6-210916 Plan van Aanpak Opgavemanager.1.0

9.4.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Inventarisatie (lokale) arbeidsvoorwaarden 3 gemeenten met verschillen analyse, inzicht in aantal FTE en financiële doorrekening.

• Wijzigingen CAO gemeenten • Eventuele harmonisatieafspraken vanuit de CAO gemeenten.

• • • • • •

Overeenstemming met BLO inzake afspraken over omgang met verschillen Arbeidsvoorwaarden pakket (al dan niet met verschillen) voor medewerkers vanuit moedergemeenten Arbeidsvoorwaardenpakket voor nieuwe medewerkers gemeente Voorne aan Zee i.o. Overeenstemming arbeidsvoorwaarden (beiden) met BLO Overdracht, beheer en eigenaarschap organisatieplan in nieuwe gemeente Instemming (W)OR op onderwerpen waar instemming moet komen.

9.5 Raakvlakken en afhankelijkheden De bouwsteen personeel en organisatie (P&O) kent veel raakvlakken met de andere bouwstenen en is in alle opzichten afhankelijk van de besturingsvisie en dienstverleningsconcept. De belangrijkste worden hier genoemd. • Strategische visie, besturingsvisie en dienstverleningsconcept dienen als basis voor de opdrachten in deze bouwsteen. • De Ivisie en huisvestingsvisie zijn afhankelijk van de bouwteen P&O. De keuzes die gemaakt worden in de organisatie inrichting zijn bepalend voor de inrichting van de huisvesting, faciliteiten en ICT/IV. • Bouwsteen financiën en belastingen: De financiële kaders voor bijvoorbeeld het formatiebudget. • De efficiëntie in de uitvoering, maar ook straks het beheer van de opdrachten uit deze bouwsteen in Voorne aan Zee zijn afhankelijk van de mate waarop de bouwsteen harmonisatie harmoniseert. • Er is nauwe samenhang met ‘Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad’ vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. • Samenhang en verbinding met alle bouwstenen i.v.m. Voorne Academie, Sociaal overdrachtsprotocol en organisatieinrichting. • Communicatie is nodig voor lancering Voorne Academie • ICT is nodig voor verwerking en implementatie FuWa systeem Voorne aan Zee.

De verbinding realiseert de bouwsteen door: • De bouwsteen heeft een kernteam waar trekkers uit de wekgroepen, een toehoorder van het (W)OR platform en een griffier uit de bouwsteen ‘raad & griffie’ in participeren. Hier komt alles op die onderwerpen samen en worden afhankelijkheden besproken. De projectmanager is voorzitter van dit kernteam. • Een representatieve afvaardiging van dit kernteam werkt/denkt aan de voorkant ook mee met de opgavemanager inzake de op te leveren strategische producten. • De opgavemanager en projectmanagers komen wekelijks samen om voortgang, samenhang en afhankelijkheden te bespreken, relaties te leggen met de andere bouwstenen en inhoudelijke domeinen. Indien nodig worden hier de benodigde interventies afgestemd.

9.6 Randvoorwaarden De uitvoering van het bouwsteenplan kent de volgende randvoorwaarden: • Een vastgestelde strategische visie. • Een vastgesteld dienstverlenings- & besturingsconcept. • Een vastgesteld sociaal overdrachtsprotocol. • Een keuze voor een functiewaarderingssysteem voor de nieuwe gemeente. • Werkafspraken tussen BLO /(W)OR platform • Vooraf opgestelde uitgangspunten inzake de WNRA in relatie tot het bouwen aan de nieuwe gemeente. • Actieve bijdrage van fusieorganisatie en overige bouwstenen • Voldoende beschikbare uren van de bij de fusie betrokken medewerkers • Realistische resultaatafspraken waar kwaliteit, tijd en geld in balans is.

10. Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie

Zie bijlage 1

Projectplanning tabblad Personeel & Organisatie

‘Dienstverlening & Communicatie’ De opdracht voor de bouwsteen ‘Dienstverlening & Communicatie’ komt dus voort uit het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie fase 2’. De opgavemanager is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het besturingsconcept en dienstverleningsconcept. Deze zullen kaderstellend voor de opdracht van deze bouwsteen zijn. De bouwsteen ‘Dienstverlening & Communicatie’ is verantwoordelijk voor het uitwerken van deze concepten naar een plan van aanpak dienstverlening, een communicatiebeleid 2023-2030, participatiebeleid 2023-2030, stadsmarketingbeleid 2023-2030, huisstijl, logo, gebruik gemeentewapen en de nieuwe website voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee i.o. De concrete opdracht van deze bouwsteen is in paragraven 2.1 t/m 2.6 verder uitgewerkt. Belangrijk voor deze werkgroepen is dat op 1 januari 2023 de basis op orde is voor de dienstverlening en communicatie. Dit is het bovenliggende resultaat dat met deze bouwsteen wordt gerealiseerd. Vanaf 2023 wordt verder ingezet op doorontwikkeling en verdere verbetering van de dienstverlening. De bouwsteen zal deze opdracht uitvoeren met zes groepen die concrete deelopdrachten uitvoeren: • Deelopdracht Dienstverlening • Deelopdracht Communicatiebeleid • Deelopdracht Participatiebeleid • Deelopdracht Stadsmarketing • Deelopdracht Huisstijl/Logo/Wapen • Deelopdracht Website De bouwsteen heeft een kerngroep.

De projectmanager is voorzitter van deze kerngroep. Voor verbinding en samenhang participeren trekkers van de deelopdrachten en ook de verbinder van het raads- en griffiedomein in de kerngroep. De projectmanager staat in verbinding met het ART, de opgavemanager en de andere bouwstenen. Een afvaardiging van de kerngroep werkt/denkt aan de voorkant ook mee met de opgavemanager inzake de op te leveren strategische producten en betrekt (wederkerig) collega’s uit de inhoudelijke domeinen bij het uitvoeren van de opdrachten.

Bouwsteenstructuur

10.1

Bouwsteenopdracht dienstverlening

10.1.1 Opdracht dienstverlening:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep dienstverlening: • Vertaal in de periode oktober 2021 tot april 2022 het dienstverleningsconcept naar een plan van aanpak dienstverlening voor de implementatie van het concept, waarbij vanaf 2023 aan de hand van klantreizen de beleving van de dienstverlening wordt getoetst. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van dit plan van aanpak binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.1.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgesteld plan van aanpak dienstverlening • Overdracht, beheer en eigenaarschap PvA Dienstverlening in nieuwe gemeente

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • Inrichting van de dienstverleningsteams

10.2

Bouwsteenopdracht communicatiebeleid

10.2.1 Opdracht communicatiebeleid:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep dienstverlening: • Vertaal de strategische visie, besturings- & dienstverleningsconcept in de periode oktober 2021 tot juli 2022 naar Voorns communicatiebeleid 2023 – 2030, inclusief uitvoeringsplan voor de eerste twee jaar (tot 2025). • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van het communicatiebeleid en uitvoeringsplan in de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.2.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgesteld communicatiebeleid 2023-2030, inclusief uitvoeringsplan tot 2025. • Overdracht, beheer en eigenaarschap communicatiebeleid in nieuwe gemeente

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • Inrichting van het communicatieteam.

10.3

Bouwsteenopdracht participatiebeleid

10.3.1 Opdracht participatiebeleid:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep dienstverlening: • Vertaal de strategische visie, besturings- & dienstverleningsconcept in de periode oktober 2021 tot juli 2022 naar Voorns participatiebeleid, inclusief een methode/methodes om participatie uit te voeren en vorm te geven. Dit participatiebeleid dient tevens te voldoen aan de omgevingswet. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van dit participatiebeleid binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.3.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Gedragen participatiebeleid, inclusief een methode/methodes en tools om participatie uit te voeren en vorm te geven. • Inzicht in de verschillende rollen mbt participatie voor raad, college en ambtenaren. • Overdracht, beheer en eigenaarschap partcipatiebeleid in nieuwe gemeente

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • De daadwerkelijke vaststelling van het participatiebeleid. Dit gebeurd door de nieuwe gemeenteraad in januari 2023 • Inrichting van het participatieteams.

10.4

Bouwsteenopdracht Marketing

10.4.1 Opdracht marketing:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep stadsmarketing: • Vertaal de strategische visie, besturings- & dienstverleningsconcept in de periode november 2021 tot april 2022 naar Voornse marketinguitgangspunten. In deze uitgangspunten staat de visie op marketing voor de gemeente Voorne aan Zee omschreven en geeft kaders mee voor de invulling van de stadspromotie, branding, waar het wordt belegd en de wijze van sturing. • Vertaal de vastgestelde uitgangspunten in de periode april 2022 tot oktober 2022 door naar Voorns marketingstrategie 2023 – 2030 waarin duidelijk wordt wat de unieke positie die de gemeente Voorne aan Zee claimt betekent voor de marketing van de verschillende steden / gemeenschappen en hoe dit aansluit aan op de destinatiemarketingstrategie van Marketing op Voorne Putten.

