2.4c) Managementletter 2020 (gem. Westland) CPT2-12-2020 (20-0338970)

Managementletter 2020

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland Postbus 150 2670 AD NAALDWIJK

Dordrecht, 2 december 2020 Ref.: 2135/WdV/AH

Betreft: Managementletter 2020

Geacht college,

In het kader van de aan ons verstrekte controleopdracht voor de jaarrekening 2020 van de gemeente Westland (hierna: Westland) hebben wij in achterliggende periode een tussentijdse controle uitgevoerd van de administratie. In deze managementletter rapporteren wij onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing, deels ook in de context van actuele ontwikkelingen. Het doel van deze interim-controle is het vaststellen van de kwaliteit van de beheersingsmaatregelen binnen de financiële processen van Westland en het voorbereiden van de controle van de jaarrekening. Onze controle heeft, net als de controle over boekjaar 2019, een duidelijk andere insteek dan in jaren tot en met 2018. Dit als gevolg van de ambitie van Westland om het financieel beheer te versterken en het zelfcontrolerend vermogen te vergroten. Westland sorteert hiermee voor op de naderende rechtmatigheidsverantwoording die mogelijk vanaf komend controlejaar 2021 door het college aan de raad zal worden afgegeven. De gevolgen van deze andere insteek vermelden wij in hoofdstuk 4.1. De interim-controle van Westland is, conform de landelijke richtlijnen vanwege de bestrijding van de uitbraak van het coronavirus, door Verstegen nagenoeg geheel op afstand uitgevoerd. De contacten zijn voornamelijk digitaal geweest.

Dit is niet optimaal maar volstaat uiteraard gezien de huidige situatie. Er staan naar aanleiding van de controle nog veel vragen uit. Dit is inherent aan het controleproces van de interim-controle en is versterkt door het “controleren op afstand”. Het controleproces is in de interactie met de ambtelijke organisatie en qua afstemming verder goed verlopen en verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Op dit moment heeft een ieder nog volop te maken met de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus. Voor elke organisatie en dus ook Westland betekent dit een omschakeling in de manier van werken, andere (extra) activiteiten en een andere wijze van aansturing en coaching van medewerkers. Wat de gevolgen hiervan zijn voor het oppakken van ambities, de (door)ontwikkeling van medewerkers en processen laat zich op dit moment nog lastig inschatten. Dit zal de toekomst moeten uitwijzen.

Wij brengen in deze managementletter op hoofdlijnen verslag uit van onze bevindingen. De geconstateerde aandachtspunten zijn nader uitgewerkt en waar nodig voorzien van aanbevelingen. Onze bevindingen zijn afgestemd met uw organisatie en uw directeur bedrijfsvoering. Onze managementletter lichten wij toe in het Raadsoverleg Financiën (ROF) van 3 februari a.s.. Graag lichten wij de managementletter nader aan u toe. Hoogachtend,

D. (Dany) Vermaas RA

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Algemeen................................................................................................................................... 5 1.1.

2.

3.

4.

5.

6.

Inleiding ......................................................................................................................................... 5

Ontwikkelingen in de sector ....................................................................................................... 6 2.1.

Impact uitbraak coronavirus ......................................................................................................... 6

2.2.

Verantwoording en controle corona-compensatie ...................................................................... 7

2.3.

Rechtmatigheidsverantwoording 2021......................................................................................... 9

Financieel beheer en risicomanagement ................................................................................... 10 3.1.

Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht............................................................................ 10

3.2.

Begroting en meerjarenraming ................................................................................................... 11

3.3.

Risicomanagement...................................................................................................................... 12

3.4.

Frauderisicoanalyse..................................................................................................................... 12

Administratieve processen ....................................................................................................... 12 4.1.

Algemeen .................................................................................................................................... 12

4.2.

VIC EU-aanbesteding ................................................................................................................... 14

4.3.

VIC Lonen & salarissen ................................................................................................................ 14

4.4.

Bevindingen over de interne beheersing .................................................................................... 15

4.5.

Procesbeschrijvingen .................................................................................................................. 21

4.6.

Toetsingskader rechtmatigheid .................................................................................................. 21

4.7.

Fiscaliteiten ................................................................................................................................. 22

Aandachtspunten jaarrekening 2020 ......................................................................................... 23 5.1.

Sociaal domein ............................................................................................................................ 23

5.2.

Grondexploitatie ......................................................................................................................... 24

5.3.

Follow-up bevindingen voorgaande jaren .................................................................................. 26

Slot .......................................................................................................................................... 26

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 4

1. Algemeen 1.1.

Inleiding Wij hebben conform uw opdracht, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor Westland uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze controle heeft als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De bij deze interim-controle door ons uitgevoerde werkzaamheden betreffen hoofdzakelijk: 1. het kennis nemen van de algemene in- en externe ontwikkelingen en de managementinformatie als basis voor onze risicoanalyse (hoofdstuk 2); 2. verbijzonderde interne controle (hoofdstuk 4); 3. het controleren van (eventuele wijzigingen in) de opzet en implementatie van de relevante interne beheersingsmaatregelen rond: o

bestuur en toezicht, waaronder frauderisicobeheersing (hoofdstuk 3);

o

de administratieve processen, inclusief het uitvoeren van detailcontroles (hoofdstuk 4);

4. sociaal domein (hoofdstuk 4.4.3 en 5.1); 5. waardering van de “eigen” grondexploitaties en van de deelnemingen van Westland (hoofdstuk 5.2); 6. het evalueren van de stand van zaken rond enkele specifieke aandachtsgebieden). Wij merken op dat de bevindingen in deze managementletter in perspectief bezien moeten worden. De impact van de uitbraak van het coronavirus op gemeenten en ook uw gemeente is groot en de prioriteitstelling bij Westland ligt mede daardoor ook bij andere onderwerpen dan de voorbereiding van de controle van de jaarrekening 2020. Wij maken in deze rapportage onderscheid in adviespunten ter verbetering van de interne beheersing en actiepunten voor de jaarrekening. Van de actiepunten is het noodzakelijk dat deze voor aanvang van de jaarrekeningcontrole 2020 zijn opgevolgd door Westland.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 5

2. Ontwikkelingen in de sector 2.1.

Impact uitbraak cor onavirus De uitbraak van het coronavirus (Covid-19) trekt in 2020 een stevige wissel op de gemeentesector. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) die onder grote tijdsdruk is ingevoerd. Verder is sprake van corona-compensatie voor omzetderving van zorgorganisaties en vervoersbedrijven, vergoeding van meerkosten als gevolg van corona en wordt ook Westland geconfronteerd met wegvallende inkomsten. De extra maatregelen die Westland moet treffen en de aanvullende taken die naast het “gewone” werk van Westland moeten worden uitgevoerd kosten geld. Het Rijk compenseert gemeenten onder voorwaarden zoveel mogelijk voor de extra corona-gerelateerde kosten. De coronacrisis heeft daardoor ook op de financiën van Westland een stevige impact. Westland verwacht dit jaar als gevolg hiervan een substantieel bedrag kwijt te zijn aan kosten die niet vergoed worden. Gelet op het voorgaande is het van belang om in ieder geval: de omzetderving en extra kosten door de uitbraak van het coronavirus nauwkeurig te registreren en te monitoren.

