RV2024-085-Bijlage-2-Concept-jaarstukken-2023-BWB.pdf

Aanbiedingsbrief Aan

: Colleges en gemeenteraden Tiel, West Betuwe en Culemborg

Van

: Bestuur BWB

Datum

: 4 april 2024

Betreft

: Concept-jaarstukken 2023

Geachte collegeleden, geachte gemeenteraadsleden, Via deze weg bieden wij graag de concept-jaarstukken 2023 aan, conform artikel 22.1 Gemeenschapelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganistie West-Betuwe (BWB). De concept-jaarstukken 2023 zijn door het Bestuur BWB op 3 april jl. vastgesteld en vormen de basis voor de accountantscontrole. Het Bestuur BWB is voornemens om op 13 juni a.s. de jaarstukken 2023 - inclusief accountantsverklaring - definitief vast te stellen. Aansluitend zult u de deze ontvangen. Hoogachtend, Namens het bestuur van BWB,

Mischa Peters Voorzitter

Janneke Braam Directeur

Concept-jaarstukken 2023 BWB

Versie bestuur 3 april 2024

27 maart 2024

Inhoudsopgave Jaarstukken 2023 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening ................................................................................ 5 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 7 Deel 1 Jaarverslag.................................................................................................................................... 8 Programmaverantwoording .................................................................................................................... 8 Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie ............................................................................. 8 Programma 2 | Financiën...................................................................................................................... 12 Programma 3 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties............................................................ 15 Programma 4 | Team Informatiebeheer ..............................................................................................

18 Programma 5 | Juridische zaken & Control .......................................................................................... 20 Programma 6 | Facilitaire Zaken & Inkoop ........................................................................................... 24 Programma 7 | Directie ........................................................................................................................ 27 Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................................ 29 Paragrafen ............................................................................................................................................. 31 Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen..................................................................................................... 32 Paragraaf 2 | Financiering ..................................................................................................................... 37 Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering ................................................................................................................ 41 Paragraaf 4 | Openbaarheidsparagraaf ................................................................................................

44 Deel 2 Jaarrekening ............................................................................................................................... 45 Overzicht van baten en lasten .............................................................................................................. 45 Balans en toelichting per 31 december ................................................................................................ 49 Deel 3 Overige gegevens ....................................................................................................................... 64 Bijlage 1: Stand van zaken lopende projecten en kredieten 2023........................................................ 65 Bijlage 2: Stand van zaken invulling resultaatbestemmingen 2022 vanaf € 100.000 ........................... 70

2

Inleiding Aan het bestuur, Hierbij treft u de jaarstukken 2023 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening op basis van de oude indeling van de teams. Het afgelopen jaar was wederom een bijzonder jaar waarin voor Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe opnieuw veel is veranderd zoals de ontvlechting van en overdracht van financieel en personeel advies en overdracht daarvan naar de gemeenten en een de daaropvolgende organisatiewijziging gepaard gaand met afscheid en komst van vele nieuwe collega’s. Ondanks deze ontwikkelingen, die een grote mate van flexibiliteit en tijd van mensen heeft gevergd, is er steeds door eenieder gewerkt vanuit de intrinsieke motivatie om de continuïteit, kwaliteit van onze dienstverlening in samenwerking met en voor onze partners blijvend te bieden. Helaas zijn er daardoor maar ook door de structurele krapte op de arbeidsmarkt zaken vertraagd. Het is gelukt om de ontvlechting voor 1 januari 2024 af te ronden. Als gevolg van deze ontvlechting moest er ook een organisatiewijziging plaatsvinden. Die is eveneens voor 1 januari gerealiseerd op basis van de in 2023 ontwikkelde organisatievisie. De visie is gebaseerd op het adviesrapport ‘Op een kruispunt van keuzes’. Dit vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling van de BWB waar in 2022 commitment op is gegeven.

Daarnaast heeft ook een HR 21 onderhoudsronde (functiewaardering) plaatsgevonden. Met de regeling opleiding en ontwikkeling, het realiseren van fase 1 van het Leermanagement Systeem en de training advieskracht is een belangrijk fundament gelegd voor een lerende organisatie. Tevens is een plan gemaakt voor de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2023 door gemeenten zelf moet worden afgelegd. Het project nieuwbouw gemeentehuis West Betuwe is met succes afgerond. Hier hebben veel collega’s vanuit facilitair, inkoop en ICT hard aan gewerkt. Meer dan 100 collega’s van de gemeenten zijn weer BHV opgeleid en op alle locaties zijn ontruimingsoefeningen uitgevoerd. In nauwe samenwerking met de gemeenten is een nieuw (gezamenlijk) inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Alle teams hebben zich ingespannen om de vaste bezetting op orde te brengen. Diverse sleutelfuncties zijn hierdoor ingevuld. Ook zijn functies en taken herschikt om zowel kwetsbaarheden verder terug te dringen als reële doorgroeimogelijkheden voor medewerkers te bieden. Verder hebben we ervoor gezorgd per 1-1-24 live te gaan met de verplichtingenadministratie in Tiel en extra veel inspanning geleverd om te komen tot het dashboard ‘sturen op arbeidskosten’.

In 2023 heeF team InformaGemanagement heeF het projectporHoliomanagement weer op gepakt en zijn bezig met een grondige inventarisaGe van alle projecten op basis waarvan goed afgewogen prioriteiten door de gemeenten kunnen worden gemaakt. Ook is gewerkt aan een degelijke opzet voor projectmanagement en procesmanagement binnen BWB. Verder zijn er stappen gezet op het gebied van digitaal werken, zoals de start van de uitrol van de digitale handtekening en een verdere implementaGe van en koppelingen aan het zaaksysteem Djuma. De verdere inrichting van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) processen verloopt voorspoedig. 3

In 2023 is met groot succes de ‘nieuwe werkplek’ uitgerold en zijn nu alle collega’s voorzien van mobile devices. De continuïteit en beschikbaarheid van onze systemen is goed op orde. We zien echter wel dat de capaciteit die nodig is voor het D2D beheer en Onderhoud van de systemen steeds meer onder druk komt te staan door de toenemende hoeveelheid werk. Voor de volledige inhoudelijke en de financiële verantwoording over het jaar 2023 wordt verwezen naar de hierna volgende programma’s en paragrafen.

Janneke Braam Directeur BWB

4

Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening Algemeen De basis voor de opstelling van de programmabegroting 2023 was de programmabegroting 2022, aangevuld met de uitgangspunten zoals die in de Kaderbrief 2023 zijn geformuleerd. Bij de twee voortgangsrapportages in 2023 (VGR) zijn vervolgens bijstellingen gedaan op basis van de meest recente inzichten en ontwikkelingen. Scherp aan wind Bij de 2e VGR 2023 is, gelet op financiële uitdagingen die de gemeenten komende jaren te wachten staan, door de BWB bezuinigd op de budgetten van de lopende begroting. Hiermee hebben we voor de gemeenten een incidenteel voordeel van in totaal € 420.497 en een mogelijke besparing van € 379.630 structureel weten te realiseren. Gevolg hiervan is dat het financieel resultaat van deze jaarrekening aanzienlijk lager is dan voorgaande jaren. Ten opzichte van de gewijzigde begroting komt deze jaarrekening uit op het volgende financieel resultaat: Saldo van baten en lasten Verrekening met reserves Saldo jaarrekening

-593.402 613.818 20.416

Het uiteindelijke positieve resultaat voor het boekjaar 2023 van € 20.416 kan op hoofdlijnen als volgt worden verklaard:

Verklaring voor de afwijking in de realisatie 2023 Lagere salarissen en sociale lasten door (deels) niet-vervulde vacatures Inhuur derden voor opvang vacatures en langdurig ziekteverzuim Cursussen en conferenties in relatie tot vacatures Dotatie voorziening Verlofsparen (verplicht conform BBV) Werkkostenregeling Licenties en onderhoud programmatuur Gemeentelijke bijdragen deelnemende gemeenten Bijdrage GR (o.a. RAR) Rentebaten kortlopende leningen Overige mutaties (per saldo) TOTAAL

Bedrag (voordeel=V; nadeel=N) 996.000 V 1.071.000 N 85.000 V 80.000 N 30.000 N 153.000 V 56.000 N 55.000 N 81.000 V 2.584 N 20.416 V

De voordelen zijn grotendeels als incidenteel aan te merken. Indien uit nadere analyse blijkt dat er sprake is van structurele effecten, dan zullen deze worden verwerkt via de eerste voortgangsrapportage van 2024 in de meerjarenraming 2024. De hierboven niet vermelde begrotingsposten die afwijkingen vertonen zijn per saldo vrijwel nihil. Bij de programma’s is een uitgebreidere analyse opgenomen.

