Evenementenbeleid 2023-2026 versie 20220-12-06

Evenementenbeleid 2023-2026 Gemeente Wijdemeren

0

Inhoud 1

Inleiding .......................................................................................................................... 3 1.1

Algemeen ................................................................................................................ 3

1.1.1

2

3

Belangenafweging ............................................................................................ 3

1.2

Doel van het beleid.................................................................................................. 3

1.3

Totstandkoming van het beleid ................................................................................ 4

1.4

Evaluatie ................................................................................................................. 4

1.5

Leeswijzer ............................................................................................................... 4

Visie ............................................................................................................................... 5 2.1

Uitgangspunten ....................................................................................................... 5

2.2

Strategische beleidskaders ..................................................................................... 7

2.3

Visie ........................................................................................................................ 8

Reguleren en preciseren ................................................................................................ 9 3.1

Inleiding................................................................................................................... 9

3.2

Doelstellingen.......................................................................................................... 9

3.3

Definitie evenement en onderscheid in evenementen ............................................. 9

3.3.1

Definitie ............................................................................................................ 9

3.3.2

Categorieën evenementen ..............................................................................10

3.4

Bijzondere categorieën evenementen ....................................................................11

3.5

Locatiebeleid ..........................................................................................................12

3.5.1

Algemeen ........................................................................................................12

3.5.2

Locatieprofielen ...............................................................................................12

3.5.3

Cumulatie van evenementen ...........................................................................13

3.6

Begin- en eindtijden en geluid ................................................................................14

3.6.1

Begintijden ......................................................................................................14

3.6.2

Eindtijden ........................................................................................................14

3.6.3

Geluidsnormen ................................................................................................14

3.7

Gezondheid en milieu.............................................................................................15

3.7.1

Alcoholregulering ............................................................................................15

3.7.2

Volksgezondheid en milieuzorg .......................................................................16

3.8

Duurzaamheid ........................................................................................................16

3.9

Veiligheid ...............................................................................................................17

3.9.1

Verkeer ...........................................................................................................17

3.9.2

Beveiliging .......................................................................................................18

3.9.3

Aanspreekpunt ................................................................................................18

3.9.4

Calamiteitenplan/Draaiboek ............................................................................18

3.9.5

Deregulering: meerjarige vergunning ..............................................................18

3.10

Leges .....................................................................................................................19

3.11

Toezicht en handhaving .........................................................................................19 1

4

5

6

Faciliteren......................................................................................................................20 4.1

Rollen van de gemeente ........................................................................................21

4.2

Doelstelling ............................................................................................................21

4.3

Openbare ruimte en gemeentelijke eigendommen .................................................21

4.4

Informatievoorziening .............................................................................................21

4.5

Overige diensten ....................................................................................................22

4.6

Digitalisering van de aanvraag ...............................................................................22

Stimuleren .....................................................................................................................23 5.1

Inleiding..................................................................................................................23

5.2

Doelstelling ............................................................................................................23

5.3

Subsidies ...............................................................................................................23

5.4

Promotionele ondersteuning ...................................................................................23

Bijlage ...........................................................................................................................24 6.1

Bijlage 1: Locatieprofielen ......................................................................................24

6.2

Bijlage 2: Duurzaamheid bij evenementen .............................................................28

2

1 Inleiding 1.1 Algemeen Evenementen spelen binnen de gemeente Wijdemeren een belangrijke rol. Er is een actief verenigingsleven en mensen ontmoeten elkaar op markten, kermissen en feestweken. Veel evenementen worden georganiseerd door een grote groep enthousiaste vrijwilligers in één van de dorpskernen in Wijdemeren. Evenementen in de gemeente hebben veelal een lokale en soms regionale, en in een enkel geval landelijke aantrekkingskracht. Denk bij dit laatste aan de schaatsevenementen in de verschillende kernen van de gemeente of de jaarlijks terugkerende evenementen zoals Wonderfeel, het Zomerspektakel, de Loosdrechtse feestweek en het NK Palingroken. Met het gevarieerde aanbod van evenementen is de gemeente Wijdemeren een gemeente waar veel te doen is.

1.1.1 Belangenafweging De vele evenementen hebben ook een keerzijde. In de gemeente Wijdemeren worden evenementen georganiseerd, die door hun omvang, of door de risico’s die zij met zich meebrengen een grote invloed hebben op de omgeving. Deze evenementen vragen aandacht en capaciteit van de gemeente en de hulpverleningsdiensten. Evenementen met veel bezoekers zorgen voor verkeersdrukte, meer afval en hogere geluidsproductie. Hierdoor kan er op locaties waar evenementen plaatsvinden sprake zijn van (enige) overlast voor milieu en bewoners. Om een goede balans te vinden tussen de maatschappelijk positieve en aandachtsvragende effecten van evenementen in de gemeente moeten we het totaalaanbod aan evenementen op een juiste manier reguleren zijn in het evenementenbeleid. Dit betekent niet dat we de regeldruk voor organisatoren en andere belanghebbenden vergroten, wel dat er duidelijke en precieze regels en afspraken worden gemaakt. Het vigerende gemeentelijke evenementenbeleid was vastgesteld voor de periode 2019 tot en met 2022. Na een interne evaluatie alsmede gesprekken met organisatoren, externe advies partners, gemeenteraad en de Veiligheidsmonitor 2021 is gebleken dat het Evenementenbeleid 2019-2022 voldoet aan de wensen van alle betrokkenen. Het Evenementenbeleid 2023-2026 zal daarom niet wezenlijk verschillen, maar op enkele punten geüpdate worden.

Met de vaststelling van ‘Evenementenbeleid Wijdemeren 2023-2026’ wil de gemeente Wijdemeren voor de komende jaren een duidelijk perspectief creëren voor inwoners, organisatoren en de gemeente.

1.2 Doel van het beleid De gemeente Wijdemeren wil evenementen ondersteunen die een positieve bijdrage leveren aan het toeristische en recreatieve karakter van de gemeente, waarbij levendigheid, veiligheid en leefbaarheid in evenwicht zijn. Het doel van de nota luidt: “het scheppen van een samenhangend beleidskader voor het toetsen van vergunningaanvragen voor evenementen. Een kader dat enerzijds ruimte en mogelijkheden biedt voor de (verdere) ontwikkeling van evenementen in Wijdemeren, maar anderzijds ook de openbare orde en veiligheid waarborgt en de belangen van omwonenden en omgeving beschermt, zodat overlast wordt voorkomen of redelijkerwijs zoveel mogelijk wordt beperkt”. Daarbij is het oogmerk:  een positieve en uitnodigende houding t.a.v. initiatieven van organisatoren en ondernemers;  Doortonwikkelen van en duidelijkheid creëren over de manier waarop de gemeente evenementen faciliteert en organisatoren ondersteunt;  duidelijkheid creëren omtrent de regels en voorwaarden voor evenementen, zowel voor vergunningverlener, organisator als omwonenden (wat kunnen/mogen we van elkaar verwachten?);  het veilig en ordelijk laten verlopen van evenementen; 3



het beter beheersbaar maken van geluidshinder rond evenementen.

