Bijlage I RKC Wijchen - eindrapport nazorgonderzoek Munitax VDL.pdf

Kostenontwikkeling per inwoner €25,00 €20,00 €15,00

€18,00 €16,12

€19,80

€19,83

€18,19

€18,53

€19,12

2019

2020

2021

€17,71

€10,00 €5,00 €2018 Munitax

Gemiddelde referentiegemeenten Figuur 3. Benchmark kostenontwikkeling

per inwoner Uit de figuur blijkt dat de kosten per inwoner van Munitax, met uitzondering van 2019, ieder jaar lager zijn dan het gemiddelde van de referentiegroep. De stijgende lijn in de kosten van Munitax is ook te onderscheiden bij de andere gemeenten. Wel is de stijgende lijn in de lasten van Munitax in vergelijking met de andere gemeenten, enigszins afgevlakt vanaf 2019. Beelden uit gesprekken Het merendeel van de respondenten heeft het beeld dat de kostenstijging van het samenwerkingsverband Munitax te verklaren is door bovengenoemde landelijke ontwikkelingen. Daarmee wordt deze stijging als onvermijdelijk, logisch én legitiem ervaren. Een deel van de respondenten vindt de kostenstijging moeilijker te

5

2

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

beoordelen en vraagt dan ook om inzicht in de ontwikkeling van deze kosten afgezet tegen andere belastingsamenwerkingen (zie benchmark hierboven). Door alle respondenten werd hierbij meteen ook de kanttekening geplaatst dat het niet mogelijk is om te achterhalen hoe de kosten zich precies zouden hebben ontwikkeld én of de keuze om samen te gaan werken een financieel goede keuze was. Zeker omdat de kostenontwikkeling van Munitax niet los te zien valt van landelijke ontwikkelingen. Enkele respondenten stelden tijdens gesprekken de vraag of de gemeente alle belastingtaken weer in eigen beheer onder zou moeten brengen. Echter het overall beeld tijdens de gesprekken was, dat anno 2021 alle deelnemende gemeenten kosten besparen en/of niet hogere meerkosten hebben door samen te werken. Door de respondenten wordt aangenomen dat de kosten om dit als eigenstandige gemeente zelf te doen, namelijk een stuk hoger zijn.

4.2.3 Ontwikkeling kwaliteit van uitvoering De kwaliteit van de uitvoering door Munitax is vanuit feitelijk oogpunt bezien goed te noemen. Ook wanneer wij de prestaties van Munitax op het gebied van kwaliteit spiegelen aan andere belastingsamenwerkingen is het beeld positief. De beelden over de kwaliteit van taakuitvoering van ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen zijn overwegend positief, hoewel er wel enige aandachtspunten zijn benoemd. Hieronder volgt een nadere uitwerking van de ontwikkeling van de kwaliteit van uitvoering. Het betreft hier doelstellingen op het gebied van verhoging kwaliteit dienstverlening aan de eindgebruiker (lees inwoners en ondernemers). De kwaliteit van dienstverlening aan de gemeente Wijchen wordt in paragraaf 4.3 besproken. Bij de bespreking van de kwaliteit van uitvoering worden waar mogelijk ook de resultaten op het gebied van kwaliteit gespiegeld aan de resultaten van andere belastingsamenwerkingen. De kwaliteitsnormen in de DVO van 2022 zijn nauwelijks gewijzigd ten opzichte van 2016 6. We richten ons daarom op onderstaande twee indicatoren om de ontwikkeling van de kwaliteit in kaart te brengen:

Indicatoren kwaliteit uitvoering: ‒ Oordeel Waarderingskamer (inclusief benchmark) ‒ Analyse bezwaarschriften onderscheiden naar WOZ en heffen (inclusief benchmark)

Oordeel Waarderingskamer ‘positief’ De Waarderingskamer beoordeelt jaarlijks de kwaliteit van uitvoering van de Wet WOZ bij gemeenten en samenwerkingsverbanden van gemeenten. Op basis van haar oordeel op onderdelen van de uitvoering komt zij tot een totaalbeoordeling, naar één van de volgende categorieën: ‒ ‒ ‒ ‒ ‒

De uitvoering verloopt goed, meerdere jaren aaneengesloten; De uitvoering verloopt goed; De uitvoering verloopt naar behoren; De uitvoering kan worden verbeterd; De uitvoering moet dringend verbeterd worden.

Munitax ontvangt sinds 2016 aaneengesloten het predicaat ‘goed’. De kwaliteit is daarmee sinds 2016 op hetzelfde (hoge) niveau gehandhaafd. Wanneer wij dit resultaat afzetten tegen de oordelen van de Waarderingskamer over de vier andere belastingsamenwerkingen uit de benchmark7 in de periode 2017-2021, ontstaat het volgende beeld: Jaar 2017

Munitax

Gemiddelde referentiegroep

4

3,8

6

Er werden twee aanvullende activiteiten en bijbehorende kwaliteitskenmerken toegevoegd, namelijk: - Bestandsbeheer en aanslagen: aangifte toeristenbelasting: De aanschrijving voor het doen van aangifte voor de toeristenbelasting vindt plaats in december van het lopende belastingjaar. - Betalingsherinnering: Versturen binnen 1 week na de vervaldatum van de aanslagen en 5 dagen voor de aanmaning. 7

Referentiegroep: Belastingsamenwerking Rivierenland, Belastingsamenwerking Oost-Brabant, Belastingsamenwerking West-Brabant en Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid.

6

2

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

2018

4

3,8

2019

4

3,8

2020

4

3,8

2021

4

3,8

Tabel 5. Score Waarderingskamer Munitax scoort daarmee de afgelopen jaren iets boven het gemiddelde van de referentiegroep. Beoordeling verhoging kwaliteit door analyse bezwaarschriften ‘positief' Één van de maatstaven om de uitvoeringskwaliteit van de belastingtaken te beoordelen, is te kijken naar (de ontwikkeling in) het bezwaarpercentage. Idealiter bestaat daarbij tevens inzicht in het aandeel dat hiervan gegrond en ongegrond wordt verklaard, omdat dit meer inzicht geeft in de daadwerkelijke kwaliteit van bestanden en processen. Te meer omdat de laatste jaren vaker door commerciële bureaus op basis van ‘nocure, no-pay’ bezwaar wordt gemaakt tegen met name de WOZ-beschikking. Hieronder brengen wij de ontwikkeling in het percentage WOZ-bezwaren van Wijchen in beeld. Om een beeld te geven van hoe deze ontwikkeling zich verhoudt ten opzichte van andere belastingsamenwerkingen in den lande, geven we ook inzicht in de ontwikkeling in % WOZ-bezwaren van de eerder genoemde referentiegroep. Van het percentage heffingen waren onvoldoende gegevens beschikbaar om daar ook een vergelijking met andere belastingsamenwerkingen mogelijk te maken. Jaar

% WOZ-bezwaar Wijchen

% Bezwaar heffingen Wijchen

% WOZ-bezwaar referentiegroep*

2017

0,82%

0,48%

1,7%

2018

1,52%

0,25%

2,1%

2019

1,64%

0,14%

2,2%

2020

2,30%

0,10%

2,7%

*WOZ-bezwaren woningen

Tabel 6. Ontwikkeling percentage WOZ-bezwaren Zoals blijkt uit het overzicht neemt het percentage WOZ-bezwaren voor zowel Wijchen als voor de referentiegroep toe. Het percentage bezwaarschriften in Wijchen ligt daarentegen wel relatief gezien lager in Wijchen dan in de referentiegroep. In het onderstaande overzicht zetten we het aantal gegrond verklaarde WOZ-bezwaren voor Wijchen af tegen het gemiddelde van de referentiegroep in de periode 2017-2020. Hieruit blijkt dat in de jaren 2019 en 2020 het percentage gehonoreerde bezwaren ruim onder het benchmarkgemiddelde ligt. Met dit als resultaat én het lagere bezwaarpercentage kan gesteld worden dat Munitax vanaf 2019 relatief hogere kwaliteit levert voor Wijchen in vergelijking met andere belastingsamenwerkingen.

