Beschrijvend document Accountantsdiensten Gemeente Westland 25-0029056 (1)

BESCHRIJVEND DOCUMENT EUROPESE AANBESTEDING ACCOUNTANTSDIENSTEN D2025-02201

19 mei 2025

INK 002

25-0029056

PAGINA 1 VAN 51

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Inhoudsopgave 1.

Begrippenlijst ...............................................................................................................4

2.

Inleiding .......................................................................................................................6 2.1 TenderNed en eHerkenning ..............................................................................6

3.

Informatie over de Gemeente en de Opdracht .................................................................6 3.1 Informatie Gemeente .......................................................................................6 3.2 Huidige situatie...............................................................................................7 3.3 Sisa-regelingen...............................................................................................8 3.4 Doel van de aanbesteding ................................................................................9 3.5 Omschrijving van de Opdracht ..........................................................................9 3.6 Gunningscriterium .........................................................................................12 3.7 Percelen.......................................................................................................13 3.8 Motivering gemaakte keuzes ...........................................................................13 3.9 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ...................................13 3.10 Varianten .....................................................................................................13 3.11 Percelenregeling ...........................................................................................13 3.12 Inschrijving in Samenwerkingsverband

(combinatie) en in onderaanneming ..........13 3.13 Algemene Inkoopvoorwaarden en concept Overeenkomst ...................................14 3.14

Wachtkamerovereenkomst ..............................................................................14

4.

De procedure ..............................................................................................................15 4.1 Algemeen .....................................................................................................15 4.2 Planning .......................................................................................................15 4.3 Communicatie ...............................................................................................16 4.4 Vragen & Nota van Inlichtingen .......................................................................16 4.5 Klachten .......................................................................................................17 4.6 Opbouw Inschrijving ......................................................................................17 4.7 Ondertekening Inschrijving .............................................................................17 4.8 Voornemen tot gunning ..................................................................................18 4.9 Definitieve gunning ........................................................................................19 4.10 Intrekken aanbesteding ..................................................................................19

5.

Instructies Inschrijving ...............................................................................................19 5.1 Algemeen .....................................................................................................19 5.2 Indienen van de Inschrijving ...........................................................................20 5.3 Gestanddoeningstermijn .................................................................................20

6.

Beoordeling ................................................................................................................20 6.1 Stap 1. Opening van de Inschrijvingen .............................................................21 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

Gunningscriterium en Beoordeling...............................................................................25 7.1 Algemeen .....................................................................................................25 7.2 Beoordeling (sub)gunningscriteria ...................................................................25 7.3 Beoordelingsteam ..........................................................................................25

PAGINA 2 VAN 51

25-0029056

7.

Stap 2. Controle van Inschrijvingen op vormvereisten en volledigheid .................21 Stap 3. Beoordeling van Uitsluitingsgronden .....................................................21 Stap 4. Beoordeling op basis van Geschiktheidseisen ........................................22 Stap 5. Controle op Minimumeisen ..................................................................24 Stap 6. Beoordelen Inschrijvingen ...................................................................24 Stap 7. Verificatie .........................................................................................24

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

7.4 7.5 7.6

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Beoordeling gunningscriterium prijs .................................................................26 Beoordeling gunningscriterium Wensen ............................................................26 Eindscore .....................................................................................................27

Bijlagen ...........................................................................................................................28 Bijlage 2 - Aanbestedingsvoorwaarden ..............................................................................30 Bijlage 3 - Format Referentie Opdracht .............................................................................33 Bijlage 4 - Programma van Eisen.......................................................................................34 Bijlage 5 - Programma van Wensen ...................................................................................38 Bijlage 7 – MVOI Thema Social Return ...............................................................................39 Bijlage 8 - Concept Overeenkomst ....................................................................................43 Bijlage 9 - Concept Wachtkamerovereenkomst ...................................................................47 Bijlage 11 - Model vragenformulier ten behoeve van de Nota van Inlichtingen.....................50 Bijlage 12 - Model vragenformulier ten behoeve van de 2e Nota van Inlichtingen ................51

25-0029056

PAGINA 3 VAN 51

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

1.

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Begrippenlijst

In dit Beschrijvend document wordt gebruik gemaakt van de navolgende begrippen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbestedende Dienst De gemeenteraad Aanbestedingsprocedure De procedure waarbij Aanbestedende dienst bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. De procedure omschrijft de voorwaarden voor deelname en de eisen en wensen van Opdrachtgever. Aanbestedingsstukken Alle documenten die door of namens de Gemeente in de Aanbestedingsprocedure zijn gebracht. Aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012, zijnde de Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen, Stbl. 2012 542, per 1 juli 2016 gewijzigd bij Wet van 22 juni 2016 tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU, ook wel afgekort als “Aanbestedingswet” of “Aw”. Aankondiging De formele Aankondiging van de Opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de E u r o p e s e U n i e ( h t t p : / / w w w . t e d . e u r o p a . e u ) e n o p T e n d e r n e d ( www .tend erned.nl ) .

Algemene Inkoopvoorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten en het bijbehorende Addendum van de Gemeente Westland, gebaseerd op het VNG-model inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Beschrijvend document Document waarin de Gemeente de Opdracht en de Aanbestedingsprocedure heeft beschreven. Bijlage Aanhangsel bij het Beschrijvend document dat volledig deel uitmaakt van de Aanbestedingsstukken. Derde Elke natuurlijke of rechtspersoon, ongeacht de juridische aard van de banden met die natuurlijke persoon of rechtspersoon, waarop, een marktpartij zich kan beroepen om te kunnen voldoen aan de eisen van de financiële en economische draagkracht en/of de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die Derde. 25-0029056

Gemeente De Gemeenteraad Geschiktheidseisen

PAGINA 4 VAN 51

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Minimumeisen die betrekking hebben op de hoedanigheid van de Inschrijver en waaraan de Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de Opdracht. Gunningscriterium Het criterium dat de Gemeente hanteert bij de beoordeling en rangschikking van de Inschrijvingen ten behoeve van de gunning van de Opdracht, zijnde het criterium ‘de beste prijskwaliteitverhouding’. Inschrijver Een ondernemer die een Inschrijving heeft ingediend. Inschrijving De aanbieding c.q. offerte van de Inschrijver die is gebaseerd op de Aanbestedingsstukken. Minimumeisen Eisen die de Gemeente stelt aan de wijze waarop de Opdrachtnemer de Opdracht dient uit te voeren. Nota van Inlichtingen Het document dat nadere informatie bevat over de Aanbestedingsprocedure en/of de Aanbestedingsstukken en waarin de vragen die zijn gesteld door de Inschrijvers geanonimiseerd zijn opgenomen, tezamen met de antwoorden van de Gemeente. Opdracht De Opdracht die onderwerp is van de Overeenkomst. Opdrachtgever De Opdrachtgever van de Overeenkomst, zijnde de Gemeente. Opdrachtnemer De Opdrachtnemer van de Overeenkomst, zijnde de Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund. Overeenkomst De Overeenkomst die op grond van de uitkomst van de Aanbestedingsprocedure wordt gesloten met Opdrachtnemer. Programma van Eisen Beschrijving van de Minimumeisen.