1.3 Totstandkoming van het beleid Het vorige beleid is vastgesteld voor de periode 2019 tot en met 2022. In 2022 heeft een evaluatie plaatsgevonden van dit beleid met organistoren, externe adviespartners (brandweer, GHOR/GGD, politie, omgevingsdienst), de gemeenteraad en de interne organisatie. Daarnaast is de Veiligheidsmonitor 2021 gebruikt voor input van bewoners in de gemeente. De belangrijkste conclusie die uit de evaluatie is gekomen is dat het Evenementenbeleid 2019-2022 voldoet aan de wensen en eisen van betrokken partijen en dat een wezenlijke wijziging niet nodig wordt geacht. Daarom is ervoor gekozen dit beleidsstuk te gebruiken als basis voor het Evenementenbeleid 20232026. Op basis van input van de hulpdiensten, organisatoren van evenementen en andere stakeholders is het evenementenbeleid verder verbeterd. Daarnaast is er een nadrukkelijke invulling gegeven aan actuele thema’s als duurzaamheid, digitalisering en het heffen van leges.

1.4 Evaluatie De input voor de evaluatie in 2022 is geleverd door:  Gesprekken met ketenpartners  Gesprekken met organisatoren van b evenementen (zie pagina 10-11) in de gemeente  Beelvormende sessie met de gemeenteraad  Interne analyse op basis van ervaringen met het evenementenbeleid en het vergunningsverleningsproces in de praktijk De belangrijkste aanbevelingen uit de evaluatie ten aanzien van het beleidskader zijn:  Verbeteren van de dienstverlening door het aanvraagproces te digitaliseren en belangrijke informatie eenvoudig en overzichtelijk op de website van de gemeente te publiceren;  Meer nadruk op duurzaamheid te leggen;  De waterrijke omgeving te benutten voor evenementen, maar wel goed de regie te behouden wat betreft openbare orde en veiligheid;  Een jaarlijkse bijeenkomst met organisatoren, externe partners en gemeente om ervaringen, tips en tricks met elkaar uit te wisselen;  De kosten die verbonden zijn aan deze doorontwikkelingen te dekken door leges te heffen. De voornoemde aanbevelingen uit de evaluatie zijn verder geconcretiseerd en/of uitgevoerd in het Evenementenbeleid 2023-2026.

1.5 Leeswijzer Voordat de hierboven beschreven mix van Reguleren, Faciliteren en Stimuleren aan bod komt, wordt in hoofdstuk 2 de visie van de gemeente Wijdemeren op het evenementenbeleid beschreven. Naast de ambitie om een veelzijdig evenementenaanbod te hebben heeft de gemeente de publiekrechtelijke taak om deze evenementen ordentelijk te laten verlopen en de belasting voor milieu en bewoners te beperken. Een zekere gemeentelijke regulering met betrekking tot bijvoorbeeld eindtijden, geluid en veiligheid is noodzakelijk. De gemeente heeft daarom een aantal beleidsmatige keuzes gemaakt, welke zijn terug te vinden in hoofdstuk 3. Op welke manieren de gemeente evenementen wil faciliteren en stimuleren is achtereenvolgens terug te vinden in de hoofdstukken 4 en 5.

4

2 Visie 2.1 Uitgangspunten Evenementen in Wijdemeren zijn een gewaardeerd en onlosmakelijk deel van het rijke sociale leven dat de gemeente kenmerkt. Veel organisatoren zetten zich in om een divers aanbod van evenementen aan te bieden. Uiteraard moeten evenementen aan kaders en regels voldoen. Hieronder volgt een uitwerking van de uitgangspunten en beleidskaders voor het Evenementenbeleid 2023-2026. Deze uitgangspunten zijn tot stand gekomen op basis van landelijk beleid, evaluatie van het vigerende evenementenbeleid, input van stakeholders en speerpunten van de gemeenteraad. De nadruk bij de nota evenementenbeleid is het reguleren van evenementen en de toezicht en handhaving daarop. Een veelzijdig evenementenaanbod biedt onder meer kansen voor ondernemers, zorgt voor sociale cohesie in de kernen en een levendige uitstraling van de gemeente Wijdemeren. Het houden van evenementen kan echter ook tot (een zekere mate van) overlast leiden. Speerpunt van het Evenementenbeleid 2023-2026 is om een veelzijdig aanbod van evenementen mogelijk te maken, en tegelijkertijd de mate van overlast tot een acceptabel niveau te brengen. Dit wordt onder andere gedaan met de locatieprofielen, waarin wordt vastgesteld hoe vaak en hoe lang een evenement op een bepaalde locatie wordt toegestaan.

Ook wordt per locatie aangegeven welk type evenement op de betreffende locatie past en wat de maximale geluidsnorm mag zijn. Evenementenbeleid 2019-2022 als basis De algehele conclusie is dat alle partijen tevreden zijn met het Evenementenbeleid 2019-2022 en dat grote aanpassingen niet nodig zijn. Wel zal het beleid op een aantal punten veranderen. Dit betreft het bundelen van informatie voor organisaties en digitaliseren van het aanvraagproces, duurzaamheid van de evenementen, evenementen op het water, jaarlijkse bijeenkomsten met partners en evenementenorganisaties en het heffen van leges. Stakeholders praten mee Beleid werkt alleen als de stakeholders achter het beleid staan. Daarom wordt aan alle stakeholders input gevraagd voor het beleid. Het verkrijgen van deze input geschiedt op verschillende wijzen, afhankelijk van het soort stakeholders. Bij stakeholders denken we aan personen/partijen die op enige manier betrokkenheid hebben bij evenementen. Zoals een organisator, inwoners, hulpdiensten maar ook medewerkers van de gemeente. Stimuleren en faciliteren van evenementen De gemeente vindt het belangrijk dat een evenement veilig verloopt voor deelnemers en bezoekers. Daarnaast moet er ook voor omwonenden geen onacceptabele overlast zijn. Het college realiseert zich dat (op basis van de risico’s) behoorlijk wat van een organisator van een evenement wordt gevraagd.

Daarom is de gemeente ook graag faciliterend, bijvoorbeeld door intensief contact te hebben en te ondersteunen bij de aanvraag, een format veiligheidsplan beschikbaar te stellen en materialen te leveren. Ook kunnen nieuwe evenementen rekenen op intensief contact met de gemeente en onder voorwaarden zijn er subsidiemogelijkheden. Openbare orde en veiligheid: B-evenementen Wijdemeren kent diverse B-evenementen. Dit zijn evenementen die op basis van hun risico’s een aandachtsevenement zijn. Gezien de nadruk op veiligheid en multidisciplinaire samenwerking bij deze evenementen worden deze onder regie van het team Juridische zaken en Veiligheid afgehandeld. Voortgang van deze B-evenementen wordt periodiek met de burgemeester besproken. Bij eventuele knelpunten wordt adequaat gehandeld en de burgemeester betrokken.

5

Openbare orde en veiligheid: Mini-evenementen In sommige gevallen leiden evenementen bij horecabedrijven tot overlast voor de omgeving. Het gaat dan om evenementen waarvoor niet altijd een evenementenvergunning nodig is, het valt in grote lijnen binnen de bedrijfsvoering. Om deze reden worden er ook geen aanvullende voorwaarden aan deze zogenaamde mini-evenementen opgelegd. Het leidt echter wel tot geluids- en parkeeroverlast voor de buurt. Uitgangspunt is om in kaart te brengen op welke locaties overlast is en met de ondernemers in gesprek te gaan om de overlast te minimaliseren. Parkeren wordt nadrukkelijk als belangrijk onderwerp hierin meegenomen. Alcoholmatiging Aandachtspunt in het Evenementenbeleid 2023-2026 is het handhaven van het wettelijk verbod van alcoholgebruik door jongeren onder 18 jaar. Bijzonder aandachtspunt hierbij is wederverstrekking. Bij het terugdringen van alcoholgebruik onder jongeren, hebben vele partijen een rol. Samenwerking met de organisatie van een evenement, politie, handhaving en GGD- GHOR is essentieel. Zowel op preventie als repressie wordt ingezet. Samenwerking met ketenpartners Bij de uitvoering van het evenementenbeleid zijn diverse overheidsinstanties betrokken. De gemeente vervult een regiefunctie. Uitgangspunt is dat wordt gezorgd voor goede onderlinge afstemming met diverse partijen.

