Ontwerpbegroting 2027

Bijlage 7

Ontwerp Begroting 2027

Gisteren bewaard, morgen verteld

Assen, 23-3-2026 Versie 1.0

Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................2 2. Algemene ontwikkelingen voor 2027 ...................................................................................3 2.1 Organisatorische ontwikkelingen ...................................................................................3 2.2 Ontwikkelingen wettelijke archieffunctie ......................................................................3 2.3 Ontwikkelingen erfgoedfunctie ......................................................................................4 3. Onze visie, missie, kernwaarden en doelen .........................................................................5 3.1 Visie.................................................................................................................................5 3.2 Missie ..............................................................................................................................5 3.3 Kernwaarden ..................................................................................................................5 3.4 Kerndoelen .....................................................................................................................5 4.

Doelstellingen voor 2027 ......................................................................................................7 4.1 Dienstverlening ...............................................................................................................7 4.2 Kennisdeling..................................................................................................................11 5. Paragrafen ..........................................................................................................................14 5.1. Bedrijfsvoering.............................................................................................................14 5.2 Huisvesting/Gebouw ....................................................................................................15 5.3 IT - ICT ...........................................................................................................................15 5.4 Informatie – Kwaliteit ...................................................................................................16 5.5. Financiële positie .........................................................................................................16 5.6. Verbonden partijen .....................................................................................................19 6.

Financiële begroting ...........................................................................................................20 6.1 Overzicht van baten en lasten ......................................................................................21 6.2 Toelichting baten en lasten ..........................................................................................22 7. Verklaring Algemeen Bestuur .............................................................................................29 Bijlage I ...................................................................................................................................30 Bijlage II ..................................................................................................................................31

Begroting 2027 RHC Drents Archief

1

1. Inleiding Het begrotingsjaar 2027 is het derde jaar binnen het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 met als titel Gisteren bewaard, morgen verteld. In het voorliggende document worden de activiteiten geschetst die voortkomen uit onze strategische visie in samenhang met de financiële consequenties hiervan voor de begroting, gevolgd door een toelichting op deze cijfers. Volgens artikel 67a van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR 2022) wordt voor elk begrotingsjaar een kadernota (de ‘algemene financiële en beleidsmatige kaders’) opgesteld en vervolgens een ontwerp voor de begroting met toelichting. Omdat de kadernota uiterlijk 30 april en de ontwerpbegroting uiterlijk begin mei moeten worden aangeleverd en de stukken feitelijk in elkaars verlengde liggen is in 2016 in het bestuur besloten om deze stukken te integreren in de ontwerpbegroting en deze jaarlijks vóór 15 april aan te leveren. De Ontwerp-Begroting 2027 is binnen de kaders van onze Strategische Visie 2025-2028 door het Dagelijks Bestuur van het Drents Archief opgesteld en wordt conform artikel 68 van de WGR 2022 voorgelegd aan de raden van de gemeenten Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld, Emmen en aan het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta. De raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap kunnen binnen twaalf weken reageren op de inhoud van de ontwerp-begroting.

Het dagelijks bestuur van het Drents Archief stelt de gemeenteraad van Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld, Emmen en het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Vervolgens wordt de begroting door het Algemeen Bestuur van het Drents Archief vastgesteld, waarna de begroting vóór 15 september aan de raden van de gemeenten Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld en Emmen, aan het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta en aan gedeputeerde staten van Drenthe wordt toegezonden.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

2

2. Algemene ontwikkelingen voor 2027 2.1 Organisatorische ontwikkelingen Na een aanloop van 8,5 jaar treedt het Rijk per 1-1-2027 uit de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Drents Archief en wordt een nieuwe GR van kracht. Dat moment is aangegrepen om ook weer enkele nieuwe gemeenten te laten deelnemen in de regeling, te weten Borger-Odoorn, Aa en Hunze en Meppel. Ten tijde van het schrijven van deze begroting beraden ook Hoogeveen en De Wolden zich nog op toetreding. Naarmate het aantal deelnemers in onze GR toeneemt, neemt ook de dienstverlening toe en daarmee de behoefte aan extra medewerkers. Conform de strategische visie voor de jaren 20252028 profileert het Drents Archief zich als archiefexpert, wat resulteert in enerzijds een uitgebreide dienstverlening aan (overheids)organisaties en anderzijds in het delen van onze kennis met een breed publiek. Om deze kerndoelen Dienstverlening en Kennisdeling te kunnen realiseren, moeten we investeren in onze kennis, kunde en capaciteit. Het vinden van voldoende en geschikte medewerkers is een uitdaging in de huidige krappe arbeidsmarkt. Vanaf 2012 was het Drents Archief vooral gericht op publieksbereik.

Om aan onze huidige doelstelling van archiefexpert te kunnen voldoen moet onze organisatie worden omgevormd tot een toonaangevend kenniscentrum op het gebied van archiefbeheer, preservering en ontsluiting van bronnen dat zijn informatie voor een breed publiek bewaart en openstelt. Om dit te realiseren werken we aan informatiebeheer, interne kwaliteit, dienstverlening, human resource management, gebouw & huisvesting en marketing & communicatie. Dit krijgt vorm in een organisatiebreed project onder de noemer Archiefexpert, dat loopt van 2026 tot en met 2030. De onderdelen waar we in dit project aan werken zijn niet nieuw of onverwacht, maar vanwege urgentie, complexiteit en onderlinge afhankelijkheid is besloten dit in projectvorm uit te voeren. De ambities van het Drents Archief als archiefexpert zijn hoog, maar moeten binnen de beschikbare middelen wel haalbaar zijn. Dat betekent dat prioriteiten gesteld en/of keuzes gemaakt moeten worden en dat sommige taken of activiteiten die we van oudsher standaard uitvoerden, tijdelijk niet of in mindere mate worden uitgevoerd.

2.2 Ontwikkelingen wettelijke archieffunctie Per 1-1-2027 wordt de nieuwe Archiefwet van kracht. De nieuwe wet past de regels voor openbaarheid van archieven aan en breidt het toezicht op archiefbeheer uit. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten een archivaris aanstellen om goed beheer te waarborgen. Diverse Drentse gemeenten maken om die reden gebruik van onze archivaris, in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of binnen de GR als taakoverdracht. Daarnaast is specifieker omschreven waar Gemeenschappelijke Regelingen en andere samenwerkingsverbanden aan moeten voldoen ten aanzien van archiefbeheer. Onderdeel daarvan is ook dat de archivaris van de aangewezen archiefdienst toezicht houdt op het informatiebeheer van de Gemeenschappelijke Regeling. Ook samenwerkingsverbanden worden verplicht iets af te spreken over toezicht. Dit betekent een potentiële uitbreiding van het aantal organisaties dat de archivaristaak afneemt. De nieuwe Archiefwet regelt dat documenten al na tien jaar, in plaats van nu twintig jaar, naar een archiefdienst worden overgebracht, waardoor ze ook eerder openbaar worden gemaakt. Begroting 2027 RHC Drents Archief

3

Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een (digitaal) archief. De nieuwe overbrengingstermijn gaat niet met terugwerkende kracht in en blijft daardoor behapbaar voor archiefinstellingen. Door de verkorting van de overbrengingstermijn zullen meer dossiers een beperking in de openbaarheid krijgen bij overbrenging. Te zijner tijd wordt daarom wel een verhoging van het aantal ontheffingsverzoeken verwacht. Naar aanleiding van de ophef over de online openbaarmaking van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) eind 2024 wordt in de nieuwe Archiefwet ook een wettelijke grondslag gecreëerd voor de verwerking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens bij onderzoek in beperkt openbare archieven.

