20240409-rv-toetreding-circulus-inzamelen afval-bijlage-2-voorstel-circulus

‘2Switch’ is reeds een samenwerkingspartner voor Circulus in de gemeente Zutphen. Samen met de gemeente Zutphen en ‘2Switch’ is Circulus aan het onderzoeken hoe de samenwerking in Zutphen uitgebouwd kan worden in een circulair ambachtscentrum. 4.2.6 Toekomst afvalaanbiedstation en circulair ambachtscentrum Duiven/Westervoort Op het moment dat uw gemeenten tot Circulus toetreden, stelt Circulus voor om een project te starten voor de toekomst van de afvalaanbiedstations voor de gemeente Duiven en de gemeente Westervoort. Voor de gemeente Duiven is dit van belang omdat er andere ontwikkelingsplannen zijn voor de plaats waar het afvalaanbiedstation zich bevindt. Voor de gemeente Westervoort kan het van belang zijn om in de toekomst aan te kunnen sluiten bij de verwerkingscontracten van Circulus die op dit moment een gunstigere tariefstelling hebben dan de contracten die nu gehanteerd worden op het afvalaanbiedstation in Arnhem. De derde reden om dit project te starten is dat uw gemeenten hebben aangegeven om serieus na te denken over het opzetten van een circulair ambachtscentrum. Met het opzetten en inrichten van een recycleplein met circulair ambachtscentrum zou aan al deze eisen en wensen invulling gegeven kunnen worden. Samen met de gemeente Duiven,

* aangesloten

30

Westervoort en kringlooppartner ‘2Switch’ wordt een project gestart waarbij toekomstscenario’s voor een recycleplein worden uitgewerkt. De brengstromen en de recycle economie vragen om een moderne en flexibele inrichting van het recycleplein. Voor Circulus is het van belang dat een recycleplein goed gesitueerd is voor de inwoners van Duiven en Westervoort. Waarbij er voldoende ruimte is om de verschillende stromen in te zamelen. Naast het inzamelen van de verschillende stromen zal het komende recycleplein ook de basis zijn voor een toekomstscenario waarin een circulair ambachtscentrum vormgegeven kan worden in Duiven/Westervoort. De inzichten in de regionale visie op circulaire ambachtscentra, zoals die nu door Circulus met de aandeelhoudende gemeenten wordt ontwikkeld, kunnen ook in de toekomstscenario’s voor een nieuw recycleplein in Duiven-Westervoort meegenomen worden. Doelstelling van de toekomstscenario’s is voor Circulus dat een duidelijk voorkeursscenario komt voor een toekomstig recycleplein Duiven/Westervoort. Daarbij moet er organisatorische en financiële duidelijkheid zijn zodat er ook bestuurlijk goed onderbouwd besloten kan worden. 4.3 Verwerking De verwerking van de verschillende afval en grondstofstromen gebeurt door erkende verwerkers waarmee Circulus contracten sluit.

Een groot aantal van de stromen gaat rechtstreeks naar de verwerker, maar er zijn ook stromen die via een overslag verzameld (en soms gesorteerd) worden en dan zo efficiënt mogelijk afgetransporteerd worden. 4.3.1 Bestaande verwerkingscontracten Wanneer de gemeente Duiven en Westervoort toetreden tot Circulus zullen we gezamenlijk de verschillende contracten scannen. Daar waar een contract doorloopt of niet opgezegd kan worden wordt het contract gerespecteerd en wordt de uitvoering van Circulus zo geregeld dat de afval en grondstofstromen bij de goede verwerker terecht komen. Daar waar contracten aflopen of contracten opgezegd kunnen worden sluiten uw gemeenten aan bij de verwerkingscontracten van Circulus. Circulus heeft bij het afsluiten van de contracten de voorwaarden zodanig afgesproken dat bij een eventuele toetreding van een nieuwe gemeente er ruimte is om die hoeveelheid grondstoffen toe te voegen aan het verwerkingscontract met Circulus. Hierdoor worden binnen een paar jaar alle afval en grondstofstromen afgevoerd naar verwerkers waarmee Circulus een verwerkingscontract heeft gesloten. Dee gemeenten Duiven en Westervoort profiteren binnen afzienbare tijd optimaal van de over het algemeen gunstige verwerkingstarieven van Circulus.

4.3.2 Organisatie aanbesteden en strategisch management van de contracten Circulus heeft haar krachten gebundeld met ROVA en AVU, respectievelijk inzamelaars in de regio Zwolle en Utrecht, binnen het samenwerkingsverband Cirkelwaarde. Binnen Cirkelwaarde worden contracten afgesloten met verwerkers van diverse grondstofstromen, wat resulteert in een gezamenlijk volume en daarmee aantrekkelijke voorwaarden.

* aangesloten

31

Aanbesteden is een vak apart, waarvoor specialistische kennis vereist is. Dankzij de samenwerking beschikken deze drie organisaties over specialisten die het proces van aanbesteding deskundig kunnen begeleiden, zodat de contracten inhoudelijk en juridisch correct zijn. Verder heeft CirkelWaarde zicht op de hoogte van de prijzen en trends in de markt. Samen met Circulus wordt strategisch gekeken wat een gunstig moment is om een bestaand contract te verlengen of een nieuwe aanbesteding uit te schrijven voor een bepaalde afval of grondstoffenstroom. Met deze specialistische gebundelde kennis is Circulus steeds in staat om tegen de meest gunstige tarieven de verwerking van afval en grondstoffen voor haar gemeenten te organiseren. 4.4 Ondersteunende diensten Naast de uitvoering van de inzameling en verwerking van afval en grondstoffen kunnen uw gemeenten bij toetreding tot Circulus ook gebruik maken van de ondersteunende diensten zoals Circulus die uitvoert voor haar aandeelhoudende gemeenten. In de vorige paragrafen zijn reeds containermanagement, DIFTAR ondersteuning en contractmanagement voor verwerking van afval en grondstofstromen aan de orde geweest. 4.4.1 Beleidsvoorbereiding en -evaluatie Bij toetreding van uw gemeenten wordt er door Circulus een vaste gemeenteadviseur gekoppeld aan uw gemeenten.

De gemeenteadviseur is het eerste aanspreekpunt voor uw gemeenten voor de gehele brede dienstverlening. Dit werkt twee kanten op; de gemeenteadviseur adviseert uw gemeenten bij nieuwe ontwikkelingen en trends op afval- en grondstoffengebied. Uw gemeentelijke beleidsmedewerkers afval en grondstoffen kunnen de gemeenteadviseur van Circulus vragen bij het opzetten en uitvoeren van nieuwe beleid of pilots. De gemeenteadviseur heeft een vaste back up (achtervang) voor uw gemeenten. De gemeenteadviseur ondersteunt vanuit kennis, kunde en ervaring uw gemeenten met beleidsvoorbereiding (grondstoffenplan) en evaluatie. Er zijn vaste overlegmoment met de gemeenteadviseur. Tevens levert de gemeenteadviseur de afgesproken rapportages aan en bespreekt deze met uw gemeenten. 4.4.2 Communicatie en klantcontact Circulus wil inwoners met vragen of problemen rond de dienstverlening zo goed mogelijk van antwoord kunnen voorzien en helpen het probleem op te lossen. Daarom heeft Circulus een professionele communicatie afdeling en een klantencontact centrum (KCC) ingericht. Bij toetreding van de gemeenten Duiven en Westervoort zal Circulus in nauwe samenwerking en afstemming met de gemeentelijke communicatieafdeling de communicatie rond afval en grondstoffen verzorgen voor de gemeenten Duiven en Westervoort.

