RV2025-076-bijlage-jaarverslag-en-jaarrekening-2025-was-getekend-regionaal-archief-rivierenland-geanonimiseerd.pdf
Tekst van het document
Hieronder zijn, aan de hand van de "Monitor rechtmatigheidsverantwoording”, de geconstateerde
afwijkingen per criterium opgenomen met daaronder een toelichting per afwijking.
| Begrotingscriterlum
;
Overschrijding expioitatiebudgetten progromma archiefbeleid (begraot versus werkelijk)
Overschrijding investeringsbudgetten
Niet geautoriseerde reserve mutaties
€80.632 €s0632
s}
co
Voorwaardeerterium
€0
Geen afwijkingen geconstateerd
Misbruik- en oneigenijk gebrulk erlterlum
€0
Geen afwijkingen geconstateerd
Verantwoordingsgrens 3% van de totale asten
€97.000
[Nlet onrechtmatige begrotingsafwijingen Begrotingsafwijkingen die geheel af gratendeels worden gecompenseerd door direct
€97.008
gereloteerde baten en daarmee niet onrechtmatíg zin, (a!s gevolg van ortikel 3.2 van
de
Rvierenland.
Nader toe te lichten n de Rechtmatigheldsverklaring Jaarverslag en jaarrekening 2024
+
Pagina 32 van 47
Conclusie en toelichting op de afwijkingen
Er is enkel op het begrotingscriterium een afwijking geconstateerd. Het betreft hier een begrotingsoverschrijding op het programma archiefbeleid van € 80.632, - en daarmee boven de rapporteringstolerantie, wat dus vraagt om een toelichting In deze paragraaf, De overschrijding in lasten s het gevolg van een overschrijding In de post huisvesting, Er hebben zich In 2024 een aantal incidentele baten en lasten voorgedaan op de post huisvesting (de reparatie van
het dak, een defecte energiemeter en de btw-suppletie uit voorgaande jaren). Het saldo totaal van rechtmatigheidsfouten zit onder de verantwoordingsgrens en hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Daarnaast zijn er op het programma archiefbeleid ook extra baten in 2024 gerealiseerd, te weten €97.008 hogere baten dan begroot. Deze baten compenseren de extra lasten op het programma archiefbeleid en mogen in mindering worden gebracht als zijnde “niet onrechtmatige
begrotingsafwijkingen”. Hiermee is de begrotingsafwijking dan ook niet onrechtmatig. 342 Interne controle op de financiële bedrijfsvoering Sinds 2023 zijn er, ter bevordering van de rechtmatigheid, aanvullende interne controles Ingevoerd
op de bedrijfsvoeringprocessen die financieel van invioed zijn, Deze interne controle biedt inzicht in de rechtmatigheid van (financiële} rechtshandelingen. Uit de interne controle die in 2024 werd uitgevoerd op de finandeel significante processen, blijkt dat deze controles de rechtmatigheid en
getrouwheid van de verantwoordde financiële transacties ondersteunen. Er zijn geen significante afwijkingen geconstateerd In de onderzochte pracessen, wat de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging verder benadrukt. 343
Ontwikkelingen formatie en personeelskosten
De formatie van het RAR bestond op 31 december 2024 uit de volgende fte’s:
Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers
100 1,00
100 1,00
0,56 20,63
0,56 20,40
Er is een lichte groei in het aantal fte’s door de aanwullende dienstverlening in archiefbeheer, 344
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag bij het RAR. In 2024 is deze echter wat gestegen,
maar nog niet zorgwekkend (zeker in vergelijking met het landelijk gemiddelden), Het overall
ziekteverzuim-percentage over 2024 was 3,34% (2023: 1,99%). Dit verzuimrijfer bestaat uit kortdurend en langdurlg verzulm, Voor 2024 was het kortdurend ziekte verzuim 1,63% (2023: 1,03%) ‚en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 1,71% (2023: 0,96%), 345
Ziektevervanging
Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie, vooral het hong… (AARMERK verzuim, Er was voor 2024 voor een bedrag van € 24.800, - (2023: € 21.400, -} ""…ÛËR ÏËING DD met vervanging wegens zekte (1,5% van de loonsom). Hiervan is echter maar € Jsarverslag en jaarrekoning 2024
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+ ADVISEURS
€2.500, - besteed aan ziektevervanging. Dit is gebuikt bij vervanging voor langdurig verzuim, want Juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en effidönt, 346
_ Inhuur personeel
Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct Ingevulde vacatures. Daarnaast Is In de begroting 2024 een bedrag van € 36.700, - opgenamen voor inhuur van tijdelijk personeel, In 2024 is er zoals hierboven gemeld een bedrag van €2.500 besteed aan tijdelijk personeel ten behoeve van ziektevervanging. 347
Werkzaak
Bij start van het jaar 2024 was 1,36 fte aan medewerkers door het RAA ingezet via Werkzaak. DIt is
gedurende het jaar, als gevolg van tijdelijke vervanging omhooggegaan naar 2,07 fte. Dit is circa 9% van de totale formatie. Deze medewerkers zijn Ingezet op dienstverleningstaken zoals het ophalen
van de archiefstukken uit de depots voor de afdeling S-o-D en de studiezaal, maar ook op de facilitalre ondersteuning en materiele verzorging van het archlef. En tijdelijk op de receptie. 348
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten
Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de Jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen, Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
VOOR
WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverstag on jaarrekening 2024
(geanonimiseerd)
Jaarrekening 2024
In dit deel:
-
Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2024
-
Hoofdstuk 5: Balans 31-12-2024
-
Hoofdstuk 6: Rechtmatigheidsverantwoording
-
Bijlagen
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D,
Jaarverslag en jaarrekening 2024
(geanonimiseerd)
4
Baten en Lasten 2024
4.1
_Overzicht van de baten en lasten 2024
Gaw|
€ €7
sm
€
m
#
e
e
e
T
T
T
eae]
I
TR
€64422
£104.110
€39.688]
€1.334.521|
€1.357.610
€23.089
€54.068
€59.810
€5.742
€1059296|
_ €937887|
_-€121.409
€50.988
€46.460
€4528
T
e
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2024
T
a_
E
[
Programma archiefbeleid
Directe archiefbeheerkosten _
Personeelskosten Overige personeelskosten
|Organisatie, beheer en administratie
Automatiseringskosten
€252711]
_ €281410|
_ €28.699
Rente en financiering
-€34.855
€10.240
€45.095
Totaalprogramma
€2.781.151|
€2.797.527
€16.376
Algemene delkingsmiddelen
€3.093.239|
_€3.051.877
€41.362
-€281.660
-€298.320
€ 16.660
€0
€0
Overhead Personeelskosten overhead
Heffing VPB
Onvoorzien
Totaal overig
m
-€7.960
€6.030
€2.803.619|
€2.747.527
_
€0
€1.930
€56,092
[Saldo toevoegingen/onttrekkingenreserves van de |_ _ €4s.000] _ €50000| _ _€5.000) BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 u
2m
W
Pagina 36 van 47
Over 2024 is op het programma archiefbeleid een batig saido gerealiseerd van € 67.468, - Dit is als volgt te verklaren: + _ Directe archiefbeheerkosten
€
31050,-
€
45.491,-
€
52.238,-
€
45,095,-
€
190,-
Een positief resultaat op de directe archiefbeheerkosten. Dit resultaat is vooral te verklaren door hogere inkomsten uit archiefbeheer door extra dienstverlening. + _ Personeelskosten
Een positief resultaat. Dit komt met name doordat we zo veel mogelijk intern zwangerschapsverlof en langdurig ziekteverzuim hebben opgevangen.
- _ Bedrijfsvoering: Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een negatief resultaat. Dit is het gevolg van een aantal incidentele baten en lasten op de post huisvesting: - de btw-suppietie van voorgaande jaren die mogelijk werd door
/-
het doorvoeren van een btw-administratie bij onze WE, was een
-
meevaller op de post huisvesting. de reparatie van het dak viel tegen en de kosten waren hoger
dan de reserve die hiervoor bestemd was. Deze overschrijding valt op de post huisvesting. - _ de kosten van elektra uit voorgaande jaren welke nog niet in
rekening was gebracht als gevolg van een defecte energiemeter. De defecte meter kwam eind vorig jaar pas aan het licht. +
Rente
Door de verandering in rentestand zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2024,
- _ Onvoorzien
+
Net als vorig jaar zijn uit de kosten voor externe ondersteuning bij de wijziging van de Wet GR opgenomen onder de post onvoorzien. Deze kosten waren ook in 2024 niet voorzien in de begroting. Deze kosten
geven een overschrijding op de post onvoorzien. I68, -
Bovenstaande zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer, zijn Incidenteel van aard.
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D. 20
Jaarverslag en jaarrekening 2024
2025
(geanonimiseerd)
5.1
Balans op 31 december 2024
(voor winstbestemming}
ACTIVA
Materiele vaste activa
Gebouwen en terreinen Inventaris IT
5.279.001 75.592 70.494
5.425.087
5.436.270 10.058 59.750
5.506.078
Vlottende activa
Vorderingen
Debiteuren Overlopende activa
77.688 14.828
42.516
50.204 17.289
9748
Uquide middelen
2.986.588
3.065,499
Totaal activa
8.454,190
8.639.069
PASSIVA
Eigen Vermogen
Reserves Resultaat boekjaar
569.870 67468
637.338
569.869 74.938
644808
Vreemd vermogen
31979
147221
Langlopende schulden
6.826.540
7.097.472
Kortiopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
_ 270.932
257.705
Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overiopende passiva
275.468 60.374 51560
26.288 229,557 36.018
Totaal passiva
658.334
8454191
549.569
8.639.069 VOOR
WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D.
Jaarvorslag en jaarrekening 2024
(geanonimise rd)
H
5.2
Toelichting balans 31 december 2024
5.2.1
_ Vaste actva
Nieuwbouw
Uitbreiding 2017
€6.688.513
Inventaris
5.2.2
€888.143
€10.058
€ 119.816
€1.993.026
€4695.487|
eo
€10.058
€147.360
€66.540
€32.625
€740.783
€60.065
€59.750
€128.810
€4,566,677
€1.006
€75,592
€28.458 €21.882
_ Vlottende activa
Vorderingen
Debiteuren, waarvan:
€27.688
€50.204
€27.188
€45.133
€500
€5.071
Rente nog te ontvangen Vooruitbetaalde bedragen
€9.160 €5.668
€8.103 €9.186
Uquide middelen ASN AMRO Ondernemersrekening
€51.127
€361.868
€0 €2.935.305|
€365.621 €2.337.922
€156
€87
vorderingen op openbare lichamen vorderingen overl
Overlopende activa
| ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito
Kas Toelichting debiteuren:
- _ De post debiteuren betreffen allen kort uitstaande vorderingen {<30dagen}, De vorderingen zijn terecht gestuurde facturen en zijn, op het moment van jaarrekening opstellen, reeds allemaal voldaan.