Samenwerkingsverband (combinatie) Twee of meer ondernemingen die een gezamenlijke Inschrijving indienen, waarbij de ondernemingen ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het juist en volledig voldoen aan de verplichtingen, voortvloeiend uit de Overeenkomst.

de Inschrijvingen van de Inschrijvers worden beoordeeld, teneinde de beste prijskwaliteitverhouding vast te stellen.

PAGINA 5 VAN 51

25-0029056

(Sub)gunningscriteria De criteria die van toepassing zijn in de gunningsfase van de Aanbestedingsprocedure en waarop

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Uitsluitingsgrond Gronden tot uitsluiting van deelname aan de Aanbestedingsprocedure, die –afhankelijk van het bepaalde in de Aanbestedingsstukken - zien op omstandigheden betreffende de (persoon van de) Inschrijver, de (persoon van de) Derde en/of de (persoon van de) onderaannemer. Wachtkamerovereenkomst De Overeenkomst die op grond van de uitkomst van de Aanbestedingsprocedure wordt gesloten tussen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijver welke de op één na beste Inschrijving heeft gedaan, die in werking treedt indien de Overeenkomst met de best scorende Inschrijver is geëindigd, niet zijnde door expiratie.

2.

Inleiding

De Gemeente voert een Aanbestedingsprocedure uit voor de aanbesteding van Accountantsdiensten. De Raad van Westland nodigt u uit om op basis van dit beschrijvend document een inschrijving te doen. Het betreft een procedure op basis van de Aanbestedingswet. De aanbesteding is aangekondigd op Tenderned (www.tenderned.nl). Daarnaast is de Aankondiging gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie http://ted.publications.eu.int. Alle Aanbestedingsstukken zijn uitsluitend via www.tenderned.nl te downloaden. Dit Beschrijvend document geeft een beschrijving van en toelichting op de Opdracht, de te volgen Aanbestedingsprocedure, de wijze waarop Inschrijvers hun geschiktheid dienen aan te tonen, de Uitsluitingsgronden, de van toepassing zijnde (Sub)(sub)gunningscriteria en de beoordeling van de Inschrijvingen. 2.1

TenderNed en eHerkenning

U heeft eHerkenning nodig om een onderneming te registreren in TenderNed. eHerkenning is te vergelijken met DigiD voor particulieren. Met één eHerkenningsmiddel logt u in op websites van verschillende overheidsorganisaties. Voor registreren en inloggen bij TenderNed heeft u minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Een eHerkenningsmiddel aanschaffen kan bij een van de erkende leveranciers. De kosten voor aanschaf en gebruik variëren per middel en leverancier. Op de site van TenderNed vindt u meer informatie over eHerkenning en TenderNed. Hier vindt u ook stappenplannen voor het inloggen en registreren met eHerkenning. Heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van TenderNed via 0800-TenderNed (0800-8363376) of via servicedesk@TenderNed.nl

3.

Informatie over de Gemeente en de Opdracht

3.1

Informatie Gemeente

grootste gemeenten in Nederland. Met haar glastuinbouw en 50.000 arbeidsplaatsen is de gemeente Westland, na de Rotterdamse havens en luchthaven Schiphol, de derde economische motor van het land. De gemeente Westland bestaat uit elf (11) dorpskernen en ligt tussen Den

PAGINA 6 VAN 51

25-0029056

De gemeente Westland heeft de status van 100.000+ gemeente en hoort daarmee tot de dertig

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Haag, Delft en Rotterdam aan de ene kant en de kust aan de andere kant. Een krachtige economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Westland in cijfers: hierin vindt u feitelijke informatie over inwonertal, het aantal kernen, ligging en demografische opbouw van de bevolking. http://www.westland.incijfers.nl/ Website gemeente Westland: voor meer informatie over de gemeente en haar bestuur. http://www.140174.nl Bij de gemeente Westland werken ruim 850 medewerkers (FTE). De gemeente Westland heeft een inkoopbeleid dat is vastgelegd in het inkoopbeleidsplan ‘Welbesteed’: https://www.gemeentewestland.nl/ondernemen/aanbestedingen/inkoopbeleid.html 3.2

Huidige situatie

De gemeente Westland werkt structureel aan het versterken van de financiële sturing en interne beheersing. In 2021 is hiervoor het programma Modernisering Financiële Sturing en Beheersing gestart, gevolgd door het programma Interne Beheersing. Beide programma’s zijn gericht op het realiseren van organisatiebrede verbeteringen. Op diverse onderdelen zijn vorderingen gemaakt, zo zijn veel bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2022 opgepakt en afgerond. Verder is onder andere gewerkt aan de actualisatie van de budgethoudersregeling, het versterken van projectcontrol, de ontwikkeling van een toolkit voor gebiedsontwikkeling en het verbeteren van kwaliteitsborging binnen het sociaal domein. Ook is er geïnvesteerd in het vergroten van financieel bewustzijn binnen de organisatie. Ondanks deze inspanningen blijven structurele verbeteringen noodzakelijk. In recente afwijkingenrapportages en jaarrekeningen worden nog steeds onverwachte financiële uitkomsten gerapporteerd. Een belangrijke oorzaak ligt in het feit dat de begroting op verschillende onderdelen onvoldoende onderbouwd is. Hierdoor is de voorspelbaarheid van de financiële huishouding niet altijd geborgd. Ook het meerjareninvesteringsplan bevindt zich nog niet op het gewenste niveau en aandacht voor nadere ontwikkeling blijft noodzakelijk.