Een optimale samenwerking tussen ketenpartners (bijvoorbeeld politie, brandweer, GGD-GHOR, OFGV, Recreatieschap Midden-Nederland, etc.) is essentieel. De gemeente wil zich hiervoor blijven inzetten en de onderlinge afstemming verder structureren, bijvoorbeeld middels een periodiek, multidisciplinair afstemmingsoverleg. Handhaving Toezicht en handhaving tijdens evenementen waarborgt een betere naleving van de voorschriften in een evenementenvergunningen. Op deze manier wordt de overlast voor omwonenden verminderd en de veiligheid van deelnemers en bezoekers vergroot. Uitgangspunt is om op basis van aard, omvang en risico van een evenement, structurele en gecoördineerde toezicht en handhaving in te zetten. Vrijwilligers en verenigingen Veel evenementen worden georganiseerd en uitgevoerd door vrijwilligers uit de verschillende kernen. De gemeente zet zich in om in gesprek te blijven met de verschillende vrijwillige organisaties en afspraken te maken die werken. Kansen voor de lokale economie Een evenement in Wijdemeren biedt kansen voor de lokale economie. Bezoekers en deelnemers van een evenement zorgen voor bestedingen bij de lokale ondernemers. Daarnaast kunnen lokale ondernemers worden ingeschakeld voor het leveren van materialen en/of personeel. Door te faciliteren en stimuleren kan de gemeente hierin een bijdrage leveren.

Het creëren van een gunstig evenementenklimaat (met als eerste stap een gedegen beleid) is een belangrijk beleidskader. Duurzaamheid Zowel de gemeenteraad als het college vindt duurzaamheid en energiebesparing een belangrijk onderwerp. Het stimuleren van duurzaamheid op en rondom evenementen is daarom van belang. De gemeente stelt daarom eisen aan duurzaamheid en wil voor evenementen in overleg met de organisatie bezien op welke wijze een evenement duurzamer kan worden georganiseerd.

6

2.2 Strategische beleidskaders Er zijn op dit moment in verschillende beleidsvelden visies en doelstellingen geformuleerd die raakvlakken hebben met het evenementenbeleid. Aan de hand hiervan kunnen specifieke uitgangspunten voor de nota ‘Evenementenbeleid Wijdemeren 2023-2026’ worden geformuleerd.  Coalitieakkoord “Alle hens aan dek” Gemeente Wijdemeren “Wij nemen het roer over van onze voorgangers en koersen gemotiveerd op adequate dienstverlening en instandhouding van noodzakelijke voorzieningen gebaseerd op zorgvuldige afwegingen.”  Cultuurnota Wijdemeren 2018-2021 gemeente Wijdemeren “Samenwerking op het gebied van cultuur & erfgoed door Afstemming van bovenlokale evenementen met andere gemeenten in de Gooi en Vechtstreek. ”  Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen (2017) Het gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen (2022) moet nog worden vastgesteld. Voor het Evenementenbeleid 2023-2026 zal daarom het uitganspunt uit het akkoord van 2017 gebruikt worden. “Partijen verbinden zich om, naar vermogen, zelf en gezamenlijk de onderscheidende kwaliteiten van de Oostelijke Vechtplassen te versterken.’’ Een van deze kwaliteiten betreft de grote diversiteit in het gebied, zowel wat betreft natuur, landschap als recreatieve mogelijkheden.  Beleidsplan Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2021-2024 “Wij verzamelen en delen kennis.

Als materiedeskundigen zijn wij in staat om onze netwerkpartners te ondersteunen bij het oplossen van veiligheidsvraagstukken waar zij mee te maken krijgen.” Bovenstaande uitgangspunten en kaders vormen de basis voor de verdere uitwerking van het evenementenbeleid (hieronder schematisch weergegeven).

Visie gemeente Wijdemeren

Evenementenbeleid Faciliteren: dienstverlening

(De)reguleren: vergunningenbeleid

7

Stimuleren: subsidiebeleid

2.3 Visie Op basis van de zojuist weergegeven beleidskaders komen we tot onderstaande visie op het evenementenbeleid voor de gemeente Wijdemeren: Een gevarieerd aanbod aan evenementen in de gemeente Wijdemeren zorgt voor een verbetering van het leefklimaat, biedt economische kansen en bevorderd Wijdemeren als een recreatie en toerisme gemeente. Het evenementenbeleid geeft ruimte aan de ontplooiing van evenementen waarbij altijd een afweging gemaakt wordt om de omgevingsbelasting te beperken. De gemeente Wijdemeren realiseert dit door duidelijk beleid vast te stellen en het organiseren van evenementen te faciliteren en stimuleren. Daarnaast wordt waarde gehecht aan duurzaamheid.

8

3 Reguleren en preciseren 3.1 Inleiding Evenementen vinden vaak plaats in of vlakbij de bewoonde kernen van Wijdemeren. Dit betekent dat in de buurt ook gewoond en gewerkt wordt. Zoals aangegeven geeft het evenementenbeleid niet alleen ruimte voor ontplooiing van evenementen, maar bewaakt het ook de leefbaarheid voor de bewoners. Er wordt continu een balans gezocht tussen enerzijds de mogelijkheid bieden tot (bruisende) evenementen, anderzijds het beperken van de negatieve effecten van een evenement. Het is derhalve noodzakelijk om voorwaarden op te stellen waaraan een evenement dient te voldoen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de geluidsnormering, tijdsduur en verkeersmaatregelen. Een ander belangrijk aandachtspunt is de openbare orde en veiligheid tijdens een evenement. Verder komen in dit hoofdstuk een aantal concrete voorstellen tot deregulering aan de orde.

3.2 Doelstellingen 





Duidelijkheid: Afspraken omtrent het organiseren van evenementen kunnen duidelijker en scherper. Zowel voor de organisatoren als de ambtelijke organisatie is het van belang dat de regels vooraf duidelijk zijn. Deze nota schept heldere kaders waarbinnen evenementen mogelijk zijn. Het levert daarmee een bijdrage aan de kwaliteit en efficiency van de ambtelijke organisatie en schept duidelijkheid naar alle betrokkenen. Veiligheid: Hoewel evenementen van alle tijden zijn, is de aandacht voor de risico’s die evenementen met zich mee brengen vergroot. De gebeurtenissen tijdens grote evenementen, bijvoorbeeld in Haaksbergen (2014) en op Pinkpop (2014), maar ook tijdens kleinere evenementen (Ingestorte dug-out in Twijzel, 2014), onderstrepen het belang van deze aandacht en tonen aan welke negatieve gevolgen een evenement kan hebben. Hoewel de risico’s van een evenement nooit helemaal uit te sluiten zijn, kunnen deze wel worden beperkt. Deze nota biedt handvatten voor een veilig verloop van een evenement. Integraliteit: Een integraal evenementenbeleid is essentieel om samenwerking en afstemming te bewerkstelligen tussen verschillende gemeentelijke afdelingen en clusters, de hulpverleningsdiensten en organisatoren.