VOOR WAARMERK
BIJ taarverslag en jaarrekering 2024
(geanonimise rd)
D. Pagina 39 van 47
€712,324 € 70494
523 Vaste passva Toelichting reserves en voorzieningen
Reserve Weerstandsvermogen
€211.000
x
€211.000
Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€58.021 €200.848
co co
€58.021 €200.848
Reserve Website
€100.000
o
€100.000
Reserve Dak reparatie
€45.000
-€45.000
c
Voorziening Publicatiefonds
€28.136
-€1.000
€27.136
Voorziening Metamorfase Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€27496 €291.588
€0 €14.242
€27.496 €277.345
Toelichting mutaties vorig boekjaar 2023 uit batig saldo: - _ Uithet batig saldo van 2023 is per 1-1-2024 een bedrag van € 45,000, - toegevoegd aan een nieuwe bestemmingsreserve voor de reparatie van het dak in 2024 (Reserve Dak reparatle). Dit Is in overeenstemming met het AB besluit van 10 juli 2024 over bestemming van het positieve resultaat van 2023
Toefichting mutaties 2024:
- _ Uit de voorziening publicatiefonds Is een bedrag van € 1.000 onttrokken voor het verstrekken
van een financiële bijdrage aan diverse historische publicaties en activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio.
Uit de voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO is een bedrag van £ 14.242 onttrokken voor de egalisatie van de jaarlijkse kapitaallasten van de WKO-installatie.
Voor 2024 was In de begroting oak opgenomen om een bedrag te onttrekken uit zowel de bestemmingsreserve E-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering vaor de uitvoering van een project. Echter zijn beide projecten door beperktere personele bezetting naar
2025 doorgeschoven en heefter geen onttrekking aan deze reserves plaatsgevonden.
VOOR WAARMERK 0
Jaarverstag en jaarrekening 2024
(geanonimiseerd) + ADVISEURS
Pagina 40 van 47
Toelichting langlopende schulden.
Leningen
€6.826.540
€7.097.472
€6.607.253
€6,737.354
Lening BNG 661
Stand per 1 januarl
Aflossing
-€135.758
-€130.100
Stand per 31 december
€6471.495
€6.607.253
€ 143.038
€ 135,758
Lening BNG 660 Stand per 1 januari
€747.925
€864,343
Aflossing
€ 121.948
-€116,418/
Stand per 31 december
€625.977
€747.925
Aflossi\
€ 127.894
-€121.948
Aflossingsverplichting
komend
jaar
ichting komend boekjaar
Staat van de geldleningen.
BNG 40103660 BNG 40103661
€8000.000|
€747.925|
€121948
€33.232|
€155.180|
€625.977
€6.607.253|
€135.758|
€313.393|
€449,151|
€6471495
(Incluslef aflossingsverplichtingen looptijd < 1 jaar}
Garantstelling deeinemende gemeenten aan BNG; De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldieningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
VOOR
WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D
Jaarverslag on jaarrakening 2024
(geanonimiseerd)
Pagina 41 van 47
524
_ Viottende passiva
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen
BNG
€270.932
€257.705
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Omzetbelasti
€222.756
Overlopende passiva Vooruit ontvangen bedragen
€26.375
Nog
€25.185
te ontvangen facturen
Toelichting crediteuren:
- _ De post crediteuren betreffen allen facturen uit de laatste maand (<30dagen), veelal van zaken die ook pas in de laatste maand tot afronding zijn gekomen, Deze facturen zijn allen correct en zijn, op het moment van jaarrekening op stellen, allemaal betaald.
5.3 53.1
Grondslagen voor waardering Materíèle vaste activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op
Investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik
van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De afschrijving op gebouwen geschiedt op basis van annuiteiten. Voor de overige materiële vaste activa gebeurt de afschrijving op basis van lineaire afschrijvingen van de verkrijgingsprijs, gebaseerd
op de geschatte economische levensduur, In 2024 betrof dit de volgende afschrijftermijnen: - _ Inventaris
10jaar
ICT-middelen 4jaar Er wordt afgeschreven vanaf het nieuwe boekjaar na het mament van ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan het gebouw en de installaties is een
voorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij de AE waat het-RAR: 15 samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is. De toevoegi hD Jaarversiag en jaarrekening 2024
op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periade die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken. 53.2 Vorderingen en overlapende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens
gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht, Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen.
533 Uguide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito's met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortiopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde,
534
Langlopende schulden
Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste
verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agja of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende
de geschatte looptijd van de langiopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestiast verwerkt.
53.5 Kortiopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.
Kortiopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van [dis]agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
VOOR WAARMERK
Jaarverslag en jaarrekening 2024
(geanonimiseerd)
43vana47
6
Rechtmatigheidsverantwoording
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden
apgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken .een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebrulk criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Riviereniand (RAR) toe in hoeverre bij
de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en onelgenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt In dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1.2} in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 23 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur van het RAR
bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 97.000, - (afgerond op duizendtallen}.
