RV2023-107-Bijlage-Inkoop-en-aanbestedingsbeleid-2024-2027.pdf

5.2 CRIMINELE ACTIVITEITEN: WET BIBOB Wij moeten te vertrouwen zijn. Maar dat geldt ook voor onze (potentiële) opdrachtnemers. Ze mogen zich dus niet bezig houden met criminele activiteiten. Let op de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

28

bestuur). Die is er om te voorkomen dat wij ongewild criminaliteit mogelijk maken. Door ondermijning bijvoorbeeld. Heb je twijfels over een (mogelijke) leverancier of aanbieder? Of ga je inkopen in een bedrijfstak waar ondermijning een rol kan spelen? Vraag onze Bibob-coördinator of je inkoopcoördinator dan om advies.

5.3 TOEGANKELIJKHEID VOOR MENSEN MET EEN BEPERKING Onze voorzieningen moeten (digitaal) toegankelijk zijn. Dit is vastgelegd in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Het is niet alleen voor mensen met een beperking zoals bijvoorbeeld een visuele of lichamelijke beperking, maar ook bijvoorbeeld voor laaggeletterden. Dit geldt dus ook voor onze opdrachten. Koop jij iets dat (digitaal) toegankelijk moet zijn voor mensen met een beperking? Vraag Team Communicatie dan om advies. Zo weet je welke eisen je moet meenemen in de aanbesteding.

Voorbeeld: Een software ontwikkelaar kan een prachtige app bouwen om inwoners van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de GR BWB uitleg te geven over klimaatbestendig wonen. Maar deze kunnen ze niet toegankelijk maken voor inwoners met een beperking en daarmee voldoet deze niet aan de gestelde eis.

5.4 ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG) EN PRIVACY We moeten ons houden aan strenge eisen voor beheer en opslag van persoonsgegevens. Dat staat in de privacywet (AVG). Hetzelfde geldt voor het delen van gegevens met onze leveranciers. Soms moet je werken met een verwerkersovereenkomst. Werk je met persoonsgegevens? Of gaat onze opdrachtnemer iets doen met gegevens van personen? Dit is een grote verantwoordelijkheid! En het is ook nog eens heel complex. Privacy raakt veel inkopen. Denk bijvoorbeeld aan beveiligingscamera’s, een softwareprogramma waar we gegevens opslaan van inwoners, de bevindingen van een bedrijfsarts en een CV van een kandidaat die we willen inhuren. Sluit je een contract af waar persoonsgegevens meespelen? Houd hier dan al rekening mee voordat je offertes gaat opvragen. Je moet in die gevallen afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens, meestal via een verwerkersovereenkomst. We gebruiken hiervoor het standaardmodel van de Informatie Beveiliging Dienst (IBD). Neem hierover altijd eerst contact op met de PO (Privacy Officer), de CISO (Chief Information Security Officer) of de FG (Functionaris Gegevensbescherming).

Voorbeeld: Een aannemer gaat een weg openbreken. Hij print 1.000 briefjes en gooit die bij de huizen langs de weg in de brievenbus. Een verwerkersovereenkomst is niet nodig.

Voorbeeld: We geven een softwarebedrijf een lijst met namen, adressen en telefoonnummers van te contacteren buurtbewoners, die ze voor ons in een nieuw systeem moeten importeren. Je moet een verwerkersovereenkomst opstellen.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

29

5.5 INFORMATIEBEVEILIGING Als organisaties dienen we strikt de regels en normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) te volgen. Wij beheren en verwerken aanzienlijke hoeveelheden informatie van onze inwoners en bedrijven, waaronder persoonlijke gegevens zoals geboorteakten, huwelijksakten, identiteitsgegevens en gegevens voor de sociale dienstverlening. Daarnaast zijn taken zoals openbare orde en veiligheid, het beheer van de openbare ruimte, waaronder operationele technologie (OT) van cruciaal belang voor zowel de organisaties als haar inwoners. Het handhaven van een passend niveau van informatiebeveiliging is van cruciaal belang om deze gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken, verlies en misbruik. Bij het aanschaffen van producten of diensten is het noodzakelijk om in een vroeg stadium te bepalen welk beveiligingsniveau we zullen toepassen en welke passende beveiligingseisen en -maatregelen zowel door de organisaties als door de leverancier genomen moeten worden om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen. Hierbij moet worden gedacht aan zaken als: 