Voor de komende jaren ligt de focus op het verder professionaliseren van de financiële administratie, het proces rondom subsidies (zowel ontvangen als verstrekt) en het versterken van de beheersing van het aanbestedingsproces. Op het gebied van rechtmatigheid is de afgelopen jaren sprake van toenemende aandacht. In het verleden zijn veel processen beoordeeld via gecombineerde controles vanuit Interne Controle (IC)

PAGINA 7 VAN 51

25-0029056

en Verbijzonderde Interne Controle (VIC), waarbij de bevindingen aan proceseigenaren zijn teruggekoppeld en het totaaldossier ter beschikking is gesteld aan de accountant. In de praktijk leidde dit niet altijd tot structurele verbeteracties, waardoor bevindingen bij hercontrole terugkeerden. Daarnaast bleven organisatiebrede vraagstukken, zoals het ontbreken van een duidelijke inrichting van de tweede en derde verdedigingslinie, onopgelost omdat ze de verantwoordelijkheid van individuele proceseigenaren overstegen. Momenteel wordt gewerkt aan een heldere positionering van deze verdedigingslinies. Daarbij is gekozen voor een model waarin concerncontrol de rol van derde lijn vervult en Interne Controle verantwoordelijk wordt voor de tweede lijn ten aanzien van financiële rechtmatigheid. De verdere uitwerking en implementatie van dit model, inclusief de uniforme werkwijze en rapportage, staat gepland voor 2025 en 2026.

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Deze ontwikkelingen sluiten aan bij de bredere organisatieontwikkeling van de gemeente. Met ingang van 1 september 2025 wordt een nieuwe organisatiestructuur van kracht, waarin drie domeinen worden ingericht: Mens & Middelen, Maatschappij en Ruimte — elk met een eigen concerndirecteur. Binnen elk domein komen enkele afdelingen, bestaande uit meerdere teams. De verdere invulling, afbakening van verantwoordelijkheden en afstemming van werkzaamheden binnen deze structuur vergt ook in de tweede helft van 2025 en geheel 2026 de nodige aandacht en inzet. Naast de interne organisatieontwikkeling, hebben ook externe maatschappelijke opgaven grote impact op de gemeentelijke bedrijfsvoering. In 2024 is gestart met de realisatie van de Flora Campus Westland: een omvangrijk gebiedsontwikkelingsproject met onder meer een vakcollege, sporthal, parkeervoorzieningen, commerciële functies, een park, huisvesting voor arbeidsmigranten en circa 1.250 woningen. Ook andere gebiedsontwikkelingen, zoals de programma’s van ONW en OBWZ, vergen de komende jaren bestuurlijke, ambtelijke en financiële aandacht. Naast ruimtelijke en demografische ontwikkelingen zijn ook thema’s als stikstof, (arbeids)migratie, jeugdzorg en klimaat van directe invloed op het gemeentelijk beleid en de financiële opgaven. Voor een aantal van deze thema’s ontvangt de gemeente specifieke uitkeringen van het Rijk.

In 2024 gaat het in totaal om 28 Sisa-verantwoordingen die in de jaarrekening verwerkt moeten worden. De huidige overeenkomst met de accountant loopt af op 15 juli 2026. 3.3

Sisa-regelingen

Op dit moment kennen wij de volgende regelingen: Sisacod Ministerie Regeling e 2024 JenV A30 Specifieke uitkering Mainports Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden FIN B2 kinderopvangtoeslagproblematiek 2021 Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke BZK C62 belastingen BZK C92 Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid D14

OCW

D23

OCW

D8

IenW

E104

IenW

E44B

SZW

G10

SZW

G12

SZW

G13

SZW

G2

SZW

G3

SZW

G4

Middelen inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen Regeling eenmalige specifieke uitkering en subsidies lokale bibliotheekvoorzieningen Specifieke uitkering Onderwijsachterstandenbeleid Specifieke uitkering woningbouw op korte termijn door bovenplanse infrastructuur Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden) Specifieke uitkering Wet Inburgering 2021-gemeentdeel 2024 Specifieke uitkering Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_gemeentedeel 2023 Specifieke uitkering Onderwijsroute_deel gemeente 2024 Specifieke uitkering Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2024 Specifieke uitkering Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekkig)-gemeentedeel 2024 Specifieke uitkering Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig onderenemers (Tozo)_gemeentedeel 2024

PAGINA 8 VAN 51

25-0029056

OCW

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

VWS

H12

VWS

H30

VWS

H32

VWS

H39B

VWS

H4

VRO

J105

VRO

J31

Prov. ZH/VRO VRO

3.4

Specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken Specifieke uitkering sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023–2026 Specifieke uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden Regeling specifieke uitkering domein-overstijgend samenwerken_zonder centraal persoon_2024 (SiSa tussen medeoverheden) Specifieke uitkering stimulering sport Regeling specifieke uitkering startbouwimpuls Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen

J41B

Regeling specifieke uitkering flexibele inzet woningbouw

J55

Aanpak energie armoede

VRO

J9

VRO

J94

KGG

K1

KGG

K28

AenM

M16

Specifieke uitkering woningbouwimpuls tranche 1+ 5 SPUK Regeling specifieke uitkering verduurzaming slecht geïsoleerde woningen van eigenaar-bewoners en woningen van verenigingen van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma (LAI) SPUK Uitkoopregelingen 8 woningen onder hoogspanningsmasten Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat-.en energiebeleid (CDOKE) Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

Doel van de aanbesteding

Het doel van deze Europese aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één dienstverlener voor de controle van de jaarrekeningen 2026, 2027, 2028 en 2029, overeenkomstig hetgeen hierna onder 3.5 is beschreven, met de mogelijkheid van verlenging van tweemaal één jaar. Uitgangspunt is dat jaarlijks uiterlijk 1 juni het accountantsverslag en controleverklaring moeten zijn opgeleverd. 3.5

Omschrijving van de Opdracht

Aard en omvang: Bij de dienstverlening door de accountant wordt het volgende onderscheid gemaakt: a. Controle van de jaarrekening van de gemeente Westland van en namens de raad; b. De controle van de verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SISA); c. Het verstrekken van deelverklaringen (specifieke verantwoordingen welke niet via SiSa worden verantwoord); d. Strategische advisering aan de Gemeenteraad en e. De natuurlijke adviesfunctie voor de Raad, ambtelijke organisatie en College van B&W van de gemeente Westland, voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. De natuurlijke adviesfunctie wordt uitgevoerd binnen de afgesproken contractprijs.

