RV2023-107-Bijlage-Inkoop-en-aanbestedingsbeleid-2024-2027.pdf
Tekst van het document
Inkoop en aanbestedings beleid 2024-2027
INHOUDSOPGAVE Managementsamenvatting
5
Inleiding
7
1
Veelgestelde vragen
9
1.1
Wanneer is het inkoop?
9
1.2
Wat is ons doel bij inkopen en aanbesteden?
9
1.3
Hoe kiezen we de beste aanbieding?
9
1.3.1
Beste prijs-kwaliteit verhouding
9
1.3.2
Laagste prijs
10
1.3.3
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (levenscycluskosten)
10
1.4
Wat is een werk, levering of dienst?
11
1.5
Wat is een drempel?
11
1.6
Bij wie moet ik zijn met mijn inkoopvraag?
12
1.7
Bij wie moet ik zijn met mijn inhuurvraag?
12
1.8
Welke rollen zijn er bij het voorbereiden en uitvoeren van een aanbesteding?
13
1.9
Welke rollen zijn er bij het contractbeheer en -management?
13
1.10
Wat is het verschil tussen een opdrachtbrief, contract en overeenkomst?
14
1.11
Welke voorwaarden zijn van toepassing?
14
2
Inkopen: de basis
15
2.1
Wet- en regelgeving
15
2.2
Weet wat je koopt
15
2.2.1
Wat is mijn inkoopbehoefte?
15
2.2.2
Wie is mijn opdrachtgever?
16
2.2.2
Weet ik wat het gaat kosten?
16
2.2.3
Wat is mijn budget?
17
2.2.4
Bestaat er al een contract?
17
2.2.5
Welke procedure kies ik?
17
2.2.6
Wie moeten er betrokken worden bij voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding?
17
2.2.7
Wie stuurt op afspraken uit het contract na de aanbesteding?
18
2.3
Het digitale inkoopstartformulier (isf)
18
2.3.1
Wat is het inkoopstartformulier?
18
2.3.2
Wie mag/moet dit formulier gebruiken?
19
2.3.3.
Wanneer moet ik een startformulier invullen?
19
2.3.4
Hoe werkt het?
19
2.3.5
Hoe verder?
19
2.4
Hoe zorg ik voor een goede dossieropbouw?
19
3
Wat zijn de drempelbedragen?
21
3.1
Hoeveel offertes vraag ik aan bij een dienst of levering?
21
3.2
Hoeveel offertes vraag ik aan bij een werk?
21
3.3
Eu-drempelbedragen
21
3.4
Sociale en specifieke diensten
21
3.5
Concessies
22
3.6
Overige
22
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
2
4
Rekening houden met mens en klimaat
4.1
Milieu en biodiversiteit
23 23
4.2
Klimaat
24
4.3
Circulariteit (incl. Biobased)
24
4.4
Ketenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden)
24
4.5
Social return
25
4.6
Diversiteit en inclusie
25
4.7
En verder?
25
4.8
Lokaal/regionaal bedrijfsleven
26
4.9
Stapeling van (te veel) beleidsdoelen voorkomen
26
5
Welke regels zijn er nog meer?
28
5.1
Integer zijn
28
5.2
Criminele activiteiten: Wet Bibob
28
5.3
Toegankelijkheid voor mensen met een beperking
29
5.4
Algemene verordening gegevensbescherming (avg) en privacy
29
5.5
Informatiebeveiliging
30
5.6
Wet open overheid (Woo)
30
6
Wat houdt de aanbestedingswet in?
31
6.1
Begrippen
31
6.1.1
Transparantie
31
6.1.2
Objectiviteit
31
6.1.3
Non-discriminatie
31
6.1.4
Proportionaliteit
31
6.2
Zorgvuldigheid
31
7
(Quasi) inbesteden en horizontale samenwerking
33
7.1
Regels (quasi) inbesteden
33
7.2
Publiek-publieke of horizontale samenwerking
33
8
Klachten, afwijken, beleid partners en evaluatie
34
8.1
Klachten
34
8.2
Beleidsafwijkingen
34
8.3
Beleid van de partners
35
8.4
Informatie en evaluatie
35
9
Contractbeheer en contractmanagement
36
9.1
Nut en noodzaak
36
9.2
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
36
9.3
Contractregistratie en -beheer
37
9.3.1
Registratie contract
37
9.3.2
Bewaken en signaleren
37
9.3.3
Wijzigen bestaand contract
37
9.3.4
Rapportage
37
9.4
Contractmanagement
37
9.4.1
Inrichten contractmanagement
38
9.4.2
Monitoren prestaties contract
38
9.4.3
Overleggen, rapporteren en bijsturen contract
38
9.4.4
Wijzigen, verlengen of beëindigen contract
39
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
3
Bijlage 1: risicoverdeling
40
Aanbestedingsreglementen
40
Inkoopvoorwaarden
40
Verwerkersovereenkomst
40
(Keten)aansprakelijkheid niet betaalde loonheffingen
40
Bijlage 2: juridisch kader
41
Europese regelgeving
41
Nationale wetgeving
41
Lokaal beleid
42
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
4
MANAGEMENTSAMENVATTING
Voor gemeenten is het van groot belang om goed in te kopen en aan te besteden. Belastinggeld moet doeltreffend, doelmatig en rechtmatig worden besteed. Zonder goede contracten af te sluiten met geschikte leveranciers, dienstverleners en aannemers kunnen beoogde maatschappelijke effecten niet worden bereikt. Ondernemers zijn nodig om voor onze inwoners op het juiste moment het juiste te doen. Goed inkopen en aanbesteden is niet eenvoudig. Er is sprake van een steeds fijnmaziger juridisch kader en markten waar schaarste meer regel dan uitzondering lijkt te worden. Ook de inkoopbehoefte verandert. Zo is ICT steeds meer verweven in alle inkopen. De wens om maatschappelijk verantwoord in te kopen is vanzelfsprekend geworden, net als goede afspraken over privacy. Al even vanzelfsprekend blijven ook scherpe prijsafspraken van belang. Immers: als eerlijke mededinging ervoor zorgt dat een goede prijs wordt betaald, dan draagt dit bij aan de financiële positie van de gemeenten. Tot slot zijn gemeenten van nature organisaties die een zeer breed palet aan inkopen doen. Van kantoorartikelen en software tot het ontwerp, de realisatie en het onderhoud van een school of gemeentewerf. Van jeugdzorg en leveringen van diensten in het kader van de Wmo tot de herinrichting van een historisch centrum. De grote variatie in aandachtsgebieden maakt dat veel collega’s met inkoop bezig zijn.
Dit maakt de coördinatie uitdagend. Inkoop en aanbesteden is in de eerste plaats dan ook een organisatievraagstuk. Verdere professionalisering is nodig, ook op het gebied van contractbeheer en -management. Het is essentieel dat gemeenten zich blijven richten op het professionaliseren van hun inkoopfunctie, inclusief contractbeheer en contractmanagement. Dit beleid vormt hiervoor een belangrijke bouwsteen. De rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom contracten worden voor het eerst duidelijk beschreven en belegd. Het gaat niet alleen om het ondertekenen van overeenkomsten. Maar ook over het doeltreffend sturen op naleving van gemaakte afspraken met leveranciers, dienstverleners en aannemers. De inkoopfunctie is een ondersteunende functie. Wat het beleid nadrukkelijk niét beoogt is het uitwerken van gemeentelijke doelstellingen zelf: deze moeten voortkomen uit de primaire processen van de organisatie. Doelen van de inzet in het Sociaal Domein, maar bijvoorbeeld ook het onderhoudsniveau in de openbare ruimte, de wijze waarop duurzaamheidsambities worden geoperationaliseerd en het niveau van de facilitaire dienstverlening zijn niet ‘des inkoops’. Via inkoop kunnen deze doelen vervolgens worden gerealiseerd. De inkoopfunctie draagt met name bij aan het hoe, en bepaalt niet het wat. Dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid volgt qua thematiek grotendeels het VNG- model.
