RV2025-072-bijlage-concept-jaarstukken-2024-BWB.pdf

Jaarstukken 2024

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................... 3 Jaarverslag................................................................................................................................... 6 Gerealiseerde baten en lasten ...................................................................................................... 6 Programmaverantwoording ....................................................................................................... 10 Advies ................................................................................................................................................ 10 Informatievoorziening ...................................................................................................................... 12 Informatie Technologie Applicaties .................................................................................................. 14 Financieel en Personeel Beheer ........................................................................................................ 15 Facilitair Inkoop Arbo ........................................................................................................................

16 Directie & Staf ................................................................................................................................... 17 Paragrafen ................................................................................................................................. 19 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ...................................................................................... 20 Financiering ....................................................................................................................................... 27 Bedrijfsvoering .................................................................................................................................. 29 Openbaarheidsparagraaf .................................................................................................................. 33 Jaarrekening .............................................................................................................................. 34 Balans ................................................................................................................................................ 34 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ........................................................................

35 Toelichting op de balans ................................................................................................................... 38 Overzicht baten en lasten ................................................................................................................. 46 Toelichting baten en lasten............................................................................................................... 47 Incidentele baten en lasten en structurele reservemutaties ........................................................... 57 WNT-verantwoording ....................................................................................................................... 58 Bijlage overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld ....................................................... 60 Rechtmatigheidsverantwoording................................................................................................ 61

2

Inleiding Het afgelopen jaar was wederom een bijzonder en uitdagend jaar voor de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB), waarin veel is gebeurd en mooie doelstellingen zijn behaald. In de jaarstukken 2024, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, ziet u terug welke resultaten wij hebben behaald, met welke ontwikkelingen we aan de slag zijn geweest en welke uitdagingen wij het hoofd hebben geboden. Ontwikkelingen Op verschillende onderdelen in onze organisatie hebben we mooie vooruitgang geboekt. Zo zijn de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) in goede afstemming met de gemeenten geactualiseerd, net als de nieuwe bekostigingssystematiek. Ook is de tweede fase van het leermanagementsysteem (LMS) voor de vier organisaties succesvol afgerond. Daarnaast zijn diverse juridische kennissessies voor de partners georganiseerd en zijn instrumenten ontwikkeld die inzicht geven in managementinformatie. Tevens is het informatieplan vastgesteld en vertaald naar een projectportfolio. We hebben gewerkt aan een degelijke opzet voor project- en procesmanagement binnen BWB en belangrijke stappen gezet in digitaal (samen)werken en datagericht werken. Alle ICT-contracten zijn opgenomen in het contractbeheerssysteem en het contractmanagement is binnen het team belegd.

Ook is het contractmanagement voor alle uitbestede facilitaire zaken geprofessionaliseerd. Op het gebied van de financiële administratie is het proces van maandafsluitingen geïmplementeerd voor de vier organisaties en zijn voorbereidingen getroffen voor de doorontwikkeling van financiële systemen. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is voltooid en er is een ontwikkelplan opgesteld voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), waarmee we ons blijven inzetten voor continue verbetering en groei. Met de afronding van de organisatiebrede training Versterken van advieskracht, de start van de training communicatie in relatie tot accountmanagement en een vernieuwd DMT is een belangrijk fundament gelegd voor een lerende organisatie. Met het oog op de verbetering van de dienstverlening aan onze partners en gelet op de externe ontwikkelingen die de komende jaren op ons af komen hebben we ook een solide basis gelegd voor strategische personeelsplanning (SPP). Uitdagingen Het jaar 2024 bracht ook aanzienlijke uitdagingen met zich mee voor onze organisatie, waaronder een grote krapte op zowel de arbeids- als inhuurmarkt voor het merendeel van onze vacatures. Daarnaast zijn we geconfronteerd met een veranderende arbeidsmarkt, hoog ziekteverzuim en hebben we te maken met pensionering van een deel van onze medewerkers.

Ondanks deze omstandigheden hebben onze medewerkers zich met grote inzet en intrinsieke motivatie ingezet om de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening in samenwerking met en voor onze partners te waarborgen.

3

Onze ervaringen hebben ons, andermaal, doen inzien dat de stap naar verdere digitalisering, van cruciaal belang is om blijvend professionele en kwalitatief hoogstaande dienstverlening te bieden. Door deze technologieën te integreren, kunnen we efficiënter werken, processen automatiseren en beter inspelen op de behoeften van onze partners. Begin 2024 werd de BWB verrast met een motie van de gemeenteraad van Tiel. Deze motie verzocht om een onderzoek naar de mogelijkheid om de bedrijfsvoering geheel of gedeeltelijk in eigen hand te nemen. Dit onderzoek heeft geleid tot voorgenomen besluiten van zowel het college als de gemeenteraad van Tiel eind 2024. Op 19 december 2024 heeft het bestuur van BWB besloten een projectleider aan te trekken die het in de gemeenschappelijke regeling (GR) opgenomen onderzoek door een onafhankelijke registeraccountant zal begeleiden. Op basis van de resultaten van dit onderzoek dient de gemeente Tiel een definitief besluit te nemen over het al dan niet uittreden uit de GR BWB. De mogelijke uittreding van Tiel heeft consequenties voor de andere deelnemende gemeenten. Dit brengt de nodige risico’s met zich mee. Daarom analyseren wij op dit moment de impact van de uittreding en zoeken naar passende maatregelen. Door een tijdige voorbereiding willen we voorkomen dat deze leidt tot onvoorziene risico’s of verstoringen in onze dienstverlening.

Resultaat 2024 Het resultaat over het afgelopen jaar bedraagt € 920.000 positief. Dit resultaat is hoger dan wij hadden verwacht. Dit heeft deels te maken met de krapte op de arbeids- en inhuurmarkt waardoor salaris- en inhuurbudgetten niet volledig uitgeput zijn. Daarnaast is de CAO-stijging te ruim begroot en zijn niet alle opleidingsbudgetten benut. Momenteel doen wij een evaluatie waarom wij deze grote afwijking niet voorzien hebben bij het vaststellen van de 2e VGR. Naar aanleiding hiervan zullen voor het boekjaar 2025 maatregelen worden getroffen om dit niet nogmaals te laten gebeuren. De algemene reserve is in 2024 gedaald van 632.000 euro naar 201.000 euro. Deze is onttrokken zoals in de 1e en 2e voortgangsrapportage 2024 met u gedeeld. Het benodigde weerstandsvermogen is in deze jaarrekening vastgesteld op 1.045.000 euro. Dit betekent een verschil van 844.000 euro tussen de algemene reserve en het benodigde weerstandsvermogen. De grote afwijking tussen het weerstandsvermogen en het beschikbare vermogen heeft tot gevolg dat de BWB niet (altijd) zonder een extra beroep te doen op haar partners direct kan anticiperen op (onverwachte) financiële uitdagingen. Gelet op de financiële uitdagingen waar de gemeenten in 2026 staan zullen wij de helft van dit resultaat, 460.000 euro. teruggestorten naar de partners.

