4 RAZU stukken ontwerp jaarstukken 2023

Incidentele kosten 2% budget In 2023 zijn de voorbereidingen van het project ‘speuren naar sporen van koloniaal verleden in de bronnen van het RAZU’ uitgevoerd. Hieraan waren slechts minimale kosten verbonden. De bij het onderzoek horende tentoonstelling en bronnengids worden in 2024 gemaakt, maar hiervoor waren in 2023 al wel kosten begroot. Daardoor zijn de incidentele kosten voor cultuurhistorische activiteiten in 2023 lager dan eerder geraamd.

Bijdragen gemeenten component A en winstopslag De jaarrekening 2023 van het RAZU eindigt met een positief saldo. Dit komt primair door de lagere salariskosten en lagere servicekosten dan begroot. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2023 met in totaal € 90.000 verlaagd en wordt dit bedrag, naar rato van verdeelsleutel component A (voor het salariskosten deel) en van verdeelsleutel component B (voor het servicekosten deel) met winstopslag teruggestort aan de gemeenten.

Verbetering depotinrichting De in 2022 geplande herinrichting van de depots van het RAZU is in 2023 uitgevoerd. Voor de herinrichting was €15.000, begroot. De fysieke verhuizing van 1.600 meter archieven tussen de drie depots was een complexe operatie, waarvoor het nodig was meer dagen een verhuisbedrijf in te huren. De kosten van de verhuizers waren daardoor hoger dan geraamd. Door de goede voorbereiding door de medewerkers van het RAZU was het wel mogelijk de volledige verhuizing van de archieven en de verwerking van de nieuwe locatiegegevens in het collectiebeheersysteem binnen de geplande periode af te ronden. Incidentele digitaliseringskosten Gezien de grote inzet die in 2023 nodig was voor het voorbereiden en uitvoeren van de depotherinrichting was er geen capaciteit beschikbaar om grootschalige digitaliseringsopdrachten voor te bereiden. De door onderzoekers zeer gewenste digitalisering van afbeeldingen uit verschillende Topografisch Historische Atlassen is voorbereid door een vaste vrijwilliger en uitgevoerd door de vrijwillige fotograaf van het RAZU. Als gevolg hiervan zijn de incidentele digitaliseringskosten lager dan begroot en is de onttrekking uit de reserve digitalisering dus lager.

Terugbetaling component A

Terugbetaling component B

Bijdrage 2% winstopslag

Totale terugbetaling

Bunnik

€ 5.565,40

€ 981,59

€ 130,94

€ 6.677,92

Houten

€ 18.284,27

€ 1.625,13

€ 398,19

€ 20.307,58

Rhenen

€ 7.328,21

€ 1.146,31

€ 169,49

€ 8.644,01

Utrechtse Heuvelrug

€ 18.139,20

€ 2.285,67

€ 408,50

€ 20.833,36

Vijfheerenlanden

€ 20.409,39

€ 2.485,30

€ 457,89

€ 23.352,58

Wijk bij Duurstede

€ 8.704,91

€ 1.279,93

€ 199,70

€ 10.184,53 € 90.000,00

22

Overige inkomsten De post overige inkomsten incidenteel heeft in 2023 een hoger resultaat dan gebruikelijk door de inspectie die de archiefinspecteur in opdracht van de gemeente Zeist heeft uitgevoerd, kosten voor kopiëren van o.a. bouwtekeningen en ontvangen rente. De jaarrekening 2023 van het RAZU eindigt met een positief saldo. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeente voor 2023 met in totaal €90.000 verlaagd. Het resultaat, na verlaging van de gemeentelijke bijdrage 2023 en na bestemming bedraagt € 62.197.