Wél is bewust gekozen voor een praktische vertaalslag naar de dagelijkse inkooppraktijk. We maken daarmee optimaal gebruik van het raamwerk dat de VNG biedt om onze rol als professioneel opdrachtgever goed in te vullen. Vanuit het landelijke model focussen we op wat dit betekent voor al die collega’s die in de praktijk met inkoop te maken hebben in Culemborg, Tiel, West Betuwe en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
5
Voor het eerst is gekozen voor een gezamenlijk beleid. Dat doet recht aan de huidige én toekomstige samenwerking. Door de harmonisatieslag wordt het in de toekomst eenvoudiger om zaken uit te wisselen, gezamenlijk aan te besteden of bijvoorbeeld inkoopadviseurs uit te wisselen. Ook hoeven niet vier organisaties voortdurend het wiel uit te vinden, en kan geleerd worden van elkaars ervaringen. Bovenal wordt voorkomen dat lokale en regionale ondernemers geconfronteerd worden met een ‘lappendeken’ van lokale regelingen. Met name voor het mkb is dit van belang. Zoals gezegd is het beleid vooral praktisch van aard. Beoogd is voor elke inkopende collega te schetsen hoe wij als gemeentelijke organisaties inkopen en aanbesteden en waarmee we daarbij rekening hebben te houden. Ondernemers die wensen mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten, mogen er in principe vanuit gaan dat de gemeenten zich in de praktijk overeenkomstig dit beleid gedragen. Belangrijkste nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen. Voordat dit gezamenlijke beleid is ontwikkeld kenden alle vier de organisaties een eigen inkoopbeleid, dat in meer of mindere mate onderling verschillend of vergelijkbaar was. De volgende ontwikkelingen zijn beleidsmatig met name van belang:
1. Meer ruimte voor professionele afweging. Het volstaat vaker om één in plaats van minimaal drie offertes op te vragen (zo was voor leveringen en diensten de drempel € 50.000 exclusief BTW, deze wordt € 70.000). Hiermee wordt meer ruimte geboden voor een professionele afweging tussen de administratieve lasten van een offertetraject en het verwachte resultaat. En er wordt rekening gehouden met inflatie. 2. Lokaal of regionaal inkopen verankerd. Verankerd is dat – waar dat goed mogelijk is, dit blijft maatwerk – lokaal of regionaal wordt ingekocht. Of in ieder geval één of meerdere lokale/regionale ondernemers worden uitgenodigd om mee te dingen. Bij een openbare aanbesteding geldt dat er oog is voor het niet opwerpen van onnodig hoge drempels. 3. Maatschappelijk verantwoord inkopen verbreed, oog voor stapeling van doelen. Er is nadrukkelijk aandacht voor milieu en biodiversiteit, klimaat, circulariteit (incl. biobased), ketenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden), social return en diversiteit en inclusie. Dit is in dit beleid bewust beperkt beschreven of in ieder geval niet dwingend. De belangrijkste reden hiervoor is dat doelen op het gebied van bijvoorbeeld milieu, klimaat, circulariteit niet het beste vanuit de inkoopfunctie gedefinieerd kunnen worden. Dat geldt ook voor het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Deze doelen moeten vanuit het primaire proces binnen de betreffende organisatie komen. Daarnaast geldt dat hier in de eerste plaats ook sprake is van lokale afwegingen, per organisatie, wat minder past bij een gezamenlijk beleidsdocument. Ook moet een beleidsmatige stapeling van doelen worden voorkomen: per inkoop en aanbesteding kunnen ambities botsen of de haalbaarheid onder druk zetten. In dat geval past een afweging op projectniveau beter. 4. Landelijke ontwikkelingen opgenomen. Goed aanbesteden staat ook op de landelijke politieke agenda. Zo heeft het Rijk een programma om in Nederland beter aanbesteden te bevorderen. Een betere bescherming van ondernemers rondom aanbestedingen staat nadrukkelijk op de politieke agenda. In dit licht is in dit beleid onder meer duidelijk voorzien in een klachtenloket aanbesteden. Er is voorzien in het vraagstuk van tenderkostenvergoeding: in sommige situaties kan het redelijk zijn als gemeentelijke organisaties ondernemers een beperkte vergoeding geven voor het doen van een inschrijving.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
6
INLEIDING
Ieder jaar geven wij in de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (hierna te noemen: de organisaties) vele tientallen miljoenen euro’s uit. Denk aan het kopen van dienstauto’s (leveringen) het bouwen van een school, het leggen van een nieuw wegdek (werk). Maar ook aan diensten, zoals onderzoek en zorg in het sociaal domein. Het financieel en maatschappelijk belang is groot. Wij zijn er verantwoordelijk voor om belastinggeld zo goed mogelijk in te zetten voor onze inwoners. Dat inkopen doen we volgens regels, dat wil zeggen: wet- en regelgeving, beleid en interne voorschriften. Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie. Inkoop is het hele proces van iets inkopen. Onder inkoop verstaan wij daarbij: alles waar een externe factuur tegenover staat. Buiten beschouwing blijven: (quasi-) inbestedingsrelaties, subsidierelaties, arbeidsovereenkomsten, declaraties van personeel en andere overdrachten die geen inkoop zijn, zoals te betalen belastingen, sociale premies en aflossingen. Inkopen en aanbesteden zijn nauw aan elkaar verbonden. Aanbesteden is één van de manieren om in te kopen (het in concurrentie op de markt brengen van een opdracht).
Gesproken wordt over “de inkoopfunctie”. Met inkoopfunctie wordt hier bedoeld: alle activiteiten gericht op het tegen betaling, extern verwerven van werken, leveringen en diensten, inclusief contractbeheer en -management. Inkopen wordt vaak verward met aanbesteden. Aanbesteden gaat over een stuk in dit inkoopproces (zie afbeelding hieronder): Aanbesteden is de manier waarop je iets gaat inkopen. Er zijn veel verschillende manieren waarop je kan aanbesteden. Bij alles wat we inkopen moeten we ons aan het afgesproken beleid houden. En bij iedere inkoop moeten we keuzes maken. Bijvoorbeeld met betrekking tot het klimaat? Het inkoopbeleid laat ons nadenken over je keuzes. Het is daarom
INKOPEN
Interne klant
Wat Wat zijn Wat is hebben onze eisen de beste we nodig? & verwach- leveranAanbod tingen? cier? Budget?
Tekenen van contract
Voortraject Specificeren Selecteren Contracteren
Uitvoeren opdracht
Bestellen
Contract management
Bewaken
Evalueren en rapporteren
Leverancier
Nazorg
AANBESTEDEN Afbeelding 1: Het inkoopproces
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
7
van belang voor iedereen die iets inkoopt. En bedrijven en personen die werk voor ons doen, weten daarmee wat ze van ons mogen verwachten. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid staat hoe wij in de organisaties inkopen en wat onze inkoopambities voor de komende jaren zijn. Waar mogelijk en wenselijk wordt er door deze organisaties samengewerkt aan gezamenlijke inkoopdoelstellingen, ook ter voorkoming van een regionale “lappendeken”. Zo wordt de samenwerking optimaal benut en blijven zaken voor onze leveranciers daarmee eenvoudiger. Je kunt daarbij denken aan:
Het realiseren van “goed opdrachtgeverschap”;
Het waarborgen dat de organisaties op een zorgvuldige en verantwoorde wijze omgaan met maatschappelijk geld binnen de gestelde wettelijke kaders, doelmatig en rechtmatig;
Het waarborgen van een integere en professionele uitvoering van het inkoopbeleid;
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding, “waar voor je geld”;
Het continue bijdragen aan de ontwikkelingen en concreet maken van de gemeentelijke doelen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), duurzaamheidsdoelstellingen, innovatie, Social Return on Investment (SROI) en de inclusie-opgave waarbij iedereen, met of zonder beperking, kan meedoen in de samenleving. Iedereen hoort erbij.
Het maximaal in positie brengen van lokale en regionale ondernemers om zo duurzaam en lokaal in te kunnen inkopen;
De organisaties stellen de administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor de ondernemers voorop.
