Bijlage 1b - Bijlage bij bijlage 1 - Voorstel voor herziening
Tekst van het document
Voorstel voor herziening organisatie & inhoud Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen | haalbaar en uitvoerbaar Inhoud Hoofdstuk 1: Aanleiding Hoofdstuk 2: Herijken uitvoeringsprogramma en vastleggen uitgangspunten Hoofdstuk 3: Aanpassingen in programmamanagement Hoofdstuk 4: Financiën Hoofdstuk 5: Aanpak opstellen uitvoeringsprogramma 2.0 en beoogd tijdpad Hoofdstuk 6: Governance en MGA Hoofdstuk 7: Positionering en communicatie
Bijlagen: Bijlage 1: Aanbevelingen Arcadis Bijlage 2: Toelichting artikel 12 GA OVP Bijlage 3: Bemensing programmabureau OVP Bijlage 4: Toelichting op invulling omgevingsmanagement Bijlage 5: Overzicht bureau- en communicatiekosten Bijlage 6: Toelichting op constateringen inzake financiën (bijlage bij hoofdstuk 4) Bijlage 7: Concluderend overzicht financiële wijzigingen t.b.v. GA en UP 2.0 Bijlage 8: Toelichting op de besluitvormingslijn (bijlage bij hoofdstuk 6)
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 1
Hoofdstuk 1. Aanleiding Conform de bij de start van het Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen (GA) in 2017 gemaakte afspraken, heeft adviesbureau Arcadis in de eerste helft van 2021 een tussentijdse evaluatie uitgevoerd op dit GA. Centrale vraag daarbij was: hoe staat het programma er procesmatig voor, zijn er aanpassingen nodig en zo ja, welke zijn dat dan? De evaluatie leverde 17 aanbevelingen op (zie bijlage 1) die betrekking hebben op het programmamanagement, communicatie- en omgevingsmanagement, governance in relatie tot de Mutual Gains Approach (MGA) en de financiën. Het evaluatierapport inclusief de aanbevelingen zijn besproken in de regiegroep (RG) van 10 juni 2021 en in de stuurgroep (SG) van 30 juni 2021.
De stuurgroep-OVP heeft op 30 juni 2021 besloten:
1
de door Arcadis opgestelde ‘Tussentijdse evaluatie Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen’ vast te stellen, onder voorbehoud van het doorvoeren van eventuele tekstuele en/of inhoudelijke wijzigingen naar aanleiding van de bespreking van deze rapportage in de stuurgroep;
2
de programmamanager OVP te verzoeken om, samen met een klein kernteam, de aanbevelingen uit deze rapportage uit te werken tot concrete acties. Daarbij te beginnen met het versterken van het programmamanagement/programmasturing van het GA en het maken van een voorstel hoe de doelen en ambities van het GA en de financiën in overeenstemming met elkaar te brengen;
3
ter voorbereiding van de onder besluitpunt 2 geschetste acties een startbudget van € 200.000,beschikbaar te stellen1;
4
de programmamanager te verzoeken om in de stuurgroep van 15 december 2021 met een voorstel te komen over de financiën in relatie tot de doelen en ambities van het GA.
Naar aanleiding van dit besluit heeft de programmamanager een kernteam samengesteld om de aanbevelingen uit te werken tot het gevraagde voorstel: een herijking op organisatie en inhoud van het GA en daarbij de financiën in overeenstemming te brengen met doelen en ambities. Het kernteam bestaat uit: Gerlinde van der Meer (lokaal programmamanager gemeente Wijdemeren), Fréderique Houben (lokaal programmamanager gemeente Stichtse Vecht), Jacques van Alphen c.q. Marinka Amesz (lokaal programmamanager Waternet/AGV), Mildred Hendrix (beleidsadviseur provincie Noord-Holland), Leo van Ravensberg (controller OVP), Marieke Thissen (communicatiemanager OVP), Joris Tensen (programmasecretaris OVP) en Nanette van Goor (programmamanager OVP). 1
De €200.000 vrijgemaakt startbudget ter voorbereiding van de uitgevoerde acties is niet gebruikt. Tot nu toe is het kernteam er in geslaagd om met behulp van kennis uit de achterliggende organisaties tot voorliggend voorstel te komen.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 2
Aanleidingen voor herziening De constateringen van Arcadis, die overigens deels al eerder werden benoemd door partijen, worden breed herkend. We vatten samen: a. het GA is eind 2017 ambitieus van start gegaan. Desondanks werd bij aanvang de basis onvoldoende goed ingericht. Ook de gewenste doorontwikkeling is in de periode daarna niet goed van de grond gekomen. De gevolgen daarvan zijn: ▪ het programmabureau is qua functies en capaciteit niet optimaal ingericht ▪ budgetten zijn uitsluitend op de uitvoering gericht ▪ er is geen rekening gehouden met bureau- en communicatiekosten ▪ een aantal projecten in het GA zijn niet volledig financieel gedekt ▪ er is onvoldoende rekening gehouden met zaken als inflatie en BTW-afdracht; b. de onderlinge samenhang tussen de projecten is gebaat bij een betere bewaking en meer zichtbaarheid; c. de financiële organisatie, de voortgang en planning van het programma als ook de risico’s en de waardencreatie van het GA verdienen meer transparantie, zouden eenvoudiger inzichtelijk moeten zijn; d. bij de partners binnen het GA is onvoldoende capaciteit beschikbaar; e. om projectleiders in te kunnen huren worden incidenteel uitvoeringsbudgetten ingezet omdat partijen geen capaciteit kunnen leveren. Bij de projectraming was dit niet voorzien; f.
de groei van de 3 pijlers binnen het GA gaat niet gelijk op. De pijler ‘Transformatie van de recreatiesector’ lijkt minder aandacht te krijgen dan de rest;
g. het contact (aard en frequentie) en de relatie met bewonersgroepen en andere belanghebbenden zijn voor verbetering vatbaar; h. binnen de samenwerking tussen de 21 partners lijken de verhoudingen zich te verharden. Ook bijdragen en relevante rapportages van anderen signaleren de behoefte aan aanpassingen op de inhoud en aansturing van het GA. We noemen: ▪ het onafhankelijk, niet-bindend advies naar verder onderzoek over de haalbaarheid van een vaarverbinding tussen de Loosdrechtse Plassen en het Hilversums Kanaal door Bart Krol en Fiona van der Burgt (september 2021); ▪ voortgangsrapportage GA 2020; ▪ signalen (vragen en zorgen) vanuit de lokale en de provinciale politiek en diverse stakeholders; ▪ de wens van meerdere partijen om nieuwe of vervolgprojecten te integreren in het GA; ▪ bevindingen zoals geformuleerd in ‘Proeftuin Omgevingswet 2019: Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen’ door Friso de Zeeuw en Gerlinde Groeneveld (juli 2019); ▪ bevindingen van de nieuwe programmamanager en van de regiegroep. Geconcludeerd kan worden dat het programma na een doorlooptijd van 4 jaar gebaat is bij een herziening op inhoud en organisatie. In deze notitie worden voorstellen gedaan hoe het programmamanagement van het GA te versterken en hoe doelen en ambities uit het GA én de financiën weer in overeenstemming met elkaar te brengen.
Uitgangspunt daarbij is het behoud van de gewenste balans tussen de drie pijlers van het GA: het ontwikkelen van het vrijetijdslandschap, het versterken van de ecologische waarden en het transformeren van de recreatiesector.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 3
Hoofdstuk 2. Herijken uitvoeringsprogramma en vastleggen uitgangspunten De in het vorige hoofdstuk gedane constateringen, leiden tot de conclusie dat er aanpassingen nodig zijn in de uitvoering van het GA. De financierende partijen binnen het GA geven echter allen aan dat er momenteel geen geld bijkomt voor uitvoering van het GA, niet voor de huidige projecten en ook niet voor het op sterkte brengen van het programmamanagement. Dit betekent dat er binnen het restant van de huidige uitvoeringsbudgetten gezocht moet worden naar financiële middelen voor de noodzakelijke en/of gewenste aanpassingen. Het kernteam komt daarom tot de conclusie dat het huidige UP een herijking nodig heeft die leidt tot het opstellen van een uitvoeringsprogramma 2.0 (UP 2.0). De lijst van huidige projecten binnen het UP zal daarbij geactualiseerd moeten worden, om zodoende geld vrij te maken voor de noodzakelijke aanpassingen. Dit betekent dat de ambities uit het GA bijgesteld moeten worden waarbij het downsizen van de ambities en/of het schrappen c.q. temporiseren van bepaalde projecten een reële consequentie is. Uitvoeringsprogramma 2.0 Binnen het restant van de huidige uitvoeringsbudgetten zal in eerste instantie gezocht moeten worden naar financiële dekking voor de noodzakelijke aanpassingen.