7

2

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

Jaar

% gehonoreerde WOZbezwaren Wijchen

% gehonoreerde WOZbezwaren referentiegroep*

2017

61%

35,1%

2018

37,9%

34,6%

2019

29,5%

34,3%

2020

36,7%

39,0%

*WOZ-bezwaren woningen

Tabel 7. Vergelijking gegrond verklaarde WOZ-bezwaren Wijchen en referentiegroep benchmark Beelden uit gesprekken Overall klonk in de gesprekken het beeld door dat de kwaliteit van goed niveau is. In dit verband werd tijdens het onderzoek door respondenten vooral verwezen naar de positieve beoordeling van de Waarderingskamer. Uit de gesprekken kwam naar voren dat er binnen de organisatie vragen bestaan over de kwaliteit van dienstverlening richting inwoners. Er ontbreekt inzicht in de ontwikkeling van kwaliteit dienstverlening. Één van de respondenten merkte in dit verband op niet precies te weten wat het niveau van dienstverlening aan inwoners is omdat er zo nu en dan berichten/klachten bij bestuurders binnenkomen over de mate van tijdigheid en juistheid waarmee vragen/dossiers van inwoners worden behandeld door Munitax. Het is niet voor iedereen duidelijk in hoeverre dit incidenten betreft of dat deze signalen iets zeggen over de algehele kwaliteit. Dit laatste signaal komt vooral vanuit de bestuurlijke organisatie Wijchen.

4.2.4 Ontwikkeling krachtige regionale samenwerking De aanbeveling uit het evaluatieonderzoek van 2016 om samenwerkingsdoelstellingen op het gebied van kosten te concretiseren is niet opgepakt. Omdat het niet geconcretiseerd is in voorgaand evaluatieonderzoek en na het verschijnen van de eindrapportage in 2016, is het moeilijk om informatie te vinden en uitspraken te doen over de ontwikkeling van regionale samenwerking. Daarom in deze paragraaf een beknopte algemene beschrijving van bevindingen op het gebied van ontwikkeling samenwerking in de regio. Sinds de oprichting van belastingsamenwerking Munitax, is de gemeente Wijchen meer samenwerkingsverbanden aangegaan (in de regio). Het is niet aan te tonen in welke mate Munitax als een vliegwiel heeft gediend voor deze samenwerking en de regio. De toegenomen samenwerking van gemeenten over hun grenzen met andere partijen (in de regio) is een ontwikkeling die we in den lande ook bij andere gemeenten terug zien. Als gevolg van de toenemende complexiteit van opgaven waar gemeenten en andere partijen voor staan en daarmee ook de noodzaak om meer samen te werken. De toename van het aantal samenwerkingsverbanden van de gemeente Wijchen met andere partijen (in de regio) is dus niet noodzakelijkerwijs het gevolg van de samenwerking Munitax.

Tijdens dit onderzoek werd zichtbaar dat in de Regio Arnhem Nijmegen – waar de gemeente Wijchen deel van uitmaakt – structureel aandacht is voor samenwerking in de regio. Het is in dit gezelschap dat wordt gesproken en een visie wordt ontwikkeld voor samenwerking in de regio.8 Dit sluit aan bij één van de aanbevelingen in het evaluatierapport waarin een oproep wordt gedaan om (als raad weliswaar) een algemene visie op interbestuurlijke samenwerking op te stellen. Op basis van de gegevensuitvraag in dit onderzoek is het moeilijk te bepalen of er invulling is gegeven aan de aanbeveling om per samenwerkingsverband een visie op doorontwikkeling te formuleren opdat de raad positie kan bepalen in het speelveld van interbestuurlijke samenwerking. Hetzelfde geldt voor de aanbeveling om als raad aan het college te verzoeken om zowel voor bestaande als toekomstige samenwerkingsverbanden de samenwerkingsdoelstellingen te concretiseren. Wat voorliggend onderzoek wel duidelijk laat zien is dat de gemeente Wijchen op het gebied van samenwerking met andere (verbonden) partijen de voorbije vijf jaar een professionaliseringsslag heeft gemaakt. In lijn met de

8

Zo werden in het proces voor versterking van de regionale samenwerking een discussienota regionale samenwerking, een regionale visie, een agenda voor de regio Arnhem-Nijmegen rondom diverse opgaven en een bedrijfsplan voor governance en werkwijze ontwikkeld. Aangejaagd door een stuurgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van bestuurders uit 18 gemeenten – waaronder de gemeente Wijchen – en ondersteund door een projectteam bestaande uit medewerkers van gemeenten uit alle delen van de regio.

8

2

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

aanbeveling in het evaluatieonderzoek belastingsamenwerking Munitax van 2016, is namelijk (op verzoek van de raad) inmiddels een algemeen afwegingskader opgesteld – namelijk de Nota Verbonden Partijen – voor het aangaan van nieuwe en het monitoren van bestaande samenwerkingsverbanden. Een nota met afspraken over sturing van en toezicht op samenwerking met (verbonden) partijen op basis waarvan de gemeenteraad van Wijchen beter grip op de taken heeft die de gemeente in een samenwerking uitvoert en waarbij de raad beter in staat is om invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Hierover meer in paragraaf 4.3.

4.3 Ontwikkeling governancestructuur, informatievoorziening en sturing Anno 2021 kent het samenwerkingsverband Munitax hetzelfde governance construct dan ten tijde van het evaluatieonderzoek in 2016. De gemeenschappelijke regeling (ook wel GR) die de gemeenten bij de start van de belastingsamenwerking zijn aangegaan, is nog altijd van kracht. In deze regeling is bepaald dat de samenwerking wordt vormgegeven in een centrumgemeenteconstructie en middels een DVO (hierna DVO). Ook het aantal deelnemers is gelijk gebleven. Wat wel veranderd is, zijn de formele afspraken over sturing van en toezicht op de belastingsamenwerking. Enerzijds door een summiere aanscherping van de informatiestroom van Munitax naar Wijchen in de DVO en verbetering van de informatievoorziening in de dagelijkse praktijk. En anderzijds binnen de gemeente Wijchen door de keuze om de samenwerking met Munitax te oormerken met het toezichtsarrangement Basis. Een arrangement dat deel uitmaakt van de in 2018 ontwikkelde Nota Verbonden Partijen. Daar waar in 2016 er kaders waren voor de reguliere taakuitvoering en informatievoorziening (GR en DVO), zijn er anno 2021 ook formele richtinggevende kaders voor sturing van en toezicht op de samenwerking (Nota Verbonden Partijen).

Dat neemt niet weg dat anno 2021 – ondanks de afname van onduidelijkheid over interne en externe formele verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling – bij tijd en wijle spanning wordt ervaren tussen Munitax en Wijchen (bestuurlijk en ambtelijk) én de raad ten aanzien van de samenwerking en het college van B&W. De vraag die daarbij centraal staat, is welke rol eenieder moet vervullen in de centrumregeling-constructie waar de uitvoering van belastingtaken en de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij de centrumgemeente Beuningen zijn belegd. En daarmee de gemeente Wijchen (college, ambtelijke organisatie en raad) dus op afstand staat maar gelijktijdig ook sturing wil geven. Vooral bij de raad bestaan vragen over zijn formele kaderstellende en controlerende rol daar het toezichtsarrangement Basis, niet volledig aansluit bij de samenwerking aangezien Munitax omwille van de gekozen centrumgemeenteconstructie geen verbonden partij is. Dit zorgt voor een diffuus beeld over formele afspraken over sturing van en toezicht op de samenwerking én de feitelijke vertaling daarvan in de praktijk. De verbeterde informatiestroom in de dagelijkse praktijk richting Wijchen (college, ambtelijke organisatie en raad) heeft een positieve uitwerking op het samenspel tussen betrokken partijen.