2.3 Ontwikkelingen erfgoedfunctie In 2005 publiceerde de Raad van Europa het verdrag ‘De waarde van cultureel erfgoed voor de samenleving’, kortweg het Verdrag van Faro. Dit verdrag werd in januari 2024 ondertekend door Nederland. Een belangrijk moment waarmee het Faro-gedachtegoed een prominente plek kreeg in het erfgoedveld. De bedoeling van het Verdrag is dat de mensen en hun blik op het verleden meer centraal komen te staan. Het draait dan om erfgoedparticipatie: de verbinding tussen erfgoed, mens en samenleving. Als dynamisch erfgoedcentrum wil het Drents Archief die verbinding versterken; we delen kennis over, verrijken, verbinden en inspireren met het Drentse erfgoed dat in onze depots ligt opgeslagen. Het Drents Archief als archiefexpert bewaart, beheert en ontsluit erfgoed en informatie met blijvende waarde voor de regio. Het wil een expert zijn in het verleden, en expert als gids voor de toekomst. Wat gisteren is bewaard, wordt morgen verteld. Ons erfgoedplatform geheugenvandrenthe.nl vormt daarbij een belangrijke basis. Uiteindelijk moet dit de raadpleegschil worden waar informatiestromen over verleden, heden en toekomst van Drenthe samenkomen. Waar onze eigen collecties en die van anderen, zoals historische verenigingen, maar ook musea, geraadpleegd kunnen worden.

En waar informatie van zorgdragers wordt gepubliceerd zoals bouwdossiers, videotulen van raadsvergaderingen, etc. Daarmee wordt het Drents Archief de organisatie waar kennis en informatie die mensen verder helpt, altijd beschikbaar is. Een archief als open bron van betrouwbare informatie. In Drenthe is er, anders dan in andere provincies, geen erfgoedhuis dat een centrale en verbindende positie heeft voor alle provinciale erfgoedinstellingen. Via onze (bestuurlijke) deelname in de Organisatie Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland (OPEN) kunnen we daar toch een rol in spelen. Via OPEN zijn we aangehaakt op landelijke erfgoedprojecten, waardoor we o.a. gebruik kunnen maken van subsidies voor erfgoedparticipatie en deskundigheidsbevordering. Deze zetten we in voor het samenwerken met en faciliteren van onder andere historische verenigingen, vrijwilligers en burgers. Om beter gebruik te kunnen maken van landelijke beschikbare middelen is een provinciale (digitale) erfgoedstrategie nodig en noodzakelijk. Daarvoor doen wij een beroep op de provincie.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

4

3. Onze visie, missie, kernwaarden en doelen 3.1 Visie In een wereld waarin informatie steeds belangrijker en digitaler wordt en er tegelijkertijd groeiende behoefte is aan betrouwbare informatie, zijn archieven van onschatbare waarde voor de samenleving. Archieven vertellen over iedereen: in verleden, heden en toekomst. Ze dragen bij aan burgerschap en sociale cohesie in de samenleving.

3.2 Missie Het Drents Archief vormt, behoudt en ontsluit archieven, omdat authentieke bronnen toegang geven tot het verleden en context geven aan het heden. Wij zorgen voor toegankelijkheid van dat waardevolle erfgoed voor huidige en toekomstige generaties. Wij beheren niet alleen een opslagplaats van bewijsmateriaal, verhalen en herinneringen, maar delen ook informatie die de rechtszekerheid bevordert en die licht werpt op persoonlijke en gedeelde geschiedenissen van en in Drenthe. Als laagdrempelig kenniscentrum voorzien wij (overheids)organisaties van hoogwaardige diensten en expertise op archiefgebied.

3.3 Kernwaarden De kernwaarden van het Drents Archief zijn authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid. Archieven zijn de getuigenissen van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen en vormen de weerspiegeling van de samenleving. Ze bieden context en zijn van belang voor een transparante en op democratische beginselen gestoelde overheid. Door de digitale ontwikkelingen is de blik van burgers op de wereld verruimd. Tegelijkertijd wordt steeds nadrukkelijker gezocht naar connectie met het lokale, regionale en nationale verleden. Historische informatie over de woonomgeving ondersteunt de vorming van de eigen identiteit van burgers. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving.

3.4 Kerndoelen Drents Archief profileert zich als archiefexpert, wat enerzijds resulteert in een uitgebreide dienstverlening aan (overheids)organisaties en anderzijds in het delen van onze kennis aan een breed publiek. Het Drents Archief is een toonaangevend kenniscentrum op het gebied van archiefbeheer, preservering en ontsluiting voor een breed publiek. We zijn een professionele en vakbekwame organisatie die partners ontzorgt en hoogwaardige dienstverlening levert. De rol van archiefexpert past in de actuele ontwikkeling van het archief als nutsvoorziening voor (overheids)organisaties. Met deze metafoor wordt bedoeld dat archiefinstellingen in het digitale domein kunnen veranderen van een centrale (opslag en beheer) naar een verdeelstation (het verdelen en distribueren van informatie). Het belangrijkste verschil met de huidige rol is dat we uitgaan van een kanteling van het heersende perspectief: niet het materiaal, maar de behoeftes van de gebruiker staan voorop. En die gebruiker heeft behoefte aan betrouwbare informatie. Het Begroting 2027 RHC Drents Archief

5

maakt de gebruiker niet uit of die informatie wordt gepresenteerd vanuit het regime van de Archiefwet of vanuit bijv. De Wet open overheid. En ook niet of het gecreëerd is door een overheidsorganisatie of een particuliere archiefvormer. ➢ De gebruiker wil vinden, wil verbindingen zien, en wil zoveel mogelijk gecentraliseerd informatie in samenhang kunnen bevragen en gebruiken. ➢ Het archief als nutsvoorziening wil zeggen dat het archief wordt ingezet als centrale plek voor het faciliteren van alle vormen van gebruik en hergebruik van historische en actuele informatie. Het verbindende thema is duurzame toegankelijkheid van informatie.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

6

4. Doelstellingen voor 2027 4.1 Dienstverlening Door het zorgvuldig bewaren en beschikbaar stellen van overheidsinformatie en andere belangrijke informatiebronnen geven wij invulling aan de wettelijke taak om de overgebrachte archieven van onze GR-partners, de gemeenten Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld, Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Meppel, Waterschap Drents Overijsselse Delta en mogelijk ook Hoogeveen en De Wolden te beheren. Hetzelfde geldt voor organisaties die middels een dienstverleningsovereenkomst diensten van ons afnemen, zoals de provincie, de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Drenthe (GGD), de Veiligheidsregio Drenthe (VRD), het Werkplein Drentsche Aa (WPDA) en de Twentse gemeenten Enschede/Losser, Twenterand, Almelo, de Omgevingsdienst Twente en, naar verwachting, Oldenzaal en Hellendoorn. Met advies, begeleiding en toegang tot het e-depot ondersteunen wij lagere overheden bij de verbetering van hun informatiehuishouding, zodat de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven geborgd wordt.

