Bijlage 2. Visie & beleid inwonerparticipatie

Inwonerparticipatie visie & beleid 2025-2030

Juni 2025

portefeuillehouder V.M. van Neerbos adviseur L. van Dinther

Inhoud Inleiding ............................................................................................................................... 2 Stel uzelf voor… ................................................................................................................ 2 1. Achtergrond en context: als een schakel verbonden ................................................... 3 Inwonerparticipatie in ontwikkeling ..................................................................................... 4 2. West Maas en Waalse visie op inwonerparticipatie ...................................................... 5 Kernwaarden van de visie .................................................................................................. 6 3. Visie: de weg ernaartoe .................................................................................................. 7 Beleid: van visie naar ambities naar doen .......................................................................... 7 West Maas en Waals Participatiepad................................................................................. 7 Participatieverordening ...................................................................................................... 7 4. Participatieladder van de gemeente West Maas en Waal ............................................. 8 5.

Impact en proces: de kaders .........................................................................................10 6. Het hoe naar een hoger niveau: ambities .....................................................................11 Ambities ............................................................................................................................12 7. Rollen ..............................................................................................................................14 8. West Maas en Waals Participatiepad ............................................................................17 Leidraad voor participatieaanpak ......................................................................................17 Start van het pad: het initiatief ...........................................................................................19 Fase 1: Is participatie nodig en mogelijk? .........................................................................19 Fase 2: Maken participatieplan .........................................................................................22 Moment: Besluit over participatieplan ...............................................................................28 Fase 3: Uitvoeren participatie & opstellen verslag.............................................................29 Moment: besluit over

initiatief............................................................................................30 Fase 4: Evalueren participatie...........................................................................................31 9. Omgevingswet en participatie .......................................................................................32 Bijlage 1: Participatie over inwonerparticipatie & doorlopen tijdlijn ....................................33 Bijlage 2: Resultaten staatgesprekken & online vragenlijst inwoners ................................35 Bijlage 3: Dorpsplatforms ..................................................................................................38

Inleiding Stel uzelf voor… West Maas en Waal: de gemeente waarin wij (inwoners en gemeentelijke organisatie) elkaar kennen, van elkaar weten wat ons bezighoudt, wat ons drijft, waar we voor staan. Zoveel mensen met even zoveel verschillende perspectieven, historie, kennis en ook belangen… Wat een rijkdom als dit alles samenkomt: in deze verschillen zit juist de kracht. Door precies hier verbinding en betrokkenheid te creëren, wordt visie, beleid en uitvoering nog sterker en completer. Het is dan niet altijd de uitkomst, maar wél de weg ernaartoe die begrip, mogelijkheden en duidelijkheid kan bieden. Inwoners en gemeentelijke organisatie ontmoeten elkaar, op welke manier dan ook én over en weer. Stel uzelf voor… De gemeente West Maas en Waal, wij allemaal, met een gezicht. Dát maakt ons menselijk.

‘In onze verschillen zit de kracht’

2

1. Achtergrond en context: als een schakel verbonden Participatie is niet meer weg te denken uit het dagelijks leven van de Nederlander. Het gaat hierbij om: •

•

Inwonerparticipatie: hierbij is de gemeente initiatiefnemer bij beleid en projecten. Gemeente betrekt inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijk beleid of gemeentelijke plannen. Overheidsparticipatie: hierbij is de inwoner initiatiefnemer van een initiatief met impact op de lokale samenleving en leefomgeving. Gemeente ondersteunt.

Binnen onze gemeente spreken we van inwonerparticipatie. Hiermee bedoelen we ook de initiatieven vanuit inwoners. Als we in dit beleid spreken over inwoners bedoelen we ook maatschappelijke organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden. Inwonerparticipatie en overheidsparticipatie kunnen de vorm aannemen van meeweten, meedenken, meewerken en meebeslissen (zie toelichting op pagina 8). Inwonerparticipatie in West Maas en Waal is altijd maatwerk. We willen: • Inwoners voorop stellen in de ontwikkeling en uitvoering van lokaal beleid. • Meer richting creëren in de manier waarop we omgaan met participatie. • Een doorontwikkeling van inwonerparticipatie in gang zetten, zodat dit over en weer een vanzelfsprekende manier van denken en doen wordt. Op een inwonervriendelijke wijze. • Inwoners bereiken. • De vele betrokken inwoners koesteren. En tegelijkertijd de, net zo belangrijke, stille meerderheid betrekken. • Drempelverlagend te werk gaan met een diversiteit aan participatie mogelijkheden. Beoogd effect visie & beleid In 2030 is West Maas en Waal de gemeente met een menselijk gezicht. Op dat moment wordt bij 99% van de gemeentelijke initiatieven een bewuste keuze gemaakt over het wel of niet inzetten van inwonerparticipatie. Waarbij participatie ook daadwerkelijk ingezet wordt, als dit mogelijk is binnen de kaders.

Dit sluit aan op het coalitieakkoord en collegeprogramma (‘inwoners zijn betrokken bij gemeentelijke zaken die in hun omgeving gebeuren en dreigen te veranderen’). En indirect op de missie van de gemeente: bijdragen aan het levensgeluk van onze inwoners.

3

Inwonerparticipatie in ontwikkeling In de ontwikkeling van inwonerparticipatie binnen de gemeente West Maas en Waal, start midden 2023, is vanuit diverse acties veelvuldig gesproken met inwoners, raadsleden, ambtenaren en college. Hierbij stond participatie over dit onderwerp altijd centraal. Zie bijlage 1 en 2 voor meer informatie. Van hieruit is visie & beleid ontwikkeld. Uiteraard in het licht van bestaande missie, visie en kernwaarden van de gemeente West Maas en Waal. Alles is als een schakel aan elkaar verbonden. Zoals hieronder duidelijk in beeld gebracht:

Missie Gemeente (collegeprogramma) Bijdragen aan het levensgeluk van onze inwoners

Visie burgerparticipatie (coalitieakkoord) Burgers moeten meer betrokken raken bij gemeentelijke zaken die in hun omgeving gebeuren of dreigen te veranderen.

Visie en beleid inwonerparticipatie

Deelvisie burger (collegeprogramma) 'Inwoners zijn betrokken bij gemeentelijke zaken die in hun omgeving gebeuren.'

Gesprekken met inwoners en raadsleden, college en ambtenaren

Kernwaarden & organisatieontwikkeling (ambtelijke organisatie) Samen Verantwoordelijk Professioneel Ambtenaar @nno nu

4

2. West Maas en Waalse visie op inwonerparticipatie De visie op inwonerparticipatie is ons beeld van de toekomst, waar we naartoe werken. Hier gaan we voor! De geformuleerde visie geeft ons allen, als we deze leggen naast wat we doen, de juiste richting. De onderliggende kernwaarden zorgen voor een verdere uiteenzetting van deze richting: hier geloven we in. Gemeente West Maas en Waal formuleert de visie op inwonerparticipatie als volgt:

West Maas en Waal, dat zijn wij. De gemeente met ‘n gezicht. Dát maakt ons menselijk.

ZICHTBAAR

TRANSPARANT

INCLUSIEF

SAMEN

ALGEMEEN BELANG

COMMUNICATIE

5

Kernwaarden van de visie

Wij zijn zichtbaar We zijn de gemeente met een gezicht: we zijn zichtbaar voor elkaar, over en weer. We zijn ook de gemeente met de vele gezichten van onze meer dan 20.000 inwoners, alle mensen in de ambtelijke organisatie en het gemeentelijke orgaan. We ‘zien’ elkaar, op de vele manieren die in deze tijd mogelijk zijn. De organisatie treedt naar buiten. Inwoners laten zichzelf zien. Ook in communicatie zijn we zichtbaar, we vertellen onze verhalen en we brengen onszelf en elkaar in beeld. Bekend maakt bemind.