Daarnaast willen wij een bedrag van 225.000 euro inzetten op de wettelijke verplichtingen en autonome ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid. Hierbij sluiten we aan op uw zienswijzen naar aanleiding van de Kaderbrief 2026. Tevens willen wij een bedrag van 175.000 euro bestemmen voor het ontwikkelplan VIC en 60.000 euro in verband met het in 2026 nog doorlopende project Exchange Online. Uiteindelijk ziet ons voorstel er nu als volgt uit:

4

Voorstel Bestemming resultaat 2024: Ontwikkeling Informatievoorziening en -veiligheid Ontwikkelplan VIC Exchange Online Subtotaal Terugstorten naar partners* Resultaat 2025

€ 225.000 € 175.000 € 60.000 € 460.000 € 460.000 € 920.000

* Tiel € 162.196 (35,26%), Culemborg € 131.744 (28,64%), West-Betuwe € 166.060 (36,10%)

Tot slot willen wij iedereen bedanken voor hun inzet en motivatie om bij te dragen aan de continuïteit en ontwikkeling van BWB. We kijken, ondanks alle uitdagingen, vol vertrouwen en optimisme uit naar het komende jaar en de verdere doorontwikkeling van onze organisatie. Alleen samen kunnen succesvol blijven in het zijn van een betrouwbare sterke bedrijfsvoeringsorganisatie met een passende professionele dienstverlening.

5

Jaarverslag In de jaarstukken 2024, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, ziet u terug welke resultaten wij hebben behaald, met welke ontwikkelingen we aan de slag zijn geweest en welke uitdagingen wij het hoofd hebben geboden. We starten met de gerealiseerde baten en lasten, waarna we in de programmaverantwoording per deelprogramma toelichten welke resultaten zijn behaald. In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. Tot slot ziet u in de jaarrekening een overzicht van de financiële situatie, inclusief de balans, winst- en verliesrekening, en toelichtingen op de cijfers.

Gerealiseerde baten en lasten Bedragen x € 1.000

Lasten Programma Dienstverlening Vennootschapsbelasting Onvoorzien Totaal lasten Baten Programma Dienstverlening Algemene dekkingsmiddelen Totaal baten Saldo baten en lasten Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo reservemutaties Resultaat

Begroting 2024 primitief

Begroting 2024 na wijziging

Werkelijk 2024

Saldo

23.354 0 0 23.354

22.844 0 0 22.844

21.835 0 0 21.835

1.008 V 1.008 V

900 22.454 23.354 0 0 -

1.236 21.062 22.298 546 N 494 1.040 546 V -

1.370 21.062 22.432 597 V 520 844 324 V 920 V

134 V 134 V 1.142 V 26 N 196 N 222 N 920 N

Begroting 2024 na wijziging

Werkelijk 2024

Saldo

2.705 3.318 8.564 3.070 3.039 2.146 0

2.384 2.965 8.448 3.046 3.060 1.931 0

321 V 353 V 116 V 24 V 21 N 216 V -

Gerealiseerde baten en lasten per deelprogramma Bedragen x € 1.000 Begroting 2024 primitief Lasten Advies Informatievoorziening Informatie Technologie Applicaties Financieel personeel beheer Facilitair Inkoop Arbo Directie & Staf Vennootschapsbelasting 6

4.527 2.998 8.198 2.766 2.109 2.756 0

Onvoorzien Totaal lasten Baten Advies Informatievoorziening Informatie Technologie Applicaties Financieel personeel beheer Facilitair Inkoop Arbo Directie & Staf Bijdrage deelnemers Totaal baten Saldo baten en lasten Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo reservemutaties Resultaat

0 23.354

0 22.844

0 21.835

1.008 V

477 258 17 29 120 0 22.454 23.354 0 0 -

595 258 225 16 142 0 21.062 22.298 546 N 494 1.040 546 V -

629 153 235 118 235 0 21.062 22.432 551 V 520 844 324 V 920 V

34 V 105 N 10 V 102 V 92 V 134 V 1.096 V 26 N 196 N 222 N 920 V

Toelichting op hoofdlijnen In 2024 is hard gewerkt om de voorgenomen plannen te realiseren binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Op basis van alle ontwikkelingen die we via de voortgangsrapportages in de begroting hebben verwerkt, kwamen we uit op een bijdrage van de deelnemers van € 21 miljoen (exclusief maatwerk). Uiteindelijk zijn we over 2024 uitgekomen op een positief resultaat van € 920.000. Op hoofdlijnen kan dit resultaat als volgt worden verklaard. Een meer gedetailleerde analyse is opgenomen in de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening vanaf pagina 44. Bedragen x € 1.000 Personele lasten (salaris, inhuur, opleiding) Afschrijving en rente Over te hevelen projectbudgetten Onderbesteding overige budgetten Totaal saldo Personele lasten Bedragen x € 1.000 Team Advies Team Informatievoorziening Team Informatie Technologie Applicaties Team Financieel Personeel Beheer Team Facilitair Inkoop Arbo Team Directie & Staf Totaal saldo Verklaring rekeningresultaat 7

Saldo 663 V 132 V 80 V 45 V 920 V

Saldo 258 V 106 V 147 V 24 V 3V 125 V 663 V

Een groot deel van het resultaat over 2024 is ontstaan door verschillende ontwikkelingen rond de personele lasten. Zo is in 2024 onder andere een CAO-stijging doorgevoerd. Deze CAO-stijging is hierbij voor heel 2024 begroot terwijl deze in werkelijkheid pas vanaf oktober 2024 inging. De salarisbegroting is hiernaast op maximale schaal plus toelagen begroot. Tevens is in oktober besloten om de beginbalans 2024 aan te passen. Dit heeft er toe geleid dat een aantal inhuurfacturen uit 2023 niet meer op de inhuurbudgetten van 2024 drukten terwijl hier wel rekening mee was gehouden in de budgetten. Deze ontwikkelingen hebben er toe geleid dat de begroting een stuk ruimer was dan waar in de analyses rekening mee is gehouden. De BWB heeft de niet ingevulde vacatureruimte zo veel mogelijk ingevuld met tijdelijke inhuur. Echter is dit niet altijd gelukt. Door de krapte op de arbeidsmarkt zijn verschillende vacatures niet structureel ingevuld. Deze vacatures zijn zo veel mogelijk ingevuld met inhuurkrachten maar dit is niet altijd gelukt. Ook zijn projecten om verschillende vertraagd, waardoor de inhuur van projectleiders is achtergebleven ten opzichte van de begroting. Daarnaast heeft team VIC in het jaar 2024 extra inhuur gehad waar extra budget voor was aangevraagd. Uiteindelijk heeft dit iets minder gekost dan in totaal was aangevraagd.

Tot slot is een derde van het totale opleidingsbudget van de BWB niet benut. Afschrijving en rente De afschrijvingslasten zijn € 29.000 lager door een investering die in 2023 nog niet was afgesloten. Er is een rentevoordeel van € 103.000 door bedragen die in 2024 in de schatkist zijn weggezet. Over te hevelen projectbudgetten De projecten Exchange Online en Onview Djuma starten pas in 2025. Voor deze budgetten wordt een budgetoverheveling aangevraagd.