4.1.1. Dienstverlening aan GR-partners Het Drents Archief levert vanuit de GR aan diverse lokale overheden diensten. Voor de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Meppel, Midden-Drenthe, Tynaarlo, Westerveld (en mogelijk Hoogeveen en De Wolden) en het Waterschap Drents Overijsselse Delta beheert het Drents Archief de archiefbewaarplaats en levert het de archivaristaak. Het Drents Archief begeleidt deze overheden bij het overbrengen van analoog archief en digitaal archief (e-depot). En door de archivaris van het Drents Archief wordt het toezicht op het beheer van de (nog) niet-overgebrachte archieven uitgevoerd. Aanvullend op deze diensten worden door het Drents Archief voor de gemeente Assen en MiddenDrenthe particulieren archieven verworven die van historische waarde zijn (acquisitie). En voor de gemeente Midden-Drenthe worden lesprogramma’s verzorgd waarin leerlingen kennismaken met de historie van hun directe omgeving (educatie). Het Drents Archief begeleidt de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn bij het overbrengen en beheren van het digitaal archief (e-depot). Maar het Drents Archief levert aan deze gemeenten niet de archivaristaak.

4.1.2 Dienstverlening aan andere overheidsinstellingen Rijk In 2027 treedt het Rijk als partner uit de GR; de rijksarchieftaak blijft gedelegeerd aan het Drents Archief. Dit betreft beheer en ontsluiting van de (omvangrijke) analoge en deels gedigitaliseerde collectie. De permanent te bewaren archieven van rijksinstellingen die in de provincie gevestigd zijn en waarvan de taken een regionaal karakter hebben, worden overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats. De overbrenging hoeft niet eerder plaats te vinden dan na tien jaar (met ingang van de nieuwe Archiefwet, beoogd per 1-1-2027). Hierdoor valt ook de komende jaren nog 300-500m1 papieren archieven van rijksinstellingen te verwachten. Het einde van het papieren tijdperk komt echter bij verschillende rijksinstellingen langzaam maar zeker in zicht. De digitale

Begroting 2027 RHC Drents Archief

7

archieven worden straks niet bij het Drents Archief ondergebracht, maar vallen onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief. De archivaris van het Drents Archief is met ingang van de nieuwe Archiefwet geen rijksarchivaris meer; die functie blijft behouden aan uitsluitend de algemeen rijksarchivaris/directeur van het Nationaal Archief. Dit betekent onder andere dat het Drents Archief niet langer als rijksarchivaris kan acquireren. Niet al het te acquireren archief valt logischerwijs onder één van de GR partners (gemeenten of waterschap); in die gevallen zou de acquisitie als provinciaal archief moeten worden verworven. Hierover worden verkennende gesprekken met de provinciearchivaris gevoerd. ➢ Voor het analoge deel van de rijkscollectie is inzichtelijk welke aandachtspunten er zijn met betrekking tot de materiële staat. Voor overbrenging van papieren rijkscollecties naar de archiefbewaarplaats in Drenthe zijn we afhankelijk van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en de ministeries. ➢ We plaatsen archieven van de rijkscollectie in het depot van het Nationaal Archief in Emmen wanneer dat kan. Vooral gedigitaliseerde archieven komen hiervoor in aanmerking. De ruimte die we winnen met overbrenging van rijksarchief naar Emmen, gebruiken we voor collecties die in het Drents Archief juist fysiek ter inzage gegeven kunnen worden.

➢ Conform de termijnen uit het acquisitiebeleid maken we in 2027 particuliere acquisities binnen 12 maanden toegankelijk voor publiek. ➢ We hebben voor 2027 nog geen verzoeken voor overbrenging gekregen. Provincie Drenthe Het Drents Archief beheert op basis van een DVO namens de provinciearchivaris de overgebrachte archieven van de provincie Drenthe. Begin 2025 is een nieuwe DVO afgesloten voor de periode 2025-2028. Daarin zijn afspraken gemaakt over beheer, dienstverlening en e-depot, alsmede over acquisitie van particuliere archieven. Over het beheer vindt afstemming plaats tussen de provinciearchivaris en de archivaris van het Drents Archief. De provincie levert de over te brengen archieven in de wettelijk vereiste goede, geordende en toegankelijke staat aan bij het Drents Archief. Op basis van afspraken wordt jaarlijks een gedeelte van de archieven materieel verzorgd om behoud van het materiaal te waarborgen. Deze verzorging bestaat voornamelijk uit het schoon maken of houden en ompakken in zuurvrije dozen. Voor wat betreft dienstverlening stabiliseert het aantal aanvragen en bezoekers; in 2027 verwachten we circa 400 aanvragen om een provinciaal document in te zien. ➢ In 2027 verzorgen we het provinciaal archief.

Dit houdt in dat – op basis van afspraken die we met de provinciearchivaris hebben gemaakt – een deel van de collectie voorzien wordt van nieuwe dozen en omslagen. Onze afdeling Behoud draagt hiervoor zorg. ➢ In 2027 maakt de provincie gebruik van ons e-depot. Er zullen videotulen (periode 2008-2016) worden overgebracht en een deel van de negatieven in het archief van de provinciale fotograaf zal vanwege verregaande verzuring worden overgezet in digitale versies (ex artikel 14 Archiefregeling). Deze vervangende versies worden ter preservering opgenomen in het edepot. Twentse overheden Behalve in Drenthe levert het Drents Archief ook e-depot diensten aan enkele overheidsorganisaties in Twente, vanwege het (oorspronkelijk) ontbreken van een e-depot bij het RHC van Overijssel.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

8

Drents Archief voert vanaf maart 2025 voor de gemeenten Enschede/Losser, Twenterand en de Omgevingsdienst Twente een tweejarige pilot uit waarin diverse e-depot aansluittrajecten worden onderzocht. Naar verwachting worden deze daarna gecontinueerd in een nader te formuleren regeling. Daarnaast verwachten we dat Almelo, maar wellicht ook Hellendoorn en Oldenzaal onze e-depot dienstverlening in 2027 willen gaan afnemen. Samenwerkende bestuursorganen Behalve aan gemeenten, provincie en waterschap levert het Drents Archief ook diensten aan samenwerkende bestuursorganen, zoals de gemeenschappelijke regelingen GGD/VRD en WPDA. Voor deze organisaties voeren wij de archivaristaak uit.

4.1.3 Collectiebeheer Foto- en filmarchief Het foto- en filmarchief vormt een onderdeel van zowel onze rijks-, provinciale, als particuliere archieven dat vaak het meest tot de verbeelding van onze klanten spreekt. Met een kwart miljoen foto’s op onze beeldbank behoort het Drents Archief tot de koplopers van de Nederlandse archieven. Ook in 2027 gaan we ons foto- en filmarchief verder uitbreiden. Dit doen we op verschillende manieren: ➢ door nieuwe collecties te verwerven; ➢ door onze vrijwilligers archieven te laten beschrijven en digitaliseren waardoor er meer foto's en films toegankelijk worden gemaakt; ➢ door samen te werken met de verschillende historische verenigingen die hun collecties door digitalisering beschikbaar stellen via de beeldbank. Om historische films en geluidsopnames te kunnen blijven digitaliseren moet stelselmatig en regelmatig onderhoud worden gepleegd op het machinepark. Dit bestaat uit diverse vintage machines, die door het gebruik slijtage vertonen. Onderhoud is daarom noodzakelijk zodat de kwaliteit van digitalisering behouden blijft. Voor het optimaal conserveren van onze foto- en filmcollectie zouden we idealiter beschikken over een koude-depot. Onderzocht wordt of in onze huidige depots hiervoor een ruimte kan worden ingericht.

