Rapport doelmatigheidsonderzoek kapitaalgoederen Wijdemeren 20210205 def

22

•

Uit de evaluatie van het bomenbeleid is naar voren gekomen dat het huidige budget niet toereikend is. - Volgens de onderzoekers moeten kosten en ambities beter met elkaar in verband worden gebracht. - Daarnaast is de verwachte piek in de vervanging van de bomen een knelpunt. - Deze en ook andere punten worden verwerkt in het nieuwe bomenbeleid.

3.6.2 Financiële toets Groen en bomen a. Vergelijking begroting – werkelijkheid 2017 – 2019 In het volgende overzicht betreft een vergelijking van de werkelijke kosten versus hetgeen begroot is voor de jaren 2017 t/m 2019. Begroting versus werkelijkheid 2017 - 2019 - Materiële kosten

B 2017

W 2017

B 2018

W 2018

B 2019

W 2019

786.000

863.000

795.000

890.000

860.000

1.098.000

- Kapitaallasten

56.000

39.000

53.000

38.000

70.000

46.000

421.000 1.263.000

491.000 1.393.000

365.000 1.213.000

428.000 1.356.000

344.000 1.274.000

364.000 1.508.000

- Toegerekende kosten Totaal lasten Totaal baten Saldo voor bestemming

-7.000 1.263.000

1.386.000

-11.000 1.213.000

1.345.000

-41.000 1.274.000

1.468.000

tabel 3.6b

Constateringen financiële toets: • De werkelijke kosten blijken hoger te zijn dan hetgeen de begroting weergeeft. De hogere lasten zijn toe te rekenen aan plagen, ziektes en door kappen en herplanten. De gemeente kent een herplantplicht van 75%. Deze plicht drukt zwaar op het rendement. Op te merken is dat de herplant van bomen is te zien als een investering waardoor er ruimte in de exploitatie ontstaat. Hier staat tegenover dat mogelijk bomen worden gekapt die nog niet zijn afgeschreven en een boekverlies moet worden genomen. • De kapitaallasten blijven achter bij hetgeen is begroot. Hierin wordt een achterstand getoond in het doorvoeren van vervangingsinvesteringen. • Groenvoorziening en bomen zijn samen in 1 product opgenomen, terwijl de verantwoordelijkheid van beide deelproducten is gescheiden. Wenselijk is om zowel van de groenvoorziening als van bomen een apart product te maken met ieder een eigen beheerplan. • De gemeente kent in het kader van sociale cohesie een Appelboom initiatief. Hierbij hebben burgers inspraak in de invulling van de groenvoorziening. De burgers dienen vervolgens wel zorg te dragen voor het onderhoud van het groen. Het initiatief is als zodanig per saldo niet te zien als een kostenbesparing. Hoewel het de kosten van onderhoud verlaagt, staan daar ook hogere investeringen tegenover vanwege vorming hogere beeldkwaliteit.

Verder is op te merken dat omvang ten opzichte van totale areaal erg beperkt is. b. Ontwikkeling werkelijk 2019, begroting 2020 t/m 2024 In het volgende overzicht betreft een weergave van de werkelijke kosten voor het jaar 2019 en de beschikbare budgetten voor de jaren 2020 t/m 2024. Het beschikbare budget van 2020 is inclusief begrotingswijzigingen per moment van opstelling programmabegroting 2021 – 2024. 23

Ontwikkeling werkelijk 2019, begroting 2020 t/m 2024 - Aanleg en onderhoud - Overig Materiële kosten

W 2019

B 2020

B 2021

B 2022

B 2023

B 2024

1.035.000 63.000 1.098.000

803.000 131.000 934.000

765.000 76.000 841.000

753.000 79.000 832.000

765.000 77.000 842.000

765.000 90.000 855.000

Kapitaallasten

46.000

65.000

64.000

64.000

60.000

58.000

Toegerekende kosten

364.000

370.000

330.000

330.000

330.000

330.000

Totaal lasten

1.508.000

1.369.000

1.235.000

1.225.000

1.232.000

1.243.000

Totaal baten

-41.000 1.369.000

1.235.000

1.225.000

1.232.000

1.243.000

Saldo voor bestemming

1.468.000

tabel 3.6c

Constateringen financiële toets: • Omvang kapitaallasten lijkt aan beperkte kant in verhouding tot de kosten van aanleg en onderhoud. Nadere beoordeling van de kosten van aanleg en onderhoud toont dat hierin ook investeringen van bomen en groen in zijn begrepen. Het juist verwerken van de uitgaven als investering geeft ruimte in de financiële exploitatie. • Het jaar 2019 kent in werkelijkheid een hogere kostenpost dan hetgeen begroot is voor de toekomende jaren. Als reeds hiervoor is gesteld, wordt de hogere kostenpost vooral veroorzaakt door plagen, ziektes en door kappen en herplanten. • Evaluatierapport van bomen beleidsplan geeft aan dat bij de huidige ambitie het beschikbare budget te beperkt is. Vanaf 2021 is een budget aan onderhoudskosten opgenomen van EUR 270.000. Het rapport geeft een gewenst budget aan van EUR 343.000. Daarnaast meldt het rapport aan benodigde vervangingsinvesteringen een bedrag van EUR 205.000 per jaar. In het investeringsplan van 2021-2024 zijn de vervangingsinvesteringen van bomen niet opgenomen. • Voor wat betreft kapitaalgoed groenvoorzieningen niet zijnde bomen, is er geen beheerplan of rapportage die richting geeft aan het onderhoud. c. Ontwikkeling reserve groeninrichting 2017 t/m 2024. In het volgende overzicht wordt het verloop weergegeven van de reserves groeninrichting.

De reserve is bedoeld om bij het vervangen van riool en wegen de benodigde renovatie van het aanwezig groen te kunnen dekken. Reserve groeninrichting 2017

Begin boekjaar

Toevoeging

Vermindering

75.000

Vermindering afschr

Vermindering IP

Eind boekjaar 75.000

2018

75.000

75.000

2019

150.000

100.000

150.000

2020

237.986

2021

188.000

2022

188.000

100.000

2023

245.500

100.000

345.500

2024

345.500

100.000

445.500

12.014

237.986

49.986

188.000 188.000

42.500

245.500

tabel 3.6d

3.6.3 Oordeel Verkenning Groen en Bomen Ligt verdieping op dit onderwerp voor de hand? Nee. De knelpunten zijn voor bomen in beeld en er wordt gewerkt aan uitwerking van passend beleid. Er is geen sprake van achterstanden in de zin van achterstallig onderhoud waarbij onveilige situaties zijn ontstaan, 24

wel worden meerkosten voor bomen voorzien. Ten aanzien van groen zal een beheerplan worden opgesteld. Met de actualisatie c.q. opstelling van beheerplannen dient eveneens de vertaling plaats te vinden naar de begroting. Ook voor het onderdeel bomen is een adequate doorrekening en een juiste financiële doorvertaling naar de begroting van belang.

3.7 Openbare verlichting De gemeente Wijdemeren heeft een areaal van ca 4.500 lichtmasten in beheer en onderhoud. 3.7.1 ABC toets OVL Op basis van de beschikbare informatie is de volgende ABC toets uitgevoerd:

A

Actualiteit

B

Betrouwbaarheid

C

Compleetheid

Dagelijks onderhoud

Groot onderhoud

Vervanging

Achterstallig onderhoud

Het plan loopt tot 2020 en is aan een update toe. Op basis van ervaringscijfers.

Niet apart in beeld gebracht.

Het plan loopt tot 2020 en is aan een update toe. In detail uitgewerkt.

Onderbouwing is compleet.

Idem

Het plan loopt tot 2020 en is aan een update toe. Onduidelijk is waar achterstand vandaan komt. Onduidelijk is waar achterstand vandaan komt.

