Ontwerpbegroting 2027

Structurele baten gemeente Westerveld Begroting gemeente Westerveld 2027 Inzet archivaris 10.609 E-depot 24.952 35.561

Jaarrekening Begroting 2025 2026 9.641 10.000 32.137 11.760 41.778 21.760

De gemeente Westerveld is toegetreden tot de GR per 1 januari 2025. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening; voor deze laatste geldt in 2027 nog een kortingspercentage.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

24

Structurele baten Waterschap Drents Overijsselse Delta Begroting Waterschap Drents Overijsselse Delta 2027 Inzet archivaris 34.373 E-depot 91.900 126.274

Jaarrekening Begroting 2025 2026 34.708 32.400 74.236 51.975 108.944 84.375

De bijdrage van WDODelta is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. Het waterschap neemt sinds medio 2024 deel aan het e-depot. Gedurende de jaren 2024, 2025 en 2026 golden er kortingspercentages voor e-depot dienstverlening. 2027 is het eerste jaar dat er geen kortingspercentage meer geldt en dat het volledige bedrag voor e-depot dienstverlening wordt gerekend. Specifieke uitkeringen (SPUK) Het Rijk treedt per 1-1-2027 uit de Gemeenschappelijke regeling te treden. Vanaf het moment van uittreding blijft de huidige financiële bijdrage van het Rijk gehandhaafd en zal worden uitgekeerd in de vorm van een specifieke uitkering (SPUK). De bijdrage van het Rijk is gebaseerd op de bijdrage over het begrotingsjaar 2026. Hierin is rekening gehouden met een indexering van 3% voor 2026 en 3% voor 2027. Opbrengst Dienstverleningsovereenkomsten (DVO)

Opbrengsten DVO's Provincie Drenthe Werkplein Drentsche Aa GGD-VRD gemeente Enschede en Losser gemeente Twenterand Omgevingsdienst Twente gemeente Emmen gemeente Borger-Odoorn

Begroting 2027 306.765 10.609 10.609 106.090 35.706 53.045 522.824

Begroting 2026 310.655 26.781 107.123 55.703 107.123 26.781 634.166

Jaarrekening 2025 290.000 5.000 3.610 85.348 8.667 34.667 427.292

De bijdrage van de provincie Drenthe is gebaseerd op een dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor de uitvoering van archieftaken en e-depot dienstverlening voor de periode 2025-2028. Er is rekening gehouden met een indexering van 2,7% voor 2026 en 3% voor 2027. Voor de inzet van de archivaris hebben we dienstverleningsovereenkomsten afgesloten bij het Werkplein Drentsche Aa en de GGD-VRD. In 2021 tot en met 2024 is met de pilot ‘het Drentse e-depot’ veel ervaring opgedaan met diverse soorten informatie en opslag in ons e-depot. Een groot aantal partners nam deel aan deze pilot. Vanaf 2025 is de e-depot dienstverlening ‘live’ gegaan en aangeboden aan diverse partners. De vergoeding voor deze dienstverlening is gebaseerd op het landelijke kostenmodel voor e-depots. In deze begroting is rekening gehouden met bijdragen van de gemeenten Enschede, Losser en Twenterand en Omgevingsdienst Twente (ODT). Daarnaast zijn er nog gesprekken gaande met andere Twentse gemeenten voor e-depot dienstverlening. In de begroting is daar geen rekening mee gehouden.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

25

Subsidies Daarnaast ontvangt het Drents Archief van de provincie Drenthe voor de cultuurdoelen jaarlijks een subsidie. Deze subsidie is gebaseerd op de Cultuurnota van de provincie 2025-2028.

