RAZU Ontwerp jaarverslag2022 def controleverklaring
Tekst van het document
Ontwerp
Jaarrekening 2022
5 april 2023
Ontwerp-Jaarrekening 2022
Inhoudsopgave
versie 5 april 2023 Voor u ligt de ontwerp-Jaarrekening 2022 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Deze jaarrekening is opgemaakt conform de richtlijnen van het Besluit Begro�ng en Verantwoording. Naast dit verslag, dat financiën en inhoud combineert, verschijnen: ➢ Zes toezichtsrapportages, gericht aan de colleges van Burgemeester en Wethouders van de aangesloten gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. ➢ Een toezichtrapportage gericht aan het bestuur van de GR Regionale ICTDienst Utrecht (RID). De jaarrekening 2022 van het RAZU eindigt met een posi�ef saldo. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2022 met in totaal €50.000 verlaagd en wordt dit bedrag, naar rato van de verdeelsleutel component A, teruggestort aan de gemeenten. Het resultaat na bestemming bedraagt €73.615. Voorgesteld wordt om het resterend posi�ef saldo toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU, op de volgende wijze: ➢ Een bedrag van €58.000 aan de bestemmingsreserve personeel voor de inhuur van tijdelijk personeel ten behoeve van werkzaamheden in het beheer; ➢ Een bedrag van €15.615 aan de bestemmingsreserve digitalisering ten behoeve van de vervanging van verouderde hardware (o.a. computers voor studiezaal en medewerkers) en grootschalig digitaliseren (o.a.
van a�eeldingen uit verschillende Topografisch Historische Atlassen). De ontwerp-Jaarrekening is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 5 april 2023. Conform art. 21 van de gemeenschappelijke regeling (en in lijn met de gewijzigde Wgr) wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Programmaverantwoording.................................................................................... 3 Paragrafen ............................................................................................................. 15 Jaarrekening 2022 ................................................................................................. 17 Controleverklaring ................................................................................................ 32 Bijlagen.................................................................................................................. 36
Organisatie
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
Het RAZU is geves�gd in Wijk bij Duurstede. De organisatie bestond in 2022 uit 9,67 �e onder aansturing van een directeur-archivaris.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede.
Bestuur Het bestuur van het RAZU wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. In 2022 werd het bestuur gevormd door: ▪ dhr. J.A. van der Pas (voorzi�er, burgemeester gemeente Rhenen) ▪ dhr. G. Isabella (vice-voorzi�er, burgemeester gemeente Houten) ▪ dhr. R. van Bennekom (lid, burgemeester gemeente Bunnik) ▪ dhr. S. Fröhlich (lid, burgemeester gemeente Vij�eerenlanden) ▪ mw. I. Meerts (lid, tot 19 oktober 2022, burgemeester gemeente Wijk bij Duurstede) ▪ dhr. J. Kuiper (lid vanaf 19 oktober, wethouder gemeente Wijk bij Duurstede) ▪ dhr. H. Waaldijk (lid tot 19 oktober 2022, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug) ▪ dhr. G.Boonzaaijer (lid vanaf 19 oktober, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug)
Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken. De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisa�e.
Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.
De directeur van het RAZU, mw. H.A. Hokke, is secretaris en adviseur van het bestuur. Op uitnodiging van het bestuur is mw. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Het bestuur vergaderde in 2022 vier keer: 9 maart 2022, 13 april 2022, 19 oktober 2022 en 7 december 2022.
1
2022 was ook het jaar waarin we ons ac�ever op educatie gingen richten. Een stagiaire rich�e voor ons een online geschiedenislokaal in met bronnen over het Rampjaar en de Tweede Wereldoorlog. Het Geschiedenislokaal biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online bronnen van het RAZU te raadplegen die bij hun lesstof aansluiten. Daarnaast bezochten 90 scholieren van het Revius Lyceum het RAZU en organiseerden we twee keer een cursus Familiegeschiedenis.
2022 in vogelvlucht 2022 was voor het RAZU een ac�ef jaar. Door de versoepeling van de Corona maatregelen, begin 2022, kon onze dienstverlening aan onderzoekers weer zonder restric�es worden uitgevoerd. Hoewel we, vanwege beperkte capaciteit, de openings�jden van de studiezaal hebben moeten beperken ontvingen we dit jaar opnieuw veel bezoekers. Met 785 bezoekers die in de studiezaal in totaal 4.663 fysieke stukken kwamen raadplegen en ruim 3.100 vragen die op afstand (per mail of telefoon) werden beantwoord was onze dienstverlening weer ruim op préCorona niveau.
In het beheer en behoud van onze collec�e maakten we flinke slagen. Het 2-jarig privacy programma werd afgerond, waardoor de openbaarheidsbeperkingen van onze archieven nu volledig up-to-date zijn. We maakten een start met het herinrichten van ons collec�ebeheersysteem en het herinrichten van het fysieke depot, zodat we in 2023 een flinke stap vooruit kunnen zetten in de fysieke en digitale dienstverlening. Verschillende archieven werden geïnventariseerd, waaronder de archieven van de voormalige gemeenten Meerkerk en Leerbroek. In lijn met de wens van het bestuur zijn we gefaseerd gestart met ons e-depot, de architectuur daarvoor was eind 2022 op hoofdlijnen gereed. Onze ruim 20 vrijwilligers beschreven foto’s en maakten transcrip�es van oudere bronnen.
Het ac�eve jaar werd ook zichtbaar in de verschillende ac�viteiten die we zelfstandig of met partners organiseerden. We maakten zichtbaar wat er in het Rampjaar 1672 in de regio gebeurde: de neutraliteit van de stad Vianen, de verwoes�ng van Kasteel Amerongen, de maatregelen om fruitboomgaarden te beschermen tegen de oprukkende troepen en werkzaamheden aan het herstel van de Lekdijk. De tentoonstelling Rampjaar 1672 die we samen met bibliotheek Z.O.U.T organiseerden in de hal van het Wijkse gemeentehuis trok veel bekijks. Bij de opening daarvan gaven stadsdichter André van Zwieten en wethouder Wil Kostermans in een door Vondel geïnspireerde dialoog een inkijkje in het leven van Wijkse bewoners tijdens dit Rampjaar.
In onze rol als adviseur en toezichthouder introduceerden we dit jaar twee nieuwe vormen van advies: als Adviseur aan Tafel waren we direct betrokken bij de ontwikkelingen binnen de deelnemende gemeenten. Via werkgroepen werkten we samen met de deelnemende gemeenten aan het uitdenken van een Kwaliteitssysteem en de toepassing van MDTO. Provincie breed organiseerden we een kennissessie Informa�ebeheer bij Bestuurlijke Samenwerking. Naast de jaarlijkse toezichtsrapportages werden verschillende inspec�es en audits uitgevoerd en nam het RAZU deel aan het SIO van de gemeenten Bunnik, Rhenen en Vijfheerenlanden.
