Jaarstukken 2024 - Drents Archief
Tekst van het document
Jaarstukken 2024
Jaarstukken 2024 Van collectie naar connectie
Collectie Boneschanscher, Drents Archief
Van collectie naar connectie
1
Jaarstukken 2024
INHOUD JA A R S T U K K E N
2 0 2 4
Inleiding
1.
2.
3.
3
Doelstellingen
5
1.1
Collectiebeheer
6
1.2
Publieksbereik
6
1.3
Educatie
7
Informatiefunctie
8
2.1
Gemeentearchief Assen
9
2.2
Rijksarchieven
9
2.3
Provinciaal archief
2.4
E-depot
10
2.5
Decentrale overheden en erfgoedpartners
10
2.6
Depotbeheer en acquisitie
11
2.7
Foto- en
13
9
lmarchief
Erfgoedfunctie
16
Erfgoedfunctie
17
3.1
Online diensten
17
3.2
Social media
17
3.3
Individuele dienstverlening
20
3.4
Educatie
21
3.5
Publieksactiviteiten
21
3.6
Projecten
23
4.
Bestuur en beleid
5.
Paragrafen
29
5.1
Bedrijfsvoering
30
5.2
Onderhoud gebouw en terrein
32
5.3
IT
32
5.4
Weerstandsvermogen en risico
33
5.5
Financiering
36
5.6
Verbonden partijen
36
5.7
Rechtmatigheid
37
6.
7.
8.
27
Jaarrekening
38
6.1
Balans per 31 december 2024
39
6.2
Overzicht van baten en lasten
39
6.3
Resultatenanalyse 2024
40
6.4
Waarderingsgrondslagen
41
6.5
Toelichting op de balansposten
43
6.6
Toelichting overzicht van baten en lasten
49
6.7
Rechtmatigheid
53
Overige gegevens
55
7.1
Voorstel tot bestemming resultaat over 2024
56
7.2
Verklaring algemeen bestuur
56
7.3
Controleverklaring accountant
56
Controleverklaring Regionaal Historisch Centrum (RHC) Drents Archief 2022
57
Bijlagen
61 68
Achterblad
Neem contact op met het Drents Archief
69
Veel voorkomende begrippen en afkortingen
70
Van collectie naar connectie
2
Jaarstukken 2024
Inleiding
Van collectie naar connectie
3
Jaarstukken 2024
Het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Drents Archief is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De gemeenschappelijke regeling (GR) wordt gevormd door het Rijk, de gemeente Assen en (sinds 1 juli 2024) het Waterschap Drents Overijsselse Delta. De activiteiten van het Drents Archief zijn grofweg in twee hoofdtaken onder te verdelen: de informatiefunctie en de erfgoedfunctie. We geven invulling aan onze wettelijke taak door de archieven van onze GR-partners en de provincie Drenthe te beheren. Daarnaast vervullen wij een publieke taak om de schatten aan informatie die wij in onze depots bewaren voor een breed publiek toegankelijk te maken.
Het verslagjaar 2024 is het vierde en laatste jaar van onze Strategische Visie Van Collectie naar Connectie waarin we het belang van onze collectie als basis van onze organisatie benadrukken. Vanuit onze collectie maken we connectie met onze omgeving; vanuit de collectie volgt de publieksgerichte erfgoedtaak.
Aan het einde van deze beleidsperiode maken we de balans op. Hebben we binnen de geformuleerde strategie onze speerpunten kunnen uitvoeren en onze ambities kunnen waarmaken? Of hebben we doelstellingen onder invloed van nieuwe (onverwachte) ontwikkelingen moeten bijstellen?
Een onverwachte en ingrijpende ontwikkeling was corona, waar we meteen aan het begin van de meerjarenbeleidsperiode mee te maken kregen. Het Drents Archief moest meerdere keren voor langere tijd de deuren sluiten en medewerkers moesten vanuit huis een nieuwe manier van samenwerken ontdekken. Het maakte ons ook creatief. In plaats van de gebruikelijke fysieke publieksactiviteiten hebben we vol op digitale media ingezet. Ons bereik op sociale media groeide enorm en we introduceerden met succes het medium podcast om het verhaal van Drenthe te vertellen.
Een keerzijde was dat we in 2021 en 2022 nauwelijks leerlingen konden ontvangen voor onze educatieprogramma’s. De doelstellingen voor het binnenhalen van leerlingen werden daarmee lang niet gehaald, en zijn nog steeds niet op het niveau van vóór corona.
Aan het begin van de beleidsperiode waren we ook in afwachting van de nieuwe Archiefwet 2021. Anno 2025 is deze nog steeds niet aangenomen en het wordt waarschijnlijk januari 2027 eer deze nieuwe wet in werking treedt. In de nieuwe Archiefwet is de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s opgenomen. Door het uitstel van de Archiefwet schuift ook de uittreding van het Rijk voortdurend op, wat tot een traag en troebel proces leidt voor RHC’s en OCW. Met name voor nieuwe toetreders is dit soms nauwelijks te begrijpen.
Als Drents Archief stelden we ons in deze beleidsperiode ten doel om voor meerdere Drentse gemeenten een edepotvoorziening te leveren. Dat is gelukt. We hebben gedurende drie jaar een groot aantal succesvolle pilots uitgevoerd met drie gemeenten en de provincie. In 2024 is de pilotfase afgerond en het e-depot opgenomen in de staande organisatie. Aan het eind van 2024 liggen er afspraken met de provincie, het waterschap, diverse gemeenten (binnen en buiten Drenthe) en andere organisaties voor het afnemen van onze e-depot dienstverlening. Hiermee heeft het Drents Archief zich kunnen pro
leren als archiefexpert en -partner, zoals beoogd in onze strategische visie. Conform de wens
van de minister is onze positie in de regio hiermee versterkt.
Corinne Rodenburg Directeur
Van collectie naar connectie
4
Jaarstukken 2024
1. Doelstellingen
Van collectie naar connectie
5
Jaarstukken 2024
De kerndoelen die in onze strategische visie Van collectie naar connectie zijn vermeld, vormden in het afgelopen jaar de leidraad voor al onze activiteiten.
1.1
Collectiebeheer
We hebben in het verslagjaar onze collectie verder kunnen uitbreiden met een groot aantal aanwinsten. De diversiteit van deze acquisities geeft aan hoe veelomvattend het verhaal van Drenthe is. Ook onze beeldbank, die inmiddels behoort tot de grotere in Nederland, is opnieuw uitgebreid. Halverwege het jaar hebben we het in 2023 opgestelde acquisitiepro
el
geëvalueerd.
Na afsluiting van de e-depot pilots hebben we bij vier organisaties gewerkt aan de voorbereiding op de livegang van onze e-depotvoorziening. In de tweede helft van het jaar is gestart met de e-depotdienstverlening aan onze nieuwe GR-partner Waterschap Drents Overijsselse Delta.
1.2
Publieksbereik
Op basis van de Archiefwet en onze fysieke en digitale collectie faciliteren we de rechtzoekende burger en (wetenschappelijke) onderzoeker in het beantwoorden van hun vragen. Zowel fysiek als online weet men het Drents Archief te vinden. Het bezoek aan onze studiezaal is met 35% toegenomen ten opzichte van het voorgaande jaar. Ook ons bereik op social media groeit nog steeds en bijzondere data zoals Openbaarheidsdag zien we duidelijk terug in de bezoekersaantallen van onze website en databases.
In 2024 organiseerden we ruim dertig publieksactiviteiten, vaak in samenwerking met andere erfgoedorganisaties, waarbij we ook weer meer deelnemers trokken dan vorig jaar.
Rondleiding in het depot van het Drents Archief
Van collectie naar connectie
6
Jaarstukken 2024
1.3
Educatie
In verband met een vochtprobleem in onze educatieruimte kon deze in de tweede helft van het verslagjaar niet worden gebruikt. Een deel van de groepen is daarom doorgeschoven naar het begin van 2025. Tijd die daarmee vrijkwam is gebruikt voor de (door)ontwikkeling van lesprogramma’s en voor het maken van een nieuwe opzet voor onze educatiekelder. Ondanks de beperkingen hebben we onze lesprogramma’s aan meer leerlingen kunnen aanbieden dan vorig jaar, onder andere omdat we meer op locatie (van de school) konden uitvoeren.