Geheimhouding;



Toegang tot data en autorisaties;



Verwerkersovereenkomsten het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA);



Handhaving van het juiste informatiebeveiligingsniveau;



Recht op controle en medewerking bij audits;



Meldingsplicht bij informatiebeveiligingsincidenten;



Continuïteitswaarborging;



Exitplan en -scenario’s.

Als je vragen hebt over informatiebeveiliging of advies nodig hebt, neem dan contact op met de CISO (Chief Information Security Officer).

5.6 WET OPEN OVERHEID (WOO) De Wet open overheid regelt dat inwoners informatie van de overheid kunnen opvragen, vinden en inzien. Overheidsinformatie is openbaar, tenzij de Woo of andere wetgeving bepaalt dat de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te maken.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

30

6. WAT HOUDT DE AANBESTEDINGSWET IN?

We moeten ons houden aan (Europese) wetten en regels (zie bijlage 2 Juridisch kader). Voor inkoop is de Aanbestedingswet heel belangrijk. De Aanbestedingswet kent namelijk regels voor aanbestedingen bóven de Europese drempelbedragen, maar óók daaronder. Bij de wet horen nog andere stukken. Belangrijk zijn in ieder geval: •

de Gids Proportionaliteit

•

het Aanbestedingsreglement Werken (ARW)

•

het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Let op! Gebruik de meest recente versie van deze documenten.

6.1 BEGRIPPEN 6.1.1 Transparantie Dit betekent dat onze inkopen helder en duidelijk zijn voor iedereen. We moeten kunnen uitleggen wat we hebben gedaan en waarom. En gedragen ons zoals we dat vooraf hebben afgesproken. 6.1.2 Objectiviteit Wat we doen is meetbaar. We gebruiken onafhankelijke manieren om een leverancier te kiezen. 6.1.3 Non-discriminatie Dit betekent dat iedereen dezelfde informatie krijgt en dat iedereen dezelfde kansen krijgt. 6.1.4 Proportionaliteit Dit betekent dat onze wensen, voorwaarden en eisen redelijk zijn. En ze moeten een relatie hebben met (de grootte van) de opdracht. Als we één nieuwe multifunctional inkopen, vragen we dus niet twee referenties, een plan van aanpak voor installatie en een bankgarantie. Kopen we er 100 in, dan is het een heel ander verhaal.

6.2 ZORGVULDIGHEID Tot slot moeten we ook zorgvuldig zijn in alles wat we doen. Zo voorkomen we -zo goed als mogelijk- dat we voor de rechter komen te staan. En dat partijen niet meer met ons willen samenwerken. Of we geen goedkeurende rechtmatig-

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

31

heidsverklaring van de accountant krijgen. Je moet altijd zo zorgvuldig mogelijk werken. De volgende uitgangspunten hanteren we minimaal: 

Gebruik voor je gaat inkopen het (digitale) inkoopstartformulier (ISF).



We sturen de door ons geaccepteerde algemene inkoopvoorwaarden mee met een offerteaanvraag. Ook zetten we in het contract (of de opdrachtbrief) welke voorwaarden we gebruiken.



Gebruik onze factuurvoorwaarden.



Gebruik onze standaard formats voor inkopen.



We geven een opdracht alleen schriftelijk! Dit kan op twee manieren: een opdrachtbrief of een overeenkomst. Een overeenkomst moet je gebruiken bij openbare en Europese procedures, bij andere procedures gebruik je een overeenkomst als de opdracht complex is en/ of er veel afspraken gemaakt moeten worden. Anders gebruik je de opdrachtbrief.



Je tekent geen order- of opdrachtbevestigingen van een leverancier.