Dit geldt voor directe gevolgkosten en met name voor de indirecte gevolgkosten als gevolg van de uitbraak van het coronavirus; goed en tijdig geïnformeerd te blijven over de financiële schade van de gemeente en verbonden partijen en in dialoog te gaan en te blijven met deze partijen en het Rijk over de compensatie daarvan; scenario’s uit te werken van de te verwachten financiële resultaten over 2020 en verder; op basis van vorenstaande scenario-analyse een nadere impact-analyse uit te voeren voor bijvoorbeeld: o

de liquiditeit, de financieringspositie en het voldoen aan bankconvenanten;

o

benodigde uitstel van investeringen of benodigde additionele investeringen;

o

de keuzes, de plannen en de ambities onderliggend aan de meerjarenbegroting.

Het vorenstaande heeft uiteraard de aandacht binnen Westland. Corona heeft ook gevolgen voor de verantwoordings- en controlecyclus voor 2020. In de volgende paragrafen gaan wij hier nader op in.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 6

2.2.

Ver antwoor ding en control e corona-compensatie Vanaf 1 maart 2020 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers). Het Rijk heeft bij het opstellen van de regeling bewust gekozen voor een regelarme regeling en heeft zodoende bijgedragen aan de snelle uitvoering en het verstrekken van uitkeringen aan ondernemers met financiële problemen. Het Rijk heeft daarnaast een moreel appel gedaan op ondernemers om alleen van de regeling gebruik te maken als het echt nodig is. Er bestaat voor de gemeente hierdoor een risico van oneigenlijk gebruik van Tozo door ondernemers. De gemeente Westland voert de Tozo-regeling zelfstandig uit. Er zijn tijdens het schrijven van deze managementletter voor gemeenten nog veel onduidelijkheden en het is nog niet helemaal bekend op welke wijze de controle en verantwoording van de Tozo door Westland zal worden vormgegeven. Er zal zeer waarschijnlijk per Tozo-regeling (Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3) een SiSa-bijlage komen voor opname in de jaarrekening. Vanuit Divosa (Kennisnetwerk en belangenbehartiging van en door leidinggevenden in het sociaal domein) is inmiddels ook een document ‘Rechtmatigheid en Financiële verantwoording Tozo’ opgesteld welke voortdurend wordt geactualiseerd.

Op basis van de versie van 6 oktober 2020 is duidelijk dat voor Tozo 1 sprake is van een ‘hardheidsclausule’. De Tozo kent verschillende rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft Tozo 1 is besloten – mede met het oog op de ‘hardheidsclausule’ – een strikt onderscheid te maken tussen fundamentele rechtmatigheidseisen, belangrijke rechtmatigheidseisen en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen is gemaakt omdat fouten en onzekerheden ten aanzien van deze eisen verschillende consequenties hebben voor de Rijksvergoeding aan gemeenten. Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden inzake belangrijke rechtmatigheidseisen worden onder voorwaarden onder de werking van de hardheidsclausule gebracht. Dit betekent dat dan voorkomen kan worden dat fouten en onzekerheden ten aanzien van de belangrijke rechtmatigheidseisen tot een korting op de hoogte van de Rijksvergoeding leiden. Voor de verantwoording van Tozo 2 en 3 zal er geen onderscheid zijn tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen. Mogelijk verstrekt het Rijk nadere handvatten, normen en eisen voor de controle op de Tozo-regeling door de gemeente en de accountant.

Voor het opstellen en controleren van de jaarstukken 2020 hebben wij de volgende specifieke overige aandachtspunten geïnventariseerd: eventuele negatieve beïnvloeding van de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen, bijvoorbeeld doordat medewerkers thuiswerken/ thuis hebben gewerkt; uitvoeren van interne controles op de verschillende Tozo-regelingen om zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van deze uitgaven;

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 7

bepalen van de in de jaarrekening te verwerken vergoedingen corona, zoals de Rijksbijdrage Tozo. duidelijkheid krijgen over de controle op inkomsten uit eigen onderneming (officieel standpunt vanuit SZW is nog te ontvangen) en het urencriterium wanneer er geen zelfstandigenaftrek plaats heeft gevonden over de aangifte 2019 (officieel standpunt vanuit inlichtingenbureau en/of het ministerie van SZW nog te ontvangen). Om het risico van oneigenlijk gebruik te minimaliseren heeft Westland vanaf het moment van de invoering van Tozo afspraken gemaakt om in te zetten op een zeer eenvoudig aanvraagproces met vertrouwen als basis, maar met de mogelijkheid om (steekproefsgewijs een deel van) de aanvragen achteraf te controleren. Onder andere door ondernemers een wijzigingsformulier toe te sturen. Westland heeft aan de voorkant diverse controles ingebouwd om zoveel mogelijk te komen tot een rechtmatige verstrekking. Zo heeft de gemeente onderliggende documentatie opgevraagd om de aanvragen van de ondernemers te onderbouwen. Ook is Suwinet geraadpleegd om eventuele inkomsten uit loondienst te signaleren en te vergelijken met de aangifte. Hierbij is gebruik gemaakt van voorschotten om ondernemers te ondersteunen voordat het uiteindelijk recht vastgesteld is.

De eventuele terugvorderingen op deze voorschotten zullen naar alle waarschijnlijkheid separaat verantwoord moeten worden in de Sisa-bijlage. Daarnaast is het van belang dat de gemeente per balansdatum een inschatting maakt van de kans dat deze gelden teruggevorderd zullen gaan worden. Wij adviseren om een (concept) controleplan op te stellen van beheersmaatregelen en controles en om dit controleplan voor te leggen aan het college van Westland. In dit plan wordt beschreven op welke wijze tijdens de aanvraag, het verstrekken van de uitkering en na beëindiging door Westland wordt gecontroleerd op rechtmatigheid. Om voldoende zekerheid te kunnen verkrijgen voor de jaarrekeningcontrole adviseren wij om integraal de signalen op te volgen vanuit de bestandsvergelijkingen met het inlichtingenbureau en de opvolging schriftelijk vast te leggen. Het inlichtingenbureau zal naar verwachting echter geen uitsluitsel bieden over de hoogte van de inkomsten uit onderneming en het urencriterium voor ondernemers zonder de zelfstandigenaftrek. Om deze onderwerpen te ondervangen adviseren wij om een gegevensgerichte steekproef uit te voeren op de verschillende Tozo-regelingen waarbij het recht, hoogte en duur vastgesteld wordt.

Wij stellen voor om het controleplan tijdig met ons af te stemmen, zodat er gedurende de jaarrekeningcontrole voldoende zekerheid over deze nieuwe regeling en de vereiste toetspunten verkregen kan worden.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 8

Wij streven er naar om bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden de hiervoor genoemde aandachtspunten zoveel mogelijk te integreren in onze reguliere aanpak. Tegelijkertijd is niet te voorkomen dat deze ontwikkelingen zullen leiden tot extra inspanning van uw gemeente en extra controlewerkzaamheden en -kosten van Verstegen. Westland spant zich optimaal in voor een tijdige, effectieve en efficiënte controle en rapportage in lijn met de nu geldende wet- en regelgeving ten aanzien van de Tozo. Westland acteert en prioriteert naar onze mening adequaat op de financiële gevolgen die het coronavirus met zich meebrengt.