3.3 Definitie evenement en onderscheid in evenementen 3.3.1 Definitie Vertrekpunt voor deze nota is de definitie die in de Algemeen Plaatselijke Verordening staat geformuleerd. In afdeling 7 van de APV wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: - bioscoop- en theatervoorstellingen1; - markten als bedoeld in artikel 160, , aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening; - kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; - het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen; - betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; - activiteiten als bedoeld in artikelen 2:9 en Kansspelverordening 2010; 1

Bioscoopvoorstellingen in de open lucht kunnen naar hun aard en aantal bezoekers meldings- of vergunningsplichtig zijn. Evenementenorganisatoren wordt aangeraden om bij twijfel de gemeente om advies te vragen.

9

- sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen als bedoeld in het tweede lid, onder f. - Klein evenement: een evenement dat geen noemenswaardige belasting vormt voor of impact heeft op de leefomgeving, de openbare orde en veiligheid. Onder evenement wordt mede verstaan: - een herdenkingsplechtigheid; - een braderie; - een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg; - een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; - een straatfeest of buurtbarbecue; - een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of -gala’s.

3.3.2 Categorieën evenementen Om positieve maatschappelijke effecten van evenementen tot hun recht te laten komen, zijn adequate afspraken en regelgeving nodig op het vlak van veiligheid en overlast. Voor de eerste inschatting van risico’s bij een evenement wordt een risicoscan uitgevoerd door de gemeente. Daaruit komt naar voren of er sprake is van een A- (regulier), B- ( aandachts-) of een C- (risicovol) evenement. Op basis van deze scan wordt de behandelaanpak van het evenement bepaald. De scan wordt ingevuld met oog op risico’s voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid en/of het milieu. Als basis voor de risicoscan dient de evenementenaanvraag met bijbehorende plannen, evaluaties van eerdere edities (indien beschikbaar), vergelijkingen met soortgelijke evenementen en verkregen informatie van de hulpdiensten.

Fig. 1 Categorie C

Categorie B

Categorie A2 Categorie A1

Regulier evenement (A) Bijvoorbeeld: Braderieën, Straatfeesten Optochten Sinterklaasintocht Kerstmarkt

Aandachtsevenement (B) Bijvoorbeeld: Zomerspektakel

‘Evenement’, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Categorie A1 zijn de meldingsplichtige evenementen, categorie A2 de vergunningsplichtige. ‘Evenement’, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen 10

Feestweken NK Palingroken Autocross Evenementen op het water

of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Risicovol evenement (C)

‘Evenement’, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Bijvoorbeeld: Geen C-evenementen in Wijdemeren

Overige kenmerken A-evenementen:   

Veruit de meeste evenementen in Wijdemeren vallen in deze categorie; Het gaat om evenementen die naar hun aard en omvang weinig impact op de omgeving hebben; Er is weinig tot geen geluidsoverlast.

Overige kenmerken B- en C-evenementen:    

de vergunningaanvraag wordt altijd met de organisator doorgesproken en vaak is er vooraf een afstemmingsoverleg nodig en volgt er een evaluatiegesprek; er is advisering door meerdere overheidsdiensten vereist in het kader van de vergunningverlening; er zijn tijdens het evenement (meerdere) overheidsdiensten paraat; (omvang) doelgroep vraagt om verhoogde aandacht van overheid.

3.4 Bijzondere categorieën evenementen In onze gemeente komen feesten en activiteiten voor waarvan het niet altijd duidelijk is of er sprake is van een evenement zoals omschreven in de APV. Gedacht kan worden aan besloten feesten zoals bruiloften, feesten op partyboten, examenfeesten of een schuurfeest. Dit soort feesten wordt soms gehouden in bijvoorbeeld tenten, schuren of in locaties van paracommerciële organisaties. Uit jurisprudentie is gebleken dat een feest dat organisatorisch als een besloten activiteit kan worden gekenschetst in juridische zin toch een evenement kan zijn.2 Dit betekent dat in een aantal situaties ook voor dergelijke activiteiten een evenementenvergunning is vereist. Vechtsportevenementen Kooigevechten en andere soortgelijke vechtevenementen waarbij (bijna) geen regels gelden en het sportieve karakter dus niet of nauwelijks een rol speelt, worden in beginsel niet toegestaan. Het gaat hier dus niet om reguliere vechtsporten zoals boksen of judo. De gemeente staat in beginsel uitsluitend vechtsportevenementen toe die onder auspiciën staan van koepelorganisaties die zijn aangesloten bij NOC*NSF. Snelheidswedstrijden en stuntwedstrijden met gemotoriseerde voertuigen Binnen de gemeente Wijdemeren vindt al jarenlang een autocross plaats in Nederhorst den Berg, die in de loop der jaren is uitgegroeid tot een regionale activiteit. Wij onderkennen dat 2

In documenten van verschillende gemeenten wordt daartoe verwezen naar de uitspraak van de Rechtbank Utrecht inzake het Tropenpolderfeest te Loenen.

11

snelheidswedstrijden met auto's, motoren of andere gemotoriseerde voertuigen op de openbare weg, afsluitingen van wegen noodzakelijk maakt en een risico kan vormen voor de deelnemers en toeschouwers. Wij bieden daarom geen ruimte aan andere snelheids- en stuntwedstrijden met gemotoriseerde voertuigen op de openbare weg en openbare plaatsen. Circussen Voor wat betreft circusvoorstellingen met dieren verlenen wij alleen een evenementenvergunning voor deze activiteit onder de volgende voorwaarden:   

Het circus moet bij voorkeur lid zijn van de Vereniging Nederlandse Circus Ondernemingen (VNCO) dan wel aangesloten te zijn bij de Europese Circus Associatie (ECA); Er worden maximaal twee vergunningen per jaar voor de gehele gemeente verleend voor een circusvoorstelling, waarvan één op de locatie ‘de Tjalk’; Er zit een periode van tenminste zes weken tussen het optreden van de circussen.

Evenementen op het water Evenementen geheel of gedeeltelijk op het water worden volgens de APV die per 2023 in werking treedt vergunningplichtig. Dit betekent dat voor deze evenementen een vergunning is vereist. In sommige gevallen is ook een verklaring van het recreatieschap noodzakelijk, onder andere bij snelvaren. Schaatsevenementen Als er in de winterperiode ijs ligt op de verschillende plassen in Wijdemeren, treedt het draaiboek ijs in werking. Dit draaiboek is van tevoren besproken met de IJsverenigingen, de hulpdiensten en de gemeente. Aangezien nooit vooraf te bepalen is óf en wanneer er geschaatst kan worden, zijn de schaatsevenementen een aparte categorie en vallen zij buiten de scope van dit evenementenbeleid.