We kopen zoveel mogelijk digitaal in. Openbare en Europese aanbestedingen plaatsen we (verplicht) op TenderNed. Dit doet een (externe) inkoopadviseur. Wil of moet je zelf offertes vragen? Doe dit dan digitaal en vraag digitale offertes terug. Gebruik ons digitale inkoopsysteem zoveel als mogelijk.



We geven opdrachten voor bepaalde tijd (dus met einddatum) of op de juiste wijze beargumenteerd voor onbepaalde tijd.



Als je geen verlenging opneemt in het contract, kun je dit contract ook niet verlengen. Gebruik het woord ‘verlengen’ dan ook niet, tenzij deze term ook in het contract/ gunningsbrief staat. Maak de verlenging SMART (Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden). Dus hoeveel keer verlengen, hoe lang per keer, etc. Als het mogelijk nodig is voorzie dan altijd verlengingen. Verlengingen dienen in de raming van de totale opdrachtwaarde te worden meegenomen!



Ondertekening van opdrachtbrieven en overeenkomsten mag alleen als je daarvoor bevoegd bent. Kijk bij twijfel in het bevoegdhedenregister en de budgethoudersregeling van jouw organisatie wie wanneer mag tekenen en waarvoor.



Zorg voor een volledig dossier. Zie hoofdstuk 2.



Beperk risico’s, bijvoorbeeld door: o

Betalen voor wat er (op dat moment) is geleverd. Let goed op bij voorfinancieren4. Laat een facturatieschema

o

De kredietwaardigheid te checken (dit kan tegen betaling bij externe bureaus).

o

4

opstellen door de leverancier gebaseerd op termijnbetalingen, achteraf en met lever- & resultaatverplichting. Onze algemene voorwaarden van toepassing te verklaren bij de uitvraag. Bevestig dit nogmaals bij opdrachtverlening.

Voorfinancieren betekent dat wij geld betalen aan de leverancier voordat de leverancier hier al iets voor ons heeft gedaan.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

32

7.(QUASI) INBESTEDEN EN HORIZONTALE SAMENWERKING

7.1 REGELS (QUASI) INBESTEDEN Als we inkopen bij een ander team of andere afdeling van de gemeente zelf, heet dit inbesteden. De aanbestedingsregels zijn dan niet van toepassing. Als we inkopen bij bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling waaraan we zelf deelnemen, dan heet dit quasi-inbesteden. Wanneer is er sprake van een partij waarbij we (quasi) mogen inbesteden? 

We oefenen toezicht uit zoals op onze eigen diensten (toezichtcriterium);



Deze organisatie doet meer dan 80% van de werkzaamheden voor de deelnemers (merendeelcriterium);



er is in principe geen sprake van privé-kapitaal.

Wij snappen dat deze beschrijving verre van volledig is. Er komt namelijk erg veel bij (quasi) inbesteden kijken. Er zijn veel voorwaarden waar we ons aan moeten houden. We willen dit beleid begrijpelijk houden en gaan er hier dan ook niet dieper op in.

Let op! Wil je gaan (quasi) inbesteden? Raadpleeg dan jouw inkoopadviseur of inkoopcoördinator.

7.2 PUBLIEK-PUBLIEKE OF HORIZONTALE SAMENWERKING Aanbestedende diensten kunnen ervoor kiezen om hun taken van algemeen belang gezamenlijk uit te voeren in een samenwerkingsverband, zonder dat dit gepaard gaat met een specifieke juridische rechtsvorm (publiek-publieke of horizontale samenwerking). Onder bepaalde voorwaarden kunnen samenwerkende aanbestedende diensten afwijken van de bepalingen in de Aanbestedingswet 2012. Met andere woorden, er is dan geen verplichting tot aanbesteding.

Let op! Ben je van plan om een opdracht te geven aan een andere (semi)overheid? En hebben wij geen formele samenwerking met deze overheid? De regels voor aanbesteden kunnen ook dan gewoon aan de orde zijn. Je kan niet zomaar opdracht geven. Neem daarom altijd eerst contact op met jou inkoopadviseur of inkoopcoördinator.

