeverstoringen optreden. Hierbij wordt ook gekeken naar de tijdsduur en het tijdstip van het evenement. Als een evenement na zonsondergang start of eindigt, kan dit een eventueel politieoptreden bemoeilijken. Bij een concert of muziekevenement is de muzieksoort van belang, aangezien deze verschillende publieksgroepen trekken die verschillende veiligheidsrisico’s met zich mee kunnen brengen.
Binnen het activiteitenprofiel wordt nadrukkelijk gekeken naar historische gegevens. Aan de hand van het historisch verloop van hetzelfde evenement over de afgelopen vijf jaar en het verloop van vergelijkbare evenementen hier of in andere steden kan een redelijk nauwkeurig beeld worden geschetst van wat te verwachten valt.
•
gedrag van bezoekers;
•
geestelijke en emotionele conditie van bezoekers.
•
Ruimtelijk profiel
Ook wordt gekeken naar eerdere (regionale) ervaringen met de organisator. Indien de organisator er in het verleden blijk van heeft gegeven zich goed aan de afspraken te houden, neemt daarmee de voorspelbaarheid van het (goed) verloop van een evenement toe en nemen de risico’s af. Voorkomen moet echter worden dat bij historische vergelijking overeenkomsten worden benadrukt en verschillen worden genegeerd.
In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk gescheiden te zijn van de openbare ruimte. Ook de fysieke omgevingskenmerken doen ertoe: een bouwplaats met stenen langs de route of een veranderde verkeerssituatie, kunnen de risico’s ten opzichte van eerdere edities van het evenement vergroten.
Publieksprofiel
Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Op welke doelgroep(en) richt het evenement zich? Wat weten we van dit type bezoeker? Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken? Denk ook aan: •
te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek;
•
leeftijdsopbouw van het publiek;
•
kennis over en ervaring met bezoekers;
•
aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer;
•
aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen;
•
eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol;
•
complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek;
•
doel/verwachting van het publiek;
Indien te verwachten valt dat door publiek, dat om welke reden dan ook niet toegelaten wordt op het evenemententerrein, de openbare orde verstoord wordt kan in de voorschriften van een vergunning worden opgenomen dat het terrein moet worden afgescheiden met geblindeerde hekken. Bij de afweging worden de volgende elementen meegenomen: •
Er is alcohol verkrijgbaar.
•
Het evenement trekt (naar verwachting) veel publiek.
•
Het evenement vindt plaats in de nabijheid van water.
Denk verder aan de stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing en communicatie. Gerelateerd aan de locatie is de bereikbaarheid van het evenement. Daarbij gaat het in de eerste plaats om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Daarnaast om de bereikbaarheid voor bezoekers (zowel per openbaar vervoer als met eigen vervoer). Zijn er bijvoorbeeld omleidingen van het openbaar vervoer? Ook de bereikbaarheid voor omwonenden is van belang, er wordt een afweging gemaakt welke parkeeroverlast en verkeerdrukte zij zullen ervaren.
17
18
2.5.3. BEHANDELING EN TOEKENNING B- EN C-EVENEMENTEN
Planvorming en afstemming
Grootschalige evenementen hebben een grote impact op het dorp en vereisen meer voorbereiding en afstemming tussen de verschillende partners. Het loket leefomgeving coördineert het vergunningentraject: zij bereidt de vergunningverlening van B- en C-evenementen voor. In het vooroverleg licht de organisator zijn plannen toe, bespreken de aanwezige betrokkenen zoals de politie en de VRU de risico’s, knelpunten en oplossingen en wordt de inzet van de verschillende partners en van de organisator op elkaar afgestemd. De plannen van de organisator bevatten onder andere het veiligheidsplan, indien van toepassing inclusief een verkeersplan, draaiboeken en tekeningen.
Integraal afwegingskader
Wanneer de planvorming uiteindelijk leidt tot definitieve stukken, worden deze (uiterlijk 10 weken voor aanvang van het evenement) opgestuurd naar alle betrokken partners voor de formele adviesronde. De partners adviseren ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en expertise. Deze adviezen worden meegenomen in de definitieve vergunning.
