01b. AP03.1b_Tweede Bestuursrapportage 2020 voor AB.pdf
Tekst van het document
Tweede Bestuursrapportage 2020 t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 3 december 2020
RUD Utrecht Postbus 85242 3508 AE Utrecht
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
2. Samenvatting 2.1 Programma’s en productie 2.2 Financiën
5 5 6
3. Programma’s 3.1 Algemeen 3.2 Handhaving 3.3 Vergunningverlening 3.4 Bedrijfsvoering
7 7 10 11 13
4. Financiën 4.1 Financiële positie per 30 september 2020 4.2 Toelichting op de financiële positie per 30 september 2020 4.3 Overzicht van baten en lasten per 30 september 2020 (programma niveau) 4.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (programma niveau) 4.5 Overzicht van baten en lasten per 30 september 2020 (kosten niveau) 4.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (kosten niveau)
19 19 20 21 23 26 27
5. Voorgestelde tweede begrotingswijziging 2020
30
Bijlage 1 Tweede begrotingswijziging 2020 Bijlage 2 Eerste begrotingswijziging 2021 Bijlage 3 Meerjarig financieel perspectief
31 32 33
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 2
1.
Inleiding
Voor u ligt de tweede Bestuursrapportage over 2020 van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht. In deze Bestuursrapportage reflecteren wij op onze uitvoering ten opzichte van de vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en de Programmabegroting 2020 op totaalniveau. Daarnaast stellen we middels deze Bestuursrapportage een tweede begrotingswijziging voor. In deze Bestuursrapportage rapporteren wij over de eerste negen maanden van 2020. De RUD Utrecht is op 1 juli 2014 gestart als zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. Het betreft de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, er is dus sprake van een verlengd openbaar bestuur. De gemeenten en provincie zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Inmiddels bijna drie jaar geleden is de RUD Utrecht over gegaan op een hybride financieringssystematiek (variabele en vaste bijdrage). Dit had een grote impact op de interne processen en systemen en de samenstelling van de verschillende rapportages voor zowel intern als extern gebruik. Daarnaast heeft deze financieringssystematiek ook consequenties voor alle medewerkers. Een juiste en tijdige urenregistratie is binnen de nieuwe systematiek van groot belang.
In 2019 heeft de RUD verder gebouwd op de financiële en administratieve basis die in 2018 is gelegd. Momenteel zijn we bezig de huidige systematiek te evalueren. Waar nodig zullen we vanaf 2022 verbeteringen invoeren. De RUD Utrecht heeft het jaar 2019 en een gedeelte van het jaar 2020 gebruikt om de richting van de doorontwikkeling gezamenlijk met de deelnemers te verkennen en hieruit een gezamenlijke koers te bepalen (traject “Kleur bekennen”). Inmiddels is de richting van doorontwikkeling gekozen en bestaat er een gezamenlijke visie onder de deelnemers. De hiermee gepaard gaande ontwikkelopgave zal handen en voeten krijgen door het traject “Samen op weg”. Dit traject is in de tweede helft van 2020 gestart en is een samenwerking van de RUD Utrecht met haar regievoerders en bestuurders onder begeleiding van Bureau Berenschot. Traject “Samen op weg” kent een overkoepelend programma met vier onderliggende sporen: Spoor 1: Omgevingswet en Technisch Adviserende Uitvoeringsdienst (TAU) competenties Spoor 2: TAU-technisch advies (Plustaken) Spoor 3: Harmonisatie van het uitvoeringsbeleid Spoor 4: Governance Voor elk spoor zijn inmiddels zowel ambtelijke als bestuurlijke trekkers benoemd. Onder begeleiding van Bureau Berenschot zal begin 2021 een overkoepelend programmaplan worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur ter besluitvorming.
Daarnaast bereid de RUD zich in 2020 en 2021 voor op de invoering van de Omgevingswet. De invoering van de Omgevingswet is uitgesteld naar 1 januari 2022. De voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet brengt kosten met zich mee.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 3
Door de coronacrisis leveren we mindere productie dan begroot. Handhavingstaken zijn onder de coronamaatregelen minder efficiënt uit te voeren. Daarnaast zien wij een sterke daling in de vraag gestuurde producten en diensten (bijvoorbeeld geluidsmetingen bij evenementen en vuurwerkshows). Ook voor de meer reguliere vergunningen en meldingen zien wij minder aanvragen binnenkomen door de actuele ontwikkelingen van het COVID-19 virus en de daarbij opgelegde overheidsmaatregelen. Deze ontwikkelingen samen maken dat we verwachten het jaar 2020 af te sluiten met een negatief exploitatiesaldo. Aangezien door het AB op 28 mei 2020 reeds is besloten de begrote variabele bijdrage eenmalig om te zetten in een vaste bijdrage is het effect van omzetdaling door de coronacrisis financieel gezien opgelost en is de verwachting dat de RUD Utrecht het restant van het negatieve exploitatiesaldo zal kunnen dekken uit het eigen vermogen.
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 is de samenvatting van deze Bestuursrapportage opgenomen. In hoofdstuk 3 is de voortgang op de diverse programma’s met bijbehorende KPI’s beschreven. In hoofdstuk 4 zal de financiële positie worden toegelicht met de prognose voor het gehele jaar. In hoofdstuk 5 wordt dan afgesloten met de voorgestelde tweede begrotingswijziging 2020. In de bijlagen zijn daarnaast de eerste begrotingswijziging 2021 en het meerjarig financieel perspectief toegevoegd.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 4
2.
Samenvatting
Binnen de planning- en controlcyclus van de RUD Utrecht zijn er een tweetal momenten per jaar waarop wordt gereflecteerd op de financiën en de voortgang van de productie op totaalniveau. Op deze twee momenten (de Bestuursrapportages), waarvan dit de tweede is voor 2020, doet de RUD Utrecht verslag van de financiële voortgang, waarbij indien gewenst begrotingswijzigingen worden voorgesteld. Daarnaast wordt verslag gedaan over de voortgang van de productie op totaalniveau. De verantwoording van de voortgang van de productie naar individuele deelnemers wordt driemaal per jaar gedaan middels een rapportage per deelnemer afzonderlijk. In deze Bestuursrapportage gaat het over de voortgang op totaalniveau ten opzichte van de KPI’s, dit kan voor individuele opdrachtgevers afwijken.
2.1 Programma’s en productie De productie van de RUD Utrecht is voor wat betreft de DVO’s ruim (12%) lager dan begroot. De oorzaak hiervan is het huidige COVID-19 virus en dan met name de beperkende maatregelen die genomen zijn door de rijksoverheid om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Voorbeelden zijn dat we zo veel als mogelijk vanuit huis werken en te allen tijde 1,5 meter afstand tot elkaar houden. De RUD Utrecht heeft zich zo goed als mogelijk aan deze maatregelen aangepast en een groot gedeelte van onze werkzaamheden voor deelnemers kunnen nog worden uitgevoerd. Er zijn echter ook werkzaamheden die niet meer (goed en efficiënt) uit te voeren zijn onder de geldende maatregelen. Daarnaast merken we ook dat er minder vraag gestuurde opdrachten op ons af komen als gevolg van de maatregelen. Het gevolg hiervan is dat de verwachting is dat een gedeelte van de in de DVO’s afgesproken afname van producten en diensten, waarop de variabele bijdrage is gebaseerd, niet gevraagd gaan worden en daarmee ook niet kunnen worden gerealiseerd in 2020. We proberen in de resterende drie maanden voor producten en diensten waar we wel uitvoering aan kunnen geven de achterstand zoveel mogelijk te minimaliseren. Historisch gezien is het laatste kwartaal bij de RUD Utrecht het meest productief. We verwachten daarom een deel van de huidige achterstand nog in te kunnen halen.