Ook keken we in 2022 terug naar het bijzondere jaar 1122. Het jaar waarin de ‘Dam bij Wijk’ werd aangelegd, waardoor de Lekdijk van Amerongen naar Vreeswijk geheel gesloten werd en het achterliggende gebied ontgonnen kon worden. Een belangrijke gebeurtenis dus, want zonder dam, zonder dijk en zonder ontginning zou het Kromme Rijngebied er tegenwoordig heel anders uitzien. Over deze periode tussen het jaar 1000 en 1500 brachten we een nieuwe publica�e uit: ‘De Dam bij Wijk en het Kromme Rijn gebied in de Middeleeuwen’. Een boek waarvan inmiddels bijna 70% verkocht is. Op het drukbezochte symposium dat we bij de boekpresenta�e organiseerden legden we de link met hedendaagse klimaatuitdagingen en waterbeheer.
Op het personele vlak veranderde het RAZU door het vertrek van onze coördinator archieven en door de aanstelling van nieuwe, deels �jdelijke, medewerkers en stagairs. Als team volgden we gezamenlijk een training gespreksvoering, een training collec�ehulpverlening en een training collec�ebeheerssysteem.
2
Programmaverantwoording
De ac�viteiten die voortkomen uit het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier ac�viteitenlijnen:
Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief
▪
Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU par�culiere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en s�ch�ngen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collec�e dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2022.
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten;
▪
Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archie�ewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;
▪
Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;
▪
Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.
Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinforma�e, voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collec�es zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informa�ebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als exper�secentrum voor informa�e- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten. Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democra�sche samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.
3
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid
➢
Het informa�ebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informa�e beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU.
Uitvoering van reguliere inspec�es en audits, zoals inspec�e archiefruimte gemeente Houten, audits vervanging bij gemeenten met geldend besluit vervanging (Bunnik, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede).
➢
Regulier beoordelen van migra�eplannen en afgeven van advies hierover, beoordelen van de voortgang van archie�ewerking, beoordelen van vernietigingsvoorstellen analoog en digitaal archiefmateriaal en het verlenen van mach�ging tot vernietiging, afgeven doorlopende mach�ging tot vernie�ging.
De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informa�ebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de beide rollen gescheiden: de archiefinspecteur is namens de gemeentearchivaris, de toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informa�eadviseurs. De informa�eadviseurs besteden 50% van hun tijd aan de inrich�ng van een e-depotvoorziening.
Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert daarbij in het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen. ➢
Met de gemeente Bunnik is het herstel overbrenging in het kader van privacy programma afgerond. Alle archieven van de gemeente Bunnik en rechtsvoorgangers die bij het RAZU berusten zijn dus formeel archiefwettelijk overgebracht.
➢
Met de gemeente Wijk bij Duurstede is het herstel overbrenging in het kader van privacy programma ook afgerond. Alle archieven van de gemeente Wijk bij Duurstede en rechtsvoorgangers die bij het RAZU berusten zijn dus formeel archiefwettelijk overgebracht.
➢
Door Wijk bij Duurstede zijn in 2022 de persoonskaarten tot en met 1971, de woningkaarten en de begraafplaatsadministra�e van de begraafplaats aan de Steenstraat overgebracht.
➢
Vanuit Rhenen werden de volgende registers burgerlijke stand overgebracht: Geboorten Rhenen, 1916-1920; Huwelijken Rhenen, 1936-1940 en 19411945; en Overlijden Rhenen, 1961-1965, 1966-1970, 1971 en 1972.
Als horizontaal toezichthouder hee� de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.
Resultaten 2022 Toezicht De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informa�ebeheer van de gemeenten voldoet aan de we�elijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtma�gheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving. ➢
➢
In 2022 zijn zes toezichtsrapportages opgesteld voor de aangesloten gemeenten en een toezichtsrapportage voor de Regionale ICT Dienst. Op verzoek van de gemeente Zeist heeft de archiefinspecteur een toezichtsrapportage opgesteld en de archiefbewaarplaats van de gemeente Zeist geïnspecteerd. 4
Advies
e-Depot
Hierin ligt de nadruk op het adviseren van de aangesloten gemeenten over de inrich�ng van de informa�ehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen gee� het RAZU ac�ef voorlich�ng over veranderingen die van invloed zijn op de informa�ehuishouding.
Als volwaardige archiefdienst beheert het RAZU naast analoge ook digitale archieven. Hiervoor is een e-depot noodzakelijk. Door de inrich�ng hiervan kan het RAZU een oplossing bieden voor het duurzaam toegankelijk beheer van digitale archie�escheiden van zijn gemeenten en de par�culiere archiefvormers in de regio.
➢
➢
➢
2022 was het eerste jaar waarin het RAZU in de vorm van werkgroepen met vertegenwoordigers van de gemeenten werkte aan concrete oplossingen op het gebied van informatiebeheer. De eerste werkgroep leverde op 29 juni een handreiking op voor de inrich�ng van het we�elijk verplichte kwaliteitssysteem. De tweede werkgroep presenteerde op 30 november een handreiking voor de implementa�e van de standaard MDTO. Zowel het samenwerken in werkgroepen als de beide resultaten zijn goed bevallen bij alle par�cipanten. Er zijn verschillende adviezen aan de aangesloten gemeenten uitgebracht, onder ander over archivering in Microso� 365, de toetsing van de archiefwaardigheid van een jeugdvolgsysteem, de digitalisering van personeelsdossiers, de uitvoering van verbeterplannen, de omgevingswet en de implementa�e van vervanging. Het RAZU hee� in 2022 het voorstel gedaan om de overleggen met gemeenten te structureren in de vorm van ‘Adviseur aan tafel’. In 2022 hebben 3 gemeenten gebruik gemaakt van dit aanbod voor regulier overleg met hun adviseur.
➢
Op ini�a�ef van het RAZU organiseerden de Utrechtse archiefdiensten en de Interbestuurlijk Toezichthouder Archieven van de provincie Utrecht een gezamenlijke voorlich�ngsbijeenkomst over informa�ebeheer bij samenwerkingsverbanden.
➢
Adviseurs van het RAZU hebben gepar�cipeerd in diverse VNG-werkgroepen en in de redac�egroep voor de herziening van de DUTO-standaard.
5
➢
2022 vormde het voorbereidingsjaar voor de implementatie van het e-depot. Na het inhoudelijke posi�eve besluit in december 2021 gaf het bestuur in de aprilvergadering van 2022 groen licht voor het Programma E-Depot.