Voor onze doelstelling met betrekking tot de samenwerking met middelbaar, hoger- en wetenschappelijk onderwijs hebben we in het verslagjaar enkele stagiairs en onderzoekers kunnen plaatsen. Zij hebben werkzaamheden uitgevoerd voor onder andere onze fotocollectie, communicatie, en onderzoeksprojecten naar slavernij en naar de vrouw in Drenthe.
Van collectie naar connectie
7
Jaarstukken 2024
2. Informatiefunctie
Van collectie naar connectie
8
Jaarstukken 2024
Door het zorgvuldig bewaren en beschikbaar stellen van overheidsinformatie en andere belangrijke informatiebronnen geven wij invulling aan de wettelijke taak en onze informatiefunctie om de archieven van onze partners te beheren. Binnen onze informatiefunctie vallen de volgende onderdelen.
2.1
Gemeentearchief Assen
Overgebrachte archieven van de gemeente Assen worden door het Drents Archief beheerd. De depots voldoen aan de klimaateisen die gelden voor de bewaring van analoge (papieren) archieven. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden constant gemonitord. Qua klimaatbeheersing werkten we mee aan een pilot van het Nationaal Archief om op een duurzamere manier invulling te geven aan de klimaatbeheersing. De pilot was dermate succesvol dat met ingang van de nieuwe Archiefregeling (202X) de nieuwe werkwijze zal worden verplicht aan alle beheerders van overgebrachte overheidsarchieven.
Voor het in 2024 beschikbaar stellen van Asser archiefstukken aan burgers, bedrijven en gemeenteambtenaren, beschikt het Drents Archief over een goed uitgeruste Studiezaal. In de regel zijn tijdens openingstijden twee medewerkers aanwezig voor hulp en toezicht. De overgebrachte bouwdossiers van de gemeente Assen worden op dit moment nabewerkt. De materiële staat van deze dossiers liet te wensen over, evenals de toegankelijkheid.
2.2
Rijksarchieven
Gedurende het verslagjaar is door een kopgroep van drie RHC’s, waaronder het Drents Archief, wekelijks overleg gevoerd met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) over de aankomende uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. In dit overleg worden voorbereidingen gedaan voor de nieuwe GR-teksten, de uittreedregeling,
nanciële bijdragen en huisvesting.
In februari 2024 is het bestuursconvenant getekend waarmee het Rijk inhoudelijk en
nancieel betrokken blijft bij het
Drents Archief. Daardoor kan het Drents Archief de rijkscollectie in Drenthe blijven beheren en toegankelijk maken en houden voor het publiek.
2.3
Provinciaal archief
Aan het beheer van overgebrachte archiefbescheiden van de provincie Drenthe werd in 2024 uitvoering gegeven door het Drents Archief, onder verantwoordelijkheid van de provinciaal archivaris. Het beheer vindt plaats op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) waarin de onderlinge relaties nader zijn uitgewerkt. In de DVO zijn prestatieindicatoren vastgesteld. In 2024 is voorbereidend werk gedaan voor de nieuw af te sluiten DVO 2025-2028. In deze DVO vormt het e-depot integraal onderdeel van de dienstverlening.
Het aantal archiefbestanden dat het Drents Archief voor de provincie Drenthe beheert, is in 2024 toegenomen. Het betreft 36 verschillende archiefbestanden met in totaal 38.088 inventarisnummers. De provinciale archiefbescheiden die door het Drents Archief worden beheerd, zijn in het verslagjaar 346 maal aangevraagd door 94 individuele bezoekers. Het opnieuw verpakken van provinciale archiefbestanden die niet aan de eisen voldoen, is in 2024 met verve aangepakt en de opgelopen achterstand is bijna helemaal ingehaald.
Van collectie naar connectie
9
Jaarstukken 2024
2.4
E-depot
In de pilots van het Drentse E-depotproject werd onderzocht hoe het Drents Archief duurzame toegang tot digitale archieven van Drentse overheidsorganisaties kan faciliteren. In 2024 is het e-depot live gegaan. De laatste pilots met de deelnemende gemeenten en de provincie zijn afgerond en de verslagen zijn gepubliceerd op de website.
Daarnaast is er dienstverlening uitgevoerd bij de SWO De Wolden-Hoogeveen, in de vorm van het opstellen van een informatieplattegrond. Het resultaat hiervan is een uitgebreid overzicht van de stand van de informatiehuishouding van de SWO en de uitdagingen die er liggen. En bij de gemeente Assen is een aansluittraject gestart, waarbij gekeken wordt hoe de videotulen vanuit het raadsinformatiesysteem (RIS) in het e-depot overgebracht kunnen worden.
In 2024 zijn twee informatiesessies georganiseerd. Op 23 april was het thema de livegang van het e-depot. Tevens werden de resultaten van de laatste pilotverslagen gepresenteerd en een medewerker van Stadsarchief Amsterdam kwam vertellen over het archief als nutsvoorziening en hoe zij de uitdagingen met de Wet open overheid (Woo) aangegaan zijn. Het was ook de eerste informatiesessie met een panelgesprek, iets wat de toehoorders een geslaagde opzet vonden. De informatiesessie van 3 december ging over tooling en techniek, waarbij het Drents Archief presentaties gaf over de opgedane kennis en ervaringen met recordmanagement tooling en over hoe aan te besteden als organisatie waarbij de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) een rol kan spelen voor de archivistische uitdagingen bij applicaties. De gemeente Emmen gaf een interessante kijk in de keuken hoe zij robotisering inzetten voor het klaar maken van informatie voor overbrenging naar een e-depot.
Bij onze nieuwe GR-partner Waterschap Drents Overijsselse Delta is in de tweede helft van het jaar gestart met een aantal projecten onder aanvoering van de archivaris, zoals het inrichten van MS365 met het oog op archivering.
In 2024 is de samenwerking met het IT Platform Twente voorbereid. Dit heeft geresulteerd in een overeenkomst voor een pilotperiode van twee jaar voor Twentse overheidsinstellingen. Deze overeenkomst is aangeboden aan alle deelnemers van IT Platform Twente, inmiddels hebben diverse organisaties aangegeven hiervan gebruik te willen maken. Als eerste zal gestart worden met de gemeentes Enschede en Losser.
Informatiesessies
Het e-depotteam van het Drents Archief geeft informatiesessies aan organisaties die meer willen weten over digitaal archiveren.
2.5
Decentrale overheden en erfgoedpartners
Er zijn in 2024 gesprekken gevoerd met diverse organisaties die overheidstaken uitvoeren om tot een verbetering van de kwaliteit te komen van de informatiehuishoudingen. Voor de GGD/VRD heeft het Drents Archief de archivaristaak uitgevoerd. In 2024 is een nulmeting op de informatiehuishouding uitgevoerd, met als onderdeel een roadmap van onderwerpen en taken die de komende jaren aandacht moeten krijgen. Voor het Waterschap Drents Overijsselse Delta zijn verschillende werkzaamheden uitgevoerd. De archivaristaak wordt ingevuld vanuit het Drents Archief.
In 2024 hebben de gemeenten Tynaarlo en Midden-Drenthe besloten om toe te treden tot de GR van het Drents Archief. Verschillende andere gemeenten zitten nog in het besluitvormingsproces inzake toetreding.
Van collectie naar connectie
10
Jaarstukken 2024
2.6
Depotbeheer en acquisitie
In 2024 zijn er op het gebied van behoud en beheer van onze collectie goede stappen gezet. Het doel was om de kennis en vaardigheden van het personeel te versterken, de fysieke staat van de collectie te verbeteren en risico’s te minimaliseren. Zo hebben alle personeelsleden met toegang tot de archiefdepots de cursus Hanteren van originelen gevolgd. Deze cursus, georganiseerd door het Nationaal Archief, bestond uit een theorie- en praktijkgedeelte. Het doel was om de kennis en vaardigheden rondom het veilig hanteren van originelen te uniformeren en actueel te houden. Daarnaast zijn de behoudsmedewerkers getraind in het uitvoeren van speci
eke restauratiewerkzaamheden.
In juni hebben de analoge rolkasten in depot II en het bibliotheekdepot controle en groot onderhoud ondergaan. Aansluitend is de reiniging van alle depots uitgevoerd door een gespecialiseerd schoonmaakbedrijf. Dit draagt bij aan de langere levensduur van zowel de collectie als de opslagfaciliteiten. Na de depotreiniging is gestart met het monitoren van franjestaarten, uitgevoerd door een ongediertebestrijdingsbedrijf. Dit monitoringssysteem is essentieel omdat franjestaarten papier eten en daarmee een risico vormen voor onze collectie. Door tijdige signalering kunnen er maatregelen (inzetten van bestrijding) genomen worden om schade te voorkomen.