De verwachting is tevens dat de huidige hoeveelheid aan afgesloten aanvullende opdrachten (€ 1.692.000) door de coronacrisis niet (veel) verder zal gaan toenemen dit jaar. Ten opzichte van de eerste begrotingswijziging bijbehorend bij de eerste Bestuursrapportage is er € 567.000 aan aanvullende opdrachten en projecten bijgekomen. Het gaat hierbij om activiteiten die ondanks de geldende maatregelen uitgevoerd kunnen worden. Voor het grootste deel is dit werk aan projecten, activiteiten die dus niet in de DVO/PDC voorkomen. Deze extra aanvullende opdrachten en projecten zijn in de prognose voor het gehele jaar 2020 meegenomen en zullen via de tweede begrotingswijziging worden verwerkt in de begroting 2020. De RUD Utrecht probeert zo goed als mogelijk bij te sturen en wendbaar te zijn en blijven in deze onzekere tijden. Om de kosten zoveel mogelijk te beperken en onze medewerkers efficiënt in te zetten hebben we onder andere de volgende initiatieven genomen: 1. Medewerkers die tijdelijk niet hun normale werkzaamheden mogen/kunnen verrichten zijn bezig geweest met het opschonen en aanpassen van data in systemen (vooral locatiedossiers) zodat ze geschikt zijn voor gebruik onder de Omgevingswet; 2. Voorbereiding van onze medewerkers op de Omgevingswet (zelfstudie, e-learnings enz.); 3. In overleg met deelnemers sturen we bij op uitvoeringsplannen; 4.
We snijden in variabele kosten zoals ingehuurd personeel en andere zaken voor zover dit mogelijk en verantwoord is; 5. Vast personeel zetten we in voor aanvullende opdrachten (waar het reguliere werk niet kan worden uitgevoerd, maar de aanvullende opdracht wel); 6. We maken werkzaamheden zoveel mogelijk uitvoerbaar met in achtneming van de geldende maatregelen. RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 5
De bij de programmabegroting 2020 vastgestelde KPI’s worden in de regel wel behaald, er zijn echter wel enkele aandachtspunten: -
Uit een inventarisatie die in 2019 heeft plaatsgevonden blijkt dat we momenteel aan de vernieuwde kwaliteitscriteria 2.2 voldoen. Voor de specialistische deskundigheidsgebieden is het gezien de omvang van onze organisatie van belang dat we blijven samenwerken met collega omgevingsdiensten danwel inhuren op specialistische deskundigheidsgebieden waarvoor wij geen vast personeel hebben. Zoals hier boven beschreven is door de coronacrisis het behalen van onze uitvoeringsplannen binnen de geldende marges momenteel een aandachtspunt (en soms ook gewoon niet mogelijk). Sturen op een gezonde organisatie met gezonde mensen is een continu proces. Het verzuimpercentage van de RUD Utrecht schommelt rond de 4%. Het blijft een continu aandachtpunt om dit percentage zoveel mogelijk onder de 5% te houden in deze toch ook voor personeel bijzondere tijden.
2.2 Financiën Zoals eerder gemeld kunnen we door de coronacrisis minder werk leveren dan begroot. Om die reden heeft het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht besloten (in de vergadering van 28 mei 2020) de variabele bijdrage eenmalig voor het jaar 2020 om te zetten naar een vaste bijdrage met als resultaat dat de achterblijvende productie als gevolg van de coronacrisis geen directe financiële gevolgen heeft voor de organisatie. Daarnaast worden er dit jaar veel aanvullende kosten gemaakt om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet. Echter, doordat de inwerkingtreding van de Omgevingswet is verschoven naar 1 januari 2022 heeft de RUD Utrecht het jaar 2021 ook beschikbaar om zich voor te bereiden op de komst van de Omgevingswet. Deze extra tijd is welkom aangezien de inwerkingtreding van de Omgevingswet veel verandering teweeg zal brengen binnen de organisatie. Doordat er een extra jaar voorbereidingstijd beschikbaar is zullen veel van de kosten om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet doorschuiven naar 2021. We proberen dit jaar zoveel mogelijk te besparen om de kosten van de gehele voorbereiding op de Omgevingswet rond de € 1 miljoen te houden. Ondanks deze besparingen verwachten we wel voldoende voorbereid te zijn op de komst van de omgevingswet per 1 januari 2022.
De verwachting is dat van de € 941.000 die in 2020 beschikbaar zijn gesteld om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet we in 2020 € 395.000 zullen gebruiken en de resterende € 546.000 zullen we in 2021 inzetten. De huidige verwachting is dat er in 2021 nog € 100.000 aan aanvullende middelen nodig zullen zijn. Door de besparingen die we in 2020 hebben kunnen realiseren alsmede door het verschuiven van activiteiten naar 2021 is deze verwachting met € 200.000 afgenomen ten opzichte van de inschatting die we bij de Eerste Bestuursrapportage hadden. Voornamelijk de extra kosten die we maken met betrekking tot de Omgevingswet en andere innovaties (Asbest en “Kleur bekennen”) resulteren in een exploitatietekort voor reservemutaties van -€ 622.000. Door het inzetten van bestemmingsreserves die zijn gevormd bij de jaarrekening 2019 hebben we dit exploitatietekort kunnen terugbrengen tot -€ 136.000. Dit tekort zal naar verwachting gedekt kunnen worden uit het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht. In deze Bestuursrapportage wordt tevens een voorstel gedaan voor de tweede begrotingswijziging 2020. Deze begrotingswijziging heeft voornamelijk betrekking op het verwerken van een toevoeging van extra aanvullende opdrachten met daaraan verwante extra kosten en uitstel van kosten voor de Omgevingswet naar 2021.
Het totale effect van de begrotingswijziging is een daling van het verwachte negatieve resultaat van € 252.000 naar een negatief resultaat van € 136.000. Overigens moet hierbij opgemerkt worden dat rekening is gehouden met alle, op het moment van schrijven, inzichtelijke risico’s. Deze Bestuursrapportage bevat tevens een eerste begrotingswijziging 2021 die het gevolg is van het besluit dat het Algemeen Bestuur heeft genomen op 1 oktober 2020 om de kentallen voor het jaar 2021 niet aan te passen. RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 6
3.
Programma’s
In dit hoofdstuk rapporteren we op de indicatoren zoals vastgesteld in de Programmabegroting 2020. De rapportage heeft betrekking op de realisatie tot en met september 2020. Voor een snel inzicht in de status gebruiken wij de volgende kleuren: Uitvoering verloopt zonder problemen Uitvoering vraagt extra aandacht Uitvoering stuit op problemen Geen gegevens beschikbaar
In de rechterkolom geven we een korte toelichting op de status.