2.3.

Rechtmatig heidsv erantwoordi ng 2021 Er ligt een wetswijziging op de stapel waardoor vanaf 2021 het College van B&W van een gemeente (en het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling) verantwoordelijk wordt voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee wordt door het college verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Ofwel, over de naleving van geldende wet- en regelgeving. In de onderstaande tabel wordt zowel de situatie van nu (2020) en straks (2021) weergegeven. Dit door middel van de 3 stappen die genomen dienen te worden met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 9

De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid van het college op rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de raad. Op die manier kan de raad zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. In de controleverklaring van de accountant vervalt het rechtmatigheidsoordeel. De accountant houdt nog wel bemoeienis met het rechtmatigheidsthema, omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening en dus onder de getrouwheidstoetsing van de accountant valt. Het is duidelijk dat het proces rondom de rechtmatigheidsverantwoording door de wetswijziging anders moet worden ingericht, evenals het helder krijgen van de nieuwe rollen van alle betrokken partijen. De rechtmatigheidsverantwoording wordt aangeleverd door het college, die hierover in gesprek gaat met de raad. Vervolgens kan de accountant de getrouwheidstoetsing uitvoeren. Is de naleving van regels binnen Westland nog niet goed geborgd? Dan moet de accountant (meer) steekproeven en controles uitvoeren, om tot een oordeel te kunnen komen over de getrouwheid. Uiteraard is het verstandig om op tijd te beginnen, ook al is nog niet definitief dat de rechtmatigheidsverantwoording geldt vanaf het jaar 2021.

Het is van belang een plan van aanpak en een intern controleplan op te stellen voor de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording en dit vooraf af te stemmen met alle betrokken actoren. Graag kijken wij hierin met u mee. Er is inmiddels ook een handreiking van de VNG en IPO beschikbaar over de Invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording.

3. Financieel beheer en risicomanagement 3.1.

Resultaats ontwikkeling en fi nancieel toezic ht In het boekjaar 2020 speelt een aantal externe en interne ontwikkelingen met een enorme invloed. We beschreven al eerder de gevolgen van de uitbraak van corona. Belangrijke andere ontwikkeling is dat ook in 2020 veel gemeenten in Nederland kampen met financiële tekorten binnen het sociaal domein. Westland is hierop geen uitzondering. Zo ging uw gemeente 2020 in met een begrotingstekort van € 7,8 miljoen (voor reservemutaties). Uit de begroting 2020 blijkt dat het tekort voornamelijk wordt veroorzaakt door de tekorten in Wmo en Jeugdzorg van het sociaal domein in het programma ‘Sociaal Domein’. Ook dit sluit aan op het landelijke beeld. Westland heeft door middel van tussentijdse rapportages inzicht verstrekt in de realisatie ten opzichte van de begroting. Wij hebben kennis genomen van deze tussentijdse rapportages over het eerste en het tweede kwartaal 2020 die gericht zijn aan de raad. Uit deze cijfers blijkt een geprognotiseerd resultaat van circa € 29,7 miljoen negatief ten opzichte van een begroot resultaat van € 7,9 miljoen negatief over geheel 2020.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 10

In het geprognosticeerde resultaat zijn incidentele posten begrepen en ook is sprake van enkele onzekere factoren. Het gaat daarbij vooral om: hogere lasten in het kader van het sociaal domein, vanwege het niet kunnen realiseren van een taakstelling en onzekerheden bij het prognosticeren van uitgaven Wmo en Jeugdzorg; lagere baten als gevolg van corona, zoals gemeentelijke heffingen en leges; hogere algemene uitkering vanwege de corona-compensatie. Deze posten zijn voldoende toegelicht in genoemde bestuursrapportages. Het is duidelijk dat door corona sprake is van grote onzekerheid waardoor de voorspellende waarde van tussentijdse cijfers lager is dan gebruikelijk. Westland heeft door middel van de 1e actualisatie en de ProRap inzicht in de realisatie ten opzichte van de begroting. Wij hebben kennis genomen van de ProRap die in de raad van 10 november 2020 is behandeld. Per programma worden de inhoudelijke wijzigingen en afwijkingen benoemd. Ook wordt hierin nader ingegaan op verwachte toekomstige uitgaven van de gemeente. De rapportages ogen verzorgd, zijn uitgebreid en zijn daardoor naar onze mening goed leesbaar. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportages hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie. Wij hebben de bestuursrapportages niet gecontroleerd.

3.2.

Begroting en meerjar enr aming Westland heeft voor de raadsperiode 2020-2023 gekozen voor een doorontwikkeling van de Planning & Controlcyclus. Wij hebben kennis genomen van de Begroting 2021. In de Begroting 2021 zijn tekorten zichtbaar voor het jaar 2021 tot en met 2024. Deze tekorten worden gedekt vanuit de bestemmingsreserves. Deze worden ingezet voor de doelen waarvoor ze gevormd waren. Het meerjarenoverzicht van de baten en lasten wordt vervolgd door diverse overzichten die inzicht geven in incidentele effecten en structurele saldi en reservemutaties. Dit is positief. In zowel de Financieel perspectiefnota 2021, als in de Begroting 2021 zijn de onzekerheden en mogelijke gevolgen verwerkt. De financiële gevolgen van de coronamaatregelen worden geanalyseerd, ingeschat en overzichtelijk weergegeven. Ook dit is positief. De uitbraak van het coronavirus verstoort in veel opzichten de reguliere bedrijfsvoering van Westland. Dit bemoeilijkt het inzicht in de besturing van en het toezicht op de daadwerkelijke prestaties. Het risico bestaat daardoor dat de gemeente ‘achterop raakt’ en dit niet tijdig wordt gesignaleerd en er niet tijdig wordt bijgestuurd.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 11

Wij adviseren u de komende jaren de structurele exploitatieruimte nauwlettend te monitoren en waar nodig bij te sturen.

3.3.

Risicomanag ement Westland besteedt in de begroting en de jaarrekening aandacht aan risicomanagement in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’. In de begroting (2021) en de jaarrekening (2019) wordt op uniforme wijze inzicht gegeven in de onderkende risico’s. Kansen en financiële gevolgen zijn vermeld en per risico is benoemd welke beheersmaatregelen zijn getroffen. De risico’s zijn tevens voorzien van een terugblik op het hieraan voorafgaand jaar en een verwachting voor het hierop volgend jaar. Dit is positief.

3.4.

Frauderisicoanalyse Fraudes komen in de praktijk voor bij grote en bij kleine organisaties. De publieke sector is de afgelopen jaren diverse malen opgeschrikt door fraudesignalen. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Westland kent, in lijn met 2019, nog geen geformaliseerde frauderisicoanalyse. Er wordt gebruik gemaakt van een stroomschema uit 2017. Wij adviseren om op korte termijn een frauderisicoanalyse op te stellen en te formaliseren. Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van de gemeenteraad is het eveneens aan te bevelen om de frauderisicoanalyse periodiek te agenderen in de gemeenteraad of ROF.