Regionale afstemming evenementenkalender
De Veiligheidsregio Utrecht, de politie Midden Nederland en de gemeenten werken met een regionale evenementenkalender. Op deze kalender staan de B en C-evenementen in de openbare ruimte in alle gemeenten van de regio Utrecht. De regionale afstemming van evenementen is van belang om in te zien wanneer evenementen plaatsvinden en om de inzet van de hulpdiensten te kunnen garanderen. Als de inzet van de hulpdiensten niet gegarandeerd is, kan dit inhouden dat het evenement niet kan plaatsvinden.
2.5.4. BESLUIT EN BEZWAAR De burgemeester besluit tot het verlenen of weigeren van de vergunning. Bij een positief besluit ontvangt de aanvrager een vergunning per post en/of per email. Hieraan kan de burgemeester voorschriften verbinden om het evenement te reguleren. Bij een negatief besluit ontvangt de aanvrager een schriftelijke weigering. Binnen zes weken na verzending van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester.
2.6. EVENEMENTENTERREINEN
In de gemeente Woudenberg worden evenemententerreinen aangewezen. A- evenementen kunnen overal worden aangevraagd, vergunningsplichtige evenementen B- en C- evenementen kunnen alleen worden aangevraagd op locatie van een vastgesteld evenemententerrein. Er kan in het buitengebied een ontheffing hierop worden aangevraagd. In de locatieprofielen van de betreffende locaties wordt vastgesteld dat het een evenemententerrein is, en onder welke voorwaarden er een evenementen op die locatie georganiseerd kan worden. Er kan een maximum aantal B- en C-evenementen per locatie per jaar gelden, om onevenredige belasting van de omgeving te voorkomen (denk aan geluidsoverlast of verkeersdruk). Verder kan de burgemeester besluiten geen nieuwe B- of C-evenementen toe te voegen aan de evenementenkalender. De burgemeester kan een evenement weigeren indien de noodzakelijke politiecapaciteit voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid volgens haar een onevenredig beroep doet op de beschikbare formatie. A-evenementen mogen door de gehele gemeente Woudenberg worden aangevraagd. Mogelijke voorbeelden voor locaties voor een A-evenement zijn het Kerkplein en het terrein naast de Wartburg. Deze locaties dienen als geschikte locaties voor deze kleinschalige evenementen.
2.6.1. SPREIDING BELASTENDE EVENEMENTEN Evenementen zullen voor bewoners altijd merkbaar blijven. Zoals zij zelf ook opmerken, is dat een gegeven bij het wonen in bijvoorbeeld het centrum. Evenementen en festiviteiten zijn ook van belang; ze houden het dorp aantrekkelijk en levendig. Echter is het belangrijk om naast de geluidslimitering is het ook van belang om de planning en frequentie van evenementen te reguleren. Voor de planning geldt met name die van de belastende evenementen (evenementen die gepaard gaan met belastende muziek) en festiviteiten. Het is dus mogelijk om na een weekend met een belastend evenement of festiviteit het volgende weekend een niet-belastende te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boekenbeurs, kindermarkt ed. Dit geeft rust en overzicht voor de bewoners en is inzichtelijk en helder voor de organisatoren.
19
2. Voorafgaand aan het evenement 2.6.2. LOCATIES De huidige evenementen worden veelal op de Dorpsstraat, Voorstraat, de parkeerplaats aan de J.F. Kennedylaan en het Henschotermeer gehouden. Behalve een evenementenvergunning kan ook omgevingsvergunning (zoals omschreven in de omgevingswet) van toepassing zijn. Het bestemmingsplan ‘Bebouwde kom’ is de medebestemming evenement opgenomen voor locaties die vaak gebruikt worden of kunnen worden. Voor Buitengebied is dit niet het geval, dus daar is de kans dat een aanvullende vergunning nodig is voor het rechtsgeldig gebruiken van een terrein voor een regelmatig terugkerend evenement. Bij de volgende locaties wordt in het omgevingsplan opgenomen dat het een evenemententerrein is. In het omgevingsplan wordt ook opgenomen aan welke voorwaarden het evenement op de bepaalde locatie moet voldoen.