➢
Als uitleg over het project is in de eerste helft van 2022 een infographic gemaakt. Deze is gedeeld met de gemeenteraden van alle RAZU-gemeenten. Het e-depot is afgebeeld als een schip en hee� hierbij allemaal verschillende containers (de componenten). Daarnaast wordt in tekstblokken verdere uitleg gegeven over het e-depot. Zie de volgende pagina voor de infographic.
➢
Voor de realisa�e van het e-depot hee� het RAZU in 2022 samen met het bedrijf ArchiXL een informatiearchitectuur opgesteld waarin de doelen van het e-depot zijn uiteengezet en de eerste schetsen van de toekoms�ge realisa�e zijn uitgewerkt. Eind 2022 was de architectuur op hoofdlijn gereed. Deze wordt in het eerste kwartaal van 2023 vastgesteld.
➢
Om de randvoorwaarden voor digitale duurzaamheid binnen de informa�ekundige visie Common Ground te realiseren hee� het RAZU de samenwerking gezocht met 6 andere archiefdiensten en 2 gemeenten. Dit hee� geleid tot een gezamenlijke Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid & Common Ground.
6
Het tweede deel ‘Toetsen en corrigeren’ had als doel om van alle afzonderlijke stukken in de archieven te onderzoeken of zij op rechtma�ge gronden wel of niet openbaar zijn. Zowel de overheidsarchieven als de par�culiere archieven zijn in zijn geheel doorgelicht en, waar nodig, in openbaarheid beperkt.
Beheer en behoud van de collec�e in 2022 De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collec�e in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn.
Voor de overheidsarchieven is, als laatste stap, een herstel van overbrenging door de zorgdragers noodzakelijk. Deze laatste stap is in bijna alle gevallen afgerond. Bij het doorlichten van de par�culiere archieven bleek dat de overeenkomst op grond waarvan het archief bij het RAZU berust vaak niet aanwezig of niet actueel te zijn. In 2022 is ook hiervan het herstel gestart.
De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collec�e in de depots. Goed houden wat goed is, door te conserveren, te restaureren en in goede condi�es in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollectie.
➢
▪ ▪ ▪ ▪
Resultaten 2022 Beheer van de collectie De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Aan het uitgangspunt dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die online via de website te raadplegen is werd in 2022 opnieuw voldaan. Hetzelfde geldt voor par�culiere archieven, met de kan�ekening dat werkvoorraad van par�culiere archieven maximaal 10% mag bedragen. Waar nodig zijn openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. ➢
De volgende overheidsarchieven, par�culiere archieven en aanvullingen op archieven zijn toegankelijk gemaakt. De toegangen zijn gepubliceerd via de website van het RAZU:
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Het in 2021 gestarte Privacy programma is in 2022 afgerond. Dit programma bestond uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel ‘Opstellen en herzien van beleid’ had als doel een integraal, solide en goed uitvoerbaar beleid te maken voor het beschermen van persoonsgegevens. Dit hee� geleid tot een mandaatregister, een verwerkingsregister, een procedure Datalekken behandelen, een beleid Inzage persoonsgegevens, een geactualiseerd bezoekersreglement.
▪ 7
Gemeentebestuur Meerkerk, 1931-1985 Gemeentebestuur Leerbroek, 1931-1985 Woningbedrijf Leerbroek, 1952-1985 aanvulling op archief Provinciale Utrechtse Welstandscommissie, 1929-1992 aanvulling op archief Gemeentebestuur Vianen, 1986-1995 aanvulling op archief s�ch�ng Wijks Carillon, 1985-1986 Gereformeerde kerk Bunnik-Odijk, 1944-2010 Schietvereniging Driebergen, 1900-2009 Rode Kruis Houten, 1994-2017 Vereniging Erica Amerongen, 1992-1997 aanvulling op archief Gereformeerde Kerk Vianen, 1844-2013 Par�j van de Arbeid afdeling Rhenen, 1947-2011 Notariskantoor Amerongen, 1829-2006 Concert in Cothen, 1983-2022 S�ch�ng Veri-Olanda, 1997-2021 aanvullingen op verschillende Topografisch Historische Atlassen. Deze worden in 2023 gedigitaliseerd. aanvullingen collec�e Losse Aanwinsten en Documenta�ecollec�es
➢
In 2022 werd verder gewerkt aan het in 2020 gestarte meerjarenproject om 219 meter archief van de gemeente Houten uit de jaren 1962-2005 samen te voegen en van een betere toegang te voorzien. De uitvoering van dit project ligt op schema.
➢
In 2022 hebben de fotowerkgroepen uit Rhenen en Leerdam verder gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de verschillende fotocollecties. Deze fotocollecties zullen in 2023 worden gedigitaliseerd en online geplaatst.
➢
Door vrijwilligers zijn verschillende nadere toegangen en transcrip�es op bronnen gemaakt, onder andere op de raadsbesluiten van de stad Rhenen uit de jaren 1696-1700 en notulen van de gerechtsbesturen van Driebergen, Leersum en Schalkwijk.
Digitalisering van de collectie Het RAZU biedt de toegangen op de archieven en collec�es digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcrip�es of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collec�e. Het maken van nadere toegangen en het beschrijven van foto’s wordt primair gedaan door de vrijwilligers die verbonden zijn aan het RAZU. ➢
Medio 2022 werd geconstateerd dat de inrich�ng van het collectiebeheersysteem niet op�maal was en volgende stappen in digitalisering en digitale dienstverlening in de weg stond. Door de leverancier van het collectiebeheersysteem is een quick scan op de inrich�ng van het systeem uitgevoerd. In het najaar van 2022 is gestart met het stapsgewijs opvolgen van de aanbevelingen. Als deze volledig zijn doorgevoerd kan gestart worden met de geplande inrich�ng van de func�onaliteit ‘zoeken op personen’ en het digitaal aanvragen van stukken. Naar verwach�ng zal dat in de loop van 2023 zijn.
➢
In 2022 is een groot deel van de kranten uit Vij�eerenlanden gedigitaliseerd en toegevoegd aan de krantencollecties. Verder is een groot bestand a�eeldingen (foto’s, nega�even, prenten, kaarten) gedigitaliseerd en hebben de regenten van het Ho�e van Aerden het oudste deel van het Ho�e-archief laten digitaliseren.
➢
In 2022 zijn 270 charters met zegels gefotografeerd, waaronder charters uit het familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn. De gedigitaliseerde charters zijn niet alleen beschikbaar via de website van het RAZU, maar ook in de digitale charterbank van het Huygens Ins�tuut.
