RAZU Ontwerp jaarverslag2022 def controleverklaring
Tekst van het document
Bezoldiging topfunctionarissen Leidinggevende topfunc�onarissen 1b. Leidinggevende topfunc�onarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12.
bedragen x € 1 Func�egegevens Aanvang en einde func�evervulling in periode Omvang dienstverband (als deel�jdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging
H.A. Hokke
H.A. Hokke
Directeur-archivaris 15/7/2021 - 31/12/2021 1 nee
Directeur-archivaris 1/1/2022 - 30/6/2022 1 nee
48.201 48.201
51.105 51.105
96.197
107.112
48.201
51.105
22
1a. Leidinggevende topfunc�onarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunc�onarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de func�evervulling.
bedragen x € 1
M.A. van der Eerden
H.A. Hokke
Func�egegevens Aanvang en einde func�evervulling in periode Omvang dienstverband (als deel�jdfactor in fte) Dienstbetrekking?
Directeur-archivaris 1/1/2021 - 31/12/2021 1 nee
Directeur-archivaris 1/7/2022 - 31/12/2022 1 nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging
98.240 98.240
63.662 63.662
209.000
108.888
98.240
63.662
Toezichthoudende topfunc�onarissen J.A. van der Pas G. Isabella R. van Bennekom S. Fröhlich I. Meerts (tot 19 oktober 2022) G. Boonzaaijer (vanaf 19 oktober 2022) J. Kuiper (vanaf 19 oktober 2022) H. Waaldijk (tot 19 oktober 2022)
voorzi�er vicevoorzi�er lid lid lid lid lid lid
Het bestuur is onbezoldigd.
23
Balans per 31 december 2022 (Voor resultaatverdeling)
ACTIVA
31-12-2022 €
31-12-2021 €
Liquide middelen Kas- en banksaldi
930.296
1.196.098
Overlopende ac�va Omzetbelas�ng Overige
96.829 5.190
85.464 271
102.019
85.735
1.032.315
1.281.833
Totaal
24
PASSIVA
31-12-2022 €
31-12-2021 €
44.645 113.593 158.238 73.615
55.528 130.843 186.371 88.921
231.853
275.292
463.757
526.482
272.722 63.983
450.275 5.369
336.705
455.644
0
24.415
1.032.315
1.281.833
Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat
Vaste schulden, met een rentetypische loop�jd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische loop�jd van één jaar of langer
Vlo�ende passiva Ne�o-vlo�ende schulden met een rentetypische loop�jd korter dan één jaar Crediteuren Overige schulden
Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen
Totaal
25
Toelich�ng op de balans
Vlo�ende ac�va 2022 €
2021 €
Rabobank BNG Bank Kas
2.629 927.560 107
331 1.195.700 67
Per 31 december
930.296
1.196.098
Liquide middelen
Dit betreffen de banktegoeden op 4 bankrekeningen: Rabo rekening courant, Rabo vermogensparen, BNG rekening en Paraplu schatkistbankieren.
2022 €
2021 €
Omzetbelas�ng Vooruitbetaalde bedragen Waarborgsom Nog te ontvangen bedragen
96.829 2.211 150 2.829
85.464 271 -
Per 31 december
102.019
85.735
Overlopende ac�va
Dit betre� met name een BTW-vordering op de belas�ngdienst, nog te ontvangen rente banktegoeden en vooruitbetaalde kosten voor komend boekjaar.