5

Bestemming van het resultaat Op basis van deze analyse en verklaringen wordt voorgesteld om bij de bestemming van het resultaat over het jaar 2023 van € 20.416 de volgende budgetten te herbestemmen: 1. Project Zaaksysteem (Djuma) 3e fase € 20.000 e Afronding van de implementatie 3 fase van Djuma is grotendeels gerealiseerd, maar in 2024 resteert nog een beperkt aantal werkzaamheden. Hoewel oorspronkelijk gepland om in 2023 geheel af te ronden, is het van belang om in Q1 2024 de laatste hand te leggen aan de implementatie. 2. Leer Management Systeem (LMS) € 75.000 In 2023 is fase 1 van LMS succesvol gerealiseerd. In 2024 wordt de verdere doorontwikkeling geïmplementeerd, zodat een stevige basis bij BWB en deelnemers wordt gelegd voor de regeling opleiding en ontwikkeling en het opleidingsplan. De doorontwikkeling omvat het realiseren van koppelingen en het opnemen van aanbod van externe opleidingspartijen. 3. Vulnerability management en SIEM/SOC € 73.000 In Q3 2023 heeft een geslaagde proof of concept plaatsgevonden van zowel Vulnerability management als Security Incident & Event Management (SIEM) / Security Operations Centre (SOC). In 2024 moet het regulier beheer van deze oplossingen verder worden ingericht. De herbestemming betreft noodzakelijke licentie- en implementatiekosten.

(Vulnerability management: Kwetsbaarheidsbeheer dat onze computersystemen, netwerken en bedrijfsapplicaties beschermt tegen cyberaanvallen en datalekken. SIEM/SOC: Security Information and Event Management (SIEM) en Security Operations Center (SOC), ofwel Monitoring en Response waarmee verdachte netwerkactiviteiten, waaronder cyberaanvallen en datalekken, vroegtijdig worden opgespoord en behandeld 4. Portfolio Management € 20.000 De projecten projectportfolio en portfoliomanagement zijn beide vertraagd en worden in 2024 ter besluitvorming voorgelegd. Het budget is in 2023 niet besteed, maar is in 2024 opnieuw nodig. Subtotaal herbestemming

€ 188.000

Voorgesteld wordt om het resterende (negatieve) jaarrekeningresultaat van € 167.584 te onttrekken aan de Algemene Reserve.

6

Vaststellingsbesluit Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BWB, gezien het voorstel van xx juni 2024 tot vaststelling van de jaarstukken 2023, Besluit: 1. De jaarstukken 2023 vast te stellen conform het ontwerp; 2. Van het batig rekeningresultaat in 2023 van € 20.416 een bedrag van € 188.000 te bestemmen voor realisatie van in 2024: - Project Zaaksysteem (Djuma) 3e fase € 20.000 - Leer Management Systeem (LMS) € 75.000 - Vulnerability management en SIEM/SOC € 73.000 - Portfolio Management € 20.000 Dit betreft geen nieuwe activiteiten. Het zijn trajecten die oorspronkelijk waren gepland om reeds in 2023 gerealiseerd te worden, maar die in 2023 vertraging hebben opgelopen. 3. Het resterende negatieve jaarrekeningresultaat in 2023 van € 167.584 te onttrekken aan de Algemene Reserve; 4. Ten laste van de Beklemde Reserve in 2024 € 76.000 ter beschikking te stellen ten behoeve van realisatie van de volgende projecten: - Training en ontwikkeling A3 plannen € 10.000 - Procesmanagement € 6.000 - Capaciteitsmanagement/tijdschrijven € 30.000 - Procesbegeleiding doorontwikkeling BWB € 30.000 Dit betreft geen nieuwe activiteiten. Het zijn trajecten die oorspronkelijk waren gepland om reeds in 2023 gerealiseerd te worden (vanuit de resultaatbestemming 2022), maar die in 2023 vertraging hebben opgelopen. 5.

In te stemmen met de lastenoverschrijding in 2023 van de volgende investeringskredieten: - Project Implementatie zaaksysteem Djuma 3e fase € 44.257 - Project Werkplekken: randapparatuur € 19.849 In bijlage 1 (Stand van zaken lopende projecten en kredieten 2023) zijn deze kredietoverschrijdingen nader toegelicht. Aldus besloten in de vergadering van 13 juni 2024. De secretaris,

De voorzitter,

J. Braam,

M. Peters, 7

Deel 1 Jaarverslag Programmaverantwoording Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie Inleiding Team POI is partner in business als het gaat om het optimaal laten functioneren en laten samenwerken van alle medewerkers van de gemeenten en BWB. POI levert een flinke bijdrage aan gezonde, vitale, productieve en gemotiveerde medewerkers. POI geeft integraal advies m.b.t. veranderingen op basis van strategische vraagstukken zoals veranderende wet- en regelgeving, nieuwe taken, nieuwe producten, andere klantbenadering, digitale transformatie en POI zet in op strategische en professionele advisering, zo nodig door andere teams te betrekken. Kerntaken* van POI zijn • Service, Ondersteuning en administratie HR • HR advies • IM Advies • Arbo, verzuim en vitaliteit • Enterprise architectuur • Strategisch businesspartnerschap HR, IM en doorontwikkeling *Uitvoering van deze kerntaken op basis van de PDC.

Resultaten POI Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Het uitvoeren van een strategische personeelsplanning om inzicht te krijgen in het gewenste personeelsbestand en het opstellen van een plan van aanpak om hier invulling aan te geven.

Op schema

Aanbesteding contract voor een nieuw personeels- en salarissysteem. Het verstevigen van onze positie op de arbeidsmarkt en het herijken van het werving & selectie instrumentarium om ondanks de krapte op de arbeidsmarkt nieuwe medewerkers te werven.

Op schema

Tijdspad is in de 2e VGR 2023 bijgesteld in verband met organisatiewijzigingen en vacatures directie/management. Wordt met voorrang opgepakt. Realisatie Q1-Q2 ‘2024. Huidig contract is verlengd tot 1-12026. Arbeidsmarktcommunicatie wordt in 2024 opgepakt middels een samenwerking met onze nieuw geworven communicatieadviseur en P-adviseurs. Hiervoor is een strategische personeelsplanning nodig.

Vertraagd

8

Optimalisatie van de inhuurdesk zodat onze processen rechtmatig en doelmatig zijn en financieel zelfvoorzienend is.