Vrouwen van Nu
In 2024 nam het Drents Archief het archief van de Vrouwen van Nu-vereniging van Annerveenschekanaal in ontvangst.
Ferry Sieders (L) ontvangt het archief uit handen van Ina Oortwijn
Van collectie naar connectie
11
Jaarstukken 2024
Bijzondere acquisities
Aanvullingen op de rijkscollectie
Noorder Dierenpark Emmen Het archief van het Noorder Dierenpark is geschonken door de dochter van de voormalige directeuren van de dierentuin. Dit bijzondere archief omvat talloze posters, educatief materiaal en foto’s van dieren. Samen geven deze stukken een prachtig beeld van het dierenpark in zijn hoogtijdagen.
Vrouwenarchieven in het Vrouwenjaar In het kader van het Vrouwenjaar hebben we ons gericht op het verwerven van vrouwenarchieven. Dit heeft geleid tot de toevoeging van de archieven van de Vrouwen van Nu-verenigingen in Annerveenschekanaal en Zuidwolde. Deze zijn een waardevolle aanvulling op onze collectie.
Persoonlijke verhalen uit WOII De thema-collectie Tweede Wereldoorlog is uitgebreid met unieke egodocumenten. Zo bevat de collectie nu het dagboek van Ben Boers, een ‘hongervluchteling’ uit Den Haag die aan het einde van de oorlog onderdak vond in Elp. Ook egodocumenten van wethouder Ter Napel uit Klazienaveen zijn toegevoegd. Deze documenten werpen een persoonlijk licht op deze ingrijpende periode.
Ook is het archief van de documentaire Keroncong Tugu geacquireerd, over de Tugunese gemeenschap Nederland. De documentaire is in 2024 in première gegaan bij het Drents Archief.
De inventarisatie van het archief van de Molukse Eenheidspartij Badan Persatuan is in 2024 afgerond. De inventaris is tweetalig opgemaakt, in het Maleis en in het Nederlands, en is in concept klaar.
Aanvulling op de collectie van het Gemeentearchief Assen
Kerkgeschiedenis: scheuringen en eenheid De rijke en soms roerige geschiedenis van de protestantse kerken is vastgelegd in de archieven van de Onverdeelde Kerk Assen en de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt Assen. Deze nieuwe toevoegingen bieden inzicht in belangrijke bewegingen zoals de Afscheiding van 1834 en de Vrijmaking van 1944.
Wilhelminaziekenhuis Assen Het archief van het Wilhelminaziekenhuis Assen is dit jaar toegevoegd aan de collectie. Ziekenhuisarchieven zijn schaars en van grote historische waarde, waardoor deze schenking een unieke aanvulling vormt op het gemeentearchief.
Westra van Holthe Van de familie Westra van Holthe uit Assen is een fraaie collectie archivalia ontvangen.
Van collectie naar connectie
12
Jaarstukken 2024
2.7
Foto- en
lmarchief
Fotoarchief De beeldbank met foto’s groeit de afgelopen jaren gestaag door. In 2024 is er een uitbreiding met 12.549 foto’s tot een totale omvang van 240.592. Met dit aantal behoort het Drents Archief inmiddels tot één van de grootste beeldbanken van de Nederlandse archieven. Een aantal belangrijke collecties die toegankelijk werden gemaakt waren die van de vroege vrouwelijke fotografen Jo Beins en Geesina Carsten, foto’s van de Maatschappij van Weldadigheid, het recentere werk van Sake Elzinga en een grote serie glasnegatieven van Klaas van Buiten, een van de eerste persfotografen van Drenthe. Ook het aantal online zichtbare foto’s nam toe met 14% naar 209.469 stuks aan het einde van het jaar. Deze groei bestaat enerzijds uit bovengenoemde ruim 12.500 foto’s en is anderzijds te danken aan een aantal partners (historische verenigingen en gemeenten) die de beslissing namen hun collecties ook weer online te tonen.
In april organiseerden wij de jaarlijkse informatiebijeenkomst voor deelnemers in de beeldbank. Ditmaal ging het om een kennissessie voor historische verenigingen met als onderwerp het maken van goede fotobeschrijvingen voor iedere soort beeldbank.
Dankzij de inzet van een stagiair, een student geschiedenis van de RUG, konden wij onze fotocollecties van meer context voorzien. Dit gebeurde door het bij de beeldbank publiceren van een aantal biogra
eën van Drentse fotografen. Het
streven is om dit aantal de komende jaren verder te laten groeien.
Er werd veelvuldig gebruik gemaakt van onze fotocollecties door tal van particulieren, bedrijven, verenigingen, media, musea et cetera. In aansluiting op het dit jaar lopende onderzoek naar vrouwengeschiedenis in onze archieven organiseerden wij een fototentoonstelling over vrouwen op de foto. Hierbij kozen we beelden die een ander beeld laten zien dan de vrouw alleen maar als moeder of huisvrouw. Vanaf mei 2024 vond een tentoonstelling plaats van vroege landschapsfotogra
e, in combinatie met hedendaagse landschapsfoto’s van Sake Elzinga, bij Podium Zuidhaege. Ook
werd hier een compilatie van ons
lmmateriaal vertoond. Een mooie samenwerking tussen Drents Archief, Stichting Het
Drentse Landschap, Podium Zuidhaege en Sake Elzinga. In aansluiting organiseerden we in het Drents Archief een tentoonstelling met landschapsfoto’s van rond 1900, gemaakt door Gesina Carsten. Het onderwerp van vrouwelijke fotografen kwam ook in andere media ruim aan bod, onder andere in de Nieuwe Drentse Volksalmanak en het Dagblad van het Noorden.
Van collectie naar connectie
13
Jaarstukken 2024
Technisch hoofdambtenaar en architect Wolter ter Braake maakte deze foto tijdens de bouw van de Asser watertoren, 1959-1960. Het is een van de mooie aanvullingen op ons fotoarchief uit 2024.
Bijzondere foto-acquisities
In 2024 werd ons fotoarchief met een aantal bijzondere collecties verrijkt. Het betreft onder meer: Foto's over de bouw van de watertoren in Assen 1959-1960 Meerdere fotoalbums, gemaakt door de in 2023 overleden kunstenares Maya Wildevuur, over haar periode in Drenthe; 1984-1992 Een serie negatieven over Emmen en omgeving gemaakt door amateurfotograaf Roelf Trip, ca. 1935-1955 Een collectie glasnegatieven over Roden en omgeving, gemaakt door amateurfotograaf Hindrik Schuiling, ca. 1930-1940 Een fotoalbum over de Eerste Drentsche Stoomtramweg Maatschappij (EDS), ca. 1907-1949 Een serie foto’s over de gijzeling van de school in Bovensmilde in 1977
Van collectie naar connectie
14
Jaarstukken 2024
Filmarchief Ook de collectie van het
lmarchief groeit door. Met name op videogebied is veel gedigitaliseerd en beschreven. In 2024
zijn naast het videoarchief ook een dertigtal recent geacquireerde
lms in hoge kwaliteit op 4K gescand. Hiertussen
bevindt zich uniek beeldmateriaal van de bevrijding van Assen in 1945 en
lms van een Joodse familie van voor en
tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hierbij maken we gebruik van scanapparatuur bij onze collega’s van het Fries Filmarchief in Leeuwarden. Dit omdat het Drents Archief zelf nog geen eigen mogelijkheid tot scannen heeft. De mogelijkheden voor aanschaf van een
lmscanner zijn in het afgelopen jaar verkend.
Cursus wecken uit 1978, gemaakt door Frits van Echten
Van collectie naar connectie
15
Jaarstukken 2024
3. Erfgoedfunctie
Van collectie naar connectie
16
Jaarstukken 2024
Het Drents Archief vertelt het Verhaal van Drenthe. Wij beheren de authentieke bronnen van overheden, particulieren en bedrijven. Via diverse activiteiten maken wij met deze bronnen de connectie met een breed publiek. Onze online diensten, social media, individuele dienstverlening, educatie, publieksactiviteiten en projecten vallen onder de erfgoedfunctie.