Dit betreft: ▪ het versterken van het programmamanagement inclusief de daarbij benodigde bureau- en communicatiekosten; ▪ de dekking van een aantal ongedekte posten binnen het huidige UP. Dit wordt nader toegelicht in hoofdstuk 3 en 4. Binnen wat daarna resteert binnen de uitvoeringsbudgetten zal een keuze gemaakt moeten worden of daarmee de resterende projecten uitgevoerd gaan worden (vasthouden aan projecten uit huidig UP) of dat er alternatieve projecten zijn die tegemoet komen aan de doelstellingen van het GA en mogelijk een vervanging kunnen zijn van een nu benoemd project. Ook hierbij is de balans tussen de 3 pijlers van het GA van belang. Het vernieuwde UP 2.0 moet in ieder geval leiden tot een (aangepaste) lijst van uitvoeringsprojecten, die uitvoerbaar en financieel haalbaar zijn. In hoofdstuk 5 wordt nader beschreven hoe tot een UP 2.0 te komen. Overigens is al bij het opstellen van het GA (artikel 12) rekening gehouden met de mogelijkheid tot het te zijner tijd actualiseren van het GA en UP (zie bijlage 2). Leidende of nog te bekrachtigen uitgangspunten: Bij het herzien van het huidige UP is een aantal uitgangspunten leidend. Deze uitgangspunten moeten, indien niet al eerder vastgesteld, door de SG bekrachtigd worden.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 4
Het gaat om: ▪ het GA loopt t/m 31 dec 2027, momenteel is de uitvoering van dit GA geconcretiseerd in het gelijktijdig met het GA vastgestelde Uitvoeringsprogramma (UP), beiden vastgesteld op 6 december 2017; ▪ alle partners streven een voortzetting en een succesvolle afronding van het GA na; ▪ alle partners streven het behoud van de balans tussen de 3 pijlers na; ▪ een programmabureau op sterkte (qua functies, capaciteit en slagkracht) is een noodzakelijke voorwaarde voor het succesvol vervolgen van de uitvoering van het GA; ▪ de financierende partijen binnen het GA geven aan dat er vanuit hen voorlopig geen geld bijkomt voor de uitvoering van het GA; ▪ financiering voor het versterken van het programmamanagement inclusief de bijbehorende bureau- en communicatiekosten, moet gevonden worden binnen de huidige uitvoeringsbudgetten; ▪ er is noodzaak tot het laten opstellen van een UP 2.0 waarin een lijst van (hernieuwde) projecten is opgenomen die haalbaar zijn en gefinancierd kunnen worden vanuit het restant van de uitvoeringsbudgetten.
De stuurgroep-OVP besluit:
besluit 1
we willen als partijen met elkaar verder met de uitvoering van het GA, waarbij behoud van de balans tussen de 3 pijlers, zoals afgesproken in het GA, een belangrijk uitgangspunt is. Het GA is een verantwoordelijkheid van ons allen en betekent ook, naar vermogen, commitment/inzet van ons allen
besluit 2
een programmabureau op sterkte (qua functies, capaciteit en slagkracht) is een voorwaarde voor het succesvol vervolgen van de uitvoering van het GA
besluit 3
de financierende partijen binnen het GA staan allen op het standpunt dat er op dit moment geen geld bij komt ten behoeve van de uitvoering van het GA
besluit 4
financiering van de benodigde versterking van het programmamanagement als ook de financiering van de bureau- en communicatiekosten, moet gevonden worden binnen de huidige uitvoeringsbudgetten van het GA
besluit 5
het huidige uitvoeringsprogramma vraagt om herijking, om daarmee de ambities uit het GA passend te maken aan de beschikbare middelen en om de financiering van de versterking van het programmamanagement mogelijk te maken. Dit betekent dat er een UP 2.0 wordt opgesteld waarbij een (hernieuwde) lijst van uitvoerbare en financierbare projecten wordt vastgesteld
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 5
Leeswijzer vervolg De hierna volgende hoofdstukken gaan dieper in op de aanpassingen die het kernteam voorstelt in de programmasturing van het GA (hoofdstuk 3) en de financiering ervan (hoofdstuk 4). Deze aanpassingen vormen de basis voor het opstellen van het UP 2.0. In hoofdstuk 5 beschrijven we vervolgens hoe we tot een UP 2.0 komen. De twee daarna volgende hoofdstukken zijn gereserveerd voor voorstellen over het aanpassen van de werkwijze binnen het GA. Hoofdstuk 6 gaat over Governance en MGA en hoofdstuk 7 over Positionering en communicatie. De SG-besluiten die hieruit voortvloeien betreffen dus een aanpassing in de werkwijze binnen het GA.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 6
Hoofdstuk 3. Programmamanagement Ten aanzien van het thema Programmamanagement zijn door Arcadis in totaal zeven aanbevelingen gedaan voor mogelijke verbeteringen met betrekking tot dit thema.
Aanbevelingen
aanbeveling 2
richt een professioneel en kwalitatief hoogwaardig programmabureau in
aanbeveling 3
versterk het lerend vermogen van het programma door een structureel verbeterplan op te stellen waarmee het Gebiedsakkoord zich kan blijven verbeteren en ontwikkelen
aanbeveling 4
creëer meer en betere samenhang tussen de projecten in het Gebiedsakkoord
aanbeveling 5
gebruik meer monitoring met dashboards
aanbeveling 6
zorg voor voldoende capaciteit en kwaliteiten in het programmabureau
aanbeveling 7
Zet een strategisch omgevingsmanager in
aanbeveling 8
Gebruik meer instrumenten en tools voor omgevingsmanagement
Het kernteam herkent de aanbevelingen grotendeels en heeft op de volgende 3 punten voorstellen ontwikkeld: • noodzakelijke functies en capaciteit in het programmabureau; • het inrichten van een goed systeem voor programmabeheersing; • voldoende financiële middelen voor bureau- en communicatiekosten. Noodzakelijke functies en capaciteit in het programmabureau (voor een overzicht van huidige en gewenste capaciteit binnen het programmabureau, zie bijlage 3). Naast de aanbevelingen van Arcadis over de functies binnen het programmabureau die versterkt dienen te worden, heeft het kernteam ook gekeken naar andere gangbare modellen voor het aansturen van een programma met de omvang van het GA. Praktisch al deze modellen gaan uit van de volgende functies: programmamanager, plaatsvervangend programmamanager, manager projectbeheersing/risicomanager, omgevingsmanager, technisch manager, contractmanager, communicatiemanager, financieel controller en uiteraard de functies van programmasecretaris en ondersteuner. In de functies van programmamanager, assistent-programmamanager, programmasecretaris, ondersteuner en financieel controller wordt momenteel al voorzien in het programmabureau.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 7
Deze inzet wordt geleverd vanuit de provincie Noord-Holland. De capaciteit hierop lijkt vooralsnog voldoende. De functies van technisch manager en contractmanager hebben wat betreft de programmasturing GA-breed geen toegevoegde waarde. De functies zijn (conform IPM-model) vooral waardevol in projectteams van de grote projecten in uitvoering (bij het project Baggeren bijvoorbeeld en later in de tijd ook bij het project Moerasvogels). Het kernteam stelt voor het programmabureau met de volgende noodzakelijke functies uit te breiden: ▪ Communicatiemanager De communicatiefunctie is cruciaal binnen het programmabureau. Momenteel is hierin voorzien door de tijdelijke inhuur van een communicatiemanager via de gemeente Wijdemeren. Financiering vanuit het GA is gegarandeerd tot en met eind 2022 (SG-besluit dd. 20 november 2019). Voor de jaren 2023 tot en met 2027 (5 jaar) dienst deze functie structureel ingeregeld te worden. Dit betekent dat hiervoor binnen de uitvoeringsbudgetten 5 x € 100.000 = € 500.000 gevonden moet worden. ▪ Omgevingsmanager Er is op dit moment op programmaniveau binnen het GA geen omgevingsmanager actief. De aanbeveling om omgevingstaken ook bij de aansturing van het gebiedsakkoord een formele plek te geven, wordt door het kernteam herkend.