opgenomen in de jaarrekening. De te verrichten werkzaamheden en de verslaggeving dienen te passen binnen de (tijdslimieten van de planning - en control cyclus van de gemeente Westland. In overeenstemming met de wettelijke kaders omvat de controle van de jaarrekening:

PAGINA 9 VAN 51

25-0029056

Ad. a. Controle jaarrekening van de gemeente Westland Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de verantwoordingen

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

• • • •

• •

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig, zowel financieel als juridisch, tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties van de SISA regelingen; een getrouwe totstandkoming van de rechtmatigheidsverklaring van het college het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; het jaarverslag dat met de jaarrekening verenigbaar is; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen

Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Bij de controle worden de wettelijke minimumeisen ten aanzien van de goedkeurings -toleranties gevolgd. Dit betekent: • Materialiteit accountantscontrole is 2% van de lasten excl. stortingen in de reserves • Maximum tolerantie wordt 2% lasten excl. stortingen in de reserves Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid in baten en lasten ≥ € 50.000 rapporteert en elke fout of onzekerheid ≥ €100.000 bij investeringen. Controleplan De accountant stelt een controleplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Afwijkingen worden vooraf schriftelijk gemeld aan de raad. De raad kan voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant nader vaststellen of en aan welke posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, gemeentelijke producten of organisatieonderdelen de accountant in zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties de accountant hierbij dient te hanteren. Een aandachtspunt is de afbakening tussen de werkzaamheden die door de gemeente worden uitgevoerd en de werkzaamheden van de accountant Interne controle (IC) Jaarlijks maakt Control een Auditplan en een uitwerking voor de interne controle. Hierin staat beschreven welke processen / thema’s geselecteerd zijn voor een 212 -onderzoek.

De inhoud van het Auditplan wordt vastgesteld door het College, na afstemming met de accountant. Binnen Westland is de primaire verantwoordelijkheid voor de beheersing neergelegd bij de teammanagers, c.q. de budgethouders. De interne controles worden uitgevoerd vanuit de tweede lijns teams. De verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd door het Audit-team.

processen met een financiële materialiteit en aangevuld processen waarvan het op andere gronden van belang is om deze te onderwerpen aan een control. Qua materialiteit gaat het onder meer over WMO, participatie, jeugd, grondbedrijf, belastingen, omgevingsvergunningen en inkoop. Binnen deze processen gaat het voornamelijk om de rechtmatigheidsaspecten. Control/Internal

PAGINA 10 VAN 51

25-0029056

De geselecteerde processen worden opgenomen in het Auditplan. De interne controle overziet de

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

audit doet een review op de IC rapportage en samen met een lijncontrole en indien nodig een eigen gegevensgerichte controle, een uitspraak over de rechtmatigheid voor de verklaring van het college. Daarnaast voert Control ook een aantal werkzaamheden uit ten aanzien van de getrouwheid, zoals factuurcontrole. In het licht van de keuze om een scherpe scheiding tussen de 2e en 3e lijn te maken vraagt het komende periode nadere uitwerking van de werkzaamheden in de processen. Ad b. De verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (SISA). Voor SISA is de reguliere jaarrekeningcontrole door de accountant van de gemeente, uitmondend in een controleverklaring bij de jaarrekening, het uitgangspunt. Over de bijlage bij de jaarrekening met informatie over de specifieke uitkeringen wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven. Conform de eisen die zijn opgenomen in artikel 3a BAPG beoordeelt de accountant voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de gemeente één of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van ten minste € 125.000 in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit.

Voor de bevindingen over de specifieke uitkeringen gelden daarnaast op grond van artikel 5, lid 4 BAPG (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) afwijkende rapporteringstoleranties ten opzichte van andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. Het Rijk krijgt zo voldoende informatie om de specifieke uitkeringen vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. De controle die wordt uitgevoerd dient in overeenstemming te zijn met de Nota Verwachtingen Accountantscontrole zoals gepubliceerd op de website van het Ministerie van BZK. Ad c. Het verstrekken van deelverklaringen Dit betreft het ten behoeve van de rijksoverheid, de provincie en andere instanties verstrekken van controleverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen. Het college van B&W, hiertoe gemandateerd door de raad, is verantwoordelijk voor de verantwoording aan deze instellingen met bijvoeging van de door de accountant van de raad te verstrekken controleverklaring. Via de jaarrekening legt het college van B&W uiteraard ook aan de gemeenteraad verantwoording af over de inkomsten/uitgaven van deze specifieke beleidsvelden.

Gemeente Westland dient regelmatig niet onder de SISA (Single Information, Single Audit) vallende, afzonderlijke controleverklaringen in te zenden ter verantwoording van de besteding van gelden, ontvangen van het Rijk (ministeries), provincie en overige subsidieverstrekkers. De planning van het afgeven van deze deelverklaringen wordt ingegeven do or deze subsidieverstrekkers. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. De deelcontroles zullen worden opgedragen op basis van vooraf aangevraagde nadere offertes, met

PAGINA 11 VAN 51

25-0029056

daarin een voorcalculatorische prijsopgave. Dat wil zeggen een specificatie van de te verrichten dienstverlening inclusief inzet aantal uren, uurtarief en het totale bedrag voor de desbetreffende deelcontrole. Het declareren van een hoger bedrag is alleen mogelijk wanneer daar vooraf overleg over heeft plaatsgevonden waar overeenstemming over de gewijzigde prijs is bereikt. Standaard is vooraf schriftelijke toestemming nodig van het college alvorens de dienstverlening wordt verricht. Hiervoor geldt dat het college zich het recht voorbehoudt de opdracht niet te gunnen indien het door de accountant aangegeven totaalbedrag niet marktconform is

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Ad d. Strategische advisering aan de Gemeenteraad Van de accountant wordt verwacht dat hij, bij de controle van de jaarrekening, zijn kennis en ervaring in de branche aanwendt om de Gemeenteraad, in het bijzonder de Auditcommissie en het Seniorenconvent, op strategisch niveau gevraagd en ongevraagd te adviseren. De gemeenteraad verwacht van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol. De accountant wordt gezien als ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij oog heeft voor de door de gemeenteraad uit te oefenen controlefunctie. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het “wat” en “hoe” van een moderne duale gemeente en het toe te passen instrumentarium van de gemeenteraad. Deze advisering wordt onder mee vorm gegeven door dat de accountant: • op uitnodiging aanwezig is in het regulier overleg van de auditcommissie, • op verzoek de vergaderingen van de Raad, commissie Bestuur & Economie en/of auditcommissie bijwoont, • op verzoek vergaderingen van het Seniorenconvent bijwoont, • op verzoek afstemmingsoverleg voert met het Seniorenconvent en de griffier. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze overleggen actief mede voorbereidt, dat wil zeggen relevante onderwerpen ter verbetering van de financiële huishouding van de gemeente aandraagt.

