4 RAZU stukken ontwerp jaarstukken 2023
Tekst van het document
ontwerp
Jaarverslag en Jaarrekening 2023
3 april 2024
ontwerp Jaarrekening 2023
Inhoudsopgave
versie 3 april 2024 Voor u ligt de Jaarrekening 2023 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Deze jaarrekening is opgemaakt conform de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Naast dit verslag, dat financiën en inhoud combineert, verschijnen: ➢ Zes toezichtsrapportages, gericht aan de colleges van Burgemeester en Wethouders van de aangesloten gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. ➢ Een toezichtrapportage gericht aan het bestuur van de GR Regionale ICTDienst Utrecht (RID). De jaarrekening 2023 van het RAZU eindigt met een positief saldo. Om die reden is de bijdrage vanuit de gemeenten voor 2023 met in totaal €90.000,- verlaagd en wordt dit bedrag naar rato van verdeelsleutels A en B, teruggestort aan de gemeenten. Het voorstel is om het resterend positief saldo van € 62.197 toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU, op de volgende wijze: ➢ Een bedrag van €37.000 aan de bestemmingsreserve personeel voor de inhuur van tijdelijk personeel ten behoeve van werkzaamheden in het beheer; ➢ Een bedrag van €17.500 aan de bestemmingsreserve e-depot ten behoeve van de inrichting van het e-depot, specifiek voor inhuur van implementatie ondersteuning. ➢ Een bedrag van € 7.697 aan de bestemmingsreserve digitalisering ten behoeve van grootschalige digitalisering. Conform art.
21 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2020 (en in lijn met de ontwerp gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 art. 23) wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Programmaverantwoording .................................................................................... 2 Paragrafen ............................................................................................................. 18 Jaarrekening 2023 ................................................................................................. 20 Rechtmatigheidsverklaring ................................................................................... 37 Bevinding............................................................................................................... 37 Controleverklaring ................................................................................................ 38 Bijlagen .................................................................................................................. 40
Organisatie
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
Het RAZU is gevestigd in Wijk bij Duurstede. De organisatie bestond in 2023 uit 10,5 fte onder aansturing van een directeur-archivaris.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.
Bestuur Het bestuur van het RAZU wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. In 2023 werd het bestuur gevormd door: ▪ dhr. J.A. van der Pas (voorzitter, burgemeester gemeente Rhenen) ▪ dhr. G. Isabella (vice-voorzitter, burgemeester gemeente Houten) ▪ dhr. R. van Bennekom (lid, burgemeester gemeente Bunnik) ▪ dhr. S. Fröhlich (lid, tot 30 oktober 2023, burgemeester gemeente Vijfheerenlanden) ▪ mw. S. Hitipeuw (lid, vanaf 31 oktober 2023, wethouder gemeente Vijfheerenlanden) ▪ dhr. J. Kuiper (lid, wethouder gemeente Wijk bij Duurstede) ▪ dhr. G. Boonzaaijer (lid, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug)
Het RAZU heeft een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken. De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisatie.
Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.
De directeur van het RAZU, mw. H.A. Hokke, is secretaris en adviseur van het bestuur. Op uitnodiging van het bestuur is mw. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Het bestuur vergaderde in 2023 drie keer: 5 april 2023, 14 augustus 2023 en 29 november 2023.
1
Programmaverantwoording
De activiteiten die voortkomen uit het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier activiteitenlijnen:
Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief
▪
Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collectie dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2022.
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten;
▪
Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collectie zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van particuliere archiefvormers uit de regio;
▪
Dienstverlening: voor tevreden en productieve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;
▪
Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische activiteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.
Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie, voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten. Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.
2
➢
In 2023 zijn zes toezichtsrapportages opgesteld voor de aangesloten gemeenten en een toezichtsrapportage voor de Regionale ICT Dienst.
➢
Op verzoek van de gemeente Zeist heeft de archiefinspecteur een toezichtsrapportage opgesteld.
➢
De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informatiebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de beide rollen gescheiden: de archiefinspecteur is namens de gemeentearchivaris, de toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informatieadviseurs. De informatieadviseurs besteden 50% van hun tijd aan de inrichting van een e-depotvoorziening.
In 2023 zijn audits uitgevoerd op het handboek vervanging van de gemeente Houten en het handboek vervanging van de gemeente Rhenen. De gemeente Vijfheerenlanden heeft een majeure wijziging van het handboek vervanging voorgelegd.
➢
In 2023 zijn door de gemeenten geen migratieplannen of verklaringen van afgeronde migraties ter beoordeling voorgelegd.
➢
Als horizontaal toezichthouder heeft de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.
In 2023 door de gemeenten Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede vernietigingslijsten voorgelegd.
Overbrenging
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid Het informatiebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU.
De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert daarbij in het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen. In 2023 zijn geen archieven of archiefblokken door gemeenten overgebracht naar het RAZU.
Resultaten 2023 Inspectie De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving.
Advies Hierin ligt de nadruk op het adviseren van de aangesloten gemeenten over de inrichting van de informatiehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen geeft het RAZU actief voorlichting over veranderingen die van invloed zijn op de informatiehuishouding.
Door de voorbereiding van de depotherinrichting, waar de archiefinspecteur / adjunct archivaris de projectleider van was, is in 2023 risicogericht toezicht uitgevoerd: de noodzakelijke inspecties, audits en formele adviezen over selectie en overbrenging zijn uitgevoerd. Er bleken gelukkig geen incident-inspecties nodig.
➢
3
In 2023 zijn er twee werkgroepen georganiseerd. De werkgroep bewaarstrategie leverde op 22 juni een gezamenlijke handreiking op waarmee onze gemeenten een organisatie-brede bewaarstrategie kunnen opstellen. De
werkgroep e-mailarchivering ging in het najaar van 2023 van start voor de implementatie van de nieuwe selectielijst e-mailarchivering. ➢
Het format ‘Adviseur aan tafel’, waarmee de adviseurs regulier overleg hebben met de gemeenten, is in 2023 met alle gemeenten uitgevoerd.
➢
In het najaar heeft het RAZU een brede informatiebeheer bijeenkomst georganiseerd, waar alle gemeenten bij aanwezig waren.
➢
In het najaar van 2023 heeft het RAZU inloopsessies georganiseerd rondom de standaard MDTO. Naast het opfrissen van kennis zijn verschillende strategieën voor de implementatie van deze standaard besproken.
➢
Eén van de informatieadviseurs heeft deelgenomen aan de redactiegroep DUTO van het Nationaal Archief, en zodoende bijgedragen aan de herziening van deze landelijke standaard.