Het inkopen doen deze organisaties allen volgens het decentraal gecoördineerd inkoopmodel. Dat wil zeggen dat de inkopende collega’s met de inkoopbudgetten zich in de vakteams bevinden en actief en gecoördineerd betrokken zijn bij het aanbestedingstraject. Het specificeren van de uit te vragen goederen en diensten en het afstemmen van contract- en leveringsvoorwaarden vindt daarmee plaats in de vakteams. De advisering over en begeleiding van de inkooptrajecten vindt centraal plaats door de inkoopadviseur/inkoopcoördinator. Inkopen worden dus concreet binnen de vastgestelde kaders uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
8
1. VEELGESTELDE VRAGEN
1.1 WANNEER IS HET INKOOP? Krijg je een rekening/ factuur? Dan heb je iets gekocht en is de kans heel groot dat het om inkoop gaat. Soms is er een uitzondering: Krijg je bijvoorbeeld een rekening van één van onze gemeenschappelijke regelingen? Dan heet dat (quasi) inbesteden1. Daar gelden andere regels voor. Zie hoofdstuk 7. Maar ook bijvoorbeeld huur van onroerend goed is géén inkoop. Een subsidie is géén inkoop. Soms is het moeilijk te bepalen of iets een inkoop of subsidie is.
1.2 WAT IS ONS DOEL BIJ INKOPEN EN AANBESTEDEN? We willen krijgen wat het beste past bij de situatie, voor de beste prijs. We willen daarnaast tijd en geld besparen. We willen het inkopen niet moeilijker maken dan nodig is en dit transparant doen. Dit heet doelmatig en doeltreffend inkopen. We denken goed na of wat, hoe en bij wie we inkopen onze inwoners helpt. We houden daarbij ook rekening met de effecten op het klimaat. We moeten ons ook aan wetten en regels houden2. Dit heet rechtmatig inkopen. Burgers en ondernemers moeten vertrouwen hebben dat we gemeenschapsgeld op de goede manier uitgeven. We zijn zakelijk, professioneel en we zijn te vertrouwen.
1.3 HOE KIEZEN WE DE BESTE AANBIEDING? In een aanbesteding vragen wij doorgaans meerdere partijen om een aanbieding te doen voor een opdracht. Wij beschrijven wat we willen en we ontvangen de offertes. Op basis van een gunningscriterium kiezen we vervolgens uit de ontvangen aanbiedingen de beste. Daarbij hebben we keuze uit een aantal mogelijkheden: beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste prijs en laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Uitgangspunt is dat we gunnen op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding. 1.3.1 Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding Bij het bepalen van de beste prijs-kwaliteitverhouding wegen de organisaties als aanbestedende dienst de belangrijke kenmerken voor de opdracht af. Dit houdt in dat ze de prijs vergelijken met verschillende subcriteria. Enkele voorbeelden 1
Een korte uitleg over (quasi) inbesteden staat in hoofdstuk 7.
2
Het algemene juridische kader staat in bijlage 2.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
9
van subcriteria zijn kwaliteit, planning, milieuaspecten en risico. Voor elk van deze criteria wordt van tevoren bepaald hoe zwaar ze wegen. Op basis van deze weging beoordeelt de aanbestedende dienst de offerte. In de basis willen we inkopen met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Kwaliteit is vaak lastig te omschrijven. En het verschilt iedere keer. Kwaliteit bestaat uit veel zaken, zoals:
Gaat het lang genoeg mee?
Is het makkelijk te gebruiken of te begrijpen?
Vraagt het weinig onderhoud?
Heeft de adviseur voldoende ervaring?
Krijg ik een goed onderbouwd document?
Wat doet het product met het klimaat?
Geeft de leverancier goede service en garanties?
Ook de beste prijs-kwaliteit houdt rekening met alle kosten gedurende de gehele levensduur, dus óók na de koop.
Voorbeeld: Je organisatie is bezig om de transitie naar een elektrisch wagenpark te maken. Je koopt een nieuwe bedrijfswagen. Je bespaart daarbij flink op de aanschafkosten. Maar daarna moet je ook het verbonden onderhoudscontract betalen. De kennelijk goede deal kan dan wel eens anders uitpakken.
1.3.2 Laagste prijs Gaat het in een opdracht om het verkrijgen van een duidelijk omschreven kwaliteit tegen de laagste prijs ? In dat geval dienen wij deze kwaliteit vast te leggen in het bestek of de opdrachtbeschrijving, met specifieke en controleerbare minimumvereisten die wij bepalen. Het belangrijkste beoordelingscriterium zal dan de laagste prijs zijn, om te bepalen welke aanbieding het meest geschikt is voor ons. Als er gebruik wordt gemaakt van een gestandaardiseerde en uniforme methode voor het opstellen van het bestek, zoals het RAW-bestek (de standaard bestek systematiek in de Grond-, Weg- en Waterbouw), waarin de gewenste kwaliteit gedetailleerd en duidelijk wordt beschreven, is de keuze voor de laagste prijs het meest logische criterium. De laagste prijs hoeft niet automatisch te leiden tot de laagste kwaliteit. Als wij van tevoren het gewenste kwaliteitsniveau goed hebben vastgesteld, kunnen wij over het algemeen deze voorgeschreven kwaliteit verwachten tegen de laagste prijs. Maar er bestaat geen stimulans voor aanbieders om extra kwaliteit te bieden, aangezien de concurrentie alleen gebaseerd is op de laagste prijs. Eventuele verschillen in kwaliteit tussen de verschillende aanbieders worden daarbij niet duidelijk en overwogen. Dus, let op: als we geen minimale kwaliteitseisen hebben vastgesteld, lopen we aanzienlijk risico op slechte kwaliteit.
1.3.3 Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (levenscycluskosten) Het is mogelijk om op basis van laagste kosten een opdracht te gunnen. Het gaat om laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten. De levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst, levering of werk zoals:
kosten gedragen door de aanbestedende dienst of andere gebruikers in verband met de verwerving, de interne kosten (bijvoorbeeld voor benodigde research), de ontwikkeling, de productie, het vervoer, het onderhoud, het verbruik en de verwijdering of het hergebruik.
kosten toegerekend aan externe milieueffecten, zoals verontreiniging veroorzaakt door de winning van de in het product verwerkte grondstoffen, door het product zelf of bij de productie ervan, mits deze in geld uitgedrukt en gecontroleerd kunnen worden.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
10
Let op! Kies je voor het gunningscriterium ‘Laagste prijs” of het gunningscriterium “Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit”? Je motiveert dan waarom dit gunningscriterium wordt gebruikt en waarom er niet gegund wordt op basis van het gunningscriterium ‘Beste Prijs Kwaliteit Verhouding’.
1.4 WAT IS EEN WERK, LEVERING OF DIENST? Werken gaan om alle bouwkundige of civieltechnische werken. Denk aan de bouw van een brug, schoolgebouw of de aanleg van een weg of riool. Leveringen gaan om de koop, huur, lease of huurkoop van producten. Het gaat dus om dingen die je kunt ‘aanraken’. Denk aaan: wc-papier, multifunctionals, software, tegels, pennen, bankjes of schommels. Diensten is alles dat niet onder werken of leveringen valt. Denk aan de inhuur van personeel of een rapport van een adviesbureau. Maar ook klein onderhoud of software ondersteuning.
Soms bestaat een opdracht uit een combinatie van werken, diensten en/ of leveringen. Dat maakt het kiezen van het juiste type opdracht lastiger. Neem in zo’n situatie contact op met je inkoopadviseur die jou hierbij kan adviseren. Dan bestaan er nog sociale en andere specifieke diensten. Dit is een bijzondere groep diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten als onderwijs, gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening. De spelregels zijn daar net wat anders (soepeler).
Tip! Denk je dat je met een sociale of specifieke dienst te maken hebt? Of twijfel je of iets een werk, dienst of levering is? Neem dan altijd contact op met de inkoopadviseur of inkoopcoördinator.