• Vertaal vervolgens, in de periode oktober 2022 tot 1 januari 2023 de marketingstrategie door naar stadsmarketingbeleid 2023 – 2030, inclusief uitvoeringsplan voor de eerste twee jaar (tot 2025). In dit stuk wordt duidelijk op welke wijze invulling wordt gegeven aan stadspromotie, branding, waar het wordt belegd en hoe er sturing aan wordt gegeven. Ook de wijze van samenwerken met de marketingorganisatie op Voorne Putten krijgt hier een plek. waar het wordt ondergebracht en geeft inzicht in verschillende taken, rollen en verantwoordelijkheden. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van het stadsmarketingbeleid en uitvoeringsplan in de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.4.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgestelde visie op marketling Voorne aan Zee, inclusief kaders en uitgangspunten. • Vastgestelde marktetingstrategie 2023 - 2030 • Vastgesteld stadsmarketingbeleid 2023-2030, inclusief uitvoeringsplan tot 2025. • Overdracht, beheer en eigenaarschap stadsmarketing in nieuwe gemeente

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • Inrichting van het team stadsmarketing.

10.5

Bouwsteenopdracht huisstijl/logo/wapen

10.5.1 Opdracht huisstijl/logo/wapen:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep huisstijl/logo/wapen: • Ontwikkel en implementeer in de periode van oktober 2021 tot 1 januari 2023 een Voornse huisstijl en logo en implementeer deze op de in de nieuwe gemeente benodigde communicatiemiddelen. Dit is inclusief het gebruik van het gemeentewapen. • Begeleid tevens het proces om te komen tot een nieuw gemeentewapen Voorne aan Zee • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van de huisstijl, logo en gemeentewapen in de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.5.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgestelde huisstijl & logo Voorne aan Zee, inclusief geïmplementeerde communicatiemiddelen. • Uitgewerkt voorstel waar het gemeentewapen voor gebruikt wordt

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • Besluit over het gemeentewapen. • Inrichting van een communicatieteam.

10.6

Bouwsteenopdracht website

10.6.1 Opdracht website:

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en dienstverleningsconcept geldt de volgende opdracht voor werkgroep website: • Ontwikkel en implementeer in de periode van oktober 2021 tot 1 januari 2023 een voor iedereen toegankelijke website, intranet en Voornse social media accounts. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van de website en social media accounts in de gemeente Voorne aan Zee i.o.

10.6.2 Scope

Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Ingerichte website Voorne aan Zee. • Ingericht intranet, toegankelijk voor alle medewerkers Voorne aan Zee. • Ingerichte social media kanalen. • Ingerichte ‘werken bij….’ site • Overdracht, beheer en eigenaarschap website en social media in nieuwe gemeente

• Opstellen en vaststellen besturings- en dienstverleningsconcept. • Inrichting van (een eventueel) webteam.

10.7

Raakvlakken en afhankelijkheden

De bouwsteen dienstverlening en communicatie kent raakvlakken met alle andere bouwstenen en is afhankelijk van de invulling van de opdrachten uit andere bouwstenen. De belangrijkste worden hier genoemd. • Strategische visie, besturingsvisie en dienstverleningsconcept dienen als basis voor de opdrachten in deze bouwsteen. • De Ivisie en huisvestingsvisie zijn randvoorwaardelijk voor implementatie van de opdrachten. Zo ook de wijze van uitrol hiervan in de bouwstenen ICT-IV en huisvesting & faciliteiten. • ICT is nodig voor faciliteren van de website. • Het fysiek (omgevingswet) en sociaal (participatiewet) domein staan in verbinding met de inrichting van participatie en gemeenschapsgericht werken. • Bouwsteen P&O: Aantrekkelijk werkgeverschap en zorgdragen voor kansen voor medewerkers om zich continu te kunnen blijven ontwikkelen op vaardigheden, zoals omgevingsbewust werken, inspireren, samenwerken en ‘advies- en feedback geven. • De efficiëntie in de uitvoering, maar ook straks het beheer van de opdrachten uit deze bouwsteen in Voorne aan Zee zijn afhankelijk van de mate waarop de bouwsteen harmonisatie harmoniseert. • Er is nauwe samenhang met burgerparticipatie vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’.

Samenhang en verbinding realiseert de bouwsteen door: • De bouwsteen heeft een kernteam waar trekkers uit de wekgroepen, een toehoorder van het (W)OR platform en een griffier uit de bouwsteen ‘raad & griffie’ in participeren. Hier komt alles op die onderwerpen samen en worden afhankelijkheden besproken. De projectmanager is voorzitter van dit kernteam. • Een representatieve afvaardiging van dit kernteam werkt/denkt aan de voorkant ook mee met de opgavemanager inzake de op te leveren strategische producten. • De opgavemanager en projectmanagers komen wekelijks samen om voortgang, samenhang en afhankelijkheden te bespreken, relaties te leggen met de andere bouwstenen en inhoudelijke domeinen. Indien nodig worden hier de benodigde interventies afgestemd.