8

De werkelijke bijdragen van de deelnemers over 2024 zijn als volgt. Bedragen x € 1.000 Bijdrage deelnemers Primitieve begroting 2024 Nieuw beleid begroting 2024 1e VGR 2023 2e VGR 2023 1e VGR 2024 2e VGR 2024 Bestuursbesluit 10-10-2024 Maatwerk Inhuurdesk Juridische zaken BOR-applicatie Vastgoedregistratie Facilitair Totaal

9

Culemborg

Tiel

West Betuwe

Totaal

6.284 249 229 -767 26 28 -3 6.046

7.851 309 286 -1.066 32 35 -105 7.343

7.471 289 271 -479 33 36 52 7.673

21.606 848 787 -2.312 91 99 -56 21.062

95 13 48 0 65 222 6.268

132 89 64 0 0 285 7.628

143 0 46 35 0 224 7.897

371 102 158 35 65 731 21.793

Programmaverantwoording Advies Het team Advies bestaat uit de onderdelen Financieel advies, Personeel en Organisatie, Inhuurdesk, Algemene Juridische Zaken en Communicatie. Hoewel de disciplines op inhoud beperkt raakvlakken hebben, is het adviseurschap een rode draad die door het team loopt. De ontvlechting van P-advies en F-advies en overheveling naar gemeenten is in 2024 afgerond. Er is aandacht besteed aan het vinden van een nieuw evenwicht voor wat betreft de interne advisering en advisering aan en de samenwerking met deelnemers. De focus heeft vooral gelegen op de werving van vast personeel, het finetunen van de taak- en capaciteitsverdeling en borgen van continuïteit en kwaliteit. Doelen begroting 2024 Het uitvoeren van Strategische Personeelsplanning (SPP), zodat er een plan van aanpak ligt voor een toekomstbestendig personeelsbestand voor BWB.

Einddatum Q2-Q3 2025

Versterken van de positie op de arbeidsmarkt door het opstellen van een arbeidsmarktcommunicatiestrategie en toepassen op inhuur, werving en selectie. Het implementeren van het opleidingsbeleid en het implementeren en beheren van het Leermanagementsysteem (LMS) om de ontwikkeling van medewerkers te faciliteren. Doorontwikkelen Nétive (inhuurdesk) of implementatie nieuwe applicatie. Hierbij is tevens aandacht voor procesoptimalisatie.

Q3 2025 - Q1 2026

Het uitvoeren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek en het opstellen van een plan van aanpak om goed werkgeverschap te stimuleren.

Q2 2025

We organiseren in 2024 elk kwartaal kennissessies op juridisch gebied. We ontwikkelen managementinformatie ten aanzien van de klacht- en bezwaarbehandeling en onze adviespraktijk.

Gerealiseerd

Met onze deelnemers richten we de processen in om blijvend te kunnen

Gerealiseerd

10

Gerealiseerd

Q2 2025

Toelichting Vrijwel alle teamsessies hebben plaatsgevonden. In Q2 2025 vindt nog een GAP-analyse plaats. Rapportage en aanbevelingen volgen einde Q2, begin Q3 2025. Vanwege de niet beschikbare personele capaciteit is de planning verschoven naar Q3 2025. LMS is gerealiseerd. De doorontwikkeling hiervan is gepland voor Q3 2025. In Q2 starten we met een nieuwe opzet van de opleidingsbudgetten. De planning redesign is iets vertraagd in verband met contractonderhandelingen en capaciteit IHD. We verwachten het proces in Q2 af te ronden. Opdracht aan een externe dienstverlener (Integron) is in 2024 verstrekt. Het rapport zal naar verwachting begin Q2 2025 worden opgeleverd. Er vinden periodiek ontmoetings- en kennissessies met de vakteams plaats. We zijn in staat om periodiek rapportages ten aanzien van de stand van zaken t.a.v. bezwaren, klachten en Woo-verzoeken aan te leveren. We zijn aangesloten op de gemeentelijke en gemeenschappelijke

Doelen begroting 2024 voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan de verplichtingen op grond van de Wet open overheid (Woo), Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), Wet elektronisch publiceren (Wep) en de AVG.

11

Einddatum

Toelichting initiatieven ten aanzien van de Woo, AVG en Wmebv.

Informatievoorziening Informatievoorziening bestaat uit de onderdelen Informatiemanagement, Informatiebeheer en GEOregistraties (BAG/BGT). Het vormt de brug tussen de informatiebehoefte van de organisaties naar een zo optimaal mogelijke informatievoorziening. Eveneens wordt geadviseerd over de opslag, het beheer, de toegankelijkheid en het duurzaam bewaren van informatie die door de vier organisaties wordt gecreëerd of ontvangen. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij het inrichten, registreren en beheren van informatie, verzorgen en distribueren we poststromen, en archiveren en beheren we analoge en digitale archiefbescheiden. Ook bestaat de verantwoordelijkheid uit het beheren van en regie houden op (GEO-)basisregistraties (BAG, BGT, etc.). Doelen begroting 2024 Vormgeven van een nieuw Team Informatievoorziening dat in staat is om de ambities van onze deelnemers in de toekomst mogelijk te maken en te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in het vakgebied. Denk hierbij o.a. aan datagedreven werken/business intelligence (dashboards) en robot procesautomatisering, Common Ground.

Einddatum Q4 2025

Implementatie van het in 2023 vastgestelde Informatiebeleidsplan en uitvoeringsagenda en het organiseren van kennis- en inspiratiesessies.

Gerealiseerd

Uitfaseren van de vijf afgesloten documentmanagementsystemen die vervangen zijn door Djuma. De digitale archieven die zich in deze systemen bevinden worden kwalitatief opgewaardeerd en verplaatst naar een digitale archiefruimte. Verdere uitrol van nieuwe functionaliteiten van het zaaksysteem Djuma en het bieden van ondersteuning voor wat betreft zaakgericht werken.

Q3 2025

Grip krijgen op informatie die in andere applicaties dan Djuma wordt gevormd en al dan niet gearchiveerd moet worden. Doorontwikkelen/vernieuwen van de dashboards Mens, Geld en Werk.

Q4 2025

12

Q4 2025

Q2 2025

Toelichting Continue activiteit. Het accountmanagement is opgezet. Het team is in ontwikkeling. In 2024 zijn verschillende dashboards gerealiseerd. In 2025 wordt deze ontwikkeling doorgezet. In Q1 2025 wordt een I-theater georganiseerd waar RPA en Common Ground op de agenda staan. De visie datagericht werken wordt uitgewerkt. Het Informatieplan is in februari 2024 vastgesteld. De uitvoeringsagenda is doorvertaald in een projectportfolio 2024. Een I-Theater is georganiseerd in Q1 2024. Het project wordt afgerond in september 2025. De voortgang is conform planning.

Realisatie van PIP en MijnOverheid is afgerond. Functionaliteiten zoals koppeling DataMask en ValidSign zijn aangevraagd, maar daarvoor dienen wij eerst een API-koppeling te hebben. Het project API Gateway start in 2025. Het Informatiebeheerplan is opgeleverd. Implementatie hiervan vindt plaats in 2025. Het dashboard Geld is beschikbaar via Cognos. Het dashboard Mens is niet meer in gebruik en is vervangen door het dashboard in PowerBI. Naar het onderdeel verzuim wordt nog gekeken.

Doelen begroting 2024 Einddatum Opstellen plan van Aanpak On hold Samengestelde Objectenregistratie (SOR).

Opstellen van een visie op en de inrichting van procesmanagement binnen BWB.

2025

Vaststellen nieuwe (Enterprise) Architectuurplaat.

Q2 2025

Visie op Microsoft 365

Gerealiseerd

13

Toelichting De SOR was landelijk gepland om in 2025 van start te gaan. Tot op heden is alleen op hoofdlijnen een beeld van de landelijke implementatie beschikbaar. De verwachting is dat 2025 niet gehaald zal worden als ingangsdatum. In 2023 is een nota procesmanagement opgesteld. Er is een begin gemaakt met het opstellen van een handboek. Aan de hand van pilots op basis van prioritering van de hoofdprocessen wordt praktijkervaring opgedaan en vindt nadere inrichting plaats. Is opgenomen in het Informatieplan. Op basis daarvan wordt een architectuurvisie ontwikkeld en in 2025 geïmplementeerd. Visie is opgeleverd en akkoord bevonden.