➢
De directeur-archivaris heeft deelgenomen aan de redactiegroep Archiveren in de Informatieketen van het Nationaal Archief.
➢
De adviseurs zijn in de zomer ad hoc ingesprongen om een aantal gemeenten te ondersteunen bij een onverwacht problematische migratie van scansoftware. Deze scansoftware speelt een cruciale rol in het vervangingsproces. Het RAZU heeft geholpen om betere afspraken te maken met de leveranciers over de eisen aan deze software en de wijze van implementatie. Daarnaast hebben de adviseurs bijgestaan in de controle van de implementatie op locatie.
➢
Inrichten van een e-Depot Door de inrichting van een e-depot kan het RAZU een oplossing bieden voor het duurzaam toegankelijk beheer van digitale archiefbescheiden van zijn gemeenten en de particuliere archiefvormers in de regio. Na de voorbereidingsfase in 2022 startte het RAZU in 2023 met de inrichting van het programma e-depot.
Er zijn verschillende adviezen aan de aangesloten gemeenten uitgebracht, onder ander over de aanbesteding van nieuwe Raads- en Bestuursinformatiesystemen, Burgerzakensoftware, conversie en migratie, de omgevingswet, vervangingshandboeken, hotspots, metadateren.
4
➢
Het jaar begon met de vaststelling van de Archiefbewaarplaats Informatie Architectuur (ARIA), die in 2022 ontwikkeld was. De architectuur geeft richting aan de ontwikkeling en inrichting van het e-depot. Vanuit deze architectuur worden de vereisten voor de verschillende componenten van het e-depot gedefinieerd, waarna een inkoopprocedure start.
➢
Er is een component ingekocht voor het metadatabeheer (het ‘linked data component’). Conform de architectuur is dit gedaan op basis van Linked Data. Bij dit component is ook aandacht besteed aan het formuleren van een duidelijk en herbruikbaar inkoopproces voor de e-depot componenten. Het component is in augustus in gebruik genomen en ingericht.
➢
Tegelijkertijd met het linked data component is het informatiemodel van het e-depot in een eerste versie opgezet. Dit informatiemodel, dat gedurende 2024 nog een doorontwikkeling ingaat, geeft vorm en richting aan de wijze waarop archieven worden opgenomen, beschreven, beschermd en ontsloten.
➢
Er is een component voor opslag van digitale objecten ingekocht (de ‘opslag component’). Dit component wordt in het eerste kwartaal van 2024 in gebruik genomen.
➢
De samenwerking met andere archiefdiensten in de Kerngroep duurzame toegankelijkheid en Common Ground is in 2023 voortgezet. De centrale werkzaamheden waren een ‘mapping’ van de MDTO-standaard op de PREMIS standaard, een mapping die zeer relevant is voor de inrichting van het e-depot. De mapping is in een afrondende fase en zal in de eerste helft van 2024 na een reviewronde worden gepubliceerd.
Inkijkje : Doelarchitectuur e-depot . Dit is de doelarchitectuur voor het e-depot van het RAZU. Een doelarchitectuur is een stip op de horizon, het einddoel om naar toe te werken. Het is een hoog-over-weergave van hoe het e-depot zal bestaan uit verschillende componenten en hoe deze componenten gegroepeerd kunnen worden. De doelarchitectuur bevat lagen, om zo verschillende aspecten van de applicatie weer te geven. In de bovenste laag, de presentatielaag, staan de componenten die direct invloed hebben op de weergave van het e-depot. De toegangslaag beschrijft componenten die voorwaarden scheppen in hoe het e-depot gebruikt mag worden (access & API management) en hoe informatie toegankelijk gemaakt wordt (ordening door middel van Linked Data). De onderste laag, de opslaglaag, beschrijft de componenten die direct te maken hebben met de opslag en preservering van de opgeslagen informatieobjecten en metadatabestanden. Niet alle componenten van de doelarchitectuur kunnen meteen worden behaald. Daarom is er een afgeleide gemaakt van de doelarchitectuur om de minimaal nodige componenten van een ‘basis edepot’ (‘minimal viable product’) te beschrijven.
5
Beheer en behoud van de collectie in 2023
➢
De volgende overheidsarchieven, particuliere archieven en aanvullingen op archieven zijn toegankelijk gemaakt. De toegangen zijn (of worden in 2024) gepubliceerd via de website van het RAZU: ▪ Tabaksfirma G.P.J. Versteegh te Amerongen ▪ Gemeentebestuur Lexmond, 1939-1985 ▪ Personeelsvereniging gemeente Leerdam, 1951-1973 ▪ Stichting Klaver-West Leerdam ▪ Familiearchief Hugo de Lanoy Meijer en Huis Dennenburg ▪ Stichting Welzijn Ouderen Houten (SWOH) en Stichting van Houten & co ▪ Aanvullingen op verschillende Topografisch Historische Atlassen, documentatiecollecties en de collectie Losse aanwinsten.
➢
De bewerking van het archief van het Zonnehuis in Doorn is gestart.
De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collectie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn. De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collectie in de depots. Goed houden wat goed is, door te conserveren, te restaureren en in goede condities in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollectie.
Digitalisering van de collectie Het RAZU biedt de toegangen op de archieven en collecties digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcripties, regesten of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collectie. Het maken van nadere toegangen en het beschrijven van afbeeldingen wordt primair gedaan door de vrijwilligers die verbonden zijn aan het RAZU, net als het digitaliseren van bijzondere objecten uit de collectie.
Resultaten 2023 Beheer van de collectie De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Waar nodig zijn openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. ➢
➢
In 2023 werd verder gewerkt aan het in 2020 gestarte meerjarenproject om 219 meter archief van de gemeente Houten uit de jaren 1962-2005 samen te voegen en van een betere toegang te voorzien. De uitvoering van dit project ligt nog steeds op schema. Afronding van het project is voorzien in 2024.
➢
De registratie van de bibliotheek is verbeterd, dubbele beschrijvingen zijn verwijderd waardoor er nu beter zicht is op de omvang van de bibliotheekcollectie. Er is een eerste overzicht opgesteld van de ‘verbeterpunten’ in de bibliotheek, zowel in de fysieke plaatsing van de boeken als de registratie van de collectie in het collectiebeheersysteem.