26
Vaste passiva Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, de 2% winstopslag (= algemene reserve) en andere toevoegingen ten laste van de exploita�e. Reserves 2022 €
2021 €
Per 1 januari Toevoeging 2% winstopslag On�rekking
55.528 18.860 -29.743
61.062 18.309 -23.843
Per 31 december
44.645
55.528
Algemene reserve (2% winstopslag)
De toevoeging aan de algemene reserve betre� de 2% winstopslag over 2022. De onttrekking dekt de incidentele kosten uit het 2% budget die in 2022 zijn gemaakt voor cultuurhistorische projecten. In 2022 waren dit vooral de ac�viteiten die te maken hadden met het jaar 1122 (aanleg van de Dam bij Wijk en de daarop volgende ontginning van het Kromme Rijn gebied) en het Rampjaar 1672. De geplande tentoonstelling met museum Rhenen werd, op verzoek van museum Rhenen, verplaatst naar 2024. Daarmee zijn de kosten iets lager uitgevallen dan begroot. 2022 €
2021 €
Per 1 januari On�rekking
55.045 -24.118
56.071 -1.026
Per 31 december
30.927
55.045
Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve E-depot
Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. Deze reserve is bedoeld om incidentele kosten voor met name het voorbereiden en implementeren van een e-depotvoorziening te dekken. Conform het bestuursbesluit van december 2021 is in 2022 gestart met de voorbereiding van de inrich�ng van het e-depot. Er bleek minder externe exper�se nodig te zijn dan verwacht, waardoor de uitgaven in 2022 lager waren dan begroot.
27
2022 €
2021 €
18.157 0 -12.055
17.328 3.765 -2.936
6.102
18.157
Bestemmingsreserve Digitalisering Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking Per 31 december
Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. Deze bestemmingsreserve is bedoeld om extra (incidentele en structurele) kosten aan personeel en materiaal voor de uitvoering van het digitaliseringsbeleid te dekken. Voor de uitvoering van het Privacy Programma is vanuit deze bestemmingsreserve in 2021 € 10.000 begroot voor eenmalige projectkosten. De laatste werkzaamheden zijn in 2022 uitgevoerd en de kosten hiervan zijn on�rokken aan de bestemmingsreserve. Het Privacy Programma is in 2022 afgerond. In 2022 is vanuit deze bestemmingsreserve € 9.500 begroot voor incidentele digitalisering en het inrichten van een zoekingang op historische persoonsgegevens. Medio 2022 werd geconstateerd dat de inrich�ng van het collec�ebeheersysteem niet op�maal was en volgende stappen in digitalisering en digitale dienstverlening in de weg stond. Als gevolg daarvan zijn de geplande werkzaamheden voor het inrichten van Zoeken op Personen en digitaal aanvragen in 2022 nog niet uitgevoerd, waardoor hiervoor minder is on�rokken uit de bestemmingsreserve. De werkzaamheden zullen in 2023 worden uitgevoerd. 2022 €
2021 €
Per 1 januari On�rekking
33.920 0
33.920 0
Per 31 december
33.920
33.920
Bestemmingsreserve Restaura�e
Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. De bestemmingsreserve restaura�e is bedoeld om vanaf 2018 jaarlijks € 10.000 te kunnen besteden aan het regulier herstel van beschadigde archiefstukken van vijf van de zes aangesloten gemeenten. In 2022 was er geen capaciteit beschikbaar om restaura�eprojecten op te starten. Vanaf 2023 zal naar verwach�ng deze capaciteit weer beschikbaar zijn. In 2022 is € 15.000 begroot voor de herinrich�ng van de depots. De voorbereidende werkzaamheden daarvoor zijn in 2022 afgerond, het was niet nodig daarvoor geld te on�rekken aan deze bestemmingsreserve. In 2023 zal de daadwerkelijke verhuizing van de archieven plaats vinden en zal de on�rekking plaats vinden.
28
2022 €
2021 €
Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking
0 30.000 0
0 0 0
Per 31 december
30.000
0
2022 €
2021 €
Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking
23.721 58.923 -70.000
0 57.812 -34.091
Per 31 december
12.644
23.721
Bestemmingsreserve Financiering ac�va
Deze reserve is bedoeld om de afschrijvingskosten van de nieuw aan te schaffen meubilair te dekken.