1.5 WAT IS EEN DREMPEL? De Aanbestedingswet 2012, en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid kennen financiële drempels. We moeten alle verwachte kosten van een opdracht vooraf goed berekenen. Komen de kosten boven een bepaalde drempel uit? Dan moet je ook op een verplichte manier gaan inkopen. De manier waarop je inkoopt heet een aanbestedingsprocedure. De drempels voor werken, diensten en leveringen en specifieke diensten verschillen van elkaar. De drempel van werken ligt bijvoorbeeld veel hoger dan van diensten. Het gebruik van het juiste type opdracht, levering, dienst of werk, is belangrijk. Gebruik je een drempel van een werk terwijl je een dienst koopt ? Dan zijn de drempels die je gebruikt veel te ruim en hou je je niet aan de wet of het beleid. Gebruik je drempels voor een dienst terwijl je een werk koopt? Dan zorg je voor heel veel (onnodig) werk voor jezelf en de aannemers aan wie je een offerte vraagt. Dat heet weer disproportioneel (het één staat niet in goede verhouding tot het ander).
Extra informatie: Wil je weten wat de drempels per procedure precies zijn? Kijk dan in hoofdstuk 3.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
11
1.6 BIJ WIE MOET IK ZIJN MET MIJN INKOOPVRAAG? Je koopt als vakteam kleinere zaken vaak zelf in. Soms is het plezierig om even te kunnen overleggen met de inkoopadviseur. Bijvoorbeeld bij het kiezen van de juiste procedure en het ramen van de opdrachtwaarde. Vraag daarom gerust advies aan de inkoopadviseur/ inkoopcoördinator. Deze denkt graag mee. De inkoopcoördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie op gebied van inkoop en aanbestedingen en voor de doorontwikkeling van de inkoopfunctie. Aanbestedingen onder de enkelvoudig onderhandse drempel mag je zelf uitvoeren zonder tussenkomst van Team Inkoop na goedkeuring van de Opdrachtgever (conform mandaatbesluit/ budgethoudersregeling). Je legt e.e.a. wel vast boven een bepaalde geraamde opdrachtwaarde in het (digitale) inkoopstartformulier! Op jouw verzoek en rekening houdend met tijdige aanmelding biedt Team Inkoop ondersteuning bij de uitvoering.
Tip! Wist je dat er standaard sjablonen beschikbaar zijn in het inkoopportaal die je kunt gebruiken bij de uitvoering van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen?
Aanbestedingen boven de enkelvoudig onderhandse drempel dien je aan te melden bij Team Inkoop middels het (digitale) inkoopstartformulier. Na het indienen van het startformulier en goedkeuring door de Opdrachtgever neemt Team Inkoop contact met je op om samen met jou een aanbesteding op te starten. Voor opdrachten boven de Nationale en EU-drempels en bij aanbestedingsrechtelijke vraagstukken huren wij soms specialisten in. Vaak zijn dit inkoopspecialisten/ aanbestedingsjuristen van de GR Regio Rivierenland of een extern inkoopadviesbureau.
Tip! Vergeet niet dat ook voor het inhuren van externe inkoopbureaus (m.u.v. Team Inkoop Regio Rivierenland) ook onze inkoopregels gelden.
1.7 BIJ WIE MOET IK ZIJN MET MIJN INHUURVRAAG? Ook bij het inschakelen van externe capaciteit is er sprake van een inkoop. Als medewerkers worden ingezet via een uitzend- of detacheringsbureau is er sprake van externe inhuur. Ook bij de inzet van een ZZP’er is er vaak sprake van externe inhuur. De facturatie vindt dan in de regel plaats op basis van gewerkte uren, en de inhuurkrachten staan onder leiding en toezicht van de eigen organisatie en in het geval van ZZP’ers is er sprake van een aanwijzingsbevoegdheid. Voor deze inkopen is binnen de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe de Inhuurdesk ingericht. Deze collega’s zijn de inhuurspecialisten en ondersteunen je graag bij je (aan)vragen op gebied van uitzendkrachten, detacheringskrachten en ZZP’ers. Naast het uitzetten van je aanvraag zorgen zij ook voor de juiste dossiervorming (inclusief het inkoopdossier) en het bijbehorende contract. Wil je personeel inhuren en heb je daartoe mandaat en budget? Dan doe je dit altijd via de Inhuurdesk van de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Zij zijn te bereiken op inhuurdesk@bvowb.nl.
Tip! Soms is het lastig om te bepalen of iets een inhuur betreft of een adviesdienst. Weet je niet zeker of iets een inhuur betreft of een inkoop? Raadpleeg dan de checklist op JIP of neem contact op met je inkoopcoördinator, inkoopadviseur of de Inhuurdesk.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
12
1.8 WELKE ROLLEN ZIJN ER BIJ HET VOORBEREIDEN EN UITVOEREN VAN EEN AANBESTEDING? Voor het voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingen zijn er drie (de)centrale inkooprollen aanwezig binnen de organisaties, te weten: Opdrachtgever, Materiedeskundige en Inkoper. In het kort komen deze rollen neer op het volgende:
Inkoper: is verantwoordelijk voor begeleiding en realisatie van aanbestedingen. Levert daarnaast (eerstelijns) advies bij (complexere) inkoopvraagstukken. De inkoper is verantwoordelijk voor inbreng van inkoop technische en juridische kennis tijdens een aanbesteding.
Materiedeskundige: is verantwoordelijk voor inbreng van vakinhoudelijke kennis en bepaalt eisen en wensen. De invulling van deze rol komt vanuit de vakteams.
Opdrachtgever: (conform mandaatbesluit/budgethoudersregeling) die beslist of, wat, waaraan en wanneer geld wordt uitgegeven met inachtneming van een inkoopadvies over de wijze waarop dat gebeurt (hoe).
Bovenstaande rollen hebben ook een directe verbinding met de rollen tijdens de uitvoering/realisatie van de opdracht. Zo is een opdrachtgever vaak ook een contracteigenaar en een materiedeskundige vaak een contractmanager. Ze zorgen voor een goede overdracht van de aanbestedingsfase naar de implementatie en beheerfase (en kan er beter worden gestuurd op de nakoming van de gemaakte afspraken uit het contract). Indien er sprake is van complexere aanbestedingen, kan het projectteam uitgebreid worden met optionele rollen. Te denken valt aan rollen als:
Beleidsmedewerkers: bijvoorbeeld op gebied van social return, duurzaamheid, integriteit, informatieveiligheid & privacy of de strategische programma’s
Adviseurs: bijvoorbeeld op gebied van juridische zaken, ICT, financiën, fiscaliteit, personeel, subsidies en/of communicatie
Gebruikers: dit kunnen zowel inwoners zijn als interne gebruikers
Overige: bijvoorbeeld medezeggenschapscommissie, budgetbeheerders, administratieve ondersteuning, bestellers, externe accountant.
1.9 WELKE ROLLEN ZIJN ER BIJ HET CONTRACTBEHEER EN -MANAGEMENT? Voor een goede uitvoering van contractbeheer en contractmanagement zijn er vier (de)centrale inkooprollen aanwezig binnen de organisaties, te weten: Contracteigenaar (opdrachtgever), Contractmanager (materiedeskundige/projectleider), Contractgebruiker en Contractbeheerder. Deze rollen hebben een verbinding met functionarissen uit het financiële systeem zoals budgethouder en budgetbeheerder. Een contracteigenaar is vaak ook budgethouder. Een materiedeskundige is vaak ook budgetbeheerder. Beiden zijn belast met de realisering van doelstellingen, prestaties en resultaten voor de aan hen toegewezen budgetten.
Extra informatie: De rollen inclusief bijbehorende taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijze(n) tijdens beheerfase zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk 9.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
13
1.10 WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN EEN OPDRACHTBRIEF, CONTRACT EN OVEREENKOMST? Met een overeenkomst en opdrachtbrief bedoelen we hetzelfde. Een overeenkomst wordt ook vaak een contract genoemd. Toch zijn contracten/overeenkomsten niet helemaal hetzelfde als een gunnings- of opdrachtbrief. Het verschil is dat wij de opdrachtbrief tekenen. Dat heet ‘eenzijdig’ tekenen. De overeenkomst/ het contract ondertekenen alle partijen. Contracten zijn vaak ook uitgebreider en gebruiken we voor ingewikkeldere inkopen of en/of inkopen met grotere bedragen.