61
Bevindingen
Het Dagelijks Bestuur van het RAR stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 80.632 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 97.000. Van de niet rechtmatig
tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het Dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 97.008 acceptabel op basis van door het Algemeen bestuur
vastgestelde afspraken,
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarversiag en jaarrekening 2024
(geanonimiseerd)
Pagina 44 van 47
BIJLAGEN BILAGE1:
FORMAT
VOOR
DE DEELEMENDE
GEMEENTEN
Informatie voor de jaarrekening van deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid
hierbij van de gemeenschäiìe regeling RAR. 3. Adres en Vestigingsplaats
Gemeenschappelijke Regeling 1.5, de Jongplein 3, 40 1 WG Tiel
4, Doelstelling en openbaar belang
vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het
2. Rechtsvorm
Het Regionaal Archief
heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied
gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de
volgende taken: a} de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers;
b}
het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers
c)
voor zover deze niet zijn overgebracht; het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste
d)
archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing); de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk In de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en e}
het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke
collectie reievant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en 5. Relatie met taakveld
overhead
6. Deelnemende gemeenten
regionale geschiedenis. De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead). Buren, Cuiemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zalthommel.
7. Bestuurlijk belang
De deeinemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid
bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. 9. Eigen Vermogen
Elgen Vermogen per 31-12-2024 : Reserves € 569.870 en een batig saldo €67.468
11 Financieel resultaat
Vreemd Vermagen per 31-12-2024: € 7.816.853 Financieel resultaat over 2024 bedroeg het batig saldo van € 67.468
12. Emall
Info@regionaatarchiefivierenland.nl
13. Website
| www‚reglonzalarchiefrivierenland‚nl
14. Telefoon
Telefoon 0344 - 612 230
15. Risicoprofiel
Laag
10. Vreemd Vermogen
VOOR
BIJ Jaarverstag en jaarrekening 2024
—ss
WAARMERK
VERKLARING
(geanonimiseerd)
D.D.
BILAGE2:
_ BELEIDSNOTA
Jaarverslag en Jaarrekering 2024
RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN
Pagina 46 van 47
Regionaal Archief Rivierenland
Beleidsnota risicomanagement en
weerstandsverm ogen 2024 - 2028
Auteurs
Letty Kil en Ella Kok-Majewska
Ons kenmerk
1628-24248
Datum
Versiebeheer/status
24-11-2023
Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebled deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten
heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum.
Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan oak een belangrijke rol.
Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risica's. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geidt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuïteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen, Het RAR wil actief haar risico's beheersen en
kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. Om dit doel te bereiken worden risica's periodiek
geïnventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd
een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico’s op te vangen. De beschikbare weerstandscapariteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico's mee
op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft Inzicht In benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico’s en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit In de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico's en duiding van weerstandsvermogen zijn: e Een groot deel van de geïdentificeerde risico's (3 van de 14 rislca’s) kunnen worden
opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit zijn veelal risico's die een structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen Indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus machten deze zich aandienen;
«
Voor de overige geïdentificeerde risica's (S van de 14 risico's) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden
beheerst met behulp van middelen ult de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. e De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de risico's, voldoende weerstandsvermogen. e _ Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014 « Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting … Inhoudsopgave 1
Inleiding … 11
12
Totstandkoming van deze nota
13
Leeswijzer.…
2
3
_ Doelstellingen van deze nota
Risicomanagement.… 21
_ Watisrisicomanagement? …
2.2
_ Risicomanagementbeleid RAR …
2.3
_ Risico's en beheersmaatregelen.
24
_ Kwantificeren van risico's..
_ Weerstandsvermogen
31
_ Benodigde weerstandscapaciteit .
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit.
-
33
_ Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek …
34
Condusies voor Inrichting van het weerstandsvermogen
Bijlage 1 : Risico's en bekeersmaatregelen …
Pagina 3 van 16
1
Inleiding
Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waaraan 7 gemeenten In het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en
andere gemeenschappelijke regelingen In de reglo. Daarnaast doet het Reglonaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de
uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en
houden voor het publiek, Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven.
Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol,
Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen Ís een element In de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om
drelgende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. 11
Doelistellingen van deze nota
Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot
risicobewustzijn van de organisatie, Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de
beheersing daarvan creëert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening. 2.
Inzicht krijgen in de risico's en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen.
Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico's inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risica's: welke risico's verzekeren we, dragen we zelf f stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3.
Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de
gevolgschade van dergelijke risico's op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benadigde weerstandsvermogen
4.
Voldoen aan wettelijke verplichting (B8V].!
Met deze notitie wardt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid 1b van de Financiële verordening
Regionaal Archief Rivierenland 2023 Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico's die kunnen leiden tot financiële gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2
van de eerder genoemde verordening is n het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico's en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan.
1.2
Totstandkoming van deze nota
Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het
gebled van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over rIsicomanagement en weerstandsvermagen bij het RAR uit 2014
en geüpdatet in 2017 en 2021. Eenzeifde methadiek is ook nu weer gehanteerd en de risico's ult ‘ Voigees het B8V (Bosluit Bagroting en Verantwoording} en de financiële verordening zijn gemeenten en gemaenschsppeljke tegelingen verplicht jaarijks inzicht te gaven n de risico's e zij lnpen en tienen zi aen toaïchting te geven op het woerstandsvermogen in de jaarstiden.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico's is
geïnventariseerd In een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen
gevraagd aan te geven welke risico's zij zagen voor het RAR, in welke mate deze risico's worden beheerst en wat de eventuele financiële gevolgen zouden zijn. Daarbij Is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico's voor het RAR in ogenschouw te nemen, In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld,
waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico's van het RAR en over de vervolgstappen die nadig zijn voor verdere beheersing van de risico’s. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financiën als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord vaor de andere deelnemers.