Particulier archief Om het verhaal van Drenthe ook in de toekomst te kunnen vertellen is het belangrijk naast de wettelijk te bewaren overheidsarchieven ook particuliere archieven te verwerven, toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen. Met onze collectie proberen we een goede afspiegeling van de archieven van de Drentse samenleving te vormen. Hiertoe is in 2023 een acquisitieprofiel opgesteld onder de noemer Drenthe vatten in de tijd. Hierin hebben we vastgesteld welke ‘witte vlekken’ we in onze collectie hebben en welke bronnen we daarom bij voorkeur acquireren om het Verhaal van Drenthe compleet te maken. Daarnaast hebben we onszelf termijnen opgelegd waarbinnen een geacquireerd archief ontsloten zou moeten zijn voor het publiek. Het acquisitieprofiel alsmede de haalbaarheid om binnen een jaar een nieuw archief te ontsluiten, wordt jaarlijks geëvalueerd. In de meeste gevallen worden particuliere archieven spontaan aangeboden en is het moeilijk in te schatten welke en hoeveel particuliere archieven kunnen worden geacquireerd.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

9

Depotbeheer In het kader van ‘collectie op orde’ zullen in 2027 de laatste pallets met krantenleggers gefaseerd vanuit de opslag in Scheemda worden gehaald. Per keer zal worden bekeken of het materiaal al gedigitaliseerd is en aan de hand daarvan kan besloten worden de krantenleggers naar het Nationaal Archief in Emmen te verhuizen. Wanneer dat het geval is zullen de krantenleggers door de medewerkers Behoud naar behoren moeten worden verpakt. Hetzelfde zal naar verwachting gelden voor de kadasterboeken. Ook andere archieven die al gedigitaliseerd zijn zoals de vonnissen van de arrondissementsrechtbank Assen en het burgerlijke stand archief, staan gepland om in 2027 verhuisd te worden naar het depot in Emmen. De overbrenging naar Emmen is belangrijk om ruimte te creëren in het depot in Assen voor stukken die veelvuldig door het publiek worden opgevraagd. Het Drents Archief maakt al enige jaren gebruik van de mogelijkheid om rijksarchieven te laten inscannen (Digitale Taken Rijksarchief – DTR). Afhankelijk van wanneer de scanstraat bij het Nationaal Archief in Emmen gereed is en of tranche 10 van de DTR in 2026 voltooid is, zal in 2027 tranche 11 voltooid kunnen worden. Nog onbekend is welk archief dit zal zijn, vermoedelijk meer materiaal van de Maatschappij van Weldadigheid.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

10

4.2 Kennisdeling Behalve in de dienstverlening aan (overheids)organisaties komt de rol van archiefexpert ook tot uiting in onze kennisdeling aan een breed publiek. De - soms eeuwenoude, soms recentere bronnen in onze eigen collectie vormen daarvoor de basis. Zowel personen (burgers, onderzoekers) als organisaties (erfgoed- en culturele instellingen, media, etc.) kunnen bij ons terecht: fysiek in onze Digilounge en Studiezaal, digitaal via onze online databases. We faciliteren anderen in hun onderzoek in onze bronnen, we informeren over het Drentse erfgoed en vertellen het Verhaal van Drenthe aan een breed publiek.

Collectiebeheer Onze collectie vormt de basis van onze organisatie. Een van de belangrijkste werkprocessen binnen het Drents Archief is het toegankelijk maken van archieven voor bezoekers, zowel online als fysiek. Een archief dat we binnenkrijgen ondergaat een proces van opneming in de collectie. Dit behelst zowel het selecteren van te bewaren stukken als het beschrijven en de materiële verzorging ervan. Voor het beheer van onze collectie zijn tot dusver verschillende archiefbeheersystemen in gebruik: voor kastplaatsregistratie in onze analoge depots, voor foto’s, film, audio, genealogie, Geheugen van Drenthe en voor digitale archieven (e-depot). Deze systemen hebben elk hun eigen inrichting, bediening en beheer. Medewerkers hanteren diverse werkprocessen en gebruikers ervaren drempels doordat ze via verschillende databases hun informatie moeten zoeken. De kracht van een samenhangende digitale infrastructuur blijft hierdoor onbenut. Bovendien zijn sommige systemen verouderd en voldoet geen van de collectiebeheersystemen aan alle eisen van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) of linked open data-principes, waardoor ze niet koppelbaar zijn aan andere collecties. Om een duurzame en toekomstbestendige informatievoorziening te creëren, richten we ons op het éénketendenken: alle processen rondom onze collecties verlopen logisch en samenhangend in één doorlopende keten.

Dit betekent dat systemen en processen naadloos op elkaar aansluiten en op een eenduidige manier beheerd kunnen worden door onze mensen. In 2027 zetten we binnen het project Archiefexpert stappen om dit te bereiken. Online diensten en social media Via de in 2026 vernieuwde website van het Drents Archief zijn de toegangen naar onze databases te vinden. Voortdurende digitalisering van de bronnen zorgt voor steeds betere ontsluiting en doorzoekbaarheid. Het Drents Archief is al jaren heel goed zichtbaar op social media en verheugt zich in een steeds groter bereik. Vooral onze berichten op Facebook en inhoudelijke blogs over bijvoorbeeld onderzoeken die we uitvoeren scoren goed. ➢ In 2027 handhaven we onze zichtbaarheid op social media ➢ Op Openbaarheidsdag (de eerste dag van het nieuwe jaar) presenteren we online alle openbare akten van de burgerlijke stand voorzien van metadata ➢ Op het (in 2025 geheel vernieuwde) erfgoedplatform geheugenvandrenthe.nl worden steeds meer gedigitaliseerde tijdschriften van Drentse historische verenigingen geplaatst. Hierdoor wordt deze, soms heel regionale geschiedenis, beter doorzoekbaar gemaakt voor onderzoekers.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

11

Individuele dienstverlening In het Drents Archief begeleiden we individuele bezoekers bij historisch en genealogisch onderzoek en bij het opvragen van bouwdossiers. Met de begeleiding van onderzoekers in hun zoektocht naar het eigen verleden vervult het Drents Archief een maatschappelijke rol. Het vinden van antwoorden op vragen zoals: ‘Waar kom ik vandaan, wie waren mijn voorouders en wat was hun rol in de geschiedenis?’ kunnen houvast bieden in het leven. We merken dat met name bij de mensen die onderzoek doen naar het oorlogsverleden van hun familie en bij Drenten met roots buiten Nederland, zoals Drenten met Molukse voorouders. Het omvangrijke archief van de Maatschappij van Weldadigheid blijft daarnaast één van de meest geraadpleegde bronnen door mensen uit heel Nederland die willen weten of een voorouder in één van de koloniën heeft geleefd. ➢ De drempel voor het doen van onderzoek houden we zo laag mogelijk. Dit doen we onder andere door handvaten en onderzoeksgidsen aan te bieden voor het doen van onderzoek; ➢ We faciliteren onderzoekers door workshops aan te bieden op specifieke onderzoeksthema’s zoals kadaster, genealogie, bewoningsgeschiedenis, de Tweede Wereldoorlog; ➢ We waarborgen de toegankelijkheid van onze kennis en informatie voor verschillende doelgroepen, inclusief mensen met diverse achtergronden en behoeften.