Centrum
Bij de Dorpsstraat, Voorstraat en het Poortplein moet rekening gehouden worden met het drukke verkeer en de bebouwing rondom deze straten. Hier worden vaak markten en braderieën georganiseerd. Voor het afzetten van wegen nabij het centrum dient men zich te houden aan het bebordingsplan van de gemeente. Er zijn in 2023 5 evenementen op de Dorpsstraat georganiseerd. Bij 2 van deze evenementen werd ook de Voorstraat betrokken. Op het Poortplein is in 2023 1 evenement georganiseerd. Aangezien de locaties dicht bij elkaar liggen en vaak tegelijkertijd benut worden tijdens een evenement, wordt het centrum als 1 evenemententerrein beschouwd. In het centrum zijn 1 C-evenement en 8 B-evenementen mogelijk. 2 van deze 8 B-evenementen zijn uitgezonderd van de geldende eindtijden en mogen middels een aanvraag in het weekend tot 00:00u gebruik maken van muziek en een eindtijd van 00:30u hanteren.. Dit geeft de mogelijkheid voor evenementenorganisaties om meer levendigheid in het centrum te brengen ten opzichte van het huidig aantal evenementen wat georganiseerd wordt.. Tegelijkertijd doet het recht aan de ervaren evenementendruk in het centrum door een duidelijk maximum te stellen. Op het Poortplein stimuleren we graag meer kleinschalige evenementen, daarom zijn daar aanvullend nog 5 A-evenementen mogelijk. Het Poort-
20
plein is namelijk uitermate geschikt voor kleine en middelgrote evenementen, zoals een kleine braderie. Bij de vergunningsverlening wordt afgewogen hoe het evenement plaats kan vinden in relatie tot de wekelijks markt.
J.F. Kennedylaan parkeerplaats
Op de parkeerplaats aan de J.F. Kennedylaan is jaarlijks de organisatie van één kermis toegestaan. Deze kermis is meerdere dagen, en om de omwoners van deze dichtbebouwde parkeerplaats tegemoet te komen in hun overlast zijn er verder in het jaar geen andere evenementen op deze locatie mogelijk. In de toekomst wordt bezien of een andere locatie mogelijk geschikter is voor de kermis.
Parklaan parkeerplaats
De parkeerplaats van de Parklaan wordt eenmalig per jaar gebruikt voor het tentfeest tijdens de jaarwisseling. Het tentfeest wordt gehouden op deze locatie vanwege de centrale ligging in het dorp, waarbij het tentfeest zorgt voor een jaarwisseling zonder geweldschade. Vanwege de dichte bebouwing is er op deze locatie veel geluidsoverlast bij een evenement. Daarom zijn er rondom deze parkeerplaats, behalve het tentfeest, geen andere B- of C-evenementen op deze parkeerplaats mogelijk. Op de Parklaan is er wel ruimte voor de organisatie van A-evenementen, aangezien deze kleinschaliger zijn.
Henschotermeer
Het Henschotermeer is een bekende recreatieplas in Woudenberg, die zomers grote aantallen recreanten uit de regio trekt. Dit biedt mogelijkheden voor verschillende evenementen. Het terrein is mede aangewezen als evenemententerrein, daarbinnen zijn A-evenementen toegestaan. Daarnaast zijn 4 B-evenementen en maximaal 1 C-evenement toegestaan. Voor maximaal 16 evenementen per jaar kunnen bouwwerken worden toegevoegd en worden afgeweken van de zonsondergangstijd. Meerdaagse C-evenementen zijn bij het Henschotermeer niet mogelijk. Op die wijze zal rust voor de natuur rondom het Henschotermeer gewaarborgd worden. Voor het organiseren van een evenement bij het Henschotermeer is toestemming nodig van de beheerder Mooi Meer BV. Zodra de beheerder toestemming
heeft gegeven voor het evenement beoordeelt de beheerder in samenwerking met de gemeente of een evenementenvergunning nodig is. Grootschalige evenementen op het grondgebied van Utrechtse Heuvelrug moeten worden ingediend bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug. De gemeente Woudenberg heeft wel een adviserende rol in de vergunningverlening. Bij evenementen die in beide gemeenten plaatsvinden, heeft de gemeente Woudenberg het bevoegd gezag (met advisering van de gemeente Utrechtse Heuvelrug).