De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico’s die als Input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen.
13
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de geïdentificeerde risico's, de methodiek voor het kwantificeren en beheersen van de risico's. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend
en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagìna S van 16
2 Risicomanagement 2.1 Wat is risicomanagement? Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico's en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risica's die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Het Is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat
risica’s niet altijd exact te kwantificeren zijn.
2.2
Risicomanagementbeleid RAR
Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie n vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de
uitgangspunten van risicomanagement? en wordt periodiek vastgesteld. Elke vier jaar wordt het beleid ten aanzien van rislcomanagement en weerstandsvermogen geëvalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticpeerd.
Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen:
e
Om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen
e
voor de bedrijfsvoering en de resultaten; Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risica's, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: e «
Het RAR wil de continuiteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat
incidenteel tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Denk hierij aan het proces van identificeren van risico's het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren. Pagina 6 van 16
2.3
fisico's en beheersmaatregelen
In de risicosessie zijn de risico’s geïnventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieën, te weten:
- _ Palitiek bestuurlijk / maatschappelijk - _ Organisatorisch -
Financieel Juridisch
-
Personeel
Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiële schade maocht het risico zich voordoen, Het totaal overzicht aan geïdentificeerde risica's is opgenomen in bijlage 1. Totaal zijn er 14 risico's geïdentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR.
De uitkomst van deze risicosessíe kunnen als volgt worden samengevat: Een groot deel van de risico's {9 stuks} zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus}, De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten.
Van dergelijke risico's is het niet nodig om eventuele (incidenteie) gevolgschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijlage 1 voor de toelichting op deze 9 risico’s). - _ Het overige deel van de risico's {5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen. Voor deze risico's geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling
vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit
Hieronder ís van deze 5 rÍsico's die In eerste Instantle door het RAR zelf moeten worden beheerst,
aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiële gevolgen (range van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico).
Politiek bestuurlij en maatschappelijk Minder Can 1 maat per 5 jaar Uittrading van oon deeinemer of beindiging van een wvereenkomst
Organisatorisch Afhankeljkhoid specialistische leveranders Organisatorisch Calamiteiten met schade zan gebouw en archief Organistorisch Opbercriminalkeit Juridisch Nalanee van de wet- on regelgeing
Minder dan 1 maal per 5 par Naindar Gan 1 aa per 3 Bar T maal per5 jaar Minder dan 1 maat per 5 jar
€300.000 - € 500000
ea400- €500.000 CE 500000 EE TI D00- 75000
Bij het bepalen van het financiële gevolg van het risico's wordt steeds uitgegaan van het restrisico, ofwel: het Initiële risica minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tat een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen, |s steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de
maatregel n overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beïnvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvioeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en In verhouding tot het resultaat? s het niet
goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijlage 1.
Pagina 7 van 16
24
Kwantificeren van risico's
In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten In gekwantificeerde risico's die te samen de omvang van een weerstandscapacitelt bepalen als middel om dreigende onverwachte financële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de
risico's wordt steeds uitgegaan van het restrislco, hierin zijn de effecten van de beheersingsstrategie reeds afgetrokken van het initiële risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico's niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico's gewaardeerd de hand van een wegingsmethodiek met een klasse voor kans en voor gevolg,
zie de tabellen hieronder. Dit is een beproefde methodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capacitelt voor de rislco's te samen,
Zeer Weip Kliein Gemiddeid Groot Zeer
€1-€75000 €35000-€75000 €75.000-€125099 € €1 >€175000
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gehanteerd. Om tot een inschatting van het risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwachtingswaarde).
Gekwontificeerde risico's. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-.
Poâtiek bestuurlijk en maatschappeij
Uttreding van oen doeiemer of Helsndigng van cen
o2
250000
enom
Afhankeiijkheid spodalistische leverancers
02
€250.000
KE ]
Calamiteiten met schade 3an gebouw en archtet Organisatorisch
o2
€250.000
cmom
DA
€100.000
o9
€50.000
€10090
ovoreenkomst
Organisatorisch
Organisatorisch
Cyborcriminaiteit Juridisch
Naloven van de wet- en
Pagina 8 van 16
3
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico's) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen} inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met
risicomanagement op te maken, want: welke ongunstige, financiële gevolgen riskeren wij als organisatie? In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en
weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen.
31
Benodigde weerstandscapaciteit
De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig Is om de financiële gevolgen van de risico’s op te vangen. Met andere woorden, de financiële impacts van alle risico’s te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde
weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4),
Poliek bestuurlij n mastschappelijk
Uittreding van een deelnemer of beëirdiging van oon Goereekonst
Orgonieatorisch
Afbackeijkheid specalistsche everanders Orgonisstoeisch Calamiteten met schade aa gebauw n archiaf Organisstoeisch Crbercrininsikeit Naieven van de wet. e Juridisch
a2
c1s4400
esaaon
42 a2 14 12
2400 c14900 €109:900 50000
€90 emomn €40000 €1090
3.2 Beschikbare weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapacitelt, Het is een buffer die ervoor zorgt dat de
organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risica’s werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten:
1. Eigen vermogen in de vorm van reserves In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om Incidentele
tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook ‘Weerstandsvermogen’). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorleën te
onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreservesen de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder
besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve ‘Website' zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt.
Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als ‘E-depot’ en Digitalisering en bedrijfsvoering’. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2
voor onvaarzien In de
begroti
De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000 (op basis van de begroting 2022}. De post
onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze past tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er In de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves In de tijd In omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 — 2028 en het effect ervan op de beschikbare weerstandscapadteit inzichtelijk gemaakt.
| weenere roree
Reme
Wesrtandsermaan
Stmegerrves
[ aezewe t depot Rezerve DQ Iatseing aroroe Wrostr teerfenernt
|
|
|
|
|
|
T s
emmm
Em “
cm
am “
ET
ET “
aa cm “
T
amms
cuma
T
TE am 7
Pagina 10 van 16
3.3 Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek ‘Wanneer zowel de benodigde- als de beschikhare weerstandscapaciteit in beeld is gebracht, kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratia weerstandsvermogen.
Beschikbare weerstandscapactelt (middelen}
Ratio weerstandsvermogen =
Benodigde weerstandscapactelt (rlsico's)
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratia het RAR nastreeft. Hiertoe s gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel.
Uitstekend
<x<
Ruim voldoende
<x<
Voldoende
aa <x<
Onvoldoende
<
Ruim onvoldeende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is daor het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014
vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: - _ Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen,
- _ Weerstandsvermogen voorkomt dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald maeten worden op de gemeenten,
Beschikbare weerstardscapacteit Geirwentariseerde isico's
468268 G
sss amon
€369.869 €a00004
€319869 cma
€269,869 €z00000
€219,869 €00
Het huidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als uitstekend.
Pagina 11 van 16
34 Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen Op basis van de berekeningen in paragraaf 3.3 komen we tot de volgende conclusies: De beschikbare weerstandscapaciteit biedt, gezien de risico’s, voldoende
weerstandsvermogen als deze zich beweegt tussen de €200.000 (factor 1} en €280.000, {factor 1,4).
Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (langdurlg) onder voorgenoemde drempelwaarden komt te liggen.
Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten, aanvullen en afromen van de weerstandscapaciteit:
Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit,
waarbij ook een (bestuurlijke} afweging wordt gemaakt tussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico's op te vangen. De weerstandscapacitelt |s toereikend genoeg om de totale berekende restrisico’s van tezamen € 200.000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen, hoe klein
de kans oak is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare weerstandscapaciteit overschrijdt, dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil, conform artikel 7, lid 1 e van de Financiële Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023,
Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratia 1), wordt besloten tot concrete maatregelen ter
aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen.
Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger Is dan voldoende (hoger dan ratio 1,4) wordt
bestuurlijk bestoten bij het vaststellen van de (meerjaren)begroting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deei van de reserves. Het surplus van beschikbare
weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve.
Voor de verwerking in de Planning en Control-cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen’ is ultgangspunt voor de
paragraaf weerstandsvermogen, zoals die in de begroting en de jaarrekening naar voren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren]begroting en de jaarrekening wordt deze nota als
uitgangspunt genomen, en wordt jaarlijks een globale toets van de risica's en het weerstandsvermogen gedaan.
De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt vierjaarlijks herzien en
aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van16
Bijlage
1 : Risico’s en beheersmaatregelen
… Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer
w
deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te willen
maken van onze diensten. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld op welke wijze deetnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin Is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden, Het financleei risica Is hlermee gedekt, want de hlijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte
afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten. De avereenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stilzwijgend telkens met twee jaar verlengd, tenzij 12
€300.090€ 500.000
maanden van tevoren is opgezegd, De relatie tussen de contractanten is goed, het Waterschap heoft recentelijk
nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven, de kans dat niet wordt verlengd is derhalve kiein. De financiëie gevolgen zijn nlettemin aarziendjk. Behalve een Inkomstenderving
ad € 200.009 op jaarbasís, zullen bij bebindiging van de overeenkomst aok frictiekosten
moeten
worden
betaaid.
Daze kasten vormen het rast isico. Toneinde de kans op
een eventuele beindiging van en DVA, alsmede de finandsle gevoigen ervan, z0 veel mogelijk te beperken, wil
het RAR wederom lange termijn afspraken maken met het Waterschap, waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding.
2, Nieuwe wet- on regelgeúng
Zoals 0,8. de Archiafwet die naar verwachting in 2025 van kracht wordt.
Eventusle wijzigingen in ce wetgeving (zoais de
Archiefwet) kunnen indoed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RA In zijn taakuitvoering aítijd moet voldoen aan de wetgeving komen dergeljke wijzigingen in taken terug In de begrotingscydus (P&C-Cyclus). De evantusle kasten
hiervan hebben
o
een structurele
doorwerding in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting, Hierdoor is r geen
{incidenteel) restrisieo,
3.
Iechnologische ontwikkelingen
Technologische ontwikkelingen brengen zowel rsico'sals
Technologische ontwikkelingen zoals
aok
automatisering en A die van invoed zijn op de omwang en wijze van de uitoofening van de primaire taak,
inwesteringen sneller nodig zijn dan voorzen enfof dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen
kansen
| €0
met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat
‘worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cychus). De
eventuele
kasten
hiervan hebben
een structurele
doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze
worden opievangen dooe de deelnsmende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor £ er geen (
incidenteel restrisico.