4.3.1 Formele governancestructuur en afspraken informatievoorziening en sturing Gemeenschappelijke regeling en centrumgemeenteconstructie als rechtsvorm gehandhaafd Bij de oprichting van samenwerkingsverband Munitax is gekozen om een gemeenschappelijke regeling aan te gaan. De gemeenschappelijke regeling van belastingsamenwerking Munitax wordt anno 2021 ook nog altijd vormgegeven als een centrumgemeenteconstructie middels een DVO. Met een centrumgemeenteconstructie in de zin van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (hierna Wgr), zijn de bevoegdheden op het gebied van de uitvoering overgedragen aan de gemeente Beuningen als centrumgemeente. Een centrumgemeente is een lichte samenwerkingsvorm. Het is een construct dat werkt op grond van mandaten die door de mandaatgevende gemeente(n) wordt verstrekt aan de mandaatontvangende gemeente (ook wel opdrachtgever en opdrachtnemer genoemd). Voor de uitvoering van de gemandateerde taken is geen aparte organisatie opgetuigd. Deze zijn ondergebracht bij de gemeenten Beuningen onder de organisatie Munitax (voorheen Belastingkantoor Beuningen). Bovengenoemde regeling is bij de start niet getoetst aan een algemeen afwegingskader voor het aangaan van samenwerkingsververbanden. Wel is aan de voorkant een brede afweging van juridische vormen gemaakt in het Inrichtingsplan.9 Daarbij stonden een aantal kaders centraal:

9

Indien wordt gekozen voor (voortzetting) samenwerking tussen gemeenten biedt de Wet gemeenschappelijke regelingen het juridisch kader voor verschillende samenwerkingsvormen tussen bestuursorganen van gemeenten. Dit maakt het mogelijk de zwaarte van het organisatorisch verband af te stemmen op de aard van de in gezamenlijkheid te behartigen taken. Mogelijke vormen voor gemeenschappelijke regeling zijn: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan, een bedrijfsvoeringsorganisatie en een centrumgemeenteconstructie. Een vijfde vorm is de regeling zonder meer, maar die wordt sinds de wijziging van de Wgr in 2015 niet langer expliciet in de Wgr opgenomen. Maar juridisch gezien bestaat deze mogelijkheid voor samenwerking nog steeds op basis van artikel 1 van de Wgr. • Een openbaar lichaam. Dit is de ‘zwaarste vorm’ van een gemeenschappelijke regeling. Het openbaar lichaam is een rechtspersoon. Deze kent een eigen bestuur en kan zelfstandig handelen binnen de aan hen verstrekte mandaten en delegatie van bevoegdheden. Door de

9

2

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

a. De deelnemende gemeenten willen niet op beleidsgebieden harmoniseren, maar hun eigen specifieke beleidsregels handhaven en harmonisatie beperken tot de taken van de uitvoering; b. Sturing hoeft niet middels een bestuursstructuur. Wel moet er sprake zijn van heldere en korte verantwoordingslijnen. Gezien de wens om de samenwerking beleidsarm te laten zijn, werd bepaald dat de juridische vorm openbaar lichaam – dat zelfstandig beleid kan ontwikkelen en rechtspersoonlijkheid kent – niet passend is. Ook werd het openbaar lichaam, evenals het gemeenschappelijk orgaan, vanwege de verplichte bestuurslagen als niet geschikt bevonden. Op basis van voornoemde afwegingen zijn de andere mogelijke juridische vormen – het bestuurscontract (regeling zonder meer) en de centrumgemeente – en hun consequenties met elkaar vergeleken. Daarbij is de centrumgemeenteconstructie, waarbij een uitvoeringsorganisatie werd ondergebracht, als meest geschikt bevonden. In het rapport werd gesteld dat de raad de keuze voor de lichte samenwerkingsvorm – centrumgemeenteconstructie – niet op betekenis en passendheid heeft kunnen beoordelen. En het was dan ook één van aanbevelingen om bij wijzigingen in de samenwerking opnieuw te kijken naar dit juridische construct. De voorbije vijf jaar heeft de samenwerking zich ontwikkeld en geprofessionaliseerd maar hebben geen fundamentele wijzigingen plaatsgevonden.

Er was dus geen aanleiding om het juridische construct onder de loep te nemen. Schaalgrootte behouden In het verleden zijn diverse afwegingen gemaakt over het aantal deelnemende partijen aan belastingsamenwerking Munitax. Hoewel vanaf de start enkele gemeenten zijn toegetreden, is men terughoudend omgegaan met het verder uitbreiden van het samenwerkingsverband. De toetreding van nieuwe partijen zou ten koste gaan van de ontwikkeling van de samenwerking door de noodzaak om eerst de basis op orde te krijgen. In de periode 2017-2021 hebben op het gebied van het aantal deelnemers geen wijzigingen plaatsgevonden zoals dit in de eerste periode (2010-2016) wel het geval was. Ontwikkeling formele afspraken sturing en toezicht: toezichtsarrangement Nota Verbonden Partijen Wat wel is veranderd ten opzichte van 2016, zijn de afspraken over sturing van en toezicht op de samenwerkingsverbanden zoals Munitax én in het bijzonder de rolverdeling van het college, de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad van Wijchen ten aanzien van samenwerkingen met (verbonden) partijen. Door de ontwikkeling en vaststelling van een Nota Verbonden Partijen en het aanwijzen van een formeel toezichtskader in 2018 aan Munitax, is een eerste stap gezet in het formaliseren van concrete afspraken voor sturing van en toezicht op de gemeenschappelijke regeling Munitax.

De Nota Verbonden Partijen werd op verzoek van de raad (middels amendement) door het college ontwikkeld naar aanleiding van één van de aanbevelingen in het evaluatierapport belastingsamenwerking Munitax (2016) om te komen tot een dergelijke nota.10 Zeker omdat de rolverdeling tussen het college, de ambtelijke organisatie en de raad ten aanzien van de belastingsamenwerking Munitax in 2016 als diffuus werd ervaren. In de Nota Verbonden Partijen wordt een onderscheid gemaakt tussen drie toezichtsarrangementen variërend in risicoprofiel. Iedere verbonden partij van de gemeente Wijchen heeft een risicoprofiel en hierbij horen instrumenten voor sturing en toezicht. Het toezicht kan Basis min, Basis en Basis + zijn. Basis min

Basis

Basis +

Dit is het arrangement met de minste en lichtste sturingsinstrumenten, voor

Dit is het arrangement met een gemiddelde sturing, voor de

Dit is het arrangement met een bovengemiddelde sturing, voor de

delegatie (overdracht) van bevoegdheden wordt ook wel gesproken over ‘verlengd lokaal bestuur’. Het openbaar lichaam heeft een geleed bestuur (algemeen en dagelijks bestuur en een voorzitter). • Een gemeenschappelijk orgaan. Dit is een lichtere vorm van samenwerking. Het gemeenschappelijk orgaan kent een beperkte rechtspersoonlijkheid. Er is alleen een dagelijks bestuur, zodat er meer sturing vanuit de afzonderlijke gemeenten vereist is. • Een bedrijfsvoeringsorganisatie. Deze vorm is, net als het openbaar lichaam, een rechtspersoon. Het kan bijvoorbeeld zelfstandig contracten afsluiten en medewerkers in dienst nemen. En ook hier is sprake van mogelijke overdracht (delegatie) van bevoegdheden; ook de bedrijfsvoeringsorganisatie is een vorm van verlengd lokaal bestuur. Het kan dat echter alleen doen voor ondersteunende en uitvoerende taken, want het beperkt zich tot collegeregelingen. De bedrijfsvoeringsorganisatie kent in tegenstelling tot het openbaar lichaam een enkelvoudig bestuur. • De centrumgemeenteconstructie. Deze constructie werkt op grond van mandaten die door de mandaatgevende gemeente(n) wordt verstrekt aan de mandaatontvangende gemeente. Voor de uitvoering van deze taken wordt geen aparte organisatie opgetuigd. Voor de belastingsamenwerking Munitax is de centrumgemeenteconstructie gekozen. • De regeling zonder meer.