10.8

Randvoorwaarden

De uitvoering van het bouwsteenplan kent de volgende randvoorwaarden: • Een vastgestelde strategische visie. • Een vastgesteld dienstverlenings- & besturingsconcept. • Een keuze voor het gemeentewapen door de provincie. • Een vastgestelde visie over de wijze van gebruik van het gemeentewapen binnen de nieuwe gemeente. • Actieve bijdrage van fusieorganisatie en overige bouwstenen. • Voldoende beschikbare uren van de bij de fusie betrokken medewerkers. • Voldoende financiële middelen. • Realistische resultaatafspraken waar kwaliteit, tijd en geld in balans is.

11. Bouwsteen ICT & IV

Zie bijlage 1

Projectplanning tabblad Personeel & Organisatie

‘ICT & IV’ De opdracht voor de bouwsteen ‘ICT & IV’ komt voort uit het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie fase 2’. De opgavemanager is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het besturingsconcept, dienstverleningsconcept, Huisvestingsvisie en de IVisie. Al deze strategische documenten, waarvan de IVisie het meest, zullen kaderstellend voor de opdracht van deze bouwsteen zijn. De IVisie wordt opgesteld door een externe partij en omschrijft de visie op informatievoorziening en wat nodig is om dit te realiseren. Meer over de tot standkoming van deze IVisie in paragraaf 2.1 De bouwsteen ‘ICT & IV’ ontwikkelt en implementeert de IV-organisatie Voorne aan Zee i.o.. Deze IV-organisatie i.o. ondersteunt de strategische visies en concepten, waarbij processen en informatiesystemen centraal staan. De bijbehorende IV-organisatie faciliteert dit. Ook is deze bouwsteen verantwoordelijk voor het realiseren van de digitale werkomgeving voor Voorne aan Zee i.o.. Dit wordt samen met Syntrophos opgepakt en verwerkt in een plan van aanpak. Kortom: Deze bouwsteen draagt zorg voor een voorstel voor het inrichten van de IV-organisatie, een projectplan informatiebeheer, harmonisatie van IV/ICT processen en applicaties en voor het inrichten van de digitale werkomgeving Voorne aan Zee i.o.

Om de opdracht voor deze bouwsteen voor te bereiden stelt de reeds bestaande werkgroep IV Voorne een inventarisatielijst op van ICT & OV processen en applicaties. De bouwsteen zal deze opdracht uitvoeren met drie groepen die concrete deelopdrachten uitvoeren: • Deelopdracht Kerngroep IV-ICT • Deelopdracht IV-organisatie • Deelopdracht Informatie-, databeheer en GEO De bouwsteen heeft een kerngroep. De projectmanager is voorzitter van deze kerngroep. Voor verbinding en samenhang participeren trekkers van de deelopdrachten en ook de verbinder van het raads- en griffiedomein in de kerngroep. De projectmanager staat in verbinding met het ART, de opgavemanager en de andere bouwstenen. Een afvaardiging van de kerngroep werkt/denkt aan de voorkant ook mee met de opgavemanager inzake de op te leveren strategische producten en betrekt (wederkerig) collega’s uit de inhoudelijke domeinen bij het uitvoeren van de opdrachten.

Bouwsteenstructuur

11.1

Bouwsteenopdracht regievoering IV-ICT

11.1.1 Deelopdracht regievoering IV-ICT:

• Stel in de periode juli 2021 tot oktober 2021 een inventarisatie per domein op dat inzicht geeft in ICT/IV applicaties, inclusief benoeming waarvoor de applicatie gebruikt wordt. Deze inventarisatie geeft ook inzicht in welke applicaties reeds geharmoniseerd zijn, waar al afspraken over zijn om te harmoniseren, welke vóór invoering van de omgevingswet (1-7-2022), vóór 1 januari 2023 geharmoniseerd en/of gemigreerd moeten worden, wat daarna kan of welke in de nieuwe gemeente niet meer nodig is. Geef hierbij tevens aan of er voor een nieuw proces/applicatie gekozen moet worden, of één van de applicaties van één van de gemeenten gekozen wordt voor de nieuwe gemeente. • Verwerk deze inventarisatie uiterlijk half oktober in een voorstel, met daarin ook een opdrachtvoorstel voor Syntrophos voor het ART en BRT. • Stel een gedragen opdracht voor Syntrophos op voor het harmoniseren en migreren van applicaties en laat deze vaststellen voor het ART. • Voer regie op ontvangst en acceptatie van het harmonisatievoorstel in de bouwstenen en in de business.