4. Administratieve processen 4.1.

Algemeen De ambitie van Westland ligt in de versterking van het financieel beheer én de vergroting van het zelfcontrolerend vermogen. Het college heeft begin 2019 aangegeven prioriteit te willen geven aan investeren in kwaliteitsverbetering van het financieel beheer en de (verbijzonderde) interne controle en dat de boekjaren 2019 en 2020 daarom ontwikkeljaren zijn. De gemeente sorteert hiermee tevens voor op de naderende rechtmatigheidsverantwoording die vanaf controlejaar 2021 door het college aan de raad zal worden afgegeven. Dit is een positieve ontwikkeling en van belang voor het management van Westland, voor het college en de raad en voor de controlerend accountant.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 12

Verbijzonderde interne controle Het college heeft aangeven over 2020 verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) voor drie processen uit te voeren, te weten Europese aanbestedingen, Lonen & salarissen en Treasury. Deze verbijzonderde interne controles zijn van belang omdat ze inzicht geven in de naleving van de rechtmatigheidseisen voorafgaand aan onze controle. De VIC-werkzaamheden zijn in overleg met ons controleteam voorbereid door Westland. Zo hebben wij afspraken gemaakt over de reikwijdte en kwaliteit van de verbijzonderde interne controles. De nadruk van onze interim-controle voor deze processen ligt dan ook op de beoordeling van de door Westland uitgevoerde VIC-werkzaamheden. Wij constateren dat de kwaliteit van de uitvoering voor de processen EU-aanbestedingen en Lonen & salarissen van voldoende niveau is. De opgeleverde VIC van het proces Treasury hebben wij nog niet beoordeeld. De status van de werkzaamheden en bevindingen rapporteren wij in de paragrafen 4.2 en 4.3. De verbijzonderde interne controlewerkzaamheden worden door de gemeente vooralsnog gegevensgericht uitgevoerd. Het is de ambitie van Westland dat een aantal processen op termijn vooral procesgericht gecontroleerd kan worden en dat de accountant vervolgens zogenaamde systeemgerichte controles kan uitvoeren.

Wij hebben voorgesteld om samen met Westland te kijken welke processen gefaseerd in 2021 en de jaren daarna hieraan kunnen voldoen. Wij zien daar mogelijkheden voor, bij bijvoorbeeld het proces Personeel. Gegevensgerichte controle In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de interne beheersing van de overige processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening van Westland. Wij hebben de interne controlewerkzaamheden van deze processen beoordeeld en zelfstandige waarnemingen verricht. De uitvoering van onze interim-controle tot en met de periode juli heeft zoals afgesproken plaatsgevonden in de periode oktober, november. Naar aanleiding van de interim-controle is een aantal van onze vragen nog openstaand en dient een aantal bescheiden en onderbouwingen nog te worden aangeleverd aan het controleteam. Met Westland is afgesproken dat deze vragen op korte termijn zullen worden beantwoord en de gevraagde informatie op korte termijn zal worden aangeleverd. Deze punten zullen wij gelijktijdig met de controles over de laatste twee maanden van 2020 oppakken. Dit is overigens inherent aan het controleproces. De verwachting is dat deze controle in januari 2021 plaats zal vinden en dat wij de nog door Westland te beantwoorden vragen en aan te leveren informatie dan kunnen afronden.

Zowel de gemeente als wij hebben de communicatie en samenwerking als prettig en constructief ervaren.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 13

4.2.

VIC EU-aanbesteding Als onderdeel van de VIC toetst Westland of aanbestedingen door Westland conform de Europese aanbestedingsregels zijn aanbesteed. Westland voert tweemaal per jaar een controle uit op de naleving van de EUaanbestedingsregels. De gemeente heeft een controle uitgevoerd over het eerste halfjaar van 2020. Hierbij heeft Westland een onrechtmatig bedrag geconstateerd van circa € 0,3 miljoen. Vorig jaar heeft Westland voor 2019 eenzelfde controle uitgevoerd, dat resulteerde in een rechtmatigheidsfout van circa € 1,4 miljoen over geheel 2019. De in 2020 geconstateerde fouten betreffen zowel opdrachten die in 2020 niet juist zijn aanbesteed, als opdrachten die niet juist zijn aanbesteed in voorgaande jaren (2017, 2018, 2019). De geconstateerde fouten in deze jaren tellen mee voor het (on)rechtmatigheidsoordeel van 2020. Wij hebben de werkzaamheden van de VIC beoordeeld en hierover vragen gesteld aan Westland. De vragen hebben onder andere betrekking op het al dan niet terecht gebruik maken van de uitzonderingsregel ‘onvoorziene omstandigheden’, de looptijden van raamovereenkomsten en het ontvangen van nadere documentatie. Ons is gemeld dat deze verbijzonderde interne controle ons 1 april a.s. zal worden aangeleverd voor onze controle.

4.3.

VIC Lonen & salariss en Ook voor het proces lonen en salarissen voert Westland de VIC uit. Voorafgaand aan de uitvoering van de werkzaamheden hebben de gemeente en ons controleteam afstemming gehad over de controleaanpak en controlewerkzaamheden. Wij kunnen goed gebruik maken van de door de VIC uitgevoerde werkzaamheden en vastleggingen en de verzamelde onderliggende documentatie. Uit de VIC over het eerste half 2020 jaar kwam naar voren dat in de risicoanalyse nog gerefereerd werd naar een oude cao. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden is wel gebruik gemaakt van de juiste cao. Net als 2019 is het eerste halfjaar door de VIC gebruikt om inzicht te verkrijgen in de handmatige en geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen in het personeelsproces en ook interne controles die door de afdeling PSA verricht worden. Hierbij is door de VIC een groot aantal beheersingsmaatregelen getoetst. In het kader van de jaarrekeningcontrole zijn vooral de beheersingsmaatregelen relevant die risico’s op jaarrekeningniveau afdekken.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 14

4.4. 4.4.1.

Bevindingen over de i nter ne beheersing Gecontroleerde p rocessen De volgende processen hebben wij gecontroleerd tijdens deze interim-controle: Inkoop en aanbestedingen boven EU (VIC) (zie onderdeel VIC, 4.2) Personeel (VIC) (zie onderdeel VIC 4.3) Inkopen en aanbesteden beneden EU grens en het betaalproces (zie paragraaf 4.4.2) Sociaal domein (zie paragraaf 4.4.3) (bestaande uit Participatiewet, Wmo, Jeugdwet en PGB) Leges burgerzaken (zie paragraaf 4.4.4) Omgevingsvergunningen (zie paragraaf 4.4.5) Huren en pachten (zie paragraaf 4.4.6) Investeringen (zie paragraaf 4.4.7) Subsidieverstrekkingen (zie paragraaf 4.4.8) Gemeentelijke belastingen (zie paragraaf 4.4.9) Grondexploitatie (zie paragraaf 5.2) Hieronder gaan wij in op de bevindingen per proces.

4.4.2.