Idem

Onderbouwing is compleet.

tabel 3.7a

Constateringen ABC toets: • Het beleidsplan OVL loopt tot 2020 en is aan een update toe. • Het vervangingsplan is nauwkeurig en tot in detail uitgewerkt. • In het beleidsplan OVL is niet duidelijk wat de achtergrond is van de achterstanden en of deze inmiddels is ingelopen of dat dit nog aan de orde is. 3.7.2 Financiële toets OVL a. Vergelijking begroting – werkelijkheid 2017 – 2019 In het volgende overzicht betreft een vergelijking van de werkelijke kosten versus hetgeen begroot is voor de jaren 2017 t/m 2019. Begroting versus werkelijkheid 2017 - 2019 - Materiële kosten - Kapitaallasten

B 2017

W 2017

B 2018

W 2018

B 2019

W 2019

150.000 149.000

155.000 110.000

130.000 121.000

185.000 109.000

130.000 116.000

134.000 111.000

- Toegerekende kosten

59.000

52.000

62.000

79.000

69.000

70.000

Totaal lasten

358.000

317.000

313.000

373.000

316.000

315.000

Saldo voor bestemming

358.000

317.000

313.000

373.000

316.000

315.000

tabel 3.7b

25

Constateringen financiële toets: • Ten aanzien van de kapitaallasten blijven de werkelijke lasten achter bij hetgeen is begroot. Reden is de achterstand in investeringen. b. Ontwikkeling werkelijk 2019, begroting 2020 t/m 2024 In het volgende overzicht betreft een weergave van de werkelijke kosten voor het jaar 2019 en de beschikbare budgetten voor de jaren 2020 t/m 2024. Ontwikkeling werkelijk 2019, begroting 2020 t/m 2024 - Aanleg en onderhoud

W 2019

B 2020

B 2021

B 2022

B 2023

B 2024

39.000

50.000

65.000

65.000

65.000

65.000

- Overig

96.000

80.000

80.000

80.000

80.000

80.000

Materiële kosten

134.000

130.000

145.000

145.000

145.000

145.000

Kapitaallasten

111.000

126.000

133.000

129.000

124.000

122.000

Toegerekende kosten

70.000

87.000

79.000

79.000

79.000

79.000

Totaal lasten

315.000

343.000

357.000

353.000

348.000

346.000

Saldo voor bestemming

315.000

343.000

357.000

353.000

348.000

346.000

tabel 3.7c

Constateringen financiële toets: • Geen specifieke bijzonderheden. Begrote kosten voor toekomst zijn licht verhoogd. c. Toelichting investeringen Investeringen in OVL. In beleidsplan OVL 2015 – 2020 is als gekozen strategie 3 aangegeven dat voor de jaren 2014 t/m 2017 jaarlijks EUR 446.000 zal worden geïnvesteerd in masten en armaturen. Totaalbedrag EUR 1.784.000. Met deze investeringsronde zou er geen achterstallig onderhoud meer aanwezig zijn. In werkelijkheid is EUR 1.468.000 geïnvesteerd. EUR 316.000 minder dan was beoogd. Vanaf 2018 t/m 2030 is beoogd EUR 194.000 per jaar te investeren. In de activastaat is aangegeven dat EUR 432.000 nog dient te worden geïnvesteerd voor de jaren 2018 t/m 2020 om aan de doelstelling van EUR 194.000 te voldoen. Met de uitvoering van de investeringen voor de periode 2014 t/m 2030 dient eveneens de doelstelling van halvering energieverbruik te zijn gerealiseerd. In het investeringsplan 2021-2024 zijn naast investeringen die voldoen aan de doelstelling van EUR 194.000 per jaar ook investeringen in OVL als zijnde onderdeel van samengestelde (her-)investeringen. Totaalbedrag van die investeringen als zijnde onderdeel van (her)investeringen: EUR 827.000. Constateringen financiële toets: • De investeringsbedragen van 2014 t/m 2017 geven aan dat EUR 316.000 minder is geïnvesteerd.

Intern wordt aangegeven dat dit als zodanig geen effect heeft op achterstallig onderhoud. Vanwege veel personeelswisselingen is IP nog niet uitgevoerd. • Voor de periode 2018 t/m 2020 is in de activastaat EUR 432.000 opgenomen als nog te investeren. • Investeringsplan 2021-2024 geeft naast de doelstelling van EUR 194.000 per jaar ook nog aanvullende investeringen als zijnde onderdeel van samengestelde (her-)investeringen. 3.7.3 Oordeel verkenning OVL: Ligt verdieping op dit onderwerp voor de hand? Vooralsnog is dit niet nodig. Wel is actualisatie van het huidige beleids- en beheerplan nodig. Bij het opstellen van een nieuw 26

beleidsplan wordt geadviseerd nader in te zoomen op de vraag hoe en wanneer de achterstand in investeringen zal zijn ingelopen.

3.8 Begraafplaatsen Voor het kapitaalgoed begraafplaatsen is een kaderstellend visiedocument van 2015 aanwezig. Dit document is door de raad voor kennisgeving aangenomen. Daarnaast is in 2015 een notitie Investeringsvoorstellen Uitvaartverzorging opgesteld, waarin een vertaling is opgenomen naar tarieven van graven met een zekere kostendekkendheid. De raad heeft daarin een keus gemaakt. Voor het overige zijn geen documenten ten aanzien van het beheer van dit kapitaalgoed aanwezig. Belangrijk is om vast te stellen dat het beheer en onderhoud voor zover de scope van dit onderzoek reikt daarmee ook niet planmatig wordt uitgevoerd. Een aandachtspunt is dan met name dat groot onderhoud en de vervangingen in het groen (bomen) en wegen/paden op de begraafplaatsen niet worden vergeten. Op dit moment worden deze kosten niet toegerekend aan het product lijkbezorging. Naar alle waarschijnlijkheid is daarmee ook de kostendekkendheid van de tarieven een aandachtspunt. Een methodiek kan ook zijn om in plaats van het werken met een beheerplan het dagelijks (verzorgings)onderhoud te beleggen bij de buitendienst, hetgeen thans het geval is, en wanneer er grote ingrepen c.q. investeringen op de begraafplaatsen aan de orde zijn deze via aparte investeringsvoorstellen aan de raad voor te leggen.

Het nadeel van deze methode is echter dat de raad hier dan mee verrast wordt en de financiële middelen dan mogelijk niet toereikend zijn om de gewenste maatregelen uit te voeren.

3.9 Benchmark met andere gemeenten Het uitvoeren van een benchmark met andere gemeenten is lastig. Een financiële vergelijking qua budgetten is moeilijk te maken. Wel hebben we de uitkomsten van de verkenning bij Wijdemeren geprojecteerd op uitkomsten van vergelijkbare onderzoeken bij andere gemeenten. De uitkomsten van deze vergelijking zijn als volgt:  Het juist toepassen en eenduidig hanteren van de juiste definities van investeringen, groot onderhoud en klein onderhoud: uit andere onderzoeken blijkt ook dat de interpretatie van definities door technische beheerders en de financiële mensen verschillend is. Hierdoor ontstaat vaak “ruis” in de aansluiting tussen de technische beheerplannen en de verwerking in de financiële administratie. Dit komt mede door de wijziging van het BBV in 2017 waarbij de nieuwe definities vaak niet goed worden toegepast in technische beheerplannen. Hierdoor vindt er vaak achteraf reparatie plaats door financiën wat “ruis” oplevert tussen de technische beheerders en de financieel adviseurs. 27

  

Het leggen van een duidelijk aansluiting tussen de beheerplannen en de begroting is een aandachtspunt waar Wijdemeren zeker niet uniek in is. Dit zien we ook terug bij andere gemeenten. Positief punt is wel dat gemeente Wijdemeren in de afgelopen jaren volop inspectierapporten / beheerplannen heeft opgesteld en inzicht heeft gecreëerd in haar arealen. Daarin is Wijdemeren op de goede weg en ligt de basis er. Een financiële vergelijking qua budgetten tussen gemeenten is erg lastig omdat dit afhankelijk is van veel factoren. Op basis van open data een benchmark uitvoeren op cijfers heeft weinig toegevoegde waarde en geeft ook te weinig informatie in relatie tot de tijdsinvestering in deze benchmark. Uit eerdere benchmarks blijkt dat er weinig duiding komt vanuit de vergelijking van de cijfers.

Conclusie van de vergelijking is dat Wijdemeren de basis heeft staan, maar stappen moet zetten in het toepassen van de juiste definities en de aansluiting met de begroting. In vergelijking met andere gemeenten loopt zij hierin wat achter.

3.10 Deelconclusie Verkenning In onderstaande tabel zijn de conclusies vanuit de ABC toets en de financiële toets samengevat. Hiermee is in één oogopslag een overzicht en weging van alle onderzochte kapitaalgoederen zichtbaar.

Wegen Riolering Beschoeiingen Watersystemen Bruggen Groen en bomen Openbare verlichting Begraafplaatsen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Overall (verdieping)

Financiën

Achterstalligheid

Compleetheid

Betrouwbaarheid

Actualiteit

Kapitaalgoed

Slecht (ja) Matig (ja) Goed (ja) n.v.t. Goed Matig Matig n.v.t. tabel 3.10

In hoofdstuk 4 zal naar wens van de gemeente een nadere verdieping op de beoordeling van het beheer van de kapitaalgoederen “wegen”, “riolering” en “beschoeiing” plaatsvinden.