Participatie is inclusief

Algemeen belang voorop

We staan open voor alle inwoners. Iedereen kan en mag meedoen: dit zorgt voor inbreng en betrokkenheid van een brede en diverse groep inwoners. Dit gaat hand in hand met bekendheid over inwonerparticipatie. Het bereiken van inwoners en het besef ‘ik hebt invloed!’, activeert mogelijk de stille meerderheid. Er is nooit één wijze van meedoen en meedenken. Zoals er ook nooit één inwoner(sgroep) bestaat. Daarom gaan we altijd voor meerdere passende en drempelverlagende wijzen van inwonerparticipatie náást elkaar.

Inwonerparticipatie gaat over algemeen belang. We kunnen, durven en willen denken in de breedte. Vraagstukken gaan verder dan het individu, de eigen straat, het eigen dorp, de eigen gemeente. Samen staan we voor het naleven van algemeen belang. Waarbij we ons inleven in elkaar, in alle verschillende perspectieven die er zijn.

Wij zijn transparant We zijn open en duidelijk voorafgaand aan, tijdens en na het gehele participatietraject. We handelen naar het belangrijke verwachtingsmanagement en naar goede terugkoppeling. We hebben daarbij duidelijk wat er speelt in de hele gemeente en daar handelen we naar. We werken integraal en waar mogelijk versterken participatietrajecten elkaar.

Participatie doen we samen ‘Wij’ zijn wij allemaal. Inwoners, ambtelijke organisatie en gemeentelijk orgaan. Wat we van elkaar mogen verwachten gaat over en weer. We doen het samen, met gezamenlijke inzet. Dit doen we ieder vanuit onze expertise en ervaring. Waarbij we openstaan voor elkaar. Participatie is samen werken en samen doen.

Participatie is communicatie Inwonerparticipatie en communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook de andere kernwaarden tonen dat aan: in elke waarde zit communicatie verweven. Het bereiken van deze kernwaarden en dús van het geheel, is mogelijk via de juiste communicatieve aanpak.

6

3. Visie: de weg ernaartoe Zoals bij alle doelen en bij uitstek bij inwonerparticipatie: het gaat meer om de weg ernaartoe dan om het doel zelf. Want ‘onderweg’ is waar we bij elkaar komen, waar we leren. Daar is waar we ontwikkelen. En precies dat is wat we doen. Om de weg ernaartoe sterk neer te zetten, bieden we verschillende documenten:

Beleid: van visie naar ambities naar doen De visie* (mét de kernwaarden) is compact geformuleerd. Hiermee zetten we voorop: duidelijkheid, leesbaarheid én inspiratie. Dit is het vertrekpunt voor de ambities van de gemeente als het gaat om inwonerparticipatie.

West Maas en Waals Participatiepad Het West Maas en Waals participatiepad is een praktisch hulpmiddel dat helpt bij het ontwikkelen van een participatieplan. Ook hierbij zijn de visie en kernwaarden uiteraard het vertrekpunt: • Is het particiatietraject zichtbaar en inclusief? • Dient het het algemeen belang? • Werken we samen, zijn we transparant en communiceren we goed? Door het volgen van het pad, krijgt de initiatiefnemer inzicht in te zetten stappen binnen het traject, initiatief, project of te vormen beleid. De initiatiefnemer van een participatietraject bewandelt het pad, waarbij onderweg de definitieve route bepaald wordt. Want: inwonerparticipatie is altijd maatwerk. Dit werkdocument biedt daarvoor een mooie richting.

Participatieverordening Per 1 januari 2025 is de wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau’ van kracht. Vanaf dat moment geldt een overgangstermijn van 2 jaar, waarin decentrale overheden de gelegenheid hebben een participatieverordening op te stellen. Beknopt houdt dit in: een gemeente regelt niet alleen betrokkenheid bij de voorbereiding, maar ook bij de uitvoering en evaluatie van het beleid. In de wet wordt ook gesproken over het uitdaagrecht (Right to Challenge). Ook hierover kunnen gemeenten optioneel lokale regels vastleggen in de participatieverordening. De wet bevordert nog eens extra dat gemeenten kaders en spelregels opstellen, passend bij de lokale omstandigheden. Concreet betekent dit dat de inspraakverordening wordt omgezet in een participatieverordening.

*De gesprekken en het bestuderen van bestaande stukken die hebben geleid tot deze West Maas en Waalse visie, raken op een heel mooie wijze het onderzoek ‘Beter beleid met ervaringskennis van inwoners’, van kennisinstituut Movisie. Daarin is onderzocht hoe gemeenten meer inclusief kunnen zijn bij inwonerparticipatie. De door hen benoemde cruciale kenmerken ‘Vroegtijdig – Dichtbij – Samen – Proactief – Flexibel’, zijn allen (door de regels heen) terug te vinden in de West Maas en Waalse visie.

7

4. Participatieladder van de gemeente West Maas en Waal De gemeente West Maas en Waal werkt met een eigen participatieladder. De participatieladder is een hulpmiddel om de mate van participatie zichtbaar te maken. Én om hierin goede en duidelijk keuzes te maken. De participatieladder van de gemeente West Maas en Waal onderscheidt: meeweten, meedenken, meewerken en meebeslissen. Hoe hoger op de ladder, hoe meer invloed inwoners hebben.

Meeweten, het fundament: is eigenlijk geen participatie: hier is sprake van communicatie vanuit de gemeente naar de inwoner. Dit is ontzettend belangrijk. Het zorgt voor de belangrijke basis: inwoners zijn goed geïnformeerd. Van deze trede is altijd sprake: communicatie passen we altijd toe. Daarom is dit in de ladder als fundament opgenomen. De participatietreden meedenken, meewerken en meebeslissen steunen hierop. Kenmerken: Interactie: Moment:

Informeren, geen inbreng belanghebbenden. Geen inhoudelijke interactie. Ná besluitvorming over initiatief en/of tijdens hele traject.

Meedenken: bij deze trede bestaat participatie uit verschillende vormen van inspraak, waarbij de gemeente uiteindelijk de beslissing neemt. Op deze trede kun je mensen raadplegen (om een mening vragen) of laten adviseren. Raadplegen: kan bij initiatieven van de gemeente waarbij al sprake is van kaders en beleid. En waarbij de gemeente de mening van inwoners wil weten over iets wat al voorligt. Of zich afvraagt of ze nog iets over het hoofd ziet. Hier wordt dus een concrete vraag gesteld. Bij inwonerinitiatieven kunnen inwoners de gemeente om hun mening vragen als ze informatie willen over het initiatief. Adviseren: bij adviseren ga je eerder in gesprek. Dan vraagt de gemeente inwoners om advies over het vraagstuk en mogelijke oplossingen. Bij inwonerinitiatieven kunnen inwoners bijvoorbeeld afstemmen met de gemeente om tot een gedragen en realiseerbare optie te komen: ‘Hoe pakken we dit initiatief aan?’

8

Kenmerken:

Interactie: Moment: Uitkomsten:

Beperkte inbreng, de oplossing wordt getoetst aan kennis en oordeel belanghebbenden (raadplegen). Wel om eigen inbreng belanghebbenden vragen kan ook (adviseren). De globale voornemens voor het initiatief staan hierbij dan centraal. Gemeente neemt besluit. Beperkte (raadplegen) én hoge interactie (adviseren) is mogelijk. Vóór definitieve besluitvorming over initiatief (raadplegen) of tussen ambtelijke voorbereiding en bestuurlijke meningsvorming (adviseren). Kennis van nemen en nader afwegen in welke mate mee te nemen in besluit.