➢
Eind 2022 beheerde het RAZU: 636 archieven en collecties, met in totaal 360.973 beschreven inventarisnummers en 61.413 scans (2021: 51.244). ▪ een beeldbank met 58.078 gedigitaliseerde afbeeldingen, voornamelijk foto’s (2021: 47.331). ▪ 414.253 gedigitaliseerde kranten pagina’s. ▪ 69.523 raadpleegbare bouwdossiers. ▪ 11.117 publica�es in de bibliotheek. ▪
8
Collec�e eind 2022 Overheidsarchief Par�culier archief Bouwvergunningen Documenta�e Bibliotheek Kranten Beeldmateriaal Totaal
Behoud van de collectie Door materiele verzorging van de archieven en door conservering en restaura�e blij� de collec�e in goede staat. Deze ac�viteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken. De collec�e van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collec�e op�maal blijft. ➢
Regulier monitoren van de bewaarcondi�es in de depots. In december 2022 bleek er sprake te zijn van vochtdoorslag in de muren van het kelderdepot. Op 11 en 12 januari 2023 zijn herstelwerkzaamheden uitgevoerd. De archiefinspecteur zal de situatie in het kelderdepot blijven monitoren. Van alle wanden is een fotorapportage beschikbaar, waardoor nieuwe plekken direct kunnen worden opgespoord tijdens de controles.
➢
In 2022 is een herzien Collectiehulpverleningsplan vastgesteld. Medewerkers hebben een training Collec�ehulpverlening gevolgd.
➢
De voorbereiding van een nieuwe indeling van de depots is gestart. In 2022 zijn de uitgangspunten voor de nieuwe depo�ndeling opgesteld. Het nieuwe depotplan moet zowel een snelle en efficiënte dienstverlening ondersteunen als zorgen voor goed behoud van de stukken. De daadwerkelijke herinrich�ng van de depots bleek in 2022 niet haalbaar en zal in 2023 worden uitgevoerd.
Strekkende meters 2742,38 764,51 385,54 112,70 376 90,47 168,80 4640,40
% van geheel 59.1% 16.5% 8.3% 2.4% 8.1% 1.9% 3.6% 100%
Acquisi�e van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht de aangesloten gemeenten om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor een betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt.
Omvang collectie RAZU op 31 december 2022
➢
In 2022 zijn nieuwe model overeenkomsten voor schenking en bewaargeving van archieven en beeldmateriaal opgesteld en in gebruik genomen. Hierdoor legt het RAZU beter vast wat zij aan de collec�e toevoegt, wat eventuele openbaarheidsbeperkingen zijn en wanneer er sprake is van auteursrechtelijke beperkingen.
➢
Het RAZU ontving verschillende losse stukken en kleine particuliere archieven, waaronder het archief Insituut Coolsma in Driebergen en van de Vrouwenvereniging Passage Doorn. De totale omvang is minder dan 5 meter. De losse stukken zijn toegevoegd aan de collectie losse aanwinsten, topografisch historische atlas, documenta�ecollec�e of bibliotheek. De kleine par�culiere archieven worden beschreven en als zelfstandig archief toegevoegd aan de collec�e.
➢
Er zijn 136 boeken toegevoegd aan de bibliotheek. Daarnaast zijn nieuwe afleveringen van �jdschri�en en nieuwsbrieven toegevoegd.
In de archie�ewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu ruim 4,6 strekkende kilometer aan archieven en collec�es. De totaal beschikbare capaciteit in de eigen depots is 5.762 strekkende meter planklengte. In 20219 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende jaren nog te verwachten is vanuit de zes deelnemende gemeenten. Geschat wordt dat de papieren collectie van het RAZU nog tot ruim 7 kilometer zal groeien. Om deze groei op te vangen is aanvullende depotruimte gehuurd bij de gemeente Wijk bij Duurstede. 9
Dienstverlening op locatie
Dienstverlening aan burgers en overheden in 2022
In de studiezaal kunnen onderzoekers vijf dagen per week terecht voor onderzoek in de originele stukken.
De collec�e van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinforma�e. Deze openbaarheid van overheidsinforma�e is een democra�sch recht. Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten, door het aanbieden van een fysieke onderzoeksomgeving in Wijk bij Duurstede en door dienstverlening via website, mail en telefoon.
Net als in 2020 en 2021 werd de dienstverlening op locatie in het begin van 2022 beperkt door de coronacrisis. De studiezaal was geopend voor: ➢ maximaal 3 onderzoekers in de periode 1 januari t/m 20 januari 2022 ➢ maximaal 4 onderzoekers in de periode 31 januari t/m 25 februari 2022 ➢ maximaal 6 onderzoekers vanaf 26 februari 2022.
Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collec�e groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds ac�evere digitale dienstverlening via de website.
De studiezaal van het RAZU was in 2022 in totaal 18 dagen gesloten, onder andere vanwege werkzaamheden in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. Ondanks de bovengenoemde beperkingen was het totaal aantal bezoeken dit jaar opnieuw hoog: ➢ 785 mensen kwamen onderzoek doen, waarvan 591 unieke bezoekers. ➢ 4.663 fysieke stukken werden door hen opgevraagd en geraadpleegd. ➢ donderdag blij� de favoriete dag om onderzoek te doen. ➢ vrijdag trekt het minste aantal bezoekers. De slui�ng van de studiezaal op vrijdagmiddag met ingang van 14 maart 2022 lijkt dit te versterken.
In lijn met de beschikbare forma�e voor dienstverlening heeft het RAZU in 2022 de openings�jden van de studiezaal per 14 maart 2022 teruggebracht van 40 naar 34 uur. Dit om medewerkers dienstverlening de gelegenheid te geven binnen werk�jd de volledige dienstverlening uit te voeren en geraadpleegde stukken binnen werk�jd op te halen en na onderzoek weer op te bergen op de juiste plek in het depot. Mail en telefoon wordt wel 40 uur per week beantwoord.