Op schema

Het leggen van een fundament voor een lerende organisatie, door

Gerealiseerd

• • •

Een aanpak leren en ontwikkelen Actief opleidingsbeleid Start met een eigen opleidingsacademie

Doorontwikkeling van informatiebeleid en -planningsprocessen:

Implementatie van het Leer Management Systeem fase 1 is gerealiseerd. Het systeem wordt nu doorontwikkeld door het realiseren van koppelingen en het opnemen aanbod van externe opleidingspartijen. Daarmee is de basis bij BWB en deelnemers gelegd. Op schema

1. Tbv Informatieplan rondgang MT’s gedaan en concept PDC’s in klantsessie besproken. 1e aanspreekpunten georganiseerd. 2. In Q4 LEAN-traject 1 klantportaal opgestart 3. Governance in concept gereed. Accountmanagement team IV ingeregeld en in 2024 mee gestart. 4. Zie punt 1 5. In 2023 1e i-theater georganiseerd, Informatieplan in het besluitvormingstraject gebracht en voorbereiding 2e itheater is afgerond. 6. PDC is geactualiseerd en in 2024 wordt hier nog procesmanagement en datagedreven werken aan toegevoegd (vraagt nog nadere uitwerking).

Vertraagd

Op basis van het informatieplan worden er in Q1 een projectenportfolio opgesteld voor

1. Proactief aansluiten op klantbehoeften en eenvoudige bereikbaarheid 2. Gestandaardiseerd, voorspelbaar en transparant klant proces; 3. Heldere governance m.b.t. projecten, portfolio en accountmanagerschap 4. Actief verbinden van stakeholders rondom informatie vraagstukken 5. Mobiliseren van (interne of externe) expertise in inspiratie- en kennissessies 6. Ontwikkelen van nieuwe informatie gerelateerde producten en diensten in de Producten Diensten Catalogus (PDC), zoals bijvoorbeeld diensten in relatie tot Datagestuurd Werken.

Doorontwikkeling projectportfolio management op een effectieve en efficiënte wijze te kunnen sturen en prioriteren aansluitend op de strategische

Op dit moment loopt een aanbesteding waarbij het de intentie is om met dezelfde partner door te gaan. Een EU-aanbesteding bevindt zich in de afrondende fase. De regeling opleiding en ontwikkeling en opleidingsplan is vastgesteld en in uitvoering. De training advieskracht voor BWB adviseurs loopt naar wens.

9

doelstellingen en de Planning & Control Cyclus.

de projecten in 2024 en in Q3 voor de projecten in 2025 (voor zover bekend). De governance rondom portfoliomanagement ligt in concept gereed en er ligt een opdracht voor de aanbesteding van een projectportfoliotool. Vanaf 2025 sluiten we aan op P&C cyclus.

Wat heeft het gekost?

Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2023 2.779 332 -233 -286 2.546 46

toevoegingen

--onttrekkingen --Resultaat na bestemming 2.546 * verschil wordt veroorzaakt door afronding

----46

Begroting 2023 na wijziging 3.112 -519 2.592*

Werkelijk 2023 2.755 -380 2.375

Verschil begroting -/rekening 357 -139 218

----2.592

----2.375

----218

De werkelijke kosten en opbrengsten in het jaar 2023 resulteren in een overschot van afgerond € 218.000. De lager dan geraamde kosten zijn vooral het gevolg van lagere salariskosten, € 121.000, aangezien verschillende vacatures niet of slechts ten dele zijn ingevuld in 2023. Dit heeft er ook toe geleid dat € 17.000 minder is uitgegeven aan gerelateerde zaken zoals cursussen en opleidingen, reis- en verblijfkosten, en dergelijke. Uitbestede werkzaamheden, veelal incidenteel advieswerk waarvoor externe expertise nodig is, zijn € 22.000 lager uitgevallen. De ICT kosten voor licenties en onderhoud zijn € 88.000 lager dan begroot. Dit is vooral veroorzaakt doordat een aantal projecten het afgelopen jaar nog niet afgerond konden worden, met name LMS. Doordat een aantal vacatures niet tijdig kon worden ingevuld is inhuur nodig gebleken. De kosten voor deze inhuur zijn € 25.000 hoger uitgevallen dan geraamd. Lasten Salarissen Cursussen en conferenties Uitbestede werkzaamheden Licentie en onderhoud programmatuur Inhuur derden Overig Totaal lasten

V/N V V V V N N V

Bedrag 121 17 22 88 25 5 218 10

Baten 0 0

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V

218

11

Programma 2 | Financiën Inleiding Voor de doorontwikkeling van de financiële functie die BWB levert aan haar partners zijn in 2022 het team Financieel Advies en Team Financieel Beheer samengevoegd tot één Team Financiën. Dit team draagt integrale verantwoordelijkheid voor de financiële processen, die in en door BWB worden verzorgd ten behoeve van de gemeenten en BWB zelf. De dienstverlening uit het DVO en de PDC zijn hier leidend in. Eind 2022 is besloten om financieel advies te ontvlechten. Naast de gemeente West Betuwe voeren per 1 oktober 2023 ook Culemborg en Tiel de taken op het gebied van financieel advies zelf uit. Resultaten Financiën Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Financieel advies • Financieel advies ziet toe op en adviseert over de financiële impact van beleidsvoorstellen en externe ontwikkelingen • Coördineren van en ondersteunen bij de instrumenten uit de P&C-cyclus Lokale en Rijksbelastingen • De aangiftes BTW en Vpb worden ingediend conform de wettelijke termijnen • Naleving van de wetgeving en beleidskaders • Voor zover specialistische expertise ontbreekt (lokale belastingen, Rijksbelastingen) wordt deze projectmatig in overleg met de partner extern ingehuurd (maatwerk) Treasury • Advies over aantrekken/uitzetten van geldmiddelen ten behoeve van de liquiditeitspositie • Advies over toepassing treasurystatuut Financieel beheer • factuurafhandeling (debiteuren/crediteuren), betalingsverkeer, en overige mutaties binnen PDC • financieel onderdeel (balans) jaarrekening • beheer financiële administratie (inrichting en rechten), binnen kaders BBV

Op schema

Eind 2022 is besloten om financieel advies te ontvlechten, op 1 oktober geformaliseerd. Monitoring van financieel advies vindt vanaf 1 januari feitelijk al plaats vanuit de gemeente.

Op schema

Aangiftes en verordeningen zijn conform afspraak geleverd. Een aantal specifieke casussen maakt duidelijk dat afspraken over opdrachtgeveropdrachtnemerschap nog wel aangescherpt moeten worden. Dit wordt meegenomen bij de actualisatie van de PDC/DVO.

Op schema

Op schema

Kwetsbaarheid uit 2022 is in 2023 opgeheven. Liquiditeitsplanningen per kwartaal opgesteld, besproken met deelnemers en waar nodig leningen op afgesloten. In augustus was er (vanwege een technisch probleem) tijdelijk achterstand in de factuurverwerking. Pilot verplichtingenadministratie is afgerond voor Tiel (evaluatie volgt) Vanaf 1 januari 2024 is verplichtingenadministratie operationeel. 12

• Pilot verplichtingenadministratie Salarisadministratie • Tijdige betaling van de maandelijkse salarissen • Verwerken van personeelsmutaties

Op schema

Inmiddels zijn de personeels- en salarisadministratie samengevoegd tot 1 cluster. Voor alle deelnemers zijn de salarissen in 2023 tijdig uitbetaald.

Nieuwe beleidsontwikkelingen

Voortgang*

Toelichting

Project ‘Sturen op arbeidskosten’

Vertraagd

Nieuwe dashboard (power BItool) was in principe in december gereed. Culemborg heeft het gebruik hiervan uitgesteld vanwege capaciteitsgebrek. Met Tiel en WB vindt in week 4 van 2024 (na eerste salarisrun) nog een laatste check en eventueel finetuning plaats waarna dashboard in gebruik kan worden genomen. Hetzelfde geldt voor BWB.

