Document · PDF

Jaarstukken 2023

Raadsvergadering 2 juli 2024, gemeente Wijk bij DuurstedeBij agendapunt: Raadsvoorstel Zienswijze jaarrekening 2023 en begroting 2025 RID11.386 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarstukken 2023

Voorwoord De RID heeft ook in 2023 weer stappen naar verdere professionalisering gezet. In deze jaarstukken nemen we u mee in een terugblik op wat we hebben gedaan en wat we voor u hebben gerealiseerd.

Betrokken organisatie We kijken terug op een jaar waarin de krappe arbeidsmarkt en het moeizaam kunnen invullen van vacatures, veel van (de extra inzet van) onze medewerkers hebben gevraagd. Als RID hebben we daarom ook dit jaar geïnvesteerd in onze medewerkers, door de waardering namens het MT hoorbaar, zichtbaar en tastbaar te maken. We kunnen bogen op een loyale en betrokken organisatie, met gelukkig weinig verloop onder onze vaste medewerkers. Dit wordt gezien en uitgesproken gewaardeerd door zowel ons bestuur als door onze opdrachtgevende organisaties.

Vervanging directeur RID Als na bijna 8 jaar de directeur van een organisatie met een schaalgrootte van de RID weggaat, is het ontstaan van een vacuüm een reëel scenario. Als plaatsvervangend directeur is de teammanager Diensten naar voren getreden om dit gat, samen met zijn MT, tijdelijk op te vullen. Wij zijn deze medewerker zeer dankbaar voor zijn inzet en betrokkenheid. Met het oog op mogelijke veranderingen is door het bestuur en de opdrachtgevers van de RID besloten om in te zetten op een interim-directeur per 1 april 2024. Met alle betrokken partijen is een uitgebreid en zorgvuldig selectieproces doorlopen. Bij het afronden van deze jaarrekening is de interim-directeur inmiddels van start gegaan.

Komende jaren: investeren en inzet op verdere samenwerking Het vrijvallen van de afschrijvingen op de 2 datacenters in 2025 vormt een natuurlijk moment om in kaart te brengen waar de komende jaren financieel op geïnvesteerd moet gaan worden. De strategische voorkeur bij nieuwe investeringen, van bestuur en aangesloten organisaties, gaat vooralsnog uit naar het afbouwen van de huidige datacenters en geleidelijk de overgang maken naar de cloud, mits dit financieel haalbaar is. Om voor te kunnen sorteren op deze beweging, ligt er zowel voor de RID als voor de deelnemers een opgave om verdere optimalisatie door te voeren, ter voorbereiding op de periode na 2025. In het afgelopen jaar is een begin gemaakt met deze optimalisatie. In 2024 wordt de balans opgemaakt over de haalbaarheid van het voorkeursscenario en de bijbehorende kosten. Op basis daarvan wordt eind 2024 een besluit genomen over de nieuwe investeringen. Het bestuur van de RID heeft haar wens uitgesproken om te komen tot verdere, minder vrijblijvende (ICT)samenwerking. En ook de RID-deelnemers willen zowel op het gebied van informatiebeveiliging (IB) als op het gebied van informatievoorziening de visie, strategie en samenwerking verbeteren om de kwetsbaarheid te verlagen en de risico’s te verminderen.

Hiermee worden mooie stappen in de goede richting gezet voor het professionaliseren van gezamenlijk opdrachtgeverschap en de gewenste samenwerking. Doorn, 15 april 2024 W. van Leeuwen Directeur a.i. RID-Utrecht

Inhoud Jaarverslag ....................................................................................................................................................... 4 1.

Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1.1.

Aanleiding ................................................................................................................................... 5

1.2.

Leeswijzer ................................................................................................................................... 5

1.3.

Samenvatting financiële verantwoording 2023 ............................................................................ 5

Programma Dienstverlening ................................................................................................................ 6 2.1

Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) ............................................................ 6

2.2.

Wat heeft het gekost ................................................................................................................. 11

Overhead ........................................................................................................................................... 11 3.1

Wat heeft het gekost ..................................................................................................................... 11

Algemene Dekkingsmiddelen ............................................................................................................ 12

Paragrafen ......................................................................................................................................... 13 5.1.

Paragraaf lokale heffingen ......................................................................................................... 13

5.2.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 13

5.3.

Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................................... 16

5.4.

Financiering en treasury ............................................................................................................ 16

5.5.

Bedrijfsvoering .......................................................................................................................... 18

5.6.

Verbonden partijen .................................................................................................................... 19

5.7.

Grondbeleid .............................................................................................................................. 19

Jaarrekening ................................................................................................................................................... 20 6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting ............................................................................................ 21

6 .1.

Recapitulatie baten en lasten 2023 .............................................................................................. 21

6.2.

Toelichting op de programmarekening ...................................................................................... 23

Balans en Toelichting ......................................................................................................................... 27 7.1.

Grondslagen .............................................................................................................................. 27

7.2.

Balans per 31 december 2023 ..................................................................................................... 30

7.3.

Toelichting op de balans ............................................................................................................ 31

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................................ 38 Vaststellingsbesluit..................................................................................................................................... 43

Jaarverslag

1. Inleiding 1.1.

Aanleiding

De belangrijkste functie van de jaarstukken is dat het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de realisatie van het voorgenomen beleid en de daarvoor ingezette middelen. Het uitgangspunt voor deze jaarstukken is de gewijzigde begroting 2023. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

1.2.

Leeswijzer

Het eerste deel is het jaarverslag, het tweede deel is de jaarrekening. Het jaarverslag begint in hoofdstuk 2 en 3 met een verantwoording over de realisatie van het voorgenomen beleid. De algemene dekkingsmiddelen komen in hoofdstuk 4 aan de orde. De paragrafen vormen samen hoofdstuk 5. Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening, begint in hoofdstuk 6 met een analyse van de gerealiseerde baten en lasten en de algemene dekkingsmiddelen. Hoofdstuk 7, de balans, bevat een toelichting van de financiële positie van de RID en van de waarderingsgrondslagen van de balans, gevolgd door de controleverklaring van de accountant. De jaarrekening schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de in de begroting omschreven doelstellingen.

1.3.

Samenvatting financiële verantwoording 2023

Het bestuur heeft bij AB-besluit van investeringsvoorstel IBV in 2022 besloten om een gedeelte van de kapitaallasten over te hevelen naar informatieveiligheid(1e begrotingswijziging) Vervolgens is er bij de resultaatverdeling 2021 besloten om een reserve te vormen ter eenmalige dekking van de structurele kosten vanuit het investeringsvoorstel IBV uit 2022 (2e begrotingswijziging) Via AB-besluiten is de begroting gewijzigd voor multifunctionals en CAO/HR21 effecten (3 e en 4e wijziging) Als laatste is bij het vaststellen van de najaarsnota 2023 een 5e begrotingswijziging vastgesteld. Het resultaat wordt voornamelijk veroorzaakt door 4 wat grotere afwijkingen, namelijk onverwacht hoge elektriciteitskosten (nadeel van € 63.000), een overschot op het innovatiebudget (voordeel van € 61.000) een overschot op de personeelslasten dienstverlening (voordeel € 43.000) en een tekort op de personeelslasten overhead (€ 25.000). Opvallend is het overschot op personeelslasten in het programma dienstverlening. In deze arbeidsmarkt werd ook in 2023 bij vacatures noodgedwongen vaker teruggevallen op de inzet van (duurdere) inhuur. Eind 2023 waren weliswaar vrijwel alle vacatures ingevuld, maar wel met een inhuurpercentage van 34%. Minder eigen personeel betekent tegelijkertijd dat er minder uitgaven vanuit het opleidingsbudget worden gedaan.