3.1
Online diensten
In verband met veranderende privacywetgeving werd het per 1 maart 2024 verplicht om een cookiemelding op de website van het Drents Archief te plaatsen. Wanneer websitebezoekers deze melding weigeren, worden zij niet meegenomen in de data die wordt verzameld via Google Analytics. Met als gevolg dat hier een daling te zien is. Dit is ook terug te zien in de websites alledrenten.nl, allekolonisten.nl en geheugenvandrenthe.nl.
Ook dit jaar zagen we op 2 januari een piek in het aantal websites bezoekers, te danken aan Openbaarheidsdag. Opvallend is een toename in het website-bezoeken op 18 juli. Vermoedelijk te danken aan het digitaliseren en online raadpleegbaar maken van faillissementszaken en vonnissen tot 1929.
De nieuwsbrief van het Drents Archief, gericht aan publiek, wordt goed gelezen. De open rate (abonnees die de nieuwsbrief openen) ligt boven de 50%. Daarnaast zien we in de statistieken dat de click-rate en reading time hoog is; men leest tot het laatste item, terug te zien aan het klikgedrag op de URL's.
Dit jaar zijn we de
nitief overgestapt op de nieuwe zoekmachine, en daarmee is de oude alledrenten.nl o
ine gegaan.
Alle bronnen zijn succesvol overgezet en op een enkele opmerking na is de overgang soepel verlopen. Een grote verbetering ten opzichte van de oude zoekmachine is de eenvoudige mogelijkheid om nieuwe bronnen toe te voegen of correcties in de database aan te brengen. Elke maandagochtend nemen twee vrijwilligers de binnengekomen opmerkingen door om de database zo nauwkeurig mogelijk te houden.
Verschillende thuisvrijwilligers zijn hard aan het werk in het online plaatsen van openbare akten van de burgerlijke stand. Op het gebied van huwelijken zijn alle openbare huwelijksakten tot en met 1948 geïndiceerd en online gezet. Voor geboorteakten stopt het voorlopig bij 1922, omdat er geen scans meer beschikbaar zijn. En wat betreft overlijdensakten zijn op enkele gemeenten na alle akten tot en met 1970 op naam doorzoekbaar. Het doel is om elk jaar op openbaarheidsdag (de eerste dag van het nieuwe jaar) alle openbare akten van de burgerlijke stand online te hebben met de juiste metadata.
Aantal bezoeken/sessies
Aantal bezoeken/sessies
2024
2023
alledrenten.nl wiewaswie.nl drentsarchief.nl allekolonisten.nl geheugenvandrenthe.nl
133.052 155.853 223.587 28.558 120.774
151.314 253.807 247.519 29.693 128.724
Totaal
661.824
811.057
3.2
Social media
Van collectie naar connectie
17
Verschil
-12,1% -38,6% -9,7% -3,8% -6,2% -18,4%
Jaarstukken 2024
Reizigers
Deze foto, gemaakt door E.J. Boneschanscher behaalde het hoogste bereik op onze social media kanalen in 2024. Deze zeldzame foto is omstreeks 1905 gemaakt in Diever. De foto heeft bijna 350.000 personen bereikt.
Foto gemaakt door E.J. Boneschanscher
Op onze sociale mediakanalen zet de groei door. Uitzondering is het medium X (voorheen Twitter) waarvan is besloten hiermee te stoppen. De best scorende post in 2024 is voor het eerst een foto geweest, van een groep reizigers. Daarnaast valt op dat populaire video's langer publiek blijven trekken. Ook archief-inhoudelijke content scoort goed. Een voorbeeld hiervan is het bezoek van de Koninklijke Bibliotheek (Digital Nomads) en het publiceren van het resultaat: een van de oudste middeleeuwse handschriften van het Drents Archief is online te bekijken.
We kunnen terugkijken op een aantal mooie persmomenten in 2024. Te beginnen met Openbaarheidsdag, waarbij het item van RTV Drenthe met daarin onze archivaris, te zien is geweest in het NOS journaal. Ook zijn er uitzendingen geweest van Verborgen Verleden en De Erfgenaam. Beide leveren zowel online als o
ine veel positieve reacties op.
Dankzij een nauwe samenwerking tussen de NOS en regionale omroepen, is het slavernijonderzoek ook landelijk onder de aandacht gebracht.
Ook regionaal is het Drents Archief goed vertegenwoordig. Wekelijks is er een item in het radioprogramma Ko
e en
Keuvelen van RTV Drenthe. Vooral onderwerpen uit de jaren zeventig leveren vaak leuke anekdotes op. Regelmatig waren we te horen in Drenthe Toen, Radio Aa en Hunze en Omroep Assen. Ook het Dagblad van het Noorden weet het Drents Archief goed te vinden met een aantal publicaties en de wekelijkse
lmrubriek. En niet onbelangrijk: de wekelijkse huis-
aan-huisbladen plaatsen regelmatig activiteiten en nieuws van het Drents Archief.
Dit jaar publiceerde het Drentse Archief twee podcasts. In januari maakte podcastmaker Marjolein Knol de podcast Arme familie, rijke geschiedenis. In drie a
everingen werden de aangrijpende familieverhalen van drie nazaten van kolonisten
verteld. Daarnaast kwam in het najaar de eerste a
evering van de podcast Drents Archief presenteert... uit, gemaakt door
Reinout Meijer. Hier werd, met hulp van het Drents Archief, de familiegeschiedenis van de Drentse Qmusic-dj Jorien Renkema ontrafeld. Dit gebeurde door te zoeken via haar vrouwelijke lijn. Beide podcasts hadden tot doel mensen te stimuleren om zelf onderzoek te doen naar hun familiegeschiedenis.
Volgers sociale media
Van collectie naar connectie
I N S TA G R A M
FA C E B O O K
+24%
+11%
+20%
18
Jaarstukken 2024
Bereik Facebook
2024
2023
Facebook vrienden
Verschil
8.372
6.998
Aantal Facebook berichten
454
415
Bericht met hoogste bereik
Reizigers
De boerin
341.979
144.490
2.355.893
2.074.863
42.101
43.216
↗20%
Aantal bereikte mensen op dit bericht Totaal bereik Facebook
↗137% ↗14%
Totale betrokkenheid (like, deel, comment)
↗3%
Bereik Instagram
2024
2023
Instagram volgers Totaal bereik Instagram
Verschil
2.168
1.932
180.601
161.883
10.523
22.402
↗11%
↗12%
Totale betrokkenheid (like, deel, comment)
Volgers LinkedIn
2024
2023
LinkedIn volgers
1.908
Verschil 1.533
↗24%
YouTube
YouTube
2024
2023
YouTube abonnees Aantal weergaven YouTube Aantal
lms online
Meest populaire
lms op YouTube in 2024
1. Huishouden jaren '50 2. Jaren '50: Boerenleven 3. Boerenleven in Drenthe jaren '50
Van collectie naar connectie
19
Verschil ↗9%
2.830
2.590
138.100
148.782
↗-7%
798
744
↗7%
Jaarstukken 2024
3.3
Individuele dienstverlening
De behoefte aan informatie van het Drents Archief blijft onverminderd. Wat direct in het oog springt, in 2024 is een stijging van bijna 36% bij bezoekers die fysiek onderzoek in het archief komen doen. Een mogelijke verklaring hiervoor is het uitgebreide archiefonderzoek dat voor de projecten Maagies en Vrouwluu en het Drentse slavernijverleden is gedaan. Ook het aantal aanvragen is gestegen, net als het aantal inlichtingen die via diverse kanalen werden verstrekt. Alleen het aantal bezoekers van de Digilounge laat een daling zien. Dit heeft echter weinig te maken met bezoekers die komen voor een bouwdossier, een spreekuur of de beeldbank. De daling zit vooral bij de losse bezoeken, zoals dagjesmensen die komen voor een
lm of Bartje.
In 2024 organiseerden we opnieuw de wekelijkse helpdesks rond onderwerpen zoals de Tweede Wereldoorlog, Bewoningsgeschiedenis en het Kadaster. Deze helpdesks voorzien in een behoefte en worden goed bezocht. Er is een stijging in het aantal bezoekers: van 1.253 bezoekers in 2023 naar 1.463 bezoekers in 2024.
Het lenen van boeken uit de wetenschappelijke bibliotheek is ten opzichte van vorig jaar met 256 uitleningen gestegen. Daarnaast zijn er 512 nieuwe boeken toegevoegd aan de collectie.