* aangesloten

32

Communicatie De afdeling communicatie ondersteunt de deelnemende gemeenten bij communicatie over de uitvoering en de met de uitvoering samenhangende acties en campagnes. In samenwerking met de afdeling communicatie van de gemeente wordt bepaald hoe de inwoners het best bereikt en geïnformeerd kunnen worden. De communicatieadviseurs werken intern nauw samen met de gemeenteadviseurs zodat er bij vragen en behoeften vanuit de gemeenten ook snel geschakeld kan worden. Wanneer uw gemeenten toetreden zullen de afdelingen communicatie van de gemeente en Circulus nauw samenwerken om de eventuele wijzigingen in de uitvoering op een zo goed mogelijke manier communicatief te begeleiden. Klant Contact Centrum Het Klant Contact Centrum (KCC) van Circulus is modern ingericht. Wanneer uw gemeenten toetreden tot Circulus zullen de meldingen en vragen van inwoners van beide gemeenten rond afval en grondstoffen ook door het KCC van Circulus in behandeling genomen worden. Het KCC beschikt over een actuele kennisbank waarin de afspraken met de verschillende gemeenten vastgelegd zijn. De afspraken met en voor uw gemeenten worden ook aan deze kennisbank toegevoegd en continu geüpdatet. Wanneer de medewerkers van het KCC vragen krijgen van inwoners uit uw gemeenten beschikken ze over de goede en actuele informatie om inwoners van antwoorden te voorzien.

Het KCC ondersteunt verschillende wijzen van contact. Dit kan per telefoon maar ook via e-mail of via webcare (app, facebook etc). 4.4.3 Verdere facultatieve ondersteunende dienstverlening De hierboven beschreven dienstverlening voor afval en grondstoffen geeft een goed overzicht van de activiteiten die Circulus voor uw zou kunnen uitvoeren. Voor andere gemeenten wordt in het domein afval en grondstoffen ook de volgende dienstverlening uitgevoerd. Bewonersparticipatie en educatie Inzameling van grondstoffen en afvalstromen bij scholen en evenementen Dienstverlening Circulus Keuken, Circulus Fietsenwerkplaats, Circulus Techniekfabriek, Circulus Wasserij

* aangesloten

33

5 Reactie bij wensen/eisen

In de uitvraag van uw gemeenten aan Circulus (bijlage 1; Notitie proces keuze samenwerkingspartner, 8 november 2023) zijn er in bijlage 1 een aantal onderwerpen benoemd waarop uw gemeenten een reactie van Circulus verwachten en die meewegen bij de boordeling van de organisatie die de uitvoering van afval en grondstoffen in de toekomst zal gaan uitvoeren voor uw gemeenten. In dit hoofdstuk wordt op deze wensen/eisen ingegaan. Daar waar in Hoofdstuk 3, visie en profiel Circulus of hoofdstuk 4; Dienstverlening Duiven Westervoort hier reeds op in is gegaan wordt daarnaar verwezen. 5.1 Continuïteit en leveringszekerheid Circulus is al jarenlang een betrouwbare partner en een (financieel) gezond bedrijf. De aandeelhoudende gemeenten zijn naast opdrachtgever ook aandeelhouder. Dit dubbele belang bij gelijksoortige aandeelhouders zorgt voor een stabiele en duidelijke sturing in de algemene vergadering van aandeelhouders. Continuïteit van het bedrijf is voor alle aandeelhouders en voor het bedrijf Circulus een gemeenschappelijk belang. Met de stabiele sturing is het voor Circulus mogelijk een stabiele en betrouwbare bedrijfsvoering in te richten. Daarbij staat leveringszekerheid en (financiële) transparantie voorop. Circulus heeft al vele jaren bewezen dat leveringszekerheid bij het inzamelen van grondstoffen gewaarborgd is.

‘Wat er ook gebeurt, de bakken moeten van straat’ is een adagium dat door de hele organisatie niet alleen wordt gepredikt, maar ook wordt uitgevoerd. Doordat Circulus bijna alle werkzaamheden op het gebied van inzameling van grondstoffen zelf uitvoert, beschikt het voor alle inzamelmethoden over gekwalificeerde medewerkers en geschikte inzamelvoertuigen. Mocht er ergens om welke reden dan ook uitval zijn van medewerkers en/of inzamelvoertuigen dan kan dit over het algemeen door de eigen organisatie opgevangen worden. Om dit planningstechnisch op een goede manier te ondersteunen heeft Circulus een Bureau Logistiek waar Circulus breed de planning wordt gemaakt en er continue monitoring is over voortgang van de inzameling. Bureau logistiek kan bedrijfsbreed de gewenste aanpassing maken en communiceren naar de uitvoering. Naast de eigen medewerkers en inzamelvoertuigen werkt Circulus samen met verschillende partners waar gekwalificeerde medewerkers en inzamelvoertuigen ingehuurd kunnen worden. Door de langjarige samenwerking met deze partijen hoeft er bij uitval niet meer aangegeven worden hoe het met urgentie zit, maar kan er direct gekeken worden naar de beste oplossing.

* aangesloten

34

Afvalkalender In de uitvoering van de inzameling van grondstoffen wordt er aan het begin van het jaar een afvalkalender gemaakt waarin exact staat beschreven wanneer welke grondstoffen via een huis-aan-huis inzameling opgehaald worden of hoe en wanneer grondstoffen gebracht kunnen worden bij de verzamelcontainers of op het recycleplein. Wanneer er op feestdagen geen inzameling kan plaatsvinden wordt hiervoor in de afvalkalender een andere dag (inhaalzaterdag) ingepland en opgenomen in de afvalkalender. Dit om inwoners de continuïteit in de dienstverlening te kunnen blijven bieden die zij gewend zijn. De uitvoering van de dienstverlening conform de afvalkalender is de eerste doelstelling voor uitvoering van Circulus. Hieraan wordt al jaren op een betrouwbare manier invulling gegeven. Communicatie via website en app De afvalkalenders zijn beschikbaar op de website van Circulus. Daarnaast heeft Circulus een app waarin ook de afvalkalender is verwerkt. Binnen de app kan de inzameling op adresniveau gepersonaliseerd worden. Door de speciale features in de app met onder andere pushberichten kunnen we de inwoner goed informeren wanneer welk grondstofstroom via de huis-aan-huis inzameling opgehaald wordt. Maar ook is het via de app mogelijk om informatie over grondstoffen te delen en afspraken te maken voor grondstofstromen die op afroep aan huis opgehaald kunnen worden.

5.2 Proactieve samenwerking om doelen te bereiken Zowel in hoofdstuk 3 (wijze van samenwerking) als hoofdstuk 4 is beschreven hoe Circulus de proactieve samenwerking ziet tussen Circulus en uw gemeenten. Hierin staat ook uitgebreid de rol van de vaste gemeenteadviseur beschreven die ondersteunt met kennis, kunde en ervaring bij beleidsvoorbereiding. Daarnaast ondersteunt hij uw gemeente in het stellen van de verschillende doelen in afvalreductie en recycling. Hij draagt ook zorg voor de evaluatie van de dienstverlening, rapportages en de opvolging en eventuele bijstelling van de wensen om de resultaten te behalen. 5.3 Flexibiliteit Om een efficiënte en effectieve organisatie van het inzamelen van grondstoffen te borgen, streeft Circulus zowel op het gebied van inzameling als op de recyclepleinen naar harmonisatie van systemen en processen. We begrijpen dat de individuele aandeelhoudende gemeenten en ook uw gemeenten verschillen in demografische opbouw, inrichting van de buitenruimte en autonome politiek hebben. Circulus is voortdurend in beweging. We hebben de laatste jaren regelmatig gemeenten verwelkomd met hun eigen, goed ingeburgerde, inzamelingssystemen die goed functioneren binnen hun gemeenschappen. We respecteren dit en het zit in het DNA van Circulus om zich aan te passen aan de wensen van de gemeenten.

* aangesloten

35

Als uw gemeenten toetreden tot Circulus zullen er na een gewenningsperiode gesprekken gaan plaatsvinden tussen de gemeente en Circulus om in overleg te bekijken hoe de inzameling van grondstoffen en de verwerking van grondstofstromen op het recycleplein verder geoptimaliseerd kan worden. Dit is ook reeds beschreven in hoofdstuk 4. Daarnaast is ook het beheer van afval en grondstoffenstromen altijd in beweging. Door nieuwe inzichten maar ook door veranderende wetgeving vanuit zowel Europa als Den Haag wordt continu aanpassing gevraagd van zowel beleid, beheer als uitvoering. Via de brancheorganisaties en het grondstoffenoverleg wordt er hieraan continu aandacht besteedt en wordt gezamenlijk bepaald hoe hierop geanticipeerd kan worden. Ambitie van Circulus bij alle veranderingen blijft, met de gekozen systemen en afspraken, de doelstellingen van elke individuele gemeente zo goed mogelijk faciliteren en ondersteunen tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. 5.4 Lokale binding In 2014 is het huidige Circulus ontstaan uit een fusie van Circulus en Berkel Milieu. Het merendeel van de werknemers van beide organisaties was afkomstig uit de werkgebieden van deze organisaties.