6
Door vrijwilligers zijn verschillende nadere toegangen gemaakt waaronder: ▪ Transcripties van de Resoluties van de Magistraat van Wijk bij Duurstede, boek 51X; Notulen van het bestuur van Rhenen rond 1700; het Resolutieboek van het Gerecht Hagestein, 1756-1784; notulen van het Gemeentebestuur Odijk, 1914-1937. ▪ Indexen van het Begraafregister Driebergen; de Registratiekaarten van in Valkenheide opgenomen jongens, 1912- 1922; Bevolkingsregister Driebergen; en Kadastrale leggers Werkhoven. ▪ Beschrijvingen van foto’s van Rhenen. ▪ Beschrijvingen van ansichtkaarten van Werkhoven.
➢
Binnen het charterproject zijn 117 charters met zegels gefotografeerd. Dit jaar waren dat onder andere charters uit het archief van het Stadsbestuur Ameide (1442 – 1811), de Heerlijkheid Tienhoven (1409 – 1935), familiearchief Thieme en familiearchief Hugo de Lanoy Meijer. De gedigitaliseerde charters zijn niet alleen beschikbaar via de website van het RAZU, maar worden op termijn ook getoond via de landelijke digitale charterbank van het Huygens Instituut.
➢
In 2023 zijn door twee vrijwilligers in een efficiënt samenwerkingsproject 1.104 grootformaat afbeeldingen beschreven en gedigitaliseerd. Deze vaak kwetsbare prenten, tekeningen en kaarten zijn toegevoegd aan de verschillende Topografisch Historische Afbeeldingen die het RAZU beheert en zijn via de website raadpleegbaar.
➢
De collectie Sparrendaal (1974) is gedigitaliseerd. Deze collectie bevat 161 foto’s van het terrein en de directe omgeving van deze buitenplaats en het verlaten maar nog net niet gesloopte seminarie.
➢
De collectie met 167 ‘Platen van Nederlandsch Oost- en West-Indië en Suriname’ is in 2023 beschreven en gedigitaliseerd. Deze vier series schoolplaten zijn tussen 1911 en 1913 uitgegeven door drukkerij Kleynenberg & Co uit Haarlem. Zij hebben hiervoor fotograaf Jean Demmeni de opdracht gegeven foto’s te maken in Nederlands Indie en Suriname.
Inkijkje : uitdagingen bij digitaliseren Het digitaliseren van de grootformaten brengt allerlei uitdagingen met zich mee. Zoals bijvoorbeeld deze topografische kaart uit 1948. De kaart is meer dan een meter breed, wat al een uitdaging is bij het fotograferen. De kaart is bovendien jarenlang opgevouwen bewaard en heeft waterschade opgelopen. En als bonusuitdaging is de kaart ook nog eens geplastificeerd.
Hoewel de collectie geen betrekking heeft op de regio Zuid-Utrecht is, vanwege de hoge kwaliteit van de afbeeldingen, het verder online ontbreken van deze schoolplaten en het project ‘Bronnen koloniaal verleden’ besloten de collectie te digitaliseren. De collectie is raadpleegbaar via de website.
Door de kaart met behulp van gepolariseerd licht te fotograferen, alsof je door een zonnebril kijkt, zijn nagenoeg alle reflecties te voorkomen. Het resultaat is te zien aan de rechterkant van de afbeelding. De details zijn nu weer zichtbaar, de kleuren weer normaal en de plastic bobbels nagenoeg verdwenen. (foto: Winfried Leeman) 7
Behoud van de collectie
➢
Het RAZU ontving verschillende losse stukken en kleine particuliere archieven, waaronder: ▪ Familiearchief Hugo de Lanoy Meijer en Huis Dennenburg ▪ Stichting Welzijn Ouderen Houten (SWOH) en Stichting van Houten & co ▪ Hervormde gemeente Overberg ▪ Theaterarchief Karel Schneider ▪ Archief Carla Jonker (HVAT Ameide en Tienhoven) ▪ Archief CNV Bouw- en Houtbond (HVAT Ameide en Tienhoven) ▪ Aanvulling archief Historische Vereniging Ameide en Tienhoven ▪ Aanvulling voormalig vereniging Het Leerhuis Valkenburcht te Maarsbergen ▪ Aanvulling archief Vrijzinnige geloofsgemeenschap NPB afdeling Doorn e.o. ▪ Aanvulling archief Instituut Coolsma ▪ Archief Passage Doorn ▪ Collectie van Dijk van Altena ▪ Collectie Joustra ▪ Open monumentendag Wijk bij Duurstede ▪ Aanvulling archief Lionsclub Bunnik ▪ Aanvulling archief Gereformeerde Kerk Vianen ▪ Vrijzinnig Christelijke Vereniging Driebergen Doorn ▪ Aanvulling archief Sportvereniging Sparta in Driebergen ▪ Houthandel Varseveld Leerdam: beeldmateriaal en archief ▪ Historische vereniging Land van Brederode ▪ Strijd in park Boswijk te Doorn ▪ Sociëteit te Doorn
➢
Er zijn 55 boeken toegevoegd aan de bibliotheek. Daarnaast zijn nieuwe afleveringen van tijdschriften en nieuwsbrieven toegevoegd.
Door materiele verzorging van de archieven en door conservering en restauratie blijft de collectie in goede staat. Deze activiteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken. De collectie van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collectie optimaal blijft. Het RAZU beschikt sinds 2022 over een actueel collectiehulpverleningsplan voor analoge archieven. In dit plan is vastgelegd wat er met de archieven moet gebeuren indien zich een calamiteit voordoet. ➢ ➢
Periodiek zijn de bewaarcondities in de depots gecontroleerd. De archiefinspecteur beoordeelde in 2023 vier keer per jaar de actualiteit van het plan. Een CHV training werd in 2023 verzorgd voor nieuwe medewerkers van het RAZU en de deelnemende gemeenten.
Acquisitie van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht de aangesloten gemeenten om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor een betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt. ➢
Het RAZU startte in 2023 met een nieuwe, meer gestructureerde werkwijze voor het opnemen van particuliere archieven. Hierdoor blijft er beter zicht en grip op de werkvoorraad. Uitgangspunten blijven een passieve acquisitie en opstellen van goede schenkingsovereenkomsten. Daaraan toegevoegd is het uitgangspunt dat de particuliere archieven die opgenomen worden door de schenker in goede materiele staat (o.a. verpakt) en voorzien van eenvoudige beschrijvingen worden aangeleverd. In 2024 zal het proces van verwerken van de acquisities (o.a. de opname in het collectiebeheersysteem en het publiceren op de website) worden uitgewerkt. 8
Collectiebeheersysteem
Omvang collectie RAZU op 31 december 202 3
Het beheer van de archieven, bibliotheek en afbeeldingen wordt ondersteund door een collectiebeheersysteem. Hierin zijn de metadata van de afzonderlijke archiefstukken opgenomen, waardoor onderzoekers deze stukken kunnen vinden en aanvragen voor inzage in de studiezaal. Het collectiebeheersysteem bevat bovendien specifieke beheerinformatie zoals openbaarheidsbeperkingen, raadpleeginformatie, auteursrechtelijke informatie en -beperkingen, de materiele staat van het betreffende stuk en (sinds eind 2023) de exacte locatie van het stuk in het depot.