Bestemmingsreserve personeel
Deze reserve is bedoeld om extra personeelskosten voor het uitvoeren van werkzaamheden in archiefbeheer te dekken, vanwege de inzet van vaste medewerkers voor de presta�eovereenkomst Vijfheerenlanden. Conform de begro�ngswijziging 2022 zijn de kosten voor de uitbreiding formatie dienstverlening met 0,5 Fte en de inzet van tijdelijke medewerkers hieruit on�rokken.
Totaal bestemmingsreserves
113.593
130.843
2022 €
2021 €
Per 1 januari On�rekking Toevoeging
88.921 -88.921 73.615
61.577 -61.577 88.921
Per 31 december
73.615
88.921
Gerealiseerd resultaat
29
2022 €
2021 €
463.757
526.482
Vaste schulden, met een rentetypische loop�jd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische loop�jd van één jaar of langer
De gemeente Vijfheerenlanden hee�, op basis van een afgesloten presta�eovereenkomst, oorspronkelijk een bedrag van € 632.000 vooruit betaald aan het RAZU voor het wegwerken van de achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik in maximaal �en jaar. Hiervan is € 532.000 bedoeld voor te maken salariskosten, € 50.000 voor materiaalkosten en € 50.000 voor restaura�ekosten.
Vlo�ende passiva 2022 €
2021 €
Crediteuren Terug te betalen bijdragen gemeenten Overige schulden
272.722 50.000 13.983
450.275 0 5.369
Per 31 december
336.705
455.644
Ne�o-vlo�ende schulden met een rentetypische loop�jd korter dan één jaar
Crediteuren: Dit betreffen de per einde van het boekjaar nog niet betaalde facturen. Overige schulden: Dit betre� onder andere nog te betalen accountantskosten en kosten van een aan DE REE archiefsystemen verstrekte werkopdracht.
2022 €
2021 €
0
24.415
0
24.415
Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen
Dit betrof de in 2020 en 2021 reeds ontvangen vergoeding voor de in 2022 uit te voeren werkzaamheden digitalisering kranten Vij�eerenlanden.
30
Niet in de balans opgenomen rechten, verplich�ngen en regelingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede is in mei 2011 een huurovereenkomst voor de archie�ewaarplaats en kantoorruimten aangegaan voor 40 jaar. De huur van extra kantoorruimte is in 2014 en 2019 vastgelegd in twee supplementen van wijziging. De huur bedraagt, per januari 2023, circa € 105.000 excl. BTW per jaar. In november 2020 werd een nieuwe overeenkomst gesloten voor de huur van een groot deel van de archie�ewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede vanaf 2021 voor �en jaar. De verplich�ng voor de archiefbewaarplaats bedraagt, per januari 2023, circa € 22.750 excl. BTW per jaar.
De medewerkers van het RAZU zijn in dienst van de gemeente Houten en worden vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RAZU. Deze detacheringsovereenkomst geldt voor onbepaalde �jd. Met NPS is in januari 2021 een overeenkomst gesloten voor de financiële dienstverlening. De verplich�ng bedraagt, per januari 2023, circa € 20.500 excl. BTW per jaar. Deze overeenkomst wordt met telkens een jaar verlengd, tenzij deze zes maanden voor het verstrijken van het kalenderjaar schri�elijk wordt opgezegd.
Vanaf juli 2016 hee� het RAZU een contract met de gemeente Houten voor ICT-dienstverlening. Dit contract is eind 2021 herzien. Het nieuwe contract hee� een loop�jd van twee jaar en kan stilzwijgend worden verlengd.
31
Controleverklaring
Rechtmatigheid Regionaal Archief Zuid-Utrecht t.a.v. het bestuur Postbus 64 3960 BB WIJK BIJ DUURSTEDE
Uw normenkader is actueel Voor de controle op de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties heeft uw bestuur over 2022 een geactualiseerd normenkader vastgesteld. Het normenkader bevat naast de actuele wet- en regelgeving met financiële consequenties ook toepasselijke interne regelgeving. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat voor belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig tot besluitvorming en begrotingswijziging kan worden gekomen. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het oordeel van de accountant. De accountant moet in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen aan de orde stellen.