En hoewel de werkzaamheden over het algemeen wel uitgevoerd worden (soms met wat langere wachttijden) moet het risico op roofbouw op het vaste personeel niet onderschat worden. De onduidelijkheid over de toekomstige (technologische) ontwikkelingen en de gevolgen hiervan op de medewerkers van de RID zijn geen sinecure voor de medewerkers. Primitieve Begroting (A) 8.141.000

Begroting na wijzigingen (B) 7.885.000

Jaarrekening 2023 (C) 7.885.000

Afwijking (B-C) 0

8.141.000

8.020.000

8.003.000

17.000 V

Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Mutatie reserves

135.000 N

118.000 N

17.000 V

135.000 V

Gerealiseerd resultaat

17.000 V

Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal Lasten

Jaarrekeningresultaat 5

2. Programma Dienstverlening De RID staat voor de levering van kwalitatief hoogwaardige diensten en producten op het gebied van ICT en IV waarmee medewerkers veilig en effectief kunnen werken.

2.1 Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) De RID ontwikkelt zich naar een ICT-servicepartner die zorgt dat medewerkers beschikken over goede digitale vaardigheden en betrouwbare voorzieningen, zodat ze veilig en plaatsonafhankelijk kunnen werken. De bedrijfsvoering en dienstverlening van onze deelnemers zijn daar immers volledig afhankelijk van. Met dit doel als leidend principe hebben we ook in 2023 onze ondersteuning ingezet op de onderstaande onderdelen:

Structureel anders werken Waar en hoe we werken heeft zich de afgelopen jaren sterk ontwikkeld naar een hybride vorm. Mobiel werken vanuit huis met verschillende apparaten betekende voor medewerkers dat ze te maken kregen met nieuwe technieken en meer mogelijkheden. Met vragen of problemen door deze extra varianten, vallen de medewerkers voor ondersteuning terug op de Servicedesk en het SelfServicePortaal (SSP). De extra RIDondersteuning op alle (thuis)werkplekken en het in de lucht houden van verschillende omgevingen naast elkaar, zorgden in eerste instantie voor een significante toename van de gebruikersvraag qua omvang én complexiteit. Bovenstaande afbeelding geeft inzicht in de ontwikkeling van de vraag vanaf 2019. Het effect van kanaalsturing en automatisering wordt in de loop van de jaren zichtbaar; na behoorlijke verschillen en fluctuaties lijkt het binnen de gewenste bandbreedte te komen. Tegelijkertijd blijft continuïteit in de bezetting op de Servicedesk een uitdaging. Door verbeteringen in het werkproces, de extra medewerker Servicedesk, door automatisering en de doorontwikkeling van het SSP, zijn we er desondanks niet alleen in geslaagd de werkdruk bij de Servicedesk onder controle te houden, maar ook de klanttevredenheid te verhogen.

Doorontwikkeling Selfservicepunt en automatisering De afgelopen jaren is het SelfServiceportaal (SSP) verder ontwikkeld. Door automatisering gaat de kwaliteit omhoog omdat de kans op menselijke fouten uit het proces wordt gehaald. Door het automatiseren van terugkerende handelingen gaan bovendien de kosten en doorlooptijden omlaag en de klanttevredenheid omhoog. Daarnaast zorgt automatisering ervoor dat de Servicedesk minder kwetsbaar is voor verloop van medewerkers omdat de kennis geborgd is in de geautomatiseerde processen. Automatisering zorgt er tenslotte voor dat de dienstverlening 24/7 door kan gaan, wat de continuïteit van de dienstverlening vervolgens weer ten goede komt. In 2024 beginnen we met het continu meten van klanttevredenheid in het SelfServicePortaal. Want niet alles kan uiteraard geautomatiseerd worden. Medewerkers geven bij bepaalde storingen of vragen nog steeds de voorkeur aan menselijk contact. Door de ontwikkelingen van het SSP blijft gelukkig ruimte voor dat contact met een vaste ploeg RID-medewerkers aan de telefoon, ondanks de oplopende gesprekstijd.

Nieuw DVO door toename vraag en complexiteit Bij de oprichting van de RID zijn afspraken met de organisaties over de, destijds gevraagde en geleverde, dienstverlening vastgelegd in DVO’s en SLA’s. Door de veranderingen op het gebied van ICT en gebruikerswensen, was deze toe aan een update. In een nieuw DVO zou bijvoorbeeld meer aandacht moeten komen voor SaaS-applicaties, waarvan het contractbeheer met de externe leverancier veelal bij de deelnemers ligt. De extra benodigde afstemming en onderzoek bij storingen zorgt immers voor langere oplostijden. Daarom is, in samenwerking met ICT-regie en het SOO, in 2023 gewerkt aan een nieuw DVO, met een aangepast proces om wijzigingen of aanvullingen eenvoudiger te kunnen verwerken en daarmee de actualiteit van het DVO op peil te houden. De structuur voor de nieuwe PDC en de top 10 aan diensten is inmiddels in kaart gebracht, inclusief voorstel voor de servicelevels per dienst. Door het samenvoegen van diensten die grote overeenkomsten hebben, wordt de inhoud van de PDC bovendien steeds duidelijker en overzichtelijker. In 2024 wordt het proces afgerond.

Dienstverlening aan raadsleden Door veranderde wetgeving zijn gemeenten verplicht om ook ICT-voorzieningen aan hun raadsleden beschikbaar te stellen. De RID heeft de gewenste functionaliteiten en de benodigde ondersteuning voor de nieuwe digitale werkomgeving van de raadsleden in kaart gebracht en hiervoor een voorstel gedaan. Zeker met het oog op informatiebeveiliging en de bestuurlijk gewenste standaardisatie, adviseert de RID haar eenduidige regionale ICT-dienstverlening ook aan raadsleden te leveren.

Projecten Grootschalige netwerkvervanging Begin 2023 is de apparatuur geleverd en is het detail technisch ontwerp opgeleverd. Samen met onze implementatiepartner is in 2023 gestart met de werkelijke vervanging. In 2023 zijn 2 deelnemers gedeeltelijk gemigreerd naar onze nieuwe omgeving. In 2024 wordt dit project afgerond. Dit is een groot project welke grotendeels buiten kantooruren wordt uitgevoerd. Dit betekent een grote impact op de RID, maar zeker ook op de deelnemers. Wij hebben geconstateerd bij de eerste twee implementaties dat dit in goed overleg en samenwerking is uitgevoerd.