13

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

Primitieve Wijziging begroting 2023 3.278 492 -18 12 3.260 504 ----3.260

----504

Begroting 2023 na wijziging 3.770 -6 3.764

Werkelijk 2023 3.969 -93 3.876

Verschil begroting -/rekening -199 87 -112

----3.764

----3.876

-----112

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: De salarislasten zijn in 2023 € 90.000 lager uitgevallen doordat verschillende vacatures niet of slechts ten dele zijn ingevuld. Dit heeft tevens geresulteerd in lagere lasten voor cursussen en reis- en verblijfskosten. Aan niet-begrote ontvangen WGA en WAZO gelden is € 61.000 ontvangen ter compensatie van salarislasten van zieke medewerkers. Aan inhuurkosten is € 332.000 meer besteed dan begroot; circa € 100.000 daarvan is gerelateerd aan AFAS en € 100.000 ten behoeve van het ontwikkelplan, de overige meerkosten zijn veroorzaakt doordat pas in de loop van 2023 alle vacatures zijn vervuld. Daarnaast is voor € 24.000 meer externe expertise ingekocht. In 2023 is afgerond € 81.000 aan rente ontvangen op kort geld. Deze inkomsten waren niet geraamd. De bijdrage van de gemeenschappelijke regeling RAR is € 3.000 hoger dan oorspronkelijk geraamd.

Lasten Salarislasten Ontvangen vergoedingen (WGA, WAZO) Inhuur derden Uitbestede werkzaamheden Cursussen, conferenties, reis- en verblijfkosten Totaal lasten Baten Rentebaten kortlopende leningen Bijdrage GR RAR Overige mutaties Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V N N V N

Bedrag 90 61 332 24 6 199

V V V V

81 3 3 87

N

112

14

Programma 3 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Inleiding Op het vakgebied ICT en Applicatiebeheer levert BWB kwalitatieve producten en diensten aan de gemeenten Culemborg, West Betuwe, Tiel en de eigen organisatie. Doelstelling is het zorgdragen voor continuïteit en doorontwikkeling van informatievoorziening van de drie gemeenten. Het gaat hierbij om het zorgdragen voor de continuïteit, kwaliteit en ondersteuning van de applicaties, Basisregistraties en ICT infrastructuur.

Resultaten ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Beheer, ondersteuning en actueel houden van applicaties, websites en technische-infrastructuur conform afspraken (Key Performance Indicatoren) in de Producten Diensten Catalogus.

Gerealiseerd

Verwerken van nieuwe en huidige werkvoorraden, in de basis- en kernregistraties Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) met een voldoende ENSIA score (verantwoording informatieveiligheid basisregistraties). Ook voor Basisregistratie Ondergrond (BRO) willen we in 2023 een voldoende scoren.

Gerealiseerd

Het implementeren en voeren van regie en contractmanagement ten aanzien van dienstverlening van externe partijen.

Gerealiseerd

Uitvoering geven aan het Automatisering beleidsplan 2022-2024.

Op schema

Maandelijks wordt over de beschikbaarheid en continuïteit van onze producten en diensten gerapporteerd en zien we dat er conform afspraken geleverd wordt. Waar nodig sturen we bij in overleg met de gemeentes. Deze rapportage wordt ook maandelijks besproken met de partner gemeenten. Het beheer van de BAG en BGT is op orde en de verwachting is dat we in 2023 hier weer voldoende ENSIA score zullen realiseren. Het proces van aanleveren van volledige en juiste documentatie voor de verwerking in de BRO in de landelijke voorziening is bij de gemeentes zelf belegd. Culemborg heeft die inmiddels gerealiseerd. West-Betuwe en Tiel moeten hier nog een inhaalslag voor doen. Contractmanagement is geborgd binnen het team. Account gesprekken met leveranciers worden structureel ingepland. Het project ‘nieuwe werkplek’ is afgerond. Vervanging van de telefonie oplossing is gestart en heeft iets vertraging opgelopen (verwachte oplevering Q2 2024). I.v.m. de te verwachten drukke projectenkalender 2024 zal de vervanging van de huidige infrastructuur een jaar worden 15

doorgeschoven. De noodzaak om deze nu te vervangen is ook niet aanwezig en brengt geen risico’s met zich mee.

16

Wat heeft het gekost?

Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen

Primitieve Wijziging begroting 2023 7.376 478 -17 --89 7.359 388*

----Resultaat na bestemming 7.359 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

Begroting 2023 na wijziging 7.854 -107 7.747

Werkelijk 2023 7.856 -130 7.726

Verschil begroting -/rekening -2 24 21*

----7.747

----7.726

----21

----388

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: De salaris- en bijbehorende personeelslasten bij ICT zijn, net als bij veel andere teams, lager uitgevallen door niet-ingevulde vacatures, € 78.000. Dit voordeel wordt echter vrijwel teniet gedaan door € 72.000 hogere inhuur die hiervan het gevolg is. De totale ICT kosten zijn per saldo in lijn met de begroting. Er was sprake van een verdere toename in licentiekosten en onderhoud voor programmatuur van in totaal circa € 74.000. Dit wordt o.a. veroorzaakt door een toename van het aantal gebruikers. Daarnaast zien we dat veel software leveranciers, door de marktomstandigheden ‘gedwongen’ de prijzen hebben verhoogd. De kosten voor uitbestede werkzaamheden zijn € 66.000 lager dan begroot in het afgelopen jaar, doordat minder externe expertise nodig is gebleken. De inkomsten uit doorleveringen en de gemeentelijke bijdragen zijn per saldo € 24.000 hoger uitgevallen dan geraamd. Lasten Salariskosten Inhuur derden projecten Licentie en onderhoud programmatuur Uitbestede werkzaamheden Totaal lasten Baten Hogere inkomsten doorleveringen en gemeentelijke bijdragen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V N N V N

Bedrag 78 72 74 66 -2

V

24

V

21

17

Programma 4 | Team Informatiebeheer Inleiding Informatiebeheer (IB) verwerkt informatie actueel en volledig en beheert dit duurzaam toegankelijk. Dat betekent dat IB verschillende informatiediensten biedt, welke aansluiten op de verschillende werkvormen van de gemeenten en BWB en bij de verschillende typen gebruikers. IB doet dit eenvoudig, snel, onafhankelijk en toegesneden op de situatie van de gemeenten. IB ondersteunt de gemeenten in zaakgericht werken en archiefbeheer. Het gaat hierbij om het zorgdragen voor de continuïteit, kwaliteit en ondersteuning van de vastlegging en beheer van digitale dossiers, post en archief. Resultaten Informatiebeheer Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Grip krijgen op decentrale archieven In verschillende applicaties wordt archief opgebouwd. Inzicht krijgen in decentrale archieven zorgt ervoor dat correcte beheermaatregelen kunnen worden genomen.

Vertraagd

Toegankelijkheid regelen van afgesloten Document Management Systemen. In 2022 wordt een vooronderzoek gedaan naar manieren om de toegankelijkheid van archieven te organiseren. In 2023 wordt het gekozen scenario verder uitgevoerd.

Op schema

In 2023 zijn de fysieke archiefachterstanden verwerkt. Het verwerken van de fysieke archiefachterstanden zorgt ervoor dat de archieven volledig in beheer kunnen worden genomen.

Gerealiseerd

Het is een traject dat over meerdere jaren loopt. In 2023 heeft dit geen prio gekregen als gevolg van langdurig ziekte en vacatures i.c.m. krappe arbeids- en inhuurmarkt. Het wordt vanaf 2024 verder opgepakt. De keuze voor een doelsysteem is gemaakt. Dit wordt het e-depot van het RAR. De uitvoering van de kwalitatieve opwerking is reeds gestart. Tevens is gestart met de mapping van de data. In overleg met de partners RAR en migratiespecialist van dit omvangrijke migratietraject is een realistische planning gemaakt. Het migratietraject loopt door in 2025. Werkzaamheden zijn afgerond.