Datum: 10 maart 2023
Betreft: Verslag van bevindingen
Geacht bestuur, geachte mevrouw Hokke,
In de jaarrekening 2022 is er inzake enkele onderdelen van de lasten beperkt sprake van begrotingsoverschrijdingen (van de lasten). Op totaalniveau lasten is er geen sprake van begrotingsoverschrijdingen. De overschrijdingen zijn niet van dien aard dat dit gevolgen heeft voor onze controleverklaring.
Hierbij doen wij u de controleverklaring betreffende de jaarrekening 2022 toekomen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. Deze verklaring heeft betrekking op de jaarrekening 2022 zoals wij deze van u hebben ontvangen. De jaarrekening bevat de volgende kerncijfers:
Balanstotaal per 31 december 2022 Eigen vermogen per 31 december 2022 Resultaat na bestemming over 2022
Onafhankelijkheid
€ 1.032.315 € 231.853 € -73.615
Onze beroepsorganisatie, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), heeft in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), richtlijnen ten aanzien van de onafhankelijkheid gegeven. Ook in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) worden nadere richtlijnen gegeven betreffende de onafhankelijkheid. Deze richtlijnen worden door ons gehanteerd bij onze beroepsuitoefening.
Wij geven u hierbij toestemming onze controleverklaring op te nemen in bovengenoemde jaarrekening. Wij hebben de controleverklaring voorzien van een originele (digitale) handtekening.
De ViO die op 1 januari 2014 in werking is getreden omvat onder andere regelgeving met betrekking tot samenloop van assurance-opdrachten met andere diensten en eventuele langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controle-team.
Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening. Mocht dit aan de orde zijn, verzoeken wij u met ons contact op te nemen om te bepalen wat de (on)mogelijkheden zijn.
Wij hebben in 2022, naast de controles van de jaarrekeningen geen andere diensten voor het Regionaal Archief Zuid-Utrecht verricht. Door ons zijn maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid te waarborgen, zodat bovengenoemde werkzaamheden niet conflicteren met de richtlijnen die de wet en onze beroepsorganisatie ten aanzien van de onafhankelijkheid geven.
32
2
Frauderichtlijn
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
De primaire verantwoordelijkheid van het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden, inclusief het naleven van wet- en regelgeving, berust bij de directie van de organisatie. Ook het nemen van preventieve en repressieve beheersingsmaatregelen om de kans op fraude of onjuistheden en overtreding van wet- en regelgeving te beperken behoort tot de verantwoordelijkheid van de directie. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2022 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken.
Aan: het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede gecontroleerd. Naar ons oordeel: -
Automatisering
geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Regionaal Archief Zuid-
Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening hebben wij geen bijzondere controlebevindingen omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
Utrecht per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met het Besluit Begroten en Verantwoorden en de bepalingen bij of krachtens de WNT. -
Wij merken hierbij op dat dit controlebevindingen zijn die voortvloeien uit het onderzoek van de administratieve organisatie en interne controle voor zover noodzakelijk in het kader van de controle van de jaarrekening en niet de uitkomsten zijn van een onderzoek naar de toereikendheid van het systeem van geautomatiseerde gegevensverwerking.
zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader.
De jaarrekening bestaat uit:
Wij vertrouwen erop u hiermede van dienst te zijn. Met vriendelijke groet, Van Ree Accountants
1.
de balans per 31 december 2022;
2.
de staat van baten en lasten over 2022; en
3.