3.1 Algemeen Naast de taken die de RUD Utrecht uitvoert per opdrachtgever zijn er een aantal gemeenschappelijke (basis-)taken en producten die voor alle opdrachtgevers worden uitgevoerd. In de afgesloten DVO’s tot en met 2021 zijn de gemeenschappelijke taken crisisorganisatie en consignatie milieuklachten opgenomen. De komende jaren verwachten wij een toename van het aantal taken waarvan het effectiever en efficiënter is om deze gemeenschappelijk uit te voeren. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het opstellen van een gemeenschappelijk uitvoeringsprogramma als gevolg van de wet Bor, asbest en indirecte lozingen. In 2019 zijn we gestart met de voorbereidingen voor de overdracht van de bodemtaken van de provincie naar de gemeenten bij het ingaan van de Omgevingswet. Momenteel werken we hier verder aan. Daarnaast zal in 2020 en 2021 samen met de opdrachtgevers en bureau Berenschot worden gewerkt aan een concretisering van de gewenste uitwerking van de ontwikkelrichting middels het traject “Samen op weg”. Efficiencyvoordeel vanaf 2021 In de AB vergadering van 1 oktober 2020 is de evaluatie van de kentallen gepresenteerd en middels de PDC voor 2021 vastgesteld. Daarin is afgesproken om voor 2021 geen kentallen aan te passen. Door de huidige coronamaatregelen is het niet mogelijk om een efficiencyresultaat te behalen en de kentallen te verlagen.
In de begroting 2021 was reeds rekening gehouden met een efficiencyresultaat van € 240.000. Deze besparing is daarom bij de eerste begrotingswijziging 2021 (bijbehorend bij deze bestuursrapportage) teruggedraaid.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 7
Indicatoren De indicatoren waar we in 2020 over rapporteren zijn vastgesteld in de programmabegroting 2020. Deze indicatoren zijn onderverdeeld in drie categorieën: “Interne Processen en kwaliteit van het werk”, “Afnemers” en “Financieel en HRM”. In de tabellen hier onder geven we ze per categorie weer. Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat
Indicator
Handhavingsbeschikkingen en vergunningen voldoen aan inhoudelijke en juridische kwaliteit
Sturing op: We streven ernaar om bij handhavingsbeschikkingen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben.
Bij alle behandelde zaken (gegrond en ongegrond) was sprake van een juridisch correcte behandeling van het bezwaar, (hoger) beroep en/of verzoek om voorlopige voorziening. Er was geen sprake van procedurele fouten tijdens bezwaar/beroep/hoger beroep. Ook voldeden de betrokken handhavingsbeschikkingen en vergunningen (op 2 na) aan inhoudelijke en juridische kwaliteit.
Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaaren beroepsprocedures in tenminste 80 procent van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.
Van de 48 in 2020 gesloten juridische zaken zijn er 13 gegrond, 3 deels gegrond, 22 ongegrond, 5 ingetrokken, 5 niet ontvankelijk. Het betreffen 43 bezwaarprocedures, 1 voorlopige voorziening, 2 beroepszaken en 1 hoger beroep. De zaken die (deels) gegrond waren, waren, op 1 na, alle bezwaarzaken.
Voldoen aan kwaliteitscriteria 2.1
Sturing op: Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.1
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Status
Toelichting
Momenteel halen we het streefpercentage van 80% aangezien er bij 2 van de 48 gebreken zijn geconstateerd komen we uit op 96% Medio 2019 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa na een update opnieuw vastgesteld (kwaliteitscriteria 2.2). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Momenteel voldoen we voor de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden kunnen we deels niet voldoen gezien de omvang van onze organisatie. Waar mogelijk lossen we dit op door een samenwerking aan te gaan met collega omgevingsdiensten. Voor de toekomst blijft dit een aandachtpunt omdat een aantal specialistische medewerkers de komende jaren hun pensioengerechtigde leeftijd bereiken en opvolging geborgd zal moeten worden.
Pagina 8
Afnemers Wat
Indicator
Beoordeling door opdrachtgevers
Sturing op: We streven naar tevreden opdrachtgevers.
Tot op heden hebben 7 van de opdrachtgevers gereageerd op onze uitvraag. Het gemiddelde cijfer bedraagt 6,4. Alle respondenten zijn over het algemeen tevreden over de kwaliteit van onze dienstverlening. De volgende verbeterpunten worden aangegeven:
Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.
1. De adviezen van de RUD, bij met name complexere dossiers kan beter. 2. Communicatie met de opdrachtgevers is verbeterd, maar kan nog meer worden verbeterd. 3. De adviezen en de beschrijving van de relatie met de beleidsdoelen van de opdrachtgever kunnen in de rapportages beter.
Sturing op: We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.
In januari dit jaar zijn we weer gestart met het klanttevredenheidsonderzoek. Dit gebeurd digitaal naar aanleiding van bijvoorbeeld een controlebezoek of een afgegeven vergunning. Medio juni is ook de klachtenprocedure mee uitgevraagd. Men kan dan in sterren aangeven wat ze van de dienstverlening vonden en wat er goed ging of wat beter kan. Daarnaast kan worden aangeven of klanten gebeld willen worden voor een nadere toelichting. De respons op de uitgestuurde enquêtes ligt rond de 22%. In de respons tot nu toe scoort de RUD gemiddeld een 7. Dit is lager dan in de vorige rapportage; toen scoorde de RUD nog een 8. De lagere score is te verklaren door het feit dat de klachten nu ook worden uitgevraagd. Daar is de tevredenheid in de regel uiteraard lager.
Beoordeling door inwoners en ondernemers
Status
Toelichting
De bovengenoemde verbeterpunten zullen in het traject “samen op weg” aandacht krijgen. Daarnaast zullen we in 2021 intern verbeteringen doorvoeren op deze aandachtspunten.
Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.
Financieel en HRM Wat
Indicator
Uitvoeren jaarprogramma’s 2020 van de partners conform de DVO’s
Sturing op: Het realiseren van de DVO’s Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Status
Toelichting Als gevolg van de coronacrisis zien we dat er werkzaamheden zijn die onuitvoerbaar blijven dan wel die niet op de normale efficiënte manier kunnen worden uitgevoerd. Op basis van wat wij nu weten hebben we een eerste prognose gemaakt van de omzet die we in 2020 niet meer verwachten te gaan realiseren. Het blijft onzeker hoe de coronacrisis zich verder zal gaan ontwikkelen. De gemaakte prognose blijft dus een inschatting. Met de huidige inschatting zouden we op ongeveer 88% realisatie uitkomen. Dit valt net buiten de range van de KPI. Naar verwachting zal er in de laatste maanden wel een kleine inhaalslag worden gemaakt.
Pagina 9
Wat
Indicator
Ziekteverzuim
Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.
Status
Toelichting Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het generatiepact en het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het ziekteverzuimpercentage is in het tweede kwartaal van 2020 gedaald en is lager dan de norm van 5%. Zowel het verzuimpercentage als de meldingsfrequentie zijn fors gedaald ten opzichte van het eerste kwartaal van 2020. Momenteel is er sprake van 4% ziekteverzuim en een meldingsfrequentie van 0.85.