Voor komende periode wordt voorgesteld om de huidige NNN-projectleiders een rol te geven als gebiedscoördinator voor het gebied waarin zij werkzaam zijn (ten noorden en ten zuiden van de N201). Door de taken en verantwoordelijkheden van gebiedscoördinator te combineren met die van projectleider Natuurontwikkeling (NNN), kunnen we het omgevingsmanagement vormgeven binnen de huidige formatie en is er dus geen uitbreiding van capaciteit nodig. De grenssituatie tussen de provincies Noord-Holland en Utrecht is daarbij een aandachtspunt. Omgevingstaken realisatiefase grote projecten Bij grote projecten in de realisatiefase worden de omgevingstaken vaak uitgebreid met bijvoorbeeld het zorgdragen voor vergunningentraject en/of de conditionering. Dit is een wezenlijk andere invulling van de omgevingstaken dan die van gebiedscoördinator. De stuurgroep wordt voorgesteld om, indien de inzet van een omgevingsmanager noodzakelijk is in de realisatiefase van een project, deze te financieren vanuit het projectbudget van het desbetreffende project. Het streven daarbij is om het omgevingsmanagement bij samenhangende projecten in uitvoering zoveel als mogelijk bij dezelfde persoon te beleggen. Zie bijlage 4 voor nadere uitwerking van omgevingstaken in de planen uitvoeringsfase. ▪ Manager Projectbeheersering/risicomanager Deze functie is tot op heden niet ingericht binnen het programmabureau.
Uit gesprekken hierover met Arcadis en ook met collega’s binnen de provincie Noord-Holland, lijkt dit een zeer gewenste functie om in te vullen binnen het programmabureau.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 8
Een manager Projectbeheersing/risicomanager houdt met behulp van goede voortgangsinformatie, financiële data en een goed functionerend datamanagementsysteem, de voortgang van de diverse projecten en daarmee de voortgang van het totale programma in de gaten. Hij of zij is op grond van die informatie in staat de risico’s te managen, voorstellen te doen voor verbeteringen in het algemeen of gericht op de samenhang tussen projecten in het bijzonder. De manager Projectbeheersing/risicomanager werkt hierin nauw samen met de programmamanager, de controller en de diverse projectleiders. De provincie Noord-Holland heeft aangegeven te willen onderzoeken hoe deze functie kan worden ingevuld waarbij zij ook de financiering ervan voor haar rekening neemt. Het inrichten van een goed systeem voor programmabeheersing Arcadis wijst in haar rapport op het belang van meer dashboards voor monitoring en sturing, de versterking van het lerend vermogen van het programma door het opstellen van een structureel verbeterplan en het creëren van meer en betere samenhang tussen de projecten in het GA. Om programmabeheersing op dit niveau op orde te krijgen is - naast de aanwezigheid van een manager Projectbeheersing/risicomanager en een financieel controller - een passend en goed functionerend data/informatiesysteem cruciaal. Daar heeft het de afgelopen jaren aan ontbroken.
Momenteel wordt op initiatief van het programmabureau, binnen de provincie Noord-Holland onderzocht welke systemen in aanmerking komen. Het gaat om een systeem dat naast de voortgang en monitoring van projecten (dashboards) ook op het gebied van financiën, risico’s en planning snel en accuraat de actuele informatie kan geven. Het systeem dient compatibel te zijn met de huidige ICT-systemen binnen de provincie Noord-Holland. De bedoeling is dat een dergelijk systeem binnen afzienbare tijd wordt ingericht voor het GA. Dit zou wat timing betreft parallel moeten lopen met het aanstellen van een manager Projectbeheersing/risicomanager: het een kan immers niet zonder het ander. Het in te richten data/informatiesysteem wordt gefinancierd door de provincie Noord-Holland. Voldoende middelen voor bureau- en communicatiekosten Het op sterkte brengen van een programmabureau gaat niet alleen over capaciteit maar ook over uitvoeringskracht, lees: het beschikbaar hebben van middelen voor bureau- en communicatiekosten (zie bijlage 5). Voor de jaren 2019 t/m 2021 werd voor bureaukosten een budget geraamd van €60.000 per jaar. Dit bedrag (3 x €60.000 = €180.000) werd destijds voorgefinancierd vanuit het uitvoeringsbudget van het project Bagger (meer hierover in hoofdstuk 4). Dit budget is te krap gebleken, ondanks beperkingen vanwege de corona-pandemie.
Bij het ramen van dit budget waren bovendien geen communicatiekosten meegenomen. Voorstel is om voor het restant van de looptijd van het GA (t/m 2027) € 125.000 per jaar beschikbaar te stellen als budget voor bureau- en communicatiekosten.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 9
In dat geval dient er in totaal € 750.000 vrijgemaakt te worden (6 x €125.000 = € 750.000) voor bureau- en communicatiekosten vanuit de uitvoeringsbudgetten van het GA. De hierboven beschreven voorstellen leiden tot de volgende aan de SG voor te leggen besluiten: De stuurgroep-OVP besluit:
besluit 6
voor de noodzakelijke functie van communicatiemanager binnen het programmabureau voor de jaren 2023 t/m 2027 in totaal €500.000 vrij te maken uit de uitvoeringsbudgetten van het GA
besluit 7
omgevingstaken op projectniveau tijdens de realisatiefase van een project neer te leggen bij een omgevingsmanager, en daarbij zoveel als mogelijk één omgevingsmanager in te zetten voor meerdere projecten in de realisatiefase en te financieren vanuit de betreffende projectbudgetten
besluit 8
voor de noodzakelijke bureau- en communicatiekosten voor de jaren 2022 t/m 2027 in totaal €750.000 vrij te maken uit de uitvoeringsbudgetten van het GA
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 10
Hoofdstuk 4. Financiën Ten aanzien van het thema financiën is door Arcadis de volgende aanbeveling gedaan. Aanbevelingen
aanbeveling 17
pak financiële problemen aan en maak financiële relaties inzichtelijk
Het kernteam heeft hierop het huidige UP (vastgesteld in december 2017) en de stand van zaken met betrekking tot de financiën onderzocht en komt tot de volgende constateringen: (voor een uitgebreide toelichting zie bijlage 5) a. meerdere uitvoeringsprojecten binnen het UP zijn niet volledig financieel gedekt; b. de oorspronkelijke dekking van het GA is daardoor lager dan de dekking van € 77,2 miljoen die in het UP vermeld staat. De daadwerkelijke dekking bij de start van het UP was € 62,45 miljoen; c. de afgelopen jaren hebben (met toestemming van de SG) meerdere budgetverschuivingen en correcties plaatsgevonden waardoor de financiële tabel in het UP niet meer als uitgangsbasis kan dienen. Er is noodzaak tot het laten vaststellen van een nieuwe ‘basistabel’ die uitgaat van de nieuwste financiële overzichten als ook van de verschuivingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden; d. er is bij het inrichten van de uitvoeringsbudgetten in 2017 geen rekening gehouden met kosten voor inflatie en risico; e. bij meerdere uitvoeringsprojecten lijkt een probleem te ontstaan rondom de BTW. De BTW bij deze projecten is (niet geheel) verrekenbaar met het BTW compensatiefonds. De SG heeft op 1612-20 besloten dat de BTW problematiek moet worden opgelost binnen het project zelf. Het uitvoeringsbudget van een project is daarbij kaderstellend; f.