Ga niet zomaar inkopen bij een andere (semi-) overheid, bijvoorbeeld bij een detachering bij of vanuit een andere overheidsorganisatie. Betrek minimaal de Inhuurdesk, de inkoopcoördinator of een medewerker van juridische zaken als eerste stap. Betrek ook de accounthouder voor de gemeenschappelijke regeling die je wil contracteren.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

33

8. KLACHTEN, AFWIJKEN, BELEID PARTNERS EN EVALUATIE

8.1 KLACHTEN In het kader van een inkoopprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de procedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. De gemeente dient op grond van titel 9.1 van de Algemene Wet Bestuursrecht een klacht behoorlijk en zorgvuldig te behandelen. Daarom is er een ‘klachtenmeldpunt aanbesteden’ ingericht bij elke organisatie. Ondernemers die een klacht hebben over een specifieke inkoopprocedure kunnen deze kenbaar maken via: 

http://www.gemeenteculemborg.nl/klachtenmeldpunt-aanbesteden



http://www.gemeentetiel.nl/klachtenmeldpunt-aanbesteden



http://www.westbetuwe.nl/klachtenmeldpunt-aanbesteden



http://www.bvowb.nl/klachtenmeldpunt-aanbesteden

Krijg je een klacht van een ondernemer over een aanbesteding, neem dan contact op met de inkoopcoördinator en een medewerker van Juridische Zaken.

8.2 BELEIDSAFWIJKINGEN Om af te wijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid vraagt het vakteam goedkeuring aan de directie of college voorafgaand aan de opdrachtverstrekking. Dit hoeft niet als in dit beleid de beslissing al is gemandateerd aan specifieke medewerkers. Het afwijkingsadvies van de inkoopcoördinator of inkoopadviseur moet aan jouw voorstel (separaat) toegevoegd worden dan wel duidelijk gemarkeerd, integraal opgenomen te worden in het voorstel. Hierdoor is altijd duidelijk wie wat adviseert. Je hebt voor een afwijking altijd goede, objectieve redenen nodig. Dit kunnen markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/ of bedrijfseconomische redenen zijn. Let op: tijdsgebrek is bijna nooit een reden om af te wijken van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het college/ gemandateerde medewerker mag afwijken van het beleid, zolang dit niet in strijd is met de wet. Alle afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten schriftelijk worden vastgelegd in het inkoopondersteunend systeem Mercell Source-to-Contract en worden daarnaast inclusief besluitvorming geregistreerd in het zaaksysteem Djuma. Functie Inkoopcoördinator

Mandaat Afwijken algemene inkoopvoorwaarden en het minimaal/maximaal aantal uit te vragen offertes bij onderhandse aanbestedingen.

Directie

Technische wijzigingen van inkoopbeleid (bv gedateerde links/ contactpersonen)

Directie

Afwijken van de voorgeschreven inkoopprocedures

College/raad/bestuur

Wijzigingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Tabel 5: Mandatering INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

34

Soms wordt er ingekocht voor onze gemeenten Culemborg, West Betuwe, Tiel en BWB gezamenlijk. Deze aanbestedingen worden ondersteund door BWB namens deze partners. Ook dan is er een mogelijkheid om af te wijken van de voorgeschreven inkoopprocedures. De inkoopcoördinator of inkoopadviseur van BWB verzorgt hiervoor het afwijkingsadvies en waar nodig stemt hij dit af met de inkoopcoördinatoren van de andere organisaties. Mocht het nodig zijn dan kan hij het verzoek tot het opmaken van het afwijkingsadvies ook neerleggen bij één van de andere inkoopcoördinatoren. Het afwijkingsadvies voor een door BWB ondersteunde gezamenlijke aanbesteding dient te worden goedgekeurd door de directie van BWB.

Let op! Vraag je de directie om een afwijking van het inkoopbeleid? De inkoopadviseur of inkoopcoördinator schrijft dan het afwijkingsadvies. Dit afwijkingsadvies voeg je als bijlage bij jouw voorstel of je neemt het integraal op in je voorstel, duidelijk gemarkeerd.