18

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen

Primitieve Wijziging begroting 2023 1.425 97 -30 -340 1.395 244*

----Resultaat na bestemming 1.395 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

Begroting 2023 na wijziging 1.522 -371 1.151

Werkelijk 2023 1.335 -246 1.089

Verschil begroting -/rekening 187 -125 62

----1.151

----1.089

----62

----244

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: Een voordeel van € 25.000 is ontstaan door lagere salarislasten als gevolg van niet-ingevulde vacatures. Mede daardoor is ook op cursussen en conferenties € 12.000 minder besteed. De totale kosten voor inhuur zijn € 17.000 hoger dan begroot. Daarbij past de kanttekening dat de inhuur op reguliere activiteiten € 65.000 hoger is uitgevallen, maar dit wordt deels gecompenseerd doordat € 48.000 geraamde inhuur niet is besteed vanwege vertraging van enkele projecten. Door vertraging in een aantal projecten zijn de uitbestede werkzaamheden per saldo € 86.000 lager uitgekomen. Dit laatste resulteert in deels lagere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten. De kosten voor de ODR zijn € 77.000 lager dan geraamd. De lagere baten in 2023 zijn het gevolg van vertragingen in de projecten DIV West Betuwe (€ 26.000) en E-projecten Culemborg (€ 48.000), een lagere bijdrage van onder andere de ODR (€ 51.000). Lasten Salariskosten Cursussen en conferenties Inhuur derden Uitbestede werkzaamheden Kantoorkosten & porti (ODR) Overige mutaties Totaal lasten Baten Bijdragen deelnemende gemeenten Bijdragen overige gemeenschappelijke regelingen, w.o. ODR Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V N V V V V

Bedrag 25 12 17 86 77 4 187

N N N

74 51 125

V

62

19

Programma 5 | Juridische zaken & Control Inleiding JZ voorziet de drie organisaties (BWB, Culemborg en Tiel) van kwalitatief hoogwaardige, robuuste juridische adviezen en een uitstekende behandeling van bezwaren en klachten. Daarbij hebben we aandacht voor onze zichtbaarheid en zorgen we voor een laagdrempelige toegang tot onze dienstverlening. Wij willen de drie organisaties optimaal gebruik laten maken van onze kennis en de kennis binnen ons professionele netwerk. Voor de verbijzonderde interne controle (VIC) geldt eveneens dat de kwaliteit van de reguliere taken voorop staat. Daarnaast willen we de kwaliteit die we reeds in huis hebben beter tot zijn recht laten komen door te verkennen hoe we de samenwerking met de deelnemers verder kunnen verbeteren. Resultaten Juridische zaken & Control

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording opnemen in jaarstukken van de BWB en de deelnemende gemeenten.

Op schema

Doorontwikkeling VIC zoals vastgesteld door het GO&O is in 2023 afgerond.

Deels gerealiseerd

Aan de slag met een hoger volwassenheidsniveau van informatieveiligheid.

Op schema

Doel geldt voor de verantwoording in 2024 over 2023. De voorbereidingen zijn daarvoor getroffen en gecommuniceerd met DMT BWB, de partnerorganisaties en de controlerend accountant. Het plan van aanpak voor de doorontwikkeling is opgesteld en in uitvoering. De werving voor 3 vacatures is in 2023 uitgezet, maar wordt pas in 2024 geconcretiseerd. De bezetting is conform de formatie d.m.v. inhuur om de continuïteit in de dienstverlening te borgen en tijdig voorbereid te zijn op de eisen voor de rechtmatigheidsverantwoording. • Nieuwe richtlijnen vanuit de EU (NIS2) zeTen de informaGebeveiligingswereld weer op scherp. De toenemende agressie, dreiging en aUankelijkheid verplichten de overheden om het beleid rondom cyber security aan te scherpen, een taak waaraan we in 2024 zullen werken. • Sinds mei 2023 zijn we gestart met een bewustwordingsprogramma om de digitale weerbaarheid van onze medewerkers te 20

vergroten, dat we in 2024 voortzeTen. • De ENSIA-audit voor 2023 is succesvol afgerond. Gedurende het tweede en derde kwartaal van het afgelopen jaar hebben we gewerkt aan verbeterpunten om onze informaGebeveiliging te versterken. • De verdere inrichGng van diverse BIO-processen verloopt voorspoedig. Vulnerability management, monitoring & respons zijn geïmplementeerd en we zijn gestart met het classificeren en uitvoeren van risicoanalyses voor elke applicaGe. Momenteel wordt een InformaGon Security Management System (ISMS) opgezet. Toegevoegde ontwikkelingen 2e VGR 2023

Voortgang

Toelichting

Extra uitvoeringslast WOO-verzoeken

Op schema

We hebben de verdeling van taken binnen het team AJZ geoptimaliseerd zodat we door toevoeging van een parttime junior functie de extra taken kunnen accommoderen. Realisatie wordt verwacht in Q1 ’24.

21

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

Primitieve Wijziging begroting 2023 1.528 706 ---32 1.528 674 ----1.528

----674

Begroting 2023 na wijziging 2.234 -32 2.202

Werkelijk 2023 2.256 -23 2.233

Verschil begroting -/rekening -22 -9 -31

----2.202

----2.233

-----31

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: De salariskosten zijn in 2023 € 608.000 lager uitgevallen dan geraamd. Daartegenover staan echter meer dan geraamde inhuurkosten van € 694.000, als gevolg van niet of slechts gedeeltelijk ingevulde vacatures en inhuur in verband met langdurig ziekteverzuim. Ook in 2023 is de krapte op de arbeidsmarkt voor gespecialiseerde functies een nadelige realiteit gebleken. Door de lagere bezetting zijn ook de cursus- en conferentiegelden lager uitgevallen, € 5.000. Daarentegen zijn de representatiekosten/uitbestede werkzaamheden € 6.000 hoger uitgevallen, omdat er minder hoorzittingen op dezelfde dag konden plaatsvinden. De presentiegelden zijn voor een deel van het jaar ten laste van BWB gekomen. De begroting hiervoor was echter € 9.000 te laag. Het budget voor de informatieveiligheidsprojecten Vulnerability management en Security Incident & Event Management (SIEM) / Security Operations Centre (SOC) zijn in 2023 niet geheel besteed te weten € 77.000. Na een geslaagde Proof of Concept zijn ICT oplossingen geïmplementeerd. Echter het regulier beheer dient nog bij ISO en ICT back-office verder belegd te worden in 2024. Bij de resultaatsbestemming van 2023 wordt daarom voor de verdere realisatie van deze projecten een herbestemmingsvoorstel voorgelegd.

Een geraamde afrekening RIEC heeft, ondanks herhaalde inspanningen onzerzijds, nog niet plaatsgevonden. Een nadeel van € 9.000. In 2024 zullen wij ons onverminderd inspannen om deze afrekening alsnog te realiseren.