Gezamenlijke projecten met RID-deelnemers Visie Digitale Werkruimte In de afgelopen jaren zijn organisaties niet alleen versneld hybride gaan werken, maar doen medewerkers dat werk ook steeds vaker tijd- en plaats-onafhankelijk. Om dat goed te kunnen doen, willen ze op verschillende apparaten (smartphones, tablets, laptops) de beschikking hebben over dezelfde informatie. Er wordt meer digitaal samengewerkt met collega’s en partners in de samenleving en steeds meer applicaties worden als clouddienst aangeboden. De huidige werkomgeving (Citrix) ondersteunt deze en toekomstige ontwikkelingen onvoldoende. Vanuit een integrale en toekomstbestendige benadering is de regionale i-visie vastgesteld, met specifieke aandacht voor onder meer de werkplek van de toekomst. In opdracht van het SOO is dit onderwerp verder uitgewerkt door de informatieadviseurs van de deelnemers en de RID vanuit haar architectuurfunctie. De hieruit ontstane visie Digitale Werkruimte is opgeleverd en vastgesteld door het GDO. In opdracht van het SOO wordt de visie in het programma Digitale Werkruimte in verschillende fases vertaald naar uitvoering. In 2023 hebben de voorbereidende werkzaamheden plaatsgevonden en zijn afspraken over de inrichting opgesteld. Dit alles in goede samenwerking tussen de RID en de deelnemers.

Als afsluiting van de eerste fase heeft het SOO de inrichtingsafspraken vastgesteld én toegezegd capaciteit beschikbaar te stellen voor de volgende fase. Nieuw financieel systeem (NFS) Na de gezamenlijke aanbesteding van een nieuw financieel systeem is de gunning in het 2e kwartaal van 2023 afgerond. Als eerste deelnemers is bij de gemeente Soest het systeem geïmplementeerd en per 1 januari 2024 live gegaan. De overige deelnemers volgen in 2025 en 2026.

GT Print In 2023 is de technische implementatie van GT Print afgerond en zijn de nieuwe printers geleverd. Bij ingebruikname deden zich in de praktijk de nodige problemen voor. Voor het oplossen hiervan is een taskforce in het leven geroepen, waarin gecoördineerd de problemen werden aangepakt.

Vergroten van innovatiekracht De samenleving en manier van werken veranderen in een toenemend tempo. Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft of processen geoptimaliseerd worden. Een gedeelte van ons innovatiebudget is besteed aan het onderzoek naar de duurzame investeringsplanning. In 2023 is samen met de deelnemers overeenstemming bereikt over een proces voor keuze en toewijzing van het budget, met ingang van 2024.

Processen Ook in 2023 heeft de RID aangetoond haar belangrijkste processen onder controle te hebben en heeft over deze processen ook over 2023 een goedkeurende ISA3402 verklaring ontvangen. Processen als incidentmanagement, wijzigingsbeheer, access management, IT continiuity management, securitymanagement en problemmanagement zijn goed geborgd.

Duurzame investeringen (DIP) Het vrijvallen van de afschrijvingen op de 2 datacenters in 2025 vormt een natuurlijk moment om in kaart te brengen waar de komende jaren financieel op geïnvesteerd moet gaan worden. In 2023 heeft de RID, in gezamenlijkheid met haar deelnemers, hier een zogenaamd DIP-traject voor doorlopen. De strategische voorkeur bij nieuwe investeringen, van bestuur en aangesloten organisaties, gaat vooralsnog, indien deze financieel haalbaar zijn, uit naar het afbouwen van de huidige datacenters en geleidelijk de overgang te maken naar de cloud. Om voor te kunnen sorteren op deze beweging, ligt er zowel voor de RID als voor de deelnemers een opgave om verdere optimalisatie door te voeren, ter voorbereiding op de periode na 2025. In het afgelopen jaar is een begin gemaakt met deze optimalisatie. In 2024 wordt de balans opgemaakt over de haalbaarheid van het voorkeursscenario en de bijbehorende kosten. Op basis daarvan wordt eind 2024 een besluit genomen over de nieuwe investeringen.

Aanbestedingen In 2023 heeft de RID een aanbestedingstraject afgerond op het gebied van inhuur personeel. Per 2024 wordt hiervoor gebruik gemaakt van de inzet van een andere marktpartij. De aanbesteding voor hardware is opgestart, met het streven hier per 1 april 2024 een nieuwe partij voor geselecteerd te hebben.

Stappen gezet op het gebied van informatieveiligheid Samen met de deelnemers is een verbeterplan opgesteld voor het op orde krijgen van het softwareassetmanagement (SAM). De volgende stap is hier gezamenlijk uitvoering aan geven. Daarnaast sluit de RID tegenwoordig aan bij oefeningen op het gebied van cybercrisis. De opgedane kennis wordt uiteraard meegenomen de organisaties in. Ook op basis van de jaarlijkse pentest zijn er stappen gezet op het gebied van informatiebeveiliging. De netwerksegmentatie is in 2023 afgerond. Ondertussen zijn de voorbereidingen voor de grootschalige vervanging van de netwerkinfrastructuur afgerond en de eerste deelnemers gemigreerd naar de nieuwe netwerkomgeving. De toegekende extra fte’s zijn beiden ingezet voor (technisch) specialisten op deze gebieden. Realisatie dienst Centrale Authenticatie Voor de toegang tot informatie en systemen is sprake van een hybride situatie. Enerzijds zijn applicaties toegankelijk via de Citrix-omgeving, anderzijds zijn ze toegankelijk via het internet (webapplicaties). In deze hybride omgeving moeten gebruikers vaak een veelvoud aan gebruikersnamen en wachtwoorden onthouden. En door de grote hoeveelheid omgevingen en accounts met rechten ontbreekt ook vaak het overzicht wie bij welke gegevens kan en mag. Daarmee waren de organisaties op dit gebied niet “in control”.

Ten behoeve van een veiliger (gebruikersvriendelijke) digitale werkomgeving is daarom gekozen om een nieuwe RID dienst “Centrale authenticatie” in te richten. Het resultaat van deze dienst is dat gebruikers met hun vaste RIDaccount en wachtwoord toegang hebben tot externe (SaaS) applicaties middels eenmalige aanmelding met multifactor authenticatie (MFA). Samen met de deelnemers zijn de kritieke (SaaS) applicaties gekozen en aan de nieuwe dienst/authenticatie gekoppeld. Gezien de groeiende omvang van het SaaS-landschap is dit een belangrijke stap geweest ter bevordering van de informatieveiligheid. 8

Baseline Informatiebeveiliging overheid (BIO) en Network Information Security (NIS) Vanaf 2020 hanteren we het verplichte normenkader voor informatieveiligheid; de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO1). De BIO toetst op het bestaan van maatregelen die we hebben genomen en kijkt of de plannen worden uitgevoerd. Omdat informatieveiligheid steeds belangrijker is binnen de (lokale) overheid, wordt de lat op dit gebied almaar hoger gelegd. In 2024 komt daarom naast de BIO de NIS2 erbij, met meldplicht en zorgplicht. Deze NIS2 wordt in nationale wetgeving vertaald, die uiterlijk eind 2024 opgeleverd moet worden. Blijvende bestuurlijke aandacht De overheid beschikt van oudsher over privacy- en concurrentiegevoelige informatie over en voor inwoners en ondernemers. Integer met deze informatie omgaan en deze goed beveiligen stond daarom altijd al hoog op de agenda. De enorme vlucht die de digitalisering de laatste jaren heeft genomen zorgde echter voor een toename van kwetsbaarheden en dreigingen in het digitale domein. Een domein waarin door digitale onderlinge afhankelijkheden risico’s over de gemeentegrenzen heen gaan. Risico’s op organisaties die hun werk niet kunnen doen, persoonsgegevens die op straat komen te liggen, mogelijke ontwrichting van de samenleving of grote financiële claims. Afgelopen jaar is in Nederland maar liefst 1 op de 5 bedrijven gehackt.