Publieksactiviteiten Het Drents Archief organiseert publieksactiviteiten om op basis van onze collectie het verhaal van Drenthe te vertellen. Verhalen uit het verleden die raakvlakken hebben met onze huidige maatschappij zijn belangrijk voor de identiteit van alle inwoners van Drenthe. Daarmee vervult het Drents Archief een maatschappelijke taak. Bij de keuze van onze publieksactiviteiten leggen we de focus op de vraag of de activiteit leidt tot of het gevolg is van een nieuwe ontsluiting van een deel van onze collectie. Dat betekent dat publieksactiviteiten bijdragen aan de toegankelijkheid van een groeiend deel van onze bronnen. Ook in 2027 werken we samen met (erfgoed)partners uit de provincie. Wij faciliteren andere organisaties om met behulp van onze bronnen een project uit te voeren, een evenement te organiseren of een presentatie te geven. Publieksactiviteiten die in 2027 zullen worden aangeboden zijn: ➢ Dag van de Drentse Familiegeschiedenis rondom een actueel onderdeel of ontsluiting van onze collectie; ➢ Activiteiten in het kader van 4-5 mei; ➢ Activiteiten in het kader van de Maand van de Geschiedenis, eveneens gebaseerd op (een ontsluiting van) onze collectie; ➢ Activiteiten ten behoeve van Oktober Kindermaand; ➢ Activiteiten m.b.t. de Koloniën van Weldadigheid, i.s.m.

Proefkolonie en Gevangenismuseum; ➢ Facilitering (gebruikmaking van onze bronnen en kennis/expertise) bij activiteiten van erfgoeden/of culturele partners in Drenthe. Educatie Het Drents Archief biedt voor het basis- en voortgezet onderwijs in Drenthe een divers educatief aanbod aan. ➢ Om bij te dragen aan cultuureducatie met kwaliteit werken wij samen met verschillende partners, zoals Stichting Kunst & Cultuur (Culturele Mobiliteit) en ICO (Cultuurmenu). ➢ Ook bij ons educatieve aanbod geldt dat onze collectie van Drentse bronnen leidend is voor de keuze van te ontwikkelen lessen.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

12

Geheugen van Drenthe Het erfgoedplatform geheugenvandrenthe.nl wordt uiteindelijk dé toegangspoort tot informatie uit en over Drenthe. Het faciliteert de toegang tot: ➢ het e-depot, dat het Drents Archief faciliteert voor zorgdragers; ➢ de eigen (digitale en gedigitaliseerde) collecties van het Drents Archief, zoals foto’s, film, genealogie, inventarissen, etc.; ➢ collecties van historische verenigingen in Drenthe; ➢ en collecties van Drentse musea en andere erfgoedpartners. Door deze bronnen samen te brengen ontstaat voor de eindgebruiker één herkenbare plek waar zoveel mogelijk collecties over en van de hele provincie geraadpleegd kunnen worden. Daarmee biedt geheugenvandrenthe.nl context, samenhang en overzicht, zonder dat de diversiteit aan bronnen en beheervormen verloren gaat. En het versterkt niet alleen de dienstverlening aan gebruikers, maar ook de samenwerking met partners en zorgdragers. Na oplevering van een kennisbank in 2026, waarin informatie, handleidingen, procedures, veelgestelde vragen en best practices zijn opgeslagen, werken we in 2027 aan de servicedesk. De servicedesk is het centrale aanspreekpunt voor alle erfgoedinstellingen die vragen hebben of ondersteuning nodig hebben bij het gebruik van het Geheugen van Drenthe. De servicedesk behandelt incidenten, vragen en verzoeken en biedt ondersteuning op zowel functioneel als operationeel niveau.

De servicedesk fungeert als eerstelijns helpdesk, met de mogelijkheid tot doorverwijzing naar tweede- of derdelijns ondersteuning bij complexere vraagstukken. Door opname van het Drents Poparchief in het Geheugen van Drenthe en het organiseren van publieksactiviteiten daaromheen, brengen we het erfgoedplatform nogmaals onder de aandacht van het brede publiek.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

13

5. Paragrafen 5.1. Bedrijfsvoering Personeel en organisatie In 2027 blijft de focus liggen op een wendbare, toekomstbestendige en efficiënte organisatie die de strategische doelstellingen optimaal ondersteunt. De personeelsbegroting is gebaseerd op het behouden van kwaliteit en continuïteit, met gerichte aandacht voor ontwikkeling, digitalisering en duurzame inzetbaarheid. De formatie bedraagt in 2027 31,9 fte/42 medewerkers en ca. 40 vrijwilligers. Uitbreiding van de formatie vindt plaats wanneer dit bijdraagt aan innovatie of het uitbreiden van de dienstverlening. Bij vervanging als gevolg van natuurlijk verloop wordt niet automatisch uitgegaan van een één op één herbezetting. Elke vrijkomende vacature is een moment om kritisch te beoordelen welke personeelsbehoefte bijdraagt aan de uitvoering van onze strategische visie. Naast het borgen van de continuïteit in dienstverlening wordt nadrukkelijk gekeken naar de competenties die noodzakelijk zijn om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen.

Personeel Formatie Tijdelijke inzet Aantal medewerkers Aantal vrijwilligers

Begroting 2027 31,9 1,3 42 40

Begroting 2026 31,1 1,8 40 35

Jaarrekening 2025 32,0 1,3 41 35

Het Drents Archief blijft inzetten op efficiëntere werkprocessen. Door slimme inzet van technologie en automatisering kan de beschikbare capaciteit beter worden benut voor kerntaken. Daar waar tijdelijk specialistische kennis nodig is, wordt beperkt gebruik gemaakt van externe inhuur. Dit gebeurt binnen duidelijke budgetkaders. Zo worden flexibiliteit en kostenbeheersing in balans gehouden. Om de kwaliteit en continuïteit van de organisatie te waarborgen, wordt blijvend geïnvesteerd in opleiding en kennisontwikkeling. Deze investeringen versterken zowel de individuele medewerker als de organisatie als geheel. Gezonde en gemotiveerde medewerkers zijn essentieel voor continuïteit. Daarom blijft in 2027 aandacht bestaan voor medewerkerstevredenheid. Preventieve maatregelen, coaching en (ontwikkel)gesprekken dragen bij aan het vergroten van betrokkenheid en werkplezier van medewerkers en het beperken van verzuim. Demografische ontwikkelingen begrenzen al jarenlang de beschikbaarheid van personeel. De arbeidsmarkt voor functies in de archief- en erfgoedsector is relatief klein en specialistisch. We blijven ons daarom bewust van de uitdagingen op de arbeidsmarkt. Als werkgever moeten wij ons onderscheiden en een aantrekkelijke en onderscheidende positie innemen. In onze arbeidsmarktcommunicatie benadrukken we onze kernwaarden: continue ontwikkeling en flexibiliteit.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

14

Het Drents Archief zet zich in voor een divers en inclusief personeelsbestand. We waarderen verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat deze bijdragen aan de innovatiekracht van onze organisatie. Er is ruimte voor medewerkers die via werkervaringsplaatsen, stages, re-integratietrajecten of leerwerktrajecten bij ons ervaring opdoen. Daarnaast zijn onze vrijwilligers onmisbaar. We hanteren een vrijwilligersbeleid, gericht op werving en binding. In verband met de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijk Regeling is het Drents Archief per 1 januari 2027 geen volger meer van de Cao Rijk.