Veel van deze toegewijde medewerkers zijn tot op de dag van vandaag werkzaam bij Circulus, waardoor de lokale binding een waardevol aspect is dat we koesteren, zowel met betrekking tot ons personeel als de gemeenschappen die we bedienen. Bij het werven van nieuw personeel geven we de voorkeur aan kandidaten uit ons verzorgingsgebied, die betrokken zijn bij de lokale gemeenschappen. Deze medewerkers brengen waardevolle informatie met zich mee, waar Circulus haar voordeel mee kan doen. Daarnaast beschikken we over kantoren en onderkomens in verschillende gemeenten, vaak gedeeld met andere organisaties die actief zijn in die regio. Dit plaatst onze medewerkers letterlijk midden in de lokale gemeenschappen. We streven ernaar om dezelfde medewerkers zoveel mogelijk op dezelfde locaties in te zetten. Hierdoor ontstaat binnen Circulus bij medewerkers een gevoel van eigenaarschap over de werkzaamheden en voor de gemeenten vertrouwde gezichten in de wijken en kernen. Als uw gemeenten toetreden tot Circulus zullen we ook een extra ondersteuningspunt van onze dienstverlening gaan inrichten in de nabijheid van Duiven en Westervoort zoals in hoofdstuk 4 beschreven. Afhankelijk van de ontwikkelingen rond een eventueel nieuw recycleplein kan daarin ook een scenario meegenomen worden waarbij de dienstverlening vanuit het nieuwe recycleplein kan worden vormgegeven.

Voor Circulus is het belangrijk om de uitvoering dicht bij de inwoners ingericht te hebben. Zowel voor de lokale binding maar ook om de milieubelasting zoveel mogelijk te beperken.

* aangesloten

36

5.5 Dienstverlening en breedste van het takenpakket Op de meeste onderwerpen die vallen onder het hoofdstuk dienstverlening en breedte van het takenpakket en waar door uw gemeenten in de uitvraag om een reactie wordt gevraagd is reeds ingegaan in hoofdstuk 3 en/of hoofdstuk 4. Het betreft hier de onderwerpen: - Verwerking - Afvalaanbiedstation en Circulair ambachtscentrum - Containermanagement - Communicatie en klantcontact - Overige diensten: - Adviesrol van de uitvoeringsorganisatie Het onderwerp SROI en participatie vraagt een nadere reactie. 5.6 SROI en circulaire economie Circulus heeft in haar meerjarenstrategie 2021-2024 opgenomen dat het mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een (werk-)plek binnen Circulus wil bieden. Daarbij bieden we mensen met afstand tot de arbeidsmarkt een vaste werkplek. De meeste vaste werkplekken voor medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt bevinden zich in het domein grondstoffen, op de recyclepleinen van Circulus. Daarnaast bieden we ook een groot aantal mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt de mogelijkheid om zich verder te kunnen ontwikkelen. Dit wordt sociale activering genoemd. 5.6.1 Werkplaatsen Binnen de afdeling sociaal beschikt Circulus over een aantal werkplaatsen die gelieerd zijn aan de dienstverlening in grondstoffen.

Circulus beschikt over de Circulus Keuken in Apeldoorn, Circulus Fietsenwerkplaats in Deventer, Circulus Textielwerkplaats in Deventer, Circulus Wasserij in Apeldoorn. Daarnaast zijn er concrete plannen voor een Fietsenwerkplaats in Eefde (gemeente Lochem) en een containerassemblagewerkplaats in Apeldoorn. In de werkplaatsen worden door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt werk uitgevoerd. Zowel gemeente als Circulus profiteren van de producten uit de werkplaatsen. De medewerkers hebben in de werkplaatsen een vaste werkplek of kunnen zich doorontwikkelen naar een volgende stap in de richting van regulier werk. Voor toekomst lijkt het logisch dat een aantal van de werkplaatsen deel uit gaan maken van de toekomstige circulaire ambachtscentra

* aangesloten

37

5.6.2 Werkbegeleider en jobcoaches Om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt goede en professionele begeleiding te bieden beschikt Circulus over werkbegeleiders die opgeleid zijn om, om te gaan met deze doelgroep. De werkbegeleiders zijn nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden en sturen de medewerkers op de best passende wijze aan. Naast de technische werkbegeleiding door de werkbegeleiders hebben wij deze groep ook jobcoaches in dienst. De jobcoaches zorgen voor de sociale begeleiding en hebben nauw contact met de gemeente of met de door de gemeente aangewezen organisaties. Zij hebben goed beeld hoe deze medewerkers te begeleiden vaak in multi problematiek op verschillende leefgebieden. Naast sociale activering biedt werk een belangrijk sociaal en maatschappelijk component. In die contacten met de gemeenten worden de voortgang en mogelijkheden van deze medewerkers gemonitord en besproken. Met als uiteindelijke doel voor alle medewerkers maximale participatie in het reguliere arbeidsproces. Met als bijvangst vaak een kleinere aanspraak op andere leefgebieden. 5.6.3 Grondstoffenalliantie CirkelWaarde Zoals in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 reeds aangegeven maakt Circulus deel uit van het samenwerkingsverband CirkelWaarde. Dit samenwerkingsverband bestaat uit het Expertisecentrum en het Handelshuis.

Het Handelshuis houdt zich bezig met de verwerking en aanbesteding van grondstofstromen (zie hoofdstuk 3). Het Expertisecentrum is gericht op het verzamelen van kennis over ontwikkelingen op het gebied van grondstoffen en materialen en hoe deze een rol kunnen spelen in de circulaire economie. Cirkelwaarde onderzoekt hoogwaardige(r) verwerkingsmogelijkheden voor de stromen matrassen, luiers, textiel, elektronica, kunststof en bioafval. Naast hoogwaardige recycling speelt daarin ook de ambitie om producten (of onderdelen daarvan) in een circulaire economie langer te kunnen gebruiken. In een ‘E-novation-hub’ in Apeldoorn wordt dat samen met hogescholen en partners voor elektronica onderzocht. Ook het sluiten van gezamenlijke verwerkingscontracten voor alle stromen gebeurt onder de vlag van CirkelWaarde. CirkelWaarde werkte in 2022 en 2023 verder aan onder andere de volgende onderwerpen: Van Afval tot Zeeman Icoonproject textiel in samenwerking met Zeeman, Enschede Textielstad, Frankenhuis Textielrecycling. Doel: een product ontwikkelen dat is gemaakt van een zo hoog mogelijk percentage gerecycled huishoudelijk textiel. Materiaaltests zijn uitgevoerd, het projectplan is geüpdatet.

* aangesloten

38

Uptex Leer- en samenwerkingsproject met Saxion, Aventus, het kringloopbedrijf en de Techniekfabriek partner in Deventer. Doel: onderzoek naar hoogwaardig hergebruik van nietherdraagbaar textiel, gekoppeld aan onderwijs en sociaal werk. Uptex zal als textielwerkplaats een plek krijgen in het geplande circulaire ambachtscentrum. E-novation Hub Diverse onderzoeken, onder andere naar het innameproces van wasmachines en de mogelijkheden voor levensduurverlenging, hebben nieuwe inzichten opgeleverd. Deze zijn in de eerste helft van 2023 verwerkt tot een eindrapportage. Onlangs is er het EU-project Interreg E6 goedgekeurd. Doelstelling van het project is leren van elkaar in Europees verband. Met als doel meer repareren en minder afdanken van ingeleverde elektronische apparaten. Het project is een samenwerking tussen Saxion, gemeente Apeldoorn, Kringloopbedrijf Foenix en Circulus. Daarnaast hebben organisaties vanuit andere landen zich voor dit project ingeschreven. Figuur 6 Workshop in de E-novation Hub

Nieuwe rapportagerichtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) Circulus bereidt zich voor op de implementatie van de CSRD richtlijn vanaf het boekjaar 2025. De aandeelhouders krijgen hiermee gestructureerd inzicht in de impact die Circulus maakt. Dit gebeurt ook in overleg met partners, zoals CirkelWaarde en in nauw overleg met de NVRD. De nieuwe rapportagerichtlijn heeft gevolgen voor de inrichting van rapportages en de achterliggende data- en informatieverzameling.