3.066 Digilounge bezoeken 3.607
692 Studiezaal bezoeken 509
7.061 Aanvragen studiezaal 6.388
4.476 Inlichtingen mail/telefoon/chat 4.044
1.149 Uitleningen bibliotheek 893
0
2.000
4.000
2024
6.000
8.000
2023
In de top 12 van de meest aangevraagde archiefstukken zijn het vooral de bouwdossiers van de gemeente Assen die veel worden opgevraagd door particulieren, makelaars en aannemers, vaak in verband met (ver)bouw of aankoop van een woning. Ook is het dit jaar opvallend dat twee collecties met informatie over de Tweede Wereldoorlog populair zijn. Voor de rest zien we bekende archieven terugkeren, met één uitzondering: de collectie van Bontekoe (ontwerper van gemeentewapens), die dit jaar een opvallende plek in de lijst heeft ingenomen. Dit komt doordat dit archief veelvuldig is geraadpleegd door een onderzoeker, die veel heraldische stukken uit deze collectie heeft aangevraagd.
Van collectie naar connectie
20
Jaarstukken 2024
Top 12 aangevraagde archiefstukken 2024
Toegangsnummer
Titel
1060
Bouwdossiers van de gemeente Assen - Serie II - 1905-2010
0186
Maatschappij van Weldadigheid - 1818-1970
624
0144
Militaire Commissaris van Drenthe - 1944-1946
225
0379
Mr. G.A. Bontekoe, w.o. catalogus bibliotheek - 1928-1987
191
0137.01
Rijkswerkinrichtingen te Veenhuizen en Ommerschans - 1820-1963
142
0921
Oud-Archief van de gemeente Assen - 1806-1909
122
0616
Huis Mensinge te Roden - 1376-1952
100
0028
Provinciaal Museum van Drenthe - (1840) 1955-1998 (2003)
95
0001
Oude Staten archieven, 1344-1815 - 1344-1815
93
0185
De Milly van Heiden Reinestein - 1589-1886
84
0969
Secretariearchief gemeente Assen 1910-1965 - (1825) 1910-1965 (2011)
78
0581
Collectie Tweede Wereldoorlog - 1940-1985
73
3.4
Aantal 2685
Educatie
In verband met een vochtprobleem in onze educatiekelder zijn enkele lesprogramma’s tijdelijk aangepast zodat ze op een andere locatie in ons gebouw konden worden aangeboden. Desondanks kon niet worden voorkomen dat sommige groepen moesten worden verplaatst naar het voorjaar van 2025.
In de vrijgekomen tijd kon worden gewerkt aan vernieuwde programma’s, zoals Escaperoom Vrijheid en Maak het en
Kraak het. Dit laatste programma met daarin een route die de leerlingen moeten lopen wordt nu ook aangeboden in de dorpen Rolde, Gieten, Gieterveen en Anloo.
Voor het project Drentse soldaten in de Grande Armee is een nieuwe les ontwikkeld, getest en enthousiast door de leerlingen ontvangen.
3.5
Publieksactiviteiten
In 2024 organiseerden we ruim dertig publieksactiviteiten, vaak in samenwerking met andere erfgoedorganisaties. Met 5.997 deelnemers trokken we meer deelnemers dan vorig jaar. Met name Open Monumentendag Assen trok dit jaar meer publiek dan vorige jaren.
Aantal bezoekers
Aantal bezoekers
2024
2023
Educatie
3.148
2.403
Publieksactiviteiten
5.997
3.641
Historisch vergaderen
849
547
Groepsbezoek/
333
235
10.327
6.826
Volwasseneducatie
Totaal
Kennissessies en lezingen
De kennissessie voor historische verenigingen over het CABR-archief die we samen met het Nationaal Archief organiseerden trok een volle zaal. De bijeenkomst was informatief en er was veel ruimte voor discussie en nuance. In het voorjaar boden we voor de historische verengingen een sessie over fotocollecties en auteursrechten.
Van collectie naar connectie
21
Jaarstukken 2024
In het kader van Gekleurd Grijs boden we een workshop genealogie voor senioren aan. Voor de workshop genealogie in het najaar was zoveel belangstelling dat we die in de maanden daarna nog twee keer hebben herhaald. Ook tijdens de Dag van de Drentse Familiegeschiedenis en in de Maand van de Geschiedenis stonden kennissessies op het programma, zoals workshops over archiefonderzoek in de archieven van de Schultengerechten en de Etstoel en een kennissessie over de restauratie van archiefstukken.
Dag van de Drentse Familiegeschiedenis
Met lezingen, workshops, rondleidingen en een tentoonstelling hebben we op 27 januari 2024 de (Drentse) vrouw in de schijnwerpers gezet. De dag trok 266 deelnemers, met name nieuwe bezoekers. De gebruikelijke bezoeker aan zo'n dag is (vaak) man en 60-plus. Dit jaar zagen we een ander beeld. Een kleine tachtig procent van de bezoekers was vrouw en een kwart van de bezoekers was 45 jaar of jonger. De deelnemers waardeerden de dag met een rapportcijfer 8,6.
Open Joodse Huizen
Op 4 mei organiseerden we twee aansprekende herdenkingen in samenwerking met de landelijke organisatie van Open Joodse Huizen - Huizen van Verzet. De Joodse Ephraim Behr en de families Mathijsse en Vos werden herdacht. Ook werden rondleidingen gegeven door de stadsgidsen van de Asser Historische Vereniging door Joods Assen en draaiden er
lms in de Studio van het Drents Archief. In totaal bezochten 277 mensen Open Joodse Huizen.
TT Film
Eenmalig mochten we in de TT-week de exclusieve beelden van het Honda racing team uit 1961 vertonen. Vanwege auteursrechten kon dit alleen in het Drents Archief. Dit zorgde voor veel interesse van het publiek. Publiek kwam uit het hele land of waren zelfs persoonlijk bij de race van 1961 aanwezig geweest. In totaal trok de
lm 209 bezoekers.
Actie Niet Weggooien
Op 15 augustus 1945 kwam de Tweede Wereldoorlog o
cieel ten einde. Dit jaar deden wij op die datum mee aan de
landelijke ‘Actie Niet Weggooien!’, met als doel oorlogsdocumenten die op zolder liggen te kunnen bewaren voor de toekomst. Experts van het Drents Archief en het Drents Museum zaten klaar om objecten en documenten te bekijken. We richtten ons dit jaar op de naoorlogse periode tot 1950. De meest in het oog springende aanwinsten waren twee plakboeken van een man die in de oorlog tewerkgesteld was in een Duitse vliegtuigfabriek in Wittenberg bij Berlijn. Ook na de actiedag namen mensen nog contact met ons op over bijzondere documenten uit de oorlog.
Koloniën van Weldadigheid: cursus en kolonistendag
De belangstelling voor voorouders in de Maatschappij van Weldadigheid blijft onverminderd groot. Niet alleen in het Drents Archief, maar ook bij het Nationaal Gevangenismuseum en Museum De Proefkolonie stellen bezoekers vragen over de kolonisten en hun levensgeschiedenis. Voor twintig vrijwilligers en medewerkers van het Gevangenismuseum organiseerden we daarom een cursus, zodat ze bezoekers makkelijker op weg kunnen helpen bij onderzoek naar voorouders in Veenhuizen. In Museum De Proefkolonie zetten we ruim tweehonderd deelnemers op het spoor van hun voorouders tijdens de Kolonistendag in oktober.
Open Monumentendag Assen
In de Gouverneurstuin werden volop herinneringen aan het Jeugdverkeerspark begin jaren zestig opgehaald, terwijl de kinderen in trapautootjes mochten rijden. Het Drents Archief zorgde voor een fototentoonstelling rondom de oude muziekkoepel en we waren aanwezig met een quiz en informatiestand. Meer dan 4.000 volwassenen en kinderen bezochten deze dag die georganiseerd werd in samenwerking met de Asser Historische Vereniging, het Drents Museum, Gemeente Assen en andere partners.
Oktober Kindermaand en Opa- en Omadagen
Oktober Kindermaand stond dit jaar in het teken van de brand in het middeleeuwse klooster Maria in Campis. Hoe blus je een brand in een tijd zonder brandblussers en brandweerwagens? Ruim 90 kinderen en (groot)ouders gingen aan de slag met de (interactieve) opdrachten.
Van collectie naar connectie
22
Jaarstukken 2024
Tijdens de Opa- en omadagen in de herfstvakantie doken kinderen en grootouders in het leven van de vooraanstaande familie Van Lier. Op drie verschillende locaties organiseerden het Drents Archief, Drents Museum en Het Drentse Landschap spannende activiteiten.