23

Staat van baten en lasten over 2023 Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Verschil (C-D) €

671.119 58.286 110.009 112.883 29.743 0 24.118 12.055 87.607

764.921 107.969 110.427 129.851 0 0 0 0 63.200

923.926 107.969 112.814 140.482 34.600 15.000 30.927 21.500 63.200

788.936 87.206 102.322 136.309 15.707 21.975 0 8.267 42.013

134.990 20.763 10.492 4.173 18.893 -6.975 30.927 13.233 21.187

1.105.820

1.176.368

1.450.418

1.202.735

71.958 215.672 92.856 222.690 249.440 109.240 100.522

83.852 254.320 108.477 261.211 292.759 127.775 64.100

92.447 281.856 119.731 288.824 323.791 141.107 64.100

85.769 261.548 111.087 267.991 300.438 130.923 71.334

1.062.379

1.192.493

1.311.857

1.229.091

43.441

-16.125

138.561

-26.356

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

24

6.678 20.308 8.644 20.833 23.353 10.185 -7.234

Staat van baten en lasten over 2023, vervolg

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

-18.860 29.743

-22.125 0

-24.466 34.600

-22.701 15.707

24.118

0

30.927

0

0 12.055

0 0

15.000 21.500

15.000 8.267

70.000 0

0 6.000

58.000 3.000

18.194 1.374

Totaal mutaties reserves

117.056

-16.125

138.561

35.841

Resultaat na bestemming

-73.615

0

0

-62.197

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

(+ = nadelig; - = voordelig)

25

Verschil (C-D) €

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

WNTverantwoording Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende, op het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2023 voor het RAZU is € 223.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Uitzondering hierop is het WNT-maximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.

Bezoldiging topfunctionarissen Leidinggevende topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling.

bedragen x € 1

H.A. Hokke

H.A. Hokke

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

Directeur-archivaris 1/1/2022 - 31/12/2022 1 nee

Directeur-archivaris 1/1/2023 - 31/12/2023 1 nee

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

114.767 114.767

119.069 119.069

216.000

223.000

114.767

119.069

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging

26

Toezichthoudende topfunctionarissen J.A. van der Pas voorzitter G. Isabella vice-voorzitter R. van Bennekom lid S. Hitipeuw lid vanaf 1/10 G. Boonzaaijer lid J. Kuiper lid S. Fröhlich lid tot 1/10 Het bestuur is onbezoldigd.

Balans per 31 december 2023 (Voor resultaatverdeling)

ACTIVA

31-12-2023 €

31-12-2022 €

Materiële vaste activa

32.706

0

Liquide middelen Kas- en banksaldi

907.601

930.296

Overlopende activa Omzetbelasting Overige

138.650 13.278

96.829 5.190

151.928

102.019

1.092.235

1.032.315

Vaste activa

Totaal

27

PASSIVA

31-12-2023 €

31-12-2022 €

51.639 144.373 196.012 62.197

44.645 113.593 158.238 73.615

258.209

231.853

421.745

463.757

316.571 95.710

272.722 63.983

412.281

336.705

1.092.235

1.032.315

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Crediteuren Overige schulden

Totaal

28

Toelichting op de balans Vaste activa Materiële vaste activa Het verloop is als volgt: Overige materiële vaste activa € Stand per 1 januari 2023 Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

0 0

Boekwaarde

0

Mutaties in 2023 Investeringen Afschrijvingen

34.080 -1.374

Saldo

32.706

Stand per 31 december 2023 Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

34.080 -1.374

Boekwaarde

32.706

Afschrijvingspercentage

20%

29

2023 €

2022 €

Rabobank BNG Bank Kas

1.991 905.515 95

2.629 927.560 107

Per 31 december

907.601

930.296

Liquide middelen

Dit betreffen de banktegoeden op 4 bankrekeningen: Rabo rekening courant, Rabo vermogensparen, BNG rekening en Paraplu schatkistbankieren.

2023 €

2022 €

Omzetbelasting Vooruitbetaalde bedragen Waarborgsom Nog te ontvangen bedragen

138.650 1.296 150 11.832

96.829 2.211 150 2.829

Per 31 december

151.928

102.019

Overlopende activa

Dit betreft met name een BTW-vordering op de belastingdienst, nog te ontvangen rente banktegoeden en vooruitbetaalde kosten voor komend boekjaar.