3.5 Locatiebeleid 3.5.1 Algemeen Evenementen en (enige) overlast zijn niet van elkaar los te koppelen. Aspecten als het aantal bezoekers, de bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, soort evenement, openbare orde- en veiligheidsaspecten, duur van het evenement of geluidsbelasting zijn bepalend voor de belasting die een evenement heeft op de omwonenden in een gebied. Zonder de mogelijkheden van evenementen zwaar in te perken, beoogt dit evenementenbeleid de frequentie van evenementen per locatie te doseren. Daarnaast worden afspraken vastgelegd over de cumulatie van evenementen. Niet alleen om de negatieve effecten te beperken maar ook om te zorgen dat met de beschikbare capaciteit de gemeentelijke toezicht- en handhavingsorganisatie alsmede de hulpdiensten in staat zijn en blijven om hun werkzaamheden adequaat uit te kunnen voeren.

3.5.2 Locatieprofielen In de gemeente Wijdemeren worden op veel verschillende locaties evenementen georganiseerd. Variërend van de dorpskernen tot weilanden in het buitengebied of op het water vinden er allerlei evenementen plaats. Sommige locaties zijn uitermate geschikt voor kleine evenementen met een dorps karakter, maar kunnen geen grote publieksstroom aan. Andere locaties kunnen wel veel bezoekers herbergen, maar worden weer beperkt door de nabijheid van woningen (geluidsbeperking). Het is van belang dat er per locatie duidelijke, vastgestelde voorschriften voor evenementen zijn. Hiermee wordt voorkomen dat:  bepaalde locaties te veel worden belast;  er evenementen plaatsvinden die qua aard en omvang niet op de locatie passen;  er onvoldoende spreiding binnen de gemeente is; 12



er sprake is van wildgroei van evenementen op de plassen.

Om bovenstaande te structureren en formaliseren is ervoor gekozen om door middel van locatieprofielen aan te geven waar (op welke locatie) bepaalde evenementen georganiseerd kunnen worden, hoeveel dagen een evenement maximaal mag duren en hoe vaak evenementen op deze locaties plaats mogen vinden. De keuze voor deze locaties is naast de spreiding over de gehele gemeente mede bepaald door het plaatsvinden van evenementen op bepaalde locaties in het verleden. Organisatoren van evenementen en andere betrokkenen kunnen aan de hand van dit locatieoverzicht direct zien welke mogelijkheden er voor evenementen in Wijdemeren zijn en welke voorwaarden daarbij gelden. Dit heeft geleid tot het overzicht in bijlage I, waarbij het belangrijk is om te benadrukken dat: 



 

de maximale aantallen die worden genoemd zijn richtlijnen voor het aantal evenementen per locatie op basis van de evenementenkalenders uit het verleden. Het uitgangspunt dat we hanteren is dat we minimaal hetzelfde aantal evenementen per locatie mogelijk willen maken.; de soorten evenementen die zijn aangegeven geven een beeld van de evenementen die in het verleden op de desbetreffende locatie hebben plaatsgevonden. Het is niet de intentie om hiermee een uitputtend beeld van de mogelijkheden te schetsen, andersoortige evenementen kunnen in veel gevallen ook goed op de locatie worden georganiseerd; de lijst met locaties is gebaseerd op het verleden en niet limitatief; we met deze lijst niet voor ogen hebben om de mogelijkheden tot al bestaande, traditionele evenementen in te perken. In bepaalde gevallen kan het College besluiten om van deze gestelde normen af te wijken. Het spreekt voor zich dat dit besluit voldoende wordt afgewogen en gemotiveerd.

3.5.3 Cumulatie van evenementen Cumulatie van evenementen op één locatie kan leiden tot onacceptabele hinder voor bewoners, gebruikers en/of het milieu. Uit onderzoek is gebleken dat de mate van acceptatie van een evenement afneemt naar mate een evenement er vaker plaats vindt. Een solide afweging hoe vaak op een locatie evenementen worden toegestaan is daarom essentieel. In ieder geval gelden ter bescherming de volgende regels:  Omwonenden hebben minimaal 2 weekenden per maand geen B- of C-evenement voor de deur;  Het aantal geluidsdragende evenementen per locatie wordt gereguleerd. Het aanbrengen van een beperking ten aanzien van cumulatie van evenementen, betekent dat er zich situaties kunnen voordoen dat verschillende organisaties op gelijk moment een evenement willen organiseren. Om duidelijkheid te kunnen scheppen voor de organisatoren van evenementen moeten er gunningcriteria worden vastgesteld. Het omschrijven van de gunningcriteria voorkomt enige vorm van willekeur en geeft de gemeente handvatten in het oplossen van een eventueel geschil. De gunningcriteria beschreven in deze paragraaf geven aan hoe, in het geval van een conflict in de evenementenkalender, de gemeente omgaat met het toewijzen van een aanvraag om een evenementenvergunning op een bepaalde datum en/of locatie boven een tweede aanvraag.

De hieronder opgestelde criteria zijn opgesteld in orde van belang: 1

Elk evenement dat op de vastgestelde evenementenkalender staat, gaat voor op een evenement dat later in het kalenderjaar aangemeld wordt;

2

Jaarlijks terugkerende evenementen (zoals het NK palingroken, Zomerspektakel, feestweken, etc.) gaan voor op nieuwe initiatieven, mits deze vermeld staan op de evenementenkalender; 13

3

‘Wie het eerst komt, wie het eerst maalt’-principe. Bij twee evenementen die voor dezelfde datum en/of plaats worden aangevraagd wordt gekeken naar de datum van binnenkomst van de aanvraag;

4

Indien de eerste drie criteria geen uitsluitsel geven, zal de burgemeester bepalen welk evenement doorgang kan vinden.

3.6 Begin- en eindtijden en geluid 3.6.1 Begintijden De begintijd van een evenement wordt door de organisator voorgesteld en per evenement bepaald. De begintijd zal in geen geval vóór 7.00 uur zijn, met uitzondering van evenementen die naar hun aard of traditie voor dit tijdstip starten, zoals Dauwtrappen. Zon- en feestdagen Op zon- en feestdagen is de Zondagswet van toepassing. Deze schrijft voor dat evenementen op die dagen niet voor 13.00 uur mogen beginnen. De burgemeester kan van dit verbod ontheffing verlenen.

3.6.2 Eindtijden Als uiterste eindtijd wordt gehanteerd: Dag zondag t/m donderdag vrijdag en zaterdag dag gevolgd door een officiële feestdag

Eindtijd muziek 24.00 uur 01.00 uur 01.00 uur

Eindtijd Evenement 01.00 uur 02.00 uur 02.00 uur

In bijzondere gevallen, waarbij bijvoorbeeld de bezoekers pas op een laat tijdstip arriveren, kan worden bekeken of deze eindtijden met maximaal 30 minuten kunnen worden verlengd. Een belangrijke rol bij deze beoordeling speelt de openbare orde en veiligheid, de aard van het evenement, de locatie en omgeving, tijdsduur en dag. Daarnaast wordt gekeken naar de betrouwbaarheid van de organisatie (goed gedrag wordt beloond) en de wijze waarop overlast wordt beperkt. Aan de verlenging kunnen andere geluidsnormen worden verbonden. De tijden van op- en afbouw zijn gesteld om overlast buiten een evenement voor de omgeving te beperken. Het is daarom niet toegestaan om te bouwen tussen 23.00 en 7.00 uur en op zondag tot 13.00 uur.

