Agendabundel

Bundel van de Gemeenteraad van 13 juli 2021

Agenda bijlagen Voorlopige Agenda Raad 13-07-21 (G21-001281)

1 2 3 4 5

Opening Opening en mededelingen Vragenhalfuur Vraag 1 WV inzake Oostbuurtseweg De Lier Vaststelling van de agenda Spreekrecht voor burgers Beraadslagingen over (bespreekstukken) Voorstel tot kennisneming van het rapport van de Rekenkamercommissie Westland naar het risicomanagement in de gemeente Westland en tot het overnemen van de aanbevelingen uit dit rapport Voorstel: Voorstel_56789.docx aanbieding RKC-onderzoek naar risicomanagement (G21-001159) bestuurlijk wederhoor op RKC-rapport Risicomanagement (G21-001216) Visualisatie RKC-rapport Risicomanagement (G21-001217) rapport RKC-onderzoek Risicomanagement (G21-001214) 5.A) Amendement VVD-GL-GBW op agendapunt 5 INGETROKKEN AANGEHOUDEN (G21-001519) 5.B) Amendement WV-GBW op agendapunt 5 VERWORPEN (G21-001517) 5.1) Motie D66 inzake onderzoek implementatie beleid VERWORPEN (G21-001533)

6

7

8

Moties Motie GBW-WV-LPF inzake actief (handhavend) optreden tegen overlast bij Luna Events in Honselersdijk (ter behandeling en besluitvorming hedenavond) Motie GBW-WV-LPF inzake actief (handhavend) optreden tegen overlast bij Luna Events in Honselersdijk AANGENOMEN (G21-001482) Motie CDA-D66-CUSGP motie compliment organisatie en griffie (ter behandeling en besluitvorming hedenavond) Motie CDA-D66-CUSGP motie compliment organisatie en griffie NIET IN STEMMING GEBRACHT (G21-001522) Sluiting Sluiting

Agenda bijlagen 1 Voorlopige Agenda Raad 13-07-21 (G21-001281)

AGENDA EN STUKKEN RAADSVERGADERING

RAAD

Verzameling 2021

W estland, 13 juli 2021

agendapunt 2

Nr. G21-001281

VOORLOPIGE AGENDA V o o r d e ve r g a d e r i n g va n d e r a a d va n d e g e m e e n t e W e s t l a n d , t e h o u d e n o p dinsdag 13 juli 2021 om 19.00 uur in de raadszaal aan de Verdilaan te Naaldwijk H i e r b i j b e n t u u i t g e n o d i g d t o t h e t b i j w o n e n va n e e n ve r g a d e r i n g va n d e g e m e e n t e r a a d , d i e za l w o r d e n g e h o u d e n o p 1 3 j u l i 2 0 2 1 va n a f 1 9 . 0 0 u u r i n r a a d za a l a a n d e V e r d i l a a n n u m m e r 7 t e N a a l d wi j k . D e h i e r b i j a a n u vo o r g e l e g d e c o n c e p t - a g e n d a l u i d t a l s vo l g t :

1.

Opening en mededelingen

2.

Vragenhalfuur

3.

V a s t s t e l l i n g va n d e a g e n d a 3 . 1 V e r zo e k va n d e f r a c t i e G BW o m a a n d e a g e n d a t o e t e vo e g e n : M o t i e G B W -W V- L P F i n za k e a c t i e f ( h a n d h a ve n d ) o p t r e d e n t e g e n o ve r l a s t b i j L u n a E ve n t s i n H o n s e l e r s d i j k ( t e r behandeling en besluitvorming hedenavond) 3 . 2 V e r zo e k va n d e f r a c t i e C D A o m a a n d e a g e n d a t o e t e v o e g e n : Mo t i e C D A - D 6 6 - C U S G P i n za k e c o m p l i m e n t o r g a n i s a t i e e n g r i f f i e ( t e r b e h a n d e l i n g e n b e s l u i t v o r mi n g h e d e n avond)

4.

S p r e e k r e c h t vo o r b u r g e r s

Beraadslaging en vaststelling 5.

V o o r s t e l t o t k e n n i s n e m i n g va n h e t r a p p o r t va n d e R e k e n k a m e r c o m m i s s i e W es t l a n d n a a r h e t r i s i c o m a n a g e m e n t i n d e g e m e e n t e W es t l a n d e n t o t h e t o ve r n e m e n va n d e a a n b e ve l i n g e n u i t dit rapport

6.

Sluiting

D e vo o r zi t t e r va n d e r a a d va n d e g e m e e n t e W e s tl a n d ,

GRF 006

B.R. Arends

1

5 Voorstel tot kennisneming van het rapport van de Rekenkamercommissie Westland naar het risicomanagement in de gemeente Westland en tot het overnemen van de aanbevelingen uit dit rapport 1 Voorstel: Voorstel_56789.docx

Raadsvergadering 13 juli 2021

BEHANDELD DOOR

afdeling/team GR/ documentnr 21-0213211

VOORBLAD RAAD

ONDERWERP EN BEHANDE LING

o n d e r we r p

V o o r s t e l t o t k e n n i s n e m i n g va n h e t r a p p o r t va n d e R e k e n k a m e r c o m m i s s i e W es t l a n d n a a r h e t r i s i c o m a n a g e m e n t i n d e g e m e e n t e W e s t l a n d e n t o t h e t o ve r n e m e n va n d e a a n b e ve l i n g e n u i t d i t r a p p o r t

ve r t r o u we l i j k

Nee

portefeuillehouder Griffie bijlage(n)

Voorstel: Voorstel_56789.docx aanbieding RKC-onderzoek naar risicomanagement (G21-001159) bestuurlijk wederhoor op RKC-rapport Risicomanagement (G21-001216) Visualisatie RKC-rapport Risicomanagement (G21-001217) rapport RKC-onderzoek Risicomanagement (G21-001214) 5.A) Amendement VVD-GL-GBW op agendapunt 5 INGETROKKEN AANGEHOUDEN (G21001519) 5.B) Amendement WV-GBW op agendapunt 5 VERWORPEN (G21-001517) 5.1) Motie D66 inzake onderzoek implementatie beleid VERWORPEN (G21-001533)

agendapunt

5.

publiceren

Nee

BESLISPUNTEN (RAAD)

ALG 006

ARGUMENTEN EN RISICO ’S (RAAD)

PAGINA 1 VAN 1

EMEENTE WESTLAND

RAADS BE S L UI T

De raad van de gemeente Wesiland;

gelezen het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie wesiland naar het risicomanagement in de gemeente Westland; gehoord het advies van de commissie EFo van 23 juni 2021 en gehoord de beraadslagingen van onderhavige vergadering ;

besluit:

1

Kennis te nemen van het rapport van de Rekenkamercommissie wesiland (RKc) naar het risicomanagement in de gemeente Westlan d van mei 2021 ;

2

De aanbevelingen zoals verwoord in het rapport over te nemen

zoeken:

en het college te ver-

a) het huidige beleidskader waar nodig aan te vullen, een implementatieplanning steilen en vervorgens het bereidskader te imprementeren,

b) de commissie EFo op basis van de implementatiepranning te informeren voortgang van de imprementatie van het bereidskader;

op te

over de

c) een standaard voor projectmatig werken alsook inkoop- en contractmanagement

op

d) ook te inventariseren welke niet-financiële schade de gemeente op zou kunnen

lo-

te stellen;

pen en werke beheersmaatregeren zouden kunnen

risico's te beheersen; 3

Het college te verzoeken om terugkoppeling te geven aan de raad en volging van de aanbevelingen middels een RKC Aanbevelingenlijst de RKC over de opvergelij kbaar met de Ve rb ete rp u n te n lijst.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare de griffier

A

*oráun genomen om ook deze

de voorzi

Bergmans

B

rgadering van 13 iuli 2021

,

1 aanbieding RKC-onderzoek naar risicomanagement (G21-001159)

REKENKAMERCOMMISSIE WESTLAND

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 F (0174) 673 600 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl

A a n d e r a a d va n d e g e m e e n t e W e s t l a n d Postbus 150 2 6 7 0 A D N A A L DW IJ K

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

G21-001159

3 DATUM VERZONDEN

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

C.L. de W eerdt

Griffie

(0174) 673 076

ONDERW ERP

aanbieding RKC-onderzoek naar risic omanagement

G e a c h t e l e d e n va n d e r a a d , D e R e k e n k a m e r c o m m i s s i e W e s t l a n d ( R K C ) h e e f t h e t o n d e r zo e k n a a r h e t r i s i c o m a n a g e m e n t i n d e g e m e e n t e a f g e r o n d . W i j h e b b e n d i t o n d e r zo e k o p u w ve r zo e k u i t g e vo e r d . V o o r u l i g t h e t e i n d r a p p o r t va n d i t o n d e r zo e k .

Het onderzoek H e t o n d e r zo e k i s i n d e p e r i o d e d e c e m b e r 2 0 2 0 t / m m e i 2 0 2 1 u i t g e vo e r d d o o r o n d e r zo e k s b u r e a u T w i j n s t r a G u d d e u i t A m e r s f o o r t . H e t o n d e r zo e k s t e a m b e s t o n d u i t R o e l L a u w e r i e r ( p r o j e c t l e i d e r ) e n d e o n d e r zo e k e r s L a i va n B e e k , L o n i e k e va n D o r d r e c h t e n Th i j s B o e r t i e n . D e we r k g r o e p va n d e R K C b e s t o n d u i t A n d r é Ti m m e r m a n ( e xt e r n l i d e n l i d - r a p p o r t e u r ) , F i o n a B u r u m a ( vo o r m a l i g vo o r zi t t e r R K C ) , N i l s N i j d a m ( vo o r zi t t e r R K C ) e n K e e s d e W e e r d t ( s e c r e t a r i s R K C ) .

Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor D i t o n d e r zo e k h e b b e n wi j i n g o e d o ve r l e g m e t h e t c o l l e g e e n d e a m b t e l i j k e o r g a n i s a t i e k u n n e n u i t vo e r e n . D a a r b i j i s d o o r a l l e a c t o r e n p r i o r i t e i t g e g e ve n a a n h e t o n d e r zo e k , o m zo d e m e t u w r a a d a f g e s p r o k e n d e a d l i n e vo o r o p l e ve r i n g va n h e t e i n d r a p p o r t t e h a l e n . D o o r d e ze a f s t e m m i n g i s h e t m o g e l i j k g e b l e k e n d e o n d e r zo e k s r e s u l t a t e n e n d e r e a c t i e va n h e t c o l l e g e h i e r o p n o g v ó ó r d e b e h a n d e l i n g va n d e j a a r r e k e n i n g o p 7 j u l i a . s . t e k u n n e n a a n b i e d e n aan uw raad. D a a r b i j i s d e R K C ve r h e u g d d a t h e t c o l l e g e s t e l t g o e d u i t d e vo e t e n t e k u n n e n m e t d e a a n b e ve l i n g e n u i t h e t o n d e r z o e k e n d e ze n a d r u k k e l i j k o n d e r d e e l t e l a t e n zi j n v a n r e e d s l o p e n d e v e r b e t e r t r a -

GRF 002

I n o n ze o g e n k u n n e n w e a l l e e n s p r e k e n va n e e n d o e l m a t i g e e n d o e l t r e f f e n d e u i t vo e r i n g va n h e t r i s i c o m a n a g e m e n t , i n d i e n d e b e l e i d s o p z e t t o e r e i k e n d i s e n h e t b e l e i d o o k d a a d we r k e l i j k w o r d t g e ï m p l e m e n t e e r d . O n ze c e n t r a l e b o o d s c h a p r o n d o m b e p e r k i n g e n i n d e d o e l t r e f f e n d h e i d e n d o e l m a t i g h e i d k o m t vo o r t u i t o n ze c o n s t a t e r i n g d a t h e t r i s i c o m a n a g e m e n t b e l e i d e e n t e g e b r e k k i g e

*G21-001159*

j e c t e n . W e l g e e f t h e t c o l l e g e i n h a a r r e a c t i e a a n d a t zi j m e e n t d a t d e o n d e r zo c h t e c a s u s s e n n i e t b i n n e n d e b e o o g d e r e i k wi j d t e va n h e t b e l e i d s k a d e r R i s i c o m a n a g e m e n t v a l l e n .

PAG INA 2

i m p l e m e n t a t i e k e n t . D e z e c e n t r a l e b o o d s c h a p g e l d t , o n g e a c h t d e b e s t u d e e r d e c a s e s . O m d a t wi j o n s i n o n ze a n a l ys e n i e t k o n d e n b e r o e p e n o p e e n s i t u a t i e wa a r i n h e t b e l e i d s k a d e r d a a d we r k e l i j k i s g e ï m p l e m e n t e e r d h e b b e n wi j va n u i t d e c a s e s i n zi c h t e l i j k g e m a a k t h o e r i s i c o m a n a g e m e n t o p d i t m o m e n t i n d e p r a k t i j k p l a a t s vi n d t e n i n h o e ve r r e h e t b e wu s t b e h e e r s e n v a n r i s i c o ’ s d a a r b i j zi c h t b a a r i s . D e o n d e r zo c h t e c a s e s zi j n i n o ve r l e g m e t d e r a a d e n h e t c o l l e g e g e k o ze n .

Commissie- en raadsbehandeling Anders dan gebruikelijk wordt het rapport door de RKC direct aangeboden aan de raadscommissie E F O . W a n n e e r h e t e e r s t o f f i c i e e l zo u wo r d e n a a n g e b o d e n a a n d e vo o r zi t t e r va n d e c o m m i s s i e B e s t u u r , zo u d e a f g e s p r o k e n d e a d l i n e n i e t h a a l b a a r zi j n . D e R K C a d vi s e e r t u w r a a d o m n a a s t b e s p r e k i n g i n d e c o m m i s s i e E F O h e t r a p p o r t t e r b e s l u i t vo r m i n g vo o r t e l e g g e n i n e e n r a a d s ve r g a d e r i n g . E e n c o n c e p t r a a d s b e s l u i t i s a l s vo o r b e e l d b i j d e ze b r i e f g e vo e g d .

Tot slot Te n s l o t t e ze g t d e R K C d e r a a d , h e t c o l l e g e e n d e a m b t e l i j k e o r g a n i s a t i e d a n k t o e vo o r d e o p e n o p s t e l l i n g e n d e m e d e we r k i n g a a n h e t o n d e r zo e k .

Hoogachtend,

Nils Nijdam, V o o r zi t t e r R e k e n k a m e r c o m m i s s i e W e s t l a n d

G21-001159

1 bestuurlijk wederhoor op RKC-rapport Risicomanagement (G21-001216)

GEMEENTE Postadres: Postbus 1 50 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 01 74 F (0174) 673 600 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl

Aan de Rekenkamercommissie van de gemeente Westland

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

DATUM VERZONDEN

J.L. van der Bijl

Directie

(01 74) 672 412

01-06-2021

1 3-05-2021

BIJLAGE(N)

21-0167104

ONDERWERP

Bestuurlijke reactie rapport RKC onderzoek risicomanagementbeleid

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op 19 mei ontvingen wij de resultaten van het onderzoek dat de rekenkamercommissie van de ge­ meente Westland door Twynstra 8t Gudde heeft laten verrichten naar de doeltreffendheid, doelma­ tigheid en consequente toepassing van risicomanagement. U heeft ons gevraagd om een bestuurlijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Het onderzoek is in constructieve samenwerking met de organisatie uitgevoerd. In die lijn constateren wij ook dat de opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor zijn verwerkt in het rapport. Wij stellen het op prijs dat er ruimte is geboden voor bestuurlijk wederhoor. De hoofdconclusie van de onderzoekers is dat de opzet van het risicomanagementbeleid van de gemeente Westland toereikend is. Doordat het beleid onvoldoende is geïmplementeerd en uitge­ voerd, wordt de conclusie getrokken dat het risicomanagement niet doeltreffend en doelmatig is. Bij deze conclusie hebben wij enkele aandachtspunten. De ontwikkelingen rond het beleidskader strategisch risicomanagement Het beleidskader strategisch risicomanagement is in januari 2016 vastgesteld door de raad. Het is voor ons inmiddels niet meer te achterhalen waarom destijds niet direct tot implementatie is be­ sloten. Mogelijk is de wijziging van de organisatiestructuur, die in 2016/2017 heeft plaatsgevon­ den, van invloed geweest.

De implementatie van het strategisch risicomanagementbeleid kan daardoor minder prioriteit hebben gekregen.

ALG BCR 007

verloop van tijd stilgevallen, omdat de werkdruk in de organisatie als gevolg van de coronacrisis en het thuis werken te hoog was opgelopen. Het college heeft voorts besloten tot uitvoering van het programma ‘Modernisering van de financi­ ële sturing’. Dit programma bevat onder meer een onderdeel ‘risicogericht begroten', dat ertoe moet bijdragen dat de gemeente in de begroting beter kan anticiperen op financiële risico’s en we een verbeterslag maken op het terrein van de financiële sturing.

Illllllillllttlllllllllllllllllllililllllil

In 2019 heeft de directie een proceseigenaar aangewezen en opdracht gegeven om een Centraal Strategisch Risicoregister op te stellen. Ondanks dat de coronacrisis veel aandacht vroeg, is het gelukt om in november 2020 een plan van aanpak vast te stellen. De feítelijke uitwerking is na

PAGINA 2

GEMEENTE WESTLAND

Buiten het strategisch risicomanagement heeft risicomanagement op zichzelf de afgelopen járen goed gefunctioneerd. Dit blijkt onder meer uit de accountantsverslagen van 2018 en 2019. Daarin kwalificeert de accountant het risicomanagement van de gemeente als toereikend. En in de ma­ nagementletter over de tussentijdse controle 2020, oordeelt de accountant ook positief over het risicomanagement: “In de begroting (2021) en de jaarrekening (2019) wordt op uniforme wijze in­ zicht gegeven in de onderkende risico’s. Kansen en financiële gevolgen zijn vermeld en per risico is benoemd welke beheersmaatregelen zijn getroffen. De risico's zijn tevens voorzien van een te­ rugblik op het hieraan voorafgaande jaar en een verwachting voor het hierop volgende jaar. Dit is positief." Het beleidskader als onderzoeksnorm Wij willen u erop wijzen dat de onderzochte casussen, in onze ogen, niet vallen binnen de be­ oogde reikwijdte van het beleidskader Risicomanagement. De focus van het beleidskader ligt op het beheersen van strategische risico’s. Over de toepasbaarheid bij tactische en operationele ri­ sico’s staat in het beleidskader het volgende: “Bij elke taakuitvoering van de gemeente, op elk ni­ veau, kunnen zich risico’s voordoen. Dit beleidskader risicomanagement richt zich op de risico’s met betrekking tot de strategische doelen van de gemeente.

Waar dat zinvol is, kan bij het mana­ gen van andere (tactisch en operationele) risico’s gebruik worden gemaakt van dit kader als een handreiking.” Ondanks deze ‘toepassingsbeperking’, baseert u uw oordeel over de doeltreffend­ heid van het risicomanagement voor een belangrijk deel op de vraag of het risicomanagement in de onderzochte casussen plaatsvindt conform het beleidskader voor strategische risico’s. De on­ derzochte contracten en het project zijn onze ogen niet geschikt om op deze wijze een oordeel te kunnen vellen over de doeltreffendheid van het strategisch risicomanagement. Het zou in onze ogen logischer zijn geweest indien u de onderzochte casussen zou hebben getoetst aan kaders die specifiek zijn ontwikkeld om problemen in dergelijke processen te voorkomen (ten behoeve van doeltreffendheid en doelmatigheid), zoals ons gemeentelijk inkoopbeleid of de verschillende van toepassing zijnde handreikingen van de VNG. Risicomanagement persoonsafhankelijk Een van de hoofdconclusies is dat de uitvoering van het risicomanagement nu te veel persoonsaf­ hankelijk is. De onderzoekers hebben vastgesteld dat er invulling wordt gegeven aan risicomana­ gement, “maar dit is dankzij de betrokken ambtenaren en niet dankzij de implementatie van het beleid." Wij beschouwen dit als een compliment voor onze ambtenaren.

Uit alle casussen blijkt, dat men zich bewust is van risico’s en dat men actief op zoek is naar manieren om hiermee om te gaan. Vanzelfsprekend is het implementeren van een beleidskader voor strategisch risicomanage­ ment waardevol, maar de algemene conclusie dat het risicomanagement op zichzelf, niet doeltref­ fend en doelmatig is omdat het beleid ten aanzien van strategische risico's niet is geïmplemen­ teerd, vinden wij onvoldoende recht doen aan de inspanningen van de ambtenaren op operatio­

expertise en inzet worden ondersteund door op het specifieke proces gerichte kaders en handvat­ ten, zouden wij logischer vinden dan de conclusie die de onderzoekers nu trekken.

21-0167104

neel en tactisch niveau, zoals die blijken uit de diverse casussen. De conclusie dat risicomanagement doeltreffender en doelmatiger kan zijn wanneer de ambtelijke

PAGINA 3

GEMEENTE WESTLAND

Conclusie en verdere aanpak Wij stellen vast dat het RKC onderzoek naar het risicomanagement informatief en nuttig is. Geen van de beleidsactoren (bestuurlijk en ambtelijk) heeft aan de implementatie van het beleidskader voor strategisch risicomanagement de aandacht gegeven die het onderwerp verdient. Wij kunnen goed uit de voeten met de aanbevelingen die de onderzoekers doen. Wij zullen extra aandacht gaan besteden aan de totstandkoming van een gestructureerde methodiek voor risicoinventarisatie, -afweging en -besluitvorming. We zullen dit nadrukkelijk onderdeel laten zijn van de reeds lopende verbetertrajecten. Dit betreft de trajecten inzake Projectmatig werken, Inkoopen contractmanagement, Aanpak Ruimtelijke Projecten en Uniformering contractbeheer. Tevens zullen we dit meenemen in het traject inzake de modernisering van de financiële sturing. Wij zijn ervan overtuigd dat we op deze wijze op een goede manier de verdere borging van het risicoma­ nagement bewerkstelligen.

Hoogachtend burgemeester en wethouders van Westland, de secretaris, jrgemeester,

. Spindler

21-0167104

b :

1 Visualisatie RKC-rapport Risicomanagement (G21-001217)

GEMEENTE WESTLAND

Risicomanagement in Westland Een onderzoek in opdracht van de Rekenkamercommissie Westland naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het risicomanagement in Westland

o

TwynstraGudde

1

Impact op morgen.

GEMEENTE WESTLAND

Inhoudsopgave Startpunt

a

Opzet risicomanagementbeleid

Uitvoering en implementatie risicomanagement

5 o

TwynstraGudde

Rol van de raad

2

Startpunt Sid Aanleiding Risicomanagement is een actueel onderwerp dat breed leeft binnen de raad van de gemeente Westland. Aanleiding voor de actuele agendering vormt de recente ontwikkeling van de kosten voor afvalverzameling en -verwerking. Deze ontwikkelingen hebben de raad bewust gemaakt van het belang van risicomanagement en het versterken van de positie van de raad daarbij. De raad heeft daarom per motie op 8 oktober 2020 besloten de Rekenkamercommissie (verder RKC) Westland te verzoeken om - in nauwe samenwerking met de raad - onderzoek te laten doen naar het risicomanagement binnen de gemeente Westland.

De raad heeft duidelijke beleidskaders vastgesteld ten aanzien van risicomanagement. De beleidskaders zijn helder en consistent en vertonen een logische samenhang. In de beleidskaders is duidelijk welke doelen worden nagestreefd en welke instrumenten daarvoor beschikbaar zijn. In de beleidskaders zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement helder vastgelegd. De feitelijke uitvoering van het risicomanagementbeleid vindt plaats conform de opzet vanuit de beleidskaders. Het risicomanagementbeleid wordt in de praktijk consequent toegepast in alle afdelingen/projecten van de organisatie. Er vindt periodieke monitoring plaats op het doorvoeren van mitigerende maatregelen om risico's of de impact daarvan de verminderen. De beleidskaders omtrent risico's worden regelmatig geëvalueerd en, als daar aanleiding toe is, bijgesteld. Lessen vanuit zowel individuele projecten als het risicomanagementbeleid als geheel worden getrokken, geadministreerd en doorgevoerd in de uitvoering van het risicomanagementbeleid. De beleidskaders bevatten afspraken over de wijze en de momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen.

De informatie die de raad ontvangt is van voldoende kwaliteit (tijdig, volledig en bruikbaar) om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen De raad vraagt en krijgt informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol

m

Onderzoeksvraag In hoeverre is het risicomanagement van de gemeente Westland doeltreffend en doelmatig en in hoeverre wordt het consequent toegepast, in het bijzonder bij het aangaan van en tijdens de uitvoering van langdurige, complexe contracten en bij het ontwerp en de uitvoering van grote projecten?

^ ^ ^ ^

Methodiek: Case study Documentenonderzoek (algemene docs. + docs. cases) Interviews (bestuurlijk en ambtelijk, algemeen + cases) Raadssessie Rapportage + ambtelijk en bestuurlijk wederhoor 3

Opzet risicomanagementbeleid GEMEENTE WESTLAND

Beleidskader Risicomanagement (in januari 2016 door de raad vastgesteld)

S

Er is een duidelijke focus gekozen met het vaststellen van het beleid. De focus komt te liggen op het primair beheersen van strategische risico's

S

Om strategisch te kunnen sturen worden een te doorlopen risicomanagementcyclus en een Centraal Strategisch Risicoregister (CSR) geïntroduceerd. Het CSR is het kerninstrument voor de daadwerkelijke risico-inventarisatie

Deelconclusie: de opzet van het risicomanagementbeleid is toereikend

en de risicobeheersing. S

Er zijn heldere afspraken gemaakt over het samenspel tussen college en raad voor wat betreft het risicomanagement.

l S

Het beleidskader is uitgewerkt in een organisatorisch kader waarin de bij het risicomanagement behorende taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn toebedeeld aan functies (college en organisatie).

U

Uitvoering en implementatie risicomanagement GEMEENTE WESTLAND

İTbTüTbĨİ

Deelconclusie: de implementatie van het beleidskader heeft

Deelconclusie: De uitvoering van het risicomanagement

zeer beperkt plaatsgevonden

is teveel persoonsafhankelijk

S

Er is geen opvolging gegeven aan het implementeren van het CSR. Het beleidskader is beperkt tot niet bekend in de organisatie

Aanbeveling (aan raad) Verzoek het college om het huidige beleidskader waar nodig aan te vullen en vervolgens te laten implementeren. Vraag daarbij om een duidelijke tijdlijn met (tussentijdse) mijlpalen op basis waarvan het college de raad kan informeren over de voortgang van de implementatie van het risicomanagementbeleid.

Er kan in de organisatie onvoldoende worden teruggevallen op (voor de organisatie bekende) uitgangspunten rondom risicomanagement. S Er is in de gemeente Westland momenteel geen algemeen geldende standaard rondom projectmatig werken of inkoop- en contractmanagement waarbij er aandacht is voor risicomanagement. Het bewust beheersen van risicomanagement is hierdoor bij projecten en contracten ook veelal persoonsafhankelijk. > Wel vindt er op individueel project- en contractniveau risicomanagement plaats. Dit is echter meer impliciet en persoonsafhankelijk en niet structureel geborgd in de organisatie. S

Aanbeveling (aan raad) Verzoek het college om een standaard voor projectmatig werken alsook inkoop- en contractmanagement te laten opstellen.

Rol van de raad fji; GEMEENTE WESTLAND

Deelconclusie: De raad kan onvoldoende in samenspraak met het college sturen op strategische risico's S

S

Momenteel wordt de raad incidenteel via raadsvoorstellen en op

Aanbeveling (aan raad)

structurele wijze binnen de paragraaf Weerstandsvermogen en

Geef aan het college aan hoe je geïnformeerd wilt

Risicobeheersing en de P&C-cyclus op de hoogte gesteld van risico's.

worden over risico's en risicomanagement. Neem hierbij de volgende overwegingen mee:

De informatievoorziening zoals deze momenteel plaatsvindt, wordt door

> Draag

als

raad

het

college

op

om

ook

te de

raadsleden niet altijd als voldoende tijdig, volledig en bruikbaar beschouwd

inventariseren

welke

niet-financiële

schade

om de kaderstellende en controlerende rol optimaal te kunnen uitoefenen.

gemeente

zou

kunnen

lopen

en

De risicoparagraaf en de informatievoorziening vanuit de P&C cyclus bieden volgens raadsleden onvoldoende zicht op de risico's die worden

beheersmaatregelen

zouden

kunnen

op

welke worden

genomen om ook deze risico's te beheersen.

gelopen in de praktijk; informatie komt met name na de fase van

> Overweeg om de inhoud van de risicoparagraaf te

besluitvorming, tijdens contractbeheer of uitvoering van projecten aan het

wijzigen zodat deze beter overeenkomt met de

licht. In praktijk ervaart de raad bovendien niet tijdig op de hoogte te worden gesteld van risico's, maar pas wanneer risico's zich al hebben

praktijk.

gematerialiseerd in financiële schade.

> Het beleidskader schrijft voor dat er een open

dialoog wordt gevoerd tussen college en raad over het lopen van majeure risico's. Neem als raad daarom

S

De raadsleden benadrukken in deze context vooral de actieve informatieplicht die het college richting de raad heeft, zoals ook

ook zelf bewust je positie in door proactief vragen te

omschreven in het beleidskader.

zorgvuldig toepassen van risicomanagement. 6

stellen en het college alert te houden op het

1 rapport RKC-onderzoek Risicomanagement (G21-001214)

REKENKAMERONDERZOEK NAAR HET RISICOMANAGEMENT IN DE GEMEENTE WESTLAND

MEI 2021

Uitgevoerd door TwijnstraGudde Lai van Beek Thijs Boertien Leonieke van Dordrecht Roel Lauwerier

REKENKAMERCO MMISSI E W ESTLAND

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

Bestuurlijke nota

4

1. Inleiding

4

1.1. Aanleiding 1.2. Onderzoeksvragen 1.3. Aanpak 1.4. Leeswijzer

2. Conclusies en aanbevelingen

4 4 5 6

7

2.1. Hoofdconclusie 7 2.2. Deelconclusie: de opzet van het risicomanagementbeleid is toereikend 7 2.3. Deelconclusie: de implementatie van het beleidskader heeft zeer beperkt plaatsgevonden 8 2.4. De uitvoering van het risicomanagement is teveel persoonsafhankelijk 8 2.5. Deelconclusie: De raad kan onvoldoende in samenspraak met het college sturen op strategische risico’s 9 2.6. Aanbevelingen 9

Nota van bevindingen

11

3. Beleidskader risicomanagement

11

3.1. Opzet risicomanagementbeleid (2016) 3.1.1. Onderbouwing raadsbesluit Beleidskader risicomanagement 3.1.2. Uitgangspunten Beleidskader risicomanagement (2016) 3.2. Uitwerking van de uitgangspunten 3.2.1. Risicoanalyse 3.2.2. Risicobeheersing 3.2.3. Risicoregister 3.2.4. Samenspel college-raad 3.2.5. Systematiek van het kwantificeren van financiële restrisico’s: digitale benadering 3.2.6. Verbetering: evaluatie beleidskader 3.3. Analyse opzet beleidskader risicomanagement 3.4. Toetsing op de norm

4. Implementatie en uitvoering risicomanagementbeleid 4.1. Analyse implementatie algemeen

11 11 12 13 14 14 14 15 15 17 17 19

21 21

2 / 58

4.1.1. Beperkte implementatie kader risicomanagement – geen Centraal Strategisch Risicoregister (CSR) 21 4.1.2. Het uitgangspunt ‘>50% digitaal’ wordt wel consequent toegepast 24 4.1.3. Beleidskader risicomanagement beperkt bekend in organisatie – risicomanagement meer impliciet25 4.2. Analyse implementatie aan de hand van cases 26 4.2.1. Case 1: Oostelijke Randweg De Lier 26 4.2.2. Case 2: Thuiszorg: Pieter van Foreest 31 4.2.3. Case 3: Leerlingenvervoer 35 4.2.4. Case 4: Groenbeheer 39 4.2.5. Case 5: Meyra 43 4.2.6. Vergelijking cases 46 4.3. Toetsing op de normen 47

5. Rol van de raad bij risicomanagement(-beleid) 5.1. Informatievoorziening richting de raad 5.1.1. Informatievoorziening volgens het beleidskader 5.1.2. Informatievoorziening in de praktijk 5.1.3. Kwaliteit informatievoorziening richting de raad 5.2. Proactieve en controlerende rol van de raad 5.3. Toetsing op de norm

6. Bijlagen 6.1. Overzicht respondenten 6.2. Bronnenlijst

51 51 51 52 52 53 54

56 56 56

3 / 58

Bestuurlijke nota 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Risicomanagement is een actueel onderwerp dat breed leeft binnen de raad van de gemeente Westland. Aanleiding voor de actuele agendering vormt de recente ontwikkeling van de kosten voor afvalverzameling en -verwerking. Deze ontwikkeling is door het college in september 2020 per raadsinformatiebrief kenbaar gemaakt. Uit deze brief blijkt dat de 1 totale kosten voor afval vanaf 2018 (begroting) tot 2021 (nieuwe raming) zijn toegenomen met € 6 miljoen . Als het tarief 2 kostendekkend moet zijn, betekent dit voor een meerpersoonshuishouden een stijging van € 280 naar € 364 . Deze ontwikkelingen hebben de raad bewust gemaakt van het belang van risicomanagement en het versterken van de 3 positie van de raad daarbij. De raad heeft daarom per motie op 8 oktober 2020 besloten de Rekenkamercommissie (verder RKC) Westland te verzoeken om - in nauwe samenwerking met de raad - onderzoek te laten doen naar het risicomanagement binnen de gemeente Westland.

Dit onderzoek heeft de volgende doelstellingen: - Inzicht verschaffen in de werking en compliance van de AO/IB en in het bijzonder de interne beheersmaatregelen, voor het onderkennen, doordenken en afdekken van de belangrijke (financiële) risico’s - Het doen van aanbevelingen om het beleid ten aanzien van het risicomanagement te verbeteren en te versterken en risicomanagement (nog) meer als een geïntegreerd onderdeel van het besturingsmodel en onderdeel van de cultuur van de ambtelijke organisatie te laten functioneren - Het doen van aanbevelingen om de informatiewaarde van de documenten binnen de P&C-cyclus te verbeteren zodat de gemeenteraad beter in staat is zijn taakstellende en controlerende rol te vervullen.

1.2. Onderzoeksvragen Op basis van de doelstelling uit de motie heeft de Rekenkamercommissie de volgende hoofdvraag geformuleerd. In hoeverre is het risicomanagement van de gemeente Westland doeltreffend en doelmatig en in hoeverre wordt het consequent toegepast, in het bijzonder bij het aangaan van en tijdens de uitvoering van langdurige, complexe contracten e en bij het ontwerp en de uitvoering van grote projecten? Onder deze hoofdvraag vallen de volgende deelvragen. A. Beleid risicomanagement 1. Welk beleid heeft de gemeente geformuleerd op het gebied van risicomanagement? 2. Is dit beleid actueel, inzichtelijk, concreet en volledig? Is het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig? Biedt het voldoende richtlijnen voor de inrichting van het risicomanagement? 1

Raadsbrief Kostenontwikkeling afval (11 september 2020)

2

https://wos.nl/nieuws/artikel/forse-stijging-afvalstoffenheffing-dreigt-voor-burgers-westland

3

Motie ‘Onderzoek risicomanagement’ (8 oktober 2020)

4 / 58

B. Implementatie risicomanagement 1. Is het risicomanagement beleid feitelijk geïmplementeerd? Hoe is het risicomanagement van de gemeente ingericht met processen en functionarissen? Is dit adequaat? Is dit in lijn met het beleid? 2. Wordt het risicomanagement consequent toegepast in alle afdelingen/projecten van de organisatie? 3. Wordt gemonitord op het doorvoeren van mitigerende maatregelen om risico’s of de impact daarvan de verminderen? Wordt er geëvalueerd? Is er sprake van lerend vermogen bij de uitvoering van risicomanagement? C. Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad 1. Op welke wijze en op welke momenten wordt de gemeenteraad geïnformeerd over risico's? Gebeurt dit ook proactief? Is dit vastgelegd in het beleid en/of in de procesbeschrijvingen? 2. Is de informatievoorziening tijdig, volledig en bruikbaar voor de raad teneinde zijn rol optimaal te kunnen uitoefenen? Voor de beantwoording van deze vragen is een normenkader ontwikkeld dat, naar aanleiding van de subvragen, drie verschillende facetten van risicomanagement belicht. Er wordt gekeken naar het beleid zoals dit op papier is gezet, de uitvoering en implementatie ervan en de rol van de raad hierbij. Een analyse op deze facetten dient als basis voor toekomstgerichte aanbevelingen en lessen om in de komende periode tot betere resultaten te komen. Aspect Beleid risicomanagement

Vraag A1 A2

Norm - De raad heeft duidelijke beleidskaders vastgesteld ten aanzien van risicomanagement. - De beleidskaders zijn helder en consistent en vertonen een logische samenhang. - In de beleidskaders is duidelijk welke doelen worden nagestreefd en welke instrumenten daarvoor beschikbaar zijn. - In de beleidskaders zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement helder vastgelegd.

Implementatie en uitvoering risicomanagement

B1

- De feitelijke uitvoering van het risicomanagementbeleid vindt plaats conform de opzet vanuit de beleidskaders.

B2

- Het risicomanagementbeleid wordt in de praktijk consequent toegepast in alle afdelingen/projecten van de

B3

- Er vindt periodieke monitoring plaats op het doorvoeren van mitigerende maatregelen om risico’s of de impact

organisatie. daarvan de verminderen. - De beleidskaders omtrent risico’s worden regelmatig geëvalueerd en, als daar aanleiding toe is, bijgesteld. - Lessen vanuit zowel individuele projecten als het risicomanagementbeleid als geheel worden getrokken, geadministreerd en doorgevoerd in de uitvoering van het risicomanagementbeleid.

Informatievoorziening en kaderstellende en controlerende rol raad

C1

- De beleidskaders bevatten afspraken over de wijze en de momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. - De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen.

1.3. Aanpak Het onderzoek is gestart met een documentstudie. Hierbij is met name gekeken naar documenten die informatie inzicht bieden in de beleidsvorming rondom risicomanagement en de implementatie en uitvoering hiervan. Om een goed beeld te krijgen van de feitelijke implementatie en de uitvoering van het risicomanagement zijn voor dit onderzoek tevens vijf cases bestudeerd. Deze cases zijn afgestemd door de RKC in overeenstemming met een vertegenwoordiging van de raad, het college en de organisatie. In totaal gaat het om één majeur project en vier (grote) contracten.  Case 1: Oostelijke Randweg De Lier  Case 2: Thuiszorg – Pieter van Foreest  Case 3: Leerlingenvervoer

5 / 58

 

Case 4: Groenbeheer Case 5: Meyra

De bevindingen uit het documentenonderzoek hebben een eerste feitenbeeld opgeleverd. Dat beeld is tijdens interviews en groepsgesprekken geverifieerd en aangevuld. De onderzoeksvragen en het normenkader vormden de structuur voor de interviews, voor de cases aangevuld met specifieke vragen vanuit de documentenanalyse. Er zijn verschillende betrokkenen, zoals wethouders en ambtenaren, geïnterviewd (Zie bijlage 1). Raadsleden zijn door middel van een groepsgesprek betrokken bij het onderzoek. Van alle interviews zijn verslagen gemaakt; deze zijn voorgelegd aan de geïnterviewde personen met de mogelijkheid om feitelijke onjuistheden te corrigeren. Daarna zijn de verslagen vastgesteld. Het geverifieerde en aangevulde feitenbeeld is verwerkt in een conceptrapportage die voor ambtelijk wederhoor aan de organisatie is voorgelegd. Het ambtelijk wederhoor is verwerkt in voorliggende rapportage die voor bestuurlijk wederhoor kan worden aangeboden.

1.4. Leeswijzer Dit rapport beslaat grofweg twee onderdelen: een bestuurlijke nota (hoofdstuk 1 en hoofdstuk 2) en een nota van bevindingen (hoofdstuk 3 t/m 5). Bestuurlijke nota (hoofdstuk 1 en 2) Hoofdstuk 1 is de inleiding van dit Rekenkameronderzoek waarin de aanleiding en kaders van het onderzoek uiteen worden gezet. In hoofdstuk 2 wordt een overzicht gegeven van de conclusies en aanbevelingen die voortvloeien uit de bevindingen in de inhoudelijke hoofdstukken (hoofdstuk 3 t/m 5). Nota van bevindingen (hoofdstuk 3 t/m 5) In hoofdstuk 3 staat de beleidsopzet van het risicomanagement in Westland centraal. We staan in dit hoofdstuk stil bij de in het beleidskader geformuleerde uitgangspunten en de wijze waarop deze zijn uitgewerkt in het beleidskader. Vervolgens kijken we in hoofdstuk 4 naar de wijze waarop de het beleidskader feitelijk is geïmplementeerd en de wijze waarop risicomanagement in de praktijk wordt vorm gegeven . Dit doen we aan de hand van een beschrijving en analyse van meer algemene uitgangspunten van het beleidskader. Tevens wordt dit hoofdstuk gestaafd met bevindingen uit de vijf specifieke casestudies. In hoofdstuk 5 staan we tenslotte stil bij de rol van en de informatievoorziening aan de raad in het kader van het risicomanagement.

Aan het eind van alle hoofdstukken in de nota van bevindingen wordt een tussenbalans opgemaakt aan de hand van het normenkader. Deze toets is inzichtelijk gemaakt door gebruik te maken van drie kleuren. Groen staat daarbij voor voldoende/goed. Oranje wil zeggen dat Westland middelmatig scoort. Rood betekent dat Westland op dit onderdeel (op dit moment) onvoldoende presteert.

6 / 58

2. Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden de hoofdconclusie (paragraaf 2.1) en de deelconclusies (paragraaf 2.2) uiteengezet. Op basis van de conclusies zijn enkele aanbevelingen geformuleerd (paragraaf 2.3).

2.1. Hoofdconclusie Hoofdconclusie: De opzet van het risicomanagementbeleid van de gemeente Westland is toereikend. Het beleid is onvoldoende geïmplementeerd en uitgevoerd, waardoor het risicomanagement niet doeltreffend en doelmatig is. De hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende deelconclusies: De opzet van het risicomanagementbeleid is toereikend De implementatie van het beleidskader heeft zeer beperkt plaatsgevonden. Daardoor werkt het beleidskader onvoldoende door in de praktijk van aanbesteding, contractbeheer en projecten. De uitvoering van het risicomanagement is nu te veel persoonsafhankelijk. Er wordt weliswaar invulling gegeven aan risicomanagement, maar dit is dankzij de betrokken ambtenaren en niet dankzij de implementatie van het beleid. De raad kan onvoldoende in samenspraak met het college sturen op strategische risico’s. De raad wordt vooral geïnformeerd via paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing binnen de P&C-cyclus, niet upto-date risicoregisters en losse raadsvoorstellen. De daarbij verstrekte informatie is op dit moment ontoereikend om te kunnen sturen op strategische risico’s, hetgeen dat oorspronkelijk de bedoeling was van het beleidskader. De deelconclusies lichten we nader toe in de volgende paragrafen.

2.2. Deelconclusie: de opzet van het risicomanagementbeleid is toereikend In januari 2016 is het beleidskader ten aanzien van risicomanagement vastgesteld door de raad. Dit beleidskader kent een helder onderscheid tussen meer algemeen geformuleerde uitgangspunten, een verdere uitwerking hiervan in een risicomanagementcyclus en is doorvertaald in een organisatorisch kader met een duidelijke toebedeling van taken en verantwoordelijkheden. Met het nieuwe beleidskader komt de focus te liggen op het primair beheersen van strategische risico’s en het hanteren van een nieuwe systematiek voor het bepalen van de financiële waarde van risico’s (de digitale benadering). Dit moet beiden tot uiting komen in een nieuw op te stellen centraal strategisch risicoregister (CSR) dat als een belangrijk instrument voor de daadwerkelijke risico-inventarisatie en beheersing moet gaan dienen. De verwevenheid tussen deze elementen van het beleidskader is helder gemaakt. We constateren echter dat de risicomanagementcyclus in het beleidskader niet als geheel wordt toegelicht Hierdoor wordt beperkt inzichtelijk gemaakt hoe de cyclus in de praktijk echt als een cyclus zal functioneren. In het kader wordt geëxpliciteerd dat risicomanagement iets is dat aandacht vergt van zowel het college, de raad als de organisatie. Daarom worden uitgangspunten vanuit de ‘wij-vorm’ geformuleerd.

In het beleidskader zijn ook daadwerkelijk afspraken gemaakt over het samenspel tussen college en raad. Deze afspraken richten zich met name op

7 / 58

de informatievoorziening van het college richting raad rondom risico’s en het voeren van het open gesprek dan wel het bepalen van majeure risico’s in samenspraak tussen college en raad. Daarnaast zijn in een organisatorisch kader de bij het risicomanagement behorende taken en verantwoordelijkheden duidelijk toebedeeld aan functies.

2.3. Deelconclusie: de implementatie van het beleidskader heeft zeer beperkt plaatsgevonden Daardoor werkt het beleidskader onvoldoende door in de praktijk van aanbesteding, contractbeheer en projecten. Het beleidskader risicomanagement is zowel bij het college als de organisatie anno 2021 beperkt tot niet bekend. Een verklarende factor hiervan is dat het beleidskader nooit volledig feitelijk is geïmplementeerd. Een belangrijke stap die in de uitvoering gezet moest worden is het opstellen van het centrale risicoregister waarmee er primair strategisch gestuurd zou kunnen worden op risico’s. Uit dit onderzoek blijkt dat de strategische risico’s nog niet zijn geïnventariseerd. In november 2020 is er wel een opdracht gekomen vanuit het Directie Team (DT) om hier invulling aan te geven. Deze opdracht is echter gepauzeerd vanwege de ontstane werkdruk in de organisatie door de coronacrisis. In de financiële verantwoording over risico’s wordt vanaf 2016 wel gebruik gemaakt van de digitale benadering, zoals in het beleidskader is vastgelegd. Dit uitgangspunt is dus wel vertaald in de uitvoering. Het is echter de vraag hoe betrouwbaar deze financiële informatie momenteel is. Immers, de slag naar een op te stellen CSR is nog niet gemaakt. Hierdoor zijn de risico’s die nu worden geïnventariseerd niet gekoppeld aan de strategische doelen van de gemeente.

Vanuit de huidige ervaringen rondom de implementatie en uitvoering van risicomanagement hebben we een zekere behoefte opgehaald voor heldere beleidskaders die breder in de organisatie bekend zijn zodat toegesneden risicomanagement plaats kan vinden.

2.4. De uitvoering van het risicomanagement is teveel persoonsafhankelijk Vanwege het gebrek aan kennis van het beleidskader kan er in de organisatie namelijk onvoldoende worden teruggevallen op (voor de organisatie bekende) uitgangspunten rondom risicomanagement. Hierdoor vindt risicomanagement in de praktijk meer impliciet dan expliciet plaats. In de gemeente Westland is momenteel geen algemeen geldende projectstandaard waarbij er aandacht is voor risicomanagement. Het bewust beheersen van risicomanagement is hierdoor bij projecten ook veelal persoonsafhankelijk. Wel wordt er op individueel contractniveau geleerd van het in de praktijk omgaan met risico’s. Dergelijke lessen worden in de organisatie vervolgens ook benut, bijvoorbeeld bij het aangaan van nieuwe contracten. Daarnaast is door de inkoopafdeling een eigen checklist opgesteld voor nieuwe aanbestedingen. Hierin zijn de lessen uit eerdere aanbestedingen verwerkt. Een dergelijke werkwijze hebben wij in het onderzoek niet aangetroffen binnen andere organisatieonderdelen. In het beleidskader is het voornemen opgenomen om de effectiviteit van het kader in het eerste kwartaal van 2020 te evalueren. Omdat er aan de voorkant geen eigenaar van de implementatie en monitoring is aangewezen en het kader nooit volledig is geïmplementeerd, heeft deze evaluatie niet plaatsgevonden.

Hoewel kaders beperkt bekend zijn, hebben we wel een zekere behoefte aan meer kaders op het gebied van risicomanagement in de organisatie opgehaald. Volgens diverse betrokkenen zou het vanwege de tussen domein verschillende doelen en type

8 / 58

werkzaamheden niet wenselijk zijn om een blauwdruk voor de hele organisatie te formuleren. Daarom wordt gepleit voor het hanteren van gemeentebrede uitgangspunten die per beleidsdomein kunnen worden vertaald in voor dat domein meer specifieke handvatten en richtlijnen om risicomanagement in de praktijk adequaat vorm te kunnen geven.

2.5. Deelconclusie: De raad kan onvoldoende in samenspraak met het college sturen op strategische risico’s Momenteel wordt de raad met name op structurele wijze op de hoogte gesteld van risico’s binnen de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing en de P&C-cyclus. Tevens heeft de raad in de afgelopen jaren periodiek een risicoregister ontvangen. Dit is echter niet het CSR dat met dit beleidskader ontwikkeld zou worden maar een jaarlijks overzicht dat beperkt wordt geactualiseerd en geen inzicht biedt in de strategische risico’s van de gemeente. De informatievoorziening zoals deze momenteel plaatsvindt, wordt door raadsleden niet altijd als voldoende tijdig, volledig en bruikbaar beschouwd om de kaderstellende en controlerende rol optimaal te kunnen uitoefenen. De risicoparagraaf en de informatievoorziening vanuit de P&C cyclus bieden volgens raadsleden onvoldoende zicht op de risico’s die worden gelopen in de praktijk; informatie komt met name na de fase van besluitvorming, tijdens contractbeheer of uitvoering van projecten aan het licht. In praktijk ervaart de raad bovendien niet tijdig op de hoogte te worden gesteld van risico’s, maar pas wanneer risico’s zich al hebben gematerialiseerd in financiële schade. De raadsleden benadrukken in deze context vooral de actieve informatieplicht die het college richting de raad heeft, zoals ook omschreven in het beleidskader.

Bovendien wordt volgens de huidige wijze van informatievoorziening vooral zicht geboden op risico’s die zouden kunnen leiden tot financiële schade. Om zijn controlerende rol optimaal uit te kunnen voeren, dient de raad voorzien te worden in zijn informatiebehoefte zowel tijdens als na de fase van besluitvorming. Indien bij de raad het beeld bestaat dat hij niet in deze informatiebehoefte wordt voorzien, dient de raad zelf bij het college deze informatie op te vragen. De raad zou op dit vlak een meer proactieve rol kunnen spelen.

2.6. Aanbevelingen Aan de hiervoor beschreven hoofdconclusie en deelconclusies hebben we een aantal aanbevelingen gekoppeld. Alle aanbevelingen zijn gericht op de raad. Verzoek het college om het huidige beleidskader waar nodig aan te vullen en vervolgens te laten implementeren. Vraag daarbij om een duidelijke tijdlijn met (tussentijdse) mijlpalen op basis waarvan het college de raad kan informeren over de voortgang van de implementatie van het risicomanagementbeleid. Verzoek aan het college in de aanvulling van het beleidskader vooral zorg dragen voor een verdere uitwerking van de risicomanagementcyclus, waarmee strategisch gestuurd kan worden op risico’s. Laat het college daarbij voor de raad inzichtelijk maken hoe de cyclus voor de organisatie vertaald gaat worden en hoe deze uitgevoerd zal worden, ook ten behoeve van grote projecten en contracten. Draag daarbij het college op een duidelijke eigenaar aan te wijzen in de organisatie die verantwoordelijk is voor de aanvulling van het beleidskader. Daarbij kan voortgebouwd worden op het eigenaarschap dat reeds belegd is via de DT-opdracht uit 2020. Vraag het college om bij de aanvulling van het

9 / 58

beleidskader lessen die in de praktijk impliciet zijn op gedaan, mee te nemen. De DT-opdracht kan aangegrepen worden om deze onderdeel te maken van het te actualiseren beleidskader. Verzoek het college om een standaard voor projectmatig werken alsook inkoop- en contractmanagement te laten opstellen. Daarmee kan risicomanagement ook binnen projectmatig werken en binnen inkoop- en contractmanagement worden geborgd. Laat het college hierbij de opgedane lessen van de projectmanagers en de inkoopafdeling binnen de gemeente meenemen. Zo is er door de inkoopafdeling onder andere al een checklist opgesteld, die opgenomen zou kunnen worden in de standaard voor inkoopmanagement. Overweeg voor projectmanagementstandaard kaders te stellen die bijvoorbeeld vereisen dat een projectplan bij elke nieuwe projectfase bijgewerkt wordt, waarbij ook aandacht is voor de risico’s van de nieuwe fase. Dit verkleint de kans dat risico’s zich onopgemerkt kunnen materialiseren. Overweeg daarnaast om kaders te stellen op de wijze waarop risico’s geïdentificeerd en beoordeeld worden, door bijvoorbeeld bepaalde methodieken te laten hanteren voor (grotere of meer risicovolle) projecten.

Laat het college onderzoeken of een centraal bewaakte capaciteitsplanning van projecten, waarmee de gemeente overzicht kan houden op de (verwachte) ingezet van capaciteit op projecten kan bijdragen aan een betere grip op projecten. Dit geldt eveneens voor de aanstelling van ervaren uitvoeringsleider, die kan toezien of projecten op de juiste manier uitgevoerd worden en wanneer nodig kan bij springen in projecten of kan optreden als sparringpartner. Laat het college bij de ontwikkeling van de standaard voor projectmatig werken en inkoop- en contractmanagement ook de koppeling maken tussen het risicomanagement bij projecten en contracten en de (strategische) risicomanagementcyclus. Risico’s vanuit projecten en contracten die de strategische doelen van de gemeente bedreigen moeten een plek krijgen in het op te stellen Centraal Strategisch Risicoregister. Geef aan het college aan hoe je geïnformeerd wilt worden over risico’s en risicomanagement. Maak daarbij duidelijke afspraken met het college over proactieve informatievoorziening in het algemeen en over periodieke momenten van informatievoorziening tijdens de uitvoering van projecten of programma’s. Neem hierbij de volgende overwegingen mee:  Naast risico’s die kunnen leiden tot financiële schade kunnen er ook risico’s op bijvoorbeeld maatschappelijk of politiek vlak bestaan.

De huidige informatievoorziening legt echter vooral nadruk op risico’s die kunnen leiden tot financiële schade. Draag als raad het college op om ook te inventariseren welke niet-financiële schade de gemeente op zou kunnen lopen en welke beheersmaatregelen zouden kunnen worden genomen om ook deze risico’s te beheersen.  Overweeg om de inhoud van de risicoparagraaf te wijzigen zodat deze beter overeenkomt met de praktijk. Voeg hierin een tabel toe waarin risico’s worden benoemd inclusief de kans van optreden, het gevolg dat dit zou hebben en de beheersmaatregelen die getroffen zouden moeten worden mocht het risico zich voordoen.  Het beleidskader schrijft voor dat er een open dialoog wordt gevoerd tussen college en raad over het lopen van majeure risico’s. Neem als raad daarom ook zelf bewust je positie in door proactief vragen te stellen en het college alert te houden op het zorgvuldig toepassen van risicomanagement.

10 / 58

Nota van bevindingen 3. Beleidskader risicomanagement In dit hoofdstuk staan we stil bij de wijze waarop het beleidskader risicomanagement is vormgegeven. Als eerste wordt ingezoomd op de opzet van het risicomanagementbeleid aan de hand van het raadsbesluit en de in het beleidskader geformuleerde uitgangspunten (paragraaf 3.1). In paragraaf 3.2 staan we vervolgens stil bij de wijze waarop deze uitgangspunten zijn uitgewerkt in het beleidskader. Waar de eerste twee paragrafen hoofdzakelijk beschrijvend zijn, maken we in paragraaf 3.3 een analyse van de opzet en de uitwerking van het beleid. We sluiten dit hoofdstuk af met een toetsing op de normen rondom het beleidskader risicomanagement (paragraaf 3.4).

3.1. Opzet risicomanagementbeleid (2016) 3.1.1. Onderbouwing raadsbesluit Beleidskader risicomanagement 4

5

Op 26 januari 2016 wordt door de raad van de gemeente Westland het Beleidskader Risicomanagement vastgesteld. Dit beleidskader is opgesteld vanuit de afdeling Strategie en is anno 2021 nog altijd het vigerende beleidskader voor risicomanagement. In de argumentatie opgenomen in het raadsvoorstel, komt naar voren waarom er een nieuw beleidskader wordt vastgesteld. Het gaat hierbij om met name twee achterliggende gedachten: 1. Focus op strategische risico’s Het beleidskader legt de focus primair op het beheersen van strategische risico's, en secundair op de financiële vertaling ervan. De voorgeschreven inhoud van een op te stellen centraal risicoregister moet het gesprek over de risico's en de effectiviteit van de getroffen maatregelen ondersteunen. Ook zal de levenscyclus van risico's gevolgd en geëvalueerd kunnen worden. Dit moet leiden tot een beter inzicht in de risico's en de mogelijkheden deze te beheersen. 2. Een nieuwe berekening van het weerstandsvermogen en de risicobeheersing: digitaal (>50%) Het BBV schrijft voor dat de gemeente haar beleid m.b.t. risicomanagement vastlegt in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De afgelopen jaren is de raad middels de paragrafen Weerstandsvermogen in de begrotingen en jaarrekening geïnformeerd over de ontwikkelingen van de risico's en de methodes van kwantificeren.

Tot 2016 is de uitkomst van de Monte Carlosimulatie – net als in veel andere gemeenten – de basis geweest voor het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit. Er zijn echter ook andere berekeningsmethoden, die elk hun voor- en nadelen kennen. Met het raadsbesluit wordt besloten de financiële waarde van de risico's in het

4

Getekend raadsvoorstel met -besluit inzake vaststelling beleidskader Risicomanagement (15-0047567)

5

Beleidskader Risicomanagement gemeente Westland (14-0474988)

11 / 58

vervolg digitaal (>50%) te kwantificeren. Deze keuze wordt verder onderbouwd in het daadwerkelijke 6 Risicomanagementbeleidskader .

3.1.2. Uitgangspunten Beleidskader risicomanagement (2016) In het Beleidskader Risicomanagement worden op basis van de ervaring van de afgelopen jaren in Westland en andere gemeenten een zestal uitgangspunten voor risicomanagementbeleid opgesteld. Deze zijn allemaal geformuleerd in de ‘wij-vorm’ vanuit de gedachte dat alle actoren (raad, college en organisatie) gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het risicomanagement. De zes uitgangspunten worden hieronder kort uiteengezet. 1. Risicotolerantie – ‘We gaan risico’s niet uit de weg, we pakken ze aan’ De gemeente Westland erkent dat risico’s nemen bij het besturen van een gemeente hoort. De mate waarin de gemeente bereid is risico’s te nemen (de risicotolerantie) verschilt echter. Dit is met name afhankelijk van de mate waarin het doel belangrijk wordt geacht te bereiken. 2. Levensloop – ‘We bezien risico’s altijd in de context van de doelen die de gemeente nastreeft’ Het vertrekpunt voor het risicomanagement wordt gevormd door de doelen die de gemeente nastreeft. Vervolgens wordt in kaart gebracht welke risico’s zich kunnen voordoen die het realiseren van die doelen kunnen blokkeren. Om te voorkomen dat die risico’s zich voordoen of om het effect ervan te verkleinen, worden beheersmaatregelen getroffen. Het gevaar wordt afgewend dan wel het resteffect (de feitelijke schade) is in ieder geval beperkter dan eerst . 3.

Tijdshorizon – ‘We nemen in ogenschouw op welke termijn een risico zich kan voordoen’ Een risico is verbonden aan de ambitie een bepaald doel te realiseren. Deze doelen kunnen gesteld zijn op de korte, de middellange en de lange termijn. Dit betekent dat risico’s ook een wisselende tijdshorizon kunnen hebben. Per taak verschilt het ook wanneer een risico zich voordoet. Zo wordt bij een rechtszaak tegen de gemeente op één moment duidelijk of een risico zich voordoet (korte tijdshorizon) terwijl bij een grondexploitatie pas aan het einde van de exploitatie blijkt of risico’s met betrekking tot woningverkopen zich daadwerkelijk voordoen (lange tijdshorizon). Dit leidt tot de vraag of er een gradatie kan worden ingebracht in de fasering van het risicomanagement, om te voorkomen dat de gemeente overmatige middelen zou vrijhouden voor risico’s die zich pas op langere termijn kunnen voordoen. 4. Risico of schade? – ‘We verkennen de verschillende opties die er zijn om – indien onvermijdelijk – de schade te nemen’ Vaak wordt er gesproken over een risico, terwijl een oorzaak of gevolg wordt bedoeld. Een financieel risico bestaat niet, men vreest dan feitelijk voor het financiële gevolg of de financiële schade. Dit onderscheid met de als-dan-waardoor volgorde is als volgt gevisualiseerd in het kader:

6

Beleidskader Risicomanagement gemeente Westland (14-0474988)

12 / 58

Het vergt een keuze van de gemeente welke schade wordt geaccepteerd. Zo kan de gemeente – indien een risico zich voordoet – ervoor kiezen om extra kosten te maken zodat het beoogde doel wel wordt gerealiseerd. Ook kan ervoor Figuur 1 | Als-dan-waardoor bij risico’s uit Beleidskader Risicomanagement (2016) worden gekozen de ambitie in het beoogde doel naar beneden bij te stellen zodat er geen financiële schade ontstaat. Deze keuze wordt expliciet en bewust genomen indien risico’s zich voordoen. 5. Strategische risico’s – ‘Waar het gaat om strategische doelen is risicomanagement verplicht’ Het Beleidskader Risicomanagement richt zich op de risico’s met betrekking tot de strategische doelen van de gemeenten. Deze strategische doelen zijn via diverse documenten vastgelegd, o.a. in:  Het collegewerkprogramma  Gemeentelijke visies (bijv. visie op dienstverlening)  Bestuursopdrachten van het college  Projecten en programma’s die bijdragen aan de strategische doelen. Specifiek richt dit kader zich op doelen met grote financiële, politieke of organisatorische gevolgen en/of doelen waar grote beleidsvrijheid is om tot een gemeentelijke keuze te komen. Vanwege de strategische waarde van deze doelen is het managen van de bijbehorende risico’s verplicht volgens de uitgangspunten en richtlijnen van dit kader. 6.

College- en raadsvoorstellen – ‘Bij grote beslissingen weten we of we de risico’s kunnen dragen’ Structurele verantwoording risico’s Als risico’s zich voordoen en schade zich als een financieel nadeel voordoet, moet de gemeente deze kosten kunnen opvangen. Daarom wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing de relatie gelegd tussen de omvang van de mogelijke financiële schade als gevolg van risico’s en de beschikbare vrije middelen om deze schade op te vangen uitgedrukt in de weerstandsratio. Deze ratio wordt tweemaal per jaar bepaald, bij de begroting en de jaarrekening. Incidentele verantwoording risico’s Naast de reguliere verantwoording over het weerstandsratio via de P&C-cyclus kunnen er in de loop van het jaar door het college en de raad tal van beslissingen worden genomen die tot aanvullende risico’s kunnen leiden. Het is dan essentieel dat het college en raad bij die besluitvorming over volledige en juiste informatie beschikken ten aanzien van de mate waarin de gemeente het zich kan veroorloven risico’s te lopen. Daarom moeten risico’s in college- en raadsvoorstellen benoemd en gekwantificeerd worden.

3.2. Uitwerking van de uitgangspunten Met de vaststelling van het Beleidskader Risicomanagement zijn een aantal uitgangspunten vastgesteld. De opzet van deze uitgangspunten zijn in de vorige paragraaf (3.1) beschreven. In deze paragraaf wordt uitwerking in het beleidskader van de uitgangspunten toegelicht. De vertaling van de uitgangspunten vindt plaats in de vorm van een

13 / 58

risicomanagementcyclus. De gemeente Westland wil met het vaststellen van het beleidskader een 7 risicomanagementcyclus gaan hanteren zoals deze in het handboek Risicomanagement van Deloitte wordt uitgewerkt.

Figuur 2 | Overzicht te hanteren risicomanagementcyclus naar voorbeeld Deloitte, vanuit Beleidskader Risicomanagement (2016)