2.6.3. BOS- EN NATUURGEBIEDEN Er zijn evenementen die (eventueel gemeentegrensoverschrijdend) in bos- en natuurgebieden plaatsvinden. Hieraan kunnen gevolgen verbonden zijn, zoals verstoring van de flora en fauna en de rust, vernieling van de houtopstanden en het natuurgebied. Ook de gevolgen voor de integrale veiligheid van deelnemers en publiek kunnen verstrekkend zijn. Bij dit laatste speelt vooral het onbereikbaar zijn van de evenementen voor de gealarmeerde hulpdiensten, zoals politie, brandweer en ambulance. Zandwegen zijn soms slecht begaanbaar/ berijdbaar voor de voertuigen van de hulpdiensten. Bij de verlening van de vergunning kunnen daarom gezien deze omstandigheden extra voorwaarden worden gesteld om het evenement zo veilig mogelijk te laten verlopen. Ook speelt extreme droogte (fase 2) in verband met brandveiligheid een rol bij evenementen in bos- en natuurgebieden. De gemeente Woudenberg is een natuurbrandgemeente, en daarom mag er bij fase 2 niet gebakken en gebraden worden in deze natuurgebieden. Bij de beoordeling van het evenement moet hier dan ook rekening mee worden gehouden. Organisatoren moet in hun planvorming ook rekening houden met natuurbrand (brand en rook) die elders plaatsvindt, maar waarbij zij hinder kunnen gaan ondervinden of worden bedreigd.
In de Wet natuurbescherming staan regels voor de bescherming van dieren en planten (zie ook paragraaf 3.5.7.). De provincies bepalen het natuurbeleid voor hun gebied, daarom is de provincie Utrecht het bevoegd gezag. Ook is de provincie verantwoordelijk voor het Natuurnetwerk Nederland, dit is een netwerk van bestaande en nieuw aan te leggen natuurgebieden. Dat maakt de provincie ook verantwoordelijk over de natuur in Woudenberg.
21
2. Voorafgaand aan het evenement Aanvullend kan ook een evenement in de bebouwde kom te maken hebben met de zorgplicht van de Natuurbeschermingswet. Hierbij moet rekening gehouden worden met het broedseizoen, het voorkomen van natuurschade en de eventuele aanwezigheid van beschermde diersoorten. Als er een vermoeden is van de aanwezigheid van beschermde diersoorten dan dient de initiatiefnemer van het evenement een QuickScan te doen. Als uit de QuickScan blijkt dat het aannemelijk is dat er beschermde soorten zitten dan moet er vervolgonderzoek worden gedaan. Wanneer het vervolgonderzoek aangeeft dat er beschermde diersoorten aanwezig zijn moet de initiatiefnemer van het evenement bij de Provincie ontheffing aanvragen, omdat de provincie het bevoegd gezag heeft. Hiermee is niet gezegd dat deze ontheffing dan ook door de provincie wordt verleend.
2.7. MIJN ACTIVITEIT IS GEEN EVENEMENT, ZIJN ER WEL VOORSCHRIFTEN?
Sommige activiteiten worden niet opgevat als evenement. Er hoeft dan ook geen evenementenvergunning voor te worden aangevraagd. Toch gelden er wel bepaalde (veiligheids-)voorschriften, of zijn andere vergunningen vereist. Hierna zetten we deze bijzondere situaties op een rij.