3.2 Handhaving Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: - de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; - het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; - de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; - de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; - het Vuurwerkbesluit; - de Ontgrondingenwet; - de Waterwet; - de Wet natuurbescherming; - de Luchtvaartwet; - de Provinciale milieuverordening; en - de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche activiteitenbesluit.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 10
Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Handhaving. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën. Realisatie t/m 30-9-2020 Baten Lasten Saldo
4.224.000 4.060.000 164.000
Begroting t/m 30-9-2020 4.165.000 4.358.000 -193.000
Prognose t/m 31-12-2020 5.670.000 6.112.000 -442.000
Begroting t/m 31-12-2020 5.554.000 5.811.000 -257.000
2e begrotings-wijziging 2020 116.000 301.000 -185.000
Begroting 2020 na wijziging 5.670.000 6.112.000 -442.000
3.3 Vergunningverlening Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: - WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; - meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; - beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; - vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; - de Ontgrondingenwet; - de Waterwet; en - de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de DVO’s met de deelnemende partijen.
Naast het verrichten van vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche activiteitenbesluit.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 11
Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Vergunningverlening. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën. Realisatie t/m 30-9-2020 Baten Lasten Saldo
4.117.000 4.298.000 -181.000
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Begroting t/m 30-9-2020 4.417.000 4.593.000 -176.000
Prognose t/m 31-12-2020 6.245.000 6.407.000 -162.000
Begroting t/m 31-12-2020 5.890.000 6.125.000 -235.000
2e begrotings-wijziging 2020 355.000 282.000 73.000
Begroting 2020 na wijziging 6.245.000 6.407.000 -162.000
Pagina 12
3.4 Bedrijfsvoering Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen “Handhaving en Vergunningverlening Bedrijven”, “Handhaving en Vergunningverlening bodem” en “Water Natuur en landschap”. Het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2020 en de voorgestelde tweede Begrotingswijziging 2020. Outputfinanciering en het verbeteren van de efficiency Sinds 2018 wordt op een nieuwe manier afgerekend tussen de RUD Utrecht en haar opdrachtgevers. Dit gebeurd voor een aanzienlijk deel op basis van output. Conform de afspraken met het Algemeen Bestuur is in de tweede helft van 2020 de evaluatie van de gekozen systematiek gestart. De voorgestelde werkwijze om te komen tot deze evaluatie is door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. De verwachting is voor het einde van 2020 deze evaluatie af te ronden. Daarnaast is de wereld begin 2020 overvallen door het COVID-19 virus, met een wereldwijde pandemie als gevolg. Ook de RUD Utrecht is hierdoor getroffen.
Gelukkig nog niet in de vorm van ernstig zieke medewerkers, maar wel in beperkingen de mogelijkheden de werkzaamheden in volle omvang efficiënt en effectief uit te voeren. Daarom is eind mei 2020 door het Algemeen Bestuur besloten om eenmalig niet op daadwerkelijk geleverde productie af te rekenen, maar ook de variabele bijdrage eenmalig om te zetten naar een vaste. Dit zorgt ervoor dat er bij de RUD Utrecht een begroting blijft bestaan waarvan het verlies uit eigen middelen (algemene reserve) kan worden gedekt. Een extra gevolg van COVID-19 is dat we voor het jaar 2021 de kentallen niet verder kunnen verlagen en dat hiermee de ingerekende efficiencykorting van € 240.000 niet zal worden behaald. Dit heeft tot gevolg dat de efficiencykorting die reeds verwerkt zat in 2021 zal worden teruggedraaid. De digitale overheid De Omgevingswet (uitgesteld naar 1 januari 2022) gaat grote gevolgen hebben voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen.
Het traject Informatievoorziening op Orde moet ervoor zorgen dat de organisatie hier technisch klaar voor is. De eerste maanden van 2020 stonden voor dit onderdeel in het teken van het technisch realiseren van de koppeling met het DSO en de wijze waarop daarvoor onze systemen en architectuur moet zijn ingericht. De RUD Utrecht heeft de technische koppeling volledig tot stand gebracht. Door het uitstellen van de Omgevingswet is overigens wel de verwachting dat er op het gebied van DSO nog aanpassingen zullen worden doorgevoerd.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 13
Informatievoorziening (ICT) Binnen de RUD Utrecht is eind 2017 extra aandacht ontstaan voor ICT en Informatievoorziening (IV). Dit heeft in 2018 geleid tot de uitvoering van het project Basis op Orde, waarbij in 2018 de belangrijkste aandachtpunten en noodzakelijke verbeteringen zijn vorm gegeven. Dit project kende een uitloop tot en met het tweede kwartaal 2019 en is opgegaan in het programma “Informatievoorziening op Orde”. Het ontwikkelprogramma waar in 2018 mee was geëxperimenteerd onder de naam VTH 3.0 heeft een vervolg gekregen in het ontwikkelprogramma Innovatie 2020. Vorig jaar is in beide Bestuursrapportages en de jaarrekening 2019 hier reeds op gereflecteerd en over verantwoord. In 2020 zijn we verder gegaan met beide programma’s. De doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening van de RUD Utrecht uniform inrichten waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt. Informatievoorziening op Orde In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ draait het om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen uitgewisseld te worden en volgens landelijke standaarden.
De RUD Utrecht heeft daarom haar informatiemodel volgens generieke architectuurprincipes ingericht waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. Het programma “Informatievoorziening op Orde” bestaat uit onderstaande onderdelen met bijbehorende projecten: - Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); - Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; - Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie, ontwikkeling van de GIS infrastructuur; en - Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners.
Inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie
De RUD Utrecht gebruikt in haar huidige opgave als uitvoeringsdienst een aantal belangrijke applicaties ter ondersteuning van haar werkprocessen, administratie en registratie. De RUD Utrecht maakt voor haar VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) taken gebruik van een VTHapplicatie. Deze applicatie is inmiddels sterk verouderd en daarnaast loopt de overeenkomst met de huidige leverancier in 2022 af. Dat betekent dat de RUD Utrecht zich voorbereid op een Europese aanbesteding voor een nieuwe VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) applicatie. Deze applicatie zal in 2021 geïmplementeerd worden.
Opzet nieuw informatiemodel
In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ wordt de (toekomstige) informatiebehoefte van zowel de organisatie als externe partners in kaart gebracht. Op basis van die behoefte en nieuwe ontwikkelingen is een nieuw informatiemodel opgesteld met als uitgangspunt het common ground principe. Het informatiemodel is de kern van onze informatievoorziening en stelt ons in staat om de organisatie voor te bereiden op de Omgevingswet. Daarnaast draagt het informatiemodel bij aan het eenduidig ontsluiten van informatie en de datakwaliteit door koppelingen met landelijke informatievoorzieningen.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 14
In 2020 zijn we voortvarend doorgegaan op de reeds ingeslagen weg. De technische koppeling vanuit de informatievoorziening van de RUD Utrecht met het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) is zo goed als afgerond en we hebben zeer recent de eerste samenwerking in de keten getest met één van de deelnemers via een ‘testcase’ en deze test is geslaagd. De RUD Utrecht kiest er voor om in eerste instantie vanuit de informatievoorziening technisch aan te sluiten op het DSO. Als de nieuwe VTH-applicatie beschikbaar is zal deze (ook) een directe koppeling met het DSO verzorgen.