Overige opbrengsten De opbrengsten vanuit collectie en publiek betreffen met name depotverhuur, educatielessen en het verstrekken van scans van bouwvergunningen. In de begroting is rekening gehouden met een bijdrage van de provincie Drenthe voor het uitvoeren van het project Geheugen van Drenthe in 2027. Dit is gebaseerd op de Cultuurnota van de provincie 2025-2028. Daarnaast worden er baten voorzien vanuit OPEN (Organisatie Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland), alsmede inkomsten vanuit zakelijke opdrachten. Bij de overige opbrengsten is ook rekening gehouden met rente-inkomsten op de spaarrekening. Sinds een aantal jaren ontvangen we weer rente op banktegoeden, voorheen werd dit geboekt op de incidentele baten.

LASTEN Personeelskosten Tot en met 2026 volgde het Drents Archief Cao Rijk. Per 1 januari 2027 treedt het Rijk uit de GR en gaat Drents Archief naar verwachting de Cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO) volgen. De personeelskosten in de begroting 2027 zijn gebaseerd op de nieuwe Cao SGO. Er is rekening gehouden met een Cao-stijging van 3% in 2026 (Cao Rijk, die afliep op 31-12-2025). Er is geen rekening gehouden met een Cao stijging SGO; deze Cao loopt af per 1-4-2027. De totale vaste formatie voor de begroting 2027 is 31,9 fte. Dat is inclusief vacatureruimte van 1,3 fte die is begroot voor een dataspecialist en assistent controller. Reden voor het uitzetten van deze vacatures is uitbreiding van werkzaamheden op het gebied van e-depot en zakelijke dienstverlening. In totaal beslaat de formatie 40 medewerkers met een gemiddeld dienstverband van 28 uur. De tijdelijke inhuur betreft inzet voor een projectleider voor de uitwerking van de strategische visie (Archiefexpert), ondersteuning op het gebied van functioneel beheer Afas en inhuur van een functionaris gegevensbescherming.

Directe kosten Collectie en archieven De kosten van Collectie en archieven stijgen ten opzichte van de begroting 2026. Dit heeft onder andere te maken met beheerskosten inzake het gebruik van specifieke software voor collectiebeheer. Deze kosten worden door toenemende prijsstijgingen hoger. Daarnaast worden er door toenemende digitalisering steeds meer onderdelen van deze software benut. Ook bij aanschaf van papier en dozen zien we stijgende prijzen. In het kader van het vernieuwde collectie- en acquisitieplan is tevens het budget voor restauratie- en conserveringskosten verhoogd. Omdat we hebben besloten verworven collecties voortaan binnen een jaar beschikbaar te maken voor de bezoeker is ook hiervoor extra budget nodig. Er is in de begroting rekening gehouden met de inzet van een externe restaurateur. In de begroting is daarnaast rekening gehouden met een jaarlijkse grote schoonmaak van de depotruimtes door een externe partij. Digitale diensten De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in vernieuwing van hosting en websites. Door uitbreiding in de dienstverlening van het Drentse e-depot nemen ook deze kosten toe. Het gaat hier bijvoorbeeld om materiële kosten in de vorm van systeem, opslag, koppelingen en servers voor het e-depot. Ook

Begroting 2027 RHC Drents Archief

26

hier hebben we te maken met doorgevoerde prijsstijgingen van leveranciers. Daarnaast is budget nodig voor maatregelen t.b.v. onze weerbaarheid op IT-gebied. Publiek Onder deze categorie zijn de kosten van de publieksactiviteiten opgenomen (o.a. groepsbezoeken, educatie, communicatie, activiteiten). In de loop van 2024 is besloten om de groepsbezoeken en het historisch vergaderen te stoppen. Dit is verrekend in de begroting. Wel gaan we door op de ingeslagen weg met onze online activiteiten, om op die manier een groot en divers publiek te blijven bereiken. Projecten Onder deze categorie zijn de kosten opgenomen voor het project Geheugen van Drenthe, gefinancierd door de provincie. Mochten er nog nieuwe projecten zich voordoen, dan zal daar aanvullende financiering voor gezocht worden. Omdat projecten in principe altijd kostendekkend zijn, is er geen budget hiervoor begroot. Doorontwikkeling Drents Archief Hieronder worden verstaan de aanpassingen, verbeteringen, vervangingskosten voor het actueel en goed werkend houden van onze publieksfaciliteiten. Binnen het onderdeel ‘Gebouw en huisvesting’ in het project Archiefexpert zullen aanpassingen worden gedaan aan onze publieksruimten, zoals de Entree, Studio, Digilounge. Deze kosten worden onttrokken aan de hiervoor bedoelde bestemmingsreserve.