Eind 2023 beheerde het RAZU in totaal 5.052 strekkende meter aan papieren archieven en collectie. De collectie bestond op 31 december 2023 uit: ➢ 642 archieven en collecties, met in totaal 363.686 beschreven inventarisnummers en 81.941 scans (2022: 636 | 360.973 | 61.413) ➢ een beeldbank met 59.301 gedigitaliseerde afbeeldingen, voornamelijk foto’s (2022: 58.078). ➢ 526.929 gedigitaliseerde krantenpagina’s (2022: 414.253). ➢ 73.178 bouwdossiers (2022: 69.523). ➢ 10.895 publicaties in de bibliotheek (2022: 11.117. Het verschil komt voort uit een verbeterde registratie van de bibliotheek, niet door het afstoten van boeken).
Begin 2022 constateerden we dat de inrichting van het collectiebeheersysteem niet optimaal was en daardoor belemmerend was in de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, het digitaal aanvragen van stukken, het optimaal uitvoeren van beheerprocessen. Na het in 2022 grondig analyseren van de inrichting van het collectiebeheersysteem en de wijze waarop het collectiebeheersysteem binnen het RAZU werd gebruikt zijn we in 2023 gestart met de verbeteringen: ➢
➢ ➢ ➢ ➢
➢
Iedere medewerker heeft de basistraining collectiebeheersysteem gevolgd, meerdere medewerkers hebben de verdiepende training beheer gevolgd. Hierdoor is bij iedere medewerker voldoende en relevante kennis en wordt op vergelijkbare wijze gewerkt. Autorisaties, rollen en rechten zijn opnieuw gedefinieerd en ingericht. Er zijn verschillende rapportages ingericht. Er is een proces ingericht voor het aanmelden en afhandelen van issues en voor het publiceren van toegangen, metadata en scans. Er is gestart met het verbeteren van de inrichting van het systeem (toegangen, blokken, fysiek beheer) en het verbeteren van koppelingen tussen beschrijvingen, fysieke stukken en scans; Het proces voor het koppelen van digitale bestanden is verbeterd en de interne bestandsopslag is ingericht.
9
Na afronding van de depotherinrichting is in kaart gebracht wat de exacte omvang van de fysieke collectie is. In de archiefbewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu 5.052 strekkende meter aan archieven. Dit is meer dan voorheen bekend was. De reden is drieledig: ▪ er is in 2023 materiaal vanuit gemeenten opgenomen; ▪ archieven zijn beter geplaatst waardoor ze iets meer ruimte in nemen; ▪ er is nu veel nauwkeuriger gemeten, waardoor er veel beter bekend is wat de omvang van de verschillende archieven is.
Herinrichting depots Begin 2022 constateerden we dat zowel ons depot als ons collectiebeheersysteem niet optimaal ingericht waren. In 2023 voerden we daarom een grote herinrichting van ons depot door. Deze begon in 2022 met het maken van een nieuw depotplan, waarin de uitgangspunten voor de nieuwe depotindeling werden vastgelegd: ➢ De dienstverlening efficiënter maken; veel geraadpleegde archieven dichtbij de studiezaal. ➢ De depotruimte efficiënter gebruiken; de beschikbare ruimte in de bestaande setting optimaal opvullen. ➢ Preventieve conservering optimaliseren; stukken op een correcte wijze verpakken en plaatsen, zodat ze niet beschadigd of kwijt raken.
In 2019 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende jaren nog te verwachten is vanuit de zes deelnemende gemeenten. Geschat wordt dat de papieren collectie van het RAZU tot 7 kilometer zal groeien. De totaal beschikbare capaciteit in de eigen depots en de gehuurde depotruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede is ca. 7 strekkende kilometer planklengte. In 2024 wordt de gemeenten gevraagd een nieuwe opgave te doen van de fysieke archieven die zij de komende jaren verwachten over te brengen. Dan kan gekeken worden of de nog beschikbare ruimte voldoende is.
De uitgangspunten vormden de basis voor een depotplan waarin uitgewerkt was welk archief in welk depot, in welke kast en op welke plank zou komen te staan. Volgens berekeningen zou er uiteindelijk 1636 meter archief verplaatst worden. Ter voorbereiding hiervan is: ➢ Al het niet of slecht verpakte materiaal verpakt in passende dozen; ➢ Een nieuwe kast voor grootformaten geplaatst in het W-depot; ➢ Iedere plank voorzien van een sticker met een individueel nummer. Deze nummering is nodig om de plaatsregistratie uit te voeren; ➢ De voorraad verpakkingsmateriaal verwijderd uit de depots; ➢ De module ‘plaatsregistratie’ in het collectiebeheersysteem ingericht. Ook op digitaal vlak zijn werkzaamheden uitgevoerd. Om de plaatsregistratie van stukken mogelijk te maken zijn meerdere stappen ondernomen.
De grote depotherinrichting heeft als positief bijeffect dat nu ook inzichtelijk is wat de bestaande werkvoorraad is: ➢ Er is een overzicht van in het depot gevonden, nog niet toegankelijk materiaal opgesteld (losse stukken, niet verwerkte aanvullingen op archieven, een aantal particuliere archieven). Van deze 180 ‘vondsten’ is ook per item uitgewerkt welke actie er moet volgen. ➢ De plaatsing en registratie van de fysieke kranten en de inrichting van de gedigitaliseerde kranten in het collectiebeheersysteem is nog niet ideaal. ➢ De fysieke berging van de bibliotheek in het depot is nog niet ideaal, waardoor het nog niet mogelijk is de exacte locatie van ieder boek te vermelden in het collectiebeheersysteem. ➢ Er moeten nog verschillende verbeteringen (o.a. datakwaliteit, koppelingen) worden doorgevoerd worden in het collectiebeheersysteem.
Het project verliep, dankzij de voorbereidingen door het RAZU en de inzet van een verhuisbedrijf voor de fysieke verplaatsing van stukken, volledig conform planning. Van 6 tot en met 16 november waren de verhuizers bezig met het verplaatsen van het materiaal. Hierna zijn de medewerkers van het RAZU tot en met 29 november bezig geweest om al het materiaal van een plaatsregistratie te voorzien en de omvang van alle archieven op te meten. Gedurende november was de studiezaal gesloten voor bezoekers.