Maand van de Geschiedenis
Het Drents Archief is spin-off van de landelijke Maand van de Geschiedenis in oktober. Dat wil zeggen dat we erfgoedpartners in de provincie enthousiasmeren om in oktober een geschiedenisactiviteit te organiseren rondom het landelijke thema. Dit jaar was dat: Echt Nep. Onze activiteiten werd goed bezocht, zoals de lezing over archeologische vervalsingen en over de restauratie van archiefstukken (hoe ver ga je met een restauratie of reconstructie van oude documenten?). Vanwege de grote belangstelling programmeerden we een extra voorstelling van de theatrale griezeltocht door Assen. De verhalen waren gebaseerd op historisch onderzoek in onze archieven.
”
Het was een mooie dag en ik ben blij dat ik er een bijdrage aan kon leveren. De schatkamer die jullie als archief zijn blijft een zo belangrijke bron van informatie over de geschiedenis van ons allemaal. Om te begrijpen waar we vandaan komen, zodat we snappen waar we nu staan. Ik vind het altijd een feest in het Drents Archief.
Suzanna Jansen over de Dag van de Drentse Familiegeschiedenis Auteur, o.a. 'het Pauperparadijs'
Verdeling bezoekers per leeftijd
volwassenen 18-65: 55%
senioren 65+: 11%
kinderen 0-12: 30% Jongeren 12-18: 4%
kinderen 0-12
Jongeren 12-18
volwassenen 18-65
senioren 65+
3.6
Projecten
Maagies en Vrouwlu
In 2024 is historica Renske van Donk aangesteld om in onze bronnen onderzoek te doen naar het leven van de Drentse vrouw tussen 1880 en 1980. Op basis van dit onderzoek wordt een onderzoeksgids samengesteld. Deze wordt in 2025 gepubliceerd. Door het jaar heen hebben verschillende activiteiten plaatsgevonden rondom het thema Maagies en Vrouwlu. Zo stond de Dag van de Drentse Familiegeschiedenis in het teken van genealogisch onderzoek doen via de vrouwelijke lijn. Hier kon het publiek deelnemen aan tien workshops, lezingen en rondleidingen. Ook is er een fotoexpositie geweest met indrukwekkende foto's van en gemaakt door vrouwen. Hier is ook een online versie van gemaakt,
Van collectie naar connectie
23
Jaarstukken 2024
met aanvullende beelden en bijzondere verhalen. Daarnaast waren in Podium Zuidhaege beelden te zien van Geesina Carsten (1863-1937) een pionier op het gebied van landschapsfotogra
e. Online is het project ook groots gedeeld. Met
een wekelijkse rubriek op sociale media over de Drentse vrouw heeft het project ook online veel aandacht gekregen.
De grootste publieksactiviteit vond plaats in september: Drents Archief presenteert... met Qmusic dj Jorien Renkema. Door haar familiegeschiedenis via de vrouwelijke lijn te onderzoeken hebben we verhalen kunnen ontdekken die anders niet gevonden konden worden. Dit is gepresenteerd in de Studio van het Drents Archief. Het CBG Centrum voor Familiegeschiedenis was hierbij uitgenodigd om een kijkje achter de schermen te geven van het onderzoek dat zij doen voor Verborgen Verleden. Het onderzoek en de onthullingen aan Jorien, zijn opgenomen, waarna hier een podcast van is gemaakt.
Hilde Boelema interviewt Qmusic-dj Jorien Renkema
Onderzoek naar het Drentse slavernijverleden
Het afgelopen jaar is door een onderzoeker en een stagiaire van de Rijksuniversiteit Groningen onderzoek gedaan naar sporen van het slavernijverleden in het Drents Archief. Daarbij zijn diverse bronnen gevonden, bijvoorbeeld van eigenaren van aandelen in plantages, maar ook correspondentie over de afscha
ng van slavernij of juist beargumentering om dat
niet te doen. Het onderzoek had tot doel om verder onderzoek te faciliteren en te vergemakkelijken door in een onderzoeksrapport en onderzoeksgids de resultaten, zoektips, hulpbronnen en steekwoordenlijsten te presenteren. Tevens zijn in 2024 enkele blogs verschenen waar sommige vondsten nader werden toegelicht.
Van collectie naar connectie
24
Jaarstukken 2024
Keti Koti
Onderzoeker Niek Hemmen geeft tijdens de Keti Koti herdenking in het Provinciehuis een toelichting op zijn onderzoek naar het Drentse slavernijverleden.
Drentse soldaten in de Grande Armée
In 2024 is de documentaire door Chronoscoop
lm en Garage TDI afgerond, het resulataat van enkele jaren werk. Er is
een educatieprogramma ontworpen in samenwerking met Garage TDI en middels een try out getoetst met een klas van een middelbare school. Daarmee zijn twee belangrijke onderdelen van dit project afgerond. Ook de historische uitgave door Prof. Dr. Hans van Koningsbrugge over dit onderwerp is nagenoeg voltooid. In 2025 worden alle resultaten tijdens een feestelijke bijeenkomst in DNK gepresenteerd samen met Garage TDI, Chronoscoop Film, Hans van Koningsbrugge en het Musée de l’Armée.
Geheugen van Drenthe
In 2024 is verder gewerkt aan de vernieuwing van de website geheugenvandrenthe.nl tot een veelomvattend erfgoedplatform van Drenthe. Dit project is een mooi voorbeeld van erfgoedparticipatie, waarvoor behalve
nanciële
steun van de provincie ook subsidie via OPEN (Organisatie Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland) is verkregen. Er zijn pilots uitgevoerd met drie historische verenigingen: de Asser Historische Vereniging, de Drentse Historische Vereniging en de Historische vereniging der gemeente Gasselte Op’t Spoor. Doel van de pilots was om te komen tot een nieuwe goed functionerende oplossing voor een collectiebeheersysteem en online presentatie van de tijdschriften van alle Drentse historische verenigingen. Het gehele proces van aansluiten (technisch en contractueel) en presenteren is doorlopen. Resultaat is dat het nieuwe erfgoedplatform in 2025 in gebruik kan worden genomen. Aan het einde van het verslagjaar waren al enkele collecties van de drie historische verenigingen beschikbaar in de nieuwe oplossing.
Archief Wil Schackmann
Met dit project zijn acties ondernomen om het archief van Wil Schackmann over de koloniën van Weldadigheid veilig te stellen. Zo is er een koppeling gemaakt naar het beeldmateriaal van de Maatschappij van Weldadigheid via allekolonisten.nl zodat iedereen makkelijk het bijbehorende beeldmateriaal kan vinden. Tevens is er een podcastserie opgenomen over de verhalen van bewoners van de koloniën van weldadigheid uit vooral de eerste helft van de negentiende eeuw. In de podcastserie ‘Arme familie, rijke geschiedenis’ nemen we de luisteraar mee in het onderzoek van Age, Mirjam en Theo die op zoek naar hun familie ontdekten dat hun voorouders in de Maatschappij van Weldadigheid zaten. Ze zochten uit wie zij waren, wat ze deden en waarom ze daar terecht zijn gekomen. In de podcastserie geven we tips en trucs om zelf te gaan zoeken in deze rijke bronnen over onze arme voorouders. Wil Schackmann geeft in elke a
evering een toelichting.
Er is een publieksevenement georganiseerd aansluitend bij de maand van de geschiedenis en er is onderzocht of wij de stukken van de tuchtraad van de Maatschappij van Weldadigheid met een externe partij konden digitaliseren en vervolgens ontsluiten. Helaas bleek dit een te kostbare oplossing en hebben we besloten dit nu mee te nemen in één van onze indiceertrajecten met hulp van vrijwilligers.
Van collectie naar connectie
25
Jaarstukken 2024
Met de Koninklijke Bibliotheek is overlegd over het archiveren van de website van Wil Schackmann. De KB archiveert deze website, daarmee leek dit onderdeel van het project niet door het Drents Archief uitgevoerd te hoeven worden. De KB stelt de website echter niet online beschikbaar. Aangezien dit Drentse informatie betreft hebben wij besloten de website ook bij Drents Archief te bewaren. In 2025 wordt onderzocht of de website in het e-depot kan worden opgenomen.