in een enkel geval is de inhuur van een projectleider betaald uit het uitvoeringsbudget. De afspraak was dat projectleiders door de trekkende partij zouden worden geleverd, maar capaciteitsproblemen bij enkele organisaties maakte inhuur ten laste van de uitvoeringsbudgetten noodzakelijk; g. eerder is €180.000 (3 jaar x €60.000) tijdelijk voorgefinancierd uit het uitvoeringsbudget van het project Bagger ten behoeve van bureaukosten, voor de periode 2019 tot en met 2021. De SG besloot op 27-05-20 dat hiervoor naar een definitieve dekking moet worden gezocht; h. het project Vaarverbinding Loosdrechtse Plassen-Hilversums Kanaal (LPHK) is intussen vervallen. In plaats daarvan is een lijst met alternatieve projecten opgesteld. De resterende € 2,2 miljoen uit het uitvoeringsbudget Vaarverbinding LPHK is door de SG gelabeld voor uitvoering van de lijst met alternatieve projecten (besluit SG 04-10-21). Daarnaast heeft de SG besloten actief op zoek te willen gaan naar aanvullende financiering;
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 11
i.
in 2019 heeft de aankoop van de Nieuwe Polderplas (NPP) plaatsgevonden in het kader van het GA. Deze aankoop is niet in het huidige UP terug te vinden en moet conform SG besluit 12-052019 financieel gedekt worden uit de projecten Moerasvogels en Baggeren2. Dit blijkt nog niet te zijn geregeld. Een vervolg op wat de ambities met deze NPP zijn (en de daarmee gemoeide kosten) is ook niet vastgelegd in het huidige UP; j. er zijn bij meerdere projecten scopewijzigingen doorgevoerd die in het huidige UP niet zijn terug te vinden; k. meerdere projecten kennen de verplichting om een beheerplan op te stellen voordat het project in uitvoering gaat. Financiering van dit beheer vindt echter buiten het GA plaats; l. een aantal projecten betreft verkenningsprojecten, dit is met name aan de orde bij de pijler Transitie van de recreatiesector. Het financieren van eventuele follow-up activiteiten en/of projecten valt buiten de scope van het huidig UP; m. op 26-02-20 besloot de SG om ‘Fase 3 verkenning baggeren Vuntus en/of Stille Plas’ toe te voegen aan de scope van het project Baggeren. Het betreft een verkenning die wordt gefinancierd vanuit het oorspronkelijke budget Baggeren. Fase 3 is echter niet binnen het huidige UP terug te vinden; n.
op 30-06-21 heeft de SG besloten actief op zoek te gaan naar financiële middelen om de functie van Gebiedsloods te continueren voor 16u/week als ook de functie van voorzitter Transitieteam voor 4u/week, gedurende drie jaar (2022 tot en met 2024). De gelden hiervoor (voor 3 jaar in totaal €333.960 incl. BTW respectievelijk €112.712 incl. BTW) zijn nog niet gevonden. Het zoeken naar deze financiële middelen valt echter buiten het huidige UP; o. voor een aantal projecten binnen het UP zijn in de afgelopen periode aanvullende middelen beschikbaar gekomen (bv. de NNN-projecten). Deze ‘extra’ aanvullende middelen zijn nog niet in het financieel overzicht van het UP verwerkt. Constatering a. (ongedekte posten) leidt tot de volgende uitgangspunten/besluiten: (voor een uitgebreide toelichting zie bijlage 5) ▪
▪
bij een tekort op de begroting van projecten die wettelijk verplicht zijn (zoals de projecten Moerasvogels, Zwevend slib en waterplanten en Verbeteren waterkwaliteit) zullen de verantwoordelijke overheden (indien nodig) de financiering van de niet gedekte posten op zich nemen. Het betreft ongedekte posten waar een subsidie verwacht wordt. Aanvulling door de verantwoordelijke overheden kan in de toekomst ook gaan gelden voor eventuele tekorten bij de wettelijk verplichte NNN-projecten; het project Vaarverbinding LPHK is komen te vervallen. Om die reden kan het ongedekte deel uit de projectbegroting Vaarverbinding LPHK weggeschreven worden en daarmee ook uit de begroting van het UP 2.0.De €3,6 miljoen private dekking aan het project Baggeren fase 2, vervalt binnen de begroting van het UP.
2
Oorspronkelijke afspraak was de aankoop van de NPP (aankoopbedrag €650.303) 50% - 50% te belasten op de projecten Moerasvogels en Bagger. Dat is in eerste instantie ook zo gebeurd. Binnen de provincie NH is vervolgens de aankoop NPP voor een bedrag van €219.550 op de balans gezet als strategische aankoop (i.v.m. natuurwaarde van de NPP) en werd de oorspronkelijke belasting op beide projecten uit de financiën gehaald. Het resterende verschil van €428.000 moet echter nog wel ten laste gebracht worden of gedekt worden uit de projecten Moerasvogels en Bagger (50%-50%). Dit blijkt nog niet gebeurd te zijn.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 12
▪
▪
▪
In plaats daarvan draagt de private sector zelf de zorg voor het baggeren van de jachthavens en het transport naar een depot of verwerkingslocatie (inclusief overslag tot in depot) en betaalt zij een marktconform tarief voor verwerking van Klasse B en niet of nooit toepasbare bagger; de verwachte € 80.000 private dekking ten behoeve van de Gebiedsloods is niet tot stand is gekomen, maar wel al uitgegeven. Voor dit bedrag zal alsnog dekking gevonden moeten worden binnen de huidige uitvoeringsbudgetten; ook de overige private bijdragen - opgenomen voor diverse andere projecten - komen in de begroting van het UP 2.0 te vervallen en worden vervangen door een inspanningsverplichting van private partijen. Dit geldt voor de volgende projecten: - NERA natuurbelevingsproces: €111.000 - Zonneveer molen Gabriel: €51.300 - legakkerpad Kievitsbuurten: €3.000 - bedrijfsinvesteringszone (Biz): €10.000 - prijsvraag Icoon €6.000 (bijdrage reeds geleverd) - visieontwikkeling Kievitsbuurt €5.000 (bijdrage reeds geleverd); er resteert een tekort in de dekking van de recreatieve routes op land van €172.600. Een groot deel hiervan (€155.000) heeft betrekking op het project Legakkerpad Kievitsbuurt. De provincie Utrecht en de gemeente Stichtse Vecht zullen onderling overleggen.
Allereerst moeten de realisatiemogelijkheden van dit pad worden verkend en de werkelijke kosten inzichtelijk worden gemaakt. Vervolgens wordt bepaald of zij deze ongedekte post (deels) voor hun rekening kunnen nemen. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal er in een volgende ronde van doorlichten van het UP (zie hoofdstuk 5) alsnog naar dekking moeten worden gezocht voor dit project binnen de bestaande uitvoeringsbudgetten. Op basis van hetgeen hierboven beschreven is, is de conclusie dat er momenteel nog een ongedekte post resteert van €172.600 (recreatieve routes op land) en van €80.000 vanwege de oorspronkelijk verwachte private bijdrage ten behoeve van de Gebiedsloods. Constatering i. (Nieuwe Polderplas) leidt tot de volgende uitgangspunten: ▪
▪
het binnen het GA te dekken deel van de aankoop van de Nieuwe Polderplas, moet conform het SG-besluit van 12-05-19 alsnog verrekend worden binnen de projecten Baggeren en Moerasvogels. Dit betekent dat er een bedrag van €214.000 afgeboekt wordt op het project Bagger en een zelfde bedrag op het project Moerasvogels; de SG zal voor eind 2022 besluiten of zij doorgaat met de ontwikkeling van de Nieuwe Polderplas. Van belang hierbij is het gebiedspecifieke beleid dat Waternet momenteel ontwikkelt en dat inzicht geeft in wat er mogelijk/onmogelijk is met de Nieuwe Polderplas. Als de SG besluit tot verdere ontwikkeling van de plas, dan moet de dekking daarvan verrekend worden binnen de bestaande projecten al naar gelang de ambities die gerealiseerd kunnen worden (bagger, recreatie of moerasvogels). Dit geldt ook voor de dekking van de aankoopkosten als blijkt dat geen bagger- of natuurdoelen kunnen worden gerealiseerd. Als de SG besluit niet door te gaan met de ontwikkeling, dan zal de Nieuwe Polderplas verkocht moeten worden.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 13
Op basis van alle hierboven geschetste constateringen wordt de SG gevraagd de volgende besluiten te herbevestigen c.q. te nemen: Herbevestiging van eerder genomen besluiten:
besluit 9
Herbevestiging van eerder genomen besluit vastgelegd in het GA artikel 7.1.b en 7.1.c: partijen dragen zorg voor het leveren van projectleider(s) uit eigen organisatie voor specifieke, aan hen toebedeelde, projecten en processen.