10
Inkijkje: herinrichting depots Van 6 tot en met 16 november waren de verhuizers bezig met het verplaatsen van het materiaal. Hierna zijn de medewerkers van het RAZU tot en met 29 november bezig geweest om al het materiaal van een plaatsregistratie te voorzien. Foto: Winfried Leeman, 2023
Dienstverlening op locatie
Dienstverlening aan burgers en overheden in 2023
In de studiezaal kunnen onderzoekers vijf dagen per week terecht voor onderzoek in de originele stukken. Te weten maandag t/m donderdag van 9:00 -16:30 uur en op vrijdag van 9:00 – 13:00 uur, in totaal dus 34 uur per week. Mail en telefoon wordt 40 uur per week beantwoord.
De collectie van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinformatie. Deze openbaarheid van overheidsinformatie is een democratisch recht.
De studiezaal van het RAZU was in 2023 in totaal 37 dagen gesloten, voornamelijk vanwege depotwerkzaamheden in januari en de grote depotherinrichting in november, maar ook omdat de beschikbare formatie voor dienstverlening net te krap is om het hele jaar door volledige fysieke dienstverlening te kunnen bieden.
Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten, door het aanbieden van een fysieke onderzoeksomgeving in Wijk bij Duurstede en door dienstverlening via website, mail en telefoon.
Ondanks de bovengenoemde sluiting van de studiezaal was het totaal aantal bezoeken dit jaar opnieuw erg hoog: ➢ 703 mensen kwamen onderzoek doen, waarvan 539 unieke bezoekers. ➢ 6.179 fysieke stukken werden door hen opgevraagd en geraadpleegd. ➢ dit jaar was woensdag de favoriete dag om onderzoek te doen. ➢ vrijdag trekt opnieuw het minste aantal bezoekers. De sluiting van de studiezaal op vrijdagmiddag lijkt dit te versterken.
Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds actievere digitale dienstverlening via de website.
↓Categorie | Periode →
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Bezoeken
58
71
86
54
58
67
Aantal unieke bezoekers
47
52
58
37
44
53
Aanvragen
775
743
685
506
372
Gem. aanvragen per bezoek
13,4
10,5
8,0
9,4
Gem. aantal bezoeken
0,8
1,4
1,5
Aantal bezoekers op maandag
13
12
Aantal bezoekers op dinsdag
7
Aantal bezoekers op woensdag
13
Aantal bezoekers op donderdag Aantal bezoekers op vrijdag
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
60
74
44
65
17
49
215
179
44
54
41
48
17
44
157
134
590
664
661
241
454
92
396
2203
6,4
8,8
11,1
8,9
5,5
7,0
5,4
8,1
1,5
1,3
1,3
1,4
1,4
1,1
1,4
1,0
10
13
15
11
17
12
7
20
17
15
11
13
20
11
15
8
15
26
9
16
17
15
18
16
8
20
8
11
13
13
9
19
15
13
3
6
4
12
Q1
Q2
Q3
Q4
Totaal
178
131
703
139
109
539
1468
1.566
942
6.179
10,6
8,2
8,5
6,8
8,5
1,1
1,2
1,3
1,3
1,2
1,2
1
11
35
39
36
32
142
13
2
5
39
44
34
20
137
7
6
3
13
54
42
40
22
158
18
14
15
3
15
44
32
45
33
154
11
8
11
8
5
43
22
23
24
112
Dienstverlening op locatie blijft hoog In meerjarig perspectief is zichtbaar dat het onderzoek in de studiezaal nog steeds een zeer gewenste vorm van dienstverlening is. Deze cijfers laten, net als vorig jaar, een duidelijk toename van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen zien. Dit zijn bezoekers die in bijna alle gevallen slechts één keer naar het RAZU komen om de bouwdossiers van een specifiek pand in te zien.
Dienstverlening op afstand
Ook in het aantal opgevraagde stukken is een stijgende lijn te zien. Dat betekent dat de kleine groep vaste bezoekers in 2023 veel onderzoek heeft gedaan en daarbij veel stukken heeft geraadpleegd.
Dienstverlening op afstand groeit nog altijd. Onderstaande tabel plaatst het aantal beantwoorde vragen in meerjarig perspectief (periode 2019-2023). De tabel laat zien dat het aantal vragen dat per mail of telefoon wordt afgehandeld opnieuw gestegen is.
Bezoeken Unieke bezoekers Totaal aantal geraadpleegde stukken Gemiddeld aantal aangevraagde stukken per bezoek
2019 844 359 -
2020 550 400 3.287 -
2021 655 494 3.596 5,5
2022 785 591 4.664 6,0
Net als voorgaande jaren steeg het aantal vragen per mail en telefoon. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere vragen, waarbij de beantwoording maximaal 15 minuten duurt en vragen waar langer onderzoek voor nodig is: ➢ In totaal zijn 3.185 reguliere vragen (15 minuten) beantwoord. ➢ In totaal zijn er 21 uitgebreide onderzoeken verricht.
2023* 703 539 6.179 8,5
reguliere vragen uitgebreide vragen
2019 1.000 19
2020 2.106 20
2021 2.585 31
2022 3.100 26
2023 3.185 21
Dienstverlening aan ambtenaren Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun functie, regelmatig stukken op. Op aanvraag leent het RAZU overgebrachte stukken uit aan ambtenaren. In 2023 werden in totaal 341 dossiers uitgeleend. De gemeente die het meest gebruik heeft gemaakt van de overgebrachte archieven is de gemeente Houten, met 153 raadplegingen.
* studiezaal 37 dagen gesloten, onder andere vanwege herinrichting depots. De tien meest geraadpleegde analoge archieven en collecties in 2023, samen goed voor 44% van alle raadplegingen, waren: 1. 353 –Topografisch-historische atlas Houten, Schalkwijk en Tull en ’t Waal (14%) 2. 066 – Stadsgerecht Rhenen (8,2%) 3. 064 – Dorpsgerechten (6%) 4. 151 – Topografisch-historische atlas Driebergen-Rijsenburg (3,8%) 5. 286 – Gemeentebestuur Houten (3,1%) 6. 240 – Topografisch-historische atlas Wijk bij Duurstede (2,5%) 7. 063 – Notariële archieven (1,6%) 8. 084 – Topografisch-historische atlas Bunnik, Odijk en Werkhoven (1,5%) 9. 157 – Topografisch-historische atlas Rhenen (1,5%) 10. 220 – Gemeentebestuur Bunnik (1,5%)
Gemeente Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vijfheerenlanden Wijk bij Duurstede Totaal
13
Aantal uitgeleende dossiers 20 153 3 107 17 41 341
Publieksbereik in 2023
➢
Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke functie vervult. In die functie zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in onze collectie, maar die wel geïnteresseerd zijn of kunnen raken in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroep bereiken we voornamelijk via activiteiten van onze cultuurhistorische partners, zoals regionale historische verenigingen en regionale musea.