30

Vaste passiva Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, de 2% winstopslag (= algemene reserve) en andere toevoegingen ten laste van de exploitatie.

Reserves 2023 €

2022 €

Per 1 januari Toevoeging 2% winstopslag Onttrekking

44.645 22.701 -15.707

55.528 18.860 -29.743

Per 31 december

51.639

44.645

Algemene reserve (2% winstopslag)

De toevoeging aan de algemene reserve betreft de 2% winstopslag over 2023. De onttrekking dekt de incidentele kosten uit het 2% budget die in 2023 zijn gemaakt voor publieksgerichte activiteiten. In 2023 waren dit de cultuurhistorische projecten; cursussen voor beginnend onderzoekers en het Geschiedenislokaal. Er zijn in 2023 beperkt kosten gemaakt voor het cultuurhistorisch project 'Speuren naar sporen van koloniaal verleden in de bronnen van het RAZU', de tentoonstelling en bronnengids worden in 2024 gepubliceerd. Daardoor zijn de kosten lager uitgevallen dan begroot.

31

2023 €

2022 €

Per 1 januari Onttrekking

30.927 0

55.045 -24.118

Per 31 december

30.927

30.927

Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve E-depot

Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. Deze reserve is bedoeld om incidentele kosten voor met name het voorbereiden en implementeren van een edepotvoorziening te dekken. Conform het bestuursbesluit van december 2021 is in 2022 gestart met de voorbereiding van de inrichting van het e-depot en in 2023 met de daadwerkelijke inrichting. Er bleek minder externe expertise nodig te zijn dan verwacht, waardoor er in 2023 geen onttrekking uit deze reserve nodig was. 2023 €

2022 €

Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking

6.102 15.615 -8.267

18.157 0 -12.055

Per 31 december

13.450

6.102

Bestemmingsreserve Digitalisering

Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. Deze bestemmingsreserve is bedoeld om extra (incidentele en structurele) kosten aan personeel en materiaal voor de uitvoering van het digitaliseringsbeleid te dekken. Omdat in 2023 prioriteit is gegeven aan de verbetering van het collectiebeheersysteem zijn de projecten 'Digitaal aanvragen' en 'Inrichten Toegang op Personen' nog niet uitgevoerd. In 2023 zijn minder incidentele digitaliseringsprojecten uitgevoerd dat gepland. Daardoor is minder onttrokken dan gepland.

32

2023 €

2022 €

Per 1 januari Onttrekking

33.920 -15.000

33.920 0

Per 31 december

18.920

33.920

Bestemmingsreserve Restauratie

Deze bestemmingsreserve is in 2016 gevormd door een verschuiving van gelden uit de bestemmingsreserve herstel waterschade naar deze reserve. De bestemmingsreserve restauratie is bedoeld om vanaf 2018 jaarlijks € 10.000 te kunnen besteden aan het regulier herstel van beschadigde archiefstukken van vijf van de zes aangesloten gemeenten. In 2023 was er geen capaciteit beschikbaar om restauratieprojecten op te starten. Vanaf 2024 zal naar verwachting deze capaciteit weer beschikbaar zijn. In 2023 was € 15.000 begroot voor de herinrichting van de depots. Deze herinrichting is in 2023 uitgevoerd, de gereserveerde € 15.000 is daarom ook onttrokken aan deze bestemmingsreserve.

2023 €

2022 €

Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking

30.000 0 -1.374

0 30.000 0

Per 31 december

28.626

30.000

Bestemmingsreserve Financiering activa

Deze reserve is bedoeld om de afschrijvingskosten van het in 2023 nieuw aangeschafte meubilair te dekken.