1.11 WELKE VOORWAARDEN ZIJN VAN TOEPASSING? We hebben verschillende algemene inkoopvoorwaarden. Voor leveringen en diensten gebruiken we in de basis het VNG AIV (VNG model algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten). Soms gelden er andere voorwaarden, zoals de DNR (ingenieur/architecten), GIBIT (voor de IT sector). Bij werken gebruiken we vaak het UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden). Deze worden allemaal regelmatig aangepast. De technische aanpassing van deze voorwaarden voeren we direct door in onze processen. Accepteer nooit zomaar algemene voorwaarden van derden. Stuur de algemene inkoopvoorwaarden mee met je offertevraag/ aanbesteding. Je mag alleen (delen van) de geldende inkoopvoorwaarden aanpassen na positief advies van team juridische zaken én in overleg met je inkoopcoördinator. Hetzelfde geldt als je voorwaarden van een leverancier wil gebruiken. Daarnaast hebben we ook factuurvoorwaarden. Die stuur je mee, zodat een leverancier weet hoe wij een factuur willen ontvangen.
Tip! Weet je niet welke voorwaarden van toepassing zijn? Neem contact op met de inkoopadviseur of inkoop coördinator.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
14
2. INKOPEN: DE BASIS
Je wilt iets gaan inkopen. Waar begin je dan? Hieronder vind je de basis waar je rekening mee moet houden.
2.1 WET- EN REGELGEVING Het begint met wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. Daar moeten we ons altijd aan houden.
Extra informatie: Meer uitleg over de Aanbestedingswet en de uitgangspunten vind je in hoofdstuk 6.
2.2 WEET WAT JE KOOPT Belangrijke dingen om jezelf af te vragen voordat je gaat inkopen zijn:
Wat is mijn inkoopbehoefte?
Wie is mijn opdrachtgever?
Weet ik wat het gaat kosten?
Wat is mijn budget?
Bestaat er al een contract?
Welke procedure kies ik?
Wie moeten er betrokken worden bij de aanbesteding?
Wie stuurt er op afspraken uit het contract?
Zoek dat van te voren uit voordat je een procedure begint en betrek een collega bij de inkoop die inhoudelijke kennis heeft van je wens. Hieronder hebben we deze vragen verder uitgewerkt: 2.2.1 Wat is mijn inkoopbehoefte? Bepaal je inkoopbehoefte door onderstaande vragen te beantwoorden:
Wie heeft er een inkoopbehoefte (organisaties, vakteams)?
Wat wil je hebben? Waarom?
Wil ik kopen of kan ik zelf maken? (make or buy)
Wat heb ik precies daarvoor nodig?
Welke werkzaamheden en/of op te leveren resultaten zit er wel/niet binnen de scope van de opdracht?
Welke werkzaamheden en/of op te leveren resultaten zijn optioneel?
Is het een levering, dienst of werk?
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
15
Zijn er raakvlakken met andere projecten/processen?
Wie kan het leveren? (zijn er marktpartijen die het kunnen?) Ken ik de markt voldoende?
Tip! De markt kan meehelpen om de oplossing voor je inkoopbehoefte te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktpartijen en prijzen. Je kunt de markt inschakelen in het voortraject bij het opstellen van de eisen en wensen, bijvoorbeeld door het inschakelen van een adviseur of door het houden van een marktconsultatie.
Je inkoopbehoefte beschrijf je en leg je uiteindelijk vast in de vorm van eisen en wensen. Dit noemen we een Programma van Eisen (ook wel bestek, werkomschrijving, conformiteitenlijst, programma van eisen en wensen genoemd). Het Programma van Eisen (PvE) is onderdeel van de aanbestedingsstukken. Het PvE bevat ook de verdere informatie die relevant is voor leveranciers om een goede offerte samen te stellen. Het PvE blijft van belang na gunning van de opdracht en wordt onderdeel van de overeenkomst.
Let op! Bij ICT-aanbestedingen hanteer je het standaard Programma van Eisen ICT. Hierin zijn alle belangrijke technische ICT-eisen, maar ook eisen vanuit o.a. de BIO, AVG en WCAG (digitale toegankelijkheid) al vastgelegd. Ga je ICT inkopen? Neem dan contact op met de informatiemanager (BWB) van jouw domein. Deze adviseert je verder.
2.2.2 Wie is mijn opdrachtgever? De opdrachtgever heeft de bevoegdheid om in te kopen. Bedenk voor je een aanbesteding start, waarom je die gaat doen. Is er een behoefte? Van wie komt die vraag of behoefte? Mogen zij jou vragen iets te inkopen (mandaat)? Moet je het niet breder bekijken? Ligt er besluitvorming onder? Is hier geld voor gereserveerd? Zijn de stakeholders geraadpleegd? Voor welk probleem is dit een oplossing? 2.2.2 Weet ik wat het gaat kosten? Het is belangrijk dat je vooraf zorgvuldig in kaart brengt wat de opdrachtwaarde is van wat je wil inkopen. Of makkelijker gezegd: wat je (ongeveer) moet gaan uitgeven. Dit heet een raming. Deze raming bepaalt welke aanbestedingsprocedure je moet gaan volgen. De raming maak je objectief en zorgvuldig. De raming is ook belangrijk om beslissingen op te baseren en budget te reserveren. In een goede raming staat duidelijk wat je hebt meegerekend en wat je niet hebt meegenomen en waar je aannames maakt. Bij kleine inkopen is een raming heel beperkt en maak je deze meestal zelf, bij enkelvoudige onderhandse inkopen volstaat vaak de offerte. Bij grotere projecten is de raming dan soms weer heel complex. Soms wordt gevraagd aan een externe partij om de raming voor ons te maken.
In de raming moeten ook meegenomen zijn de eventuele verlengingen, alle opties en verbonden kosten zoals bijvoorbeeld licentiekosten, mogelijke kosten voor (externe) inkoopondersteuning en bijvoorbeeld een tenderkostenvergoeding.
Tip! Tenderkosten zijn kosten die een ondernemer moet maken om een inschrijving te kunnen doen en daarmee in aanmerking te komen voor een overheidsopdracht. Sommige aanbestedingen brengen relatief veel kosten en/ of inspanning met zich mee voor ondernemers. Overleg over de noodzaak of wenselijkheid van het opnemen van een tenderkosten-vergoeding in de aanbesteding met de inkoopcoördinator of inkoopadviseur.
Ook dien je rekening te houden met een passende post ‘onvoorzien’. Een raming maak je dus op over alle potentiële kosten over de gehele looptijd van de overeenkomst. INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
16
Let op! Merk je dat de opdracht meer gaat kosten dan je hebt geraamd en/ of loop je het risico een financiële drempel te passeren? Neem dan direct contact op met de budgethouder, je financieel adviseur én de inkoopcoördinator.
2.2.3 Wat is mijn budget? We kopen niet in als er geen geld (gereserveerd) is. We mogen het geld ook niet anders uitgeven dan waar het voor bedoeld is. Weet je niet zeker of er voldoende geld gereserveerd is? Bespreek dit altijd met je budgethouder. Is er geen budget? Dan kun je niet beginnen met inkopen/aanbesteden. In alle gevallen moet de budget-/mandaathouder akkoord zijn met de inkoop en met de marktbenadering voorafgaande aan de inkoop.
Extra informatie: Meer info vind je in de budgethouderregeling, het algemeen bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister op intranet.
2.2.4 Bestaat er al een contract? Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van bestaande contracten bij het uitvoeren van de opdracht zodat geen aanbesteding gestart hoeft te worden. Vaak ook mag er niet worden ingekocht buiten een bestaand contract om. Je bent dan gehouden om als iets binnen het contract valt het ook bij de contractant in te kopen. Voordat er een inkooptraject gestart wordt dient gecontroleerd te worden of er een contract (of andere bindende afspraken) met een Ondernemer aanwezig is, of dat er nog bestaande contracten zijn die (tijdig) opgezegd moeten worden. De wijze van beëindiging staat veelal vermeld in het contract zelf of in de bijlagen.