In dit innovatieve samenwerkingsproject hebben we jonge onderzoekers en recent afgestudeerde kunstenaars gevraagd de collecties in te duiken en op zoek te gaan naar stukken die voor hen een Eureka-moment creëren. Hiermee bereikten we een nieuwe, jonge groep onderzoekers, brachten we de collectie van het RAZU onder de aandacht van een breder publiek en maakten we minder bekende aspecten van het regionale verleden zichtbaar.
Daarnaast organiseert het RAZU in beperkte mate eigen publieksgerichte activiteiten en communiceert via de website, social media en een nieuwsbrief. Sinds 2022 heeft het RAZU ook een Geschiedenislokaal. Dit biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online op een eenvoudige manier een selectie van bronnen van het RAZU te raadplegen die direct bij hun lesstof aansluiten. Zo kan de landelijke lesstof tot leven komen in lokale bronnen.
De resultaten waren in de maand oktober te zien in Het Waterliniemuseum, Kasteel Amerongen en het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.
Resultaten 2022 Publieksgerichte activiteiten In de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis verzorgen we in beperkte mate cultuurhistorische activiteiten voor een breed publiek. Daarvoor werkt het RAZU samen met lokale erfgoedpartners zoals musea en historische verenigingen en de Vriendenstichting. ➢
Eureka! Samenwerkingsproject Maand van de geschiedenis (oktober) Het RAZU, Stichting Faam, het Waterliniemuseum en Kasteel Amerongen sloegen in 2023 de handen ineen om gezamenlijk het thema ‘Eureka’ van De maand van de Geschiedenis 2023 onder de aandacht te brengen.
Bruikleen Tentoonstelling Rhenen als pelgrimsstad Voor de tentoonstelling ‘Rhenen, Cunera’s pelgrimsstad’ heeft het RAZU twee bijzondere documenten aan Museum Rhenen in bruikleen gegeven. Allereerst de aflaatbrief uit 1451 van kardinaal Nicolaas van Cusa voor pelgrims die naar de Cunerakerk trokken. Naast deze aflaatbrief was ook de oprichtingsakte van het St. Cunera – en heilige Sacramentsgilde uitgeleend. De expositie trok veel bezoekers. Beide stukken zijn natuurlijk ook raadpleegbaar via de website van het RAZU. 14
➢
Project ‘Speuren naar sporen van koloniaal verleden in de bronnen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.’
Geschiedenislokaal In 2023 publiceerde het RAZU in het Geschiedenislokaal bronnen bij twee nieuwe thema’s:
Op 1 juli 2023 ging landelijk het Herdenkingsjaar Slavernijverleden van start. In lijn met dit herdenkingsjaar is het RAZU een project gestart waarin de vraag centraal staat ‘beheert het RAZU bronnen die onderzoek naar koloniaal en/of slavernijverleden mogelijk maken? Er is immers veel onderzoek verricht naar het koloniaal – en slavernijverleden in de grote steden, maar onderzoek in de regio heeft nog wat minder aandacht gekregen. Met dit project wil het RAZU onderzoek naar het lokale aspect stimuleren. Dat past bij de opdracht die het RAZU heeft om de lokale en regionale geschiedbeoefening te stimuleren. Voor dit project heeft het RAZU een aantal vrijwilligers gevraagd in de collectie van het RAZU te speuren naar sporen van koloniaal verleden. De vondsten blijken divers en bieden allerlei aanknopingspunten voor verder onderzoek. Over het project en de eerste vondsten hebben de projectleiders en vrijwilligers in 2023 verschillende korte presentaties gehouden. De resultaten van dit speurwerk zullen vanaf juni 2024 beschikbaar komen in de vorm van een bronnengids en een mini-expositie. ➢
'Levend erfgoed’ tijdens Open Monumentendag in Wijk bij Duurstede Tijdens de Open Monumentendag 2023 organiseerde het RAZU een publieksactiviteit in de kerk van Wijk bij Duurstede. Bezoekers waren welkom om op een ansichtkaart hun eigen boodschap in 17e eeuw schrift te schrijven. Deze kaart ging mee naar huis als herinnering of kon opgestuurd worden om iemand anders mee te verrassen. Het thema ‘Levend Erfgoed’ werd hiermee verbonden aan de oude handschriften in ons archief. Deze oude documenten met eigentijdse handschriften zijn fysieke stukken die je in verbinding brengen met vervlogen tijden, van de middeleeuwse stadsrechten tot persoonlijke brieven uit de 20e eeuw.
15
➢
Sinds mei 2023 kunnen scholieren en docenten bronnen raadplegen over het verzet tijdens de Tweede Wereldoorlog in Zuid-Utrecht. In de regio zijn verschillende mensen in verzet gekomen tegen de bezetter. Dat werd gedaan door het verspreiden van illegale kranten, het vervalsen van persoonsbewijzen of het onderbrengen van Joodse kinderen bij onderduikadressen.
➢
Het tweede thema is Muziek. Muziek maken is immers van alle tijden en het RAZU beschikt over een brede variëteit aan bronnen die dit onderwerp belichten. Van afbeeldingen van muziekgezelschappen tot liedbundels, vermeldingen van dronken muzikanten of een verbod op het organiseren van danspartijen in de lokale kroegen. Het thema geeft scholieren een beeld van de (veranderende of niet veranderende) cultuur in de regio.
Cursussen
Website, social media, nieuwsbrief
Om onderzoekers op weg te helpen met hun eigen onderzoek organiseert het RAZU sinds 2022 regelmatig een cursus. Tijdens 4 tot 6 bijeenkomsten verdiepen de cursisten zich in een bepaald type onderzoek en de daarvoor beschikbare bronnen. In 2023 werden de volgende cursussen aangeboden:
Het RAZU publiceert op onregelmatige basis informatie over de collectie en de organisatie via de website, via berichten op de Facebook pagina en LinkedIn, via RAZU-nieuwsbrieven en via korte berichten in het tijdschrift ‘Tussen Rijn en Lek’. Doel is de, soms wat onzichtbare, bronnen beter zichtbaar te maken en de lokale historie tot leven te wekken.