Hierbij worden geen bevoegdheden gedelegeerd of gemandateerd. Het gaat om bijvoorbeeld convenanten en intentieovereenkomsten. Het is de lichtste vorm van bestuurlijke afspraken. 10 Op het moment dat de Nota Verbonden Partijen werd vastgesteld, was er in de gemeente Wijchen al veel gebeurd op het gebied van verbonden partijen. Zo werd de planning- en controlcyclus gestroomlijnd door de zienswijzen in hetzelfde format en op hetzelfde moment aan te bieden. En de Samenwerkingswijzer biedt informatie over de verbonden partijen. De afspraken in de Nota borduren voort op wat er al is, scherpen dit aan en geven hier een integraal beeld van. 18 7B 21660a Nota Verbonden Partijen_ beslisnota (4).pdf

0

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

de verbonden partijen met een laag risicoprofiel.

verbonden partijen met een gemiddeld risicoprofiel.

verbonden partijen met een hoog risicoprofiel.

Instrumenten:

Instrumenten:

Instrumenten:

- Samenwerkingswijzer

- Samenwerkingswijzer

Samenwerkingswijzer

– P&C cyclus

- P&C cyclus

- P&C cyclus

- Begroting en jaarverslag van de verbonden partij ter inzage

- Begroting en jaarverslag van de verbonden partij worden uiterlijk 15 april aan gemeente aangeboden (gemeenschappelijke regelingen en stichtingen)

- Begroting en jaarverslag van de verbonden partij worden uiterlijk 15 april aan gemeente aangeboden

- Zienswijze wordt behandeld in de raad

- Ambtelijke ondersteuning voorafgaand aan zienswijze. Behandeling in de Raad wordt georganiseerd via informatiebijeenkomst.

- Zienswijze op de ontwerpbegroting in dit pakket gedelegeerd aan het college -Informatierecht t.a.v. het college (een informatienota aan de raad als er relevante ontwikkelingen zijn)

- Informatieverstrekking via een informatienota aan de raad als er relevante ontwikkelingen zijn

- Zienswijze worden behandeld in de raad

- Vaste en actieve informatieverstrekking via een informatienota aan de raad per kwartaal over ontwikkelingen bij verbonden partij, tenzij er niets te melden is. - Informatierecht t.a.v. het AB, DB of de voorzitter (Raadsverzoek tot het organiseren van een Informatiebijeenkomst met verbonden partij over de ontwikkelingen, eenmaal per jaar) - Raadsverzoek tot een Rekenkameronderzoek van één van de verbonden partij in dit arrangement. - Raadsverzoek tot een ambtelijke evaluatie op nut en noodzaak van één van de verbonden partij in dit arrangement. - De Raad initieert coalitievorming met andere gemeenteraden met ondersteuning van de betrokken Griffies.

Tabel 8. Toelichting toezichtsarrangement (bron Nota Verbonden Partijen, 2018) De belastingsamenwerking Munitax valt officieel niet onder de regeling verbonden partijen, omdat het een centrumregeling betreft waarbij de gemeente Wijchen de bevoegdheden op het gebied van de uitvoering van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen heeft overgedragen aan de gemeente Beuningen (en in het bijzonder Munitax). Toch is het toezichtsarrangement van de belasting samenwerking sinds 2018 formeel gelabeld als ‘Basis’ op basis van een analyse van het risicoprofiel van Munitax. Het toezichtsarrangement basis bestaat daarmee formeel uit samenwerkingswijzers, P&C cyclus, begroting en jaarverslag Nota Verbonden Partijen, zienswijze raad en incidentele informatie nota’s aan raad.

Hoewel met de vaststelling van de Nota Verbonden Partijen en het toezichtarrangement Basis voor Munitax, er een kader is ontwikkeld voor de sturing van, het toezicht op en impliciet ook de informatievoorziening over de samenwerking, ontbreken concrete maatwerkafspraken voor de afwijkende centrumgemeenteconstructie Munitax waarbij gemeente Beuningen als centrumgemeente geen verbonden partij is.11 Het evaluatieonderzoek belastingsamenwerking en de vraag van de raad over de ontwikkeling van een Nota Verbonden Partijen heeft wel een boost gegeven aan de ontwikkeling van een Nota Verbonden Partijen die de basis vormt voor sturing van en toezicht op andere samenwerkingsverbanden. Formele rolverdeling college, ambtelijke organisatie en raad ten aanzien van Munitax De keuze voor een centrumgemeenteconstructie, is een keuze voor de mandatering van de centrumgemeente Beuningen door deelnemende gemeenten. In de gemeenschappelijke regeling van Munitax is bepaald dat de bevoegdheid tot het nemen van besluiten voor de uitvoering van de DVO (door de bevoegde bestuursorganen van deelnemende gemeenten) is gemandateerd aan (het hoofd van) de uitvoeringsorganisatie Munitax. Ook de

11

In algemene zin beschikt de raad over verschillende controlerende en kaderstellende instrumenten. Drie controlerende instrumenten van raad zijn: raadsonderzoek of -enquête, interpellatiedebat, schriftelijke en mondelinge vragen. De gemeenteraad kan kaders stellen door het doen van richtinggevende uitspraken (in de vorm van moties), het sluiten van akkoorden en het vaststellen van verordeningen en de begroting. Ook valt te denken aan amendementen, budgetrecht of begrotingsrecht, initiatiefrecht.

1

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

aansturing van het personeel en aanverwante zaken valt onder de verantwoordelijkheid van de centrumgemeente. De portefeuillehouders van de opdrachtgevende gemeenten hebben (formeel) geen zeggenschap ten aanzien van de organisatie en de uitvoering van de belastingtaken. In de gemeenschappelijke regeling en DVO is afgesproken dat het portefeuillehoudersoverleg de jaarrekening Munitax en begroting Munitax vaststelt. De centrumgemeente mag geen uitgaven verrichten die niet binnen de begroting zijn goedgekeurd, maar heeft wel de vrijheid om binnen de gestelde financiële kaders, uitgaven anders in te vullen. Wanneer extra uitgaven noodzakelijk zijn, wordt dit middels een begrotingswijziging aan de portefeuillehouders voorgelegd. De gemeenteraad van Wijchen stelt vervolgens de gemeentelijke begroting en de jaarrekening vast waar de samenwerking Munitax onderdeel van uitmaakt als ‘verbonden partij’. Daarmee is de wettelijk kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad verankerd in afspraken ten aanzien van belastingsamenwerking Munitax. Zij het in beperkte mate met de beperkte informatie die de raad daartoe ontvangt over Munitax maar passend bij het gekozen juridische construct. De risico’s in de uitvoering liggen primair bij de centrumgemeente.

In de DVO tussen de belastingsamenwerking en de gemeente Wijchen worden jaarlijks afspraken gemaakt over de verdeling van kosten volgens een verrekenmodel. Beperkte aanscherping formele afspraken informatievoorziening Munitax – gemeente Wijchen In de DVO maken Munitax en het college van B&W van Wijchen jaarlijks afspraken over de informatievoorziening aan de gemeente Wijchen. Vanuit Munitax richting Wijchen en vice versa. In de DVO zijn bepalingen opgenomen over de te leveren informatie aan het portefeuillehouderoverleg, de ambtelijke organisatie en de raad. Deze afspraken zijn nauwelijks gewijzigd in de DVO 2021 (en 2022) ten opzichte van de DVO uit 2016. Er werden enkele zinsneden over de structureel en incidenteel te leveren informatie door Munitax verwijderd12, aangescherpt en toegevoegd (zie vetgedrukte teksten). De aanscherpingen betreffen voornamelijk nadere preciseringen van wat er wanneer exact geleverd moet worden.

12

Volledig verwijderde tekstpassages DVO 2016 in DVO van 2022:

- Jaarlijks ter afstemming, voorafgaand aan de definitieve aanslagoplegging, een prognose van het definitieve kohier, de totalen aan heffingsgrondslagen per belastingsoort en het uitgevoerde controleprotocol. - Het bedrag aan openstaande posten per belastingjaar, inclusief status binnen het invorderingsproces en ouderdomsanalyse.