2.7.1. VERZAMELING VAN STANDPLAATSEN Een verzameling van standplaatsen, ook wel de weekmarkt, valt ook onder de bijzondere situaties. De verzameling van standplaatsen moeten plaatsvinden op een daarvoor aangewezen gebied. Voor het innemen van een standplaats gelden nog meer regels. Deze vindt u terug in de Beleidsregels standplaatsen Woudenberg op onze website. Voor een braderie wordt wel een evenementenvergunning aangevraagd bij de gemeente.
2.7.2. TELEVISIESCHERMEN Op straatniveau bestaat de mogelijkheid om samen (met buren) naar sportwedstrijden te kijken. Dit betekent dat kleine schermen voor een bescheiden publiek kunnen worden neergezet. Voorwaarden daarvoor zijn dat er geen sprake is van commerciële drankverstrekking en dat straten niet worden afgesloten. Er moet melding gemaakt worden van een dergelijke activiteit bij de gemeente. Het is horecaondernemers toegestaan om onder andere sportwedstrijden (bijvoorbeeld tijdens een EK of WK voetbal) op schermen in hun zaak of op het terras te vertonen, zolang de schermen niet te zien zijn vanaf de straatzijde. De basisregel is dat er geen grote schermen in de buitenruimte worden geplaatst. Vertoningen in de buitenruimte moeten voldoen aan alle voorwaarden voor een goed en veilig evenement.
2.7.3. INCIDENTELE FESTIVITEITEN Bij festiviteiten bij bedrijven gaat het over het algemeen over festiviteiten bij horeca- en sport-gelegenheden. In de huidige verordening zijn voor een bedrijf maximaal zes incidentele festiviteiten per kalenderjaar toegestaan. Bij incidentele festiviteiten zijn de geluidnormen enigszins verruimd.
22
23
3. Tijdens het evenement Aan welke voorschriften moet een organisator voldoen? 3.1. OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID
Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke maatregelen als vergunningsvoorschriften worden opgenomen. In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten, hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij zullen uitvoeren, welke crowd control maatregelen er genomen worden, hoe het weer gemonitord wordt en hoe de medische zorg is geregeld.
3.1.1. VEILIGHEIDSMAATREGELEN NEMEN
3.1.3. ALCOHOLBELEID
In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). De organisator neemt, in overleg met het loket leefomgeving, Veiligheidsregio Utrecht en politie, voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te kunnen waarborgen.
Als op het evenemententerrein zwak-alcoholhoudende drank wordt geschonken, moet hiervoor een ontheffing worden aangevraagd van artikel 35 van de Alcoholwet door de desbetreffende horecaondernemer. Ter plaatse gemixte alcoholhoudende dranken worden aangemerkt als sterk alcoholhoudende drank en in beslag genomen. Als er sprake is van een besloten feest voor een particulier waarbij dranken en/of etenswaren worden geserveerd door een cateringbedrijf is er geen ontheffing nodig op basis van de Alcoholwet.
3.1.2. WAT ZEGT DE APV HIEROVER? Het is verboden om de openbare orde of veiligheid te verstoren, voorwerpen of stoffen bij zich te hebben, te dragen of te vervoeren met als doel de openbare orde of veiligheid te verstoren. De organisator is verplicht: •
de voorschriften genoemd in de vergunning na te leven;
•
aanwijzingen van politie, brandweer, RUD en de gemeente onverwijld op te volgen;
het evenement te beëindigen als de burgemeester hiertoe een bevel geeft. De organisator moet er dan voor zorgen dat er geen publiek meer tot het evenement wordt toegelaten en dat het aanwezige publiek het evenement verlaat. Als de burgemeester een vergunning verleent, verbindt zij daaraan voorschriften. De organisator zorgt ervoor dat hij voldoet aan de gestelde eisen voor wat betreft bereikbaarheid, het evenemententerrein, openbare orde en veiligheid, milieu, gezondheid en hygiëne en communicatie, in samenwerking met de adviserende partners. De plannen hiervoor worden bij het loket leefomgeving aangeleverd.