➢
➢
➢
Familiegeschiedenis: de cursisten starten in deze cursus met het uitzoeken van hun eigen familiegeschiedenis. Belangrijke bronnen daarvoor zijn doop-, trouw en begraafboeken, burgerlijke stand, bevolkingsregisters. Daarnaast beheert het RAZU nog veel andere bronnen, die een breder beeld van mensen schetsen. Verschillende daarvan komen aan de orde in de cursus. Huizenonderzoek: onderzoekers die meer willen weten over de geschiedenis van hun eigen huis of na het uitzoeken van de familiestamboom meer willen weten over de huizen waarin voorouders woonden kunnen terecht bij de cursus huizenonderzoek. In deze cursus, die in 2023 voor het eerst gegeven werd, staan bronnen als het kadaster en notariële protocollen centraal, maar ook afbeeldingen, bouwdossiers en historische kaarten. Lezen van oude handschriften: om de teksten in oudere archieven goed te kunnen ontcijferen biedt het RAZU sinds 2022 deze cursus aan. Meer begrip van het verschil in handschriften, het gebruik van afkortingen en de middelnederlandse taal zorgt ervoor dat onderzoekers de teksten in de oudere archieven beter kunnen ontcijferen. Iedere cursus eindigt met een schriftelijke evaluatie, hieronder een aantal opmerkingen van deelnemers: ▪ Deelnemer Oud schrift: ‘Heel erg leuk en leerzaam! Enige verbeterpunt is de leesbaarheid van de kopieën, dat maakt ’t nog net wat moeilijker dan ’t qua schrift al is.
Bedankt voor de organisatie!’ ▪ Deelnemer Familiegeschiedenis: ‘Prima cursus. Ik ging er elke vrijdag met veel plezier naar toe. De cursusleider deed het prima (enthousiast + deskundig)!’ ▪ Deelnemer Huizenonderzoek: ‘Prettige cursus. Met veel plezier deelgenomen!’
16
➢
In 2023 publiceerde het RAZU 27 berichten op de website.
➢
De bezoekersaantallen op de website daalden naar 13.136 (-7,7% t.o.v. 2022). Ook het aantal paginaweergaven daalde naar 297.846 (-7,9% t.o.v. 2022). Er was een piek op 22 oktober met 458 bezoekers. Ondanks deze daling blijft de website een belangrijke schakel in de dienstverlening op afstand.
➢
In 2023 zijn 3 digitale nieuwsbrieven verstuurd met gemiddeld rond 910 ontvangers.
➢
Het RAZU communiceert in beperkte mate via social media. In 2023 werden 20 berichten geplaatst op de Facebook pagina. Daar heeft het RAZU 182 volgers. In 2023 werden 8 berichten geplaatst op LinkedIn, het RAZU heeft hier 302 volgers.
Inkijkje: thema muziek in het Geschiedenislokaal
17
Het Geschiedenislokaal biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online op een eenvoudige manier een selectie van bronnen van het RAZU te raadplegen die direct bij hun lesstof aansluiten. Naast 29 bronnen over Muziek zijn bronnen te raadplegen over de Tweede Wereldoorlog en het Rampjaar 1672.
Financiering en treasury
Paragrafen
In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.
Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen (3.5), Verbonden partijen (3.6) en Grondbeleid (3.7).
In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in artikel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.
Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie.
Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overstijgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist. Over het saldo schatkistbankieren ontvangt het RAZU rente. Eind 2023 bedroeg het rekeningsaldo € 689.390.
Het RAZU heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt. De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.
Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting.
Het in de begroting van 2023 genoemde risico dat bij ziekte of vertrek van een medewerker de taakuitvoering in gedrang zou komen werd in 2023 bewaarheid. Door uitval van een medewerker konden de werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden in het kader van de Prestatieovereenkomst slechts een gedeelte van het jaar worden uitgevoerd.
Overheaddienstverlening In de loop van de jaren heeft het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Te weten: ➢ HR overeenkomst met de gemeente Houten, omdat het personeel daar in 2012 in dienst kwam. Deze overeenkomst is in 2023 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst Huisvesting RAZU; Receptie, post en -facilitaire zaken met de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze is in 2021 geactualiseerd. ➢ ICT overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2022 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst voor de financiële administratie en het opstellen van de P&C documenten (Kadernota, Begroting, Begrotingswijziging en Jaarstukken).
Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur jaarlijks gevuld uit het positieve resultaat van de jaarrekening.
18
➢ ➢
Overeenkomst met Functionaris Gegevensbescherming. Overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie.
van het RAZU niet ideaal is en dat een magazijn ontbreekt. Over een andere positionering van de studiezaal blijft het RAZU in overleg met de gemeente Wijk bij Duurstede. Het magazijnprobleem is opgelost door vanaf 2022 een externe opslag te huren.
Waar nodig wordt aanvullende expertise ingehuurd, specifiek juridische expertise op het gebied van informatierecht, privacy en auteursrecht. In 2023 is specifieke juridische expertise ingehuurd voor de herziening van de gemeenschappelijke regeling.
Personeel en vrijwilligers De formatie van het RAZU was in 2023 10,5 FTE. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt. De leeftijd van de personeelsleden varieert tussen de 29 en de 65 jaar.
Financieel beheer Vanaf 2023 is het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarstukken wordt opgenomen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden afwijkingen boven een door het bestuur gestelde grens opgenomen. Voor 2023 is die grens vastgesteld op €36.763 (3% van totale lasten incl. toevoegingen aan de reserves).
De vastgestelde en vastgelegde formatie was als volgt verdeeld:
Ter voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording is het RAZU gestart met het opstellen van het Intern Controleplan. De uitvoering hiervan heeft vertraging opgelopen, onder andere omdat voorrang gegeven is aan de herziening van de Gemeenschappelijke Regeling vanwege de wijziging Wgr. Het ICP zal in 2024 worden afgerond en vastgesteld. Voor de rechtmatigheidsverklaring 2023 is wel een eenvoudige toets uitgevoerd in lijn met de richtlijnen voor het ICP.
Directeur-archivaris
1 FTte
Informatiemanager
0,5 Fte
Huisvesting Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een nieuwe archiefbewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.