Meewerken: Hier zijn inwoners voor de gemeente, in principe, een gelijkwaardige partner. Het kan over alle fasen van een project of initiatief gaan, van de planvorming tot aan de uitvoering. Toch kan de gemeente, als dat echt nodig is, afwijkend besluiten. Voor gemeente en inwoners is dit participatieniveau interessant als een vraagstuk nog open ligt en uitgewerkt moet worden. Je gaat samen aan de slag, werkt uit en beslist. Deze trede is geschikt om goede ideeën of een brede orientatie te genereren. Kenmerken: Interactie: Moment: Uitkomsten:

Gezamenlijk tot oplossing komen, optimaal draagvlak. Gemeente kan, als dat echt nodig is, afwijkend besluiten. Zeer hoog: samen ontwikkelen, evenredige inbreng alle partijen. Van initiatiefformulering tot en met besluit over initiatief. Zwaarwegend uitgangspunt bij besluit. Afwijkend besluiten kan, als dat écht nodig is.

Meebeslissen: De hoogste trede van de participatieladder. Ontwikkeling van het initiatief is aan de betrokkenen, waarbij de ambtelijke organisatie een adviserende rol heeft. De gemeente neemt het resultaat over na toetsing aan vooraf vastgestelde criteria. Het kan gaan over alle fasen of over een enkele fase van een project of initiatief: van het formuleren van een probleem en de planvorming tot aan de uitvoering. De criteria moeten wel op tijd duidelijk zijn, zodat duidelijk is waar rekening mee te houden. Let op:

Kenmerken: Interactie:

Moment: Uitkomsten:

Meebeslissen kan alleen zover wettelijke bepalingen zich daar niet tegen verzetten. Verloopt het initiatief via een raadsvoorstel? De gemeenteraad moet altijd kunnen beslissen zonder last of ruggespraak; de raad mag zich vooraf niet vastleggen op bepaalde uitkomsten vanuit inwonerparticipatie. Informeer inwoners daar duidelijk over! Deze trede is om deze reden realistischer bij collegevoorstellen. Maximale bundeling van kennis en middelen. Zeer hoog, partcipanten ontwikkelen oplossingen binnen de kaders. Besluit wordt overgenomen door college of raad, na toetsing aan vooraf vastgestelde criteria. Vanaf probleemformulering tot en met besluit over initiatief. Worden overgenomen in besluit, mits deze passen binnen vooraf vastgestelde kaders.

• Meewerken en meebeslissen zijn meer gelijkwaardige vormen van participatie, waarbij inwoners en gemeente samenwerken. • Bij alle treden is het van groot belang om vooraf de kaders en criteria te formuleren. Zodat alle belanghebben (inclusief de initiatiefnemer) weten waarbinnen te werken. Dit wordt meegenomen in de communicatie, van begin tot einde: verwachtingsmanagement. • In het participatieplan worden afspraken over participatie en communicatie vastgelegd (volg het pad als hulpmiddel). In het plan is aandacht voor welke belanghebbende op welke manier en in 9 welke fase van het proces betrokken wordt.

5. Impact en proces: de kaders De gemeente West Maas en Waal: • Hecht eraan inwoners voorop te stellen in de ontwikkeling en uitvoering van lokaal beleid. • Ziet het belang van het toepassen van inwonerparticipatie én het achteraf verantwoorden. • Wil naast de actieve betrokken inwoners óók de inwoners betrekken die minder zichtbaar en minder hoorbaar zijn, op een manier die bij hen past. • Ziet inwonerparticipatie als een dynamisch geheel dat vraagt om ruimte voor doorontwikkeling en vernieuwing. Dit gebeurt binnen een zelflerend proces, waar ruimte is voor experimenteren, feedback, evalueren en bijstellen: Leren door te doen. • Zet de LTA en het werkproces rondom het initiatief in voor duidelijkheid voor alle bestuursorganen en de interne organisatie. Denk hierbij aan wie (college, gemeenteraad, organisatie) wanneer op welke manier geinformeerd wordt. Het bepalen of inwonerparticipatie nodig en mogelijk is gebeurt op basis van: • Inhoud van het initiatief. • Analyse van betrokkenen (omgevingsanalyse). • Impact dat het initiatief heeft. • Randvoorwaarden voor participatie. Kaders binnen het participatieproces: • Betrek inwoners zo vroeg mogelijk. • Wees transparant en duidelijk. • Zet in op communicatie over de mogelijheid om te participeren; alle betrokkenen uit de omgevingsanalyse moeten de mogelijkheid hebben om mee te doen. Dit start bij bekendheid.

• Maak drempels tot deelname laag; passend bij de doelgroep. Ga ervoor om hierbij ook de stille meerderheid te bereiken en activeren. • Wees vanaf de start duidelijk over de verwachtingen, over en weer. • Creëer een veilige omgeving en vertrouwde sfeer. Voor de participanten en natuurlijk ook voor de organiserende initiatiefnemer. • Investeer in een passende participatieomgeving. Zorg daarbij voor een goede voorbereiding, ook sámen met de betrokkenen aan de organisatiekant. Dit maakt beter mogelijk om te anticiperen op wat er gebeurt. • Realiseer zichtbare en vlotte successen om inwoners betrokken te houden. • Communiceer. En overweeg: geen nieuws kan ook nieuws zijn. • Koppel terug aan participerende inwoners wat je met hun inbreng hebt gedaan, óók als suggesties niet zijn overgenomen. • Bij inwonerparticipatie staat de kwaliteit van het proces voorop. Ondanks bovenstaande kaders maken mensen zélf de keuze om wel of niet mee te doen. We kunnen wel streven naar zoveel als mogelijk deelname, echter vooraf en achteraf kan het aantal deelnemers niet zwartwit iets zeggen over de kwaliteit van het proces. Al deze kaders zijn verweven en verder uitgewerkt in het West Maas en Waals Participatiepad.

10

6. Het hoe naar een hoger niveau: ambities In de visie is duidelijk omschreven waar gemeente West Maas en Waal voor gaat als het gaat om inwonerparticipatie. In dit hoofdstuk benoemen we de hierbij horende ambities. Deze vormen het uitgangspunt voor acties waarmee we de komende jaren aan de slag gaan: om te bereiken waar we naartoe willen. Ambities De ambities komen voort uit gesprekken met betrokkenen (zie pagina 4 voor toelichting), uit het straatonderzoek onder inwoners waarbij we met hen in gesprek gingen over inwonerparticipatie (zie bijlage 2), uit bestaande bronnen en de vele lessons learned van onze eigen gemeente én andere gemeenten in Nederland. Vanuit dit voorwerk hebben we vastgesteld: hoe sterk inwonerparticipatie staat is afhankelijk van processen, interne organisatie -leren door te doen-, inclusieve participatie, communicatie en participatie instrumenten. Én hoe deze inhoudelijk op elkaar aansluiten. Deze vijf punten zijn daarom verwerkt in de ambities. Zie een verdere toelichting in de startnotitie van mei 2024. We zijn al op weg Enkele benoemde zaken in de startnotitie zijn al in gang gezet via dit beleid. Zoals het herijken van de participatieladder, hoe we willen samenwerken met elkaar en de participatieverordening.

Kortom: we zijn al op weg, naar waar we naartoe willen! Uitvoeringsprogramma De praktische uitwerking van het beleid volgt via een uitvoeringsprogramma. Daar wordt duidelijk aangegeven hoe uitvoeringspunten aansluiten op de ambities. Het uitvoeringsprogramma wordt vastgesteld door het college, aan de hand van het vastgestelde beleid. Evalueren en bijstellen gebeurt binnen de beleidscyclus.

11

Ambities De visie ‘West Maas en Waal, dat zijn wij’ is vertaald via menselijke communicatie. We zijn zichtbaar en staan in verbinding. Zo werken we aan bekendheid, begrip, feeling en vertrouwen. Dit doen we via strategische communicatie over participatie in het algemeen: bekend maakt bemind. En dit doen we via communicatie bínnen participatietrajecten. Dit heeft ook alles te maken met verwachtingsmanagement, terugkoppeling van resultaten en de vertaling ervan in het initiatief.