Badan Persatuan
Het beschrijven van het archief van Badan Persatuan is in 2024 afgerond. In december is de Nederlandse én Maleise versie van de inventaris gepresenteerd aan de stuurgroep, bestaande uit oud-bestuursleden van deze Molukse belangenorganisatie. In het eerste kwartaal van 2025 komen zij met een reactie. In 2024 is tevens begonnen met het project PIED, waarbij Nederlands-Indië collecties nader toegankelijk worden gemaakt. Naast Badan Persatuan hebben wij meerdere archieven waarin stukken aanwezig zijn met betrekking tot de voormalige kolonie. De werkzaamheden betreffen het maken van vertalingen en het toevoegen van tweetalige trefwoorden. Het project wordt medio voorjaar 2025 afgerond.
Vernieuwing educatieruimte
Voor het vernieuwen van de educatieruimte hebben wij diverse partijen gevraagd een aanbieding te doen voor de fysieke inrichting en het vernieuwen van de software in gebruik voor de diverse educatieprogramma’s. Voor de fysieke inrichting is gekozen voor een modulair ontwerp van InOntwerp uit Assen. Voor de software is gekozen voor het voorstel van XInteractive uit Emmen waar ook een samenwerking met NHL Stenden onderdeel van uitmaakt. Nadat er duidelijkheid is over de mogelijkheden voor gebruik van de educatiekelder zal hier in 2025 een vervolg aan worden gegeven.
80 jaar vrijheid
In 2025 wordt in heel Drenthe in de periode februari tot en met mei 80 jaar vrijheid gevierd met een uitgebreid en divers programma. Hiervoor zijn in 2024 plannen gemaakt en voorbereidingen gedaan. Voor dit programma bestaande uit HOVO hoorlezingen, interviews, activiteiten op diverse locaties en rondleidingen in het depot hebben wij subsidie verkregen van de Provincie Drenthe. Er lopen nog aanvullende subsidieverzoeken.
Digitale Transformatie/MS365 en AFAS
In samenwerking met Het Drentse Landschap is dit jaar een veranderplan voor Microsoft 365 (MS365) gepresenteerd. Alle medewerkers moeten geïnformeerd en getraind worden in de verandering die het Cloud-werken met zich meebrengt. Een werkgroep, bestaande uit een afvaardiging uit beide organisaties, is aan de slag gegaan met drie essentiële onderwerpen: Agendabeheer, Bestandsbeheer en (Interne) Communicatie. Ook is een Governance-document opgesteld. In het volgende jaar volgt de implementatie.
Van collectie naar connectie
26
Jaarstukken 2024
4. Bestuur en beleid
Van collectie naar connectie
27
Jaarstukken 2024
Het RHC Drents Archief is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Daarmee hebben de betrokken overheden, het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en de gemeente Assen, taken die zij wettelijk verplicht zijn uit te voeren aan het Drents Archief overgedragen zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid uit handen te geven. Per 1 juli 2024 is het Waterschap Drents Overijsselse Delta toegetreden tot de GR Drents Archief. Voor het waterschap wordt de digitale archieftaak (e-depot) vervuld.
In de gemeenschappelijke regeling (GR) is vastgelegd dat het Drents Archief bestuurd wordt door een bestuur waarin zowel het Rijk, de gemeente Assen, het Waterschap Drents Overijsselse Delta en een onafhankelijk extern lid vertegenwoordigd zijn.
Dit bestuur bestaat volgens de WGR uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Bestuur en organisatie van het Drents Archief nemen de Governance Code Cultuur in acht. Deze code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties.
De samenstelling van het bestuur was in 2024 als volgt:
Voor het Ministerie van OCW: de heer M.J.M. Hoogeveen, voorzitter Algemeen (AB) en Dagelijks bestuur (DB); de heer J. Seton (AB).
Voor de gemeente Assen: de heer B.J. ten Oever (AB en DB); de heer M.L.J. Out (AB).
Voor het waterschap Drents Overijsselse Delta: de heer H. Pereboom (AB) (per 1-7-2025)
Onafhankelijk extern lid: de heer H. Hartog (DB).
In 2024 vonden vijf bestuursvergaderingen plaats. Naast reguliere zaken zoals jaarstukken en begroting zijn in 2024 ook de strategische visie 2025-2028, het bestuursreglement, de Archiefverordening en beheerregeling vastgesteld. In het kader van de uittreding van het Rijk is gesproken over voortgang, toetreding nieuwe partners en voorstellen van OCW inzake tegemoetkoming in kosten van de uittreding, van de loonkostenstijging vanwege de nieuwe CAO en van de kosten in verband met overgang naar een andere CAO.
In het kader van de inwerkingtreding van de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen is een nieuwe tekst voor de GR vastgesteld per 1-7-2024. Daarnaast is er gewerkt aan een volgende GR-tekst per 1-1-2025 vanwege de toetreding van nieuwe gemeenten tot onze regeling.
Het jaarlijkse bestuurlijk overleg van de voorzitter en directeur met de provincie Drenthe vond in januari plaats. Momenteel heeft het Drents Archief te maken met twee gedeputeerden: één voor archieven en de ander heeft cultuur in zijn portefeuille. Het gesprek in januari betrof cultuur; de in 2023 verrichte activiteiten en prestaties werden verantwoord en er werd vooruitgeblikt naar de activiteiten in 2024.
Van collectie naar connectie
28
Jaarstukken 2024
5. Paragrafen
Van collectie naar connectie
29
Jaarstukken 2024
5.1
Bedrijfsvoering
Personeel
In 2024 verwelkomde het Drents Archief vier medewerkers. Als gevolg van de uitdiensttreding van drie medewerkers zijn (vervangings)vacatures opengesteld voor de functie van managementassistente, manager Collecties & Publiek en archivaris-beleidsmedewerker. Vanwege de uitbreiding van het team e-depot en de uitbreiding van de dienstverlening voor wat betreft de archivaristaken, is een archivaris/beleidsmedewerker en adviseur digitale informatievoorziening geworven.
Eén van onze medewerkers heeft per 1 december 2024 de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. Het Drents Archief is verheugd dat de kennis en ervaring van deze medewerker behouden blijft voor het Drents Archief omdat de medewerker op parttimebasis aan het Drents Archief blijft verbonden. Voor de uren die zijn ingeleverd is een nieuwe medewerker geworven.
Zonder hulp van onze veertig vrijwilligers kunnen wij onze werkzaamheden niet uitvoeren. Onze vrijwilligers verrichten de werkzaamheden vanuit huis of op locatie bij het Drents Archief. Twee vrijwilligers hebben dit jaar hun inzet voor het Drents Archief beëindigd. Tegelijkertijd hebben we zes nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen.
Het Drents Archief neemt zijn verantwoordelijkheid in de bevordering van arbeidsparticipatie door het aanbieden van stages, werkervaringsplaatsen en leerwerktrajecten. Na een proefplaatsing van drie maanden, die aan beide kanten positief is beoordeeld, is een medewerker ingestroomd op basis van een tijdelijke arbeidsovereenkomst.
In het kader van hun studie aan respectievelijk de Hanzehogeschool (studie communicatie, media en IT) en aan de Rijksuniversiteit Groningen (studie MA Geschiedenis en MA International Relations) zijn drie stageplaatsen ingevuld.
Personeel
2024
2023
Formatie per 31-12
27,8
28,1
Begrote formatie
26,5
24,0
Tijdelijke inzet per 31-12
0,4
2,8
Medewerkers per 31-12
37
36
42.601
36.733
Stagiaires
3
3
Vrijwilligers
40
36
Gerealiseerde uren
Ontwikkeling medewerkers
De jaarlijkse teamdag stond in het teken van DISC-communicatiestijlen. Onder begeleiding van een teamcoach hebben de medewerkers hiermee voor het eerst of hernieuwd kennisgemaakt. Er is stil gestaan bij de de stijlen van communicatie die er zijn en welke stijl de medewerker primair beheerst. Naast zel
nzicht hebben medewerkers inzicht
gekregen in de communicatiestijlen die bij het Drents Archief aanwezig zijn, wat hiervan de kracht is en welke valkuilen bij de verschillende DISC-communicatie-stijlen passen. In het najaar is een vervolgbijeenkomst georganiseerd. Daarnaast hebben medewerkers individueel of in groepsverband diverse trainingen en opleidingen gevolgd.