8.3 BELEID VAN DE PARTNERS Soms werken we samen met anderen bij inkoop. Dan komt al snel de vraag welk inkoopbeleid we volgen. Dan kunnen er allerlei discussies ontstaan. Daarom gaan we uit van het volgende: De aanbesteding wordt alleen voor je eigen organisa-

We volgen het inkoop- en aanbestedingsbeleid (het

tie of alleen namens de gemeenten Culemborg, Tiel ,

inkoopbeleid dat je nu leest!) van de gemeenten,

West Betuwe en BWB gedaan.

Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB.

De aanbesteding wordt uitgevoerd door één van onze

We volgen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de

Gemeenschappelijke Regelingen.

desbetreffende gemeenschappelijke regeling

De aanbesteding doen we samen met een ander over-

In dit geval is er sprake van maatwerk.

heidsorgaan, bijvoorbeeld de provincie Gelderland. Tabel 6: Beleid

8.4 INFORMATIE EN EVALUATIE Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt iedere 4 jaar geactualiseerd (dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat over de periode 2024-2027). Door allerlei situaties kan het nodig zijn om het beleid tussentijds aan te passen. De inkoopcoördinatoren stellen het beleid op en beoordelen of en wanneer aanpassing nodig is. Het gewijzigde beleid wordt vastgesteld door de directie (BWB) het college (Culemborg en Tiel) en wordt ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. In West Betuwe stelt de gemeenteraad het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

35

9. CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT

Het doorlopen van een zorgvuldig inkoopproces betekent niet automatisch dat het behalen van resultaten gegarandeerd is. De doelstellingen worden pas gerealiseerd bij de implementatie van het contract, waardoor prestaties in de dagelijkse praktijk kunnen worden gevolgd en periodiek kunnen worden getoetst aan actuele eisen en wensen. Het beheer en management van het contract zijn daarom belangrijk om de beoogde resultaten daadwerkelijk te kunnen behalen. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden de duidelijke beleidskaders en uitgangspunten vastgelegd voor het contractbeheer en contractmanagement van de vier samenwerkende organisaties.

9.1 NUT EN NOODZAAK Het toepassen van contractbeheer en contractmanagement is nuttig en noodzakelijk en wel om de volgende redenen: 

betere Opdrachtgever-Opdrachtnemer relatie door o.a. duidelijke afspraken en het voorkomen van miscommunicatie;



krijgen wat gewenst, benodigd en afgesproken is;



betere dienstverlening;



grip op contracten en het realiseren van contractdoelstellingen;



begrijpen en beheersen van risico’s;



grotere administratieve efficiëntie.

9.2 ROLLEN, TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Het (vak)team dat verantwoordelijk is voor het bedrijfsproces heeft ook de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het contractbeheer en contractmanagement van de contracten die gekoppeld zijn aan dit bedrijfsproces. Als er meerdere (vak)teams betrokken zijn bij het contract, ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de grootste afnemer van het contract. Het Team Inkoop faciliteert en ondersteunt deze processen binnen elke organisatie. Hieronder wordt in de tabel een korte toelichting gegeven op de verschillende rollen: Rol

Team

Omschrijving rol

Contracteigenaar

Vakteam

Eindverantwoordelijke voor het contract.

Contractmanager

Vakteam

Managen en bijsturen van de overeengekomen prestatie.

Contractgebruiker

Vakteam

Maakt gebruik van een gecontracteerd product en/of dienst.

Contractbeheerder

Team Inkoop

Administreren van en signaleren over afgesloten contracten.

Tabel 7: Rollen, taken en verantwoordelijkheden

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

36

9.3 CONTRACTREGISTRATIE EN -BEHEER Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. 9.3.1 Registratie contract Een contract5 wordt geregistreerd in het inkoopondersteunend systeem (Mercell Source-to-Contract) indien deze aan één van de volgende kenmerken voldoet: 

Contracten met een opdrachtwaarde ≥ € 5.000 (excl. BTW);



Contracten met een looptijd > 1 jaar.