2

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

Informatievoorziening Munitax – Wijchen (Dienstverleningsovereenkomst 2022)

‒

‒ ‒ ‒

‒

‒

‒ ‒ ‒ ‒ ‒

‒

Per 1 maart en 1 juli van het belastingjaar een management rapportage waarin verantwoording wordt afgelegd over de gemaakte afspraken die betrekking hebben op de vastgestelde begroting en de dienstverleningsovereenkomst. Deze rapportage wordt uiterlijk 1 april, resp. 1 september van het jaar aan de portefeuillehouders aangeleverd. De management rapportage bevat minimaal de volgende informatie: o financiële rapportage betreffende de kosten bedrijfsvoering in relatie tot de vastgestelde begroting. o Informatie over zowel de voortgang van de werkzaamheden in relatie tot de kwaliteitsnormen zoals vastgesteld in deze overeenkomst als ook de voortgang van de belastingheffing en invordering in relatie tot de opbrengsten zoals berekend en vastgesteld in de begroting van de deelnemer:  Het bedrag aan opgelegde en nog op te leggen kohieren, per belastingsoort, inclusief de mutaties per heffingsgrondslag(en), aangevuld met een verklaring van de verschillen in relatie tot de vastgestelde opbrengsten in de begroting van de diverse gemeenten;  aantal ontvangen bezwaarschriften tegen de aanslagen gemeentelijke belastingen, het % afgehandelde bezwaren, het aantal gegronde en ongegronde bezwaren inclusief het bedrag aan gederfde inkomsten en de aantallen bezwaren die respectievelijk binnen en buiten de wettelijke termijn zijn afgedaan;  Aantal ontvangen bezwaarschriften tegen de

vastgestelde WOZ-waarde, het % afgehandelde bezwaren, het aantal gegronde en ongegronde bezwaren inclusief het bedrag aan gederfde inkomsten;  Het bedrag van verminderingen van de overige heffingen op basis van mutaties binnen de belastingadministratie;  Het aantal ontvangen kwijtscheldingsverzoeken, het % afgehandelde verzoeken, het aantal gegronde en ongegronde besluiten, inclusief het bedrag aan gederfde inkomsten;  Het bedrag aan openstaande posten per belastingjaar;  Overzicht met de opbrengsten, verminderingen en kwijtscheldingen over het 1e kwartaal;  Het aantal ontvangen klachten, gesplitst in gegrond en ongegrond; Jaarlijks in december het bedrag aan oninbaar verklaringen per belastingjaar; Jaarlijks voor 15 februari een overzicht met nog op te leggen belastingaanslagen van de drie jaren voorafgaand aan het lopende belastingjaar; Jaarlijks een overzicht in concept van de aansluiting tussen Heffen en Innen en een overzicht in concept met belastingopbrengsten zoals dat ook geleverd wordt aan de accountant ten behoeve van de eindejaarscontrole van de accountant. Dit betreffen overzichten over het voorgaande belastingjaar. Munitax levert dit overzicht zodra het in concept naar de accountant verstuurd wordt; Jaarlijks voor 1 april aan de portefeuillehouders ter vaststelling een conceptjaarrekening/verslag over het voorgaande begrotingsjaar van Munitax.

Hierin zal verantwoording worden afgelegd over de bedrijfsvoering en de gemaakte afspraken die betrekking hebben op de vastgestelde begroting en de dienstverleningsovereenkomst. Verder zal een samenvattend overzicht worden verstrekt met betrekking tot de behaalde resultaten afgezet tegen de kwaliteitsnormen zoals vastgesteld in deze overeenkomst. Tevens zal een totaaloverzicht met betrekking tot de heffing en invordering van belastingen onderdeel uitmaken van dit jaarverslag. De centrumgemeente dient ten behoeve van de raadsvergadering van de maand juni, zo mogelijk eerder, de jaarrekening ter vaststelling aan te bieden aan de gemeenteraad. Jaarlijks voor 1 april aan de portefeuillehouders ter vaststelling een concept begroting over het volgende begrotingsjaar van Munitax. De centrumgemeente dient ten behoeve van de raadsvergadering van de maand juni, zo mogelijk eerder, de begroting ter vaststelling aan te bieden aan de gemeenteraad. Jaarlijks voor 1 april aan de portefeuillehouders ter vaststelling een concept dienstverleningsovereenkomst voor het komende jaar; Rapporten Waarderingskamer over de kwaliteit en voortgang van de herwaardering. Afschrift aanlevering CBS gegevens over de gemeentelijke belastingcapaciteit. Ieder jaar – binnen een maand na het verstrijken van het jaar –een overzicht van de BTW die kan worden doorgeschoven.

De gegevens, dan wel conceptteksten voor de paragraaf lokale heffingen voor de begroting en jaarrekening van de gemeente. De termijn van aanlevering, in overeenstemming met de Planning & Control cyclus van de betreffende gemeente, zal worden opgenomen in een bijlage van deze overeenkomst. De journaalpost van de ontvangsten per gemeente zullen digitaal per maand, binnen 1 week na 3afloop 3 van de betreffende maand worden aangeleverd.

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

Naast afspraken over structurele informatievoorziening aan de gemeente (onder meer de bestuurlijk portefeuillehouders en raad), zijn ook praktische werkafspraken in de DVO opgenomen over de wijze waarop wordt omgegaan met incidentele informatievoorziening en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Én de te leveren informatie van Wijchen zelf. Beelden uit gesprekken Gedurende het onderzoek werd duidelijk dat er vragen bestaan over de passendheid van de formele samenwerkingsvorm van Munitax. Over de keuze voor een centrumgemeenteconstructie omdat de consequentie daarvan is dat de gemeente op afstand staat van de samenwerking. De gemeenschappelijke regeling en de DVO bieden anno 2021 goede kaders en comfort voor bestuurlijke sturing (net zoals in 2016). Voor de raad ligt dit anders: er zijn weliswaar kaders ontwikkelt voor de sturing van en toezicht op samenwerkingsverbanden zoals Munitax, maar door het ontbreken van maatwerkafspraken is er een diffuus beeld ontstaan over de rol van de raad. Er is dan ook behoefte aan maatwerk. Dit terwijl de DVO – in lijn met wetgeving – helder is over kaderstellende en controlerende rol raad ten aanzien van samenwerking middels de programmabegroting en de jaarrekening van Munitax. Tijdens de gesprekken in voorliggend onderzoek kwam een gemengd beeld naar voren over de schaalgrootte van Munitax in de toekomst.

Door de respondenten werd in verschillende richtingen gedacht. Enkele respondenten dachten erover om de schaalgrootte van het samenwerkingsverband te vergroten omdat dit goed zou zijn voor (een afname van) de kwetsbaarheid. Weer andere respondenten stelden dat de huidige schaalgrootte als goed wordt beoordeeld. In dit verband werd opgemerkt dat de mogelijkheden om met gelijksoortige partners in de Regio Arnhem Nijmegen samen te werken op het gebied van belastingen, beperkt zijn. Hoewel voorafgaand aan dit onderzoek vragen gesteld werden over de schaalgrootte, werd tijdens de gesprekken geen nadrukkelijke wens uitgesproken om de schaalgrootte te wijzigen.

4.3.2 Ontwikkeling informatievoorziening en sturing Sinds het evaluatie onderzoek belastingsamenwerking Munitax in 2016 zijn er diverse stappen gezet om de informatievoorziening vanuit Munitax richting deelnemende gemeenten te verbeteren. Dit door het intensiveren van de frequentie en de tijdigheid waarop informatie (rapportages) wordt aangeleverd. Daar waar in 2016 de informatievoorziening op verschillende niveaus en momenten nog als ondermaats werd ervaren, wordt de informatievoorziening van Munitax richting de gemeente Wijchen en de sturende rol op afstand anno 2021 als positief ervaren. Door de gemeente Wijchen – bestuurlijk en ambtelijk tot op zekere hoogte – én Munitax. Het beeld van de raad over de informatievoorziening is meer gemêleerd. De informatiestroom richting de gemeenteraad van Wijchen is weliswaar passend bij het gekozen juridische construct – zijnde centrumregeling en toezichtsarrangement Basis. Maar als gevolg van dit construct ontvangt de raad beperkt informatie en staat hij op afstand van de samenwerking. Een deel van raad ervaart deze afstand als te groot, terwijl een deel van de raad juist van mening is dat er meer afstand ingeregeld zou kunnen worden om zo meer grip te kunnen houden op de samenwerking.