Toezicht & advies
2,5 Fte
Beheer & Behoud
4,6 FTE
Dienstverlening
1,4 FTE
Publieksbereik
0,5 FTE
In 2023 waren 25 vrijwilligers betrokken bij de werkzaamheden van het RAZU. De vrijwilligers werkten samen netto 3.311 uur aan de verschillende vrijwilligersprojecten, dat is een gezamenlijke inzet van 413 werkdagen (bijna 2 Fte). Daarmee droegen vrijwilligers ook in 2023 in belangrijke mate bij aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reis- en/of onkostenvergoeding en een kerstpakket. Het jaarlijkse vrijwilligersuitje ging dit jaar naar het Glasmuseum en de glasblazerij in Leerdam.
Vanaf 1 oktober 2023 is extra kantoorruimte gehuurd vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2022 is geconstateerd dat de ligging van de studiezaal 19
Jaarrekening 2023
Informatiemanagement In 2023 kwam de functioneel beheerder in dienst. Deze, voor het RAZU nieuwe, functionaris is er op gericht om de systemen en applicaties van het RAZU in te richten en gebruikers te ondersteunen. Gezien de centrale positie van het collectiebeheersysteem in de organisatie heeft de applicatiebeheerder zich in 2023 primair gericht op het verbeteren van de inrichting en het ondersteunen van de organisatie in het verbeteren van de datakwaliteit in deze applicatie.
Uitgangspunten samenstellen jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV). In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen.
Daarnaast is afscheid genomen van de vaste computers die sinds 2016 in gebruik waren. Alle medewerkers zijn overgestapt op laptops en alle werkplekken zijn voorzien van dockingstations. Hiermee is volledig flexibel werken op kantoor mogelijk. Voor bezoekers en vrijwilligers zijn nieuwe vaste computers gekocht die reeds op Windows 11 draaien.
Normenkader Het Normenkader 2023 is vastgesteld op 5 april 2023. Vorderingen De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelichting bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd.
Een nieuwe meting van de FG in het najaar van 2023 toont aan dat het RAZU het beleid en de uitvoering van de aanbevelingen uit het privacyprogramma voortvarend heeft geborgd. Er blijven aandachtspunten, waarvan het sturen op goede afspraken met verwerkers het belangrijkste is voor 2024.
Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschaffingskosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur.
Als klant van de ICT afdeling van de gemeente Houten wordt het RAZU sinds medio 2023 meegenomen in de gevolgen van de gedeeltelijke uitbesteding van ICT. Het RAZU wordt hierbij gehoord als stakeholder en neemt maandelijks deel aan een informatiebeveiligingssessie waarin bedreigingen en aanvallen worden besproken.
Overlopende activa Onder de overlopende activa worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde.
Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Verbonden partijen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Reserves Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de onttrekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelichting op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.
Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
20
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplichting die te zijner tijd een schuld kan worden.
Personeelslasten Doordat in 2023 niet alle medewerkers in definitieve formatieschaal en hoogste periodiek zaten, er openstaande vacatureruimte was en door ontvangen loonsubsidies voor medewerkers waren de salariskosten in 2023 lager dan begroot. Om die reden is voorgesteld een deel van de gemeentelijke bijdrage voor 2023 terug te storen aan de deelnemende gemeenten (zie ook het eind van deze paragraaf). Vooruitlopend op de instemming van het bestuur is dit voorstel al verwerkt in de bijdragen van de gemeenten.
Vaste schulden, met een rente typische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. Netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd korter dan een jaar Onder de netto vlottende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde.
Gezien de krappe arbeidsmarkt en de voor de werkzaamheden benodigde specifieke kennis en ervaring bleek het in 2023 lastig nog een extra tijdelijke medewerkers voor de geplande beheer-werkzaamheden uit te voeren. Dat maakt dat er minder ‘incidentele personeelskosten’ zijn gemaakt dan oorspronkelijk geraamd.
Overlopende passiva Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorschotten van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen.
Medewerkers van het RAZU hebben in 2023 verschillende cursussen en trainingen gevolgd. De kosten daarvan waren over het algemeen laag. Een aantal geplande cursussen is, vanwege het grote project herinrichting depot, uitgesteld naar 2024. Hierdoor komt de post overige salariskosten lager uit dan begroot.
Overige activa en passiva De waardering van de overige activa en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelichting bij de desbetreffende post vermeld.
Materiaalkosten c.a. Door goed op de uitgaven te letten en alleen noodzakelijke uitgaven te doen zijn de posten materiaalkosten, organisatiekosten en digitaliseringskosten binnen gepland budget gebleven. Omdat het e-depot nog in de inrichtingsfase zit, zijn in 2023 nog niet alle structurele kosten gemaakt die horen bij een volledig ingericht e-depot.
Grondslagen resultaatbepaling De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
Servicekosten archief In het jaar 2023 zijn de afrekeningen 2022 en 2023 van de servicekosten ontvangen. Het blijkt dat de eerder betaalde voorschotten aan de hoge kant geweest zijn. Als gevolg hiervan is ruim € 10.000 terugontvangen. Het voorstel is om dit aan de deelnemende gemeenten terug te betalen door middel van een lagere gemeentelijke bijdrage. Vooruitlopend op de instemming van het bestuur is dit voorstel als verwerkt in de verantwoorde bijdrage van de gemeenten.
Programmarekening Het exploitatieresultaat van de jaarrekening 2023 is per saldo positief. Er zijn enkele verschillen tussen het verwachte exploitatieresultaat van de (gewijzigde) begroting 2023 en het werkelijke exploitatieresultaat van de jaarrekening 2023. De verschillen groter € 1.500 worden hieronder toegelicht. 21
Afschrijving materiele vaste activa Vanuit eerdere jaren stond een bedrag van €30.000 gereserveerd voor de aanschaf van nieuw meubilair. Dit meubilair is in 2023 aangeschaft en geleverd. Vanaf 2023 wordt dit meubilair afgeschreven. De levering was 3 maanden later dan oorspronkelijk geraamd, nl. in oktober in plaats van in juli, daardoor waren de afschrijvingen in 2023 lager.
Incidentele e-depotkosten Het was in 2023 niet nodig incidentele extra expertise in te huren voor de inrichting van het e-depot. De geplande onttrekking van €30.927 uit de reserve e-depot was daardoor in 2023 niet nodig. Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Conform de prestatieovereenkomst wordt jaarlijks een onttrekking van € 53.200 vanuit het Vijfheerenlandenbudget begroot. In 2023 zijn minder uren gewerkt voor Vijfheerenlanden dan de planning in de prestatieovereenkomst, waardoor de onttrekking voor 2023 lager is. Over de uitgevoerde werkzaamheden wordt jaarlijks verslag gedaan aan het college van Vijfheerenlanden.