Inwoners zijn goed geïnformeerd. Meeweten is altijd de basis: het fundament van participatie en communicatie. Daarom leunen de treden van de participatieladder op het fundament ‘meeweten’. In de vormgeving is dit de onderliggende driekhoek.

Daar waar onze inwoners zijn, zijn wij. Fysiek en online. We werken volgens de ambtenaar @nno nu, refererend aan de organisatieontwikkeling. Zo staan we in verbinding met elkaar, op een toegankelijke en laagdrempelige wijze.

Het is duidelijk hoe we inwonerparticipatie samen regelen: waarbij we samen werken en samen doen. Dit gaat om een duidelijke procesomgeving met daarin rollen, afspraken, werkwijzen, beschikbare techniek en organisatiebreed inzicht in participatietrajecten. In een organisatieomgeving waarbinnen dit mogelijk en werkbaar is (aansluitend op de organisatieontwikkeling).

Elk vraagstuk is maatwerk. We werken met een leidraad: het West Maas en Waals Participatiepad. Hierin zijn we vaardig. Bij het opstellen van een participatieaanpak én het proces eromheen, gebruiken we het West Maas en Waals Participatiepad. We zetten ons hiermee niet vast. We blijven flexibel en omgevingsbewust: participatie (voor, tijdens en na) blijft altijd maatwerk.

We werken doelgroepgericht en drempelverlagend. Iedereen kan meedoen. Gericht op inwoners als individu maar ook op samenwerkende vormen. Iedereen voor wie de participatie relevant is, kan meeweten en meedoen. Via bij hen passende wijzen; we werken drempelverlagend.

12

Aankomende, lopende en afgeronde participatietrajecten zijn transparant inzichtelijk in een interactieve (online) omgeving.

Inwoners met een initiatief voelen zich welkom bij de gemeente. We stimuleren actief burgerschap en inwonerinitiatieven.

Met inzicht en algemene communicatie over welke trajecten er spelen, zorgen we voor duidelijkheid: intern voor de gemeentelijke organisatie en extern voor de inwoners. Het biedt de kans participatie meer op elkaar aan te laten sluiten. Via een dynamische, interactieve (online) omgeving is het ook direct een participatieinstrument waar inwoners kunnen meedoen.

De processen en mogelijkheden hiervoor zijn goed ingericht en duidelijk voor inwoners en gemeentelijke organisatie.

Jeugd is de toekomst van onze gemeente. Hiervan zijn we ons bewust en hier handelen we naar.

Algemeen belang staat voorop. Samenwerken begint met luisteren.

We leren door te doen en blijven evalueren. We mogen leren door te doen. Hiervoor gunnen we ons de tijd en de ervaring van bestaande en nieuwe manieren. Binnen een zelflerend proces is ruimte om te experimenteren en te leren. We evalueren en herijken als blijkt dat anders beter is. Hierbij stellen we altijd de vraag: wat heeft de gemeente(lijke organisatie) nodig om stappen te zetten?

Met respect voor elkaars verhaal komen we er, samen! We zijn ons hier over en weer van bewust. Hier handelen we naar. En we zijn vaardig in hoe we dit op een respectvolle wijze toepassen tijdens participatietrajecten.

We zijn ons bewust van deze doelgroep en hun rijke kennis en ervaringen. Betrokken jeugd nu én later is een groot goed voor onze samenleving.

13

7. Rollen Samenwerken vraagt om een specifieke houding en gedrag van gemeente en inwoners: transparantie, tússen de mensen staan, samen in dialoog over wat goed is. Rol initiatiefnemer (meestal de ambtenaar): • Is verantwoordelijk voor het participatietraject van het initiatief. En gebruikt hierbij het West Maas en Waals Participatiepad als leidraad. • Bepaalt samen met de portefeuillehouder of en hoe college en/of raad betrokken moeten worden en geeft daar vervolgens ook invulling aan. • Vult de kolom inwonerparticipatie op de LTA. • Communiceert optimaal over de mogelijkheid tot deelname aan participatie. Bij inwonerparticipatie staat de kwaliteit van het proces voorop. Het omvat geen vooraf vastgestelde kwantitatieve succesfactor. Wel moeten betrokkenen uit de omgevingsanalyse allen de mógelijkheid hebben gehad om mee te doen. Dat start bij bekendheid. Zet daarbij ook in om geluiden te horen van de stille meerderheid en voor hen drempels te verlagen om mee te doen. Dan alsnog maken mensen zélf de keuze om wel of niet mee te doen. • Is duidelijk over de kaders, waarover en op welk niveau (met welke invloed) mensen kunnen participeren. • Brengt alle belangen in beeld en sluit geen groepen uit.

• Heeft de juiste motivatie: ziet de meerwaarde in van het traject, committeert zich aan besluiten, is open en levert een bijdrage; • Werkt constructief samen, is bereid de dialoog aan te gaan, neemt initiatief, voert regie en neemt verantwoordelijkheid. • Communiceert: koppelt aan participanten terug over wat er met de inbreng is gedaan en legt in heldere taal uit hoe dit in relatie staat tot het (besluit over het) initiatief. • Neemt evaluatie altijd op als moment in de beleids/projectcyclus (dus ook specifiek de evaluatie van de het participatietraject). • Heeft een open houding: leren door te doen. Rol participant (meestal de inwoner): • Beschikt over ervaring, kennis of vaardigheden. • Heeft inbreng, kan zich professioneel opstellen en stelt het algemeen belang boven het eigen belang. • Heeft de juiste motivatie: ziet de meerwaarde in van het traject, committeert zich aan besluiten, heeft een open houding en levert een bijdrage; • Pakt de juiste rol: werkt constructief samen, is bereid de dialoog aan te gaan, neemt initiatief, brengt open en eerlijk informatie in die voor het proces relevant is en is bereid tot activiteit. • Erkent dat er binnen hun groep verschil is tussen betrokkenen en belanghebbenden; deelnemers op wie een initiatief mogelijk een directe impact heeft. • Mandaat van en draagvlak bij zijn achterban, is in sommige gevallen ook van belang.

14

Rol college / portefeuillehouder: • De portefeuillehouder Is politiek verantwoordelijk voor het wel of niet toepassen van inwonerparticipatie en zo ja, op welk niveau dit toegepast wordt. Relevant is of een initiatief politiek gevoelig is. Is dit het geval, dan speelt dit mee in de politieke afweging. • Maakt voor LTA items via de LTA kenbaar aan de raad of inwonerparticipatie wel of niet wordt toegepast (met een beknopte toelichting hierop). • Zorgt voor een goede voorbereiding; dit is nodig bij gebruik van de LTA voor inwonerparticipatie. • Bepaalt samen met de betrokken ambtenaar of en hoe college en/of raad betrokken moeten worden en geeft daar vervolgens ook invulling aan. • Zorgt ervoor dat er vroegtijdig ruimte, tijd en aandacht is voor het uitwerken van het participatieplan. • Blijft tijdens het proces scherp op rolvastheid. • Heeft een open houding: Een zelflerend proces (Leren door te doen) vraagt om een open houding en ruimte voor feedback zodat ook daadwerkelijk geleerd wordt van participatietrajecten en de ruimte voor experimenteren. Rol gemeenteraad: • Heeft zicht op en kan richting geven aan inwonerparticipatie via de LTA. • Kan via de LTA ook op eigen initiatief vóóraf in gesprek gaan met het college over items op de LTA en het wel of niet toepassen van inwonerparticipatie.