Ontwikkeling bestuurlijke informatievoorziening en sturing Munitax – gemeente Wijchen Door het college van Wijchen wordt ten tijde van voorliggend onderzoek een sterke verbetering in de informatievoorziening ervaren. Daar waar tot een paar jaar geleden het college van B&W het beeld had dat het summier en weinig frequent geïnformeerd werd over de gemeenschappelijke regeling Munitax, werden de deelnemende gemeenten de afgelopen vijf jaar twee keer per jaar bijgepraat over de voortgang van Munitax tijdens portefeuillehoudersoverleggen (hierna pfo). In juni 2020 werd tijdens een pfo de informatiestroom richting het pfo (inclusief de tweejaarlijkse update) al als positief geduid omwille van de transparantie die het oplevert. In 2021 is er en verbeterslag in (de beeldvorming over) de bestuurlijke informatievoorziening gemaakt door het opschroeven van de frequentie van rapporteren van twee naar vier keer per jaar. Tijdens een portefeuillebijeenkomst in mei 2021 werd namelijk de toezegging gedaan om te werken met kwartaalrapportages in plaats van de tweejaarlijkse updates zoals bepaald in de DVO. Directe aanleiding om de frequentie van de rapportages te intensiveren naar vier keer per jaar, waren vragen over de mate waarin Munitax in control is. Met de toegenomen frequentie wordt tegemoet gekomen aan de behoefte aan transparantie en inzicht.

Het heeft ervoor gezorgd dat er niet alleen tevredenheid is over strategische informatievoorziening op bestuurlijk niveau zoals in 2016, maar er ook een fundamentele verschuiving in de balans tussen controle en vertrouwen heeft plaatsgevonden. Één van de respondenten beschreef deze verschuiving als volgt: daar waar voorheen in zekere zin kritisch gekeken werd naar de wijze waarop Munitax invulling geeft aan zijn taken én er regelmatig om meer (frequente) informatie werd gevraagd, vraagt de gemeente Wijchen anno 2021 zelf zeer beperkt naar meer aanvullende informatie en krijgt Munitax meer vrijheid om zelfstandig te opereren. Er wordt zelfs de vraag gesteld wat de gemeente kan doen om

4

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

Munitax te ondersteunen. Tegelijkertijd wordt door de centrumgemeente in dit verband opgemerkt dat de centrumgemeente altijd zoekende is naar rolinvulling als centrumgemeente die past bij formele kaders, maar ook kan rekenen op legitimiteit van (de bestuurlijke vertegenwoordiging van) deelnemende partijen. Dit is geen sinecure, al is de positieve grondhouding van de gemeente Wijchen van toegevoegde waarde voor een bij het gekozen construct passende rolinvulling. Onderwerp van gesprek tijdens de portefeuillehoudersoverleggen zijn de jaarrekening/verantwoording, begroting, begrotingswijzigingen en de DVO. Het zijn ook deze documenten die door het portefeuillehoudersoverleg dienen te worden besproken en/of vastgesteld. Via deze weg kunnen bestuurders van de deelnemende gemeenten sturing geven aan de samenwerking. Daarnaast worden er tijdens de portefeuilleoverleggen ook gesproken over updates over projecten en onderzoeken én (vragen over) de voortgang van Munitax in algemene zin. Ontwikkeling ambtelijke informatievoorziening Munitax – gemeente Wijchen In algemene zin wordt door de ambtelijke organisatie het beeld ondersteund dat de informatievoorziening van de belastingsamenwerking aan de gemeente is verbeterd. De informatiestroom is in positieve zin veranderd door de intensivering van de frequentie en de nadere specificatie van aspecten in deze communicatie.

Ongeveer één keer in de drie maanden komen een ambtelijke vertegenwoordiging van de gemeente en Munitax bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt informatie uitgewisseld over de stand van zaken bij Munitax in algemene zin en de dagelijkse gang van zaken. Het is in dit overleg, waar accountmanagers en een afvaardiging van Munitax bij elkaar komen, dat ook input wordt aangeleverd voor de pfo’s. Daarmee is deze bespreking als het ware een ‘voorportaal’ van het pfo. Echter, door diezelfde ambtelijke organisatie en Munitax worden ook kanttekeningen geplaatst bij de informatiestroom en het samenspel tussen Munitax en de ambtelijke organisatie gemeente Wijchen.13 Er is ruimte voor ontwikkeling mogelijk in het samenspel tussen Munitax en de ambtelijke organisatie bij de uitvoering van belastingheffing. Dit betreft op de eerste plaats het beschikbaar stellen van gegevens over inwoners en ondernemers uit de gemeente Wijchen aan de gemeente Wijchen die in het beheer zijn van Munitax (naar dit juridische vraagstuk over eigenaarschap van data gemeenschappelijke regeling wordt gedurende de looptijd van voorliggend onderzoek gekeken). Op de tweede plaats betreft dit de afstemming over de gegevens die worden uitgewisseld en welke rekenmethodes hieraan ten grondslag liggen. Door andere opvattingen over rekenmethodes (o.b.v.

ramingen of definitieve cijfers) tussen Munitax en de ambtelijke organisatie van de gemeente Wijchen, ontstaat er bij twee partijen ontevredenheid over de informatiestroom tussen beide partijen. Dit resulteert bij de ene partij in meer vragen, terwijl de ander de juistheid en relevantie van deze vragen juist in vraag stelt. Er wordt in dit verband dan ook gesproken over een ‘vicieuze cirkel’ waarbij beide partijen steeds kritischer naar elkaars input en vragen kijken en de ambtelijke organisatie Wijchen zich uitgenodigd voelt om met momenten meer controlerend te werk te gaan. De ambtelijke organisatie van Wijchen en uitvoerende organisatie Munitax zijn zoekende naar een juiste invulling van de informatiestroom: die realistisch is en tegelijkertijd voldoet aan de gedetailleerde informatiebehoefte. En ten slotte: hoewel medewerkers bij de uitvoering van belastingheffing zelfstandig schakelen met ambtenaren in de verschillende gemeenten, kwam tijdens twee gesprekken naar voren dat er ruimte voor verbetering is in de communicatielijnen tussen Munitax en de ambtelijke organisatie van Wijchen op ‘tactisch level’. Veel afstemming met Munitax is namelijk afhankelijk van één linking pin binnen Munitax (teamleider). Daar staat tegenover dat tijdelijk een formele accounthouder binnen de gemeente Wijchen ontbreekt.

Ontwikkeling informatievoorziening college B&W Wijchen - gemeenteraad Wijchen De raad is de voorbije vijf jaar op diverse momenten geïnformeerd over het functioneren van het samenwerkingsverband Munitax door college van B&W Wijchen. Deze informatiestroom kwam hoofdzakelijk via de reguliere Wijchense P&C cyclus tot de raadsleden. De P&C cyclus is één van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft binnen het gekozen toezichtsarrangement Basis.14 Tijdens het groepsgesprek met vertegenwoordiging van de raad werd duidelijk dat de informatiestroom door het college van B&W aan de gemeenteraad van Wijchen door een deel van de raad als beperkt ervaren wordt. Terwijl een deel van de raad deze informatiestroom juist passend vindt voor de GR. • Actieve informatievoorziening via programmabegroting en jaarrekening De informatievoorziening van het college van B&W Wijchen over het functioneren van de belastingsamenwerking Munitax aan de gemeenteraad, bestaat hoofdzakelijk uit hetgeen wordt vermeld in de DVO: 13

Het betreft hier als het ware de kwaliteit van interne dienstverlening. Toezichtsarrangement basis bestaat uit samenwerkingswijzers, P&C cyclus, begroting en jaarverslag Nota Verbonden Partijen, zienswijze raad en incidentele informatie nota’s aan raad. 14

5

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

‒ ‒

Programmabegrotingen gemeente Wijchen; Jaarrekeningen gemeente Wijchen.