Dossier Afspraken Procedures (DAP)
De RUD Utrecht kent nauwe samenwerking met haar deelnemers om systemen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, maar ook met betrekking tot datakwaliteit. In 2020 is met alle deelnemers een model voor Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld. Het model DAP bevat uniforme afspraken en procedures tussen de deelnemende gemeenten/Provincie Utrecht en de RUD Utrecht van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Utrecht 2.0. De afspraken en procedures hebben betrekking op de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden in verband met het te voeren informatie- en archiefbeheer. Het doel van het DAP is om deze taken en verantwoordelijkheden goed op elkaar te laten aansluiten. In 2019 zijn veel projecten van het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ gestart en zijn volgens planning in 2019 afgerond of zullen in 2020 afgerond worden. Door informatie op de juiste manier te gebruiken en te interpreteren creëert de RUD Utrecht informatie waardoor we als informatie gestuurde organisatie kunnen functioneren. Hierdoor kunnen we onze VTH-taken efficiënt en kwalitatief goed uitvoeren. Daarnaast wordt hierdoor onze organisatie in positie gebracht om steeds meer (technisch) adviestaken uit te voeren en onze deelnemers te ondersteunen bij het opstellen van onder andere hun Omgevingsvisie.
De informatiebehoefte van de organisatie verandert waardoor de huidige software niet meer afdoende is. Om gedegen proces ondersteunende applicaties te ontwikkelen die aansluiten op de informatievoorziening van de RUD Utrecht moest software ten behoeve van workflows en Geo Informatiesystemen (GIS) aangeschaft worden. Dit zorgt voor verbetering van de datakwaliteit doordat informatie op een effectieve, generieke en centrale manier wordt vastgelegd en ontsloten. Door het applicatielandschap van de organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten kan er bespaard worden op overige applicaties en processen die minder efficiënt zijn ingeregeld. Wij zien dat de belangrijkste projecten van het programma “Informatievoorziening op Orde” volgens planning verlopen. Gezien de beperkte beschikbare budgetten is het echter ook voor de RUD Utrecht van essentieel belang dat wij deze zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Het COVID-19 virus heeft hier tot op heden slechts een beperkte negatieve impact op gehad, maar zeker waar veel samenwerking tussen ketenpartners en interne medewerkers noodzakelijk is kan het elkaar live ontmoeten soms noodzakelijk zijn.
Thuiswerken en Remote desktop Services (RDS)
Door de snelle verspreiding van COVID-19 is door de rijksoverheid een intelligente lockdown afgekondigd vanaf maart 2020. Dit heeft ertoe geleid dat ook de medewerkers van de RUD Utrecht ineens allemaal thuis moesten werken. Voor bijna alle systemen die gebruikt worden binnen de RUD Utrecht is dit geen probleem, behalve voor onze VTH applicatie. Deze applicatie is het basissysteem voor al onze primaire medewerkers (die in de VTHuitvoering werkzaam zijn). Het cluster informatievoorziening was bezig met de implementatie van Remote Desktop Services (RDS), waarmee dit probleem te verhelpen was. Door de lockdown kwam dit project in een stroomversnelling en werden alle medewerkers van de RUD Utrecht aan deze nieuwe online werkomgeving toegevoegd. Op enkele bijsturingsacties na, is de nieuwe werkomgeving in productie waardoor alle medewerkers thuis kunnen werken met de VTH-applicatie. Na de intelligente lockdown zijn onze medewerkers zoveel mogelijk thuis blijven werken. De RUD Utrecht ondervindt de laatste maanden steeds vaker problemen met de beschikbaarheid van de systemen. Deze systemen worden afgenomen bij de gemeente Houten. Wij zijn op dit moment structureel met de gemeente Houten in gesprek op welke wijze we de beschikbaarheid kunnen verbeteren.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 15
Innovatie 2020 Het ontwikkelprogramma “Innovatie 2020” staat in 2020 vrijwel geheel in het teken van de Omgevingswet. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft de doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers. Door de grote wijzigingen in processen en werkwijzen is een nieuwe VTH-applicatie ook noodzakelijk. Gedurende 2020 zullen hiervoor de noodzakelijke voorbereidende stappen worden gezet om ook op dit vlak klaar te zijn voor de Omgevingswet. Naast de Omgevingswet zijn er nog een drietalprojecten waarop de afdeling IV zich focust. Dit betreft: - Omgevingsapps - Project Actualisatie bedrijvenbestand; en - Project Stikstof.
Project Actualisatie Bedrijvenbestand:
Het doel van dit project is het structureel beschikbaar hebben van een zo actueel mogelijk bedrijvenbestand voor/van onze deelnemers. Het wordt hiermee mogelijk om informatiegericht en risico-gestuurd toezicht en handhaving in de praktijk te brengen. Dit zou betekenen dat er op een andere manier gewerkt gaat worden die ook beter aansluit bij het doel van de Omgevingswet. Op basis van data en bevindingen in het veld wordt middels kaarten en kaartlagen (GIS), de grootste risico’s op basis van informatie bepaald. Hierdoor is er meer sturing mogelijk en kunnen expliciete keuzes worden gemaakt, waar toezicht eventueel gevolgd door handhaving gewenst is. Daarnaast moet het dan ook mogelijk worden om nog explicieter de uitgevoerde werkzaamheden te laten aansluiten op de door de diverse gemeenten geformuleerde beleidsdoelen. Dit leidt ertoe dat we op dit vlak ook voldoen aan de eisen vanuit het digitaal stelstel, doordat we object gerelateerde informatie in relatie tot activiteiten ter beschikking hebben.
Project Stikstof:
De RUD heeft samen met de provincie Utrecht een integraal project uitgevoerd in het kader van data analyse ten behoeve van de gebiedsgerichte aanpak van de stikstofproblematiek. Op dit moment bevindt het project zich aan het einde van fase twee. Bij de volgende fase is het voornemen om de provincie verder te ondersteunen bij de gebiedsgerichte benadering. Deze benadering houdt in dat naarmate een specifieke sector een substantiële bijdrage levert aan stikstofproblemen in gebieden die kwetsbaar zijn voor deposities, doelgerichte maatregelen worden getroffen. De RUD heeft deze doelstelling bereikt door beschikbare data te verzamelen, verschillende bronnen te analyseren, berekeningen van de depositie per bron te maken en randvoorwaarden van Aerius te berekenen. Hierdoor konden de piekbelasters bepaalt worden. Hiervoor heeft RUD Utrecht gebruik gemaakt van complexe database tools zoals FME en Geo-informatiesoftware (ArcGIS). De RUD Utrecht heeft ervaring met complexe datamodellen, onderliggende processen en analyses. Op deze manier hebben wij de provincie Utrecht inzichten gegeven conform de landelijke standaard (AERIUS) en deze aanpak interprovinciaal op de kaart gezet. Aan het eind van 2020 zullen beide programma’s van de informatievoorziening van de RUD Utrecht geëvalueerd en opnieuw gedefinieerd worden.