28

4. Verdieping In dit hoofdstuk wordt een nadere verdieping gegeven op de beoordeling van het beheer van “wegen”, “riolering” en “beschoeiingen”. Dit hoofdstuk geeft antwoord op: Onderzoeksvraag 2: met betrekking tot de kapitaalgoederen “wegen”, “beschoeiingen” en “riolering”:, wordt er inhoudelijk en procesmatig cf. plan uitvoering aan gegeven en wat is de (achter)stand van zaken financieel en uitvoeringstechnisch. Onderzoeksvraag 3A: indien sprake is van achterstanden, hoe zijn deze ontstaan, hoe zijn deze en hoe zijn de achterstanden in te lopen.

4.1 Wegen 4.1.1 Planning en uitvoering Actualiteit beheerplan (verdiepende toets) Op dit beschikt de gemeente niet over een (door college of raad) vastgesteld actueel beheeren onderhoudsplan. Wel is er in 2020 een Beheerplan wegen opgesteld door advies- en ingenieursbureau Sweco voor de periode 2020 - 2024. Aan dit beheerplan ligt een actuele weginspectie ten grondslag die is uitgevoerd in 2020 en vervolgens ook verwerkt in het wegbeheerprogramma Obsurv. Op basis van deze gegevens is een zogenaamde CROW basisplanning opgesteld en is aanvullend ook een maatregeltoets uitgevoerd (in augustus 2020); om te beoordelen in hoeverre de door het systeem voorgestelde maatregelen ook daadwerkelijk van toepassing zijn en in welke ‘zwaarte’. Opvallend is dat na uitvoering van de maatregeltoets er meer middelen benodigd zijn voor het wegonderhoud. In principe zijn er dus actuele beheergegevens beschikbaar over de kwaliteit van het areaal, de benodigde maatregelen en daaraan verbonden kosten. Wat nog ontbreekt is de verwerking van deze gegevens in een uitvoeringsplanning/het investeringsprogramma en vervolgens ook de gemeentebegroting. Planmatig werken: wordt er inhoudelijk en procesmatig cf. plan uitvoering aan gegeven) en wat is de (achter)stand van zaken financieel en uitvoeringstechnisch. Op dit moment wordt er inhoudelijk en procesmatig niet conform het nieuwe beheerplan gewerkt.

Het actuele beheerplan is namelijk nog niet vastgesteld en financieel verwerkt, dat kan dus ook niet. Maar ook op basis van het lange termijn kapitaalbehoefte 2017 - 2020 blijven de bestedingen achter bij de planning en begroting (zie ook paragraaf 3.1.2 onderdeel c). Deze achterstand heeft met name betrekking asfaltwerkzaamheden en dan specifiek op de grote(re) projecten: groot onderhoud en investeringen. Vastgesteld is dat er geen sprake is van onveilige situaties of kapitaalvernietiging. Achterstanden: hoe zijn deze ontstaan en hoe zijn deze in te lopen Na interview met de betrokken wegbeheerder blijken aan de achterstanden de volgende oorzaken aan ten grondslag te liggen: • De achterstand volgt uit de weginspectie; de wegen voldoet niet aan de technische norm waardoor onderhoud nodig is. 29

• • •

•

•

Bij een financiële uitwerking blijken de benodigde financiële middelen niet beschikbaar gesteld te zijn en/of te worden door de gemeenteraad. Dat leidt tot een planningsissue; vanwege krappe financiële middelen moet er gekozen worden: welke weg moet dan eerst en welke kan eventueel nog wel wachten. Wanneer een keuze gemaakt is het lastig om tot uitvoering te komen door: - Werk met werk maken (integraal werken); afstemming met andere domeinen werkt soms vertragend. - Verkeersbeleid is niet actueel, waardoor niet helder is welke aanvullende verkeersmaatregelen genomen moeten worden bij wegreconstructie. Opgemerkt dient te worden dat op dit moment een verkeersplan in ontwikkeling is. - Het seizoen voor de uitvoering van grote asfaltwerkzaamheden is relatief beperkt. Dit kan namelijk niet uitgevoerd worden in het toeristenseizoen en ook niet in de winterperiode als de temperaturen te laag zijn. Het voor- of najaar is dan ideaal, maar als die periode gemist wordt loopt de vertraging snel op. - Het ambtelijk-bestuurlijke samenspel wordt als lastig ervaren waardoor het veel tijd kost om voorstellen geaccordeerd te krijgen. Opgemerkt dient te worden dat de aanwezige capaciteit van areaalbeheer als krap wordt ervaren. Naast areaalbeheer vervult de areaalbeheerder van wegen een deel van zijn dienstverband met andersoortige werkzaamheden.

In aanvulling op ervaren financiële krapte dient ook te worden opgemerkt dat afgelopen jaren de begrote kapitaallasten hoger waren dan de werkelijkheid als gevolg van het niet uitvoeren van de begrote investeringen. Zie tabel 3.1b.

De achterstanden zijn in te lopen door meer middelen beschikbaar te stellen en een groter volume aan werkzaamheden per jaar aan te besteden. Een aandachtspunt daarbij is om scherp op te letten dat de scope van de werkzaamheden beheersbaar blijft. Dus niet alles met alles combineren, maar echt gericht op het herstel van noodzakelijke asfaltwerk. Van belang is daarbij ook dat voldoende capaciteit aanwezig is voor areaalbeheer en projectleiding. Dit vraagt wel het nodige van de ambtelijke organisatie en de markt. De vraag is hoe realistisch en gewenst dit scenario is voor de gemeente ook gelet op de beschikbare gemeentefinanciën. Een ander scenario is om nog eens opnieuw te kijken naar de kaderstelling voor wegen en te onderzoeken of een ander ambitieniveau denkbaar is. Vragen die dan aan de orde moeten komen zijn: is het ambitieniveau nog op orde, kan er meer risico-gestuurd worden gewerkt, zijn er wegen die kunnen worden afgewaardeerd naar een andere functie en/of type wegverharding, etc. Daardoor kan er toegewerkt worden naar een Wijdemerens profiel dat ook voor de lange termijn een reëel beeld geeft. NB. Het is niet uitgesloten dat er ook in dit scenario eenmalig geïnvesteerd moet worden om het areaal op orde te brengen en/of een te grote achterstand in de planning weg te werken. Dit moet nader worden uitgewerkt.

In hoofdstuk 6 worden aanbevelingen gedaan om “in control” te komen en te blijven. 4.1.2 Stand van zaken financiën a. Verloop reserve rationeel wegbeheer 2017 t/m 2024. Als onderdeel van de verdieping wordt in het volgende overzicht het verloop weergegeven van de reserves rationeel wegbeheer. 30

Reserve rationeel wegbeheer 2017 2018

Begin boekjaar 4.913.000 5.578.000

Toevoeging

Vermindering

685.000 822.000

-10.000 -36.000

Vermindering afschr -10.000 -542.000

Vermindering IP

Eind boekjaar 5.578.000 5.823.000

2019

5.823.000

638.000

-10.000

-546.000

5.904.000

2020

5.904.000

623.000

-610.000

-578.000

5.339.000

2021

5.339.000

623.000

-10.000

-779.000

2022 2023

5.172.000 4.849.000

623.000 638.000

-10.000 -10.000

-865.000 -848.000

-71.000 -500.000

4.849.000 4.129.000

2024

4.129.000

638.000

-10.000

-830.000

-831.000

3.095.000

5.172.000

tabel 4.1a

Constateringen financiële toets: • Vanaf 2019 daalt de reserve en komt deze ultimo 2024 naar verwachting uit op EUR 3.095.000. Als de toevoeging van EUR 638.000 gelijk blijft dan zal rond ultimo 2027 de reservering geheel zijn benut en zal dekking plaats moeten vinden vanuit de Algemene reserve. Uit interviews is naar voren gekomen dat er geen specifiek beleid is ten aanzien van het instandhouden van de reserve. • Op te merken is dat de vermindering in 2020 ziet op het groot onderhoud van de OuLoosdrechtsedijk. Daarnaast is aan te geven dat de vermindering IP niet alleen ziet op rationeel wegbeheer maar dat daar ook andere kapitaalgoederen, niet zijnde riool, in zijn opgenomen. • In de nota reserves en voorzieningen 2017 is als doel opgemerkt voor de reserve rationeel wegbeheer: egalisatie van uitgaven groot onderhoud van verhardingen en kapitaallasten. In de praktijk blijkt niet dat de reserve stelselmatig wordt gebruikt voor egalisatie uitgaven groot onderhoud. b. Financiële omgang beheerplan Jaarlijks wordt een beheerplan opgesteld voor de komende 5 jaar. Het beheerplan wordt niet bestuurlijk vastgesteld. Het beheerplan komt tot stand naar aanleiding van uitgevoerde inspecties na de winter. Rekening houdend met maatregeltoets wordt het onderhoud van het eerste jaar vervolgens uitgevoerd.