De gijzeling van persoonsgegevens van bijvoorbeeld de KNVB heeft deze organisatie een miljoen euro gekost. Digitalisering is inmiddels allang geen ICT-vraagstuk meer, maar vraagt ook buiten uw AB bestuurlijke keuzes om brede publieke waarden en privacy van haar burgers te borgen.

Rapporteren over informatiebeveiliging en de resultaten In 2023 zijn de verantwoordelijkheden en de rolverdeling op het gebied van informatiebeveiliging tussen de RID en de deelnemers bekrachtigd, zoals onderstaand visueel weergegeven. Conform overeengekomen rolverdeling en verantwoordelijkheden wordt in 2024 ingezet op een integrale rapportage vanuit het GDO over informatiebeveiliging (groen en lichtblauw). Gezien de importantie wordt het bestuur van de RID tot die tijd middels separate rapportages geïnformeerd over de inspanningen vanuit de RID (lichtblauw) op dit onderwerp.

Dienstverlening in cijfers. Overzicht aantal storingen/vragen/wijzigingen binnengekregen in 2023

Omschrijving Storingen Vragen Standaardwijzigingen Niet-standaardwijzigingen Security meldingen

2023

2022 7.883 5.432 11.876 190 115

9.562 3.708 11.848 210 131

Dashboard dienstverlening

Omschrijving

Norm

2023

P1 melding (oplostijd 4 uur)

90%

67%

P2 t/m P4 melding

80%

87%

80%

86%

> 70%

82%

Wijziging e

Oplossend vermogen 1 lijn

Langere oplostijd door stijging SaaS-applicaties Wat direct in het oog springt is het oplospercentage P1 meldingen. Met 67% ligt dat weliswaar hoger dan de 61% van vorig jaar, maar het zit nog steeds onder de destijds overeengekomen norm. De RID ziet hier een trend ontstaan op het gebied van dienstverlening. Het aantal SaaS-applicaties neemt namelijk verder toe en daarmee de verwevenheid met externe leveranciers. Het contractbeheer van een groot deel van deze applicaties is belegd bij onze deelnemers. Consequentie hiervan is een langere onderzoektijd en meer benodigde afstemming bij een P1 storing. En dat vertaalt zich direct in een lager percentage binnen de overeengekomen norm voor oplostijd P1. De effecten bij P2 tot P4 meldingen zijn niet direct zichtbaar, omdat hiervoor langere oplostijden zijn afgesproken. In het nieuwe DVO wordt vertaling van deze trend meegenomen. Wijzigingen via SelfServicePortaal Doordat de inzet van de Servicedesk primair gericht is op de toegenomen vragen aan de telefoon, waren er uiteraard ook consequenties voor het afhandelen van de wijzigingen die nog rechtstreeks bij de SD terecht kwamen. Omdat wijzigingen eenvoudig ingediend kunnen worden via het SelfServiceportaal, is vanaf medio 2020 daarom stevig ingezet op kanaalsturing naar dit digitale kanaal.

En dat betaalt zich uit; inmiddels wordt maar liefst 98% van de wijzigingen ingediend via de SSP.

2.2. Wat heeft het gekost Personeelslasten Overige lasten Totaal programma 1 Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming

Gewijzigde begroting 3.845.000 3.929.000

Rekening 2023

Verschil

3.964.000 4.520.000

119.000 591.000

N N

7.774.000 1.036.000 6.738.000

8.484.000 1.705.000 6779.000

710.000 669.000 41.000

N V N

We begroten de plusdiensten ook. Zoals wij in de begroting ook toelichten zijn niet alle plusdiensten te begroten. De hogere incidentele lasten worden bijna allemaal gecompenseerd met hogere incidentele opbrengsten die niet waren begroot (dit zijn dus de plusdiensten die niet begroot worden, of plusdiensten die hoger zijn uitgevallen dan in de begroting rekening gehouden). Dit betreft onder andere: - Extra gebruik Microsoft diensten € 194.000 ( - Diverse software doorbelastingen € 172.000 - Diverse personele doorbelastingen € 162.000 - Doorbelasting apparatuur € 69.000 - Hogere telefoniekosten/opbrengsten € 59.000 - Overig € 13.000 - Totaal € 669.000 Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen, maar het nadelig resultaat wordt volledig veroorzaakt door basisdienstverlening en voornamelijk veroorzaakt door: Hogere electraafrekening dan verwacht - € 63.000 Overschot op personeelskosten € 43.000 Tekort op kopieerapparatuur - € 10.000 Diversen - € 11.000 Totaal -41.000

3. Overhead 3.1 Wat heeft het gekost Totaal lasten Totaal Overhead Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming

Gewijzigde begroting 1.282.000 1.282.000 0 1.282.000

De opbrengsten betreffen de vergoeding vanuit het UWV. Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen per onderdeel.

Rekening 2023

Verschil

1.249.000 1.249.000 25.000 1.224.000

33.000 34.000 25.000 58.000

V V V V

4. Algemene Dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Totaal baten Totaal lasten Saldo voor bestemming

Gewijzigde Begroting 7.885.000 7.885.000

Rekening 2023

0 7.885.000

7.885.000 7.885.000

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit bijdragen van de deelnemers. De bijdrage van de deelnemers is per RID-deelnemer als volgt Bijdragen RID-deelnemers Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente Soest Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede Subtotaal

2023 917.000 640.000 1.318.000 1.750.000 833.000 1.641.000 786.000 7.885.000

De deelnemersbijdrage is vastgesteld op basis van de begroting 2023, met de begrotingswijzigingen. Wij passen de bijdragen, zoals gebruikelijk, niet aan op basis van werkelijke cijfers van de jaarstukken. De resultaatverdeling wordt voorgelegd aan het bestuur.

5. Paragrafen Doel van de paragrafen is om het Algemeen Bestuur een instrument te geven om de beleidskaders van de diverse onderdelen vast te stellen en om de uitvoering te kunnen controleren.

5.1. Paragraaf lokale heffingen Dit is voor de RID niet van toepassing.

5.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Hier staat de vraag centraal in hoeverre de RID in staat is om incidentele tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Dit komt tot uitdrukking in de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de niet-afgedekte risico’s. De RID heeft veel geïnvesteerd in ICT-middelen en heeft derhalve veel (im)materiële vaste activa op de balans staan. Dit wordt in de paragraaf financiële risico’s verder uitgewerkt. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de RID-deelnemers afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle financiële risico's afgedekt. De RID-deelnemers worden door middel van de huidige P&C-documenten geïnformeerd over de financiële stand van zaken. Daarnaast heeft de RID een ISAE3402 rapport dat zich sterk richt op risicobeheersing van de processen die voor onze deelnemers vanuit de RID het belangrijkste zijn. Zoals IT continuity management, security management, acces management, incident management en problem management.