De auditcommissie heeft tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht dient te worden besteed. Ad e. Natuurlijke adviesfunctie voor de Raad, organisatie en college van B&W van de gemeente Westland, voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Raad, het ambtelijk apparaat en het College van B&W met het doel een goedkeurende verklaring op de jaarrekening te verkrijgen. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van het management voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Het gaat hierbij om adviezen die: • een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe • • •

procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; en die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid.

De uitvoering dient op eigen initiatief van de accountant (zonder aanvullende opdracht en kosten) plaats te vinden. Het betreft adviezen van beperkte omvang 3.6

Gunningscriterium

verhouding.

PAGINA 12 VAN 51

25-0029056

Het gunningcriterium voor deze aanbesteding is de Inschrijving met de beste prijs-kwaliteit

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

3.7

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Percelen

Onderhavige Opdracht is niet verdeeld in percelen. 3.8

Motivering gemaakte keuzes

Openbare procedure Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een Europese openbare procedure: de Gemeente verwacht op grond van de graad van complexiteit van de Opdracht een redelijk aantal Inschrijvers. Het beperken van het aantal marktpartijen dat een Inschrijving mag indienen acht de Gemeente op grond daarvan niet nodig. De openbare procedure is in dit geval geschikt. Keuze Gunningscriterium Gekozen is om te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Indeling in percelen Het is niet passend om de Opdracht op te delen in meerdere percelen omdat is gebleken dat het onderwerp van de aanbesteding door meerdere ondernemingen binnen de relevante markt wordt aangeboden en de in te kopen leveringen / diensten veelal in dezelfde soort marktpartijen verenigd zijn. 3.9

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

De Gemeente hecht waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en tracht bij aanbestedingen een bijdrage te leveren aan te maatschappij. De Gemeente verwacht van Inschrijvers bij de uitvoering van deze Opdracht eenzelfde opstelling. Een maatschappelijke bijdrage wordt hiermee onderdeel van de in te kopen dienst. MVOI wordt vertaald in zes specifieke MVOI-thema’s, waaronder: Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie, Social Return. De Gemeente heeft in deze aanbesteding meerdere MVOI thema’s in de eisen en wensen toegepast. Een nadere uitwerking van deze thema’s vindt u terug in Bijlage 4 Programma van Eisen. 3.10

Varianten

Varianten zijn niet toegestaan. 3.11

Percelenregeling

De percelenregeling is niet van toepassing. 3.12

Inschrijving in Samenwerkingsverband (combinatie) en in onderaanneming

Samenwerkingsverband (combinatie) Een Samenwerkingsverband (combinatie) van twee (2) of meer partijen kan zich gezamenlijk indienen van de Inschrijving verklaren de combinantleden dat alle deelnemers in het Samenwerkingsverband (combinatie) gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Aanbestedingsprocedure, alsmede uit de eventuele uitvoering van de Overeenkomst. PAGINA 13 VAN 51

25-0029056

inschrijven. Een Samenwerkingsverband (combinatie) geldt als één (1) Inschrijver. Met het

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Bij een Inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Onderaanneming/Derde(n) Voor zowel individuele ondernemers als Samenwerkingsverbanden (combinaties) is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde Geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van Derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet dit expliciet in de Inschrijving worden vermeld, onder deel II onder C van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1). Derden waarop de Inschrijver een beroep doet, dienen eveneens het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en te laten ondertekenen. 3.13

Algemene Inkoopvoorwaarden en concept Overeenkomst

Op deze aanbesteding zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten en het bijbehorende Addendum van de Gemeente Westland, gebaseerd op het VNG-model inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, van toepassing (Bijlage 10). Leverings-, betalings- en andere voorwaarden van Inschrijvers worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Door middel van indiening van een Inschrijving accepteert de Inschrijver de concept Overeenkomst, de concept Wachtkamerovereenkomst (zoals deze na de vragenronde door de Gemeente zijn vastgesteld) en de Algemene Inkoopvoorwaarden geheel en zonder voorbehoud. Indien een Inschrijver deze niet geheel accepteert en/of daarop enig voorbehoud maakt, leidt dit tot ongeldigheid van zijn Inschrijving en zal de Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten. De te sluiten Overeenkomst vangt aan op 15 juli 2026 en eindigt op 14 juli 2030. Er bestaat een optie tot verlenging van maximaal 2 maal 12 maanden. De verlenging dient 3 maanden voor het verstrijken van de Overeenkomst schriftelijk te worden overeengekomen. De concept Overeenkomst is in Bijlage 8 opgenomen.

De Overeenkomst wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd overeenkomstig: Onderhavige Overeenkomst; Het verslag van het verificatiegesprek; De vragen en antwoorden uit de informatiefase; Het aanbestedingsdocument; De door de Opdrachtnemer ingediende Inschrijving inclusief Bijlagen en de aanvullingen op de Inschrijving. Indien onverhoopt strijd bestaat tussen de vermelde documenten geldt de rangorde als vermeld waarbij het eerstgenoemde document prevaleert boven het volgende document. 3.14

Wachtkamerovereenkomst

Na gunning wordt met de hoogst scorende Inschrijver een Overeenkomst afgesloten. De nummer 2 in rangorde neemt plaats in de ‘wachtkamer’ zonder dat daar een financiële vergoeding vanuit de

PAGINA 14 VAN 51

25-0029056

gemeente tegenover staat. Hiertoe wordt een zogenaamde ‘wachtkamerovereenkomst’ afgesloten (bijlage 9).

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

In de praktijk werkt het als volgt. In geval de best scorende Inschrijver niet in staat is de gevraagde dienstverlening in het eerste jaar overeenkomstig de aanbestedingsstukken, de Overeenkomst en de uitgebrachte offerte te leveren dan wel niet (deugdelijk) nakomt, krijgt deze na ingebrekestelling nog maximaal twee weken de tijd om de Opdracht alsnog conform de gestelde eisen uit te voeren. Indien de uitvoering hierna nog steeds niet voldoet kan de Gemeente de Overeenkomst beëindigen. In dat geval kan voor de resterende contractduur door de Gemeente gebruik worden gemaakt van de Wachtkamerovereenkomst. Het benutten van de Wachtkamerovereenkomst kan ook worden toegepast wanneer de Overeenkomst om andere redenen tussentijds wordt ontbonden. De looptijd van de Wachtkamerovereenkomst is alleen gedurende het eerste jaar van de looptijd van Overeenkomst met de Inschrijver waaraan de Opdracht is gegund van toepassing.

4.

De procedure

4.1

Algemeen

Het inkoopbeleid van de Gemeente is erop gericht om te komen tot een juiste dienstverlenerskeuze door het zo objectief en transparant mogelijk benaderen van ondernemers en het optimaal gebruik maken van de marktwerking. Voor de bepaling en invulling van de Geschiktheidseisen en Gunningscriteria zijn de Europese beginselen van het aanbestedingsrecht toegepast: transparantie, objectiviteit, non-discriminatie, gelijkheid en proportionaliteit. 4.2

Planning

Voor het aanbestedingstraject wordt onderstaande planning aangehouden. De termijnen voor het indienen van vragen en voor het indienen van de Inschrijvingen zijn fatale termijnen. Te laat ingediende vragen of Inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. De overige genoemde termijnen zijn indicatief, er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Omschrijving

Datum

Vaststellen bestek Raad

18 juni 2025

publicatie (via www.tenderned.nl)

1-7-2025

uiterste datum inleveren vragen informatiefase

15-7-2025, 10:00 uur

uiterste datum beantwoorden vragen informatiefase

29-7-2025

uiterste datum inleveren vragen n.a.v. 1e NvI

28-8-2025, 10.00 uur

uiterste datum beantwoorden vragen n.a.v. 1e NvI

9-9-2025

datum ontvangst Inschrijvingen

23-9-2025, 12:00 uur

beoordeling Inschrijvingen

23-9-2025 tot en met 6-10-2025

Raadsbesluit voorlopige gunning

4-11-2025

streefdatum verzenden gunningsvoornemen en

5-11-2025

stand still termijn

van 6-11-2025 tot 28-11-25

streefdatum definitieve gunning en verzenden Overeenkomst 1-12-25 datum geschatte eerste Opdracht/ingangsdatum

15-7-26

Overeenkomst

PAGINA 15 VAN 51

25-0029056

afwijzingsbrieven

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

4.3

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Communicatie

Alle communicatie in het kader van deze aanbesteding dient uitsluitend via TenderNed te verlopen. Indien TenderNed niet mogelijk is, dan kan er contact worden opgenomen via inkoop@gemeentewestland.nl. Tot aan het moment van (definitieve) gunning is het niet toegestaan om contact op te nemen met functionarissen die bij deze Aanbestedingsprocedure betrokken zijn of andere medewerkers dan wel collegeleden ter verkrijging van welke informatie dan ook. Elke positieve of negatieve beïnvloeding, op welke manier dan ook, leidt tot onmiddellijke uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbesteding. Rechtstreeks contact tussen Inschrijvers en de Gemeente kan uitsluitend plaatsvinden indien de Inschrijver het voornemen heeft tot indiening van formeel bezwaar ter zake van de Aanbestedingsprocedure. Ingeval rechtstreeks contact is toegestaan op grond van het Beschrijvend document en de gegeven uitzonderingssituatie zich voordoet, kan de Inschrijver uitsluitend contact op nemen met J.W. Litjens-Burgersdijk, inkoopadviseur, via inkoop@gemeentewestland.nl. 4.4

Vragen & Nota van Inlichtingen

Geïnteresseerden worden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen over de Aanbestedingsprocedure en/of de Aanbestedingsstukken. Dit kan uitsluitend in het Nederlands en via de Berichtenfunctie van TenderNed (dus niet via de vragenmodule), tot en met 15-7-25, 10.00 uur gebruikmakend van het standaard format voor het stellen van vragen, zoals opgenomen in Bijlage 11 Model Vragenformulier. Inschrijvers kunnen het ingevulde model als bijlage toevoegen aan hun bericht. Vragen die na het gestelde tijdstip worden ontvangen behoeven door de gemeente niet te worden beantwoord. De inschrijver draagt de verantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige ontvangst van de vragen door de gemeente Westland. Uiterlijk 29-7-25 zal via TenderNed een Nota van Inlichtingen ter beschikking worden gesteld met daarin geanonimiseerd, alle ontvangen vragen en de bijbehorende antwoorden. Geïnteresseerden krijgen automatisch een bericht dat de Nota van Inlichtingen te downloaden is wanneer zij zich hebben geregistreerd (door te klikken op de groene knop “Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding”) op www.tenderned.nl. De Gemeente zal de Nota van Inlichtingen niet separaat versturen en ook geen Aankondiging versturen dat de Nota van Inlichtingen gepubliceerd is op de internetsite. Van de geïnteresseerden wordt een proactieve houding verwacht.

Zij dienen de Gemeente zo spoedig mogelijk (doch uiterlijk voor het verlopen van de termijn voor het stellen van vragen) op de hoogte te stellen van onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, procedurefouten en/of onvolkomenheden. Indien de inschrijver dit tijdens de eerste (1e) vragenronde nalaat, verwerkt hij zijn rechten om daar later bezwaar tegen te maken.

concept Overeenkomst, de concept Wachtkamerovereenkomst.