• Zorgt voor een goede voorbereiding; dit is nodig bij gebruik van de LTA voor inwonerparticipatie. Dit vraagt om agenderig en actieve bespreking in het presidium. • Kan voorafgaand aan een participatieproces kaders stellen voor het proces. Deze kaders gaan met name over de ruimte die er voor participanten is om mee te doen. Deze betrokkenheid verloopt via een kaderstellende startnotitie over het initiatief, met daarin opgenomen het participatieplan. • Toetst aan het einde of het resultaat van het proces past binnen de vooraf opgestelde kaders. Aan het einde van het proces worden in principe geen nieuwe inhoudelijke afwegingskaders toegevoegd. Deze betrokkenheid verloopt via het raadsvoorstel over het initiatief, met daarin opgenomen het participatieverslag. • Geeft invulling aan de rol van volksvertegenwoordiger door, waar dit kan en nodig is om het zelf te horen en beoordelen, als toehoorder aanwezig te zijn bij een participatieproces. • Heeft een open houding: een zelflerend proces (Leren door te doen) vraagt om een open houding en ruimte voor feedback zodat ook daadwerkelijk geleerd wordt van participatietrajecten en de ruimte voor experimenteren.

15

Rol communicatieadviseur: Is het eerste aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie als het gaat om advies over en (ondersteunende) uitvoering van communicatie en participatie. Rol adviseur inwonerparticipatie: Richt zich op de organisatiebrede (door)ontwikkeling van participatie. Dit gaat om beleidsmatige zaken en uitvoering van ontwikkelpunten die de hele organisatie helpen om een volgende stap te zetten als het gaat om inwonerparticipatie. Op verzoek van de communicatieadviseur sluit de adviseur inwonerparticipatie aan bij een adviesgesprek. De adviseurs werken samen en stemmen af met elkaar. Rol gemeente West Maas en Waal en dus allen: • Hecht eraan inwoners voorop te stellen in de ontwikkeling en uitvoering van lokaal beleid. • Ziet het belang van het toepassen van inwonerparticipatie én het achteraf verantwoorden. • Ziet inwonerparticipatie als een dynamisch geheel dat vraagt om ruimte voor doorontwikkeling en vernieuwing. • Wil naast de actieve betrokken inwoners óók de inwoners betrekken die minder zichtbaar en minder hoorbaar zijn, op een manier die bij hen past. Zie ook hoofdstuk 5, kaders vanuit de gemeente West Maas en Waal

Voor de rol van de Dorpsplatforms verwijzen we naar bijlage 3.

16

8. West Maas en Waals Participatiepad De ambtelijke organisatie gaat werken met het West Maas en Waals Participatiepad. Dit is het werkdocument (de leidraad) voor degene die het participatietraject voorbereidt en uitvoert. In de meeste gevallen is dit de ambtenaar die werkt aan het initiatief. Het pad wordt ‘bewandeld’. Onderweg wordt de definitieve route bepaald. Want: inwonerparticipatie is maatwerk. Dit opgestelde pad biedt daarvoor een mooie richting. Dynamisch pad Het participatiepad is een dynamisch document. De implementatie, het ermee werken en ‘leren door te doen’ betekent ook aanpassen en verbeteren waar nodig, met de tijd. Dat maakt dit document dynamisch. Ook de ontwikkelingen die we oppakken vanuit het uitvoeringsprogramma, verwerken we hierin. Zodat het altijd actueel blijft. De inbedding (het ermee gaan werken in de organisatie) wordt opgenomen in de uitvoeringsplannen. Dit hoofdstuk van het beleid wordt dan vormgegeven in een praktisch werkdocument. Met hierin ook andere essentiele zaken uit dit beleid, zoals de participatieladder, kaders en de rollen; alles wat nodig is om het traject goed neer te zetten. Ook biedt het werkdocument formats voor het participatieplan, participatieverslag, doelgroepanalyse & cirkels van invloed. Dit hoofdstuk van het beleid is de toelichting op het West Maas en Waals Participatiepad.

Waar de lezer in dit hoofdstuk met ‘je’ aangesproken wordt, bedoelen we de persoon die de participatieaanpak opstelt en werkt aan de uitvoering. In de meeste gevallen is dit de ambtenaar die werkt aan het initiatief.

Leidraad voor participatieaanpak Het participatiepad start met de West Maas en Waalse visie op inwonerparticipatie. Deze visie geeft ons allen, als we deze leggen naast wat we doen, de juiste richting. De kernwaarden zorgen voor een verdere uiteenzetting van deze richting (zie pagina 5 en 6). Dit participatiepad is een praktisch hulpmiddel. Door het volgen van het pad, krijg je inzicht in te zetten stappen in jouw participatietraject, binnen jouw initiatief, project of te vormen beleid. Waarom is het belangrijk om je aanpak vóóraf goed voor te bereiden? • Hiermee stuur je en haal je op wat je nodig hebt: het sluit aan bij de inhoud en fasen van het project: is participatie nodig en mogelijk? Wat wil je via participatie beantwoord hebben (en in welke fase)? • Het geeft duidelijkheid en focus. En dat geef je daarmee ook aan de participanten: verwachtingsmanagement. • Het zorgt voor samen ontdekken van ambities en hoe die te verwezenlijken. • De communicatie rondom het participatietraject wordt geduid. • Hiermee is het participatieplan ook een communicatiemiddel; het biedt duidelijkheid aan iedereen. • Je investeert vóóraf. Later heb je hier voordeel van. In dit document spreken we over: • Een initiatief: deze kan er in allerlei vormen zijn, zoals een idee, een project of beleidsvorming.

• Inwoners en deelnemers: onder inwoners verstaan we ook ondernemers, verenigingen, maatschappelijke organisaties of andere betrokkenen / groepen. 17

18

Start van het pad: het initiatief De start van het pad begint altijd met een initiatief. • Dit kan een initiatief zijn van de gemeente (dan spreken we van inwonerparticipatie; gemeente is initiatiefnemer bij beleid en projecten, inwoners participeren). • Dit kan ook een initiatief zijn van een inwoner (dan spreken we van overheidsparticipatie; inwoner is initiatiefnemer, gemeente ondersteunt).

Fase 1: Is participatie nodig en mogelijk? Is participatie nodig? De eerse stap in deze fase is: bekijk de achtergrond van het initiatief: 1. Komt het initiatief van gemeente of van inwoner(s)? 2. Is samenwerking tussen gemeente en inwoners nodig of wenselijk? Indien nee op vraag 2: Bij een inwonerinitiatief: inwoners gaan door met idee. Geniet van de onderlinge samenwerking! Bij een initiatief van de gemeente: Ga verder op niveau 1 van de participatieladder, meeweten. Benader je communicatieadviseur. Indien ja op vraag 2: Ga verder met de volgende vraag in deze fase: is participatie mogelijk? Is participatie mogelijk? In deze voorbereidende fase beantwoorden we de vraag of participatie mogelijk is. Daarvoor verzamel je informatie over de huidige situatie: waar sta je nu? Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie, zorg je voor een uitwerking van de volgende vijf punten. Deze gaan over de inhoud van het initiatief. Hoe ver je dit uitwerkt is afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk. Is er een projectvoorstel? Deze geeft waarschijnlijk al veel antwoorden op de inhoudelijke vragen. 1. Inhoud van het vraagstuk Het globale idee is duidelijk, maar: • Waar gaat het precies over? • Wat is de aanleiding? • Wat speelt er allemaal? • Wat komt er verder nog bij kijken? • Hoe urgent is het? 2.

Maatschappelijk belang Hierbij gaat het erom dat het vraagstuk van algemeen belang is en een maatschappelijk doel dient. Omschrijf dit. Bij inwonerparticipatie gaat het niét om trajecten en vraagstukken gericht op een individu.