Nieuw beield als gevolg. van nieuw
Ook hiervoor geldt dat dergelijke wipigingen worden
bestuwr Bij het aantreden van een nieuw bestuur (efke 4 jaar} s de kans op
opgenomen In de bogrotingscydus (PRC-Cychas). De
koerswijziging 2arwezig.
<
eventuela kosten hiervan hebben ean structurele
doorwerking in de begratingen voor komende jaren, Deze
-worden opgevangen doo de deeinemende gemeenten bij *vaststellen van de begrating. Hierdoor Ìs er geon ( Incidenteel) restrisico.
Pagina 13 van 16
5
Wereldwiide ontwikkelingen zoals
zen pandemie, oorlog en/af Datwurramp De financiële gevolgen van cen
Hiervoar is goen beheersmaatregel op ta nemen, anders dan de geereëerde past anvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegerwallers op te vangen zijn. Indien deze past niet afdoende, zal het tekort bá de jaarrekening
pandemie zoais de corona crísis, maar ook de ooriog n Oekraïne met
daar de deelnemende gemeenten worden opgevangen.
de enorme prijsstigingen zijn niette
| zullen deza in de begrotingen voor komende jaren, Oeze
voorzlen In de begroting.
€0
Indien de kosten een structurele doorwerking hebben,
wordan opgevangen door de deelnemende gemeenten bij
vaststelien van de begroting. Hierdoor i er geen { Incidenteel} restrisico,
Risico Aanwezige beheersmaatregelen Rest risico- € 509009 6 Afhankelijkheid specalistische De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteemen _ | €300.000 leverangers dacumentmanagementsysteem van het RAR staan goed Het RAR is voor haar taakuätvoering _ | aangeschreven n zijn leidend in hun branche. De kans dat afhankelijk van de inzet van een éé van hen naodgedwongen zijn bedrijfsvoering beëindigt tweetal essentiële (software} moet als zeer klein worden ingeschat, Indien & zich systemen. Het wegvalien of niet goed | onverhoopt toch vaordaet dan kunnen de financiële functioneren van daze systemen gevolgen In terman van vervangingsinvasteringen heeft negatieve gevolgen vooreen _ | aanzienlijk zijn. goede taatuitwoering, Om dit isica beter In beald te krijgen is het RAA voornamens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te wragen van deze leveranclers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvablliteft. Zo kan bij twijfel
het AAA zelf het Initlatlef nernen om tijdig naar een andere Jeverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt Deze kosten vormen e
7.
Calamlteitan met schade zan gebouw
rest rslco.
Het RAR heeft cen actueel calamiteitenplan en Îs afdoende
aparchief tot gevola
verzokerd tegen directe water: en brandschade aan het
ErIs een rísico aanwezig op ven calamiteiten zoals brand, wateroverlast, Inbraakof vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.
gebouw. De apstal verzekering is tegen herbouwwaarde,
'€300,000 - €500.000
welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaeerd. Dit geidt ook voar de Inhoedel zoals de kantoorinventars en de
bedrijfsuitrusting. Archiefstuiken zijn echter niet te vorzokoren.
De kans dat calamitoiten zich vaordoen
moet als zeer kdain
worden ingeschat, mede doordat het gebouw uit 2012 Ís en voldoet aan alle wettelijke (vefigheids)voorschiften. En
door het toepassen van adequate detectiesystemen kan Ín veel gevallen snel geacteerd worden waarmee et risico van verlles van archlofstuicken boperkt blijf. Documanten die blj een brand verloeen gaan, kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee.
Wel kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archtefstukken, het restareren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigda stukken aanzenlijk zijn.
8
Cybereriminalitoit Ondanks goede en actueie beveiligingsmaatregeken blijven oybercriminelen continue hun
zarvalsplannen aanpassen om hloromheen te werken Eris du
altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levrt vrijwet atijd zevolgschade.
Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanvai tsagt moet evenwel als betrekkelijk kein worden ingeschat,
€50400-150.000
gezien de goede inrichting van de lagische tosgangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiële gevolgen reatief begerkt, gerien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerker van gegewens overeenkomsten (inclusief cen Service Level Agreement SA) zijn algesloten, die mede
Pagina 14 van 16
voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg at een dergeijke voorval attijd kosten met zic meebrengt, zoals herstel en reparstiekastenen
eventueel extra beveiligingsmastsegelen die hierbijkornen kijken. Deze kosten vormen het rest risieo,
RisicoHentefluctuaties
9
Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden.
Dit kan leiden tot nadeel door een
rentestijgingof het niet profiteren van rentedalingen vaar aangetrokken gelden. Voor
inwezige beheersmaatregelenVoorde mddelendie
Het renterisca Ís beperkt aanwezig
aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen, Hiervoar Ís geen'beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waanee dergelijke onvoorzlene tegenvallers op te vangen zijn. indlen deze
uitstaande gelden kan het leiden tot
post niet afdoende Is, zal het tekart bij de jaarrekering door de deelnemende gemeenten worden opgevangen, De
een
eventuele kosten hiervan hebben een structurele
nadeel als de rente daalt.
Rest risico
| €0,-
doorwerking In de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door ée deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting Hierdoor |s er geen (incidenteel} restrisie.