3.6.3 Geluidsnormen De ervaring rondom evenementen leert dat klachten van bewoners zich vooral richten op geluidhinder. Nu is overlast een subjectief begrip en moeilijk definieerbaar. Voor de één ligt de acceptatiegrens nu eenmaal hoger dan de ander. Vele factoren dragen hieraan bij zoals: de aard van het evenement (doelgroep), een nieuw of bestaand evenement, locatie, de opstelling van podia, tijdsduur, frequentie en weersomstandigheden. Voor het bepalen van geluidsnormen vindt veelal een belangenafweging plaats. Enerzijds is er het maatschappelijk of cultureel belang dat het evenement dient, anderzijds de mate van hinder voor de omgeving. De vraag is aan de orde hoeveel hinder omwonenden in redelijkheid dienen te accepteren.

14

Op een aantal veel gebruikte evenemententerreinen heeft de OFGV in opdracht van de gemeente een geluidsonderzoek uitgevoerd. Doel hiervan was om voor deze locaties informatie over reële en aanvaardbare geluidsnormen te krijgen, om zo meer maatwerkafspraken te kunnen maken. Voor de overige evenementen hanteren we de landelijk gangbare normen, die in het Evenementenbeleid van 2019-2022 ook werden gebruikt:  80 dB (A) op de gevel van dichtstbijzijnde gevoelige objecten;  95 dB (C) op de gevel van dichtstbijzijnde gevoelige objecten. Deze normeringen zijn richtlijnen en gelden niet zonder meer voor ieder evenement. Voor een aantal geluidsproducerende evenementen vragen wij vooraf advies aan de Omgevingsdienst. Afhankelijk van onder andere de nabijheid van woningen en/of (kwetsbaar) natuurgebied kan de geluidsnorm variëren. Geluid bij kermissen De gemeente heeft de mogelijkheid om in de vergunningen van kermissen de voorwaarde op te nemen dat men gebruik maakt van één gezamenlijke muziekinstallatie voor de diverse attracties. Daarnaast kan worden bepaald dat het geluidsniveau na een bepaald tijdstip omlaag wordt gebracht.

3.7 Gezondheid en milieu 3.7.1 Alcoholregulering Bij de meeste evenementen wordt alcoholhoudende drank verkocht. De gemeente Wijdemeren hanteert een alcoholreguleringsbeleid, omdat overmatig alcoholgebruik kan leiden tot onder andere uitgaansgeweld, overlast, huiselijk geweld en verkeersongelukken. Ook evenementenorganisaties hebben een verantwoordelijkheid als het gaat om alcoholmatiging. De Drank en Horecawet geeft de mogelijkheid om in bepaalde gevallen toestemming te verlenen zwakalcoholhoudende drank te verkopen zonder dat men in het bezit is van de benodigde horecavergunningen. Hiervoor is een zogenaamde ontheffing artikel 35 nodig. Aan deze ontheffing worden een aantal voorschriften gesteld. Evenementenorganisaties hebben verplichtingen zodra zij bier en wijn gaan verkopen.

Een organisator is onder andere het volgende verplicht:  voor het verstrekken van alcoholische drank is een ontheffing nodig (of een vergunning voor langer durende evenementen);  de op de ontheffing vermelde persoon die onmiddellijk leiding geeft aan de drankverstrekking moet ter plaatse zijn;  deze ontheffing geldt alleen voor het verstrekken van zwak alcoholische drank voor gebruik ter plaatse;  personen die nog niet de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt mogen geen horecawerkzaamheden verrichten tijdens en ten dienste van de verstrekking van zwak alcoholische drank;  aan personen onder de 18 jaar mag geen alcoholhoudende drank worden verstrekt; dit moet voor iedereen duidelijk leesbaar aangegeven zijn;  barmedewerkers zijn verplicht aan de hand van een legitimatiebewijs vast te stellen of de koper de vereiste leeftijd heeft, indien deze daaraan niet onmiskenbaar voldoet. De leeftijdsgrens van 18 jaar geldt ook voor indirecte verstrekking van alcoholhoudende drank;  indien een evenement meerdere bars heeft, moet per bar één leidinggevende worden opgegeven. Deze leidinggevende dient tijdens het evenement aanwezig te zijn achter de bar;

15

 

de gemeente kan de organisator verzoeken om meerdere/andere leidinggevenden op te geven; in het geval dat er door verstrekking van alcoholische drank verstoring van de openbare orde ontstaat of dreigt te ontstaan, zijn degenen die de drank verstrekken verplicht op eerste aanzegging van de politie de verstrekking direct te staken.

Daarnaast worden aan de leidinggevende, onder wiens verantwoordelijkheid de drankverstrekking plaatsvindt, de volgende voorschriften gesteld:  minimaal 21 jaar zijn;  van goed levensgedrag zijn.

3.7.2 Volksgezondheid en milieuzorg In het belang van de deelnemers en bezoekers van een evenement dient de organisator zorg te dragen voor adequate medische voorzieningen. In iedere evenementenvergunning staat opgenomen welke maatregelen dit zijn. Bij grotere of risicovolle evenementen (categorie B en C) kan de GHOR (geneeskundige hulpverleningsorganisatie) op basis van maatwerk nadere voorwaarden stellen. Deze voorwaarden worden eveneens in de vergunning opgenomen. De GHOR adviseert over geneeskundige- en gezondheidsaspecten. Bij de volgende evenementen brengt de GHOR advies uit:  Evenementen waarbij meer dan 2.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of deelnemers verwacht worden;  Evenementen met de volgende bijzonderheden of risico’s:  beperkte bereikbaarheid van het evenement;  zware fysieke inspanning voor deelnemers;  een kwetsbare doelgroep (kinderen/jongeren, ouderen, mindervaliden);  aanwezigheid van dieren;  evenementen in, op of rondom (natuur)water;  nieuwe evenementen. De GHOR brengt geen advies uit als het gaat om:  Evenementen die binnen plaatsvinden en onder de gebruiksfunctie van de locatie vallen;  Kleinschalige evenementen waarbij weinig bezoekers tegelijkertijd aanwezig zijn;  Braderieën, rommelmarkten, straat- en buurtfeesten en verenigingsfeesten.

Etens- en drinkwaren Tijdens evenementen controleert de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) steekproefsgewijs of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels van de Warenwet.

3.8 Duurzaamheid In samenwerking met de organisatoren werkt de gemeente Wijdemeren aan duurzame evenementen. Diverse componenten op het gebied afval en circulariteit, energie, vervoer en catering komen hierbij aan de orde (zie bijlage 2). Op basis hiervan wordt een checklist beschikbaar gesteld. Het invullen van Checklist I is verplicht bij het aanvragen van een vergunning voor evenementen tot 1000 bezoekers. Checklist II is verplicht bij het aanvragen van een vergunning voor evenementen vanaf 1000 bezoekers. De rol van de gemeente is hierin faciliterend en ondersteunend, bijvoorbeeld bij het opstellen van een duurzaamheidsplan bij B- en C-evenementen. 16

De organisatie is verantwoordelijk voor het verzamelen en afvoeren van afval tijdens het evenement. De locatie en de directe omgeving van het evenement dient in schone en oorspronkelijk staat worden opgeleverd. Indien aan deze verplichting niet wordt voldaan, worden de kosten volledig in rekening gebracht van de organisator. Afvalwater dat ontstaat tijdens het evenement mag niet op of in de bodem of het oppervlaktewater worden geloosd maar moet worden opgevangen en worden afgevoerd naar een daartoe bestemde verwerker of verwerkingsinstallatie of moet worden geloosd in het vuilwaterriool.