11.1.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Gedragen vastgestelde inventarisatielijst ICT/IV dat inzicht • Inrichten, harmoniseren en ontmantelen van de digitale geeft in de benodigde (geharmoniseerde en gemigreerde) werkomgeving (zit in de opdracht van Syntrophos) IV/ICT applicaties voor de nieuwe gemeente. • Harmoniseren van processen in de applicaties (doet de • Een voorstel voor ART/BRT inclusief opdrachtformulering business zelf. IV-ICT voert regie) voor Syntrophos. • Opdrachtformulering en -verstrekking aan Syntrophos. • Vastgesteld plan van aanpak, realisatie- en migratieplan ‘digitale werkomgeving Voorne aan Zee i.o. vanuit Syntrophos’ • Geïmplementeerde ‘digitale werkomgeving Voorne aan Zee i.o.’ door Syntrophos. • Ontmanteling oude werkomgevingen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne door Syntrophos. • Regie op uitvoering opdracht Syntrophos • Regie op uitvoering in de werkgroepen en in de business

11.2

Bouwsteenopdracht werkgroep IV-organisatie

11.2.1 Deelopdracht IV-organisatie

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept, dienstverleningsconcept en IVisie geldt de volgende opdracht voor de werkgroep IV-organisatie: • Vertaal de IVisie in de periode oktober 2021 tot april 2022 naar een Voornse IV-organisatie 2023 – 2030, waarin een keuze wordt gemaakt over de positionering van de IV-organisatie, inclusief informatiebeveiliging. Tevens geeft deze Voornse IV-organisatie 2023- 2030 inzicht in de benodigde functies, taken en rollen. • Vertaal vervolgens deze IV-organisatie 2023 – 2030 uit in een uitvoeringsplan voor de eerste twee jaar (tot 2025). In dit uitvoeringsplan staan tevens de benodigde implementatiestappen 2022 beschreven die nodig zijn vóór 1 januari 2023. • Coördineer in de periode april 2022 tot 1 januari 2023 de implementatiestappen 2022 uit het uitvoeringsplan. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van de IV-organisatie 2023-2030, inclusief uitvoeringsplan 2025 binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o.

11.2.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgestelde Voornse IV-organisatie 2023 – 2030 • Vastgestelde positionering IV-organisatie, inclusief informatiebeveiliging. • Uitvoeringsplan 2023-2025 • Uitgevoerd implementatieplan 2022-2023 • Overdracht, beheer en eigenaarschap IV-organisatie in nieuwe gemeente

• Positionering IV-organisatie, inclusief GEO basisregistraties (vastleggen in besturingsvisie) • Eigenaarschap IV-organisatie (vastleggen in besturingsvisie)

11.3

Bouwsteenopdracht werkgroep informatie-, databeheer en GEO

11.3.1 Deelopdracht informatie-, databeheer en GEO

Op basis van de strategische visie, het besturingsconcept, dienstverleningsconcept, Ivisie en IV-organisatie geldt de volgende opdracht voor de werkgroep informatie-, databeheer en GEO: • Vertaal in de periode januari 2021 tot oktober 2022 de Ivisie en IV-organisatie naar een plan van aanpak informatie-, databeheer en GEO 2023 - 2025, waarin inzicht gegeven wordt in de te nemen stappen om de verandering richting Voorne aan Zee op deze onderdelen vorm te geven, de wijze waarop achterstanden worden weggewerkt, datagedreven werken wordt geïmplementeerd en de wijze van samenwerking op de uitbesteedde taken op deze onderdelen. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap en beheer van het PvA binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o.

11.3.2 Scope Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten • Vastgesteld plan van aanpak informatie-, databeheer en GEO 2023 - 2025 • Inzicht in- en afspraken over wegwerken van archiefachterstanden • Realisatie van benodigde technische voorzieningen zoals datawarehouse. • Afspraken GEO irt uitbesteedde taken