Aan de (project]subsidies het RARt
Er wordt actief gestuurdop goed projectmanagement en financleel voortgangsoverieg ofwel het Is en voorwaarde om het project te willen doen, Toch zijn dit veelal projecten
Krljgt zijn voorwaarden verbonden.
In samenwerlang met derden en blijft dit risico bestaan.
10. Prolectmanagement gesubsidieerde proiesten
Onder andere voor de tijdigheiden
Buiten deze beheersmaatregel |s er niets anders dan de
verantwoording van bestede gelden,
gecreberde post onvoorzien, waarmee dergeljke
Indien het RAA
hier niet aan kan
onvoorziene tegenwallers op te vangen zijn. Indien deze
voldoen kunnen gelden (deels}
post niet afdoende Is, zal het tekort bij de faarrekening door de deeinamende gemeenten worden opgevangen. Hierdaor Is er geen (incidenteel) restrisico.
worden teruggevorderd.
Risico 11 Nalevenwndewetenegelgedng
Aanwezige beheersmaatregelen
0
Rest risico
| RAR voigt de ontwikkelingen rondam wetgeving op de voet. | € 25:000-€75.000
Wet on regelgeving veranderd Echter i zij niet atijd in staat om met de intern aanwezige continye. Onze bedrijfsvoeringdient | capacitlt en expertise de veranderingen snal vorm te
hiee aan te voldoen an op aangepast
te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de Juiste kennis en/of capacitelt intern aanwezig.
geven. Om te vaorkomen dat we niet voldoen aan nieuwe wetten an ragals worden bij bepaalde vraagstukken externe expertise tijdelijke Ingehuurd. Dit ook om te
voorkomen dat er bewust of onbewust overtredingen van wet- en regelgeving plaatsvinden de mogelijk schadeciaims n boetas kunnen opleveren. Met externe inhuur neemt het risico af, maar dìt neemt niet weg dat de kosten van een externe [uridische)
specialist In de praktijk evanwel behoorlijk kunnen oplopen. Deze kosten vormen het rest islco. Deze kosten zjn niet
structureel van aard en zijn veelal nog onbekend ten tijde van het opstallan van de begroting [ruim 2 Jaar ervoor). Mat als gevolg dat ze niet aftijd vooraf kunnen worden opgenomen in de begroting12,
frauderisico's
Ingeval van cen geconstateerde fraude Is er cen rlsicop mogelijke
gevolgschade.
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoorgng & gekeken In welke mate de interne beheersing verbetering behoeft am deze risico's af te dekken. Wasr nadig is deze aangescherpt. Er zijn voldoende maatregelen getroffen om
€0-
arrechtmatige toe-eigening van vaste activa te voorkomen. En hoewel archiefstukken niet tot de vaste activa horen,
zijn ook hiervoor mastregelen getroffen ter voorkoning
van orrechtmatige toeeigening. Maatregeien zoals: Pagina 15 van 16
toegangscontrole, camera toezicht en registratiesystemen, Vooralsnog behoeven geen frauderisico's ten laste van het weerstandsvermogen te worden gebracht. Hierdoor Is er
geen lInddenteel) restrisiao,
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risica
13. Verzuim en/of uival Langdurig ziekteverzum /uitval van eruciaal personeel
Hat RAR voert een actief beleid rondom de gezondheid en
€0-
Inzetbaarheid van medewerkers.
Het verzuim is moenenteel
laag, Daamaast Ís In de personeeisbudget ruimte
opgenomen voor vervanging bij langdurige uitval. Indien dergelijke budgetten structuroel niet meer toereikend zijn, warden de wijzigingen opgenomen in de
begrotingseychus (P&C-Cyclus). huervan hebben
De evontuele kosten
een structurele doorwerking in de
begrotingen voar komende jaren. Deze worden
opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor |s er geen (incidenteel) restrisico. 14. Onvoldoende kwalitatief personeel
Het RAR noomt goed werkgeverschap serieus en voert 0.9.
Als gevolg van de krapte op de
een actief boleid om medewerkers te ontwikkelen, @it oak
atbeidsmarkt is het de laatste Jaren
met afs doel personee! tangduríg te behouden. Hiervoor zijn
steeds moeilijker om voldoende goed
leertrajecten en oen opleidingsbudget voor handen. Daarnaast is er een wervingsbudget opgenomen die in veel gevallen toeraikand s Indlen dergelijke budgetten structureal niet meer
gekwalificeerd personeel te vinden voar openstaande vecatures
toereikend zijn, worden deze wijrigingen opgenomen In de
begrotingscydus [P&C-Cyclus). De eventueie kosten tiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren, Deze worden opgevangen door de deeinemenda gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdaar is er geen
(incldenteel) restrisico.
Pagina 16 van 16
BILAGE3:
_ CONTROLEVERKLARING
Jaarverslag en parrekening 2024
ONAFHANKELIJKE
ACCOUNTANT
Pagina 47 van 47
CONTROLEVERKLARING
VAN
DE ONAFHANKELIJKE
ACCOUNTANT Aan: Het bestuur van Regionaal Archief Rivierenland
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2024 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2024 van Regionaal Archief Rivierenland te Tiel gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de
samensteliing van zowel het vermogen van Regionaal Archief Rivierenland op 31 december 2024 als de baten en lasten over 2024, alsmede van de financiële rechtmatigheid over 2024 In overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).