Informatie Technologie Applicaties Op het vakgebied ICT en Applicatiebeheer levert team ITA kwalitatieve producten en diensten aan de gemeenten en de eigen organisatie. Daarnaast is het projectmanagement van I- en A-projecten belegd. Doelstelling is het zorgdragen voor de continuïteit, kwaliteit en ondersteuning van de applicaties en de ICT-infrastructuur. Belangrijke ontwikkelingen voor ITA zijn de verdere verSaaSing van het applicatielandschap, druk op de arbeidsmarkt, groeiende vraag naar nieuwe kennis, meer eisen aan informatiebeveiliging en tevens de wens om flexibel in te kunnen spelen op deze snel veranderende wereld. Doelen begroting 2024 Zorgdragen voor hoge beschikbaarheid van de werkplek en ICT-infrastructuur door beheer, ondersteuning en actueel houden van applicaties, websites en technische-infrastructuur. Uitbreiden formatie ICT-helpdesk met 1 FTE. Vastleggen van alle ICT-contracten in het contractbeheersysteem en het beleggen van contractmanagement binnen het team. Doorontwikkeling van het mobiele werkplekconcept en vervanging van de ICT- infrastructuur.

Einddatum Gerealiseerd

Toelichting Continu proces. Maandelijks wordt hierover gerapporteerd en wordt de rapportage besproken met de partnergemeentes.

Gerealiseerd

-

Gerealiseerd

-

2026

Onderzoek uitvoeren naar een gecentraliseerd applicatiebeheer bij BWB.

On hold

Voorbereidingen fase 2 moderne werkplek zijn gestart. Voor de vervanging van de ICT-infrastructuur worden scenario’s uitgewerkt. De mogelijke uittreding van Tiel wordt hierin meegenomen. Gemeenten geven hier momenteel geen prioriteit aan. Als gevolg hiervan on hold gezet.

14

Financieel en Personeel Beheer Financieel en Personeel Beheer is verantwoordelijk voor een gedegen en betrouwbare financiële, salaris- en personeelsadministratie en uitvoering van en advies op het gebied van financieel beheer, treasury, verzekeringen en lokale en gemeentelijke belastingen. Het werk is niet altijd even zichtbaar, maar maakt het wel mogelijk dat gemeenten inzicht hebben, kunnen sturen en een betrouwbare partner kunnen zijn. Doelen begroting 2024 Zorgen voor de kwantitatieve en kwalitatieve vulling van het team (versterken van de ontwikkel- en doekracht). Voortdurend standaardiseren, harmoniseren en moderniseren van werkprocessen. Introduceren van maand cyclisch werken (maandafsluiting, maandelijks opschonen tussenrekeningen, maandelijks opstellen signaallijsten en monitoring hierop).

Einddatum Gerealiseerd

Toelichting Continue activiteit, vraagt blijvend aandacht.

Gerealiseerd

Continue activiteit.

Gerealiseerd

Ontwikkelen monitoringssystematiek voor de DVO/PDC.

Gerealiseerd

Met de gemeenten opstellen van een goede uitvoeringsplanning voor het P&Cproces, waarbij duidelijkheid bestaat over de taakverdeling. Doorontwikkelen van LIAS.

Gerealiseerd

Maandafsluitingen zijn geïmplementeerd, afgestemd met de gemeenten en bijgesteld waar nodig. In 2025 wordt dit verder gemonitord en bijgesteld waar nodig. Na vaststelling van de PDC periodiek in gesprek met partners over afspraken die gemaakt zijn m.b.t. de dienstverlening. De monitoring van de stand van zaken van de afspraken in de PDC zijn een continue activiteit. Hier wordt invulling aan gegeven via de actualisatie van de PDC, inclusief de kruisjeslijst voor de jaarrekening.

Realiseren Financieel Ontwikkelplan 2.0

Q4 2025

Evaluatie van het huidige E-HRM systeem en het voorbereiden van een aanbesteding voor een (nieuw) E-HRM systeem.

Gerealiseerd

15

Q4 2025

Gesprekken met Lias en deelnemers voor doorontwikkeling zijn opgestart in 2024, verdere afstemming en opvolging vindt plaats in 2025. Activiteiten zijn opgestart en verdere (continue) opvolging indien nodig vindt plaats in 2025. Dit krijgt vervolg in 2025.

Facilitair Inkoop Arbo Facilitair, Inkoop & Arbo levert zowel operationele als adviesdiensten op het gebied van facilitaire dienstverlening aan alle gemeenten en BWB. Ook het maken van een Arbo-plan, inclusief vitaliteitsplan, gecombineerd met de uitvoering door de preventie-medewerker (voor BWB en Culemborg) valt onder de taken. Daarnaast worden adviesdiensten geleverd op het gebied van Inkoop voor de eigen bedrijfsvoeringstaken, samen met het contractbeheer. Doelen begroting 2024 Opstellen van een vervangingsplan voor alle locaties.

Einddatum Gerealiseerd

Professionaliseren van het contractmanagement voor alle uitbestede facilitaire zaken. Vervanging wegwerpbekers, binnen de door FZ beheerde locaties, door herbruikbare variant. We herijken met de inkoopadviseurs van de deelnemers de inkooprelatie en de onderliggende overeenkomsten met de Regio Rivierenland.

Gerealiseerd

16

Toelichting Betreft het opstellen van een meerjarig vervangings- en investeringsplan voor de facilitaire middelen binnen de gemeente Tiel. Rolbeschrijving is vastgelegd binnen het Inkoopprotocol.

Gerealiseerd

-

Gerealiseerd

-

Directie & Staf Team Staf bestaat uit de concerncontroller, Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en directie-, management- en bestuursondersteuning en wordt aangestuurd door de directeur. Team Directie & Staf is in het bijzonder gericht op het bevorderen van de samenwerking tussen BWB en haar klanten/afnemers. Daarnaast bewaakt het team de integraliteit van advies, besluitvorming en de uitvoering ervan en faciliteert het een efficiënte en zorgvuldige besluitvorming. Tot slot monitort het team, en de CISO en FG in het bijzonder, de compliancy op wet- en regelgeving (met name op het gebied van governance, financiële processen, informatieveiligheid en privacy). Doelen begroting 2024 Actualiseren van de DVO/PDC en het doorlopen van een goede PDCA-cyclus ten aanzien van de DVO/PDC. Opzetten en uitvoeren van een programma voor management development en cultuurontwikkeling. Doorlopen van een training accountmanagement door sleutelfunctionarissen van BWB en het inregelen van een vaste structuur waarbinnen het accountmanagement wordt ingeregeld.

Nieuwe einddatum Gerealiseerd

Toelichting

Q2 2025

Het MD-traject is in Q2 2024 gestart en loopt door tot en met Q2 in 2025.

Q1 2025

De organisatiebrede training accountmanagement is in Q4 gestart en loopt door tot en met Q1 2025. Het accountmanagement is op strategisch, tactisch en operationeel niveau per gemeente ingeregeld, maar kan nog op thema nog worden verfijnd. In Q3 2024 heeft het Bestuur BWB de nieuwe kosten-verdeelsystematiek vastgesteld en zijn de financiële herverdeeleffecten afgestemd onder de deelnemende gemeenten. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is afgerond: - Het controlejaarplan is ingericht op de rechtmatigheidsverantwoording; - De controlespecialisten zijn bijgeschoold en hebben periodiek intervisie om zich blijvend te verbeteren; - Er zijn afspraken gemaakt met de deelnemers over de rolverdeling. Begin 2025 worden de laatste afspraken gemaakt voor het einde van het controleproces (evaluatie fouten/onzekerheden). Het team VIC heeft de bezetting in 2024 op orde gekregen. Zo zijn er twee nieuwe collega’s gestart en bestaat het team uit vier vaste

Evaluatie van de verdeelsystematiek en het verbeteren van de verdeelsleutel.