↓Categorie | Periode → Bezoeken
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
77
72
78
42
56
86
Jul 57
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
74
67
71
57
48
Q1
Q2
227
Q3
184
Q4
Totaal
198
176
785
Aantal unieke bezoekers
56
55
62
34
48
59
40
52
51
49
42
43
173
141
143
134
591
Aanvragen
417
509
483
215
414
462
313
432
437
359
296
327
1.409
1.091
1.182
982
4.664
Gem. aanvragen per bezoek
5,4
7,1
6,2
5,1
7,4
5,4
5,5
5,8
6,5
5,1
5,2
6,8
6,2
6,0
6,0
5,7
6,0
Gem. aantal bezoeken
0,7
1,3
1,3
1,2
1,2
1,5
1,4
1,4
1,3
1,4
1,4
1,1
1,1
1,3
1,4
1,3
1,3
Aantal bezoekers op maandag
9
9
10
4
15
11
16
15
14
16
12
10
28
30
45
38
141
Aantal bezoekers op dinsdag
14
13
14
10
18
18
15
24
18
10
12
3
41
46
57
25
169
Aantal bezoekers op woensdag
16
14
18
2
12
26
7
18
8
13
15
12
48
40
33
40
161
Aantal bezoekers op donderdag
16
20
21
12
7
24
12
12
15
22
11
14
57
43
39
47
186
Aantal bezoekers op vrijdag
22
16
15
14
4
7
7
5
12
10
7
9
53
25
24
26
128
10
Dienstverlening op loca�e blijft s�jgen In meerjarig perspectief is zichtbaar dat het onderzoek in de studiezaal een s�jgende lijn vertoond. Hoewel het aantal bezoeken nog niet volledig op préCorona niveau is, is het aantal unieke bezoekers met bijna 65% vermeerderd ten opzichte van 2019. Ook in het aantal opgevraagde stukken is een s�jgende lijn te zien. Deze cijfers laten, net als vorig jaar, een duidelijk toename van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen te zien. Dit zijn bezoekers die in bijna alle gevallen slechts één keer naar het RAZU komen om de bouwdossiers van een specifiek pand in te zien.
Bezoeken Unieke bezoekers Totaal aantal geraadpleegde stukken Gemiddeld aantal aangevraagde stukken per bezoek
2018 843 -
2019 844 359 -
2020 550 400 3.287 6,0
2021 655 494 3.596 5,5
Dienstverlening op afstand Net als voorgaande jaren steeg het aantal vragen per mail en telefoon. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere vragen, waarbij de beantwoording maximaal 15 minuten duurt en vragen waar langer onderzoek voor nodig is: ➢ In totaal zijn 3.100 reguliere vragen (15 minuten) beantwoord. ➢ In totaal zijn er 26 uitgebreide onderzoeken verricht. Dienstverlening op afstand blij� stijgen. Onderstaande tabel plaatst het aantal beantwoorde vragen in meerjarig perspec�ef (periode 2018-2022). De tabel laat zien dat het aantal vragen dat per mail of telefoon wordt afgehandeld opnieuw fors gestegen is, van 2.585 in 2021 naar 3.100 in 2022.
2022 785 591 4.664 6,0
reguliere vragen uitgebreide vragen
De �en meest geraadpleegde analoge archieven en collec�es in 2022 waren: 1. Gemeentebestuur Vianen, 1930-1985 2. Notariële archieven, 1620 - 1935 3. Gerechtsbestuur Schalkwijk, 1686-1811 4. Gerechtsbestuur Amerongen, Ginkel en Elst, 1591-1812 5. Bestuur van Stad en Land van Vianen, 1534-1810 6. Bouwvergunningen Leersum, 1931-2005 7. Gemeentebestuur Hei- en Boeicop, 1939-1985 8. Dorpsgerechten, 1505-1811 9. Gemeentebestuur Rhenen, 1926-1994 10. Nederlandse Hervormde Gemeente Rhenen, 1628-2006
2018 750 48
2019 1.000 19
2020 2.106 20
2021 2.585 31
2022 3.100 26
Dienstverlening aan ambtenaren Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun func�e, regelma�g stukken op. Op aanvraag leent het RAZU overgebrachte stukken uit aan ambtenaren. In 2022 werden in totaal 420 dossiers uitgeleend. De gemeente die het meest gebruik hee� gemaakt van de overgebrachte archieven is de gemeente Houten, met 151 raadplegingen. Gemeente Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vij�eerenlanden Wijk bij Duurstede Totaal
11
Aantal uitgeleende dossiers 3 151 6 118 91 51 420
➢
Publieksbereik in 2022 Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke func�e vervult. In die func�e zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in onze collec�e, maar die wel geïnteresseerd zijn of kunnen raken in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroep bereiken we via cultuurhistorische ac�viteiten, onze website en onze nieuwsbrief.
Resultaten 2022 Cultuurhistorische activiteiten In de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis verzorgen we in beperkte mate cultuurhistorische ac�viteiten voor een breed publiek. Daarvoor werken we samen met lokale erfgoedpartners zoals musea en historische verenigingen en de Vriendens�ch�ng. In 2022 zijn er verschillende cultuurhistorische projecten gerealiseerd. De belangrijksten sloten aan bij de jaren 1122 (Dam bij Wijk) en 1672 (Rampjaar). De geplande tentoonstelling met museum Rhenen over het 18e -eeuwse militair hospitaal is, op verzoek van het museum, verplaatst naar 2024. ➢
Reddeloos, Radeloos, Redeloos: het Rampjaar 1672. Tentoonstelling bibliotheek Op verzoek van Pla�orm Rampjaarherdenking heeft het RAZU bijgedragen aan een reizende exposi�e over het rampjaar 1672. Deze exposi�e toonde archiefstukken van het RAZU en was in meerdere Utrechtse bibliotheken te bekijken. Met bibliotheek Z.O.U.T organiseerde het RAZU de opening van de tentoonstelling in de bibliotheek van Wijk bij Duurstede. Wethouder Wil Kosterman en Stadsdichter André van Zwieten gaven, via een op Vondel geïnspireerde dialoog, een inkijkje in het leven van de Wijkse bewoners in dat Rampjaar. ▪ Dag van het rampjaar Vanuit het RAZU nam de medewerker Cultuurhistorie deel aan de Dag van het Rampjaar in Paushuize Utrecht, georganiseerd door Platform Rampjaarherdenking (ca. 100 bezoekers). Zij vertelde daar over de impact van het rampjaar op onze regio en haar inwoners. ▪ Bruiklenen stukken Amerongen Aan de tentoonstelling ‘Goet en Bloet’ in Kasteel Amerongen werden diverse archiefstukken in bruikleen gegeven. Deze stukken gaan over de kasteelheer & kasteelvrouwe, maar ook over de impact die de oorlog hee� gehad op inwoners van Amerongen. De Amerongse stukken uit de jaren 1672-1673 zijn bovendien gedigitaliseerd en via de website van het RAZU beschikbaar gemaakt.