De opgenomen onderhoudskosten in het beheerplan wordt niet betrokken in de begroting voor de komende 4 jaar, hoewel de informatie daartoe aanwezig is. In het beheerplan van 2020-2024 is eveneens een lange termijn budget opgenomen. Dit budget (voor de periode na 2024) wordt op een andere wijze berekend dan het budget voor de korte- en middellange termijn (2020-2024). Het in de lange termijn budget weergegeven jaarlijkse bedrag aan onderhoud is EUR 1.007K. Sweco geeft bij dit bedrag aan dat geen rekening is gehouden met rehabilitaties aan het einde van de levensduur maar met een maatregel van groot onderhoud. Reden is dat het vaak niet noodzakelijk is om de fundering te vervangen maar de overlagen of volledig herstraten voldoende is. Dit leidt tot lagere uitgaven. Verslaggeving technisch moet echter worden opgemerkt dat het overlagen aan het einde van de levensduur dan wel het volledig herstraten aangemerkt moet worden als een investering. Niet duidelijk is welk deel van het genoemde bedrag van EUR 1.007K ziet op uitgaven aan einde levensduur en welk deel niet. Oftewel welk deel aangemerkt moet worden als groot onderhoud en welk deel als investering.

31

4.1.3 Oordeel verdieping Wegen Technisch zijn de beheergegevens op orde en in beeld. Er zijn echter te weinig middelen en deels ook te weinig capaciteit beschikbaar om uit te voeren wat conform de CROWsystematiek benodigd is. Hierdoor is het lastig om de juiste maatregelen te programmeren en vervolgens ook de uitvoering op te starten. Hierdoor zijn er in de afgelopen jaren achterstanden in de uitvoering ontstaan. Deze achterstanden leiden niet direct tot onveiligheid of kapitaalvernietiging. Zowel financieel alsook organisatorisch wordt de situatie als problematisch ervaren. Anders gezegd het wegbeheer wordt ervaren als een “cirkel waarmee men putje in draait”. In brede zin is daarom revitalisering noodzakelijk. Te beginnen met een herijking van kaders (beleid en financiën) en werkwijze voor het wegbeheer met de raad. In de herijking van kaders dient ook zorggedragen te worden dat administratief op juiste wijze invulling wordt gegeven aan de begrippen van onderhoud (klein en groot) , investering en omgang reserve rationeel wegbeheer. Daarbij dienen die definities ook te worden gehanteerd in de beheerplannen. En tenslotte dient aansluiting aanwezig te zijn tussen de programmabegroting en de beheerplannen.

4.2 Riolering 4.2.1 Planning en uitvoering Actualiteit beheerplan (verdiepende toets) Het beheerplan inclusief het onderhouds- en investeringsprogramma is onderdeel van het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP). Het huidige GRP loopt tot 2021 en is nog actueel. Een actualisatie van het GRP voor de periode 2022 en verder wordt volgend jaar voorzien. Planmatig werken: wordt er inhoudelijk en procesmatig cf. plan uitvoering aan gegeven) en wat is de (achter)stand van zaken financieel en uitvoeringstechnisch. In de praktijk blijkt het wel lastig om de werkzaamheden conform het onderhouds- en investeringsprogramma uit GRP tot uitvoering te brengen. Hierdoor zijn achterstanden ontstaan, zowel uitvoeringstechnisch als ook financieel (zie stand van zaken financiën). Dit heeft erin geresulteerd dat vanaf 2021 een deel van de rioolheffing wordt teruggegeven aan de inwoners in de vorm van lagere tarieven (was EUR 270 per jaar, wordt EUR 235 per jaar). De achterstanden in de uitvoering van het groot onderhoud en het investeringsprogramma zijn vooral te duiden als een achterstand ten opzichte van de eigen planning/ambitie. Er is geen sprake van onveilige situaties of kapitaalvernietiging.

Achterstanden: hoe zijn deze ontstaan en hoe zijn deze in te lopen Na interview met de betrokken rioolbeheerder blijken aan de achterstanden de volgende oorzaken aan ten grondslag te liggen: • De achterstanden zijn met name ontstaan door personeelswisselingen en een krappe bezetting. • De programmering van beleid naar uitvoering en het uitvoeren van de benodigde vooronderzoeken om te komen tot een heldere projectopdracht voor de uitvoering bleek vaak een bottleneck te zijn. 32

•

Waar bij wegen een te brede scope weleens als knelpunt is ervaren, werd er bij riolering wel eens te smal gekeken; te weinig naar het grote geheel. Hierdoor zijn kansen in de uitvoering om werk met werk te maken gemist.

Het verbeterproces met betrekking tot riolering is in gang gezet. Aan het inlopen van de achterstanden wordt gewerkt door vanuit de achterstandsituatie maatregelprogramma’s en basisrioleringsplannen (BRP’s) te actualiseren en toegankelijk te maken. Hierdoor kan het proces om te komen tot heldere opdrachtomschrijvingen worden verbeterd. Daarbij blijft een goede bemensing in voldoende omvang en kwaliteit, zowel bij de beheerders als de projectleiders een aandachtspunt. Vanwege eigen inkomsten uit rioolheffing zijn er geen financiële problemen vanuit riolering te voorzien (zgn. gesloten systeem). In hoofdstuk 6 worden aanbevelingen gedaan om “in control” te komen en te blijven. 4.2.2 Stand van zaken Financiën a. Verloop voorziening GRP 2017 t/m 2024. In het volgende overzicht wordt het verloop weergegeven van de reserves rationeel wegbeheer. Voorziening GRP

Toevoeging

2017 2018

Begin boekjaar 3.603.000 4.662.000

Vrijval

Aanwending

Vermindering IP

1.070.000 347.000

10.000 10.000

Eind boekjaar 4.662.000 5.000.000

2019

5.000.000

1.013.000

10.000

6.002.000

2020

6.002.000

10.000

5.992.000

2021 2022

5.992.000 5.593.000

389.000 537.000

2023

5.013.000

2024

4.169.000

10.000 44.000

5.593.000 5.013.000

528.000

316.000

4.169.000

514.000

528.000

3.127.000

tabel 4.2a

Constateringen financiële toets: • Tot en met 2019 is sprake van een opbouw van de voorziening. Aanwending van de voorziening voor groot onderhoud heeft in die jaren eigenlijk niet plaatsgevonden. • Vanaf 2021 neemt de voorziening af vanwege door te voeren tariefsverlaging in 2021. • Daarnaast zijn ook de kapitaallasten van het investeringsplan van 2021-2024 in mindering gebracht op de voorziening. Voor de opstelling van het beheerplan GRP 2022 – 2025 is het gewenst dat er evenwicht komt in de ambities die zich vertaalt in onderhoud (dagelijks en groot onderhoud) en investeringen (kapitaallasten) versus tarifering en benutting voorziening GRP. De voorziening GRP dient daarbij bestending aan te sluiten op de uitvoering van groot onderhoud en investeringen (via de kapitaallasten). 4.2.3 Oordeel verdieping Riolering Voor het onderwerp riolering is een actueel GRP beschikbaar. De afgelopen jaren is een achterstand in de uitvoering ontstaan door een (te) krappe bezetting. Hierdoor is een overschot ontstaan in voorziening riolering, vanaf 2021 wordt daarom de rioolheffing naar beneden bijgesteld. Voor de toekomst worden geen financiële problemen verwacht. Wel is 33

het van belang dat het verbeterproces dat in gang is gezet wordt gecontinueerd. Aandachtspunten daarbij zijn: actualisatie maatregelprogramma’s en BRP’s, uitvoering van de juiste vooronderzoeken, opstellen van heldere projectomschrijvingen voor de projectleider en ook zorgen voor een stabiele rioolbeheerorganisatie passend bij de ambities vanuit het GRP.