Gerealiseerd

We voltooien de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat: - Ons controlejaarplan is ingericht op de rechtmatigheidsverantwoording; - De controlespecialisten zijn bijgeschoold; - Er goede samenwerkingsafspraken zijn gemaakt met deelnemers over taak- en rolverdeling voor wat betreft de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording.

Gerealiseerd

Personele vulling van het Team VIC, waardoor de aanbevelingen uit het onderzoek naar de toekomst-

Q2 2026

17

In Q3 2024 heeft het Bestuur BWB de geactualiseerde DVO/PDC vastgesteld.

Doelen begroting 2024

Nieuwe einddatum

bestendigheid van dit team worden gerealiseerd.

Toelichting collega’s en een ingehuurde senior VIC-medewerker. Daarnaast zijn er tijdelijk twee extra collega’s die het team VIC ondersteunen in voorbereiding op de jaarrekeningen 2024. Het team VIC wil een doorontwikkeling maken in haar werkzaamheden, waardoor er een langere samenwerking is voorzien met de ingehuurde Senior VICmedewerker (specifieke kennis en ontwikkelopdracht). Volledige invulling van alle functies zal pas in 2026 plaatsvinden, na afronding van de ontwikkeling binnen het VIC-team. In Q4 2024 is governance security en privacy vastgesteld en geïmplementeerd. PO-rollen per organisatie en FGfunctie zijn voor alle organisaties belegd.

Onze bedrijfsvoering voldoet aan de eisen die op het gebied van informatieveiligheid en de AVG gesteld worden. Daartoe: Voldoen aan privacywetgeving (AVG) door het organiseren van de POfunctie middels contactpersonen. Doorontwikkeling van de informatieveiligheid, zodat voldaan wordt aan de minimale vereisten van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Gerealiseerd

Q1 2025

Er wordt onderzocht waar eventueel nog maatregelen ontbreken om aan minimale vereisten te voldoen van de BIO en NIS2-regelgeving.

Nieuwe beleidsontwikkelingen Voorgenomen besluit uittreding gemeente Tiel fase 1 (onderzoek registeraccountant tot en met een definitief besluit).

Einddatum Q4 2025

Toelichting Betreft de werving van een projectleider, werving registeraccountant, het leveren van input ten behoeve van het onderzoek en voorbereiding van besluitvorming.

18

Paragrafen In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. De volgende paragrafen uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat zijn opgenomen: 1. Weerstandsvermogen; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering. 4. Wet Open Overheid De volgende paragrafen zijn niet op BWB van toepassing en zijn daarom niet in deze jaarstukken opgenomen of verder toegelicht: • Lokale heffingen; • Onderhoud kapitaalgoederen; • Verbonden partijen; • Grondbeleid.

19

Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft informatie over weerstandscapaciteit, risico’s, het beleid omtrent weerstandscapaciteit en een aantal kengetallen. Het weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet geraamde kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). BWB loopt net als de deelnemende gemeenten risico’s. Een deel van deze risico’s wordt afgedekt door het treffen van maatregelen, onder andere door het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. In de GR BWB is in art. 22 bepaald dat de omvang van het weerstandsvermogen/risicoreserve van BWB maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast mag zijn. De vrije ruimte binnen de reserves blijft onder deze norm. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat verder nodig is voor de risico’s van BWB binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om tegenvallers te dekken.

De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijn te ondervangen en waarvoor weerstandsvermogen noodzakelijk is. Uit onderstaande opsomming blijkt dat de benodigde weerstandscapaciteit € 1.045.000 bedraagt. Het beschikbaar weerstandsvermogen ultimo 2024 bedraagt € 661.000. Dit vermogen bestaat uit de algemene reserve, en het deel van het jaarrekeningresultaat dat hier maximaal aan toegevoegd kan worden (tot maximaal 3% van de totale lasten van € 22 miljoen). De weerstandsratio van BWB komt derhalve uit op: 661.000/1.045.000 = 0,63. Het weerstandsvermogen is dus niet voldoende om de risico’s te kunnen dekken. Met het restrisico moeten de deelnemers rekening houden bij de bepaling van het eigen weerstandsvermogen. Met een verdeling op basis van de gemeentelijke bijdrage levert dit de volgende bedragen per gemeente op. Bedragen x € 1.000 Culemborg Tiel West Betuwe Totaal saldo

29% 35% 36%

Rest risico 111 134 138 384

Risico’s In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een overzicht opgenomen van de op dat moment bekende risico’s. We rapporteren op de risico’s naar de laatste inzichten. Ten opzichte van de risico’s die in de begroting 2024 waren opgenomen in deze paragraaf zijn enkele wijzigingen doorgevoerd:

20

•

•

Voor het eerder gedefinieerde risico voor het sparen van bovenwettelijk verlof is een voorziening getroffen en om die reden is de omvang en kans van het risico gewijzigd naar respectievelijk € 0 en 0%. Bij het risico “onvoldoende capaciteit beschikbaar” is de kans op het incident toegenomen. De inschatting wordt gemaakt dat door het mogelijk uittreden van Tiel de uitstroom bij BWB stijgt en de werving lastiger wordt, waarbij krapte op de arbeidsmarkt ook zeker een rol speelt.

Initiële geformuleerde risico's begroting 2024

Omvang/ Kans

Omvang: Onvoldoende (juiste) capaciteit beschikbaar als € 750.000 Kans: 50% gevolg van langdurig Risico: verzuim en/of krapte op de arbeidsmarkt (21% van € 375.000 de medewerkers is een externe medewerker en diverse vacatures worden moeizaam/niet ingevuld) en/of onvoldoende investering in ontwikkeling medewerkers (in 2022 is 30% van het opleidingsbudget niet benut). Dit vormt een risico voor de continuïteit en doorontwikkeling van de dienstverlening. Beheersmaatregel: Strategische Personeels Planning (SPP) waarbij we nu al moeten gaan investeren in de invulling van toekomstige vacatures en waar mogelijk/nodig jobcarving toepassen. Opleidingsplan op organisatie- en persoonsniveau om het kennis- en vaardighedenniveau op pijl te houden en/of door te ontwikkelingen. Arbeidsmarktcommunicatie om onze positie op de 21

Stand van zaken

Eind 2024 is 1e fase Personeelsplanning afgerond (teamsessies). Er worden structureel ontwikkelgesprekken gevoerd op basis waarvan een jaarlijks opleidingsplan wordt opgesteld zowel op organisatie- als persoonsniveau om het kennis- en vaardighedenniveau op pijl te houden en/of door te ontwikkelen. Er wordt geïnvesteerd in de invulling van toekomstige vacatures en passen waar mogelijk/ nodig jobcarving toe. Er wordt met hulp van de bedrijfsarts een actief en preventief verzuimbeleid gevoerd. We zijn in gesprek om regionaal samen te werken op arbeidsmarktstrategie.

