Agendabundel

Idealiter zou er ook een beheersmaatregel aan de tabel toegevoegd worden. Daarnaast is de vraag of raadsleden zelf voldoende het gesprek voeren over risico’s die worden gelopen. Tijdens de raadssessie betwijfelen een aantal raadsleden of zij dit wel voldoende doen. Een punt dat zowel in de raadsessie als in enkele gesprekken naar boven komt is dat sommige raadsleden beslissingen niet graag uitstellen, ook niet wanneer er nog niet ‘voldoende’ zicht is op risico’s. Enkele andere raadsleden benadrukken echter dat het echter praktisch onmogelijk is om risico’s uit te sluiten, door eeuwig te wachten op meer, of ‘voldoende’ informatie. Risico’s horen er immers ook bij.

53 / 58

In een aantal interviews is gesteld dat de raad voornamelijk actief wordt wanneer een risico zich heeft geactualiseerd en ‘een incident’ is geworden maar dat zij zelden proactief vragen stellen rondom risico’s. Ter illustratie wordt het voorbeeld genoemd dat er opeens veel aandacht was voor risico’s rondom resultaatsturing binnen de Wmo toen dit onderwerp veel media-aandacht kreeg.

5.3. Toetsing op de norm In deze paragraaf toetsen we de bevindingen uit de vorige paragraaf aan de normen die met betrekking tot (de opzet) beleid risicomanagement zijn vastgesteld. Hieraan zijn de volgende normen vastgesteld: Groen: aan de vastgestelde norm is geheel voldaan Oranje: aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan Rood: aan de vastgestelde norm is niet voldaan

Aspect Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad

Vraag C1

Norm -

De beleidskaders bevatten afspraken over de wijze en momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt

Norm 1: De beleidskaders bevatten afspraken over de wijze en momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt De eerste norm waaraan getoetst wordt is of het beleidskader afspraken bevat over de wijze waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. Conform de norm bevat het vigerende beleidskader uit 2016 afspraken over de wijze en momenten waarop informatievoorziening richting de gemeenteraad plaatsvindt. Dit gebeurt volgens het kader zowel structureel, namelijk volgens de risicoparagraaf en het centrale risicoregister, als incidenteel, namelijk bij raadsvoorstellen die leiden tot een majeure wijziging van de door de gemeente gelopen risico’s. Aspect Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad

Vraag C1

Norm -

De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen

Norm 2: De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen De tweede norm waaraan getoetst wordt is of de afspraken vanuit de beleidskader over informatievoorziening aan de raad consequent worden nagekomen. Conform het beleid wordt de raad volgens de risicoparagraaf in de programmabegroting en het jaarverslag structureel geïnformeerd. Daarnaast ontvangen zij periodiek (twee á driemaal per jaar) risicoregister en fraude-registers. Op het gebied van incidentele informatievoorziening is het sentiment echter dat het college onvoldoende actief het gesprek aangaat over risico’s. Daarnaast is het feit dat het vigerende beleidskader niet volledig is geïmplementeerd, met name gelet op het centrale risicoregister, waardoor de vastgelegde afspraken op het gebied van informatievoorziening niet consequent kunnen worden nageleefd. Gezien het belang van het centraal strategisch risicoregister, als basisstap van het beleidskader en als structurele aanvullende informatiebron

54 / 58

richting de raad, en gezien het sentiment van de raad rondom de informatievoorziening wordt daarom geconcludeerd dat er slechts gedeeltelijk voldaan is aan de gestelde norm. Aspect Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad

Vraag C2

Norm

-

De informatie die de raad ontvangt is van voldoende kwaliteit (tijdig, volledig en bruikbaar) om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen

Norm 3: De informatie die de raad ontvangt is van voldoende kwaliteit (tijdig, volledig en bruikbaar) om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen De derde norm waaraan getoetst wordt is of de informatie die de raad ontvangt van voldoende kwaliteit is om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te kunnen oefenen. Hoewel de raad op de eerder beschreven wijzen geïnformeerd wordt over risico’s is het dominante sentiment onder de raadsleden dat zij niet tijdig en niet volledig genoeg worden geïnformeerd. Om die reden moet worden geconcludeerd dat er niet aan deze norm wordt voldaan. Aspect Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad

Vraag C2

Norm

-

De raad vraagt en krijgt informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol

Norm 4: De raad vraagt en krijgt informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol De vierde norm waaraan getoetst wordt is of de raad de informatie vraagt die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol, en of zij deze vervolgens ook krijgt. Uit de verschillende gevoerde gesprekken en op basis van de bestudeerde documenten kan worden geconcludeerd dat deels aan deze norm wordt voldaan met twee kanttekeningen. Allereerst is de informatiebehoefte van de raad groter dan en komt deze niet overeen met de informatie die vanuit de huidige systeem ontvangen wordt. Hier is daarom ruimte voor verbetering. Ten tweede is de vraag of de raad zelf voldoende proactief om de benodigde informatie vraagt. Op dit vlak lopen de meningen uiteen. Zo zou de raad soms incident-gedreven oog hebben voor risico’s. Echter is de gedeelde conclusie dat er in veel gevallen ruimte is voor de raad om meer proactief alert te zijn op risico’s, met in acht nemen van het feit dat risico’s nemen an sich onoverkomelijk is.

55 / 58

6. Bijlagen 6.1. Overzicht respondenten Datum

Perspectief onderzoek

17 maart 17 maart

 

Ambtelijk: risicomanagementbeleid algemeen Bestuurlijk: portefeuillehouder Groenbeheer

17 maart 17 maart

    

Ambtelijk: concern control Ambtelijk: contract Pieter van Foreest Ambtelijk: contract Pieter van Foreest Ambtelijk: inkoop Ambtelijk: inkoop

18 maart



Bestuurlijk: portefeuillehouder contract Meyra en Pieter van Foreest

18 maart 22 maart

22 maart

      

22 maart



Ambtelijk: contract leerlingenvervoer Ambtelijk: contract groenbeheer Ambtelijk: contract groenbeheer Ambtelijk: contract groenbeheer Ambtelijk: contract Meyra Ambtelijk: contract Meyra Bestuurlijk: portefeuillehouder project Randweg Liermolen en contract Leerlingenvervoer Ambtelijk: project Randweg Liermolen

22 maart



Ambtelijk: Westlandse school i.r.t. projectmatig werken

18 maart

22 maart

6.2. Bronnenlijst Geraadpleegde en voor dit onderzoek gebruikte bronnen Algemeen           

Beleidskader Risicomanagement gemeente Westland (14-0474988) https://wos.nl/nieuws/artikel/forse-stijging-afvalstoffenheffing-dreigt-voor-burgers-westland Getekend raadsvoorstel met -besluit inzake vaststelling beleidskader Risicomanagement (15-0047567) Jaarrekeningen gemeente Westland 2016 t/m 2019 Motie ‘Onderzoek risicomanagement’ (8 oktober 2020) Organisatorisch kader risicomanagement (16 maart 2015) Overdracht taken op het gebied van de accountant (10 mei 2017) Programmabegrotingen gemeente Westland 2016 t/m 2020 Raadsbrief Kostenontwikkeling afval (11 september 2020) Risicomanagement, Meer dan de som der delen, Deloitte 2009 Risicoregisters, gecorrespondeerd met de raad 2016 t/m 2020

56 / 58

Casussen Project Randweg Liermolen Voorbereiding  Correspondentie aan raad  Risicoanalyses  Risico-inventarisaties  Projectplan  Programma van eisen  Voortgangsbewaking: rapportages Uitvoering  Contractbeheersplannen  Correspondentie aan raad  Documenten aangaande kostenbewaking  Risicoregisters  Toetsverslagen  Verslagen en agenda’s voortgangsoverleggen

Contracten            

Aanbestedingsleidraden / Beschrijvende documenten Contracten met opdrachtnemers E-mailcorrespondentie contractbeheer Gunningsadviezen Indien van toepassing: correspondentie aan raad Inkoopbeleid gemeente Westland Inkoopvisies Marktverkenningen Memo’s Onderliggende onderzoeksrapporten Verslagen en agenda’s ambtelijke overleggen Verslagen en agenda’s bestuurlijke overleggen

Colofon De Rekenkamercommissie Westland D e R e k e n k a m e r c o m m i s s i e va n d e g e m e e n t e W e st l a n d ( h i e r n a : R K C W e s tl a n d ) i s e i n d 2 0 0 5 o p g r o n d va n d e G e m e e n t e w e t i n g e s t e l d . D e R K C W es t l a n d b e s t a a t u i t d r i e e xt e r n e l e d e n ( w. o . d e vo o r zi t t e r ) , d a t wi l ze g g e n l e d e n d i e a f k o m s t i g z i j n va n b u i t e n d e g e m e e n t e r a a d e n t w e e i n t e r n e l e d e n . Z o we l d e e xt e r n e a l s d e i n t e r n e l e d e n zi j n d o o r d e g e m e e n t e r a a d b e n o e m d . Daarnaast wordt de commissie ondersteund door een ambtelijk secretaris. D e R K C o n d e r zo e k t d e d o e l m a t i g h e i d e n d e d o e l t r e f f e n d h e i d va n h e t b e h e e r va n d e o r g a n i s a t i e e n va n h e t g e vo e r d e b e l e i d va n h e t c o l l e g e . B i j d o e l m a t i g h e i d wo r d t m e t n a m e o n d e r zo c h t o f h e t b e l e i d t e g e n zo l a a g m o g e l i j k e k o s t e n i s u i t g e vo e r d e n b i j d o e l t r e f f e n d h e i d o f h e t g e w e n s t e e f f e c t i s b e r e i k t . H e t w e r k t e r r e i n va n d e R K C W es t l a n d s t r e k t zi c h u i t o ve r a l l e g e m e e n t e l i j k e o r g a n e n e n g e l i e e r d e i n s t e l l i n g e n .

D e l e d e n va n h e t c o l l e g e va n B &W e n d e a m b t e n a r e n va n d e g e m e e n t e zi j n ve r p l i c h t i n f o r m a t i e t e ve r s t r e k k e n a l s d e R K C W e s t l a n d d a a r o m v r a a g t . D e R K C W es t l a n d f o r m u l e e r t o p b a s i s va n d e f e i t e n d i e z i j i n h a a r o n d e r zo e k e n h e e f t g e c o n s t a t e e r d , c o n c l u s i e s e n a a n b e ve l i n g e n . Z i j l e g t d i t a l l e s , i n c l u s i e f e e n e ve n t u e l e r e a c t i e va n h e t C o l l e g e va n B &W e n n a wo o r d v a n d e R K C h i e r o p , va s t i n d e vo r m v a n o n d e r m e e r r a p p o r t e n o f b r i e ve n , gericht aan de gemeenteraad. Het is aan de raad te besluiten al dan niet actie te ondernemen n a a r a a n l e i d i n g va n d e u i t k o m s t e n va n h e t o n d e r zo e k . D e R K C W e s t l a n d i s d e r h a l ve e e n ‘ i n s t r u m e n t ’ v a n d e r a a d d a t e r o p g e r i c h t i s d e r a a d s l e d e n t e ondersteunen bij hun controlerende taak. De RKC heeft een onafhankelijke p ositie binnen de g e m e e n t e . D e R K C b e p a a l t ze l f we l k e o n d e r zo e k e n zi j za l i n s t e l l e n .

E ve n t u e l e ve r zo e k e n vo o r h e t d o e n va n o n d e r zo e k va n ( l e d e n va n ) d e g e m e e n t e r a a d e n / o f b u r g e r s v a n d e g e m e e n t e W es t l a n d , za l d e R K C W e s t l a n d b e o o r d e l e n e n i n d i e n p a s s e n d b i n n e n h a a r t a k e n e n b e vo e g d h e d e n i n h e t o n d e r zo e k s p r o g r a m m a o p n e m e n .

Samenstelling Rekenkamercommissie De commissie bestaat uit de volgende leden: V o o r zi t t e r

d h r . d r . m r . N . ( N i l s ) N i j d a m ( va n a f 1 3 a p r i l 2 0 2 1 )

E xt e r n e l e d e n

d h r . A .W . ( A n d r é ) Ti m m e r m a n va c a t u r e

Interne leden

m e vr . P . ( P e t r a ) S c h e f f e r s - va n d e r L e l i j dhr. mr. P.J.L.J. (Peter) Duijsens

Secretaris

d h r . C . L . ( K e e s ) d e W e er d

1 5.A) Amendement VVD-GL-GBW op agendapunt 5 INGETROKKEN AANGEHOUDEN (G21-001519)

{-ê

/'

GROEiILINKS

6.ffid.lóbqkruod

WTS-TLANI)

t+#"rr4í"* "r At

AMENDEMENT op agendapunt 5 De gemeenteraad van Westland; in vergadering bijeen op 13 juli 2021,ter bespreking van het raadsbesluit inzake het ondezoeksrapport van de Rekenkamercommissie Westland, mei 2021, naar het risicomanagement in de gemeente Westland; besluit tot de volgende toevoeging:

.

oP pg. 1 onder het kopje besluit, onder 2:

e: een risico tabel conform onderstaand voorbeeld op te nemen bij ieder Welke portefeuille

Risico

Kans van

1g

optreclen in procenten

uit;

B

el

Welke

brj het

van

keuzes

het ris we

(wat gaan als het

niet

IS

tende

?0

worclen er dan

gemaakt dool het

colle

Namens de fractie WD Westland, I

I

Sander Zuyderwijk -$, Namens de fra

Links

C

.N'

Ulbe Spa N

s de fractie GemeenteBelang

Remmert Keizer

nd

../orr rn r'/r ourní

1 5.B) Amendement WV-GBW op agendapunt 5 VERWORPEN (G21-001517)

í

ln GB

1r,., WËSïLANDVERSTANDIG

6eme6nteBolong wóstlond

t-

iie( kon Det€r.

lE@

Amendement op aoendapunt 5

De Raad van de Gemeente Westland in vergadering bijeen op 13 juli 202L;

Ovenruegende:

-

dat de RKC in haar rapport van mei 2021 inzake het rísicomanagement een aantal aanbevelingen doefi

-

dat in het ontwerp-raadsbesluit onvoldoende tot hun recht komen de deelconclusies zoals verwoord op pag, 7 van het rapport en welke deelconclusies verder in het rapport worden uitgewerkt:

1. Het beleidskader 20tG moet worden toegepast in "de praktijk van aanbesteding, contractbeheer en projecten";

2. De Raad kan nu onvoldoende sturen op strategische risico's;

3. De Raad wordt niet toereikend en niet op tijd geïnformeerd om te kunnen sturen op strategische rísico's;

4. Een deugdelijk up to date centraal risicoregister zoals aangegeven in 3,4 van het Beleidskader Risicomanagement ontbreekt;

-

dat het betreffende ontwerp-raadsbesluit dan ook aangevuld en aangepast dient te worden;

Besluit het voorliggende ontwerp-raadsbesluit als volgt te wijzigen:

1. 2.

Zie bestaande tekst; De huidige tekst onder 2 vervangen. De aanbevelingen zoals venaroord in het

rapport onder 2.6 over te nemen en de conclusies onder 2 over te nemen en het College te verzoeken (a t/m d blijven ongewijzigd);

3.

Nieuwe tekst toevoegen: "Het College te verzoeken een up to date zijnd

Centraal Risicoregister zoals bedoeld in 3.4 van het Beleidskader Risicomanagement 2016 aan de Raad te verstrekken voor de Begrotingsraad 2021";

4.

Het College voorts te verzoeken om de Raad van alle informatie te vooaien die nodig is om (majeure) risico's met mogelijk ingrijpende gevolgen voor de Gemeente tijdig en vooraf goed in beeld te hebben en ook met de Raad

eventueel alternatieven door te nemen op welke wijze deze risico's gemitigeerd of voorkomen kunnen worden;

5.

Punt 3 uit het ontwerp-raadsbesluit: blijft gehandhaafd.

{-8

b

,ríw

s/*r,/ttJ'

Gaat over tot de orde van de dag

/

Namens de fractie van Westland Verstandíg, Peter Duijsens Namens de fractie van GemeenteBelang Westland, Remmert Keizer

Vavo

í h /"/qd /í

í,6//í/ Vtt€ /^/ o2o ,/6ea

J ttl "/4,í

I ti

B

v

t

tilv v êpe Ssw í Ê2F 7 pwp í VVD I D$ a cu1$p z 5"ri4ls í

7s

ED

2A

ry

1 5.1) Motie D66 inzake onderzoek implementatie beleid VERWORPEN (G21-001533)

worts t- z.

,4

D66 westland

MOTIE Onderzoek implementatie van beleid De gemeenteraad van de gemeente Westland, in vergadering bijeen op 13 juli 2021,

Gonstaterende dat

í. de Rekenkamercommissie (RKC) op verzoek van de gemeenteraad het risicomanagement heeft laten ondezoeken

2. uit het RKC-rapport blijkt dat de opzet van het risicomanagementbeleid toereikend is Overwegende dat

1. uit het RKC-rapport blijkt dat de implementatie van het beleidskader risicomanagementbeleid binnen de gemeente zeer beperkt heeft plaatsgevonden 2. er geen structureel systeem is binnen de gemeente voor het implementeren van beleidskaders 3. als gevolg van de beperkte implementatie van het beleidskader zowel het college als de raad niet in controlwaren bij de financiën van het afualbeleid

Verzoekt de Rekenkamercommissie om f . in samenwerking met de gemeenteraad ondezoek te doen naar de implementatie van andere beleidskaders binnen de gemeente en daarbij concreet aan te geven:

a. ln hoeverre de opzet van deze beleidskaders toereikend is b. in hoeverre de verschillende soorten beleid (verordeningen en beleidskaders)

v

geïmplementeerd zijn in de organisatie c. in hoeverre de uitvoering van beleid teveel persoonsafhankelijk is 2. de bevindingen van dit onderzoek eind 2021te delen met de college en de gemeenteraad

Vaol ,teV í!- í4íc,( en gaat over tot de

Benjamin Hofland D66 Westland

4 .d

ík rëut e*

áó'

J"A

eLa

lf" Ecuon a lz'l I

I ,,fr,a

t ëw w/v

I 7"

ó |nBy,r,

VVD

-l(P I

LL

3

2

$

6 Motie GBW-WV-LPF inzake actief (handhavend) optreden tegen overlast bij Luna Events in Honselersdijk 1 Motie GBW-WV-LPF inzake actief (handhavend) optreden tegen overlast bij Luna Events in Honselersdijk AANGENOMEN (G21-001482)

&GBvtlffi

@t Vdf $ TI-'1N *UER$TEH DIG

jo*w stenul

"oP[il, €tlLr]r rt DrRÍ(Í"

anrtie í.Í I 2t

Op zichzelf staande motie vergadering gemeenteraad Westland de dato 13 juli 202L

Motie 'Actief (handhavend) optreden tegen overlast Luna Events' De raad van gemeente Westland, in vergadering bijeen op dinsdag 13 iuli 202L

gehoord de beraadslagingen, neemt in overweging dat

o de afgelopen jaren is bij herhaling aandacht gevraagd voor de overlast door straatracen en andere activiteiten nabij en vanuit Luna Events (Dijkweg, Honselersdijk),

o gesprekken tussen buurtbewoners en gemeente weliswaar hebben plaatsgevonden, maar deze gesprekken hebben echter (nog) niet geleid tot een definitieve oplossing,

o integendeel zelfs, direct na het afzwakken van de coronamaatregelen is de overlast weer in alle hevigheid toegenomen,

. race-auto's worden voor aanvang van de festiviteiten bij Luna Events per trailer aangeleverd, o de fractie van GBW heeft inmiddels tientallen filmpjes en foto's in bezit waarop te zien is hoe de verkeersveiligheid in gevaar wordt gebracht, en te horen is dat de geluidsoverlast buitenproportioneel is.

o niet alleen is er gevaar door het racen van de gasten van Luna Events, maar ook het gebruik en het dealen van lachgas ( op de openbare weg ) neemt inmiddels extreme vormen aan,

r;

r en voorts

o dat de bezoekers van Luna Events door hun

onze eigen inwoners

Vtq

verzieken,

o dat de tijd van praten voorbij is

tk0 fcotL' 4

overwegende dat a

o

het samenscholingsverbod wellicht een gronds

geeft aan de

v

t

Co4 J wv'z (Pf 6 nnen optred e om handhavend te

verzoekt de burgmeester

Sbw VVD

op basis van artikel 2.Lvan de APV, lid 1,2 en 3 actief te handhaven op samenscholing

de

van Luna Events, a

alle creatieve mogelijkheden aan te wenden om de overlast en de gevaarzetting te laten

a

samen met het bestuurvan Flora Holland te bekijken welke mogelijke acties ondernomen

í

{

2 pe@/í L

JI e)

ten einde de overlast en gevaarzetting te voorkomen, en gaat over tot de orde van de dag

Fractie GemeenteBelang Westland

Fractie Westland Verstandig

Fractie LPF Westland

Remmert Keizer

Peter Duijsens

Dave van Koppen

7 Motie CDA-D66-CUSGP motie compliment organisatie en griffie 1 Motie CDA-D66-CUSGP motie compliment organisatie en griffie NIET IN STEMMING GEBRACHT (G21-001522)

2

a

CDA

Westland

'J/

D66 westland

SGP

Betreft: Complimenten oan de ambtelijke orgonisatie en de griffie De Raad van de gemeente Westland, in vergadering bijeen op 13 juli 2021

Constaterende dat: a

De coronacrisis een enorme impact heeft gehad op de samenleving ín het algemeen en ook

a

zeker op de ambtelijke organisatie en griffie van onze gemeente. Het organiseren en bijwonen van digitale en hybride overleggen veel van ambtenaren heeft gevergd.

a

Veel zaken dankzij de ambtelijke organisatie en de griffie gewoon doorgang hebben kunnen

vinden.

Overwegende dat: Een collectief compliment aan alle medewerkers van onze gemeente gezien zal worden als steun en

tevens dank voor hun inzet.

Spreekt uit: Een compliment te maken aan alle medewerkers van Gemeente Westland voor de buitengewone inspanningen die zij veelal vanuit hun thuissituatie hebben verricht onder lastige omstandigheden tijdens de Covid-pandemie.

En gaat over tot de orde van de dag.

Jenny Vermeer

Benjamin Hofland

Ad van Harmelen

CDA Westland

D66 Westland

CU-SGP Westland

gr{zae/r;