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
{{stempel;cvanegdom@vanreeacc.nl}}
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de
J.K.J. van Egdom MSc Registeraccountant
Nederlandse
controlestandaarden,
het
Besluit
accountantscontrole
decentrale
overheden en het Controleprotocol WNT. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Archief Zuid-Utrecht zoals vereist in de
Bijlage: controleverklaring (digitaal)
Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
3
33
Geen controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van de anticumulatie-
Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het
bepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5 lid 1(j) Uitvoeringsregeling WNT
bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken
In
overeenstemming met
het
Controleprotocol WNT 2021
hebben
zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
wij de
anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5 lid 1 sub n en o
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de rechtspersoon in
Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben
staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van
gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende
topfunctionaris
vanwege
eventuele
dienstbetrekkingen
genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis
als
van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de
leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in
rechtspersoon te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging
dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
het enige realistische alternatief is.
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Het
jaarverslag omvat
andere
informatie,
naast
de
jaarrekening
en
Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou onze
kunnen bestaan of de rechtspersoon haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan
controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van
voortzetten, toelichten in de jaarrekening.
mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening
Wij hebben de andere informatie gelezen e hebben op basis van onze kennis en ons
Onze
begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de
controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie
verantwoordelijkheid
is het zodanig
plannen
en uitvoeren
van
een
verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een
andere informatie materiële afwijkingen bevat.
hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse
tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien
controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie,
kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze
waaronder het bestuursverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het
jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze
Besluit Begroten en Verantwoorden.
controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Beschrijving jaarrekening
van
verantwoordelijkheden
met
betrekking
tot
de Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de
Verantwoordelijkheden van het bestuur
Nederlandse
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de
onafhankelijkheidseisen en het Controleprotocol WNT. Onze controle bestond onder
jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en
andere uit:
verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen bij of krachtens de WNT.
-
controlestandaarden
en
ethische
voorschriften,
de
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze
Deze verantwoordeiijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en
risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van
lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de
controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij
jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn
fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter
gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de
dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in
begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het
geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk
normenkader.
verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
34
-
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;
-
het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
-
het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de rechtspersoon haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een rechtspersoon haar continuïteit niet langer kan handhaven;
-
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen;
-
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met de directie en het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Leersum, 10 maart 2023 Van Ree Accountants
{{stempel;cvanegdom@vanreeacc.nl}}
J.K.J. van Egdom MSc Registeraccountant
35
Bijlagen Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen
De twee grondslagen (inwoneraantal en hoeveelheid archief) voor de verdeling van de kosten over de zes deelnemers worden steeds voor een periode van vijf jaar vastgesteld. Het jaar 2022 is de tweede van de vij�arige periode 2021-2025.
Verdeelsleutel 2021 - 2025 * op basis van begro�ng 2021 component A
component B
Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10%
meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06%
Totaal
214.096
100,00%
7.147
Berekening %-component C component A component B
710.207 110.857
86,50% 13,50%
821.064
100,00%
component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%
100,00%
100,00%
Component A = Personeel en materiaal c.a. Component B = Nieuwbouw archiefplaats Component C = Overhead en kantoorruimten
36
Bijdrage per gemeente
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
49.668 10.733 8.112 1.370
49.972 10.768 8.193 1.379
54.667 10.957 8.401 1.481
51.189 10.957 8.401 1.411
Totale bijdrage
69.884
70.312
75.506
71.958
Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
163.176 17.770 24.266 4.104
164.174 17.828 24.508 4.130
179.601 18.141 25.129 4.457
168.174 18.141 25.129 4.229
Totale bijdrage
209.316
210.640
227.329
215.672
Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
65.400 12.535 10.464 1.768
65.800 12.575 10.568 1.779
71.983 12.796 10.836 1.912
67.403 12.796 10.836 1.821
Totale bijdrage
90.166
90.722
97.527
92.856
37
Bijdrage per gemeente, vervolg
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
161.881 24.993 25.078 4.239
162.871 25.075 25.328 4.265
178.176 25.514 25.970 4.593
166.839 25.514 25.970 4.366
Totale bijdrage
216.191
217.540
234.254
222.690
Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
182.141 27.176 28.087 4.748
183.255 27.265 28.368 4.778
200.476 27.742 29.087 5.146
187.720 27.742 29.087 4.891
Totale bijdrage
242.153
243.666
262.451
249.440
Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag
77.686 13.996 12.308 2.080
78.161 14.041 12.431 2.093
85.506 14.287 12.746 2.251
80.065 14.287 12.746 2.142
Totale bijdrage
106.069
106.726
114.790
109.240
939.606
1.011.856
961.856
Totaal gemeentelijke bijdragen
933.778
38
Bijlage 2: Specifica�e van de lasten en baten
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Personele lasten Salarissen Inhuur �jdelijk personeel Overige personeelskosten (3%)
597.043 0 9.483
629.254 0 18.878
722.631 40.000 21.679
597.965 51.930 21.224
Totaal personeelslasten
606.526
648.132
784.310
671.119
Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten
14.902 0 42.208
15.000 0 42.000
10.000 7.000 40.000
5.388 12.476 40.422
Totaal materiaalkosten c.a.