3.9 Veiligheid 3.9.1 Verkeer De algemene stelregel is dat bij evenementen op de openbare weg die invloed hebben op de verkeerssituatie van tevoren een verkeersplan ingediend wordt. Hierin dienen alle verkeersmaatregelen en omleidingsroutes met betrekking tot het evenement conform de CROW 96b richtlijnen3 te worden opgenomen. Daarnaast moet worden aangetoond op welke wijze de achter/omliggende gebieden kunnen worden bereikt. De inhoud van dit verkeersplan zal wat betreft omvang en reikwijdte in verhouding moeten zijn met de omvang en aard van het evenement. Bij een grote in- en uitstroom is het tevens noodzakelijk te inventariseren welke vervoerswijze de bezoekers zullen gebruiken. Aan de hand hiervan kan onder andere een inschatting gemaakt worden of de toeen afvoerwegen voldoende adequaat zijn ten opzichte van het verwachte bezoekersaantal. Door meerdere toe- en afvoerwegen te creëren wordt de veiligheid van de bezoekers vergroot. Bij grote en/of risicovolle evenementen dienen tevens calamiteitenroutes in het verkeersplan te worden opgenomen. Evenementenverkeersregelaars Bij evenementen op de openbare weg zijn voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers evenementenverkeersregelaars vereist. Hoeveel verkeersregelaars bij een evenement ingezet moeten worden is een onderwerp dat besproken wordt in de vooroverleggen die ten behoeve van diverse evenementen plaatsvinden.

Bij evenementen waarvoor geen vooroverleg wordt geïnitieerd, zal de gemeente, indien van toepassing, aan de organisatie aangeven hoeveel het minimumaantal verkeersregelaars dient te bedragen. Ook kan de politie adviseren om een aantal verkeersregelaars in te zetten. Het werven van evenementenverkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisator. Deze verkeersregelaars dienen te voldoen aan de vereisten zoals in de Regeling Verkeersregelaars 2020 is aangegeven. Parkeren De organisatie van een evenement dient ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij parkeergelegenheden die speciaal voor een evenement worden ingericht, moeten indien nodig evenementenverkeersregelaars aanwezig zijn om het parkeren in goede banen te leiden. Tevens heeft de organisatie de plicht om ervoor te zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto's van bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.

3

De CROW (Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek) publicatie 96b biedt richtlijnen voor eenduidige verkeersmaatregelen bij evenementen. De publicatie bevat standaardmaatregelen waarmee u voor elke situatie verkeersmaatregelen kunt bepalen. Ook zijn maatregelen opgenomen om evenemententerreinen vlakbij de openbare weg af te bakenen. Daarnaast komen tijdelijke in- en uitritten en in- en uitvoegstroken aan bod.

17

3.9.2 Beveiliging Bij categorie B en C -evenementen eist de gemeente dat de organisator de beschikking heeft over particuliere beveiliging. Deze beveiliging moet worden uitgevoerd conform de NTA 8020-304 “Evenementenbeveiliging en publieksbeveiligingsdiensten”. Als onderdeel van het veiligheidsplan moet de organisator een beveiligingsplan maken. Hierin moet in ieder geval aan de orde komen: aantal beveiligers, taken en verantwoordelijkheden en visitatiebeleid. Het aantal beveiligers wordt per evenement bepaald en in de vergunning vastgelegd. Uitgangspunt hiervoor is het inzetschema van de organisator. Het visitatiebeleid wordt vooraf door de gemeente bepaald, na overleg met de organisator, Officier van Justitie en de politie. Hierbij dienen sluitende afspraken te worden gemaakt over de reikwijdte van de bevoegdheden van de beveiligingsbeambten.

3.9.3 Aanspreekpunt Gedurende het hele evenement is minimaal één persoon het aanspreekpunt namens de organisatie voor de gemeente en hulpdiensten. Deze persoon is ieder ogenblik telefonisch bereikbaar in geval van vragen of calamiteiten. De naam en het telefoonnummer van het aanspreekpunt worden vooraf kenbaar gemaakt en opgenomen in de evenementenvergunning.

3.9.4 Calamiteitenplan/Draaiboek Voor B- en C -evenementen is het noodzakelijk dat de organisator bij de vergunningaanvraag een calamiteitenplan/draaiboek indient. De gemeente Wijdemeren heeft hiervoor ter ondersteuning een format opgesteld. Het calamiteitenplan/draaiboek wordt voorafgaand aan het evenement in multidisciplinair verband voorbesproken met de organisatie.

3.9.5 Deregulering: meerjarige vergunning Al in de nota Evenementenbeleid 2014-2018 is de mogelijkheid gecreëerd om meerjarige vergunningen te verlenen voor evenementen die jaarlijks in (grotendeels) dezelfde vorm en omvang georganiseerd. Voor deze evenementen is het niet efficiënt om ieder jaar de vergunningsprocedure te verplichten. In de periode 2023-2026 is het streven om meer van deze meerjarige vergunningen af te geven. Dit kan enerzijds door de bekendheid van deze meerjarige vergunningen bij organisatoren te vergroten. Anderzijds wil de gemeente zelf initiatief nemen, door een actieve benadering van organisatoren van evenementen, die mogelijk een meerjarige vergunning kunnen aanvragen. Het aanvragen van meerjarenvergunningen betekent wel dat bepaalde locaties voor meerdere jaren aan hun piekbelasting zitten waardoor geen ruimte is voor nieuwe of andere evenementen op die locaties. Evenementen die in aanmerking komen voor een meerjarige vergunning dienen te voldoen aan voldoen aan de volgende voorwaarden:     

het evenement is een A2-evenement, zoals eerder in deze nota beschreven; de data en locatie van het evenement waarvoor een meerjarige vergunning wordt aangevraagd dienen voor de periode van vijf jaar vast te staan; de aanvrager vraagt in het eerste jaar minimaal zes weken van tevoren de vergunning aan; wanneer een meerjarige vergunning is verleend brengt de organisator in de jaren erna de gemeente minimaal twaalf weken van tevoren op de hoogte van eventuele wijzigingen; de burgemeester heeft te allen tijde het recht om bijvoorbeeld in het belang van de openbare orde en veiligheid of volksgezondheid de vergunning in te trekken.

Aanvraagprocedure meerjarige vergunning

4

Nederlands Technische Afspraak, kwaliteitscriteria op het gebied van evenementenveiligheid

18

De aanvraag voor een meerjarige vergunning wordt gedaan door of namens de organisator van het evenement door middel van een zogeheten ‘aanvraagformulier voor meerjarige vergunningen’. Het formulier dient minimaal 6 weken voor dat het evenement plaatsvindt schriftelijk ingediend te worden. De aanvraag wordt vervolgens ter advies voorgelegd aan andere afdelingen en/of externe partners. Wijzigingen Indien de omvang of de vorm van het evenement in de tussenperiode wijzigt, dan is de organisator verplicht de gemeente hiervan zo snel mogelijk doch uiterlijk 6 weken voor aanvang in kennis te stellen. Afhankelijk van de wijzigingen kan de gemeente het nodig achten dat er een nieuwe vergunning aangevraagd moet worden. Als de burgemeester van mening is dat een evenement een dreiging vormt voor de openbare orde en veiligheid, dan kan de meerjarige vergunning tussentijds worden ingetrokken. Ook als gevolg van externe factoren, zoals wegwerkzaamheden of planologisch wijzigingen, kan de burgemeester dit besluiten.