* aangesloten

39

5.7 Governance en bedrijfsvoering Op de meeste onderwerpen die vallen onder het hoofdstuk governance en bedrijfsvoeringen en waar door uw gemeenten in de uitvraag om een reactie wordt gevraagd is reeds ingegaan in hoofdstuk 3 en/of hoofdstuk 4. Ook wordt op een paar onderwerpen specifiek ingegaan in hoofdstuk 7; Opdrachtgeverschap gemeenten en hoofdstuk 8 Financiën op kostprijs gebaseerde tarieven. Het betreft hier de onderwerpen: - Samenwerkingsrelatie met heldere afspraken - Zelfde standaarden gemeenten en transparantie 5.8 Regionale samenwerking Op het onderwerp regionale samenwerking is in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 reeds uitgebreid ingegaan.

* aangesloten

40

6 Toetreding gemeenten als aandeelhouder

Om toe te kunnen treden tot Circulus BV moeten de gemeenten Duiven en Westervoort aandeelhouder worden van Circulus BV. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste zaken aangaande het worden van aandeelhouder van Circulus BV. Alle zaken rond aandeelhouders en aandelen is beschreven in de statuten van Circulus (Zie bijlage 2) 6.1 Verwerven van aandelen 6.1.1 Aandeelhouders De aandeelhouders van Circulus BV zijn gemeenten die hun dienstverlening via ‘quasi inbesteden’ hebben ondergebracht bij Circulus en Circulus hebben aangewezen al inzamelaar. Op dit moment bestaan de aandeelhouders uit de gemeenten (in alfabetische volgorde): Apeldoorn

Deventer

Lochem

Bronckhorst

Doesburg

Voorst

Brummen

Epe

Zutphen

De gemeenten Duiven en Westervoort voldoen aan de drie voorwaarden voor quasi inbesteden. - Het gaat immers over het laten uitvoeren van een overheidsopdracht door de gemeenten Duiven en Westervoort door Circulus. - De gemeente Duiven en Westervoort houden (samen met de andere aandeelhouders zijnde alle gemeenten, via de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) toezicht op Circulus als ware het een eigen dienstonderdeel. - Meer dan 80% van de activiteiten van Circulus zijn overheidsopdrachten van aandeelhouders (gemeenten) en er is verder geen privékapitaal geïnvesteerd in Circulus. De gemeenten Duiven Westervoort moeten tevens Circulus aanwijzen als inzamelaar huishoudelijk afval conform artikel 10.24 van de wet Milieubeheer. Met dit exclusieve recht wordt tevens verankerd dat geen aanbesteding nodig is. Via de quasi-inbesteding en dit exclusieve recht ligt de juridische structuur tussen Circulus en haar aandeelhouders “voor twee ankers” en kunnen de gemeenten Duiven en Westervoort als aandeelhouder toetreden tot Circulus. Er is een aandeelhoudersregister waarin alle aandeelhouders worden ingeschreven.

* aangesloten

41

6.1.2 Te storten aandelenkapitaal Een nieuwe aandeelhouder verkrijgt aandelen conform het relatieve aandeel in de aantallen aansluitingen en stort naast de nominale waarde vervolgens ook de minimaal verplichte solvabiliteit van 25% als agiostorting op haar aandelen. Deze wordt gebaseerd op de laatst bekende balans zoals vastgesteld door de AVA. Elke vijf jaar worden de aandelen herijkt op basis van de aantallen aansluitingen van alle aandeelhouders. Dit geschiedt tegen nominale waarde van de aandelen (€1 per aandeel). Wanneer de gemeenten Duiven en Westervoort toetreden op 1 januari 2025 wordt de waarde van de aandelen in principe bepaald op basis van de balans van 31 december 2024. Er kan een indicatieve berekening worden gemaakt op basis van de balans van 31 december 2022 en het huidige aantal aangegeven aansluitingen. Op basis van de balans van 31 december 2022 zou de vereiste kapitaalstorting voor toetreding voor de gemeente Duiven gebaseerd op 10.816 aansluitingen € 645.000,- zijn. Voor de gemeente Westervoort zou de vereiste kapitaalstorting voor toetreding op basis van de balans van 31 december 2022 en gebaseerd op 6.788 aansluitingen € 404.000,- zijn. Op basis van het huidige bekende aantal aansluitingen zou de gemeente Duiven 520 aandelen verwerven en de gemeente Westervoort 326 aandelen.

Het exacte aantal aandelen dat wordt verworven, zal bepaald moeten worden op basis van het aantal aansluitingen op het moment van toetreden. Op het moment dat de aandelen, na daartoe strekkend AVA besluit, zijn uitgegeven en het aandeelhoudersregister is bijgewerkt, zijn de gemeenten Westervoort en Duiven direct volwaardig aandeelhouder. De kapitaalstorting vindt in principe gelijktijdig plaats. 6.2 Invloed en zeggenschap aandeelhouders De besluitvorming door de aandeelhouders vindt plaats in de Algemene vergadering van Aandeelhouders (AVA). In de AVA zijn alle aandeelhoudende gemeenten vertegenwoordigd met één persoon die de aandeelhouder vertegenwoordigd. Er wordt minimaal één keer per jaar een AVA uitgeschreven waar in ieder geval aan de orde gesteld: ■ het verslag van het bestuur omtrent de zaken van de vennootschap in de het afgelopen boekjaar en het gevoerde bestuur; ■ vaststelling van de jaarrekening; ■ bestemming van de winst respectievelijk vaststelling van de wijze waarop een geleden verlies zal worden gedelgd; ■ decharge van het bestuur;

* aangesloten

42

■ decharge van de Raad van Commissarissen; ■ voorzien in eventuele vacatures; ■ behandeling van al hetgeen verder in de oproeping tot de Algemene Vergadering van Aandeelhouders aan de orde zal worden gesteld. 6.2.1 Besluitvorming Wanneer besluitvorming gevraagd wordt in de AVA heeft elk aandeel recht op het uitbrengen van één stem. De algemene vergadering besluit met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, welke meerderheid tenminste: ■ I. de helft van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt; en ■ II. de meerderheid van de verschillende soorten aandelen die geplaatst zijn vertegenwoordigt, tenzij de wet of deze statuten anders voorschrijven. In afwijking van het overigens in deze statuten bepaalde, kan een besluit tot statutenwijziging dat een wijziging van lid 1 van dit artikel omvat slechts worden genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd. Alle afspraken rond de invloed en zeggenschap van de aandeelhouders zijn vastgelegd in de statuten van Circulus (zie bijlage 2) 6.3 Dividend(beleid) De AVA is statutair gerechtigd om te besluiten tot uitkering van winsten in de vorm van dividend, voor zover in ieder geval de minimale solvabiliteitseis van 25% niet in het geding komt. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat het balanstotaal in de toekomst groeit door bijv.

investeringen in elektrificatie. Omdat solvabiliteit is uitgedrukt als een percentage van het balanstotaal, zou deze bij gelijkblijvend eigen vermogen namelijk kunnen dalen tot onder 25%. Onze huisbankier BNG heeft ons onder andere met het oog daarop geadviseerd in de praktijk een hogere doelsolvabiliteit (30-35%) aan te houden. Het doel is immers om zonder haperingen te voldoen aan het lopende financieringsconvenant. Daarnaast moet de entiteit bij een dividendvoorstel een balanstest en uitkeringstoets uitvoeren, om te verzekeren dat de entiteit door kan gaan met het voldoen aan de financiële verplichtingen. In de praktijk heeft de AVA daarom gelet op bovenstaande de laatste jaren ingestemd met het niet uitkeren van dividend. De resultaten worden indien niet anders besloten wel toegevoegd aan ieders individuele resultatenreserve, die onderdeel is van het totale Eigen Vermogen van Circulus BV. Uitkering van dividend geschiedt alleen aan die aandeelhouders, waarvan de eigen opgebouwde resultatenreserve de minimale solvabiliteit overschrijdt.