57.110
57.000
57.000
58.286
Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)
-34.091 -900
0 -900
-70.000 -900
-70.000 -900
-34.991
-900
-70.900
-70.900
TOTAAL COMPONENT A
628.645
704.233
770.410
658.505
Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploita�ekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede
51.218 13.873 21.982 21.000
51.218 13.672 21.663 21.000
51.218 14.206 22.510 21.504
51.218 14.777 22.510 21.504
Totaal kosten archie�ewaarplaats
108.073
107.553
109.437
110.009
TOTAAL COMPONENT B
108.073
107.553
109.437
110.009
LASTEN
39
Specificatie van de lasten en baten, vervolg
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa
35.702 51.581 3.539 0
34.839 71.090 3.468 0
36.558 72.000 3.610 3.000
37.510 71.544 3.829 0
Totaal kosten overhead en oudbouw
90.822
109.397
115.168
112.883
0
0
-3.000
0
TOTAAL COMPONENT C
90.822
109.397
112.168
112.883
TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN
862.531
922.082
1.065.916
952.297
23.843 1.026 0 2.936 17.231 21.404 5.000 16.302
0 0 pm 10.000 pm 0 53.200 5.000 5.000
31.500 15.000 55.000 0 16.564 24.415 53.200 5.000 5.000
29.743 0 24.118 0 12.055 24.882 57.725 5.000 0
87.742
73.200
205.679
153.523
TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN
950.273
995.282
1.271.595
1.105.820
Storting algemene reserve (2% winstopslag)
18.309
18.424
19.840
18.860
Totale kosten incl. winstopslag
968.582
1.013.706
1.291.435
1.124.680
Bestemmingsreserve Financiering activa
Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depo�nrichting Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden (krantenproject) Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden (restaura�ekosten)
40
Specificatie van de lasten en baten, vervolg
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%
49.668 163.176 65.400 161.881 182.141 77.686
49.972 164.174 65.800 162.871 183.255 78.161
54.667 179.601 71.983 178.176 200.476 85.506
51.189 168.174 67.403 166.839 187.720 80.065
TOTAAL A
100,00%
699.952
704.233
770.410
721.390
Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%
10.733 17.770 12.535 24.993 27.176 13.996
10.768 17.828 12.575 25.075 27.265 14.041
10.957 18.141 12.796 25.514 27.742 14.287
10.957 18.141 12.796 25.514 27.742 14.287
TOTAAL B
100,00%
107.203
107.553
109.437
109.437
Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%
8.112 24.266 10.464 25.078 28.087 12.308
8.193 24.508 10.568 25.328 28.368 12.431
8.401 25.129 10.836 25.970 29.087 12.746
8.401 25.129 10.836 25.970 29.087 12.746
TOTAAL C
100,00%
108.314
109.397
112.168
112.168
Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
68.513 205.212 88.398 211.952 237.405 103.989
68.933 206.510 88.944 213.274 238.888 104.633
74.025 222.871 95.615 229.660 257.305 112.539
70.547 211.443 91.035 218.323 244.549 107.098
TOTAAL bijdragen
915.469
921.182
992.016
942.996
41
Specificatie van de lasten en baten, vervolg
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede
1.370 4.104 1.768 4.239 4.748 2.080