22

Lasten Salariskosten Cursussen en conferenties Inhuur derden Representatiekosten / uitbestede werkzaamheden Presentiegelden Licenties en onderhoud programmatuur Diverse lasten Totaal lasten Baten Afrekening RIEC Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V N N N V N N

Bedrag 608 5 694 6 9 77 3 22

N N

9 9

N

31

23

Programma 6 | Facilitaire Zaken & Inkoop Inleiding Team Facilitaire zaken & Inkoop werkt met de kernwaarden Enthousiast, Vakmanschap, Samen en proactief. Wij willen ons daarin continu blijven ontwikkelen om zodoende onze dienstverlening te blijven verbeteren. Door middel van team- en persoonlijke trainingen trachten wij de mens binnen ons team kansen te bieden en hen te laten ontwikkelen op de 4 kernwaarden. Facilitaire zaken & Inkoop is verantwoordelijk voor een optimale werk- en verblijfsomgeving. Daarnaast zorgen we voor de centrale inkoopfunctie voor de eigen bedrijfsvoeringsorganisatie. Het team zorgt ervoor dat alle medewerkers hun werk goed kunnen doen. Het Team Facilitaire zaken & Inkoop beheert de diverse locaties die in gebruik zijn binnen de partners. Dit is een zeer divers palet aan locaties; van schoolgebouwen, kantoorgebouwen, een wijkcentrum tot sportaccommodaties. Onder beheertaken verstaan wij onder andere het preventief en correctief uitvoeren van facilitaire beheerstaken en toezien op uitgevoerd (uitbesteed) werk door derden. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor de uitvoering van de facilitaire dienstverlening. Hierbij dragen wij zorg voor een schone werkomgeving, goede inrichting van de werkplekken en diverse cateringdiensten. Deze werkzaamheden voeren wij zelf uit of besteden wij uit aan derden.

Resultaten Facilitaire zaken & Inkoop Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

AV-Apparatuur Raadzaal Tiel vernieuwen (afhankelijk van technische staat eind 2022).

Op schema

Naar aanleiding van beleidskeuzes implementeren van een ‘nieuw’ postcorona werkplekconcept binnen Culemborg en Tiel De laatste fase van het (t)huisvestings project West Betuwe vanuit Facilitaire zaken begeleiden

Vertraagd

Programma van eisen is vrijwel klaar. De adviseur gaat nog in overleg met FZ en ICT over de technische vraagstukken. De werkplekken zijn weer in normaal gebruik en de laatste updates qua AV-upgraden worden Q2 2024 doorgevoerd.

Gerealiseerd

Pand is opgeleverd en in gebruik.

Toegevoegde ontwikkelingen 1e VGR 2023

Voortgang

Toelichting

Project toegangsverlening/beveiliging

Vertraagd

Door vertraging nieuwbouw West Betuwe wordt in januari gestart met de schouw in Tiel en Culemborg.

24

Toegevoegde ontwikkelingen 2e VGR 2023

Voortgang

Toelichting

Implementatie SUP (Single Use Plastic) we (wegwerpbekers zijn niet meer toegestaan per 1/1/24).

Op schema

SUP is geïmplementeerd in Culemborg en West Betuwe. Tiel wijkt hiervan af en zal begin 2024 starten met een separate oplossing. De voorbereiding loopt.

25

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2023 2.112 285 -74 -63 2.038 222

toevoegingen

----Resultaat na bestemming 2.038 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

----222

Begroting 2023 na wijziging 2.398 -137 2.260*

Werkelijk 2023 2.383 -143 2.240

Verschil begroting -/rekening 15 6 21*

----2.260

----2.240

----21

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: Lagere salariskosten als gevolg van een lagere bezetting leiden tot een voordeel van € 48.000. De inhuurkosten zijn evenwel slechts € 5.000 hoger dan begroot uitgevallen. Als gevolg van de lagere bezetting zijn de gerelateerde arbeidskosten als cursussen en conferenties ook € 10.000 lager dan geraamd. Op uitbestede werkzaamheden is in 2023 € 36.000 meer uitgegeven dan geraamd. Dit is veroorzaakt doordat bij de Voortgangsrapportage abusievelijk teveel is afgerond. Dit zal in 2024 in de VR1 worden gecorrigeerd, maar leidt in 2023 wel tot deze overschrijding. Op overige kantoorkosten is per saldo € 2.000 meer besteed dan oorspronkelijk geraamd. Het voordeel van € 6.000 op de inkomsten zijn het gevolg van hogere dan geraamde vergoedingen voor uitgeleend personeel in verband met de cao verhogingen. Dit betreft maatwerk voor Culemborg. De gemeentelijke bijdragen zijn in lijn met de begroting gebleven.

Lasten Salariskosten Inhuur derden Uitbestede werkzaamheden Cursussen en conferenties Overige mutaties Totaal lasten Baten Vergoeding uitgeleend personeel Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V N N V N V

Bedrag 48 5 36 10 2 15

V V

6 6

V

21

26

Programma 7 | Directie Inleiding In het programma directie zijn de algemene management taken en ontwikkelingen ondergebracht. Resultaten Directie Doelen begroting 2023

Voortgang*

Toelichting

Dienstverlening kwalitatief versterken en uitbouwen: we evalueren de DVO en de PDC en bereiken op alle onderdelen minimaal een vooraf bepaald basisniveau.

Op schema

De noodzakelijke wijzigingen van de PDC/DVO als gevolg van de ontvlechting zijn in Q4 2023 verwerkt. Naar verwachting wordt in Q1 2024 de actualisatie vastgesteld.

Toegevoegde ontwikkelingen 1e VGR 2023

Voortgang

Toelichting

Ontvlechting P&O en financiële adviestaken

Gerealiseerd

De administratieve verwerking van de ontvlechting is organisatorisch per 1-10-2023 en administratief per 31-12-23 gerealiseerd.

Organisatieontwikkeling

Op schema

De organisatievisie is op 23-11-23 door het bestuur vastgesteld. De visie is gebaseerd op het adviesrapport ‘Op een kruispunt van keuzes’. Dit vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling van de BWB waar in 2022 commitment op is gegeven. In Q4 2023 zijn al diverse stappen gezet in de realisatie van de organisatievisie.

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen

Primitieve Wijziging begroting 2023 1.298 -372 ----1.298 -372 ---

---

Begroting 2023 na wijziging 926 --926

Werkelijk 2023 1.008 --1.008

Verschil begroting -/rekening -82 ---82

---

---

--27

onttrekkingen

Resultaat na bestemming

--1.298

---372

--926

--1.008

---82

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: Binnen de directie is de stelpost om, waar nodig, de budgetten structureel op orde te brengen niet aangewend gedurende het begrotingsjaar 2023. Deze structurele stelpost wordt in 2024 ingezet ten behoeve van de verdere implementatie van het verbeterplan BWB. Bij Management & ondersteuning is een voordeel gerealiseerd op de lasten van in totaal € 27.000. Tegenover lagere salariskosten vanwege nog niet opgevulde vacatures van € 27.000 staan extra inhuurkosten van € 46.000 door 2 hoofdige directie en inhuur teammanagers en minder uitbestede werkzaamheden van € 57.000. Het nadeel op de werkkosten bedraagt € 30.000, terwijl op cursussen een voordeel is gerealiseerd van € 19.000 vanwege nog niet opgevulde vacatures. Bij de Secundaire arbeidsvoorwaarden is een dotatie van € 80.000 aan de voorziening Verlofsparen nodig gebleken. Deze dotatie was niet begroot. Op cursussen is een klein voordeel gerealiseerd van € 4.000. Bij de Personele werkbudgetten is een nadeel van € 45.000 ontstaan, met name door hogere kosten voor medische advisering en arbodiensten, veroorzaakt door meer uren inzet bedrijfsarts en meer interventies. De inschatting van het aantal benodigde uren ten tijde van de aanbesteding is in 2023 onvoldoende gebleken. Bij de Financiële werkbudgetten is in totaal € 8.000 voordeel gerealiseerd.

Dit betreft iets hogere lasten voor uitbesteding en lagere lasten voor accountantskosten en verzekeringen. De kosten voor de OR zijn vrijwel binnen budget gebleven; een klein voordeel van € 4.000.