besluit 10
Herbevestiging van eerder genomen besluit vastgelegd in GA artikel 7.3: meerdere projecten (zoals bagger, cabomba) kennen de opdracht om met een beheervoorstel te komen. Deze beheerfase valt buiten het GA en zal te zijner tijd apart gefinancierd moeten worden door de verantwoordelijke partijen. Afspraken omtrent toekomstig beheer en onderhoud dienen wel binnen de periode van het lopende GA gemaakt te worden.
besluit 11
Herbevestiging van eerder genomen besluit vastgelegd in GA artikel 9.3: Er zijn meerdere projecten binnen het GA die een verkenning betreffen. Het naar de uitvoering brengen van deze verkenningsprojecten, heeft geen plek binnen het GA c.q. daar zijn geen financiële middelen voor gereserveerd in het GA.
Besluit 12
Herbevestiging van eerder genomen besluit d.d. 12-05-2019: Voor de aankoop van de Nieuwe Polderplas het budget aan te wenden dat binnen het GA gereserveerd is voor de aanleg van natuureilanden en dezelfde financiële verdeelsleutel aan te houden als in het uitvoeringsprogramma van het GA, namelijk: 50% natuurbudget en 50% baggerbudget. Let op: dit besluit moet nog geëffectueerd worden voor het restbedrag van €428.000 (in plaats van het oorspronkelijke aankoopbedrag).
besluit 13
Herbevestiging van eerder genomen besluit d.d. 27-05-2020: definitieve dekking te zoeken binnen de bestaande uitvoeringsbudgetten voor het bedrag van €180.000 (3 x €60.000) dat gehaald is uit het uitvoeringsbudget project Baggeren ten behoeve van bureaukosten voor 2019 t/m 2021.
besluit 14
Herbevestiging van eerder genomen besluit d.d. 16-12-2020: de BTW problematiek moet worden opgelost binnen het project zelf. Het resterende uitvoeringsbudget van een project is daarbij kaderstellend.
besluit 15
Herbevestiging van eerder genomen besluit d.d. 03-10-2021: De €2,2 miljoen resterend uit het project LPHK, is gelabeld voor de lijst van alternatieve projecten voor de (water)recreatie.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 14
Nieuwe door de SG te nemen besluiten:
besluit 16
een eventueel tekort op de uitvoeringskosten (begroting) van wettelijk verplichte projecten zijn de verantwoordelijkheid van de hiervoor verantwoordelijke overheden. Zij dienen een oplossing te vinden voor eventuele tekorten in de toekomst. Dit ongedekte deel binnen het UP kan daarmee uit de begroting van het UP 2.0 worden weggeschreven
besluit 17
het project Vaarverbinding LPHK is komen te vervallen en daarmee kan het ongedekte deel van €2,75 miljoen uit de financiële raming voor deze vaarverbinding uit de begroting van het UP 2.0 worden weggeschreven
besluit 18
de €3,6 miljoen private dekking aan het project Baggeren fase 2, vervalt binnen de begroting van het UP. In plaats daarvan draagt de private sector zelf de zorg voor het baggeren van de jachthavens en het transport naar een depot of verwerkingslocatie (inclusief overslag tot in het depot) en betaalt zij een markt-conform tarief voor verwerking van Klasse B en niet of nooit toepasbare bagger. Deze ongedekte post binnen het huidige UP kan daarmee uit de begroting van het UP 2.0 worden weggeschreven
besluit 19
de financiering van de ongedekte post van € 80.000 ten behoeve van de Gebiedsloods, moet in het UP 2.0 binnen de resterende uitvoeringsbudgetten OVP gevonden worden.
besluit 20
alle overige en nog niet uitgegeven private bijdragen in het nieuw op te stellen financiële overzicht van GA en UP 2.0, niet te noteren in bedragen maar als ‘inspanningsverplichting private partijen’
besluit 21
de financiering van de resterende post ongedekt voor Recreatieve routes (max. €172.600) moet binnen de resterende uitvoeringsbudgetten OVP gevonden worden of door aanvullende financiering worden gedekt
besluit 22
de financierende partijen binnen het GA staan allen op het standpunt dat de resterende uitvoeringsbudgetten kaderstellend moeten zijn voor kosten van inflatie en risico bij het uitvoeren van projecten
besluit 23
voor eind 2022 een besluit te nemen of door wordt gegaan met de ontwikkeling van de Nieuwe Polderplas. Voor de financiering van een eventuele verdere ontwikkeling van de Nieuwe Polderplas moet dekking gezocht worden binnen de bestaande projecten, al naar gelang de ambities die gerealiseerd kunnen worden (bagger, recreatie of moerasvogels). Dit geldt ook voor de dekking van de aankoopkosten als blijkt dat geen bagger- of natuurdoelen kunnen worden gerealiseerd.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 15
besluit 24
indien bij de uitvoering van een project niet kan worden voorzien in de inzet van een projectleider vanuit de daarvoor verantwoordelijke partij, wordt aan de SG een voorstel voorgelegd hoe daarmee om te gaan.
Hoofdstuk 5: aanpak opstellen uitvoeringsprogramma 2.0 en beoogd tijdpad Ten aanzien van het huidige uitvoeringsprogramma zijn door Arcadis de volgende aanbevelingen gedaan. Aanbevelingen aanbeveling 15
werk aan het (her)waarderen van lopende initiatieven
aanbeveling 16
integreer nieuwe, veelbelovende initiatieven in het GA
Het kernteam stelt voor een Uitvoeringsprogramma 2.0 (UP 2.0) op te stellen. Zo kan verouderde (financiële) informatie uit het huidig UP worden geactualiseerd en worden opgenomen in een nieuw UP én kan binnen de huidige uitvoeringsbudgetten dekking worden gezocht voor de in hoofdstuk 3 en 4 beschreven (ongedekte) posten. Daarnaast kan ook bekeken worden of er ruimte is om nieuwe kansrijke initiatieven op te nemen in een nieuw UP 2.0. Dekking van de in hoofdstuk 3 en 4 beschreven (ongedekte) posten Conform de hiervoor voorgelegde SG-besluiten 6, 8, 13, 19 en 21 moet bij het opstellen van een UP 2.0 in ieder geval dekking gezocht worden binnen de huidige uitvoeringsbudgetten voor de posten:
bureaukosten 2019 t/m 2021 bureau- en communicatiekosten 2022 t/m 2027 versterking programmabureau met de functie communicatiemanager voor de jaren 2023 t/m 2027
180.000 750.000
500.000
missende en reeds uitgegeven private bijdrage van € 80.000,- voor de Gebiedsloods
80.000
ongedekte posten m.b.t. recreatieve projecten maximaal
172.600
Met de regiegroep (RG) is gesproken over mogelijkheden om voor bovenstaande posten dekking te vinden binnen de huidige uitvoeringsbudgetten. Daarbij zijn meerdere oplossingsmogelijkheden verkend. De RG is daarbij tot het volgende, breed gedragen, voorstel gekomen: 1. financiering van de versterking van het programmamanagement, in totaal optellend tot € 1.430.000, wordt gefinancierd door bij elk project binnen het GA OVP (van de nog niet door de SG vrijgegeven budgetten) 3,5% af te halen;
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 16
2. financiering van de ongedekte posten, in totaal optellend tot €252.600 kan worden gevonden door ongedekte bedragen weg te strepen, om verantwoordelijke partijen te vragen alsnog naar dekking te zoeken c.q. om dekking te zoeken voor een deel van dit bedrag door ‘te schuiven’ binnen de resterende uitvoeringsbudgetten van het huidige UP.