4.2 Beschoeiingen 4.3.1 Planning en uitvoering Actualiteit beheerplan (verdiepende toets) In 2020 is een gedegen onderzoek uitgevoerd door ingenieursbureau Westenberg. In dit rapport wordt helder uiteengezet: wat de actuele staat is van alle gemeentelijke beschoeiingen, welk onderhoud en vervangingen benodigd is en welke kosten daaraan verbonden zijn. Dit plan moet nog financieel verwerkt worden in de gemeentebegroting en het investeringsplan. Planmatig werken: wordt er inhoudelijk en procesmatig cf. plan uitvoering aan gegeven) en wat is de (achter)stand van zaken financieel en uitvoeringstechnisch. De afgelopen jaren is er een achterstand ontstaan in de uitvoering. Er is geen sprake van onveilige situaties of kapitaalvernietiging. De achterstanden hoeven dus niet direct voorzien te worden. Achterstanden: hoe zijn deze ontstaan en hoe zijn deze in te lopen Na interview met de betrokken areaalbeheerder blijkt de oorzaak van de achterstand vooral te liggen in het feit dat dit kapitaalgoed ‘een stiefkindje’ is geweest en dat het aan structurele aandacht heeft ontbroken. Na dit ad-hoc beheer is nu een structurele – niet direct urgente - inhaalslag nodig. De afgelopen jaren is door middel van een inventarisatie en inspectie in kaart gebracht hoeveel beschoeiingen de gemeente in beheer en eigendom heeft en welke vervangingen nodig zijn.

De beoogde vervangingen kunnen uitgesmeerd worden over een periode van bijv. 4 jaar. In de begroting 2021 – 2024 zijn hiervoor de benodigde financiële middelen nagenoeg beschikbaar. Waarbij eerst die beschoeiingen worden aangepakt die vanuit veiligheidsoogpunt (bijv. langs een drukke route) de meeste prioriteit krijgen en zo verder. Daarbij kan ook nog onderzocht worden of op een aantal locaties beschoeiingen geheel verwijderd kunnen worden en omgevormd worden naar een natuurlijke oever om daarmee op termijn vervangingskosten te besparen. 4.3.2 Stand van zaken Financiën Nadere financiële verdieping ten opzichte van hetgeen in paragraaf 3.3 is weergegeven, is niet aan de orde.

34

4.3.3 Oordeel verdieping Voor het onderdeel beschoeiingen is een goede actualisatie van het beheerplan uitgevoerd. Deze kan worden vertaald naar een meerjaren uitvoeringsprogramma met daar aangekoppeld een investeringsvoorstel om de ontstane achterstanden over een periode van 4 jaar weg te werken. Wanneer dit voorstel wordt vastgesteld en verwerkt in de begroting hebben we vertrouwen in de beoogde aanpak.

35

5. Overall conclusie Vanuit de documentenstudie, verkenning per kapitaalgoed en nadere verdieping van de kapitaalgoederen “wegen”, “riolering” en “beschoeiing” is de volgende overall conclusie te geven. 1. Basis voor actuele beheerplannen is grotendeels aanwezig De gemeente Wijdemeren moet voor alle kapitaalgoederen beschikken over actuele beheerplannen. Met uitzondering van de kapitaalgoederen begraafplaatsen, watersystemen en groen zijn deze plannen aanwezig. Aan de actualisatie van de plannen wordt gewerkt, met uitzondering van begraafplaatsen en watersystemen. Het beheerplan voor groen wordt opgesteld. 2. Pad van ontwikkeling beheer kapitaalgoederen is ingeslagen Het pad van ontwikkeling is ingeslagen en dat stellen we ook vast uit onder meer: • Veel betrokkenheid van medewerkers. • Technische areaaldata is meer en meer op orde. • De accountant vraagt specifiek aandacht voor het financiële activaregister waarin alle wezenlijke activa zijn geregistreerd en actueel worden gehouden. Het laatste is een punt van aandacht. Door integraal werken is het mogelijk dat activa moet worden gedesinvesteerd. Deze desinvestering dient dan te worden verwerkt in het activaregister. Vanwege ontbreken van afdoende inzage in het activaregister kan verwerking van de desinvestering achterwege blijven. • Actualisatie van de beheerplannen wordt in de breedte technisch-inhoudelijk goed opgepakt.

• Sinds enige jaren is integraal werken doorgevoerd. Integraal werken draagt bij aan het doordacht uitvoeren van projecten waarbij rekening wordt gehouden met verschillende belangen. Integraal werken is echter ook een aandachtspunt, met name ten aanzien van de voortgang van projecten. • Deel van de aanbevelingen is inmiddels opgepakt. Dit betreft onder andere hantering van de juiste definitie van klein en groot onderhoud bij team Financiën en splitsing van kapitaalgoed van bomen en groen in afzonderlijke producten. 3. Te beperkte aansluiting areaalbeheer – financiën; BBV-definities niet helder toegepast De financiële vertaling van de beheerplannen naar de begroting is nu beperkt aanwezig. Ook blijkt de inhoudelijke betrokkenheid tussen areaal- en financieel beheer beperkt te zijn. Verder is aan te geven dat in de beheerplannen de definities van de BBV met betrekking tot (vervangings-)investering, groot en klein onderhoud en kapitaallasten niet duidelijk worden toegepast. Ook in de administratie wordt het onderscheid tussen klein en groot onderhoud niet helder doorgevoerd. Wil er sprake kunnen zijn van financiële aansluiting tussen de beheerplannen en de begroting dan moeten de genoemde definities eenduidig worden toegepast. Dit betreft een basisvoorwaarde. 4.

Geen achterstallig onderhoud dat direct voorzien moet worden; wel achterstanden Geen grote achterstanden aanwezig die direct voorzienbaar zijn. 36

•

•

•

Er is geen achterstallig onderhoud geconstateerd waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties. Het direct treffen van een voorziening is daarom niet aan de orde. Wel zijn er achterstanden in de uitvoering (werkplanning) die moeten worden opgepakt. Nadere duiding op de kapitaalgoederen die zijn betrokken in de verdiepte toets: a. Wegen: herijking kaders noodzakelijk, thans financieel en organisatorisch problematisch Basis beheerplan wegen 2020-2024 geeft aan dat sprake is van achterstand in onderhoud van EUR 641.000. De vergelijking tussen beheerplan en begroting over de periode 2020 – 2024 toont een financieel tekort van ongeveer EUR 1,2 miljoen. Herijking kaders is noodzakelijk uitgaande van realistische ambities. b. Riolering: verbeterstappen ingezet, nog wel technisch en organisatorisch kwetsbaar In 2020 is sprake van een overschot aan voorziening GRP van ongeveer EUR 2,4 miljoen. Dit overschot is te zien als het niet tot uitvoering kunnen brengen van groot onderhoud en investeringen (kapitaallasten). Feitelijk is sprake van een opgebouwde achterstand. c. Beschoeiingen: basis beheer gelegd, beoogde aanpak geeft vertrouwen Inspectie 2020 toont dat de komende 2 jaar voor ongeveer EUR 940.000 aan vervangingsinvestering dient te worden uitgevoerd. De beoogde vervangingsinvesteringen betreffen objecten die met prioriteit dienen te worden vervangen.

In zekere zin zijn deze investeringen te beschouwen als een achterstand in uitvoering van werken. Mogelijke risico’s of tekorten kunnen afhankelijk van de verdere uitwerking en financiële verwerking bij wegen nog aan de orde zijn. Hiervoor moet mogelijk rekening worden gehouden in de paragraaf Weerstandsvermogen in de gemeentebegroting. NB. Risico met betrekking tot bruggen is daar reeds opgenomen.

5. Doorontwikkeling beheer kapitaalgoederen noodzakelijk Doorontwikkeling van het beheer van domein kapitaalgoederen is noodzakelijk om te komen tot: • Een juiste en bestendige programmering en werkwijze van beheer kapitaalgoederen gebaseerd op een realistische en heldere ambitiebepaling. • Voortgang in de uitvoering van het werk. • Hernieuwd vertrouwen tussen bestuur en apparaat. • Een situatie die “in-control” is en blijft. In hoofdstuk 6 zal nader worden ingegaan op beheersmaatregelen die wij adviseren.

37

6. Advies beheersmaatregelen In dit hoofdstuk wordt ingegaan op onderzoeksvraag 3B: …wat is uw advies aan beheersmaatregelen (financieel, organisatorisch, uitvoeringstechnisch, etc.) om “in control” te komen én te blijven. De adviezen zijn onderverdeeld in “laaghangend fruit”, technischinhoudelijk, financieel, organisatie en bestuurlijk.