Inkopen en aanbestedingen onder de EU grens en het betaalproces Op 9 juli 2019 is een nieuw inkoopbeleid ingevoerd door Westland. Met dit inkoopbeleid streeft de gemeente naar verdere professionalisering van de inkopen en aanbestedingen. In de mandaatregeling, geldend vanaf 2019, is opgenomen dat bij een levering of dienst groter dan € 30.000 of een werk groter dan € 150.000 de afdeling Inkoop van de gemeente ingeschakeld dient te worden. In het inkoopbeleid heeft de gemeente de focus gelegd bij de naleving van de EU-aanbestedingsregels. De naleving van nationale aanbestedingsrichtlijnen (en daarmee het nationaal openbaar aanbesteden) is naar de achtergrond geschoven. De gemeente heeft deze focus aangebracht om de rechtmatigheidsfouten als gevolg van het onterecht niet Europees-aanbesteden terug te dringen, om vervolgens de focus te verbreden naar de nationale aanbestedingsregels. Wij herkennen en erkennen het belang om de EU-aanbestedingsregels na te leven en dit te waarborgen binnen de organisatie. Daarnaast benadrukken wij het belang om de naleving van alle aanbestedingsrichtlijnen, inclusief de nationale aanbestedingsrichtlijnen, te implementeren binnen Westland. Een van de voornaamste belangen van de afdeling Inkoop en Westland is dat alle inkopen voldoen aan de interne en externe aanbestedingsregels.

Indien inkopen buiten deze afdeling om worden gedaan loopt Westland een verhoogd risico dat onrechtmatige inkopen plaatsvinden. Daarnaast merken wij op dat een aantal van onze vragen nog uitstaan bij Westland. Deze vragen hebben voornamelijk betrekking op aansluiting van de factuur op de opdrachtdocumentatie en de onderbouwing of prestatielevering plaats heeft gevonden.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 15

4.4.3.

Sociaal domein Participatiewet Ten tijde van de interim-controle hebben wij het proces omtrent het toekennen, voortzetten en beëindigen van de Participatiewet voorzieningen met Westland besproken. Een belangrijke ontwikkeling is de Tozo (Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers) die in maart 2020 als gevolg van de uitbraak van het coronavirus in Nederland in werking is getreden. Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat deze uitkeringen rechtmatig worden verstrekt. Op basis van diverse gesprekken die wij voerden en interviews die wij hielden, constateren wij dat er diverse controles plaatsvinden om vooraf het recht op de regeling vast te stellen. Hierbij moet gedacht worden aan controles middels de aangifte inkomstenbelasting om vast te stellen of een ondernemer aan het urencriterium voldoet en controles op de inschrijvingsdatum bij de KvK. Daarnaast zijn aanvullende gegevens opgevraagd of geraadpleegd om bijvoorbeeld de inkomsten uit loondienst vast te kunnen stellen. Gedurende de interim-controle kon ons nog geen overzicht van de verstrekkingen van de verschillende regelingen worden verstrekt. De deelwaarnemingen worden op een later moment uitgevoerd door Verstegen en dan zal worden vastgesteld of deze controles door Westland ook daadwerkelijk plaatsvinden.

Daarnaast constateren wij op basis van de verkregen documentatie dat de controles van de Tozo aanvragen meegenomen worden in de reguliere interne controle door Westland. Er vindt echter geen controle plaats op de beschikking door een tweede medewerker van Westland voordat de beschikking wordt verzonden. Hierdoor bestaat het risico dat de beschikking onterecht is verzonden/niet conform de rapportage van de inkomensconsulent is en dat een bijdrage onrechtmatig wordt verleend. Tevens merken wij op dat de controles om achteraf de rechtmatigheid vast te stellen nog niet zijn geformaliseerd. Westland overweegt om een heronderzoeksysteem toe te passen, waarbij steekproefsgewijs en met behulp van generieke bestandsvergelijking via het Inlichtingenbureau gericht heronderzoeken plaats kunnen vinden. Vanwege capaciteitsuitdaging bij Westland voor deze werkzaamheden, is deze controle nog niet ingericht en uitgevoerd. Wij vinden dit overigens een sterke controle en wij adviseren om deze controle zo snel mogelijk in te richten. Wij constateren dat Westland een werkomschrijving van het proces heeft opgesteld, echter zonder controleplan. Zoals eerder aangegeven is het van belang dat Westland een (concept) controleplan opstelt van beheersmaatregelen en controles en dit controleplan voorlegt aan het college van Westland.

Bij Westland staan onze vragen nog open over de aansluiting tussen de financiële administratie en subadministratie. Na beantwoording van deze vragen en zichtbare aansluiting kunnen wij een selectie bepalen en onze detailcontroles op de Tozo opstarten.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 16

Wet maatschappelijke ondersteuning Vanwege de uitbraak van coronavirus was Westland noodgedwongen de reguliere huisbezoeken te vervangen door telefonische intakes. Op basis van diverse gesprekken die wij voerden en interviews die wij hielden, maken wij op dat uitvraag naar onderliggende stukken tijdens de aanvraag van een voorziening (tijdelijk) is beperkt en minder intensief is geweest. De reden hiervoor is om ervoor te zorgen dat de cliënten in zo kort mogelijke tijd gebruik kunnen maken van de voorzieningen die Westland aanbiedt. Het risico hiervan is echter dat het recht op de voorziening onvoldoende wordt vastgesteld, waardoor Westland de voorziening onrechtmatig verstrekt. De controle op de lasten hebben wij uitgevoerd. De vragen die wij gesteld hebben naar aanleiding van deze controle staan uit bij de gemeente. Daarnaast zijn er diverse regelingen opgesteld om de liquiditeit van zorgaanbieders te bevorderen. Dit betreffen de regelingen garantie-omzet, het verrekenen van minderkosten en verantwoorden van meerkosten. Deze onderdelen worden behandeld in paragraaf 5.1. Jeugd Wij hebben diverse gesprekken gevoerd ten behoeve van de Jeugdwet en wij constateren dat de afdelingen zelf werkprocesbeschrijvingen hebben opgesteld.

Daarnaast is waarneembaar dat er gedurende het jaar interne controle wordt uitgevoerd met als doel om vast te stellen dat de medewerkers in de lijn de juiste conclusies hebben getrokken. Hierbij worden door Sociaal Kernteam Westland (hierna: SKT) de steekproeven geselecteerd op basis van de aanvragen. De aanvraagprocedure wordt uitgevoerd door SKT. Dit betreft een juridisch afzonderlijke organisatie die het proces van aanvraag tot beschikking over heeft genomen van de gemeente. Op basis van de huidige afspraken voert de accountant van het SKT geen controlewerkzaamheden uit om de rechtmatigheid van de beschikking vast te stellen. De gemeente is bezig met de formulering van de nieuwe opdracht met betrekking tot het SKT. Wij adviseren om afspraken te maken over mate van verantwoording door het SKT en de eventuele toetsing van haar accountant om dubbel werk te voorkomen. In de huidige situatie toetst de accountant van Westland zelfstandig de rechtmatigheid van de verstrekkingen. De detailcontrole van de lasten naar aanleiding van de Jeugdwet kunnen wij opstarten, zodra wij de hiervoor benodigde informatie en documenten hebben ontvangen van Westland. Voor de inkoop van Jeugdwet zorg was de intentie van Westland per 2021 over te gaan op resultaatgerichte financiering. Wij hebben begrepen dat hiervan door omstandigheden wordt afgezien.