Tip! Veelal wordt een opzegtermijn voor het beëindigen van een bestaand contract(en) gehanteerd door leverancier. Zorg er daarom voor dat je tijdig en correct de contract(en) beëindigd.
Uitgangspunt is dat er geen nieuw contract wordt aangegaan als er al een huidig contract is die in de inkoopbehoefte voorziet. 2.2.5 Welke procedure kies ik? De inkoopprocedure is afhankelijk van de geraamde opdrachtwaarde en de drempelwaarde. Boven de enkelvoudig onderhandse drempel ben je verplicht om meerdere Ondernemers uit te nodigen voor het indienen van een inschrijving of ben je verplicht de uitvraag te publiceren. Bij opdrachten onder de enkelvoudig onderhandse drempel mag je meerdere Ondernemers uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte, dit is niet verplicht.
Extra informatie: Wil je weten wat de drempels per procedure precies zijn? Kijk dan in hoofdstuk 3.
2.2.6 Wie moeten er betrokken worden bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding? Ben je van plan om een aanbesteding te starten? Veel van het uiteindelijke succes hangt af van de samenstelling van het projectteam en de samenwerking tussen de medewerkers en de vakteams. Belangrijk is om vooraf de volgende vragen te beantwoorden:
Is er voldoende vakinhoudelijke kennis en deskundigheid beschikbaar om invulling te geven aan de rollen in het projectteam?
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
17
Is er voldoende capaciteit (incl. vervanging) beschikbaar om invulling te geven aan de rollen in het projectteam?
Is er externe vakinhoudelijke ondersteuning nodig voor de aanbesteding?
Zijn er buiten het projectteam nog meer stakeholders (groep of individu) van belang?
Wie is de implementatieverantwoordelijke van de beoogde overeenkomst?
Tip! Bepaal vooraf welke medewerkers en vakteams betrokken moeten worden zodat er voldoende vakinhoudelijke kennis, deskundigheid en capaciteit beschikbaar is voor de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding, implementatie en beheer. Meer over de rollen tijdens de (voorbereiding van de) aanbesteding lees je in hoofdstuk 1.
2.2.7 Wie stuurt op afspraken uit het contract na de aanbesteding? Wie gaat er controleren of de leverancier ook echt levert? En of dit op tijd gebeurt? Of het ook voldoet aan onze wensen? Is het meerwerk terecht? Zijn er stelposten aangesproken? Wie evalueert het resultaat? Moet het de volgende keer anders en wat moet er dan anders? Om te zorgen dat we dit soort vragen kunnen beantwoorden, wijst de contracteigenaar (het teamhoofd/afdelingshoofd/ teamleider van de afdeling/team waar het contract betrekking op heeft) één of meerdere personen aan voor de (inhoudelijke en/ of proces) verantwoordelijkheid over (een deel van) het contract. Wij noemen dit de contractmanager. Deze is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor:
Het afsluiten, beoordelen en opstellen van het contract;
het onderhandelen over zaken in het contract;
het beoordelen van beslissingen binnen het contract;
het doen van marktonderzoek;
het aanleveren van het contract bij de contractbeheerder;
het bewaken van de afspraken en producten uit het contract.
Bij sommige contracten is degene die inkoopt ook de contractmanager. Het belang van contractmanagement verschilt per contract en type aanbieder. Bij inkopen met een gering belang is er vaak nauwelijks contractmanagement nodig. Bij complexe contracten is er iemand nodig die op het contract stuurt, soms zijn er zelfs meerdere contractmanagers nodig. Eindverantwoordelijk blijft de contracteigenaar. In de komende jaren willen we toewerken naar een classificatie van contracten. Wij hebben een vaste contractbeheerder. Deze helpt de contractmanagers met het beheren van de stukken, het bewaken van deadlines en het maken van managementrapportages. Zorg dat je inkoopdossiers altijd daar volledig en tijdig aanlevert.
Extra informatie: Meer over contractbeheer en contractmanagement lees je in hoofdstuk 9.
2.3 HET DIGITALE INKOOPSTARTFORMULIER (ISF) 2.3.1 Wat is het inkoopstartformulier? Het startformulier is bedoeld als hulpmiddel. Door het formulier in te vullen loop je langs aspecten die bij een voorbereiding van een aanbesteding van belang zijn. Het startformulier heeft als voordeel dat een deel van het denkwerk al voor je is gedaan. Het helpt je verder om de juiste afweging te maken welke inkoopprocedure je onder andere moet doorlopen, waarbij ook nog eens wordt voldaan aan de spelregels. Tot slot is het inkoopstartformulier het signaal voor de contract-
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
18
beheerder dat er een nieuw inkoopdossier aangemaakt moet worden in het centrale contractsysteem. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker en rechtmatiger. 2.3.2 Wie mag/moet dit formulier gebruiken? Medewerkers van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. 2.3.3. Wanneer moet ik een startformulier invullen? Bij aanbestedingen vanaf een bepaalde geraamde opdrachtwaarde is het verplicht een startformulier in te vullen. Zonder het ingevulde en goedgekeurde startformulier mag je de aanbesteding NIET starten. Onder de hieronder vermelde opdrachtwaarde mag een startformulier ingevuld worden. De volgende waarde/raming per organisatie is van toepassing:
Organisatie
Raming (excl. BTW)
Gemeente Culemborg
> € 5.000
Gemeente Tiel
> € 5.000
Gemeente West Betuwe
> € 50.000
Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe
> € 70.000
Tabel 1: Raming opdrachtwaarde startformulier 2.3.4 Hoe werkt het? Vul het formulier zoveel mogelijk in. Bij de meeste vragen is een hulptekst beschikbaar. Je kan het formulier tussentijds opslaan en op een later moment verder invullen. Als alles is ingevuld kun je het formulier versturen. Je krijgt een kopie in je mailbox. Tevens start een workflow waarbij het formulier door verschillende mensen wordt bekeken en goed- of wordt afgekeurd. Via de mail word je op de hoogte gehouden van de voortgang van de workflow. Je ontvangt een mail als het startformulier de hele route heeft doorlopen. Sla deze mail op in het inkoopdossier. Ben je de Opdrachtgever voor dit inkooptraject? Dan ontvang je in je mailbox een uitnodiging voor goedkeuring van het startformulier. Lees en beoordeel het startformulier. Belangrijk is dat er voldoende middelen (mensen, geld, tijd) beschikbaar zijn voor het inkooptraject, alvorens je de goedkeuringsbeslissing toevoegt.
Extra informatie: In het digitale inkoopstartformulier moet je ook rekening houden met de inkoopdrempels (zie hoofdstuk 3.) en met Mens en Klimaat (zie hoofdstuk 4.)
2.3.5 Hoe verder? Nadat het startformulier is goedgekeurd krijg je instructie hoe je eventueel zelf een opdracht kan verstrekken of neemt de inkoopadviseur contact met je op om samen met jou het inkoopproces op te starten.
2.4 HOE ZORG IK VOOR EEN GOEDE DOSSIEROPBOUW? We moeten laten zien dat we op de juiste manier doelmatig en rechtmatig hebben ingekocht. Daarom is je inkoop dossier ontzettend belangrijk. Met een goed inkoopdossier laten we zien dat we de goede stappen hebben doorlopen. Ook is het belangrijk voor goed contractmanagement. Alle formele stukken van de aanbesteding moeten zorgvuldig bewaard worden. Van je inkoopstartformulier tot en met de aanbestedingsstukken zoals je offerteaanvraag, offerte, opdracht en contract. Doe dit al tijdens het aanbestedingstraject. Achteraf het inkoopdossier reconstrueren kost veel meer tijd! Maak daarbij gebruik van het digitale inkoopstartformulier. Hierbij ondersteunen onze contractbeheerders ook.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
19
Zij uploaden de informatie die jij aanlevert voor ons systeem en houden belangrijke mijlpalen bij, zoals bijvoorbeeld een eventuele verlengingsoptie. Enkelvoudig
Meervoudig
Nationaal/ EU
Inkoopstartformulier (ISF)
g
g
g
Raming
g
g
g
g
g
Plan van Aanpak (Voor)Aankondiging / Publicatie aanbesteding Programma van eisen/bestek/werkomschrijving (eventueel opgenomen in offerteaanvraag) Selectieleidraad / Offerteaanvraag/ Inschrijvingsleidraad (incl. bijlagen)
g
g
g
g
g
g
g
g
g
Nota’s van inlichtingen Verzoek tot deelname aanbesteding
g
g
g
Aanmeldingen / Offertes/ Inschrijvingen
g
g
g
Beoordelingen
g
g
g
Proces verbaal van opdrachtverlening
g
g
Voornemen tot selectie / gunnen / afwijzen
g
g
Gunnings- en afwijzingsbrieven
g
g
Aankondiging van opdracht Overeenkomst / Opdrachtbrief / Opdrachtbon Relevante correspondentie tijdens de aanbesteding (alle externe e-mails, verslagen, bewijsmiddelen, etc.)