19

3. Betrokkenen (doelgroepanalyse) Bij elk vraagstuk zijn er belanghebbenden: • Wie zijn de belanghebbenden? • Waarom is het vraagstuk voor hen relevant? • Hoe kun je ze het beste betrekken? Resultaat: een lijst van de betrokkenen bij je project. Bij complexere vraagstukken waar meerdere belangen spelen wil je meer weten over de betrokkenen: • Hoe groot is de betrokkenheid: raakt het hen direct of zijn ze betrokken langs de zijlijn? • Welk belang heeft de betrokkene (zie uitleg in het kader hieronder). • Wat is je verwachting; staan ze positief, negatief of neutraal in het proces? • Verandert de mate van betrokkenheid of het belang in de loop van het proces? Of in een groter project, verandert dit bijvoorbeeld per mijlpaal in dat project? Om dit te achterhalen kun je ook alvast met enkele (individuele) inwoners in gesprek gaan. Cirkels van invloed & raakvlakken De opgestelde informatie gebruik je om de cirkels van invloed in te vullen. Een goede doelgroepanalyse helpt je bij het zoeken naar raakvlakken: waar vinden mensen elkaar? Daarvoor achterhaal je eerst het belang dat mensen hebben. Maak daarvoor onderscheid tussen: • Wat iemand zegt • Wat zijn/haar belangen zijn • Achterliggende behoeften, waarden en normen De raakvlakken in een gebiedsproces kunnen bijvoorbeeld zijn: ‘Zowel de boeren als de natuurliefhebbers houden van het gebied waar ze zijn opgegroeid.

Daar willen ze ook in de toekomst kunnen blijven wonen, werken en recreëren.’ Vandaaruit bouw je verder aan een oplossing voor het vraagstuk.

4. Impact op inwoners Omschrijf in deze alinea welke impact het initiatief heeft op inwoners. Heb je ter oriëntatie al met enkele inwoners gesproken? Dan kun je die input hier uiteraard ook verwerken. Bij impact op inwoners kun je denken aan: Zorgt het initiatief voor: • Maatschappelijke rust of onrust onder onze inwoners? • Verbetering of bedreiging voor de gezondheid van onze inwoners? • Verbetering of bedreiging voor de fysieke veiligheid van onze inwoners? • Verbetering of bedreiging voor het welzijn van onze inwoners? En natuurlijk: hoeveel inwoners en welke (groepen) inwoners worden geraakt door het initiatief? (Zie punt 3.)

20

5. Randvoorwaarden voor participatie Om te bepalen of de randvoorwaarden voor participatie op orde zijn, zijn de volgende criteria/spelregels opgesteld: • Dient dit initiatief het algemeen belang? (Zie ook punt 2.) • Heeft het impact op inwoners? (Zie punt 4.) • Hoeveel ruimte is er voor participatie? o Is er ruimte in wet- en regelgeving voor participatie? o Is er ruimte in beleid voor participatie? o Is er politieke ruimte voor participatie? Relevant is of een initiatief politiek gevoelig is. Is dit het geval, dan speelt dit mee in de politieke afweging. De wethouder is hiervoor politiek verantwoordelijk. De raad kan hier ook iets van vinden. • Is er voldoende tijd, geld en capaciteit voor een participatietraject? Let op: in deze fase kun je nog niet exact duiden wat nodig is, maar wel richting geven. Kunnen al deze vragen met ‘ja’ beantwoord worden? Dan is participatie mogelijk. Je gaat door naar fase 2: het participatieplan. Als een of meerdere vragen niet beantwoord kunnen worden of is het antwoord ‘nee’? Onderzoek dan of er ruimte is om er toch een ja van te maken. Zo niet, dan kan beargumenteerd uitgelegd worden waarom participatie niet aan de orde is. De wethouder is uiteindelijk de politiek verantwoordelijke voor de keuze.

Wie beslist over de samenwerking? Bij inwonerparticipatie (initiatief gemeente) • Als de gemeente met een initiatief naar inwoners komt, dan geeft ze aan welk participatieniveau in welke fase aan de orde is. Inwoners krijgen de mogelijkheid om mee te doen. Het is uiteindelijk aan de inwoners zelf om te besluiten óf ze willen participeren. • Als de omstandigheden het toelaten (zie punt 5, randvoorwaarden), is het mogelijk om de keuze voor het participatieniveau te maken (in fase 2). • Wanneer een hoger participatieniveau door inwoners gewenst is en dat is niet mogelijk, dan is het aan de gemeente om de redenen hiervoor toe te lichten. Bij overheidsparticipatie (inwonerinitiatief) • Als inwoners met een initiatief bij de gemeente komen en vragen om een samenwerking, beslist de gemeente of ze dit wil en kan. Als ze dit wil, kan daarna gesproken worden over de voorwaarden. Hierover kun je samen beslissen.

Actie: Langetermijnagenda (LTA) invullen Dit is het moment om in de LTA een toelichting te geven op het wel of niet toepassen van inwonerparticipatie. Vul de kolom participatie in. Is participatie nodig en mogelijk? Ja of nee. Geef een korte toelichting. Voor nadere toelichting verwijs je naar het participatieplan dat later in het proces volgt. Tot slot geef je aan hoe het proces hier rondom verloopt: ontvangt de raad bijvoorbeeld vooraf een startnotitie of informatienota over het initiatief en voeg je daarbij het participatieplan?

21

Fase 2: Maken participatieplan Als participatie mogelijk is (zie fase 1 voor het bepalen hiervan), ga je nu het participatieplan verder uitwerken. Planvorming bestaat uit een omschrijving van het initiatief (waar wil je naartoe?) en een omschrijving van het participatietraject (hoe kom je daar, samen met inwoners?). Hieronder staan de stappen en de kopjes die je kunt opnemen in je plan. Let op: leg je plan altijd naast de kernwaarden uit de West Maas en Waalse visie op inwonerparticipatie. Sluit jouw plan hier goed op aan? Visie op inwonerparticipatie West Maas en Waal, dat zijn wij. De gemeente met ‘n gezicht. Dát maakt ons menselijk. Heeft het participatietraject de kernwaarden in zich? Is het: • Zichtbaar • Inclusief • Van algemeen belang • Van ons samen • Transparant

•

En tot slot: staat het gehele traject communicatief sterk?

1. Het initiatief: de inhoud Het gaat hierbij om de inhoud van het initiatief: je bepaalt de ambitie en wat je wil bereiken. Keuzes rondom participatie maak je altijd vanuit de inhoud van het vraagstuk. Daarom start je altijd met deze eerste stap: dit is altijd je uitgangspunt. Bij grotere projecten of beleidsvorming biedt het projectplan of de startnotitie (waarin je ook het participatieplan opneemt) waarschijnlijk al input voor de volgende alinea’s. 1.1 Doel Wat is het doel van het initiatief? Formuleer een uitdagende ambitie, waaraan mensen zich willen committeren. Met committeren bedoelen we dat mensen: • Hierbij betrokken willen zijn. • Zich verantwoordelijk voelen. • Eigenaarschap ervaren. 1.2 Afbakening Het gaat hier om de afbakening van de inhoud. Wat is onderdeel van het vraagstuk? Benoem ook wat erbuiten valt. Dat voorkomt ruis. 1.3 Kaders Met welke kaders heeft dit initiatief te maken? Let op: in fase 1 heb je ook kaders benoemd. Deze gingen over de kaders voor participatie. Hier gaat het om de inhoud van het vraagstuk en bijbehorende kaders.

22

1.4 Gewenste resultaat (op inhoud, proces en relatie) Je maakt onderscheid tussen zichtbare en onzichtbare resultaten. Zichtbare resultaten zijn concrete producten die gaan over de inhoud en over het proces. Ook tussentijdse resultaten kun je hier benoemen: • Inhoud: Zoals een nieuwe oplossing voor de riolering, een bankje, een zebrapad. • Proces: Zoals een ontwerp- en uitvoeringsplan, een lijst afspraken om taken te verdelen, een bijeenkomst, een rapport, een raadsbesluit. Onzichtbare resultaten beschrijven de effecten van het proces en gaan over de relatie. De onzichtbare resultaten zijn de opmaat voor het bepalen van het participatieniveau. • Relatie: het gevoel dat je bij deelnemers wil laten ontstaan zoals de mate van betrokkenheid, wederzijds begrip, vertrouwen. Fasen binnen een initiatief Ga ervanuit dat ieder initiatief in ieder geval drie fasen heeft: voorbereiding, uitvoering en evaluatie. In iedere fase is participatie mogelijk. Benoem het doel van iedere fase. Dit is belangrijk als voorwerk voor je participatieplan, omdat je daar per fase bekijkt wat nodig is voor de participatie met de omgeving. Werk je aan een projectplan of een startnotitie over het initiatief? Hanteer dan de daarin opgenomen stappen en planning. Let op: Grotere projecten hebben vaak meer fasen en meer mijlpalen.