Dit betekent dat dit proces ten aanzien van de inkoopmethodiek niet zal wijzigen. De gemeente zet zich in om meer grip te krijgen op de kosten door een richtinggevend kader op te stellen en een maximale bestedingsruimte in te stellen voor de Jeugdwet zorg.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 17

Ook voor de Jeugdwet zijn de (rijks)regelingen met betrekking tot garantieomzet, minderkosten en meerkosten van toepassing. De verantwoordelijkheden van de gemeente hierin zijn nader uiteengezet bij paragraaf 5.1. Persoonsgebonden budget (Pgb) Westland voert in lijn met voorgaande jaren geen nadere controles uit op de prestatielevering. Wij adviseren opnieuw om deze controle wel uit te voeren. Een voorbeeld daarvan is het uitvoeren van ‘keukentafelgesprekken’. Hoewel in de huidige tijd huisbezoeken niet goed kunnen plaatsvinden, is het belangrijk bij de zorgontvanger op alternatieve manieren na te gaan welke zorg is geleverd en van welk (kwaliteits)niveau de zorg is geweest. 4.4.4.

Leges burgerzaken Door de gemeente werd in voorgaande jaren door middel van de geldgoederenbeweging de volledigheid van de opbrengsten leges burgerzaken vastgesteld. Omdat dit een arbeidsintensieve controle betreft en er weinig tot geen verschillen uitkwamen, is de gemeente hiermee gestopt. De geldgoederenbeweging is echter een belangrijke stap in het proces. Wij adviseren u om deze controle weer in te voeren. Bij de uitvoering van de controle constateren wij dat er geen aansluiting is gemaakt tussen de financiële administratie en sub-administratie. Wij adviseren om deze controle per jaareinde uit te voeren en aan ons op te leveren, zodat wij de controles alsnog kunnen uitvoeren.

4.4.5.

Omgevingsvergunningen De gemeente stelt jaarlijks de prijzen voor de omgevingsvergunningen vast via de legesverordening. Een belangrijke financiële stap binnen dit proces is het bepalen van de bouwsom. Deze is vervolgens leidend voor de bepaling van leges uit hoofde van de omgevingsvergunningen. De aanvrager van de omgevingsvergunning noemt in de aanvraag de totale geraamde bouwkosten en de gemeente toetst deze raming op basis van de door de gemeente gehanteerde bouwnormen vervolgens op aannemelijkheid. De toets door de gemeente op de ingediende raming wordt echter niet altijd zichtbaar vastgelegd. Om te waarborgen dat de leges uit hoofde van de omgevingsvergunningen volledig worden geïnd door de gemeente en volledig worden verantwoord in de administratie adviseren wij, voorafgaand aan iedere aanvraag voor een omgevingsvergunning, de herberekening van de bouwsom ook zichtbaar vast te leggen. Hierdoor kan achteraf vastgesteld worden dat de opbrengsten uit omgevingsvergunningen juist en volledig zijn. Dit adviespunt is niet veranderd ten opzichte van voorgaand jaar.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 18

4.4.6.

Huren en pachten Westland heeft de vastgoedadministratie Planon in gebruik voor het registreren van opbrengsten en het vastleggen van afspraken en contracten uit hoofde van huren en pachten. Het systeem Makelpunt wordt gebruikt voor incidentele verhuur van ruimten zoals gymzalen. Opbrengsten uit verhuur van gemeentelijke objecten is een zeer omvangrijke opbrengststroom voor Westland. Goed contractmanagement is een voorwaarde voor het beheren van gemeentelijk vastgoed. Westland voert per kwartaal een controle uit of de status van de verhuurcontracten juist zijn en of het contractregister volledig is. Deze controle is uitgevoerd tot en met juli 2020. Ons advies uit 2019 om structureel te borgen dat het contractregister juist en volledig is, is hiermee opgevolgd. Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat Westland de controle zichtbaar tot en met december heeft uitgevoerd en vastgelegd en eventuele afwijkingen toereikend heeft gecorrigeerd, dan wel geanalyseerd.

4.4.7.

Investeringen Onderdeel van onze interim-controle is de controle op investeringen, waaronder voor materiële vaste activa. Onze controle richt zich onder andere op een nauwkeurige registratie en rechtmatige verantwoording van investeringen op de kredieten. Dit ligt in het verlengde van de controle op begrotingsrechtmatigheid en kredietrechtmatigheid. In Key2Financiën worden de beschikbaar gestelde kredieten vanuit de raad aan de bijbehorende grootboekrekening (FCL) gekoppeld. De koppeling tussen het beschikbare krediet en FCL en de daadwerkelijke boeking van de uitgaven is relevant voor de begrotingsrechtmatigheid en om die reden een belangrijk onderdeel van onze controle. Westland kent verschillende (zeer) vergelijkbare (vastgestelde) kredieten. Hierdoor is het mogelijk dat investeringsuitgaven op een ander (onjuist) krediet worden geboekt. Dit kan tot gevolg hebben dat een overschrijding op het ene krediet gecompenseerd wordt door een onderbesteding op een vergelijkbaar krediet. Een mogelijk risico brengt met zich mee dat een overschrijding niet zichtbaar is en ten onrechte niet ter goedkeuring aan de raad wordt voorgelegd. Wij benadrukken daarom het belang dat de VIC een analyse uitvoert op de correcte registratie van investeringen op de FCL’s en daarmee de juiste toerekening aan kredieten toetst.

Wij hebben naar aanleiding van deze werkzaamheden nog een aantal vragen uitstaan bij Westland, voornamelijk vragen over de aansluiting van geactiveerde investeringen op de opdrachtdocumentatie en de aanwezigheid van door de raad geautoriseerde investeringskredieten.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 19

4.4.8.

Subsidieverstrekkingen Als onderdeel van onze werkzaamheden sluiten wij het interne subsidieregister van Westland aan op het subsidieregister dat gepubliceerd wordt op de website van Westland. Wij constateren dat er afwijkingen bestaan tussen het interne subsidieregister, de financiële administratie en het subsidieregister gepubliceerd op de website. Het is van belang dat deze bronnen volledig op elkaar aansluiten ten behoeve van de interne monitoring van rechten en verplichtingen en de verwerking van financiën. Voor het interne subsidieregister wordt gebruik gemaakt van een Exceldocument. Dit betreft een bewerkelijk en foutengevoelige manier van werken. Om de aansluiting en de monitoring van de subsidieverstrekkingen te bevorderen, adviseren wij om onderzoek te doen naar het instellen van een volwaardige subsidieadministratie inclusief koppeling met de financiële administratie om monitoring op de subsidies te kunnen verbeteren. Algemene Subsidieverordening (ASV) Een belangrijk onderdeel van de algemene subsidieverordening betreft de mate van zekerheid die verlangd wordt van de subsidieontvanger. Wij hebben begrepen dat de subsidieverordening binnenkort geactualiseerd zal worden. In de huidige subsidieverordening staat dat een controleverklaring van een accountant vereist wordt vanaf het bedrag van € 70.000 of hoger voor zowel structurele, als incidentele subsidies.