Risico’s voor de bedrijfsvoering van de RID (relevant voor weerstandsvermogen) 1. Financiële Risico’s De RID is gefaseerd en projectmatig gegroeid naar de eindsituatie. Bij iedere fase is onderzocht welke risico’s de RID of de deelnemers lopen alvorens tot uitvoering over te gaan. Zo moet bijvoorbeeld bij het consolideren van licenties precies in beeld zijn gebracht wat de juridische en financiële consequenties zijn. Daarnaast moet de RID ook steeds bepalen of bijvoorbeeld aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voldaan. Met inhuur van expertise op dit vlak is in de begroting rekening gehouden. Het risico op vernietiging of vervreemding van de activa door brand of diefstal wordt gemitigeerd door het afsluiten van verzekeringen. De kans op een grote financiële impact is gering. Wij hebben een apart budget voor soft- en hardware kosten daarnaast werken we met een meerjarig investeringsplan. De software wordt in toenemende mate afgenomen in abonnementsvorm. Dit is vaak een duurdere maar wel flexibelere oplossing. De stand van zaken wordt door de RID periodiek gemonitord. Een groei van het aantal gebruikers (tot boven het aantal genoemd in kadernota) zal leiden tot meer kosten, maar dit wordt tijdig met de RID-deelnemers afgestemd. Conform gemeenschappelijke regeling zullen de eventuele extra kosten gedekt worden door hogere bijdragen.

2. Compliance risico In de aanbesteding van software was ook de dienst licentiebeheer meegenomen. De dienst licentiebeheer is ingericht, en wordt in de toekomst nog verder uitgewerkt om (naast compliancy) het werkelijk gebruik te monitoren. Daarnaast is er risico op het niet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor de AVG hebben wij de rol van functionaris gegevensbescherming belegd binnen de organisatie. Daarnaast zijn en worden er reeds bewustwordingscampagnes en bijeenkomsten gehouden bij het personeel. Ten behoeve van de BIO hebben wij diverse processen ingericht om te voldoen aan de BIO. Deze processen worden getoetst tijdens de controle rondom ISAE3402. De financiële impact zou een eventuele boete kunnen zijn. Deze kan 2 tot 4 procent van de opbrengsten bedragen. (€ 192.000 tot € 384.000). Echter, gezien de door ons genomen maatregelen schatten wij het risico voor de hoge boete (10% →€ 40.000) op zeer laag. 13

3. Renterisico Er wordt rekening gehouden met een rente voor nieuw op te nemen geldleningen van 0,7%. Het risico bestaat dat het werkelijke rentepercentage waarvoor leningen worden afgesloten hoger is. Op dit moment zitten wij nog onder deze rentestand, maar herfinanciering tegen bijvoorbeeld 4 % zou een impact hebben van € 122.000. Op de korte termijn levert de herfinanciering nog een gering risico op. Maximale herfinanciering in 2024 rond de 1 miljoen. De impact is dan (bij 4% rente) € 33.000. Wij blijven de rentestand monitoren en zullen indien nodig via de kadernota de rentestand ophogen.

4. Risico op cybercrime Inmiddels wordt in Nederland 1 op de 5 organisaties slachtoffer van cybercrime. Cybercrime als risico voor de dienstverlening nemen we daarom bewust op in deze risicoparagraaf. In het geval van de diefstal van data (ransomware) of andere vormen van cybercrime, kan de dienstverlening immers acuut tot stilstand komen. De toename van SaaS-oplossingen vanuit de deelnemers, levert een groter risico op het netwerk van de RID op. Door onder meer netwerksegmentatie probeert de RID het risico te beperken dat bij een aanval op één deelnemer, alle organisaties geraakt worden. Daarnaast vormen de jaarlijkse, technische pentesten een onderdeel van de benodigde risicobeperking vanuit de RID. Een goede informatiebeveiliging is alleen in gezamenlijkheid met de deelnemers te bereiken. Bij dit type risico zal geen enkele investering in tijd en geld helaas het risico ooit tot 0 kunnen reduceren. Het risico op cybercrime zal daarmee altijd aanwezig zijn en de impact op de dienstverlening hoog. Dit vraagt dus om blijvende (bestuurlijke) aandacht en inzet op informatiebeveiliging. Financiële impact PM

5. Risico situatie arbeidsmarkt De arbeidsmarkt vormt in toenemende mate een uitdaging voor het werven van personeel, zeker op het gebied van ICT. Hieruit volgt het risico dat vacatures lang openstaan of zelfs niet ingevuld kunnen worden. Met het oog op het continueren van de dienstverlening, kan de RID zich genoodzaakt zien om vaker terug te vallen op inhuur, met alle financiële consequenties van dien. Omdat dit steeds een afweging zal zijn (financieel tegenover continueren dienstverlening) zal dit in overleg met de deelnemers gebeuren. Financiële impact stellen wij derhalve op PM.

Risico’s voor dienstverlening (Risico voor RID-deelnemer) 1. Regionaal opdrachtgeverschap De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is vanuit alle RID-deelnemers, zijn de krachten als opdrachtgevers gebundeld om vanuit een regionale IVontwikkeling te komen tot eenduidige vraagontwikkeling, -formulering en –articulatie. Vanuit deze collectieve benadering moet invulling gegeven worden aan het uitgangspunt ”zoveel mogelijk dezelfde vraag (1x7) in plaats van een iets gewijzigde vraag vanuit elke deelnemer (7x1)”. Specifieke wensen per organisatie kunnen zorgen voor een dynamiek die in de praktijk kan leiden naar ongewenste uitloop in projecten. Blijvende inzet op professioneel opdrachtgeverschap is de sleutel om dit te voorkomen. Het programmavoorstel Regionale Samenwerking Informatievoorziening is een mooie stap in de gewenste richting van samenwerking.

2. Het voeren van regie op de dienstverlening van de RID Nadat een automatiseringsproject is afgerond, gaat de RID beheerdiensten verlenen. In alle gevallen worden hierover afspraken vastgelegd in een Servicelevel Agreement (SLA). Hierbij spelen de contractmanagers van de RID-deelnemers een prominente rol als verbindende schakel tussen de deelnemer en de RID. Zij maken afspraken met de RID over dienstverleningsniveaus, zien toe op de naleving daarvan (zowel door de RID als door de eigen organisatie) en vormen een escalatiekanaal voor zowel de gebruikers als de RID. De basis hierbij is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die met de deelnemers is afgesloten.

3. Het uitvoeren van Functioneel Beheer Het technisch beheer van applicaties is belegd bij de RID. Het functioneel beheer van applicaties is primair een taak van de RID-deelnemers (met uitzondering van de kantoorautomatisering en de diensten die zijn uitbesteed aan de RID, zoals Topdesk en e-Hrm). Voor iedere applicatie per organisatie moet een functioneel beheerder aangewezen zijn, die zorgdraagt voor het zodanig functioneren van de applicatie, dat deze het proces goed ondersteunt. Tijdens de Log4j crisis werd een kwetsbaar patroon zichtbaar aan achterstallig onderhoud op het applicatielandschap. Niet alleen bevinden zich honderden applicaties buiten het zicht (dus niet binnen het datacenter) van de RID, maar door het ontbreken van functioneel beheer vindt onvoldoende 14

lifecycle management plaats op deze applicaties. Dit heeft tot gevolg dat een groot aantal applicaties niet meer ondersteund wordt door de leverancier, niet overweg kan met actuele server versies/componenten of die niet is bijgewerkt naar de meest recente versie. Dit leidt tot grote kwetsbaarheden in onze infrastructuur. Bij iedere pentest wordt geconstateerd en bevestigd dat op al deze applicaties extra aandacht voor functioneel beheer, patchmanagement en lifecyclemanagement noodzakelijk is. Pas kan dan goede afstemming plaatsvinden tussen functioneel en technisch beheer. Door de mogelijkheid te onderzoeken van het centraliseren van functioneel beheer wordt de kracht van het collectief benut en genieten alle deelnemers voordelen op het gebied van continuïteit, verminderde kwetsbaarheid, verbeterde kwaliteit en minder meerkosten. Dit onderzoek vindt momenteel plaats door de RID-deelnemers. Uiteraard wordt hierbij de samenwerking gezocht met de RID.