Veel trajecten zullen een uitloop kennen naar 2021 en 2022 aangezien de nieuwe ingangsdatum van de Omgevingswet is verplaatst naar 1 januari 2022.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 16
HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn en bevordert daarom de ontwikkeling van al haar medewerkers. Op deze manier kunnen de medewerkers optimaal gebruik maken van hun talent, en om zichzelf voortdurend aan te kunnen passen aan haar veranderende omgeving en ontwikkelingen. Vanuit dit thema is er aandacht voor het thema opleiden en ontwikkelen. Aan alle RUD-ers is gevraagd na te denken over hun ontwikkeling, competenties en talenten. Deze punten worden besproken in het “goede gesprek”, CAO 2018-2019, tussen de medewerker en de leidinggevende. Op deze manier krijgen we steeds beter zicht op welke talenten we in huis hebben, en de verbinding kunnen leggen met de opgaven van de RUD Utrecht. Ook is er continu aandacht voor duurzame inzetbaarheid, instroom van nieuwe medewerkers en kennisbehoud. Daarom kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Het doel van het generatiepact is de duurzame inzetbaarheid van de oudere medewerkers te vergroten en daarbij ruimte te creëren voor de instroom van nieuwe medewerkers. In 2019 hebben de eerste medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact, en ook in 2020 maken enkele medewerkers gebruik van het generatiepact. Om de jonge medewerkers te binden en boeien hebben we een Young Professional programma. Het jaar 2020 stond qua opleiden in het teken van de Omgevingswet.
Vanuit de HR wordt ondersteuning geleverd om het opleidingsgedeelte van de Omgevingswet vorm te geven en te ondersteunen bij ontwikkeling van competenties die straks meer van onze medewerkers worden gevraagd. Het was een zeer ambitieuze doelstelling om de gehele RUD Utrecht binnen één jaar op het juiste niveau voor de Omgevingswet te krijgen. We waren echter goed op weg totdat COVID-19 de wereld op zijn kop zette. Het recent besluit dat de Omgevingswet één jaar wordt uitgesteld geeft de RUD Utrecht de mogelijkheid het opleidingsgedeelte alsnog op een goede en gedegen manier af te maken. Dit zal ertoe leiden dat onze medewerkers bij de start van de nieuwe wet er beter klaar voor zijn. Dat is gezien de omvang van de overgang zeer wenselijk. Ondanks dit uitstel proberen wij aanvullende kosten vanwege uitstel zoveel mogelijk te voorkomen en waar het toch niet anders kan in ieder geval te beperken. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht in het derde kwartaal van 2019 een BI-tool geïmplementeerd. Gedurende 2020 zijn wij bezig met het optimaliseren van de rapportages om zo de sturingsinformatie continu te verbeteren voor onze primaire managers.
De huidige situatie rondom COVID-19 sterkt ons ook in het gevoel dat het noodzakelijk is snel adequate managementinformatie over onder meer de productie beschikbaar te hebben. Op basis van deze informatie hebben wij een goede inschatting kunnen maken van het effect van COVID-19 en heeft het Algemeen Bestuur tijdig een besluit kunnen nemen om bij te sturen. Snelle en adequate managementinformatie blijft ook voor de toekomst van essentieel belang, stuurinformatie is zeker in tijden van krapte onontbeerlijk. Daarnaast heeft de overgang naar outputfinanciering ervoor gezorgd dat de financiële processen worden herzien. Momenteel zijn we bezig met de afronding van het optimaliseren en beschrijven van deze processen.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 17
Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Bedrijfsvoering. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën. Realisatie t/m 30-9-2020 Baten Lasten Saldo
3.342.000 2.952.000 390.000
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Begroting t/m 30-9-2020 2.927.000 3.112.000 -185.000
Prognose t/m 31-12-2020 4.018.000 4.036.000 -18.000
Begroting t/m 31-12-2020 3.903.000 4.149.000 -246.000
2e begrotings-wijziging 2020 115.000 -113.000 228.000
Begroting 2020 na wijziging 4.018.000 4.036.000 -18.000
Pagina 18
4.
Financiën
4.1 Financiële positie per 30 september 2020 ACTIVA Vaste activa - Investeringen met een economisch nut
Materiële vaste activa
30 september 2020 €
141.000
Totaal vaste activa Vlottende activa - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist
€ €
2.563.000 2.196.000
- Nog te ontvangen bedragen - Vooruitbetaalde bedragen
€ €
10.000 43.000
- Banksaldi
€
250.000
Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar
Overlopende activa Liquide middelen
Totaal vlottende activa Totaal activa PASSIVA Vaste passiva - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat
Eigen vermogen
Totaal vaste passiva Vlottende passiva - Overige schulden
Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Vooruit ontvangen van deelnemers/te verrekenen met deelnemers - Nog te betalen bedragen
Overlopende passiva
31 december 2019
€
141.000
€
141.000
€
4.759.000
€
53.000
€
250.000
€ €
5.062.000 5.203.000
€
€ €
936.000 1.846.000
€ €
416.000 90.000
€
249.000
30 september 2020 € € €
684.000 650.000 373.000
€
153.000
€
2.021.000
€
1.322.000
Totaal vlottende passiva Totaal passiva
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
€
1.707.000
€
1.707.000
€
153.000
€
3.343.000
€ €
3.496.000 5.203.000
205.000
€
205.000
€
205.000
€
2.782.000
€
506.000
€
249.000
€ €
3.537.000 3.742.000
30 september 2019 €
€ €
824.000 5.362.000
€ €
17.000 29.000
€
250.000
31 december 2019 € € €
683.000 233.000 416.000
€
450.000
€
627.000
€
1.334.000
€
1.332.000
€
1.332.000
€
450.000
€
1.960.000
€ €
2.410.000 3.742.000
200.000
€
200.000
€
200.000
€
6.186.000
€
46.000
€
250.000
€ €
6.482.000 6.682.000
30 september 2019 € € €
684.000 435.000 762.000
€
148.000
€
3.369.000
€
1.284.000
€
1.881.000
€
1.881.000
€
148.000
€
4.653.000
€ €
4.801.000 6.682.000
Pagina 19
4.2 Toelichting op de financiële positie per 30 september 2020 Investeringen met een economisch nut De investeringen lopen per eind september 2020 achter op de investeringsbegroting. De verwachting is dat de begrote investeringen voor het volledige jaar niet meer gehaald zullen worden in de resterende maanden. Door het uitstellen van de Omgevingswet en de coronacrisis zijn vervangingsinvesteringen voor ICT en huisvesting uitgesteld. De verwachting is dat een groot deel van de ICT investeringen in 2021 zullen gaan plaatsvinden. Vorderingen op openbare lichamen De vorderingen op openbare lichamen zijn de vorderingen op de deelnemers van de RUD Utrecht. De hoogte van de vorderingen hangt samen met de nog niet betaalde (voorschot) bijdragen van de deelnemers. De sterke stijging ten opzichte van 30 september 2019 heeft ermee te maken dat de variabele en vaste bijdrage voor het vierde kwartaal op balansdatum recentelijk zijn gefactureerd maar nog niet betaald door onze deelnemers. Vorig jaar was een groot gedeelte van deze bedragen al wel ontvangen door de RUD Utrecht. Uitzettingen in ’s Rijks schatkist De uitzettingen in ’s Rijks schatkist zijn wat afgenomen. De voornaamste reden hiervoor is dat de “vorderingen op openbare lichamen sterk zijn toegenomen doordat de facturen voor het vierde kwartaal nog niet zijn betaald.