Het zijn deze stukken die actief door het college ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. En het zijn ook deze stukken die de gemeenteraad ten tijde van voorgaand evaluatieonderzoek in 2016 ontving. De informatie in zowel de programmabegroting en de jaarrekening is beperkt. Het betreft namelijk beknopte informatie op hoofdlijnen. Alleen in de laatste jaarrekening wordt concreter ingegaan op oorzaken budgetoverschrijding in 2020. En in 2017 wordt de verantwoording puntsgewijs per ontwikkeling meer uitgebreid uitgewerkt. In de programmabegroting wordt de samenwerking beschreven, te verwachten ontwikkelingen geschetst én stilgestaan bij het begrotingssaldo van de gemeenschappelijke regeling Munitax. In dit document wordt ook stilgestaan bij de risico’s. In alle rapportages staat vermeld dat Munitax volgens plan het opleggen van de belastingaanslagen en de inning van de belastingen voor Wijchen uitvoert. Incidenteel staat er net wat meer informatie. Het is in de jaarrekening van 2020 dat voor het eerst (in de onderzochte periode van 2016-2021) dat de raad expliciet geïnformeerd wordt over het financiële verschil tussen de baten en lasten rekening en de begroting. De jaarrekening bevat informatie over de samenwerking, ontwikkelingen, een verantwoording en de (verwachte) jaarrekeningcijfers. De informatie voor periode 2017-2021 is beperkt.

In de jaarrekening van 2020 zoals gepubliceerd in 2021, wordt expliciet een inhoudelijke toelichting gegeven op het financiële tekort van 96.000 euro. Dit zou gelegen zijn in de langer doorlopende inhuurcontracten voor ziektevervanging en softwarekosten. Daarnaast heeft Munitax aangegeven structureel meer personeel nodig te hebben om de wettelijke taken en de extra bezwaarschriften te kunnen afhandelen. • Actieve informatievoorziening periodieke programmarapportages Naast informatie over het functioneren van de belastingsamenwerking via programmabegrotingen en jaarrekeningen, ontvangt de raad anno 2021 ook actief andere documenten waarin gerefereerd wordt aan belastingsamenwerking Munitax en de uitvoering van belastingtaken. Het betreft hier vooral de periodieke programmarapportages. In de periode 2017-2021 werd de raad geïnformeerd over afwijkende incidentele en structurele kosten/ opbrengsten ten opzichte van de begroting: zowel financieel als in de vorm van een toelichting. Het betreft hier op de eerste plaats afwijkingen op het gebied van diverse belastingsoorten die geïnd worden. Denk hierbij ook aan hogere baten afvalstoffenheffing, reclamebelasting en OZB woningen én hogere lasten op het gebied van hondenbelasting en OZB niet woningen.

Op de tweede plaats worden raadsleden middels de programmarapportages geïnformeerd over afwijkende ‘organiseerkosten’ van Munitax: ‒ ‒ ‒ ‒ ‒

Als gevolg van aanpassing systematiek aan wettelijke regelgeving (BAG en I-kwijtschelding) (2017); Extra inhuurcontract door ziekteverzuim (2020); Softwarekosten (2020); Uitbreiding aantal fte om aan de wettelijke ontwikkelingen te voldoen en de toenemende bezwaarschriften te kunnen behandelen én; Extra kosten Munitax i.v.m. proceskostenvergoedingen en inhuur op vacatureruimte (2021).

De programmabegroting, jaarrekening en programmarapportages maken deel uit van de Wijchense P&C cyclus. Één van de instrumenten die de gemeenteraad vanuit het toezichtsarrangement Basis tot zijn beschikking heeft. De rapportagesystematiek heeft in de periode 2016-2021 een ontwikkeling doorgemaakt: niet alleen het format is veranderd maar ook de rapportagecyclus is aangescherpt. Ten tijde van voorliggend onderzoek wordt gewerkt met de volgende P&C cyclus.

6

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

December Dashboardrapportage

Januari

November Programmarapportage en Begroting

Februari

Oktober Dasboardrapportage

Maart Dashboardrapportage

September Rapportage op hoofdlijnen

Rapportage op hoofdlijnen

April

Mei Programmarapportage

Augustus Juli Perspectiefnota en Jaarrekening

Juni Dashboard rapporage

Figuur 4. Visualisatie P&C cyclus gemeente Wijchen • Beperkte informatiestroom wettelijke instrumenten en overige instrumenten toezichtarrangement Volgens het toezichtsarrangement Basis zou de raad niet alleen informatie over de GR Munitax ontvangen middels de P&C cyclus maar ook via de instrumenten samenwerkingswijzers, begroting en jaarverslag Nota Verbonden Partijen, zienswijze raad en incidentele informatie nota’s aan raad. Echter de informatie die via deze instrumenten tot de raad komt is beperkt, als het al gebruikt wordt ten aanzien van belastingsamenwerking Munitax: ‒ ‒ ‒ ‒

Er is een online samenwerkingswijzer Munitax ontwikkeld met generieke achtergrondinformatie over de samenwerking maar actuele informatie over het functioneren en het doelbereik ervan ontbreekt15; Er is in periode 2016-2021 geen gebruik gemaakt van incidentele informatie nota’s aan raad; In de periode 2016-2021 is het instrument zienswijze raad niet ingezet; In de periode 2016-2021 heeft de raad geen begroting en jaarverslag van belastingssamenwerking Munitax zelf ontvangen.

In de periode 2016-2021 heeft de gemeenteraad van Wijchen wel enkele vragen gesteld over de belastingsamenwerking: zij het beperkt. De vragen die gesteld zijn, richten zich vooral op de uitvoering van belastingtaken, namelijk onjuiste informatie Munitax toeristenbelasting, lokaal invoeren ‘recht op vergissen’, OZB dijkwoningen Wijchen en datalek Munitax. De raad maakt weinig actief gebruik van de passieve informatieplicht die raden hebben.16 Beelden uit gesprekken De verbeterde informatievoorziening wordt bestuurlijk in Wijchen als afdoende beoordeeld voor bestuurlijke sturing (net zoals in 2016). Hoewel de gemeente Wijchen de uitvoering van lokaal belastingbeleid uit handen heeft gegeven aan Munitax, is er ten tijde van het onderzoek vertrouwen in de wijze waarop Munitax invulling geeft aan deze taak. Dat er gewerkt wordt met een centrumgemeenteconstructie is hiervoor geen obstakel. In algemene zin is men tevreden op ambtelijk niveau over de informatievoorziening en het samenspel tussen gemeente Wijchen en Munitax, maar er wordt ruimte voor verbetering ervaren in de communicatie. De door de raad ervaren beperkte informatiestroom is een consequentie van de keuze voor een centrumgemeenteconstructie en een toezichtsarrangement Basis waardoor de raad automatisch op afstand komt te staan. Gedurende het onderzoek werden door enkele respondenten vraagtekens geplaatst bij de

15

Munitax (Munitax) - Dashboard samenwerking Wijchen Gevonden vragen resultaat van doorzoeking archief schriftelijke vragen in iBabs gemeente Wijchen. Uit gegevensuitvraag bij gemeente Wijchen geen meldingen ontvangen. 16

7

3

HOOFDSTUK 4 – Bevindingen onderzoek

functionaliteit van deze governancevorm en in het bijzonder wat betreft het basis toezichtsarrangement. Hierdoor zou de raad slechts in beperkte mate sturing kunnen geven aan dit uitvoerend orgaan. Door de beperkte informatiestroom ervaart de raad een zekere afstand ten opzichte van de belastingsamenwerking Munitax. Er is sprake van een gemengd beeld binnen de raad over de mate waarin de informatievoorziening afdoende is voor het vervullen van de kaderstellende en de controlerende rol raad. Zo bleek tijdens een groepsgesprek met een vertegenwoordiging van de raad dat een deel van de raad zich kan vinden in deze rol op afstand. Een enkeling pleit zelfs voor meer afstand door de frequentie van de rapportages te verminderen. Maar een deel ervaart deze afstand juist als te groot en pleit voor een andere informatievoorziening en toezichtsarrangement voor de raad. Tijdens het groepsgesprek werd duidelijk dat er behoefte bestaat aan gesprek over deze informatievoorziening richting de raad en het toezichtsarrangement van de raad.

8

3

Bijlagen

39

A. Normenkader evaluatieonderzoek Deel

Thema

Deel Ontwikkeling A: Beschrijving ontwikkelin samenwerking g samenwerking

Deelvraag

Norm

 Hoe heeft de belasting-



samenwerking Munitax zich sinds 2016 ontwikkeld?