De medewerker die het contract heeft afgesloten is verantwoordelijk voor de registratie. Veelal is dit de medewerker die het inkooptraject heeft begeleid. Het contract dient geregistreerd te worden. Na ontvangst neemt de contractbeheerder (indien nodig) contact op om de registratie te bespreken en te verwerken. De contracten registreren en beheren we in één systeem (Mercell Source-to-Contract). Contracten die betrekking hebben op flexibele arbeid (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers, freelancers en payrollers) en zijn afgesloten via de Inhuurdesk van BWB worden centraal geregistreerd en beheerd door de Inhuurdesk BWB. 9.3.2 Bewaken en signaleren Gedurende de looptijd van het contract bewaakt en signaleert de contractbeheerder belangrijke contractdata en verzoekt de contractmanager om (tijdig) actie te ondernemen als dit nodig blijkt. De contractmanager zorgt voor de afhandeling van deze signaleringen in overleg met de contracteigenaar. De ondernomen acties worden geregistreerd in het systeem en teruggekoppeld aan de contractbeheerder. 9.3.3 Wijzigen bestaand contract De contractmanager is verantwoordelijk voor het melden van een wijziging in een bestaand contract. De contractbeheerder zorgt er vervolgens voor dat contractgegevens in het inkoopondersteunend systeem worden gewijzigd.

Let op! Ben je van plan om een bestaande overeenkomst te wijzigen? En is er sprake van een wezenlijke wijziging? Neem dan altijd contact op met de inkoopadviseur of inkoopcoördinator.

9.3.4 Rapportage De contractbeheerder verzorgt (periodiek) standaard rapportages over de geregistreerde contracten.

9.4 CONTRACTMANAGEMENT Het managen van een contract tijdens de fase beheer met als doel het realiseren van de contractdoelstellingen, bewaken van vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken voorwaarden en tarieven.

5

Een contract is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van de richtlijn 2014/24/EU.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

37

9.4.1 Inrichten contractmanagement Alle contracten worden op grond van een impact- of risico beoordeling ingedeeld in vier contracttypes. Dit bepaalt de intensiteit van het te volgen contractmanagement. Dit gebeurt aan de hand van twee criteria: 

De omvang van de overeenkomst in €/per jaar.



Impact/risico van de overeenkomst op bedrijfsprocessen en continuïteit.

Inrichten contractmanagement

A Monitoren prestaties contract

C Wijzigen, verlengen of beëindigen contract

B Overleggen, rapporteren en bijsturen contract

Contractkalender

Contractdossier

Afbeelding 4: Contractmanagementproces Per contracttype zijn verschillende richtlijnen voor contractmanagement bepaald (minimaal, standaard of intensief contractmanagement). De wijze waarop je contractmanagement inricht (activiteiten en frequentie) is altijd maatwerk en kan gedurende de looptijd van de overeenkomst wijzigen. 9.4.2 Monitoren prestaties contract De contractmanager is (samen met de Opdrachtnemer) verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de prestaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het controleren of leveringen/diensten/werken conform afspraken/procedures zijn, factuurcontrole, een klanttevredenheidsonderzoek of het meten van Kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Als niet alle informatie beschikbaar is en/of prestaties van een opdrachtnemer niet meetbaar zijn kunnen er met de Opdrachtnemer afspraken gemaakt worden over het (periodiek) aanleveren van rapportages. 9.4.3 Overleggen, rapporteren en bijsturen contract De resultaten van de prestatiemeting(en) en aangeleverde rapportage(s) worden door de contractmanager geanalyseerd om tijdig te kunnen bijsturen bij eventuele afwijkingen. Indien nodig past de contractmanager (in overleg met de contract­eigenaar) de dienstverlening en samenwerking aan naar het gewenste niveau ten behoeve van een optimale benutting van het contract en de relatie met de opdrachtnemer.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

38

De contracteigenaar dient (actief) betrokken te zijn en akkoord te geven bij belangrijke beslismomenten binnen het beheer van het contract. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende momenten: 

Wijzigen overeenkomst en/of bijlagen;



Verlengen overeenkomst;



Beëindigen overeenkomst;



Prijswijzigingen/indexaties;



Planningswijzigingen;



Scopewijzigingen (locaties, deelnemers, dienstverlening).