33

2023 €

2022 €

Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking

12.644 58.000 -18.194

23.721 58.923 -70.000

Per 31 december

52.450

12.644

Bestemmingsreserve personeel

Deze reserve is bedoeld om extra personeelskosten voor het uitvoeren van werkzaamheden in archiefbeheer te dekken, vanwege de inzet van vaste medewerkers voor de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden. Door de krappe arbeidsmarkt en de voor beheerwerk benodigde specifieke archivistische expertise bleek het in 2023 lastig extra capaciteit in te huren. De onttrekking uit de bestemmingsreserve personeel is daardoor veel lager dan geraamd. Totaal bestemmingsreserves

144.373

113.593

2023 €

2022 €

Per 1 januari Onttrekking Toevoeging

73.615 -73.615 62.197

88.921 -88.921 73.615

Per 31 december

62.197

73.615

Gerealiseerd resultaat

34

2023 €

2022 €

421.745

463.757

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

De gemeente Vijfheerenlanden heeft, op basis van een afgesloten prestatieovereenkomst, oorspronkelijk een bedrag van € 632.000 vooruit betaald aan het RAZU voor het wegwerken van de achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik in maximaal tien jaar. Hiervan is € 532.000 bedoeld voor te maken salariskosten, € 50.000 voor materiaalkosten en € 50.000 voor restauratiekosten.

Vlottende passiva 2023 €

2022 €

Crediteuren Terug te betalen bijdragen gemeenten Overige schulden

316.571 90.000 5.710

272.722 50.000 13.983

Per 31 december

412.281

336.705

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Crediteuren: Dit betreffen de per einde van het boekjaar nog niet betaalde facturen. Overige schulden: Dit betreft onder andere nog te betalen accountantskosten.

35

Niet in de balans opgenomen rechten, verplichtingen en regelingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede is in mei 2011 een huurovereenkomst voor de archiefbewaarplaats en kantoorruimten aangegaan voor 40 jaar. De huur van extra kantoorruimte is in 2014 en 2019 vastgelegd in twee supplementen van wijziging. De huur bedraagt, per januari 2024, circa € 105.750 excl. BTW per jaar. In november 2020 werd een nieuwe overeenkomst gesloten voor de huur van een groot deel van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede vanaf 2021 voor tien jaar. De verplichting voor de archiefbewaarplaats bedraagt, per januari 2024, circa € 23.850 excl. BTW per jaar.

De medewerkers van het RAZU zijn in dienst van de gemeente Houten en worden vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RAZU. Deze detacheringsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Met NPS is in januari 2021 een overeenkomst gesloten voor de financiële dienstverlening. De verplichting bedraagt, per januari 2024, circa € 21.750 excl. BTW per jaar. Deze overeenkomst wordt met telkens een jaar verlengd, tenzij deze zes maanden voor het verstrijken van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Vanaf juli 2016 heeft het RAZU een contract met de gemeente Houten voor ICT-dienstverlening. Dit contract is eind 2021 herzien. Het nieuwe contract heeft een looptijd van twee jaar en kan stilzwijgend worden verlengd. Dit is eind 2023 gedaan.

36

Rechtmatigheidsverklaring

Bevinding

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante weten regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de het bestuur op 5 april 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Het bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee voor 2023 vastgesteld op € 36.763.

37

Controleverklaring

38

39

Bijlagen Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen De twee grondslagen (inwoneraantal en hoeveelheid archief) voor de verdeling van de kosten over de zes deelnemers worden steeds voor een periode van vijf jaar vastgesteld. Het jaar 2023 is de derde van de vijfjarige periode 2021-2025.

Verdeelsleutel 2021 - 2025 * op basis van begroting 2021 component A

component B

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10%

meters archief 716 1.185 836 1.666 1.812 933

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

Totaal

214.096

100,00%

7.147

100,00%

100,00%

Berekening %-component C component A component B

710.207 110.857

86,50% 13,50%

821.064

100,00%

Component A = Personeel en materiaal c.a. Component B = Nieuwbouw archiefplaats Component C = Overhead en kantoorruimten