Initiële geformuleerde toelichting begroting 2024 Als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt neemt de druk op zittend personeel toe, waardoor het risico op langdurige uitval groter is en er minder prioriteit wordt gegeven aan opleiding en ontwikkeling, omdat de continuïteit van de dienstverlening voorop staat. De doorontwikkeling van zowel de dienstverlening als medewerkers kan hierdoor stagneren. Naast bovenstaande ontwikkelingen in 2024 heeft de gemeente Tiel een voorgenomen besluit genomen om uit BWB te treden. De komende periode moet uitsluitsel geven hoe BWB er in de toekomst uit komt te zien. Echter, verwachten wij dat het voorgenomen besluit van Tiel (op korte termijn) invloed heeft op de capaciteit. Een hogere uitstroom van personeel kan gaan optreden en het zal, al gelet op de krappe arbeidsmarkt, lastiger worden om nieuwe collega’s te werven.

Initiële geformuleerde risico's begroting 2024 arbeidsmarkt te verstevigen. Het voeren van een actief en preventief verzuimbeleid waarbij de manager zijn/haar rol als casemanager goed invult. Ook het hebben van onvoldoende beschikbare kennis en kunde van medewerkers m.b.t. projecten vormen een actueel risico.

Omvang/ Kans

Stand van zaken

Initiële geformuleerde toelichting begroting 2024

Omvang: € 100.000 Kans: 20% Risico: € 20.000

Medio 2024 is een vaste methode voor Projectmanagement BWB vastgesteld. Deze wordt nu verder uitgerold binnen BWB.

Gestructureerd projectmanagement (met een vaste methode) staat bij alle vier de organisaties nog in de kinderschoenen, ook bij BWB. Dit heeft effect op goede projectsturing, projectbeheersing en projectrealisatie.

Beheersmaatregelen: - Een vaste methode voor Projectmanagement introduceren bij BWB; - Een gedeeld proces volgen met elkaar van klantvraag t/m evaluatie.

Piekbelasting/tempo gevraagde projecten kan niet waar worden gemaakt i.v.m. capaciteitstekort. Beheersmaatregelen:

22

Eind 2024 is het 1klantportaal van Informatievoorziening met IT&Applicaties gelanceerd voor wijzigingsaanvragen van applicaties.

Omvang: € 500.000 Kans: 15% Risico: € 75.000

Project Portfolio tooling (PPM) is in laatste fase van implementatie. In Q1 2025 hebben we inzicht in de gevraagde en beschikbare BWBcapaciteit voor projecten.

Daarnaast heeft IM een integraal proces ontworpen om klanten te helpen hun vraag goed te laten beantwoorden; er wordt aan gewerkt om deze breder bekend te maken. Dit risico zit zowel bij BWB als bij de gemeenten: het gaat erom dat alle medewerkers weten wanneer ze BWB/IM betrekken bij hun vragen en hoe, en dat projecten op een eenduidige wijze worden uitgevoerd. Zo is de kans op een succesvol resultaat het grootst. De druk op capaciteit is vooral zichtbaar bij ICT, IM en de gemeenten. In 2022 heeft dit geleid tot vertraging, in het geval van IM ook juist op zaken die niet onder de projecten vallen. Voor ICT

Initiële geformuleerde risico's begroting 2024

Omvang/ Kans

- Inzichtelijk maken welke capaciteit aanwezig is, bij BWB en bij de gemeenten, zodat de effecten van een project bij iedereen duidelijk zijn; - Inzichtelijk maken hoeveel BWB-capaciteit gevraagd wordt bij een gemeentelijk project; - Projecten (her)prioriteren o.b.v. een heldere organisatiestrategie.

Informatiehuishouding is onvoldoende op orde, waardoor niet altijd voldaan kan worden aan Woo-verzoeken of de Archiefwet en we ook risico’s lopen met de AVG. Risico: juridische kosten/imagoschade/ boete Autoriteit Persoonsgegevens. Capaciteitsproblemen dragen bij aan dit risico (krijgt vaak minder prioriteit). Beheersmaatregel: Project Informatiehuishouding op Orde in combinatie met voldoende/juiste capaciteit en voldoende sturing op dit risico door directie/management waar nodig.

23

Stand van zaken

PPM Planning is aanwezig en wordt bijgesteld indien nodig. Basis vormt het in 2024 vastgestelde informatieplan.

Omvang: € 750.000 Kans: 10% Risico: € 75.000

Het informatiebeheerplan is eind 2024 vastgesteld. In 2025 wordt het projectmatig bij de vier organisaties geïmplementeerd.

Initiële geformuleerde toelichting begroting 2024 is een planning gemaakt voor benodigde capaciteit in 2023. Het maken van een verder geprioriteerd portfolio blijft een aandachtspunt in 2023. Dit risico zit zowel bij de gemeenten als bij BWB: het is belangrijk om met elkaar te leren hoe we keuzes maken voor de projecten die we willen uitvoeren (in lijn met de strategische doelstellingen) en waar we onze capaciteit voor inzetten, zeker op de momenten dat de formatie niet compleet is. Op dit moment is onze informatiehuishouding onvoldoende op orde. Zo ontbreekt het aan voldoende/goed opgeleid personeel voor het verwerken van fysieke en digitale archiefachterstanden. Verder is het informatielandschap versnipperd en is er onvoldoende bewustzijn bij medewerkers m.b.t. het belang hiervan en de risico’s die gelopen worden.

Initiële geformuleerde risico's begroting 2024

Omvang/ Kans

Stand van zaken

In het kader van de nieuwe CAO is er de mogelijkheid voor de medewerkers om verlof te sparen. Medewerkers kunnen bovenwettelijk verlof in een eigen zogeheten “verlofpot” zetten. De uren die in de pot worden gezet worden door middel van een voorziening gedekt. Bovenwettelijke uren kunnen echter over een periode van vijf jaar worden meegenomen en deze zetten we niet allemaal in een voorziening.

Omvang: € 0 Kans: 0% Risico: € 0

De omvang en kans op dit risico is bijgesteld naar € 0 en 0%. De afgelopen twee jaar is middels een verlofspaarvoorziening een voorziening getroffen die van afdoende omvang is. Hierdoor kunnen we dit risico afschalen.

Omvang: € 2.000.000 Kans: 25% Risico: € 500.000

In 2024 heeft het ransomware-landschap zich verder ontwikkeld, waarbij cryptocurrency een centrale rol blijft spelen in afpersing.

Beheersmaatregel: Het effect van de maatregel in de CAO kan nog niet goed worden ingeschat. Het risico wordt jaarlijks geëvalueerd en beheersmaatregelen worden getroffen om de hoogte van de voorziening jaarlijks goed te kunnen vaststellen. Inbreuk op Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid (BIV) van de informatie. We worden getroffen door een cyberaanval, (bijv. Ransomware) wat de continuïteit van de (digitale) dienstverlening aan de partnerorganisaties en de interne bedrijfsvoering in gevaar brengt. 24

In 2024 ontvingen ransomware-aanvallers ongeveer 813,55 miljoen dollar aan betalingen van slachtoffers, een daling van 35% ten opzichte van

Initiële geformuleerde toelichting begroting 2024 We nemen de volle omvang van € 360.000 euro als risico op, in het geval iedereen dit jaar besluit alle bovenwettelijke uren in de verlofspaarvoorziening in te zetten. Indien dit risico optreedt zou BWB € 360.000 euro extra in de voorziening moeten storten. Dit kan niet direct door de begroting worden gedekt.

BWB is al enige tijd bezig met de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Om deze implementatie te versnellen is in 2024 een Information Security Officer (ISO) in de formatie van BWB voorzien.

Initiële geformuleerde risico's begroting 2024

Omvang/ Kans

Beheersmaatregel: Het implementeren van effectieve informatiebeveiliging volgens de standaarden van de BIO2, NIS-2 en Cyberbeveiligingswet (Cbw).