Gedurende de contractperiode zorgt de contractmanager voor intern overleg met gebruikers/belanghebbenden en extern overleg met de opdrachtnemer. Het (periodiek) overleg is bedoeld voor het bijsturen en verbeteren van de dienstverlening. Op deze manier blijft de relatie optimaal functioneren. Daarnaast zorgt de contractmanager (1e lijns) en contracteigenaar (2e lijns) voor het afhandelen van klachten, escalaties en conflicten. Om betrokkenheid en draagvlak te behouden informeert de contractmanager belangrijke belanghebbenden over de voortgang van het contract. 9.4.4 Wijzigen, verlengen of beëindigen contract Bij het wijzigen, verlengen of beëindigingen van het contract verzamelt de contractmanager informatie om een objectieve keuze en gedragen beslissing te krijgen over deze aanpassing. Aanpassingen in het contract legt de contractmanager op de juiste wijze (schriftelijk) vast en de belangrijke belanghebbenden worden geïnformeerd over de aanpassing (o.a. contracteigenaar, gebruikers, opdrachtnemer, contractbeheerder). De adviseur Inkoop kan adviseren bij het wijzigen, verlengen of beëindigen contract en samen met de contractbeheerder zorgen voor (administratieve) ondersteuning van dit proces.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

39

BIJLAGE 1: RISICOVERDELING Aanbestedingsreglementen Aanbestedingsreglementen zijn bedoeld als praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor zowel de gemeente als externe partijen. De aanbesteding van werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) of een nieuwere versie hiervan. De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Inkoopvoorwaarden Inkoopvoorwaarden zijn bedoeld om de verantwoordelijkheden van de gemeente en de externe partijen te reguleren. De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Uitzondering hierop zijn aanbestedingen waarbij de branche dusdanig bepalend is dat de inkoopvoorwaarden van de inschrijver moeten worden geaccepteerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aanbieders van gas en elektra. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast. Voor leveringen en diensten wordt gebruik gemaakt van het paritair opgestelde VNG model algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, inclusief eventuele vastgestelde opleggers. Voor werken wordt gebruik gemaakt van de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV2012).

Specifiek voor IT aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van de GIBIT versie 2020, Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT. Indien er nieuwe paritair vastgestelde algemene voorwaarden verschijnen, worden deze na goedkeuring van de directie (gemandateerd) verwerkt en gepubliceerd. Verwerkersovereenkomst Moet de opdrachtnemer persoonsgegevens verwerken die wij aan hem hebben gegeven? Dan moet er een verwerkersovereenkomst komen. Dit zijn de bepalingen en bijlagen uit het meest recente ‘model verwerkersovereenkomst zoals gepubliceerd door de IBD (Informatie Beveiliging Dienst, onderdeel van de VNG). Is de opdrachtnemer zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens? Dan sluiten we geen verwerkersovereenkomst. In die gevallen dienen afspraken te worden gemaakt over verwerking van persoonsgegevens in een gegevensuitwisselingsovereenkomst. (Keten)aansprakelijkheid niet betaalde loonheffingen De kans op ketenaansprakelijkheid op grond van de Wet Aansprakelijkheid Schijnconstructies (WAS) kan worden verkleind. Om die reden wordt bij het aangaan van relevante opdrachten het stappenplan uit bijlage D, Factsheet Ketenaansprakelijkheid voor loon, (December 2015, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid), alsmede bijlage E, hoofdstuk 6 uit de Brochure Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming (Belastingdienst) toegepast.

Het gaat daarbij om ten minste de volgende maatregelen. 

Onderaannemers worden verzocht een recente en originele verklaring betalingsgedrag aan te leveren;



Er worden eisen gesteld aan een deugdelijke administratie van onderaannemers;



Er wordt gebruik gemaakt van een geblokkeerde rekening;



De inschrijving van opdrachtnemer in het handelsregister worden gecontroleerd;



Er wordt om een certificering van loonbetaling verzocht;



Opdrachtnemer wordt contractueel verplicht er zorg voor te dragen dat de wettelijke regels omtrent arbeidsvoorwaarden en omstandigheden door hem en diens onderaannemers worden nageleefd.