Vorig jaar waren deze bedragen al vooruit ontvangen en dus uitgezet in ’s Rijks schatkist. Het neveneffect is dat er een minder sterke stijging in de “Vooruit ontvangen bedragen” bestaat dan op 30 september 2019 het geval was. Banksaldi Het banksaldi betreft het saldo op de lopende bankrekening van het RUD. De bankrekening wordt dagelijks afgeroomd naar maximaal € 250.000. Eigen vermogen Het gerealiseerde resultaat van 2019 ter hoogte van € 416.000 is volledig toegevoegd aan bestemmingsreserves. De middelen zijn in 2020 deels ingezet voor het voorbereiden van de RUD Utrecht op de Omgevingswet, het door ontwikkelen van de asbestproducten en het traject “Kleur bekennen”. De hoogte van de Algemene Reserve blijft daarmee voorlopig op het maximale toegestane percentage van 5% van de opbrengsten. Het resterende saldo was toegevoegd aan de destijds gevormde bestemmingsreserve persoonsgebonden opleidingsbudgetten (€ 22.000). Dit jaar is de verwachting dat we met een negatief resultaat zullen afsluiten, doordat we enerzijds kosten moeten maken om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet, welke initieel niet waren begroot en anderzijds omdat we door gebrek aan vast personeel relatief veel moeten inhuren. We verwachten dat de huidige algemene reserve voldoende is om dit negatieve saldo te dekken. Uiteraard sturen we er op aan het verlies zoveel mogelijk te beperken.
Overige schulden De overige schulden betreffen volledig het crediteuren saldo.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 20
Vooruit ontvangen van deelnemers/te verrekenen met deelnemers Het saldo betreft de vooruit gefactureerde bijdragen van het vierde kwartaal. Deze post hangt samen met de “Vorderingen op openbare lichamen” en de “Uitzettingen in ’s Rijks schatkist”. De lagere positie van “Vooruit ontvangen van deelnemers” ten opzichte van 30 september 2019 hangt samen met de facturen voor het vierde kwartaal die nog niet zijn betaald door onze deelnemers. Zie ook de verklaring bij de stijging in “vorderingen op openbare lichamen” Nog te betalen bedragen De nog te betalen bedragen omvatten enerzijds de nog af te dragen omzetbelasting, loonbelasting, pensioenpremies, huurkosten, accountantskosten, licentiekosten ICT en de opgenomen schuld voor verlofdagen zoals in de Jaarrekening 2019 is opgenomen.
4.3 Overzicht van baten en lasten per 30 september 2020 (programma niveau) Realisatie t/m 30 september 2020
Begroting t/m 30 september 2020
Programma's 1 Handhaving Directe variabele kosten handhaving Directe vaste kosten handhaving
Baten 4.224.000 3.670.000 554.000
Lasten 4.060.000 3.477.000 583.000
Saldo 164.000 193.000 -29.000
Baten 4.165.000 3.398.000 767.000
Lasten 4.358.000 3.301.000 1.057.000
Saldo -193.000 97.000 -290.000
2 Vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening Directe vaste kosten vergunningverlening PUEV
4.117.000 3.465.000 520.000 132.000
4.298.000 3.619.000 547.000 132.000
-181.000 -154.000 -27.000 -
4.417.000 3.551.000 728.000 138.000
4.593.000 3.457.000 998.000 138.000
-176.000 94.000 -270.000 -
3 Bedrijfsvoering Totaal programma's Loon- en prijscompensatie Onvoorzien Totaal saldo van de baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: - Innovatie (Kleur bekennen) - Transitie en outputfinanciering - Asbest - Omgevingswet Gerealiseerd resultaat
3.342.000 11.683.000 11.683.000
2.952.000 11.310.000 11.310.000
390.000 373.000 373.000
2.927.000 11.509.000 11.509.000
3.112.000 12.063.000 12.063.000
-185.000 -554.000 -554.000
11.683.000
11.310.000
373.000
38.000 29.000 65.000 233.000 11.874.000
12.063.000
38.000 29.000 65.000 233.000 -189.000
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 21
Prognose t/m 31 december 2020
Begroting t/m 31 december 2020
Programma's 1 Handhaving Directe variabele kosten handhaving Directe vaste kosten handhaving
Baten 5.670.000 4.689.000 981.000
Lasten 6.112.000 4.765.000 1.347.000
Saldo -442.000 -76.000 -366.000
Baten 5.554.000 4.531.000 1.023.000
Lasten 5.811.000 4.401.000 1.410.000
Saldo -257.000 130.000 -387.000
2 Vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening Directe vaste kosten vergunningverlening PUEV
6.245.000 5.137.000 924.000 184.000
6.407.000 4.944.000 1.279.000 184.000
-162.000 193.000 -355.000 -
5.890.000 4.735.000 971.000 184.000
6.125.000 4.609.000 1.332.000 184.000
-235.000 126.000 -361.000 -
3 Bedrijfsvoering Totaal programma's Loon- en prijscompensatie Onvoorzien Totaal saldo van de baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: - Innovatie (Kleur bekennen) - Transitie en outputfinanciering - Asbest - Omgevingswet Geprognotiseerd resultaat
4.018.000 15.933.000 15.933.000
4.036.000 16.555.000 16.555.000
-18.000 -622.000 -622.000
3.903.000 15.347.000 15.347.000
4.149.000 16.085.000 16.085.000
-246.000 -738.000 -738.000
50.000 39.000 87.000 310.000 16.419.000
16.555.000
50.000 39.000 87.000 310.000 -136.000
50.000 39.000 87.000 310.000 15.833.000
16.085.000
50.000 39.000 87.000 310.000 -252.000
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 22
4.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (programma niveau) Algemeen Vanaf de invoering van outputfinanciering zijn de opbrengsten deels variabel, deels vast. De vaste bijdrage (ter dekking van de directe vaste kosten in de programma’s Handhaving, Vergunningverlening en het gehele programma Bedrijfsvoering) zijn voor negen maanden opgenomen (3/4 van het jaarbedrag). De opbrengsten, zoals opgenomen in de programma’s Handhaving en Vergunningverlening op de regels “Directe variabele kosten” (en baten), zijn op basis van het besluit van het Algemeen Bestuur van 28 mei 2020, om de variabele bijdrage eenmalig om te zetten in een vaste bijdrage, ook opgenomen op basis van de eerste negen maanden (3/4 van de totale variabele bijdrage). Op totaalniveau is voor het gehele jaar de prognose dat een negatief resultaat van € 136.000 zal worden gerealiseerd. Bedrijfsvoering Voor Bedrijfsvoering (en de vaste bijdrage) zou moeten worden gekeken naar het totaal van:
