21 11 Rekenkamer rapport Inkoop in de praktijk

Dit is een aspect waar de gemeente trots op is. In sommige van haar aanbevelingen breidt de rekenkamer de voorgestelde adviezen vanuit de bestuursopdracht inkoop en aanbesteding verder uit. We nemen deze suggesties ter harte en zullen deze onderdeel maken van het implementatietraject en in geval van nieuw beleid dit onderbrengen bij het harmonisatietraject van de fusie. Aandachtspunten: Zoals aangeven onder paragraaf 2 argumenten bevat het rapport een aantal aandachtspunten. Deze zijn niet als zozeer benoemd door de rekenkamer maar zijn van dusdanig belang dat deze onderdeel uitmaken van dit voorstel. Hieronder zal per aandachtspunt kort worden beschreven wat nodig is om de risico’s die schuilen in deze aandachtspunten te mitigeren.

23

Informatiemanagement De achterstand in het digitaliseren van informatie wordt door de rekenkamer in hun rapport als risico benoemt. Dit risico wordt (h)erkent. Door het implementeren van de E-suite vorig jaar en het zaakgewijs-werken verwachten wij de achterstand op dit punt weg te werken. Door een consistent gebruik van de E-suite en het inzetten op wegwerken van achterstanden groeien we naar een situatie toe dat informatie op een centrale plek beschikbaar is voor de medewerkers. Contractbeheer In het verlengde van het aandachtspunt omtrent risicomanagement ligt het contractbeheer. De rekenkamer schrijft in haar rapport dat het contractbeheer decentraal is belegd bij de betrokken projectleider, opzichter of beleidsmedewerker. Hierdoor is niet centraal inzichtelijk welke contracten er lopen en bij welke personen het beheer is belegd. Dit is een punt van aandacht waar reeds stappen op zijn ondernomen en in de periode tot aan de fusie aan gewerkt moet worden. Onlangs is in samenwerking met Hellevoetsluis een eerste stap gezet in de inventarisatie van de contracten die lopen bij onze leveranciers. Het doel is om alle lopende contracten centraal inzichtelijk te hebben voor de gemeentelijke herindeling per 1-1-23. Het is zaak dat duidelijk is welke contracten Westvoorne inbrengt in de nieuwe gemeente.

Risicomanagement Het rapport maakt duidelijk dat bij kleine opdrachten voor diensten en werken het risicomanagement een beperkte rol speelt. Bij het inkopen van kleine opdrachten wordt op voorhand geen risico inschatting gemaakt en niet vastgelegd hoe de verdeling van de effecten plaatsvindt. De huidige werkwijze kenmerkt zich als pragmatisch en is gebaseerd op wederzijds vertrouwen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Op het moment dat een risico zich voor doet wordt op dat moment door beide partijen gewerkt aan oplossing en worden de effecten naar redelijkheid verdeeld. Bij opdrachten van groter omvang en waarde worden risico’s op voorhand geïdentificeerd en maakt de beheersing en verdeling onderdeel uit van de overeenkomst. Deze pragmatische manier van werken bij kleinere opdrachten staat symbool voor de manier waarop Westvoorne te werk gaat en is een van de krachten van de organisatie. Samen met de opdrachtnemers wordt in goed overleg en harmonie gewerkt aan resultaten deze pragmatische manier van werken draagt bij aan de manier waarop en het tijdspad waarbinnen zaken tot stand kunnen komen. Anderzijds zegt deze werkwijze iets over de mate van professionaliteit van de organisatie op het gebied van risicomanagement. Dit is een aspect wat als onderdeel van het harmonisatietraject op de beleidsterreinen moet worden opgepakt.

In samenwerking met de fusiegemeenten is het zaak om tot een gedegen gestandaardiseerde basis te komen als het gaat om risicomanagement bij het inkopen van kleinere opdrachten.

24

Bijlage 1

Geïnterviewde personen

Gemeente Westvoorne Briona Vermaas

Hoofd Team Woonbedrijf

Carolien Alleblas

Hoofd Team Sociaal Domein en Veiligheid

Mike Looij

Beleidsmedewerker Team Woonbedrijf

Peter van der Wurff

Gemeentesecretaris

Patrick van der Slot

Financieel consulent

Bjorn de Leeuw

Adviseur Team Wegen en Riolering

Henk Valk

Hoofd Team Wegen en Riolering

Extern Dirk Jan Wallaard

Aannemer

Aletta Oosterhuis

Divisiemanager Curamare

Jan van Gilst

Leverancier

25

Bijlage 2

Geraadpleegde documenten

Gemeente Westvoorne, brief aan B en W over Regeling inkoop en aanbestedingen 2016 Gemeente Westvoorne, raadsvoorstel Regeling inkoop en aanbestedingen Gemeente Westvoorne, raadsbesluit regeling inkoop en aanbesteding Gemeente Westvoorne, Regeling inkoop en aanbesteding Ministerie van Economische Zaken, Uniform Europees Aanbestedingsdocument Gemeente Westvoorne, Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Raadsvoorstel 2019 over beheerplannen wegen, openbare verlichting en openbaar groen 2020 – 2024 Gemeente Westvoorne, Wegenbeheerplan 2020-2024 Raadsbesluit 2019 betreft beheerplannen wegen, openbare verlichting en openbaar groen 2020-2024

2016

Gemeente Westvoorne, Brief aan B en W over aanbesteding herinrichting Weijerland e.o. in Rockanje Gemeente Brielle, Hellevoetslsuis, Westvoorne, inkoopstrategie Wmo huishoudelijke hulp, zorg en jeugdhulp voor jeugdigen met een beperking Raamovereenkomst Wmo-Ondersteuning Gemeente Westvoorne, Bestek herinrichten Weyerland Rockanje Gemeente Westvoorne, Inschrijvingsleidraad Herinrichting Weyerland Rockanje 2020-2022 Gemeente Westvoorne, brief aan B en W betreft Inkoop Wmo huishoudelijke ondersteuning, Wmo-ondersteuning en jeugdhulp voor jeugdigen met een beperking Voorbeeld beoordeling BPKV Voorbeeld Nota van inlichtingen bestek Voorbeeld Plan van Aanpak Voorbeeld Proces verbaal van aanbesteding

2020

2016 2017 2016 2016 2019 2018 2019

2020 2020 2020 2020 2020

2020 2020 2020 2020

26