▪ Lezing Hollandse Oorlog in de Republiek (1672-1674) Het herdenkingsjaar rondom het rampjaar werd door het RAZU en bibliotheek Z.O.U.T. afgesloten met de lezing ‘De Hollandse Oorlog in de Republiek (1672-1674) door de ogen van �jdgenoten’ door Merle Lammers. ▪
1122 : aanleg van de Dam bij Wijk en start van de ontginning van het Kromme Rijn gebied. ▪ Op 9 september 2022 werd het eerste exemplaar van het boek ‘De dam bij Wijk en het Kromme Rijngebied in de middeleeuwen’ overhandigd aan Dijkgraaf Jeroen Haan. Van de oplage van 1000 is bijna 70% verkocht. ▪ Het hierboven genoemde boek is voorzien van een uitklapkaart van het Kromme Rijngebied. De data van deze kaart is opgenomen in het Geoportaal van de gemeente Houten. De kaart is digitaal raadpleegbaar: h�ps://www.razu.nl/ontginningskaart-kromme-rijngebied/ ▪ Ter gelegenheid van de boekpresenta�e organiseerden wij in theater Calypso het symposium ‘Het onzichtbare zichtbaar maken’. Op het symposium waren ca. 150 bezoekers aanwezig.
➢
12
Bruikleen aan Stedelijk Museum Vianen Voor de tentoonstelling ‘Schilders langs Lek en Linge’ in het Stedelijk Museum Vianen is door het RAZU een tekening uit de kring van Jan van Goyen in bruikleen gegeven aan het museum. De exposi�e toonde vijf eeuwen schilderkunst aan de Lek en Linge, een ode aan de prachtige natuur van het rivierenlandschap met zijn water en indrukwekkende luchten.
➢
➢
Ontvangst 90 scholieren Op 25 augustus 2022 ontving het RAZU 90 scholieren Havo en VWO van het Revius Lyceum voor een project over de vraag ‘wat is erfgoed’. De scholieren bestudeerden originele bronnen, bezochten de depots en discussieerden over de vraag wat historisch en toekomstig erfgoed is.
Er was een piek op dinsdag 30 maart met 411 bezoekers. De website is daarmee een belangrijke schakel in de dienstverlening op afstand.
Cursusfamiliegeschiedenis Vanuit het RAZU helpen wij bezoekers graag op weg bij het verrichten van eigen onderzoek. Ter introduc�e organiseerde het RAZU twee keer de cursus ‘Familiegeschiedenis’. In vier middagen kregen de 30 cursisten uitleg over de juiste onderzoeksmethode en welke historische documenten kunnen helpen bij genealogisch onderzoek. Deelnemers gingen zelf aan slag met bronnen als de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters en de doop-, trouw- en begraafboeken. De cursussen werden gemiddeld beoordeeld met een 8,8. Hieronder een aantal opmerkingen van de deelnemers: ▪ ‘Er is een wereld voor mij open gegaan. Interessant de familiegeschiedenis te ontdekken’. ▪ ‘Leuke bevlogen cursusleider. Veel geleerd in korte �jd’. ▪ ‘Enthousiaste lerares’
➢
De top 3 van meest gelezen berichten op de RAZU-website in 2022, de vacatures en themapagina’s over Corona niet meegerekend, waren: 1. Save the date: Symposium Het onzichtbare wordt zichtbaar (1 augustus 2022) 2. Kennissessie Informa�ebeheer bij Bestuurlijke samenwerking (3 juni 2022) 3. Cursus ontdek uw eigen stamboom (29 oktober 2022)
➢
In 2022 zijn twee digitale nieuwsbrieven verstuurd. De eerste stond in het teken van het symposium in september en is naar 911 personen verstuurd. 53% daarvan hebben de nieuwsbrief gelezen. In november is een reguliere nieuwsbrief verstuurd naar 912 ontvangers, waarvan 42% de nieuwsbrief hebben gelezen.
➢
Het RAZU communiceert in beperkte mate via social media. In 2022 werden 16 berichten geplaatst op de Facebook pagina. Daar hee� het RAZU 158 volgers. De berichten over onze cultuurhistorische ac�viteiten, zoals het Symposium op 9 september, de lezing van Merle Lammers en de aankondiging van de cursus Stamboomonderzoek, hebben het grootste bereik. In 2022 werden 14 berichten geplaatst op LinkedIn, het RAZU hee� hier 267 volgers.
➢
Geschiedenislokaal In oktober 2022 lanceerde het RAZU een eigen Geschiedenislokaal op het digitale landelijke platform. Het Geschiedenislokaal biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online de bronnen van het RAZU te raadplegen die bij hun lesstof aansluiten. Zo kan de landelijke lesstof tot leven komen in lokale bronnen. De eerste thema’s zijn ‘Rampjaar 1672’ en ‘Burgerschap �jdens WOII’.
Vergroten zichtbaarheid collectie Sinds 2022 presenteert het RAZU onregelma�g interessante archiefstukken. Dat gebeurt op de website via (korte) cultuurhistorische verhaaltjes, via berichten op de Facebook pagina, via RAZU-nieuwsbrieven en via korte berichten in het �jdschri� ‘Tussen Rijn en Lek’. Doel is de, soms wat onzichtbare, bronnen beter zichtbaar te maken en de lokale historie tot leven te wekken. ➢
In 2022 publiceerde het RAZU 35 nieuwsberichten op de website. Aan de website werd een categorie ‘Lokale Historie’ toegevoegd, waar verhalen over het verleden van de regio, nieuwsberichten en ac�viteiten van regio-partners worden opgenomen. ➢ De bezoekersaantallen op de website stegen naar 14.227 (+ 14.8% t.o.v. 2021). Ook het aantal paginaweergaven steeg licht naar 323.575 (+ 4.3% t.o.v. 2021).
13
14
Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur jaarlijks gevuld uit het posi�eve resultaat van de jaarrekening.
Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen ac�viteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betre� de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen (3.5), Verbonden par�jen (3.6) en Grondbeleid (3.7).
Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.
Weerstandsvermogen en risico’s In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, ar�kel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in ar�kel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blij� en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.
Deze paragraaf beschrij� de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële posi�e. Het RAZU hee� op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel nega�ef exploita�esaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de ar�kelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.
Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet. In 2022 ontving het RAZU voor het eerst sinds jaren weer rente. Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overs�jgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist. Eind 2022 bedroeg het rekeningsaldo € 891.784,08
De archieven en collec�es die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.
Bedrijfsvoering Het in de begro�ng van 2022 genoemde risico dat bij vertrek van een medewerker de taakuitvoering in gedrang zou komen werd in 2022 bewaarheid. Het onverwachte vertrek van de coördinator archieven op 1 juli 2022 leidde ertoe dat een aantal geplande ac�viteiten, specifiek de herinrich�ng van het depot en het inrichten van Toegang op Personen, werden uitgesteld en dat andere werkzaamheden vertraging opliepen.
Deze paragraaf gee� inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betre� de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informa�sering, automa�sering, communicatie, organisa�e, financieel beheer en huisves�ng.
Overheaddienstverlening In de loop van de jaren hee� het RAZU voor de uitvoering van de bedrijfsvoering verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De personeelsdiensten
15
worden sinds 2012 verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam.