g
g
g
g
g
g
g
Tabel 2: Inhoud van het dossier Legenda:
g
Verplicht
g
Optioneel (indien van toepassing)
Tip! Voorzie de documenten van een logische en duidelijke bestandsnaam. Wanneer documenten bij elkaar horen, geef dit dan aan in de bestandsnaam. Bijvoorbeeld door het toevoegen van een cijfer of letter. Een goed aansluitende bestandsnaam komt de voortgang van de registratie ten goede.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
20
3. WAT ZIJN DE DREMPELBEDRAGEN?
De drempelbedragen voor werken, leveringen/diensten en sociale en andere specifieke diensten verschillen. In de tabellen hieronder staan de belangrijkste drempels.
3.1 HOEVEEL OFFERTES VRAAG IK AAN BIJ EEN DIENST OF LEVERING? Raming (excl. BTW)
Manier
Aantal offertes
€ 1 tot € 70.000
Enkelvoudig onderhands
1
€ 70.000 tot EU-drempel (€ 215.000)
Meervoudig onderhands
3-5
> EU-drempel
Europees
Tabel 3: Aantal offertes aan te vragen bij inkoop van dienst of levering
3.2 HOEVEEL OFFERTES VRAAG IK AAN BIJ EEN WERK? Raming (excl. BTW)
Manier
Aantal offertes
€ 1 tot € 150.000
Enkelvoudig onderhands
1
€ 150.000 tot € 3.000.000
Meervoudig onderhands
3-5
€ 3.000.000 tot EU-drempel (€ 5.382.000)
Nationaal
> EU-drempel
Europees
Tabel 4: Aantal offertes aan te vragen bij inkoop van een werk
3.3 EU-DREMPELBEDRAGEN De Europese drempelbedragen worden periodiek geactualiseerd door de Europese Commissie. Geactualiseerde bedragen worden geacht onderdeel van dit beleid te zijn.
3.4 SOCIALE EN SPECIFIEKE DIENSTEN Voor een aantal zogenaamde ‘sociale en specifieke diensten’, die in de Europese richtlijn specifiek als zodanig zijn aangemerkt, geldt een verlicht (Europees) aanbestedingsregime omdat wordt aangenomen dat er niet snel sprake is van
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
21
een grensoverschrijdend belang. Boven de Europese drempel van € 750.000 excl. btw geldt een verlicht Europees aanbestedingsregime. Daaronder wordt gekozen voor meervoudig onderhandse aanbesteding, tenzij er sprake is van een afwijking en een enkelvoudige onderhandse aanbesteding.
3.5 CONCESSIES Voor concessieovereenkomsten gelden weer afwijkende drempelbedragen. Als deze niet Europees hoeven te worden aanbesteed wordt per geval de passende inkoopprocedure aangewezen.
3.6 OVERIGE In uitzonderingsgevallen kan worden afgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog) en innovatieve aanbestedingsvormen (bestuurlijk aanbesteden).
Let op! Heb je reden om te willen afwijken van het beleid? Neem dan eerst contact op met de inkoopadviseur of inkoopcoördinator. Deze adviseert je verder. Zie ook hoofdstuk 8.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
22
4. REKENING HOUDEN MET MENS EN KLIMAAT
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) We streven ernaar om onze inkoop op een maatschappelijk verantwoorde manier te doen. Hierbij houden we rekening met aspecten zoals het klimaat, lokale ondernemers en sociale impact. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we gerecyclede producten gebruiken of mensen met een uitkering de kans bieden om werkervaring op te doen bij onze leveranciers. We zetten ons opdrachtgeverschap en inkoop in voor het bevorderen van een duurzame en sociale wereld. De verschillende MVOI-thema’s zijn:
Milieu en biodiversiteit
Klimaat
Circulariteit (incl. biobased)
Ketenverantwoordelijkheid (Internationale sociale voorwaarden)
Social Return
Diversiteit en inclusie
Lokaal/regionaal
Dit houdt in dat MVOI de overkoepelende term is voor alle manieren waarop we in het inkoopproces extra aandacht besteden aan mens en milieu. Dit kan zowel directe lokale effecten omvatten, zoals bij social return, als bredere impact hebben, zoals in het geval van internationale sociale voorwaarden. De gehele organisatie, alle niveaus, van visie- en planvorming tot opdrachtgeven en inkopen, dient zich in te zetten om de genoemde doelstellingen te bereiken. Daarbij hebben we ook oog voor het lokale en regionale bedrijfsleven. De MVOI-thema’s zijn dus belangrijke onderwerpen om bij stil te staan en zijn per aanbesteding maatwerk. Daarbij zijn we afhankelijk van actueel beleid uit de vakteams en van het daarvoor vastgestelde budget. Inkoop ondersteunt en stimuleert hierbij bewuste keuzes en volgt daarbij de organisatiedoelstellingen in samenwerking met de verantwoordelijke functionarissen in de vakteams. In dit hoofdstuk gaan we in op zaken waar je rekening mee moet houden.
4.1 MILIEU EN BIODIVERSITEIT Door middel van inkoop kunnen we een bijdrage leveren aan een verbetering van het milieu, het tegengaan van milieuschade en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Hierbij moeten we denken aan verschillende aspecten, zoals materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuurinclusief (met behoud van de natuur) inkopen en biodiversiteit. Het milieubewust inkopen houdt in dat we maatregelen nemen om milieuschade, zoals stikstofuitstoot, luchtverontrei-
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
23
niging en het gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden, tegen te gaan. Dit doen we ook ter bescherming van de biodiversiteit. Daarnaast vallen het verminderen van voedselverspilling en het beperken van water- en energieverbruik ook onder deze inkoopprincipes. Via inkoop kunnen we bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk aan: materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuurinclusief inkopen, en biodiversiteit.
4.2 KLIMAAT Door bewust rekening te houden met het klimaat tijdens het inkoopproces, kunnen we de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen voorkomen. Op deze manier dragen we bij aan energiebesparing en de overgang naar duurzame energiebronnen. De grootste CO2-besparingen worden behaald bij leveranciers die essentiële taken voor jouw organisatie uitvoeren. Daarnaast is het ook mogelijk om klimaatbewust in te inkopen voor eigen gebouwen, energieverbruik, transport en bedrijfsvoering.
4.3 CIRCULARITEIT (INCL. BIOBASED) Grondstoffen worden steeds schaarser en zullen uiteindelijk opraken. Om deze reden streven we ernaar om circulair in te kopen, waarbij we het gebruik van grondstoffen minimaliseren, producten en materialen hergebruiken en de levensduur ervan verlengen. Het behoud van waarde staat hierbij centraal. Door producten en materialen zo hoogwaardig mogelijk opnieuw te gebruiken, behouden ze hun waarde en sluiten we de kringloop van grondstoffen. Hiermee voorkomen we afvalstromen en streven we naar een volledig circulaire economie.
Hoe doen we dat?
Neem contact op met de beleidsadviseur op het gebied van duurzaamheid, circulariteit of leefomgevings kwaliteit van jouw organisatie!
Kijk op de website Ikwilcirculairinkopen.nl en vind verschillende stappenplannen en informatie over het Versnellingsnetwerk Circulair Inkopen.