40

component C

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

51.189 10.957 8.401 1.411

61.875 11.056 9.276 1.644

69.043 11.295 10.297 1.813

63.477 10.314 10.297 1.682

Totale bijdrage

71.958

83.852

92.447

85.769

Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

168.174 18.141 25.129 4.229

203.282 18.305 27.746 4.987

226.829 18.700 30.800 5.527

208.545 17.075 30.800 5.128

Totale bijdrage

215.672

254.320

281.856

261.548

Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

67.403 12.796 10.836 1.821

81.474 12.911 11.965 2.127

90.912 13.191 13.282 2.348

83.583 12.044 13.282 2.178

Totale bijdrage

92.856

108.477

119.731

111.087

Bijdrage per gemeente

41

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

166.839 25.514 25.970 4.366

201.669 25.745 28.675 5.122

225.029 26.301 31.831 5.663

206.890 24.016 31.831 5.255

Totale bijdrage

222.690

261.211

288.824

267.991

Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

187.720 27.742 29.087 4.891

226.909 27.993 32.116 5.740

253.193 28.598 35.651 6.349

232.783 26.113 35.651 5.891

Totale bijdrage

249.440

292.759

323.791

300.438

Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

80.065 14.287 12.746 2.142

96.780 14.417 14.073 2.505

107.990 14.728 15.622 2.767

99.285 13.448 15.622 2.567

Totale bijdrage

109.240

127.775

141.107

130.923

Totaal gemeentelijke bijdragen

961.856

1.128.393

1.247.757

1.157.757

Bijdrage per gemeente, vervolg

42

Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%)

597.965 51.930 21.224

742.641 0 22.279

840.705 58.000 25.221

760.220 18.194 10.522

Totaal personeelslasten

671.119

764.921

923.926

788.936

Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot

5.388 12.476 40.422

10.170 7.119 40.680 50.000

10.170 7.119 40.680 50.000

8.953 6.601 39.363 32.289

Totaal materiaalkosten c.a.

58.286

107.969

107.969

87.206

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-70.000 -900 -70.900

0 -900 -900

-58.000 -900 -58.900

-18.194 -1.080 -19.274

TOTAAL COMPONENT A

658.505

871.990

972.995

856.868

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

51.218 14.777 22.510 21.504

51.218 14.447 22.892 21.870

51.218 15.030 23.815 22.751

51.218 15.030 13.323 22.751

Totaal kosten archiefbewaarplaats

110.009

110.427

112.814

102.322

TOTAAL COMPONENT B

110.009

110.427

112.814

102.322

LASTEN

43

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotingswijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa

37.510 71.544 3.829 0

37.180 83.000 3.671 6.000

45.811 88.000 3.671 3.000

44.144 86.769 4.022 1.374

Totaal kosten overhead en oudbouw

112.883

129.851

140.482

136.309

0

-6.000

-3.000

-1.374

TOTAAL COMPONENT C

112.883

123.851

137.482

134.935

TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

952.297

1.113.168

1.285.191

1.114.773

29.743 0 24.118 12.055 24.882 57.725 5.000 0

0 0 0 0 0 53.200 5.000 5.000

34.600 15.000 30.927 21.500 0 53.200 5.000 5.000

15.707 21.975 0 8.267 0 37.013 5.000 0

153.523

63.200

165.227

87.962

1.105.820

1.176.368

1.450.418

1.202.735

18.860

22.125

24.466

22.701

1.124.680

1.198.493

1.474.884

1.225.436

Bestemmingsreserve Financiering activa

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (krantenproject) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN Storting algemene reserve (2% winstopslag) Totale kosten incl. winstopslag