5.2 Huisvesting/Gebouw Het huidige gebouw is in 2012 ingericht volgens het concept van Drents Archief 3.0, waarbij de nadruk lag op publieksbereik en het faciliteren van bezoekers. In de komende jaren verschuift de strategische focus van de organisatie naar het verder ontwikkelen van onze rol als archiefexpert. Dit betekent dat er meer nadruk komt te liggen op het beheer, de ontsluiting en het gebruik van de collectie. Deze strategische ontwikkeling heeft gevolgen voor de inrichting en het gebruik van het gebouw. Door de groei van de organisatie is het aantal medewerkers de afgelopen jaren toegenomen, waardoor op drukke dagen een tekort dreigt te ontstaan aan werkplekken en vergaderruimten. Om hierop in te spelen is een herinrichting van de bestaande ruimten noodzakelijk. Deze herinrichting, die onderdeel is van het project Archiefexpert, omvat onder meer aanpassingen aan de indeling van werkplekken, vergadervoorzieningen en ondersteunende faciliteiten. Daarnaast zullen mogelijk ook technische installaties en de inrichting van ruimten moeten worden aangepast om de nieuwe werkwijze optimaal te ondersteunen.

Naast deze ontwikkelopgave zijn er vanuit het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) ook reguliere onderhoudsinvesteringen voorzien voor 2027, zoals vervanging van de koeltechnische installaties (airconditioning) in de kantoorruimten en vervanging van het keukenblok in de pantry op de eerste verdieping. Met genoemde investeringen wordt zowel ingespeeld op de veranderende strategische koers van de organisatie als op het noodzakelijke onderhoud en de continuïteit van de gebouwvoorzieningen.

5.3 IT - ICT In 2022 is geïnvesteerd in dertig werkplekken die zijn ingericht om flexibel werken te ondersteunen in het kader van hybride werken. De hardwarecomponenten zijn naar verwachting in 2027 economisch afgeschreven en zullen dan vervangen moeten worden. Daarnaast wordt het centrale beheer van laptops en smartphones verder aangescherpt en ingericht in lijn met het geldende informatiebeveiligingsbeleid. Hiermee wordt beoogd de beveiliging, het beheer en de uniformiteit van de werkplekapparatuur verder te verbeteren.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

15

5.4 Informatie – Kwaliteit De informatiehuishouding dient te worden verbeterd. Daarom zijn we in 2026 gestart met een verbetertraject met duidelijke keuzes en vaste afspraken. Hier gaan we in 2027 mee door. In 2027 werken we verder aan een organisatie die informatie beter kan bewaren, terugvinden en sneller kan delen. Dat is nodig voor openbaarheid, dienstverlening en verantwoording. In 2026 is voor het eerst een informatiebeheerder aangesteld. In datzelfde jaar is een jaarplan informatiehuishouding en een Woo-proces vastgesteld. Ook is er een nulmeting gedaan van de informatiehuishouding, om de huidige situatie goed in beeld te brengen; dit is vastgelegd in een documentair structuurplan (DSP), oftewel een informatieplattegrond. De uitkomsten van deze nulmeting bepalen de prioriteiten voor acties in 2027.

5.5. Financiële positie De financiële positie in de begroting toont de financiële gezondheid en vermogenssituatie van een organisatie op een specifiek moment. Het bestaat primair uit de balans (bezittingen, schulden, eigen vermogen) en de winst-en-verliesrekening (resultaten). In deze paragraaf gaan we onder andere in op het weerstandsvermogen en de risicobeheersing van het Drents Archief. Het weerstandsvermogen geeft de relatie aan tussen de risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die een gemeenschappelijke regeling heeft om de niet begrote kosten op te vangen. Kengetallen zoals solvabiliteit bieden inzicht in het vermogen om aan verplichtingen te voldoen.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de relatie aan tussen de risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die een overheidsorganisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen. In de voorliggende begroting is geen ruimte opgenomen om tegenvallers op te kunnen vangen. Daarvoor beschikt het Drents Archief (per 2025) over een algemene reserve van € 159.665 en een bestemmingsreserve van € 159.516 voor Doorontwikkeling Drents Archief. Van deze bestemmingsreserve wordt in 2027 € 15.000 onttrokken. Risicobeleid Bij het Drents Archief is men zich bewust van mogelijke risico’s die gelopen worden. Via de planning- en control cyclus worden bij het opstellen van de tussentijdse rapportages eventuele risico’s per onderdeel in beeld gebracht. Ook worden maatregelen aangegeven om de risico’s zoveel mogelijk te kunnen verminderen of beheersen. Jaarlijks wordt er bij het opstellen van de jaarrekening een risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de risico’s worden geschat op impact en interne beheersing. Ook worden jaarlijks frauderisicofactoren besproken. Daarnaast worden bij de aansturing van alle (lopende) projecten de projectrisico’s met hun (financiële) consequenties in kaart gebracht en bewaakt. Risico’s in 2027 Onderstaande risico-inventarisatie bestaat uit een matrix met de inschatting van risicovolle ontwikkelingen en de interne beheersing daarvan.

De risico’s die in dit model worden benoemd zijn relevant voor het weerstandsvermogen en betreft met name strategische (financiële) risico’s. Deze zijn niet op een andere manier te ondervangen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering of het instellen van een voorziening) en kunnen een financieel nadelig gevolg hebben. Doen deze risico’s zich voor, dan dienen ze te worden opgevangen via het weerstandsvermogen.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

16

Hoog Risico

Weerbaarheid

IT veiligheid

Energiekosten

Laag Risico

Huisvesting

Goede interne beheersing

Mindere interne beheersing

Begroting 2027

Met de toename van dienstverlening, onder andere op het gebied van e-depot, aan onze partners en andere organisaties, neemt het belang van IT-veiligheid toe. We besteden meer aandacht aan de borging en beveiliging van onze informatie en die van anderen. Daarbij kijken we ook naar de leveranciers van onze systemen (vestigingsplaats/nationaliteit) alsmede naar waar onze informatie (in de cloud) is opgeslagen. Het risico is vooral tactisch van aard en betreft mogelijk misbruik van data van onszelf en onze klanten, manipulatie van systemen en gevaar van ontoegankelijkheid tot eigen data. De (interne) beheersbaarheid is middelgroot. Beperkende maatregelen betreffen vooral beveiliging, instructie aan en bewustwording door medewerkers inzake de risico’s op malware, ransomware, phishing, etc. Daarnaast oriënteren we ons op alternatieve systemen, zoals vervanging voor Microsoft, en cloud opslag in Nederland. Los van uitval van stroom of gas, moeten we voor 2027 ook rekening houden met hogere kosten voor energie. In verband met de oorlog in de Golf-regio worden op langere termijn schaarste en daarmee hogere brandstofprijzen verwacht. Dit financiële risico is moeilijk beheersbaar; omvang en duur zijn lastig in te schatten. Wanneer in 2027 de personeelsformatie doorgroeit, wordt ook de behoefte aan voldoende werken vergaderplekken urgenter.