* aangesloten

43

6.4 Uittreden Wanneer een aandeelhouder toetreedt wordt er tussen de aandeelhouder (gemeente) en Circulus een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten. (zie hoofdstuk 7; opdrachtgeverschap gemeenten). In de statuten van Circulus is geregeld dat op het moment dat de DVO tussen de gemeente en Circulus wordt beëindigd de aandeelhouder verplicht is uit te treden en de aandelen aan te bieden aan de vennootschap. Een DVO tussen de gemeente en Circulus is een overeenkomt voor onbepaalde tijd. Wanneer een aandeelhouder zou willen uittreden moet de DVO worden opgezegd. De DVO kan op ieder moment door de gemeente worden opgezegd met inachtneming van de opzegtermijnen. Met betrekking tot het opzeggen van de DVO geldt zowel een opzegtermijn van 4 jaar als een opzegdatum halverwege de zittingsperiode van de gemeenteraden. Deze opzegging moet plaatsvinden minimaal 24 maanden na de voorgaande gemeenteraadsverkiezingen, en maximaal 28 maanden na de voorgaande gemeenteraadsverkiezingen. (zie bijlage 3; Model DVO deel A Circulus) Daarnaast moet de gemeenten bij het beëindigen van de DVO de desintegratiekosten voldoen zoals in de statuten van Circulus is vastgesteld. Onder desintegratiekosten zijn in ieder geval te verstaan: - kosten verband houdend met beëindiging van de DVO en - kosten als gevolg van economisch noodzakelijk te gelde te maken of versneld afschrijven van activa.

Voor de exacte omschrijving van de desintegratiekosten zie de Statuten van Circulus (bijlage 2)

* aangesloten

44

7 Opdrachtgevende gemeenten In dit hoofdstuk gaan we in op de opdrachtgever – opdrachtnemer relatie en hoe deze wordt en kan worden ingevuld door Circulus 7.1 Opdrachtgever – opdrachtnemer relatie Circulus werkt intensief samen met haar deelnemende gemeenten om actief de door de gemeente gestelde doelstellingen te bereiken. Daarin wordt op gelijkwaardige wijze samengewerkt tussen Circulus en de gemeente. Circulus spreekt dan ook van een partnerschap. In dit partnerschap is er wel duidelijk de rol van opdrachtgever en de rol van opdrachtnemer De gemeente heeft de rol van opdrachtgever. Over het algemeen wordt de rol van de opdrachtgever inhoudelijk ingevuld door de beleidsmedewerker afval en grondstoffen. Enkele gemeenten hebben naast de inhoudelijke invulling van de rol van opdrachtgever een separate contractbeheerder. Bij Circulus wordt de rol van opdrachtnemer zowel voor het inhoudelijke deel als voor het beheer van het contract ingevuld door de gemeenteadviseur. Wel kan de gemeenteadviseur gebruik maken van de specialismen die Circulus voor verschillende onderwerpen ter beschikking heeft. Opdrachtgever en opdrachtnemer overleggen op structurele basis met elkaar.

De frequentie en structuur van de overleggen is vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomst deel B (zie bijlage 4; Model DVO deel B Circulus) Mocht er over een onderwerp verschil van inzicht zijn tussen de uitvoerend opdrachtgever en opdrachtnemer dan is er in de DVO deel B een escalatiemodel opgenomen. Minimaal één keer per jaar is er een bestuurlijk overleg tussen de gemeente en Circulus. In dit overleg evalueren namens de gemeenten de verantwoordelijk wethouder met de directeur van Circulus de samenwerking tussen gemeenten en Circulus. 7.2 Structuur van de Dienstverlenings overeenkomst Circulus heeft de samenwerking met de aandeelhoudende gemeenten vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de DVO zijn heldere afspraken gemaakt over de samenwerking tussen de gemeente een Circulus. De DVO bestaat uit drie delen: Deel A algemene en juridische afspraken Deel B inhoudelijke afspraken Deel C financiële afspraken

* aangesloten

45

7.2.1 DVO Deel A; Algemene en juridische afspraken In deel A van de DVO worden de algemene afspraken beschreven. Deze afspraken gelden voor alle aandeelhoudende gemeenten van Circulus. In 2020 is DVO deel A van Circulus door de aandeelhouders geüpdatet en opnieuw vastgesteld. DVO deel A van de dienstverleningsovereenkomst kan alleen gewijzigd worden met instemming van alle aandeelhoudende gemeenten, In DVO deel A staan de afspraken over opdracht en aanvaarding, coördinatie en overleg, verplichtingen t.a.v. personeel, ingebrekestelling en schadeloosstelling. Model DVO Deel A Circulus is toegevoegd als bijlage 3 7.2.2 DVO Deel B; Inhoudelijke afspraken In deel B van de DVO worden de inhoudelijk afspraken tussen de opdrachtgever (gemeente) en de opdrachtnemer (Circulus) vastgelegd. De afspraken in DVO deel B kunnen in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer elk jaar aangepast worden. Gemeenten kunnen op de verschillende domeinen, grondstoffen, buitenruimte en sociaal een DVO deel B afspreken met Circulus. In deel B van de DVO worden de verschillende producten binnen de dienstverlening die door de aandeelhoudende gemeente wordt afgenomen beschreven.

Daarbij wordt er o.a specifiek ingegaan op de onderwerpen: Coördinatie en overleg Rapportage en overlegstructuur (inclusief escalatiemodel) Wijze waarop resultaten bereikt gaan worden Beschrijving van uitvoering, advies en communicatie 7.2.3 DVO Deel C; Financiële afspraken In deel C van de DVO worden de financiële afspraken behorende bij de inhoudelijke afspraken tussen de opdrachtgever (gemeente) en de opdrachtnemer vastgelegd. Deel C van de DVO is dan ook onlosmakelijk verbonden met deel B van de DVO. Deel C van de DVO wordt elk jaar opnieuw vastgelegd tussen de opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Circulus). De totstandkoming van de prijzen behorende bij de dienstverlening is vastgelegd in het kostenallocatiemodel dat is afgesproken tussen Circulus en de aandeelhoudende gemeenten. (zie hoofdstuk 8; Financiën)

* aangesloten

46

7.2.4 Plan-do-check-act In de DVO structuur tussen de gemeenten en Circulus wordt ook de bekende cirkel van Deming (plan-do-check-act) gesloten. PLAN In DVO deel B worden de resultaatafspraken gemaakt voor de verschilleden producten die opgenomen zijn in de dienstverlening. Deze worden in overleg tussen gemeente en Circulus zo goed en scherp mogelijk omschreven. Figuur 7 Cirkel van Deming

DO

Circulus voert de dienstverlening uit conform de resultaatafspraken. CHECK Volgens de afspraken in DVO deel B wordt er gemonitord en via de kwartaalrapportages gerapporteerd of de dienstverlening conform afspraken en plan verloopt. ACT De tussenrapportages kunnen leiden tot aanpassing van de uitvoering om de in DVO deel B gemaakt resultaatafspraken alsnog te gaan halen. Aan het eind van het jaar worden de jaarresultaten gerapporteerd en besproken tussen gemeente en Circulus. Afhankelijk van de resultaten en de gewenste nieuwe resultaten wordt de DVO deel B aangepast en begint de cyclus opnieuw.