Afwijking van deze voorschriften is alleen mogelijk indien de preventie van (keten)aansprakelijkheid anderszins wordt gewaarborgd. INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

40

BIJLAGE 2: JURIDISCH KADER Het juridische kader voor inkoop en aanbesteden bestaat uit drie treden: Europese regelgeving, nationale wetgeving en lokaal beleid.

Europese

Op Europees niveau is de volgende aanbestedingsrichtlijn relevant:

regelgeving



RICHTLIJN 2014/24/EU VAN HET EUROPEES PARLEMENT DE RAAD van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG



RICHTLIJN 2014/23/EU VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten.

Nationale

Nederlandse wetgeving in dit kader is:

wetgeving



De Aanbestedingswet 2012, laatstelijk gewijzigd 1 juli 2016



Het Aanbestedingsbesluit van 11 februari 2013, laatstelijk gewijzigd per 24 juni 2016;



De vigerende Gids Proportionaliteit;



Het vigerende Aanbestedingsreglement Werken.

Binnen de kaders van de Europese en nationale wetgeving heeft de gemeente ruimte om beleid te ontwikkelen. Dit beleid bestaat behalve uit: 

Vigerende Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB voor leveringen en diensten



Voor IT-overeenkomsten geldt de vigerende GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT).

Uitgangspunt is dat deze algemene inkoopvoorwaarden op alle overeenkomsten van toepassing worden verklaard. Het gaat hier om algemene voorwaarden: dit betekent dat het mogelijk is om in voorkomende gevallen toch geheel of gedeeltelijk af te wijken van deze voorwaarden. In de algemene voorwaarden staan onder meer bepalingen opgenomen over de bevoegdheden van de gemeente in het geval de leverancier toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichtingen (wanprestatie) zoals het vorderen van nakoming, ontbinding van de overeenkomst, schadevergoeding en het opleggen van een boete. Bij Werken geldt dat, afhankelijk van de doelstelling en of complexiteit van het werk, de volgende algemene voorwaarden van toepassing kunnen worden verklaard: 

Bij ongecompliceerde civieltechnische standaard Werken wordt veelal gebruik gemaakt van bestekken gebaseerd op de RAW-systematiek. Hierin zijn de ‘Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Werken’ (UAV) opgenomen.



Bij geïntegreerde contracten wordt de UAV-GC van toepassing verklaard. Geïntegreerde contracten (GC) worden steeds vaker toegepast bij (gecompliceerde) Werken waarbij in meer of mindere mate sprake is van ontwerpvrijheid, die dan ook bij de marktpartijen wordt ondergebracht.

Uiteraard kan ook bij zeer specifieke Werken van deze voorwaarden worden afgeweken waarbij het nodig is maatwerk te leveren. Verder is van toepassing: 

Verdrag betreffende de Werking van de EU (EU werkingsverdrag);



Gemeentewet;



Algemene wet bestuursrecht;



Burgerlijk Wetboek. Tabel gaat verder op volgende pagina

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

41

Nationale

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

wetgeving

Volgens vaste jurisprudentie is het privaatrechtelijk handelen van de overheid ook vatbaar voor toet-

(vervolg)

sing aan de publiekrechtelijke algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Het betreft met name de volgende beginselen: 

Het gelijkheidsbeginsel: de gemeente moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals neergelegd in artikel 1 van de Grondwet.



Het motiveringsbeginsel: de gemeente moet haar besluiten goed motiveren: de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn.



Het zorgvuldigheidsbeginsel: de gemeente moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen.



Het vertrouwensbeginsel: wie op goede gronden erop mag vertrouwen dat de gemeente een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op.

Lokaal

Relevante lokale regelingen en besluiten:

beleid



Het actuele bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB;



De actuele budgethouderregeling van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB;



De actuele Financiële Verordening van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB;



Standaardverwerkersovereenkomst (Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe).

Tabel 8: Juridisch kader

Let op! Als een van bovenstaande wetten of regels veranderen, volgen we de meest recente vastgestelde versie.

INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027

42