23

2. Participatie: de 6 P’s In deze stap zet je precies op een rij hoe het participatietraject eruit gaat zien. Hier ga je voor een verdieping van het werk dat je hiervóór al gedaan hebt. Dit doe je per fase (zie 1.4). Het uitwerken van de 6 P’s helpt je om: • Verwachtingen te managen. • Resultaat uit het participatietraject te halen dat je voor ogen hebt. De 6 P’s Participatiedoel (wat levert participatie op?) Participatieniveau Participatievraag (wanneer stel je welke vraag?)

Personen (met wie participeren? Praktisch (hoe participeren?) Planning

. 2.1 Participatiedoel (wat levert participatie op?) Welk concreet resultaat wil je hebben na elke stap die je zet met participatie? Wat is daarbij het participatiedoel? Doe dit per fase van het initiatief (zie uitleg in kader op pagina 23). De antwoorden bij 1.4 vormen een opmaat voor het formuleren van het participatiedoel. Stel jezelf de vraag: waarom ga ik via participatie in gesprek? Kijk naar de inhoud van het initiatief. En beantwoord vanuit daar de vraag: wat draagt participatie hieraan bij? Let op: draagvlak is nooit het doel van participatie. Wél kan draagvlak voor een initiatief een uitkomst zijn van een goed doorlopen participatietraject.

De inzet van participatie geeft vooral antwoord op de vraag: wat wil je bereiken in de relatie tussen de gemeente en de belanghebbenden? Wil je dat inwoners jouw plannen als gemeente begrijpen, wil je hen informeren, wil je hun mening weten of hoe zij iets zouden aanpakken? Heb je goede ideeën nodig, of heb je behoefte aan een brede oriëntatie op het probleem en zo de kwaliteit van het plan verhogen? Ook de eerder geformuleerde onzichtbare resultaten zijn belangrijk (zie 1.4 relatie, p22). 2.2 Participatieniveau Voor het bepalen van het participatieniveau is het van belang dat je weet wat je met participatie wil bereiken. Wat is je doel per fase? (zie 2.1) Bij elk antwoord past een ander participatieniveau. Dit niveau bepalen we aan de hand van de participatieladder. Zie hoofdstuk 4 voor een toelichting op de participatieladder.

24

Eerder heb je ook al de ruimte voor participatie geformuleerd, via de randvoorwaarden voor participatie (1.5). Deze inzichten verwerk je hier. Participatie is immers enkel mogelijk binnen de ruimte die ervoor mogelijk is. Het is belangrijk om de keuze voor een trede op de participatieladder bewust te maken. Doe dit per fase van het inititief. Wees daarbij ook duidelijk over de consequenties die deze keuze heeft, later in het proces. Bij het nemen van het besluit over het initiatief moeten de resultaten van de participatie meegenomen worden. Hoe hoger op de ladder, hoe meer invloed inwoners krijgen. Heeft het college of de gemeenteraad al kaders voor participatie meegegeven? Verwerk dit in je advies. 2.3 Participatievraag (wanneer stel je welke vraag?) Per fase heb je benoemt of participatie mogelijk is, wat het doel is en het niveau. Per stap formuleer je nu de participatievraag. Formuleer een positieve participatievraag. Doe dit vanuit de inhoud van het initiatief. Dit gaat dus om de vraag die je beantwoord wil hebben tijdens deze fase van het participatietraject. Welke participatievraag stel je aan welke doelgroep? Fasen, verder toegelicht Voor het opknippen in stappen zijn verschillende indelingen mogelijk, dit is afhankelijk van wat nodig is voor het initiatief. Voorbereiding, uitvoering en evaluatie komen standaard terug.

Hieronder een voorbeeld van een stappenplan: • Formuleren: bepaal de juiste positieve participatievraag over het initiatief. • Verkennen: alle relevante informatie boven tafel krijgen. • Ontwerp: uitwerken verschillende opties, voors en tegens. • Kiezen: welke optie komt tegemoet aan belangen en behoeften? • Beslissen: formeel besluit over het initiatief. • Uitvoeren initiatief (realiseren van de optie waarover is besloten). • Evalueren initiatief

Complexe vraagstukken (met veel partijen, belangen, deelvragen en mijlpalen) vragen waarschijnlijk om meer stappen dan bij een eenvoudig vraagstuk. Ook kan het zo zijn dat je dan sommige stappen een aantal keer moet herhalen. En dat er meer participatievragen mogelijk zijn in verschillende projectfasen voor meer doelgroepen. 2.4 Personen (met wie participeren?) Participanten Bepaal: wie is op welk moment betrokken? Dit haal je uit je eerder opgestelde doelgroepanalyse (1.3), misschien is uitbreiding van je eerdere analyse nodig. Hoe dichter het het initiatief bij de eigen leefomgeving van de inwoner ligt, hoe belangrijker en groter betrokkenheid en gewenst zeggenschap is. En hoe meer men zich ook betrokken voelt.

25

Afzender Deze vraag gaat ook over wie ‘jij’ bent. Wie is de afzender van het participatietraject? Dit heeft invloed op welk publiek je gaat bereiken. Een afzender die relevant en dichtbij is, motiveert eerder om mee te doen. Bereik je in jouw participatietrajecten altijd dezelfde mensen? Doe dan eens iets anders. En ga ervoor om via anderen (andere afzenders) nieuwe mensen te bereiken. Rollen Tot slot is het ook belangrijk om te bepalen wie welke rol heeft. Degene die werkt aan het participatieplan en de uitvoering kan verschillende rollen hebben: bijvoorbeeld inhoudelijk expert, procesbegeleider, uitvoerder van of toetser aan beleid, verbinder, verstrekker, etc. Het is jouw verantwoordelijkheid om bij de start van een proces vast te stellen van welke rol sprake is. En om dit helder te communiceren met andere betrokkenen. Wanneer je rollen niet zorgvuldig te combineren zijn, moet dit opgelost worden. Neem dit op in je participatieplan. Ook bepaal je samen met de portefeuillehouder of en hoe college en/of raad betrokken moeten worden. Je geeft daar vervolgens ook invulling aan. Participatievraag- en niveau per doelgroep Wanneer meerdere doelgroepen belanghebbend zijn, is het zinvol om ook per doelgroep de participatievraag en het participatieniveau te bepalen. Gebruik hiervoor je doelgroepanalyse.

Als verschil tússen de groepen geldt: hoe groter het belang, hoe hoger het participatieniveau. Dat voorkomt dat indirect belanghebbenden beslissingen nemen over zaken die gevolgen hebben voor direct belanghebbenden. Bijvoorbeeld: bij de herinrichting van een straat hebben de bewoners van die straat een groter belang dan de mensen die in de wijk verderop wonen en er alleen af en toe doorheen fietsen. De bewoners krijgen meer zeggenschap dan de incidentele fietsers. Participatievraag- en niveau per fase of mijlpaal De participatievraag en het participatieniveau kan verschillen per fase van het initiatief en per belanghebbende. Bij grotere projecten kan onderscheid gemaakt worden in verschillende fasen binnen een project (bij gemeentelijke initiatieven kunnen dat bijvoorbeeld de verschillende beleidsfasen zijn: agendering, prioritering, uitvoering, evaluatie, maar een andere indeling in processtappen kan natuurlijk ook). Per fase kun je vervolgens de vraag en het participatieniveau bepalen.