Toelichting bij punt 1: De noodzakelijke versterking van het programmamanagement bestaat (zoals ook beschreven in hoofdstuk 3) uit de posten: 180.000
bureaukosten 2019 t/m 2021
750.000
bureau- en communicatiekosten 2022 t/m 2027
500.000
inhuur communicatiemanager 2023 t/m 2027
1.430.000
totaal
Omdat de versterking van het programmamanagement alle projecten die onder de vlag van het GA worden uitgevoerd ten goede komt, vindt de RG het billijk dat ook alle projecten aan deze versterking van het programmamanagement meebetalen. Becijferd is dat als bij de uitvoeringsbudgetten van alle projecten een percentage van 3,5% wordt ingehouden, daarmee het benodigde bedrag van €1.430.000 gedekt is. Daarbij wordt uitgegaan van die uitvoeringsbudgetten die nog niet zijn verplicht (nog niet zijn vrijgegeven). Projecten die al zijn afgerond blijven uiteraard buiten deze berekening. Een bijdrage van 3,5% vanuit elk project aan de kosten voor versterking van programmamanagement, is een eerlijke oplossing (elk project draagt naar rato bij) om deze post gedekt te krijgen voor de gehele restantlooptijd van het GA t/m eind 2027. Een bijdrage van 3,5% is daarbij een percentage dat op de totale kosten van een uitvoeringsbudget draagbaar is. Mocht het inhouden van 3,5% bij wettelijk verplichte projecten betekenen dat hier dan mogelijk een probleem ontstaat door een tekort in het uitvoeringsbudget, dan zullen (conform besluit 16) de hiervoor verantwoordelijke overheden een oplossing moeten vinden. Toelichting bij punt 2: De ongedekte posten, aangetroffen in het huidige UP, waarvoor dekking gevonden moet worden betreft:
ongedekte post (maar al wel uitgegeven) post Gebiedsloods
80.0000
Recreatieve routes bestaande uit:
172.600
ongedekte post project Legakkerpad Kievitsbuurt
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
155.000
03-02-2022 17
ongedekte post Zonneveer molen Gabriel
17.100
ongedekte post fietsroute Horstermeer
500
De regiegroep stelt ten aanzien van deze posten het volgende aan de stuurgroep voor: ▪ de ongedekte post van €500 voor de fietsroute Horstermeer weg te strepen in een nieuw UP (gaat om een zeer klein bedrag); ▪ ten aanzien van de ongedekte post €155.000 project Legakkerpad Kievitsbuurt aan de verantwoordelijke overheden (provincie Utrecht en gemeente Stichtse Vecht) te vragen om komend jaar inzichtelijk te maken wat de werkelijke kosten worden voor de aanleg van dit pad, en om onderling te bekijken of een tekort alsnog gedekt kan worden door een van deze partijen. Mocht nu blijken dat het dekken van een tekort niet mogelijk is, dan zal voor dit project in een volgende actualisatie van het UP alsnog naar aanvullende dekking gezocht worden; ▪ de €80.000 ongedekt Gebiedsloods en de €17.100 ongedekt Zonneveer molen Gabriel (tezamen €97.100) te financieren door binnen de uitvoeringsbudgetten van het huidige UP te zoeken naar dekking (verschuiven van financiële middelen tussen projecten). Zoeken van dekking binnen huidige uitvoeringsbudgetten door middel van matrix Door middel van het toepassen van een afwegingsmatrix heeft het kernteam, in samenspraak met de RG, gezocht waar gelden vanuit projecten uit het huidig UP zijn te verschuiven.
De resterende niet verplichte budgetten zijn hierbij als uitgangspunt genomen (minus de 3,5% die er afgetrokken wordt voor versterking programmamanagement). De verplichte projecten (KRW, NNN, Natura 2000 e.d.) zijn buiten beschouwing gebleven omdat de overheidspartijen hier namelijk wettelijke verplichtingen hebben. Door vervolgens samen met de RG te analyseren welke projecten het meeste bijdragen aan de speerpunten van het uitvoeringsprogramma, is het kernteam tot een voorstel gekomen voor de verschuiving van gelden. De RG stelt voor geld uit de projecten NERA Natuurbelevingsproces en NERA-investeringen, te verschuiven naar andere projecten. Uit het project NERA Natuurbelevingsproces is €74.000 vrij te maken en uit het project NERA-investeringen €120.000, tezamen €194.000. Het verschuiven van geld uit deze projecten, en daarmee het laten vervallen van deze projecten, zal naar verwachting weinig ‘pijn’ doen en maakt het mogelijk om de ongedekte posten uit het GA gedekt te krijgen c.q. een aantal nieuwe initiatieven tot uitvoering te kunnen brengen. Wel moet het voorbehoud gemaakt worden dat het verschuiven van het geld vanuit de twee NERAprojecten naar andere projecten, alleen kan met instemming van de partijen die het geld hebben ingebracht, in dit geval provincie Noord-Holland en gemeente Wijdemeren.
Dit zal komende maanden aan de respectievelijke besluitorganen worden voorgelegd. Indien dit niet akkoord wordt bevonden zal er, mede aan de hand van de matrix, alsnog naar een andere oplossing binnen de bestaande budgetten gezocht moeten worden. Nieuwe kansrijke initiatieven opnemen in UP 2.0
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 18
Er zijn door het kernteam ook meerdere kansrijke (nieuwe of vervolg) initiatieven onderzocht, waarvoor in het huidige UP geen dekking is voorzien c.q. welke niet zijn opgenomen in het GA. Dit betreft:
Verkenningsprojecten
Er zijn meerdere verkenningsprojecten3 binnen het huidige UP zonder dat er financiële ruimte is om deze (indien gewenst) op een later tijdstip naar de uitvoering te brengen. Hiervoor zijn binnen het huidige UP geen middelen gereserveerd.
Gebiedsloods/transitieteam
Op 30-06-21 heeft de SG besloten actief op zoek te gaan naar financiële middelen om de functie van Gebiedsloods te continueren voor 16u/week als ook de functie van voorzitter Transitieteam voor 4u/week, gedurende drie jaar (2022 tot en met 2024). Het gaat hierbij om respectievelijk een bedrag van €333.960 incl. BTW (Gebiedsloods) en €112.712 incl. BTW (voorzitter) voor 3 jaar. Dit bedrag is tot op heden nog niet gevonden.
Alternatieve projecten watersport
Op 04-10-21 heeft de SG besloten een inspanningsverplichting aan te gaan om aanvullende financiële middelen te zoeken voor de lijst van alternatieve projecten ten behoeve van de (water)recreatie. Dit komt bovenop de voor dit doel gelabelde € 2,2 miljoen. Het gaat om alternatieven ter vervanging van de Vaarverbinding LPHK.
Binnen de RG is gesproken over de wenselijkheid om deze projecten al dan niet op te nemen in een nieuw UP 2.0. Daarvoor moet dan wel financiële dekking gevonden worden. De RG doet, op basis van de discussie die zij gevoerd heeft, de stuurgroep het volgende voorstel: ▪ Op dit moment is er geen dekking voor zowel het verder brengen van de verkenningsprojecten, als het voortzetten van de functies van gebiedsloods en voorzitter Transitieteam als voor aanvullende financiering van de alternatieve projecten waterrecreatie. Dit betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden wat er op korte termijn wel gefinancierd kan worden; ▪ voor het jaar 2022 is het gewenst om de functies van gebiedsloods en voorzitter Transitieteam te continueren, onder de voorwaarde dat er meer projectmatig en resultaatgericht gewerkt zal worden en dat hier ook sturing op zal plaatsvinden. ▪ De RG stelt voor deze functies voor 2022 (samen €150.000 incl. BTW) te financieren vanuit het restantbudget van de NERA-projecten (restant €96.900) aangevuld met een bijdrage vanuit het budget bagger. In een eerder stadium is €180.000 (tijdelijk) vrijgemaakt uit het budget bagger voor de bureaukosten 2019 t/m 2021. Dit bedrag wordt weer teruggestort naar het budget bagger (zie besluit 26).