Conclusie Afhankelijk van de risicoanalyse, waarin een inschatting wordt gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet, wordt de omvang van het weerstandsvermogen bepaald. Overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling mag het weerstandsvermogen maximaal 10% van de apparaatskosten bedragen. De weerstandscapaciteit is op dit moment beperkt (alleen de Algemene Reserve ad € 87.000). Deze reserve is vooralsnog vrij besteedbaar. Risico’s Compliance risico Rente risico Risico op Cybercrime Risico van de huidige arbeidsmarkt Totaal

40.000 33.000 PM PM 73.000

Ratio Weerstandsvermogen De BBV schrijft voor om een verplichte basis van 5 financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze 5 kengetallen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. De solvabiliteitsratio Kengetal grondexploitatie (niet van toepassing voor RID) Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit (niet van toepassing voor RID)

Ratio Netto schuldquote. Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

2023 39 % 3,48% 0

2022 29 % 16,19% 0

De RID is een organisatie met veel vaste activa op de balans. De RID heeft een beperkte Algemene Reserve (€ 87.000 ultimo 2023) waardoor de RID moet lenen om te kunnen investeren. De RID had in 2022 en 2023 geen structurele exploitatieruimte.

5.3. Onderhoud kapitaalgoederen In de jaarstukken is deze paragraaf bedoeld om te verantwoorden hoe het onderhoud van kapitaalgoederen (wegen, riolering, water, groen en gebouwen) is georganiseerd. Bij de RID is sprake van een beperkt aantal kapitaalgoederen (met name ICT gerelateerde zaken). Er is geen voorziening onderhoud, omdat de ICTmiddelen worden afgeschreven over de gebruiksduur en daarmee tussentijds onderhoud niet van toepassing is. Voor de software wordt jaarlijks onderhoud afgesloten. Voor de hardware wordt het onderhoudscontract voor de gebruikersduur afgesloten. Hierdoor is deze paragraaf niet van toepassing.

5.4. Financiering en treasury Inleiding De financieringsparagraaf is, in samenhang met het treasurystatuut, een belangrijk instrument voor het transparant maken, sturen, beheersen en controleren van de financiële middelen. De uitwerking hiervan vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarstukken. In het treasurystatuut is geregeld dat nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning. Deze afstemming beoogt om bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig c.q. beschikbaar zijn. Hiermee worden de rentekosten zoveel mogelijk beperkt en de rentebaten geoptimaliseerd.

Rentevisie Financiering via kortlopende geldleningen is goedkoper dan via langlopende geldleningen. Daarom trekt de RID pas een langlopende geldlening aan als de kasgeldlimiet over langere periode overschreden dreigt te worden. Om een te risicovolle financieringspositie te voorkomen zijn wettelijk normen vastgelegd, uitgedrukt in de kasgeldlimiet en de risiconorm.

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het maximale bedrag aan kortlopende geldleningen dat mag worden aangetrokken. Het uitgangspunt voor de kasgeldlimiet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten door een grens te stellen aan korte financiering (< 1 jaar). Juist voor korte financiering kan het renterisico aanzienlijk zijn. Op grond van de wet Fido (Financiering decentrale overheden) wordt de informatie over de kasgeldlimiet opgenomen in de financieringsparagraaf bij de begroting en het jaarverslag. In het jaarverslag betreft deze informatie ten minste de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar en de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van dat jaar. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van de jaarbegroting en geldt voor het hele jaar. De kortlopende schuld mag niet verder oplopen dan 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming. Dit houdt in dat de kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2022 8,2% van € 9.733.000 = € 798 .000 bedraagt. De gemeenschappelijke regeling mag dus korte termijn financiering aantrekken tot aan deze bedragen. 1e kwartaal 2023

2e kwartaal 2023

3e kwartaal 2023

4e kwartaal 2023

Gemiddeld saldo

542.000

658.000

1.600.000

-26.000

Kasgeldlimiet

798.000

1.340.000

1.456.000

2.398.000

772.000

OVERZICHT KASGELDLIMIET

Ruimte onder de kasgeldlimiet Overschrijding van de kasgeldlimiet

Rente risiconorm Via de rente risiconorm wordt bepaald welk renterisico de RID loopt op zijn vaste schuld (leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar). Voor het begrotingsjaar 2023 is de rente risiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal. Dit houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen 16

bedragen dan 20% van het totaal van de lasten op de begroting. Hiermee wordt voorkomen dat een groot deel van de leningen tegelijk opnieuw moet worden afgesloten, met het risico van snel oplopende rentelasten. De rente risiconorm voor 2023 bedraagt 20% van € 9.733.000, hetgeen uitkomt op € 1.947.000 met een minimum van € 2.500.000. Onderstaand een overzicht van het verloop van de rente risiconorm:

VERLOOP RENTE RISICONORM

2023

Te betalen aflossingen

1.400.000

Totale lasten in de begroting

9.733.000

Vastgestelde percentage

Renterisico norm

2.500.000

Ruimte t.o.v. de norm

1.100.000

Renteschema a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

De externe rentebaten over de korte en lange financiering

19.675 -/-

Saldo rentelasten en rentebaten

2.192 17.483

c1.

De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

c3.

De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

17.483

d1.

Rente over eigen vermogen

+/+

d2.

Rente over voorzieningen

+/+

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

17.483

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Renteresultaat op het taakveld treasury

-/-

17.483 -

Financiering (leningenportefeuille) In 2019 zijn 2 leningen aangetrokken van € 1.500.000 en € 1.000.000 (looptijd beiden 5 jaar). In 2020 zijn 2 leningen aangetrokken van € 1.000.000 en € 1.500.000 (looptijd 5 jaar) en in 2021 is een lening aangetrokken van € 2.000.000 (looptijd 5 jaar). In 2023 is een lening van 1 miljoen aangetrokken (looptijd 5 jaar) Alle leningen worden lineair afgelost. De gemiddelde rente op deze leningen bedraagt circa- 0,34%.