Het operationele risico op onvoldoende huisvesting is dat interne samenwerking wordt bemoeilijkt, waardoor onze doelstellingen lastiger te realiseren zijn. Op die manier kan het zich uiteindelijk ontwikkelen tot een financieel risico. Om het risico op onvoldoende werkplekken in de toekomst te ondervangen vormt ‘Gebouw en huisvesting’ een belangrijk onderdeel in het project Archiefexpert. Aangezien het geen plotselinge ontwikkeling betreft, is dit risico vrij goed beheersbaar. Behalve aan digitale veiligheid, schenken we ook aandacht aan onze weerbaarheid in geval van hybride of fysieke calamiteiten, zoals langdurige uitval van stroom of gas, overstromingen, aardbevingen en dergelijke. Dit betreft vooral een operationeel risico, omdat het direct fysieke schade kan toebrengen aan het gebouw en/of onze collectie, of gevolgen kan hebben voor de inzet van ons personeel. De interne beheersbaarheid is redelijk. We houden het in 2026 opgeleverde Collectiehulpverleningsplan actueel en staan in contact met de Veiligheidsregio die hiervoor verantwoordelijk is. Tevens werken we scenario’s uit waarbij we vanwege stroomuitval niet meer bij onze digitale informatie kunnen.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

17

Financiering De wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) stelt regels voor het beheer van de treasury. De wet bevat normen voor het beheersen van risico’s op kort- en langlopende leningen. Decentrale overheden zijn verplicht dit onderwerp in de begroting en het jaarverslag op te nemen. Het vastgestelde treasurystatuut vormt de leidraad voor wat betreft het financieringsbeleid. In dit statuut zijn doelstellingen, richtlijnen en limieten opgenomen ten aanzien van het uitzetten en aantrekken van financieringsbehoeften. Ten aanzien van het risicoprofiel is de richtlijn opgenomen dat het Drents Archief alleen gelden uitzet bij Nederlandse overheden of financiële instellingen met tenminste een A-rating. De BNG Bank heeft een triple A-status. Bij deze bank zetten wij de eventueel overtallige middelen uit. Met de invoering van het schatkistbankieren dienen wij, net als alle andere lokale overheden, onze overtollige middelen (boven € 1.000.000) naar een gereserveerde rekening bij de BNG Bank over te boeken. Uit deze overtollige middelen voorziet het Rijk zich in een deel van haar financieringsbehoefte. Kasgeldlimiet en Renterisiconorm Een belangrijk uitgangspunt van de wet Fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Om een grens te stellen aan kortlopende financiering is in de wet Fido de kasgeldlimiet opgenomen.

De kasgeldlimiet wordt bepaald door het begrotingstotaal bij aanvang van het dienstjaar te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van 8,2%. De verwachting is dat we hier voor 2027 onder zullen blijven. Ook voor de renterisico’s van vaste schuld is in de Wet Fido een norm gesteld. Deze norm, de renterisiconorm, bedraagt 20% van het begrotingstotaal. Het doel van deze norm is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten, welke consequenties kunnen hebben voor de financiële positie. Tot op heden zijn we ruimschoots onder de norm gebleven. De verwachting is dat we ook voor 2027 hieronder zullen blijven. Europese Monetaire Unie (EMU)-saldo Het EMU-saldo geldt binnen de Europese Unie als een indicator om de gezondheid van de overheidsfinanciën te kunnen bepalen. Dit cijfer geeft aan of een overheid een overschot of een tekort heeft. Overheden moeten dit cijfer in hun begroting opnemen omdat het Rijk een verplichting heeft naar Europa (artikel 20 BBV). Het EMU-saldo van het Drents Archief is als volgt:

EMU-saldo

Begroting 2026 133.000

Begroting 2027 46.000

Begroting 2028 40.000

Kengetallen Het BBV schrijft voor dat in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing een verplichte basisset van vijf financiële kengetallen moet worden opgenomen, om inzicht te geven in de ontwikkeling van de financiële vermogenspositie. Deze kengetallen dient men in samenhang te zien, omdat een afzonderlijk kengetal niet zoveel zegt over de financiële positie. Hierna volgt een overzicht en beoordeling van de kengetallen. De kengetallen netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen, grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn specifiek voor gemeenten en niet van toepassing voor het Drents Archief.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

18

Financiële kengetallen netto schuldquote solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

Begroting 2027 -19,5% 11,0% 2,0%

Begroting 2026 -12,8% 13,0% 5,0%

Jaarrekening 2025 -29,4% 13,1% -6,3%

De netto schuld geeft het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen weer. Normaal gesproken ligt de netto schuldquote tussen 0 en 90% (landelijk gehanteerde richtlijn). Als de netto schuldquote tussen de 100 en 130% ligt, is de schuld hoog. Bij het Drents Archief is de netto schuldquote laag (negatief). Dit betekent dat ten opzichte van haar inkomsten het Drents Archief meer dan voldoende ruimte heeft om schulden aan te gaan. Het solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin men in staat is om aan de financiële verplichtingen te voldoen. Hierbij wordt het eigen vermogen (de algemene reserve) uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Hoe hoger het solvabiliteitsratio, hoe hoger de weerstand. Het ratio van het Drents Archief kent de afgelopen jaren een licht stijgende lijn. Voor 2027 is een ratio van 11% begroot. De meeste organisaties beschouwen een uitkomst van een solvabiliteit tussen de 25% en 40% als goed. Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten en onderscheid te maken tussen structureel en incidenteel. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen.

Wanneer de structurele exploitatieruimte negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter. Ook de structurele exploitatieruimte van het Drents Archief kent de afgelopen jaren een stijgende lijn. Dit heeft te maken met een toename van de structurele baten door meer deelnemers in de GR.

5.6. Verbonden partijen Als kenniscentrum stelt het Drents Archief zijn expertise ter beschikking aan initiatieven die op basis van vrijwillige inzet tot stand komen. Een overzicht van verbonden partijen, waarin alleen een bestuurlijk belang aanwezig is: • Stichting Vrienden van het Drents Archief (directeur is bestuurslid, Drents Archief is penningmeester); • Stichting De Milly van Heiden Reinestein (directeur is bestuurslid en medewerker is penningmeester); • Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak (directeur is voorzitter). Het Drents Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden. Daarnaast is de directeur bestuurslid van Stichting OPEN, het gezamenlijke platform van samenwerkende erfgoedhuizen in Nederland.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

19

6. Financiële begroting

Begroting 2027 RHC Drents Archief

20

6.1 Overzicht van baten en lasten

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Begroting 2027

Structurele baten Bijdrage partners Specifieke uitkeringen Opbrengst DVO's Subsidies Incidentele bijdragen

Begroting 2026

Realisatie 2025

867.900 2.199.400 522.800 397.700 0 3.987.800

2.723.906 0 634.165 430.944 0 3.789.015

2.605.289 0 423.681 366.645 332.422 3.728.037

34.000 83.300 20.000 137.300

40.500 115.850 0 156.350

81.881 155.174 0 237.055

4.125.100

3.945.365

3.965.092

2.896.000 73.000 56.000 3.025.000

2.765.000 15.000 55.450 2.835.450

2.645.133 52.697 49.921 2.747.751

132.500 108.000 31.000 50.000 15.000 336.500

115.000 104.000 26.500 50.000 15.000 310.500

144.523 106.558 32.600 96.307 11.461 391.449

437.800 120.000 70.200 114.000 56.600 798.600

447.000 220.000 65.500 77.500 54.415 864.415

421.455 160.000 63.779 133.140 55.272 833.645

4.160.100

4.010.365

3.972.845

20.000

50.000

58.848

Saldo van baten en lasten

15.000-

15.000-

51.095

Onttrekking bestemmingsreserve doorontw.DA 3.0

15.000 15.000

15.000 15.000

11.461 11.461

Resultaat

0

0

62.556

Overige opbrengsten Opbrengsten collectie en publiek Opbrengsten zakelijke dienstverlening en projecten Overige opbrengsten