* aangesloten

47

8 Financiën

Het doel van Circulus reikt verder dan financieel rendement en continuïteit. Het gaat om het leveren van maatschappelijke meerwaarde aan alle belanghebbenden in de regio. Om die reden zijn de tarieven die door Circulus worden gebruikt gebaseerd op de kostprijs. In dit hoofdstuk gaan we in op de totstandkoming van de tarieven en de kosten van Circulus. 8.1 Kostprijs zelfde standaarden gemeenten en transparantie De samenwerking tussen Circulus en haar aandeelhoudende gemeenten is een langjarig partnerschap. Voor de financiën zijn er daarom afspraken gemaakt die gebaseerd zijn op solidariteit en stabiliteit. De afspraken hoe om te gaan met beprijzen en tarieven zijn vastgelegd in een kostenallocatiemodel (bijlage 7). Algemeen en belangrijkste financieel uitgangspunt voor Circulus is dat de kosten gedekt worden. Mocht er toch een bedrijfsresultaat behaald worden dan wordt dit weer geïnvesteerd in het bedrijf zodat maatschappelijke meerwaarde wordt gerealiseerd. Figuur 7 Kostenallocatiemodel schematisch

8.1.1 Solidariteit Waar gemeenten met verschillende marktpartijen verschillende afspraken hebben geldt er voor Circulus een gelijke tariefstructuur. Daarbij werkt Circulus met een basistarief voor uitvoerende medewerkers. Dit tarief wordt toegepast voor alle gemeenten. 8.1.2 Stabiliteit Alle tarieven van Circulus worden voor een periode van drie jaar vastgesteld en na deze drie jaar herijkt aan de hand van het vastgestelde kostenallocatiemodel. De uitgevoerde herijking wordt onafhankelijk gecontroleerd door een extern bureau om te waarborgen dat het proces juist is gevolgd. De aandeelhouders besluiten zelf tot de keuze van het bureau en de omvang van de opdracht. 8.1.3 Jaarlijkse indexering Jaarlijks worden correcties uitgevoerd op basis van beleidswijzigingen en/of areaalwijzigingen (nieuwbouw) van de opdrachtgever. Daarnaast wordt er elk jaar geïndexeerd volgens een vaste gewogen index. Hierbij wordt bij grondstoffen uitgegaan van twee kostensoorten: arbeidskosten en voertuigkosten. Voor details zie het kostenallocatiemodel (bijlage 7).

* aangesloten

48

De index voor enig jaar wordt reeds bepaald in het 1 e kwartaal van het daaraan voorafgaande jaar zodat de gemeente binnen de P&C cyclus reeds bij de voorjaarsnota/kadernota weet welke indexering op de DVO van Circulus van toepassing is. Voor alle gemeenten geldt dezelfde wijze van tariefs- en kostenberekening. Door het kostenallocatiemodel worden solidariteit en stabiliteit gewaarborgd en zijn de kosten van Circulus voor de gemeenten transparant en voorspelbaar. In bijlagen 5 en 6 zijn de concept delen DVO C van de gemeenten Duiven en Westervoort weergegeven. Deze zijn gecalculeerd op basis van de door Duiven en Westervoort aangeleverde gegevens rond de dienstverlening grondstoffen. 8.2 Kosten efficiëntie In het kostenallocatiemodel (bijlage 7) is vastgelegd dat de tarieven na elke periode van drie jaar worden herijkt aan de hand van de vastgestelde kostenallocatiemethode met behoud van de vastgestelde principes van het uniforme tarievenbeleid. Dit systeem wordt door Circulus ook als Interne Benchmark gebruikt. Met deze herijking wordt het tarievenmodel opnieuw aangesloten op de (mogelijk gewijzigde) kostenstructuur van Circulus. Dit is dus een technische exercitie. Dit kan leiden tot aanpassing van de tarieven als gevolg van veranderingen in de kostenstructuur van Circulus. In de overige jaren worden de tarieven geïndexeerd op basis van een gewogen sectorindex.

De uitvoering van het herijkingsproces wordt gecontroleerd door een extern bureau dat daarvan ook verslag uitbrengt aan de aandeelhouders. Het streven in de bedrijfsvoering van Circulus is daarbij dat het met de herijking van de tarieven binnen de indexering van de drie voorgaande jaren blijft. Op het moment dat Circulus de indexering ‘verslaat’ kan worden geconcludeerd dat er in de afgelopen jaren qua kosten efficiënter is gewerkt.

* aangesloten

49

9 Besluitvorming

Om toe te kunnen treden tot Circulus BV moet er een besluitvormingsproces binnen zowel de toetredende gemeenten Duiven en Westervoort worden doorlopen als ook door Circulus. 9.1 Besluitvorming Circulus De formele besluitvorming en planning voor het deel van Circulus ziet er als volgt uit. 9.1.1 Afronding gemeentelijke besluitvorming. De gemeenten Duiven en Westervoort moeten eerst het formele besluitvormingsproces over samenwerking en aandeelhouderschap binnen de gemeente positief hebben afgerond. Voor de gemeenten betekent dit op hoofdlijnen het nemen van een collegebesluit waarna een raadsvoorstel volgt. Dit raadsvoorstel wordt in de raad beeldvormend, opiniërend en besluitvormend besproken. 9.1.2 Besluitvorming raad van commissarissen De directie bespreekt met de raad van commissaris de vraag tot toetreding van de gemeenten Duiven en Westervoort als aandeelhouders en de uitgifte van aandelen. De raad van commissarissen moet hier positief over besluiten. 9.1.3 Besluitvorming Algemene Vergadering van Aandeelhouders De aandeelhouders van Circulus moeten positief besluiten over het toetreden van de gemeenten Duiven en Westervoort als aandeelhouder van Circulus BV 9.1.4 Planning Afronding gemeentelijke besluitvorming

23 en 24 april 2024

Besluitvorming Raad van Commissarissen

april 2024

Besluitvorming Algemene Vergadering van Aandeelhouders

20 juni 2024*

* vastgestelde data in het vergaderrooster van 2024.

* aangesloten

50

10

Bijlagen

Bijlage 1

Uitvraag ‘notitie proces keuze samenwerkingspartner’

Bijlage 2

Statuten Circulus BV

Bijlage 3

Model DVO deel A Circulus

Bijlage 4

Model DVO deel B Circulus

Bijlage 5

´GEHEIM´ Concept DVO deel C gemeente Duiven

Bijlage 6

´GEHEIM´ Concept DVO deel C gemeente Westervoort

Bijlage 7

Kostenallocatie model Circulus

Bijlage 8

Jaarrekening Circulus 2022

* aangesloten

51

Bijlage 1 Uitvraag ‘notitie proces keuze samenwerkingspartner’

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner Datum : 8 november 2023

1.

Gemeenten Duiven en Westervoort kiezen voor inbesteding inzameldienstverlening bij bestaande organisatie De gemeenten Duiven en Westervoort hebben in de afgelopen periode onderzoek gedaan naar de door hen gewenste uitvoeringsorganisatie voor het beheer van het huishoudelijk afval. Hierbij zijn drie modellen onderzocht. De beide colleges hebben een richtinggevend besluit genomen voor het model “deelname aan een bestaande overheid gedomineerde organisatie”. De gemeenten onderzoeken dit najaar (2023) met welke organisatie zij het best kan samenwerken aan de inzameling en recycling van huishoudelijk afval. Besloten is: 1. Als gewenste richting voor het afvalbeheer na 1 januari 2025 te kiezen voor het model “deelname aan een bestaande overheid gedomineerde organisatie”; 2. Een eventuele samenwerking met Rova en Circulus verder te verkennen. 3. De kennisgeving vast te stellen en te verzenden naar de gemeenteraad. Argumenten 1.1 De inzameldienstverlening moet gewaarborgd zijn per 1 januari 2025 Het huidige contract voor de inzameling van het huishoudelijk afval en container- en chipbeheer loopt af per 31 december 2024. Dit is een natuurlijk moment om de ‘modelkeuze’ van uitbesteding te heroverwegen. 1.2 De gemeente wordt ontzorgd op het gebied van beheertaken en beleidsadvies.

In een samenwerkingsorganisatie brengt de gemeente in principe alles in: inzameling, contractbeheer voor verwerking, exploitatie Afvalaanbiedstation, communicatie en ondersteuning bij beleidsvoorbereiding en beleidsontwikkeling. Kennis en ervaring wordt gedeeld met de andere deelnemende gemeenten. De risico’s omtrent de kwaliteit en continuïteit bij een al functionerende organisatie zijn klein. Door aan te sluiten bij een bestaande overheid gedomineerde organisatie is ontwikkeltijd niet of nauwelijks aan de orde. 1.3 De gemeente geeft kaders en eisen mee en houdt eindverantwoordelijkheid Op strategisch beleidsniveau blijft de gemeente eindverantwoordelijk. De keuze voor samenwerking beperkt de gemeente niet in de wensen voor dienstverlening, het te voeren beleid of doorontwikkeling van het Afvalaanbiedstation. 1.4 De gemeente Duiven streeft naar een toekomstbestendig en duurzaam afvalbeheer De gemeente Duiven wil vooruitkijken. Zij wil in de organisatie klaar zijn om de ambities en doelen op het gebied van Afval naar Grondstof te realiseren. In de praktijk wordt het afval en grondstoffenbeheer daardoor breder en complexer. Verdere restafvalpreventie

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

1/14

en reductie is een grote uitdaging. Verdere reductie is vaak het resultaat van een combinatie van fijnmazige maatregelen, nog meer gericht op gedragsbeïnvloeding en participatie. In het huidige regiemodel ervaart de gemeente kwetsbaarheden. 1.5 Er is sprake van een beperkte marktwerking Op het gebied van afvalinzameling is de marktwerking de laatste jaren fors afgenomen. Er is sprake van een sterk toegenomen concentratie en daarmee marktdominantie bij enkele marktspelers. We zien bij veel aanbestedingen dat er maar één of twee partijen inschrijven. 2.1 Aansluiting bij een van beide bedrijven is een kansrijke optie Dit zijn grote partijen met ervaring in het afvalbeheer. Uit de verkenning is naar voren gekomen dat zowel Rova of Circulus geïnteresseerd zijn in een vervolg dialoog. Beide partijen delen een ambitieniveau met Duiven en Westervoort op het gebied van restafvalreductie, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

2.