Stand van zaken

het recordjaar van 1,25 miljard dollar in 2023. Deze daling komt mede door strengere wetshandhaving, internationale samenwerking en een groeiende aantal slachtoffers dat weigert om te betalen. De dreiging komt steeds vaker van statelijke actoren en afpersingsgroepen, zoals recentelijk bleek bij een aanval op C3Group, een leverancier van gemeentelijke applicaties. In 2025 starten we met de implementatie van een Governance, Risk en Compliance (GRC)-tooling voor informatieveiligheid en privacy. Daarnaast richten we ons op Business Continuity Management (BCM) voor de bedrijfskritische processen, conform het VNG-overzicht.

Totaal

25

Risico's: € 1.045.000

Initiële geformuleerde toelichting begroting 2024 Gezien de voortdurende ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity en de bijbehorende weten regelgeving, zoals de Cyberbeveiligingswet (Cbw), én de toenemende dreiging van cyberaanvallen, is het essentieel om de komende jaren te blijven investeren in robuuste informatieveiligheid. Het is niet langer de vraag óf we te maken krijgen met een cyberaanval, maar wanneer en hoe groot de impact zal zijn. Het is daarom van cruciaal belang om ons beter voor te bereiden op cyberaanvallen en passende maatregelen te nemen om de continuïteit van bedrijfskritische processen te waarborgen tijdens dergelijke incidenten.

Financiële kengetallen Voor BWB zijn alleen de kengetallen solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte van de voorgeschreven financiële kengetallen van toepassing. Kengetallen Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Exploitatieruimte

Werkelijk 2023

Begroot 2024

Werkelijk 2024

17,7% 18,7% 0%

21,4% 15,9% 0%

23,2% 7,8% 0%

Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan de financiële verplichtingen te voldoen. Het geeft de verhouding tussen het eigen vermogen en de totale balansomvang weer. Hoe hoger het percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Netto Schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van het totaal van de baten. Het kengetal geeft een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt berekend door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves te delen door de totale baten. Alle baten en lasten van BWB zijn structureel en er zijn geen structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves en daarmee is de exploitatieruimte 0%. Zie ook de toelichting op incidentele baten en lasten in de jaarrekening.

26

Financiering Kaders In de financiële verordening van BWB worden de kaders gesteld voor het uitoefenen van de Treasuryfunctie. In het Treasurystatuut wordt dit verder uitgewerkt. In 2023 is door het bestuur van BWB een nieuw Treasurystatuut vastgesteld. Dit Treasurystatuut is in de plaats gekomen van het statuut uit 2021, waarbij vooral wijzigingen zijn aangebracht met betrekking tot het uitlenen van gelden door de deelnemende gemeenten aan BWB. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering BWB verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten en investeringen afdekken. In 2022 is het opstellen van een adequate liquiditeitsprognose weer opgepakt en dit is in 2023 en 2024 verder voortgezet en uitgewerkt. Deze prognose is op een maandelijkse termijn gemaakt en zijn de geprognotiseerde ontvangsten en uitgaven afgezet tegen de werkelijke cijfers. Hieruit is goed zichtbaar geworden dat de inkomsten niet geheel opwegen tegen de uitgaven. De verwachting was dat in 2024 extra financieringsmiddelen diende te worden aangetrokken, ten einde een positief saldo te blijven behouden. Echter, vanwege het niet doorgaan van enkele geplande investeringen was er geen noodzaak tot het aantrekken van extra middelen.

Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en daalt de staatsschuld. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor decentrale overheden en de gemeenschappelijke regelingen die zij zijn aangegaan. Verplicht Schatkistbankieren geldt dus ook voor BWB. Ook bij de schatkist kunnen overtollige middelen tijdelijk op deposito worden weggezet. Decentrale overheden krijgen op de deposito’s een rente vergoed die gelijk is aan de rentes die de Nederlandse Staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat. De Staat faciliteert geen leenfaciliteit via het schatkistbankieren. In 2024 is er door BWB geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om geld op deposito weg te zetten. De rentebaten van de in de schatkist weggezette bedragen bedroegen over het jaar 2024 € 78.000. Drempelbedrag Door het Ministerie van Financiën is een drempelbedrag vastgesteld. Dat drempelbedrag is het maximale bedrag dat BWB gemiddeld over een heel kwartaal gezien, dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven.

Per 1 juli 2021 geldt voor BWB een drempelbedrag van € 1.000.000. Het gemiddelde drempelbedrag per kwartaal is door BWB in 2024 niet overschreden.

27

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag waarvoor BWB maximaal kortlopende leningen mag afsluiten. Kortlopende leningen zijn leningen korter dan één jaar. Het maximum wordt volgens de Wet Fido berekend op basis van een vast percentage (8,2%) van het begrotingstotaal per 1 januari. Voor 2024 bedroeg de kasgeldlimiet € 1.873.000. Kasgeldlimiet (bedragen x € 1.000) Totaal netto vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+)/ Overschrijding (-)

Kw. 1 -2.236 1.873 4.109

Kw. 2 -2.460 1.873 4.333

Kw. 3 -1.924 1.873 3.797

Kw. 4 -2.144 1.873 4.017

Per kwartaal wordt gemeten of BWB binnen de kasgeldlimiet blijft. In 2024 is er geen sprake geweest van overschrijding van deze limiet. Renterisiconorm De renterisiconorm ziet toe op het beperken van het risico van rentewijzigingen bij de financiering van onder meer gemeenschappelijke regelingen. BWB heeft in 2022 een langlopende lening ter hoogte van 4 miljoen euro afgesloten, deze lening is nodig om te kunnen blijven garanderen dat BWB aan haar betalingsverplichtingen kan blijven voldoen. BWB blijft met de aflossing van deze lening in 2024 onder de rente risiconorm. Renterisiconorm en renterisico vaste schulden Begrotingstotaal Vastgesteld percentage Renterisiconorm Maximaal risico op vaste schuld Ruimte (+)/ Overschrijding (-)

2024 22.844 20% 4.568 4 4.564

Om ervoor te zorgen dat in de begroting en verantwoording de totale rentelasten inzichtelijk zijn, is in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) opgenomen dat de paragraaf financiering in ieder geval inzicht geeft in de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend met behulp van de (omslag)rente. Aan investeringen wordt geen rente toegerekend in 2024. Zowel de begroting als de jaarrekening van BWB kent geen grondexploitaties en alleen het taakveld 0.4 Overhead. Aan dit taakveld wordt het gehele saldo van de rentelasten op langlopende leningen toegerekend. Derhalve wordt geen opvolging gegeven aan het advies van Commissie BBV om het voorbeeld renteschema zoals opgenomen in de Notitie rente te verwerken in deze paragraaf financiering.

28

Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering worden de doelen en de inspanningen beschreven die nodig zijn voor de doorontwikkeling van de interne bedrijfsvoering van BWB. Doelen begroting 2024 Onderzoek herijking producten en dienstencatalogus (PDC) & evaluatie verdeelsleutel.

Einddatum Gerealiseerd

Basis op orde: verbeteren datakwaliteit en procesbeschrijvingen op orde.

Gerealiseerd

Uitvoering geven aan het opgestelde plan voor de doorontwikkeling van BWB.

Q4 2025

Investeren in kennis en kunde van medewerkers en organisatie (o.a. projectmatig werken, accounthouderschap).

Q1 2025

Het verbeteren van de werkprocessen (kwalitatief & efficiency).

Q4 2025

Nieuwe beleidsontwikkelingen Vormgeven intern en extern communicatiebeleid.