2.5 Praktisch (hoe participeren?) Breng per stap de praktische zaken in beeld om de inwonerparticipatie goed neer te zetten. Denk hierbij aan in te zetten instrumenten en vormen voor participatie, menskracht, tijd en (financiële) middelen. De vorm moet relevant zijn voor het doel, de vraagstelling en de doelgroep. Daarom is het enorm belangrijk om de stappen hiervoor éérst te doorlopen. Er is ruimte om te experimenteren; kies een vorm die past en waarvan je verwacht dat deze succesvol gaat zijn. Misschien is dit wel een vorm die we nog niet eerder is toegepast. Binnen onze visie ‘Leren door te doen’ mogen we experimenteren en leren. 26

Let op: hoe participatie in te zetten (de vorm / het instrument), is dus bijna de laatste vraag die je beanwoordt. Verwachtingsmanagement en terugkoppeling zijn zeer belangrijke onderdelen van een participatietraject. Daarom werk je hier uit hoe je dit gaat vormgeven. Je neemt dus niet alleen op in je plan hoe daadwerkelijke participatie eruit ziet, maar juist ook de communicatie eromheen. •

•

•

Neem op in je plan hoe je zorgt voor het juiste verwachtingsmanagement. Dit zijn de kaders waarbinnen wel of geen participatie kan plaatsvinden en zo wel, tot op welke hoogte. Dit moet voor iedereen duidelijk zijn, dus: hoe wanneer communiceer je hierover? Neem op in je plan hoe je zorgt voor terugkoppeling en verantwoording naar inwoners, maar ook naar college en raadsleden. Dit moet voor iedereen duidelijk zijn, dus: hoe en wanneer communiceer je hierover? Dit geldt na maar ook tijdens het hele traject. Verloopt het initiatief via een raadsvoorstel? De gemeenteraad moet altijd kunnen beslissen zonder last of ruggespraak; de raad mag zich vooraf niet vastleggen op bepaalde uitkomsten vanuit inwonerparticipatie. Wees hier vooraf duidelijk over bij de communicatie richting inwoners / participanten en het verwachtingsmanagement.

2.6 Planning Combineer de praktische zaken met je planning. Doe dit met de juiste doorplooptijd: praktische zaken hebben altijd een langere doorlooptijd dan het participatiemoment op zichzelf. Hier zit voorbereidend werk, nazorg en doorlopende communicatie aan vast. Denk vooral ook aan de communicatie en vervolgstappen rondom verwachtingsmanagement en terugkoppeling van resultaten. Naast het hóe je dit gaat doen moet je hiervoor ook tijd reserveren. Bepaal voor de planning: • Wanneer zet je welke stap? • Plan in hoe en wanneer je zorgt voor het juiste verwachtingsmanagement • Hoeveel doorlooptijd heb je nodig voor elke stap? Let op: voorbereiding, nazorg, evaluatie en doorlopende communicatie zijn hier ook onderdeel van. • Welke onderlinge afhankelijkheden zijn er? • Wat is de deadline (per stap en in het geheel)? • Plan in hoe en wanneer je zorgt voor terugkoppeling en verantwoording naar inwoners en raadsleden. • Voeg verder aan de planning toe wat nodig is specifiek voor dit initiatief.

Interne beleidscyclus Werk je met een kaderstellende startnotitie voor het initiatief? Neem het participatieplan op als bijlage. In de alinea ‘participatie’ schrijf je een samenvatting en verwijs je naar de bijlage. Financiële middelen voor het participatietraject kun je in dit geval opnemen onder de financiële paragraaf van de startnotitie.

27

Moment: Besluit over participatieplan Op dit moment is het participatieplan helemaal uitgewerkt. Het participatieplan wordt goed bekeken door degene die eindverantwoordelijk is. Is er een reden om niet via de officiële weg te werken (hiermee wordt bedoeld een startnotitie via college / raad)? Zorg er dan voor dat je altijd wel degene informeert die eindverantwoordelijk is (portefeuillehouder of manager). Overleg en besluit samen om te starten. Krijg je groen licht van de eindverantwoordelijke om het plan uit te gaan voeren? Ga dan door naar fase 3. Is er een gewijzigd besluit genomen rondom het voorstel van het initiatief (startnotitie) of specifiek over het participatieplan? Dan stel je het plan bij. Besluitvorming over de participatieaanpak kan via verschillende routes verlopen. Je laat dit ‘meelopen’ met de stroom die gekozen is voor het gehele initiatief. • •

• •

Via het college (door middel van een startnotitie over het initiatief, project of beleid, gericht aan college. Hierin vraag je ook om een besluit over het participatieplan). Via de gemeenteraad (door middel van een startnotitie over het initiatief, project of beleid, gericht aan de raad. Hierin vraag je ook om een besluit over het participatieplan). Via de portefeuillehouder (overleg vooraf over jullie wijze van afstemming en besluitvorming). Via de verantwoordelijke ambtenaar (dan beslis je dus zelf). Bespreek wel altijd met de portefeuillehouder en/of manager; de eindverantwoordelijke. Overleg en besluit samen om te starten. Ook als je zelf kunt besluiten, maak je áltijd een participatieplan, hoe compact deze ook is. Zo voorkomen we valkuilen.

28

Fase 3: Uitvoeren participatie & opstellen verslag Participatie blíjft maatwerk, ook tijdens het uitvoeren van het plan Tijdens het uitvoeren van het participatietraject is het belangrijk om alert te blijven: als er veranderende omstandigheden optreden kan het zo zijn dat bijstellen nodig is. Participatie is altijd maatwerk. Dit heb je al gemerkt tijdens het opstellen van het plan. Maar ook tijdens het traject kunnen zich ontwikkelingen voordoen waardoor het beter is om bij te stellen. Zorg dat de eindverantwoordelijke (degene die groen licht heeft gegeven) globaal op de hoogte blijft. Format voor verslag participatietraject Je maakt altijd een verslag over het participatietraject. Het advies is om dit tijdens het traject direct te doen. Je vertelt hierin hoe de stappen uit het participatietraject daadwerkelijk verlopen zijn (zoals hoe de context was van het proces en hoe de betrokkenheid was van de participanten). Verder gaat het natuurlijk om de opbrengst, hoe de resultaten samenhangen met elkaar en de doorvertaling van resultaten binnen jouw project. Ook evalueer je beknopt, met daarin de belangrijkste geleerde lessen. We leren door te doen. Daarom is deze stap ontzettend belangrijk. Interne beleidscyclus Werk je met een collegevoorstel of raadsvoorstel over het initiatief? Bij een uitgebreid participatieverslag neem je deze op als bijlage.

In de alinea ‘participatie’ schrijf je een samenvatting en verwijs je naar de bijlage. Bij een kort verslag neem je deze direct op in de alinea ‘participatie’.

29

Moment: besluit over initiatief In deze fase bevinden we ons later in de tijd en heeft inwonerparticipatie in de voorbereidende fase van het initiatief plaatsgevonden: dit traject is doorlopen. De resultaten van de participatie zijn onderdeel van het voorstel over het initiatief (in de interne beleidscyclus verloopt dit via een collegevoorstel of raadsvoorstel). Besluit door het college Vaak is besluitvorming door het college nodig. Als het college het voorstel over het initiatief voorgelegd krijgt, maakt ze een integrale afweging en betrekt ze daarbij andere ontwikkelingen, de kosten en het algemeen belang. Bij een besluit door het college is in deze fase geen participatie mogelijk. Na het besluit van het college informeert de gemeente de belanghebbenden. Besluit door de gemeenteraad Als het om nieuw beleid gaat of om een grote financiële bijdrage, moet ook de raad een besluit nemen over het initiatief. In deze situatie is er weer wel participatie mogelijk. Bijvoorbeeld via een RTG (Ronde Tafel Gesprek) en via de ‘gewone’ inspraakmogelijkheden die bij de representatieve democratie horen. Uitvoering initiatief Nadat de besluiten genomen zijn volgt de uitvoering.