6.1 Laaghangend fruit Een drietal aanbevelingen om ‘in control’ te komen én te blijven bestempelen wij als “laaghangend fruit”, deze aanbevelingen zijn met weinig moeite direct in te voeren. Dit betreft: Aanbeveling 1: administratief financiële aanbevelingen doorvoeren 1. Opnemen tabel provincie in de programmabegroting (zie ook bijlage 3). Door de provincie Noord-Holland is in het kader van haar begrotingstoezicht een tabel verstrekt waarin de stand van zaken met betrekking tot beheer van kapitaalgoederen is weergegeven. Dit overzicht geeft de gemeente focus en is de provincie behulpzaam bij haar toezicht. 2. Herplanten bomen verwerken als investering in plaats van onderhoud. Momenteel wordt de herplant van bomen in de exploitatie opgenomen. Naar BBV-regels is activering op zijn plaats en geeft daarbij ruimte in de exploitatie. 3. Meer algemeen: het hanteren BBV-regels m.b.t. bepalen investering versus (groot) onderhoud. Als uitgaven levensduurverlengend zijn en/of kwaliteitsverhogend dan is activering op zijn plaats. 4. Toerekenen van Wegen & Groen aan kapitaalgoed begraafplaatsen en dit onderdeel laten zijn van de kostendekkendheid van begraafplaatsen.

Aanbeveling 2: zorg voor gelijke definities tussen beheer en financiën in de uitvoering Uit het doelmatigheidsonderzoek blijkt dat er in de praktijk verschillende definities worden gehanteerd bij beheer (techniek) en financiën voor termen zoals: klein onderhoud, groot onderhoud, noodzakelijke voorzieningen, kapitaallasten, toegerekende kosten, (vervangings)investeringen. Dit leidt ertoe dat maatregelen/voorstellen niet conform de nieuwe BBV voorschriften (dus onjuist) worden verwerkt in de gemeentebegroting. Dit kan eenvoudig opgelost worden door een overzicht (matrix) te maken met beheermaatregelen per kapitaalgoed en dan met kruisjes aan te geven wat de juiste wijze van financiële verwerking van de desbetreffende maatregel is cf. onderstaand stroomschema. Noodzakelijk is dat de hantering van de juiste BBV-definities als zodanig ook wordt doorgevoerd in de beheerplannen. Ook bij toekomstige actualisaties van beheerplannen verdient dit blijvend aandacht. In bijlage 6 zijn de BBV-definities opgenomen.

38

Aanbeveling 3: gebruik een uniform beheerplan sjabloon Op dit moment zijn de beheerplannen per kapitaalgoed heel verschillend. Soms zijn het interne documenten, vaak ook documenten die opgesteld worden door externen. De inhoud en toegepaste methodieken verschillen natuurlijk per kapitaalgoed, maar wat opvalt is dat ook de min of meer standaard onderdelen als ambities, kostendekking en risicoparagraaf in veel gevallen gemist worden. Het maakt de vergelijkbaarheid tussen kapitaalgoederen en ook de (financiële) verwerking een stuk eenvoudiger als er gebruik gemaakt wordt van een uniform sjabloon. Dat voorkomt ook dat de door externen gemaakte beheerplannen een zoekplaat vormen. In bijlage 5 is een voorbeeld sjabloon bijgevoegd dat in- en extern gebruikt kan worden om te komen tot goede beheerplannen.

6.2 Technisch-inhoudelijk Technisch-inhoudelijk doen wij de volgende aanbevelingen om ”in control” te komen én te blijven. Aanbeveling 4: Focus op sectoraal op orde, voorkom ‘doorgeslagen Integraal werken’. De neiging bestaat om alles integraal op te pakken, vanuit de gedachte dat we werk met werk moeten maken en we geen koppelkansen moeten laten liggen. In de basis klopt die gedachte, maar dit adagium kan verlammend werkend. Daarom bevelen we aan om eerst sectoraal (per kapitaalgoed) te zorgen dat de planningen op orde zijn. Pas als dat in beeld is kan afstemming gezocht worden op die (investerings-)projecten die mogelijke gecombineerd kunnen worden met andere kapitaalgoederen tot een integraal project. Voorkomen moet worden dat andersom gewerkt wordt, eerst integraal en pas dan per kapitaalgoed. Dat werkt achterstanden in de hand.

39

Aanbeveling 5: actualiseren beheerplannen incl. discussie over ambitieniveau Wij stellen voor om bij actualisatie van de beheerplannen steeds ook de discussie te voeren over het juiste ambitieniveau en daaraan gekoppeld de financiële consequenties. Daarbij stellen we voor om een min of meer standaard financiële verwerking te hanteren per type onderhoud (gekoppeld aan aanbeveling 2). In principe stellen we voor daarbij de volgende richtlijnen te hanteren: A. Dagelijks onderhoud wordt financieel verwerkt via exploitatie. De beheerder bepaald in principe zelf op basis van een inspectielijst, klachten en meldingen, etc. waar en hoe dit wordt uitgevoerd. B. Groot onderhoud wordt financieel verwerkt via voorzieningen (op orde brengen). De beheerder maakt hiertoe een beheerplan, waarin onderscheid gemaakt wordt tussen groot onderhoud (B) en vervangingen (C). Dit beheerplan wordt vastgesteld door het college. Het groot onderhoud wordt zoveel als mogelijk als enkelvoudig werk gezien en aanbesteed. C. Vervangingsinvesteringen via IP of overkoepelende beleidsnota kapitaalgoederen, zie ook aanbeveling 6 en aanbeveling 7. Deze komen voort uit de beheerplannen, dit zijn de grote vervangingsinvesteringen die door de areaalbeheerders worden aangemerkt als potentieel project om te combineren met andere kapitaalgoederen en thema’s.

Deze worden financieel verwerkt via het IP of een apart investeringskrediet, waarover de raad besluit. Deze werkwijze brengt wel met zich mee dat voor de onderbouwing van de voorziening groot onderhoud per kapitaalgoed een actueel beheerplan beschikbaar moet zijn. Maar dat mes snijdt aan twee kanten; het beheerplan is vanuit de techniek belangrijk om in control te blijven en het helpt financieel voor de juiste vertaling. In onderstaande figuur is deze manier van werken gevisualiseerd:

40

Aanbeveling 6: Juiste verwerking van bedragen uit beheerplannen in IP In de praktijk blijkt dat de bedragen vanuit de beheerplannen in veel gevallen niet juist worden verwerkt in het gemeentelijke investeringsprogramma. Daarom doen we de volgende aanbevelingen om te komen tot een beter en realistische investeringsprogramma. 1. Iedere beheerder zorgt voor een sectorale planning passend binnen het eigen budget. 2. Projecten in de planning worden opgedeeld in de fasen: verkenning, voorbereiding en uitvoering. 3. Maak in het investeringsprogramma onderscheid in harde (dichtbij), middel en zachte ramingen (verder weg). Naar mate we dichter bij de realisatie komen wordt de raming scherper en de foutmarge kleiner. 4. Maak een duidelijke demarcatie tussen beheer en projecten: wie raamt wanneer? Bijv. Beheer raamt zachte en middel, projecten doen harde ramingen. 5. Zoek bij het opstellen van ramingen aansluitingen bij de landelijke SSK methodiek. In onderstaande tabel zijn deze elementen uitgewerkt in een voorbeeld investeringsprogramma, geadviseerd wordt het gemeentelijk investeringsprogramma op deze wijze op te bouwen (met inachtneming van bovenstaande aanbevelingen). Prio

IP Project

Fase (verantwoordelijk)

Hardheid

Jaar 1 (begroting 2021)

Jaar 2

4

Project 4

Beheer (beheer)

Zacht

3

Project 3

Verkenning (beheer)

Zacht

(xk ) Opdrachtformulering

(xxk) Voorbereidingskrediet

2

Project 2

Voorbereiding (projecten)

Middel

Voorbereidingskrediet

Realisatiekrediet

1

Project 1

Realisatie (projecten)

Hard

Realisatiekrediet

Jaar 3

(xxxk) Realisa tiekredi et

Jaar 4

Budget

Normkosten (Beheer)

Normkosten (xxxk +/40%) Normkosten (+/- 30% )

(+/- 20%)

(+/- 10%)

Aanbeveling 7: Opstellen overkoepelende beleidsnota kapitaalgoederen (voor 4 jaar) en bestuurlijk vaststellen Overwogen kan worden om eens per bestuursperiode met de raad van gedachte te wisselen over de ambitie van de kapitaalgoederen, de financiële kaderstelling en eventuele risico’s die al of niet aan de orde kunnen zijn. Een overkoepelende beleidsnota kapitaalgoederen (ofwel beleidsplan kapitaalgoederen of IOR) kan hier (beleidsmatig) een goed instrument voor zijn.