Vennootschapsbelasting 17

Met betrekking tot de VPB plicht maakt de RID gebruik van de vrijstelling rondom samenwerkingsverbanden. Dit is mogelijk doordat: • De activiteiten worden verricht ten behoeve van overheidslichamen • De activiteiten zouden bij de deelnemers niet leiden tot een belastingplicht • De deelnemers dragen in evenredigheid bij aan de kosten van de RID (via verdeelsystematiek)

5.5. Bedrijfsvoering Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de Bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke organisatie. Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de bedrijfsprocessen binnen de RID Utrecht. Onze ambitie is om de partner te zijn die diensten en oplossingen levert op het gebied van zowel ICT als de informatievoorziening. Wij zorgen ervoor dat medewerkers van onze opdrachtgevers hun werkzaamheden effectief en veilig kunnen uitvoeren. Om dit te bereiken zijn in 2019 bestaande functies en samenhangende activiteiten herschikt tot een meer geconsolideerde functionele structuur. Eenvoudiger gesteld, de basis van onze organisatiestructuur bestaat per 1 december 2019 uit twee teams; het team Diensten en team Support & Operations. Team Diensten is verantwoordelijk is voor de architectuur, security en functionaliteit van diensten en oplossingen op het gebied van de informatievoorziening. Dit is een beleidsvormend, organiserend, regisserend en controlerend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID blijven voldoen aan de functionele vereisten van de business. Team Support & Operations, S&O, is integraal verantwoordelijk voor het leveren, adequaat functioneren en gebruik van diensten en oplossingen op het gebied van de ICT.

Dit is een beherend, regisserend en ondersteunend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID voldoen aan gebruikersvereisten en door de gebruikers optimaal worden benut. De opbouw van deze twee teams stelt ons beter in staat om nieuwe diensten te ontwikkelen, nieuwe technologie in te zetten en tegelijkertijd de bestaande operationele prestaties te continueren. Dit betekent ook dat duidelijkheid over de focus en verantwoordelijkheid van beide teams positief bijdraagt aan aspecten zoals innovatie, intrinsieke motivatie, leren en ontwikkelen, laagdrempelige collegiale communicatie en snel schakelen met korte lijnen.

Uitkomsten rechtmatigheidscontrole Begrotingscriterium Er zijn gedurende 2023 enkele incidentele begrotingsoverschrijdingen te melden, deze worden bijna allemaal gedekt door incidentele baten. Per jaareinde is er op het programma dienstverlening een totaaloverschrijding van € 41.000. Deze valt onder de tolerantiegrens. Voorwaardencriterium In 2022 heeft de RID een voorstel over informatieveiligheid in het AB gebracht, met onder meer het onderdeel scanning en monitoring. De RID participeerde voor dit onderdeel in een aanbesteding van de VNG. Om tijdens de aanbestedingsperiode van de VNG wel te voldoen aan de veiligheidseisen, is besloten om een tijdelijke, veilige oplossing af te nemen. Omdat de opdrachtwaarde voor deze tijdelijke situatie onder de Europese Aanbestedingsgrenzen lag, kon dit conform eigen beleid worden aanbesteed. Gedurende deze tijdelijke situatie is helaas de aanbesteding van de VNG mislukt. Door dit gegeven zou de RID alsnog zelf een aanbesteding voor een structurele oplossing moeten starten. Omdat de VNG aangaf een nieuw aanbestedingstraject in te gaan, waar de RID dan wederom in zou kunnen participeren, is deze eigen aanbesteding opgeschort. Helaas voldoet de nieuwe aanbesteding van de VNG niet aan de eisen die de RID aan deze tooling heeft gesteld. Hierdoor moet er alsnog een eigen aanbesteding gestart worden.

Om in de tussentijd wel gebruik te kunnen blijven maken van de tijdelijke tooling is de overeenkomst met een jaar verlengd, tot eind 2024. Door deze verlenging komt de opdrachtwaarde alsnog boven de Europese drempelbedragen uit. Om deze redenen is het bedrag voor 2023 en 2024 als rechtmatigheidsfout aangemerkt (€ 236.000). De eigen aanbesteding start in 2024, zodat in 2025 de nieuwe oplossing is geïmplementeerd. 18

Misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium Ons is niet bekend dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik van middelen van de RID Utrecht. Onze processen zijn ook dusdanig ingericht dat hier een geringe kans op is.

5.6. Verbonden partijen Deze paragraaf is voor de RID niet van toepassing. De RID heeft formeel geen verbonden partijen.

5.7. Grondbeleid Grondbeleid is voor gemeenten van belang in verband met realisaties van programma’s als ruimtelijke ordening, landschap, verkeer en vervoer, economische structuur etc. Gezien deze achtergrond is deze paragraaf niet van toepassing voor de RID.

Jaarrekening

6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting gewijzigde begroting (A)

rekening baten 2023 (B)

rekening lasten 2023 (C)

Rekening Saldo 2023 (D) (C-/- B)

Afwijking (A -/- D)

Recapitulatie baten en lasten 2023

primaire begroting

6 .1.

Salarissen en vervangingsbudget

3.193.000

3.318.000

571.000

3.905.000

3.334.000

-16.000

Opleidingen

118.000

59.000

3.311.000

3.436.000

571.000

3.964.000

3.393.000

43.000

100.000

35.000

34.000

1.000

Overzicht van baten en lasten 2022 ( in €) Personeelslasten

Totaal personeelslasten Overige Lasten Gemnet Telefonie/ internet/ onderhoud telefooncentrale

78.000

177.000

258.000

81.000

-3.000

Glasvezelring

110.000

85.000

84.000

1.000

Fotokopieerapparatuur

187.000

37.000

47.000

-10.000

Onderhoud telefooncentrale

27.000

Onderhoud Hardware/ software

1.484.000

1.644.000

945.000

2.594.000

1.649.000

-5.000

kapitaallasten

1.494.000

1.199.000

12.000

1.215.000

1.203.000

-4.000

informatieveiligheid

82.000

152.000

153.000

-1.000

Electra

45.000

108.000

-63.000

Totaal overige lasten

3.607.000

3.302.000

1.134.000

4.520.000

3.386.000

-84.000

Totaal programma Dienstverlening

6.918.000

6.738.000

1.705.000

8.484.000

6.779.000

-41.000

Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget

607.000

666.000

25.000

709.000

684.000

-18.000

Opleidingen

12.000

15.000

-3.000

Overige personeelslasten

19.000

23.000

-4.000

Totaal personeelslasten

638.000

697.000

25.000

747.000

722.000

-25.000

Huisvesting/facilitair

152.000

145.000

7.000

Ondersteuning Gemeente De Bilt

72.000

70.000

2.000

Advieskosten (inclusief accountantskosten)

232.000

226.000

6.000

ICT kosten

21.000

19.000

2.000

Innovatie

100.000

39.000

61.000

8.000

3.000

5.000

585.000

502.000

83.000

Totaal overhead

1.223.000

1.282.000

25.000

1.249.000

1.224.000

58.000

Totaal Lasten

8.141.000

8.020.000

1.730.000

9.733.000

8.003.000

17.000

Bijdragen

8.141.000

7.885.000

Totaal algemene dekkingsmiddelen

8.141.000

7.885.000

Totaal Baten

8.141.000

7.885.000

Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten

-135.000

9.615.000

-9.733.000

-118.000

17.000

Toevoeging aan reserves

135.000

Onttrekking aan reserve

270.000

Gerealiseerde resultaat

9.885.000

-9.868.000

17.000

Bedrijfsvoering RID

Bedrijsauto's Totaal bedrijfsvoering

ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN

6.2. Toelichting op de programmarekening Op basis van het BBV is het voor de RID ook noodzakelijk om een apart hoofdstuk te maken voor overhead. Op basis van de notitie zijn alle kosten van de RID toe te rekenen aan overhead. In de bijlage zijn in het overzicht van baten en lasten per taakveld ook alle kosten toegerekend aan het taakveld 0.4 overhead. De RID heeft voor het eigen inzicht wel onderscheid gemaakt tussen baten en lasten ten behoeve van de dienstverlening en overhead. Aan het hoofdstuk overhead zijn de personeelslasten toegerekend van de directeur, de stafafdeling en de teamleiders. Daarnaast zijn de bedrijfsvoeringslasten toegevoegd zoals huisvesting en advieskosten. De afwijking ten opzichte van de gewijzigde begroting groter dan € 20.000 worden tekstueel toegelicht.