24
Aan de ontheffing zijn de volgende voorschriften verbonden: 1. nabij de plaats waar de zwak-alcoholische drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare en zichtbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt; 2. gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt, mag geen sterke drank aanwezig zijn, noch worden toegelaten dat deze aan het publiek wordt verstrekt; 3. personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd; 4. het is verboden alcoholhoudende drank te verstrekken aan personen die onder invloed zijn van zowel alcohol als overige psychotrope stoffen; 5. gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt, moeten voor het publiek steeds alcoholvrije dranken verkrijgbaar zijn;
6. men dient het drinken te schenken in bekers van plastic of karton. Het gebruik van glas is niet toegestaan. 7. na het evenement moet de omgeving schoon worden gemaakt. Dit dient voor het vrijgeven van de weg te gebeuren. In het kader van het programma Jeugd en Alcohol worden ieder jaar de evenementen gescreend op een (verhoogd) risico op schadelijk alcoholgebruik door jongeren. Tijdens het vooroverleg over deze evenementen wordt besproken welke aanvullende maatregelen kunnen worden getroffen om schadelijk alcoholgebruik onder jongeren tegen te gaan. Indien het evenement gericht is op jongeren onder de 18 jaar is het schenken van (zwak) alcoholische dranken niet toegestaan.
3.2. VERANTWOORDELIJKHEID TERREIN
De organisator is verantwoordelijk voor alles wat er op het terrein van het evenement gebeurt. Hij dient zich te houden aan een aantal voorschriften. Zo is van belang dat het terrein duidelijk zichtbaar begrensd is en de nooduitgangen goed zijn aangegeven. Maar er zijn ook voorschriften die ervoor zorgen dat er geen obstakels zijn voor bezoekers of hulpdiensten, of gevaarlijke situaties kunnen ontstaan door onjuist geplaatste bouwwerken. Tijdelijke bouwwerken als podia of tribunes dienen vooraf gekeurd te worden; bij de aanvraag dient een constructierapport te worden gevoegd. De organisator dient zelf niet gekeurde of afgekeurde bouwwerken alsnog te herstellen en goed te laten keuren of te (laten) verwijderen. Tijdens de schouw voorafgaand aan het evenement wordt de locatie gecontroleerd.
3.3. GEZONDHEID EN HYGIËNE
1. pro-actie:
het inkaderen van risico’s;
De organisator is verantwoordelijk voor het welzijn van de bezoekers en deelnemers van het evenement. Bij de aanvraag van een ontheffing van artikel 35 van de Alcoholwet dient bij evenementen dan ook een Verklaring inzicht en kennis Sociale Hygiëne te worden overlegd. Ook moeten maatregelen getroffen worden om bij eventuele incidenten en ongevallen medische zorg te kunnen bieden. Er moeten dus voldoende EHBO-posten zijn met gekwalificeerd personeel. Tot slot moet beschreven worden hoeveel en welke sanitaire voorzieningen worden geplaatst. Alle richtlijnen omtrent gezondheid en hygiëne staan beschreven in de standaardvoorschriften van de GHOR (exb-201873052.pdf (officiele-overheidspublicaties.nl).
2. preventie:
het nemen van maatregelen;
3.3.1. VOEDSELVERSTREKKING
3. preparatie:
het voorbereiden van de bestrijding;
4. repressie:
het optreden bij incidenten;
5. nazorg:
situatie terugbrengen naar de normale situatie.
3.1.4. CRISISBEHEERSING Een incident komt nooit gelegen en ook tijdens een evenement kan een crisis ontstaan. Het algemene beleid hiervoor staat beschreven in het Regionaal Crisisplan van de Veiligheidsregio Utrecht. Hierin zijn afspraken gemaakt over wat welke organisatie doet om incidenten te voorkomen en om op te treden als zich een incident of crisis voordoet. Uitgangspunt vormt de ‘veiligheidsketen’. Deze keten bestaat uit vijf fasen: