Bijlage bij motie WL buurttuintjes Roadmap buurttuin ontwikkelen

5

6

7

8

9

10

23 / 29

Checklist voor contactpersoon van de gemeente 10 STAPPEN VOOR EEN SOEPEL VERLOOP VAN DE ONTWIKKELING VAN EEN GROOT BUURTTUIN BEWONERSINITIATIEF

        

STAP 1 - Eerste contact gemeente en bewoner/initiatiefnemer(s)

Doel: duidelijk maken waar een initiatiefnemer als eerste terechtkan en zorgen voor één heldere contactpersoon  Maak als gemeente/contactpersoon intern en extern duidelijk waar een bewoner als eerste terecht kan.  Zorg ervoor dat snel helder is wie de eerste contactpersoon van de initiatiefnemers is, voor zowel de initiatiefnemer als voor collega’s van verschillende afdelingen binnen de gemeente.

Verwachtingen verhelderen

 Een eerste indicatie geven van wat je reëel van de gemeente kunt verwachten.  Bespreken dat een succesvol groot buurtinitiatief om actieve kartrekker(s) vraagt.  Of gemeentegrond gebruikt mag worden voor een grote buurttuin vraagt veel stappen en daarmee tijd. In Wijchen waren de volgende stappen nodig voor het krijgen van toestemming voor gebruik van gemeentegrond voor een grote buurttuin: eerste inschatting haalbaarheid, gemeente intern vooronderzoek, intentieverklaring (mogelijk is goedkeuring hiervan in een vergadering van het college nodig), gemeente integraal advies, concretiseren tuinontwerp met betrokkenen, omgevingsvergunning incl. vooraanvraag (met reactietermijnen van maximaal 8-14 weken) en bruikleenovereenkomst grond gemeente en bewoners (hiervoor is een rechtspersoon nodig, stichting/vereniging). Als een initiatief zich in de beschermingszone van een hoogwaterkering en/of het binnendijkse oppervlaktewater bevindt, is het ook nodig om het waterschap bij het initiatief te betrokken en kan zelfs een vergunning bij het waterschap nodig zijn.

STAP 2 - Eerste gesprek contactpersoon en initiatiefnemer

Doel: elkaar leren kennen, idee verkennen, verwachtingen verhelderen, vervolg bespreken Elkaar leren kennen  Vertellen over eigen rol (functienaam, wat dat inhoudt) en team binnen de gemeente.  Initiatiefnemer uitnodigen om over zichzelf te vertellen, voor inzicht in drijfveren, kennis en mogelijkheden van de initiatiefnemer. Idee initiatiefnemer verkennen  Initiatiefnemer uitnodigen om over het idee te vertellen. Zo nodig doorvragen op:  Wat is het idee? Beoogde beplanting?  Van wie is het idee (persoon/bedrijf/maatschappelijk initiatief)  Voor wie?

1

2

3

4

Met wie? Is er draagvlak in de buurt? Wie is de eigenaar/kartrekker? Waar? Wie is de eigenaar van deze grond? Toestemming? Wat zou je willen en kunnen doen? Wat verwacht je hier zelf/met anderen in te willen en kunnen doen? Wat verwacht je hierbij van de gemeente? Wie betaalt de kosten? Plannen voor plaatsen van een bouwwerk? Mogelijke bijdrage aan sociaal maatschappelijke doelen van de gemeente, zoals … (zo nodig navragen bij collega’s van gezondheid/ welzijn/leefbaarheid etc.).

5

6

7

8

9

10

24 / 29

STAP 3 - Eerste inschatting haalbaarheid ‘willen we dit als gemeente?’

 Informeren dat een gemeente naast de contactpersoon bestaat uit veel verschillende afdelingen en ambtenaren en dat ieder vanuit een eigen beleidsterrein zal reageren op het idee, bijvoorbeeld of er parkeeroverlast wordt verwacht, of het bijdraagt aan ontmoeten/ gezondheid en of wordt voldaan aan regels en wetgeving. Een ja of akkoord van de één, betekent niet dat anderen ook akkoord zullen zijn. Het betrekken van wethouders kan ook raadzaam zijn.  Verhelderen van de rol die een contactpersoon hierin zelf zal en kan nemen (bijvoorbeeld faciliterend of leidend, het initiatief door de bureaucratie loodsen, adviserend en waar dan wel/geen ervaring mee, vaste eerste contactpersoon naast eventuele andere contactpersonen met betrekking tot bijvoorbeeld gezondheid, leefbaarheid, grondzaken, subsidies of groenbeheerafspraken).

Doel: eerste inschatting maken of de gemeente het idee verder in behandeling wil nemen, vervolg bespreken

Afstemmen met beleid/collega’s binnen gemeente  Het idee voorleggen (zelf of presentatie/eerste plan door initiatiefnemers) aan relevante teams/afdelingen/personen binnen gemeente, denk hierbij aan:  wijkmanager/toezichthouder/regisseur/beheer;  Grondzaken (wanneer duidelijk is dat de gemeente eigenaar is van de beoogde grond);  beleidsadviseurs m.b.t. de thema's: leefbaarheid, bewonersinitiatieven, gezondheid/welzijn, groen/natuur, klimaatadaptatie, archeologie, water, milieu, verkeer/mobiliteit, civiel/bodem en een planoloog/jurist  wethouder(s)  afhankelijk van het idee, beleidsadviseurs m.b.t. de thema's: jeugd, wmo, accomodaties/maatschappelijk vastgoed/ onderwijshuisvesting, subsidieverlening en participatie  Bespreek samen:  of het idee past binnen beleidskaders/plannen/bestuurlijke ambities;  hoe breed het idee gedragen is;  wat initiatiefnemers naar verwachting zelf kunnen doen en welke steun vanuit de gemeente naar verwachting nodig is en geboden kan worden;  welke informatie de gemeente misschien nog nodig heeft (van de initiatiefnemers) om te kunnen beoordelen of het idee haalbaar is, welke vragen er zijn;  wie op wil treden als eerste/tweede vaste contactpersoon;  of er een projectgroep gevormd wordt;  eerste inschatting haalbaarheid – willen we dit als gemeente wel of niet?

Volgende stap voorbereiden (als beiden dat willen)  Aangeven dat de volgende stap is dat de contactpersoon met collega’s binnen de gemeente gaat overleggen of de gemeente dit idee verder in behandeling wil nemen. Hiervóór is het praktisch dat duidelijk is:  wat verwachtingen zijn over wie de kartrekker is, wat de initiatiefnemer zelf verwacht te willen doen en wat gevraagd wordt van de gemeente;  wat de beoogde plek is. Zo nodig afspreken wie uitzoekt wat een geschikte plek is, initiatiefnemer of gemeente. Op www.omgevingswet.overheid.nl/regels-op-de-kaart is te vinden wat er op een locatie wel of niet mag en toekomstige ontwikkelingen bekijken in het omgevingsplan.  Afspraak maken over volgend contactmoment.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

25 / 29

Vervolg bespreken met initiatiefnemer  Bespreken met initiatiefnemer: inschatting haalbaarheid, redenen hiervoor en vragen die nog open staan.  Bij positieve inschatting uitleggen dat willen nog niet kunnen is. Na deze eerste positieve inschatting is de volgende stap dat initiatiefnemer(s) en verschillende ambtenaren binnen de gemeente verder uitzoeken of het idee haalbaar is, een tweede haalbaarheidscheck doen.



STAP 4 - Tweede haalbaarheidscheck eerste buurttuinontwerp

Doel: tweede haalbaarheidscheck van het eerste tuinontwerp door de gemeenten door te vragen om een reactie vanuit het team gebiedsinrichting en om een omgevingsvergunningcheck bij het omgevingsloket





Voorbereiden en terugkoppelen checklist van beleidsteam Gebiedsinrichting (intern vooronderzoek)  Initiatiefnemer informeren dat een intern vooronderzoek door het team Gebiedsinrichting inzicht biedt aan initiatiefnemers en gemeente of er bezwaren zijn omtrent de eerste ideeën voor het buurttuinontwerp. Deze check houdt in dat verschillende ambtenaren schriftelijk akkoord en/of aandachtspunten geven ten aanzien van:  de huidige inrichting  het betrekken van belanghebbenden  groen aspecten  waterhuishoudkundige aspecten  verkeer (parkeren)  hondenbeleid  archeologie  grondzaken, inclusief bruikleenovereenkomst en ligging van kabels, leidingen en riool  Initiatiefnemer informeren dat voor dit vooronderzoek een (eerste) tekening nodig is van de buurttuin met zo nodig een schriftelijke toelichting. Aankondigen dat de reactie vanuit het team vooral de teke-

1

2

3

4





ning zal betreffen en de hierboven genoemde punten. Inventariseren of de initiatiefnemers specifieke vragen hebben over bovengenoemde punten. Eerste buurttuin ontwerptekening, toelichting en vragen van initiatiefnemers versturen naar het team Gebiedsinrichting en hierbij deze collega’s erop attenderen dat hun reacties gedeeld zullen worden met de initiatiefnemers. Het kan ook behulpzaam zijn dat de contactpersoon de collega’s van het team Gebiedsinrichting informeert over verwachtingen omtrent wie wat zal gaan doen, bijvoorbeeld wie de kar zal trekken. De reactie van het team Gebiedsinrichting lezen, zo nodig verhelderen met collega’s, doorsturen naar en zo nodig bespreken met de initiatiefnemer. Initiatiefnemer zo nodig informeren over stappen/voorwaarden vóór een bruikleenovereenkomst (zie stap 9) en in contact brengen met Grondzaken voor een eerste afstemming. In Oss keek en schetste een stedenbouwkundig ontwerpster van de gemeente een uurtje mee, na een eerste opzet van de initiatiefnemers. Hiermee werden snel (on)mogelijkheden verduidelijkt en het maakte de tekening ook duidelijker voor beoordelende ambtenaren. De contactpersoon kan infomeren of dit vanuit de eigen gemeente mogelijk is. In Wijchen was het nodig dat er geen onoverkomelijke bezwaren naar voren kwamen in dit vooronderzoek om door te kunnen gaan naar de volgende stap, de intentieverklaring.

Check omgevingsvergunning  Initiatiefnemers adviseren om bij het omgevingsloket van de gemeente te vragen of een omgevingsvergunning nodig is, wat er mogelijk nodig is voor het doen van een omgevingsvergunningaanvraag en wat de kosten hiervan zijn.  De contactpersoon kan binnen de gemeente ook informeren welke ruimte er is om hier flexibel in te zijn en zoveel mogelijk te denken in mogelijkheden, om zo bij te dragen aan een voorspoedige ontwikkeling van het buurttuininitiatief.

5

6

7

8

9

10

26 / 29

STAP 5 - Intentieverklaring

 Zo nodig delen van tips/ervaringen van buurttuin betrokkenen in Wijchen met een aanvraag:  Een omgevingsvergunning was nodig vanwege ideeën om aan de nieuwe inrichting toe te voegen: een waterpunt, berging, hekwerk, bakken en bankjes.  De aanvraagprocedure bestond uit verschillende stappen, zoals een vooroverleg, en er zijn reactietermijnen (van 8-14 weken) .  Er werd gevraagd om schriftelijke verantwoording aangaande aandachtspunten van het team Gebiedsinrichting, bijvoorbeeld parkeren door bezoekers.  Er werd gevraagd om een verslag van hoe belanghebbenden betrokken zijn in de planvorming (participatie, verplicht). TIP: houd dit alvast bij in een document.  Tips voor initiatiefnemers over het voorbereiden en opvolgen van gesprekken met belanghebbenden. www.wijchen.nl/participatie-en-de-omgevingswet  Het kan nodig zijn om melding te doen bij het waterschap voor een waterpunt.  KLIC-melding. KLIC staat voor Kabels en Leidingen Informatie Centrum. Wanneer er met een machine gegraven gaat worden is het wettelijk verplicht om een graafmelding te doen, om gevaarlijke situaties te voorkomen. Personen die beroepsmatig graven met een machine kunnen deze melding doen. De melder, bijvoorbeeld een hovenier, ontvangt een zipbestand met kabel- en leidinginformatie.  Er werd gevraagd naar precieze tekeningen van tuinontwerp en nieuwe inrichting.

 De kosten van een omgevingsvergunning waren meer dan 400 euro (in 2025).

1

2

3

4

Doel: breed draagvlak voor initiatief aantonen door voorbereiden en tekenen van intentieverklaring Voorbereiden ondertekening van een intentieverklaring  Initiatiefnemer informeren wat een intentieverklaring is en wat de functie hiervan is. In Wijchen was dit een document dat getekend werd door twaalf verschillende betrokken organisaties en de bewonersgroep, waarmee deze aangaven te zullen doen wat binnen hun mogelijkheden ligt om de gezamenlijke ambitie van een buurttuin te realiseren. De functie van de verklaring was bijdragen aan medewerking binnen de gemeente, publiciteit genereren (een foto van de feestelijke ondertekening in de krant) en publieke verantwoording. In Almere vroeg de gemeente om een handtekeningenlijst waarop buurtbewoners aangaven het eens te zijn met het buurttuininitiatief.  Initiatiefnemer zo nodig ondersteunen door:  het aandragen van organisatie contacten;  de intentieverklaring professioneel vorm te geven (i.s.m. afdeling communicatie);  de opgestelde intentieverklaring voor akkoord voor te leggen aan het college;  wethouder uit te nodigen voor ondertekening.

STAP 6 - Gemeente integraal advies m.b.t. buurttuinontwerp

Doel: aandachtspunten voor buurttuin ontwerp geven

 Initiatiefnemer informeren dat in deze stap beleidsadviseurs gebiedsinrichting aandachtpunten en randvoorwaarden geven voor het tuinontwerp. In Wijchen heeft de buurttuintrekker hiervoor ontwerpuitgangspunten op papier gezet, waarop is gereageerd.

5

6

7

8

9

10

27 / 29

STAP 7 – Concretiseren tuinontwerp met betrokkenen

voorwaarden die hieraan voorafgaan en initiatiefnemers wijzen op de passende route hiervoor binnen de gemeente, afhankelijk van de grootte van het initiatief.

Doel: concreet tuinontwerp op basis van kennis, kunde en wensen van betrokkenen  Initiatiefnemer informeren dat dit een proces is dat initiatiefnemers meestal zelf doorlopen met belanghebbenden: bewoners, partnerorganisaties zoals een hovenier of een ervaren tuinder, en een gemeentelijke wijkbeheerder. De contactpersoon kan hierin zo nodig tips geven. Zie de vragen van bewoners over:  betrekken van meer bewoners bij de buurttuin;  betrekken van bewoners die misschien een hogere drempel ervaren;  een beweegvriendelijke tuin;  bescherming tegen de zon;  water in de tuin voor bewatering en drinkwater;  bijdragen aan biodiversiteit en natuur;  kosten/financiering;  organiseren van de samenwerking: stichting of vereniging?

STAP 10 – Voortbestaan/doorontwikkeling van de tuin

Doel: monitoren en ondersteunen van buurttuin ontwikkelingen  Betrokkenheid bij ontwikkelingen en het waarderen van (vaak vele uren vrijwillige) inzet. Zo nu en dan checken hoe het loopt en met de vrijwilligers gaat kan al veel goodwill kweken. Hierin kan intern ook een rolverdeling worden afgesproken, bijvoorbeeld dat relatiebeheer de rol van de wijkmanager is, los van de inhoudelijk ambtenaar of een initiatieven coördinator. Een optie is een gezamenlijke leuke activiteit te organiseren of initiatiefnemers te vragen bijvoorbeeld jaarlijks een klankbordgroep bijeenkomst te organiseren met de betrokken organisaties.  Eventueel tips geven aan initiatiefnemers over het betrokken houden van bewoners. Zie de vraag van bewoners bij stap 10.

STAP 8 – Omgevingsvergunning, als niet te vermijden is

Doel: voldoen aan bedoeling van de omgevingswet

De rol van de contactpersoon bij deze stap is het tijdig informeren van de initiatiefnemer dat een omgevingsvergunning nodig kan zijn in sommige situaties (toevoegen van inrichting), het informeren binnen de gemeente en bespreken met initiatiefnemers hoe/of deze vergunning of situaties te vermijden zijn voor een soepele ontwikkeling van de buurttuin.

STAP 9 – Bruikleen overeenkomst grond gemeente en bewoners

Doel: afspraken en voorwaarden voor grondgebruik vastleggen

De rol van de contactpersoon bij deze stap is vooral, tenzij anders afgesproken, het tijdig informeren van de initiatiefnemer over de stappen en

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

28 / 29

Colofon Mei 2025 Gerda Wink, Academische werkplaats AMPHI Integraal Gezondheidsbeleid van GGD-en en Radboudumc Met dank aan het samen leren met Anne van Antwerpen, Joëlla van de Griend, Heleen Kruip, Kristine Mourits, Ton Oomen, Jeffrey Bouwmeester, Inge Mooiman, Anneleen Ypma-Diedering, Oscar Peters, Daisy van Ooijen, Joep Heijnen, Mark van Kerkhof, Rolf Veldhuizen, Marieke Arends, Vivian Siebering, Jos von Asmuth, Anne Marie van Dam, Marijn Haan, Patrick Klaassen, Nicolette Broekhuisen, Ernie Drissen, Frank Willems, alle ZonMw projectgroep leden, alle betrokkenen bij de gemeente Wijchen en Druten, alle bewoners betrokken in de ontwikkeling van Buurttuin Buizerdstraat en andere buurttuininitiatieven, alle betrokken organisaties en tot slot het leernetwerk van het ZonMw programma Gezonde Leefomgeving Integrale Aanpak. Deze Roadmap voor gemeenten is een resultaat van het project ‘Buurttuin Buizerdstraat: Samen leren in de ontwikkeling van een buurttuin met bewoners en gemeenten’ van de gemeente Wijchen, gefinancierd door ZonMw (11010032310007) vanuit het programma Gezonde Leefomgeving Integrale Aanpak, Toepassen van kennis over een gezonde leefomgeving. Vormgeving: OptimaForma, Jane Klein CC BY 4.0 licentie

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

29 / 29