Totaal baten Personeelskosten Salarissen Tijdelijk personeel Overige personeelskosten Directe kosten Collectie en archieven Digitale diensten Publiek Projecten Doorontwikkelen Drents Archief 3.0 Indirecte kosten Huisvesting Dotatie voorzieningen IT/ICT kosten Organisatiekosten Afschrijvingen en rente

Totaal lasten Incidentele baten en lasten

Begroting 2027 RHC Drents Archief

21

6.2 Toelichting baten en lasten Inleiding Het begrotingsjaar 2027 is het derde jaar van de Strategische Visie 2025-2028 Gisteren bewaard, morgen verteld. In deze begroting is rekening gehouden met uittreding van het Rijk per 1-1-2027. In 2027 verwachten we een verdere toename van (overheids)organisaties die gebruik willen maken van onze dienstverlening op het gebied van e-depot en archivering. Het saldo van baten en lasten van de begroting 2027 komt uit op € 15.000 negatief. We begroten een onttrekking van kosten aan de reserve Doorontwikkeling DA 3.0 ad. € 15.000. Na deze onttrekking is het resultaat van de begroting € 0,-.

BATEN Structurele baten De financiële basis voor de begroting van 2027 wordt gelegd door de bijdragen van een aantal overheden, die vanuit hun archiefwettelijke verplichtingen de zorg voor hun archieven hebben overgedragen aan het Drents Archief. Dat zijn de Gemeenten Assen, Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Emmen, Meppel, Midden-Drenthe, Tynaarlo en Westerveld en het Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) als partners in de Gemeenschappelijke Regeling. De partnerbijdragen zijn gebaseerd op de concept Gemeenschappelijke Regeling 1-1-2027, die ten tijde van het opstellen van deze begroting nog definitief vastgesteld moet worden door het bestuur. Er is rekening gehouden met een indexering van 3% voor 2026 en 3% voor 2027. Er lopen nog gesprekken met andere gemeenten over dienstverlening en toetreding. Er zijn echter nog geen definitieve afspraken gemaakt en daarom zijn deze middelen ook niet meegenomen in de begroting.

Structurele baten gemeente Assen Begroting gemeente Assen 2027 Archiefbeheer 173.838 Inzet archivaris 31.496 E-depot 120.496 Aanvulling depothuur 33.154 358.984

Jaarrekening Begroting 2025 2026 168.504 163.859 30.530 29.688 97.335 70.989 30.000 30.000 326.368 294.536

De bijdrage van de gemeente Assen is gebaseerd op de nieuwe GR. In deze bijdrage is opgenomen: het archiefbeheer, dienstverlening met betrekking tot bouwdossiers, inzet van de archivaris, edepot dienstverlening en aanvulling voor depothuur. De gemeente Assen neemt vanaf 2024 deel aan het e-depot. Gedurende de jaren 2024, 2025 en 2026 golden er kortingspercentages voor edepot dienstverlening. 2027 is het eerste jaar dat er geen kortingspercentage meer geldt en dat het volledige bedrag voor e-depot dienstverlening wordt gerekend. De aanvulling voor depothuur betreft de vergoeding van de gemeente voor de huur van de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis van Assen. Hier staan huurkosten tegenover. Deze posten lopen tegen elkaar weg.

Begroting 2027 RHC Drents Archief

22

Structurele baten gemeente Aa en Hunze Begroting gemeente Aa en Hunze 2027 Inzet archivaris 10.609 E-depot 33.223 43.832

Jaarrekening 2025

Begroting 2026

-

-

De gemeente Aa en Hunze heeft in 2026 besloten toe te treden tot de GR per 1 januari 2027. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. Voor de partners die vanaf 2027 e-depot dienstverlening afnemen geldt een kortingspercentage van 20% gedurende het eerste jaar. Dit geldt ook voor de gemeente Aa en Hunze.

Structurele baten gemeente Borger-Odoorn Begroting gemeente Borger Odoorn 2027 Inzet archivaris E-depot 33.430 33.430

Begroting 2026

Jaarrekening 2025

-

-

De gemeente Borger-Odoorn heeft in 2026 besloten toe te treden tot de GR per 1 januari 2027. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op e-depot dienstverlening. Voor de partners die vanaf 2027 e-depot dienstverlening afnemen geldt een kortingspercentage van 20% gedurende het eerste jaar. Dit geldt ook voor de gemeente Borger-Odoorn. Bij het opstellen van de begroting 2026 was nog niet definitief bekend dat de gemeente zou toetreden tot de GR. Er was rekening gehouden met een dienstverleningsovereenkomst voor 2026.

Structurele baten gemeente Emmen Begroting gemeente Emmen 2027 Inzet archivaris E-depot 106.090 106.090

Begroting 2026

-

Jaarrekening 2025 96.460 96.460

De gemeente Emmen is toegetreden tot de GR per 1 januari 2025. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op e-depot dienstverlening. Bij het opstellen van de begroting 2026 was er nog van uitgegaan dat Emmen een DVO zou afsluiten in plaats van zou toetreden tot de GR. De bijdrage van Emmen voor 2026 is dan ook opgenomen onder de opbrengsten DVO’s. Gedurende de jaren 2025, 2026 en 2027 gelden er kortingspercentages voor e-depot dienstverlening.

Structurele baten gemeente Meppel Begroting gemeente Meppel 2027 Inzet archivaris 10.609 E-depot 46.024 56.633

Begroting 2027 RHC Drents Archief

Begroting 2026

-

Jaarrekening 2025

-

23

De gemeente Meppel heeft in 2026 besloten toe te treden tot de GR per 1 januari 2027. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. Voor de partners die vanaf 2027 e-depot dienstverlening afnemen geldt een kortingspercentage van 20% gedurende het eerste jaar. Dit geldt ook voor de gemeente Meppel.

Structurele baten gemeente Midden-Drenthe Begroting gemeente Midden Drenthe 2027 Inzet archivaris 10.609 E-depot 42.537 53.146

Jaarrekening Begroting 2025 2026 10.712 10.000 32.213 20.047 42.925 30.047

De gemeente Midden-Drenthe is toegetreden tot de GR per 1 januari 2025. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening; voor deze laatste geldt in 2027 nog een kortingspercentage. Daarnaast verleent het Drents Archief dienstverlening op het gebied van acquisitie en educatie. De inzet hiervan wordt nader afgestemd, gefactureerd op uurbasis en is daarom nog niet meegenomen in deze begroting.

Structurele baten gemeente Tynaarlo Begroting gemeente Tynaarlo 2027 Partnerbijdrage Inzet archivaris 10.609 E-depot 43.331 53.940

Begroting 2026

21.877 21.877

Jaarrekening 2025 5.000

5.000

De gemeente Tynaarlo is toegetreden tot de GR per 1 januari 2025. De bijdrage voor de begroting 2027 is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening; voor deze laatste geldt in 2027 een kortingspercentage.