3.10 Leges In de Legesverordening van de gemeente Wijdemeren kan de gemeente bepalen of leges worden geheven voor evenementen. In de legestabel stelt de gemeenteraad de hoogte van de leges vast. In tegenstelling tot omliggende gemeente heft de gemeente Wijdemeren geen leges. Met ingang van 2024 gaan wel leges geheven worden. Met de leges kan de dienstverlening voor de aanvrager worden onder andere bevorderd door het aanvraagproces te digitaliseren hetgeen organisatoren veel tijd en moeite scheelt bij het organiseren van evenementen.

3.11 Toezicht en handhaving De verantwoordelijkheid voor het naleven van de regels en de voorwaarden in de evenementenvergunning ligt in de eerste plaats bij de organisator/aanvrager van het evenement. Het spreekt voor zich dat dit gehouden is aan wat redelijkerwijs van een organisator verwacht mag worden. In zijn rol als eindverantwoordelijke voor de openbare orde en veiligheid heeft de burgemeester de taak om toezicht te houden op naleving van de voorschriften en voorwaarden die in de vergunning zijn opgenomen. Stimuleren van naleefgedrag De gemeente hecht veel waarde aan een goede band met de evenementenorganisator. Het uitgangspunt van de gemeente is dat de organisator bereid is om er voor zorg te dragen dat een evenement veilig verloopt en de voorschriften uit de vergunning worden nageleefd. De gemeente stimuleert de organisator de regels na te leven door de voorschriften duidelijk kenbaar te maken en mee te denken met de uitvoering ervan. Gecoördineerde handhaving Bij de handhaving van de voorschriften uit de evenementenvergunning zijn diverse partijen betrokken. Uiteraard voert de gemeente als bevoegd gezag toezicht uit op naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, maar ook de politie, brandweer, omgevingsdienst, Voedsel en Warenautoriteit en de GHOR kunnen een (adviserende) rol spelen.

De stelregel voor de grotere evenementen is dat vooraf met de verschillende partners (intern en extern) de voorschriften worden besproken en dat wordt afgestemd wie op welke manier toezicht houdt en zo nodig handhavend optreedt. In sommige gevallen kan ook vooraf worden besloten om een schouw van het evenemententerrein te maken.

19

Niet-naleving van de vergunningsvoorschriften Indien de vergunningsvoorschriften niet worden nageleefd of wordt geconstateerd dat de openbare orde en veiligheid in het geding is, zal de organisatie eerst worden gewaarschuwd en de mogelijkheid worden geboden om de overtreding ongedaan te maken. Als hier geen gehoor aan wordt gegeven volgt een sanctie. Dit kan het verbeuren van een vooraf bepaalde dwangsom zijn of (spoedeisende) bestuursdwang waarbij de gemeente bijvoorbeeld op kosten van de organisatie de overtreding ongedaan maakt, of het evenement kan worden verboden/stilgelegd. BGBOP Ten aanzien van de brandveiligheid van het evenemententerrein en/of een bouwwerk (op het evenemententerrein) is de thans geldende wet- en regelgeving: de AMvB Brandveilig Gebruik Overige Plaatsen van toepassing (BGBOP). De BGBOP is een zelfstandig besluit dat wordt aangestuurd vanuit de Wet Veiligheidsregio’s. Dat betekent dat deze altijd van toepassing is, ongeacht andere beleidsdocumenten van de gemeente. De BGBOP kent een gebruiksmeldingsplicht in plaats van een gebruiksvergunningsplicht (dit staat los van een eventuele evenementenvergunning). Een gebruiksmelding is niet nodig indien de benodigde informatie hiervoor al bij de aanvraag van de vergunning is gevoegd. De indieningsvereisten van de BGBOP zijn opgenomen bij de indiensvereisten voor de aanvraag van een evenementenvergunning.

Dit voorkomt een extra gebruiksmelding. De BGBOP is van toepassing op alle activiteiten waarbij sprake is van enig ‘georganiseerd verband’.

4 Faciliteren

20

4.1 Rollen van de gemeente De gemeente vervult bij de uitvoering van evenementen voor haar bewoners, bedrijven, bezoekers en ondernemers een faciliterende rol. Van diverse afdelingen binnen de gemeente zijn medewerkers inhoudelijk betrokken bij de voorbereiding, tijdens en na afloop van een evenement. In het kader van openbare orde en veiligheid faciliteert de gemeente de organisatie om een zo veilig mogelijk evenement te organiseren. Bij grotere evenementen heeft de gemeente de regie in het organiseren en uitvoeren van een (multidisciplinair) vooroverleg, de verslaglegging hiervan en het bewaken van de gemaakte afspraken. Een andere manier waarop de dienstverlenende rol van de gemeente naar voren komt is het beschikbaar stellen van wegen, pleinen en dergelijke die in eigendom en beheer zijn van de gemeente.

4.2 Doelstelling 

Duidelijkheid verschaffen op welke manieren de gemeente de bewoners, bedrijven, bezoekers en organisatoren faciliteert

4.3 Openbare ruimte en gemeentelijke eigendommen De gemeente stelt de openbare ruimten die fungeren als evenementenlocatie momenteel kosteloos ter beschikking. Bij evenementen in de openbare ruimte is de gemeente in veel gevallen betrokken waarbij het gaat om het leveren van materialen. Het gaat dan om de volgende materialen, die onder voorbehoud beschikbaar zijn voor evenementen:       

Dranghekken kliko’s grote container t.b.v. afval vlaggenmasten stroomgebruik omleidingsborden inzet veegmachine (incidenteel)

Aan de uitleen van deze materialen worden regels verbonden om de uitleen voorspoedig te laten verlopen. Ook moet duidelijk zijn wanneer materialen wel en wanneer ze niet worden uitgeleend. De uitleen gebeurt op ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ basis. Dit betekent dat op het moment dat een organisator een vergunningaanvraag voor een evenement inclusief materialenlijst indient er meteen gekeken wordt door de gemeente of de aangevraagde materialen nog beschikbaar zijn. Als blijkt dat de materialen niet of slechts beperkt beschikbaar zijn, wordt de organisator hiervan op de hoogte gesteld. De organisator moet in dat geval zelf zorgdragen voor de benodigde materialen en de kosten hiervan zijn ook voor rekening van de organisator.

4.4 Informatievoorziening Op de website van de gemeente kunnen organisatoren informatie en voorbeelden vinden van aan welke eisen een vergunningaanvraag moet voldoen. Deze informatie moet terug te vinden op één overzichtelijke pagina. De pagina bevat links naar relevante informatie en via dezelfde pagina kan een melding of aanvraag ingediend worden.

21

4.5 Overige diensten Organisatoren van evenementen krijgen te maken met verschillende afdelingen en rollen van de gemeente. De gemeente ondersteunt organisatoren bij de vergunningaanvraag en het opstellen van het veiligheidsplan en desgewenst verdere ambtelijke ondersteuning. Bij B- en C-evenementen worden de organisatoren altijd uitgenodigd voor een multidisciplinair vooroverleg met alle betrokken partijen, bij A-evenementen als het noodzakelijk of gewenst is.

4.6 Digitalisering van de aanvraag De gemeente Wijdemeren is voornemens om de komende periode te gebruiken om de vergunningsaanvraag te digitaliseren. Dit betekent dat de evenementenorganisator de aanvraag in de toekomst digitaal kan aanleveren. Hierdoor kan de vergunningsaanvraag sneller in behandeling worden genomen en wordt tijd en geld bespaard.