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

11.4

Raakvlakken en afhankelijkheden

De bouwsteen ICT en IV kent raakvlakken en afhankelijkheden met de andere bouwstenen en is afhankelijk van de keuzes die in de strategische visies en in de andere bouwstenen worden gemaakt. De belangrijkste worden hier genoemd. • Strategische visie, besturingsvisie, dienstverleningsconcept en IVisie dienen als basis voor de opdrachten in deze bouwsteen. • Ook de huisvestingsvisie en de uitwerking daarvan in de bouwsteen huisvesting en faciliteiten zijn randvoorwaardelijk voor implementatie van de opdrachten. • Bouwsteen P&O: er moet nauwe samenwerking zijn, inzake het inrichting van de organisatie en het ontwikkelen van de IVorganisatie. • Bouwsteen harmonisatie: Harmoniseren van IV-ICT processen zijn afhankelijk van de keuzes inzake het harmoniseren van beleid en regelgevingen. Ook bestaat er een afhankelijkheid met het harmonisatie- en rationalisatietraject dat op VoornePutten loopt. • Er bestaat ook een link met de werkgroep ‘Werkwijze en raadsondersteuning’ (voor het onderdeel digitale raad) vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. • De samenwerking met Syntrophos is van groot belang. Het is belangrijk om goed te prioriteren ten aanzien van het harmoniseren van processen en applicaties. De ideale situatie van alles harmoniseren, is niet realistisch.

• De bouwsteen ICT-IV is sterk afhankelijk van de input van derden zoals Syntrophos, leveranciers en GR-en. De verbinding realiseert de bouwsteen door: • Met een kernteam te werken waar trekkers uit de werkgroepen een toehoorder van het (W)OR platform en een griffier uit de bouwsteen ‘raad & griffie’ in participeren. Hier komt alles op die onderwerpen samen en worden afhankelijkheden besproken. De projectmanager is voorzitter van dit kernteam. • Een representatieve afvaardiging van dit kernteam werkt/denkt aan de voorkant ook mee met de opgavemanager inzake de op te leveren strategische producten, zoals de IVisie. • Dit kernteam intensiveert de samenwerking met Syntrophos en stelt in afstemming met hen een opdracht en planning op. • De opgavemanager en projectmanagers komen wekelijks samen om voortgang, samenhang en afhankelijkheden te bespreken en indien nodig de benodigde interventies af te stemmen. • De opgavemanager en projectmanagers komen wekelijks samen om voortgang, samenhang en afhankelijkheden te bespreken, relaties te leggen met de andere bouwstenen en inhoudelijke domeinen. Indien nodig worden hier de benodigde interventies afgestemd.

11.5

Randvoorwaarden

De uitvoering van het bouwsteenplan kent de volgende randvoorwaarden: • Een vastgestelde strategische visie. • Een vastgesteld dienstverlenings- & besturingsconcept. • Een vastgestelde IVisie. • Eem vastgesteld Huisvestingsconcept. • Actieve bijdrage van fusieorganisatie en overige bouwstenen • Voldoende beschikbare uren van de bij de fusie betrokken medewerkers • Realistische resultaatafspraken waar kwaliteit, tijd en geld in balans is.

12. Bouwsteen Huisvesting & Faciliteiten Wordt nu opgestart, maar kan pas concreet gemaakt worden na opstellen huisvestingsvisie.

Zie bijlage 1

Projectplanning tabblad Personeel & Organisatie

Bouwsteenstructuur

13. Bouwsteen Harmonisatie

Zie bijlage 1

Projectplanning tabblad Personeel & Organisatie

Bouwsteenstructuur

13.1

Bouwsteenopdracht

13.1.1 Opdracht harmonisatie

Op basis van het bestuurlijke harmonisatiebesluit geldt de volgende opdracht voor de domeinwerkgroepen harmonisatie: • Stel een inventarisatie van huidige beleid, regelgeving en lopende contracten op, met prioritering voor harmonisatie. Breng deze inventarisatie in oktober 2021 in de vorm van een harmonisatievoorstel richting ART/BRT. Dit harmonisatiebesluit is tevens de vervolgopdracht voor deze bouwsteen: • Vertaal het harmonisatiebesluit naar concrete opdrachten per domein, waarbij per onderwerp in ieder geval aandacht wordt geschonken aan: • Wijze van harmonisatie (overnemen bestaande of ontwikkelen nieuwe voorschriften). • Wijze en moment van besluitvorming (voorstel door huidige colleges/raden of volledige behandeling in nieuwe college/raad). • Of en hoe belanghebbenden betrokken worden bij de harmonisatie. • Coördineer, de uitvoering van het harmonisatiebesluit in de verschillende domeinen voor wat betreft de te harmoniseren beleid, contracten en regelgevingen vóór 1 januari 2023. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap, uitvoering en beheer van het geharmoniseerde beleid, contracten en regelgevingen binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o. • Draag zorg voor overdracht van uitvoering en eigenaarschap van het plan van aanpak vanaf 1 januari 2023.

Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

• Vastgesteld plan van aanpak harmonisatie beleid en regelgevingen per domein: - Dienstverlening - Bedrijfsvoering - Ruimte - Openbare veiligheid - Maatschappelijke zaken • Harmonisatie vastgesteld beleid/regelgeving per 1 januari 2023 • Overdracht, beheer en eigenaarschap geharmoniseerd beleid/regelgeving vanaf 1 januari 2023 in de nieuwe gemeente • Overdracht uitvoering- en eigenaarschap te harmoniseren beleid/regelgeving vanaf 1 januari 2023 - 2025 in de nieuwe gemeente. • Verbinding en afstemming op het eindproduct met de griffies over harmonisatie raadseigen verordening.

• Inventarisatielijst en harmonisatiebesluit (gebeurd in voortraject) • Harmoniseren van de raadseigen verordeningen (dit gebeurd vanuit het uitvoeringsplan raads- en griffiedomein, onder leiding van de griffies. Wel is verbinding en afstemming voor het eindproduct noodzakelik)

14. Bouwsteen Financiën & Belastingen

Zie bijlage 1

Projectplanning tabblad Personeel & Organisatie

Bouwsteenstructuur

14.1

Bouwsteenopdracht

14.1.1 Opdracht financiën & belastingen

Op basis van het bestuurlijk besluit geldt de volgende opdracht voor de domeinwerkgroepen financiën & belastingen: • Vertaal het bestuurlijk besluit in de periode oktober 2021 tot december 2022 naar plan van aanpak 2022-2025 voor het betreffende domein, waarbij per onderwerp in ieder geval aandacht wordt geschonken aan: • Welke producten worden opgeleverd en de wijze van harmonisatie belastingen & heffingen(overnemen bestaande of ontwikkelen nieuwe voorschriften). • Wijze en moment van besluitvorming (voorstel door huidige colleges/raden of volledige behandeling in nieuwe college/raad). • Of en hoe belanghebbenden betrokken worden bij deze bouwsteen. • Coördineer, na vaststelling, de uitvoering van dit plan van aanpak voor wat betreft de te harmoniseren producten, beleid en regelgevingen vóór 1 januari 2023. • Draag zorg voor overdracht, eigenaarschap, uitvoering en beheer van de geharmoniseerde producten, beleid en regelgevingen binnen de gemeente Voorne aan Zee i.o. • Draag zorg voor overdracht van uitvoering en eigenaarschap van het plan van aanpak vanaf 1 januari 2023.

Wel in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Niet in het eindresultaat en tussentijdse resultaten

Vastgesteld plan van aanpak voor: • Ontwerp P&C structuur Voorne aan zee en implementatieplan • Lokale en samengevoegde (geconsolideerde) Kadernota/zomernota voor de begroting 2023, inclusief investeringsplanning • Harmonisatievoorstellen lokale heffingen en belastingen (tbv besluitvorming nieuwe raad) • Volledige harmonisatie financiële systemen en processen • Ontwerpbegroting 2023 Voorne aan zee • Harmonisatie Financieel beleid en Compliance • Selectie accountant Voorne aan Zee

• Risicoreductieplan (gebeurd in voortraject)

15. Risico’s & maatregelen

Risico’s en maatregelen

15.1

Risico-analyse

Legenda impact & waarschijnlijkheid Hoog Gemiddeld Laag

Risico Deadlines zijn niet altijd haalbaar vanwege: • Capaciteitsdruk in relatie tot daily business. • Uitloop oplevering strategische visies, concepten en/of producten met afhankelijkheden uit andere bouwstenen. • Externe partijen leveren niet tijdig

Gevolg(en) • •

Planning op te leveren resultaten voor deze bouwsteen lopen uit. Tijdsdruk voor projectmedewerkers in de bouwstenen wordt groter (datum 1 januari 2023 verschuift niet).

Impact

Waarschijnlijkheid

Beheersmaatregel • • •

•

Een BOB proces kost tijd

• •

Planning op te leveren resultaten lopen uit. Tijdsdruk voor medewerkers in de bouwstenen wordt groter (datum 1 januari 2023 verschuift niet).

• • •

Verantwoordelijkheid

Opgavemanager en projectmanagers bewaken strakke planning en past tijdige interventie toe indien nodig. Interventies kunnen leiden tot tussentijdse gezamenlijke (gewijzigde) afspraken op planning, sturing en/of tijdsinzet medewerkers. Kosten voor website beperkt houden zodat meeroudig onderhandse aanbesteding doorlopen kan worden.