41

6.3 Financieel Financieel doe wij de volgende aanbevelingen om “in control” te komen én te blijven. Aanbeveling 8: Financiële aansluiting tussen begroting, beheerplannen en jaarrekening Belangrijk is dat er een financiële aansluiting is tussen begroting (paragraaf kapitaalgoederen, investeringsplan) en de beheerplannen. Daarnaast ook dat deze aansluiting wordt gelegd tussen de jaarlijkse uitkomst van de beheeractiviteiten en de jaarrekening. Afwijkingen dienen daarbij te worden toegelicht inclusief weergave hoe achterstanden worden ingelopen. Worden relevante afwijkingen verklaard door andere inzichten dan dient bijstelling van beheerplan en begroting te worden overwogen. Basisvoorwaarde om de financiële aansluiting te kunnen leggen is hetgeen in aanbeveling 2 is weergegeven. Niet alleen gemeenschappelijk hanteren van de juiste BBV-definities maar ook het doorvoeren van die definities in de beheerplanen. Aanbeveling 9: Doorvoeren van onderhoudsvoorzieningen in plaats van reserves Momenteel kent van de onderzochte kapitaalgoederen alleen de GRP een voorziening. Voor de overige kapitaalgoederen worden deels bestemmingsreserves gehanteerd. Voorstel is om voor alle kapitaalgoederen een voorziening groot onderhoud te vormen en de huidige bestemmingsreserves ten gunste van de voorzieningen af te bouwen.

Het instellen van voorzieningen noodzaakt een bestendige omgang met de kosten van groot onderhoud. Uit de beheerplannen is de benodigde dotatie te herleiden en blijkt wanneer bestedingen zijn te verwachten. Het instellen van de voorzieningen kan alleen als zuivere definities worden gehanteerd voor groot onderhoud (aanbeveling 2), als financiële aansluiting er is en wordt bewaakt tussen begroting, jaarrekening versus beheerplannen (aanbeveling 8), als beheerplannen actueel zijn en worden gehouden inclusief de financiële consequenties (aanbeveling 6). Met het doorvoeren van voorzieningen wordt een ad hoc omgang met groot onderhoud voorkomen, geeft stabiliteit aan beheerplannen en zorgt voor aansluiting tussen areaal en financieel beheer. Aanbeveling 10: Overige financiële aanbevelingen De overige financiële aanbevelingen zijn meer aandachtspunten: • Toezien dat in beheerplannen en lange termijnplannen gelijke afschrijvingstermijnen en rentepercentages worden gehanteerd als in de financiële administratie. • Per beheerplan een afzonderlijk product openen in de financiële administratie (bijvoorbeeld instellen van apart product voor bomen en een apart product voor groen, mede omdat de verantwoordelijkheid gescheiden is). • Overwogen kan worden om voor de grotere projecten de module projectadministratie te gebruiken. Deze dient dan nog wel te worden geïmplementeerd.

• In de begroting wordt nu in de paragraaf kapitaalgoederen niet de kapitaallasten van het investeringsplan opgenomen. Voor een volledig zicht op de lasten van de kapitaallasten lijkt dat gewenst. • Zorg voor inzichtelijke activaregistratie door de activa in de financiële administratie te ontsluiten via bijvoorbeeld Cognos aan de areaalbeheerders. Ook om eventuele desinvesteringen te kunnen verwerken en zicht te hebben aanwezigheid activum. 42

•

Tijdige anticiperen op lasten van beheer kapitaalgoederen van nieuwe wijken in de beheerplannen. Bij de jaarlijkse begrotingscyclus de onderhoudsbudgetten actualiseren aan de hand van de uitbreiding van het areaal (bijvoorbeeld de parameter in de algemene uitkering). Normaliter vindt de eerste aanleg vaak plaats in de grondexploitatie en bestaat daardoor het risico dat toekomstige lasten van beheer kapitaalgoederen niet tijdig worden meegenomen in de beheerplannen en begroting.

6.4 Organisatie Organisatorisch doen wij de volgende aanbevelingen om “in control” te komen én te blijven. Aanbeveling 11: Betrokkenheid financieel beheer - areaalbeheer Momenteel is de betrokkenheid tussen financieel en areaalbeheer beperkt. Dit is onder andere toe te rekenen aan capaciteitsgebrek bij financieel beleid. Daarnaast lijkt het alsnog areaal beheer en financieel beleid twee afzonderlijke werelden zijn met ieder zijn eigen definities. Deze gedachte is niet juist. Financieel en areaalbeheer liggen in elkaars verlengde en zijn afhankelijk van elkaar in beheer maar ook in verstrekking van managementinformatie. Wenselijk is dat een control-functie wordt uitgevoerd op het beheer van kapitaalgoederen: bij opstellen van beheerplannen, aansluiting op begroting en jaarrekening. Financieel beleid dient erop toe te zien dat overeenkomstig BBV-regels de beheerplannen worden opgesteld en dat conform deze regels wordt geadministreerd. Tevens is financieel beleid de financiële vraagbaak voor areaalbeheer. Het belang van onderlinge betrokkenheid wordt vergroot bij het instellen van voorzieningen (aanbeveling 9). Aanbeveling 12: Helderheid rol areaalbeheerder en onderscheid met projectleiding De rol en verwachting van de areaalbeheerder dient naar onze mening nader te worden aangescherpt. De rol van areaalbeheerder wordt nu vooral opgevat als een technischinhoudelijke rol.

Terwijl dit meer gezien moet worden ‘als een spin in het web’ die anticipeert op ontwikkelingen en de techniek vertaald naar begrotingen, bestuurlijke verantwoordingsdocumenten en projectenopdrachten. In onze beleving is ten aanzien van de uitvoering van projecten de areaalbeheerder de opdrachtgever en de projectleider de opdrachtnemer. Het vooronderzoek en projectdefiniëring zijn activiteiten die door de areaalbeheerder worden uitgevoerd dan wel onder zijn verantwoordelijkheid. Het is daarna aan de projectleider om binnen de door de areaalbeheerder aangegeven kaders zorg te dragen voor de projectvoorbereiding en uitvoering. De verantwoordelijkheid voor de raming(en) in het IP verschuift naarmate het project concreter wordt (zie aanbeveling 6). Aanbeveling 13: In kaart brengen van capaciteitsbehoefte Wij stellen voor om de capaciteitsbehoefte van areaalbeheer en projectleiding in kaart te brengen op basis van een meerjarenopgave van de kapitaalgoederen. Vervolgens om de werkelijke bezetting daarop aan te sluiten. Van belang is dat voldoende menskracht in eigen huis aanwezig is en richt eventueel een flexibele schil voor expertise die niet in huis is als het gaat om specifieke technische kennis en kunde en/of om een piek in de uitvoering op te vangen. 43

6.5 Bestuurlijk Bestuurlijk doen wij de volgende aanbevelingen om “in control” te komen én te blijven. Aanbeveling 14: Blijvend aandacht voor invulling juiste rollen Momenteel is de ervaring dat de rollen niet altijd juist worden ingevuld. We zien vermenging in rollen tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Hieronder geven wij een advies voor de nadere duiding van de rolinvulling: • DT/organisatie: faciliteer het bestuur met goede voorstellen op hoofdlijnen. Verricht de werkzaamheden binnen de gestelde kaders. • College: focus op hoofdlijnen (vermijd details) en toezicht op uitvoering van beheer kapitaalgoederen (hou vaart in het uitvoeringsproces). Het is aan het college om de beheerplannen vast te stellen. • Raad: meer kaderstellend en toetsend of conform de kaders wordt gehandeld. De raad dient daartoe tijdig van informatie te worden voorzien. Aanbeveling 7, waarin het opstellen, bespreken en vaststellen door de raad van een overkoepelend beleidsplan kapitaalgoederen, zou een goede mogelijkheid zijn om de raad aan de voorkant te betrekken bij gedachtevorming rondom ambities van de kapitaalgoederen, de financiële kaderstelling hieromtrent en aanwezige risico’s. Het is aan de raad om de begroting en investeringsplan vast te stellen. • Bestuur (raad en college): heb realistische verwachting van de financiële spankracht van de gemeente en wat de organisatie kan leveren.

Stel zo nodig de ambities bij om te komen tot evenwicht.

44

6.6 Stappenplan implementatie aanbevelingen Met onderstaand stappenplan doen wij een voorstel voor de implementatie van de aanbevelingen inclusief een voorstel voor de planning en een raming van de investering in tijd en geld. Stap

Omschrijving

Planning

Wie?