Personeel en vrijwilligers De forma�e van het RAZU was in 2022 9,67 FTE. Bij het opstellen van de Kadernota en Begro�ng 2023 bleek dat de RAZU formatie niet correct in het HR-systeem van de gemeente Houten stond. In de zomer van 2022 is dit verbeterd door de in december 2019 vastgestelde func�ebeschrijvingen en de bestuursbesluiten uit de jaren 2019-2022 (o.a. uitbreiding formatie informa�eadviseur, aanstelling medewerker cultuurhistorie, uitbreiding forma�e dienstverlening met 0,5 Fte, correcte func�eschalen, etc.) te verwerken.
In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, recep�e, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Op 1 juli 2016 werd voor de ICT al een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten. Eind 2020 is ook de financiële dienstverlening beëindigd, zodat Wijk bij Duurstede vanaf 2021 alleen nog de recep�e, post- en facilitaire zaken voor het RAZU regelt.
Sinds 1 augustus 2022 is het forma�e- en bezet�ngsoverzicht correct en actueel. De vastgestelde en vastgelegde formatie van 9,67 Fte was als volgt verdeeld:
Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële administra�e en het opstellen van de jaarstukken. Sinds 2020 hee� het RAZU een overeenkomst met een Func�onaris Gegevensbescherming. Verder hee� het RAZU vanaf 2021 een overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preven�e.
Directeur-archivaris
1 FTte
Huisves�ng Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een nieuwe archie�ewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU.
Informa�emanager
0,5 Fte
Toezicht & advies
2,5 Fte
In 2014 en in 2019 is extra kantoorruimte gehuurd vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. Vanwege de uitbreiding met Vij�eerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd. In 2022 is geconstateerd dat de ligging van de studiezaal van het RAZU niet ideaal is, dat de beschikbare kantoorruimte te krap is voor zowel medewerkers als vrijwilligers en dat, door het ontbreken van magazijnruimte, schaarse depotruimte in gebruik is als magazijn. Over herhuisves�ng van de studiezaal en verbetering van de kantoorruimtes en magazijn is in 2022 het overleg met de gemeente Wijk bij Duurstede gestart.
Beheer & Behoud
3,77 FTE
Dienstverlening
1,4 FTE
Publieksbereik
0,5 FTE
De lee�ijd van de personeelsleden varieert tussen de 22 jaar en de 65 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor twee medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt vanuit twee andere organisa�es. Doordat eind 2022 de fotowerkgroep Leerdam haar werkzaamheden voor het RAZU kon afronden nam het aantal vrijwilligers in 2022 af van 24 naar 20. 16
Vanwege de coronamaatregelen werd begin 2022 door vrijwilligers nog grotendeels thuis gewerkt. Vanaf maart nam de aanwezigheid van vrijwilligers in de kantoorruimtes van het RAZU weer toe. Dat maakte duidelijk dat de beschikbare kantoorruimte van het RAZU binnen het gemeentehuis te krap is om zowel vrijwilligers als medewerkers te kunnen huisvesten.
Jaarrekening 2022
De vrijwilligers werkten samen 2.835 uur aan de verschillende vrijwilligersprojecten, dat is een gezamenlijke inzet van 354 werkdagen. Daarmee dragen vrijwilligers in belangrijke mate bij aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reiskostenvergoeding en kerstpakket en zijn onbezoldigd Vriend(in) van de Vriendens�ch�ng. Dit jaar werd voor het eerst sinds de Corona-uitbraak weer een vrijwilligersac�viteit georganiseerd.
Toepassing Besluit Begro�ng en Verantwoording De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschri�en zoals opgenomen in het Besluit begro�ng en verantwoording provincies en gemeente (BBV). In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen.
Uitgangspunten samenstellen jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Vorderingen De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelich�ng bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd.
Informa�emanagement In 2022 is het privacy programma beleidsma�g afgesloten. In de zomer heeft de organisa�e een korte opfrisser gehad in het kader van informa�ebeveiliging en privacy. In februari hee� de organisa�e afscheid genomen van de oude vertrouwde vaste telefoon en is overgegaan op bellen via Microso� Teams. Dankzij deze overgang hebben er bijna geen storingen meer plaatsgevonden, is elke medewerker beschikbaar voor de algemene lijnen en kan plaats- en apparaatona�ankelijk gebeld worden.
Overlopende ac�va Onder de overlopende ac�va worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde. Reserves Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de on�rekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelich�ng op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.
Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Verbonden par�jen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplich�ng die te zijner �jd een schuld kan worden.
Grondbeleid Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Vaste schulden, met een rente typische loop�jd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vaste schulden hebben een rente typische loop�jd van één jaar of langer. 17
Ne�o vlo�ende schulden met een rente-typische loop�jd korter dan een jaar Onder de ne�o vlo�ende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde.
deel van de gemeentelijke bijdragen terug te storten aan de deelnemende gemeenten (zie hiervoor het eind van deze paragraaf). Materiaalkosten c.a. De post materiaalkosten is met ingang van 2022 gesplitst in een post materiaalkosten en een post organisa�ekosten. In 2022 is, vooral door hoge papierprijzen, beperkt materiaal ingekocht. Zoals vastgelegd in de presta�eovereenkomst is jaarlijks €5.000 van het Vijfheerenlanden budget gereserveerd voor materiaal. De uitgaven op de post organisa�ekosten waren in 2022 hoger dan begroot o.a. vanwege de dringende aanschaf van een aantal nieuwe kantoorstoelen voor medewerkers. Het overige meubilair wordt in 2023 gekocht.
Overlopende passiva Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorscho�en van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen. Overige activa en passiva De waardering van de overige ac�va en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelich�ng bij de desbetreffende post vermeld.
Afschrijving materiele vaste ac�va In de begro�ngswijziging 2022 is een bedrag van €30.000 gereserveerd voor de aanschaf van nieuw meubilair. Dit meubilair is in 2022 wel uitgezocht, maar nog niet besteld vanwege onzekerheid over de uitbreiding van de kantoorruimtes van het RAZU binnen het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. Als gevolg daarvan zijn er in 2022 geen afschrijvingen materiele vaste ac�va. Inmiddels is deze duidelijkheid er wel en wordt begin 2023 het meubilair besteld en vanaf 2023 afgeschreven.
Grondslagen resultaatbepaling De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
Programmarekening Het exploita�eresultaat van de jaarrekening 2022 is per saldo posi�ef. Er zijn enkele verschillen tussen het verwachte exploita�eresultaat van de (gewijzigde) begro�ng 2022 en het werkelijke exploita�eresultaat van de jaarrekening 2022. De verschillen groter € 1.500 worden hieronder toegelicht.