Lasten Management & Ondersteuning & Secundaire arbeidsvoorwaarden Verlofsparen (dotatie voorziening) Personele werkbudgetten Financiële werkbudgetten OR Overige mutaties Totaal lasten Baten

V/N V N N V V V N

-

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

Bedrag 27 80 45 8 4 4 82

N

82

28

Algemene dekkingsmiddelen Inleiding In dit hoofdstuk nemen we algemene baten en lasten op die niet aan een ander programma zijn toe te rekenen. De baten bestaan uit de bijdragen van de deelnemers. Bijdragen van deelnemers Het exploitatieresultaat van BWB wordt gedekt uit de bijdragen van de deelnemers. De bijdragen zijn bepaald door een zo objectief mogelijke verdeelsleutel vast te stellen. In deze jaarrekening verdelen we de kosten op basis van het vastgestelde verdeelmodel over de 3 gemeenten. Op basis hiervan zijn voor 2023 de volgende bedragen bij de gemeenten in rekening gebracht: Culemborg Gefactureerd

5.797.903 5.797.903

Totaal

Tiel

West Totaal Betuwe 7.206.984 6.948.561 19.953.448 7.206.984 6.948.561 19.953.448

Reserves In 2023 zijn er 3 nieuwe bestemmingsreserves gevormd. Er hebben zowel dotaties als onttrekkingen aan de beschikbare reserves plaats gevonden ten behoeve van de exploitatie, gesaldeerd tot een onttrokken bedrag van € 613.818. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

Primitieve Wijziging begroting 2023 -----19.424 -530 19.424 -530 -----19.424

1.731 -2.421 -1.219

Begroting 2023 na wijziging ---19.953 -19.953

Werkelijk 2023 ---19.953 -19.953

Verschil begroting -/rekening -------

1.731 -2.421 -20.643

1.731 -2.345 -20.567

---76 -76

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2023 wordt als volgt verklaard: In de begroting 2023 was nog een onttrekking voorzien aan de beklemde reserve van € 76.000 ter dekking van uitgaven voor het verbeteren van werkprocessen, nl. - Training A3: € 10.000 - Procesmanagement: € 6.000 - Capaciteitsmanagement: € 30.000 - Procesbegeleiding: € 30.000 Door vertraging in de uitvoering zijn deze uitgaven niet gedaan in 2023. De middelen blijven beschikbaar in de beklemde reserve en zullen in 2024 worden ingezet. 29

Lasten

V/N

Bedrag

Totaal lasten Baten Onttrekking beklemde reserve

N

-76

Totaal baten

N

-76

Gerealiseerd resultaat

N

-76

Vennootschapsbelasting en onvoorzien Inleiding Volgens de voorschriften van het BBV moet het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting worden opgenomen en inzicht worden gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Vennootschapsbelasting In 2023 is een voorlopige aanslag vennootschapsbelasting ontvangen, die naar verwachting volledig terugkomt van de belastingdienst en daarom ook niet in de exploitatie is verwerkt. Onvoorzien In de begroting is geen post onvoorzien geraamd en er is derhalve ook geen gebruik van gemaakt.

30

Paragrafen In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. In het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven dat in de programmabegroting tenminste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Weerstandsvermogen; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering. 4. Wet Open Overheid De volgende paragrafen zijn niet op BWB van toepassing en zijn daarom niet in deze jaarstukken opgenomen of verder toegelicht: 1. Lokale heffingen; 2. Onderhoud kapitaalgoederen; 3. Verbonden partijen; 4. Grondbeleid.

31

Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen

De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft informatie over weerstandscapaciteit, risico’s, het beleid omtrent weerstandscapaciteit en een aantal kengetallen. Dit komt overeen met hetgeen in dit verband is voorgeschreven in het BBV. Het weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet geraamde kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). BWB loopt net als de deelnemende gemeenten risico’s. Een deel van deze risico’s wordt afgedekt door het treffen van maatregelen o.a. door het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. In de GR BWB is in art. 22 bepaald dat de omvang van het weerstandsvermogen/ risicoreserve van BWB maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast mag zijn. De vrije ruimte binnen de reserves blijft onder deze norm. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat verder nodig is voor de risico’s van BWB binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om tegenvallers te dekken.

De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijn te ondervangen en waarvoor weerstandsvermogen noodzakelijk is. Uit onderstaande opsomming blijkt dat de benodigde weerstandscapaciteit € 997.500 bedraagt. Het beschikbaar weerstandsvermogen ultimo 2023 bedraagt € 1.233.000. Dit vermogen bestaat uit de algemene reserve, het nog vrij aan te wenden bedrag van de beschikbare bestemmingsreserves en het jaarrekeningresultaat 2023. De weerstandsratio van BWB komt derhalve uit op: 1.233.000 / 997.500 = 1,24. Een weerstandsratio van meer dan 1 wordt als goed geclassificeerd. Met deze weerstandscapaciteit is BWB ruim voldoende in staat om tegenvallers op te vangen. De weerstandsreserve van BWB blijft ook binnen de 3% norm van de jaarlijkse exploitatielast. Risico’s In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een overzicht opgenomen van de op dat moment bekende risico’s. We rapporteren op de risico’s naar de laatste inzichten.

Ten opzichte van de risico’s die in de begroting 2023 waren opgenomen in deze paragraaf zijn enkele wijzigingen doorgevoerd: • Enkele risico’s zijn niet langer als een risico aan te merken volgens de gangbare risicodefinitie: “Een risico is een kans op het optreden van een (ongewenste) gebeurtenis (door een oorzaak) met een gevolg (veelal negatief) voor de organisatie en heeft invloed op het behalen van de doelstellingen”. • Voor het eerder gedefinieerde risico voor het sparen van bovenwettelijk verlof is een voorziening getroffen en om die reden verwijderd uit de onderbouwing van het weerstandsvermogen. • Door de in 2023 getroffen beheersingsmaatregelen is in enkele gevallen de kans dat de gevolgen van de onderkende risico’s zich kunnen voordoen verlaagd. • Een nieuw risico is toegevoegd op het gebied van de informatiebeveiliging. 32

Risico’s

Omvang/Kans

Stand van zaken

Toelichting

ICT-budgetten (voor softwareapplicaties) zijn onduidelijk en deels nog begroot binnen gemeenten, waardoor op dit moment nog niet integraal op IT gestuurd kan worden.

Omvang:

In 2023 is de situatie niet gewijzigd t.o.v. 2022. Ook in 2023 ligt de budgetverantwoordelijkheid voor in het bijzonder de vervangingsinvesteringen voor software-(applicaties) bij de gemeenten en blijft frequente afstemming tussen BWB en de gemeenten noodzakelijk.

Dit item is niet als een risico aan te merken, maar als een managementopgave. Was ook al in de begroting 2024 verwijderd.

In 2023 uitgevoerd: - Informatieplan 2024-2026 opgesteld inclusief afwegingskader, die koersbepalend is voor nieuw op te starten projecten; - Governance Portfolio- en projectmanagement is uitgewerkt en er ligt een concept handboek projectmatig werken; - Opdracht verstrekt voor voorbereiding aanschaf projectportfoliotool; - Projectenlijst wordt geactualiseerd en financieel gescreend;

Geplande acties voor 2024: - Vertaalslag informatieplan naar projectenportfolio; - Implementatie governancestructuur en handboek en bijbehorende managementinformatie; - Implementatie portfoliotool; - Voorbereiding inbedding in P&C cyclus vanaf 2025

€ 100.000 Kans: 20%

Beheersmaatregel: Frequente afstemming tussen BWB en de budgethouders bij de gemeenten.