Indirecte kosten Huisvestingslasten Vanaf 1 januari 2026 is de aangepaste huurovereenkomst met Rijksvastgoedbeheer voor het pand aan de Brink 4 te Assen ingegaan. In de nieuwe overeenkomst zijn de huurlasten naar beneden bijgesteld. Daarentegen diende de verzekering voor het pand aangepast te worden, wat zorgt voor hogere verzekeringskosten. Onder de huisvestingslasten is ook de huur van het depot in het gemeentehuis van Assen opgenomen. Hier staat een vergoeding van de gemeente tegenover. Deze posten lopen tegen elkaar weg. In 2024 is een energiecontract afgesloten voor vier jaar, dat loopt in 2027 af. In de begroting houden we gezien de omstandigheden op de energiemarkt rekening met een stijging in deze kosten. Op het gebied van verduurzaming hebben we de afgelopen jaren al wat stappen gezet en gaan daarmee door. Onder andere vervanging van de koelinstallaties, van de dubbele beglazing in een deel van het pand en aanpassing van de depot-temperaturen zullen effect hebben op de kosten. Dotatie voorzieningen Vanaf 2019 is het beheer en onderhoud van het pand door Rijksvastgoedbedrijf (RVB) overgedragen aan het Drents Archief. Om de kosten van groot onderhoud evenredig te kunnen verdelen over de jaren is een voorziening ingesteld. Hieraan ligt een meerjaren onderhoudsplan ten grondslag, welke jaarlijks wordt geactualiseerd.

De in de begroting opgenomen dotatie is hierop gebaseerd. In de afgelopen jaren ontvingen we ook een incidentele bijdrage van het Rijk voor kennisvergaring op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bijdrage werd gedoteerd aan de voorziening Transitiegelden Rijk. Vanaf 2027 ontvangen we deze bijdrage niet meer. IT/ICT kosten De kosten van IT/ICT zijn gestegen. Dit heeft met name te maken met de personele uitbreiding van de afgelopen jaren, waardoor de kosten van licenties, telefoon en computerapparatuur navenant stijgen.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

27

Organisatiekosten Bij de organisatiekosten is in de begroting 2027 rekening gehouden met prijsstijgingen ten opzichte van vorig jaar. Door uitbreiding in personeel de afgelopen jaren nemen ook deze kosten toe (kantine, kantoor, drukwerk, dienstreizen, verzekeringen). We verwachten dat er in 2027 inhuur van expertise nodig is voor het uitwerken van de strategische visie (project Archiefexpert). Bijvoorbeeld in het onderzoek naar één collectiebeheerssysteem. Daarnaast loopt in 2026 het huidige contract met de accountant af en gaan we voor 2027 op zoek naar een nieuwe accountant. We verwachten dat dit tot hogere kosten zal leiden. Kapitaallasten Ook in 2027 wordt geïnvesteerd in de herinrichting van het gebouw. Er wordt onderzocht hoe onze ruimtes beter naar de behoeftes van onze bezoekers en medewerkers kunnen worden ingericht. Zo is in de investeringsbegroting rekening gehouden met de herinrichting van het kantoor waar de behoudswerkzaamheden plaats vinden. Hier wordt in 2026 al een start mee gemaakt. De inrichting hiervan is te weinig gericht op de werkzaamheden die er plaats vinden, bijvoorbeeld de afwezigheid van een puntafzuiging. Deze wordt gebruikt bij een restauratie, bij het schonen van archieven om bijvoorbeeld geurdampen van lijm en stofresten af te zuigen.