Voorgesteld proces (voor bespreking met u op 10 dan wel 13 november) Het proces omvat twee fasen. In de eerste fase wordt een gedegen, afgewogen keuze gemaakt voor de partnerorganisatie van voorkeur. We streven ernaar om de eerste fase in 2023 af te ronden. Nadat een keuze is gemaakt wordt in fase 2 met de gekozen partnerorganisatie de formele besluitvorming voor toetreding voorbereid. Toetreding omvat een gelijkluidend toetredingsbesluit aan de kant van de gemeenten (inclusief wensen en bedenkingen van de raad, beschikbaar stellen van krediet voor het verwerven van aandelen, en het verstekken van de opdracht voor de dienstverlenging). En een aandeelhoudersbesluit voor toetreding door Duiven en Westervoort aan de kant van de overheid gedomineerde organisatie. De huidige inzamelcontracten lopen af per 31 december 2024. Graag bepreken wij met de haalbaarheid van een start van de dienstverlening door de overheid gedomineerde organisatie per 1 januari 2025. In het startgesprek met u (op 10 dan wel op 13 november) willen wij dit proces graag met u bespreken. De uitvraag omvat een informatie deel en een vragen deel.

In het informatiedeel wordt inzicht geven in de kenmerken van beide gemeenten, de inrichting van het afvalbeheer (inclusief de wijzen van inzamelen), een overzicht van de huidige verwerkingsroutes, areaal (aantal huishoudens, gebiedskenmerken), milieustraat en ontwikkelingen, afvalen grondstoffenbeleid (ambities en ontwikkelingen), et cetera. Bij deze notitie zijn in hoofdstuk 3 diverse overzichten bijgevoegd, zodat u zich daar al een beeld bij kunt vormen.

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

2/14

In het vragen deel worden informaties, reacties en visies gevraagd op de verschillende vragen van beide gemeenten. Een overzicht van wensen en eisen aan de dienstverlening en samenwerking vindt u in bijlage 1. Dit betreft een overzicht op basis van gesprekken met functionarissen in de gemeenten. Gevraagd wordt naar uw visie en de wijze waarop dit door uw organisatie kan worden opgepakt. Deze vragen vormen impliciet ook de criteria op basis waarvan de passendheid van de betrokken organisatie voor beide gemeente wordt beoordeeld. Aanvullende vragen zijn: • Hoe om te gaan met het Afvalaanbiedstation Duiven (exploitatie, locatie, circulair ambachtscentrum) en deelname van Westervoort aan het Afvalaanbiedstation Arnhem • Hoe om te gaan met afvalcommunicatie door overheid gedomineerde organisatie en door gemeente zelf (gebruik website, afvalwijzer) • Start aanbestedingen verwerking restafval en gft door MRA waar Duiven en Westervoort in principe aan deelnemen. • Voorkeur om lokale samenwerking met 2Switch, kringloopwinkel in Westervoort te handhaven. • Organisatie afvallessen op scholen • Gescheiden inzameling bij evenementen, verenigingen, scholen. Een belangrijk en ook meteen complex onderdeel van de verkenning betreft de financiën. Deelname aan een overheid gedomineerde organisatie is wezenlijk verschillend van een aanbesteding in de markt waar een inschrijfstaat wordt ingediend.

Met u willen wij graag op 10 of 13 november bespreken hoe u hier tegenaan kijkt. Welke informatie kunt u rond financiën verstrekken? Bijvoorbeeld een begroting voor de te leveren diensten.

3.

Beschikbare informatie De volgende informatie is beschikbaar: 1. Samenvattend overzicht van de (inzamel) dienstverlening (DVO) in Duiven en Westervoort. Bijlage 2. 2. De huidige contracten met PreZero waarin de huidige dienstverlening voor inzameling rest, gft, pmd, papier, grof groen, grof vuil (alleen Westervoort), het containermanagement, servicelijn. Areaalgegevens, aantallen, frequenties, et cetera zijn in beide documenten opgenomen. Het programma van eisen van gemeente Duiven is van 2022. Dat van Westervoort van 2015, maar geeft voor nu een goed beeld. Wij realiseren ons dat de vorm en inhoud van dit documenten betrekking hebben op de marktaanbesteding, maar geven een goed beeld van de gevraagde dienstverlening bij inbesteding. Beide contracten zijn separaat bijgevoegd.

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

3/14

3. Bijzonderheden inzake (inzamel)dienstverlening: a. Duiven is de papierinzameling afzonderlijk gegund: zonder vrijwilligers. Voor Westervoort sorteren we voor 2025 ook voor op het zonder vrijwilligers inzamelen van papier. b. Daarnaast glasinzameling en luierinzameling met Remondis, beheer onderhoud ondergrondse containers met Newwaste, Afvalwijzer met Addcomm, ophalen kringloopgoederen, AEEA en textiel met 2Switch, 4. Samenvatting van actuele contracten en looptijden bijlage 3. Dit betreft inzameling en verwerking. Daarbij is de vraag op welke wijze door uw organisatie wordt omgegaan met lopende contracten en (aflopende) contracten (met name verwerkingscontracten) die in samenwerking met andere gemeenten (metropoolregio Arnhem) zijn afgesloten.

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

4/14

Bijlagen

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

5/14

bijlage 1

Wensen en eisen afvalbeheerorganisatie 1.

Algemeen en profiel

Duiven en Westervoort zijn op zoek naar een uitvoeringsorganisatie die op een professionele manier uitvoering geeft aan de opgedragen taak maar ook als ‘strategisch partner’ de gemeenten ontzorgt en haar doelstellingen laat halen. De doelen staan centraal dus moet de uitvoeringsorganisatie (marktpartij, eigen uitvoeringsorganisatie of OGD-bedrijf) een proactieve basishouding laten zien en moet de samenwerking voldoende flexibel zijn. Continuïteit en leveringszekerheid De belangrijkste eis richting de uitvoeringsorganisatie is op een professionele manier de basistaak uitvoeren: de inzameling van afval- en grondstoffen van inwoners, tegen maatschappelijk acceptabele kosten. De organisatie moet continuïteit en leveringszekerheid bieden. Inwoners worden ten alle tijde ontzorgd en gefaciliteerd om goed afval te scheiden. Proactieve samenwerking om doelen te bereiken Van een uitvoeringsorganisatie wordt verwacht dat zij niet enkel de afgesproken diensten goed uitvoert. De gemeenten hechten aan een organisatie die de opdrachtgevers-opdrachtnemersrelatie echt als samenwerkingsrelatie invult met als gezamenlijke doel het behalen van de gemeentelijke ambities en doelstellingen. De voorwaarden en (on)mogelijkheden van de uitvoerende partij moeten niet leidend zijn.