Investering in tijd en geld

De basis op orde 1. Administratief financiële aanbevelingen doorvoeren (aanbeveling 1)

Q1-Q2 2021

Afdeling financiën

100 uur interne uren

2.

- Zorg voor gelijke definities tussen beheer en financiën in de uitvoering (aanbeveling 2) - Betrokkenheid financieel beheer – areaalbeheer (aanbeveling 11) - Helderheid rol areaalbeheerder en onderscheid met projectleiding (aanbeveling 12)

Q2 2021

Financiën en beheer

150 uur interne uren

3.

- Actualiseren beheerplannen (aanbeveling 5) - Gebruik een uniform beheerplan sjabloon (aanbeveling 3)

Q1-Q3 2021

Beheer (lead) en financiën (ondersteunend)

€ 15.000 per beheerplan (bij externe partij)

4.

- Discussie met de Raad over ambitieniveau en verwerking (aanbeveling 5) - In kaart brengen van capaciteitsbehoefte (aanbeveling 13) - Blijvend aandacht voor invulling juiste rollen (incl. discussie met de Raad) (aanbeveling 14)

Q4 2021

Beheer / College / Raad

150 uur interne uren

5.

- Juiste verwerking van bedragen uit beheerplannen in IP (aanbeveling 6) - Financiële aansluiting tussen begroting, beheerplannen en jaarrekening (aanbeveling 8) - Doorvoeren van onderhoudsvoorzieningen in plaats van reserves (aanbeveling 9) - Overige financiële aanbevelingen (aanbeveling 10)

Q4 2021

Financiën (lead) met Beheer (ondersteunend)

250 uur interne uren

2022

Beheer

€ 25.000 door externe partij.

Doorontwikkeling 5. Opstellen overkoepelende beleidsnota kapitaalgoederen (voor 4 jaar) en bestuurlijk vaststellen (aanbeveling 7) 6.

Aanpassen beheerplannen n.a.v. beleidsnota inclusief doorrekening

2022

Beheer

7.

Verwerken in begroting

2022

Financiën

45

BIJLAGE 1: Overzicht geïnterviewde personen Hier volgt een overzicht van geïnterviewde personen met vermelding van functie en gespreksdatum. Naam

Functie

Datum

N. Smit S. Riteco D. van der Kolk L. Groeneveld H. Kolkman H. Marsman W. Buitenhuis J. Klink L. Groeneveld J. Boermans M. Koopmans R. van Tricht

Senior accountant BDO Toezichthouder provincie Noord-Holland Toezichthouder provincie Noord-Holland Teammanager Projecten Areaalbeheerder Beschoeiingen, Bruggen Areaalbeheerder Wegen Areaalbeheerder Riolering Wethouder Financiën Teammanager Projecten Wethouder Ruimtelijke Ordening Teammanager Financiën, concerncontroller Financieel adviseur Fysiek Domein

1-10-2020 1-10-2020 1-10-2020 5-11-2020 5-11-2020 5-11-2020 5-11-2020 11-11-2020 11-11-2020 11-11-2020 11-11-2020 11-11-2020

46

BIJLAGE 2: Aangeleverde informatie Hier volgt een overzicht van ontvangen informatie als input voor uitvoering van het doelmatigheidsonderzoek. Financiën • Nota reserves en voorzieningen 2017 • Nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2010 • Financiële verordening 2019 • Jaarrekeningen 2017 t/m 2019 • Programma- en financiële begroting 2017 t/m 2021 Wegen • Kwaliteitscatalogus, bijlage 1 ambitiethema’s schoon en heel, 10-06-2010 • Rapport Relatie wegbeheerbudget versus wegenfonds, 12-07-2017 • Spreadsheet behorend bij bijlage 1d van rapport Relatie wegbeheerbudget versus wegenfonds • Raadsvoorstel Lange termijn kapitaalbehoefte wegbeheer 2018-2021, 21-09-2017 • Beheerplan wegen 2020-2024, 07-09-2020 • Maatregeltoets wegen 2020, 26-08-2020 • Toelichtende mail van teammanager Projecten, 22-07-2020 en 08-10-2020 Riolering • Gemeentelijke Rioleringsplan 2018-2021, 06-12-2017 • Spreadsheet GRP 2018-2021, actuele stand van zaken en verder • Raadsvoorstel GRP 2018-2021, 08-02-2018 • Bijlage 1 bij raadsvoorstel GRP, varianten rioolheffing 2019-2021, 08-02-2018 • Toelichtende mail van teammanager Projecten, 22-07-2020 Beschoeiing • Beheerplan Overige waterwerken 2016-2026, 02-07-2015 • Bijlagen 1 en 3 van beheerplan Overige waterwerken 2016-2026 • Raadsvoorstel Beheerplan overige waterwerken, 26-05-2015 • Rapportage (incl.

bijlagen) inventarisatie/inspectie ca 17 km beschoeiing/damwand 2020-2029, 09-04-2020 • Toelichtende mails van teammanager Projecten, 22-07-2020 Bruggen • Rapportage (incl. bijlagen) instandhoudingsinspectie en constructieve risicoscan 20202029, 14-4-2020 • Toelichtende mail van teammanager Projecten, 22-07-2020 Groen • Meting technische kwaliteit beplantingen 2015, maart 2016 • Integrale doorrekening beeldkwaliteit, september 2015 • Plattegrond fietsroutes gemeente Wijdemeren • Raadsvoorstel omvormen openbaar groen, 08-11-2016 • Beantwoording vragen commissie Ruimte en Economie over beeldkwaliteit openbare ruimte, 13-12-2016 • Toelichtende mail van teammanager Projecten, 22-07-2020

47

Bomen • Bomenbeleid 2011-2035, 18-05-2011 • Bomenbeleidsplan 2011-2035, toelichting en bijlagen, 24-04-2012 • Bijlagen bij bomenbeleidsplan 2012-2035 • Groene kaart Wijdemeren Noord, 21-03-2012 • Groene kaart Wijdemeren Zuid, 21-03-2012 • Raadsvoorstel Bomenbeleid 2012-2035, 14-08-2012 • Evaluatie bomenbeleid, 09-03-2020 • Raadsinformatie brief Evaluatie bomenbeleid, 11-06-2020 • Toelichtende mails van teammanager Projecten, 22-07-2020 Openbare verlichting • Beleidsplan Openbare verlichting 2015-2020 • Toelichtende mails van teammanager Projecten, 22-07-2020 Begraafplaatsen • Beleidskader begraafplaatsen, 04-04-2013 • Investeringsvoorstellen uitvaartverzorging, 15-07-2015 • Raadsbesluit kennisname kaderstellend visiedocument en investeringsvoorstellingen en besluit kostendekkendheid scenario 1a, 24-09-2015 • Tariefvergelijking als bijlage 3 van Raadsvoorstel Kaderstellend visiedocument • Toelichtende mails van teammanager Projecten, 08-10-2020

48

BIJLAGE 3: Tabel Onderhoud Kapitaalgoederen

Wegen (incl. kunstwerken en verlichting) Riolering

Water Groen (incl. sportfaciliteiten) Gebouwen (incl. onderwijs) * De genoemde categorieën zijn de kapitaalgoederen welke conform artikel 12 lid 1 van de Besluit begroting en verantwoording (BBV) minimaal dienen te worden opgenomen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. De gemeente kan naar haar eigen inzicht / wens een verdere onderverdeling maken naar meerdere categorieën. ** Indien de ramingen in de exploitatie conform plannen zijn en volledig en reëel zijn opgenomen in de begroting, is het voldoende om onder het algemene deel van de paragraaf dit in één zin te vermelden. Deze twee kolommen kunnen dan achterwege blijven. *** Wanneer sprake is van achterstallig onderhoud, dient dit in de paragraaf vermeld te worden (inclusief in hoeverre er toereikende voorzieningen / reserves aanwezig zijn om deze achterstand weg te werken). Als er geen achterstallig onderhoud is, kunnen de laatste twee kolommen ook achterwege blijven.

49

Zo ja, zijn er toereikende voorzieningen/reserves voor AOH?***

Is sprake van achterstallig onderhoud (AOH)?***

Ramingen volledig en reëel in begroting?**

Ramingen t.l.v. exploitatie / voorzieningen**

Financiële consequenties conform plannen

Beheers- en onderhoudsplannen / Looptijd plannen

Gewenst kwaliteitsniveau

Categorie*

Beleidskaders

Hieronder is de tabel onderhoud kapitaalgoederen weergegeven die door de provincie Noord-Holland is aangereikt ten behoeve van het toezicht. Op basis van de vulling van deze tabel worden uitspraken gedaan over het domein kapitaalgoederen.