In de verordening is echter niet duidelijk beschreven of een controleverklaring vereist wordt bij de jaarrekening of de aparte financiële verantwoording. Het is van belang dat deze afweging schriftelijk vastgelegd wordt bij het herijken van de ASV, zodat op dit onderdeel interne en externe duidelijkheid bestaat met betrekking tot de verantwoordingseisen. Subsidie versus inkoopopdracht Het komt voor dat Westland een inkoopopdracht aangaat in de vorm van een subsidieverstrekking. De gemeente rekent dan af op basis van vooraf gedefinieerde prestatieverplichtingen. Met deze werkwijze worden opdrachten mogelijk ten onrechte niet (Europees) aanbesteed, maar via een subsidieverstrekker aangegaan. De afweging of het een inkoopopdracht of een subsidieverstrekking betreft, is een juridisch complex vraagstuk. Het is van belang dat Westland vooraf de juridische grondslag motiveert, voordat een subsidie of een inkoopopdracht aangegaan wordt.

4.4.9.

Gemeenteli jke belasti ngen Westland maakt een aansluiting tussen de BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen) en Key2Belastingen voor de volledigheid van de belastingcapaciteit. Dit betreft een bestandsvergelijking, waarin de verschillen (nog) niet nader geanalyseerd worden. Het is van belang dat wij per jaareinde een analyse van de verschillen ontvangen tussen de BAG en Key2Belastingen. Deze analyse is van belang voor Westland om de volledigheid vast te stellen van de opgelegde aanslagen.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 20

4.4.10.

Afspraken vervolg inter im-controle Een overzicht van alle openstaande punten, uitstaande vragen per proces en nog uit te voeren werkzaamheden hebben wij aan uw coördinator van de interimcontrole verstrekt. De belangrijkste onderwerpen zijn het aanleveren van specificaties en aansluitingen, waarmee wij vervolgens de steekproeven kunnen bepalen en de deelwaarwaarnemingen kunnen uitvoeren en het aanleveren van de gevraagde onderliggende stukken.

4.5.

Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. Wij hebben eerder geconstateerd dat Westland voor veel processen een procesbeschrijving heeft opgesteld en beheersingsmaatregelen heeft beschreven. Tegelijk zijn meerdere processen (noodgedwongen) onderhevig aan veranderingen geweest als gevolg van het uitbreken van het coronavirus. Wij herhalen onze bevindingen dat de kwaliteit van de procesbeschrijvingen nog steeds verschilt per proces en dat nog niet alle beschrijvingen voldoen, vooral doordat de relevante interne beheersingsmaatregelen ontbreken voor het afdekken van de belangrijke (financiële) risico’s. Regelmatig zijn hierdoor interne beheersmaatregelen waarop de (verbijzonderde) interne controle zou moeten toetsen niet bepaald en toetst Westland hier niet op. Wij adviseren u nogmaals om procesbeschrijvingen op te stellen en om de kwaliteit van de opgestelde procesbeschrijvingen verder te verbeteren en deze periodiek jaarlijks te actualiseren.

4.6.

Toetsingskader rechtmatighei d Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van Westland wordt, na behandeling in het ROF, begin 2021 in de gemeenteraadsvergadering vastgesteld. Onderdeel van dit controleprotocol is het “Normenkader rechtmatigheid 2020 en voorlopig normenkader 2021”. Een toetsingskader is een relevant document voor de interne beheersing op rechtmatigheid door Westland. Een toetsingskader bevat alle relevante artikelen/bepalingen uit de (interne en externe) wet- en regelgeving uit het normenkader die kunnen leiden tot een financiële rechtmatigheidsfout. Met een adequaat toetsingskader maakt Westland inzichtelijk aan welke voorwaarden wordt getoetst en kan Westland zichtbaar maken dat wordt voldaan aan de bepalingen uit de relevante interne en externe wet- en regelgeving. In 2020 is nieuwe wet- en regelgeving van toepassing verklaard op Westland als gevolg van de uitbraak van het coronavirus.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 21

Wij adviseren u te bewaken dat het toetsingskader volledig is met alle relevante voorwaarden en om het toetsingskader te vertalen naar de interne controle, zodanig dat hierop gedurende het jaar per proces wordt getoetst. Hiermee kan Westland (zichtbaar) vaststellen dat aan alle relevante (financiële) bepalingen van de externe wet- en regelgeving uit het normenkader wordt voldaan, inclusief de nieuwe wet- en regelgeving met ingang van 2020.

4.7.

Fiscaliteiten

4.7.1.

Btw Gemeenten moeten onderscheid maken tussen overheidsactiviteiten (btw via het btw compensatiefonds (BCF)), ondernemersactiviteiten (btw via de Belastingdienst) en fiscaal vrijgestelde activiteiten (kostenverhogende btw). Overheadskosten moeten naar rato worden toegerekend via een forfaitair mengpercentage. In 2020 is tussen Westland en de Belastingdienst correspondentie geweest over de btw-aspecten van de aanleg van een tweetal waterbergingen. Hierbij is het standpunt van de Belastingdienst dat de gemeente voor de aan haar in rekening gebrachte omzetbelasting recht heeft op een uitname uit het BCF voor zover deze omzetbelasting toerekenbaar is aan de waterberging(en). De casus heeft de aandacht van de gemeente. De gemeente neemt hierin nog een standpunt in.

4.7.2.

Vennootschapsbelasting Westland heeft, hierin extern bijgestaan, in het traject naar de eerste aangifte Vennootschapsbelasting (Vpb) 2016 geïnventariseerd welke activiteiten voor mogelijke heffing van vennootschapsbelasting in aanmerking komen. De voorlopige conclusie na deze inventarisatie is dat het Grondbedrijf Vpb-plichtig is. Westland is continu in gesprek met de Belastingdienst over de ingenomen standpunten met betrekking tot het Grondbedrijf, met name over de uitgangspunten die zijn toegepast voor het vaststellen van de openingsbalans en het bepalen van het ondernemingsresultaat. De aangifte Vennootschapsbelasting over het jaar 2019 is in voorbereiding door Westland. De verwachting is om de aangifte 2019 nog in het jaar 2020 in te dienen. Naar aanleiding van de ingediende aangiften over de jaren 2016, 2017 en 2018 zijn er nog geen nadere vragen gesteld door de Belastingdienst. Genoemde jaren zijn tot op heden nog niet afgerond en er zijn derhalve nog geen definitieve aanslagen opgelegd. De gemeente heeft aangegeven dat de activiteiten in werkelijkheid overeenkomen met de ingenomen uitgangspunten voor de aangifteverwerking en hier goede onderbouwingen voor heeft. In ons accountantsverslag bij de jaarrekening rapporteren wij de laatste stand.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 22

5. Aandachtspunten jaarrekening 2020 5.1.

Sociaal domei n Het is bekend dat in voorgaande jaren veel gemeenten pas zeer laat het jaarrekeningtraject konden afronden en dat niet elke gemeente een goedkeurende controleverklaring heeft gekregen bij de jaarrekening voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een groot deel van de problemen die zich voordeden ligt bij de PGB-verantwoording van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en de verantwoordingen van de zorgaanbieders inzake de Jeugdwet. Het is wederom de vraag of de SVB over 2020 een goedkeurende controleverklaring aan Westland verwacht te verstrekken ten aanzien van de uitgaven Wmo en Jeugdwet. Het is daarom van belang dat u als gemeente zelf prioriteit geeft aan het plannen en uitvoeren van die werkzaamheden die nodig zijn om de rechtmatigheid (inclusief prestatielevering) van de zorgkosten zoveel mogelijk zelf vast te stellen.