Einddatum Gerealiseerd

29

Toelichting De geactualiseerde DVO en PDC zijn in Q3 2024 met terugwerkende kracht per 1-1-2024 vastgesteld, evenals de nieuwe bekostigingssystematiek. De financiële effecten ervan zijn met terugwerkende kracht verrekend. Door de hele organisatie heen wordt continu gewerkt aan het verbeteren van datakwaliteit en het beschrijven van processen o.b.v. de geprioriteerde hoofdprocessen. De doorontwikkeling BWB gaat over meerdere jaren heen langs vijf ontwikkellijnen. De onderlegger is de organisatievisie 2023-2025. Een deel van de maatregelen is inmiddels gerealiseerd. Andere vergen meer tijd. Het platform leren en ontwikkelen (LMS) is gerealiseerd en wordt doorontwikkeld. Het opleidingsplan wordt op basis van de ontwikkelgesprekken jaarlijks vastgesteld. De organisatiebrede training advieskracht is afgerond. Er zijn vijftig medewerkers getraind. Overige medewerkers volgen een training accountmanagement. Tien hoofdprocessen zijn benoemd en geprioriteerd. De eerste twee processen (in- en uitdiensttreding en de financiële stroom van het projectportfolio) zijn met begeleiding van Step in Control herschreven. De overige processen worden ook beschreven. Deze hoofdprocessen worden waar mogelijk tevens geoptimaliseerd. Toelichting Er is in Q4 een strategisch communicatieplan vastgesteld o.b.v. de organisatievisie 2023-2025

Nieuwe beleidsontwikkelingen Vormgeven strategische personeelsplan (SPP) en een innovatief en toekomstbestendig arbeidsmarktbeleid voor de eigen organisatie.

Einddatum Q4 2025 – Q1 2026

Speerpunten vormgeven op ICT en Informatiebeleid.

Q4 2025

Benchmark laten uitvoeren

Gerealiseerd

Toelichting Met een strategische personeelsplanning (SPP) per team en op concernniveau is een start gemaakt. Op basis daarvan wordt arbeidsmarktbeleid ontwikkeld. Dit is een continu proces. Het informatieplan is medio 2024 vastgesteld. Hieraan wordt uitvoering gegeven. Er is in Q4 2024 een benchmark over de volle breedte van de dienstverlening van BWB uitgevoerd.

Rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moeten colleges en directeuren van gemeenschappelijke regelingen zelf verantwoording afleggen over de jaarrekening. Conform artikel 7 lid 2 van de Financiële verordening BWB 2024 (ex. artikel 212 Gemeentewet), rapporteert de directie van de gemeenschappelijke regeling BWB in de paragraaf bedrijfsvoering over geconstateerde rechtmatigheidsfouten groter dan € 100.000. In het kader van rechtmatigheid wordt in ieder geval getoetst aan: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het voorwaardencriterium; 3. Het misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium. Ad. a. Begrotingscriterium BWB is een publieke organisatie en dient te voldoen aan het begrotingscriterium. Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Bij de toetsing van het begrotingscriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd. Echter, overschrijden deze onrechtmatigheden niet de € 100.000 en worden derhalve niet toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad. b. Voorwaardencriterium BWB valt onder de regelgeving van de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en daarmee de Gids Proportionaliteit. Dit betekent dat aangegane contractuele verplichtingen moeten worden getoetst op naleving van deze wet- en regelgeving.

Bij de toetsing aan naleving van de (Europese) aanbestedingswetgeving is vastgesteld dat BWB inkopen heeft gedaan waarbij ten onrechte niet Europees is aanbesteed voor een totaalbedrag van € 125.000. Dit bedrag betreft twee casussen: 1. Aard aanbestedingsfout: We stellen vast dat uitgaven aan een leverancier jaarlijks wordt verlengd, waarbij uitgaven over een periode van vier jaar boven de Europese aanbestedingsdrempel uitkomen. Hiermee stellen we vast dat de overeenkomst ten onrechte niet Europees is aanbesteed. De stelregel is dat het totale bedrag, zoals geraamd door de aanbestedende dienst het uitgangspunt is voor de waarde van de opdracht. Hierbij dient rekening te worden gehouden met eventuele opties van de opdracht. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht en mag niet onder de bestaande overeenkomst worden uitgevoerd.

30

Risico: Het jaarlijks verlengen van een opdracht zonder aan te besteden en zonder dat dit in het contract geregeld is, valt onder het splitsingsverbod en is daarmee onrechtmatig. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Maatregelen: Om in het vervolg dergelijke fouten te voorkomen, heeft BWB in 2024 reeds beleid geformuleerd middels het uitbrengen van het ‘nieuwe’ Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024-2027. Hierin is nadere informatie vastgelegd voor naleving van de actuele wet- en regelgeving omtrent de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de gids Proportionaliteit. Verder dient een functionaris, alvorens een inkoopopdracht op de markt wordt geplaatst, een startformulier in te vullen. Zonder ingevulde en goedgekeurde startformulier mag er geen aanbesteding gestart worden. Het startformulier dwingt een aantal vragen af en betrekt expertise in het aanbestedingsproces zodat het juiste aanbestedingsregime wordt gevolgd. Wij verwachten dat middels het vervaardigen van het beleid en het instrueren en begeleiden van collega’s aan de hand van de inkoopstartformulieren dergelijke fouten in de toekomst worden voorkomen.

Immers het afdwingen van inkoopstartformulieren draagt zorg voor het samenstellen van scherpere en betere ramingen aan de voorkant. Hiermee wordt dit risico in voldoende gemitigeerd in de toekomst. Voor deze specifieke casus wordt lopende 2025 nog een overleg ingepland met de eigenaar van het contract en gekeken of het contract beëindigd kan worden of dat de diensten niet gemakkelijk vervangbaar zijn en daarmee opnieuw aanbesteden mogelijk niet opportuun is. 2. Aard aanbestedingsfout: We stellen vast dat de uitgaven van een leverancier, welke meervoudig onderhands is aanbesteed, boven de Europese aanbestedingsdrempel uitkomen. Hiermee stellen we vast dat de overeenkomst ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Risico: De opdracht is meervoudig onderhands aanbesteed. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Maatregelen: Om in het vervolg dergelijke fouten te voorkomen, heeft BWB in 2024 reeds beleid geformuleerd middels het uitbrengen van de ‘nieuwe’ Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024-2027. Hierin is nadere informatie vastgelegd voor naleving van de actuele wet- en regelgeving omtrent de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de gids Proportionaliteit.

Verder dient een functionaris, alvorens een inkoopopdracht op de markt wordt geplaatst, een startformulier in te vullen. Zonder ingevulde en goedgekeurde startformulier mag er geen aanbesteding gestart worden. Het startformulier dwingt een aantal vragen af en betrekt expertise in het aanbestedingsproces zodat het juiste aanbestedingsregime wordt gevolgd. Wij verwachten dat middels het vervaardigen van het beleid en het instrueren en begeleiden van collega’s aan de hand van de inkoopstartformulieren dergelijke fouten in de toekomst worden voorkomen. Immers het afdwingen van inkoopstartformulieren draagt zorg voor het samenstellen van scherpere en betere ramingen aan de voorkant. Daarnaast had BWB in juli 2023 al geconstateerd dat het de Europese aanbestedingsdrempel zou overschrijden en heeft het contract niet verlengd en een nieuwe Europese aanbesteding te starten. Daarbij is een overbruggingsovereenkomst afgesloten voor de periode tot de nieuwe aanbesteding is ingegaan. 31