In 2022 is geïnvesteerd in dertig werkplekken die zijn ingericht om flexibel werken te ondersteunen in het kader van hybride werken. Deze werkplekken zijn uitgerust met een docking station, een smartphone en een laptop. Daarnaast zijn op veel werkplekken dubbele beeldschermen geplaatst, voorzien van verstelbare monitorbeugels om ergonomisch werken te bevorderen. De hardwarecomponenten zijn naar verwachting in 2027 economisch afgeschreven en zullen dan vervangen moeten worden. Voor de smartphones wordt onderzocht of een goedkoper alternatief mogelijk is. De smartphones worden namelijk voornamelijk gebruikt voor multi-factor authenticatie en telefonie, waardoor mogelijk kan worden volstaan met een eenvoudiger en kostenefficiënter model. Het totaalbedrag aan investeringen in 2027 is € 115.000. Incidentele baten en lasten Onder deze post is de BTW-terugvordering van de Belastingdienst opgenomen. Jaarlijks kan achteraf een deel van de betaalde BTW worden teruggevorderd volgens een bepaalde rekenmethodiek.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

28

7. Verklaring Algemeen Bestuur

Hiermee verklaart het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief te Assen dat de begroting over de periode 1 januari tot en met 31 december 2027 van genoemde Gemeenschappelijke Regeling is opgemaakt in overeenstemming met de ter zake vastgestelde richtlijnen. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 2 juli 2026.

Handtekening voorzitter

Handtekening directeur

Begroting 2027 RHC Drents Archief

29

Bijlage I

Prognose eigen en vreemd vermogen Prognose eigen en vreemd vermogen Verwacht Eigen Vermogen Verwacht Vreemd Vermogen

1-1-2027 31-12-2027 € 378.000 € 363.000 € € -

Bovenstaande cijfers geven een prognose weer van het verwachte eigen en vreemd vermogen per balansdatum.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

30

Bijlage II Meerjarenbegroting

2027

2028

2029

2030

Meerjarenoverzicht Baten Structurele baten Opbrengst DVO's Overige opbrengsten Totaal baten

3.067.300 3.168.646 522.800 583.256 535.000 545.700 4.125.100 4.297.602

3.247.019 3.311.959 669.921 783.320 556.614 567.746 4.473.554 4.663.025

Lasten Personele lasten Directe lasten Indirecte lasten Totaal lasten

3.025.000 3.165.500 336.500 393.230 798.600 814.572 4.160.100 4.373.302

3.278.810 3.401.428 401.095 434.116 830.863 857.481 4.510.768 4.693.025

Diverse baten en lasten

20.000

20.000

20.000

20.000

Saldo van baten en lasten

-15.000

-55.700

-17.214

-10.000

Onttrekking en toevoeging voorz&reserves

15.000

55.700

17.214

10.000

0

0

0

0

Resultaat

Bovenstaande cijfers geven een financiële prognose voor de periode 2027-2030. In de prognose is rekening gehouden met loon- en prijsontwikkelingen. Hiervoor is gerekend met 2% voor personeelskosten en 2% voor de overige kosten. Voor de structurele baten en dienstverleningsovereenkomsten is eveneens rekening gehouden met 2% indexering. Daarnaast is rekening gehouden met de aansluiting van een aantal overheden en organisaties op het e-depot. Hier staan personele en directe materiële kosten tegenover. De uitwerking van de strategische visie in het project Archiefexpert vergt extra kosten en investeringen. Hiervoor is de voorziening Transitiegelden bestemd en de bestemmingsreserve Doorontwikkeling Drents Archief. De prognose laat zien dat het resultaat bij ongewijzigd beleid de komende jaren neutraal blijft.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

31