5.1.1.

Wmo Voor het onderdeel levering bij de Wmo wordt gesteund op controleverklaringen van de zorgleveranciers die pas in de loop van 2021 worden verwacht. Van belang is dat Westland de volledigheid van deze verantwoordingen bewaakt en evalueert wat de uitkomsten zijn van de uitgevoerde accountantscontroles bij de zorgaanbieders. Door zorgverzekeraar DSW worden controles uitgevoerd op ingediende facturen voor begeleiding. Het is van belang dat in afstemming met DSW een onderbouwde inschatting wordt gemaakt van de ‘nog te betalen uitgaven Wmobegeleiding’ mede in relatie tot ingediende en afgekeurde facturen. Dit gebeurt op basis van de productieverantwoording (voorzien van controleverklaring indien omvang > € 125.000) van de zorgaanbieders (uiterlijk 1 maart) van de nog te betalen Wmo-begeleiding. Vanuit de gesprekken bij de interim-controle is nog onvoldoende duidelijk hoe de regelingen inzake garantie-omzet, verrekening van minderkosten en verantwoording van meerkosten getoetst zullen worden. Het is van belang dat gemeente of de inkooporganisatie de opgaven en berekeningen van de zorgaanbieders toetst op nauwkeurigheid en rechtmatigheid op basis van de interne en landelijke kaders.

Daarnaast is het van belang dat vraagstukken omtrent deze regelingen tijdig aan ons voorgelegd worden zodat er ten tijde van de jaarrekeningcontrole duidelijkheid bestaat over de invulling van de regeling en de uitgevoerde toetsingen hierop.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 23

5.1.2.

Jeugdwet De uitvoering van de Jeugdwet in financiële zin is volledig belegd bij het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (voorheen inkoopbureau H10). De controle op de rechtmatigheid van de verstrekkingen uit hoofde van de Jeugdwet is op verschillende plaatsen belegd. Zo controleert het Servicebureau of aan de gedeclareerde zorgprestaties ook een toewijzing ten grondslag ligt (het zogeheten “recht”). De aspecten hoogte en duur worden door de accountants van de zorgaanbieders gecontroleerd op basis van een door het Servicebureau opgelegd controleprotocol. Afhankelijk van de uitkomsten van de controles kan een conclusie worden getrokken ten aanzien van de rechtmatigheid van de verstrekkingen in het kader van de Jeugdwet. Naast de rechtmatigheid is ook de volledigheid van de met de Jeugdwet samenhangende verplichtingen een belangrijk aandachtspunt. Westland maakt gebruik van schattingen om de kosten van nog niet ingediende declaraties over 2020 aan het eind van het jaar te bepalen. Over 2019 bleek de inschatting aan nog te betalen kosten € 1,5 miljoen te laag opgenomen en heeft in de jaarrekening 2019 een correctie plaatsgevonden. Wij willen het belang van een betrouwbare inschatting nogmaals benadrukken.

Uit gesprekken met de organisatie blijkt dat het Servicebureau naar verwachting van Westland verantwoordelijk zal zijn voor het toetsen van de verantwoorde garantie-omzet, minderkosten en meerkosten van zorgaanbieders in de regio. Het is van belang dat Westland inzicht verkrijgt in de controlewerkzaamheden die het Servicebureau en haar accountant uitvoeren om de juistheid en rechtmatigheid van deze uitgaven te kunnen waarborgen. Ten tijde van de interim-controle zijn er nog geen controle afspraken gemaakt tussen Westland en het Servicebureau en de rol van de accountant van het Servicebureau bij het vaststellen van de nauwkeurigheid en de rechtmatigheid van deze uitgaven. Het is van belang eventuele knelpunten of vraagstukken tijdig te signaleren en met ons af te stemmen, zodat ten tijde van de jaarrekeningcontrole duidelijkheid bestaat over de verwerking van deze aanvullende kosten.

5.2.

Grondexploitatie Westland voert eigen projecten uit, gebaseerd op eigen gemeentelijke grondexploitaties. Daarnaast is sprake van grondposities die in te toekomst moeten worden omgezet in actieve grondexploitaties. Ook voert Westland samen met private partijen projecten uit in de vorm van een samenwerkingsverband. Westland heeft omvangrijke kapitaalbelangen in deze samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) en vervult voor één van deze samenwerkingsverbanden een grondbankfunctie. Het financieel belang van Westland is nog steeds omvangrijk en risicovol.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Westland

Pagina 24

5.2.1.

Eigen grondexploitaties De waardering van deze projecten in de jaarrekening is gebaseerd op het Meerjarenperspectief Gebiedsontwikkeling (MPG). De grondexploitatieberekeningen worden jaarlijks voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening geactualiseerd. De grondexploitatieberekeningen zijn onderdeel van het MPG. In een raadsvergadering zal begin 2021 het MPG 1-1-2021 worden vastgesteld en is hiermee de basis voor de jaarrekening 2020. Wij doen onderzoek naar (geselecteerde) grondexploitatieberekeningen ter toetsing van een juiste (actuele en reële) waardering van de grondexploitaties en dus het onderhandenwerk per ultimo 2020 van Westland. Wij toetsen de uitgangspunten en de onderbouwing van de ramingen van Westland. Onze ervaring uit voorgaande jaren is dat u veel tijd en aandacht besteedt aan het proces van totstandkoming van een kwalitatief en betrouwbaar MPG en dat de uitgangspunten en onderbouwingen zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens Westland. Voor onze toets op de grondexploitaties zullen wij gebruik maken van door Westland aan te leveren informatie, documentatie, analyses en position papers. Onze bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag. Onze werkzaamheden staan gepland voor begin volgend jaar, nadat de raad het MPG en de grondexploitatieberekeningen in februari a.s. heeft vastgesteld.

De reden dat wij deze controles februari a.s., direct na vaststelling door de raad, al zullen uitvoeren, houdt verband met het financiële belang voor Westland en voor de financiële positie van Westland. Vanuit die optiek is het noodzakelijk tijdig goede afspraken te maken over interne en externe controle en verantwoording van deze onderdelen.

5.2.2.

Deelnemingen van Westland De waardering van de grondexploitatie deelnemingen van Westland in de jaarrekening van Westland zijn van wezenlijk belang voor de financiële positie van Westland en het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het is onze verantwoordelijkheid om een oordeel te geven over de juiste waardering van de deelnemingen. Voor onze controle beoordelen wij of wij gebruik kunnen maken van de door de accountants van de deelnemingen gecontroleerde en gecertificeerde jaarrekeningen en de hierbij onderliggende geactualiseerde grondexploitatieberekeningen. Voor onze controle plannen wij binnenkort overleggen met de controlerend accountants van de drie grondexploitatie deelnemingen. De focus van deze gesprekken ligt op het komen tot een reële en actuele waardering van deze deelnemingen in de jaarrekening 2020 van Westland. Wij zullen net als voorgaande jaren met de accountants via auditinstructies afspraken maken over door hen uit te voeren werkzaamheden voor hun accountantscontrole van de deelnemingen.