Ziekteverzuim en arbo
Het ziekteverzuim is in 2024 ten opzichte van 2023 gedaald van 3,4% naar 1,27%. Het ziekteverzuim-percentage in 2023 was het gevolg van lang verzuim van één medewerker. Het gemiddelde aantal ziekmeldingen is ten opzichte van 2023 ongewijzigd en is 1,28. In een personeelsvergadering hebben de medewerkers kennis gemaakt met de arbeidsdeskundige van onze arbodienst. Het verzuimprotocol van het Drents Archief is besproken zodat voor iedereen duidelijk is wie wat doet bij (het voorkomen van) uitval op het werk door ziekte.
Van collectie naar connectie
30
Jaarstukken 2024
In de laatste maand van het jaar is een Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De concept-rapportage wordt begin 2025 opgeleverd. Op basis van de uitkomsten wordt een plan van aanpak opgesteld met de maatregelen die zullen worden genomen om de in de RI&E genoemde risico’s aan te pakken.
De medewerkerstevredenheid wordt sinds eind 2020 continu gemeten via de FRANK-app. De uitkomsten worden op organisatie- en afdelingsniveau gemonitord en geëvalueerd. 79% van de medewerkers heeft de app gedownload en beantwoordt de vragen. De scores op de indicatoren werkgeluk, werkstress en vitaliteit worden berekend als voortschrijdend gemiddelde per respondent waarbij maximaal 12 maanden wordt teruggekeken. De scores medio december 2024 zijn wat lager dan vorig jaar en hebben veelal te maken met een hogere werkdruk. Het management blijft in gesprek met de medewerkers over het her-prioriteren van werkzaamheden en de mogelijkheden om werkzaamheden zoals dienstverlening e
ciënter in te richten. Hiermee wordt beoogd de werkdruk te verlagen.
CAO Rijk
De looptijd van de Cao Rijk is van 1 juli 2024 tot en met 31 december 2025. Een uitvloeisel van de onderhandelingsresultaten zijn een salarisverhoging per 1 juli (8,5%) en een verhoging van de schaalbedragen van € 50. Behalve de salarisverhoging per 1 juli is per 1 januari een salarisverhoging toegekend van 1,5% als onderdeel van het arbeidsvoorwaardenakkoord 2022-2024. Dit geeft een totale inkomensverbetering in de periode van 1 januari 2024 tot en met 2025 van gemiddeld 11,2%.
Het Individueel Keuzebudget (IKB) is per 1 juli verhoogd van 16,37% naar 16,5%. Vanwege de hoge in
atie hebben
partijen ook afgesproken om in mei 2024 een eenmalige bruto-uitkering te geven van € 1.200 en in november een brutouitkering van € 800.
Het gehele jaar stond ook in het teken van het herwaarderingstraject van functies op basis van FUWASYS (het functiewaarderingssysteem van het Rijk), dat in het vierde kwartaal van 2023 is gestart.
Vertrouwenspersoon
Het Drents Archief heeft in de Gedragscode integriteit Drents Archief een aantal zaken vastgelegd, onder meer over ongewenste omgangsvormen. Medewerkers en vrijwilligers kunnen incidenten melden bij een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon rapporteert in het verslag 2024 dat er geen klachten of meldingen zijn geweest.
Ondernemingsraad
Hoewel een ondernemingsraad (OR) voor een organisatie van minder dan 50 medewerkers niet verplicht is heeft het Drents Archief wel voor de instelling van een OR gekozen. Door het vertrek van één van de OR-leden wijzigde de samenstelling van de OR. Er vonden in het verslagjaar 5 overlegvergaderingen van de OR met de bestuurder plaats. Onderwerpen van gesprek waren o.a. de voortgang van het functieherwaarderingstraject, opvolging van de manager Collecties & Publiek, RI&E en de adviesaanvraag voor vervanging van de huidige koelmachine door een warmtepomp.
Van collectie naar connectie
31
Jaarstukken 2024
BHV Jaarlijks volgen een aantal medewerkers van het Drents Archief een BHV-training. Naast een bijscholing eerstehulpverlening vindt er een ontruimingsoefening plaats en wordt er geoefend met het blussen van brand.
5.2
Onderhoud gebouw en terrein
Door de groei in onze organisatie is er behoefte aan extra werkplekken. In 2024 zijn deze gecreëerd door een herinrichting van de vrijwilligerskamer en de scankamer. Daarnaast zijn in de Studiezaal werkplekken ingericht zodat medewerkers op de maandag en vrijdag, wanneer de Studiezaal gesloten is voor publiek, daar kunnen werken. Ook op drukke dagen zijn er nu voldoende werkplekken.
In de zomervakantie was in een gedeelte van de oude (educatie)kelder grondwater naar binnen gestroomd en was het vaste meubilair dusdanig beschadigd dat de ruimte leeggeruimd moest worden. Omdat er verdenkingen waren voor schimmels en er het vermoeden was dat de luchtkwaliteit niet op orde zou zijn, zijn de twee aanwezige ventilatoren vervangen door een beter gebalanceerd ventilatiesysteem met warmteterugwinning en CO2-sturing. Na een grondige schoonmaak en het aanbrengen van de nieuwe luchtzuivering hebben we een onderzoek laten uitvoeren voor zowel de luchtkwaliteit als een contact/schimmel onderzoek op aanwezige muren en materialen. Uit de rapportage kwam naar voren dat de concentratie aan schimmels evenals de luchtkwaliteit voldoen aan de gestelde normen.
Het Taubergedeelte (nieuwbouwgedeelte) is in 2024 voorzien van nieuwe HR+++ beglazing. De buitenmuurkozijnen zijn, waar nodig gerepareerd en aan de buiten- en binnenzijde voorzien van een nieuwe ver
aag. Mede door het vervangen van
de nieuwe beglazing is het energieverbruik dit jaar weer een paar procent gedaald.
In 2024 is gestart met het plan voor verduurzaming. Het plan is om de huidige koelmachine (verantwoordelijk voor het klimaat in onze drie archiefbewaarplaatsen) in 2025 te vervangen door een hybride warmtepomp. De restwarmte, die de warmtepomp gaat produceren bij het koelen van de depots, zal dan direct worden gebruikt voor de verwarming van het gebouw. Door ook de huidige ventilatoren in de klimaatkasten te vervangen door plugfans en het bijplaatsen van luchtdrogers in de afzonderlijke techniekruimten van de drie depots, rekenen we op een
inke besparing van het
energieverbruik.
Een groot gedeelte van de tuin is in het najaar op de schop gegaan. De grassen en bloemen die het niet goed deden zijn verwijderd, er is grondverbetering aangebracht en meerdere stukken zijn ingezaaid met nieuwe soorten bloemen en planten. Het resultaat zal in het voorjaar van 2025 te zien zijn.
5.3
IT
In 2024 is er vooruitgang geboekt op het gebied van IT-infrastructuur. De focus daarbij was met name gericht op beveiliging, governance en bedrijfscontinuïteit. Deze verbeteringen bieden een solide basis voor de verdere digitale transformatie van het Drents Archief.
Van collectie naar connectie
32
Jaarstukken 2024
Zo zijn er het afgelopen jaar belangrijke stappen gezet met betrekking tot de optimalisatie van Microsoft 365. Er is een Update-Ring gecon
gureerd, waarmee laptops structureel worden voorzien van Windows Updates en updates voor >span
class="NormalTextRun SCXW137351746 BCX8">-party software. Dit draagt bij aan een verbeterde beveiliging en stabiliteit van onze systemen. Op het gebied van governance en compliance is er getest met label- en retentiebeleid. Dit biedt een betere grip op het beheer van gegevens. Vanuit Microsoft Defender is web
ltering afgedwongen om apparaten
beter te beschermen tegen externe bedreigingen. En vanaf 2024 ontvangt Drents Archief periodiek rapportages over de status van de Microsoft 365-back-up, wat de transparantie en controle verder vergroot.
Op het gebied van het interne netwerk is er in 2024 een nieuwe glasvezelverbinding opgeleverd en in gebruik genomen. Daarnaast kan het Drents Archief rekenen op een dubbele internetverbinding. De nieuwe KPN-verbinding is in december gekoppeld aan de
rewall en fungeert als primaire verbinding. De bestaande Ziggo-verbinding dient als secundaire lijn.
Deze dubbele infrastructuur minimaliseert het risico van onderbrekingen en waarborgt de continuïteit van de bedrijfsvoering. Door de redundantie in de internetverbindingen wordt de afhankelijkheid van een enkele lijn weggenomen, wat cruciaal is voor een stabiele werking van de organisatie.