1.379 4.130 1.779 4.265 4.778 2.093
1.481 4.457 1.912 4.593 5.146 2.251
1.411 4.229 1.821 4.366 4.891 2.142
TOTAAL 2% winstopslag
18.309
18.424
19.840
18.860
Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel: Diversen) Overige inkomsten (incidenteel: Vij�eerenlanden) Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Rente
992 17.231 42.706 900 0
0 0 0 900 0
0 24.415 63.200 900 0
9.270 24.415 62.725 900 3.213
Totaal overige inkomsten
61.829
900
88.515
100.523
Totaal baten exclusief muta�es reserves
995.607
940.506
1.100.371
1.062.379
Muta�es reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restaura�e Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve extra werkzaamheden Vij�eerenlanden Bestemmingsreserve financiering ac�va
23.843 1.026 0 2.936 34.091 0
0 pm 10.000 0 0 63.200 0
31.500 55.000 15.000 16.564 70.000 0 3.000
29.743 24.118 0 12.055 70.000 0 0
Totaal muta�es reserves
61.896
73.200
191.064
135.916
Resultaat explota�e (te bestemmen) Resultaat reserves
-45.333 -43.587
54.776 -54.776
171.224 -171.224
43.441 -117.056
Totaal baten incl. mutaties reserves
1.039.194
995.282
1.271.595
1.179.435
42
Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld
A. Lasten (excl. mutaties reserves)
Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden
€ 671.119 58.286 110.009 112.883 29.743 24.118 12.055 87.607
Totaal lasten (excl. muta�es reserves)
1.105.820
Verdeling over taakvelden B&B T&A € € 247.013 256.178 31.298 3.119 110.009 0 25.124 25.124 0 0 0 24.118 6.028 0 68.946 0
D&C € 167.928 23.869 0 62.635 29.743 0 6.028 18.661
488.418
308.864
308.539
B. Baten (excl. mutaties reserves)
C. Lasten (muta�es reserves)
Verdeling over taakvelden B&B T&A € € 72.042 900 408.618 287.595 8.172 5.752
D&C € 27.581 246.783 4.936
Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag
€ 100.523 942.996 18.860
Totaal baten (excl. muta�es reserves)
1.062.379
488.832
294.247
279.300
Saldo exploita�e
-43.441 'verlies'
D. Baten (muta�es reserves)
Stor�ng algemene reserve (2% winstopslag)
18.860
0
0
18.860
On�rekking algemene reserve On�rekking bestemmingsreserve E-depot On�rekking bestemmingsreserve digitalisering On�rekking bestemmingsreserve personeel
29.743 24.118 12.055 70.000
0 0 6.028 25.667
0 24.118 0 11.667
29.743 0 6.028 32.666
Totaal lasten reservemuta�es
18.860
0
0
18.860
Totaal baten reservemutaties
135.916
31.695
35.785
68.437
Saldo reservemutaties
117.056 'winst'
1.124.680
488.418
308.539
327.724
Totaal baten (B+D)
1.198.295
520.527
330.032
347.737
Totaal saldo
73.615 'winst'
Totaal lasten (A+C)
43
Colofon Ontwerp-Jaarrekening 2022 5 april 2023 Foto voorpagina: RAZU Topografisch Historische Atlas Maarn-Maarsbergen, Overhandiging van een cheque van 5000 gulden aan Sport Vereniging Maarn Maarsbergen, ter gelegenheid van het 50-jarig jubileum (1997). Toegang 241, inventarisnummer , catalogusnummer 27333 Tekst: mw. drs. H.A. Hokke, directeur-archivaris
Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl