Accountantsverslag 2020 13-07-2021 (Gemeente Westland) (G21-001526)

7.11. Moti e inhuur In 2009 is een raadsbesluit inzake inhuur van externen genomen en in 2013 is een aanvullend initiatiefvoorstel ingediend. In september 2020 heeft het college de nieuwe uitvoeringsregels inhuur externen, formatie en personeelsbudget vastgesteld. De uitvoering is gemandateerd aan het directieteam, met uitzondering van het te hanteren percentage voor de inhuur streefcijfer-indicator en besluiten voor inhuur langer dan 36 maanden. Wij hebben met onze controle vastgesteld dat in 2020 aan de voorgeschreven richtlijnen met betrekking tot de inhuur van externen en aan de kaders van maximale inhuur wordt voldaan. Wij verwijzen naar de toelichting in het jaarverslag onder de paragraaf Bedrijfsvoering.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 25

7.12. Renteconv ersie In 2020 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan ten opzichte van 2019. De renteconversie heeft conform het raadsbesluit en bijbehorend amendement en aanvullende besluitvorming door de raad d.d. 31 oktober 2012 plaatsgevonden en is ook als zodanig in de financiële administratie verwerkt. Wij hebben met onze controle vastgesteld dat de boeterente ad € 1.618.719 in overeenstemming met het BBV en verordening 212 is afgeschreven. De door u genomen raadsbesluiten en het amendement inzake de renteconversie stellen eisen aan de dekking van de afschrijvingslasten hiervan. Hieronder hebben wij de verwerkte boekhoudkundige dekking uiteengezet:

7.13. Begrotingsrechtmatig heid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Westland moet bewaken dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad. Volgens de kadernota rechtmatigheid zijn strikt genomen bestedingen boven het begrotingsbedrag onrechtmatig. Een overschrijding van de begroting hoeft echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven.

Wij hebben hieronder de begrote en werkelijk gerealiseerde baten en lasten uiteengezet: Lasten en baten exclusief mutaties reserves: Begroting voor wijziging Begroting na wijziging Realisatie

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Lasten 2020

Baten 2020

€ 303,0 miljoen € 352,6 miljoen € 308,7 miljoen Lasten lager (12,5%)

€ 311,0 miljoen € 322,9 miljoen € 314,7 miljoen Baten lager (2,5%)

Gemeente Westland

Pagina 26

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid controleert de accountant op lastenoverschrijdingen per programma. In 2020 zijn er geen overschrijdingen op programmaniveau geweest. Wij verwijzen voor de inhoudelijke analyse van de gemeente inzake de begrotingsoverschrijdingen op pagina 222 van de jaarrekening. 7.14. Single Information Si ngle Audit (SiSa) De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening is opgesteld door de gemeente. Wij hebben deze SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren, zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Bij onze controle zijn geen fouten geconstateerd. Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.

Nummer specifieke uitkering B1

C1 C9 C31

D8 F1

G2

G3

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Toelichting fout/onzeke rheid

n.v.t.

Financiël e omvang in euro’s n.v.t.

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik Specifieke uitkering woningbouwimpuls Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB) Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Gemeente Westland

n.v.t.

Pagina 27

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

CONCEPT Accountantsverslag 2020

(exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeente 2020 Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Formele onrechtmati gheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Formele onrechtmati gheid

n.v.t.

n.v.t.

Gemeente Westland

Pagina 28

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

G4

H4 H8

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozoaanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozoaanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Regeling specifieke uitkering stimulering sport Regeling Sportakkoord

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Formele onrechtmati gheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

Fout

n.v.t.

n.v.t.

Onzekerheid

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Strekking controleverklaring bij de jaarrekening t.a.v.: - getrouwheid: goedkeurend - rechtmatigheid: goedkeurend

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 29

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) De concerndirectie heeft 24 juni 2021 adequaat en toepasselijk M&O beleid (Misbruik & Oneigenlijk gebruik) vastgesteld ten aanzien van de Tozo-regeling. Bij de uitvoering van de controle is vastgesteld dat conform dit beleid is gehandeld. Conform het M&O beleid van Westland zijn er gedurende het jaar meerdere controlemomenten ingericht binnen de organisatie. Bij de aanvraag worden er door de interne beheersingsorganisatie op de rechtmatigheidsaspecten gecontroleerd met achterliggende documenten en bronsystemen. Daarnaast maakt de gemeente gebruik van maandelijks verplichte inkomensformulieren die door de ondernemer ingevuld dienen te worden. De rechtmatigheidsaspecten die niet afgedekt worden met deze controles worden achteraf gecontroleerd middels nacontrole op de IB signalen. Deze signalen zullen in 2021 opgevolgd worden voor de Tozo 1, 2 en 3 bestedingen en dat is volgens de regelgeving toegestaan. Voor de ontvangen signalen heeft Westland conform het beleid werkprocessen aangemaakt die volgens het beleid onderzoekswaardig zijn. De aangemaakte werkprocessen zullen door Westland integraal opgevolgd worden in 2021. De opvolging van deze uitvoering zal in 2021 plaatsvinden en betrokken worden in de controle 2021.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 30

8. Evaluatie bevindingen rechtmatigheid en get rouwheid Uit onze jaarrekeningcontrole zijn fouten en onzekerheden geconstateerd, deze zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. De afwijkingen inzake rechtmatigheid kunnen niet worden gecorrigeerd. Onderstaande tabel geeft daarvan een samenvatting. Getrouwheidsbevindingen werken ook door in de bevindingen voor rechtmatigheid. Betreft

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Fout

Fout

X € 1.000 Onzeker heid

Jeugdhulpkosten – Onzekerheid jeugdhulpkosten, vanwege prestatielevering niet vastgesteld (SbJH)

1.758

Onzeker heid 1.758

PGB kosten – onzekerheid over rechtmatige besteding (SVB)

3.255 391

Wmo kosten – onzekerheid over rechtmatige besteding

391 833

EU aanbesteding – fouten en onzekerheden in naleving Europese aanbestedingsregels Onzekerheid belastingdebiteuren

395

395

Onzekerheid voorziening onderhoud

1.363

1.363

Onzekerheid Voorziening dubieuze debiteuren (dwangsommen)

219

219

Afschrijvingslasten te hoog verantwoord

391

391

Voortgezette controle – fout wegens onjuiste toerekening jaren

105

105

Dubbele opname van dwangsom (zowel voorziening dubieuze debiteuren als overlopende passiva)

150

150

TOTAAL

646

4.126

1.479

7.381

Voor een goedkeurende controleverklaring is de maximaal toelaatbare fout op basis van de materialiteit € 3.326.000 voor fouten en voor onzekerheden € 9.978.000. We hebben een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid verstrekt.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 31

8.1.

Verwerki ng van g econstateerde afwijkingen Onze controle heeft tot meerdere tekstuele en cijfermatige correcties geleid in de balans, de staat van de baten en lasten en in de toelichtingen van de jaarrekening 2020. Ten aanzien van de presentatie hebben wij gevraagd meerdere wijzigingen aan te brengen in de jaarrekening om te voldoen aan de voorschriften van het BBV en de WNT. Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2020 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest met uw organisatie. De meeste aanpassingen naar aanleiding van onze controle zijn doorgevoerd in de definitieve versie van de jaarstukken 2020. Westland heeft ervoor gekozen niet alle correcties te verwerken. De niet verwerkte correcties zijn opgenomen in de foutenevaluatie. Een volledige lijst van zowel tekstuele als cijfermatige correcties naar aanleiding van onze controle hebben wij gecommuniceerd aan de ambtelijke organisatie en deze is beschikbaar.

8.2.

Follow-up bevindi ngen voorgaande jar en Westland heeft een overzicht opgesteld van door ons gerapporteerde bevindingen tot en met de interim-controle 2020. Hieraan heeft Westland vervolgens de follow-up per heden toegevoegd. Wij verwijzen naar dit overzicht.

8.3.

IT-beheersi ng In ons accountantsverslag dienen wij onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In 2021 heeft Westland over 2020 extern een IT-audit laten uitvoeren. Deze IT-audit was gericht op de “general IT controls” en de “application controls” rondom de digitale factuurverwerking. De conclusie uit dit onderzoek is dat Westland, binnen deze reikwijdte, in opzet en bestaan ‘in control’ is bij de beheersing van IT voor wat betreft de maatregelen die relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wij benadrukken dat de IT-audit beperkt is tot de genoemde reikwijdte en wij adviseren Westland om na te gaan op welke onderdelen de IT-audit kan worden uitgebreid en wat de status is van de bevindingen en de aandachtspunten om eventuele verbeteracties te initiëren.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 32

8.3.1.

Inleiding Wij merken op dat op grond van de wet de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking een terugkerend onderwerp is bij onze controlewerkzaamheden en de rapportage van onze bevindingen. Onze werkzaamheden richten zich echter vooral op de IT-beheersingsmaatregelen die relevant zijn in het kader van onze opdracht voor het controleren van de jaarrekening. Wij benadrukken dat onze werkzaamheden zich niet richten op alle IT-risico’s en -beheersingsmaatregelen

8.3.2.

Bevindingen aangaande de IT -beheersingsmaatregelen . Wij hebben kennis genomen van de organisatie en toepassing van IT-middelen binnen gemeente Westland voor zover relevant in het kader van onze opdracht voor de controle van de jaarrekening. Samengevat zijn onze bevindingen als volgt: Het is mogelijk om de wachtwoorden te herhalen in Key2Financiën. Onvoldoende fysieke beveiliging van de serverruimte en UPS ruimte. Ontbrekende integrale continuïteitsplan.

8.3.3.

Risicosignaal rond de bescherming van persoonsgegevens In de media wordt de laatste maanden een sterke toename gemeld van aanvallen op IT-systemen en de daarin opgenomen persoonsgegevens. Zowel nationaal als internationaal. Op 1 maart jongstleden heeft ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de noodklok geluid over de explosieve groei van hacks en datadiefstal, gericht op het buitmaken van persoonsgegevens. De AP maakt in hetzelfde bericht ook de Rapportage Datalekken 2020 openbaar. In deze rapportage worden feiten weergegeven over de melding van datalekken en ook aanbevelingen vanuit de AP. Deze aanbevelingen richten zich vooral op het gebruik van multifactor authenticatie (MFA).

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 33

Wij adviseren om kennis te nemen van het nieuwsbericht en de rapportage van de AP en te evalueren of de inhoud en de maatregelen die de gemeente al treft aanleiding geeft om het IT-(beveiligings)beleid binnen de gemeente Westland te scherpen.

9. Overige onderwerpen 9.1. Wet normering bezoldiging topfunctionar issen publieke en semipublieke sector (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is van toepassing op de gemeente Westland. Accountants dienen de naleving van de WNT te toetsen en overtredingen te melden bij het Ministerie van BZK. Wij hebben vastgesteld dat de juiste gegevens en bedragen zijn opgenomen in de jaarrekening en dat de gemeente daarmee aan de WNT heeft voldaan. Bevestiging volledigheid Wij hebben de toepassing van de WNT door de gemeente gecontroleerd overeenkomstig het Controleprotocol WNT 2020. Daarbij hebben wij ons gebaseerd op de in de jaarrekening verantwoorde gegevens en bedragen en de daaraan ten grondslag liggende administratieve bescheiden. Het kan echter zijn dat een bepaalde verwerkingswijze van (kosten)vergoedingen aan de topfunctionarissen in de financiële administratie, niet vooraf door ons is geïdentificeerd. Deze vergoedingen zouden dan al dan niet terecht, buiten de WNT-verantwoording kunnen zijn gebleven en buiten de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden. Als de WNT-verantwoording niet strookt met uw beeld van de werkelijkheid of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons per omgaande te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

9.2.

Vennootsc hapsbelasti ng (V pb) Westland heeft, hierin extern bijgestaan, geïnventariseerd welke activiteiten voor mogelijke heffing van vennootschapsbelasting in aanmerking komen. Deze inventarisatie is gebaseerd op intern onderzoek op basis van wetsuitlegging door VNG, Ministerie van Financiën en Belastingdienst. In de heffing worden de activiteiten van het Grondbedrijf en de inkomsten die de gemeente genereert uit afval betrokken. Ter discussie staat of de activiteit reclame ook meegenomen moet worden in de Vpb aangiftes. In februari 2021 is een gesprek geweest met de Belastingdienst. In dit gesprek zijn de standpunten met betrekking tot Grondbedrijf besproken. Het standpunt over de disconteringsvoet is niet geaccepteerd. Hiertoe is de Vpb aangifte van 2016 gecorrigeerd met ca. € 197.000 door de Belastingdienst en heeft dit geleid tot een definitieve aanslag. Uw externe adviseur heeft bezwaar aangetekend tegen deze definitieve aanslag.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 34

De Vpb-aangiftes van de jaren 2016, 2017 en 2018 zijn ingediend in 2019. De aangiftes 2019 en 2020 moeten nog worden ingediend. In de jaarrekening is er een bate ter grootte van € 59.000 opgenomen uit hoofde van Vpb.

9.3.

Naleving van w et - en regelgeving en fr auderisicobeheersi ng Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Tegelijkertijd kan van ons niet verwacht worden dat elke in die context relevante overtreding van wet- en regelgeving of fraude door ons ontdekt wordt. Dat heeft onder andere te maken met het mogelijk opzettelijke karakter van dergelijke overtredingen en fraude. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden de risicofactoren voor overtredingen van wet en regelgeving en fraude geëvalueerd. Onze controle heeft geen afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. De rol van de gemeenteraad is het erop toezien dat het college van burgemeester en wethouders een systeem inricht om frauderisico’s te voorkomen. Ook pleiten wij voor het blijvend onder de aandacht brengen van frauderisico’s binnen de organisatie, om daarmee de bewustwording verder te vergroten en om de voorgestelde beheersingsmaatregelen via de interne controles te toetsen. Op basis van deze evaluatie kunnen waar nodig maatregelen getroffen worden om deze risico’s te verkleinen.

Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Bij onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden. Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controlewerkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 250 van de Controle- en Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en regelgeving” en “Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Westland heeft recent de frauderisicoanalyse geactualiseerd.

9.4.

Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop melden wij u jaarlijks de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 35

Met betrekking tot het verslagjaar 2020 hebben wij aanvullende werkzaamheden uitgevoerd als verlengstuk van de externe controle wegens het grotendeels niet uitvoeren van VIC door Westland en zijn aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van corona en het niet goed en niet tijdig beschikbaar zijn van voldoende en geschikte controle-informatie voor onze controle. De aanvullende werkzaamheden zijn besproken met en geaccordeerd door het ROF. Tevens hebben wij enkele subsidieverantwoordingen gecontroleerd en daarbij een controleverklaring afgegeven. Deze werkzaamheden hebben geen invloed op onze onafhankelijkheid. Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd.

10.

Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen. In de vergadering van de Auditcommissie lichten wij onze bevindingen graag nader aan u toe.

CONCEPT Accountantsverslag 2020

Gemeente Westland

Pagina 36