Opgavemanager en projectmanagers in afstemming met ART en management 3 gemeenten.

Een goede balans vinden in de BOB structuur. Creatieve, energieke en slagvaardige (digitale) sessies bedenken waardoor slagvaardigheid gewaarborgd blijft. Zoveel mogelijk gebruik maken van natuurlijke (reeds gereserveerde) digitale momenten zoals zeepkist of andere overlegvormen.

• •

Opgavemanager, projectmanagers Werkgroepleden

Verschillende snelheden in voortgang tussen de documenten onderling en de uitwerking in de bouwstenen.

•

Ontbreken van samenhang

•

Bewaken- en op acteren door de fusie ondersteuning.

Opgavemanager

Onvoldoende leiderschap binnen de bestaande organisaties met liminaal vermogen. (denken vanuit de nieuwe gemeente, door bestaande overtuigingen te herformuleren, vervullen van voorbeeldrol en stimuleren van persoonlijk leiderschap)

•

Onvoldoende inbedding van het veranderspoor vanuit de fusie binnen de bestaande organisaties.

•

Zorgdragen voor inbedding van het veranderspoor vanuit de fusie binnen de bestaande organisaties met zichtbaar leiderschap

•

Huidige management drie gemeenten

Gevolgen overgang van onderneming zijn onvoldoende in beeld

•

Geen onderhandelingsstrategie richting vakbonden voor het bouwen aan nieuwe organisatie

•

Gevolgen in beeld brengen vanuit het vraagstuk overgang van onderneming en stel maatregelen voor.

• • • •

ART Opgavemanager Projectmanagers Bouwsteen P&O

Informatievoorziening, ICT en huisvesting sluiten niet aan bij de gewenste dienstverlening.

•

Ontbreken van samenhang. Verbinding en ondersteuning van de visies

•

Noodzakelijke maatregel is een visie op informatievoorziening, ICT en Huisvesting, die het toekomstbeeld, de strategische visie, de dienstverlening en de dienstverleners ondersteunt.

• • • •

Opgavemanager Projectmanagers Bouwsteen IV-ICT Bouwsteen HV-Fac.

Minder fysiek contact met inwoners door hybride werken.

•

Verwijdering als gevolg van de digitale “Coronasprong”. Nabijheid, zowel fysiek als digitaal faciliteren, waarbij de voordelen van het digitaal werken tijdens de coronaperiode optimaal worden benut.

•

Hybride dienstverlenen een plek geven in het dienstverleningsconcept en van daaruit dit doorvoeren in de manier van werken en niet andersom

• • •

Opgavemanager Schrijfgoep DV concept Projectmanagers

15.1

Risico-analyse

Legenda impact & waarschijnlijkheid Hoog Gemiddeld Laag

Risico •

•

Inconsistentie met alle beleidsmatige en inhoudelijke uitgangspunten. Regionale aansluiting op de gemeentelijke visies. Duidelijke positie bepalen in de regionale opstelling vanuit de strategische visies. Vertraagde migratie door achterblijven van het maken van keuzes. Planning vroegtijdig opstellen en niet fusie gerelateerde vragen en keuzes uitsluiten.

•

Langdurig besluitvormingsproces zonder voorafgaande kaders met risico op budgetoverschrijding. Realistische doelen, financiële kaders, termijnen en randvoorwaarden stellen.

•

Onvoldoende aansluiting omgevingswet en participatiewet op de strategische visies en concepten

Gevolg(en) • •

•

Uitloop planning Geen regionale aansluiting of posities

Doelstellingen worden niet geeffectueerd.

Impact

Waarschijnlijkheid

Beheersmaatregel •

Bewaking voortgang en tijdige inteverntievoorstellen

Opgavemanager, projectmanager en PMO-er

•

Vooraf bestuurlijk afgestemde en vastgestelde periodieke voorgangsrapportage.

•

Opgavemanager

•

Fysiek en sociaal domein vanaf de start betrekken in het fusieproces en zo de uitgangspunten vanuit de visiedocumenten en het ontwerp van processen gelijk laten lopen. Tijdig keuzes te maken binnen de bouwstenen i.r.t. deze domeinen. ( denk hierbij aan processen en de inzet van andere partijen etc.)

•

Opgavemanager en PMO-er

Structureel dashboard en planning analyseren en maatregelen voorstellen

•

PMO-er

•

Aansluiten op de behoefte en het tempo vanuit het fusie en veranderspoor. Daarnaast op basis van de visiedocumenten een lange termijn aanbod opstellen gericht op de toekomstige organisatie.

•

Geen samenhang in het traject

Verantwoordelijkheid

•