4.4 KETENVERANTWOORDELIJKHEID (INTERNATIONALE SOCIALE VOORWAARDEN) We stellen in relevante aanbestedingen vanaf de Europese drempelbedragen sociale contractvoorwaarden. Door het stellen van sociale voorwaarden hoopt men internationaal te komen tot acceptabele arbeidsomstandigheden. Geen kinderarbeid, het tegengaan van te lage lonen en mensenhandel.
Hoe doen we dat?
Dit doen we minimaal via het Uniform Europees Aanbestedingsformulier, specifiek het gedeelte over mensenhandel en kinderarbeid. Waar relevant nemen we specifieke bestekvoorwaarden mee.
Tip! Via de MVO Risicochecker op www.mvonederland.nl kun je nagaan of er sprake is van verhoogd risico op schending van sociale voorwaarden.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
24
4.5 SOCIAL RETURN We vinden het belangrijk om maatschappelijk te ondernemen. Daarom vragen we onze leveranciers om rekening te houden met mensen die moeite hebben om werk te vinden en/of te houden. Wat willen we hiermee bereiken?
Meer werk voor mensen die moeite hebben om werk te vinden/ en of te houden;
leveranciers uitdagen om de mensen die lastig voor langere tijd werk vinden, een grotere kans te geven;
samenwerking tussen leveranciers, onszelf en andere betrokkenen verbeteren;
minder mensen die moeten leven van een uitkering.
Hoe doen we dat?
je mag -maar hoeft niet- social return als verplichting op te nemen in een inkoop- en aanbestedingstraject.
je mag opdrachtnemers vragen om op vrijwillige basis invulling te geven aan social return. Je neemt het in de aanbesteding mee als gunningscriterium. Bijvoorbeeld door het uitvragen van een PSO-certificering ls alternatieve invulling voor een SROI-verplichting. Hoe hoger op de PSO-ladder (trede) de leverancier zich bevindt, hoe groter de korting of wellicht vrijstelling van de SROI-verplichting.
4.6 DIVERSITEIT EN INCLUSIE In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld en doet iedereen mee. Niemand wordt uitgesloten. Ongeacht bijvoorbeeld wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Diversiteit en inclusie kunnen in inkoop uitgevraagd worden. Uiteraard moeten we hierbij altijd een gelijk speelveld waarborgen.
Hoe doen we dat?
In de uitvraag kun je visie op diversiteit en inclusie vermelden en omschrijven als onderdeel van de opdracht;
Aan de uitvoering van de opdracht kun je voorwaarden verbinden. Je vraag op het gebied van diversiteit en inclusie moet verband houden met het voorwerp van de opdracht.
4.7 EN VERDER? We werken bij voorkeur met milieubewuste ondernemers (ook buiten de bouw en GWW). We gebruiken -waar relevant en/ of verplicht- de MVI-criteriatool, (www.mvicriteria.nl) Een ondernemer vinden wij milieubewust als die minimaal een ingevulde milieubarometer (www.milieubarometer.nl) met drie verbeterstappen kan overleggen. Of beschikt over een milieubarometer certificaat. Of een CO2-Prestieladder niveau 3 certificaat. Of een ISO-14001 certificaat. Overleg met onze medewerkers duurzaamheid of bij jouw inkoop milieucriteria aan de orde zijn en of er kansen liggen.
Tip! Zie ook de website www.pianoo.nl voor inspiratie. Neem contact op met onze medewerkers duurzaamheid en de inkoopcoördinator om mee te denken over de kansen en mogelijkheden.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
25
4.8 LOKAAL/REGIONAAL BEDRIJFSLEVEN We willen dat lokale en/of regionale ondernemers de kans krijgen om een opdracht te verkrijgen. Bij Nationale en Europese aanbestedingen, mogen we niet eisen dat een lokale/regionale partij de opdracht moet krijgen. En soms willen we lokale/regionale partijen vragen, maar zijn die er niet. Lokaal/ regionaal inkopen is maatwerk. De redenen om al dan niet lokaal/ regionaal in te kopen kunnen heel divers zijn. Bij de start van het inkoopproces moet je motiveren of je lokaal/ regionaal inkoopt en waarom (niet). Afwijken van deze richtlijnen kan na goedkeuring van de inkoopcoördinator én budgethouder.
Hoe doen we dat?
Wij nodigen in onderhandse procedures -daar waar de markt hiertoe mogelijkheid biedt- minimaal één gekwalificeerde lokaal en/of regionaal gevestigde ondernemer uit tot deelname aan de procedure. Indien geen (gekwalificeerde) lokale inschrijver beschikbaar is, wordt een regionale inschrijver uitgenodigd. Als deze ook niet beschikbaar is, wordt een landelijke inschrijver uitgenodigd3.
Bij Nationale/ Europese procedures mogen lokale of regionale partijen inschrijven, maar we geven nooit eisen/ wensen mee met het specifieke doel lokale/ regionale partijen een voordeel te geven.
4.9 STAPELING VAN (TE VEEL) BELEIDSDOELEN VOORKOMEN We hebben voor mens en klimaat ambities. Bij teveel ambities tegelijkertijd kan het gebeuren dat een inkoop te duur wordt. Of dat niemand de opdracht voor ons wil uitvoeren. Daarnaast zijn de doelen binnen Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen maatwerk. Op het ene project is de kans voor Social Return heel groot, maar voor duurzaam inkopen klein. En als we grote kansen zien op het gebied van duurzaamheid, is het dan proportioneel om ook verregaande social return eisen op te leggen? En wat willen we eisen van onze lokale leveranciers? Om stapeling van te veel eisen te voorkomen, is het uitgangspunt: bij enkelvoudig en meervoudig onderhands houd je je aan de regels voor lokaal/ regionaal inkopen. Denk goed na of het thema Social Return of Duurzaamheid (ook) relevant is.
3
Lokaal wil zeggen, gevestigd binnen de gemeentegrenzen van één van de gemeenten die deelnemer is van Bedrijfsvoeringsorganisatie West- Betuwe (gemeente Tiel, gemeente Culemborg, gemeente West Betuwe). Regionaal wil zeggen, gevestigd in de gemeenten in de regio Rivierenland.
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
26
START
Nationaal / Europees
Ik koop een dienst / levering
Ik koop een werk
Je kunt onze doelen duurzaamheid meenemen
Enkelvoudig / meervoudig
Hebben we lokaal of regionaal meerdere aanbieders?
Nee
Ja
Kies uit heel Nederland
REGEL: Vraag (tenminste) één lokale / regionale partij
Tenzij Duurzaamheid speelt geen complexe / innovatieve rol
WENS: Neem duurzaamheid mee bij je keuze
WENS: Neem Social Return mee in aanbesteding als opdracht > € 200.000,-
EINDE Motiveer werkwijze in het inkoopstartformulier (ISF)
Afbeelding 2: Hoe ga ik om met MVOI ?
INKOOP EN AANBESTEDINGS BELEID 2024-2027
27
5. WELKE REGELS ZIJN ER NOG MEER?
Naast de aanbestedingswet moet je ook nog met andere zaken rekening houden. Denk aan de wetgeving om ondermijning tegen te gaan. Of regels voor privacy. Hieronder staat een aantal begrippen die je kunt tegenkomen bij een aanbesteding.
Integriteit: Doe ik mijn werk zo zuiver mogelijk? Wet Bibob: Help ik (onbedoeld) niet mee aan criminele activiteiten? Toegankelijkheid: Kunnen mensen met een beperking het ook gebruiken? AVG en privacy: Houd ik genoeg rekening met de privacy van mensen? Informatiebeveiliging: zijn onze gegevens beschermd? Wet open overheid: kunnen burgers informatie opvragen, vinden en nazien? Afbeelding 3: Begrippen
5.1 INTEGER ZIJN We hebben een integriteitsbeleid in de vorm van richtlijnen voor integer handelen/ Gedragscode integriteit. Ook als we iets inkopen moeten we integer zijn. We hebben een zakelijke relatie met onze leveranciers. Voorkom (de schijn van) belangenverstrengeling.
Let op! Vermoed je dat iets strijdig is met onze integriteitsregels bij je inkoop? Meld dit dan direct bij de inkoopcoördinator.