44

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

51.189 168.174 67.403 166.839 187.720 80.065

61.875 203.282 81.474 201.669 226.909 96.780

69.043 226.829 90.912 225.029 253.193 107.990

63.477 208.545 83.583 206.890 232.783 99.285

TOTAAL A

100,00%

721.390

871.990

972.995

894.564

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

10.957 18.141 12.796 25.514 27.742 14.287

11.056 18.305 12.911 25.745 27.993 14.417

11.295 18.700 13.191 26.301 28.598 14.728

10.314 17.075 12.044 24.016 26.113 13.448

TOTAAL B

100,00%

109.437

110.427

112.814

103.010

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

8.401 25.129 10.836 25.970 29.087 12.746

9.276 27.746 11.965 28.675 32.116 14.073

10.297 30.800 13.282 31.831 35.651 15.622

10.297 30.800 13.282 31.831 35.651 15.622

TOTAAL C

100,00%

112.168

123.851

137.482

137.482

45

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

70.547 211.443 91.035 218.323 244.549 107.098

82.208 249.333 106.350 256.089 287.018 125.270

90.635 276.329 117.384 283.161 317.442 138.341

84.088 256.420 108.909 262.736 294.547 128.356

TOTAAL bijdragen

942.996

1.106.268

1.223.291

1.135.056

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

1.411 4.229 1.821 4.366 4.891 2.142

1.644 4.987 2.127 5.122 5.740 2.505

1.813 5.527 2.348 5.663 6.349 2.767

1.682 5.128 2.178 5.255 5.891 2.567

TOTAAL 2% winstopslag

18.860

22.125

24.466

22.701

46

Rekening 2022 €

Begroting 2023 €

Begrotings wijziging 2023 €

Rekening 2023 €

Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel: Diversen) Overige inkomsten (incidenteel: Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Rente

9.270 24.415 62.725 900 3.213

0 0 63.200 900 0

0 0 63.200 900 0

5.464 0 42.013 1.080 22.777

Totaal overige inkomsten

100.523

64.100

64.100

71.334

Totaal baten exclusief mutaties reserves

1.062.379

1.192.493

1.311.857

1.229.091

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

29.743 24.118 0 12.055 70.000 0

0 0 0 0 0 6.000

34.600 30.927 15.000 21.500 58.000 3.000

15.707 0 15.000 8.267 18.194 1.374

Totaal mutaties reserves

135.916

6.000

163.027

58.542

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

43.441 -117.056

-16.125 16.125

138.561 -138.561

-26.356 -35.841

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.179.435

1.176.368

1.450.418

1.264.932

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

47

Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld

A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

€ 788.936 87.206 102.322 136.309 15.707 21.975 8.267 42.013

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.202.735

Verdeling over taakvelden B&B T&A D&C € € € 280.983 260.325 247.628 56.871 4.879 25.456 102.322 0 0 30.722 30.722 74.865 0 0 15.707 0 21.975 0 4.134 0 4.134 42.013 0 0

B. Baten (excl. mutaties reserves)

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

€ 71.334 1.135.056 22.701

Verdeling over taakvelden B&B T&A D&C € € € 64.790 1.080 5.464 441.349 324.626 369.081 8.827 6.492 7.382

517.045

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.229.091

514.966

332.198

381.927

317.901

367.790

C. Lasten (mutaties reserves)

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

22.701

0

0

22.701

Onttrekking algemene reserve Onttrekking bestemmingsreserve restauratie Onttrekking bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking bestemmingsreserve personeel Onttrekking bestemmingsreserve financiering activa

15.707 15.000 8.267 18.194 1.374

0 15.000 4.134 6.671 458

0 0 0 3.032 458

15.707 0 4.134 8.491 458

Totaal lasten reservemutaties

22.701

0

0

22.701

Totaal baten reservemutaties

58.542

26.263

3.490

28.790

1.225.436

517.045

317.901

390.491

Totaal baten (B+D)

1.287.633

541.229

335.688

410.717

Totaal lasten (A+C)

48

Colofon ontwerp Jaarverslag en Jaarrekening 2023 3 april 2024 Foto voorpagina: Werkzaamheden aan de collectie ‘Platen van Nederlandsch Oost- en West-Indië en Suriname’ Op het scherm is plaat 16. Javanen. Regent met zijn Hoofden (Oost-Java), op de achtergrond plaat 42. Suikerfabriek van binnen. Foto: Winfried Leeman

Tekst: mw. drs. H.A. Hokke, directeur-archivaris

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede https://www.razu.nl