Er moeten ook goede afspraken komen over de taakverdeling tussen gemeente en uitvoeringsorganisatie over verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld bijplaatsingen) en wijze van onderlinge communicatie. Samenwerking betekent ook openheid naar elkaar in de uitvoering (wat gaat goed en wat minder goed?) als in de financiën (hoe zijn de kosten opgebouwd, hoe worden risico’s afgedekt en wat is de marge voor de uitvoeringspartij?). Op dit moment verloopt het afvalbeheer en de samenwerking in de basis goed, maar is er twijfel of met de huidige ambtelijke capaciteit en de huidige samenwerkingsrelatie de trendbreuk, van circa 100-130 kg restafval naar circa 60 kg op de middellange termijn (2030), bereikt kan worden. In 2022 is de hoeveelheid restafval circa 100 kg per inwoner. Er is in de huidige samenwerkingsvorm veel vooruitgang geboekt, vooral door de inzet van de gemeentelijke organisatie. Echter: Huidige organisatie is kwetsbaar, qua capaciteit en kwaliteit. Dit geldt voor het beleid, beheer en communicatie. Een betrokkene beschrijft het als volgt: In beide gemeenten hebben we de afgelopen jaren zeker wel grote stappen gezet in de vermindering van restafval met de Grondstoffenplannen, invoering diftar, verlaging frequentie restafval, acceptatiebeleid ABS, inzet op gescheiden inzameling GFT, ook bij hoogbouw. Communicatiecampagnes,

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

6/14

Maar het kost moeite, we kunnen er niet continue mee bezig zijn, we worden overvraagd en er komt nog meer op ons af. Dat ligt natuurlijk ook aan de beschikbare ambtelijke capaciteit en budget voor uitbesteding. Wil je meer dan kost dat ook wat. Daarnaast is er in de aanpak en uitvoering meer behoefte aan maatwerk bij sturing op gedrag op diverse locaties. Flexibiliteit Het beheer van afval- en grondstoffen bevindt zich in een dynamisch speelveld. Beleidskaders wijzigen, marktprijzen fluctueren en de uitgebreide producentenverantwoordelijkheid zorgt ervoor dat het afvalbeheer over enkele jaren er anders uitziet. Afspraken met de uitvoeringspartij moeten daarom ook op korte termijn (licht) herzien kunnen worden. In het huidige regiemodel is dit het geval: binnen de mogelijkheden van het contract zijn al diverse wijzigingen wat betreft dienstverlening. De gemeenten vinden het van belang dat een eventueel nieuwe organisatie ook deze flexibiliteit kan leveren. Het is ook gewenst als de uitvoeringsorganisatie dergelijke trends vroegtijdig kan signaleren en met de gemeente hierop kan sturen. Lokale binding Wat betreft profiel van de organisatie is ook lokale binding en herkenbaarheid een belangrijk punt. De inwoners moeten zich kunnen herkennen in de organisatie.

De uitvoeringsorganisatie heeft of neemt idealiter personeel uit de gemeenten in dienst en heeft ook een volwaardige locatie in of nabij de gemeenten. 2.

Dienstverlening en breedte van het takenpakket

Een exacte uitwerking van de gevraagde dienstverlening volgt eventueel in een latere fase van gesprekken met uitvoeringsorganisaties of in een aanbesteding. Dit hoofdstuk beschrijft de kwalitatieve wens per aspect van het afvalbeheerbeleid. Inzameldienstverlening Inzameldienstverlening voor de circa 40.000 inwoners van Duiven en Westervoort is de basis van het takenpakket. De gemeenten hebben de sterke voorkeur voor één inzamelaar voor alle stromen, aan huis en op verzamellocaties in de wijk. De gemeenten geven aan afvalbeheer vraagt om een integrale aanpak waarin voorzieningen, tariefstelling, communicatie en handhaving met elkaar samenhangen. De uitvoeringsorganisatie moet hier samen met de opdrachtgever invulling aan kunnen geven. De gemeenten benadrukken ook de meerdere facetten van duurzaamheid in het afvalbeheer. De duurzaamste optie (per stroom) hangt af van meerdere factoren: opties voor afvalpreventie, de inzamelstructuur, duurzaamheid van het (af)transport en de verwerkingsroute. De uitvoeringsorganisatie moet op basis van de beschikbare informatie hier het gesprek over kunnen voeren met de opdrachtgever.

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

7/14

Verwerking Op dit moment verzorgt 1Stroom zelf de aanbesteding van afval-en grondstoffen. Gemeenten Duiven en Westervoort sluiten wel afzonderlijke contracten af. In een aantal gevallen samen met de directe buurgemeenten. Dit zijn relatief veel contracten, wat een beslag legt op de ambtelijke organisatie. De ervaringen, zeker ook in de regionale samenwerking, zijn desondanks goed. Als een uitvoeringsorganisatie de gemeenten hierin kan ontzorgen is dat gewenst. Dit moet wel duidelijk een verbetering zijn ten opzichte van de huidige situatie. De wens is een zo hoogwaardige verwerking, tegen maatschappelijk acceptabele kosten. De uitvoeringsorganisatie moet hier voldoende inzicht in hebben en de opdrachtgever in staat stellen om hier keuzes in te maken op basis van inzicht in ‘prijs-kwaliteit’. Ook voor nieuwe grondstofstromen of nieuwe verwerkingsroutes hebben de gemeenten behoeften aan goede ‘businesscases’ die samen met de uitvoeringsorganisatie besproken kunnen worden. Afvalaanbiedstation en Circulair ambachtscentrum Een goed uitgeruste en bereikbare milieustraat wordt erg belangrijk gevonden. Op dit moment gebruiken de inwoners van Westervoort de milieustraat van PreZero in Arnhem, Duiven heeft een eigen milieustraat. Idealiter wordt de milieustraat door dezelfde uitvoeringsorganisatie geëxploiteerd die ook de inzameldienstverlening verzorgt, maar dit is niet noodzakelijk.

De inhoudelijke afweging tussen afvalscheiding, duurzaamheid (zoals: transportemissies van inwoners), kosten voor gemeente (en inwoners) en servicebeleving van de inwoners is het meest van belang. Ook als dit leidt tot samenwerking met, of uitbesteding aan een andere partij. Er is de politieke wens om een circulair ambachtscentrum te ontwikkelen voor Duiven en Westervoort. Diverse vormen en schaalgroottes worden nog onderzocht, een geschikte locatie vinden is een van de uitdagingen. Dit hoeft niet noodzakelijk ontwikkeld en compleet geëxploiteerd te worden door de uitvoeringsorganisatie. Wel moet de uitvoeringsorganisatie hier constructief aan kunnen bijdragen. Containermanagement Hier hebben de gemeenten de wens voor een regierol, net als in de huidige situatie. Er worden duidelijke voordelen gezien van beheer en onderhoud van containers (of regie hierop) door dezelfde partij die inzamelt. Ook hier is circulariteit van de materialen een belangrijke voorwaarde. Communicatie en klantcontact Voor klachten over de inzameling moet men nu bij de inzamelaar zijn, uitbesteed aan Innovim door PreZero. In de praktijk komen klachten ook bij de gemeenten binnen, dat is niet te voorkomen, goede afstemming met de inzamelaar is daarin belangrijk.

De gemeenten willen meer doen aan communicatie- en informatiecampagnes gericht op bewustwording, tips voor afvalscheiding in het dagelijks leven en het effect van

Notitie Proces keuze samenwerkingspartner

8 november 2023

8/14

scheidingsgedrag op de verdere verwerking van diverse stromen. Op dit moment wordt er gecommuniceerd via folders, campagnes, social media, website, afvalwijzer. Dit komt echter gauw in verdrukking door beperkte capaciteit bij de eigen communicatieafdeling. Dit is een terrein waarin de gemeente ondersteund of zelfs grotendeels ontzorgd wil worden door de uitvoeringsorganisatie. Dit kan gaan om kennisdeling van succesvolle campagnes en effectiviteit van verschillende media. De gemeenten vinden het wel van groot belang dat er sprake is van (visuele) samenhang met de overige gemeentelijke communicatie over duurzaamheid. Wat betreft inwonercontact is het gewenst om een loket te hebben waar inwoners zeer goed geholpen worden en er ook gehandeld wordt op basis van meldingen, minimaal gelijkwaardig aan het dienstverleningsniveau van de gemeenten. Ook een digitaal loket met informatie is vanuit de inwoner logischer. Uitvoeringsorganisatie en gemeente moeten niet onnodig naar elkaar doorverwijzen. Overige diensten: Het neerleggen van aanverwante taken als straatvegen, legen prullenbakken, bijplaatsingen et cetera is bespreekbaar, eventueel op langere termijn. De gemeenten hechten waarde aan het behoud van een eigen dienst met een voldoende breed taken- en competentiepakket te hebben als ‘eigen’ achtervang om snel te kunnen handelen. 3.