Voor nu wordt voorgesteld om uit deze terugbetaling €53.100 in te houden (€150.000 benodigd budget - €96.900 restant NERA-projecten = €53.100) ten behoeve van de continuering van de functies gebiedsloods en voorzitter Transitieteam voor het jaar 2022. 3
Deze Verkenningsprojecten betreffen: BIZ, Baggeren fase 3, Toekomstbeeld 2030, Van dorpslint naar recreatieboulevard/duurzame ontwikkeling Scheendijk, QuickScan Nieuwe Polderplas, het NERA-natuurbelevingsproces, Onderzoek ontsluiting en toegankelijkheid, Prijsvraag Icoon van Loosdrecht (en voorheen het project Vaarverbinding LPHK).
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 19
▪
In 2022 zal vervolgens besloten moeten worden of de functies van gebiedsloods en voorzitter Transitieteam ook in de jaren na 2022 moeten worden doorgezet, zo ja op welke wijze en hoe deze te financieren. Daarbij zal uitdrukkelijk gekeken worden of financiering van deze functies kan worden gerealiseerd door het verschuiven van financiële middelen uit het project Vaarverbinding ’sGravelandsevaart naar deze post. Daarbij zal ook de voorfinanciering vanuit het budget bagger (€53.100) worden gerepareerd.
Bovenstaande voorstellen voor het dekken van zowel de post ‘versterking programmamanagement’, de post ‘ongedekte posten’ als de post ‘continuering functies gebiedsloods en voorzitter Transitieteam’ worden aan de stuurgroep als besluit voorgelegd (zie besluitpunt 26, 27 en 28). Dynamisch uitvoeringsprogramma 2.0 Het kernteam stelt voor om bij het opstellen van een UP 2.0 te gaan werken met een dynamisch uitvoeringsprogramma. Door komende jaren het UP regelmatig te herijken op basis van de afwegingsmatrix, wordt het een dynamisch UP waarbij telkens bekeken wordt of er gelden verschoven kunnen worden tussen projecten en of er projecten kunnen komen te vervallen waarbij het geld ingezet kan worden ten gunste van een ander project. Zo zal komend jaar/jaren duidelijk worden welke financiële behoefte er nog resteert bij het eventueel verder brengen van de verkenningsprojecten c.q. bij de lijst van alternatieve (water)recreatieprojecten. Deze projecten kunnen dan bij een herijking van het UP in de weging meegenomen worden. Uitgangspunt wordt dat projecten uitsluitend in het UP 2.0 worden opgenomen als er financiële dekking is. Zo voorkomen we dat er projecten in het UP 2.0 komen die niet gedekt zijn of slechts deels gedekt zijn. Wel kan er bij het UP 2.0 een ‘wensenlijst’ als bijlage worden opgenomen.
Op deze lijst staan dan projecten waarvan de wens bestaat om deze tot uitvoering te brengen binnen het GA, maar waarvoor de financiële dekking nog niet rond is. Zodra echter de dekking van een dergelijk project geregeld is, wordt het toegevoegd aan het UP 2.0. Een dynamisch UP 2.0 zal dan ook niet meer in drukvorm verschijnen, maar uitsluitend online. Ook om daarmee de financiële informatie in het UP actueel te houden. Project additionele financiering Naast het zoeken naar financieringsmogelijkheden door regelmatig het UP te herijken, is er ook noodzaak tot het zoeken naar additionele financieringsbronnen. De behoefte aan meer financiële armslag binnen het GA is tenslotte groot. De leden van de SG hebben eerder aangegeven dat er momenteel geen geld bijkomt voor uitvoering van het GA. Het kernteam adviseert de SG echter om wel de discussie te voeren of zij toch geen aanvullende financiële middelen beschikbaar wil stellen (nu of in de toekomst) voor projecten die een vervolg zijn op een verkenning. Tenslotte is de verkenningsfase onderdeel van het huidige UP,
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 20
maar is een vervolg een nieuwe fase waarbij het denkbaar is dat partijen daarvoor toch aanvullende financiële middelen aanwenden. Daarnaast was het bij het vaststellen van het GA al de bedoeling dat partijen gezamenlijk zouden gaan zoeken naar additionele middelen voor de uitvoering van het GA (GA artikel 9.3). Dit voornemen is tot op heden onvoldoende van de grond gekomen. Voorgesteld wordt om vanuit alle partijen binnen het GA een projectteam samen te stellen dat op zoek gaat naar mogelijkheden voor aanvullende financiering. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld het aanvragen van subsidies, opzetten van alternatieve financieringsvormen, (streek)fondsen en/of sponsoring. Het project ‘additionele financiering’ zou met vaart opgepakt moeten worden, waarbij één van de partijen uit het GA trekker wordt. Elke partij verantwoordelijk voor een project In zijn onderzoek naar het vervolg op de ‘Vaarverbinding LPHK’ constateerde Bart Krol dat niet alle partijen binnen het GA geld en/of capaciteit leveren. Hij merkte op dat het wenselijk zou zijn dat elke partij ‘trekker’ is van in ieder geval één project. Ook het kernteam ziet dat partijen in verschillende mate bijdragen aan de uitvoering van het GA (zowel in geld als in capaciteit).
Het kernteam adviseert de SG het gesprek te voeren over de wijze waarop elke partij zijn verantwoordelijkheid neemt in de uitvoering van het GA, met als inzet dat elke partij – indien haalbaar binnen hun positie - minimaal één project trekt én een additionele financiële bijdrage levert aan het GA. Een project dat nog belegd moeten worden is het project Additionele financiering. Vervolg/tijdpad opstellen UP 2.0 Als de stuurgroep op 3 februari 2022 instemt met de besluiten die zijn opgenomen in deze notitie, dan zal daarna gewerkt worden aan het opstellen van een nieuw UP 2.0. De tekst van het gebiedsakkoord zelf verdient mogelijk ook enige aanpassing, mede naar aanleiding van de discussie over de governance die gevoerd wordt met de stuurgroep (zie hoofdstuk 6). Het streven is om in de SG-vergadering van 6 oktober 2022 een UP 2.0 vast te laten stellen als ook eventuele wijzigingen in de tekst van het GA. Op basis van hetgeen in dit hoofdstuk is omschreven, worden aan de stuurgroep de volgende besluiten voorgelegd:
De stuurgroep OVP besluit:
besluit 25
een UP 2.0 op te stellen op basis van de huidige resterende uitvoeringsbudgetten. Dit een dynamisch UP te laten zijn dat komende jaren met regelmaat zal worden herijkt en bijgesteld
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 21
besluit 26
besluit 27
besluit 28
voor de gewenste versterking van het programmamanagement (besluit 6, 8 en 13), voor een totaalbedrag van €1.430.000 dekking te vinden door van elk project uit het GA 3,5% in te houden op de uitvoeringsbudgetten ten behoeve van de gewenste versterking van het programmamanagement. Deze inhouding zal plaatsvinden van de nog niet door de stuurgroep vrijgegeven budgetten.
de dekking van ongedekte posten uit het huidig UP (besluit 19 en 21) als volgt te realiseren: ▪ de ongedekte post fietsroute Horstermeer € 500 te laten vervallen; ▪ voor de ongedekte post project Legakkerpad Kievitsbuurt de provincie Utrecht en de gemeente Stichtse Vecht te verzoeken hiervoor naar een oplossing te zoeken. Mocht dit niet tot dekking van deze ongedekte post leiden, dan wordt bij een komende herijking van het UP dit project meegenomen in de weging; ▪ de ongedekte posten gebiedsloods en Zonneveer Gabriel (tezamen €97.100) te dekken uit gelden die worden vrijgemaakt door de projecten NERA Natuurbelevingspad en NERAinvesteringen te laten vervallen en uit het UP 2.0 te schrappen. Dit onder voorbehoud dat de financierende partijen daarmee instemmen. aanvullend op het besluit van de SG van 30-06-21 (continuering functies gebiedsloods en voorzitter Transitieteam) voor het jaar 2022 deze functies te continueren en hiervoor dekking te vinden uit het restant van het budget dat vrijkomt door het schrappen van de projecten NERA Natuurbelevingspad en NERA-investeringen aangevuld met een bijdrage (€53.100) uit het budget bagger. Dit onder de voorwaarde dat zowel gebiedsloods als het Transitieteam meer projectmatig en resultaatgericht gaan werken en dat hier ook sturing op plaatsvindt.