Programma's (kosten gedekt uit vaste bijdrage) Directe vaste kosten handhaving Directe vaste kosten vergunningverlening Bedrijfsvoering Totaal vaste bijdrage
Programma's (kosten gedekt uit vaste bijdrage) Directe vaste kosten handhaving Directe vaste kosten vergunningverlening Bedrijfsvoering Totaal vaste bijdrage
Realisatie t/m 30 september 2020
Begroting t/m 30 september 2020
Baten 554.000 520.000 3.342.000 4.416.000
Baten 767.000 728.000 2.927.000 4.422.000
Lasten 583.000 547.000 2.952.000 4.082.000
Saldo -29.000 -27.000 390.000 334.000
Lasten 1.057.000 998.000 3.112.000 5.167.000
Saldo -290.000 -270.000 -185.000 -745.000
Prognose t/m 31 december 2020
Begroting t/m 31 december 2020
Baten 981.000 924.000 4.018.000 5.923.000
Baten 1.023.000 971.000 3.903.000 5.897.000
Lasten 1.347.000 1.279.000 4.036.000 6.662.000
Saldo -366.000 -355.000 -18.000 -739.000
Lasten 1.410.000 1.332.000 4.149.000 6.891.000
Saldo -387.000 -361.000 -246.000 -994.000
In de cijfers zijn ontwikkelkosten om de RUD voor te kunnen bereiden op de Omgevingswet opgenomen. Door het uitstel van de Omgevingswet naar 2022 zal een gedeelte van deze kosten pas in 2021 daadwerkelijk uitgegeven gaan worden (€ 546.000). Derhalve zijn deze lasten tevens opgenomen op de balans als “Vooruit ontvangen bedragen” zodat ze in 2021 ingezet kunnen worden. Voor een nadere toelichting hierop, zie ook hoofdstuk 4.2. Per saldo prognosticeren we nu € 255.000 minder aan kosten dan initieel begroot. Lagere kapitaallasten als gevolg van uitstel in ICT- en huisvestingsinvesteringen, uitstel van lasten m.b.t. de Omgevingswet en lagere ICT-lasten dan begroot laten het resultaat minder negatief uitvallen. Ook in de laatste drie maanden van het jaar blijven we actief op zoek naar besparingsmogelijkheden om de afname van het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht tot een minimum te beperken.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 23
Handhaving
Programma handhaving Directe variabele kosten handhaving Totaal variabele bijdrage
Programma handhaving Directe variabele kosten handhaving Totaal variabele bijdrage
Realisatie t/m 30 september 2020
Begroting t/m 30 september 2020
Baten 3.670.000 3.670.000
Baten 3.398.000 3.398.000
Lasten 3.477.000 3.477.000
Saldo 193.000 193.000
Lasten 3.301.000 3.301.000
Saldo 97.000 97.000
Prognose t/m 31 december 2020
Begroting t/m 31 december 2020
Baten 4.689.000 4.689.000
Baten 4.531.000 4.531.000
Lasten 4.765.000 4.765.000
Saldo -76.000 -76.000
Lasten 4.401.000 4.401.000
Saldo 130.000 130.000
Voor het programma Handhaving verwachten we dat voor 2020 de opbrengsten € 76.000 lager zullen zijn dan de lasten. Als gevolg van de coronacrisis kunnen we minder DVO werk leveren dan gepland. Vaste functies kunnen we vaak niet invullen met vaste medewerkers en hierdoor is het vaak noodzakelijk medewerkers in te huren tegen een hoger tarief. Ondanks dat een deel van de lasten voor vaste medewerkers gedekt wordt uit het budget ter voorbereiding van de Omgevingswet is dit niet helemaal toereikend en is er naar verwachting een negatief resultaat aan het einde van het jaar. Vergunningverlening Realisatie t/m 30 september 2020 Programma vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening PUEV Totaal variabele bijdrage
Programma vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening PUEV Totaal variabele bijdrage
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Baten 3.465.000 132.000 3.597.000
Lasten 3.619.000 132.000 3.751.000
Saldo -154.000 -154.000
Begroting t/m 30 september 2020 Baten 3.551.000 138.000 3.689.000
Lasten 3.457.000 138.000 3.595.000
Saldo 94.000 94.000
Prognose t/m 31 december 2020
Begroting t/m 31 december 2020
Baten 5.137.000 184.000 5.321.000
Baten 4.735.000 184.000 4.919.000
Lasten 4.944.000 184.000 5.128.000
Saldo 193.000 193.000
Lasten 4.609.000 184.000 4.793.000
Saldo 126.000 126.000
Pagina 24
Voor Vergunningverlening verwachten we voor 2020 dat de opbrengsten hoger zullen zijn dan de lasten (€ 193.000). Dit positieve resultaat ontstaat doordat een deel van de uren van onze vaste medewerkers gedekt worden uit het budget voor de voorbereiding op de Omgevingswet. Vaste medewerkers hebben namelijk opleidingsverplichtingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet. Per saldo wordt er een resultaat voor reservemutaties van -€ 622.000 verwacht. Voor een aantal ontwikkelingen in 2020 (Kleur bekennen, Omgevingswet, Asbest en transitie outputfinanciering) zijn middelen beschikbaar vanuit reeds gevormde bestemmingsreserves. Hierdoor prognosticeren we momenteel een negatief exploitatiesaldo van € 136.000. De verwachting is dat dit negatieve resultaat kan worden gedekt uit de algemene reserve (het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht). Er zullen dus naar verwachting geen extra middelen van de deelnemers benodigd zijn.
RUD Utrecht | Tweede Bestuursrapportage 2020
Pagina 25
4.5 Overzicht van baten en lasten per 30 september 2020 (kosten niveau) Realisatie t/m 30 september 2020
Begroting t/m 30 september 2020
Prognose t/m 31 december 2020
Begroting t/m 31 december 2020
Personeel
7.476.000
7.439.000
10.014.000
9.918.000
96.000
10.014.000
Personeel van derden
1.801.000 333.000
3.065.000
2.401.000
Kapitaallasten
2.055.000 49.000
206.000
444.000
664.000 -238.000
3.065.000 206.000
Huisvestingskosten en ICT
1.071.000
1.201.000
1.501.000
1.601.000
-100.000
1.501.000
Overige materieel budget
444.000
470.000
660.000
627.000
33.000
660.000
Ontwikkelkosten Onvoorzien
194.000 -
815.000 -
1.087.000 -
-
1.087.000 -
-
-
1.087.000 -
-
-
-
-
11.289.000
12.059.000
16.533.000
16.078.000
-
-
455.000
16.533.000
4.277.000 6.387.000
4.277.000 6.384.000
5.703.000 8.516.000
5.703.000 8.512.000
4.000
5.703.000 8.516.000
Aanvullende opdrachten
805.000
644.000 121.000 138.000
858.000 161.000
1.350.000
120.000 132.000
1.350.000 236.000
492.000
Aanvullende materiele middelen PUEV
184.000
236.000 184.000
-59.000 11.662.000
-59.000 11.505.000
-78.000 15.911.000
184.000 -78.000
75.000 -
-78.000
15.340.000
571.000
15.911.000
- Innovatie (Kleur bekennen) - Asbest
-
38.000 65.000