PAGINA 16 VAN 51

25-0029056

Ook is het mogelijk tekstvoorstellen te doen ten aanzien van de Algemene Inkoopvoorwaarden, de

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Opmerkingen met onderbouwde tekstvoorstellen dienen tegelijk met de vragen, uiterlijk 15-7-25, 10.00 uur te worden ingediend. De Gemeente heeft niet de plicht deze voorstellen over te nemen in de Overeenkomst. Indien de door de Gemeente verstrekte beantwoording onvoldoende antwoord geeft op de in eerste aanleg gestelde vragen, kunnen geïnteresseerden tot uiterlijk 28-8-25, 10.00 uur aanvullende vragen stellen gebruikmakend van het standaard format voor het stellen van vragen, zoals opgenomen in Bijlage 12 Model Vragenformulier ten behoeve van de 2e Nota van Inlichtingen. Inschrijvers kunnen het ingevulde model als bijlage toevoegen aan hun bericht. Vragen die niet direct een gevolg zijn van de beantwoording van de vragen in de 1e Nota van Inlichtingen worden in een 2e Nota van Inlichtingen niet beantwoord. Op eventueel door andere medewerkers/vertegenwoordigers van Opdrachtgever gegeven informatie kunt u zich niet beroepen. Hetzelfde geldt voor informatie die op andere wijze dan hiervoor beschreven is verstrekt. 4.5

Klachten

De Aanbestedingsprocedure of dit document kan aanleiding geven tot het indienen van een klacht. Klachten moeten betrekking hebben op aspecten van deze concrete aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 valt. Klachten kunnen niet gaan over het (algemene) Inkoopbeleid van de gemeente Westland. Indien u een klacht overweegt, kunt u deze schriftelijk indienen bij inkoopklacht@gemeentewestland.nl. De afhandeling van de klacht geschiedt door personen die niet direct betrokken zijn geweest bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft. Wij willen u erop wijzen dat de procedure voor deze klachtenregeling niet is bedoeld voor het verkrijgen van eventueel benodigde verduidelijkingen met betrekking tot het gestelde in deze aanbestedingsdocumenten. Hiervoor kunt u gebruik maken van de mogelijkheid tot het stellen van vragen als aangegeven in paragraaf 4.4. 4.6

Opbouw Inschrijving

De inschrijving moet onder vermelding van het kenmerk en de naam van de aanbesteding worden ingediend via TenderNed. Bij de inschrijving moeten de volgende documenten digitaal in Nederlandse taal, volledig ingevuld en waar nodig ondertekend worden bijgevoegd: 1. UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) 2. Een recent (niet ouder dan zes (6) maanden op het tijdstip van indienen Inschrijving) 3. 4. 5. 6. 4.7

gewaarmerkt uittreksel uit het handelsregister Format Referentie Opdracht Kwalitatieve gunningscriteria (toelichting op de wensen die zijn geformuleerd) Prijsopgave Verklaring SR (Social Return) Ondertekening Inschrijving

De bij Inschrijving in te dienen documenten dienen ondertekend te zijn door een vertegenwoorander dan degene die is vermeld in het register, dient dit te worden vermeld in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1).

PAGINA 17 VAN 51

25-0029056

digingsbevoegde persoon/personen van de Inschrijver. Indien ondertekening geschiedt door een

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

De te ondertekenen documenten dienen ten minste van een ingescande handtekening van de vertegenwoordigingsbevoegde persoon te zijn voorzien. Ook is een elektronische handtekening met betrouwbaarheidsniveau 1, 2, 2+, 3 of 4 toegestaan. (Voor meer informatie over betrouwbaarheidsniveaus, zie Handreiking Betrouwbaarheidsniveaus voor Digitale Dienstverlening, opgesteld door Forum Standaardisatie). Inschrijver dient een (kopie van een) gewaarmerkt uittreksel uit het beroeps- of handelsregister van het land waar hij is gevestigd bij Inschrijving te voegen (niet ouder dan zes maanden van datum Inschrijving), welke de actuele stand van zaken weergeeft en waarin is aangegeven wie namens de onderneming bevoegd is de Inschrijving te ondertekenen. Indien er sprake is van een Inschrijving in combinatie dient iedere ondernemer boven gevraagd gewaarmerkt uittreksel bij Inschrijving aan te leveren. De toetsing van rechtsgeldige ondertekening vindt plaats door een controle van Bijlage 1 “het Uniform Europees Aanbestedingsdocument” aan de hand van het gewaarmerkte uittreksel uit het handelsregister van de kamer van koophandel van de Inschrijver. Indien meerdere personen slechts in gezamenlijkheid tekeningsbevoegd zijn, dienen alle betreffende personen het Uniform Europees Aanbestedingsdocument gezamenlijk te ondertekenen.

Indien de Inschrijver inschrijft in Samenwerkingsverband (combinatie) dienen alle combinantleden elk afzonderlijk een Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en te ondertekenen. Indien de Inschrijver een beroep doet op een Derde teneinde te voldoen aan de Geschiktheidseisen, dient de Inschrijver van iedere Derde waarop een beroep wordt gedaan afzonderlijk een Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. 4.8

Voornemen tot gunning

De Gemeente stelt de Inschrijvers via TenderNed op de hoogte van de gunningsbeslissing. De datum van dagtekening van de brief geldt als datum van de gunningsbeslissing. In deze brief wordt tevens aangegeven hoe de behaalde scores van de gunningscriteria zich verhouden ten opzichte van de winnaar. Als de gunning heeft plaatsgevonden op basis van zowel prijs als kwaliteitscriteria zullen de betreffende behaalde scores gemotiveerd worden. Het delen van de behaalde scores van de winnende partij is verplicht op grond van de Aanbestedingswet. Op basis van deze gegevens kan mogelijk de inschrijfprijs van de winnende inschrijver worden berekend, dan wel een inschatting van worden gemaakt. Dit is inherent aan de procedure en hier kan enkel in zeer uitzonderlijke gevallen een uitzondering op worden gemaakt. Door iedere Inschrijver kan nadere informatie/toelichting op de beoordeling van zijn Inschrijving worden ingewonnen bij de Gemeente via het e-mailadres inkoop@gemeentewestland.nl Indien een Inschrijver of belanghebbende bezwaar heeft tegen het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing dient hij -op straffe van verval van recht- binnen een termijn van 20

Indien een Inschrijver binnen de termijn van 20 kalenderdagen een kort geding aanhangig maakt tegen de gunningsbeslissing, staat het de overige Inschrijvers vrij om in deze procedure te interveniëren. In het belang van een snelle en goede voortgang van de procedure vervalt aan een

PAGINA 18 VAN 51

25-0029056

kalenderdagen, te rekenen vanaf de dagtekening van de gunningsbeslissing, een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde civiele rechter door middel van het betekenen van een dagvaarding.

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Inschrijver die niet intervenieert, het recht om in een later stadium in actie te komen tegen een gewezen vonnis met gebruikmaking van het rechtsmiddel Derdenverzet. Op deze aanbesteding is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die met betrekking tot de Aanbestedingsprocedure mochten ontstaan, zullen door de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag, worden beslecht. De mededeling over de voorgenomen gunningsbeslissing geeft de beoogde Opdrachtnemer nog geen aanspraak op gunning van de Opdracht, aangezien de mededeling geen aanvaarding van de aanbieding inhoudt in de zin van artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek. Er is dan ook geen sprake van een Overeenkomst tussen de Gemeente en de beoogde Opdrachtnemer. Er is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook in geval de Gemeente besluit niet tot definitieve gunning over te gaan. In verband met de mogelijkheid dat tegen de voorgenomen gunningsbeslissing rechtsmiddelen worden aangewend, dient de beoogde Opdrachtnemer de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak van de voorzieningenrechter in een kort geding. Een Inschrijver die bezwaar wenst te maken, wordt verzocht voorafgaand daaraan verhinderingen op te vragen bij de Gemeente. 4.9

Definitieve gunning

Indien na het verstrijken van de stand still periode van 20 kalenderdagen geen bezwaren zijn ingediend zal de Gemeente, na een positieve verificatie, overgaan tot definitieve gunning en tot het ondertekenen van de Overeenkomst waarmee deze Aanbestedingsprocedure wordt beëindigd. De Overeenkomst komt pas definitief tot stand, nadat de Overeenkomst door alle partijen is ondertekend. Voor het geval de definitieve gunning respectievelijk de gesloten Overeenkomst in een eventueel hoger beroep en/ of een bodemprocedure wordt vernietigd, opengebroken dan wel anderszins wordt aangetast, leidt dit nimmer tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld inzake gemaakte kosten of gederfde winst) aan de zijde van de Gemeente. 4.10

Intrekken aanbesteding

De gemeente behoudt zich het recht voor de aanbesteding in te trekken dan wel te weigeren tot (definitief) gunnen. De gemeente stelt de inschrijvers en gegadigden zo spoedig mogelijk op de hoogte van dit besluit.

5.

Instructies Inschrijving

5.1

Algemeen

In dit hoofdstuk zijn instructies ten aanzien van de Inschrijving opgenomen. Nadrukkelijk vraagt de Gemeente om de Inschrijving met alle gevraagde gegevens op de juiste manier aan te leveren.

PAGINA 19 VAN 51

25-0029056

De Gemeente wijst de Inschrijver erop dat de Inschrijving als bindend worden beschouwd en onderdeel van de Overeenkomst zal vormen, indien de Gemeente de Opdracht aan de betreffende Inschrijver gunt.

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

5.2

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

Indienen van de Inschrijving

De Inschrijving vindt plaats op elektronische wijze. Inschrijver dient zijn Inschrijving in via www.Tenderned.nl De Inschrijving dient uiterlijk op de in TenderNed aangegeven dag en tijdstip geüpload te zijn in de digitale kluis van TenderNed. Inschrijvingen die niet in de digitale kluis zijn gedeponeerd en/of Inschrijvingen die op een andere wijze dan via de digitale kluis van TenderNed worden ingediend, worden niet in behandeling genomen en daarmee van deelname uitgesloten. Inschrijvers blijven te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het op tijd en op juiste wijze indienen van hun Inschrijving. Inschrijvers wordt nadrukkelijk geadviseerd goede nota te nemen van de handleiding die TenderNed ter beschikking stelt voor het digitaal indienen van Inschrijvingen, met name voor wat betreft het plaatsen van documenten in de digitale kluis. Daarbij moet het uploaden afgesloten worden met de inschrijfwizard (autorisatie per sms-code). Inschrijvers wordt tevens geadviseerd tijdig te starten met het uploaden van de documenten. Indien een Inschrijver vanwege een storing van TenderNed problemen ondervindt met het systeem dient direct contact opgenomen te worden met de contactpersoon van de Gemeente en met TenderNed. De digitale Inschrijving is uiterlijk op de in TenderNed aangegeven termijn via TenderNed ingediend. De Inschrijving zal door TenderNed in een digitale kluis worden bewaard.

De digitale kluis wordt op de in TenderNed aangegeven termijn vrijgegeven aan de Gemeente. Inschrijvingen kunnen na het verstrijken van het aanbestedingstijdstip niet meer via www.Tenderned.nl worden aangeboden. Het risico van systeem- en internetstoringen ligt geheel bij de Inschrijver. Te allen tijde ligt het risico van vertraging bij de Inschrijver. De Gemeente behoudt zich de mogelijkheid voor om bij storingen de kluis gesloten te houden en de Inschrijvingstermijn met medewerking van TenderNed te verlengen. Inschrijvers hebben de mogelijkheid om de Inschrijving in te trekken tot het moment van aanbesteding. De digitale kluis wordt door twee personen namens de Gemeente geopend. 5.3

Gestanddoeningstermijn

Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van drie (3) maanden, te rekenen vanaf uiterste moment van indiening inschrijving. Tijdens deze periode heeft de inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien tegen de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig wordt gemaakt, wordt de gestanddoeningstermijn, indien nodig, automatisch verlengd met een termijn van twee (2) weken na de dag van de uitspraak van de rechter.

6.

Beoordeling

van materie-, juridische en inkoopdeskundigheid.

PAGINA 20 VAN 51

25-0029056

Beoordelingsteam De Inschrijvingen worden beoordeeld door een beoordelingsteam, dat is samengesteld op basis

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN

BEDRIJFSVOERING/INKOOP

Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1, 2672 TA Naaldwijk Postadres: Postbus 150, 2670 AD Naaldwijk T 14 0174 E Inkoop@gemeentewestland.nl

De beoordeling van het Gunningscriterium ‘prijs’ geschiedt door een medewerker van het team Inkoop. Beoordelingsproces De beoordeling en de gunning vinden plaats volgens onderstaande stappen: 6.1

Stap 1. Opening van de Inschrijvingen

De opening van de Inschrijvingen is niet openbaar. 6.2

Stap 2. Controle van Inschrijvingen op vormvereisten en volledigheid

Inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de volledigheid van indiening van de Inschrijving als gesteld in dit Beschrijvend document. Inschrijvingen die niet compleet zijn en/of niet aan alle vormvereisten voldoen kunnen door de Gemeente ongeldig worden verklaard en ter zijde worden gelegd. De Gemeente zal afhankelijk van de aard van het gebrek beoordelen of de Inschrijving ongeldig is of dat het gebrek voor herstel vatbaar is, met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving. 6.3