Incidentele kosten 2% budget Omdat de geplande tentoonstelling over het 18e -eeuwse militair hospitaal met museum Rhenen op verzoek van het museum verplaatst is naar 2024, zijn de incidentele kosten voor cultuurhistorische ac�viteiten lager dan eerder geraamd.
Personeelslasten Door het vertrek van de coördinator archieven per 1 juli 2022 ontstond onverwacht vacatureruimte die in 2022 niet werd ingevuld. Voor een klein deel van zijn werkzaamheden is �jdelijk personeel ingehuurd. Als gevolg hiervan is er minder uitgegeven op de post reguliere salariskosten en is er een overschrijding van de post inhuur �jdelijk personeel. Dit is ook de reden dat voorgesteld is een
Verbetering depo�nrich�ng In de begro�ngswijziging 2022 is een bedrag van €15.000 gereserveerd voor de herinrichten van de depots. Door het vertrek van de coördinator archieven was er in 2022 minder �jd beschikbaar voor het uitdenken van het nieuwe depotplan. Het nieuwe depotplan is begin 2023 vastgesteld. De interne verhuizing van de archieven zal medio 2023 starten. Het gereserveerde budget is daarmee in 2022 nog niet uitgegeven, maar is in 2023 nodig o.a. voor de inhuur van verhuizers.
18
Kosten e-depot Conform planning is in 2022 gestart met de voorbereiding van de inrich�ng van het e-depot. Er bleek minder externe exper�se nodig te zijn dan verwacht, waardoor de uitgaven in 2022 lager waren dan begroot.
Terugbetaling Bijdrage 2% Totale component A winstopslag terugbetaling Gemeente Bunnik € 3.478,37 € 69,57 € 3.547,94 Gemeente Houten € 11.427,67 € 228,55 € 11.656,22 Gemeente Rhenen € 4.580,13 € 91,60 € 4.671,74 Gemeente Utrechtse Heuvelrug € 11.337,00 € 226,74 € 11.563,74 Gemeente Vijfheerenlanden € 12.755,87 € 255,12 € 13.010,99 Gemeente Wijk bij Duurstede € 5.440,57 € 108,81 € 5.549,38
Incidentele digitaliseringskosten In de begro�ngswijziging was een bedrag van €9.500 opgenomen voor het digitaliseren van een deel van de collectie en het verbeteren van de toegang tot historische persoonsgegevens. Medio 2022 werd geconstateerd dat de inrich�ng van het collec�ebeheersysteem niet op�maal was en volgende stappen in digitalisering en digitale dienstverlening in de weg stond. Mede hierdoor zijn de geplande werkzaamheden voor het inrichten van Zoeken op Personen en digitaal aanvragen in 2022 nog niet uitgevoerd, waardoor de incidentele digitaliseringskosten lager zijn dan begroot.
€ 49.019,61
€ 980,39
€ 50.000,00
Overige inkomsten De post overige inkomsten incidenteel hee� in 2022 een fors hoger resultaat dan gebruikelijk door de twee inspec�es die de archiefinspecteur in opdracht van de gemeente Zeist hee� uitgevoerd. Daarnaast ontving het RAZU voor het eerst sinds jaren rente.
In 2022 is gestart met het verbeteren van de inrich�ng van het collectiebeheersysteem. Met de start van de func�oneel beheerder in februari 2023 wordt hier in 2023 een vervolg aangegeven. Dat betekent dat de geplande werkzaamheden voor het inrichten van Zoeken op Personen en digitaal aanvragen in 2023 kunnen worden uitgevoerd.
De jaarrekening 2022 van het RAZU eindigt met een posi�ef saldo. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2022 met in totaal €50.000 verlaagd en wordt dit bedrag, naar rato van de verdeelsleutel component A, teruggestort aan de gemeenten. Het resultaat na bestemming bedraagt €73.615.
Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Conform de presta�eovereenkomst wordt jaarlijks een onttrekking van €53.200 vanuit het Vij�eerenlandenbudget begroot. In 2022 zijn meer uren gewerkt voor Vij�eerenlanden dan de planning in de presta�eovereenkomst, waardoor de on�rekking voor 2022 hoger is. Over de uitgevoerde werkzaamheden wordt jaarlijks verslag gedaan aan het college van Vij�eerenlanden. Bijdragen gemeenten component A en winstopslag De jaarrekening 2022 van het RAZU eindigt met een posi�ef saldo. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2022 met in totaal €50.000 verlaagd en wordt dit bedrag, naar rato van de verdeelsleutel component A en winstopslag, teruggestort aan de gemeenten.
19
Staat van baten en lasten over 2022 A
B
C
D
E
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
Verschil (C-D) €
Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depo�nrich�ng Kosten e-depot Restaura�ekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden
606.526 57.110 108.073 90.822 23.843 0 1.026 0 2.936 59.937
648.132 57.000 107.553 109.397 0 0 pm 10.000 pm 63.200
784.310 57.000 109.437 115.168 31.500 15.000 55.000 0 16.564 87.615
671.119 58.286 110.009 112.883 29.743 0 24.118 0 12.055 87.607
113.191 -1.286 -572 2.285 1.757 15.000 30.882 0 4.509 8
Totaal lasten (A)
950.273
995.282
1.271.595
1.105.820
Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten
69.884 209.316 90.166 216.191 242.153 106.069 61.828
70.312 210.640 90.722 217.540 243.666 106.726 900
75.506 227.329 97.527 234.254 262.451 114.790 88.515
71.958 215.672 92.856 222.690 249.440 109.240 100.523
Totaal baten (B)
995.607
940.506
1.100.371
1.062.379
Resultaat voor bestemming
-45.334
54.776
171.224
43.441
LASTEN
BATEN
(+ = nadelig; - = voordelig)
20
3.548 11.656 4.672 11.564 13.011 5.549 -12.008
Staat van baten en lasten over 2022, vervolg
Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag)
A
B
C
D
Rekening 2021 €
Begro�ng 2022 €
Begro�ngswijziging 2022 €
Rekening 2022 €
-18.309 23.843
-18.424 0
-19.840 31.500
-18.860 29.743
Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restaura�e Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering ac�va
1.026 0 2.936
pm 10.000 0
55.000 15.000 16.564
24.118 0 12.055
0 34.091 0
63.200 0 0
0 70.000 3.000
0 70.000 0
Totaal muta�es reserves
43.587
54.776
171.224
117.056
Resultaat na bestemming
-88.921
0
0
-73.615
(+ = nadelig; - = voordelig)
21
E Verschil (C-D) €
WNT-verantwoording Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunc�onarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende, op het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2022 voor het RAZU is € 216.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of func�e is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunc�onarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 �e. Uitzondering hierop is het WNT-maximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzi�er 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.