 Op welke wijze zijn de aanbevelingen uit het rapport ‘Evaluatieonderzoek belastingsamenwerking Munitax’ opgepakt? Deel B-1: Beoordeling belastingsamenwerking

Doelbereik

 In welke mate zijn de initiële of geconcretiseerde doelstellingen met de belastingsamenwerking bereikt? (D.w.z. zoals gebruikt in Evaluatieonderzoek belastingsam enwerking Munitax en evt. n.a.v. dit onderzoek in 2016).

 Hoe hebben de kosten van het samenwerkingsverband zich sinds 2016 ontwikkeld (voor de samenwerkende gemeenten en in het bijzonder Wijchen)? Hoe verhoudt de kostenontwikkeling zich tot de kostenontwikkeling in vergelijkbare samenwerkingsverbanden in regio?



Concretisering norm

Globale beschrijving ontwikkeling, voorafgaand aan beantwoording onder zoeksvragen.

De samenwerking draagt bij aan de initiële of geconcretiseerde doe lstellingen van de belastingsamenwe rking.

 Er is inzicht in de mate waarop de initiële/ geconcretiseerde doelstellingen zijn behaald: - verminderen kwetsbaarheid, - verminderen kosten, - verhogen kwaliteit uitvoering, - het dienen als vliegwiel voor regionale samenwerking.

 Indien de realisatie afwijkt van (gecorrigeerde) doelstellingen, is dit voorzien van een toelichting en wordt de raad de mogelijkheid geboden om bij te sturen.

 Het college heeft de (samenwerkings)doelstellingen (o.b.v. vraag raad) geoperationaliseerd en meegenomen in voorstel naar raad: (A1): a. vermindering van kwetsbaarheid i. kwantitatieve kwetsbaarheid: aantal fte per taakveld (structureel gebenchmarkt), mate van vervangbaarheid (binnen en tussen taakvelden) en omvang inhuur capaciteit; ii. kwalitatieve kwetsbaarheid: omvang inhuur expertise, ontbrekende kennis/kunde en mate van zelfsturing van team. b. vermindering van kosten i. ontwikkeling van uitvoeringskosten (per object) naar bruto bijdrage, netto bijdrage en netto kosten; ii. volledigheidspercentage aanslagoplegging (ook kwaliteitsnorm). c. verhogen van kwaliteit uitvoering

40

i. oordeel Waarderingskamer (met nadere duiding van kanttekeningen en ontwikkeling hierin); ii. bezwaarschriften, onderscheiden naar WOZ en heffen, eventueel uit te breiden naar beroepschriften; iii. eventueel aan te vullen met kwaliteitsnormen uit dienstverleningsovereenkomsten: tijdigheid verzoek-, bezwaar- en beroepschriften, betalingen en beleidsadvies en -voorbereiding.

Deel B-1: Beoordeling belastingsamenwerking

Doelbereik

 Het college heeft een aanvullende (samenwerkings)doelstelling geformuleerd en meetbare indicatoren opgesteld (o.b.v. vraag raad) en meegenomen in voorstel naar raad: (A1) a. (verhoging) kwaliteit van dienstverlening (evt. periodiek middels een klanttevredenheidsonderzoek en/of mogelijk in een (digitaal) werkproces worden geïntegreerd met ruimte voor ‘het verhaal achter de cijfers’. b. ‘vliegwiel voor samenwerking’ (aanbevelingen 5 tot en met 8). i. Er is door raad een algemene visie op interbestuurlijke samenwerking opgesteld (A5) ii. Door college is op verzoek van raad een visie op de doorontwikkeling per bestaand vrijwillig samenwerkingsverband ontwikkeld zodat de raad in staat is om positie te bepalen in het totale speelveld van interbestuurlijke samenwerking. (A6) iii. Er is een algemeen afwegingskader opgesteld (zoals Nota Verbonden Partijen) voor het aangaan van nieuwe en monitoren van bestaande samenwerkingsverbanden (op basis waarvan de gemeenteraad van Wijchen beter grip op de taken heeft die de gemeente in samenwerking uitvoert en is de raad beter in staat om de kaderstellende en controlerende rol uit te voeren). (A7) iv. De raad heeft het college verzocht om zowel voor bestaande als toekomstige samenwerkingsverbanden de samenwerkingsdoelstellingen te concretiseren. (A8)

41

Deel B-2: Beoordeling belastingsamenwerking

Governance

 Is de governance (zowel ambtelijk 



als bestuurlijk) goed georganiseerd? En hoeverre zijn daarbij de gekozen centrum regeling, het aantal deelnemers, het ‘basis’ toezichtsarrangement en de verantwoordingsstructuur passend voor het samenwerkingsverband? Welke afspraken zijn met wie gemaakt over de wijze van verantwoorden aan de gemeenten (o.a. zoals omschreven o.a. in DVO)? En hoe wordt in de verschillende gemeenten verantwoording afgelegd?

De juridische structuur van de samenwerking past bij de aard van de taken, de gewenste mate van grip, het aantal deelnemers en inrichting van de governance (relatie opdrachtnemeropdrachtgever).

 Er is een mandaatregeling die aansluit op de bepalingen in de   

Gemeentewet en Wet Woz en die past bij het juridische construct (centrumregeling). De rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van de kaderstelling van – en controle op – belastingsamenwerking Munitax is duidelijk beschreven. De afgesproken rolverdeling wordt in de praktijk nageleefd, waarbij politiek en bestuur op hun niveau grip hebben op realisatie van samenwerkingsdoelstellingen. De raad heeft het college gevraagd om een meerjarig perspectief voor samenwerking te schetsen (met aandacht voor verschillende scenario’s of bandbreedtes met daarbinnen oog voor nieuwe partners, taken en verzorgingsgebied; én bij wijzigingen in samenwerking de match tussen het juridisch construct en de samenwerking). (A2)

42

Deel B-3: Beoordeling belastingsamenwerking

Informatievoorziening en sturing

 In hoeverre is de gemeenteraad





Deel C: Lessen voor toekomst samenwerking M unitax

van Wijchen adequaat geïnformeerd over de keuzes en realisatie ten aanzien van proces, middelen en doelbereik van de belastingsamenwerking? In hoeverre zijn er afspraken gemaakt over de gewenste wijze van informatievoorziening over het functioneren van en grip houden op de belastingsamenwerking (o.a. rekening houdend met systematiek Wijchen). In hoeverre helpt de gekozen governancestructuur de raad bij de uitvoering van de controlerende taak? (Hoe weet je als raad bijvoorbeeld dat ontwikkeling op het gebied van kosten eraan komt?)

 Welke handvatten zijn (de organisatie, college en raad) aan te reiken voor versterking van de sturing op het samenwerkingsverband Munitax?

 De raad is in de



verschillende fasen van de ontwikkeling van de samenwerking op het juiste moment, op het juiste niveau en met de goede intensiteit betrokken. De organisatie, college en raad zijn rolvast in de sturing op de samenwerkingsorg anisatie, waarbij dubbele petten worden gescheiden en informatievoorziening tijdig, juist, volledig en relevant is (voor bestuurlijke sturing én ambtelijke financiële controle).

 Er zijn (door de raad met het college) afspraken gemaakt over gewenste

  

wijze van informatievoorziening over het functioneren van en (door de auditcommissie/ raadsleden onderling) over grip houden op de belastingsamenwerking (in relatie tot samenwerking). In het bijzonder de realisatie van samenwerkingsdoelstellingen. (A3 en A4) Het college maakt afspraken met Munitax (gemeente Beuningen) over de wijze, de frequenties en de inhoud van verantwoording. De planning-encontrolcycli zijn afgestemd. De verantwoordingsinformatie gaat in op zowel inhoudelijke als financiële resultaten en eventuele bestuurlijke, financiële en/ of inhoudelijke (gekwantificeerde) risico’s en beheersmaatregelen. In geval van tussentijdse bijzonderheden, incidenten of geconstateerde risico’s is de raad van Wijchen proactief geïnformeerd door het college.

 Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvrage n aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.