Programma Dienstverlening

Personeelslasten

Gewijzigde Begroting

Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totale personeelslasten

Rekening Inkomsten Uitgaven 3318.000 571.000 3.905.000 118.000 0 59.000 3.436.000 571.000 3.964.000

Afwijking Saldo 3.334.000 59.000 3.393.000

16.000 N 59.000 V 43.000 V

De inkomsten hebben vooral betrekking op de doorbelasting van de personeelskosten e-HRM (€ 240.000), MS365 (€ 191.000), inzet business projectleider voor de RID deelnemers (€ 59.000), projectleider ENSIA (€ 55.000), inzet onsite support (€ 22.000). Salarissen en vervangingsbudget Ondanks het hoge percentage inhuur (34%) is sprake van een klein tekort. Dit wordt verklaard door het feit dat niet alle vacatures tijdig ingevuld konden worden. De RID opereert in een heel lastige arbeidsmarkt, waarbij geen garanties zijn op het invullen van de vacatures (zowel intern als extern). Aan het einde van het jaar hebben we wel bijna alle vacatures ingevuld (in- of extern). We blijven de arbeidsmarkt volgen en leveren inspanningen om te proberen de vacatures in te vullen. Gezien het weinig onderscheidende of uitdagende karakter van de (semi)overheid als werkgever zal dit ook voor 2024 een uitdaging blijven. Opleidingen Mede als gevolg van het niet kunnen invullen van alle vacatures (en daarmee een hoger aandeel van ingehuurde mensen) is niet het volledige opleidingsbudget gebruikt.

Overige Lasten Gemnet Telefonie/ internet Glasvezelring Fotokopieerapparatuur Onderhoud telefooncentrale Onderhoud Hardware/ software kapitaallasten informatieveiligheid Electra Totaal overige lasten

Gewijzigde Begroting 35.000 78.000 85.000 37.000 27.000 1.644.000 1.199.000 152.000 45.000 3.302.000

Inkomsten 0 177.000 0 0 0 945.000 12.000 0 0 1.134.000

Rekening Afwijking Uitgaven Saldo 34.000 34.000 1.000 258.000 81.000 -3.000 84.000 84.000 1.000 47.000 47.000 -10.000 27.000 27.000 0 2.594.000 1.649.000 -5.000 1.215.000 1.203.000 -4.000 153.000 153.000 -1.000 108.000 108.000 -63.000 4.520.000 3.386.000 -84.000

V N V N N N N N N

Elektra De elektra-afrekening van één van de datacenters was veel hoger dan verwacht. Wij hadden deze op het niveau van 2022 begroot, maar bij het ontvangen van de eindafrekening (begin 2024) bleken de tarieven hoger te liggen. De structurele effecten hiervan worden verwerkt in onze P&C-documenten. Hierbij zijn we afhankelijk van de overeenkomsten van de organisaties waar onze datacenters gevestigd zijn; Soest en Utrechtse Heuvelrug.

Overhead Personeelslasten

Begroting Inkomsten

Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Overige personeelslasten Totale personeelslasten

BEDRIJFSVOERING RID UTRECHT Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt Advies en accountantskosten ICT kosten Innovatie Bedrijfsauto’s Totaal bedrijfsvoering

666.000 12.000 19.000 697.000

Rekening Uitgaven

25.000 0 0 25.000

Afwijking Saldo

709.000 15.000 23.000 747.000

684.000 15.000 23.000 722.000

-18.000 -3.000 -4.000 -25.000

N N N N

Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 152.000 72.000 232.000 21.000 100.000 8.000 585.000

145.000 70.000 226.000 19.000 39.000 3.000 502.000

7.000 2.000 6.000 2.000 61.000 5.000 83.000

V V V V V V V

Innovatie Een gedeelte van dit budget is besteed aan het onderzoek naar de duurzame investeringsplanning. Het restant moest nog een bestedingsdoel krijgen. Aan het eind van 2023 is nog een doel voorgesteld. Doordat de definitieve goedkeuring in het nieuwe jaar rondkwam, vindt uitvoering hiervan pas in 2024 plaats. Om te voorkomen dat een budget te laat of niet wordt toegekend is samen met de RID-deelnemers een proces vastgesteld om tijdig innovatieprojecten aan te wijzen.

Algemene dekkingsmiddelen

Algemene dekkingsmiddelen Deelnemersbijdragen Totaal

Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 7.885.000 7.885.000 0 7.885.000 7.885.000 0

Deze deelnemersbijdragen zijn geheel in rekening gebracht middels voorschotten.

WNT-verantwoording 2023 Regionale ICT-Dienst Utrecht De WNT is van toepassing op Regionale ICT-Dienst Utrecht. Het voor Regionale ICT-Dienst Utrecht toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000 conform het Algemeen Bezoldigingsmaximum.

1. Bezoldiging topfunctionarissen Gegevens 2023 bedragen x € 1

Mevr. D.M.A.H. Govaerts

Functiegegevens

Directeur

Aanvang functievervulling in 2023 einde functievervulling in 2023

01/01/2023 31/12/2023

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

114.686,64

Beloningen betaalbaar op termijn

17.612.04

Subtotaal

132.298,68

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

223.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

Nvt

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

Gegevens 2022 bedragen x € 1

Mevr. D.M.A.H. Govaerts

Functiegegevens

Directeur

Aanvang functievervulling in 2022 einde functievervulling in 2022

01/01/2022 31/12/2022

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

102.868,93

Beloningen betaalbaar op termijn

17.886,60

Subtotaal

120.541,25

De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionaris met een dienstbetrekking heeft geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2023).

1d. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.800 of minder Gegevens 2023 NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE

G.F. Naafs

Voorzitter AB/DB (tot 15 mei)

I. Meerts

Lid DB/AB

H. Prakke

Lid DB/AB

R. van Bennekom

Lid AB tot 15 mei en vanaf 15 mei voorzitter AB/DB

S.C.C.M. Potters

Lid AB

J. d’Hondt

Lid AB (vanaf 6 juli)

G. Boonzaaijer

Lid AB

O. Suna

Lid AB

W. van Dijk

Lid AB

3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.

Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan.

7. Balans en Toelichting 7.1. Grondslagen Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit ‘Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ daarvoor geeft. Op de in de jaarrekening opgenomen begroting is geen accountantscontrole toegepast.

Jaarverslaggevingsvoorschriften Bij het opstellen van het jaarverslag en de jaarrekening zijn de voorschriften en regels van het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Algemeen De waardering van activa en passiva vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs (inkoopprijs plus bijkomende kosten) c.q. vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan per 1 januari in het jaar na de ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14317060/1