Projectportfolio onvoldoende op orde.

Omvang: € 100.000 Kans:

Beheersmaatregel: intensiever sturen op financiële ontwikkeling van projecten in relatie tot de te realiseren doelstelling.

10%

33

Risico’s

Omvang/Kans

Stand van zaken

Toelichting

Ontwikkelingen bij de partners kunnen invloed hebben op de ingezette doorontwikkeling van BWB, waardoor de beoogde verbeteringen in de bedrijfsvoering geen of een minder groot effect hebben.

Omvang € 750.000

BWB is nog volop bezig met de doorontwikkeling en het traject loopt door naar 2024 en verder. Enkele effecten van de doorontwikkeling zijn al zichtbaar: de ontvlechting (overdracht van P en F advies naar de gemeenten) is gerealiseerd, de organisatiewijziging is doorgevoerd, de organisatievisie is vastgesteld, de werving van medewerkers voor sleutelfuncties is in volle gang. Door diverse maatregelen in 2023 is het risico t.o.v. de situatie in 2022 verlaagd.

Risico is dat ontwikkelingen bij de partners de ingezette doorontwikkeling van BWB onder druk zet en niet alle gewenste effecten worden bereikt, dan wel dat ze minder snel worden bereikt dan gewenst.

Kans: 20%

Beheersmaatregel: De (financiële) effecten zichtbaar maken per investering en in de exploitatie. Overschotten en stelposten benutten voor tegenvallers.

Onvoldoende (juiste) capaciteit beschikbaar als gevolg van langdurig verzuim en/of krapte op de arbeidsmarkt en/of onvoldoende investering in ontwikkeling medewerkers Beheersmaatregel: SPP/Opleidingsplan op organisatie en persoonsniveau/arbeidsmarkt communicatie/jobcarving/acti ef verzuimbeleid.

Omvang: € 750.000 Kans: 25%

De beheersmaatregel is in 2023 uitgewerkt met het opstellen van het uitvoeringsprogramma voor de ontwikkeling van BWB. Dat programma wordt in 2024 en 2025 uitgevoerd onder de aanname van de besteding van de eerder toegekende budgetten.

Door een gerichte wervingsaanpak bij de teams van BWB en voor het DMT is de afhankelijkheid van inhuur verminderd en worden de kosten structureel verlaagd. Het effect daarvan zal vooral in 2024 merkbaar worden. Met o.a. de BWB-brede training adviesvaardigheden wordt geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers. Het ziekteverzuim was in 2023 marginaal hoger dan waarmee in de capaciteitsplanning rekening was gehouden. Hoewel de krapte op de arbeidsmarkt aanhoudt staat BWB nu beter gesteld voor de daarmee gepaard gaande uitdagingen. 34

Risico’s

Omvang/Kans

Piekbelasting/tempo gevraagde projecten in relatie tot capaciteit. Beheersmaatregel: Herijken van visie BWB Keuzes maken inzake extra (structurele) capaciteit /middelen

Informatiehuishouding is onvoldoende op orde waardoor niet altijd voldaan kan worden aan WOO verzoeken of de Archiefwet en we ook risico’s lopen met de AVG. Risico: juridische kosten/imagoschade/boete Autoriteit Persoonsgegevens. Capaciteitsproblemen dragen bij aan dit risico (krijgt vaak minder prioriteit).

Omvang: € 750.000 Kans: 20%

Beheersmaatregel: Project Informatiehuishouding op Orde team IV in combinatie met voldoende/juiste capaciteit en voldoende sturing op dit risico door directie/ management waar nodig. In het kader van de nieuwe Omvang: CAO is er de mogelijkheid voor € 360.000 de medewerkers om verlof te sparen. Medewerkers kunnen Kans: bovenwettelijk verlof in een

Stand van zaken

Toelichting

In 2023 uitgevoerd: - Implementatie concept handboek projectmatig werken met o.a. aandacht voor capaciteitsuitvraag en goede opdrachtformulering. - Implementatie governance portfoliomanagement dat directie en management in staat stelt keuzes te maken en te prioriteren.

Dit item is niet als een risico aan te merken, maar als een managementopgave. Was ook al in de begroting 2024 verwijderd.

BWB wordt niet of nauwelijks geconfronteerd met Woo-verzoeken. Ten aanzien van de AVG geldt weliswaar theoretisch een groot effect wegens een door de AP op te leggen boete. BWB heeft de AVGgovernance goed op orde. De kans wordt daarom aanzienlijk kleiner ingeschat

Het project “Informatiehuishouding op orde” is opgenomen in het Informatieplan 2024-2026 en wordt in 2024 verder uitgewerkt.

Er is een voorziening getroffen. Daarom is hier de kans op 0% gesteld.

Dit thema vervalt in de risicoparagraaf.

35

Risico’s

Omvang/Kans

Stand van zaken

eigen zogeheten “verlofpot” zetten. De uren die in de pot worden gezet worden door middel van een voorziening gedekt. Bovenwettelijke uren kunnen echter over een periode van 5 jaar worden meegenomen en deze zetten we niet allemaal in een voorziening. Beheersmaatregel: Het effect van de maatregel in de CAO kan nog niet goed worden ingeschat. Het risico wordt jaarlijks geëvalueerd en beheersmaatregelen worden getroffen om de hoogte van de voorziening jaarlijks goed te kunnen vaststellen.

0%

Voor de aansluiting met de jaarstukken 2022 houdt BWB het risico inzichtelijk.

Nieuwe risico’s

Omvang / Kans Omvang: € 2.000.000

Toelichting

Inbreuk op Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid (BIV) van de informaGe. We worden getroffen door een cyberaanval, (bijv. Ransomware) wat de conGnuïteit van de (digitale) dienstverlening aan de partnerorganisaGes en de interne bedrijfsvoering in gevaar brengt. Beheersmaatregel: Het implementeren van effecGeve informaGebeveiliging volgens de standaarden van de BIO, NIS-2 en Wet beveiliging netwerk- en informaGesystemen (Wbni).

Kans: 25% (gebaseerd op de constatering dat één op de vier Nederlandse organisaGes in het afgelopen jaar is getroffen door ransomware).

Toelichting

BWB is al enige tijd bezig met de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Om deze implementatie te versnellen is in 2024 een Information Security Officer (ISO) in de formatie van BWB voorzien. Gezien de voortdurende ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving (NIS-2 en Wbni) en de toenemende dreiging van cyberaanvallen, is het essentieel de komende jaren te blijven investeren in een robuuste informatieveiligheid.

36

Financiële kengetallen In deze paragraaf nemen we de voorgeschreven financiële kengetallen op. Voor BWB zijn alleen de kengetallen solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte van toepassing. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan de financiële verplichtingen te voldoen. Het geeft de verhouding tussen het eigen vermogen en de totale balansomvang weer. Hoe hoger het percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Het eigen vermogen van BWB bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. In totaal een bedrag van € 1.349.258. Het totaal van de balans bedraagt € 7.619.821. De solvabiliteitsratio komt daarmee voor 2023 op 17,7% (2022: 21,0%). Netto Schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van het totaal van de baten. Het kengetal geeft een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Voor 2023 bedraagt de netto schuldquote 18,7% (2022: 12,5%). Structurele exploitatieruimte Deze bedraagt 0,20% negatief en is als volgt berekend: Totale lasten excl. reserves af: incidentele lasten Saldo A Totale baten excl.

reserves af: incidentele baten Saldo B C: Structurele toevoeging reserves D: Structurele onttrekkingen reserves (B-A)+(D-C) E: Saldo baten excl. reserves Structurele exploitatieruimte

21.563 2.898 18.665 20.969 2.345 18.624 -----41 20.969 -0,20%