Daarbij ook te besluiten dat in 2022 besloten wordt of en onder welke voorwaarden/afspraken de functies van Gebiedsloods en voorzitter Transitieteam in de jaren na 2022 moeten worden doorgezet, en hoe deze te financieren. Daarbij zal ook de voorfinanciering vanuit het budget bagger (€53.100) worden gerepareerd.
besluit 29
er wordt op korte termijn met een projectteam een start gemaakt met het zoeken naar additionele financieringsbronnen. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid van alle partijen binnen het GA en alle partijen nemen deel aan dit project.
besluit 30
de stuurgroep zal in een komende SG-vergadering het gesprek voeren over de wijze waarop elke partij zijn verantwoordelijkheid neemt in de uitvoering van het GA, zowel in het trekkerschap van projecten als in het leveren van een financiële bijdrage.
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 22
Hoofdstuk 6. Governance en MGA Ten aanzien van het thema Governance en MGA zijn door Arcadis de volgende aanbevelingen gedaan. Aanbevelingen
aanbeveling 1
blijf werken aan vertrouwen
aanbeveling 11
voer met elkaar het gesprek over unanimiteit van besluitvorming en de mogelijkheden van ‘besluiten met overweldigende steun’
aanbeveling 12
creëer meer helderheid in de mandaten van de vertegenwoordigers in RG en SG
aanbeveling 13
verlicht de druk voor de leden van de RG en focus op het sturen op hoofdlijnen
aanbeveling 14
versterk de toepassing van MGA
Deze aanbevelingen zijn door het kernteam nader onderzocht en leiden tot de volgende voorstellen: ▪ de discussie over de governance wordt de komende maanden (december ‘21 – maart ‘22) binnen de stuurgroep gevoerd. Afspraken over eventuele wijzigingen in de governance, worden te zijner tijd in de tekst van het GA aangepast; ▪ blijven werken aan onderling vertrouwen door: - een aparte jaarlijkse sessie met de RG te plannen om het onderlinge vertrouwen te bespreken - regulier het inplannen van 1-op-1 gesprekken met partijen binnen het GA. Hierbij is een rol weggelegd voor de programmamanager - blijvend inzetten op de MGA trainingen voor relevante projectmedewerkers; ▪ een mandaatregeling instellen om de stukkenstroom te kunnen beperken, zodat de SG zich meer kan richten op het sturen op doelen en ambities; ▪ eenduidige benaming van gremia als projectgroep, klankbordgroep en dergelijke en het scherpstellen van de besluitvormingslijn inclusief kernteam, programmabureau en opdrachtgeversoverleg. MGA-trainingen en bijeenkomsten Het werken volgens MGA blijft uitgangspunt binnen het GA. Om de implementatie ervan goed te borgen, wordt een nieuw vorm te geven meerdaagse MGA-training periodiek herhaald, met een
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 23
minimale frequentie van ééns per twee jaar. De training is bedoeld voor nieuwe projectleiders en projectmedewerkers maar ook RG-leden kunnen hier, indien gewenst, aan deelnemen. Daarnaast stellen we een informatiebrochure over de MGA-aanpak beschikbaar en organiseren we minimaal 2x per jaar een informeel café voor projectleiders en de RG om de onderlinge band te versterken. Elk jaar reserveren we één gecombineerde RG/SG-bijeenkomst voor een ‘verbindende’ themabijeenkomst (neuzen dezelfde kant op): er worden dan één of enkele presentaties voorbereid, eventueel in combinatie met een excursie. De kosten hiervan vallen onder de bureaukosten zoals besproken in hoofdstuk 3. Mandaatregeling Het kernteam constateert dat leden van RG en SG de huidige stukkenstroom als te omvangrijk ervaren. Arcadis adviseert de stukkenstroom te beperken zodat het sturen op doelen en ambities weer centraal komt te staan. Het kernteam stelt voor om met een mandaatregeling te gaan werken. We stellen een mandaatregeling voor waarbij de programmamanager het mandaat krijgt om bepaalde stukken af te handelen. Het gaat dan om stukken of formulieren die binnen de gestelde kaders van het uitvoeringsprogramma blijven. In dat geval krijgt de programmamanager de bevoegdheid om deze stukken, in afstemming met het kernteam, af te handelen.
Is er echter extra budget nodig, worden de beoogde doelstellingen niet gehaald of wordt er vertraging verwacht, dan zal het stuk alsnog doorgaan ter besluitvorming in RG en SG. Een overzicht van de voorgestelde mandaten staat in de onderstaande tabel.
Programmamanager (in afstemming met Kernteam)
Regieroep
Stuurgroep
intakeformulier
x
ter kennisname
-
scopeformulier (zonder wijziging t.o.v. uitvoeringsprogramma)
x
ter kennisname
-
scopeformulier (met wijziging t.o.v. uitvoeringsprogramma)
x
x
x
plan van aanpak (zonder wijziging t.o.v. uitvoeringsprogramma)
x
ter kennisname
mededeling
plan van aanpak (met wijziging t.o.v. uitvoeringsprogramma)
x
x
x
go/no go realisatiefase
x
x
x
Agendapunt 4 Voorstel herziening organisatie & inhoud | SG
03-02-2022 24
décharge besluit
x
x
x
NB: het toewijzen van budgetten gebeurt mede op basis van de uitgangspunten/vuistregels uit het programmabeheerplan en de beoordeling van de ramingen door het kernteam. Voor al deze formulieren zijn gestandaardiseerde formats in programmastijl beschikbaar. Met het inwerking stellen van de mandaatregeling stellen we ook voor om binnen de RG en SG verder te werken met hamerstukken en stukken ter kennisname. De programmamanager bepaalt in samenspraak met het kernteam of een stuk ter bespreking, als hamerstuk of ter kennisname wordt geagendeerd. Mocht een lid van de RG een stuk - ook nadat er individueel contact is geweest met de projectleider - toch in de RG willen bespreken, dan kan dit van tevoren bij het secretariaat worden gemeld. Samen met de RG wordt bepaald of voorliggende stukken ter bespreking, als hamerstuk of ter kennisname doorgaan richting SG. Eenduidige benaming van de diverse gremia Het blijkt verwarrend dat bij de diverse projecten verschillende termen voor de overlegstructuren worden gehanteerd. Om te zorgen dat hier enige lijn in komt, stelt het kernteam voor dat bij de projecten een eenduidige terminologie van de diverse gremia wordt gebruikt. Een projectgroep voor het team van (inhoudelijk) deskundigen dat een projectleider ondersteunt in zijn/haar opdracht.
Daarnaast bestaat er een klankbordgroep, welke gebruikt wordt door de projectleider om de voorstellen van een projectgroep te toetsen bij belanghebbenden en omgeving. Het kan voorkomen dat er in kleinere projecten geen klankbordgroep nodig is, of bij grotere projecten juist een extra overlegorgaan. Het gelijktrekken van de terminologie zorgt voor een heldere basisstructuur. Maatwerk blijft mogelijk. Besluitvormingslijn Het doel van de aangescherpte besluitvormingslijn is om de leden van RG en SG goed haar functie te kunnen laten vervullen. In deze nieuwe lijn zit een strengere selectie op de relevantie en de kwaliteit van stukken, waardoor RG en SG beter de juiste inhoudelijke discussie kunnen voeren. De besluitvormingslijn staat in het schema hieronder toegelicht. De verschillende gremia zijn toegelicht in bijlage 8.